Сколько компаний может вести один бухгалтер

Статья адресована бухгалтерам и главным бухгалтерам, которые уже ведут учет нескольких организаций или только планируют. Расскажем, как оптимизировать нагрузку.

Прием 1. Используйте приемы тайм-менеджмента

Лучше в начале недели потратить час на планирование работы бухгалтерии, чем потом расхлебывать штрафы и недовольство руководства.

Пользуйтесь планировщиком задач

Часто бухгалтер надеется на свою память. Как следствие, забывает открыть или закрыть подразделение, сдать отчет, перечислить налоги и постоянные платежи, например зарплату, плату за аренду или сервис для сдачи отчетности, членские взносы и пр. Что с этим делать? Рекомендую пользоваться Google Calendar или системами-планировщиками, такими как Битрикс или Мегаплан.

Напоминайте команде о сроках

Например, у вас бухгалтерия состоит из нескольких человек. Вы знаете сроки сдачи отчетности и считаете, что все их помнят. Но по факту может оказаться иначе: сотрудники о сроках забыли, платежи не провели, отчетность не сдали. Результат — штрафы и пени.

Рекомендация: сделайте так, чтобы вся команда видела сроки. Организуйте напоминания по всем сотрудникам и отбросьте свои ожидания. В одной бухгалтерии я видела доску, на которой отмечены сроки, — это один из вариантов визуального контроля. Но эффективнее организовать автоматическую рассылку, чтобы задачи приходили каждому на почту за несколько дней до того, как нужно ее решить.

Это актуально, если ваша бухгалтерия ведет группу компаний. Особенно, если они на разных системах налогообложения: УСН, ЕНВД, ОСНО, ИП на патенте и пр. У всех свои сроки сдачи отчетности, суммы и сроки уплаты налогов. Ни вы, ни ваша команда физически не сможете держать все в памяти.

Ваша задача — один раз выбрать метод планирования, внести в план сроки по всем компаниям на год. А в течение года лишь пользоваться созданной системой.

Заранее готовьте отчеты, дайте себе время исправить ошибки

Раньше в компании мы сдавали отчетность в последний день — ошибались, не успевали вовремя, платили штрафы. Теперь мы отсылаем отчетность за 3-4 дня, идеально — за неделю до срока.

Прием 2. Привлекайте помощников

Качественная бухгалтерская программа

Настройте бухгалтерскую программу под свои запросы. Иначе львиную долю информации вы будете обрабатывать вручную и сидеть до ночи, путаясь в алгоритмах разнесения данных. Изучите все функции программы, узнайте у сопровождающего вас специалиста, есть ли горячие клавиши. Вникайте в нюансы программ, чтобы облегчить и ускорить работу.

Вникайте в бухгалтерский учет, а не полагайтесь на подсказки экспертов и коллег. Вы же квалифицированный специалист, а не бухгалтер-оператор, чей труд считается низкоквалифицированным и скоро, по мнению Минфина РФ, исчезнет.

Если вы хотите быть профессионалом, не только загружайте в программу документы, но и исправляйте при необходимости, вносите ручные корректировки, меняйте настройки. Стремитесь понимать, что делает программа и как это влияет на баланс и отчеты, научитесь видеть взаимосвязь бухгалтерского, налогового учета, права и экономики. Для этого придется постоянно совершенствоваться и повышать квалификацию, как того требуют профессиональный стандарт «Бухгалтер» и реалии нашей профессии.

Часто бухгалтер ведет несколько компаний ради опыта. Старайтесь извлечь максимальную пользу от работы с организациями разных отраслей и систем налогообложения. Иначе придется обращаться за консультациями к аудиторам.

Справочно-правовые системы

В справочно-правовых системах удобно не только пользоваться актуальной версией нужного документа, но и узнавать позицию экспертов по бухгалтерским, налоговым, правовым вопросам.

Профессиональный кругозор

Ошибка некоторых бухгалтеров — обсуждать профессиональные вопросы с подругами-бухгалтерами. В этом случае не расширяется круг общения и профессионального роста, а перекладывается ответственность за свои ошибки в бухучете на подруг.

