Системы комплексной автоматизации бизнес процессов

Что такое автоматизация бизнес-процессов предприятия — это возможность освобождать ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решение и распланировать дальнейшие действия. Это важно для любой организации, которая собирается расти и развиваться в современных условиях жесткой конкуренции и в режиме постоянной многозадачности. Это — часть успеха, без этого будет сложно достичь результатов. Осталось разобраться, как внедрение нового оборудования повлияет на улучшение показателей фирмы.

Что это такое

Часто руководство предприятия прилагает огромные усилия, чтобы двигаться к достижению цели и увеличивать эффективность коллективной работы персонала. Они осознают, как много зависит от четкого и слаженного исполнения функций каждого сотрудника в масштабах всей организации.

Попытка одного отдела выполнить свою часть задания без взаимодействия с другими подразделениями несет в себе больше вреда, чем пользы. Сотрудники, нацеленные справляться с поставленной задачей, не задумываясь над решением вопроса или достижением общей цели — в результате получают несколько разобщенных, некачественно выполненных частей одного целого.

Автоматизированные бизнес-процессы позволяют работникам визуализировать собственную роль в создании конечного продукта. Это приносит положительную динамику, ведь люди наглядно видят, что получится в итоге, если они будут действовать сообща.

Применять автоматизацию можно в любой области деятельности организации. Наравне с постановкой цели это HR, продажи, маркетинг, подготовка единицы продукции, даже объединение с небольшой компанией.

Чтобы добиться оптимизации, нужно создать верную основу:

• Определить, какие данные и материалы требуются для выполнения полного цикла производства единицы продукции, обеспечить их наличие.

• Создать выверенный алгоритм без лишних элементов, по которому все время будет работать программа или человек.

• Заранее определить результат, ради которого тратятся ресурсы времени и прикладываются усилия.

Business management process — это концепция развития организации. Ее основная задача — внедрение автоматизации в управление и повышение эффективности бизнеса.

Что делает ВРМ:

• изучает, чем занимается фирма, что проходит внутри нее;

• ищет несоответствия, затруднения, замедления в операциях, применение ручного труда там, где можно использовать механизированный или автоматический;

• занимается поисками путей для совершенствования каждого выявленного нарушения.

Использование системы автоматизации бизнес-процессов компании позволяет организации быть гибкой и оперативно подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. С их помощью выявляют слабые и уязвимые места подразделений и подбирают способы усиления.

Это частичный или полный перевод повторяющихся циклов и задач под контроль специального оборудования или программ. В результате высвобождается время сотрудников и финансы, повышается производительность труда, эффективность тоже становится выше.

История создания

Первыми этот термин использовали инженеры-механики 20х годов прошлого столетия. Изначально его применяли только применительно к этапам производства, сейчас его переосмыслили и задействовали гораздо шире.

В 80-х годах разработали несколько иной подход к теории, подкрепили экономическими расчетами и компьютерными технологиями. В то время появились копировальные и печатные машины, а затем — ПК. Еще большего прорыва удалось достичь с развитием интернета. Сейчас их используют для разработки оригинальных подходов к автоматизации бизнес-процессов, постановки новых задач и их решения.

В современной бизнес-среде она активно развивается, и для нее находятся необычные сферы использования. Так получается достигать оптимизации во многих подразделениях. Это возможно благодаря разделению на отдельные этапы для выполнения и внедрения разработок.

Основные направления для развития

Как правило, проводится в 2 одинаково важных сферах:

• Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя — повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.

• Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.

Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

Эта система нацелена автоматизировать все, что медленно или плохо функционирует, убрать несостыковки и тормозящие производство элементы. Это может быть лишний заместитель с минимальным набором обязанностей, без которого бумаги попадают напрямую к директору и оперативно решаются.

Сюда относятся побочные посредники, которые задерживают доставку до конечного потребителя и берут комиссию за хранение. Статистика показывает, что часто достаточно иметь одного проверенного перевозчика, чем много мелких необязательных фирм, которые могут подвести в неожиданный момент.

Таким тормозящим элементом выступает старое оборудование, удаленный склад, отсутствие дополнительного обучения для новых сотрудников, даже слишком длинная лента конвейера влияет на скорость производства и создает недополученную прибыль. Это только часть действия оптимизации.

Среди основных задач выделяют:

• организация безопасного хранения информационных и программных элементов;

• поддержка функционирования на высоком уровне;

• оперативная подготовка и печать документов для поставщиков, партнеров, подрядчиков от счет-фактуры до делового предложения;

• формирование отчета о состоянии дел фирмы за любой промежуток времени;

• пересмотр финансовых затрат в отношении сотрудников, повышение эффективности использования часов работников за счет выведения на автоматический режим однотипных занятий;

• улучшение качества обслуживания посетителей;

• минимизация влияния людей на важные производственные процессы.

Примеры и идеи

С помощью такой процедуры удается сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми подразделениями одного предприятия. Кроме того, можно налаживать ее взаимодействие с информационными сервисами, делать ее более гибкой.

Так, становится возможным высвобождение человеческих и финансовых ресурсов, повышается производительность труда, стратегия развития действует более эффективно.

В большинстве фирм не соблюдается четкая последовательность действий. В итоге руководители постоянно загружены, никто не знает, когда будет закончен проект и на каком он этапе сегодня, многие задачи и проверяющие сотрудники дублируются. Получается, что все заняты, а процесс идет крайне медленно.

А действовать надо иначе. У одного менеджера должно помещаться в ежедневном планере столько проектов, сколько он реально может выполнить. Его цель — контролировать их, отслеживать исполнение, докладывать о результатах. Если на него спустить больше, то все они или некоторые будут сделаны хуже либо медленнее. Но на многих организациях одно и то же задание проверяют сразу несколько людей.

В бизнес-процессах участвуют все сотрудники, которые любым образом взаимодействуют между собой или с производством. Поэтому часто оптимизация начинается именно с персонала.

Иногда процедура помогает наладить даже простые, но занимающие время задачи:

• расчет скидок;

• ведение статистики;

• обработка поступивших заказов;

• систематизация любых данных.

Существует множество успешных примеров ее применения. Если внедрить в заказы материалов или продукции для продажи, то не будет простоев и перегруженности складов однотипным товаром.

Основные преимущества

Для чего нужна автоматизация управления бизнес-процессами — главный смысл здесь состоит в налаживании эффективной работы, максимальной отдачи и прибыли. Здесь не ставится цель заменить или перераспределить сотрудников, выполняющих однотипные операции, на роботов. Благодаря оптимизации эти работники избавятся от ежедневных рутинных мелких отчетов и повторяющихся действий, которые только занимают рабочее время и не дают перейти к более значимым, интересным или исследовательским задачам.

Люди лучше координируют совместную деятельность, потому что работают сообща и через одинаковые программы. Слаженность так будет выше, а результат точнее. Сейчас все больше крупных и малых организаций применяют автоматизацию по этим причинам. Основные преимущества:

• действия сотрудников будут более согласованными;

• уменьшится количество ошибок из-за человеческого фактора;

• ручной рутинный труд заменится на механику или автомат и ускорится воспроизведение циклов;

• изнутри предприятие станет прозрачнее и технологичнее;

• вырастет качество выполняемых задач;

• легче будет принимать решения для стандартных ситуаций;

• большой объем станет проще обрабатывать.

