Любой документ, в том числе и бухгалтерский, представляет собой группу элементов – реквизитов. Расположенные определенным образом, реквизиты образуют структуру документа и регламентируются ГОСТ. Общее число возможных реквизитов – 30. Бухгалтерские документы и их реквизиты прописаны в ФЗ №402 от 31-12-17 «О бухучете». Различают обязательные и необязательные (дополнительные) реквизиты бухгалтерской документации.
Как оформляются реквизиты документов?
Документы, регистры и реквизиты
Всякий факт хозяйственной жизни организации нуждается в подтверждении. Им служит надлежащим образом оформленный первичный бухгалтерский документ. Право на совершение хозяйственной операции также может регламентироваться документально. Роль первичных документов исключительно велика, однако его показатели — реквизиты — не все имеют различное значение и вес в структуре первичных учетных данных.
Реквизит «подпись» и его роль в документе
В ст. 9-2 ФЗ №402 перечислены основные реквизиты бухгалтерских документов:
- Наименование документа (формы): приходный кассовый ордер, акт на списание материалов, счет-фактура и др.
- Название организации.
- Единицы измерения.
- Измерители — стоимостные, вещественные.
- Содержание документа, суть факта хозяйственной жизни, который он фиксирует.
- Календарная дата его составления.
- Должности ответственных за события хозяйственной жизни, отраженные в документе.
- Подписи с расшифровкой фамилии и инициалов, которые визуально считываются и идентифицируются.
Без наличия основных реквизитов или их части любой документ теряет юридическую силу и подтверждающим являться не будет.
Как оформлять первичные документы?
Кроме первичной документации, существуют и учетные регистры бухгалтерии, назначение которых – группировать первоначально учтенные данные. Обязательными в этом случае, согласно ст. 10-4 ФЗ №402, будут:
- наименование регистра;
- название организации;
- период, за который вносятся данные, или время ведения;
- вид группировки (систематическая, хронологическая);
- стоимостной показатель, в каких единицах он выражен;
- должности ответственных за ведение регистра;
- подписи с расшифровкой.
Как видно из приведенных данных, значительная часть обязательных реквизитов в обоих случаях совпадает.
Часто в целях более полного раскрытия учетной информации требуется вводить дополнительные реквизиты – номер документа, банковские данные и др., без которых невозможно провести корректный платеж или отследить движение денежных средств, основание операции и др. Они отражают особенности хозяйственных операций по различным участкам учета.
Существуют типовые формы бухгалтерских документов и регистров, в которых представлены все необходимые реквизиты. Организация имеет право разрабатывать и собственные учетные формы, если в типовых бланках необходимые им отсутствуют, с соблюдением законодательных норм. Кроме того, в утвержденные учетные формы имеется возможность внести собственные изменения, добавив те или иные важные для организации реквизиты. При этом произвольное изъятие реквизитов унифицированной формы не допускается.
Внимание! Изменения в типовые формы и бланки необходимо отразить в учетной политике, с приложением образцов бланков и скорректированных форм по ОКУД.
Первичные документы и практика их использования
Бухгалтерская и налоговая отчетность формируется на основании одних и тех же первичных данных бухгалтерских документов. Ошибки и недочеты при заполнении реквизитов могут не только исказить бухгалтерскую отчетность, но и привести к конфликтам с ИФНС, претензиям со стороны фискальных органов к составленным декларациям по налогам. Возникают проблемы и во взаиморасчетах контрагентов, отказ в оплате поставки товаров, оказанных услуг, работ. Об этом свидетельствует и судебная практика.
Некоторые спорные ситуации, возникающие в сфере применения первичных документов и их реквизитов, рассмотрены ниже:
- Отсутствие первичного документа как такового. Например: поставка продукции, не оформленная актом приема-передачи, накладной, а отраженная лишь в счете-фактуре, является неподтвержденной. Налицо отсутствие необходимых реквизитов: счет-фактура оформляется в одностороннем порядке, подписи ответственных лиц, представляющих интересы покупателя, в нем отсутствуют. Наличие остальных обязательных реквизитов, как то содержание операции, ее количественные показатели, подписи ответственных лиц продавца, не подтверждает факт хозяйственной жизни – поставку. Отрицательное решение по иску вынес, в частности, Арбитражный суд СЗО 05-06-17 (пост. №Ф07-4084/2017). Акты сверки расчетов без подтверждающих первичных документов также не принимаются судом как неоспоримое доказательство факта хозяйственной жизни.
