Системы учета рабочего времени сотрудников для небольших компаний

Рабочее время – это время, в течение которого сотрудник выполняет свои профессиональные обязанности за определенную плату. Именно этот ресурс «покупает» работодатель. По словам Питера Друкера, управлять можно только тем, что можно измерить, поэтому многие руководители стремятся контролировать рабочее время сотрудников. Учет ведется разными способами – от простых отметок в бумажном табеле до компьютерных программ, которые собирают статистику, запоминают посещенные сайты, делают снимки экрана и сами формируют стоимость проекта.

Для выбора системы учета собственник должен решить – какой фактор для него главный. Если речь идет о грузоперевозках, оптимальным решением будет мониторинг перемещений, на производстве – видеонаблюдение. Важно не просто фиксировать показатели, но и анализировать их: сколько времени тратит сотрудник на рабочую задачу, насколько часто отвлекается и почему, есть ли у него переработки. Эти данные нужны не только для оценки работы персонала, но и для планирования, принятия управленческих решений, выстраивания эффективной системы работы.

Основой для планирования рабочего графика должен выступать производственный календарь. В нем отражены все государственные выходные, переносы рабочих дней, нормативное рабочее время для разных режимов работы. Зачем это нужно? Работа в выходные и праздничные дни оплачивается в двойном размере, сверхурочная работа также подлежит дополнительной оплате. На основе производственного календаря формируется режим работы: график сменности, табели учета рабочего времени.

Способы контроля рабочего времени

1. Видеонаблюдение

Это простая, но эффективная система контроля. Камеры дают возможность посмотреть, чем заняты сотрудники, с кем они общаются, приходят ли вовремя на работу. Есть мнение, что видеонаблюдение дисциплинирует работников, но, со временем, люди к нему привыкают, перестают обращать внимание на съемку и работают как обычно. Видеозапись может стать доказательством в спорной ситуации, с ее помощью можно восстановить картину произошедшего. Наблюдение может осуществляться в режиме реального времени сотрудником отдела безопасности. Но чаще все происходящее просто записывается и пересматривается по необходимости.

Минусы: большинству работников не нравится трудиться под прицелом камер, это может негативно сказаться на психологическом климате в коллективе, также для анализа видеозаписей нужно много времени. У камер есть «слепые» зоны, оборудование иногда выходит из строя. Не всегда понятно, чем занимается сотрудник – раскладывает пасьянс или составляет отчет.

2. Аудиоконтроль

Запись и прослушивание телефонных разговоров. Может использоваться для сотрудников, работа которых заключается в общении с клиентами. Он показывает: сколько времени тратится на консультацию, следует ли специалист заданному алгоритму разговора, насколько он вежлив и компетентен.

3. Отчеты о проделанной работе

Сотрудники самостоятельно описывают, чем они занимались в течение дня, какие выполнили задачи, сколько на них ушло времени. Отчеты могут оформляться в текстовом редакторе, но более удачный вариант – ведение учета в таблицах Excel или Google, данные из которых объединяются в один отчет. Достоинство этого метода – он практически бесплатен. Недостатки – сотрудник может быть не совсем честен в оценке, а постоянное написание отчетов требует дисциплины.

4. Система контроля доступа

Это устройства, которые проводят идентификацию сотрудника для предоставления возможности входа в офис или на территорию предприятия. Эта система учета фиксирует время входа и выхода, присутствие человека на работе. Распознавание может проходить по биометрическим параметрам (отпечатку пальца, голосу или сетчатке глаза) или с помощью бесконтактных магнитных карточек. Устройства со сканированием карточек дешевле, но менее устойчивы к обходу. Минус этой системы – учитывается исключительно время присутствия на рабочем месте, она не отражает то, чем человек занимается в рабочее время.

5. Мониторинг передвижений

Контроль перемещений сотрудников с разъездным характером работы. Осуществляется с помощью GPS-трекера, установленного в автомобиле. Работодатель получает информацию о маршруте, оценивает потраченное на поездки время и эффективность логистики. Похожую услугу сейчас предоставляют сотовые операторы — за небольшую абонентскую плату можно получать данные о перемещениях мобильного телефона и работника вместе с ним.

6. Сбор данных о работе с помощью специализированных сервисов

Эта система учета рабочего времени может оценить, чем занимался сотрудник и как долго он работал над задачей. Про эти программы расскажем далее.

Программы и сервисы для учета рабочего времени

Сотрудники работают продуктивно около трех часов в день, выяснили британские ученые. Остальное время тратится на просмотр социальных сетей, чтение новостей и общение с коллегами. Чтобы узнать, чем конкретно занят сотрудник в рабочее время, на его компьютер устанавливают специальную программу.

Сервисы и программы учета автоматизируют контроль. Они учитывают время работы на компьютере, время простоя, прошедшее с последнего движения мышкой, открытые документы и запущенные приложения, не отвлекая сотрудника. С их помощью можно сформировать отчеты по использованию времени в виде диаграмм или таблиц. Руководителю становится проще анализировать загруженность подчиненных и планировать работу. Данные хранятся столько, сколько нужно, в любой момент можно посмотреть, кто чем занимался. Некоторые программы позволяют сделать скриншот рабочего стола или снимок вебкамерой.

1. Kickidler

Записывает видео с экрана, фиксирует нажатия клавиатуры и запущенные программы, предоставляет возможность удаленного мониторинга компьютеров пользователей, анализирует производительность, формирует отчеты. Kickidler отслеживает количество времени, посвященное работе и потраченное впустую.

Главное преимущество этого сервиса – запись видео с экрана. Он показывает любую компьютерную активность пользователя, позволяет отсортировать посещенные сайты по различным параметрам. Есть возможность настроить фильтр нарушений, который будет активирован при запуске запрещенных программ. Функция клавиатурного шпиона показывает, какие клавиши нажимал работник. Программа работает при подключении к интернету. Количество сотрудников, которых можно контролировать, не ограничено. Сотрудник не имеет доступа к статистике. Работа программы отображается в диспетчере задач.

В Kickidler отсутствует возможность блокировки программ и сайтов, контроль сканеров, принтеров, внешних накопителей.

Цена: зависит от предполагаемой длительности использования. Есть предложение от $2,78 в месяц (пакет на три года) до $170 (длительность использования не ограничена) для одного компьютера. Есть бесплатная пробная версия на 7 дней, но в ней сильно ограничен функционал: можно наблюдать только за 6 сотрудниками, нет записи экрана и дистанционного управления компьютерами.

2. Crocotime

Учитывает время, проведенное за компьютером, и звонки (через интеграцию с IP-телефонией). Формируются отчеты по общей загруженности, есть возможность посмотреть сколько времени и в какой программе работал каждый сотрудник. Приложения можно пометить как эффективные и неэффективные. Автоматически формируются табели учета рабочего времени.

Цена: за облачную версию – 250 руб. в месяц на одного сотрудника, локальная версия – по запросу.

3. StaffCop

Анализирует поведение пользователя, перехватывает переписку в социальных сетях и мессенджерах, имеет доступ к отправленным по почте файлам. Автоматически производится контроль рабочего времени сотрудников и оценка эффективности их труда. Есть возможность удаленного администрирования, блокировки доступа к выбранным сайтам. Система времени формирует отчеты по посещенным интернет-ресурсам, поисковым запросам и скриншотам. Может работать локально. У пользователя нет возможности посмотреть данные учета. Программа отображается в диспетчере задач.

Цена: рассчитывается в зависимости от количества пользователей и длительности использования программы. Если сотрудников от 5 до 25, бессрочное подключение будет стоить 4200 руб. за компьютер, если пользователей больше 1000, цена снижается до 2930 руб. за бессрочную лицензию на один компьютер. Есть возможность приобрести лицензию и на меньший период (3 или 12 месяцев). Минимальная стоимость программы на месяц составит 172 руб., максимальная – 330 руб.

