Сколько времени хранятся дипломные работы в вузе

За время обучения каждый студент пишет большое количество учебных работ: рефераты, контрольные, курсовые и дипломные. Электронный документооборот внедряется в учебный процесс постепенно и в большинстве государственных вузов всё ещё требуется распечатывать эти работы. После защиты и выставления оценки они хранятся в университете ещё несколько лет. Мы расскажем о продолжительности хранения ВКР и других работ.

Советы по учёбе и другая интересная информация представлены в нашем образовательном телеграм-канале. А в специальной группе мы собрали акции и скидки.

Сроки хранения ВКР и других типов работ в высшем образовании

Расскажем о порядке хранения ВКР и других учебных работ в вузе.

Сколько лет хранят дипломные работы

Во время защиты выпускной квалификационной работы её печатный вариант находится у секретаря экзаменационной комиссии, чтобы члены при необходимости могли ознакомиться с текстом диплома. После того, как студенты выступили и получили оценки, дипломы сдают ответственному за их учёт и хранение сотруднику кафедры (обычно это лаборант или ассистент).

ВКР хранятся в его кабинете в специально оборудованном сейфе или шкафу. Срок хранения дипломных работ в вузе обычно прописывается в специальном положении и составляет 5 лет. После истечения срока дипломы утилизируют.

В некоторых случаях хранение дипломных работ на кафедре продолжается 1-2 года, а после этого периода ВКР передают в университетский архив, где они находятся ещё 3-4 года.

Срок хранения курсовых работ в вузе

Срок хранения курсовых работ в большинстве учебных заведений меньше, чем срок хранения ВКР. Обычно они хранятся в течение года, хотя в некоторых вузах и колледжах этот период составляет 3 года. 

В архив их, как правило, не передают, они лежат на кафедре.

Сроки хранения рефератов

Рефераты тоже не хранят особенно долго: их срок «жизни» после защиты – от одного до двух семестров. Хранит их преподаватель, по предмету которого студент готовил работу.

Срок хранения контрольных

С контрольными и другими проверочными работами ситуация аналогичная. Педагог, по дисциплине которого студент выполнял задания, хранит контрольную в течение текущего семестра или учебного года.

Как можно получить работу

Тема диплома перекликается с курсовой, а электронный вариант вы удалили? Выход есть. Если вам понадобилось ознакомиться с текстом курсового проекта или ВКР в течение срока их хранения, сделать это можно по письменному заявлению. Обучающийся пишет его в свободной форме и указывает:

• тип работы и предмет, по которому он её готовил;
• год её написания.

Документ визирует заведующий кафедрой и после этого можно обратиться к лаборанту или преподавателю, которые отвечают за хранение работ. 

Обратите внимание, что получить таким образом можно только свои работы, чужой диплом или курсовую вам вряд ли покажут.

Если же вам понадобились реферат или контрольная, обратитесь напрямую к тому педагогу, которому вы их сдавали.

Архив – последняя точка на пути учебной работы. А если проблемы возникли ещё на этапе её написания, их поможет решить студенческий сервис. Его эксперты умеют готовить любые типы работ: лабораторные, контрольные, дипломы и диссертации. 

Ситуация: Как подготовить и защитить дипломную работу в вузе?
(«Электронный журнал «Азбука права», 2023)Сроки хранения выпускных квалификационных работ, а также порядок их хранения и учета определяются вузом самостоятельно. В частности, выпускная квалификационная работа может быть передана на хранение в архив вуза (ч. 1, 2 ст. 30 Закона N 273-ФЗ; п. п. 2, 9, 18 ст. 3, ч. 2 ст. 13 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ).

У каждого продукта или товара имеется свой так называемый «срок годности». Данное понятие имеет отношение не только к торговле, но и фактически ко всем сферам деятельности, в том числе и к образовательной среде.

В процессе обучения каждый студент пишет курсовые и контрольные работы, выполняет тестовые и различные творческие задания, проводит научные исследования и защищает дипломную работу. Указанные письменные проекты неизбежны для учащихся СУЗов и ВУЗов. Они призваны не только проверить наличие соответствующих знаний и навыков, но и углубить их познания, повысить уровень профессиональной компетентности и пр.

Если Вы полагаете, что после защиты студенческая работа «умирает», то Вы глубоко ошибаетесь. Сегодня мы расскажем, что происходит с ней дальше.