- Ошибки и отсутствие реквизитов документа, не помешавшие корректно идентифицировать продавца и покупателя, наименование предмета хозяйственной операции, стоимость сделки, другие важные данные, необходимые для расчета налога, не являются препятствием для включения операции в расчеты по НДС (письмо ГД-4-3/2104 ФНС от 12-02-15 и арбитражная судебная практика).
- Проблемы с подписью. Ложная подпись и факсимиле в «первичке» не подтверждают сделку. В первом случае Определение Верх. Суда №302-КГ16-8902 от 01-08-16 и содержащийся в нем вывод очевидны: обязательный реквизит был подделан, а значит, факт, позволяющий уменьшить налогооблагаемую базу, не доказан. Факсимиле же не указано и в ФЗ №402. Речь в Законе идет о собственноручной подписи ответственных специалистов с инициалами, иных реквизитах, позволяющих точно определить факт подписания документа именно тем человеком, кто несет за него ответственность. Факсимиле, по мнению контролирующих органов, к «иным» отношения не имеет (письмо Минфина №03-03-06/1/81951 от 08-12-17).
Внимание! Факт оказания услуг можно подтвердить и без первичного документа, в привычной его форме. Так, в случае, когда компания, сделав заказ на консультационные услуги и внеся за него предоплату, впоследствии отказалась от сотрудничества и потребовала вернуть деньги, суд в иске отказал. Основанием послужили доказательства оказания таких услуг поставщиком: заключение экспертов компании и рекомендации ее специалистов клиенту, предоставленные в электронной форме. Указанные документы в данном случае сыграли роль первичных, и реквизиты, содержащиеся в них, подтвердили факт хозяйственной жизни (Пост. Арбитр. суда МО №Ф05-19640/2017).
Внимание! По вопросу применения факсимиле в «первичке» единого мнения судебной практикой не выработано. Избегнуть невыгодных для организации ситуаций можно, отказавшись от применения факсимиле в первичной документации.
Исправления в реквизитах документа
ФЗ №402 (ст. 9-7) в общем случае позволяет исправлять первичные документы. Неверную информацию зачеркивают так, чтобы она была читаемой, а рядом пишут скорректированные данные, с пометкой «исправлено» (согласно положению Минфина №105 от 29-07-83). При этом указанная статья ФЗ требует при исправлении проставлять дату и подпись исполнителя исправления таким образом, чтобы различить его фамилию и первые буквы имени, фамилии.
Главное
- Реквизиты бухгалтерского документа делятся на обязательные и дополнительные.
- Без первых он теряет законную силу, тогда как вторые уточняют уже внесенные основные данные.
- Реквизиты должны быть внесены так, чтобы информация о факте хозяйственной жизни читалась однозначно, в противном случае могут возникать разногласия с партнерами по бизнесу и контролирующими органами.
- Исправления в реквизитах документа при необходимости вносятся так, чтобы были видны исправляемая сумма, дата и данные ответственного за исправление лица.
Первичный документ — это документ, на основании которого бухгалтер может сделать бухгалтерские записи и признать доходы (расходы) в бхгалтерском и (или) налоговом учете. Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Рассмотрим основные требования к оформлению первички и налоговые последствия ее ненадлежащего оформления.
Какую первичку можно использовать в 2022 году
С 01.01.2013 можно использовать:
- Формы первичных документов, самостоятельно разработанные хозяйствующим субъектом (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ;
- Унифицированные формы первичной учетной документации, разработанные Госкомстатом России, которые были обязательными к применению ранее. Их можно использовать в неизменном виде, а можно скорректировать «под себя», добавив нужные реквизиты и (или) удалив лишние.
Выбранный порядок применения форм документов должен утвердить руководитель хозяйствующего субъекта. Это можно сделать в учетной политике или отдельным приказом.