Лучший выход — посещать форумы и круглые столы, слушать семинары и вебинары, вступить в профессиональные сообщества.

Прием 3. Организуйте грамотный документооборот

Это важный элемент учетной политики, особенно актуальный для бухгалтера, ведущего несколько компаний. Неграмотная организация документооборота приведет к конфликтам между сотрудниками предприятия, потерянным деньгами, не вовремя сданной отчетности и далее к злоупотреблениям и хищениям, подтолкнет компанию к банкротству.  

На основании Приказа Минфина России от 06.10.2008 № 106н «Об утверждении положений по бухгалтерскому учету» учетную политику организации формирует главный бухгалтер или иное лицо, на которое в соответствии с законодательством Российской Федерации возложено ведение бухгалтерского учета организации, утверждает — руководитель.

Именно главному бухгалтеру следует создавать документ, который будет объединять все бизнес-процессы и поможет руководителю контролировать эффективность предприятия. Создайте график документооборота по каждой из «подопечных» организаций, постарайтесь, чтобы во всех использовались одинаковые сервисы и алгоритмы.

Основные точки контроля: внесение, создание, подпись, пересылка и ввод первичных документов, организация грамотного документооборота.

Подводные камни при организации документооборота

Главный бухгалтер может думать, что создание документооборота — не его дело, и ожидает прийти на готовое или надеется, что директор скажет, кто и что делает. Это может оказаться не так. Часто документооборот на предприятиях складывается стихийно, все сотрудники делают, как им удобно. Ваше дело — навести порядок для простоты и прозрачности работы предприятия и сбора документов и подписей.

Сначала понаблюдайте за тем, как работает предприятие, чтобы не отбросить позитивные наработки и не внести негатив своими действиями. Организуйте документооборот самостоятельно с учетом специфики отрасли, структуры предприятия и удобства работы команды. Помните, что 90% сотрудников позитивно воспримут изменения, а 10% будут им противиться. Наберитесь терпения и объясняйте пользу нововведений. Дождитесь, чтоб все привыкли и перестали ошибаться.

Создайте отдельный файл, который будет называться «график документооборота» даже для самого маленького предприятия в холдинге.

Вот пример такого графика:

Негативные примеры из практики:

1. Формальный документооборот в компании. Бухгалтер не переносит первичный документ из одной программы в другую, а набивает его вручную. Это приводит к ошибкам в нумерации, штрафам и вражде между бухгалтером и менеджерами.

Ознакомьте всех сотрудников под подпись с графиком документооборота и пропишите ответственность за каждый шаг в должностной инструкции.

1. Бухгалтерия не вносит документы в программу или делает это с опозданием. В конце года по итогам сверки очень много надо переделывать. Из-за этого налоги рассчитываются с ошибками: или заплатили больше, или недоплатили. Это приводит к пеням и штрафам.
2. Бухгалтер сам звонит контрагенту и требует первичные документы. Это неправильно, потому что это зона ответственности других сотрудников, а бухгалтерия зачастую не общается с контрагентами напрямую. Освободите себя для более важной работы.

Я работала с такой компанией: мне выдали телефоны и попросили обзванивать поставщиков и покупателей. Представители контрагентов постоянно «отфутболивали», говорили, что все передали менеджеру. В результате в этой компании вовремя не были подписаны акты выполненных работ, договоры, накладные, а товары, отданные на реализацию, так и не вернулись обратно. Собственник понес большие убытки.

Шаг 4. Будьте на связи с руководством

Согласовывайте сумму налогов заранее

Распространенная ошибка бухгалтеров — показать руководителю сумму налогов к уплате в день сдачи отчета. Руководители обычно в обмороке.

Моя личная рекомендация: считайте и согласовывайте с руководителем налоги ежемесячно до 10-го числа следующего месяца.

Когда мы у себя в компании стали так делать, все директора сразу успокоились, мне перестали звонить в последний день сдачи отчетности, с ужасом в голосе спрашивая, откуда такие большие налоги и почему раньше не сказали?       

