Сколько разных баз знаний компании можно создать на одном портале

Каждая компания со временем накапливает большое количество полезной информации. Регламенты, чек-листы, инструкции и просто дружеские советы новым сотрудникам от старожилов должны быть в быстром доступе, чтобы каждый желающий мог найти нужный документ и ознакомиться с ним.

Для этих целей создаются базы знаний, в которых информация хранится вся накопленная информация. Раньше в Битрикс24 База знаний работала с wiki-разметкой, которая не очень удобна для рядовых пользователей. Проблему можно было решить установкой приложений из маркетплейса Битрикс24, но за них приходилось платить. Сейчас все стало гораздо проще и удобнее. 

Недавно в Битрикс24 появилась обновленная База знаний! Она создана на основе Битрикс24.Сайтов, а это значит, что создавать и редактировать Базу знаний сможет абсолютно любой сотрудник. Для этого не потребуется никаких специальных навыков и умений, вся работа происходит в конструкторе.

Как создать Базу знаний в Битрикс24?

В левом меню или с помощью поиска найдите раздел База знаний и перейдите в него. Вам предложат выбрать шаблон для Базы знаний. Пока что выбор небольшой: есть один готовый шаблон и пустой шаблон, который позволит создать Базу знаний с нуля. В будущем можно будет загружать шаблоны из Маркетплейса.

Выбирайте нужный шаблон и приступайте к настройке Базы знаний. Назовите базу, как вам нужно, добавьте описание, выберите цветовую схему и нажмите кнопку “Создать”.

Теперь у вас есть собственная корпоративная База знаний в Битрикс24! Ее можно настроить так, как нужно именно вам. Создавайте и редактируйте страницы базы, изменяйте структуру и добавляйте любую информацию. Для создания страниц используются блоки из Сайтов.Битрикс24.

Можно ли создать Базу знаний в Битрикс24 для группы или проекта?

Да, такая возможность есть. В группе или проекте может быть база знаний, но только одна. Создать ее можно и при создании новой группы (проекта), и при редактировании существующих.

Процесс создания базы знаний в группе (проекте) в Битрикс24 аналогичен процессу создания общей базы компании.

Сколько Баз знаний можно создать в одном портале Битрикс24?

Все зависит от тарифа, который вы используете. Для бесплатного тарифа “Проект” доступна только одна база знаний на компанию. На тарифах “CRM+”, “Задачи+” и “Старт+” можно создать 3 базы знаний. Тариф “Команда” позволяет создавать до 5 баз, а на тарифе “Компания” нет ограничения на количество баз знаний.

При этом на каждом тарифе можно создавать 1 базу знаний для каждой группы (проекта), а количество страниц в каждой базе не ограничено.

Как База знаний поможет бизнесу?

У Базы знаний может быть много вариантов применения. В ней можно хранить абсолютно любую информацию, начиная с шаблонов документов и заканчивая графиком дежурства по кухне.

Один из самых распространенных вариантов использования Базы знаний — погружение в работу новых сотрудников. Когда в компании появляется новичок, до него нужно донести внутренние регламенты работы, поделиться опытом, рассказать о миссии компании в конце концов. Можно выделить для этого полноценного куратора или прикрепить к новичку HR-менеджера, но гораздо проще показать ему Базу знаний, в которой он сможет найти всю необходимую информацию.

Еще один типовой сценарий — донесение изменений до каждого сотрудника. Чтобы не рассылать каждому персональное уведомление и не засорять Живую ленту в Битрикс24 длинными текстами приказов, можно занести информацию в Базу знаний и просто поделиться с коллегами ссылкой на страницу.

При этом никто не мешает вам сделать Базу знаний в Битрикс24 такой, какой ее видите именно вы, и использовать для ваших конкретных целей.

Храните и приумножайте знания, а Битрикс24 вам в этом поможет! Если у вас есть вопросы по настройке Битрикс24, то мы с радостью вам поможем. Заполните форму, и наш менеджер вас бесплатно проконсультирует.

Когда приходит новый сотрудник, необходимо ввести его в курс дел: рассказать о компании, продукте, графике работы. Чтобы сократить время обучения и помочь ему быстрее адаптироваться в компании, создайте Базу знаний компании. Включите в неё всю важную информацию, которую необходимо знать новичкам, а также всем сотрудникам.

