|
Документы по учету рабочего времени (журналы учета рабочего времени, графики отпусков, больничные листы и др.) |
|||
|
Табели (графики), журналы учета рабочего времени |
Организации |
5 лет (при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет <2>) |
ст. 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
|
Графики отпусков |
Организации |
3 года |
ст. 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
|
Книги, журналы, карточки учета, базы данных прихода и ухода работников, местных командировок |
Организации |
1 год |
ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
|
Отчеты работников о командировках |
Организации |
5 лет ЭПК <3> |
ст. 452 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
|
Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков |
Организации |
5 лет |
ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
|
Листки нетрудоспособности |
Организации |
5 лет |
ст. 618 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
|
Книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности |
Организации |
5 лет |
ст. 619 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях
ВОПРОС
Бюджетная организация, у некоторых сотрудников введен суммированный учет рабочего времени. Учетный период — месяц, графики работы составляют начальники подразделений и на основании их ведут табели учета рабочего времени.
- Табели предоставляются в бухгалтерию, а графики у кого должны храниться?
- Какой срок хранения?
ОТВЕТ
- Вопрос места хранения графиков законодательно не определен. На практике графики хранятся в отделе кадров (кадровой службе).
- В общем случае графики работы нужно хранить в организации пять лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет (п. 586 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
ОБОСНОВАНИЕ
Все организации обязаны хранить документы по личному составу (ч. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). К документам по личному составу, в том числе относят и графики работы.
Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Практически все разновидности документов по личному составу приведены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Так, срок хранения графика работы в общем случае составляет пять лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет (п. 586 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
При этом срок хранения нужно считать с 1 января года, следующего за годом, в котором закончился период, установленный графиком (п. 2.11 указаний по применению перечня, утвержденных Главархивом СССР 15 августа 1988 г.).
Например, в организации с нормальными условиями труда в марте 2017 года утвержден график работы на пять месяцев. Это значит, что срок хранения такого графика – с 1 января 2018 года по 31 декабря 2022 года.
При этом вопрос места хранения графиков нормативными документами не определен. На практике графики хранятся в отделе кадров (кадровой службе).
12 февраля вступил в силу приказ Федерального архивного агентства, который утвердил новые правила делопроизводства и архивного хранения документов. А 18 февраля начинает действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов.
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 касается государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вне зависимости от их организационно-правовых форм и от формы собственности. До этого времени все организации пользовались перечнем, который был утвержден в 2010 году. Он включал более 1 000 наименований типовых управленческих документов, тогда как новый — всего 657. Сокращение произошло за счет объединения некоторых видов переписки в один документ.
Для каждого документа в перечне указаны сроки хранения. По некоторым видам они отличаются от тех, что были в предыдущем варианте.
Новые сроки хранения кадровых документов:
| Вид документации | Перечень № 236 |
|---|---|
| Документы, касающиеся зарплатных выплат: сводные расчетные и платежные ведомости, расчетные листы по зарплате, пособиям, социальной помощи и пр. | 6 лет (если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 50/75 лет)* |
| График отпусков | 3 года |
| Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков | 5 лет |
| Документы о дисциплинарных взысканиях | 3 года |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50/75 лет) |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года |
| Документы о командировках | 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50/75 лет) |
* Правило 50/75 регулирует срок хранения документа в зависимости от даты окончания делопроизводства: документы, завершенные до 2003 года, по-прежнему нужно хранить 75 лет, а вот документы, работа по которым завершена после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
Под действие принципа 50/75 подпадают также трудовые договоры, документы о приеме, увольнении или переводе, личные карточки работников.
Стоит обратить внимание, что по новым правилам ответственность за организацию делопроизводства, сроков хранения документов ложится на плечи руководителя органа власти или сотрудника, исполняющего обязанности руководителя.
КЭДО начал свое победное шествие по стране, но рано радоваться и отказываться полностью от бумажных документов, а тем более уничтожать старые. О том, что отсутствие обязательных кадровых документов в осязаемой форме может сыграть роковую роль свидетельствует многочисленная судебная практика.
Где сказано что и сколько нужно хранить?
Иной раз приходится слышать, что раз нет единого перечня кадровых документов, закрепленного нормативно, то нет оснований для хранения каких-то особых документов (конечно, за исключением трудовых книжек, потому что их значение всем понятно и никем не оспаривается).
