Лекции по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» Перечень реквизитов и их краткая характеристика
Каждый
документ состоит из элементов, которые
называются реквизитами. Различные
документы имеют разный набор реквизитов.
Совокупность реквизитов, определенным
образом расположенных в документе,
составляет формуляр
этого документа. Формуляры, характерные
для определенного вида документов
называются типовыми.
Графические модели или схемы построения
документов имеют название «формуляр-образец».
ГОСТ
Р 6.30-2003 «Унифицированная система
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов» определяет 30 реквизитов
для организационно-распорядительных
документов, входящих в Унифицированную
систему организационно-распорядительной
документации (УСОРД).
Реквизиты
управленческих документов:
01
— Государственный герб Российской
Федерации;
02 — герб субъекта
Российской Федерации;
03 — эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания);
04 — код организации;
05 — основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный
номер налогоплательщика/ код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы
документа;
08 — наименование
организации;
09 — справочные
данные об организации;
10 — наименование
вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный
номер документа;
13 — ссылка на
регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления
или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения
документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к
тексту;
19 — отметка о
контроле;
20 — текст документа;
21 -отметка о наличии
приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования
документа;
24 — визы согласования
документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о
заверении копии;
27 — отметка об
исполнителе;
28 — отметка об
исполнении документа и направлении его
в дело;
29 — отметка о
поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор
электронной копии документа.
Схема расположения
реквизитов на документах
Стандарт
дает максимальный набор реквизитов,
которые могут быть использованы при
оформлении документов. В конкретном
документе будет только часть реквизитов,
место для которых очерчено графически.
Реквизит
01 Государственный герб Российской
Федерации
помещается на бланках документов в
соответствии с Федеральным конституционным
законом.
Реквизит
02 Герб
субъекта Российской Федерации
оформляют на бланках документов в
соответствии с правовыми актами
субъектов Российской Федерации. Диаметр
изображения герба не должен превышать
20 мм.
Реквизит
03 Эмблему
организации
или товарный
знак (знак
обслуживания) используют на бланках
организаций всех форм собственности в
соответствии с уставом (положением об
организации). Эмблему не воспроизводят
на бланке, если
на
нем помещен Государственный герб
Российской Федерации или герб субъекта
Российской Федерации. Оформляется в
соответствии с Закон Российской
Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О
товарных знаках, знаках обслуживания
и наименования мест происхождения
товаров».
Реквизит
04 Код
организации
проставляют по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций
(ОКПО) или по Общероссийскому классификатору
органов государственного управления
(ОКОГУ). Код служит для электронной
идентификации автора документа.
Реквизит
05 Основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица проставляется
в соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами. В соответствии с
Федеральным законом “О государственной
регистрации юридических лиц и
индивидуальных предпринимателей”
данный реквизит указывается во всех
документах этого юридического лица
наряду с его наименованием и включает
13 знаков.
Реквизит
06
Идентификационный
номер налогоплательщика/ код причины
постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется
в соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами.
Реквизит
07 Код
формы документа проставляют
на бланке по Общероссийскому классификатору
управленческой документации (ОКУД).
Реквизит
08 Наименование
организации,
являющейся автором документа, должно
соответствовать наименованию,
закрепленному в её учредительных
документах и указывается обязательно
вне зависимости от того изготовлен
документ на бланке или без него.
Под
полным наименованием организации
указывают в скобках сокращенное. При
необходимости над наименованием
организации помещается наименование
вышестоящего ведомства.
Наименования
организаций субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с русским
языком в качестве государственного
национальный язык, печатают на двух
языках — русском и национальном.
Наименование
филиала, территориального отделения,
представительства, структурного
подразделения организации указывают
в том случае, если оно является автором
документа, и располагают ниже наименования
организации. Автором документа может
быть должностное лицо, представляющее
организацию. Внутренние документы
оформляются чаще всего без использования
бланка, но данный реквизит должен
обязательно указываться.
