Служебная записка на выход на работу в нерабочее время

0

Иногда возникает необходимость работы в выходной или нерабочий праздничный день. Инициатором «выходной» работы выступает, как правило, сам работник или же его непосредственный начальник. Для выхода на работу (привлечения к работе) в выходной день пишется служебная записка на имя руководителя организации, в том числе с целью обоснования такого выхода/привлечения. Ведь у работы в выходной день есть свои нюансы.

Особенности работы в выходной день

Работодатель может привлечь сотрудника к работе в выходной день только с его письменного согласия (ст. 113 ТК РФ).

За работу в такой день работнику полагается двойная оплата. Правда, за работу в выходной день работнику по его желанию может быть предоставлен другой день отдыха, но тогда «выходная» работа оплачивается в одинарном размере.

Работа в выходной день: исключение из правила

Как мы уже сказали, к труду в выходной день работник привлекается только с его согласия. Но следует учесть, что в экстренных ситуациях сотрудник может быть привлечен к работе в выходные и без согласия. В частности, к таким ситуациям относятся (ст. 113 ТК РФ):

• предотвращение катастрофы, производственной аварии или устранение их последствий, а также последствий стихийного бедствия;
• предотвращение несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества работодателя;
• выполнение работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения.

Привлечение к работе в выходные дни отдельных категорий сотрудников

Важно отметить, что есть работники, которых можно привлечь к работе в выходные дни только при условии, что это не запрещено им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением.

К таким работникам относятся (ст. 113 ТК РФ):

• инвалиды;
• женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет.

При этом данные категории работников должны быть под роспись ознакомлены со своим правом отказаться от работы в выходной день.

Служебная записка на работу в выходной день (образец)

Как мы уже сказали выше, в служебной записке необходимо указать причину, по которой нужно выйти на работу в выходной.

Служебку подписывает лицо, ее написавшее, и передает на согласование руководителю организации. В дальнейшем на основании такой служебной записки издается приказ о привлечении к работе в выходной день.

Приведем образец такой служебной записки.

Если служебную записку пишет сам работник, то в ней имеет смысл указать, какую компенсацию за работу в выходной день он выбирает: двойную оплату или дополнительный выходной.

Оплата труда в выходные и праздничные дни зависит от того, в каком режиме организован рабочий процесс на предприятии. Имеет значение также система оплаты: сотрудники получают оклад, зарплату исходя из тарифной ставки или работают по сдельным расценкам. Не всегда при этом требуется повышенная оплата. А в отдельных случаях привлекать к работе в дни законного отдыха запрещено. Из нашего материала вы узнаете об этих особенностях.

Законные выходные: что учесть работодателю

Каждый трудящийся гражданин имеет право на еженедельный отдых — установленный внутренними правилами предприятия отрезок времени, когда можно законно не посещать место работы и не выполнять трудовые обязанности. Механизм определения количества выходных дней прописан в Трудовом кодексе:

Бывает, что приостановить работу на предприятии в выходные дни всему трудовому коллективу не позволяют условия производственно-технического характера. В этом случае ТК РФ допускает иной режим еженедельного отдыха: каждая группа работников в соответствии с ПВТР (правилами внутреннего трудового распорядка) отдыхает поочередно в разные дни недели.

О нюансах оплаты труда  в выходные дни работникам на окладе рассказали эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Планируя время труда и отдыха, работодателю следует соблюдать четыре главных правила ТК РФ по выходным дням:

О том, кого можно, а кого нельзя вызывать на работу в выходной день, а также кто вправе отказаться трудиться в свой законный день отдыха, расскажем далее.

Нерабочие и рабочие праздники: как оплачивать

Праздник мы воспринимаем в первую очередь как дополнительное время для отдыха. Однако не всякий праздничный день позволяет законно не выходить на работу:

На 2022 год утверждены нерабочие и праздничные дни. См. наш производственный календарь на 2022 год в этой публикации.

А производственный календарь на 2023 год вы найдете по этой ссылке.

Оплата рабочих праздников производится в обычном порядке (как рядовой рабочий день). Оплата труда в нерабочие праздники имеет нюансы:

• для работников на окладе наличие в календарном месяце нерабочих праздников не является основанием для снижения зарплаты;
• для сменных сотрудников за работу по графику в нерабочий праздник положено дополнительное вознаграждение, размер и порядок выплаты которого устанавливаются внутренними локальными актами предприятия.

Таким образом, для праздников в законодательстве также установлены конкретные правила:

На механизм оплаты труда в праздничные дни основное влияние оказывает режим работы предприятия. К примеру, никаких «праздничных» доплат не потребуется, если зарплата всех сотрудников производится исходя из оклада, сменных работников нет и отсутствует необходимость вызова на работу во время праздников.