Тенденции, технологии и опыт в автоматизации бизнес-процессов

Постепенно появляются проверенные пути, движение по которым ведет к увеличению прибыли и минимизации потерь. Одним из них стоит назвать использование специальных платформ Low-code.

Подобные программы позволяют руководителям решать проблемы развития бизнеса довольно быстро. Для этого встроено несколько комфортных пользовательских инструментов. С их помощью можно моделировать текущую ситуацию и вносить изменения. Так, становится реальным радикально сократить сроки внедрения IT-решений, которые помогают организациям адаптироваться в постоянно обновляющейся среде.

Какие функции могут потребоваться

Так как все бизнес-процессы обычно заключаются в различных действиях, выполняемых разными людьми, у ПО должна быть возможность представить все пункты в графическом и наглядном виде. Так персонал понимает, что и как нужно выполнить. А руководство ищет, где можно оптимизировать.

Всем программам необходимо интуитивное меню и простота в использовании. Важна возможность пользоваться ПО любым сотрудникам, поэтому для средних и крупных фирм часто стоят на первом месте системы из облачного хранилища. Наличие доступа здесь открывается в любую точку мира без привязки к конкретным ПК или планшетам.

У программного обеспечения должны работать оповещения участников оптимизации и возможность рассылать уведомления о завершенном этапе. Требуется навык управления одновременно нескольких бизнес-процессов, ведущих к общей цели. Так введение скидок на группы товаров и параллельное списание остатков ведут оптимизирующей процедуре и увеличению прибыли.

Отдельно работает контроль доступа. Не всему персоналу нужна одновременно вся аналитическая информация, поэтому к таким данным вход требуется отдельный, по ролям.

Как автоматизировать бизнес

В первую очередь — понять, что это необходимо. Когда прибыль перестает расти, появляются частые и неприятные осложнения простых процессов — пора исправлять ситуацию. Важно не останавливаться и постоянно развиваться, чтобы конкуренты не оказались впереди. Большинство руководителей начинают процедуру с того, что занимает много часов и часто однотипно: бухгалтерский и складской учет, документооборот, маркетинг.

Как начать:

• Облачные технологии. Если у фирмы нет собственного сервера, то это отличный способ для малого и среднего бизнеса.

• Маркетинг — CRM и BI. Настроенная реклама и поиск клиентов увеличивает прибыль.

• Межмашинное взаимодействие. Опции между двумя разными станками или сложными бизнес-процессами исключает ошибки человеческой природы.

• Инструменты для крупных объемов информации. Обычно задействованы в больших организациях для упрощения обработки баз данных.

• Анализ в настоящий момент. Постепенно ПО развивается и становится доступным наблюдение за изменениями и отчетами, когда удобно. Это позволяет быстро принимать решения.

Чтобы разобраться, как лучше автоматизировать свое предприятие, стоит обратиться в «Клеверенс». Компания поможет проанализировать производство и подберет лучшие способы для оптимизации затрат и увеличения доходности.

Этапы автоматизации бизнес-процесса

Выделяют несколько последовательных пунктов:

• Подготовительный. Поиск и описание существующих проблем, количество сотрудников, которые будут пользоваться программами.

• Анализ. Разработчики изучают внутренние регламенты, проводят интервью с руководителями подразделений, определяют реальную ситуацию.

• Подготовка ТЗ. Это документ, в котором будут указаны все нюансы и функционал будущего ПО.

• Подготовка помещений. Все места, где внедряется нововведения.

• Установка и настройка системы. Затем все тестируется.

• Обучение. Чтобы все было создано не зря, следует научить персонал пользоваться программным обеспечением.

• Проверка. Здесь работники тестируют функционирование автоматизации под присмотром создателей.

• Корректировка. Правки производится при запросе от заказчика.

• Ввод в эксплуатацию.

Ключевые направления и программное обеспечение

Важно понимать, что нужно подходить к задаче комплексно и ориентироваться не на структуру фирмы, а на процессы, проходящие в ней. Такой подход сделает бизнес более гибким, сократит время реакции на внезапные сложности и ускорит создание конечного продукта. Все, что происходит внутри организации, индивидуально. Но основные подразделения всегда похожи.

Управление

• контроль бюджета;

• безопасность информации и экономики;

• менеджмент;

• юридическая поддержка.

Здесь можно пользоваться «1С».

Маркетинг и продажи

Оптимизация отношений с клиентами, рекламы. Используют «Мегаплан», «Битрикс», EFSOL.

Производство

Выводят на новый уровень запасы и поставки, контроль над техникой. Оптимизируется и логистика. Среди подходящих программ «Крафт» и УСУ.

Качество

Контроль всего, что выпускает фирма, работа с вопросами и недовольством от клиентов. Подходят: «Администратор показателей», «ФИНЭКС» и «Магистр».

Персонал

Подбор сотрудников, их учет, обучение и стимулирование. Программы: «1С», «Фараон», «Босс-кадровик».

Финансы

Все стандартные процессы любой компании — бухгалтерия, налоги, планирование, отчетность, зарплата. ПО: «1С», «Фингранд», «АудитЭксперт».

Организация работы предприятия

Сюда входит весь оборот регистрируемой документации. ПО: «1С», «Мастер Док».

Как выбрать

Подбирая правильную систему, можно остановиться на одном из двух путей:

• воспользоваться готовым типовым продуктом;

• заказать создание и внедрение индивидуальной разработки.

Чтобы не допустить ошибки, стоит ответить на важные вопросы:

• Что конкретно нужно автоматизировать?

• Справится ли с задачами?

• Можно ли донастраивать под нужды предприятия?

• Реально ли быстро внести изменения в ПО без прекращения его работы?

• Насколько будет удобно и понятно, как пользоваться?

• Возможны ли интеграции с другими программами?

• Будут ли установщики проводить техобслуживание, консультировать после запуска?

• Как работатет техподдержка?

• Стоимость комплекса.

Самостоятельно ответить на эти вопросы часто бывает сложно, поэтому лучше сразу обратиться к специалистам. Обращайтесь в «Клеверенс». Здесь подберут то, что подойдет для компании и поможет оптимизировать фирму.

Цена ПО и сколько стоит внедрение

Это зависит от разных факторов:

• какие задачи должно решать;

• разновидность — встраиваемая/типовая;

• сколько и каких ресурсов нужно для запуска;

• объем подключенных рабочих мест.

Чтобы немного разобраться в вопросе, можно посмотреть подходящие ролики. Но правильнее — обратиться за помощью к человеку, который разбирается даже в мелочах. Так получится сэкономить время и выбрать то ПО, которое действительно поможет наладить производительность и вывести ее на новый уровень.

Какие решения предлагает компания «Клеверенс»

Советуем обратиться в эту организацию. Совместно легче найти ответы на все вопросы касательно подбора ПО и подобрать именно те программы, которые будут максимально подходить. Комплексная автоматизация бизнес-процессов — возможность оптимизировать и минимизировать затрачиваемое время, финансы и силы на рутинные обязанности многих ваших сотрудников, увеличить эффективность и прибыль.

Количество показов: 42981

Команда облачной автоматизации бизнеса Альтап собрала подборку из российских сервисов, которые помогут предпринимателям и руководителям выстраивать бизнес-процессы эффективнее.

Иностранные сервисы, которыми мы привыкли пользоваться каждый день, постепенно уходят из России, однако на рынке есть много достойных аналогов среди отечественных решений.