Реквизит
09 Справочные
данные об организации
включают: почтовый адрес; номера
телефонов и другие сведения по усмотрению
организации (номера факсов, телексов,
счетов в банке, адрес электронной
почты и др.).
Реквизит 10
Наименование
вида документа,
составленного или изданного организацией,
должно быть определено уставом (положением
об организации) и должно соответствовать
видам документов, предусмотренными
ОКУД (класс 0200000- УСОРД). В письме
наименование вида документа не указывают.
Реквизит
11
Дата
документа. Дата
официального документа– реквизит
официального документа, содержащий
указанное на документе время его создания
и (или) подписания, утверждения, принятия,
согласования, опубликованияi.
Датой распорядительного документа
является дата его подписания, для
протокола — дата заседания (принятия
решения), для акта — дата события. Если
авторами документа являются несколько
организаций, то датой документа является
наиболее поздняя дата подписания. Дату
документа оформляют арабскими цифрами
в следующей последовательности: день
месяца, месяц, год, например: 05.01.2000.
Допускается оформление даты в следующей
последовательности: год, месяц, день
месяца. Например: 2000.01.05.
Можно
использовать словесно-цифровой способ
оформления даты (без кавычек), например:
1 марта 2000 г.
Реквизит
12 Регистрационный
номер — это
цифровое или буквенно-цифровое
обозначение, присвоенное документу при
его регистрации. документа состоит из
его порядкового номера, который можно
дополнить по усмотрению организации
индексом структурного подразделения,
индексом дела по номенклатуре дел,
информацией о корреспонденте, исполнителях
и др. сведениями например,01- 07/5.
Регистрационный
номер документа, составленного совместно
двумя и более организациями, состоит
из регистрационных номеров документа
каждой из этих организаций, проставляемых
через косую черту в порядке указания
авторов в документе, например, 90/97.
Реквизит
13 Ссылка
на регистрационный
номер и дату
документа включает регистрационный
номер и дату документа, на который
дается ответ и оформляется только на
бланке письма.
Реквизит
14 Место
составления
или
издания
документа
указывают в том случае, если затруднено
его определение по реквизитам «Наименование
организации» и «Справочные данные
об организации». Место составления или
издания указывают с учетом принятого
административно-территориального
деления, и оно включает только общепринятые
сокращения. Местом составления или
издания организационно-распорядительных
документов считается место регистрации
юридического лица.
Реквизит
15 Адресат.
В качестве адресата могут быть
организации, их структурные
подразделения, должностные или физические
лица. Наименование организации и ее
структурного подразделения указывают
в именительном падеже, например:
Минюст России
Управление
систематизации
законодательства
Должность
лица, кому адресован документ, указывают
в дательном падеже, например:
ООО
«Элитгаз»
Бухгалтерия
Старшему экономисту
В.В. Чайкову
или
Генеральному
директору
ЗАО
«Тюменьводоканал»
В.Д. Корытову
Если
документ отправляют в несколько
однородных организаций или в несколько
структурных подразделений одной
организации, то их следует указывать
обобщенно, например:
Администрации
районов
Кировской
области
В
состав реквизита «Адресат» при
необходимости может входить почтовый
адрес. Элементы адреса указывают в
последовательности, установленной
правилами, оказания услуг почтовой
связи (пункт 23).
Документ
не должен содержать более четырех
адресатов. Слово «Копия» перед вторым,
третьим, четвертыми адресатами не
указывают. При большом количестве
адресатов составляют список рассылки
документа.
Если
письмо адресуется организации, указывают
ее наименование, затем почтовый адрес,
например:
Всероссийский
нефтяной научный
аналитический
центр
недропользования
Гагарина
проспект, д. 2
Москва,
10500
При
адресовании документа физическому
лицу указывают инициалы и фа-
милию
получателя, затем почтовый адрес,
например:
К.В.Перову
Ул. Ленина, д.2,
кв.20
Тюменская
обл., Ишимский р-н,
г.Ишим, 625034
Каждая
составная часть реквизита «адресат»
печатается с новой строки через один
межстрочный интервал, фамилия адресата
отделяется от остальных частей адресования
1,5-2 межстрочными интервалами. Допускается
центрировать каждую строку реквизита
«Адресат» по отношению к самой длинной
строке.
