Совокупность логически связанных реквизитов имеющих юридическую силу

Структура, классификация, кодирование

5. Структурные компоненты эи.

Экономические показатели описывают
разные сущности как простые, так и
сложные. Каждая сущность (предмет,
процесс, явление, объект) имеет определенные
свойства (вес, габариты, цена и пр.).
Совокупность сведений, отражающих
какую-либо сущность, называют
информационной совокупностью либо
составной единицей информации. Обычно
информационная совокупность имеет
иерархическую структуру. Например,
«Данные о поставщике» включают его
«Ф.И.0.», «Адрес», «Номенклатуру товаров»,
«Условия поставки». «Адрес» предполагает
«Почтовый индекс», «Город» и т.д.

Степень детализации информационной
совокупности конечна. Неделимая далее
на смысловые единицы информационная
совокупность получила название реквизит.
При описании информационных систем
пользуются его синонимами: слово, элемент
данных, атрибут.

Реквизиты (документов) — совокупность
формальных элементов в составе сделки
или документа, отсутствие которых лишает
сделку или документ юридической силы;
обязательные данные, предусмотренные
действующими правилами или законами
для документов, без которых документы
не могут служить основанием для
современных операций. Хотя реквизит
является основным элементом экономической
информации (дата, сумма, наименование
и т.д.), он, взятый отдельно, не имеет
экономического смысла.

Различают два вида реквизитов:
реквизит-признак и реквизит-основание.
Если реквизит описывает качественное
свойство информации (время или место
действия, Ф.И.0. исполнителя и др.), то
его называют реквизит-признак.
Если же реквизит представляет
количественную характеристику (объем
продукции штуках, цена в рублях и пр.),
то его называют реквизит-основание.

Реквизиты-основания имеют, как правило,
числовое значение, а реквизиты-признаки
 символьное
представление (буквенно-цифровое).

Реквизиты-признаки и реквизиты-основания,
характеризующие объекты (процессы)
одной предметной области, логически
связаны между собой и образуют составные
единицы информации (СЕИ). Экономический
показатель  это
СЕИ, включающая один реквизит-основание
и несколько реквизитов-признаков.
Другими словами 
это информационная совокупность
наименьшего состава, достаточная для
образования самостоятельного сообщения
или формирования документа. Например,
информационная совокупность «пять пар
женской обуви» состоит из реквизита-основания
«пять» и трех реквизитов-признаков:
«пара», «женская» и «обувь», имеет
экономический смысл и поэтому является
показателем. Совокупность логически
связанных реквизитов, имеющая юридическую
силу, называется документом.

6. Классификация экономической информации.

Машинной обработке информации
предшествует ее классификация и
кодирование.

Система классификации — это
совокупность правил и результат
распределения заданного множества
объектов на подмножества (классы) в
соответствии с признаками сходства или
различия. Выделяемое по признаку
подмножество объектов называется
классификационной группировкой.
Различают два метода классификации:
иерархический и фасетный.

Иерархический метод классификации
устанавливает между классификационными
группировками иерархические отношения
подчинения с последовательной детализацией
их свойств: класс, подкласс, группа,
подгруппа, вид и так далее. То есть
заданное множество последовательно
делится на подчиненные подмножества.
Например, учет материалов как заданное
подмножество делится на группы, подгруппы,
наименование, размер. Преимущества
иерархической классификации: большая
информационная емкость, логичность
построения. Недостаток: наличие
жесткой структуры и невозможность
группировки объектов по произвольному
объединению признаков.

Давайте в качестве примера создадим
иерархическую структуру Вуза, которая
позволила бы нам сгруппировать информацию
о студентах по следующим признакам:
факультет, возраст, пол, семейное
положение.

В данной системе на 0 уровне находится
факультет, уровень 1 названия факультетов,
которые выступаю в данном случае
классификационным признаком, уровень
2 признак возраст, разделенный на три
подгруппы, уровень 3 признак пол,
распадающийся только на две группы,
уровень 4 признак семейное положение,
делящийся также на две подгруппы и т.
д.