В подборке мы собрали и те сервисы, которые можно использовать автономно, и те, которые приносят максимальную эффективность при интеграции с другими, например, 1С. Для удобства все сервисы разделили по направлениям:

Для управления проектами

amoCRM — это облачная CRM-система, которая позволяет компании выстраивать воронку продаж и отслеживать сделки.

Плюсы:

Минусы:

Возможности интеграции: интеграция amoCRM возможна со множеством сервисов: от телефонии до email-рассылок. Полный список сервисов и подробные инструкции по подключению вы можете найти по ссылке.

Битрикс 24 — это «корпоративный интернет» с внутренней соцсетью и различными модулями. Подходит тем компаниям, которым не нужно много функций CRM, а достаточно основных — телефонии, продаж и управления персоналом.

Плюсы:

Минусы:

Возможности интеграции: Битрикс24 интегрируется с более 100 сервисами, полный список вы можете найти здесь.

B2B Family — это сервис отслеживания конверсии коммерческих предложений, который помогает отслеживать количество и качество совершаемых действий с вашей заявкой. Это позволяет сократить затраты на привлечение клиентов, которые не перейдут на следующий этап воронки, повысить уровень продаж и сократить цикл сделки.

Плюсы:

Минус: нет бесплатного тарифа

Возможности интеграции: интеграция с amoCRM и Битрикс 24 подключается из личного кабинета в B2B Family.

Pyrus — это Low‑code платформа, которая помогает управлять задачами сотрудников и координировать бизнес-процессы.

Плюсы:

Минус: интегрировать сервис с другими самостоятельно не получится

Возможности интеграции: доступна интеграция с различными сервисами через API — специальный протокол для взаимодействия компьютерных программ, который позволяет использовать функции одного приложения внутри другого.

Сервис Calltouch — это набор инструментов для контроля маркетинга, экономии рекламного бюджета, оптимизации рекламы и увеличения прибыли. Сервис также будет полезен, чтобы оценивать окупаемость рекламы, оперативно перераспределять бюджет, контролировать качество и количество лидов, отслеживать конверсию из обращения в продажу.

Плюсы:

Минус: сложный интерфейс, чтобы разобраться, потребуется время.

Возможности интеграции: интеграцию типовых решений можно настроить через службу поддержки Calltouch, иные интеграции происходят через API.

JIVO — это платформа, помогающая бизнесу объединить все каналы связи с клиентом в одном приложении: чат на сайте, соцсети, мессенджеры и звонки. Все ваши подключения, переписки, и статистика хранятся в облаке и связаны с аккаунтом.

Плюсы:

Минусы:

Возможности интеграции: с полным списком интегрирующихся сервисов и инструкциями к подключению вы можете ознакомиться по ссылке.

Для подключения телефонии

Телфин — сервис IP-телефонии, который подходит как малому, так и крупному бизнесу.

Интегрированный с другими сервисами Телфин позволяет сохранять записи всех телефонных разговоров, автоматически соединяет клиента с его менеджером и формировать статистику по каждому вызову.

Плюсы:

Минус:

Возможности интеграции: подключить телефонию и интегрировать ее с сервисами автоматизации учета и CRM можно, заполнив заявку здесь.

MikoPBX — это полноценная IP АТС, которую можно установить локально или загрузить в облако. Если интегрировать сервис с 1С, можно настроить механизм переадресации звонков клиентов, фиксировать записи разговоров и выстраивать единую систему маршрутизации звонков.

Плюсы:

Минус: очевидных минусов нет

Возможности интеграции: интеграции с другими сервисами проводятся через MikoPBX, оформить заявку на внедрение можно здесь.

Mango office — бесплатное приложение, которое даёт возможность вам и вашим сотрудникам быстро обрабатывать звонки клиентов, а также может служить корпоративным мессенджером для быстрого и защищённого общения внутри команды.

Плюсы:

Минус: поддерживает звонки только в пределах города

Возможности интеграции: ознакомиться с полным списком готовых интеграций и инструкциями по подключению можно по ссылке.

Для организации командировок

SmartWay позволяет быстро сравнить цены на ж/д и авиабилеты, гостиницы по всему миру и забронировать наиболее выгодные варианты для командировки. Бухгалтерия может в любой момент получить всю отчётность по поездке.

Плюсы:

Минус: нет бесплатной версии

Возможности интеграции: сервис уже интегрирован с 1С. Для того чтобы начать работать с сервисом Smartway, нужно просто подключить функцию синхронизации данных в разделе «Настройки» в программе 1С.

OneTwoTrip — это онлайн-сервис организации командировок. С помощью него вы сможете забронировать авиа, ж/д билеты и отели для ваших деловых поездок.

Плюсы:

Минус: сервис работает только с юридическими лицами

Возможности интеграции: есть готовый модуль интеграции с 1С, подключение происходит из личного кабинета сервиса OneTwoTrip, с подробной инструкцией вы можете ознакомиться здесь. Интеграция с другими сервисами происходит через API.

Trivio — онлайн-сервис управления командировками и деловыми поездками. Включает в себя подбор авиа и железнодорожных билетов и бронирование отелей, а также сохраняет всю отчётность по поездке.

Плюсы:

Минус: без интеграций с бухгалтерскими системами, например, 1С Бухгалтерия, сервис не осуществляет резервное копирование данных

Возможности интеграции: интеграция с 1С осуществляется через личный кабинет сервиса Trivio, более подробную инструкцию вы можете найти тут. Интеграция с другими системами происходит через API.

Для аналитики

CoMagic — это сервис сквозной аналитики. Он позволяет объединить данные по рекламе из CRM, Яндекс.Директа и прочих каналов для их анализа.

Плюсы:

Минусы:

Возможности интеграции: полный список интегрирующихся сервисов и подробные инструкции по подключению вы можете найти здесь.

Smartis — сервис автоматизации сквозной аналитики, маркетинга и продаж в сфере недвижимости, который поможет повысить конверсию сайта, увеличить трафик и эффективность sales-менеджеров.

Плюсы:

Минусы:

Возможности интеграции: интегрируется с более чем 50 сервисами, настроить интеграцию можно только через службу поддержки Smartis.

MPSTATS — сервис сбора аналитики и управления продажами на маркетплейсах. С его помощью можно выстраивать продажи на основании наглядной аналитики по конкурентным ценам, ранжированию товаров, трендам вашей отрасли и другим показателям.

Плюсы:

Минус: бесплатный пробный период — 24 часа

Возможности интеграции: доступна интеграция с другими сервисами через API.

Для осуществления Email-рассылок

Dasha Mail — это простой в использовании сервис настройки и анализа email-рассылок с уже готовыми шаблонами писем и возможностью настраивать разные типы рассылок: например, маркетинговые, триггерные, транзакционные, NPS-опросы, Web-push уведомления.

Плюсы:

Минус: сервис узконаправленный, без интеграции с другими сервисами не подойдет для крупных компаний

Возможности интеграции: есть готовые модули интеграций с различными сервисами, включая 1С:Битрикс, с полным списком можно ознакомиться по ссылке. С сервисами, которых нет в списке, возможна интеграция через API.

Sendsay — цифровое решение для автоматизации общения с клиентами и аналитики по коммуникациям, который уделяет большое внимание безопасности персональных данных.

Сервис позволяет отправлять различные типы рассылок, предоставляет возможности для сбора и анализа данных по рассылкам и целевым действиям внутри них.

Плюсы:

Минус: долгая модерация писем

Возможности интеграции: интегрируется с другими сервисами через API.

Mailgener — платформа автоматизации email-маркетинга со встроенным механизмом валидации email-адресов — проверки на существование.