Реквизит
16 Гриф утверждения документа: реквизит
официального документа, придающий
нормативный или правовой характер его
содержанию.
Документ
утверждается должностным лицом
(должностными лицами), коллегиальным
органом или специально издаваемым
документом. При утверждении документа
должностным лицом гриф утверждения
документа должен состоять из слова
УТВЕРЖДАЮ (без кавычек – прописными
буквами, без двоеточия), наименования
должности лица, утверждающего
документ, его подписи, инициалов,
фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный
директор
ОАО
«МТС»
Личная подпись
А.А. Стюрин
11.03.2010
При
утверждении документа несколькими
должностными лицами их подписи
располагают на одном уровне.
При
утверждении документа коллегиальными
органами, постановлением, решением,
приказом, протоколом гриф утверждения
состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек
(УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ),
наименования утверждающего документа
в творительном падеже, его даты и номера,
например:
УТВЕРЖДЕНО
Заседанием общего
собрания акционеров
Протокол
от 12.07.2007 №15
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Председателя
Правления банка
от 29.09.2009 № 41
Гриф
утверждения документа располагают в
правом верхнем углу документа. Допускается
в реквизите «гриф утверждения»
центрировать элементы относительно
самой длинной строки.
Реквизит
17 Резолюция
документа:
реквизит, состоящий из надписи на
документе, сделанной должностным лицом
и содержащей принятое им решение.
Резолюция пишется на документе
соответствующим должностным лицом
и включает фамилии исполнителей,
содержание поручения, сроки исполнения,
подпись руководителя и дату подписания
резолюции, например:
В.В.Кировой
П.Е.Шахмартовой
Прошу
подготовить проект
генерального
соглашения
с
фирмой «Фаворит»
к 15.07.2008
Фалеев Д.Г.
15.06.2008
Допускается
оформление резолюции на отдельном листе
(на бумаге формата А6).
Реквизит
18 Заголовок
к тексту официального документа:
реквизит документа, кратко излагающий
его содержание. Заголовок согласуется
с наименованием вида документа и
может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?,
например:
Приказ о создании
аттестационной комиссии;
чего (кого)?,
например:
Акт ревизии;
(кому?), например:
Должностная
инструкция секретарю-референту.
К
тексту документов, оформленных на
бланках А5, заголовок можно не составлять.
Заголовок располагают слева сразу от
полей над текстом, отступив от надписей
бланка 2-3 межстрочных интервала. Сам
заголовок должен содержать не более 28
знаков и печататься через 1 интервал,
если состоит из двух строк.
Реквизит
19 Отметка
о контроле
— это отметка о контроле за исполнением
документа, которую обозначают буквой
«К», словом или штампом «Контроль», на
левом поле документа на уровне заголовка
к тексту.
Реквизит
20 Текст
официального документа:
информация, зафиксированная любым типом
письма или любой системой звукозаписи,
заключающая в себе всю или основную
часть речевой информации документа.
Текст документа составляют на русском
или национальном языке в соответствии
с законодательством Российской
Федерации и субъектов Российской
Федерации о государственных языках.
Тексты пишут только на русском языке
при направлении их:
—
на предприятия, в организации и их
объединения, не находящиеся в ведении
данного субъекта Российской Федерации
или расположенные на территории других
субъектов Российской Федерации;
—
в федеральные органы государственной
власти, органы государственной власти
субъектов Российской Федерации.
Тексты
документов оформляют в виде анкеты,
таблицы, связного текста или в виде
соединения этих структур.
