BPM (Business Process Management, управление бизнес-процессами) – это концепция управления организацией, представляющая деятельность предприятия как совокупность процессов. Объединяет идеи менеджмента бизнес-процессов и IT-среду для их изменения (специализированное программное обеспечение, BPM-система) с использованием BPMN-нотации.
BPM-система (BPMS, Business Process Management System, Business Process Management Software) – это класс IT-систем, позволяющих автоматизировать управление отдельными бизнес-процессами (БП), компанией в целом и её эффективностью. С помощью BPM-системы реализуются функций моделирования, исполнения, контроля и поиска способов оптимизации процессов.
Пример HR бизнес-процесса
В отличие от функционального подхода к управлению, в котором на первый план выходят объекты, ресурсы и результаты, иерархия и директивы, процессный подход концентрируемся на способе достижения цели, отвечая на вопрос «как это лучше сделать?».
Непрерывный цикл управления включает:
- Определение целей деятельности, конкретной задачи или вектора развития.
- Моделирование факторов достижения этих целей, ограничений и препятствий.
- Планирование действий и расстановка ресурсов для получения результата, т.е. описание процесса.
- Оперативный контроль процесса, позволяющий отслеживать состояние ключевых показателей эффективности и их отклонение от модели БП.
- Анализ промежуточных итогов и результатов, составление отчётности для принятия решений об оптимизации процесса.
Запись доклада о кейсе внедрения BPM-системы для финансового управления лизинговой деятельностью
Задачи Business Process Management (BPM)
BPM-системы помогают в управлении многообразием бизнес-процессов (БП), существующих на предприятии. С их помощью создаются наглядные графические схемы, анализируются оперативная информация и накопленные данные для улучшения и оптимизации деятельности. Таким образом, собственно автоматизация или цифровая трансформация бизнес-процессов – не являются основной задачей BPM.
Ключевая цель BPM – повышение эффективности управления и работы компании в целом.
Управление бизнес-процессами (BPM) начинается с их описания и регламентирования (стандартизации) последовательности автоматизированных этапов и неавтоматизированных действий сотрудников для решения определённой задачи. При появлении нового бизнес-процесса его необходимо смоделировать, внедрить, оттестировать и назначить ответственного за исполнение. BPM-система помимо прикладных функций управления этими действиями в каком-то программном интерфейсе, решает задачи повышения их эффективности.
Задачи внедрения и использования BPM-системы
- Ускорение бизнес-процессов: алгоритмизация деятельности подразделений компании, составление регламентов с обозначением предельных сроков выполнения каждого этапа, снижение объёма «ручных» операций в пользу их автоматизации.
- Обеспечение прозрачности процессов для всех участников и руководителей: соблюдение правил позволяет достигать ожидаемого стандартизированного результата в установленные сроки.
- Повышение эффективности труда и исполнительской дисциплины: система высвобождает ресурсы для этапов, которые невозможно автоматизировать и участие человека необходимо, напоминает о сроках, задачах и т.д.
- Сбор данных о процессах: время исполнения, загрузка специалистов, затраты ресурсов и т.д.
Внедрение системы улучшает исполнительскую дисциплину, предоставляет механизмы прозрачного контроля, мониторинга и определения слабых, уязвимых «точек» в процессах организации, позволяет сформировать базу для постоянного улучшения бизнес-процессов.
Автоматизированная система управления процессами позволяет компании быть гибкой и быстро подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. Именно поэтому крупные компании внедряют и адаптируют под свою специфику системы для управления бизнес-процессами. Организация автоматизации бизнес-процессов – одна из функций CSP-платформы Docsvision.
Преимущества BPM-систем
- Ускоренная экономическая выгода от внедрения — информационные системы управления бизнес-процессами окупаются быстро.
- Для моделирования процессов используются визуальные схемы (графические нотации), что позволяет лучше понять особенности и представить корпоративные процессы, увидеть их слабые места.
- Простота в обучении и освоении нюансов сотрудниками компании. Графические модели также подходят для иллюстрации и в качестве инструкции исполнителям, в виде последовательности действий, условий движения по этапам процесса.
- Результаты и сроки стандартизированы, соответствуют установленным регламентам. Это позволяет снизить влияние человеческого фактора на уровень качества, сервиса и других важных показателей.
- Прозрачный контроль со стороны менеджмента за оперативной ситуацией.
- Эффективное управление рабочим временем и чёткое разграничение задач для исполнителей на линейных уровнях.
- Достаточная гибкость, возможность оперативно вносить изменения в бизнес-процессы с минимальными затратами ресурсов. Сокращается срок информирования об обновлении процесса, так как изменения автоматически применяются для всех пользователей системы.
BPM-система не должна быть привязана к жёсткой модели, необходима гибкость для автоматизации как универсальных, так и уникальных, специализированных процессов, существующих только в конкретной компании. Информационные системы управления бизнес-процессами сохраняют постоянную, обновляющуюся в режиме реального времени связь между всеми подразделениями предприятия. Кроме этого, систему с лёгкостью можно интегрировать с другими корпоративными информационными системами, что ещё больше повышает её гибкость.
Информационные системы класса BPM, представляя один из многочисленных видов корпоративного ПО, всё-таки стоят в этом ряду особняком. Управленческая культура переплетена с их функциями чрезвычайно тесно, а также они могут охватывать буквально всю деятельность предприятия, выстраивая сквозные процессы и за пределы самой компании.
С течением времени, когда управленческая деятельность становилась всё сложнее, действующие в разных подразделениях монорешения постепенно превращались в «зоопарк» IT-систем, несвязанных друг с другом, что приводило в том числе к расхождениям данных в разных приложениях. Современные корпоративные IT-решения – это платформы, которые обеспечивают функциональность для построения единого информационного пространства и объединяют возможности СЭД, ECM, BPM, а также предоставляют инструменты для простой интеграции с другими сервисами и системами.
Эволюция классов корпоративных информационных систем
Платформа Docsvision представляет класс CSP (Content Service Platform) решений, который включает в себя BPM-подсистему для управления сквозными бизнес-процессами. ООО «ДоксВижн» входит в ТОП крупнейших вендоров BPM-систем в России.
Структура BPM-систем
Система корпоративного управления бизнес-процессами должна обеспечивать полноценную программную поддержку трёх ключевых этапов работы с любым бизнес-процессом: моделирование, исполнение и мониторинг.
Моделирование
Этап выполняется силами бизнес-аналитиков при помощи штатного конструктора BPM-системы с дизайн-элементами. Проектирование с помощью блок-схем считается наиболее популярным вариантом, который можно быстро проанализировать и скорректировать. На модели выстраивается бизнес-логика и последовательность шагов. Также определяются необходимые входные данные для старта процесса, пользователи или другие процессы, которые их передают.
Моделирование бизнес-процесса в конструкторе BPM-системы
Результат моделирования – готовый процесс, который сразу можно запустить. Важно отметить, что бизнес-аналитикам не нужно прибегать к помощи программистов, так как все работы выполняются стандартными инструментами BPM-системы.
Исполнение
За этот этап отвечает ядро BPM-системы (сервис БПМ или сервис управления бизнес-процессами) и конкретные исполнители каждого шага. Сервис запускает процесс, отслеживает стадию выполнения, смену состояния, выполняет переходы между этапами и др. Также BPM-движок предоставляет возможность интегрировать сторонние сервисы для доступа и взаимодействия с базой данных. От производительности серверных компонентов зависит скорость работы системы и исполнения параллельных процессов, возможности масштабирования для комфортной одновременной работы большого числа пользователей.
Мониторинг
Наблюдение за выполнением бизнес-процессов позволяет оперативно вносить изменения для оптимизации, выявлять проблемные этапы и участников. Руководитель может быстро получить информацию на какой стадии процесс и на ком он завис. Сервисы мониторинга в удобном графическом дашборде собирают информацию о наиболее частых процессах, длительности, распределении ресурсов (загруженные и «свободные» специалисты), направляют уведомления о критических расхождениях, нарушении сроков и т.д.
Обязательные элементы BPM-системы
Таким образом, для полноценного выполнения функций BPM-системы необходимы следующие компоненты:
- Конструктор для моделирования процессов (Business Process Modeling), обеспечивающий возможность «непрограммистам» создавать модели процессов организации, настраивать правила и бизнес-логику.
- Средства отладки, которые позволяют тестировать процессы без привлечения конечных исполнителей.
- Инструменты для разработки приложений, для создания и глубокой настройки удобных и понятных пользовательских представлений, диалоговых окон и т.д.
- Инструменты для конфигурирования самой BPM-системы, разграничения прав доступа, управления потоками данных, информации, документации и т.д.
- Пользовательский интерфейс процессов и задач, чтобы сотрудники и руководители могли смотреть поставленные задания, расставлять их по приоритетности и выполнять по плану.
- Workflow-инструменты, решения для формирования отчётов.
- Аналитические модули (Business Process Analysis), которые накапливают целевые показатели и динамически обрабатывают потоки данных, представляют их в визуальном формате, подсвечивая проблемные этапы и ресурсные ограничения. От того, насколько удобно разработан интерфейс этих модулей зависит скорость принятия решений о внесении корректировок в процесс.
- Системы мониторинга и сервисы уведомлений.
- Модули и шлюзы для интеграции BPM-системы с другими сервисами и встраивания её в текущий IT-ландшафт предприятия.
Комплекс интеграций IT-систем и сервисов для процессов финансовой компании
Адаптивные BPM-системы
В настоящее время скорость изменений бизнес-процессов возросла (и эта тенденция только усиливается) настолько, что IT-решения могут стать препятствием для развития компаний. Поэтому сегодня системы, которые позволяют наиболее легко и быстро вносить изменения, обеспечивают предприятиям серьёзные конкурентные преимущества.
Чтобы поддержать необходимый уровень адаптивности и скорость реагирования на изменение оперативной рыночной ситуации, BPM-системы стремятся к упрощению настройки и корректировки логики бизнес-процессов. Внести изменения может администратор или бизнес-аналитик, то есть опытный пользователь системы с необходимым уровнем доступа и даже без навыков программирования. Это ускоряет развитие корпоративных систем и устраняет информационный разрыв между пользователями и IT-специалистами.
Адаптивность BPM-системы напрямую зависит от встроенных Low-Сode инструментов настройки, и значимость их функций продолжает расти.
