Совокупность реквизитов присущих определенному виду документов это

Тест по документационному обеспечению управления, 100 вопросов с ответами1. Гарантийное письмо – это:
A) документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия
B) документ, содержащий приглашение на мероприятие
C) документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.)
D) документ, подтверждающий получение ценностей

2. Дайте определение документа:
A) материальный объект с информацией, зафиксированной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве
B) совокупность реквизитов официального письма
C) стандартное расположение материала
D) текст

3. Дайте определение формуляра-образца:
A) совокупность реквизитов делового письма
B) совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации
C) совокупность реквизитов приказа
D) совокупность реквизитов акта

4. Дата документа оформляется следующим образом:
A) 1 февраля 1997
B) 1 февраля 97 г.
C) 01.02.97 г.
D) 01.02.97

5. Дата документа — это:
A) дата его подписания, принятия
B) дата его составления
C) дата его подписания, принятия, утверждения, составления, дата события
D) дата события

6. Каким свойством можно охарактеризовать наличие у документа неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может:
A) вещественность;
B) атрибутивность;
C) структурность;
D) верного варианта ответа нет.

7. Деловые письма обычно заканчивают фразами:
A) в соответствии с Вашей просьбой …
B) с уважением …
C) нами рассмотрены Ваши предложения …
D) в связи …

8. Делопроизводство — это:
A) правильное оформление документов.
B) организация документооборота в учреждении.
C) совокупность документов, отражающих управленческую деятельность учреждения.
D) совокупность работ по документированию деятельности управления и по организации документов в учреждении.

9. Деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами — это:
A) документационное обеспечение управления
B) стандартизация
C) ЕГСД
D) система документации

10. Документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы — это:
A) должностная инструкция
B) устав
C) положение
D) штатное расписание

11. Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.:
A) объяснительная записка
B) докладная записка
C) акт
D) протокол

12. Какая функция относится к общим функциям документа:
A) общекультурная;
B) информационная;
C) правовая;
D) упорядочивающая.

13. Как должно происходить деление документов:
A) на роды, подвиды, подроды, разновидности;
B) на роды, виды, подвиды, разновидности;
C) на виды, подвиды, разновидности, роды;
D) на подвиды, подроды, разновидности.

14. Документационное обеспечение управления — это:
A) процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве.
B) деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.
C) совокупность документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
D) совокупность реквизитов, установленных в соответствии с формуляром документа.

15. ЕГСД — это:
A) совокупность реквизитов, установленных в соответствии с формуляром документа.
B) комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документационных процессов на предприятии.
C) совокупность документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
D) деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.

16. Документ, содержащий информацию, не предназначенную для широкого распространения:
A) неопубликованный;
B) тайный;
C) непубликуемый;
D) непериодический.

17. Что относится к признакам документа:
A) функциональность информации;
B) тождественность самому себе;
C) законность;
D) завершенность сообщения.

18. Какой логический прием, используется при создании документов:
A) определение;
B) установление;
C) обоснование;
D) разъяснение.

19. Если Вам необходимо дать описание рекламируемых услуг, Вы составите
A) договорное письмо
B) рекламное письмо
C) сопроводительное письмо
D) письмо-приглашение

20. Если Вам необходимо предъявить претензии партнёру, Вы составите
A) договорное письмо
B) информационное письмо
C) сопроводительное письмо
D) письмо-претензию

21. Укажите отличительное свойство документа:
A) копийность;
B) юридическая сила;
C) множественность;
D) точность.

22. Если Вам необходимо пригласить организацию или должностное лицо на совещание, встречу, Вы составите
A) письмо-приглашение
B) сопроводительное письмо
C) письмо-подтверждение
D) договорное письмо

23. Если Вам необходимо сообщить о проведении мероприятия, Вы составите
A) сопроводительное письмо
B) письмо-подтверждение
C) договорное письмо
D) информационное письмо

24. Если Вам необходимо составить письмо, информирующее адресата о направлении к нему присылаемых документов, Вы составите
A) сопроводительное письмо
B) письмо-уведомление
C) письмо-подтверждение
D) договорное письмо

25. Если Вам необходимо составить письмо, сопровождающее договор, то оно будет носить название (по содержанию)
A) письмо-подтверждение
B) договорное
C) сопроводительное
D) письмо-уведомление

26. Если Вам необходимо уведомить отправителя о получении документов, Вы составите
A) информационное письмо
B) договорное письмо
C) сопроводительное письмо
D) письмо-подтверждение

27. Если распорядительная часть текста начинается словами “обязываю”, то это
A) приказ
B) заявление
C) распоряжение
D) указание

28. Если распорядительная часть текста начинается словами “предлагаю”, то это
A) приказ
B) распоряжение
C) инструкция
D) указание

29. Индекс документа оформляется следующим образом
A) 13.14
B) пк 11.
C) сд 16.
D) 13/14

30. Индекс документа — это
A) порядковый номер регистрации
B) индекс структурного подразделения
C) цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, указывающее место его составления и хранения
D) номер дела по номенклатуре дел

31. Интервал — это
A) рабочее поле
B) служебное поле
C) положение табулятора
D) расстояние между основаниями смежных строк

32. Информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов — это
A) докладная записка
B) акт
C) протокол
D) объяснительная записка

33. Исполнительное делопроизводство — это
A) работа с документами, проводившаяся в Советских учреждениях
B) работа с документами, проводившаяся в коллегиях
C) работа с документами, проводившаяся в министерствах
D) работа с документами, проводившаяся в приказах

34. Коллежское делопроизводство — это
A) работа с документами, проводившаяся в коллегиях
B) работа с документами, проводившаяся в приказах
C) работа с документами, проводившаяся в Советских учреждениях
D) работа с документами, проводившаяся в министерствах

35. Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы; права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия — это
A) распорядительные документы
B) устав
C) справочно-информационные
D) организационные документы

36. Комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документационных процессов на предприятии — это
A) система документации
B) ЕГСД
C) документационное обеспечение управления
D) стандартизация

37. Назовите виды докладных записок
A) информационные, отчетные
B) внутренние, внешние
C) отчетные, внутренние
D) информационные, отчетные, внутренние, внешние

38. Назовите два основных формата, на которых оформляются документы ОРД
A) А 5 (148х210 мм); А 3 (297х420 мм)
B) А 4 (210х297 мм); А 5 (148х210 мм)
C) А 5 (148х210 мм); А 6 (105х148 мм)
D) А 3 (297х420 мм); А 4 (210х297 мм)

39. Назовите документ, не включенный в группу входящих и исходящих документов в приказах
A) памяти
B) отписки
C) акт
D) грамоты

40. Назовите документ, не входящий в группу распорядительных документов
A) структура и штатная численность
B) указание
C) приказ
D) постановление

41. Назовите документ, не входящий в состав информационно-справочных
A) протокол
B) справка
C) распоряжение
D) акт

42. Назовите документ, не издаваемый царем в период приказного делопроизводства
A) жалованная грамота
B) указ
C) приговор
D) акт

43. Назовите нормативный документ, на основании которого оформляются документы ОРД
A) инструкция по делопроизводству
B) положение об архивном фонде РФ
C) ГОСТ 6.30.-2003
D) ГОСТ 16.48.7-70