Чтобы создать Базу знаний, перейдите в раздел Компания > База знаний.

Функция База знаний Компании доступна на всех тарифах Битрикс24. Количество баз зависит от вашего тарифа. Узнать подробнее вы можете на странице тарифов.

Нажмите Создать Базу знаний или на плюс.

Выберите шаблон из предложенных, загрузите его из Битрикс24.Маркет или создайте базу с нуля.

Придумайте название для Базы знаний. Добавьте описание и выберите цветовую палитру. Нажмите Создать.

Чтобы отредактировать название и расположение раздела, нажмите на шестерёнку.

После этого просто добавьте на страницу базы блоки с различными элементами сайта: картинки, видео, тексты.

Например, с помощью блока Команда, вы можете рассказать о сотрудниках. Так даже удалённые сотрудники будут знать коллег и, когда возникнет вопрос, обратятся к верному человеку.

Изменить адрес Базы знаний, выбрать главную страницу, а также настроить дизайн можно в настройках, которые находятся в шестерёнке.

Рекомендую также прочитать:

• Права доступа к Базам знаний компании
• Как добавить базу знаний в группу (проект)
• Как добавить базу знаний в раздел

Представьте, что в вашей компании есть единое хранилище ответов на часто задаваемые вопросы, в котором лежат все регламенты, чек-листы, готовые шаблоны и прочие документы. К этому хранилищу есть доступ у всех сотрудников, и им не надо каждый раз дергать своих коллег, чтобы найти нужную информацию. Разработчики Битрикс24 на основе этой идеи создали такую платформу — Базу знаний (далее БЗ), которую можно реализовать разными способами.

База знаний в Битрикс24

База знаний в Битрикс24 — это хранилище корпоративных данных, которое можно создать внутри вашего портала. После формирования Базу можно постоянно пополнять, а доступ к ней — регулировать. Для начала работы ничего дополнительно докупать не надо, поскольку конструктор БЗ доступен в штатном режиме.

В Базе обычно хранятся:

• документация компании
• регламенты
• чек-листы
• статьи
• обучающий контент

Не знаете с чего начать и какой способ организации БЗ подходит вам? Рассмотрим ниже все возможные варианты, чтобы помочь с выбором!

Варианты реализации БЗ в Битрикс24

Первый вариант — стандартная База знаний внутри портала. Чтобы ее создать, в левом меню перейдите в раздел База знаний → Создать Базу знаний.

Благодаря формату Базы в ней легко ориентироваться. Это решит проблему долгой адаптации сотрудников, а также повторяющихся вопросов от коллег. БЗ разрешит проблему утечки знаний после увольнения сотрудника. 

Учтите, что количество создаваемых Баз неограниченно только для облачного Профессионального тарифа и коробочной версии. Для тарифа Бесплатный доступно создание 1 базы, для тарифа Базовый — 3 баз, для тарифа Стандартный —5 баз.

С помощью Умного поиска нужную информацию легко найти, будь то текст или ссылка на документ.

Реализовать компактную Базу сможет каждый сотрудник, ведь в инструментарии есть готовые шаблоны, которые сохраняют изменения в режиме реального времени. Отметим, что мгновенное сохранение правок доступно и для других инструментов Базы знаний. Добавлять и редактировать можно текст, картинки, видео, формы обратной связи и палитру БЗ.

В перспективе для удобства экстранет-пользователей БЗ можно будет разместить на домене bitrix24.wiki, а для ознакомления с ней не нужно заходить в Битрикс24. Однако эта функциональность пока не реализована

А для новых сотрудников приятным бонусом станет возможность добавления БЗ прямо в карточку клиента, где, например, будет информация о том, как вести сделку. Базы знаний отображаются как на ноутбуке, так и на планшетах и смартфонах. Все это позволяет быть мобильным и обучаться где угодно и когда угодно.

• Плюсы:
  удобный интерфейс, готовые блоки, легкость создания, встроенный поиск информации, доступность и бесплатность инструмента
• Минусы:
  доступ есть только у сотрудников и только на портале компании Битрикс24

Базы знаний необходимы для каждой компании, в которой появилась потребность в хранении документов, чек-листов, регламента организации либо создания локального Q&A раздела. Базу легко создать, администрировать, заполнять информацией — для этого не нужно иметь никаких навыков в программировании или дизайне.