4. ManicTime

Автоматически фиксирует время использования компьютера, запоминает используемые приложения, открытые документы, отслеживает паузы в работе, делает скриншоты. Данные хранятся на компьютере, работать можно как с интернетом, так и без него. Наблюдать за работой сотрудника удаленно не получится. Собранные данные могут быть представлены в виде графика или отчета, по каждому сотруднику отдельно или по команде в целом. Пользователи имеют доступ к своей статистике. Для ручной оценки времени можно использовать секундомер. Программа отображается в панели задач, но ее можно скрыть. Русскоязычной версии нет.

Цена: за бессрочное использование для одного пользователя $67. Есть возможность использовать программу бесплатно, в этом случае будут доступны только автоматическое отслеживание времени и статистика.

5. Yaware.TimeTracker

Ведет учет запущенных программ и открытых сайтов, можно задавать продуктивность ресурсов и контролировать нарушения (опоздания на работу, ранние уходы, перерывы), есть возможность сделать скриншот или снимок рабочего места веб-камерой. Сотрудники могут видеть свою статистику для самоанализа эффективности работы. Работодатель может выбрать как вести контроль: скрыто или явно. Программа не следит за поведением пользователя – нет сбора информации о нажатых клавишах, блокировки сайтов, сохранения истории поиска или переписки.

Цена: зависит от функционала и колеблется от 300 до 600 руб. в месяц за сотрудника. При подключении на год предоставляется скидка 20%. В версии за 300 руб. есть учет рабочего времени, контроль нарушений (прогулы и опоздания), автоматическое формирование табеля.

6. Hubstuff

Проводит мониторинг работы сотрудников, фиксирует информацию о запущенных программах и историю посещений сайтов. Есть возможность захвата скриншотов, формирования отчетов и отслеживания по GPS. Hubstuff больше подходит для работы с фрилансерами. Количество пользователей не ограничено. Программа интегрируется с популярными сервисами, например, с Trello.

Цена за версию с максимальным количеством функций – $20 в месяц, но можно использовать программу и бесплатно. В бесплатной версии есть возможность вести учет времени и делать ограниченное количество скриншотов.

7. TimeCamp

Ведет автоматическую фиксацию времени. Есть программа для компьютера и мобильное приложение для телефона, а также синхронизация с календарями. Если установить режим работы, данные будут собираться только в установленное время. Программа формирует отчеты по времени использования компьютера и посещаемости программ и сайтов, позволяет вести бюджет проекта и рассчитывать его рентабельность. Данные из TimeCamp доступны пользователю, можно посмотреть отчет по своему рабочему времени в статистике. Версии на русском языке нет.

Цена с максимальным набором функций – $10 в месяц, урезанный функционал (без возможности бюджетирования, составления расписания и сохранения скриншотов) для одного пользователя бесплатен.

8. Toggl

Предназначен скорее для самоконтроля, чем для мониторинга со стороны руководителя. Информация хранится в облаке, что позволяет синхронизировать данные с разных устройств: мобильного телефона и компьютера. Сотрудник должен сам запускать таймер в приложении при выполнении задачи. Данные суммируются, сервис создает графики и отчеты об использованном времени. У Toggl есть напоминания о том, что нужно запустить таймер, а также возможность внести или скорректировать время выполнения задачи вручную. Сервис англоязычный.

Цена: за премиум-версию на месяц – $20, за стандартную – $10. Если покупать доступ на год, то цена составит $18 и $9 соответственно. Есть бесплатная версия для команд, в которых меньше 5 сотрудников. В ней нет возможности проводить аудит рабочего времени, сохранять отчеты, разбивать проекты на более детальные списки.

Чермен Дзотов, маркетолог, основатель агентства «Найдем Эксперта», ректор Академии личного бренда:

«Программа отслеживания времени — это отличный инструмент для улучшения качества рабочего процесса. Такие программы полезны, но не стоит ими злоупотреблять. Сотрудники могут чувствовать себя скованно, может появиться паника, которая не способствует плодотворной работе.

Часто сотрудники считают, что это нужно для выявления и наказания непродуктивных работников. Важно показать, что система предназначена для сбора информации о производительности, а не наказания.

Перед внедрением программы нужно проинформировать сотрудников, сделать презентацию. Это поможет развеять мифы о том, как система работает и почему мы ее внедряем.

С помощью учета времени я понимаю, насколько эффективно идет работа, знаю, где искать слабые места. Важно понять, что система учета рабочего времени используется не ради слежки и удовлетворения любопытства начальника, а ради улучшения функционирования компании и оптимизации бизнес-процессов»

Система учета рабочего времени: за и против

Самый главный плюс внедрения подобных систем – у руководителя появляется больше информации о работе сотрудников. Он может посмотреть, кто приходит вовремя, а кто опаздывает, кто тратит время на работу, а кто – на беседы с коллегами. Проще оценить, сколько времени занимает работа, и рассчитать средние показатели. Например, скорость ответа у технической поддержки или время на подготовку квартального отчета у бухгалтера.

Сотрудники, понимая, что за ними наблюдают, стараются ответственнее подходить к работе, использовать только рабочие программы и не отвлекаться на социальные сети. В организациях с почасовой оплатой труда системы учета облегчают расчет заработка. Счет заказчику можно выставить исходя из данных о времени, потраченном на решение задачи персоналом. Если возникнет необходимость, в любое время можно посмотреть записи камер видеонаблюдения, историю звонков или отчеты тайм-трекеров.

Система учета рабочего времени предполагает определенные затраты: покупку оборудования для контроля, оплату программного обеспечения, найм работников, которые будут обслуживать систему мониторинга и анализировать данные.

Контроль времени сотрудников, как и корпоративный дресс-код, является фактором, который усиливает стресс и снижает мотивацию. Появляются способы обхода: работник, пришедший на работу первым, включает за всех компьютеры; подменяются карточки, по которым фиксируется время входа и выхода; используются анонимайзеры, чтобы обойти запрет на социальные сети; с помощью игрушек-маятников имитируется шевеление мышкой, а самые продвинутые пишут скрипты, «работающие» за них. Все это сильно ухудшает рабочую атмосферу.

Какие документы нужны для учета?

Обязанность вести учет рабочего времени закреплена за работодателем в статье 91 ТК РФ. Эта информация необходима не только для начисления зарплаты, но и для формирования общей картины работы организации.

Предприятия могут сами разрабатывать документы для учета, но чаще используют формы, предложенные Госкомстатом. Важный нюанс: табель по форме Т-12 (учет рабочего времени и оплаты труда) ведется от руки, а по форме Т-13 можно заполнять в электронном виде. И тот и другой документ ведется в единичном экземпляре. В них отражаются рабочие, выходные и праздничные дни, а также отпуска и больничные. Табель Т-13 распечатывается в конце месяца и подписывается руководителем. Срок хранения табеля учета составляет 5 лет, но может быть и увеличен. В небольшой организации учет обычно ведет секретарь или HR, в крупных компаниях вводится должность «табельщика». Стандартная продолжительность рабочего времени в России определена Трудовым Кодексом как 40-часовая рабочая неделя.

Если работодатель планирует устанавливать системы аудио- и видеонаблюдения, а также устройства, фиксирующие перемещения сотрудника, нужно издать локальный акт, в котором будет отражен новый порядок работы. Все работники должны быть ознакомлены с этим актом под подпись. Обработка биометрических персональных данных требует письменного согласия работника. Сотрудник может отказаться, но это будет означать, что он не сможет пройти на территорию предприятия, это равносильно отказу от работы.

Лучше всего проинформировать персонал заранее, ответить на возникшие вопросы, объяснить, зачем нужен учет рабочего времени для организации.

Резюмируем

Каждый собственник хочет быть в курсе того, чем занимаются его сотрудники, насколько эффективно они используют рабочее время. Самая старая и простая система учета рабочего времени – это ведение специальных табелей, но они малоинформативны, в них отражается только присутствие человека на рабочем месте.