44. Назовите раздел, не входящий в текст устава
A) регламент деятельности
B) общие положения
C) организационное единство
D) должностные обязанности

45. Назовите реквизит, не входящий в формуляр акта
A) подпись
B) текст
C) адресат
D) заголовок

46. Назовите реквизит, не входящий в формуляр решения
A) текст
B) заголовок
C) ссылка на индекс и дату входящего документа
D) подпись

47. Назовите реквизит, не входящий в формуляр устава
A) название организации
B) наименование министерства или ведомства
C) наименование вида документа
D) адресат

48. Назовите цели доклада
A) аргументация
B) информирование и убеждение
C) доказательство
D) убеждение

49. Назовите части текста приказа
A) констатирующая, вводная
B) констатирующая, распорядительная
C) основная, распорядительная
D) вводная, основная

50. Обязательный признак на документе, установленный законом — это
A) интервал
B) реквизит
C) положение табулятора
D) эмблема

51. Организационно-распорядительная документация — это
A) унифицированный документ
B) совокупность реквизитов
C) совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления
D) унифицированная форма

52. Организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц — это
A) штатное расписание
B) должностная инструкция
C) устав
D) положение

53. Организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей — это
A) правила внутреннего и трудового распорядка
B) устав
C) штатное расписание
D) структура и штатная численность

54. Организация работы с документами в коллегиях носит название
A) коллежское делопроизводство
B) советское делопроизводство
C) приказное делопроизводство
D) исполнительное делопроизводство

55. Организация работы с документами в министерствах носит название
A) советское делопроизводство
B) коллежское делопроизводство
C) приказное делопроизводство
D) исполнительное делопроизводство

56. Основное правило, которого следует придерживаться при подаче телефонограммы
A) передавать только краткую, срочную информацию
B) при регистрации телефонограммы использовать журнал регистрации входящих документов
C) текст — более 100 слов
D) использовать максимум специальных терминов

57. Основные части текста протокола
A) констатирующая, вводная
B) основная, распорядительная
C) констатирующая, распорядительная
D) вводная, основная

58. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам данный фрагмент: Ректору Новосибирского университета господину Смолкину С.А. 634635 г. Новосибирск ул. Ленина, д. 15.
A) резолюция
B) адресат
C) виза согласования
D) виза заверения

59. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Plan 1. doc Симкина 13.01.98
A) отметка о заверении копии
B) отметка о поступлении
C) исполнитель
D) отметка о переносе данных на машинный носитель

60. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: ВЕРНО Секретарь-референт л/п И.К. Конторкина
A) гриф утверждения
B) отметка о заверении копии
C) подпись
D) резолюция

61. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Генеральный директор л/п И.К.Сомов
A) виза
B) текст
C) подпись
D) заголовок

62. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Зам. директора Плюхину И.К. Обеспечить условия выполнения поставок до 16.01.2003. л/п 18.11.2003
A) подпись
B) заголовок
C) виза
D) резолюция
63. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: НИИДАД 13.01.98 № 36/17
A) исполнитель
B) отметка о поступлении
C) гриф утверждения
D) отметка о заверении копии

64. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Об информационном обеспечении
A) виза
B) заголовок
C) резолюция
D) текст

65. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Симонов 989-78-35
A) гриф утверждения
B) исполнитель
C) резолюция
D) отметка о заверении копии

66. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: УТВЕРЖДАЮ Директор л/п И.О.Ф. 13.02.98
A) гриф утверждения
B) заголовок
C) резолюция
D) подпись

67. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Юрист л/п И.К. Симонов 10.11.2004
A) адрес
B) резолюция
C) виза
D) гриф утверждения

68. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: «Вх. № 0000 Дата 00.00.00»
A) резолюция
B) отметка о поступлении документа
C) отметка о наличии приложений
D) подпись

69. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: “02.03.98.”
A) подпись
B) дата
C) резолюция
D) отметка о наличии приложений

70. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: “13/14”
A) индекс
B) отметка о наличии приложений
C) резолюция
D) подпись

71. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: “приложение: на 3 л. в 2 экз.”
A) отметка о наличии приложений
B) подпись
C) дата
D) резолюция

72. Перечислите вопросы, которые отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка
A) организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим
B) должностной и численный состав предприятия
C) научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц
D) порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений

73. Перечислите основные виды бланков
A) общий бланк, бланк для писем, бланк с продольным и угловым расположением реквизитов
B) существует только бланк с продольным и угловым расположением реквизитов
C) существует только общий бланк
D) существует только бланк для писем

74. Перечислите основные элементы доклада
A) основная часть; выводы (рекомендации)
B) вступление; выводы (рекомендации)
C) вступление; основная часть
D) вступление; основная часть; выводы (рекомендации)

75. Перечислите цели изучения делопроизводства
A) определить роль служб ДОУ.
B) показать значение работы с документами в жизни общества.
C) овладение основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота.
D) привить необходимые навыки в работе с делами, законченными делопроизводством.

76. Письмо после обращения чаще всего продолжается словами
A) мы рассчитываем на Ваше сотрудничество…
B) в связи с …
C) нами рассмотрены Ваши предложения …
D) с уважением …

77. Письмо после обращения чаще всего продолжается словами
A) в соответствии с Вашей просьбой …
B) мы надеемся на Вашу заинтересованность …
C) с уважением …
D) мы рассчитываем на Ваше сотрудничество…

78. Письмо чаще всего начинается словами
A) в связи с …
B) с уважением …
C) в соответствии с …
D) уважаемые господа …

79. Письмо-напоминание — это
A) документ, подтверждающий получение ценностей
B) документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия
C) документ, содержащий приглашение на мероприятие
D) документ, содержащий информацию о проводимом мероприятии

80. Под “совокупностью взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности” подразумевают
A) систему документирования
B) унифицированную форму
C) унифицированный документ
D) систему документации
81. Правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован — это
A) указание
B) приказ
C) распоряжение
D) решение

82. Правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия — это
A) приказ
B) указание
C) решение
D) распоряжение

83. Правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений — это
A) положение
B) устав
C) должностная инструкция
D) штатное расписание

84. Приказное делопроизводство — это
A) работа с документами, проводившаяся в Советских учреждениях
B) работа с документами, проводившаяся в министерствах
C) работа с документами, проводившаяся в коллегиях
D) работа с документами, проводившаяся в приказах

85. Причины издания указания раскрываются в
A) вводной части текста
B) распорядительной части текста
C) констатирующей части текста
D) основной части текста

86. Процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве — это
A) система документации
B) стандартизация
C) ЕГСД
D) документационное обеспечение управления

87. Работа с документами, проводившаяся в приказах, носит название
A) приказное делопроизводство
B) исполнительное делопроизводство
C) коллежское делопроизводство
D) советское делопроизводство

88. Распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами — это
A) решение
B) указание
C) распоряжение
D) приказ

89. Распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, организациями, по вопросам организационно-методического характера (организация исполнения приказов, инструкций) — это
A) приказ
B) решение
C) указание
D) распоряжение