Возможно, для некоторых будет минусом тот факт, что БЗ доступны только сотрудникам компании, но в этом есть и положительная сторона: конфиденциальная информация останется внутри организации.

Второй вариант хранения данных — База знаний в конструкторе сайтов. Чтобы ее создать, в левом меню перейдите в раздел Сайты и выберите опцию Создать сайт.

В таком формате БЗ станет доступной не только для представителей компании. Инструменты конструктора почти идентичны инструментам обычной Базы знаний, поэтому лендинг удастся построить без труда.

• Плюсы:
  публичная страница, которая индексируется в поисковике. Публичность страницы также настраивается
• Минусы:
  есть небольшие различия с конструктором внутренней БЗ. Инструмент постоянно дополняется, есть нестабильность в работе. Взаимодействовать с конструктором сайтов на постоянной основе пока проблематично из-за периодически возникающих багов

Таким образом, Битрикс24 предлагает альтернативу конфиденциальной Базе знаний — можно создать два идентичных хранилища информации для сотрудников и, например, для будущих коллег.

Третий вариант — создание Базы знаний с помощью приложений в Маркете.

До анонсирования вендором инструмента Базы знаний многие интеграторы предлагали свои решения. Для создания своего хранилища информации на портале пользователя Битрикс было достаточно скачать понравившееся приложение в Маркете.

• Плюсы:
  в каждом приложении есть свои дополнительные функции, например возможность создать тест внутри базы
• Минусы:
  многие приложения доступны только по подписке

Четвертый вариант — интеграция Битрикс24 с внешними Базами знаний.

Многие организации до внедрения в свою работу Битрикс24 уже могли использовать решения для создания собственной базы знаний. Такие сервисы как Confluence или Outline предоставляли для этого довольно обширный набор инструментов.

Совсем не обязательно после внедрения Б24 отказываться от привычных решений. Система позволяет настроить связь портала и внешней системы, например, сделать прямые ссылки из портала на нужные страницы Базы знаний стороннего разработчика.

• Плюсы:
  можно не переносить готовую БЗ на Битрикс24
• Минусы:
  подобный вариант может показаться удобным не всем пользователям системы

Битрикс24 позволяет интегрировать готовые Базы знаний, чтобы можно было сосредоточиться на важном, а не тратить время на перенос информации.

Заключение

Базы знаний в Битрикс24 — гибкий инструмент, который может быть обычной базой, лендингом или приложением из Маркета. Наличие разных форматов оформления Базы знаний дает возможность настраивать доступ, легко менять содержание, обновлять информацию — и все это не требует специальных навыков от автора.

Нужна помощь с созданием Базы знаний в Битрикс24? Рассмотрим ваш запрос и подберем лучший вариант реализации для компании!

Вас также может заинтересовать:

Битрикс24 — гибкая платформа, позволяющая полноценно управлять бизнесом. Портал предлагает для этого множество инструментов, среди которых есть как сложные, дающие возможность полностью автоматизировать бизнес-процессы, так и более простые, но не менее полезные. Одним из довольно простых, но очень эффективных инструментов является база знаний — специальный раздел портала, в котором можно собрать всю необходимую сотрудникам информацию.

Содержание базы знаний может быть любым. Как правило, типовые задачи, которые этот функционал помогает решать, выглядят так:

• быстрая адаптация новых сотрудников — легкий доступ к положениям и регламентам компании, общей информации и многому другому;
• быстрый доступ к технической информации — различным должностным инструкциям с подробным алгоритмом рабочих обязанностей, ссылкам на нужные материалы и программы;
• общедоступная организационная информация — по каким дням происходят выплаты, как правильно оформить больничный, куда подавать заявление на отпуск и другие нередко возникающие у новых сотрудников вопросы.

База знаний позволяет собирать и упорядочивать часто используемую информацию, а также легко делиться ей, отправив ссылку на нужную страницу.

Как работать с базой знаний

База знаний — это встроенный инструмент Битрикс24, работа с ней не требует обязательного привлечения технических специалистов: при наличии времени во всем можно разобраться самостоятельно. Количество баз знаний никак не ограничено, это дает возможность подробно описать все действия и рабочие процессы и сделать этот раздел портала по-настоящему полезным. Ниже рассмотрим типовые настройки базы знаний: от ее создания до редактирования и удаления.