Кому нужна BPM-система?
Наибольший эффект от использования решений для автоматизации БП получают компании крупного и среднего сегмента, с большим числом сотрудников, подразделений и регулярных типовых процессов, которым необходимо эффективно коммуницировать для достижения результата.
Целевые процессы для автоматизации в BPM-системе
Примерами могут служить любые массовые, повторяющиеся процессы, особенно с цепочками этапов дистанционной обработки разными специалистами:
- процессы кредитования, выдачи траншей (см. кейсы финансовой группы SEB и ИФК «Солид»),
- процессы обработки заявок и заключения договоров в страховой компании (см. кейс СК «Райффайзен Лайф»),
- процесс формирования заказа на поставку в логистике,
- процесс сбора первичных анкет или заявлений в филиалах компании для последующей обработки в корпоративном ОЦО (Общий Центр Обслуживания),
- процессы обработки обращения гражданина в МФЦ и направления результата по почте и т. д. (см. кейс Центра муниципальных услуг Екатеринбурга)
Пример построения сквозного бизнес-процесса на базе Docsvision
Как выбрать BPM-систему?
При выборе ПО для управления бизнес-процессами необходимо обратить внимание на ключевые критерии:
- Инструменты визуального (графического) моделирования бизнес-процессов.
- Удобство кастомизации и администрирования системы.
- Поддержка организационной структуры и ролевой модели.
- Преднастроенные шаблоны бизнес-процессов.
- Различные типы заданий «человек-человек» и удобство интерфейса конечного пользователя.
- Инструменты мониторинга и информирования в реальном времени об отклонениях от стандартных показателей процесса.
- Возможность корректировки заданий и процессов, включая оперативное вмешательство в случае необходимости.
- Современная архитектура, обеспечивающая высокую производительность и возможность масштабировать систему.
- Способность обрабатывать больше число процессов, включая длительные, разветвлённые, динамически изменяющиеся и т.п.
- Возможность развивать систему встроенными инструментами, снижая необходимость привлекать IT-специалистов или разработчиков.
Для первого знакомства можно запросить демоверсию BPM-системы или воспользоваться бесплатным пробным периодом. Также многие разработчики и интеграторы предлагают развернуть и настроить демостенд для тестов под запрос и конкретные задачи заказчика.
Внедрение системы Business Process Management
Состав работ по внедрению BPM-системы определяется в каждом конкретном случае исходя из требований проекта, но базово принято выделять 5 этапов:
- Подготовительный этап включает в себя выбор контура процессов для первичной автоматизации и описание их алгоритмов. На этом этапе составляется карта процессов, ответственных, исполнителей, ресурсов, описывается бизнес-логика, то есть процессы моделируются «на бумаге».
- Прототипирование и начало собственно внедрения. На этом этапе создаётся прототип системы, процессы из первого этапа настраиваются уже в программной среде. Представители заказчика могут исследовать функционал прототипа.
- Интеграция BPM-системы с другими сервисами, если это необходимо для запуска и обработки процессов.
- Тестирование и отладка, проверка функциональности и финальные доработки.
- Ввод в промышленную эксплуатацию, то есть внедрение в действующие процессы компании и обучение сотрудников работе в системе.
Доступно 3 метода внедрения Docsvision: при помощи официальных партнёров-интеграторов, совместно с вендором платформы и самостоятельное внедрение.
При выборе первых двух методов специалисты «ДоксВижн» или партнёры-интеграторы полностью выполняют работы по внедрению системы: начиная от этапа сбора требований и подготовки, заканчивая технической поддержкой, а также в дальнейшем предлагают услуги по расширению возможностей системы, её масштабированию.
«ДоксВижн» регулярно проводит разнообразные курсы обучения администрированию и настройке Docsvision, которые помогают сотрудникам заказчика лучше ориентироваться в инструментах платформы. Также действующие клиенты всегда могут обратиться в службу технической поддержки Docsvision.
После завершения внедрения систему необходимо поддерживать в актуальном состоянии, развивать, расширять количество автоматизированных процессов, вести работы по оптимизации, чтобы задействовать весь потенциал BPM.
BPM и технология Process Mining
Важно понимать, что даже при стандартизированных БП сотрудники отклоняются от регламентов. Люди – не машины, в отличие от автоматизированной системы, которая работает так, как её запрограммировали и настроили. Сотрудники руководствуются регламентами, но принимают итоговое решение в зависимости от конкретной ситуации. Если таких отклонений становится много, BPM-система должна сигнализировать о необходимости актуализировать процесс.
Технология Process Mining позволяет, опираясь на данные, накопленные в многочисленных циклах прохождения процессов, оценивать и своевременно устранять расхождения модели БП и изменившейся объективной реальности.
Запись вебинара о применении Process Mining для оптимизации процессов
Совмещение данных из BPM-системы с технологиями искусственного интеллекта, средствами Business Process Intelligent и Process Mining отрывают новые горизонты динамического улучшения бизнес-процессов компании.
Docsvision как платформа для комплексной BPM-системы
Подсистема управления бизнес-процессами Docsvision выполняет ключевые функции BPM:
- Визуальное моделирование процессов и их высокоуровневое описание, а также быстрое прототипирование приложений, которые могут быть использованы, например, для согласования технического задания с заказчиком внедрения автоматизации процесса.
- Визуальная разработка приложений с поддержкой сложных алгоритмических функций, реализующих серверную активность, интеграционные функции и функции маршрутизации заданий. Многие функций можно настроить без программирования, используя конструкторы и Low-Code инструменты платформы.
- Мониторинг хода активных процессов и сбора разнообразных показателей и метрик их исполнения.
- Интеграция бизнес-процессов, пересекающих границы информационных систем, например, СЭД и ERP/CRM.
Платформа Docsvision архитектурно и функционально предоставляет все средства для построения корпоративной BPM-системы:
- Полноценный, расширяемый редактор бизнес-процессов, позволяющий моделировать БП любой сложности.
- Средства отладки процессов в режиме эмуляции.
- Полнофункциональная workflow-система, которая обеспечивает реализацию процессов и содержит инструменты их визуального мониторинга.
- Готовые шлюзы и модули для бесшовной сквозной автоматизации процессов путём интеграции с другими приложениями, сервисами и корпоративными информационными системами.
- Инструменты для накопления метрик процессов, формирования представлений их в различных отчётах.
Архитектура CSP-платформы позволяет внедрять Docsvision параллельно с используемыми средствами автоматизации документооборота компании, постепенно собирая функции разрозненных монорешений в единой системе без необходимости останавливать рабочие процессы. В списке реализованных проектов свыше 1 500 компаний коммерческого и государственного сектора, предприятия различных масштабов и профиля. Платформа Docsvision занимает лидирующие позиции на российском рынке корпоративных информационных систем для управления процессами и постоянно совершенствует техническую базу и расширяет список функций.
Сколько стоит BPM-система?
Стоимость BPM-системы зависит от масштаба проекта, числа и сложности бизнес-процессов, которые необходимо ввести в эксплуатацию сразу при внедрении. Бюджет складывается из цены лицензий на программный продукт и услуг по его интеграции. При необходимости закупки оборудования для создания IT-инфраструктуры, эти затраты также принято включать в общий бюджет проекта.
Docsvision – это платформа, которая поставляется как база и дополнительные модули, расширяющие основную функциональность. Сервис управления бизнес-процессами входит в число базовых компонентов, а при помощи модулей каждый заказчик может собрать комплексное решение с необходимой именно ему функциональностью и не платить за «лишние» блоки. Стоимость редакции Docsvision зависит от количества пользователей и масштаба проекта.
Максимальный экономический эффект внедрения BPM-системы достигается при автоматизации процессов с высокой частотой повторения, которые задействуют большое число участников и воплощают сложную бизнес-логику. Система управления бизнес-процессами на базе Docsvision даёт возможность создать прочный каркас для повышения финансовой эффективности и дальнейшего роста и развития компании.
В начале 2000-х годов в корпоративной терминологии появилось такое понятие, как управление бизнес-процессами (BPM). Концепция определяла деятельность организации как набор отдельных бизнес-процессов, на которые может влиять менеджмент предприятия. Однако именно от грамотно выстроенных процессов, а не от конкретных решений, принимаемых управленцами, во многом зависел коммерческий успех компании. Для работы с BPM требовался набор технических инструментов, который позволил бы визуализировать задачи и осуществлять контроль действий сотрудников. Таким решением стала система управления бизнес-процессами (BPMS).
Определение термина
BPMS (Business Process Management System) – корпоративное программное обеспечение особого класса, которое помогает компании управлять бизнес-процессами. Функционал сервиса позволяет проводить анализ изменений и выявлять узкие места в работе, осуществлять моделирование и мониторинг бизнес-процессов. В ходе выполнения задач сотрудники и пользователи могут выразить свои пожелания по улучшению того или иного производственного цикла, отметить проблемы, которые возникают при выполнении очередной стадии проекта. Обратная связь необходима для детального анализа бизнес-процессов и выработки предложений по их изменению и улучшению.
Как работает система управления бизнес-процессами
Внедрение BPMS в работу компании, как правило, включает четыре основные стадии. На первом этапе формируется описание процессов, которые реализуются в ходе выполнения проекта. Здесь же задаются цели и метрики, которые будут анализироваться системой. Затем составляется карта-бизнес процессов – прописываются все связи, участники, события, риски, сроки каждого этапа работ. После этого осуществляется запуск моделей. На последней стадии производится оценка результатов и внесение корректировок в работу команды.
BPMS позволяет контролировать выполнение сразу нескольких процессов. В первую очередь уделяется внимание основному бизнес-процессу компании, который генерирует большую часть прибыли. При этом система также помогает автоматизировать
все поддерживающие процессы, которые обеспечивают стабильную работу организации. Кроме того, BPMS регламентирует деятельность менеджмента, которая связана с разработкой стратегии управления, постановкой целей и задач, оптимизацией работы команды.
Преимущества BPMS для бизнеса
Процессный подход управления позволяет повысить эффективность и скорость работы сотрудников. Представление процессов в виде графических элементов помогает команде отслеживать ход выполнения любого проекта, видеть состояние дел по той или иной задаче. Все действия максимально детализированы и регламентированы. В результате работа становится более автоматизированной – снижается влияние человеческого фактора на показатели организации.