Связный
текст, как правило, состоит из двух
частей. В первой части указывают причины,
основания, цели составления документа,
во второй (заключительной) — решения,
выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную
часть (например, приказы -распорядительную
часть без констатирующей; письма,
заявления — просьбу без пояснения;
справки, докладные записки — оценку
фактов, выводы).
В
тексте документа, подготовленного на
основании документов других организаций
или ранее изданных документов,
указывают их реквизиты: наименование
документа, наименование организации
— автора документа, дату документа,
регистрационный номер документа,
заголовок к тексту.
Если
текст содержит несколько решений,
выводов и т.п., то его следует разбить
на разделы, подразделы, пункты, которые
нумеруют арабскими цифрами.
В
распорядительных документах (приказ,
распоряжение и т.д.) организаций,
действующих на принципах единоначалия,
а также в документах, адресованных
руководству организации, изложение
текста должно идти от первого лица
единственного числа («приказываю»,
«предлагаю», «прошу»).
В
распорядительных документах коллегиальных
органов текст излагают от третьего
лица единственного числа («приказывает»,
«решил»).
В
совместных распорядительных документах
текст излагают от первого лица
множественного числа («приказываем»,
«решили»).
Текст
протокола излагают от третьего лица
множественного числа («слушали»,
«выступили», «постановили»).
В
документах, устанавливающих права и
обязанности организаций, их структурных
подразделений (положение, инструкция),
а также содержащих описание, оценку
фактов или выводы (акт, справка), используют
форму изложения текста от третьего лица
единственного или множественного числа
(«отдел осуществляет функции», «в состав
объединения входят», «комиссия
установила»).
В письмах используют
следующие формы изложения:
—
от первого лица множественного числа
(«просим направить», «направляем на
рассмотрение»);
—
от первого лица единственного числа
(«считаю необходимым», «прошу выделить»);
—
от третьего лица единственного числа
(«министерство не возражает», «ВНИИДАД
считает возможным»).
Текст
печатают отступив 2-4 интервала от
реквизита «заголовок к тексту», через
1,5 межстрочных интервала с абзаца если
текст не делится на подразделы
Реквизит
21 Отметку
о наличии приложения,
названного в тексте, оформляют
следующим образом:
Приложение: на 5
л. в 2 экз.
Если
документ имеет приложение, не названное
в тексте, то указывают его наименование,
количество листов и количество
экземпляров; при наличии нескольких
приложений их нумеруют, например:
Приложение:
1.
Положение об Управлении регионального
кредитования на 5 л. в 2 экз.
-
Правила
подготовки и оформления документов
Управления регионального кредитования
на 7 л. в 2 экз.
Если
приложения сброшюрованы, то количество
листов не указывают.
В
приложении к распорядительному документу
на первом его листе в правом верхнем
углу пишут «Приложение» с указанием
наименования распорядительного
документа, его даты и регистрационного
номера, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ №
1
к приказу
директора Института
от 20.02.2007 №420
Допускается
слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными
буквами, а также центрировать это
выражение, наименование документа,
дату, регистрационный номер относительно
самой длинной строки.
Если
к документу прилагают другой документ,
также имеющий приложение, отметку о
наличии приложения оформляют следующим
образом:
Приложение:
письмо Минсвязи от 15.07.2008 №02-3/127 и
приложение к нему, всего на 30 л.
Если
приложение направляют не во все указанные
в документе адреса, то отметку о его
наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на
3 л. в 5 экз. в первый адрес.
Отметка
размещается в документе после окончания
текста (через 2-4 интервала) от левого
поля.
Реквизит
22 Подпись –
реквизит документа, представляющий
собой собственноручную роспись
полномочного должностного лица.
В состав реквизита «Подпись» входят:
наименование должности лица,
подписавшего документ (полное, если
документ оформлен не на бланке документа,
и сокращенное — на документе, оформленном
на бланке); личная подпись; расшифровка
подписи (инициалы, фамилия), например:
Исполнительный
директор
АОЗТ
«Инвест»
Петренко
Н.А. Петренко
или
Исполнительный
директор Петренко
Н.А. Петренко
При
оформлении документа на бланке
должностного лица должность этого лица
в подписи не указывают.