Создание

Зайдите на портал и в окне поиска наберите «база знаний», а затем откройте найденный пункт меню. Также в этот раздел можно попасть и с основного бокового меню: откройте пункт «Компания», затем в верхнем списке выберите «База знаний». После того, как вы попали в этот раздел, нажмите «Создать базу знаний».

В открывшемся окне выберите один из двух готовых шаблонов базы знаний: в темной или светлой теме. Кроме этого, можно загрузить дополнительные шаблоны из Битрикс24.Маркет — там есть как платные темы, так и доступные по подписке — или создать с чистого листа свой собственный, выбрав пункт «Пустой шаблон». Для примера создадим базу знаний в светлой теме, выбрав соответствующий пункт.

Настройка

Откройте созданную базу и выберите «настройки» — расположенный в верхнем правом углу значок шестерни. Откроется страница, содержащая пункты настроек, разбитые на разделы:

• настройки базы знаний;
• дизайн базы знаний;
• настройки страницы;
• дизайн страницы.

Большинство изменений вносится простым выбором из предложенных вариантов или установкой галочки в нужный чекбокс. Разберем пункты подробнее.

Настройки базы знаний

Первым делом нужно задать новое имя, нажав на карандаш, расположенный рядом со стандартным названием «База знаний в светлой теме» — выбирайте название, которое будет отражать общую суть. Следующим шагом укажите адрес, по которому будет доступна эта база знаний. Теперь нужно определиться, нужна ли на странице кнопка, позволяющая моментально перемещаться наверх — если нужна, то отметьте чекбокс. Осталось назначить главную страницу, выбрав ее из выпадающего списка в пункте «Главная страница» — она будет открываться первой.

В дополнительных настройках можно указать ключи для карт Google и Яндекс, а также выбрать шаблон отображения и представления по умолчанию — варианты отображаются визуально, так что сразу понятен результат от внесения изменений. Есть возможность выбрать свою страницу «404». Здесь и далее не забывайте сохранять внесенные изменения.

Дизайн базы знаний

Этот раздел позволяет настроить общее визуальное оформление: выбрать цвета и шрифт. Все характеристики задаются в специальных полях с указанием, что именно будет изменено. Можно выбрать цветовую палитру, настроить текст — его цвет, шрифт, размер, насыщенность, межстрочное расстояние и другие характеристики. Есть возможность задать для страницы индивидуальный фон, загрузив собственную картинку и выбрав вариант отображения: на весь экран, мозаика или по ширине.

Настройки страницы

Каждую страницу можно индивидуально отредактировать, выбрав нужные параметры и добавив необходимую информацию. Для страниц можно выбирать индивидуальное представление и шаблоны, а также редактировать вид богатой ссылки, изменяя изображение, название и Title.

Дизайн страницы

Позволяет настроить почти все то же самое, что и дизайн базы знаний, но только в рамках отдельной страницы.

Наполнение базы знаний

Для того чтобы наполнить базу знаний, необходимо создать и настроить нужные страницы. В шаблоне уже есть часть страниц, например, главная, — она отмечена значком домика, — а также страница с результатами поиска, страницы статьи и сайдбар. Чтобы получить доступ ко всем страницам, на плитке созданной базы знаний выберите «Действия», а затем из выпадающего списка «Посмотреть страницы».

Для каждой страницы можно указать адрес, вид богатой ссылки, а также индивидуальное представление и шаблон. Для этого нужно на карточке страницы выбрать «действия», а затем «Настроить страницу».

Для редактирования страницы нужно выбрать «действия», а затем «Редактировать». Откроется редактор, позволяющий набирать и оформлять текст, управлять блоками страницы — перемещать, удалять, редактировать, создавать новые, включая суперблоки — и настраивать отображение. По своим возможностям редактор напоминает аналогичные в различных конструкторах для создания сайтов, например, есть возможность указать видимость блока, в зависимости от устройства: ПК, планшета, телефона.