Существует множество дополнительных способов контроля, каждый из которых имеет свои достоинства и недостатки. Выбирать оптимальный способ нужно исходя из специфики работы организации: на производстве достаточно системы пропусков, в IT-сфере важнее вести учет времени, потраченного на конкретную задачу.

Помимо очевидных плюсов: повышение эффективности работы, усиление контроля, возможность усовершенствовать учет; введение системы мониторинга имеет свои минусы: затраты на внедрение, повышение уровня стресса у сотрудников, ухудшение психологического климата. Все это нужно учитывать, чтобы выработать систему учета, которая поможет наилучшим образом контролировать время и на основе его анализа добиваться максимальной эффективности.

Содержание

Учет рабочего времени сотрудников обязателен согласно действующему законодательству РФ, а потому организовать его в самой простой форме необходимо каждому работодателю. Но что если не ограничиваться табелем для бухгалтерии, а использовать современные средства, анализируя не только количество, но и качество. Получить полную картину загрузки каждого работника и мотивировать его к более сознательному и дисциплинированному труду важно для любого бизнеса. Разнообразные программы и системы наблюдения позволяют вести учет времени работы сотрудников так, как удобно работодателю.

Что такое рабочее время по ТК РФ

Время, которое работник тратит на выполнение своих обязанностей согласно должностной инструкции, называется рабочим. Оплата труда рассчитывается с учетом отработанных часов.

Это понятие исчерпывающе определено в статье 91 Трудового Кодекса Российской Федерации. Составлять внутренние документы компании о рабочем времени сотрудников необходимо в соответствии с её содержанием.

Учет рабочего времени — это методика подсчета часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Сведения вносятся в табель, который законодательство обязывает вести каждое предприятие независимо от его размера.

Законом также устанавливается две обязательных формы для табелей. Это Т12, если документ будет заполняться вручную. В автоматических программах ведётся форма Т13.

Особый интерес представляет расшифровка к форме Т12. В ней можно найти все возможные условные обозначения для ведения табелей в соответствии с действующим законодательством.

В учете времени также важно опираться на Производственный календарь, который публикуется на год вперёд до его наступления. Если день отмечен как праздничный, а сотрудник при нормированном графике присутствует на работе, время потребуется оплатить по повышенной ставке.

Для работодателя налаженный механизм учета важен и с другой стороны. Если просто оплачивать пребывание сотрудника на рабочем месте, то так и разориться недолго. Эффективный контроль часов, которые фактически посвящены работе, позволяет существенно повысить продуктивность сотрудников. Причем, к ним даже необязательно применять санкции. Работоспособный способ учета — надежная прививка от желания зависать в социальных сетях в рабочее время.

Понятие режима рабочего времени

При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.

Существуют следующие режимы рабочего времени:

• Нормированный. Это всем привычная пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днём. Подойдёт для рядовых сотрудников, круг обязанностей которых четко описан в документации. Если от работника с таким графиком потребуется работа сверх установленной нормы, её необходимо оплатить по количеству отработанных сверхурочно часов. Альтернатива — предоставить день отдыха сверх установленной нормы.
• Ненормированный. Такой график подойдёт сотрудникам, задачи которых не укладываются в привычное с 10:00 до 19:00 с перерывом на обед. Если характер работы предполагает частые задержки на рабочем месте, а ещё командировки или выходы в выходные дни, это оптимальный вариант. При ненормированном рабочем дне сверхурочные не платятся. Но такому сотруднику необходимо предоставить от трёх до десяти дней оплачиваемого отпуска ежегодно в дополнение к установленным законом 28 календарным дням.
• Гибкий график. Эту формулировку часто можно встретить в описании вакансий. На практике гибкого или свободного рабочего графика, который нигде не зафиксирован, не существует. В трудовой договор необходимо включить количество часов в неделю, которое сотрудник будет посвящать работе. Полезно также четко регламентировать время, в течение которого с ним в любой момент можно связаться по телефону или в мессенджере.
• Сменный график. В этом случае в трудовом договоре четко прописывается порядок чередования рабочих и выходных дней. Необходимо составить расписание смен и ознакомить с ним работников до начала каждого месяца. Если в графике есть ночные часы, то есть с 22:00 до 6:00 они учитываются в табеле отдельно и подлежат оплате в двойном размере.

Виды учета рабочего времени

Регламент обязывает работодателя к ведению учета рабочего времени, но никак не предписывает как именно он должен это делать. То есть методика остаётся полностью на усмотрение организации. Существует несколько видов учета рабочего времени.

Поденный учет

Этот порядок учета рабочего времени хорошо сочетается с нормированным графиком. В табеле проставляется количество часов, которые сотрудник отработал в день. Для расчета заработной платы они суммируются.

Сложности возникают в том случае, если работник находится на месте, например, 10 часов в понедельник и только 6 часов в пятницу. Чтобы не оплачивать два часа сверх нормы сверхурочными, выгоднее вести учет рабочего времени сотрудника за другой отчетный период.

Понедельный

Существует как раз для описанного выше случая, когда производственная необходимость диктует различную длительность пребывания сотрудника на работе в разные дни. Для этого метода учета рабочего времени исходят из того, что в рабочей неделе 40 часов, а распределяться по дням они-могут по-разному. Ведётся общий подсчет отработанного времени. Важно, чтобы оно не превышало установленную законом величину. Этот вариант учета на практике встретишь нечасто.

Оплата в этом случае также рассчитывается по неделям. Вышло 40 часов работы? Оплачивается по фиксированной ставке. Превысили норму? Фиксируем эти часы в табеле как сверхурочные и оплачиваем их отдельно.

Суммированный

По желанию и необходимости период учета можно увеличить. Это может быть:

• месяц;
• квартал;
• год.

Важно: при суммированном учете времени сотрудников с вредными условиями труда нельзя выбрать учетный период дольше трёх месяцев.

Выбор такого способа учета рабочего времени, как и любого другого, необходимо зафиксировать отдельно изданным приказом. Ежедневно учитывается общее количество отработанных часов, но итог подводится именно в конце выбранного промежутка.

Ежемесячная оплата труда в таком случае осуществляется по фиксированной ставке. Отработанные сверхурочно часы оплачиваются в конце выбранного отчетного периода.

Методы учета

Систему учета рабочего времени можно организовать различными способами, например:

• табели в таблицах Excel или Google документах;
• журналы контроля присутствия на входе;
• видеонаблюдение и/или аудиозапись;
• программы бухгалтерского учета;
• контроллеры и карточки доступа;
• CRM–системы;
• специальные программы тайм-трекеры.

Первый способ подойдёт для проверок контролирующих органов и расчета зарплаты в бухгалтерии. Остальные позволяют сделать процесс организации учета рабочего времени более удобный и эффективным. Рассмотрим каждый из пунктов подробнее.

Табель в таблице Excel – это нестареющая классика. Достаточно один раз сделать шаблон, после чего вносить в него небольшие изменения каждый месяц и заполнять ежедневно.

Преимущества метода:

• просто использовать;
• не требует дополнительных вложений;
• понятен и привычен.

Если система учета рабочего времени должна работать не только с количеством, но и с качеством труда, не подойдёт. К тому же ответственному придётся делать много ручной работы, а риск ошибок из-за человеческого фактора высок. Особенно это актуально, когда считать таким образом приходится часы по сменному графику.

Табличка в Excel годится только для небольших компаний. Когда счёт сотрудников идёт на десятки, без автоматизации процесса уже не обойтись. Табель в Google Docs отличается только тем, что его не нужно ежемесячно пересылать в бухгалтерию — можно предоставить доступ.

Если стоит задача детального контроля времени прихода и ухода сотрудников, во многих компаниях по-прежнему применяют старый добрый журнал учёта присутствия. Он лежит на столе у вахтёра и работники проставляют время прихода/ухода и ставят подписи.

Работодатели, которые стремятся контролировать качество рабочего времени, всё чаще выбирают системы видеонаблюдения. Этот метод полон противоречий, поскольку вносит напряжение в работу для многих людей, поэтому выбирать его стоит только в действительно оправданных случаях.