Платформа предоставляет широкий функционал, включающий в себя все полезные свойства email-сервисов: создание базы в едином стиле, составление цепочек писем, отправка триггерных писем, сбор статистики и проведение A/B тестирований. .

Плюсы:

Минусы: судя по отзывам, не очень удобный интерфейс

Возможности интеграции: есть готовые модули интеграции с другими сервисами, при необходимости интегрировать те, которых нет в списке готовых, вы можете оставить заявку на разработку новой интеграции здесь.

Для разработки чат-ботов

Salebot — сервис-конструктор ботов со встроенной CRM-системой. Позволяет настроить чат-бота под любую задачу бизнеса с выводом в мессенджеры и маркетплейсы, а также формировать отчетность по взаимодействию с клиентами и конструировать несложные лендинги.

Плюсы:

Минусы: сложный интерфейс

Возможности интеграции: интеграция с другими сервисами осуществляются через API.

BotHelp — платформа для создания и запуска рассылок, автоворонок и чат-ботов в мессенджерах и соцсетях. Сервис предоставляет возможность сегментировать и обрабатывать базы подписчиков с помощью бота, получать аналитику по конверсии и трафику, а также конструировать несложные лендинги на основе готовых шаблонов.

Плюсы:

Минус: нет бесплатного тарифа

Возможности интеграции: интегрируется с сервисами через API, также доступны готовые модули интеграции и подробные инструкции по внедрению в базе знаний.

***

Расскажите в комментариях, какими из этих сервисов пользуетесь вы и какие сервисы стоит добавить в нашу подборку.

Кстати, мы запускаем еженедельную рассылку с полезными материалами про бизнес, менеджмент и управление командами: подписывайтесь, будет интересно.

Состав материала

• Определение автоматиазции бизнес-процессов
• Что такое последовательный и комплексный подход к автоматизации?
• Последовательный подход 
• Комплексный подход
• Пример подхода
• Какие бизнес-процессы можно автоматизировать, а какие автоматизировать сложно?
• Для каких предприятий требуется автоматизация бизнес-процессов?
• Исключаем человеческий фактор из бизнес-процессов компании
• Примеры автоматизации бизнес-процессов предприятия
• Пример 1. Автоматизация бизнес-процессов при помощи 1С
• Пример 2. Автоматизация отдела закупок
• Пример 3. Автоматизация взаимодействия с арендаторами
• Пример 4. Автоматизация станков и производства (с ЧПУ и без ЧПУ)
• Пример 5. Автоматизация HR, сбор резюме
• Пример 6. Автоматизация управленческой отчетности
• Пример 7. Обучение персонала
• Пример 8. Автоматизация отдела продаж
• Пример 9. Автоматизация взаимоотношений с В2В-клиентами (В2В-портал и бек-офис)
• Пример 10. Автоматизация E-commerce
• Пример работы автоматизации формирования цены
• Заключение 

​​

В обзорной статье нашего блога мы решили осветить тему автоматизации бизнес-процессов.

Данный материал применим ко всем типам бизнеса и производства. Но соответствующий разбор мы попробуем осуществить не на сухой теории, а с применением достаточно развернутых примеров, хотя немного теоретической части зацепить все же придется.

Автоматизация бизнес-процессов, также может встречаться под названиями «АБП», «BPM» (Business Process Management) и «BPA» (Business process automation).

Примечание: важно будет добавить, что автоматизация бизнес-процессов, или комплексная автоматизация предприятия, в данном материале рассматривается не с точки зрения установки роботизированного оборудования, станков ЧПУ или конвейерных линий на производство, а сточки зрения автоматизации за счет внедрения программных продуктов в бизнес-процессы компании.

Определение

Для того, чтобы разобраться, что такое автоматизация бизнес-процессов компании, необходимо начать с того, что такое вообще бизнес-процессы и какие они бывают. В данном случае мы не будем изобретать какого-то своего определения, поэтому просто обратимся к Википедии.

«Бизнес-процесс — совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. Управленческая концепция BPM (от англ. business process management) рассматривает бизнес-процессы как важные ресурсы предприятия, и предполагает управление ими как одну из ключевых организационных систем.

Выделяют три вида бизнес-процессов:

• управляющие — бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы, такие как корпоративное управление и стратегический менеджмент;

• операционные — представляющие основную деятельность организации, создающие основной поток доходов (снабжение, производство, маркетинг, продажи или взыскание долгов);

• поддерживающие — обслуживающие организацию (бухгалтерский учет, подбор персонала, техническая поддержка).»

Подробнее о бизнес-процессах можно узнать тут

Но, что такое именно автоматизация бизнес-процессов? Как такового не существует какого-то университетского определения, что такое автоматизация БП, поэтому специалисты из разных сфер понимают это по-своему, в рамках профессиональной направленности или специфики.

Например, для бухгалтера, автоматизация бизнес-процесса может заключаться во внедрении учетной системы от 1С и создания выгрузок, а вот для маркетолога это может быть разработка сводного кастомного интерфейса между всеми информационными системами, с которыми он работает, в том числе с сопряжением 1С, чтобы иметь возможность оперативно отслеживать спрос на продукцию, остатки, рекламные каналы, бюджеты и так далее.

Поэтому, мы предлагаем следующее определение для понимания, что же такое автоматизация бизнес-процессов:

Автоматизация бизнес-процессов — это оптимизация, упрощение и ускорение работы компании, производства или сотрудника, в любом требуемом направлении, за счет внедрения программных и аппаратных решений, с целью увеличения качества и эффективности работы компании.

VIMS Communication специализируется на программной автоматизации бизнес-процессов, а именно на разработке и внедрении софтверных продуктов в соответствии с техническим заданием клиента.

Другими словами, мы решаем проблемы бизнеса за счет привлечения технологий.

Для автоматизации бизнес-процессов мы разрабатываем кастомные продукты или интегрируем готовые коробочные решения с персональной адаптацией под клиента.

Что такое последовательный и комплексный подход к автоматизации?

В автоматизации бизнес-процессов есть 2 основных подхода к внедрению, для упрощения назовем их «последовательный» и «комплексный». Возможно, это не совсем верно с точки зрения терминологии используемой в IT, но задача данного материала рассказать об автоматизации бизнес-процессов, как раз специалистам не из области IT.

Последовательный подход 

Последовательный подход применяется при автоматизации бизнеса в том случае, если компании требуется автоматизировать не все бизнес-процессы, а только часть из них или автоматизировать всю компанию, но постепенно.

Последовательным этот подход можно назвать по тому, что после внедрения автоматизации в какой-то бизнес-процесс, возможно перейти к автоматизации следующего бизнес-процесса. Таким образом продвигаясь по цепочке бизнес-процессов компании, до момента полной автоматизации предприятия.

Последовательный подход выбирается по нескольким причинам:

• Автоматизация части бизнес-процессов позволяет сократить инвестиции относительно инвестиций в комплексную автоматизацию предприятия;
• Последовательная автоматизация позволяет сократить объем инвестируемых ресурсов на старте проекта и начать с небольшой предоплаты за один бизнес-процесс (под предоплатой стоит понимать не только финансовые, но, также, временные и кадровые инвестиции);
• Быстрая автоматизация и оперативный запуск в работу относительно комплексной автоматизации всего предприятия.

В случае последовательного подхода, заказчик, вместе с разработчиком (мы рекомендуем VIMS Com.) определяют всю схематику бизнес-процесса, автоматизация которого требуется.