ВАЖНО! Обязательны унифицированные формы для банковских и кассовых документов, а также для транспортной накладной (Письмо Минфина от 25.01.2017 № 03-01-15/3482).
О действующем порядке оформления операций по кассе читайте в материале «Порядок ведения кассовых операций».
Применение первичных документов также регламентирует новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Он обязателен к использованию с 01.01.2022, кроме одного пункта, который вступает в силу с 01.01.2024. Упомянутый пункт содержит указание о хранении документов, а также баз данных, содержащихся в первичных документах, на территории РФ.
Новый стандарт требует при составлении первички опираться на правила, установленные законом 402-ФЗ, а также вводит условия:
- дата первичного документа — это дата его подписания ответственным лицом;
- если дата составления документа отличается от даты совершения хозоперации, то должна быть указана информация о дате операции;
- если обязательные реквизиты включаются в документ на основании иного документа (оправдательный документ), содержащего информацию о факте хозяйственной жизни, то в первичный документ включается информация об оправдательном документе.
Как вести документооборот по новому ФСБУ 27/2021, описали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
Обязательные реквизиты первичного документа
Каждый первичный документ должен иметь все обязательные реквизиты, перечень которых содержится в ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Только тогда его можно принять к учету.
Так, документ должен содержать:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица, совершившего сделку (хозяйственную операцию) и ответственного за правильность ее оформления. Либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
- подписи ответственных должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
О наиболее часто применяемых первичных документах читайте в статье «Первичные документы бухгалтерского учета – перечень».
Электронные формы документов
Первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ, ч. 3 ст. 19 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Причем дублировать электронные документы на бумаге нужно только в тех случаях, когда представление первичного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе предусмотрено законом или договором (ч. 6 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Последствия ненадлежащего оформления первичных документов
Прежде всего, нарушения в оформлении первичных документов могут стать основанием для ответственности по ст. 120 НК РФ.
Данной ответственности подлежат:
- налогоплательщики – организации, а с 1 января 2014 г. также индивидуальные предприниматели (абз. 1 п. 1 ст. 120 НК РФ; подп. «а» п. 34 ст. 1, ч. 3 ст. 6 закона от 23.07.2013 № 248-ФЗ);
- налоговые агенты (подп. «б» п. 34 ст. 1, ч. 3 ст. 6 закона № 248-ФЗ; абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ). Заметим, что до 2014 г. формулировка ст. 120 НК РФ прямо указывала лишь на налогоплательщика, что вызывало сомнения в ее применимости в отношении налоговых агентов. Существовало мнение, что они не могут быть субъектом данного правонарушения. В то же время ФНС настаивала на обратном (письмо от 29.12.2012 № АС-4-2/22690).
Кроме этого, отсутствие надлежаще оформленных первичных документов может повлечь пересчет налоговой базы и налоговые доначисления.
Подробнее об ответственности, вытекающей из ст. 120 НК РФ, читайте в материале «Штраф за грубое нарушение правил учета доходов и расзходов».
ИТОГИ
С 2013 года налогоплательщики вправе использовать как унифицированные так и разработанные самостоятельно бланки первичных учетных документов. Главное закрепить применяемую форму в учетной политике предприятия. Обязательными к применению остались унифицированные формы по учету кассовых и банковских операций, а также транспортне накладные.
Тест «Документы и хозяйственные
операции»
Задание
#1
Вопрос:
Сопоставьте
термины и их определения
Укажите
соответствие для всех 5 вариантов ответа:
1)
Документ
2)
Хозяйственная операция
3)
Первичный бухгалтерский документ
4)
Реквизит
5)
Документооборот
__
Письменное доказательство, подтверждающее совершение факта хозяйственной жизни,
право на его совершение
__
Отдельное действие, вызывающее изменения в объеме, составе, размещении и
использовании средств, а также в составе и назначении источников этих средств
__
Документально оформленный факт совершения операции
__
Показатель, характеризующий хозяйственную деятельность, отражённую в документе
__
Создание, принятие к учёту, обработка и передача в архив первичных документов
Задание
#2
Вопрос:
Сопоставьте
первичный документ и его принадлежность к классификационной группе по признаку
назначения
Укажите
соответствие для всех 6 вариантов ответа:
1)
Организационно-распорядительные
2)
Исполнительные (оправдательные)
3)
Бухгалтерского оформления
4)
Комбинированные
__
Доверенность
__
Платёжное поручение
__
Приходный кассовый ордер
__
Справка-расчёт
__
Авансовый отчёт
__
Расходный кассовый ордер
Задание
#3
Вопрос:
Установите
истинность или ложность следующих высказываний.