Работодателю не следует также забывать, что приглашать на работу в праздник или выходной день он может не всегда и не весь трудовой коллектив — существуют установленные трудовым законодательством ограничения и запреты в этом вопросе.

Как оплачиваются больничные и отпуска, выпадающие на праздники, рассказываем в материалах:

• «Как рассчитать отпуск, если он выпадает на праздничные дни»;
• «Как происходит оплата больничного листа в праздничные дни».

Ограничения и допуски

Подход законодателя к вопросу работы в нерабочие дни отражен в ст. 113 ТК РФ: запрещено вызывать на работу сотрудников в их законные выходные дни и официально установленные нерабочие праздники. Однако из этого правила есть несколько исключений:

Вызвать на работу беременных сотрудниц работодателю не позволяет запрет, закрепленный в ч. 1 ст. 259 ТК РФ. Кроме того, есть несколько категорий сотрудников, которые вправе отказаться от работы в выходные и нерабочие праздники:

Трудовое законодательство ограничивает работодателя в его желании загрузить обязанностями трудовой коллектив 365 дней в году, но допускает, что в отдельных случаях без работы в праздничные и выходные дни обойтись невозможно. Поэтому по ТК РФ привлечение сотрудников к работе в нерабочие праздничные дни допустимо, если необходимо обеспечивать:

• непрерывность технологического процесса на предприятии;
• проведение неотложных погрузочно-разгрузочных и ремонтных работ;
• обслуживание населения.

Для вызова на работу в нерабочие праздники и выходные работодателю необходимо оформить письменное распоряжение. Устные приказы в такой ситуации законной силы не имеют.

Узнайте больше об ограничениях и запретах из материалов нашего сайта:

• «Зачет переплаты по налогам: новое ограничение действует не всегда»;
• «Земельный участок ограничен в использовании: возникает ли земельный налог?».

Зарплата за работу в выходной или праздник при окладе и при сдельной оплате

Как нужно производить оплату труда в праздничные дни при окладе, указано в ст. 153 ТК РФ.

Посмотрите формулу расчета зарплаты по окладу.

Этой же статьей определены нормативные подходы к оплате праздничных дней при сдельной оплате труда:

Нужно ли считать двойной тариф за работу в выходной или праздник с учетом премий и надбавок, рассказываем в этой публикации.

Законодательство ограничивает лишь нижний допустимый предел оплаты труда в выходные и праздничные дни и оставляет за участниками трудового процесса (работодателем и работниками) право согласовывать и устанавливать конкретные доплаты или схемы расчета зарплаты в таких ситуациях. Результаты таких согласований и решений должны быть письменно закреплены во внутренних локальных актах предприятия и/или трудовых договорах.

В ст. 153 ТК РФ описаны два принципа, которые необходимо учитывать при оплате труда в выходные и нерабочие праздничные дни:

Важно! Если работники привлекаются к работе в праздничные дни (например, в период с 1 января по 8 января), то двойной оплате подлежат все эти дни, а не только 1 и 7 января. Это подтвердили чиновники, рассматривая аналогичную ситуацию.

Несколько иначе дело обстоит с расчетом заработной платы в праздничные дни при сменном графике работы.

Нюансы расчета «праздничной» заработной платы при сменном графике работы

Как рассчитать зарплату в праздничные дни при сменном графике? В этом случае необходимо учесть особенности сменной работы, которая может быть организована (ст. 103 ТК РФ):

• для повышения эффективности функционирования предприятия (обеспечения полной загрузки оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг);

• при длительности производственных процессов, превышающих допустимую продолжительность ежедневного труда.

В таких условиях трудовой коллектив разделяется на группы, каждая из которых работает по графику. Как будет организована сменная работа, определяется во внутренних локальных актах предприятия. Вариантов много: два рабочих дня по 12 часов чередуются с таким же количеством выходных дней, одни рабочие сутки через три выходных дня и т. д. Единственное ограничение — запрещена работа в течение двух смен подряд (ст. 103 ТК РФ).

Оплата труда в праздничные дни при сменном графике работы имеет нюансы:

• Выходные дни могут предоставляться не только в субботу или воскресенье, но и в другие дни недели (ч. 3 ст. 111 ТК РФ), поэтому рабочие смены, выпавшие на субботу или воскресенье, в повышенном размере не оплачиваются и считаются обычными рабочими днями с оплатой в общеустановленном порядке.
• Работа в нерабочие праздничные дни оплачивается не менее чем в двойном размере (с учетом принципа пропорциональности, о котором упоминалось ранее).

Важные особенности имеет оплата труда сотрудников в ночное время. Какие именно, узнайте из советов от КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к К+ и переходите в Путеводитель по  кадровым вопросам, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Как производится оплата труда в выходной день, если работодатель был вынужден пригласить на работу сотрудника не по графику? Здесь действуют общие правила ч. 1 ст. 153 ТК РФ, когда работа в законный выходной день оплачивается в повышенном размере.