Комплексный подход

Комплексный подход ориентирован на автоматизацию всего предприятия.

Комплексный и последовательный подходы тесно связаны друг с другом. По сути, комплексный подход — это цепочка из последовательной автоматизации бизнес-процессов, но с возможной разработкой единого программного продукта, единого логического ядра системы и общего интерфейса. Такая разработка требует подготовки емкого технического задания с детализацией каждого бизнес-процесса и их совместного взаимодействия.

Рассмотрим на примере оба подхода

Допустим, торгово-производственная компания «N» решила автоматизировать свой бизнес.

В таком случае определяются те направления, в которых требуется автоматизация.

Если компания нуждается в автоматизации только процессов закупок материалов для производства и в автоматизации работы менеджеров по продажам, то эти две системы логически могут быть абсолютно не связаны между собой и их реализация возможна в форме двух отдельных программных продуктов.

То есть, работа закупщика и работа менеджера по продажам, в данном случае абсолютно не переплетаться, а значит, для сокращения затрат, можно применить последовательный подход.

Допустим второй вариант, отдел закупок и менеджеры по продажам тесно связаны друг с другом.

В данном примере, менеджер, при подтверждении заказа от клиента, отправляет заявку на производство, производство, в свою очередь, формирует заявку в отдел закупок, с просьбой приобрести достаточное количество материала для реализации заказа. 

В данной цепочке может фигурировать и склад, который должен понимать объем ввозимого материала на производство, а также логисты, бухгалтерия, менеджеры и т.д. 

Во втором примере компании потребуется разработка и внедрение АБП, но с единым логическим ядром обработки данных и интеграцией во все учетные системы компании.

Такой подход даст возможность оперативно предоставлять всем специалистам необходимую информацию в процессе производства и передачи заказа клиенту.

Вариант комплексной автоматизации из второго примера, с большой долей вероятности, будет реализован в рамках одного программного продукта и нацелен на работу для всех подразделений компании.

На примере видно, что программные продукты, используемые в автоматизации, могут быть как в виде нескольких программных продуктов, так и в виде одного.

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать, а какие автоматизировать сложно?

Автоматизировать можно все бизнес-процессы компании без исключения.

При автоматизации БП важно, чтобы логику процесса возможно было заключить в какую-то математическую форму. Другими словами, автоматизировать можно любой математически понятный процесс предприятия, а вот особые сложности доставляет автоматизация процесса, который напрямую связан с «творческой» или «невербальной» составляющей.

Описывать вопрос творчества в автоматизации достаточно сложно и долго, поэтому просто рассмотрим на примере:

Работа специалиста по кадрам (HR) заключается в обработке неограниченного количества данных о новых сотрудниках, по заданным параметрам. Например, специалист может искать сотрудника по критерию образования, опыта работы, специальным навыкам и так далее.

Затем, из собранных анкет выбираются кандидаты, которые приглашаются на собеседование, после чего появляется решение о приеме или отказе.

Так вот, если рассмотреть автоматизацию бизнес-процесса поиска сотрудников, то тут нет ничего сверхъестественного — развернутый сбор данных по необходимым параметром при помощи разработанного программного продукта.

Автоматизировать вопрос сбора и обработки анкет соискателей с абсолютно любого количества площадок, вопрос относительно простой и в данном случае автоматизация легко справляется с подбором актуального пула специалистов в самое короткое время.

А вот автоматизировать принятие решения по кандидату достаточно сложно.

Во время личной встречи с кандидатом, HR обращает внимание не только на профессиональную подготовку, опыт работы, но и на сопутствующие факторы, например, поведение, внешний вид, психологический портрет, качество ответов на вопросы и много чего еще и вот в этом кроется основная сложность автоматического подбора сотрудника.

Алгоритму или компьютеру сложно заменить профессиональные качества профессионального HR. Программный комплекс лишен интуитивного подбора и оценки невербальных факторов, поэтому результат все равно будет основываться на математическом выводе.

Теоретически можно автоматизировать вопрос подбора кандидата, допустим с привлечением нейросетей, но опять же автоматизация творческой составляющей или каких-то невербальных и неочевидных параметров — это достаточно сложный процесс, который, в любом случае, потребует инвестиции и большого ресурса.

Важно заметить, что не смотря на сложность автоматизации подобных бизнес-процессов, это направление активно развивается и вызывает большой интерес у крупных международных компаний.

Для каких предприятий требуется автоматизация бизнес-процессов?

Справедливо будет сказать, что автоматизировать бизнес-процессы возможно в абсолютно любой компании.

Но в первую очередь, автоматизация требуется тем предприятиям, у которых достаточно много рутинных процессов, большие массивы данных, парк производственного оборудования, и растянутая цепочка коммуникаций между отделами и специалистами.

Исключаем человеческий фактор из бизнес-процессов компании

Исключение человеческого фактора является одним из важнейших преимуществ, которые дают АБП.

Спроектированные, разработанные и внедренные БП, делают компанию быстрее и точнее в обработке входящих и исходящих данных.

Как правило, работа АБП не завязана на сотрудниках, не имеет выходных, отпусков и легко справляется с обработкой больших объемов данных в течении короткого времени без ошибок и по заданному алгоритму.

Одним из самых простых примеров в понимании применения автоматизации бизнес-процесса может быть построение управленческой и производственной отчетности.

Часто, в ручном варианте такого отчета, задействовано от одного до нескольких сотрудников, которые занимаются сбором, анализом и сведением актуальных данных в течении нескольких дней или недель в то время, как автоматизированный вариант этого же отчета может выстраиваться сразу после нажатия необходимой кнопки, что дает в моменте оперативность и точность полученных данных.

Такое качество отчета достигается за счет того, что логический блок АБП связан со всеми информационными и учетными системами компании, принимающими участие в построении и представлении данных (склад, производство, бухгалтерия, логистика, 1С и т.д).

Примеры автоматизации бизнес-процессов предприятия

Теперь перейдем к примерам автоматизации бизнес-процессов.

Объективно будет заметить, что мы, естественно, в рамках одного материала не сможем рассмотреть абсолютно все варианты возможной автоматизации для всех предприятий, т.к. автоматизация бизнес-процессов или комплексная автоматизация — это очень емкая тема, которая разрабатывается, развивается и внедряется по индивидуальному сценарию каждой компании, а соответственно, таких примеров может быть бесконечное множество.

Пример 1

Автоматизация бизнес-процессов при помощи 1С

Самым понятным и распространённым программным решением по АБП являются продукты от компании 1С.

Мы уверены, что в бизнес-среде нет людей, которые бы не слышали про 1С.

О программных решениях от 1С можно написать (и уже написаны) сотни книг, но задача нашего материала дать информацию, что такое автоматизация бизнес-процессов предприятия, как ее понимать, начинать, планировать и внедрять.

1С является базовым программным продуктом для автоматизации предприятий. Практически, каждая компания начинает свой путь в автоматизации с внедрения именно 1С.

1С позволяет упростить и систематизировать работу бухгалтерии, склада, управлять небольшим и большим предприятиям, производством, за счет своих программных решений, названия которых уже отсылают нас к направлению автоматизации, для которой этот продукт был разработан, например:

• 1С:Предприятие
• 1С:Бухгалтерия
• 1С:Управление торговлей
• 1С:Комплексная автоматизация
• 1С:Управление нашей фирмой
• 1С:Зарплата и управление персоналом

Автоматизация от 1С возможна в любой сфере. Компания предоставляет огромное количество редакций и различных вариаций, с возможностью доработки и адаптации их под любое предприятие.