Не делайте работу за других, если не просят

Следующая ошибка — делать работу за других сотрудников или за уволившихся бухгалтеров. Если нет договоренности с руководителем о корректировке периодов, когда работал другой бухгалтер, ваша инициатива может обернуться против вас. Ведь в этих периодах могут быть ошибки. Из-за этого «поедет» отчетность или еще хуже: период не закроется.

Рекомендация: обязательно согласовывайте условия корректировки прошлых периодов с описанием вашего вознаграждения и ответственности за корректировки.

А еще лучше, исправляйте ошибки методом «сторно» в текущем периоде.

Шаг 5. Своевременно отчитывайтесь в контролирующие органы

Распространенные ошибки на этапе подготовки отчетности:

1. Не подключен сервис по сдаче отчетности. Подключайте сразу, как только берете компанию на сопровождение.
2. К моменту сдачи отчетности не оплачен сервис по передаче отчетов в КО. Оплачивайте сразу на год — это дешевле и меньше хлопот каждый месяц. Поставьте в календаре напоминалку об оплате на следующий год.
3. Своевременно не подписаны доверенности или цифровые подписи директора устарели. Печально узнавать об этом в отчетный период — проверяйте подписи доверенностей и директоров заранее.

Я рекомендую составить список доверенностей и подписей и следить за сроками окончания, используя, опять же, crm-систему или такую табличку:

1. Отчет сдан, но не получено подтверждение о сдаче. Еще раз рекомендую сдавать отчет не в последний день, а за 3-4 дня, чтобы была возможность получить подтверждение или исправить ошибку в случае отказа.

И еще несколько слов

Главный навык бухгалтера нескольких компаний — умение все организовать и спланировать заранее. Порядок в компаниях — порядок в вашем самочувствии, финансах и настроении!

Конечно, помните о своем личном трудоустройстве в компаниях. Делайте это разумно. Например, в одну устройтесь на работу на полный день, а в другую на 2 часа. Или во все компании по несколько часов в день, чтоб не пугать проверяющих своим 48 часовым рабочим днем.

Желаю успехов! Сдавайте отчеты своевременно и без ошибок.

Иногда знакомые интересуются: «Как тебе удается вести восемь организаций?». Ну, людям, далеким от бухгалтерского учета, трудно понять, но в целом восемь компаний – это не так много. Из моих восьми регулярного присутствия требуют только три, остальные – на удаленке, раза 2–3 в месяц заехать, забрать первичку.

Рассказываю, что нужно сделать бухгалтеру, который решит вести сразу несколько компаний, чтоб не умереть сразу.

В начале месяца главное отметить в Google Календаре ключевые даты: обязательные ежемесячные платежи, начисление и выплата зарплаты по каждой организации, начисление отпускных (тоже по каждой организации) по графику отпусков, сдача ежемесячных отчетов, квартальные декларации – не крайние сроки, конечно, а даты, когда планируешь сдаваться. 

Без четкого планирования не просто легко что-то забыть, а вы обязательно забудете. Плавали, знаем. 

В договорах на бухгалтерское обслуживание нужно четко прописать дни и часы присутствия в офисе, а также обязательства клиентов по самостоятельной проверке благонадежности своих контрагентов и сбору первичных документов. 

К клиентам, чьи бухгалтерские базы находятся в месте постоянной дислокации офиса, обеспечить бесперебойный доступ в любое время дня и ночи. В одном месте мне это удалось сделать, даже не предавая анафеме системного администратора.

А сам рабочий процесс все бухгалтеры представляют себе очень подробно: утро каждого дня начинается с проверки выписок банка по каждой организации и загрузки оных в бухгалтерскую базу. Затем разборка почты, ввод первички в базу. Первичку, разумеется, работодатель высылает в виде скан-копий. По сию пору приходится бороться с желающими отправить мне десяток-другой документов в виде фотографий в WhatsApp.