Что вы найдете в этом обзоре
В данном обзоре, представлены 20 самых популярных программных решений в области управления бизнес-процессами и рабочей деятельностью компании по состоянию на январь 2022 года. Через неделю, 31 марта, на базе данного обзора будет опубликован первый Рейтинг BPMS-систем, в котором все основные показатели и характеристики каждого программного решения будут взвешены по методике Ассоциации Цифровой Трансформации, разработанной в тесной кооперации с экспертами Финансового Университета при Правительстве Российской Федерации, МГТУ им. Н.Э. Баумана и РЭУ им. Г.В. Плеханова. Кроме того, будет оценена применимость того или иного программного решения в различных отраслях экономики, промышленности и государственного управления. Итак, перейдем к непосредственно обзору решений.
1. Мегаплан
Веб-сайт: https://megaplan.ru/
Описание: система для управления бизнес-процессами от компании 1С предлагает широкий перечень решений, упрощающих функционирование предприятия. Учитывает сферу деятельности организации. Позволяет выстраивать производственные процессы, вести воронку продаж, управлять коммуникациями и работой команды. Представлена в двух форматах: облачное и коробочное решение.
Мобильное приложение: есть (Android, iOS).
Бесплатный демо-доступ: есть.
Срок бесплатного пробного периода: 14 дней.
Стоимость использования: от 999 рублей в год за одного пользователя (облачная версия), от 75 000 (коробочная версия).
Внедрение: помощь во внедрении со стороны поставщика решения (стоимость до 30 000 рублей).
Обучение сотрудников: проводится (средняя стоимость обучения – 8 000 рублей). Наличие видеоматериалов, бесплатных семинаров, подсказок внутри системы.
Возможность интеграции с другими приложениями: почтовые сервисы, мессенджеры (Telegram, WhatsApp, Instagram, Facebook), календарь (Google), телефония, 1C. Варианты интеграции со сторонними сервисами: WebHooks, REST API, плагины, веб-формы.
Обновления: раз в квартал.
Безопасность: использование https-шифрования, распределенной базы данных, резервного копирования. Географически распределенные серверы, расположенные в России, Америке, Германии, Ирландии. Каждый сотрудник использует персональный пароль для доступа к данным.
Функционал: ведение единой клиентской базы, автоматическое создание карточки клиента, контроль работы менеджеров, сохранение истории взаимодействия с клиентом. Автоматизация: прописанные сценарии взаимодействия с клиентом, использование шаблонов документов – автоматический перенос данных из карточки клиента в договор или счет. Организация работы в команде: постановка задач, контроль сроков, учет времени, анализ результатов, получение уведомлений по каждому этапу работы, планирование рабочего календаря и графика отпусков. Управление финансами организации: отчеты по операциям, ведение бюджета, планирование зарплат и бонусов сотрудников. Возможности для коммуникации с помощью видеосвязи, запись звонков, сохранение истории переписки в письмах и мессенджерах. Наглядное представление структуры компании.
Минусы: Даже в случае приобретения коробочного решения и установки программного продукта на собственном сервере, для использования мобильной версии приложений и скачивания свежих версий и обновлений продукта (в отличие например от ситуации с приобретением лицензий на операционные системы где обновления бесплатны или входят в стоимость продукта), обязательна ежегодная оплата “технической поддержки” что может составлять до нескольких десятков тысяч рублей в год.
2. Битрикс-24
Веб-сайт: https://www.bitrix24.ru/
Описание: В системе Битрикс24 зарегистрировано свыше 10 млн компаний – одна из самых популярных систем автоматизации бизнес-процессов на российском рынке. Представлена в двух вариантах: облачное и коробочное решение. Помимо BPMS-решения линейка продуктов представлена CRM-системой, контакт-центром, конструктором сайтов и интернет-магазинов.
Мобильное приложение: есть (Android, iOS).
Бесплатный демо-доступ: доступен бесплатный тариф.
Срок бесплатного пробного периода: неограниченно.
Стоимость использования: от 29 880/год за 5 пользователей (облако), от 139 000 рублей (коробка).
Внедрение: внедрение осуществляется компаниями-партнерами Битрикс24. Ориентировочная цена – от 9 960 рублей (от компании “Первый Бит” – официальный партнер Битрикса; поставщик решений, представленный в самом большом количестве городов РФ).
Обучение сотрудников: Наличие бесплатных вебинаров на платформе YouTube. Описание возможностей системы в статьях и инструкциях, сопровождающихся мини-роликами. Проведение бесплатных оффлайн-семинаров в различных городах России. Онлайн-курсы для разработчиков.
Возможность интеграции с другими приложениями: интеграция с почтовыми сервисами, мессенджерами (Telegram, WhatsApp, Instagram, Facebook, VK, Viber, Apple Messages), подключение телефонии, платежных систем, 1С, видеоконференций в Zoom. Интеграция с Google Docs, Microsoft Office. Неограниченные REST API и WebHooks. Каталог Marketplace для коробочной версии.
Обновления: масштабное обновление 1-2 раза в год.
Безопасность: использование двухфакторной авторизации, регулирование прав доступа, шифрование данных.
Функционал: чаты, видеоконференции и видеозвонки. Рабочий календарь, планировщик встреч. Выполнение автоматических сценариев. Визуализация рабочих процессов: использование канбан-досок, диаграммы Ганта. Постановка задач, контроль выполнения, учет рабочего времени, отправка отчетов руководителю. База знаний. Конструктор отчетов. Списки и быстрый поиск сотрудников. Лента новостей внутри системы. Карты процессов и таймлайн событий. Автоматизация внутренних процессов: оплата счетов, планирование отпусков, командировок. Совместная работа с документами. Формирование портрета заказчика, распознавание контактов, отображение пути клиента, история взаимодействия, запись звонков, аналитика по обращениям. Преобразование голоса в текст.
3. Бипиум
Веб-сайт: https://www.bpium.ru/
Описание: Low-code платформа-конструктор. Готовые модули и блоки индивидуально настраиваются под клиента. Позволяет вести учет данных и автоматизировать процессы (в том числе в HR/продажах/маркетинге/закупках/логистике/финансах).
Подходит как для частных предприятий, так и для государственных структур. Приобретается в виде коробочного или облачного решения.
Мобильное приложение: есть (Android, iOS), из мобильного приложения нельзя звонить или настраивать систему.
Бесплатный демо-доступ: есть (до 5 сотрудников).
Срок бесплатного пробного периода: 3 месяца.
Стоимость использования: 999 рублей в год за одного пользователя (облачная версия), от 100 000 (коробка). Техподдержка – 20% от стоимости лицензии.
Внедрение: для внедрения необходим программист, знающий JavaScript. Стоимость настройки одного каталога системы – от 5 000 до 10 000 рублей.
Обучение сотрудников: есть (средняя стоимость обучения сотрудника – 40 000 рублей).
Возможность интеграции с другими приложениями: мессенджеры (Telegram, WhatsApp), 1C, банковские системы, телефония. Варианты интеграции со сторонними сервисами: WebHooks, REST API, плагины, веб-формы. Стоимость одной интеграции – от 20 000 до 40 000 рублей.
Обновления: один раз в 1-2 недели.
Безопасность: возможность использовать облачные хранилища от Amazon, Яндекс, Mail.ru. Настройка прав доступа.
Функционал: перед началом использования прописывается структура данных и взаимосвязи между разными элементами системы. Затем происходит запуск сценариев автоматизации. Любые изменения в системе отслеживаются (новые записи, изменения сроков, статуса и т. д.). По факту завершения процесса формируется отчет, который визуализируется. Также демонстрируется лента активности сотрудников. Среди возможностей, которые предоставляет система – автозаполнение документов, генерация отчетов, расчет финансовых показателей, KPI, запись разговоров, формирование карточки клиента, настройка автоматических оповещений, календаря, взаимодействие с заказчиком “в одно окно”. Отсутствие возможности видеозвонков внутри системы.
4. ELMA
Веб-сайт: https://elma365.com/ru/
Описание: самая внедряемая BPM-система в странах СНГ (по версии TAdviser). Построена по принципу Low-code. На рынке более 10 лет, решением пользуется 3 000 компаний. Позволяет автоматизировать бизнес-процессы в кадрах/продажах/АХО/финансах и пр. Внедрена возможность управления бизнес-процессами с помощью технологии искусственного интеллекта.
Мобильное приложение: есть (Android, iOS).
Бесплатный демо-доступ: есть.
Срок бесплатного пробного периода: 14 дней.
Стоимость использования: от 6000 рублей в год (облако), от 10 000 рублей (коробка).
Внедрение: средняя стоимость внедрения – 50 000 рублей (по данным сайта Startpack).
Обучение сотрудников: бесплатное обучение: вебинары, курсы, возможность получения сертификатов.
Возможность интеграции с другими приложениями: мессенджеры (Telegram, WhatsApp), 1С, телефония. Настройка подписания документов с помощью электронной подписи (интеграции с “Диадок” и “КриптоПро”). Проверка контрагентов благодаря интеграции с сервисами “Контур.Фокус” и “Контур.Призма”.
Обновления: раз в два месяца.
Безопасность: настройки прав доступа. Двухфакторная авторизация.
Функционал: позволяет моделировать и отлаживать бизнес-процессы, запускать сценарии выполнения задач, осуществлять контроль работы. Мониторинг при помощи канбан-досок и статусов. Наличие ленты сообщений, личного календаря и профиля пользователя. Автоматическое заполнение полей, шаблоны документов. RPA. Выстраивание умных маршрутов для документооборота, распознавание содержимого сканированных документов с помощью ИИ.
5. Directum
Веб-сайт: https://www.directum.ru/
Описание: 20 лет на рынке. Входит в топ-10 самых внедряемых информационных систем в России. Более 100 партнеров из РФ стран СНГ. No-code и low-code инструменты. Позволяет автоматизировать кадровые процессы, бухгалтерию, закупки, управление проектами. Применение алгоритмов искусственного интеллекта. Находится в реестре отечественного программного обеспечения – полностью российская разработка. Представлена в облачном и коробочном варианте.
Мобильное приложение: есть (Android, iOS).
Бесплатный демо-доступ: есть.
Срок бесплатного пробного периода: 2 недели.