Такой нигилизм не имеет под собой никаких оснований. В частности, сроки хранения архивных документов определены Перечнем типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 № 236, далее — Перечень), соблюдать требования которого придется в силу прямого указания закона (ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее — Закон об архивном деле).
Статья 22.1 Закона об архивном деле обязывает хранить документы по личному составу:
- 75 лет, если делопроизводство завершено до 1 января 2003 г.;
- 50 лет, если это событие произошло после этой даты.
Нет возможности выделить площади под кадровый архив? Не беда: передайте эти функции на аутсорс профессионалам архивного дела в «Делис Архив» — одной из крупнейших российских архивных компаний полного цикла.
Перечень может устанавливать иные сроки для конкретных документов, которые должны соблюдаться (п. 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле), и это, в частности, документы:
Сроки исчисляются с 1 января года, следующего за тем, когда делопроизводство было закончено (для документов), с 1 января года, следующего за годом окончания ведения для книг, журналов, реестров.
Желаете оптимизировать объемы кадрового архива — оцифруйте все, что возможно. Тем более что сейчас можно заказать сканирование кадровой документации и получить год бесплатного использования программного комплекса «Электронный архив».
Хранить обязательно
Несмотря на то, что понятия «кадровые документы» в законе нет, абсолютно все (в т.ч. и суды) понимают, что под этим понимается. Вот лишь ряд документов, которые во избежание крупных неприятностей должны храниться у работодателя (а при утрате необходимо оформлять их дубликаты).
Трудовые договоры и допсоглашения к ним
Отсутствие трудового договора и допсоглашений к ним не означает отсутствия трудовых отношений. В последнее время суды все чаще не принимают ссылки работодателей на то, что нет документа — нет отношений.
Скорее суды считают эти факты доказательством нарушения работодателем трудовых прав истца (апелляционное определение Санкт-Петербургского горсуда от 24 февраля 2021 № 33-2408/2021 по делу № 2-2708/2020).
График отпусков
Он по-прежнему обязателен (ст. 123 ТК), а его отсутствие, помимо штрафов от ГИТ, может обернуться также снятием внереализационных расходов (определение ВС РФ от 06.10.2020 № 307-ЭС20-14127 по делу № А44-5623/2019), удовлетворением требований сотрудника о выплате отпускных, в т.ч. компенсацию за их несвоевременную выплату.
Отсутствие графика отпусков — это проблема работодателя, работник не должен из-за этого страдать (определение Первого Кассационного суда общей юрисдикции от 06.09.2021 № 88-18810/2021).
Книги по учету трудовых книжек, сведения о трудовой деятельности
Про оцифровку трудовых книжек говорить смысла нет. Известно лишь, что далеко не все трудящиеся стремятся отказаться от привычной бумаги в пользу «каких-то» цифровых копий. В любом случае хранение книг по учету классических трудовых книжек и, особенно, подписи в них — практически неопровержимое свидетельство того, кто потерял или задерживает трудовую книжку.
Если сотрудник будет утверждать, что не получал своей трудовой и в соответствующей графе отсутствует его подпись, а также то, что не получил от работодателя сведения о трудовой деятельности, то суд с большой долей вероятности обяжет работодателя, помимо прочего, выплатить работнику компенсацию (определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 24.12.2020 № 88-24932/2020).
Табель учета рабочего времени
Всем известно, какое значение имеет табель учета рабочего времени. И все-таки встречаются случаи, когда работодатели (особенно те, что стремятся замаскировать трудовые отношения гражданско-правовыми) не ведут по «замаскированным» сотрудникам табели учета.
Суды, подтверждая наличие фактических трудовых договоров, нередко встают на сторону контролеров, которые определяют суммы подлежащих уплате страховых взносов расчетным путем именно потому, что табели учета рабочего времени по всем работникам отсутствуют (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 05.04.2016 № Ф09-1121/16 по делу № А50-9498/2015).
Положение об оплате труда и премировании
Такой документ нужен, если соответствующие нормы отсутствуют в правилах распорядка (ст. 135 ТК). Только этот документ может подтвердить обоснованность выплаты (или невыплаты) премий (доплат, надбавок).