Что происходит с курсовыми и дипломными работами после защиты?

Все студенческие проекты проходят ряд этапов: начиная от создания и заканчивая защитой. Но даже на этом жизнь письменной работы не заканчивается. После того, как автор защитил ее, наступает новый этап – хранения.

Да-да! Вы не ослышались и Вам не показалось. После защиты контрольная, курсовая или дипломная работа полежит обязательному хранению в образовательном заведении. Для этих целей при Вузе действует внутренний архив.

Порядок хранения курсовых и дипломных работ в СУЗах и ВУЗах

Любой официальный документ хранится сначала в том заведении, который его выдал или где его создали, а затем передается на дальнейшее хранение в местный архив. Аналогия прослеживается и в отношении курсовых, дипломных и научных работ.

Да, в городском архиве, Вы вряд ли найдете свой проект по истечении 10-20 лет с момента его создания. Но в образовательном заведении наверняка удастся восстановить основную часть работы.

Курсовые и дипломные работы подлежат обязательному хранению в течение 1 года с момента защиты на кафедре, к которой прикреплен учащийся. Далее все студенческие работы переносятся в архив при СУЗе и ВУЗе.

Срок хранении каждого проекта зависит от его вида. Согласно методическим рекомендациям Минобразования и науки РФ, средняя продолжительность хранения курсовых и дипломных работ составляет 4-5 лет с момента их защиты. В то же время каждое образовательное учреждение имеет право самостоятельно прописывать порядок хранения студенческих работ, при этом продолжительность нахождения исследований в архиве должна быть не менее рекомендованной.

Как и где хранятся студенческие работы?

После защиты курсовая работа сдается научным руководителем или студентом на кафедру, где наступает первый этап ее хранения. Здесь лаборанты должны подобрать подходящее место: недоступное для третьих лиц место, все проекты составляются в соответствии с определенной классификацией (по группам учащихся или по предметам) и пр.

По истечении 1 года все работы подлежат передаче в архив при образовательном заведении, где также работники должны обеспечить сохранность материала, его безопасность. Третьи лица не подпускаются к работам. Допуск к материалам возможен только с письменного разрешения руководства СУЗа или ВУЗа, научного руководителя и пр. Притом работа изучается строго на месте (непосредственно в архиве) и не подлежит выносу из здания/помещения. Копировать материал в 90% случаев запрещено.

После того, как работа пролежала в архиве (определенное время), она подлежит списанию. После этого проект может быть доступен выпускникам в качестве образца по выполнению курсового или дипломного проекта. Лучшие материалы, соответствующие всем заявленным требованиям ВУЗа, могут быть трансформированы в методическое пособие или образцовый вариант.

Студенческие работы и Антиплагиат.ВУЗ

Все курковые и дипломные работы, научные статьи подлежат обязательной проверке на плагиат. В 99% случаев Вуз предпочитает осуществлять поверку оригинальности текста по программе Антиплагиат.ВУЗ.

Особенностью этой платформы является о, что учебное заведение может добавлять на нее работы, выполненные студентами, создавая тем самым «внутреннюю базу» проектов. Подключенный модуль «Кольцо ВУЗов» быстро найдет первоисточник и укажет его ярким цветом, что будет символизировать плагиат.

Даже если работа была защищена более 5 лет назад, при заимствовании фрагментов из нее программа покажет долю копирований, снизив уникальность материалов. Поэтому перепродать научно-исследовательский проект по «истечении срока давности/годности» или после его защиты не удастся. Он будет неуникальным и не сможет попасть на «повторную защиту» с другим студентом. Пользоваться готовыми работами нужно с умом.

Команда ОЦ Дисхелп готова помочь в выполнении курсовых и дипломных работ по всем направлениям профессиональной подготовки. У нас трудятся высококвалифицированные специалисты: педагоги ВУЗов, ученые, практикующие специалисты и пр. Наши исполнители гарантируют высокое качество услуг, индивидуальный подход и конфиденциальность данных каждому клиенту. Все заказы сопровождаются заключением договора. Оформить заявку можно лично в офисе или дистанционно на нашем сайте.

Ответы на вопрос:

На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса

Вопрос

Подскажите, пожалуйста:

1. Срок хранения личных дел студентов вуза – 75 или 50 лет?
2. Срок хранения личных дел отчисленных с 1–3 курса?
3. Срок хранения личных дел абитуриентов, не поступивших на 1 курс?
4. Срок хранения личных дел слушателей курсов повышения квалификации?