90. Расстояние между основаниями смежных строк это
A) служебное поле
B) положение табулятора
C) рабочее поле
D) интервал

91. Реквизит — это
A) обязательный признак на документе, установленный законом
B) система документации
C) служебное поле
D) рабочее поле

92. Реквизит “виза ознакомления” выглядит следующим образом:
A) секретарь л/п Ф.И.О. 00.00.00
B) юрист л/п 00.00.00
C) секретарь Ф.И.О. л/п 00.00.00
D) с приказом ознакомлен: л/п 00.00.00

93. Свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности — это
A) штатное расписание
B) положение
C) должностная инструкция
D) устав

94. Система документации — это
A) совокупностью взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности
B) совокупность реквизитов
C) документ, содержащий первичную информацию
D) система документации, созданная по единым правилам и требованиям

95. Совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления — это
A) кадровая документация
B) бухгалтерская документация
C) техническая документация
D) ОРД

96. Совокупность документов, отражающих распорядительную деятельность — это
A) отчетные документы
B) информационно-справочные документы
C) распорядительные документы
D) организационные документы

97. Совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов — это
A) распорядительные документы
B) организационные документы
C) отчетные документы
D) информационно-справочные документы

98. Совокупность работ по документированию деятельности управления и по организации документов в учреждении — это
A) система документирования
B) система документации
C) документооборот
D) делопроизводство

99. Совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации — это
A) выписка
B) формуляр-образец
C) бланк
D) документ

100. Стандартизация — это
A) стандартное расположение материала.
B) согласование с текстом заинтересованных лиц.
C) употребление устойчивых оборотов.
D) процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве.

Список литературы

1. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие Юнити-Дана
2. Кудрявцев В.А. и др. «Организация работы с документами: учебник — М.: ИНФРА-М, 1998.
3. Румынина Л.А. — Документационное обеспечение управления (Книга)
4. Ю.Д. Бахтеев , В.Ф. Захаров , И.Н. Наумов.
Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие.

Лекция 4

Основные требования к составлению и оформлению документа

Цель
изучения:

изучение
состава и расположения реквизитов на
управленческих

План:

  1. Бланки
    документов и требования к ним.

    Структура
    документа.

  2. Требования
    к оформлению документов по ГОСТ Р
    6.30-2003 «Унифицированные системы
    документации. Унифицированная система
    организационно-распорядительной
    документации. Требования к оформлению
    документов». документах
    согласно ГОСТ Р6.30-2003.

Бланки
документов и требования к ним

  • Большинство
    документов предприятия, в том числе
    исходящие документы, оформляются на
    бланке.

  • Бланк документа

    стандартный
    лист бумаги с воспроизведенной на нем
    типографским способом постоянной
    информацией (реквизитами)

Бланки документов
можно изготавливать типографским
способом, с помощью средств оперативной
полиграфии или воспроизводить с помощью
средств компьютерной техники при
создании конкретного документа.

Для наиболее
важных документов предприятия используют
бланки, выполненные типографским
способом, с эмблемой, имеющей высокую
степень детализации, с тиснением,
водяными знаками, многоцветной печатью
и другими элементами, затрудняющими
подделку.

Как правило,
такие бланки нумеруются типографским
способом или специальными нумераторами.
Использование каждого такого бланка
должно фиксироваться в специальных
регистрационных бланках.

Бумага для
бланков должна обладать такими качествами,
как несворачиваемость при перегревах
или смачивании и отсутствие пыления с
поверхности листа, а также соответствие
требованиям по плотности – от 80 г/м2 до
200 г/м2 и по белизне – от 88% до 98%.

ГОСТ
Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных
формата:

  • Для изготовления
    бланков в основном используются два
    формата листов бумаги А4
    – (210* 297 мм) и А5
    (148*210 мм).

В
делопроизводстве также находит применение
формат А3
(297 х 420 мм), используемый для подготовки
больших таблиц, диаграмм, схем в качестве
приложений к различным видам документов

ГОСТ
Р 6.30-2003
«Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов» допускает
создание

бланков предприятия, структурного
подразделения и должностного лица.

В соответствии
с требованиями ГОСТа установлены
следующие виды бланков предприятия:

  • Общий бланк
    бланк предприятия или структурного
    подразделения для изготовления любого
    вида документа (кроме письма);

  • Бланк для письма;

  • Бланк конкретного
    вида документа, кроме письма.

Предусмотрены
два варианта расположения реквизитов
бланка — угловое и продольное.

ГОСТ Р 6.30–2003
распространяется на организационно-распорядительные
документы (ОРД), относящи
еся
к Унифицированной системе
организационно-распорядительной
документации (УСОРД) — постановления,приказы,
распоряжения, письма, протоколы, акты
и другие документы, включенные в ОК
011–93 «Общероссийский классификатор
управленческой документации» (ОКУД)
(класс 0200000).

Стандарт
устанавливает
:

  • состав и схемы
    расположения реквизитов;

  • требования к
    оформлению реквизитов; требования к
    бланкам документов, включая бланки с
    воспроизведением Государственного
    герба Российской Федерации.

ОРД
является наиболее распространенным
видом документации.

  • Исходя из функций,
    предусмотренных ОКУД, ОРД
    можно
    классифицировать на
    четыре группы
    :

1.
Организационно-правовая
документация (учредитель
ные
договоры, уставы, положения, правила,
инструкции, штатные расписания);

2.
Распорядительная
документация (при
казы,
распоряжения,постановления, решения,
указания);

3.
Информационно-справочная
документация, которая, в свою
очередь,
может быть условно подразделена на:

    • оперативно-информационную
      (письма, телеграммы, факсы, докладные
      и служебные записки и т. п.);

    • справочно-информационную
      (акты,
      протоколы, отчеты и др.);

4.
Документация
по личному составу
(заявления,
трудовые договоры, характеристики,
личные карточки, учетные формы и др.).

Требования
ГОСТ Р 6.30–2003 являются рекомендуемыми,
что следует истолковывать как требования,
допускающие некоторые послабления в
оформлении документов по сравнению с
жесткими требованиями ранее действовавших
и ныне отмененных стандартов (ГОСТ Р
6.30–97 и его предшественников ГОСТ 6.38–72
и ГОСТ 6.39–92).

Структура
документа. Требования к оформлению
документов по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов»

  • Каждый документ
    состоит из определенного набора
    реквизитов.

  • Реквизит
    — обязательный элемент любого официального
    документа.

  • Совокупность
    реквизитов, из которых состоит документ,
    называется формуляром
    документа.

Формуляр-образец
— модель построения документа,
устанавливающая область применения,
форматы, размеры полей требования к
построению конструкционной сетки и
основные реквизиты.

Формуляр-образец
— это совокупность расположенных в
определенной последовательности
реквизитов, присущих всем видам
документов.

