Согласование договора бизнес процесс битрикс 24 - Контакты компаний и предприятий

Симптомы болезни
Почему Битрикс24?
Почему НЕ конструктор бизнес-процессов Битрикс24
Техническое задание на бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24
Реализация — красивый и удобный бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24
- Логика бизнес-процесса согласования договоров
- Интерфейсы бизнес-процесса согласования договора в Битрикс24
- Связь с другими бизнес-процессами
Выводы

Этот пост – очередной в серии публикаций о большом внедрении Битрикс24 в крупной и быстро растущей торговой сети.

Краткое описание работы в портфолио;
Специальные бизнес-процессы, открытие магазинов и конструктор;
Превращаем задачи Битрикса в инструмент технической поддержки по ITSM. Собственные статусы задач, матрица переходов и отчеты;
Полноценная интеграция Задач Битрикса с электронной почтой “со всеми остановками”;
Процесс согласования договоров в Бирикс24 с возвратами на предыдущие статусы, уведомлениями и историей. Битрикс.Диск и документооборот;
Интеграция Битрикс24 и MS Project для проектного учета времени и прогнозирования загрузки ресурсов

Симптомы болезни

Тонны бумажных документов — неотъемлемая часть жизни организации. По мере роста появляется огромное количество договоров, счетов, актов и внутренних документов. «Бумажки» начинают мешать реальной работе:

Согласование договора с важным клиентом затягивается на месяц;
Документы теряются внутри организации;
Непонятно: кто, что и от кого ждёт — ответственного не найти;
Электронные версии документов хранятся на компьютерах сотрудников и передаются друг другу по почте или на флешках;
Чтобы найти нужный договор, надо пройти цепочку из трёх, пяти, пятнадцати человек.

Есть хотя бы два симптома из списка? Поздравляем, у вас волчанка вы страдаете от бумажной волокиты.
К счастью, болезнь известна давно, и лекарство придумано. Поможет автоматизация бизнес-процессов и система электронного документооборота (СЭД). Как и многие лекарства, эти меры довольно болезненны — люди не любят перемены. Ваши сотрудники могут сопротивляться нововведениям. Понадобятся воля и настойчивость.

Хорошие лекарства обычно дороги. Автоматизация бизнес-процессов и СЭД — не исключение. Если сложить стоимость лицензий и внедрения, то для средней организации из 100 – 300 человек это суммы порядка 2 000 000 – 5 000 000 р. Срок внедрения — от 6 месяцев.

Мы знаем, как помочь быстрее и дешевле. В Битрикс24 автоматизируются бизнес-процессы и строится система электронного документооборота.

120 000 рублей в год— оставьте заявку на демонстрацию!

Наш модуль стоит всего 120 000 рублей в год. Оставить заявку можно через форму выше или в конце статьи.
В этой статье мы будем говорить об электронном согласовании документов. Этот бизнес-процесс используется в каждой организации. Дальше мы расскажем, как делали согласование документов в Битрикс24 для торговой сети компании, название которой мы не можем упоминать по договору NDA.

Сеть магазинов работает в популярном сегодня в России формате магазинов фиксированных цен. В компании около 140 магазинов и 300 сотрудников.

Сначала выводы. Что получит бизнес после реализации электронного согласования документов на Битрикс24:
Снижение сроков согласования документов. Прогнозируемость. Повышение ответственности и дисциплины — всегда понятно, чей сейчас шаг. Хранение документов в одном месте. Версионируемость. Быстрый поиск нужного документа.

Почему Битрикс24?

Чем Битрикс24 полезен для процесса согласования договоров?

В Битрикс24 замечательная система задач. Лично я считаю, что это самая удобная и продуманная часть системы. Так и хочется сделать все шаги согласования договора отдельными задачами. Со своими ответственными, наблюдателями, крайними сроками и т.д.;
В Битрикс24 неплохие инструменты для хранения электронных версий документов и совместной работы над ними — версии, совместное редактирование, хранение, общий доступ;
Комментарии, упоминания сотрудников, приложение файлов — простые функции, без которых никуда. Из коробки, без дополнительной оплаты;
REST API для разработчиков — нам доступны любые сущности Битрикса и можно создавать свои. Эти методы документированы Битриксом и после обновления все продолжит работать.