Укажите
истинность или ложность вариантов ответа:
__
Товарно-транспортная накладная- это внешний первичный документ
__
Содержание хозяйственной операции является обязательным реквизитом первичного
документа
__
Адрес и телефон экономического субъекта являются обязательным реквизитом
первичного документа
__
Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей
__
Первичный бухгалтерский документ составляется до проведения операции
Задание
#4
Вопрос:
Составьте
из предложенных букв слово, обозначающее показатель, характеризующий
хозяйственную деятельность, отражённую в документе
Составьте
слово из букв:
РВИИЗЕКТ
-> __________________________________________
Задание
#5
Вопрос:
Укажите,
какие реквизиты являются обязательными, а какие — дополнительными.
Укажите
соответствие для всех 5 вариантов ответа:
1)
Обязательный
2)
Дополнительный
__
Наименование документа
__
Величина натурального и денежного измерения факта хозяйственной жизни с
указанием единиц измерения
__
Личные подписи указанных лиц с указанием их фамилий и инициалов
__
Адрес экономического субъекта
__
Указание сторон, участвующих в совершении операции и т.п.
Задание
#6
Вопрос:
Вставьте
пропущенное слово.
Совокупность
операций по изготовлению продукции, выполнению работ, оказанию услуг = это […]/
Запишите
ответ:
__________________________________________
Задание
#7
Вопрос:
Выберите
все утверждения, относящиеся к задачам учёта процесса снабжения
Выберите
несколько из 3 вариантов ответа:
1)
Выявление всех затрат по заготовлению средств и предметов труда
2)
Определение фактической себестоимости затрат по заготовлению средств и
предметов труда
3)
Выявление результатов снабженческой деятельности
Задание
#8
Вопрос:
Сопоставьте
хозяйственные операции и составленные по ним проводки
Укажите
соответствие для всех 5 вариантов ответа:
1)
Дт 68 Кт 19
2)
Дт 60 Кт 51
3)
Дт 10.1 Кт 60
4)
Дт 10.3 Кт 60
5)
Дт 19 Кт 60
__
Принят налог на добавленную стоимость к зачёту
__
Произведена оплата поставщику за полученный товар
__
На склад поступили материалы от поставщиков
__
На склад поступили горюче-смазочные материалы от поставщиков
__
Учтён налог на добавочную стоимость
Задание
#9
Вопрос:
Введите
номер счёта бухгалтерского учёта, на котором учитывается отклонение в стоимости
материалов.
Запишите
число:
___________________________
Задание
#10
Вопрос:
Согласно
накладной поставщика на предприятие поступили:
Материалы
А 10 т по 250 р. за 1 т.
Материалы
B 20 т по 5000 р. за 1 т.
Счёт
транспортной компании за доставку материалов на 6150 р.
Рассчитайте
фактическую себестоимость товара вида В.
Запишите
число:
___________________________
Ответы:
1)
(2 б.) Верные ответы:
1;
2;
3;
4;
5;
2)
(1 б.) Верные ответы:
1;
1;
2;
3;
4;
2;
3)
(1 б.) Верные ответы:
Да;
Да;
Нет;
Да;
Нет;
4)
(1 б.) Верные ответы: «РЕКВИЗИТ».
5)
(2 б.) Верные ответы:
1;
1;
1;
2;
2;
6)
(1 б.) Верный ответ: «производство».