Состав
реквизитов ОРД:

При
подготовке и оформлении документов
используют следующие реквизиты:

  • 01 — Государственный
    герб Российской Федерации;

  • 02 — герб
    субъекта Российской Федерации;

  • 03 — эмблема
    организации или товарный знак (знак
    обслуживания);

  • 04 — код
    организации;

  • 05 — основной
    государственный регистрационный номер
    (ОГРН) юридического лица;

  • 06 — идентификационный
    номер налогоплательщика/код причины
    постановки на учет (ИНН/КПП);

  • 07 — код
    формы документа;

  • 08 — наименование
    организации;

  • 09 — справочные
    данные об организации;

  • 10 — наименование
    вида документа;

  • 11
    — дата документа;

  • 12 — регистрационный
    номер документа;

  • 13 — ссылка
    на регистрационный номер и дату
    документа;

  • 14 — место составления
    или издания документа;

  • 15 — адресат;

  • 16 — гриф утверждения
    документа;

  • 17 — резолюция;

  • 18 — заголовок к
    тексту;

  • 19 — отметка о
    контроле;

  • 20 — текст документа;

  • 21 — отметка о
    наличии приложения;

  • 22 — подпись;

  • 23 — гриф
    согласования документа;

  • 24 — визы
    согласования документа;

  • 25 — оттиск
    печати;

  • 26 — отметка
    о заверении копии;

  • 27 — отметка
    об исполнителе;

  • 28 — отметка
    об исполнении документа и направлении
    его в дело;

  • 29 — отметка
    о поступлении документа в организацию;

  • 30 — идентификатор
    электронной копии документа.

Предусмотренный
стандартом состав реквизитов следует
считать типовым,
поскольку набор их при подготовке
документов
одного и того же наименования в различных
управленческих ситуациях может быть
различным.

  • Состав реквизитов
    подразделяют на постоянные
    и переменные реквизиты.

  • Постоянные в
    обязательном порядке повторяются на
    бланках всех документов данного
    наименования.

  • Переменные
    реквизиты наносятся непосредственно
    при подготовке конкретного документа.

ТРЕБОВАНИЯ
К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ  ДОКУМЕНТОВ

Основные
требования к оформлению документов:

  • Оформление
    документов

    предполагает обязательное соблюдение
    ряда правил, которые обеспечивают их
    юридическую полноценность и способствуют
    оперативности исполнения документов.

  • При оформлении
    служебной документации

    указываются следующие сведения:
    название учреждения-автора документа,
    наименование вида документа, заголовок
    (краткое обозначение содержания), адрес,
    дата, а также проставляются отметки о
    его согласовании, прохождения и
    исполнении.

  • Документ
    обязательно
    должен быть завершен удостоверением,
    т.е. подпись, гриф утверждения, оттиск
    печати.

01
— Государственный герб Российской
Федерации

  • Государственный
    герб Российской Федерации помещают на
    бланках документов в соответствии с
    Федеральным конституционным законом
    «О Государственном гербе Российской
    Федерации» (Собрание законодательств
    Российской Федерации, 2000, № 52, часть 1,
    ст. 5021).

  • Допускается
    воспроизведение герба производить в
    цветном и черно-белом варианте.

02
— Герб субъекта Российской Федерации

  • Герб субъекта
    Российской Федерации помещают на
    бланках документов в соответствии с
    правовыми актами субъектов Российской
    Федерации.

  • Порядок использования
    на бланках документов изображения
    герба городов, автономных областей,
    автономных

  • округов определяется
    нормативными актами соответствующих
    органов власти.

03
— Эмблема организации или товарный
знак(знак обслуживания)

  • Эмблему организации
    или товарный знак (знак обслуживания)
    помещают на бланках организации в
    соответствии с уставом (положением об
    организации).

  • Эмблему не
    воспроизводят на бланке, если на нем
    помещен Государственный герб Российской
    Федерации или герб субъекта Российской
    Федерации.

04
— Код организации

  • Код организации
    проставляют по Общероссийскому
    классификатору предприятий и организаций
    (ОКПО).

  • Код является
    элементом электронной идентификации
    документа.

05
— Основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица

  • Основной
    государственный регистрационный номер
    (ОГРН) юридического лица проставляется
    в соответствии с документами, выдаваемыми
    налоговыми органами.

06
— Идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки
на учет (ИНН/КПП)

  • Идентификационный
    номер налогоплательщика/код причины
    постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют
    в соответствии с документами, выдаваемыми
    налоговыми органами.

07
— Код формы документа

  • Код формы
    документа проставляется по Общероссийскому
    классификатору управленческой
    документации (ОКУД).

  • ОКУД предназначен
    для обеспечения учета и систематизации
    унифицированных межотраслевых,
    межведомственных форм документов.

08
— Наименование организации

  • Наименование
    организации, являющейся автором
    документа, должно соответствовать
    наименованию, закрепленному в ее
    учредительных документах.

  • Над наименованием
    организации указывают сокращенное, а
    при его отсутствии — полное наименование
    вышестоящей организации (при ее наличии)

  • Наименования
    организаций субъектов Российской
    Федерации, имеющих наряду с государственным
    языком Российской Федерации (русским)
    государственный язык субъектов
    Российской Федерации, печатают на двух
    языках.

  • Наименование
    организации на государственном языке
    субъекта Российской Федерации или ином
    языке располагают ниже или справа от
    наименования на Сокращенное наименование
    организации приводят в тех случаях,
    когда оно закреплено в учредительных
    документах

  • организации.
    Сокращенное наименование (в скобках)
    помещают ниже полного

  • государственном
    языке Российской Федерации.

  • Наименование
    организации, полное и сокращенное,
    должно соответствовать установленным
    требованиям законодательства, нормативных
    и учредительных документов, т.е. даваться
    с указанием организационно-правовой
    формы и в строгом соответствии с
    наименованием (Гражданский Кодекс
    Российской Федерации, ч.1, ст. 54).

Сокращенное
наименование приводится только в том
случае, если оно закреплено в учредительном
документе. Помещается сокращенное
наименование ниже полного.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #

Понятие «формуляр документа». Формуляр произвольный и регламентированный, индивидуальный и типовой. Формуляр-образец

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.

Набор обязательных реквизитов, составляющих формуляр документа, зависит от вида документа. Различают несколько видов формуляра документа˸

· формуляр-образец,

· типовой,

· индивидуальный.

Формуляр-образец
– это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов данной системы. ГОСТ Р 51141-98. ʼʼДелопроизводство и архивное дело. Термины и определенияʼʼ так определяет этот термин˸ ʼʼмодель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизитыʼʼ (5).

Расположение реквизитов в формуляре-образце учитывает последовательность операций по составлению, оформлению, обработке и дальнейшему использованию документа. Формуляр-образец устанавливает место и границы расположения каждого реквизита.

Формуляр-образец регламентируется ГОСТом и предназначается для множества документов, объединенных в систему.

Например, для формуляра документов, входящих в систему ОРД (организационно-распорядительной документации) устанавливается образец в ГОСТ 6.10.5-87 ʼʼУнифицированная система документации. Требования к составлению формуляра-образцаʼʼ). Данный стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления, но не распространяется на системы документации по капитальному строительству, конструкторскую, технологическую, а также внешнеторговую системы.

Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, которая образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на бумаге установленного формата, ограниченной полями.