Как видите, плюсов достаточно. Самые въедливые товарищи спросят — а почему вы не сделали согласование договоров на стандартном конструкторе бизнес-процессов Битрикс24? И нам есть, что ответить.

Почему НЕ конструктор бизнес-процессов Битрикс24

Если честно, вначале мы так и сделали — предложили клиенту сделать согласование документов на конструкторе бизнес-процессов Битрикс24. Мало того, клиент согласился и мы, потратив 30 часов, такой бизнес-процесс сделали.

Однако, когда реальные пользователи начали тестировать бизнес-процесс, комментарии были негативные. Что не устраивало:

Не хватало общего списка согласуемых договоров и отслеживания статусов согласования;
Не использовались задачи. Сотрудники привыкли к ним;
Требовалось реализовать дополнительные сценарии.

Основная претензия — неудобные интерфейс, невозможность посмотреть детальную информацию о согласовании.

По итогам обсуждения с клиентом решили, что процесс согласования легче сделать с нуля, идеально подогнав его под пожелания сотрудников.

Чтобы не обмануть ожидания клиента, надо как можно лучше их узнать.

Техническое задание на бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24

Некоторые клиенты считают, что техническое задание это вещь в себе. Вещь, нужная только разработчикам, чтобы отмахиваться от пожеланий заказчика.
Тут мы в корне не согласны.

Техническое задание нужно, чтобы заказчик понял, что именно он хочет. И тут мы, как специалисты, помогаем найти лучшее решение задачи. С точки зрения удобства, стоимости и сроков.

Техническое задание на согласование договоров мы сделали очень быстро — всего 15 часов работы.

Вот план получившегося 12-страничного документа:

Блок-схема;
Старт нового согласования договора;
Первичное согласование;
Страница со списком СД;
Детальная страница СД;
Согласование со всеми участниками;
Согласование с арендодателем;
Договор согласован;
Повторное согласование с коллегами;
Оценка

Для каждой страницы, мы спроектировали интерфейс. Ниже, для примера, прототип интерфейса детальной страницы согласования.

Представьте, как удобно обсуждать будущие страницы не «на пальцах», а видя, как они будут выглядеть в реальности. В итоге, всего за 15 часов проектирования (мой личный рекорд:)) клиент получил четкое понимание, как будет выглядеть и работать согласование договоров. А приятным бонусом идёт оценка реализации в часах работы специалиста. Точная, под которой мы, как разработчики, готовы подписаться.
Хорошее техническое задание сделало проект предсказуемым и понятным.

Реализация — красивый и удобный бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24

Как мы видим решение этой ситуации.

Логика бизнес-процесса согласования договоров

Тезисно, с ключевыми аспектами.

Блок-схема

Первым делом, после изучения пожеланий клиента, мы составили блок-схему. Прямо как на уроках программирования в школе.:)
Схема достаточно интересная, рекомендуем подумать о ней отдельно.

Статусы согласования

Чтобы процесс согласования мог «двигаться» по блок-схеме, мы ввели статусы.

Отдельный статус согласования есть у каждого согласующего. Всего их четыре:

Ожидает согласования;
Согласовано;
Согласовано с замечаниями;
Не согласовано.

В зависимости от сочетания этих статусов, выставляется статус согласования для всего документа:

Новый;
Согласование;
Ожидание;
Согласование с арендодателем;
Согласован;
Не согласован.

Дополнительные статусы задач

Наш бизнес-процесс согласования договоров «построен» на задачах. По алгоритму, изображенному на блок-схеме, создаются задачи на согласующих. Автоматически указывается крайний срок — +2 рабочих дня от момента создания задачи.

За это время, согласующий должен ознакомиться с договором и принять решение, согласовать его или нет. Вот тут уже стандартных функций задач Битрикс24 недостаточно. Ведь согласующий должен при завершении задачи указать, согласует он договор или нет.

Вместо стандартной кнопки «Завершить» мы добавили три отдельных:

Согласовано;
Согласовано с комментариями;
Не согласовано.

Если сотрудник выбирает два последних варианта, нужно оставить комментарий. Его наличие проверяется автоматически. Молча не согласовать не получится.

Эти кнопки — внешнее отражение новых, дополнительных статусов задач.