Решение насущных вопросов – в какой-то день их совсем немного, а иногда все 8 компаний как с цепи срываются. 

Причем вопросы порой бывают довольно заковыристые, требующие перелопачивания нормативки и воззвания к коллективному разуму коллег на бухгалтерских форумах. А бывают вопросы, на которые приходится отвечать по нескольку раз одно и то же. Поэтому предпочитаю переписку – всегда можно продублировать однажды написанное пространное разъяснение на тему: «А я в личном кабинете посмотрел, вы УСН переплатили!».

Я где-то этого директора даже понимаю. Очень хочется вернуть деньги из бюджета, а наш птичий язык: «Дело в том, что наши ежеквартальные перечисления налоговая видит при поступлении денег в бюджет, а начисления – раз в год после сдачи декларации» – никак не желает укладываться в его голове.

В итоге завела в своем почтовом ящике несколько отделений, куда раскладываю письма по контрагентам – какая переписка к какой организации относится. Выручает, знаете ли. 

Также выручают шаблоны и чек-листы, созданные в процессе деятельности и заботливо сохраненные на жестком диске, – позволяют экономить время и не изобретать каждый раз новый велосипед.

Основная масса развлечений остается, разумеется, на отчетный период, когда ко всей ежедневной вакханалии добавляется заполнение разного рода деклараций. 

Столкнулась с тем, что многие руководители считают бухгалтерскую и налоговую отчетность чем-то неважным, несущественным, чем-то несложным, что бухгалтер должен делать нажатием трех кнопок левой ногой. Отчетность, они уверены, не требует сосредоточенности, уединения и скрупулезности в расчетах – три кнопки, вы помните. Поэтому по всем организациям стараюсь отчетность создавать дома, в тишине.

Ну, и, разумеется, бухгалтеру никак нельзя без повышения квалификации. Во-первых, ради подтверждения зачем-то когда-то полученного аттестата профессионального бухгалтера, а во-вторых, законодательство меняется со скоростью звука, надо соответствовать. Предпочитаю вебинары и онлайн-конференции.

В общем, подводя итоги, одновременно восемь организаций – это не очень много только при условии, что работа правильно организована. Но в любом случае алгоритм действий каждый день одинаковый: сначала обязательная программа (зарплата, срочные платежи, декларации, почта), а потом – произвольная.  

Оптимизация работы персонала — задача любого руководителя. На основании плана выработки продукции несложно определить, сколько требуется производственных рабочих, какой объем работы должен быть выполнен. Но оценить размер бухгалтерии, загруженность каждого бухгалтера — непростая задача.

Важно спланировать финансовую работу так, чтобы бухгалтеры справлялись с нагрузкой. Недопустимы простои из-за недостаточной загруженности, оплата зря потраченных рабочих часов. Расчет оптимального штата бухгалтерии — тема нашей статьи.

Как оценить излишнюю или недостаточную загруженность бухгалтеров

Чаще проблемы перегрузки касаются бухгалтера, который самостоятельно ведет бухучет небольшой фирмы. С ростом производства и продаж продукции финансовые вопросы требуют большего времени, бухгалтер не справляется со своими функциями. Работая в авральном режиме, он постоянно находится в состоянии стресса, что вызывает недовольство создавшимся положением, приводит к конфликтам с работодателем.

KPI бухгалтера: показатели и критерии для премирования

Иногда на предприятии существует большой штат бухгалтерии, где работа идет без особого напряжения. Казалось бы, сотрудникам обеспечивается комфортный микроклимат, что является положительным моментом. На практике же, неприятной неожиданностью для руководства становится выявление отчетности, которую не сдали вовремя, или утери важных документов, получение требований от контролирующих органов об уплате штрафов и пеней.

«Расслабленный» режим работы бухгалтерии недопустим, ведет к нарушению дисциплины и утере контроля над подчиненными, может стать причиной ухудшения финансового положения фирмы.

Важная задача руководителя — определение актуального количества бухгалтеров таким образом, чтобы штат бухгалтерии не был чрезмерно загружен или неоправданно «раздут». Необходимо привлечь такое число сотрудников, чтобы они могли эффективно выполнять свои обязанности.