Типовой формуляр
характерен для конкретного вида документов˸ например приказа, акта, протокола и др.
Размещено на реф.рф
Например, в формуляр заявления входят˸ адресат, автор, наименование вида документа, текст, подпись, дата.

Индивидуальный формуляр
присущ какому-либо отдельному документу, например, формуляр приказа по основной деятельности, формуляр приказа о командировании и пр.

Индивидуальным должна быть как произвольный
, так и регламентированный
формуляр.
Размещено на реф.рф
Например, доверенность, расписка, объяснительная записка, заявление могут быть составлены в произвольной форме

, в случае если автором документа является лицо не официальное или не знакомое с правилами оформления документов.

Однако формуляр большинства официальных документов является объектом унификации и стандартизации. Поэтому формуляры официальных документов являются регламентированными

.

Каждый из документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информац-ых элементов. Целевое назначение этих элементов не однозначно. Одни информац-ые элементы содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ. Другие информац-ые элементы несут сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Информац-ый элемент док-та, характер-ий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом
.

Совокупность реквизитов, определенное расположение их в документе составляет формуляр документа.

Формуляр документа

– набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Иначе говоря, формуляр документа – это схема его построения. Она определяет особенности любого документа конкретной исторической эпохи, системы документации, отдельного вида документа.

Схема построения, формуляр одного вида и системы документации имеет определенную устойчивость, конкретность. В то же время формуляр документа определенного исторического этапа развития может иметь, с одной стороны, свои конкретные особенности, присущие именно данному периоду, с другой стороны, он представляет собой наиболее общую схему построения документа в целом, средний или типичный формуляр документа эпохи.

Каждому реквизиту отводится на документе свое место, которое закрепляется в формуляре-образце – своеобразной единой матрице, включающей концентрацию свойств и качеств определенного множества организационно-распорядительных документов.

Формуляр-образец документа

– модель построения формы док-та, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец ОРД включает не только схему размещения реквизитов, но и их размеры.

При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов, отраженных в формуляре-образце. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями создания документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Свой набор реквизитов характерен и для документов разных видов. Это дает основания выделить индивидуальный и типовой формуляр. Типовой формуляр
– это формуляр, характерный для конкретного вида документов. Индивидуальный формуляр
– формуляр конкретного документа.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит
– это реквизит, наносимый при изготовлении унифицир-ой формы док-та или бланка док-та. Переменный реквизит
– это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Понимать, что такое формуляр документа, и уметь использовать его в практике делопроизводства необходимо, чтобы суметь обеспечить юридическую значимость составляемых организацией документов. В статье рассказывается о тех видах формуляров, которые используются в современном документообороте.

Из статьи вы узнаете:

Деятельность любой организации, точно так же, как и жизнедеятельность человека, сопровождается оформлением документов. Документ
— определенного содержания информация, имеющая юридическое значение и силу. Содержание документа определяется его назначением и названием, а юридическая сила — наличием всех тех реквизитов, которые являются обязательными для данного типа документов. Кроме наличия установленных для данного документа реквизитов, его юридическая значимость подтверждается и тем, насколько соблюден порядок расположения этих реквизитов на стандартном листе бумаги. Формуляр — образец документа, определяющий состав и расположение его реквизитов.

Наличие типовых формуляров для каждого вида официальных документов — насущная необходимость. Поскольку правильное оформление документа является основным условием его юридической значимости, формуляр документа, реквизиты документа, их наличие и расположение, устанавливаемые им, позволяют сократить и устранить возможные ошибки при его составлении. Использование типовых формуляров сокращает время оформления и обработки документа — вся необходимая информация располагается на листе в установленных местах и найти нужные сведения не составляет особого труда.

Развитие формуляра документа

Правила оформления официальных бумаг, составителями и адресатами которых являлись ка физические, так и юридические лица, складывались на протяжении веков. Как бы ни относиться к разного рода бюрократическим требованиям и регламентам, действующим в отношении оформления и содержания документов, во многих случаях их применение является действительно оправданным.

Развитие формуляров документов, в том числе и в России, — интересный исторический процесс и тема отдельного исследования. Но еще при Петре I, в Генеральном регламенте, составленном в 1720 году, устанавливались общие требования к составлению определенных видов документов, к содержанию и расположению необходимых реквизитов.

Генеральный формуляр — образец документа уже тогда использовался при написании таких важных официальных бумаг, как патенты и дипломы. В качестве примера, образца оформления каждый формуляр складывался в течение длительного исторического периода. На его формирование большое влияние оказывала практическая составляющая делопроизводственных процессов, направленная на оптимизацию состава необходимых реквизитов и их более рациональное размещение на странице.

В окончательном виде формуляр современного управленческого документа, используемый сегодня, сформировался с учетом необходимости:

Закрепления правил и стандартов, позволяющих обеспечить документу юридическую значимость;

Облегчить идентификацию и поиск документа, контроль его исполнения.

Таким образом, развитие формуляра документа шло в направлении закрепления в практике делопроизводства документирования только той информации, которая необходима и достаточна для той функции, которую призван выполнять данный конкретный вид документов. То есть, фиксации только тех официальных сведений, которые делают документ достоверным и позволяют воспринимать его как руководство к действию или как подтверждение информации.

Читайте также:

Виды формуляров

Для каждого типа официальных документов к настоящему времени сформировался свой формуляр, который и используется в практике делопроизводства. В свою очередь, формуляр может быть отнесен к одному их трех видов:

типовой формуляр;

формуляр-образец;

индивидуальный формуляр.

Типовой формуляр

Типовые формуляры сформированы для конкретного типа официальных документов. Так, свой типовой формуляр имеют деловые письма, приказы и распоряжения, акты, протоколы, заявления, уведомления и пр.

Обратите внимание:

В зависимости от типа документа меняется состав обязательных реквизитов
, но требования к их расположению на листе стандартной бумаги остаются неизменными.

Например, в типовой формуляр письма входят такие реквизиты, как:

  1. наименование предприятия и справочная информация о нем;
  2. дата и место составления письма;
  3. регистрационный исходящий номер;
  4. сведения об адресате;
  5. краткая суть письма;
  6. текст письма;
  7. подпись руководителя компании или лица, которому делегированы полномочия на подписание писем;
  8. сведения о наличии приложений;
  9. сведения об исполнителе;
  10. отметка об исполнении письма;
  11. сведения о том, где хранится электронный вариант письма.

Список обязательных реквизитов типового формуляра заявления включает в себя:

сведения от адресате:

наименование вида документа — «Заявление»;

Формуляр-образец документа

Такой формуляр представляет собой схему расположения на стандартном листе тех реквизитов, которые используются для подтверждения юридической значимости документа в данной системе. Определение формуляру-образцу приведего в ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

  • это модель оформления документа
    , которая устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и расположение основных реквизитов.

Формуляр-образец делового письма приведен ниже.

Расположение реквизитов в формуляре-образце не является случайным — оно сложилось в многолетней практике с учетом последовательности обработки и дальнейшего применения данного типа документов. В образце устанавливается и расположение, и границы поля каждого из реквизитов. Этот образец используется при составлении многих документов, объединенных в единую систему.