7)
(1 б.) Верные ответы: 1; 2; 3;
(2 б.) Верные ответы:
1;
2;
3;
4;
5;
9)
(1 б.): Верный ответ: 16.;
10)
(5 б.): Верный ответ: 106000.;
Добавить в «Нужное»
Реквизиты бухгалтерских документов
В отдельных консультациях мы рассматривали сущность и назначение бухгалтерских документов, а также их классификацию. В настоящем материале расскажем об основных реквизитах бухгалтерских документов.
Реквизиты первичных документов
Несмотря на то, что форма первичного документа может быть как обязательная к применению, так и разрабатываемая организацией самостоятельно, бухгалтерское законодательство содержит перечень реквизитов, которые должны присутствовать в любом первичном документе. Этим достигается своего рода унификация и стандартизация бухгалтерских документов.
К таким обязательным реквизитам относятся (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, составившей документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должности лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
- подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Реквизиты бухгалтерских регистров
Формы регистров синтетического и аналитического учета организация разрабатывает самостоятельно, соблюдая наличие в них следующих обязательных реквизитов (ч. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
- наименование регистра;
- наименование организации, составившей регистр;
- дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
- хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
- величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
- наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
- подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Перечень приведенных выше обязательных реквизитов первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета не ограничивает право организации при оформлении бухгалтерских документов включать в них дополнительные реквизиты, если это необходимо для целей учета и управления исходя из специфики организации или ее вида деятельности.
Реквизиты бухгалтерской отчетности
Реквизиты форм бухгалтерской отчетности приведены в Приказе Минфина от 02.07.2010 № 66н, которым эти формы были утверждены.
Форум для бухгалтера:
Перспективы и риски арбитражных споров. Ситуации, связанные со ст. 9
1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.
(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.
Какие требования предъявляются к первичным учетным документам?
Какие обязательные реквизиты должны быть у первичного учетного документа?
Что изменилось в отношении «первички» в связи с принятием ФСБУ 27/2021?
Можно ли вносить исправления в «первичку» и как это сделать?
Какие ошибки встречаются чаще всего при оформлении первичных документов?
Сколько нужно хранить первичные документы?
Приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н был утвержден новый стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Новый стандарт обязателен нужно будет применять с 1 января 2022 г., но организации могут принять решение о применении данного стандарта до указанного срока.
Рассмотрим общий порядок работы с первичными учетными документами, а также нововведения, установленные ФСБУ 27/2021.
Какие требования законодательство предъявляет к первичным учетным документам
Первичные учетные документы подтверждают факт совершения первичных операций. Именно на их основе отражаются все разнообразные операции, совершаемые в компании. Именно они подтверждают обоснованность формирования бухгалтерских результатов и налоговых обязательств. При таких обстоятельствах считать требования законодательства к оформлению первичных документов несущественными будет большой ошибкой. Некоторые недочеты, действительно, не приведут к серьезным последствиям, а вот при наличии других документ могут признать недействительным, а хозяйственную операцию — нереальной.
Таким образом, правильность оформления первичных документов может существенное повлиять на конечный финансовый результат компании. Чтобы не допустить сомнений в обоснованности учетных данных, не нарваться на налоговые доначисления и штрафы, необходимо тщательно выполнять требования законодательства в отношении оформления первичных документов.
ФСБУ 27/2021 устанавливает требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете экономических субъектов, за исключением организаций бюджетной сферы.
Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. При этом документы бухгалтерского учета должны соответствовать требованиям, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 26.07.2019; далее — Федеральный закон № 402-ФЗ).
Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (п. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ).
Первичный учетный документ следует составлять при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после его окончания.
Компания «Металлторг» занимается реализацией металлопродукции.
При выдаче денежных средств под отчет через кассу в компании оформляется расходный кассовый ордер — он выписывается непосредственно в момент совершения операции.
А вот при отгрузке металлопродукции накладная выписывается после совершения операции. Это связано с тем, что заранее точный вес отпускаемой продукции предугадать невозможно. И сначала реализуемые наименования взвешиваются, а затем уже бухгалтерия выписывает отпускные документы.
Выписанные первичные документы должны быть своевременно сданы в бухгалтерию для отражения в системе бухгалтерского учета. При этом ответственность за объективность и корректность данных, содержащихся в выписанных документах, несут не бухгалтеры, которые лишь проверяют и фиксируют хозяйственные операции, а лица, оформившие первичные документы.