Иной раз доходит до смешного: только в суде выяснилось, что работодатель совершенно безосновательно выплачивал персоналу ежемесячные премии — ведь условие об этом не содержали ни трудовые договоры, ни положение об оплате труда и премировании (определение Санкт-Петербургского городского суда от 15 апреля 2010 № 4755).
И это еще далеко не все
Помимо вышеперечисленных документов, работодатели обязаны хранить следующие кадровые документы:
- штатное расписание (ст. 15, 57 ТК);
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК)
- положение о персональных данных работников или иной аналогичный документ (ст. 87 ТК);
- локальный нормативный акт с перечнем тех, у кого ненормированный рабочий день (ст. 57, 101 ТК) — если такой список не содержат колдоговор, соглашения, правила распорядка;
- локальный нормативный акт о разделении рабочего дня на части (ст. 105 ТК) — если такое положения отсутствуют в правилах распорядка;
- документы о полномочиях на подписание тех или иных документов (ст. 20 ТК);
- документ об утверждении формы расчетного листка;
- положения о филиалах, представительствах;
- положение об аттестации;
- положение об охране коммерческой тайны;
- документы по охране труда;
- график сменности (при соответствующей работе, ст. 103 ТК);
- документы по воинскому учету граждан (ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»).
А также многочисленные приказы (распоряжения) руководителя: о приеме работника на работу или о переводе, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении работника в командировку, о поощрении, о применении и снятии дисциплинарного взыскания, о привлечении к сверхурочной работе и оплате и т.п.
Несмотря на процессы цифровизации, совершенно отказаться от бумаги получится не скоро. Не все сотрудники согласны на «оцифровку» кадрового документооборота, работодатели по-прежнему обязаны выдавать бумажные версии документов, касающихся работы, по заявлению трудящихся. Пренебрежение этими фактами и бумажными архивами обязательно выльется в штрафы со стороны ГИТ и судебными процессами, в т. ч. с сотрудниками.
Поручите обслуживание своего кадрового документооборота опытным специалистам. Компания Делис Архив осуществляет полный цикл работы с кадровыми архивами — архивная обработка по требованиям госархивом, хранение, сканирование, исполнение социально-правовых запросов граждан, передача кадровых документов организации при ликвидации в госархив.
Номер статьи
Вид документа
Срок хранения документа*
Примечания
7.1. Организация труда и служебной деятельности
561
Документы (информации, справки, сведения, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников
5 л. ЭПК
562
Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников
5 л. ЭПК
563
Документы (справки, информации) о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий граждан
5 л. ЭПК
564
Переписка по вопросам трудоустройства
5 л.
565
Направления, уведомления на/о трудоустройство/е
3 г.
566
Предложения органов власти субъектов Российской Федерации о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот на осуществление иностранными гражданами трудовой деятельности в Российской Федерации
Пост.
567
Переписка о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот на осуществление иностранными гражданами трудовой деятельности в Российской Федерации
5 л. ЭПК
568
Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) по совершенствованию процессов труда
5 л. ЭПК
569
Документы (нормативы численности, доклады, справки, расчеты, информации) о совершенствовании структуры аппарата управления
Пост.
570
Перечни профессий:
а) по месту разработки и утверждения
Пост.
б) в других организациях
До минования надобности
571
Уставы (положения) о соблюдении дисциплины труда:
а) по месту разработки и утверждения
Пост.
б) в других организациях
До замены новыми
572
Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки) о диагностике профессиональной пригодности работников:
а) по месту разработки и/или утверждения
Пост.
б) в других организациях
До замены новыми
573
Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении профессий
5 л. ЭПК
574
Журналы учета работников, совмещающих профессии
До минования надобности (1)
(1) Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 л.
575
Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, заключения) о повышении производительности труда
5 л. ЭПК
576
Коллективные договоры
Пост. ** (1)
(1) Присланные для сведения – до минования надобности
577
Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения
Пост.
578
Переписка о ходе заключения коллективных договоров
3 г.
579
Документы (протоколы, анализы, справки, акты, отчеты) о проверке выполнения условий коллективного договора
Пост.