Наличие 1С или других учетных систем, является фундаментальным при рассмотрении вопроса автоматизации в целом.

Учетная система — это база, от которой строится вся работа компании и ее дальнейшее развитие.

В нашей практике есть кейс, где архитектура существующего, достаточно большого и дорогостоящего E-commerce-проекта была переработана и изменилась в связи с необходимостью внедрения 1С, как источника данных. Перестройка архитектуры проекта, произошла потому, что на старте не рассматривалось внедрение 1С, но с ростом проекта появилась серьезная необходимость во внедрении системы учета, как источника данных.

1С хранит и распределяет в себе все данные о продуктах, наценках, себестоимости, зарплате, амортизации, остатках, закупках, балансе, оборудовании и т.д., реально упрощая (автоматизируя) работу во всех заданных направлениях.

Внедрение 1С автоматизирует в первую очередь учет компании и является основным источником данных для других внутренних и внешних систем, которые способны работать как в виде одностороннего, так и двустороннего обмена.

За внедрением 1С вы можете обратиться к нам

Пример 2

Автоматизация отдела закупок

Приведем пример одного нашего достаточно интересного кейса по автоматизации процесса закупок. 

Для конспирации, снова возьмем торгово-производственную компанию «N», чья деятельность связана с продажей металла, производством изделий и металлоконструкций, продажей крепежа и сопутствующих товаров.

Ассортимент компании насчитывает более 25.000 единиц различной продукции, хранящейся на нескольких складах.

Компания «N» сотрудничает более чем с 8.000 поставщиков по всей России, СНГ, Азии и Европе.

Основная сложность работы отдела закупок компании «N» заключалась в контроле остатков, прогнозировании необходимого объема закупок, частотности закупок, сезонности, формировании запросов на закупку для поставщиков, а также выборе актуального поставщика с учетом особенностей, расположения и логистики.

Проблемы, с которыми сталкивалась компания, были сосредоточены в недостаточно оперативной отработке минимальных остатков, большом отделе закупок, превентивно настроенной системе учета, справочнике актуальных / неактуальных поставщиков, некорректно заведенной номенклатуре и артикулов, отсутствии рейтинга поставщика и ручном отборе коммерческих предложений. 

Другими словами, закупка товаров проводилась абсолютно бесконтрольно, на усмотрение закупщика, в ручном режиме, без прогнозирования каких-либо результатов и сроков, с учетом человеческого фактора. Дополнительно стоит отметить, что процесс закупки не был прозрачным и не внушал абсолютно никакой уверенности, что выбираются действительно лучшие предложения.

Все это напрямую сказывалось на ассортименте компании, наличии товара на складах и стоимости продукции для конечного потребителя, в связи с чем и появился вопрос автоматизации данного бизнес-процесса.

В рамках работ по автоматизации закупок мы перестроили систему учета компании, внедрили все необходимые внутренние процессы по контролю и отслеживанию остатков номенклатуры на складах компании и магазинах. В связи переработкой и настройкой учетной системы, а также разработкой автоматических процедур контроля, отдел закупок получил возможность отслеживания наличия товара на всех складах уже на первом этапе автоматизации.

Следующим шагом был переработан и настроен справочник актуальных и неактуальных поставщиков, с присвоением ручного рейтинга от закупщика. В дальнейшем рейтинг был автоматизирован, но возможность его ручной корректировки сохранена.

Рейтинг поставщиков в этом проекте влияет на автоматический подбор актуальных предложений с дальнейшей графической маркировкой для специалистов из отдела закупок.

В процессе автоматизации закупок была реализована система автоматического формирования запроса на коммерческое предложение по поставщикам компании.

То есть, когда количество товара на складе опускается до минимально актуального значения, система формирует запрос по каждой позиции или группе позиций, рассылая электронную форму поставщикам с уведомлением отдела закупок.

Выбор поставщиков и отправка запроса для получения КП происходит на основании справочника поставщиков, наличии актуального ассортимента и рейтинга.

Важно будет добавить, что в системе автоматизированных закупок предусмотрено и реализовано несколько вариантов передачи цен от поставщика:

1. Веб-форма;
2. Файловый обмен;
3. Прямая интеграция с учетной системой поставщика.

После получения всех необходимых КП в течении заданного времени (задается закупщиком), система закупок предоставляет специалисту сформированную таблицу с выводом всех предложений и графической маркировкой лучшего из них.

Если подробнее рассмотреть формирование итоговой таблицы, то выбор актуального поставщика, относительно остальных поставщиков компании, осуществляется по совокупности таких параметров, как: стоимость продукции, наличие альтернативы, ассортимент, надежность поставщика, расположение, история сотрудничества, наличие логистики и стоимость логистики.

Всего в логике автоматического подбора поставщика задействовано более 20 различных параметров.

Для удобной работы закупщика, нами были разработаны специализированные интерфейсы, взаимодействующие и с 1С, и с разработанной системой закупки.

После внедрения системы автоматизированной закупки, компания «N» стала намного оперативнее и точнее производить закупку товара, сократились издержки, сократилось количество специалистов в отделе, исключился человеческий фактор, а работа компании перестроилась на надежных поставщиков.

Пример 3

Автоматизация взаимодействия с арендаторами

Этот кейс с примером автоматизации, как видно из подзаголовка, направлен на упрощение взаимодействия между арендодателем и арендатором.

Данный вариант автоматизации применим ко всем типам помещений, требующих обслуживания и подразумевающих коммуникацию «клиент-сервис» — торговые и бизнес-центры, городские комплексы и ТСЖ, а также стрит-ритейл.

Проблема, которую требовалось решить путем автоматизации, заключалась в высокой нагрузке на офис управляющей компании бизнес-центра (постоянное присутствие арендаторов, по абсолютно любым вопросам, в офисе администрации).

В ходе анализа деятельности администрации бизнес-центра, определили следующий пул проблем:

• Предоставление и обмен бухгалтерской документацией с арендаторами, в т.ч. по запросу арендатора (договоры, счета, акты и акты сверки);
• Получение и передача данных с счетчиков воды и электричества от арендатора;
• Регулярное предоставление обязательной бухгалтерской документации по окончанию периода (счета на электричество, воду, обслуживание, интернет, клининг, переговорные и т.д.);
• Предоставление документации и пропусков на въезд, выезд, загрузку для коммерческого и личного транспорта арендаторов, а также замена и восстановление пропусков;
• Нагрузка на административно-хозяйственный отдел (АХО) по обслуживанию помещений арендаторов (электрика, интернет, камеры видеонаблюдения, СКУД, замена оборудования и ремонт);
• Запросы на бронирование переговорных комнат и конференц-залов;
• Запросы на аренду и подготовку оборудования для проведения конференций и переговоров;
• Проблема в идентификации специалиста, который проводил какие-либо ремонтные или ответственные работы в случае появления повторной проблемы у арендатора;
• Интерактивная схема расположения арендаторов на этажах и офисах, с указанием названия компании и юридического лица, для оперативной навигации сотрудников по запросам.

Для решения проблем, перечисленных выше, мы разработали коммуникационную веб-платформу по системе СервисДеск и ХелпДеск, с предоставлением личных кабинетов, двусторонней интеграцией с 1С, файловым обменом, а также привязкой актуальных отделов структуры бизнес-центра к обслуживанию запросов арендаторов.