Интерфейсы бизнес-процесса согласования договора в Битрикс24

Как все это работает

Старт согласования договора

Чтобы сотрудники быстро освоились с новым бизнес-процессом, его надо сделать удобным. Мы уделили интерфейсам особое внимание.
Начинается бизнес-процесс согласования договора с указания названия, приложения файла договора и назначения ответственных.

По умолчанию, при старте согласования договора уже выбраны сотрудники, наиболее часто выполняющие обязанности согласующих. Но при необходимости ответственных можно изменить.

Интересная особенность — при старте согласования можно выбрать двух руководителей. Если кто-то не согласует документ вовремя (срок задаётся), им отправляется письмо с указанием нерадивого сотрудника. Таким простым способом можно держать руководителей в курсе, а ответственных в страхе.:)

Страница со списком процессов согласования договоров

На этой странице видны все запущенные бизнес-процессы согласования договоров.

Неофициально мы называем её «светофор» — благодаря цветовой идентификации, достаточно одного взгляда, чтобы оценить ситуация в целом. Очень удобно для руководителей — погружаться и тратить время нужно, только если есть проблема.

Обычный светофор даёт минимум информации. А наша страница нет. Все дополнительные данные доступны за один клик:

Кто отвечает за согласование;
Какой крайний срок;
Ссылка на текущую версию договора;
Ответственные по ролям (юрисконсульт, главбух и т.д.);
Какой комментарий оставили к согласованию.

Страница при этом не перезагружается, ждать не надо.

Если же нужна вся информация о согласовании договора, можно перейти на детальную страницу.

Детальная страница согласования договора

Эта страница аккумулирует всю нужную информацию о процессе согласования.

Давайте остановимся на самых интересных моментах.

Лист согласования

Мы автоматически формируем лист согласования в формате .PDF. Его можно в любой момент скачать, распечатать и приложить к бумажной версии договора. Удобно и экономит время. Текущая версия договора

Элементарная функция, но теперь последняя версия договора всегда будет под рукой.
История версий

Вы знаете, как сильно меняется документ в процессе согласования. Часто старые версии теряются, а в них тоже находится важная информация. Для хранения электронных версий документа используется Битрикс Диск. Он поддерживает историю версий. Все копии документа будут сохранены. По крайней мере, пока не кончится место в корпоративном портале. Комментарии к согласованию

Вся переписка по процессу согласования хранится в одном месте. Сюда же комментариями добавляются запрошенные участниками файлы. Удобная функция, которую сразу оценили пользователи — смотрите, как конструктивно идёт обсуждение. Это реальный скриншот.
Ссылки на задачи согласующих

Как мы помним, на каждого согласующего ставится отдельная задача. В них можно вести обсуждение с конкретным согласующим.

Внешний вид задачи бизнес-процесса согласование договора

Мы добрались до задач. Именно благодаря удобству этой сущности, пользователи быстро привыкли к новому бизнес-процессу.
Все задачи по согласованию вынесены в отдельную вкладку. Найти нужную можно за два клика — открыть список задач и выбрать вкладку Согласую.
Название задачи формируется по шаблону — уже из заголовка понятно кто и что делает. Это удобно для руководителей — не надо открывать задачи.
В каждой задаче на согласование есть ссылка на детальную страницу бизнес-процесса согласования и на файл договора. Оставить заявку на демонстрацию

Связь с другими бизнес-процессами

Вы можете спросить, где же тут система, ведь разобрали только один бизнес-процесс согласования договора.

Наша позиция в этом вопросе — кушать слона кусочками.

Например, у клиента есть большой и сложный бизнес-процесс открытия торговой точки. От старта до финиша несколько сотен этапов и задач. Продумать и сделать всё сразу, одним махом — сложно, дорого, долго.

Мы разбиваем этот процесс на несколько небольших. Выбираем наиболее болезненные (те, где потери времени и денег у клиента максимальны) и начинаем с них.

Согласование договоров в Битрикс24 в дальнейшем будет связано с другими бизнес-процессами заказчика. Так, постепенно, шаг за шагом мы получим не просто систему электронного документооборота, а целый набор инструментов, закрывающих основные бизнес-потребности клиента.