Стоимость использования: 4608/пользователь (облако), 9600/пользователь (коробка) + обязательная серверная лицензия 23 800.
Внедрение: первичная настройка от 20 800 рублей.
Обучение сотрудников: есть, дистанционное/очное (платно). Подсказки внутри системы.
Возможность интеграции с другими приложениями: 1С, поддержка работы с пакетами LibreOffice, “Мой офис”, Apache OpenOffice, Р7-Офис, OnlyOffice. Открытый API. Возможность подписывать документы электронно.
Обновления: полномасштабное обновление раз в год.
Безопасность: соответствие требованиям безопасности ФСТЭК, лицензия ФСБ. Распределение нагрузки на серверах. Поддержка отказоустойчивых систем. HTTPS-шифрование, разграничение и проверка прав доступа (протоколы WS-Federation, SAML, OAuth). Распределенные файловые хранилища.
Функционал: работа с договорами, счетами. Проверка контрагентов. Автозаполнение шаблонов документов, автоматическая регистрация. Настраиваемые сценария бизнес-процессов. Напоминания и оповещения о задачах. Визуализация рабочих процессов при помощи Agile-досок и диаграммы Ганта. Оценка показателей эффективности.
6. Docsvision
Веб-сайт: https://docsvision.com/
Описание: платформа существует с 1998 года. Более 1500 реализованных проектов и 100 партнеров по России и СНГ. Автоматизирует работу госсектора, банков, строительных и нефтегазовых компаний, оборонно-промышленного комплекса. Представлена в виде коробочного и облачного решения. Включено в реестр отечественного ПО.
Мобильное приложение: нет, веб-сайт адаптирован под мобильные телефоны.
Бесплатный демо-доступ: есть.
Срок бесплатного пробного периода: формально не ограничен, функционал сокращен.
Стоимость использования: от 7700 за пользователя, стоимость серверной лицензии – от 22 000 рублей. Подписка на обновления – 20% от стоимости лицензии. Стоимость дополнительных модулей системы от 9900 рублей.
Внедрение: можно осуществить самостоятельно после прохождения обучения. В среднем бюджет на внедрение начинается от 195 000 рублей.
Обучение сотрудников: есть. Платные (от 16 000 рублей)/бесплатные курсы.
Возможность интеграции с другими приложениями: 1С, SAP, “Диадок”. Поиск Elasticsearch. Интеграция через XML, веб-сервисы. Открытый API. Поддержка Linux и PostgreSQL.
Обновления: полномасштабное обновление системы – раз в год. Обновления для отдельных модулей – несколько раз в год.
Безопасность: сертификат ФСТЭК, настройки прав доступа, распределение нагрузки – возможность одновременной работы до 10 000 пользователей.
Функционал: постановка, исполнение, контроль задач. Назначение исполнителей, указание сроков выполнения, делегирование задач. Наличие дашбордов, виджетов, динамических отчетов, аналитики. Возможность выбора из 10 визуальных конструкторов – настройка системы без навыков программирования. Построение маршрутов выполнения задач для разных сотрудников: параллельный, последовательный, смешанный. Оповещения, отслеживание статуса. Управление задачами через почту и с мобильного устройства, работа с системой посредством “одного окна”. Распознавание текста и готовые шаблоны документов.
7. Первая форма
Веб-сайт: https://1forma.ru/
Описание: 15 лет на рынке, 150 клиентов. Представляет собой конструктор, который позволяет настраивать систему под задачи конкретной организации. Предназначен для оптимизации бизнес-процессов, связанных с управлением персоналом, логистикой, тендерам, закупкам, ServiceDesk, HelpDesk и т. п. Подходит для компаний, работающих в отраслях: торговля, недвижимость, продажи, образование, производство, HoReCa. Устанавливается только на сервер клиента.
Мобильное приложение: есть (Android, iOS). Функционал аналогичен десктопной версии.
Бесплатный демо-доступ: нет.
Срок бесплатного пробного периода: нет. Возможность реализации пилотного проекта (средняя цена – 200 000-300 000 рублей) – стоимость делится пополам между заказчиком и “Первой формой”.
Стоимость использования: покупка лицензии. Конкурентная – 33 000 рублей/1 учетная запись (количество одновременных подключений пользователей к системе – то есть пользователей может быть 100, а одновременно могут работать только 5 или 10), неконкурентная – 22 000/1 учетная запись (каждый пользователь может в любое время подключиться к системе и работать).
Внедрение: от 500 000 рублей. Средняя стоимость – 2 000 000 рублей. Техподдержка – первый год бесплатно, затем 20% от стоимости лицензии.
Обучение сотрудников: обучение администратора системы: 25 000 рублей/1 человек. Обучение сотрудников входит в стоимость внедрения.
Возможность интеграции с другими приложениями: 1С, мессенджеры (Telegram, WhatsApp), видеозвонки (Zoom, Skype, Jitsi), “Геоинтеллект” (геоинформационная система аналитики). Интеграция с системами электронного документооборота, возможность подписания документа с помощью электронной подписи ( “Диадок”). Проверка контрагентов с помощью сервиса “Контур”. Интеграция через API.
Обновления: несколько раз в год.
Безопасность: устанавливается на сервера клиента. Защита от несанкционированного доступа. Решение соответствует требованиям ФСТЭК и ФСБ.
Функционал: постановка задач сотруднику. Контроль и аналитика работы. Визуализация рабочих процессов: диаграмма Ганта, канбан-доски. Взаимодействие с клиентом в едином окне. Планирование задач, оценка KPI. Постановка задач из почты. Внутренний корпоративный портал: новости, лента событий. Чаты, аудио- и видеозвонки.
8. 1CBit
Веб-сайт: https://www.1cbit.ru/1csoft/bit-bpm/
Описание: компания является франчайзи 1С. Работает на рынке ОАЭ, Канады, США. Подходит для среднего и крупного бизнеса. Low-code платформа. Открытый исходный код. BPMS встроена внутрь системы 1С.
Мобильное приложение: находится в бета-тесте (будет включать планировщик задач, интеграцию с почтой, работу с лидами, сделками и пр.).
Бесплатный демо-доступ: есть (до 5 сотрудников).
Срок бесплатного пробного периода: до одного месяца.
Стоимость использования: подписка – 27 500 (лицензия + 5 пользователей), 999 рублей за каждого дополнительного пользователя.
Внедрение: стоимость варьируется. От 84 000. Полноценное внедрение: 2 миллиона + 650 000 рублей (аналитика).
Обучение сотрудников: есть, наличие бесплатных семинаров и вебинаров.
Возможность интеграции с другими приложениями: телефония – звонки можно совершать из тела задачи, мессенджеры (Telegram, WhatsApp, Instagram, Facebook), видеозвонков нет.
Обновления: раз в месяц.
Безопасность: разграничение прав доступа, установка на серверы компании.
Функционал: управление процессами напрямую из 1С. Автозапуск процессов. Настройка процессов включает четыре этапа: моделирование, исполнение, аналитику и оптимизацию бизнес-процессов. Четыре типа задач: текущие сделки, взаимодействие с клиентов, прочие (согласование документов, финансовых показателей), задачи от пользователя, задачи от контролирующего сотрудника. Встроенный планировщик – календарь, где отображается информация по задачам, поставленным сотрудникам. Автореакции. Опросники. Возможность электронной подписи документов. Визуализация процессов – канбан-доски. Аналитика KPI.
9. Creatio
Веб-сайт: https://www.terrasoft.ru/page/bpm-system
Описание: компания работает на рынке 20 лет, офисы в Москве, Лондоне, Бостоне, Мельбурне и на Кипре. Более 6000 клиентов. Синергия технологий BPM и CRM. Позволяет организовывать работу маркетинга, продаж, сервиса. Low-code и no-code платформа. Облачное решение. Возможность установки на выделенные сервера.
Мобильное приложение: есть (Android, iOS).
Бесплатный демо-доступ: есть.
Срок бесплатного пробного периода: 2 недели, неограниченное количество пользователей.
Стоимость использования: 1280 рублей за пользователя в месяц. Соглашение заключается минимум на три года. Стартовый пакет стоит 4000$. Стоимость техподдержки – 5%-20% подписки.
Внедрение: рассчитывается индивидуально.
Обучение сотрудников: наличие бесплатных онлайн-курсов, практикумы (стоимость – 36 960 рублей), практикумы (от 28 880 рублей).
Возможность интеграции с другими приложениями: 1С, MS Office, Google Maps и “Яндекс. Карты”. Elasticsearch. Телефония. Использование REST, SOAP, OData, открытого API. Совместима с СУБД Microsoft SQL Server, Oracle, PostgreSQL. Каталог Marketplace внутри системы.
Обновления: раз в месяц.
Безопасность: HTTPS-шифрование, контроль доступа к устройствам по IP, защита от DDoS-атак, мониторинг траффика (брандмауэры, SIEM, IPS / IDS), уникальный ID пользователя, распознавание лиц, настройка ролей. Географически распределенные сервера (Amazon, Azure, DataLine).
Функционал: рабочий календарь. Постановка, исполнение, контроль задач. Напоминания и оповещения. Комментарии действий. Визуализация аналитики: дашборды, канбан-доски, диаграмма Ганта, настраиваемые отчеты. анкеты и опросы. Заполнение документов по шаблону. Работа с карточкой клиента, построение связей контакта, сканирование данных из Facebook и LinkedIn, автоматизация клиентского пути. Голосовой набор.
10. ПитерСофт
Веб-сайт: https://piter-soft.ru/bpm/
Описание: система разработана на базе 1С. BPMS использует более 300 компаний на рынке. Позволяет автоматизировать процессы продаж, производства, закупок, логистику, работу с кадрами, управление проектами. Настройка осуществляется без помощи программистов. Реализуется в виде программной лицензии. Включена в реестр российского ПО.
Мобильное приложение: нет.
Бесплатный демо-доступ: предоставляется демо-доступ к системе “ПитерСофт: Управление процессами”.
Срок бесплатного пробного периода: 4 недели.
Стоимость использования: от 90 000 рублей (5 рабочих мест). Включает техподдержку на три месяца. Возможно приобретение временной лицензии на 1 рабочее место на 1 месяц за 1000 рублей.
Внедрение: рассчитывается индивидуально.