Важно: на установку системы видеонаблюдения или аудиопрослушивания необходимо получить согласие работников. Делать её скрытой незаконно.

Видеонаблюдение может быть различной ценовой категории и, соответственно, функционала. Можно поставить простенькую камеру, а можно оснащенную микрофоном и даже записывающим устройством. Стоит помнить, что на этом расходы организации не ограничиваются. Для просмотра записей и фиксации фактов нарушений трудового распорядка потребуется отдельный сотрудник, иначе система будет малоэффективна.

Если табели в организации исправно ведутся, но стоит задача облегчить учет использования рабочего времени для ответственных лиц, можно использовать бухгалтерские программы. В большинстве из них опция формирования подобных документов присутствует и это намного быстрее и удобнее, чем заполнять их вручную.

Преимущества:

• возможность автоматизировать расчеты;
• минимум времени на заполнение;
• ниже риск ошибок из-за человеческого фактора.

Примерами могут служить 1С:Бухгалтерия, Небо, Контур.Бухгалтерия и другие. В большинстве случаев штатный бухгалтер организации и так использует какую-либо из них, поэтому доплачивать за эти операции не придётся.

Многие офисы оборудуются специальными устройствами — контроллерами. Чтобы войти в кабинет, работник прикладывает карту к нему, а система фиксирует время. Это позволяет вести не просто часовой, а даже поминутный учёт.

Преимущества:

• точность измерений;
• минимум трудозатрат в использовании;
• можно запрограммировать работникам доступ только в отдельные помещения, а в другие ограничить.

Недостатки:

• дорогостоящее оборудование;
• большие сложности, если оно внезапно выйдет из строя. Сотрудники не смогут попасть в кабинеты до приезда мастера;
• карты легко потерять, а ещё их могут украсть.

Современные CRM-системы имеют встроенные таймеры для контроля как общего времени работы, так и отдельных задач. Приходя на рабочее место и открывая программу, сотрудник запускает таймер, а оканчивая работу останавливает. То же и в том случае, если нужно определить время выполнения отдельной задачи.

Преимущества:

• простое решение, если в офисе уже используется определенная CRM;
• дисциплинирует сотрудников и побуждает их к самоконтролю.

Чтобы система действительно работала, придётся постараться. В первые дни в офисе найдётся немало забывчивых, которые будут постоянно пропускать это действие. Так получатся работающие сверхурочно всю ночь, которые ушли домой, не выключив таймер, а также «прогульщики», которые не запустили его в начале дня.

Если установить на компьютеры сотрудников программу тайм-треккер, можно сосредоточиться на качестве выполняемых задач. Это программное обеспечение фиксирует включение и выключение устройства, а также делает скриншоты рабочего стола через определенные промежутки времени.

В отличие от видеонаблюдения, использование этих программ не требует получения согласия от работников. Работодатель получает полную картину дня сотрудника, может выявить часто отвлекающихся и самых продуктивных. Подробнее о конкретных сервисах речь пойдёт ниже.

Многие компании сталкиваются с тем, что ни один из методов учета не может удовлетворить их потребности полностью. Например, когда в коллективе есть офисные работники, и те, кто трудится на удаленном доступе. В этом случае остаётся комбинировать несколько способов для достижения результатов.

Впрочем, часто и для офисных сотрудников устанавливаются различные режимы контроля. Это объясняется характером их работы, которая может быть стационарной или разъездной, временем, которое они проводит у компьютера, доступом к материальным ценностям и т.п.

Кто должен вести учет

Независимо от того, как ведется учет рабочего времени, ответственность за его организацию автоматически возлагается на работодателя, то есть директора компании. Конечно, маловероятно, что он будет составлять и подсчитывать часы по табелям самостоятельно.

Приказом директора необходимо назначить ответственного за ведение учета рабочего времени. В небольшой организации это может быть один человек. В крупной компании задача чаще всего возлагается на руководителей каждого подразделения. Начальник отдела в течение месяца заполняет табель на всех своих подчиненных, после чего закрывает и подписывает его. Иногда эту функцию выполняют секретари, бухгалтеры и т.п. Сроки сдачи документа должны быть четко зафиксированы в приказе.

Затем табель направляется к бухгалтеру, который производит все необходимые расчеты также до определенного числа каждого месяца. Обычно для подсчета часов оставляется промежуток времени в несколько дней, чтобы все табели были обработаны в срок.

Ответственный за проведение учета рабочего времени выполняет следующие задачи:

• фиксирует время фактического присутствия сотрудников на работе и вносит его в табель;
• проверяет наличие и подлинность документов об уважительных причинах отсутствия на рабочем месте, например, больничные листы, повестки в суд, заявления на предоставления отгулов и т. п.);
• закрывает табель в конце месяца, указывает итоговое число отработанных часов, заверяет документ своей подписью и сдаёт его в бухгалтерию.

Все ответственные лица должны быть ознакомлены с приказом об их назначении и поставить под ним свою подпись. В противном случае при проверке организация может получить штраф.

Формы учета рабочего времени

Разным категориям работников и продолжительность рабочего дня может полагаться различная. Она может быть:

• Нормальной, то есть 40 часов в неделю.
• Сокращенной, которая устанавливается для беременных женщин и лиц с ограниченной трудоспособностью, если они напишут заявление. При его наличии работодатель обязан перевести сотрудника на такой график и не может оспаривать это решение. Также особый график в обязательном порядке положен несовершеннолетним. Он указывается в трудовом договоре, а в табеле отмечается время работы в соответствии с ним;
• Неполной. Такой рабочий день устанавливается по соглашению между сотрудником и работодателем, например, в случае совместительства.

Ответственность за несоблюдение требований об учете рабочего времени

Наладить систему учета рабочего времени — важнейшая задача работодателя. И не только потому, что «все должно быть по полочкам». В случае возникновения каких-либо конфликтов с работниками по начислению заработной платы, именно табель становится основным документом для их разрешения.

Если обиженный работник обратиться в Инспекцию по труду или другие контролирующие инстанции и в компанию придёт проверка, первое, с чего начнут специалисты, будет изучение табелей. Если таковые отсутствуют или ведутся ненадлежащим образом, для работодателя предусмотрена ответственность в виде штрафов.

Ответственность работодателя за некорректно проводимый учет рабочего времени сотрудников предусматривает статья 5.27.1 Кодекса об административных правонарушениях. Юридическим лицам она грозит штрафом от шестидесяти тысяч рублей с увеличением суммы, если компания будет поймана на нарушениях повторно.

Сервисы для учета рабочего времени

Как уже упоминалось выше, для организации учета совершенно необязательно стоять над каждым работником с секундомером и табелем. С задачей успешно справятся специальные программы, устанавливаемые на компьютер работника, а ответственному сотруднику останется лишь посмотреть отчет в заключении рабочего дня и заполнить табель на его основе. Рассмотрим несколько подобных программ.

Crocotime

• Интегрируется с IP-телефонией, календарём каждого сотрудника, а также контроллерами входа-выхода;
• Контролирует рабочее время не только онлайн, но и офлайн;
• Автоматически составляет табели рабочего времени каждого сотрудника, демонстрирует продуктивность и периоды, когда он отвлекался;
• Данные для табелей можно заносить вручную или настроить интеграцию с системой кадрового учета.

У программы бесплатный пробный период, а в дальнейшем использование облачной версии обойдётся в 250 рублей в месяц за каждого сотрудника.

Kickidler

• Возможность посмотреть трансляцию с монитора сотрудника в режиме реального времени в любой момент, а также функция записи;
• Сообщения о фактах нарушения трудового распорядка, например, открытии запрещенных сайтов, по заранее настроенным параметрам;
• Табель рабочего времени заполняется автоматически, перерывы в работе фиксируются;
• Функция удаленного доступа к компьютеру сотрудника через программу.