Так, формуляр-образец документа, входящего в систему организационно-распорядительной документации (ОРД) сформирован с учетом требований ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированная система документации. Требования к составлению формуляра-образца». Этот регламент рекомендован к применению для документов, формируемых на всех уровнях управления, но только в системе ОРД.

По своей структуре формуляр образец визуально может быть поделен на три поля, включающие в себя заголовочную, содержательную и оформляющую части документа. Заголовочная часть
содержит те реквизиты, которые отражают сведения о составителе и адресате, наименовании документа. Содержательная часть
включает в себя непосредственно текст документа и его краткий заголовок, отражающий содержание, суть, а также отметку о наличии приложений. Оформляющая часть
включает все те реквизиты, наличие которых обеспечивает документу юридическую силу.

Индивидуальный формуляр

Такие формуляры разрабатываются для отдельного подвида документов, например для разного рода приказов: о приеме на работу, о командировках, по основной деятельности.

Форма некоторых документов не регламентирована, поэтому они могут быть составлены в произвольном виде по индивидуальному формуляру или без использования формуляра, когда составитель документа не является официальным лицом и не знаком с правилами оформления деловой корреспонденции
. Индивидуальные формуляры документов реквизиты документов могут содержать не в полном объеме. Но, например, такой реквизит, как подпись и сведения о составителе документа является обязательным — анонимные послания не рассматриваются и не принимаются в обработку.

Формуляр современного управленческого документа

То, как выглядит формуляр современного управленческого документа, какие реквизиты содержит и каким образом они располагаются, регламентируется ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие с 3 марта 2003 года. Но следует учесть, что его действие ограничивается 1 июля 2017 года.

Согласно приказу Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст, с 1 июля 2017 года вместо ГОСТ Р 6.30-2003 в действие вводится ГОСТ Р 7.0.97-2016. При этом, для его применения установлен добровольный порядок.

Каждый отдельный документ состоит из ряда реквизитов. Для каждой системы документов определен характерный для нее комплекс соответствующих реквизитов. Каждому документу из конкретной системы документов присущ свой индивидуальный набор реквизитов.

Например, для ряда документов (которые федеральные органы власти и их подразделения выдают физическим лицам для удостоверения их личности или их статуса), состав реквизитов определен действующим законодательством Российской Федерации. К этим документам относятся паспорт, водительские права, трудовая книжка, свидетельство о рождении, аттестат об окончании школы и другие.

Для официальных и служебных документов комплекс реквизитов определяет Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ Р 6.30-2003. Всю систему официальных и служебных документов можно разделить на группы документов, выполняющих конкретные управленческие функции. Каждая группа документов характеризуется соответствующим набором реквизитов. Соответственно, для каждого документа в этой группе имеется уже свой конкретный перечень реквизитов.

Перечень реквизитов, из которых состоит тот или иной документ, носит название формуляра документа.

Формуляр официального и служебного документа представляет собой перечень реквизитов официального письменного документа.

Построение формуляра официального и служебного документа, то есть перечня реквизитов официального письменного документа, возможно различными путями. Однако два пути построения этого перечня просматриваются как наиболее рациональные.

Первый путь построения перечня возможен при расположении входящих в него реквизитов в той последовательности, которую для них предусматривает Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти или ГОСТ Р 6.30-2003. Такое построение формуляра хорошо при его теоретическом построении, но весьма неудобно при практическом применении формуляра для формирования документа.

Наиболее удобно построение формуляра при построении списка реквизитов в порядке их месторасположения в документе. Этот порядок определяется так же, как и порядок чтения или письма, то есть слева направо и сверху вниз. В этом случае принцип построения формуляра официального письменного документа хорошо согласуется с принципом построения и последующего чтения самого официального письменного документа.

> Типовой и индивидуальный формуляр

При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.

Применение государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с документами, ускоряет оформление документов, повышает культуру управленческого труда.

Перечень реквизитов, характеризующий группу документов с однотипными функциями, носит название типового формуляра документа.

При составлении формуляров конкретных видов документов необходимо исходить из требований формуляра-образца, причем ряд реквизитов, перечисленных в формуляре-образце, естественно, будет отсутствовать.

Индивидуальный формуляр это когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), т.е. документирующие отрасль деятельности. Например, в органах Пенсионного фонда это документы по расчету и начислению пенсий, в вузах, других учебных заведений — по организации учебного процесса, в учреждениях налоговой службы — налоговая документация и т.д.

Требования к оформлению реквизитов

Каждый документ состоит из ряда составляющих его
элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появился
профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТе на термины и определения реквизитом документа
называется «обязательный элемент оформления официального документа»22.
Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция
и т.д. — это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного
набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется
целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме
данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ
могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность,
подлинность и подложность, физическое состояние документа, формат бумаги,
способ изготовления документа и т.д.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено.
Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном
документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых
органами государственной власти и государственного управления, состав
реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.
Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и
т.п.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ,
называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида
документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой
формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в
строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие
реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст,
подпись, дата.

Когда в 1920-е годы у нас в стране начались работы по
унификации и стандартизации документов, были разработаны первые
государственные стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизитов.
Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по
стандартизации документов возобновилась у нас в стране в 1960-е годы.

В1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие
требования к отдельным системам документации, применяемым в сфере управления
(внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядительной, первичной,
учетной и др.).

В основу унификации и стандартизации был положен принцип
общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы
построения образцов документов получили название
«формуляров-образцов».

Формуляр-образец — это совокупность расположенных в
определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной
системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и
устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектируется
формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих
машин и расположенной на стандартном формате бумаги А4 (210х297мм). На основе
формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов
и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же
месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении сдокументом,
применить метод однократной записи.

Правила составления и оформления служебных документов
изложены в Российском стандарте ГОСТ Р6.30-97 УСОРД [«Требования к оформлению
документов». Он распространяется «на организационно-распорядительные
документЫуПредусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной
документации (УСОРД) (далее-документы)-постановления, распоряжения, приказы,
решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения
административных и организационных вопросов, а также вопросов управления,
взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

Федеральных органов государственной власти, органов
государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты
Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве
государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

Предприятий, организаций и их объединений
независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности».

Таким образом стандарт распространяется на любые, как
государственные, так и негосударственные организации.

В стандарте перечисляются в определенной
последовательности реквизиты, присущие всем видам
организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного
написания и оформления каждого реквизита, и каждому реквизиту отведено
определенное место на листе бумаги, При этом для реквизита с постоянной
информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора
знаков при его написании.

ГОСТ указывает следующие реквизиты, которые могут быть
использованы при создании документа:

1 Государственный герб Российской Федерации;

2 герб субъекта Российской Федерации;

3 эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания);

5 код формы документа;

8 название вида документа;

9 дата документа;

10 регистрационный номер документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

14 адресат;

15 гриф утверждения документа;

16 резолюция;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

19 текст документа;

20 отметка о наличии приложения;

21 подпись;

22 гриф согласования документа;

23 визы согласования документа;

24 печать;

25 отметка о заверении копии;

26 отметка об исполнителе;

27 отметка об исполнении документа и направлении
его в дело;

28 отметка о поступлении документа в организацию;

29 отметка для автоматического поиска документа.