Система представляет собой веб-платформу, расположенную на сервере бизнес-центра, с личными кабинетами для арендаторов и возможностью формировать свой запрос сразу в необходимый отдел.

Разберем элементы системы на перечисленных выше проблемах:

Предоставление и обмен бухгалтерской документацией с арендаторами, в т.ч. по запросу арендатора (договоры, счета, акты и акты сверки).

Данная проблема полностью решена за счет реализации личных кабинетов и связки с 1С.

То есть, по готовности документов, из 1С бизнес-центра автоматически осуществляется формирование и выгрузка документов в личный кабинет арендатора. Документы сохраняются внутри личных кабинетов в течении всего периода работы арендатора в бизнес-центре. Такая модель предоставления документов полностью исключает потерю и поиск документов арендатором за любой период.

В случае, если арендатору требуется получить какие-то документы дополнительно, он может сформировать заявку на их предоставление, внутри своего личного кабинета.

Заявка арендатора поступает непосредственно в бухгалтерию бизнес-центра в порядке очереди. Ответ на заявку выгружается в личный кабинет арендатора, с указанием контактов сотрудника, обработавшего заявку, а также с уведомлением арендатора по почте.

Если арендатор использует ЭДО, то выгрузка документов осуществляется и в ЭДО, и в личный кабинет. 

Получение и передача данных с счетчиков воды и электричества от арендатора.

Автоматизация приборов учета построена на автоматическом сборе данных счётчиков, через программную прослойку связанную с 1С бизнес-центра.

Другими словами, данные с счетчиков учета воды и электричества, расположенные в офисах арендаторов, автоматически передаются в 1С, где формируются все необходимы документы, после чего документы поступают в личный кабинет арендатора.

Внутренняя обработка 1С отслеживает статус счетов и передает их в интерфейс веб-платформы.

Для формирования счетов за период, бухгалтеру требуется нажать 2 кнопки – «сформировать счет» и «отправить счет»

Автоматизация выставления счетов, дала возможность полностью отключить от процесса предоставления и обработки данных как самих арендаторов, так и бухгалтерию бизнес-центра.

Регулярное предоставление обязательной бухгалтерской документации по окончанию периода (счета на электричество, воду, обслуживание, интернет, клининг, переговорные и т.д.).

Как видно из описания решения первых двух проблем, этот пункт также решен путем автоматического формирования документов и автоматической выгрузки документов в личный кабинет арендатора, а также в ЭДО.

Предоставление документации и пропусков на въезд, выезд, загрузку для коммерческого и личного транспорта арендаторов, а также замена и восстановление пропусков.

Автоматизация транспортных и пропускных документов похожа на автоматизацию вопросов бухгалтерии, только в данном случае заявка арендатора направляется не в бухгалтерию, а в АХО, к соответствующему специалисту.

Все заявки выстраиваются в виде очереди, такая схема дает возможность специалисту БЦ не терять обращения арендаторов и двигаться последовательно.

Если предоставление пропуска связано с оплатой, то специалист АХО может самостоятельно сформировать счет и отправить его арендатору (напомним, что административные кабинеты специалистов связаны с 1С и имеют двусторонний обмен), после чего отслеживается статус оплаты внутри заявки. Как только счет оплачен, эта информация поступает в интерфейс заявки и меняет статус.

Обработка заявки занимает не более 2 минут. Все данные по арендатору необходимые для оформления счета и пропуска подтягиваются из формы заявки, а стоимость, реквизиты и названия юр.лица из 1С.

После того, как пропуск или документы на въезд готовы, арендатору поступает уведомление.

Нагрузка на административно-хозяйственный отдел (АХО) по обслуживанию помещений арендаторов (электрика, интернет, камеры видеонаблюдения, СКУД, замена оборудования и ремонт).

Автоматизация блока АХО заключается в том, что все узкопрофильные обращения арендаторов поступают непосредственно к нужному сотруднику или отдел бизнес-центра, без привлечения администрации БЦ к процессу распределения и выбора специалиста.

Например, если арендатору нужно поменять лампочку, то заявка попадет к специалисту, который занимается заменой лампочек.
Внутри заявки специалист согласовывает все необходимые условия по работам. После осуществления работ, исполнитель устанавливает статус заявки как «Выполнено». Если арендатор подтверждает выполнение заявки в своем ЛК, то заявка закрывается и отмечается, как выполненная. Если арендатор не согласен с качеством работ, то заявку можно отправить на доработку. В том случае, если арендатор забыл закрыть заявку, заявка будет закрыта автоматически через 30 дней (параметр настраивается для каждого отдела).

Все заявки, по каждому сотруднику и арендатору хранятся в истории заявок внутри платформы, администрация бизнес-центра может формировать отчет или просматривать детали всех выполненных работ за любой временной интервал по каждому сотруднику или отделу.

Также, при повторном появлении проблемы, администрация и арендатор знают какой специалист проводил работы.

Если работы требуют оплаты, то выставление счета осуществляется по такому же принципу, который описан в проблеме «пропусков».

Интерактивная схема расположения арендаторов на этажах и офисах, с указанием названия компании и юридического лица, для оперативной навигации сотрудников по запросам.

В разработке интерактивной схемы расположения арендаторов нет ничего необычного, плюс-минус похожая схема есть практически у каждого современного торгового центра.
Но в нашем проекте существуют некоторые доработки, которые сделали схему полезной не только для навигации, но и для отдела продаж.

Разработанная нами схема нужна не только для того, чтобы персонал и арендаторы легче ориентировались в бизнес-центре, но и для того, чтобы коммерческий отдел бизнес-центра визуально понимал, какие помещения будут свободны, у кого какая стоимость метра аренды, какая общая стоимость аренды, когда заканчивается договор, на какой период заключен договор, PDF-договора, какие офисы свободны, какие дополнительные услуги подключены, сколько арендатор работает в БЦ, как часто обращается в АХО и так далее.

То есть мы сделали не просто навигационную схему, но и разграничив пользовательские доступы, предоставили удобный инструмент для отдела продаж, который в моменте может предоставить все необходимые данные при диалоге с клиентом, не обращаясь к бумажной версии договора.

Пример 4

Автоматизация станков и производства

(с ЧПУ и без ЧПУ)

Интересным примером является кейс по автоматизации производственного оборудования.

Как все знают в мире уже давно существуют роботизированные станки с блоками управления, которые могут принимать и отправлять данные в информационные и мониторинговые системы.

На основании полученных данных, возможно, не только собирать статистику и следить за износом компонентов, уровнем масла, температурой и часами работы, но и реализовать проект цифрового двойника всего производственного блока компании, с тестированием различных гипотез.

А что делать, если требуется получение статистики со станков и другого промышленного оборудования, которые не оснащены компьютерами и блоками ЧПУ?

Для справки, некоторые станки с ЧПУ также не могут передавать данные во внешние системы.

На самом деле не все так однозначно, среди наших проектов есть несколько кейсов, когда мы получаем данные с некомпьютеризированного оборудования. Это возможно сделать, если на механические станки установить несколько датчиков, например датчик вибрации и наклона.

За счет активности датчиков и передачи информации с них в программную прослойку мы можем получать активное время использования станка.

Зная активное время работы станка, и информацию из 1С, мы можем предположить востребованность и загрузку оборудования на производстве, рассчитать время обслуживания и затраты на содержание.