Доступен семидневный бесплатный период. В дальнейшем стоимость онлайн контроля одного компьютера рассчитывается, исходя из длительности использования и составляет от 183 рублей в месяц при покупке лицензии сразу на три года.

Time Doctor

• Скриншоты компьютеров сотрудников для контроля качества работы;
• Возможность контролировать использование интернета;
• Версия для стационарных компьютеров и мобильных устройств;
• Автоматическое формирование табеля и несколько видов отчетов на выбор.

Пробный период длится две недели. Стоимость на одного пользователя составляет $9,99 в месяц, но, если подключается много компьютеров, предусмотрены скидки.

Система учета рабочего времени — инструмент для оценки продуктивности персонала. С его помощью руководители определяют, насколько эффективно сотрудники работают за ПК. В статье вы узнаете о том, кто из производителей ПО предлагает бесплатные версии систем учета рабочего времени, а также о функционале, который реализован во freemium-продуктах.

Сразу хотелось бы сказать, что любой B2B-продукт создается в коммерческих целях. Это касается и софта для контроля сотрудников, поэтому все решения для мониторинга персонала в итоге являются платными. У разработчиков таких программ нет мощностей, которыми располагают цифровые гиганты, поэтому они не могут покрывать свои расходы за счет миллионов пользователей.

Однако некоторые производители предлагают freemium т.е. бесплатные, версии продуктов с ограниченным функционалом. Их возможностей достаточно, чтобы решать базовые задачи по автоматизации контроля персонала.

Мы подготовили рейтинг бесплатных решений для учета рабочего времени и контроля сотрудников. В ТОП-7 попали лучшие по состоянию на 2022 год программы. Выбор того или иного решения зависит от потребностей компании и особенностей бизнеса.

ТОП-7 систем учета рабочего времени

ИНСАЙДЕР

Программа предназначена для комплексной оценки эффективности сотрудников. С помощью ИНСАЙДЕР можно всесторонне анализировать активность работников. Программа показывает, чем занимаются сотрудники, какими приложениями пользуются, на каких сайтах проводят время, о чем переписываются в чатах и мессенджерах. ИНСАЙДЕР позволяет дистанционно контролировать персонал, обнаруживать злоумышленников и выявлять случаи неравномерной загруженности.

В 14-дневном демопериоде доступны все возможности платной версии ИНСАЙДЕР:

• онлайн-мониторинг персонала;

• скриншоты экранов рабочих ПК;

• анализ эффективности сотрудников;

• учет рабочего времени;

• перехват нажатий клавиш;

• расследование инцидентов инфобезопасности;

• сообщения и отчеты о нарушениях;

• мониторинг использования приложений и посещений сайтов;

• цифровое досье сотрудников;

• трекинг мобильных устройств;

• интеграция с «Битрикс24»;

• наличие мобильной версии.

С помощью ИНСАЙДЕР можно автоматически составлять ведомость учета рабочего времени. Данные о больничных, отпусках и отгулах вносятся вручную или путем интеграции с кадровыми системами.

Еще одна интересная возможность — использование корпоративного смартфона в качестве трекера. Таким образом можно отслеживать местоположение сотрудников и проверять, насколько реальный и плановый маршруты соответствуют друг другу.

Преимущества системы:

1. Возможность использовать программу в крупных компаниях.

2. Наличие бесплатной демоверсии.

3. Высокая скорость работы.

4. Быстрая окупаемость при доступной цене.

5. Всесторонний контроль бизнес-процессов и работы персонала.

6. Корректное отображение на всех типах мобильных устройств и мониторах с любым разрешением.

7. Простота установки, настройки и применения.

8. Скрытый режим работы.

9. Интеграция с «Битрикс24».

Вы можете бесплатно протестировать возможности ИНСАЙДЕР в течение двух недель: https://xn--80aidjgwzd.xn--p1ai/.

Kickidler

Kickidler — программный продукт нового поколения. Решение предназначено для автоматизации мониторинга персонала. Инструменты Kickidler позволяют контролировать рабочие ПК и выявлять нарушения трудового распорядка.

Продолжительность демопериода составляет 14 дней. В это время функционал полностью доступен для неограниченного количества устройств.

Какие функции доступны в бесплатном режиме:

1. Онлайн-мониторинг ПК работников. Можно просматривать экраны подконтрольных устройств в реальном времени. Разработчик предоставляет многопользовательский режим. 2. Отчеты по рабочему времени. Функция позволяет вести учет рабочего времени, анализировать продуктивность персонала, отслеживать активность сотрудников и ранжировать их по эффективности, получать детализацию дня. С марта 2020 года функция недоступна в бесплатном режиме. 3. Перехват нажатий клавиш, т.е. кейлоггер.

В бесплатной версии можно контролировать до шести устройств.

Какие функции доступны только в платном режиме:

• видеозапись;

• воспроизведение истории действий за ПК;

• выявление нарушений;

• автоуведомления об инцидентах;

• удаленное администрирование компьютеров.

ActivTrak

ActivTrak — приложение для контроля активности сотрудников, которое помогает анализировать их поведение за ПК и выявлять инсайдеров. Это решение для облачного мониторинга также представлено в локальной версии.

В бесплатной версии с ограниченным функционалом доступен контроль трех рабочих станций и 3 Гб на облачном хранилище.

Какие функции доступны в бесплатном режиме:

1. Онлайн-мониторинг ПК сотрудников без многопользовательского режима.

2. Отчеты о рабочем времени.

3. Блокировка нежелательных сайтов.

4. Перехват нажатий клавиш.

5. Создание снимков экранов подконтрольных устройств с ограниченным количеством скриншотов — не более одного для каждого вида активности.

В коммерческой версии доступны те же функции, что и в бесплатной. Разница заключается в безлимитном облачном пространстве для хранения логов и возможности контролировать практически неограниченное количество устройств.

Hubstaff

Hubstaff — решение, в котором реализованы функции создания скриншотов, мониторинга задач и автоматической оплаты труда, контроля в онлайн-режиме и составления расширенных отчетов. Количество сервисов, с которыми интегрируется программа, превышает 30. В отличие от Kickidler и ActivTrak, Hubstaff больше подходит для контроля маленьких компаний, удаленных команд и фрилансеров.

В бесплатной версии с ограниченным функционалом доступен мониторинг одного компьютера.

Какие функции доступны в бесплатном режиме:

1. Отчеты о рабочем времени.

2. Контроль активности сотрудника на основании того, как он использует клавиатуру и мышь.

3. Создание скриншотов экрана с ограниченным пространством для их хранения.

Какие функции доступны только в платном режиме:

• инструменты для начисления зарплаты удаленным сотрудникам;

• GPS-отслеживание местоположения работников.

DeskTime Pro

DeskTime — онлайн-сервис с мобильной и десктопной версией. Программа позволяет контролировать рабочее время, отслеживать прогресс в проектах, анализировать показатели эффективности и формировать подробные отчеты. Как и Hubstaff, DeskTime подходит для управления виртуальными командами.

В бесплатной версии со значительно ограниченным функционалом доступен мониторинг одного компьютера.

Какие функции доступны в бесплатном режиме:

1. Отчеты по рабочему времени.

2. Отчеты по использованию программ.

3. Мобильное приложение.

Какие инструменты с возможностью тонкой настройки доступны только в платном режиме:

• расчет зарплаты;

• отслеживание проектов;

• Pomodoro-трекер.

ScreenshotMonitor

ScreenshotMonitor — решение для создания скриншотов, которые получает руководитель. То, с какой частотой программа делает снимки экрана, зависит от тарифа. В бесплатном режиме доступны три скриншота в час. Кроме того, с помощью программы можно вести учет рабочего времени. ScreenshotMonitor — достаточно демократичный по сравнению с другими решениями продукт. Например, если на снимок попадает личная информация сотрудника, то работник может удалить скриншот.

В бесплатной версии доступен мониторинг трех устройств.

Какие функции доступны в бесплатном режиме:

1. Отчеты по рабочему времени.