Выводы

Давайте еще раз посмотрим, что получит бизнес после реализации электронного документооборота на Битрикс24:

Меньше бюрократических препятствий для старта реальной работы — согласование договора с ключевым клиентом не затянется на месяц;
Электронная версия любого документа всегда под рукой. Найти нужный можно за 20 секунд;
Больше не надо терять время на поиски «крайнего». Всегда понятно, кто отвечает за конкретный документ. Контролировать время прохождения документа по организации можно автоматически. С оповещением руководства в случае задержек;
Документ не потеряется. Также доступна вся история изменений с возможностью скачать старую версию.

Обратите внимание! В этой статье описан кейс внедрения у конкретного клиента. Мы создали готовый модуль согласования договоров, который может быть установлен в ваш Битрикс24 и настраивается самостоятельно. Ссылки: Модуль Мини-СЭД для Битрикс24 и Описание согласования договоров и документов в Битрикс24

А что бизнес теряет, в отсутствии системы документооборота?

Если посчитать потери от неорганизованной работы с документами в масштабах средней организации, сумма получается значительной.

Средний сотрудник тратит 30 – 60 % на работу с документами (по исследованию Siemens Business Services and IT Solutions). Допустим у вас 200 сотрудников. Возьмём минимальные 30 %. Это 7 200 часов работы в месяц (200 * 120 * 0,3).

После внедрения системы электронного документооборота, потери времени снижаются на 50 %. Пусть даже не 50 %, а всего лишь 10 %. Это 720 сэкономленных часов работы. Если средняя стоимость часа работы вашего сотрудника 400 р. (зп 50 000 р. и 120 эффективных часов работы в месяц), то за месяц вы будете экономить 290 000 р.
Это без учёта эффекта от оптимизации бизнес-процессов и улучшения системы контроля и управления.

Как видите, внедрение системы электронного документооборота на основе Битрикс24 процедура выгодная. Наносит совершенно конкретную, измеримую бизнес-пользу.

Если тема заинтересовала — звоните, обсудим ваше внедрение. Или заполните форму ниже — мы сами свяжемся с вами.

Вам может быть интересно:

Внедрение Битрикс24
Бизнес-процессы Битрикс24
Универсальное согласование документов» для Битрикс24

Источник

Часто согласовываете договора с клиентами? Нам знакома эта «головная боль»! Автоматизируйте процесс согласования договора с клиентом с помощью нашего шаблона бизнес-процесса в Битрикс24.

Установите приложение Пинкит, в состав которого входят различные интеграции!

в доменной зоне RU в доменной зоне BY в доменной зоне KZ в доменной зоне UA

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Имеется компания, которой приходится часто и много согласовывать договора с клиентами. Необходимо автоматизировать этот процесс в Битрикс24, чтобы согласование договора можно было запустить непосредственно из сущности «Сделка» в CRM.

Особенностью данного процесса является поддержка итераций согласования договора — процесс должен входить в финальную стадию тогда, когда компания и клиент придут к устраивающей всех версии договора.

Вы можете собрать и настроить данный бизнес-процесс самостоятельно, следуя описанию алгоритма, приведенного ниже или заказать у нас его доработку под ваши условия и внедрение на вашем предприятии.

Заказывая автоматизацию данного кейса в Пинол, вы получите рабочий бизнес-процесс «под ключ».

2. Алгоритм действий по внедрению данного бизнес-процесса

Для автоматизации этого кейса, мы создали файл с готовым бизнес-процессом.

Также вы можете создать бизнес-процесс самостоятельно по схеме, приведенной ниже.

Блок-схема стартовой стадии бизнес-процесса согласования договора с клиентом (часть 1 из 3):

Блок-схема основной стадии бизнес-процесса согласования договора с клиентом (часть 2 из 3):

Блок-схема завершающей стадии бизнес-процесса согласования договора с клиентом (часть 3 из 3):

2.1. Импортировать файл с готовым бизнес-процессом в Битрикс24

Создание бизнес-процесса в Битрикс24. Откройте: CRM / Настройки / Роботы и бизнес-процессы / Бизнес процессы:

Нажмите «Добавить шаблон» в блоке «Сделка»:

В открывшемся окне параметров шаблона, введите название бизнес-процесса. В чекбокс «Автоматически запускать» оставьте галочку «При добавлении» и нажмите кнопку «Сохранить».

Созданный бизнес-процесс откроется в дизайнере бизнес-процессов. Нажмите кнопку «Импорт» и подтвердите замену текущего шаблона.