Таким образом, в стандарте перечислено 29 реквизитов. Но
все реквизиты на одном документе быть не могут, так как некоторые из них
взаимоисключающие, например, вид документа и справочные данные об
организации; гриф утверждения и адресат. Конкретный набор реквизитов зависит
от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Применение государственных стандартов вводит единообразие
в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и
автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.

Так как документы складываются из одних и тех же составных
частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов
(написание адресата, дат, грифов согласования, утверждения, порядка
подписания и т.д.), заглядывая в случае необходимости в ГОСТ, можно грамотно
оформить любой документ.

Бланк24 — как стандартный лист бумаги, на котором заранее
воспроизводится информация об организации — авторе, от имени которого
документ издается, появился в 30-х гг. XIX века и нашел повсеместное
распространение.

Сегодня все организационно-распорядительные документы,
отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных,
так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в
типографии {наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств
оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в
память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного
документа.

Однако бланки с изображением герба Российской Федерации
или субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только
полиграфическим способом. ГОСТ Р 6.30-97 содержит как общие требования к
бланкам документов, так и специальный раздел с требованиями к изготовлению
бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов
субъектов Российской Федерации.

24 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное вело.
Термины и определения» так определяет бланк — набор реквизитов,
идентифицирующих автора официального письменного документа.

Изготавливать бланки лучше на белой бумаге, но допускается
и бумага светлых тонов.

Можно проектировать бланки с угловым или продольным
расположением реквизитов.

В организации обычно применяются два вида бланков -для
письма и общий бланк для всех других видов документов. Но если известна
потребность, можно иметь и бланки конкретных видов документов (например,
приказа, акта и т.д.).

Руководители могут иметь должностной бланк.

Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов.

Герб изображается на бланках учреждений и организаций
только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб
Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов
и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93
№ 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской
Федерации. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках
государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов
Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений,
входящих в их систему, независимо от местоположения. Воспроизводимое
изображение должно строго соответствовать изображению, установленному
действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов
будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении
реквизитов — в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием
организации-автора. Бланки с изображением Государственного герба Российской
Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической
продукцией, подлежащей учету.

Заказывая бланки с изображением герба Российской Федерации,
помните, что Правительством Российской Федерации 27.12.95 издано
Постановление «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и
уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации», в котором установлено, что «изготовление…
бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации
осуществляют только предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской
Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о
наличии технических и технологических возможностей для изготовления
указанного вида продукции на должном качественном уровне».

В новом ГОСТе Р 6.30-97 введен раздел Требования к
изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской
Федерации. В нем указывается, что гербовые бланки подлежат особому учету:

«На гербовых бланках типографским способом или
нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров.
Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в
регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются
следующие реквизиты.

При поступлении бланков:

наименование вида гербового бланка;

дата поступления;

номер сопроводительного документа;

наименование организации — поставщика гербовых бланков;

количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков.
При выдаче бланков:

наименование вида гербового бланка; количество
экземпляров; серия и номера гербовых бланков;

наименование структурного подразделения организации,
фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков;

расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и
т.д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и
опечатываемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с
отметкой в учетно-регистрационной форме».

2.2.2 Эмблема (реквизит 03)

Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже
воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта
Российской Федерации.

Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу
определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент),
улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить
наименование организации. У нас в стране эмблема располагается на верхнем
поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле
бланка на уровне названия организации. За рубежом эмблема в большинстве
случаев располагается на левом или на правом поле бланка на уровне
наименования фирмы.

В бланке мы находим прежде всего автора документа, т.е.
название организации или структурного подразделения, подготовившего документ.
Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной
бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются
только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо
имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование
организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может
указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или
ведомства, в коммерческих организациях — наименование консорциума или
промышленно-финансовой фуппы), в систему которой входит данная организация.

Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех
предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное
подчинение.

Наименование организации-автора (предприятия, фирмы,
комиссии и т.п.) должно всегда соответствовать установленным требованиям
законодательства, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с
указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием,
установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным
договором).

В настоящее время быстро растет количество организаций,
имеющих постоянных иностранных корреспондентов. Для переписки с ними
разрабатываются специальные бланки, в которых наименование организации и ее
адрес воспроизводятся дважды на русском и иностранном (чаще всего английском)
языках.

Имеют свои особенности и бланки совместных международных
объединений, предприятий, фирм. В них указываются страны и адреса сторон,
входящих в объединение. Реквизиты таких бланков также изготавливаются на двух
языках.

Реквизиты бланка могут располагаться двумя способами:
вдоль верхнего поля документа (продольный бланк) или в левом верхнем углу
(угловой бланк).

Например:

ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»

Сокращенное наименование приводится только в том случае,
если оно закреплено в учредительном документе. Помещается сокращенное
наименование организации ниже полного.

Например:

Общество с ограниченной ответ-ственностью
«Экспресс-Тур»

Закрытое акционерное общество

«Коллагеновые материалы»

Закрытое акционерное общество «Корандо»

Общество с ограниченной ответ-

ственностью «Мебель»

Если в учредительном документе название организации было
повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под
наименованием на русском языке.

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве
государственного наряду с русским национальный язык, печатают название своей
организации (а также адрес или место составления документа в общем бланке) на
двух языках — национальном и русском на одном уровне продольного бланка.

Название структурной части чаще всего указывают на
внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются
машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных
записках.

Так как письмо, как правило, предполагает переписку, в
бланке для письма помещается адрес организации-автора, В состав этого
реквизита входит индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов,
телексов, факсов, адрес электронной почты и WWW- страницы {если они есть),
номера счетов в банке. Здесь же можно привести номер государственной
регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и другие справочные
сведения.

2.2.5 Дата и регистрационный номер документа (реквизиты 09
и 10)

В бланке документа ограничительными черточками отмечены
места даты и индекса документа. Это важнейшие поисковые признаки документа.
Именно по этим реквизитам находят нужный документ среди других аналогичных.
Образно говоря, дата и индекс — «имя и отчество» документа.

Дата ~ обязательный реквизит любого документа. Дат на
документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют
стадии работы сдокументом.

Основной датой считается дата подписания документа,
утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних
документов — приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой
в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке
одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта
является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых
документов, например, инструкций, плановдатой документа является дата их
утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных документов существует также дата их
опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или
утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько
организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее
позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки
документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с
документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф
согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о
поступлении документа в организацию и исполнении документа, отметка для
автоматического поиска документа.

В организационно-распорядительных документах дата
оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков — шесть цифр (по
две на число, месяц, год) и две разграничительные точки. Если цифра одна,
перед ней обязательно ставится 0, Например, 03.04.98. Оформленная таким
образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Но
можно писать год и полностью. Тогда дата выглядит так; 03042000.
Словесно-цифровой способ оформления дат (21 мая 2000 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных
документах, определяющих права организаций и граждан.

Дата оформляется без кавычек.

Международным стандартом предусмотрена обратная
последовательность оформления дат: год, месяц, число. Например: 98.03.08 или
19991104.