Глубина классификации в нашем примере
4.

Как видно из этого примера мы жестко
распределили студентов согласно
выбранным признакам и в случае, если у
нас возникнет необходимость изменить
или добавить новый признак в системе
это приведет к тому, что нам понадобиться
студентов перераспределять заново.

Фасетный метод классификации основан
на множестве независимых признаков.
Набор таких признаков может быть
произвольным, что позволяет группировать
объекты по любому сочетанию признаков.
Например, классификация продукции
“Обувь”. Признаком ее может быть “вид
материала”: хромовая обувь, кожаная
обувь и т. д.; “качество”: повседневная
обувь, модельная обувь; “возрастной
признак”: мужская, женская, детская.
Преимущества фасетной классификации:
большая гибкость структуры, возможность
группировки и поиска по каждой совокупности
признаков и др. Недостаток — сложность
построения.

Давайте вернемся, к примеру, рассмотренному
выше, и построим уже фа сетную систему
классификации для нашего Вуза.

Сгруппируем и представим в виде таблицы
классификационные признаки по фасетам.
Получим:

• Фасет название
  факультета.

• Фасет возраст.

• Фасет пол.

• Фасет семейное
  положение

Структурная
формула для класса примет вид K_S
=(Факультет, Возраст, Пол, Семейное
Положение).

Таблица же
будет иметь вид.

Название факультета.	Возраст.	Пол.	Семейное положение.
Правоведение	До 20 лет	М	Холост
Менеджмент	20 – 30 лет	Ж	Замужем

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Скачать программы    Все программы автора

2.3. Экономическая информатика

Информатика как наука возникла в результате целенаправленного
изучения информационных процессов. Предметом информатики является
выявление и изучение: свойств информации; закономерностей
переработки информации; процессов управления
переработкой информации в искусственных, социальных
и биологических системах.

Термин информатика
(Термин информатики (infbnnatique — франц.) введен во
Франции в 60-х гг., путем слияния двух
слов:information (информация)
и automatique (автоматика), для обозначения области, занимающейся
автоматизированной обработкой информации.)
трактуется поразному. Это может быть
и «научное направление, изучающее модели,
методы и средства сбора, хранения, обработки
и передачи информации», и «комплексная
научная и инженерная дисциплина, изучающая
все аспекты разработки проектирования,
создания, оценки, функционирования, применения
и влияния на различные области социальной
практики машинизированных (основанных
на ЭВМ) систем переработки информации».
В последнее время появилось другое определение:
информатика — это наука об описании, осмыслении, интерпретации,
представлении, формализации и применении знании с помощью средств
вычислительной техники для поиска нового знания во
всех областях деятельности человека (возможно,
в будущем именно это определение станет основным). В США аналогичным
кругом вопросов занимается computer science, или computing (последний термин встречается редко), а в Европе, всетаки,
— информатика.

Сравнивая
понятия «кибернетика» и «информатика», можно
сделать вывод, что хотя они и накрывают собой
пересекающиеся области знаний, однако различия
их принципиальны. Основная концепция, заложенная
в кибернетику, связана с разработкой теории управления
сложными динамическими системами. Информатика же занимается изучением
процессов преобразования и получения информации, практически не
решая задачи управления.

Словосочетание экономическая
информация (ЭИ) вошло в обиход в 60-х годах с внедрением
средств вычислительной техники в сферу
управления народным хозяйством. Ее исследование
позволило, во-первых, классифицировать
информацию (по месту возникновения (входящая,
исходящая), по участию в процессе обработки/хранения
(исходная, производная, хранимая без
обработки, промежуточная, результатная),
по отношению к функциям управления (плановая,
прогнозная, нормативная, конструкторско-технологическая,
учетная, финансовая и др.) и пр.), а во-вторых, выявить ряд особенностей,
влияющих на организацию автоматизированной
обработки:

1.ЭИ
специфична по форме представления. Она непременно
отражается на материальных носителях в виде первичных и сводных
документов, для повышения достоверности передача и обработка
ведется лишь юридически оформленной информации, то есть при наличии
подписи на традиционных или электронных документах (требует специальных
средств и организационных мероприятий).