Выберете файл бизнес-процесса, который вы получили на шаге 2.1. данного алгоритма и нажмите кнопку «Импортировать».

В результате в списке ваших бизнес-процессов для сделки появится новый, который мы только что создали:

Весь бизнес-процесс состоит из 3-х стадий:

стартовой (первая часть блок-схемы),

основной (вторая часть блок-схемы),

завершающей (третья часть блок-схемы).

1 стартовая часть

На стартовой стадии работы бизнес-процесса выполняется:

поиск руководителя ответственного за сделку сотрудника, из которой вызывается бизнес-процесс,

руководитель выдает согласие на заключение договора из сделки (если согласие не получено, то бизнес-процесс завершается),

юрист осуществляет проверку компании,

руководитель одобряет контрагента (при не одобрении бизнес-процесс завершается),

создается новая папка на диске, в которую загружается исходный вариант договора с клиентом. Ссылка на папку диска прописывается в карточке сделки.

2 основная часть

На основной стадии бизнес-процесса выполняется:

проверка наличия замечаний у клиента,

проверка наличия замечаний у юриста компании. Если замечания есть, то в папку диска выкладывается версия с замечаниями.

Процесс продолжается до тех пор, пока ни у клиента, ни у юриста не останется замечаний. При этом, если версия договора с комментариями юриста не получила замечаний у клиента, то к юристу она больше не возвращается.

3 завершающая часть

На завершающей стадии работы бизнес-процесса руководитель фиксирует, что он подписал договор и договор отдается на исполнение ответственному за сделку, которому приходит соответствующее уведомление.

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Источник

Комплексное решение для коробочной версии

МЫ

Проанализировали процессы согласования договоров в разных компаниях;

Разработали универсальную схему согласования;

Автоматизировали её при помощи инструментов Битрикс24

и предлагаем вам готовое решение по автоматизации процесса согласования
договора в Битрикс24

В ГОТОВОЕ РЕШЕНИЕ «согласование договоров» ВКЛЮЧЕНО

1. Схема согласования

Мы предлагаем типовую схему процесса прохождения согласования договоров.

Вы можете отредактировать схему под особенности вашей работы.

2. Бизнес-процессы

Каждое решение основано на списках и системе из нескольких бизнес-процессов.

Мы установим и настроим на вашем портале всё необходимое.

3. модули и активити

В решение входит набор дополнительных модулей и активити.

Вы сможете в дальнейшем использовать их для других задач.

4. 30 часов работ

В каждой компании есть уникальные особенности, которые нужно учесть.

Наши аналитики и разработчики адаптируют решение под вас.

ОБЩАЯ СХЕМА СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРОВ

Согласование договоров, в целом, состоит из 3 основных этапов и 6 ролей.

Этапы согласования договора

Внутреннее согласование
Согласование с контрагентом
Обмен оригиналами

Роли участников процесса:

Инициатор — запускает согласование.
Внутренний эксперт — сотрудник, отвечающий за реализацию обязательств по договору с вашей стороны. Он подтверждает возможность выполнения условий договора со стороны вашей компании, а также его выгодность.
Руководитель инициатора — согласовывает основные условия и содержание договора.
Согласующие — как правило, юрист, финансист/бухгалтер, служба безопасности и другие сотрудники, согласовывающие условия и формулировки договора.
Директор (генеральный директор) — утверждает условия договора, принимает решение в спорных случаях и сложных согласованиях.
Секретарь/офис-менеджер — сотрудник, отвечающий за подготовку документов к печати, их распечатку на бумажном носителе, отправку экземпляров контрагенту.

Этапы делятся на отдельные бизнес-процессы, роли можно добавлять или сокращать.

бизнес — процессы

Управляющий процесс

цепочка статусов

Последовательный бизнес-процесс, в котором по очереди запускаются бизнес-процессы для отдельных статусов. Этот процесс является контроллером, который проверяет статус документа и запускает нужный подпроцесс.

гибкость настройки
и управления

Такая архитектура бизнес-процессов даёт возможность легко перезапускать процессы отдельных этапов и добавлять какие-то особенные подпроцессы. Например, какие-то дополнительные задачи после получения скана с подписью клиента.

Процессы по статусам

С технической точки зрения каждый статус является самостоятельным бизнес-процессом, который ведёт к изменению статуса документа.