Обучение сотрудников: наличие бесплатных обучающих видеороликов на сайте. Возможность прохождения платных курсов (стоимость обучения на сайте партнера – 130 000 рублей).
Возможность интеграции с другими приложениями: 1С:ERP, 1С:УПП, 1С:УТ, 1С:Бухгалтерия, интеграция с почтовыми сервисами.
Обновления: 1 раз в месяц.
Безопасность: ограничение прав доступа. Установка на собственные сервера компании.
Функционал: графическое построение бизнес-процесса, указание исполнителей, срока выполнения, контролирующих сотрудников. Постановка задач вручную/автоматически (по календарю, по событию). Рабочий календарь, оповещения, статистика выполнения. Учет рабочего времени. Автоматическое создание документов и автозаполнение форм.
11. Neaktor
Веб-сайт: https://neaktor.com/
Описание: подходит для бизнеса любого размера (от 20 до 5000 человек). Позволяет автоматизировать задачи в продажах, маркетинге, снабжении и закупках, бухгалтерии, административных и HR-отделах, на производстве. В основе системы лежит принцип low-code. Предлагается в облачной и коробочной версии
Мобильное приложение: есть (Android, iOS). Через мобильную версию нельзя настраивать бизнес-процессы.
Бесплатный демо-доступ: есть.
Срок бесплатного пробного периода: 21 день.
Стоимость использования: от 272 рублей за 1 пользователя в месяц (облако), от 10 000 евро (коробка).
Внедрение: от 2000 рублей за час работы специалиста по внедрению.
Обучение сотрудников: есть, групповые вебинары (9900 рублей за вебинар), обучающие веб-туры (9900 за тур).
Возможность интеграции с другими приложениями: 1С, календари, почтовые сервисы (Gmail, “Яндекс. Почта”, Mail.ru и т. д.), IP-телефония (Zadarma, Mango, UIScom, Гравител, Телфин, Sipuni). Совместная работа с документами (Google Docs, Google Sheets). Файловые хранилища (Google Drive, “Яндекс. Диск”, Dropbox и пр.). Мессенджеры (Telegram, Instagram, Facebook, WhatsApp, VK). Открытый API, WebHooks.
Обновления: 1-2 раза в квартал.
Безопасность: разграничение прав доступа, фильтрация доступа по IP, возможность размещения данных на выделенном сервере.
Функционал: визуальный конструктор бизнес-процессов, который позволяет ставить задачи, назначать исполнителей и ответственных лиц, устанавливать сроки, обрабатывать заявки клиента, вести сделки. Пользовательская форма, распределение ролей и прав доступа. Фильтрация и поиск. Отображение данных с помощью диаграмм Ганта и канбан-доски. Анализ KPI и динамические отчеты. Рабочий календарь. Push-уведомления, оповещения по email. Групповые чаты. Автоматизация: создание задач и проектов, шаблоны документов, бизнес-процессов, напоминание, запуск автоматических сценариев по дате. Автозаполнение форм. Установление связей между задачами. База знаний, опросы, новости компании. Справочник сотрудников, иерархия отделов.
12. EnDocs
Веб-сайт: https://endocs.ru/endocs-sharepoint/
Мобильное приложение: нет, реализован мобильный интерфейс для Android, iOS.
Бесплатный демо-доступ: есть.
Срок бесплатного пробного периода: нет ограничений (функционал сокращен).
Стоимость использования: от 6000 рублей за одно рабочее место (коробка). Техническая поддержка – 3000 рублей/час работы специалиста.
Внедрение: 420 000 рублей (типовое решение), от 100 000 рублей (анализ и настройка одного процесса), доработка функционала (от 24 000 рублей за 1 рабочий день специалиста).
Обучение сотрудников: бесплатные видео и вебинары. Встроенные справки внутри системы.
Возможность интеграции с другими приложениями: веб-сервисы, REST API, обмен XML файлами. Модель данных SharePoint. Возможность подписания документов электронной цифровой подписью, проверка контрагентов. Подключены: “Диадок”, “СКБ Контур”, “Контур. Экстерн”, “Сфера. Курьер”.
Обновления: несколько раз в год.
Безопасность: настройка прав доступа, политика безопасности паролей, HTTPS-шифрование, мониторинг сетевой активности, высокий уровень отказоустойчивости, дата-центры Microsoft Azure.
Функционал: автоматизация бизнес-процессов в одном окне, визуальный конструктор, в котором можно моделировать маршруты. Настроенные сценарии работы с документами (создание, согласование, подписание), готовые шаблоны, умный поиск, распознавание текста. Контроль поручений. Электронный архив (до 500 000 документов). Справочник сотрудников, структура компании.
13. Workflowsoft
Веб-сайт: https://workflowsoft.com/ru
Описание: решение от компании Softline. Система построена по принципу low-code. Работа с бизнес-процессами без привлечения программистов. Подходит для построения работы в административном и ИТ-отделе, кадрах, маркетинге, логистике. Представлено в коробочной и облачной версии.
Мобильное приложение: есть (Android, iOS).
Бесплатный демо-доступ: есть.
Срок бесплатного пробного периода: 14 дней.
Стоимость использования: 700 рублей за пользователя в месяц.
Внедрение: от 750 000 рублей.
Обучение сотрудников: обучающие ролики. Возможность пройти платное обучение в учебном центре Softline.
Возможность интеграции с другими приложениями: почтовые сервисы, MS Office 365, позволяет интегрировать любые приложения из каталога Zapier (включает Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Trello, Slack, Facebook, Twitter, MailChimp, Google Calendar и пр.).
Обновления: раз в месяц.
Безопасность: настройки прав доступа, сервера на Amazon.
Функционал: визуальный редактор, который отображает состояние дел по тому или иному процессу: постановка задач, назначение исполнителей и сроков. Преднастроенные маршруты. Оповещения (браузер, лента, электронная почта), рабочий календарь. Отчеты (таблицы, диаграммы). Фильтры, поиск, ярлыки по задачам. Построение связей процессов.
14. Е1 Евфрат
Веб-сайт: https://evfrat.ru/
Описание: компания работает на рынке 27 лет. За это время система была внедрена 6000 раз, 900 000 активных пользователей. Движок BPM функционирует на базе системы электронного документооборота, поэтому большинство функций касаются автоматизации работы с документами. Кроме этого, можно выстроить процессы взаимодействие с клиентом, работу финансовых и кадровых служб, управление проектами. Система подходит для использования в различных отраслях, в том числе торговле, ИТ, транспорте, промышленности, строительстве, образовании, банках, сельском хозяйстве, органах государственной власти. Для бизнеса любого масштаба: от малых предприятий до крупных корпораций. Представлена в облачном и коробочном решении.
Мобильное приложение: нет.
Бесплатный демо-доступ: есть.
Срок бесплатного пробного периода: 30 дней.
Стоимость использования: от 27 000 рублей/месяц (облако), от 5200 рублей за 1 лицензию (коробка).
Внедрение: рассчитывается индивидуально. Большинство услуг предоставляется бесплатно (согласно информации на сайте компании).
Обучение сотрудников: бесплатные обучающие статьи и ролики. Платные онлайн-лекции (от 6000 рублей), вебинары (от 10 000 рублей), выездные семинары (от 20 000 рублей).
Возможность интеграции с другими приложениями: 1С, почтовые сервисы, MS SharePoint, IBM Domino/Notes, XML. Возможность электронного подписания документов благодаря сервису “КриптоПро”. Работа с MS SQL Server или PostgreSQL. Открытый API.
Обновления: регулярно.
Безопасность: шифрование с использованием SSL, доменная авторизация. Географически распределенные сервера. Сертификаты ФСТЭК и ФСБ.
Функционал: графический редактор маршрутов бизнес-процессов и форм документов. Визуализация процессов, внедрение блок-схем, установление связей между ними. Распознавание текстов, автозаполнение карточек, шаблоны документов. Умный поиск (по документам, поручениям и т. д.). Контроль исполнения, согласований, поручений, отслеживание сроков. Автоматическая рассылка. Формирование отчетов (таблицы, графики, диаграммы), журнала по работе с документами, дисциплине сотрудников и пр.
15. Flowlu
Веб-сайт: https://flowlu.ru/
Описание: решение используют свыше 25 000 организаций. Родилось из системы управления взаимоотношений с клиентом. Инструмент объединяет в себе платформу для работы задачами, а также CRM-систему. Подходит для строительных, ИТ-компаний, дизайн- и веб-студий, рекламных и адвокатских агентств, агентств недвижимости, малого бизнеса. Представлен в облаке.
Мобильное приложение: есть (Android, iOS).
Бесплатный демо-доступ: есть, 20 дней (можно протестировать любой тариф от “Новичка” до “Эксперта”). Есть бесплатный тариф.
Срок бесплатного пробного периода: не ограничен (функционал сокращен).
Стоимость использования: от 1190 за 10 человек в месяц.
Внедрение: рассчитывается индивидуально.
Обучение сотрудников: наличие базы знаний с бесплатными статьями и роликами.
Возможность интеграции с другими приложениями: 1С, Google Drive, IP-телефония (UIS, Mango, Zadarma.“Телфин”), подключение почтовых сервисов (Gmail, “Яндекс. Почта”, Mail.ru, Outlook), мессенджеров (Telegram, Skype), банки (“Тинькофф”, “Точка”, “МодульБанк”) и платежные системы (Ю.Касса, RoboKassa, PayPal, CloudPayments), а также сервисы Tilda, Mailchimp, AmoCRM, Google Calendar, Calendly.
Обновления: 1-2 раза в месяц.
Безопасность: шифрование TLS. Распределение нагрузки на сервера – доступность 99.99% времени.
Функционал: автоматизация ведения проектов и работы с задачами. Постановка задач в один клик, автодействия, и шаблоны, учет сроков, комментирование, оценка работы. Уведомления. Аналитика, отчеты по задачам. Визуализация: канбан-доски. Автоматизация работы с клиентом: карточка клиента, коммуникация в едином окне. Управление финансами: согласование счетов, готовые шаблоны, аналитика и отчеты. База знаний: поиск и теги. Онбординг сотрудников.