При
подписании документа несколькими
должностными лицами их подписи
располагают одну под другой в
последовательности, соответствующей
занимаемой должности, например:
Генеральный
директор Личная
подпись
А.М. Волков
Главный
бухгалтер Личная
подпись
И.И. Петрова
При
подписании документа несколькими лицами
равных должностей их подписи располагают
на одном уровне.
В
документах, составленных комиссией,
указывают не должности лиц, подписывающих
документ, а их обязанности в составе
комиссии в соответствии с распределением,
например:
Председатель
комиссии Личная
подпись
В.И. Духов
Члены
комиссии Личная
подпись
Л.М. Архипова
Личная
подпись
П.С. Колова
Личная
подпись
В.В. Рыськов
Документ
может быть подписан исполняющим
обязанности должностного лица с
указанием его фактической должности и
фамилии. При этом не допускается ставить
предлог «За», надпись от руки «Зам.» или
косую черту перед наименованием
должности.
Достоверность
документов в электронной форме заверяются
электронной цифровой подписью-
реквизит
электронного документа, предназначенный
для защиты данного электронного документа
от подделки, полученный в результате
криптографического преобразования
информации с использованием закрытого
ключа электронной цифровой подписи и
позволяющий идентифицировать владельца
сертификата ключа подписи, а также
установить отсутствие искажения
информации в электронном документе.
Реквизит
23 гриф
согласования:
Реквизит официального документа,
выражающий согласие учреждения или его
органа, не являющегося автором документа,
с его содержанием. Гриф
согласования
документа
состоит из слова СОГЛАСОВАНО (печатается
прописными буквами, без кавычек),
должности лица, с которым согласовывается
документ (включая наименование
организации), личной подписи, расшифровки
подписи (инициалов, фамилии) и даты
согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Директор
страховой компании
ООО «Согласие»
Личная подпись
Ф.П.Обухов
14.06.2007
Данный
реквизит оформляется при внешнем
согласовании документа с другими
организациями на последнем листе проекта
или на отдельном листе согласования.
Если
согласование осуществляют письмом,
протоколом и др., гриф согласования
оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
или СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской
академии Протокол заседания
Технических
наук Правления страховой
от
16.08.2006 №328-507 компании «Согласие»
от
11.09.2006 №11
Реквизит
24 Виза согласования документа:
реквизит документа, выражающий согласие
или несогласие должностного лица с
содержанием документа. Согласование
документа
в пределах одной организации оформляют
визой, которая включает наименование
должности и подпись визирующего,
расшифровку подписи (инициалы, фамилия)
и дату; например:
Начальник
юридического отдела
Костюченко
А.В. Костюченко
17.12.2007
При
наличии замечаний по документу визу
оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник
юридического отдела
Москвин
С.А. Москвин
17.12.2007
Для
документа, подлинник которого остается
в организации, визы проставляются в
нижней части оборотной стороны последнего
листа подлинника документа. Для документа,
подлинник которого отправляется из
организации, визы проставляются в нижней
части лицевой стороны копии отправляемого
документа.
Возможно
оформление виз распорядительного
документа на отдельном листе, по
усмотрению организации допускается
полистное визирование документа.
Реквизит
25 Оттиск печати
представляет
изображение клише печати на бумаге,
которым заверяют подлинность подписи
должностного лица на документах,
предусмотренных специальными нормативными
актами. Например, документы, удостоверяющие
права лиц, фиксирующие факты, связанные
с финансовыми средствами и др.
Документы
заверяют печатью организации. Принято
составлять индивидуальный для каждой
организации список документов, на
которых проставляется печать.
Реквизит
26 Отметка о заверении копии.