2. Создание снимков экранов подконтрольных устройств.

3. Хранение скриншотов в течение двух недель.

Какие функции доступны только в платном режиме:

• анализ активности сотрудников;

• мониторинг используемых приложений и сайтов;

• создание до 30-ти снимков в час;

• хранение скриншотов в течение года.

TMetric

TMetric могут выбрать фрилансеры или небольшие команды. С помощью сервиса можно формировать бюджеты для клиентов, вести отчетность, ставить задачи и создавать для них теги, а также отслеживать свой день по временной шкале.

В бесплатной версии доступен мониторинг пяти устройств.

Какие функции доступны в бесплатном режиме:

1. Отчеты по рабочему времени.

2. Неограниченное количество проектов и клиентов.

3. Интеграция с большинством известных бизнес-приложений.

Какие функции доступны только в платном режиме:

• бюджетирование проектов;

• формирование счетов;

• отчеты по приложениям;

• синхронизация с JIRA и Redmine.

Благодарим за внимание! Надеемся, что наш обзор систем учета рабочего

времени поможет вам принять верное решение.

В данном обзоре представлены производители программных решений для отслеживания действий за компьютером, представляющее бесплатные версии своих продуктов.

Мы предлагаем сэкономить время и воспользоваться данным обзором, в котором уже изучены и собраны все возможности и особенности десяти наиболее популярных систем для мониторинга сотрудников. Под их бесплатной версией понимается некий ограниченный по опциям использования функционал (абсолютно бесплатными серьезные решения быть не могут, иначе это не позволит достичь необходимую окупаемость).

Критерии выбора систем учёта рабочего времени

Рейтинг составлен профессионально и непредвзято. Все программы тщательно проанализированы по таким наиболее интересующим при выборе параметрам, как:

• Функционал полностью бесплатный (в том числе, количество поддерживаемых компьютеров)
• Наличие отчетов по использованию времени и запуску приложений,
• Наличие встроенной оценки продуктивности пользователей,
• Ведение мониторинга заголовков окон и документов,
• Присутствие учета офлайн-активности сотрудников,
• Возможность хранения скриншотов экранов,
• Встроенный кейлоггер или его отсутствие,
• Опция по выделению личного времени, которое исключается из мониторинга,
• Поддержка экспорта отчетов в общепринятые форматы PDF и Excel для последующего анализа, печати и приобщения к документообороту организации.

Данные, полученные в результате сравнения наиболее популярных бесплатных программ для  учета рабочего времени сотрудников, можно представить в виде нижеследующего табеля, который наглядно демонстрирует, насколько то или иное приложение будет удовлетворять потребности конкретной компании:

Продукт	Bitcop	ActivTrak	Scr. Monitor	Toggl	Monitask	Hubstaff	Tmetric	DeskTime	KickIdler	EmpMonitor
Количество ПК	1	3	3	5	1	1	5	1	6	1
Отчеты по времени	+	+	+	+	+	+	+	+	—	+
Отчеты по приложениям	+	—	+	—	+	—	+	+	—	—
Оценка продуктивности	+	+	—	+	—	—	—	—	—	—
Мониторинг окон	+	—	—	—	—	—	—	—	—	—
Учет офлайн активности	+	—	—	—	—	—	—	—	—	—
Скриншоты экранов	+	+	+	—	+	+	—	—	—	—
Кейлоггер	—	+	—	—	—	—	—	—	+	—
Личное время	+	—	+	—	—	—	—	—	—	—
Экспорт в excel, pdf	+	—	—	+	—	+	—	—	—	—

Далее рассмотрим и опишем каждое из рассматриваемых приложений, входящих в ТОП-10 бесплатных систем мониторинга сотрудников, более подробно.

1 место: Bitcop

Bitcop — это мощная система контроля и учета рабочего времени с автоматической аналитикой всех действий персонала на ПК, препятствующая возникновению угроз информационной безопасности.

Из табеля видно, что данная программа для мониторинга может похвастаться наиболее полным набором функций, благодаря которым отслеживание будет иметь реальную эффективность. Версия, предлагаемая для бесплатного использования, будет контролировать один компьютер.

Free версия позволяет работать с большим числом опций — по сути, это практически полный функционал программы.

Возможности бесплатной версии программы:
1. Мониторинг 1-го ПК.
2. Подробные отчеты по затратам рабочего времени и статистика использования приложений.
3. Оценка продуктивности временных интервалов с отнесением их к продуктивным, непродуктивным и нейтральным;
4. Отслеживание заголовков открытых окон приложений и названий документов (для предотвращения доступа к конфиденциальной информации или запуска запрещенного программного обеспечения).
5. Учет офлайн-активности, при котором сотрудник может указать вид своей деятельности в отрыве от ПК (например, встреча, совещание, выезд для презентации). Если после проверки всех деталей активность будет одобрена, то она будет отнесена к продуктивному времени сотрудника.
6. Выполнение скриншотов экрана с заданной периодичностью и хранение их в течение требуемого периода времени.
7. Система отправляет немедленные уведомления по электронной почте о допущенных сотрудниками нарушениях.
8. Поддержка личного времени — возможности для сотрудника установить признак того, что во внерабочее время ПК используется на личные цели (на этот период мониторинг прекращается). Удобный вариант для персонала, работающего удаленно, если для этого используются личные технические средства.
9. Широкий набор отчетов и графиков по детализации рабочего времени и оценке продуктивности сотрудников с удобной возможностью фильтрации.
10. Экспорт отчетов в форматы PDF и Excel для последующей печати и использования в бумажном виде.

Дополнительные опции, доступные в платной версии:
1. Увеличение количества контролируемых компьютеров (стоимость зависит от необходимого числа лицензий).
2. Кейлоггер (только в коробочной версии) — возможность сохранять и анализировать введенные сочетания клавиш для выявления угроз корпоративной безопасности.

Кроме этого, программа учета рабочего времени Bitcop отличается от иных решений возможностью учета звонков, которые производятся через внутреннюю IP-телефонию, а также времени, которое сотрудники проводят в мессенджерах и сервисах онлайн-конференций. Это очень удобно в условиях, когда часть сотрудников трудится в удаленном режиме, потому что позволяет более адекватно оценивать и относить к продуктивному то время, которое идет на решение рабочих вопросов по удаленным каналам связи.

2 место: ActivTrak

Основные назначения программы ActivTrak — это отслеживание действий пользователей на рабочих компьютерах, аналитика их продуктивности и своевременная блокировка возникающих угроз. Для этого, помимо стандартных средств мониторинга, данная система включает в себя кейлоггер и возможность блокировать доступ к запрещенным интернет-адресам.
Программное обеспечение может быть установлено непосредственно на компьютере, или же аккумуляция данных может происходить на облачном сервисе.
Возможности программного решения довольно широки и включают в себя видеозапись экранов сотрудников с возможностью экспорта снятого видео, а также автоматические уведомления о нарушениях при сохранении скриншота с заданным содержанием.
Политика использования этой программы практически не накладывает ограничений на функционал бесплатной версии, но масштабирование на большее количество подконтрольных ПК или использование более значительного облачного пространства возможны только в PRO-варианте.

Возможности бесплатной версии программы:
1. До 3-х ПК, над которыми можно вести мониторинг;
2. До 3-х Гб памяти в облаке для хранения логов по результатам отслеживания;
3. Отчеты по использованию рабочего времени;
4. Оценка продуктивности сотрудников;
5. Выполнение скриншотов рабочих экранов сотрудников (по одному на каждую рабочую активность);
6. Кейлоггер (запись последовательностей нажатия клавиш для предотвращения и расследования угроз);
7. Запрет на доступ к сайтам из “черного списка” непродуктивных ресурсов.

Дополнительные опции, доступные в платной версии:
1. Снятие ограничений на объем пространства для размещения логов в облачном хранилище;
2. Снятие ограничений по количеству компьютеров сотрудников, подлежащих мониторингу.
Система не имеет иных принципиальных дополнений и расширений функциональности в полной версии.