16. Comindware
Веб-сайт: https://www.comindware.com/ru/
Описание: является лидером BPMS на рынке РФ (по данным Cnews Analytics). Представлена в России, Европе и США. Подходит для бизнеса любого масштаба. Построена на базе low-code. Платформа для управления бизнес-процессами, кейсами, работы с документами и данными. Используется ресторанами, авиа-, строительными и нефтяными компаниями. Соответствует принципам импортозамещения – входит в реестр отечественного программного обеспечения. Представлена в виде коробочного и облачного решения.
Мобильное приложение: нет.
Бесплатный демо-доступ: есть.
Срок бесплатного пробного периода: 30 дней.
Стоимость использования: от 499 000 рублей. Техподдержка – включена в стоимость лицензии.
Внедрение: возможность внедрения своими силами. Для установки решения не требуются узкоспециализированные технические знания.
Обучение сотрудников: база знаний на сайте: бесплатные обучающие ролики. Платные курсы по BPM. Коммерческое обучение специалистов, бизнес-аналитиков, разработчиков. Стоимость курса рассчитывается индивидуально.
Возможность интеграции с другими приложениями: интеграция с почтовыми сервисами (Outlook), 1С, SAP, Bitrix24, MailChimp. Мессенджеры (Telegram, Viber). Телефония (Zadarma, “Телфин”, АТС, Private Branch Exchange, OnlinePBX). Подпись документов через DocuSign. Открытый API
Обновления: 1-2 раза в год.
Безопасность: настройка доступа. Аутентификация Azure AD, Okta, SSO. Использование серверов Amazon. Отказоустойчивость и непрерывность обслуживания, мониторинг подключения. HTTPS-шифрование.
Функционал: моделирование, исполнение, анализ задач. Создание процессной архитектуры организации (разработка форм, адаптация интерфейса). Графическое представление бизнес-процессов, отображение взаимосвязей и целей. Автоматизация: запуск сценариев (вручную, по расписанию, входящему запросу). Уведомления. Мониторинг работы (статистика по процессам, возможность реагировать и корректировать схему действий сотрудника). Наглядное представление данных (метрики и показатели). Выявление “узких мест” и потенциальных возможностей. Проверка гипотез на реальных бизнес-моделях. Корпоративная социальная сеть.
17. Projecto
Веб-сайт: https://projecto.pro/
Описание: решение от IT-компании из Казани. Подходит для управления проектами, кадрового учета, работы с финансами. Включено в реестр российского программного обеспечения. Представлено в виде облака.
Мобильное приложение: есть (Android, iOS).
Бесплатный демо-доступ: есть, в открытом виде на сайте.
Срок бесплатного пробного периода: 1 месяц.
Стоимость использования: от 288 рублей за пользователя в месяц. Техподдержка включена в стоимость.
Внедрение: осуществляется клиентом. Функционал программы прост в использовании.
Обучение сотрудников: обучающие видео на сайте, большие иллюстрированные статьи.
Возможность интеграции с другими приложениями: интеграция с почтой, синхронизация с CardDAV, 1С, ICS-файлами календарей.
Обновления: регулярные, несколько раз в год.
Безопасность: разграничение доступа. HTTPS-шифрование, время непрерывной работы сервера – 99,98%, хранение данных в российском дата-центре, соответствие GDPR.
Функционал: постановка задач, создание подзадач, приглашение исполнителей, контроль исполнения, история изменений, отчеты Наглядное представление рабочего процесса: диаграммы Ганта, канбан-доски. Статусы, комментарии, оповещения, напоминания. Рабочий календарь. Создание заметок (в том числе аудио). Лента новостей, объявления, опросы. Группировка, сортировка, фильтрация (по статусам, ролям), теги, функциональный поиск, привязка к местам. Статистика по сотрудникам и активностям, прогресс достижений, учет посещаемости. Шаблоны документов, Отображение структуры компании, адресная книга.
18. Citeck
Веб-сайт: https://www.citeck.ru/
Описание: компания представлена 12 лет на рынке. Работает с российскими и зарубежными клиентами, реализовано более 100 проектов. Решение Ecos сочетает в себе несколько функций – позволяет управлять процессами и сотрудниками, работать с документами. Входит в Единый реестр российских программ и баз данных. Реализовано на базе открытого исходного кода. Существует в коробочной и облачной версии.
Мобильное приложение: есть (Android, iOS).
Бесплатный демо-доступ: есть.
Срок бесплатного пробного периода: согласуется с менеджером.
Стоимость использования: от 53 000 рублей за лицензию (коробка), от 19 900 рублей до 60 пользователей в месяц (облако).
Внедрение: стоимость рассчитывается индивидуально.
Обучение сотрудников: на сайте есть руководства по внедрению и эксплуатации, можно задать вопрос на форуме разработчиков Ecos.
Возможность интеграции с другими приложениями: 1С, Pentaho, Liferay, SAP, MS Active Directory. Возможность подписания документов с помощью электронной подписи (“КриптоПро”). Поддержка протоколов: CIFS, WebDAV, FTP, IMAP, SharePoint.
Обновления: 2-4 раза в год.
Безопасность: шифрование, аутентификация (SSO, CIFS, SharePoint), высокий уровень отказоустойчивости, уровень безопасности Tier3. Резервное копирование. Возможность переноса системы на свои сервера. Разграничение прав доступа.
Функционал: моделирование бизнес-процессов в визуальном редакторе. Постановка задач, назначение роли сотрудника, отслеживание исполнения работы. Автоматические шаблоны процессов. Готовые формы обработки данных (документы, заявки и пр.), шаблоны документов. Умный поиск, распознавание текста. Отображение структуры компании.
19. Pyrus
Веб-сайт: https://pyrus.com/ru
Описание: используется для автоматизации процессов в маркетинге, продажах, финансах, закупках. Более 500 000 пользователей, настройка более 100 000 бизнес-процессов. Подходит для бизнеса любого масштаба (от стартапов до крупных корпораций). Предоставляется в виде облачного или коробочного решения.
Мобильное приложение: есть (Android, iOS).
Бесплатный демо-доступ: наличие бесплатной версии.
Срок бесплатного пробного периода: нет ограничений.
Стоимость использования: от 279 рублей за месяц (облако), условия использования коробочной версии обсуждаются индивидуально.
Внедрение: облачное решение можно установить самостоятельно. Внедрение коробочного решения включено в стоимость пакета.
Обучение сотрудников: возможно (цена обсуждается индивидуально), бесплатные видеоуроки и подробные иллюстрированные статьи.
Возможность интеграции с другими приложениями: 1C, “Диадок”, Jira, AmoCRM, “Мой склад”, MS Office. Почтовые сервисы, социальные сети (Telegram, WhatsApp, Instagram, Facebook, VK, Viber). Zoom, Телефония. Dropbox, Google Drive, OneDrive. Подключение через API.
Обновления: каждый квартал.
Безопасность: SSL/TLS шифрование, аутентификация через Active Directory и G Suite. Географически распределенные сервера. Мониторинг сетевой нагрузки, защита от DDoS-атак. Соответствие международным стандартам информационной безопасности ISO 27001 и 9001, а также общему регламенту о защите данных (GDPR).
Функционал: постановка задач, назначение исполнителей, делегирование и контроль. Рабочий календарь. Совместная работа с файлами. Поиск, комментарии. Готовые формы. Шаблоны процессов. Синхронизация с базами-данных и CRM-системами. Статистика по процессам. Канбан-доски. Автоматизация работы с клиентом – настроенные маршруты. Записи звонков. Отображение структуры компании.
20. EOS for SharePoint
Веб-сайт: https://eos.ru/eos_products/eos_for_sharepoint/
Описание: решение на базе платформы Microsoft SharePoint. Включено в реестр отечественного программного обеспечения. Подходит для работы в банковской сфере, ТЭК, строительстве, на производстве. Более 250 партнеров в России и странах СНГ, 7000 клиентов, 28 лет на рынке. В каталоге решений компании “ЭОМ” – системы электронного документооборота и ECM.
Мобильное приложение: есть (Android, iOS).
Бесплатный демо-доступ: есть.
Срок бесплатного пробного периода: до месяца. Есть возможность продления по запросу.
Стоимость использования: от 1200 за рабочее место. Обязательно приобретение базовой серверной лицензии (цена – 61 000 рублей). Модификация функционала – стоимость рабочего дня специалиста, осуществляющего доработку – 55 000 рублей. Техподдержка – 15%-20% от стоимости лицензии (1 год – бесплатно).
Внедрение: установка и адаптация по системе “Быстрый старт” – 99 000 рублей.
Обучение сотрудников: проводится. Консультации – 6600 за час, семинары – 5800 за час.
Возможность интеграции с другими приложениями: 1С, SAP, Oracle, MS Dynamics, MS Project, MS Office, почтовые сервисы. Открытый API. Возможность подписания документов с помощью электронной подписи (“КриптоПро CSP”, “СигналКом CSP”, “Верба OW”, “Домен-К”, “Авест”, “Генкей”).
Обновления: 2-3 релиза в год.
Безопасность: настройка прав доступа, шифрование. Аутентификация на основании windows (Active Directory)/single-sign-on (технология единого входа). Аудит действий пользователя.
Функционал: формирование единого пространства для взаимодействия сотрудников. Создание поручений, планирования бюджета, постановка задачи сотруднику, отслеживание хода исполнения. Автоматические маршруты по процессам. Визуализация работы: диаграммы Ганта. Отчеты по загрузке сотрудника, KPI. Календарь. Работа с клиентами: база контактов, история взаимодействия. Работа с документами: подготовка, рецензирование, заверение, согласование, утверждения. Распознавание текста. Хранилище документов. Готовые шаблоны. Умный поиск. Корпоративный портал: новости, опросы, голосования. Оргструктура компании.
Системы управления бизнес-процессами пришли в Россию с Запада, где этот класс решений называют BPM-системами или BPMS (Business Process Management System). Их основная цель — осуществлять программную поддержку процессного управления в организациях.
Здесь следует сразу определиться с двумя ключевыми понятиями. Во-первых, существует управленческая концепция BPM. Это определенный этап в менеджменте, при котором работа компании выстраивается и развивается как система взаимосвязанных бизнес-процессов. Департаменты и подразделения по-прежнему отвечают за выполнение конкретных бизнес-функций (процессный менеджмент дополняет, а не заменяет функциональный подход к управлению). В свою очередь BPM нацелен на эффективное взаимодействие различных бизнес-функций за счет выстраивания и управления бизнес-процессами.