Сами страницы можно удалять, перемещать, копировать и выполнять другие операции, воспользовавшись все тем же выпадающим меню, расположенным под кнопкой «действия», в верхнем правом углу карточки страницы. Такое же меню есть и на карточке базы знаний — используйте его для удаления или редактирования.

Краткие итоги

База знаний — мощный инструмент, позволяющий ускорить и повысить эффективность обучения работе в Битрикс24 персонала и сделать доступной информацию, которая часто требуется, наполнив раздел самыми востребованными данными. Базу знаний можно создать как самостоятельно, так и заказать у специалистов. Если вас заинтересовал этот функционал и вы решили, что он необходим в вашей компании — позвоните или напишите нам. Мы можем реализовать проект любой сложности в точном соответствии с вашими пожеланиями.

База знаний — популярный digital-сервис для бизнеса, который позволяет создать единое хранилище информации для сотрудников и оптимизировать корпоративные процессы. PR-директор digital-интегратора DD Planet Екатерина Саломатина поделилась опытом разработки и внедрения базы знаний на 150 человек, а также рекомендациями, универсальными для компаний любого размера.

Задачи, которые решает база знаний

Перед запуском базы знаний необходимо определить, какие задачи вам необходимо решить с ее помощью.

Ниже перечень основных:

Систематизация информации. Частая проблема — разрозненное хранение знаний. Как правило, подразделения компании используют для этого разные источники: бухгалтерия — 1С, отдел продаж — CRM, кто-то держит информацию на корпоративном сервере, кто-то — в документах Google, кто-то — просто в голове. В худшем варианте важные инструкции и документы могут быть устаревшими, а часть информации — отсутствовать.

Если компании для экосистемного развития требуется регулярный обмен знаниями между отделами, база знаний позволяет собрать и упорядочить их в одном месте.

Сокращение временных затрат. Существенная часть времени сотрудников тратится на поиск нужной информации, описание инструкций и подготовку ответов на одни и те же вопросы. Стандартные ситуации:

Для этого необходимо обращаться к коллегам, в том числе из других отделов.

На поиски уходят рабочие часы нескольких сотрудников, а хаотичная подготовка одних и тех же материалов может привести к многократному дублированию информации. С помощью базы знаний можно значительно оптимизировать эти издержки.

Адаптация новых сотрудников. Новички испытывают особенные сложности из-за недостатка информации. Какие документы требуются для оформления, к кому обращаться, как решать рабочие вопросы — на все нужны четкие ответы в удобном месте.

Обучение. База знаний также может использоваться для образовательных целей и развития сотрудников. Она может включать подборки обучающих материалов, текстовые или видеоинструкции работы с конкретными сервисами.

Три критерия эффективности

База знаний — индивидуальный проект в зависимости от вида бизнеса, размера компании, количества ее сотрудников и бизнес-процессов. Однако есть универсальные характеристики, по которым можно определить ее эффективность.

Соответствие потребностям сотрудников

База знаний создается в первую очередь для закрытия информационных потребностей коллектива. Чтобы создать действительно полезный проект, сначала необходимо определить, какая информация может потребоваться сотрудникам, с какими вопросами сталкивается каждый из них. Не помешает провести среди коллег опрос, что, по их мнению, должно быть в базе знаний, и создать специальное место для регулярного сбора предложений.

Удобство использования

Как и любой интернет-проект, база знаний требует тестирования usability. Если она будет неудобной, сотрудникам будет проще использовать привычные ресурсы для хранения информации. Проследите, чтобы она была хорошо структурирована — всем отделам должно быть понятно, где что искать. Создайте инструкцию по использованию базы знаний, а перед запуском отдайте ее на тестирование сотрудникам из разных направлений.

Чем стилистически проще и легче будут тексты, тем лучше они будут восприниматься. Главная опасность при подготовке материалов — кажущаяся очевидность информации. Что просто для одного сотрудника — то может быть совершенно непонятно другому. Это особенно важно при большом коллективе и разных сферах деятельности сотрудников. Поэтому при подготовке контента всегда нужно смотреть на него сторонним взглядом.

Актуальность информации

Частая проблема таких проектов — написали и забыли. Информация имеет свойство устаревать, поэтому важно заранее определить регулярность обновления определенных блоков. Например, информация о возрасте компании и ее последних достижениях, требует корректировки раз в год. Если вы предоставляете сотрудникам инструкции по использованию сторонних онлайн-сервисов, во многих из них обновления происходят ежемесячно. Важные корпоративные изменения в работе должны вноситься в базу знаний по мере их появления.