2.ЭИ объемна. Качественное управление экономическими
про­цессами невозможно без детальной информации
о них. Совершенствование управления, возрастание объемов
производства в материальной и нематериальной сферах сопровождается
увеличением сопутствующих ему информационных потоков (требует
возрастающей производительности средств обработки и каналов связи).

З.ЭИ
циклично. Для большинства производственных и
хозяйственных процессов характерна повторяемость составляющих
их стадий и информации, отражающей эти процессы (однажды
созданные программы обработки информации могут многократно использоваться
и тиражироваться).

4.ЭИ отражает
результаты производственно-хозяйственной деятельности с помощью
системы натуральных и стоимостных показателей. При этом используются
количественные величины, цифровые значения (их удобно обрабатывать).

З.ЭИ специфична
по способам обработки. В процессе обработки преобладают
арифметические и, в первую очередь, логические (например,
сортировка или отбор) операции, а результаты представляются
в виде текстовых документов, таблиц, диаграмм и графиков
(дает возможность ограничиться определенным кругом проблемно ориентированных
программных средств).

Какой бы
сложной и «разумной» ни была автоматизированная система
обработки данных, ее применение бесполезно, если
входные данные неточно отображают свойства предметной области.
Роль и значение первичной информации переоценить невозможно. Поэтому
любому экономисту важно знать технологию работы с первичной информацией.

Для
регистрации любой хозяйственной операции, то
есть для получения первичных (исходных) сведений о процессах,
протекающих в объекте управления, необходимо выполнить такие действия,
как идентификация, привязка ко времени, измерение.

Идентификация — это действие, процесс, в результате которого устанавливают
(узнают, определяют) идентификатор объекта. Объектом
здесь может быть и субъект труда (кто выполнил операцию), и объект
труда (какая деталь обработана), и объект передачи (что передано),
и субъект передачи (от кого, кому), и пр.

Идентификатором называется комбинация признаков, сопоставленная с объектом
идентификации и однозначно отличающая его от
любого другого объекта (в данной информационной системе в пределах
данного класса объектов). Другими словами, идентификатор — это
уникальное имя объекта. Идентификатором может быть и цифровой код
получателя, и признаки защиты денежного знака.

В зависимости
от конкретных обстоятельств идентифицировать
требуется либо только вид объекта (например, модель холодильника,
достоинство банкноты, сорт ткани), либо и вид, и экземпляр
объекта (работник предприятия с его уникальным табельным номером,
смаркард).

Привязка
ко времени (датирование) —
действие, процесс, в результате которого фиксируется (документируется)
время/дата (возможно, начало и завершение) выполнения операции.

Измерение — это нахождение какой-нибудь мерой значения ка­кой-либо
величины. Способы, средства и единицы (штуки,
килограммы, литры, рубли) измерения существенно зависят от вида,
сущности объекта измерения. Объединяющим здесь является то, что
именно в процессе измерения формируются первичные дан­ные.

Процесс получения первичных данных имеет ряд особенностей,
которые необходимо иметь в виду при создании
автоматизированной системы обработки информации.

Прежде
всего следует учитывать, что сбор данных есть
обычный трудовой процесс, и он требует определенной квалификации
и затрат сил, времени. Причем затрат не малых, так как операции
сбора данных часто носят массовый характер. Кроме того, первичные
данные должны точно описывать первичные хозяйственные операции.
Иными словами, первичная информация должна быть достоверна.
Но и этого мало. Она должна быть еще и своевременной.