Что касается BPMS — это основная технология, которая помогает реализовывать концепцию процессного управления в реальной практике работы компаний. BPM может существовать и без ИТ, однако с помощью специализированного инструмента работать становится проще и быстрее. Система управления бизнес-процессами позволяет моделировать процессы компании и автоматизировать их исполнение. Предоставляет возможность контролировать работу на всех этапах и быстро вносить улучшения.
Основные стадии внедрения процессов
Работа BPMS основана на простой идее. На этапе внедрения решения осуществляется моделирование бизнес-процессов с помощью наглядных диаграмм. Процессы сразу становятся исполнимыми в системе. Это означает, что система будет автоматически отправлять задачи ответственным сотрудникам — в точном соответствии с тем порядком выполнения операций, который определен в модели данного процесса.
Такой подход позволяет выстроить бизнес-процессы компании и максимально приблизить их реальное выполнение к той идеальной модели, которая изначально разрабатывалась.
Благодаря использованию BPM-системы работа организации становится прозрачной. Компания получает широкие возможности мониторинга и контроля исполнительской дисциплины. Может в любое время изменять и улучшать бизнес-процессы для достижения большей эффективности.
ELMA BPM позволяет автоматизировать:
- Основной бизнес-процесс компании, в рамках которого генерируется прибыль. В организации может быть один или несколько таких процессов.
- Поддерживающие бизнес-процессы — их также называют обеспечивающими или сервисными. Они поддерживают стабильную работу основных процессов.
- Процессы управления, связанные с разработкой целей и стратегии компании, оптимизацией и развитием ее работы.
Узнайте подробнее о том, какие бывают процессы в организации. Смотрите универсальную классификацию бизнес-процессов APQC PCF (Process Classification Framework)
Проектирование (моделирование) бизнес-процессов
Работа с процессами в системе ELMA BPM начинается с их моделирования. Моделирование осуществляется в программе Дизайнер ELMA, которая входит в комплект системы. Это простой графический редактор для построения бизнес-процессов.
Создавать процессы и выполнять их моделирование в системе могут бизнес-аналитики без участия программистов. Для этого используется распространенная нотация BPMN 2.0 — набор простых условных обозначений. Нотация переведена на русский язык специалистами компании ELMA. Создаваемые с ее помощью модели процессов привычны для аналитиков и понятны высшему руководству компании.
Скачайте полную классификацию бизнес-процессов коммерческих компаний. Это межотраслевая модель. Она разработана Американским центром производительности и качества APQC. И переведена на русский язык компанией ELMA.
Классификация процессов
Управленческая концепция BPM определяет бизнес-процессы компании — какова архитектура процессов в организации, какие стадии процесса определяют технологию создания большей ценности для потребителей. В свою очередь система ELMA облегчает выстраивание данных бизнес-процессов, позволяя создавать наглядные схемы работы.
На диаграммах бизнес-процессов обозначаются их участники, перечень и последовательность выполняемых ими действий. Графические модели строятся путем размещения нужных блоков операций на дорожках, обозначающих зоны ответственности разных исполнителей. Затем операции соединяются переходами.
Когда модель процесса создана, проводится настройка операций (задается контекст работы). Например, организация определяет способ выполнения пользовательских задач — с какими данными будут работать исполнители, какие действия от них потребуется выполнить и какие результаты предоставить.
Моделирование процесса заканчивается его публикацией, после чего бизнес-процесс компилируется и становится доступным для запуска в веб-приложении ELMA.
Исполнение бизнес-процессов
В BPM-системе можно одновременно запускать сколько угодно экземпляров одного бизнес-процесса. Все они будут исполняться независимо, используя в своей основе одну и ту же модель. Сотрудники компании работают по процессам в веб-интерфейсе пользователя ELMA — заходят в систему через браузер по логину и паролю.
Работа по бизнес-процессу осуществляется в соответствии с его графической моделью — начиная со стартового события, следуя по цепочке переходов, до конечного события. ELMA позволяет поддерживать выполнение правильной очередности операций. Она автоматически ставит задачи разным исполнителям, когда процесс доходит до соответствующего шага.
Поручения, которые получают сотрудники в системе ELMA, оформлены в виде карточек задач. В них уже есть вся нужная информация для работы и принятия решений. От исполнителей может требоваться ввод некоторых данных — в этом случае карточка задачи будет содержать соответствующие поля, заполнение которых можно сделать обязательным.
После завершения задачи, сотруднику не нужно задумываться о том, кто и какие действия должен выполнять дальше — ELMA BPM берет эти вопросы на себя. Каждый бизнес-процесс компании имеет четкий регламент исполнения. Система обеспечивает соблюдение верного порядка работы.
Те задачи, которые не требуют участия реальных сотрудников, автоматически выполняются системой. Например, сценарии и отправка сообщений.
Контроль и мониторинг бизнес-процессов
Для каждого экземпляра запущенного процесса создается карточка в системе ELMA. Она содержит подробную информацию: текущие значения параметров, задачи, статусы их выполнения и комментарии сотрудников. Имея соответствующие права доступа, с карточки можно управлять ходом работы — например, изменить ряд параметров или вовсе прекратить исполнение.
Организация бизнес-процессов в системе ELMA открывает широкие возможности мониторинга их выполнения. В распоряжении пользователей есть несколько инструментов:
- Страница «Мои процессы» содержит список всех экземпляров бизнес-процессов, в которых сотрудник является инициатором, ответственным или исполнителем. Есть удобный фильтр для поиска. Выбрав определенный экземпляр процесса из списка, можно перейти на его карточку в системе.
- Страница «Монитор процессов» позволяет анализировать работу по процессам, в которых пользователь выступает в роли владельца, куратора или информируемого. На этой стадии управления сотруднику не обязательно являться исполнителем какой-либо из операций. Со страницы «Монитор процессов» можно перейти на карточку любого из отображаемых процессов, чтобы получить подробную информацию.
- Карта процесса — еще один удобный способ мониторинга. Она выглядит так же, как и графическая модель процесса в Дизайнере ELMA. При этом на карте отображается уже запущенный в системе экземпляр конкретного бизнес-процесса, что позволяет отслеживать дополнительные метки. Здесь обозначаются уже выполненные операции и текущая стадия работы. Открыть карту процесса можно из его карточки в системе.
Мы рассмотрели несколько инструментов мониторинга. При этом, управление бизнес-процессами bpm в системе ELMA не требует от руководителей ручного отслеживания каждой операции. Так как для любого действия в BPMS можно указать временной регламент, в случае просрочки задач исполнителями система пришлет уведомления. Кроме этого, контролировать задачи по процессам можно с помощью стандартных отчетов по исполнительской дисциплине, которые автоматически составляет BPMS.
Оптимизация бизнес-процессов
На основании мониторинга работы, а также в ходе развития компании часто возникает потребность в изменении бизнес-процессов. Рациональные идеи по оптимизации могут предложить исполнители операций. Благодаря использованию BPM-системы любой бизнес-процесс остается гибким к изменениям. Компания может в любое время корректировать порядок работы и создавать новые процессы.
Технология BPM поддерживает идею непрерывного развития бизнес-процессов. Не получится выстроить работу один раз и тем самым обеспечить постоянную эффективность предприятия. С развитием компании, увеличением штата сотрудников, новыми реалиями в рынке возникает необходимость изменять процессы. В ELMA оптимизация проводится на лету без остановки системы.
Например, проанализировав работу, связанную с обслуживанием клиентов, компания решает, что операции по составлению смет лучше выполнять коммерческому директору, а не менеджерам по продажам (это может быть связано с особенностями деятельности организации). Чтобы изменить данный порядок работы, достаточно внести нужные изменения в графическую модель соответствующего процесса в Дизайнере ELMA.
Когда вы изменяете bpm процесс в компании, это никаким образом не влияет и не прерывает текущую работу предприятия. Все экземпляры данного процесса, которые уже были запущены в системе на момент внесения изменений, завершатся в соответствии с первоначальной схемой. А каждый новый запущенный процесс будет работать уже согласно улучшенной модели.
Посомтрите запись вебинара о BPM-системе ELMA и её возможностях
FAQ о BPM
Что такое BPM-система?
BPM-система (англ. BPMS, Business Process Management System) — это система управления бизнес-процессами, которая помогает реализовывать концепцию процессного управления в реальной практике работы компаний. BPM-система позволяет моделировать процессы компании и автоматизировать их исполнение. Предоставляет возможность контролировать работу на всех этапах и быстро вносить улучшения.
Что такое управление бизнес-процессами (BPM)?
Управление бизнес-процессами (англ. BPM, Business Process Management) — это управленческая концепция, при которой работа компании выстраивается и развивается как система взаимосвязанных бизнес-процессов. BPM может существовать и без ИТ, однако с помощью специализированного инструмента работать становится проще и быстрее.
Как работает ELMA BPM?
Система ELMA BPM обладает широкими возможностями, которые обеспечивают выполнение и поддержание бизнес-процессов. При этом все функции системы можно условно разделить на 4 группы в соответствии со стадиями жизненного цикла процесса PDCA (цикл Деминга) — планирование (plan), выполнение (do), контроль (check), улучшение (act).
В чем суть концепции процессного управления BPM?
Суть процессного управления BPM заключается в объединении моделирования бизнес-процессов и их автоматизации (исполнении).
Что такое BPMN?
BPMN (англ. Business Process Modeling Notation) — это нотация (стандарт, язык) для моделирования бизнес-процессов. Она состоит из набора символов и блок-схем, которые позволяют наглядно отобразить последовательность выполнения задач и взаимосвязь рабочих операций в формате, понятном разной аудитории — разработчикам, бизнес-аналитикам и топ-менеджерам компаний.
Как происходит выполнение бизнес-процесса в BPMS?
В BPM-системе ELMA можно одновременно запускать сколько угодно экземпляров одного бизнес-процесса. Все они будут исполняться независимо, используя в своей основе одну и ту же модель.
Colocation
99 900 руб.
Два кампуса Tier III
в Москве
IaaS
от 249,95 руб.