Ресурсы и инструменты

Для начала определите ресурсы: кто будет отвечать за реализацию базы знаний, какие технологии для этого потребуются.

Люди. Очень важна роль ответственного, кто будет координировать процесс создания базы знаний, следить за наполнением и актуализацией контента. Также потребуется определить сотрудников, ответственных за предоставление информации в конкретные разделы. Для приведения текстов в соответствие корпоративной редакционной политике нужен редактор. В нашей компании в ведении базы знаний задействовано достаточно много человек: представители топ-менеджмента, разработчики, HR и PR-отделы, руководители отделов.

Технологии. Для создания базы знаний могут использоваться разные платформы. Мы используем Битрикс24, поскольку у него достаточно широкий функционал и удобный интерфейс. На базе этой платформы построены и собственный корпоративный портал DD Planet с базой знаний на 150 человек, и проекты для наших клиентов с несколькими тысячами сотрудников.

Общая информация для всех сотрудников

Основная часть базы знаний ориентирована на всех сотрудников. Сюда относятся информация о компании и ее структуре, миссии и ценностях, FAQ с перечнем лиц, к которым можно обращаться по разным вопросам, а также наиболее важные документы, например, карточка с реквизитами и презентация компании.

Информация о кадровом делопроизводстве, которую часто запрашивают сотрудники у HR-отдела, также должна находиться среди ключевых разделов базы знаний. Она может включать инструкции по найму, переводу сотрудников, оформлению отпусков и больничных и прочие.

Особенность компании DD Planet состоит в том, что практически все бизнес-процессы у нас автоматизированы на корпоративном портале, и нам важно, чтобы все сотрудники умели им пользоваться. Поэтому у нас есть отдельный раздел, посвященный работе с корпорталом: как ставить задачи, бронировать переговорные, оплачивать счета. При появлении нового бизнес-процесса мы сразу описываем его в базе знаний и высылаем всем ссылку на новую информацию.

Для отделов

Узкоспециализированная информация, необходимая конкретным отделам, содержится в соотствующих разделах. В зависимости от функциональности платформы можно создавать разные базы знаний или настраивать уровни доступов: оставлять видимость всем сотрудникам или некоторым.

Для новых сотрудников

Для новых сотрудников желательно создать отдельный раздел, который может понадобиться в первые дни работы. В нашей базе знаний он включает памятку, перечень документов, необходимых для оформления, и описание автоматического бизнес-процесса, в рамках которого человек загружает документы на диск и взаимодействует с HR-отделом и бухгалтерией.

При выходе нового сотрудника на работу ему высылается автоматическое письмо с доступами к корпоративному порталу и ссылками на нужные разделы базы знаний.

Как сформировать привычку пользоваться базой знаний

Любой новый продукт требует привыкания. Чтобы база знаний действительно использовалась вместо старых инструментов, важно не просто обеспечить удобство и пользу, но и грамотно анонсировать ее сотрудникам.

При запуске базы знаний необходимо подготовить новость, где рассказать о практической пользе проекта и прикрепить ссылку на инструкцию. Вопросы о том, где найти ту или иную информацию, скорее всего, продолжат поступать — в этом случае важно не пользоваться старыми источниками, а перенаправлять на нужные разделы базы знаний. В следующий раз сотрудник с большей вероятностью сначала заглянет туда, прежде чем задать вопрос. Мы в DD Planet об обновлениях базы знаний сообщаем в корпоративном дайджесте. Частые упоминания в совокупности с удобством использования постепенно формируют у сотрудников привычку.

Еще один инструмент — вовлечение сотрудников в процесс формирования базы знаний. Сбор обратной связи и пожеланий, какую еще информацию можно добавить, как минимум вызовут интерес, а в лучшем случае — активную помощь с контентом.

В этой статье я привела основные рекомендации, которые универсальны для создания любой базы знаний: как для небольших компаний, так и для масштабных холдингов. Функциональность же, объем контента и внешний вид проекта могут быть индивидуальны в зависимости от характеристик и потребностей бизнеса.

Фото: Unsplash