При отпуске товаров со склада фактически было отпущено 172 позиции на сумму 481 120 руб., в то время как в накладной на отпуск было отражено 170 позиций на сумму 459 800 руб.
Бухгалтер принял сданные экземпляры накладных и провел их в учете.
Неожиданно проведенная на следующий день инвентаризация выявила допущенную недостачу в сумме 21 320 руб. (481 120 руб. – 459 800 руб.).
Виновным лицом в такой ситуации является только кладовщик, отпустивший товар и допустивший злоупотребления, а не бухгалтер, который по представленным документам не мог выявить нарушения.
Первичный учетный документ составляется на русском языке, в противном случае он должен иметь подстрочный перевод. А в письме Минфина России от 19.11.2018 № 03-08-05/83170 установлено еще и требование о нотариальном заверении перевода документа.
На каждом предприятии главный бухгалтер или иное должностное лицо в письменной форме может установить свои особенности в отношении порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений). Если такие требования есть, все работники компании обязаны их выполнять.
Первичный учетный документ может составляться на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Если документ составлен в виде электронного документа, но требуется бумажная копия документа, то хозяйствующий субъект, выписавший документ, должен предоставить бумажный экземпляр.
Обратите внимание!
К бухгалтерскому учету первичный учетный документ должен приниматься один раз.
Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку[1].
Новый ФСБУ 27/2021 разрешает при составлении первичных учетных документов:
• оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учетным документом;
• оформлять длящиеся факты хозяйственной жизни (начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств), а также повторяющиеся факты хозяйственной жизни (поставка товара, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору) первичными учетными документами, составляемыми с периодичностью, определяемой экономическим субъектом исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности.
• использовать в качестве первичных учетных документов документы, составленные или полученные в процессе деятельности экономического субъекта, в частности, для оформления его гражданско-правовых отношений с контрагентами, работниками, государственными органами, для управления экономическим субъектом (в частности, договор, кассовый чек, квитанция об оплате, авансовый отчет, судебный акт, торговый товарный счет) при условии, что указанные документы содержат все установленные Федеральным законом № 402-ФЗ обязательные реквизиты первичного учетного документа.
Какие реквизиты обязательно должны быть в первичном учетном документе
Обязательные реквизиты первичного учетного документа перечислены в п. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ.
Так, первичный документ должен содержать:
• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию, и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
К сведению
В качестве даты составления первичного учетного документа указывается дата его подписания лицом (лицами), совершившим (совершившими) сделку, операцию, и ответственным за ее оформление, либо лицом, ответственным за оформление совершившегося события (п. 8 ФСБУ 27/2021).
Если дата составления первичного учетного документа отличается от даты совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого этим первичным учетным документом, указывается также информация о дате совершения факта хозяйственной жизни.
ООО «Креатив» отгрузило товары в адрес ООО «Виконт». Дата отгрузки — 06.09.2021.
В связи с этим был выписан первичный учетный документ — универсальный передаточный документ (УПД) СФ, заполнены все необходимые реквизиты.
Согласно ФСБУ 27/2021 в случае, если в первичном учетном документе указаны обязательные реквизиты другого документа, содержащего информацию о факте хозяйственной жизни, следует указать и информацию, которая позволит идентифицировать соответствующий оправдательный документ.
Первичный документ составлен с нарушением, содержит не все обязательные реквизиты. Он недействителен?
Согласно письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры» фактический статус документа определяется наличием/отсутствием в нем всех обязательных показателей, установленных Федеральным законом № 402-ФЗ в отношении первичных учетных документов.
Если информация, содержащаяся в строках документа, не позволяет достоверно и полно определить значения обязательных показателей первичного учетного документа, то вывод о несоответствии документа требованиям законодательства необходимо делать с учетом возможного наличия в документе дополнительной информации в полях, введенных налогоплательщиком самостоятельно.
[1] Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (действует до 01.01.2022).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Справочник экономиста» № 9, 2021.