Для любых задач
Оплата pay-as-you-go
18 Октября 2021 11:12
18 Окт 2021 11:12
|
Управление бизнес-процессами — новая веха в развитии бизнеса, где во главе угла стоят процессы, происходящие в компании или на предприятии. В условиях высокой динамики, постоянных смен ориентиров и необходимости быстро и точно реагировать на изменения появляется потребность в использовании готовых инструментов и решений для автоматизации процессов и снижения роли человеческого фактора.
Помочь в этом могут BPM-системы (Business Process Management), которые позволяют задать роли каждому участнику, определить его положение в системе бизнеса и спросить за выполнение определенной работы. Управление бизнесом в таком случае происходит на базе готовых и обновляемых ИТ-решений, обеспечивающих полную автоматизацию и постоянный рабочий цикл.
Изучить функционал 11 лучших BPM-систем
BPM-системы: особенности, возможности, функции
BPM-системы — это комплексное решение на базе моделирования, мониторинга, контроля за исполнением бизнес-процессами. Аналитики Market.CNews выделяют 6 основных целей, которых можно добиться благодаря использованию инструментов BPM:
- Обеспечение поступательного роста качества продукции или сервиса услуг за счет прозрачности работы, тщательного мониторинга ситуации, ведения бизнеса в рамках обозначенного регламента и четко установленных правил.
- Существенное уменьшение временных издержек на выполнение рабочих процессов ввиду использования автоматизации и стандартизации.
- Увеличение уровня гибкости компании благодаря кооперации с пользователями и включению их в процесс моделирования и обновления бизнеса .
- Повышение стратегической эффективности бизнеса и расширение его границ. Это возможно за счет перехода от количественного управления к качественному, что способствует оптимизации ведения бизнеса и достижению поставленных целей.
- Прогнозируемый рост экономического потенциала компании ввиду присутствия подробных и разносторонних информационных баз и, как следствие, использование глубокой аналитики для принятия важных и объективных управленческих решений в ведении бизнеса.
- Создание системы эффективного и полноценного управления кадрами, чтобы выжать максимум из человеческих ресурсов. BPM-системы присваивают каждому сотруднику KPI с набором персональных параметров для последующего отслеживания и контроля профессиональных навыков и достижений.
К базовым функциям ВРМ-систем относятся:
- Управлением бизнесом на основе показателей. Наличие информации в виде наборов показателей по группам параметров позволяет контролировать и оценивать затратность тех или иных действий, время на их исполнение, скорость вовлечения ресурсов. Тем самым возможно упростить анализ происходящих процессов и оптимизировать работу в рамках реальных условий.
- Нахождение проблем и уязвимости. Это обеспечивается за счет непрестанного мониторинга и регулярного обновления параметров контроля. Типичными слабыми местами любого бизнеса выступают избыточные процессы, которые приводят к неэффективному перераспределению средств и увеличению сроков выполнения задания. Также нередко возникает ситуация, когда бизнес-процесс или целая группа упирается в какую-то локальную преграду, например, некомпетентность отдельного сотрудника или слабую организацию управленческих процессов. За счет постоянного мониторинга и контроля рабочих параметров найти проблему становится просто.
- Тщательный анализ бизнес-процессов. Аналитика позволяет быть в курсе того, какие бизнес-процессы превалируют, сколько времени требуется на обработку и исполнение каждого этапа, узнать вовлеченность сотрудников в работу и их конкретные достижения, выявить наиболее затратные и трудоемкие этапы в осуществлении бизнес-процессов.
Внедрение ВРМ-систем в существующую иерархию ИТ-структуры
Для того чтобы ВРМ-система работала эффективно и не конфликтовала с имеющимся функционалом, необходимо превратить ее в элемент ИТ-структуры. Применение сквозной интеграции позволяет за счет BPMS объединить бизнес-процессы воедино и добиться ожидаемого результата.
Перейти к обзору BPM-систем 2021
Внедрение ВРМ-систем оптимально выполнить с помощью используемых программ и ИТ-решений. Создание цепочек и готовых алгоритмов дает возможность добиться высокой гибкости создаваемых бизнес-процессов и повысить их эффективность на практике.
Примерами эффективной интеграции ВРМ-систем и бизнеса являются использование таких решений, как 1С, Bitrix , ERP, мобильный банк и готовых приложений. Интеграция обеспечивает комплексную автоматизацию процессов и логичное расширение текущей ИТ-структуры компании, превратив совокупность модулей и решений в единый и мощный комплекс, способный решать сложные задачи.
По данным аналитиков Market.CNews, вследствие пандемии спрос на ВРМ-системы вырос на 20-35% по сравнению с последними 3-5 годами. Это объясняется тем, что в условиях нестабильной экономической среды бизнесу требуются надежные решения для оптимизации издержек, удержания позиций на рынке и контроля качества предложений. ВРМ-системы снижают влияние человеческого фактора и позволяют задействовать людские ресурсы максимально полно и на пользу бизнесу.
Инструменты управления ВРМ-системами
В системы управления бизнес-процессами внедрены следующие инструменты управления:
- Моделирование. Осуществляется с помощью графических редакторов, которые представляют бизнес-процессы в виде диаграмм, блок-схем, графических модулей. Моделирование дает возможность протестовать те или иные схемы, заменить отдельные элементы, просчитать работу и исполнение бизнес-процессов наперед.
- Мониторинг. Отслеживание рабочих параметров, этапов бизнес-процессов, успехов помогает контролировать происходящее, принимать своевременные меры, если возникает пробуксовка или откат на каком-то этапе работы. Также мониторинг помогает структурировать и разбивать текущие задачи по уровню важности, степени исполнения, проблемности.
- Реализация. Готовая модель реализуется посредством размещения на сервере и доступа через веб-интерфейс. исполнение бизнес-процессов обеспечивают пользователи, которые выполняют конкретные действия, согласно карточкам заданий, и отчитываются о проделанной работе.
ВРМ-системы пригодятся в первую очередь тем компаниям, которые выполняют многоуровневые бизнес-процессы, но при этом результат рассредоточен по отдельным подразделениям, корпоративным отделам и блокам, и требуется автоматизация происходящих процессов. Наиболее перспективными отраслями для внедрения ВРМ-систем считаются торговля, строительство, консалтинг, ИТ-сфера и финансовые услуги.
Изучить функционал 11 лучших BPM-систем
Привет! Это блог «Первой Формы». Мы создаём платформу для управления бизнес-процессами, BPM-систему. Сегодня хотим простыми словами рассказать, что это вообще за ПО и зачем оно нужно.
Представьте рабочий стол типичного руководителя не очень диджитализированной компании из реального сектора. Например, они производят трубы.
За день этот стол заваливают документами на подпись, отчётами, заявлениями на отпуск и договорами на согласование. В лучшем случае – всё отправляют на почту, тогда руководитель разгребает онлайн-завал.
BPM-система всё упрощает. Стоит один раз смоделировать в ней процесс, как дальше она сама будет отправлять документы по маршрутам, отслеживать сроки и присылать напоминания.
То есть BPM-система возьмёт на себя управление бизнес-процессами компании. Проектную деятельность, документооборот, постановку и контроль поручений, коммуникации, CRM, HR, Service Desk.
BPM-система помогает:
- Регламентировать процесс, автоматизировать его и сделать эффективнее.
Например, раньше в компании «Трубзавод» не было единой процедуры для согласования договора. Черновик отправляли коллегам на почту. Кто-то терял письмо, кто-то долго не отвечал, а потом посылал всё переделывать. Несколько раз забывали ставить в копию юриста и нажили серьёзные проблемы.
Когда процесс перевели в BPM-систему, всё изменилось. Сначала система отправляет договор юристу, а после его правок запускает параллельное согласование с определённой группой коллег. В таком виде процесс стал быстрее в три раза.
Система фиксирует, кто сколько времени потратил на работу и как быстро согласовал документ. Можно скачать отчёт и увидеть слабые места бизнес-процесса. Так, в «Трубзаводе» поняли, что одного юриста им мало.
- Сделать работу прозрачной.
В BPM-системе фиксируются ответственные лица и предельные сроки выполнения задач. Теперь никто в «Трубзаводе» не может сложить с себя ответственность, если должен был подготовить презентацию для клиента за день, а отправил через неделю.
- Экономить время на рутинных задачах.
Иван трудится в отделе продаж «Трубзавода». Раньше он сам составлял план звонков на день, искал в почте письма, чтобы вспомнить историю работы с клиентом, делал пометки, кого и когда надо набрать ещё раз, вручную заполнял коммерческие предложения и договоры.
Часть его обязанностей взяла на себя система. Она напоминает о звонке, хранит всю историю работы с клиентом в одном месте, за пару кликов формирует любой документ с реквизитами из карточки компании. Теперь у Ивана появилось больше времени и сил, чтобы повысить конверсию продаж.
- Выполнять задачи личного ассистента.
ВРМ-система помогает всем сотрудникам «Трубзавода»: напоминает о встречах и дедлайнах, отправляет полезные уведомления. Благодаря интеграции с Контур.Фокус менеджер Оксана сразу узнала о начале банкротства подрядчика и не стала продолжать с ним сотрудничество.
- Подсветить важное.
Система действует проактивно – собирает данные и обращает внимание руководителя на «проседания» или приоритеты. На главном экране Анфисы, главы отдела маркетинга в «Трубзаводе», расположен дашборд с аналитикой по рекламным кампаниям, сравнением плановых и фактических затрат сотрудников, KPI, документами на подпись и личным расписанием.
Наполнение дашбордов отличается в зависимости от роли. Разработчики видят динамику спринта, а HR-специалисты – расписание интервью с кандидатами.
- Создать единое рабочее пространство.
В «Трубзаводе» больше не работают в десятке разных программ, где теряют данные, договорённости и файлы. Сотрудники находятся в единой среде, где получают задачи, ведут документооборот и продажи, общаются с коллегами, проводят видеовстречи. Это ускоряет работу и повышает концентрацию внимания.
- Меняться под внешние обстоятельства.
В BPM-систему можно быстро вносить изменения, не привлекая разработчиков или команду вендора. После двухнедельного обучения сотрудник ИТ-службы «Трубзавода» стал сам заниматься настройками. Когда компания начала активно сотрудничать с самозанятыми, он своими силами перестроил бизнес-процесс.
Это первая мини-статья из серии, где мы рассказываем о BPM-системах и автоматизации бизнес-процессов. Продолжение следует 