3 место: Screenshot monitor

Как вытекает из названия данной программы для контроля персонала, ее основное назначение  — выполнение и сохранение снимков рабочего экрана (скриншотов) для их последующего анализа. Система предлагает достаточный базовый функционал, основанный преимущественно на визуальном контроле. Бесплатная версия позволяет выполнять 3 скриншота в час, количество скриншотов в платной определяется выбранным тарифом. Также free-режим позволяет вести учет времени работы сотрудников с построением отчетов по затраченному времени и использованным приложениям.
Данное программное решение учитывает не только интересы работодателя, но и интересы сотрудника (в частности, его право на сохранение приватности личной информации). Так, при обнаружении на сделанных снимках частных сведений, которые не хотелось бы делать достоянием общественности, сотрудник вправе удалять такие кадры. Присутствует поддержка личного времени, то есть сигнала на приостановку мониторинга, если компьютер используется в нерабочее время в личных целях.

Возможности бесплатной версии программы:
1. Автоматическое создание 3 скриншотов в час;
2. Поддержка до 3-х ПК;
3. Хранение скриншотов до 2-х недель для их анализа;
4. Мониторинг занятости персонала с отчетами по времени и приложениям.

Дополнительные опции, доступные в платной версии:
1. Анализ степени активности пользователей;
2. Учет запущенных приложений и посещенных сайтов;
3. Автоматическое создание до 30 скриншотов в час (в зависимости от настроек);
4. Хранение скриншотов до 1 года для возможности отложенного анализа и расследования инцидентов.

4 место: Toggl

Toggle — это облачная система, назначение которой скорее не в контроле эффективности работы сотрудников со стороны управленческого состава, а в самоконтроле пользователей и повышения личной продуктивности. Хорошо подходит для работы в команде, в том числе в разрезе нескольких проектов.
Программное решение позволяет использовать time-трекинг как в условиях десктопной версии, так и в виде мобильного приложения. Предусмотрены разнообразные отчеты и графики по использованию времени с возможностью последующей выгрузки в формат Excel.

Возможности бесплатной версии программы:
1. Мониторинг до 5-ти рабочих ПК с использованием полного функционала;
2. Формирование отчетов по использованию рабочего времени с оценкой продуктивности и поддержкой выгрузки в формат Excel;
3. Составление индивидуального графика работы для активации отслеживания только в строго отведенное время;
4. Трекер, основанный на “Методе помидора” (Pomodoro) — технике управления личным временем, при котором на интенсивный труд отводятся регламентированные интервалы, после которых следует короткий отдых.

Дополнительные опции, доступные в платной версии (в зависимости от выбранного стандартного или премиального пакета):
1. Отсутствие ограничений на количество ПК сотрудников, подлежащих мониторингу;
2. Расширенные возможности по управлению командой и работе в разрезе проектов;
3. Более широкие функции составления отчетов.

5 место: Monitask

Система учета времени Monitask базируется на принципах отслеживания без шпионажа, когда ведение мониторинга прозрачно как для работодателя, так и для сотрудников. Это достигается самостоятельным запуском трекера членами команды. Поддерживается традиционный функционал по сохранению скриншотов (через случайные или заданные промежутки времени), статистика используемых приложений, отчеты по целевым и нецелевым тратам рабочего времени. Учитываются как количественные (число щелчков и движений мыши, количество нажатий клавиш на клавиатуре), так и качественные характеристики производительности сотрудника (содержимое рабочего стола в случайный момент времени, периоды работы с приложениями).

Возможности бесплатной версии программы:
1. Мониторинг 1-го ПК;
2. Отчеты по использованию времени и приложений;
3. Выполнение до 6-ти скриншотов рабочего стола в течение часа;
4. Возможность работать с онлайн-расписаниями.

Дополнительные опции, доступные в платной (PRO или хостинг) версии системы: 
1. Расширение использования на большее количество ПК в зависимости от необходимого количества лицензий (каждая оплачивается отдельно);
2. Выполнение до 30-ти скриншотов рабочего стола в течение часа;
3. Статистика использования сайтов и доступа в интернет;
4. Возможность получать отчеты на e-mail;
5. В хостинг-версии, стоимость которой определяется индивидуально, предлагается хранение отчетов и скриншотов на серверах Заказчика, а также настраиваемый внешний вид программы и структуры отчетов.
PRO-версия доступна для бесплатного 10-ти дневного тестирования с полным функционалом.

6 место: Hubstaff

Hubstaff — это уникальная в своем роде система контроля сотрудников, которая рассчитана на небольшие команды удаленно работающих фрилансеров. Ее главные отличия — возможность автоматического начисления оплаты за выполнение задания, а также GPS-отслеживание географического местоположения наемного работника. Данное решение поддерживает интеграцию с большим количеством корпоративных систем, что позволяет использовать результаты мониторинга в управленческом учете.

Возможности бесплатной версии программы:

1. Учет рабочего времени на одной пользовательской рабочей машине;
2. Отчеты по использованию времени с выгрузкой в различные форматы;
3. Выполнение снимков экрана отслеживаемого компьютера (с ограничением по объему памяти в облаке для их хранения).

Дополнительные опции, доступные в платной версии: 
1. Снятие ограничений по количеству отслеживаемых ПК и объему выделяемой памяти;
2. Работа в разрезе команд, проектов и заданий;
3. Онлайн-отслеживание деятельности сотрудника с возможностью захвата экрана;
4. Расширенный набор отчетных форм;
5. Функционал перечисления оплаты, ведение бюджета проекта;
6. Географический трекер для отслеживания местоположения сотрудника.

7 место: TMetric

TMetric — простое системное решение для ведения временного и денежного учета между исполнителями и заказчиками. Позволяет вести мониторинг рабочего времени в разрезе получателей услуг, проектов и заданий, выставлять счета для оплаты, строить отчеты по использованию временных ресурсов (в том числе — с визуальным представлением рабочего дня в виде временной шкалы), задавать стоимость работ и бюджет проектов.
В первую очередь система предназначена для использования с позиции исполнителя (фрилансера или небольшой команды) и нацелено на поиск заказчиков, ведение учета работ, обоснование временных затрат и ведение взаиморасчетов.

Возможности бесплатной версии программы:
1. Мониторинг до 5 пользовательских ПК (при этом ограничения по количеству сотрудников и проектов отсутствуют);
2. Построение отчетов по использованию времени;
3. Интеграция с популярными бизнес-приложениями, за исключением Redmine и JIRA.

Дополнительные опции, доступные в платной версии:
1. Снятие ограничений free-версии;
2. Бюджетирование и ведение взаиморасчетов (в бесплатной версии данный функционал полностью отсутствует);
3. Формирование отчетов по использованию приложений.

8 место: DeskTime

DeskTime — это система управления командами, которое представляет собой онлайн-сервис с поддержкой мобильного и десктопного варианта использования. Интересными возможностями являются ведение прогресса проекта, оценка эффективности по набору показателей сотрудников, детализированные отчетные формы.

Возможности бесплатной версии программы (довольно ограниченны):
1. Мониторинг 1-го подконтрольного ПК (в том числе с использованием мобильного приложения);
2. Генерация отчетов по использованию времени и приложений

Дополнительные опции, доступные в платной версии:
1. Увеличение количества контролируемых сотрудников;
2. Значительное расширение встроенного функционала;
3. Индивидуальная настройка разрешений для пользователей;
4. Pomodoro-трекер (использование в работе временных отрезков по “Методу помидора”);
5. Возможности ведения учета оплаты в системе.

9 место: KickIdler

Программа KickIdler предполагает контроль рабочего времени сотрудников на основе трансляции происходящего на экране сотрудника в режиме реального времени. Ответственное лицо анализирует “сетку” из таких видеотрансляций и может визуально определить факт возникшего нарушения. Действия сотрудника также записываются для последующего воспроизведения и анализа. Система обладает встроенным кейлоггером для сохранения истории нажатых клавиш, а также перечнем отчетов по действиям пользователей в течение рабочего дня.