Как определить нужное количество бухгалтеров и рассчитать затраты на оплату труда

Для определения количества специалистов необходимо:

1. Строго разграничить обязанности бухгалтерии и сотрудников смежных профессий: юристов, кадровых делопроизводителей, менеджеров и др.

Если в компании отсутствуют такие специалисты, их функции выполняют бухгалтеры — потребуется вводить новые штатные единицы.

У руководителя должно быть понимание: чем больше смежной нагрузки на бухгалтера, тем меньше времени уделяется непосредственно бухгалтерскому учету. Это чревато упущениями в работе, ведет к штрафам и взысканиям, наносит фирме материальный ущерб.

1. Оценить объем бумажной работы: она отнимает значительное количество времени.

Если через бухгалтерию проходит множество накладных и счетов, возможно привлечение отдельного специалиста для отражения документации в учете.

1. Проанализировать уровень оснащенности бухгалтерии оборудованием, программным обеспечением, доступом в интернет.

Ручной труд бухгалтера дает низкую производительность труда. Основным требованием организации экономических процессов компании является их автоматизация. Она требует немалых финансовых вложений и грамотных ИТ-специалистов, но оправдывает себя за счет повышения эффективности работы и снижения затрат по найму дополнительных работников.

Нормирование бухгалтерской работы

Шаг 1. Для определения оптимального числа бухгалтеров, руководитель и главный бухгалтер совместно должны разработать конкретный перечень задач, поставленных перед финансовой службой.

Шаг 2. Требуется спрогнозировать время выполнения каждой задачи и распределить их между сотрудниками: главным бухгалтером, заместителем (при наличии), ведущим и рядовыми бухгалтерами, вспомогательным персоналом (кассиром, операционистом и др.). Полученное время сравнивается с табелем рабочего времени. Обычно уже на этом этапе приходит понимание, как должна быть распределена нагрузка между сотрудниками бухгалтерии.

Шаг 3. После выяснения нормативов времени и распределения их между бухгалтерами требуется составить план бюджета на зарплату персонала бухгалтерии. Для его расчета нужно нормативное время работы каждого сотрудника умножить на его среднюю почасовую ставку. Так получим плановое значение фонда оплаты труда (ФОТ) бухгалтерии на месяц.

Пример расчета необходимого числа бухгалтеров

Основной метод, используемый для определения количества бухгалтеров на предприятии — это нормирование. Приведем пример:

В результате расчетов определено, что данной компании потребуется штат из 2 бухгалтеров, исходя из потребности работ рядовых сотрудников. В это число не входит главный бухгалтер, который выполняет контролирующие функции, осуществляет регламентные операции, подготовку отчетности.

Распределение обязанностей в бухгалтерии

Оптимизация нагрузки бухгалтерии

Выявление избыточной или недостаточной загруженности работников бухгалтерии требует мероприятий, направленных на оптимизацию финансовой работы. К ним можно отнести:

• грамотное планирование и организация документооборота предприятия — позволяет своевременно обеспечивать прием, проверку, отражение в программах учета и хранение финансовых документов;
• автоматизация бухгалтерского учета — сокращает время на обработку данных, позволяет проанализировать больший объем информации, избежать ошибок;
• совершенствование бизнес-процессов, находящих отражение в бухучете: снабжения, производства и реализации продукции, расчетов с поставщиками и подрядчиками и т.д.;
• создание благоприятного микроклимата, мотивации — достигается за счет освобождения сотрудников бухгалтерии от выполнения несвойственных функций, недопущение работы в выходные дни, чрезмерной загруженности бухгалтерского персонала, введение системы премирования за качественную работу.

Подводя итог, заметим, чтобы повысить эффективность работы и оптимизировать нагрузку персонала бухгалтерского отдела, необходимо:

• рассчитать текущие затраты на финансовую службу;
• выделить наиболее важные и второстепенные функции;
• оценить реальную трудозатратность процессов.