1. Запуск согласования

на этом этапе выполняются автоматические проверки (заполнение обязательных полей) и вычисляются данные необходимые для дальнейшего согласования. Например, в зависимости от суммы договора могут быть подключены дополнительные согласующие и т.д.

2. согласование с экспертом

Эксперт — это сотрудник компании, который отвечает за выполнение условий договора с вашей стороны. На данном этапе он проверяет соответствуют ли условия договора возможностям компании (например, реальность указанных сроков поставки, актуальность цен, объем работ и т.д)

Эксперт может отклонить договор и вернуть на исправление Инициатору. После исправления и согласования с Экспертом договор переходит к руководителю.

3. согласование с руководителем

Руководитель инициатора проверяет договор и даёт экспертную оценку, кто должен участвовать в дальнейшем согласовании.
Например, если договор на небольшую сумму и заключается по вашей типовой форме, то руководитель под свою ответственность направляет договор на подписание.

В остальных случаях руководитель направляет договор на внутреннее согласование.

4. внутреннее согласование

Если руководитель определяет, что по договору требуется дополнительное согласование, то ставятся задачи юристу, финансисту, а также службе безопасности проверить корректность договора.
В спорных ситуациях на этом же этапе привлекается директор/руководитель.

Все участники согласования дают комментарии к документу, которые вносит в итоговый документ уполномоченный сотрудник.
После исправления запускается повторное согласование документа.
*Подробнее об инструментах для согласования ниже

5. Подписание

После успешного согласования договора для Секретаря ставится задачи «Организовать подписание» или «Сформировать версию для ЭДО».

После подписания договора с нашей стороны секретарь загружает скан подписанных документов в карточку согласования.

6. обмен оригиналами

Инициатор согласования указывает, кто первым отправляет оригинал документа: мы или контрагент, а также способ отправки, адрес получателя и т.д.

В зависимости от порядка отправки документ регистрируется в журналах Исходящей и Входящей корреспонденции и ставятся задачи для Секретаря на отправку наших документов, а для Инициатора «Проконтролировать возврат».

Бизнес-процесс завершается только после получения наших экземпляров документов.

Дополнительные процессы

В процессе согласования возникают дополнительные задачи, например, нужно внести правки в уже согласованный договор или указать, что договор не будет заключен.

В большинстве компаний добавляются еще какие-то команды, которые можно запускать из карточки согласования.

Корректировка

Если договор был уже согласован, то при внесении корректировки, он будет отправлен на повторное согласование к руководителю. Руководитель принимает решение, требуется ли дополнительное согласование с другими участниками, либо правки не являются критичными.

Отклонение

Если договор по каким-то причинам не будет согласован, то его можно Отклонить. В этом случае статус будет изменён на Отклонено, а участники согласования получат оповещения об этом.

Какие инструменты и интерфейсы добавлены

1. чат

Для каждого согласования можно создать чат для обсуждения возникающих вопросов.
При создании чата в него автоматически добавляется Инициатор и есть возможность пригласить других участников.

2. задачи

Прямо из карточки согласования можно создать новую задачу и она будет отображаться в карточке в специальной таблице.
В этой же таблице видны все задачи, которые создаются автоматически по ходу согласования.

3. задания

Задания бизнес-процессов для участников согласования так же видны в карточке.

Не нужно переходить на другую страницу, чтобы согласовать или отклонить документ.

4. История

В карточке согласования видна вся история процесса: кому было поставлено задание на согласование, кто из сотрудников уже принял решение.
Видны комментарии участников согласования, а также все изменения статусов.

5. файлы

Файлы согласования хранятся на общем диске. Папки с ними имеют древовидную структуру и поэтому найти нужный документ очень легко.
В карточке согласования есть ссылки на папку и на документы согласования (файл договора, протокола разногласий, сканы).

6. обмен оригиналами

Процесс обмена оригиналами также отображается в карточке договора. Можно посмотреть, когда был отправлен документ, когда ждём Входящий.
Есть ссылки на Исходящий и Входящий документ в реестре договоров.

Какие модули используются в решении

При покупке решения вы получите купоны на все необходимые модули. Купон даёт право установить модуль на вашем проекте и в течение года получать все выходящие для него обновления.
На модуле в составе решения действует специальная цена, это получается выгоднее, чем покупать их по отдельности через Маркетплейс.Битрикс24.