Возможности бесплатной версии программы (отчеты в данный функционал не входят):
1. Мониторинг до 6-ти ПК с возможностью онлайн-просмотра действий на экране сотрудника;
2. Использование кейлоггера для отслеживания нажатий клавиш.

Дополнительные опции, доступные в платной версии:
1. Детализированные отчеты по использованию рабочего времени с построением рейтингов (по продуктивности сотрудников и по частоте использования приложения);
2. Видеозапись действий пользователей;
3. Обнаружение и просмотр подозрительных действий (с автоматическим уведомлением о их возникновении);
4. Перехват управления компьютером пользователя.

10 место: EmpMonitor

Система контроля времени EmpMonitor предназначена для мониторинга использования рабочего времени сотрудниками, просмотра журнала активности пользователей, отслеживания посещенных сайтов и запускаемого программного обеспечения. Имеет встроенный кейлоггер для хранения истории нажатых клавиш, поддерживает снимки рабочего экрана, обладает перечнем информативных отчетов, возможно ведение мониторинга в скрытом режиме.
Возможности бесплатной версии программы:
1. Отслеживание 1-го подконтрольного ПК;
2. Построение отчетов об использовании временных ресурсов.

Дополнительные опции, доступные в платной версии (широкий выбор тарифных планов по числу пользователей):
1. Замеры производительности сотрудников;
2. Снимки рабочих экранов с заданной периодичностью;
3. Статистика часто используемых программ и сайтов;
4. История посещений интернет-ресурсов;
5. История нажатия клавиш (кейлоггер);
6. Полный список отчетов;
7. Настройка “белых” IP-адресов, разрешенных для посещения.

Заключение

Надеемся, что данный рейтинг позволяет составить представление об основных возможностях наиболее популярных систем для учета и контроля времени и действий сотрудников за компьютером, а также даст понимание того, что можно получить в результате использования бесплатной версии каждой из таких программ.
Тщательно составленный сравнительный табель призван помочь любой компании выбрать именно тот вариант программы учета рабочего времени, который будет наиболее полно отвечать ее потребностям и реально повысит эффективность труда персонала.

100% защищено и безопасно

Монитаск шифрует любые данные во время передачи и в состоянии покоя.

Чувствительно к конфиденциальной информации

Вы полностью контролируете то, что измеряется и отслеживается.

Никакой записи нажатий клавиш и конфиденциальных данных.

Монитаск фиксирует только количество нажатий клавиш и перемещений мыши.

Никакого шпионажа. Только прозрачность

Монитаск отслеживает только тогда, когда работник решает начать отслеживать время.

Монитаск — Абсолютно легальное программное обеспечение для мониторинга сотрудников.

Монитаск является решением для мониторинга и работает только в рабочее время, когда сотрудник решает начать отслеживать время.

Подходит ли мониторинг сотрудников для моего бизнеса?

Мониторинг сотрудников работает для многих видов бизнеса, но подходит ли он вам или нет, зависит от ряда факторов. Вы можете рассмотреть возможность мониторинга сотрудников, если вы

Управляете командой, работа которой связана в большей мере с использованием компьютера.

Если ваша команда использует компьютеры каждый день, существует большая вероятность того, что какое-то время будет потрачено впустую в социальных сетях, играх или просмотре веб-страниц. Программное обеспечение для мониторинга сотрудников может отслеживать эти действия, чтобы вы и ваша команда могли обсудить, как избавиться от этих вредных привычек.

Управляйте удаленной командой.

Когда дело доходит до удаленных сотрудников иногда бывает трудно измерить производительность. Мониторинг сотрудников помогает вам лучше понять деятельность вашей удаленной команды в рабочее время.

Когда необходимо повысить эффективность вашей команды.

Возможности для улучшения не всегда находятся на поверхности. Если вы считаете, что ваша команда может быть более продуктивной, мониторинг сотрудников поможет выявить узкие места, предоставляя вам возможность представить вашей команде данные а не предположения.

Освободить время от супервайзинга.

Для руководства командой требуется много работы, а иногда эта работа не обязательно происходит рядом с людьми, которыми вы управляете. Если вы проводите много времени на собраниях или вне офиса, программное обеспечение для мониторинга сотрудников может помочь вашей команде сосредоточиться, когда вы недоступны.

Какой вид деятельности сотрудников можно отслеживать?

Мониторинг сотрудников позволяет менеджерам ответственно отслеживать различные виды деятельности, такие как:

• Количественные показатели. Это включает в себя щелчки мыши, прокрутки и нажатия клавиш.
• Экранные задачи. С помощью снимков экрана менеджеры могут видеть, какие задачи открыты сотрудникам, будь то веб-страницы, приложения или другое программное обеспечение.
• Онлайн активность. Панель мониторинга в режиме реального времени позволяет точно определить, когда сотрудники работают и находятся в сети.
• Сайты и приложения. Снимки экрана – не единственный способ узнать, с какими веб-страницами и приложениями взаимодействует сотрудник. Monitask также предоставляет полный список всех посещаемых сотрудниками веб-сайтов и приложений.

Мониторинг сотрудников не позволит менеджерам:

• Получить удаленный доступ к компьютерам сотрудников. Наличие удаленного доступа к компьютеру отдельного человека быстро демотивирует ваших сотрудников. Мониторинг сотрудников предназначен для измерения производительности, и не может быть использован он для управления компьютером.
• Мониторинг круглосуточной активности. Когда ваши сотрудники заканчивают свой рабочий день, их время больше не принадлежит компании. Таким образом, мониторинг прекращается, как только работник закрывает программу.

Как мониторинг сотрудников помогает производительности?

Мониторинг сотрудников отслеживает деятельность вашей команды, предоставляет отчеты и измеряет производительность. Самое главное, это побуждает к общению.

После того, как вы определили, какие области нуждаются в улучшении, собранные данные дают вам возможность обсудить эти области с вашей командой. Вполне вероятно, что ваши сотрудники не понимают, сколько времени они проводят в социальных сетях или как часто они уходят со своих рабочих мест. Открытый диалог может быть полезным не только для руководства, но и для вашей команды.

Когда ваша команда на вашей стороне

Как только ваша команда стремится улучшить свои рабочие привычки, вы увидите увеличение производительности и производительности. Фактически, команды, использующие Monitask, видят увеличение производительности на 10-50%.

Это напрямую влияет на затраты, потому что, когда производительность труда сотрудников увеличивается, затраты уменьшаются. Для такого же бюджета выполняется больше работы, поэтому проект стоит дешевле. Кроме того, вы экономите деньги, избегая ненужных переутомлений.

Плюсы и минусы использования программного обеспечения

Плюсы

• Больше данных. С улучшенными данными, касающимися компьютерного этикета ваших сотрудников, вы можете принимать решения для улучшения ваших бизнес-процессов и устанавливать реальные цели.
• Эффективность процессов. Обсудив с ними привычки работы ваших сотрудников, у них есть возможность повысить уровень своей работы.
• Увеличение производительности. Когда вы держите руку на пульсе своей команды, они более продуктивны. Большинство команд видят увеличение производительности на 10–80%.
• Простая отчетность. Доступ к отчетам о производительности с легкостью.
• Меньше затрат. Когда у вас полные данные, вы можете сократить расходы. Зная насколько эффективно может работать команда Да вы можете более эффективно распределять бюджет проекта.эффективно может работать команда Да вы можете более эффективно распределять бюджет проекта.

Минусы

• Нежелание персонала. Некоторые сотрудники могут сопротивляться развертыванию программного обеспечения для мониторинга. Чтобы сдержать это, объясните, почему это важно и как это поможет команде в целом.
• Обучение использованию и правила. Нелегко найти баланс когда с одной стороны контроль, а с другой стороны потребность в самомотивации персонала. Однако к стоит попробовать так как результаты не заставят себя ждать