Наиболее важными требованиями, предъявляемыми к экономи­ческой
информации, являются; корректность, полезность, оперативность,
точность, достоверность, устойчивость,
достаточность.

Корректность информации
обеспечивает ее однозначное восприятие всеми
потребителями.

Ценность (или полезность) информации проявляется в том
случае, если она способствует достижению стоящей
перед потребителем цели.

Ценность
информации — это свойство относительное: одна
и та же информация имеет разную ценность для разных потребителей.
С течением времени ценность информации уменьшается — она
стареет. Однако следует иметь в виду, что старит информацию не
само время, а появление новой, которая отвергает полностью или
частично имеющуюся информацию, уточняет ее, дополняет, дает новое
сочетание сведений, приводящее к получению дополнитель­ного эффекта.

Оперативность отражает актуальность информации для необходимых расчетов
и принятия решений в изменившихся условиях.

Точность определяет допустимый уровень искажения как исходной,
так и результатной информации, при котором сохраняется
эффективность функционирования системы.

Достоверность определяется свойством информации отражать реально
существующие объекты с необходимой точностью.
Достоверность информации измеряется доверительной вероятностью
необходимой точности, т.е. вероятностью того, что отображаемое
информацией значение параметра не отличается от истинного зна­чения
этого параметра в пределах необходимой точности.

Устойчивость информации отражает ее способность реагировать на
изменения исходных данных без нарушения необходимой
точности. Устойчивость информации определяется выбранной
методикой ее отбора и формирования.

Достаточность
(полнота) информации
означает, что она содержит минимально
необходимый объем сведений для принятия
правильного решения. Не полная информация
(недостаточная для принятия правильного решения) снижает эффективность
принимаемых пользователем решений. Избыточность обычно снижает
оперативность и затрудняет принятие решения, но зато делает информацию
более устойчивой.

Структурные
компоненты ЭИ. Экономические
показатели опи­сывают разные
сущности как простые, так и сложные.
Каждая сущность (предмет, процесс, явление, объект) имеет определенные
свойства (вес, габариты, цена и пр.). Совокупность сведении,
отражающих какую либо сущность, называют информационной
совокупностью либо составной единицей информации. Обычно
информационная совокупность имеет
иерархическую структуру. Например,
«Данные о поставщике» включают его «Ф.И.0.», «Адрес», «Номенклатуру
товаров», «Условия поставки». «Адрес» предполагает «Почтовый
индекс», «Город» и т.д.

Степень
детализации информационной’совокупности конечна.
Неделимая далее на смысловые единицы информационная совокупность
получила название реквизит. При описании информационных систем
пользуются его синонимами: слово, элемент данных, атрибут.

Реквизиты (документов) — совокупность формальных элементов в
составе сделки или документа, отсутствие которых
лишает сделку или документ юридической силы; обязательные
данные, предусмотренные действующими правилами или законами
для документов, без которых документы не могут служить основанием
для современных операций. Хотя реквизит является основным
элементом экономической информации (дата, сумма, наименование и
т.д.), он, взятый отдельно, не имеет экономического смысла.

Различают два вида реквизитов: реквизит-признак и реквизит-основание.
Если реквизит описывает качественное свойство
информации (время или место действия, Ф.И.0. исполнителя
и ар.), то его называют реквизит-признак. Если
же реквизит представляет количественную характеристику
(объем продукции в штуках, цена в рублях и пр.), то его называют реквизит-основание .

Сочетание
одного реквизита-основания с одним или несколькими
соответствующими ему реквизитами-признаками образует показатель. Показатель —
качественно определенная величина, дающая количественную
характеристику отображаемому объекту (предмету, процессу,
явлению}, имеющая экономическийсмысл. Это информационная
совокупность наименьшего состава, достаточная для образования
самостоятельного сообщения или формирования документа. Например,
информационная совокупность «пять пар женской обуви» состоит
из реквизита-основания «пять» и трех реквизитов-признаков:
«пара», «женская» и «обувь», имеет экономический смысл и
поэтому является показателем. Совокупность логически связанных
реквизитов, имеющая юридическую силу, называется документом
(Документированная информация (документ) — зафиксированная
на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать).