580
Переписка о проверке выполнения условий коллективного договора
5 л. ЭПК
581
Документы (требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых спорах с участием посредника
5 л. ЭПК
582
Документы (решения, перечень разногласий, предложения, информации) по забастовочному движению
Пост. **
583
Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю
5 л. (1) ЭПК
(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
584
Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров
5 л. ЭПК
585
Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени
3 г.
586
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
5 л. (1)
(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
587
Документы (акты, сообщения, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда
3 г.
7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
588
Типовые нормативы по труду:
а) по месту разработки и утверждения
Пост.
б) в других организациях
До замены новыми
589
Нормы выработки и расценок (1):
(1) Временные нормы выработки и расценок – 3 г. после замены новыми
а) по месту разработки и утверждения
Пост.
б) в других организациях
До замены новыми
590
Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения) о разработке норм выработки и расценок
5 л. ЭПК
591
Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:
а) по месту разработки и утверждения
Пост.
б) в других организациях
До минования надобности
592
Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок
5 л.
593
Тарификационные ведомости (списки)
75 л.
594
Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда, форм денежного содержания
5 л. ЭПК
595
Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы
5 л. ЭПК
596
Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий
5 л. ЭПК
597
Переписка об оплате работы в праздничные дни, дни отдыха и за сверхурочные работы
5 л.
598
Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников:
а) по месту разработки и утверждения
Пост.
б) в других организациях
До замены новыми
599
Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда, выплате денежного содержания и начислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности
75 л.
600
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников
5 л.
601
Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения
5 л.
7.3. Охрана труда
602
Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда
45 л. (1) ЭПК
(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
603
Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении
5 л. ЭПК
604
Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий
Пост.
605
Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий
5 л. ЭПК
606
Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности
Пост.
607
Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности
5 л. ЭПК
608
Планы мероприятий по улучшению условий труда работников
5 л.
609
Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда
5 л. ЭПК
610
Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков
5 л. ЭПК
611
Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста:
а) по месту разработки и утверждения
Пост.
б) в других организациях
До замены новым
612
Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда:
а) по месту разработки и утверждения
Пост.
б) в других организациях
До замены новым
613
Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда
75 л.
614
Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов
Пост. **
615
Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий
75 л.
616
Правила по охране труда работающих инвалидов:
а) по месту разработки и утверждения
Пост.
б) в других организациях
До замены новыми
617
Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда
75 л. ЭПК
618
Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций
5 л. ЭПК
619
Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций
До замены новыми
620
Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий:
а) по месту разработки и утверждения
Пост.
б) в других организациях
До замены новыми
621
Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций
5 л. ЭПК
622
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний
75 л. ЭПК
623
Договоры страхования работников от несчастных случаев
5 л. (1)
(1) После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 л.
624
Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности
5 л.
625
Протоколы аттестации по технике безопасности
5 л.
626
Журналы, книги учета:
а) профилактических работ по технике безопасности
10 л.
б) инструктажа по технике безопасности
10 л.
в) проведения аттестации по технике безопасности
5 л.
627
Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности
5 л. ЭПК
628
Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев
5 л.
629
Сведения об авариях и несчастных случаях
5 л. (1) ЭПК
(1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами – пост. **
630
Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий
Пост. **
631
Переписка об авариях и несчастных случаях
5 л. ЭПК
632
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях:
(1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост. **
а) по месту происшествия
75 л. (1) ЭПК
б) в других организациях
5 л.
633
Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях
75 л. ЭПК
634
Документы (доклады, анализы) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях
10 л. ЭПК
635
Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению
5 л. ЭПК
636
Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда
75 л. ЭПК
637
Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием
3 г. (1)
(1) При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 75 л.
638
Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием:
(1) После замены новыми
а) по месту составления и утверждения
Пост.
б) в других организациях
3 г. (1)
639
Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания
1 г.
640
Переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда
5 л. ЭПК
641
Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации
5 л. ЭПК
642
Журналы учета исполнения постановлений о штрафах
3 г. (1)
(1) После оплаты последнего штрафа, записанного в журнале
643
Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил
3 г.
644
Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий
3 г.
645
Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров:
а) по месту разработки и утверждения
Пост.
б) в других организациях
До замены новыми
646
Переписка о проведении медицинских осмотров работников
5 л
647
Анкеты обследования условий труда работников
5 л. ЭПК