При заверении
соответствия копии документа
подлиннику
ниже реквизита «Подпись» проставляют:
заверительную надпись «Верно»; должность
лица, заверившего копию; личную
подпись; расшифровку подписи (инициалы,
фамилию); дату заверения, например:
Верно
Начальник
отдела снабжения
Шадрин
Г.В. Шадрин
08.04.2009
Допускается
копию документа заверять печатью. Это
необходимо делать, если документ
представляется в другие организации.
В ряде случаев законодательство
регламентирует заверение копий
нотариально (устав, лицензия и др.).
Реквизит
27 Отметка
об исполнителе
включает фамилию (или фамилию, имя,
отчество) исполнителя документа и номер
его телефона. Отметку об исполнителе
располагают на лицевой стороне или
оборотной стороне последнего листа
документа в левом нижнем углу на 2-4
интервала ниже реквизита «подпись»,
печатают от левого поля, например:
Н.К. Гуськов
922 55 50
Реквизит
28 Отметка
об исполнении документа
и направлении
его в дело
включает следующие данные: ссылку на
дату и номер документа, свидетельствующего
о его исполнении, или при отсутствии
такого документа краткие сведения об
исполнении: слова «В дело»; номер дела,
в котором будет храниться документ.
Отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело оформляется от руки и должна
быть подписана и датирована исполнителем
документа или руководителем структурного
подразделения, в котором исполнен
документ:
Подготовлено
письмо от 15.03.2009 №15/08-16
В
дело № 08-06,
Должность
Подпись
Л.Д. Маньков
Дата
Реквизит
29 Отметка
о поступлении документа в организацию
содержит порядковый номер и дату
поступления документа (при необходимости
— часы и минуты) и проставляется в правом
углу нижнего поля первого листа.
Допускается
отметку о поступлении документа в
организацию проставлять в виде
штампа. В штампе указывается наименование
организации, наименование структурного
подразделения (канцелярия), номер (индекс
входящего документа) и дата поступления.
Реквизит
30 Идентификатор
электронной копии
может включать имя файла, код оператора,
а также другие поисковые данные,
устанавливаемые в организации. Отметка
(колонтитул) проставляется в левом
нижнем углу каждой страницы документа
и предназначена для автоматического
поиска и контроля информации.
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.
Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром и разрабатывается при создании системы документирования. Иначе говоря, формуляр – это схема построения документа. Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации» и система ОРД «Требования к оформлению документов» устанавливают набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 30 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие, и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше.
Рис. 6.1. Общая схема классификации документов
Реквизит — специальный информационный элемент документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление.
Состав и правила оформления реквизитов определяется ГОСТом Р 6.30-2003. Всего установлено 30 реквизитов.
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации — автора документа;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации — автора документа;
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии.
Различают постоянные и переменные реквизиты.
Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования.
Переменные – указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.
Особенно важно правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.
Расположение основных реквизитов (формуляр-образец документа)
Реферат: Реквизиты документа, их значение и оформление
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ СЕРВИСА
Кафедра Финансы и БД
Контрольная работа
По дисциплине: «Основы документального обеспечения управления»
На тему:
«Реквизиты документа, их значение и оформление»
Выполнила:
студентка группы ФЗ-11
Сальникова А.В.
Проверил:
Уфа – 2004
СОДЕРЖАНИЕ
Введение. 3
Реквизиты документа. 4
Обязательные реквизиты, заголовочная часть. 5
Требования к бланкам документов. 10
Требования к оформлению реквизитов документа. 12
Заключение. 17
Список литературы… 18
Введение
Делопроизводство сегодня определяется стандартом как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.
Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела — «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово дело как «собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу». Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.
Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum — доказательство, свидетельство.
Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляробразец».