На какие нормативные документы ссылаться при составлении номенклатуры в вузе?

Ответ

Нормативные документы для определения сроков хранения документов образовательных учреждений

Для того чтобы определить сроки хранения интересующих вас документов, определим для начала, на какие нормативные правовые и методические документы нам ориентироваться и каков их статус (действующие / отмененные). Это необходимо сделать еще и по потому, что в настоящий момент ведомственный перечень для такой большой, в масштабах страны, отрасли, как «образование» еще не вступил в действие. Это означает, что научные и образовательные организации (научно-исследовательские, высшие, средние специальные, общеобразовательные, дополнительного образования) при составлении индивидуальных номенклатур дел и определении сроков хранения документов, особенно специфической для образовательной учебной отрасли, испытывают сложности, так как просто не находят «своих» документов в действующих перечнях и методической базе. Предлагаем рассматривать личные дела студентов (учащихся, слушателей и т.д.) как документы по личному составу контингента учащихся, очевидно, что учащийся и руководитель образовательной организации не находятся в статусах «работник» – «работодатель», но такое допущение поможет нам выстроить логику рассуждений и определить сроки хранения документов.

Перечислим важные для нас документы:

1. Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения» (утвержден приказом Министерства просвещения СССР от 30.12.1976 № 176[1]; далее – Перечень 1976).
2. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988; отменен приказом Росархива от 08.10.2020 № 131[2]; далее – Перечень 1988).
3. Методические указания по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения[3] (далее – Методические указания). Этот документ является действующим. Но парадокс заключается в том, что составлены эти Методические указания на основании Перечня 1988, признанного отмененным.
4.  Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – Перечень 2019).
5. Методические рекомендации «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу»[4].

История изменений сроков хранения документов по личному составу

До 1967 г. основные виды документов по личному составу (личные дела, лицевые счета, карточки учета работников) имели постоянный срок хранения. С 1967 г. до середины 90-х гг. ХХ века срок их хранения соответствовал «75 лет – Возраст ЭПК». С середины 90-х гг. ХХ века и до вступления в силу Федерального закона № 43-ФЗ[5] и внесения соответствующих изменений в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» был установлен срок хранения «75 лет ЭПК». Далее после очередной редакции Федерального закона № 125-ФЗ документы по личному составу:

• законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет;
• законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Для документов с 1967 г. сроки хранения были дифференцированы на две группы:

1.  Для организаций, являющихся источниками комплектования.
2.  Для организаций, не являющихся источниками комплектования.

Для документов организаций второй группы устанавливались только временные сроки хранения без отметки «ЭПК». Для отдельных видов документов (личных дел, списков работников, личных карточек работников, книг учета и алфавитов личных дел) организаций первой группы срок хранения «Постоянно» был заменен на «75 лет – Возраст ЭПК». Исключения были сделаны только для отдельных личных дел (номенклатурных, руководящих работников, творческих работников, работников, имеющих степени, звания, награды) и их должностных карточек, для которых был оставлен срок хранения «Постоянно».

Для документов с 2000 г. дифференциация сроков хранения для организаций, являющихся источниками комплектования, и для организаций, не являющихся источниками комплектования, была отменена, как и срок хранения «75 лет – Возраст ЭПК», где «– Возраст» был снят.

С 1967 г. срок хранения «протоколов и постановлений аттестационных комиссий» был уменьшен до «25 лет»; а «списков лиц, окончивших курсы, школы и сдавших техминимум» до «3 лет (после внесения данных в личное дело (карточку)».

С 1989 г. срок хранения для «протоколов заседаний, постановлений аттестационных квалификационных комиссий» был установлен «15 лет ЭПК» и «15 лет». Для «протоколов заседаний, постановлений аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним» установлен срок хранения «10 лет» (ст. 485 Перечня 2019).

«Личные дела слушателей курсов повышения квалификации» предлагаем хранить 10 лет, так как протоколы, в которых должен быть зафиксирован факт завершения «повышения квалификации» хранятся 10 лет (ст. 485 Перечня 2019).

Вывод

С учетом вышеизложенного, в номенклатуре дел вашего учебного заведения вы можете указать следующие сроки хранения личных дел:

22.09.2022, 10:33

Подписаться на журнал