Электронное делопроизводство ГОСТ Р 7.0.8.-2013, заменивший ГОСТ Р 51141-98, описывает все действующие в законодательстве РФ термины и определения делопроизводства и архивного дела. Вы можете ознакомиться с ним, а также сохранить эту страницу в закладки браузера.

Предисловие

1. Разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства.

2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».

3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст.

4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

5 Взамен ГОСТ Р 51141-98

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru).

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.

Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».

Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом.

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения

ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы

Примечание — При пользовании настоящим стандартом, целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. Термины и определения

3.1 Общие понятия

1. Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2. Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3. Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4. Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5. Служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6. Архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

7. Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

8. Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

9. Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

10. Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

11. Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

12. Носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

13. Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

14. Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

15. Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

16. Аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

17. Достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

18. Целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

19. Пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

20. Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22. Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23. Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24. Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

25. Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии’ с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26. Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

27. Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

28. Текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

29. Изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

30. Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.

31. Аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

32. Видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

33. Кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

34. Фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

35. Графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

36. Реквизит документа: Элемент оформления документа.

37. Формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

38. Хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

39. Экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

40. Срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

41. Постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.

42. Временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

43. Доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

3.2. Делопроизводство

3.2.1. Документирование

44. Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.

45. Средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

46. Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

47. Вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

48. Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

49. Унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

50. Табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

51. Альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

52. Оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.

53. Согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

54. Лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

55. Виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

56. Гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

57. Подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58. Подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

59. Электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

60. Утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.

61. Гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

62. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.

63. Дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.

64. Место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации — автора документа.

65. Резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

66. Текст документа: Основная содержательная часть документа.

67. Адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.

68. Отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).

69. Отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.

70. Отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.

71. Печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

72. Официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.

3.2.2. Организация работы с документами

73. Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

74. Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

75. Объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

76. Документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

77. Плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.

78. Включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.

79. Метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

80. Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

81. Миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

82. Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.

83. Предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

84. Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

85. Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

86. Регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

87. Государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.

88. Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

89. Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

90. Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

91. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.

92. Оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

93. Документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

94. Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

95. Дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

96. Электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

97. Признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.

98. Формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

99. Оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.

100. Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.

101. Внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

102. Лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.

103. Индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

104. Опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

105. Уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

3.3. Архивное дело

3.3.1. Хранение и учет архивных документов

106. Государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

107. Муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

108. Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.

109. Архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

110. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

111. Объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.

112. Архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

113. Архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.

114. Фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.

115. Фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.

116. Обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.

117. Обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.

118. Архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

119. Режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

120. Реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.

121. Консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.

122. Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.

123. Страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.

124. Страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.

125. Фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.

126. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

127. Учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

128. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

129. Единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.

130. Единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

131. Учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

132. Список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.

133. Лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.

134. Архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.

135. Проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.

136. Топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.

3.3.2. Комплектование архива

137. Комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

138. Критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

139. Источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

140. Выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

141. Перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.

142. Документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

143. Документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.

144. Документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

145. Особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

146. Уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.

147. Упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

148. Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.

3.3.3. Информационная деятельность архива

149. Информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.

150. Использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

151. Пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.

152. Организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.

153. Пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

154. Владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

155. Собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.

156. Ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.

157. Публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.

158. Документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.

159. Описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.

160. Описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.

161. Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.

162. Система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.

163. Архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

164. Опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

165. Архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

166. Архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.

167. Архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

168. Обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.

169. Тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.

170. Историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

171. Каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.

172. Архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.

173. Архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

174. Архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

1.