Посмотрите пример расчета зарплаты при сменной работе.

Итоги

Работу в выходной или праздничный день трудовое законодательство запрещает, за исключением отдельных случаев. Если же поработать все-таки пришлось, оплата труда должна производиться в повышенном размере — не менее чем по двойным расценкам для сдельщиков или не менее двойной часовой тарифной ставки за каждый час для работников, чей труд оплачивается по тарифным ставкам. При сменном графике выходные не требуют двойной оплаты, если только сотрудника не вызвали на работу в его законный выходной день.

Любое предприятие стремиться организовать свои бизнес-процессы предельно четко, стараясь заранее предусмотреть все возможные форс-мажоры. Однако на практике часто возникают ситуации, выбивающие организацию из привычного рабочего графика – срочный заказ, перебои с поставками, резкий скачок спроса, авария или другое ЧП природного или техногенного характера. В таких случаях может потребоваться выход одного или нескольких сотрудников на работу в их законный выходной день.

Служебная записка – документ, информирующий руководство о том, что возникла такая необходимость. Служебка о привлечении сотрудника в его выходной день может также содержать предлагаемое решение возникшей проблемы.

Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и заполнить в соответствии с вашей ситуацией:

Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.

Продолжим…

Правовая сторона

Законодательно предприятие не имеет права заставлять работника выйти на рабочее место в его законный выходной (ТК РФ, ст.113). Можно попросить и договориться, но сам выход на работу в праздничный/выходной день осуществляется только с предварительным подписанием письменного согласия, в котором необходимо заранее прописать форму компенсации за этот дополнительный выход – двойной оклад или отдых в другой день. Исключение для вызова экстренного вызова на работу – предотвращение аварии на производстве, катастрофы, несчастного случая или устранение их последствий, а также выполнение работ при введении военного или чрезвычайного положения.

Комплект из трех первичных документов (служебная записка, уведомление сотрудника о необходимости выхода на работу и согласие работника) служит основанием для издания специального приказа о привлечении в выходные дни. В качестве обоснования для приказа служебная записка хранится в кадровой или финансовой службе учреждения не менее 5 лет (ФЗ-125), поэтому оформлять ее нужно в соответствии с нормами и стандартами, применяемыми к деловой документации (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Кто и когда создает

Служебная записка о необходимости выполнения служебных обязанностей в выходной обычно пишется руководителем той службы, которой требуется эта работа. В ней должно быть четкое обоснование целесообразности ее выполнения именно в этот день (дни). Руководителю отдела, непосредственно ответственному за выполнение этой работы, следует предварительно определить, кто из сотрудников ему необходим, и заранее договориться с ним. Уведомить его можно и устно – по телефону или мессенджеру, но удобнее сделать это письменно. В этом случае имеет смысл отдельной строкой указать, что согласно ст.113 ТК РФ сотрудник имеет право отказаться от выхода на работу. При отсутствии возражений работник может написать свое согласие на этом же листе.

Нередко встречается вариант, когда служебную записку пишет не руководитель отдела, а сам работник, который осознает, что для качественного выполнения своих служебных обязанностей ему придется дополнительно поработать в свой выходной. В этом случае имеет смысл внести в текст документа свое согласие на выход на работу и указать, какую форму компенсации он выбирает.

Служебная записка подается непосредственно руководителю организации.

Правила составления и оформления

Унифицированной формы для подобного документа законодательство не разработало. Записка оформляется в свободном стиле на стандартном листе бумаги. Поскольку документ является частью внутреннего документооборота и может стать основанием для приказа директора, следует оформлять его грамотно и лаконично.

Обязательным для деловой документации такого рода является использование следующих структурных элементов:

• стандартная «шапка» — наименование организации, должность, фамилия, инициалы автора записки и лица, которому она адресована;
• вид и название документа;
• основная информативная часть;
• дата, подпись автора;
• входящий номер, дата принятия к рассмотрению, позже – резолюция руководителя предприятия.

При привлечении сотрудника к работе в его законный выходной день необходимо очень внимательно отнестись к каждому документу, имеющему отношение к этому. Если работник обратится в Трудовую комиссию с жалобой, доказать правомерность и необходимость привлечения его к работе в выходной день будет очень непросто. Закон стоит на стороне работника, который имеет конституционное право на отдых.

                         ТРУДко, ИНФО

Служебная записка о выходе на работу в выходной день – это официальная бумага, в соответствии с которой начальник структурного подразделения уведомляет генерального директора организации о необходимости привлечения дополнительных рабочих ресурсов на выходных. Отметим, что процедура имеет довольно-таки строгий порядок осуществления в силу положений статьи 113 Трудового кодекса РФ.