Реквизиты документа
В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие:
01- государственный герб РФ;
02- герб субъекта РФ;
03- эмблема организации или товарный знак;
04- код организации;
05- код формы документа;
06- наименование организации;
07- справочные данные об организации;
08- наименование вида документа;
09- дата документа;
10- распространенный номер документа;
11- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12- место составления или издания документа;
13- гриф ограничения доступа к документу;
14- адресат;
15- гриф утверждения документа;
16- резолюция;
17- заголовок к тексту;
18- отметка о контроле;
19- текст документа;
20- отметка о наличии приложения;
21- подпись;
22- гриф согласия документа;
23- виды согласования документа;
24- печать;
25- отметка о заверении копии;
26- отметка об исполнители;
27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28- отметка о поступлении документа в организацию;
29- отметка для автоматического поиска документа.
Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.
При оформлении документов следует использовать следующие реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.
Обязательные реквизиты, заголовочная часть
I группа
«Реквизиты названия документов»
В нее входят реквизиты: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.
Реквизит № 1 «Государственный герб»
Написание – ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов государственной власти, других государственных органов, министерств, ведомостей, а также предприятий, организаций в предусмотренных законодательством случаях. Круг подведомственных учреждений, которые могут носить государственный герб на бланки своих документов, определяет каждое министерство (ведомство).
Расположение на документе – в верхнем левом углу. Употребляется для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается.
Реквизит № 2 «Эмблема организации или предприятия»
Написание – символичное, графическое изображение, которое открывает, направление деятельности фирмы, предприятия. Знак облегчает поиск документа, но не заменяет наименование организации.
Расположение – в верхнем поле документа правее от первого реквизита.
Реквизит № 3 «Изображение наград»
Написание – применяется вместо внесения названий орденов в наименование учреждения. Улучшает вид документа. Уменьшает объем заголовка.
Расположение – в верхнем, левом поле документа правее от второго реквизита.
Реквизит № 4 «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО»
Расположение – в верхнем правом углу.
Реквизит № 5 «Код формы документа по УКУД»
Расположение – на второй строке под четвертым реквизитом.
Написание – четвертый и пятый реквизиты указываются в случае необходимости согласно с соответствующими классификаторами.
Реквизит № 6 «Название министерства или ведомства»
Написание – отмечается наименование министерства или ведомства (высшей организации, или основателя).
Расположение – в верхней части документа, под третьим реквизитом.
Реквизит № 7 «Название учреждения»
Написание – полное название учреждения, организации или предприятия – автора документа.
Расположение – в верхней части документа под шестым реквизитом.
Реквизит № 8 «Названия структурного подразделения»
Написание – пишется этот реквизит, если есть необходимость. Полное название структурного подразделения (шестой, седьмой, восьмой реквизиты пишутся в именительном падеже).
Расположение – пишется под седьмым реквизитом.
Реквизит № 9 «Адрес отправителя»
Написание – пишется индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер телефона, факса, номер счета в банке. Порядок и форма записей ведомостей про почтовый и телеграфный адреса организаций должны соответствовать почтовым правилам. Этот реквизит размещается только на бланках для писем.
Расположение – под восьмым реквизитом.
Реквизит № 10 «Название вида документа»
Написание – определяется как наименование совокупности документов, которые выполняют однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) – это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют ускоренному изучению документа. Название вида деловой бумаги (отсутствует только на служебных письмах) дает первое представление про его назначение, поскольку определенные управленческие решения должны оформляться соответствующими видами документов.
Расположение – в верхней части формуляра документа, под девятым реквизитом, на шестой строке.
Реквизит № 15 «Гриф секретности»
Написание – проставляется для засекречивания документов. Документ с грифом секретности – с ограниченным доступом, предназначен для определенных особ.
Расположение – в верхней правой части документа, на третьей строке под пятым реквизитом.
II группа
«Реквизиты датирования и индексации документов»
В нее входят реквизиты: 11, 12, 13, 14.
Реквизит № 11 «Дата»
Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков.
Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и направление его в дело).
Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее.
Реквизит № 12 «Индекс документа» (Исходящий номер)
Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.
Расположение – в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита.