Докладчик:
ст. гр. МТП21-16-01
А.И. Салишев

2.

Информация – сведения, независимо от формы
их представления, воспринимаемые человеком или
специальными устройствами как отражение
фактов материального мира в процессе
коммуникации (ГОСТ 7.0-99).
Информация – сведения об объектах и явлениях
окружающей среды, их параметрах, свойствах
и состоянии, которые уменьшают степень
неопределенности, неполноты имеющихся знаний.

3.

Информацию можно рассматривать как ресурс,
аналогичный материальным, трудовым и денежным
ресурсам. Информационные ресурсы – совокупность
накопленной информации, зафиксированной на
материальных носителях в любой форме,
обеспечивающей ее передачу во времени и пространстве
для решения научных, производственных,
управленческих и других задач.
Информация может быть оценена количественно
(к примеру, по количеству используемых документов)
и определена качественно (например, по сложности
выполняемой задачи).

4.

Экономическая информация – это
преобразованная и обработанная совокупность
сведений, отражающая состояние и ход
экономических процессов. Экономическая
информация циркулирует в экономической
системе и сопровождает процессы производства,
распределения, обмена и потребления
материальных благ и услуг. Она описывает
разные сущности (предметы, явления, процессы),
которые имеют определенные свойства (вес,
габариты, цена и др.)

5.

Совокупность сведений, отражающих какую-либо сущность,
называется составной единицей информации. Составной
единицей являются реквизиты
Реквизиты – совокупность формальных элементов,
выражающая определенные свойства объекта.
Документ – совокупность логически связанных реквизитов,
имеющих юридическую силу
Массив – совокупность документов, объединенных
по определенному признаку

6. Информация классифицируется:

по функциям управления:
а) Учетная
б) Плановая
в) Оперативная
г) Статистическая
по месту возникновения:
а) Входная информация
б) Выходная информация
в) Промежуточная
по стадиям образования:
а) Первичная
б) Вторичная

7.

по степени стабильности:
а) Постоянная
б) Условно-постоянная
в) Переменная
по способу отображения:
а) Текстовая
б) Графическая
по признаку насыщенности:
а) недостаточную;
б) достаточную;
в) избыточную;
г) полезную;
д) бесполезную

8. Требования к информации:

При обработке экономической информации
автоматизированным способом к ней предъявляется
ряд требований:
а) Полнота данных и рациональность
б) Аналитичность данных
в) Своевременность информации
г) Достоверность информации
д) Информация должна представлять ценность
е) Оперативность получения информации
ж) Сравнимость данных
з) Перспективность информации

9. Безтекстовые формы интерпретации:

Таблицы отображают компактное концентрированное
отражение деятельности предприятия в цифровом
выражении.
Графики являются масштабным изображением
показателей и их зависимости с помощью
геометрических фигур

10. Текстовые формы интерпретации:

Многомерные сравнения используются при
необходимости дать оценку деятельности нескольких
предприятий одной отрасли, страны, субъекта.
При группировке информации протекает деление массы
изучаемой совокупности объектов на количественно
однородные группы по соответствующим признакам.
Метод сравнения. Сравнением называется научный
метод познания, в процессе которого неизвестное
явление или предметы сопоставляются с уже
известными, изучаемыми ранее, с целью определения
общих черт либо различий между ними.

11.

12. Таблица 1 – Динамика показателей

Показатель
Объем производства, т
Содержание полезного вещества,
%
Прошлый период
Отчетный период
5000
5300
15
13

13. Таблица 2 – Динамика показателей с абсолютным и относительным изменением фактического объема производства продукции

Базисный год
Отчетный год
Изменения
абс.
Изменения
отн.
Объем
производства,
тонны
5000
5300
300
6
Индекс показателя
качества
1.07
0.93
-0.14
-13
5350
4929
-421
-7.87
Показатель
Объем
производства,
пересчитанный на
стандартное
качество, тонны

14. Спасибо за внимание!