Файлы для скачивания:

Работа в выходной день

Как уже было отмечено выше, Закон о труде позволяет сотрудникам предприятий выходить на работу в выходные дни в исключительных случаях, однако только с обоюдного согласия сторон. То есть работодатель не имеет права заставить своего работника выйти на предприятие в свой законный выходной, равно как и подчинённый не сможет самовольно приступить к работе.

Трудовой кодекс выделяет поводы для привлечения работников в выходной. Их можно условно разделить на две категории: связанные с нуждами предприятия и связанные с общественными задачами. Во вторую группу войдёт ликвидация последствий стихийного бедствия, аварии и так далее. В этом случае согласия работника не потребуется. Сегодня мы разбираем именно первую группу поводов, ведь именно в рамках данной процедуры будет иметь место служебная записка.

Роль записки

Служебная записка о выходе на работу в выходной день пишется начальником структурного подразделения, в котором возникла необходимость проведения внеплановых работ. Без выполнения таковых предприятие в дальнейшем не сможет нормально функционировать. В документе лицо должно кратко, но ёмко мотивировать наличность необходимости, определить, на какое именно время привлекать подчинённых (полный рабочий день или сокращенный), количество сотрудников. Все эти моменты должны найти своё отражение в официальной бумаге.

Необходимо учесть, что директор не обязан соглашаться с мнением начальника отдела. Окончательное решение в любом случае остаётся за руководителем компании. Тем не менее, если он согласится, служебная записка выступит основанием для издания соответствующего приказа.

Процедура

Процедура привлечения работников к работе в выходной не ограничивается лишь служебной запиской и приказом. Между ними есть ещё как минимум два документа: уведомление и письменное заявление работника. Второй из них необязателен, так как обычно достаточно лишь подписи в уведомлении или приказе, однако с точки зрения юриспруденции так будет лучше.

Если директор согласен на предложение начальника отдела, он направляет уведомление всем перечисленным в записке работникам. Те в свою очередь не обязаны соглашаться, однако, если подчинённые всё же согласны, им придётся самостоятельно написать заявление о выходе на работу в выходной. Порядок и правила составления такого заявления мы разбирали в другом нашем материале.

Оплата работы в выходной

Не стоит забывать, что работа в выходной день оплачивается не менее чем в двойном размере. Следует обратить внимание на конструкцию «не менее чем», предполагающую, что оплата может быть и больше. Этот вопрос решает администрация компании, закрепляет в своём локальном нормативном акте или обсуждает с каждым отдельно взятым работником лично. Также подчинённый имеет право получить оплату в одинарном размере и взять неоплачиваемый выходной в другой день. Работодатель не вправе отказать. Отметим, что дополнительный выходной можно приобщить к ежегодному оплачиваемому отпуску, тем самым его продляя.

Форма документа

В настоящий момент любой документ, участвующий в документообороте предприятия, может быть написан в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Записка о выходе на работу в выходной день не является исключением.

Написать официальную бумагу рекомендуется на чистом листе бумаги формата А4. В силу того, что объём документа носит крайне небольшой характер, допускается воспользоваться также форматом А5.

Исполнить текст можно одним из двух стандартных способов на выбор составителя: рукописный с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и машинописный при помощи компьютерных средств. Оба варианта будут обладать по итогу равной юридической силой при всех прочих равных. Электронный вариант записки не может иметь места, так как официальная бумага должна быть заверена исключительно «живой» подписью лица.

Инструкция по составлению записки

Первым делом отметим, кому и от кого подаётся служебная записка. Для этого в дательном падеже прописываем ФИО и должность руководителя компании, а затем те же сведения, но уже в родительном падеже – о составителе. Следующим шагом присваиваем официальной бумаге уникальный номер для документооборота, вносим дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) её составления.

Ниже по документу объясняем директору сложившуюся ситуацию, аргументируя позицию о необходимости привлечения дополнительных рабочих ресурсов на выходных. Напоминаем, что Закон позволяет осуществить процедуру только в тех случаях, когда от этого будет зависеть нормальное функционирование предприятия. Перечисляем кадровый состав подчинённых, обозначаем рабочее время. Также имеет место ссылка на статью 113 и 153 Трудового кодекса, однако это необязательно.

Примерный образец

Довожу до Вашего сведения, что цех производства не успел в течение рабочей недели использовать все запасы кисломолочных заготовок, в связи с чем прошу привлечь всех сотрудников цеха к работе в выходной день 11 сентября на полный рабочий день. В противном случае заготовки станут непригодны к использованию, и компания понесёт существенные убытки.

Как только все вышеуказанные моменты найдут своё отражение в служебной записке, можно переходить к её подписанию. Своим автографом (с расшифровкой) документ должен заверить только сотрудник, его составивший. Этого будет достаточно для того, чтобы процедура получила дальнейшее закономерное развитие. Записка подлежит хранению в архиве компании в течение 5 лет.