При подготовке документа к подписанию заранее печатают
месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим
документ.

Регистрационный номер документа — это его условное
цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при
регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой.
Регистрацию проводят децентрализованно по группам документов — обычно в
структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например,
бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной
деятельности — в канцелярии, по кадрам — в отделе кадров. Обязательным
элементом реквизита «Регистрационный номер документа» является его
порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях
нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по
личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах
своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются
буквы К (кадры) или Л/С (личный состав). Например; Приказ №8к или приказ
№21л/с.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов,
кроме порядкового номера, чаще всего дополняется условным обозначением
(индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ,
корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения
документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия
отправленного документа). Например: 02-15/ 89, где 02 — индекс структурного
подразделения {например, бухгалтерии), 15 — номер дела по номенклатуре, 89-
порядковый номер отправляемого документа.

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный
номер дополняется первой буквой фамилии, например В-17, Д-124.

Регистрационный номер на документе указывает, что он учтен
и находится под контролем организации, создавшей или получившей документ.

Важным реквизитом является ссылка на номер и дату
документа, на который дается ответ. Этот реквизит появился в ГОСТе лишь в
1972 году. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста
письма. Обычно ответное письмо начиналось такой фразой: «На Ваше письмо
от 12 апреля 1969 г. за № 0514.83 сообщаем…». Данный реквизит
полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который
пишется ответ, и включает регистрационный номер и дату документа, на который
дается ответ.

Получив ответный документ, по этому реквизиту секретарь
должен подобрать копию инициативного документа, на который пришел ответ,
подложить его к полученному ответу и только вместе доложить руководителю. В
этом случае у руководителя сразу будет полная информация: как и что писали, и
полностью ли учтена просьба или предложение.

В зарубежной коммерческой корреспонденции ссылка на индекс
полученного документа и индекс самого документа выступают как один реквизит.
Обычно он состоит из двух частей — ссылка на индекс входящего и индекс
отправляемого документа. Индекс документа, на который ссылаются, оформляется
первым и сопровождается словами «Ваш индекс…» Например: Yourref:
ICL/RH-Ваш индекс: ICL/RH. Затем следует индекс отправляемого документа,
сопровождаемый словами «Наш индекс…». Например; Ourref: EK/R-Наш
индекс: EK/R. После сопровождаемых слов ставится двоеточие, после которого
проставляется индекс. Он может быть цифровым, буквенным или
буквенно-цифровым.

Этот реквизит в иностранной корреспонденции оформляется в
левом или правом поле и ссылки располагаются друг под другом. В инициативных
документах будет только индекс отправляемого документа.

2.2.7 Место составления или издания {реквизит 12)

В общем бланке на том месте, где в бланке для письма
проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место
составления документа. (Часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизит
в соответствии с административно-территориальным делением России. Однако этот
реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название
организации. Например, ЗАО «Рязанские узоры» не указывает в названии г.
Рязань, а АО «Шарикоподшипник» должен указать — Москва. Следует помнить, что
перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не
ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное
обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Казань, пос. Ягодное и т.д.

Этот реквизит проставляется для исключения ошибок о
местонахождении организации — автора документа.

2.2.8 Гриф ограничения доступа к документу (реквизит
13)

В верхнем правом углу документа на первой странице может
быть проставлен гриф ограничения доступа к информации (секретно, для
служебного пользования, конфиденциально и др.). Гриф ограничения доступа
проставляется в соответствии с действующим законодательством и располагается
у верхней правой границы текстового поля на первом листе документа без
кавычек. Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже
грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению
к нему.

2.2.9 Адресат (реквизит 14)

Не менее важным является знание порядка адресования
документа. Адресат присутствует уже на документах XVI-XVII веков, но
первоначально он занимал место в начале текста документа и выделяется в XVIII
веке в отдельную строку над текстом документа. В XIX веке правила написания
адресата определялись соподчиненностью учреждений. Пэред обозначением
должности и фамилии указывался титул. После революции 1917 г. .порядок адрес ования значительно упростился и определенный порядок был введен лишь
государственным стандартом в 1972 г. От точного написания адресата зависит
прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние
инстанции, непосредственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и
соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.

Адресование, т.е. указание получателя, кому
предназначается документная информация, производится на документах,
отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых
руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в
структурные подразделения (распоряжения, указания). Порядок написания
адресата достаточно подробно описан в ГОСТе.

Реквизит «адресат» максимально может состоять из
следующих составных частей;

Наименование учреждения, организации (в
именительном падеже);

Наименование структурного подразделения (в
именительном падеже);

Указание должности получателя (в дательном
падеже);

Фамилия и инициалы (в дательном падеже,
инициалы указываются после фамилии, например; Иванову СИ.);

Почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с
новой строки. Расстояние между ними — 1.5 межстрочных интервала. Длина
максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания — точки и запятые -не
ставятся.

Состав реквизита «адресат» меняется в
зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так, для внутренних
документов указывается лишь название структурного подразделения или
руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации
или структурного подразделения входит в название должности. Например:

Директору школы Фролову П. Н.

Адресуя докладную записку руководителю структурного
подразделения, укажем:

Декану экономического факультета проф. Черепанову П.С.

Должность получателя и его фамилия указываются только в
том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это
повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании
документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются
перед фамилией. Например:

Российский государственный гуманитарный университет
Историко-архивный институт Зав. кафедрой Документоведения проф. Кузнецовой Т.
В.

В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления
граждан обязательно указывается почтовый адрес. Например:

СамсоновойА.В. ул. Фруктовая, д.54 113556, Москва,

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в
случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу
экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции.

При направлении документа группе однородных организаций
адресат указывается обобщенно. Чаще всего — это документы в адрес
подведомственных организаций. Например:

Заведующим отделениями Сбербанка РФ

Руководителям органов юстиции субъектов РФ

При направлении документа вышестоящим органам власти и
управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х
адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом
документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку
составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым,
третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе
нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об
учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

За рубежом порядок адресования несколько иной. Перед
фамилией и именем лица, которому адресуется документ, обязательно
проставляется обращение. Оно может быть: «Mr», «Miss»,
«Missies», «Messrs» и т.п. Полное или сокращенное имя
получателя указывается всегда перед фамилией.

При адресовании документа в фирму, без указания должности
лица вначале проставляется ее наименование, а затем почтовый адрес.

Например;

The American Magazine 119 Sixth Avenue New York, N.Y. 11011

Направляя документ конкретному должностному лицу,
необходимо указать его имя и фамилию, затем фирму и далее почтовый адрес.
Например:

Mr. C.Manri Credito Milano Via Cavour Milan Italy

Г-ну проф. В.Козлову Руководителю архивной службы России
Ильинка, 12, Москва, 103132, Россия

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Содержание аналитической части бизнес плана предполагает выявление
  • Средствами идентификации юридического документа являются реквизиты
  • Требования к планированию рабочего времени секретаря график работы
  • Управляющая компания сбербанк управление активами официальный сайт
  • Акционерное общество домоуправляющая компания нижегородского района