Реквизит № 13 «Ссылка на документ»
Написание – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа.
Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.
Реквизит № 14 «Место составления или издания документа»
Написание – включает в себя название населенного пункта, где издается документ.
Расположение – проставляется правее от тринадцатого реквизита.
III группа
«Реквизиты оформления текста»
В нее входят реквизиты: 16, 19, 21.
Реквизит № 16 «Адресат» (кому предназначен документ)
Написание – документы могут быть адресованы учреждению, его структурным подразделениям, или конкретной служебной особе, их наименования пишутся в именительном падеже.
Расположение – на девятой строке документа, по середине.
Реквизит № 19 «Заглавие к тексту» (приказ)
Написание – неотъемлемая часть текста документа, независимо от его вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста. Заглавие должно быть лаконичным и точным. Печатается заглавие маленькими буквами через один межстрочный интервал. В конце заглавия точка не ставиться.
Расположение – пишется на девятой строчке в левой стороне.
Реквизит № 21 «Текст документа»
Написание – главный реквизит документа ради которого создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения. Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной информации.
Расположение – посередине документа, на десятой строке, под реквизитом номер шестнадцать.
Требования к бланкам документов
Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.
Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяет экономить до 20% площади места бумаги. Формуляр, предусматривает именно такое расположение.
Продольный вариант используется организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках – национальном и русском ( реквизиты 06,07,12).
Бланки документов должны иметь поля (мм): 20-35-левое; 10-правое; 20-верхнее; 10-нижние.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланки допускается изготавливать типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники.
Сплошными линиями обозначаются фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром – переменный. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
Реквизиты 01,02,03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается раполагать на уровне реквизита 03.
Реквизиты 06,07,08,12 ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
— центрованным ( начало и конец каждой строки реквизита равно удалены
от границ зоны расположения реквизитов;
— флаговым ( каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны
расположения реквизитов).
Для организаций, ее структурного подразделения должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
— общий бланк;
— бланк письма;
— бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк, в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов кроме писем.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,06.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,04,06,07 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09,10,11,12,14,15,16,17,18,19.
Бланки структурного подразделения организации или должностного лица практикуют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,05,06,08,12, ограничительные отметки для границ зон расположенных реквизитов 09,10,11,12,17,18.
Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств вычислительной техники.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки.
Допускается печатание документов с исправлением обратной стороны листа.
Требования к оформлению реквизитов документа
Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с постановлением о Государственном гербе РФ.
Греб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ.
Код организации проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций.
Код форму документа проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации.
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное название вышестоящей организации.
Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименования организации.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющие организацию.
Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.
Наименование вида документа составленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.
В письме наименование вида документа не указывают.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно заполнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.
Регистрационный номер документа, составленный двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемый через косую линию в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа на который дается ответ.
Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам.
Оформление реквизитов, размещенных на рабочем поле документа.
Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Должность лица, которому адресован документ указывают в дательном падеже.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
Резолюцию рекомендуется наносить с некоторым наклоном, пастой, отличающейся по цвету от основного текста документа.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на следующие вопросы: о чем, о ком и др.
К тексту документов оформленных на бланках А5 заголовок можно не составлять.
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:
— в федеральные органы государственной власти, органы государственной
власти субъектов РФ;
— на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в
ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других
субъектов РФ.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из 2-х частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.
В тексте документа подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:
Наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, при этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи и дата согласования.
Согласование документа оформляют визой которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, а при необходимости – должность визирующего.
Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа. Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты связанные с финансовыми средствами.
Документы заверяют печатью организации.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют:
— завершительную надпись «верно»;
— должность лица, заверившего копию;
— личную подпись;
— расшифровку подписи;
— дату заверения.
Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации.
Заключение
В заключении хотелось бы сказать, что документ представляет собой систему. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Список литературы
1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2003.
2. Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. М., 2000.
3. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом «Герда», 2001
4. Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 1999
5. Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело,1999
6. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.