Конечно, честно будет сказать, что полноценная автоматизация нероботизированного станка невозможна, без установки на него блока управления, но это только с точки зрения дистанционного управления станком.

Если мы рассмотрим, например, производственную отчетность, планирование загрузки или обслуживание, то такой вид автоматизации сбора данных подходит.

Среди оборудования, которое мы автоматизировали таким образом, не только современное производственное, но и советское, тепловые установки, а также любые типы двигателей и шкафы со световой индикацией.

При реализации схемы с датчиками и сбором информации с помощью них, мы можем разработать системы мониторинга, аналитики, SCADA и ERP.

Пример 5

Автоматизация HR, сбор резюме

Выше по тексту, в разделе теории, мы уже затрагивали тему сбора анкет и автоматизации работы HR.

Сделали мы это осознанно, т.к. в нашем портфолио существует такой кейс, с автоматическим сбором кандидатов.

Автоматизация этого процесса состоит из трех программных элементов:

1. Программное обеспечения для сбора анкет с основных сайтов, где размещаются резюме сотрудников;
2. Блок логической обработки полученных данных;
3. Интерфейс для HR.

Рассмотрим каждый элемент программного комплекса отдельно и то, как они влияют на автоматизацию работы отдела.

Программное обеспечения для сбора анкет с основных сайтов, где размещаются резюме сотрудников.

Программный блок занимается парсингом (сбором) резюме соискателей с трех основных сайтов о трудоустройстве.

Система сбора выстроена так, что после внесения необходимых данных HR-специалистом, запускается парсинг по параметрам сразу на трех площадках. 

Все собранные резюме выгружаются в хранилище.

Процедура и частота сбора повторяется до момента остановки парсера специалистом.

Блок логической обработки полученных данных

Блок обработки проверяет собранные резюме, отфильтровывает неподходящие и анкеты со стоп-словами, затем передает данные в хранилище и уведомляет специалиста через интерфейс о результатах.

Также, логическое ядро системы расставляет визуальную маркировку в анкетах, которые максимально соответствуют параметрам поиска.

Интерфейс для HR

Интерфейс специалиста используется для внесения критериев и параметров сбора анкет, а также для вывода результатов парсинга.

Автоматизация процесса сбора анкет соискателей дает возможность быстро собирать пул резюме подходящих специалистов, а также, мониторить биржу труда на предмет появления новых соискателей.

Пример 6

Автоматизация управленческой отчетности

Обычно автоматизируется управленческая отчетность, позволяющая в моменте отслеживать важные и ключевые параметры предприятий.

Автоматизация управленческой отчетности дает возможность быстро получать информацию о компании, в результате чего оперативно принимать стратегические бизнес-решения.

Среди наших кейсов есть реализации автоматизации управленческой отчетности в достаточно интересных версиях, например, в виде дайджеста для руководства, но описание этих работ заслуживает отдельного материала в нашем блоге.

В данном случае мы стараемся показать построение отчетности, как еще один возможный вариант автоматизации предприятия.

Как мы написали выше, управленческая отчетность позволяет оперативнее принимать стратегические решения и всегда быть в курсе ситуации во всех направлениях бизнеса компании. Это достигается за счет того, что руководству компании и начальникам отделов, доступна уже обработанная и сведенная информация в удобном интерфейсе за любой требуемый период.

Интерфейс построения отчетности разрабатывается индивидуально для каждой компании и содержит в себе все необходимые информационные показатели, параметры фильтрацию и выводы.

Для лиц компании, принимающих решение, работа с отчётностью не уходит дальше взаимодействия с интерфейсом. Чтобы сформировать отчет или получить какие-то данные, не нужно переходить в 1С, в производственный софт или запрашивать выгрузки в бухгалтерии.

Логический блок программного решения по автоматизации отчетности собирает, обрабатывает и передает информацию в интерфейс самостоятельно получая ее из ресурсов компании (1С, кассы, телефония, бухгалтерия, станки, ЧПУ, ЭДО, СКУД, датчики, метки и т.д.).

Построение отчетности для управления компанией чаще всего включает в себя следующую информацию в самом развернутом виде:

• Оборот;
• Прибыль;
• Задолженности;
• Затраты по всем направлениям;
• Издержки;
• Закупка;
• ФОТ;
• Показатели менеджеров и персонально каждого менеджера;
• % выполнения плана продаж;
• Количество входящих заявок в компанию;
• Количество заявок в работе;
• Загруженность производства;
• Статистка и износ оборудования;
• Статистика по складу;
• Статистика по транспортным средствам;
• Статистика по АХО;
• Статистика по сотрудникам.

Автоматизация управленческой и сводной отчетности предприятия дает компании стратегическое преимущество, освобождает сотрудников от ручного и монотонного труда, абсолютно исключая человеческий фактор и ошибки.

Пример 7

Обучение персонала

Еще одним вариантом возможной автоматизации компании является обучение персонала.

Все компании так или иначе сталкиваются с обучением новых или повышением квалификации существующих сотрудников.

Но есть предприятия, которые завязаны на частом обучении и сертификации своих специалистов (например, банки), либо компании, полностью специализирующиеся на обучении (учебные центры), также, исключением не являются и крупные государственные компании, такие как РЖД. 

Обученный персонал, дает бизнесу реальное конкурентное преимущество.

Если сотрудник знает процесс производства, поставки, структуру компании и продукцию, то он будет эффективнее, чем сотрудник, не проходивший обучение.

Дополнительно стоит отметить компании, которые связаны с обязательным подтверждением сертификата сотрудника, например, банки и ПОД / ФТ.

Почему стоит автоматизировать процесс обучения?

В процессе «ручного» обучения и сертификации существуют три проблемы:

1. Обучение;
2. Тестирование;
3. Контроль актуальности сертификата (часто сертификат соответствия выдается на определенный срок, допустим, на год).

Внедрение интерактивной платформы обучения персонала разом решает все проблемы.

1. Сотрудник проходит полноценное обучение по всем темам компании;
2. Сотрудник может обучаться не только на текстах и картинках, но и на видеоматериалах и файлах любого типа, это упрощает компоновку информации курса;
3. Сотрудник сдает тест без возможности списать ответы;
4. Сотрудник получает цифровой сертификат соответствия, который фиксируется в базе компании;
5. Актуальность сертификата контролируется программными средствами и при приближении срока окончания сертификата уведомляет и ответственного, и сотрудника;
6. Всю информацию и детализацию по обучению сотрудника видит преподаватель.

Автоматизация процесса обучения и сертификации, снижает нагрузку на преподавателей, увеличивает общую эффективность компании и исключает необходимость контроля срока сертификата сотрудником.

Интерактивная платформа обучения и сертификации персонала

Пример 8

Автоматизация отдела продаж

На наш взгляд одним из самых простых примеров для понимания автоматизации бизнес-процессов являются различные CRM-системы для отдела продаж. 

CRM-системы для менеджеров по продажам делятся на два основных типа:

1. готовые решения; 
2. кастомная разработка.

Какую бы CRM-систему не выбрала компания для работы своих менеджеров, задача этой CRM будет заключаться в автоматизации работы сотрудника отдела продаж.

Любая CRM дает возможность сопровождать клиента от первого запроса до, непосредственно, сделки. 

Основные отличия готовых CRM от кастомных заключаются в уровне проработки бизнес-процесса компании. 

Готовые решения ориентированы для всех компаний, они не индивидуальны и содержат в себе общий бизнес-процесс применимый ко всем компаниям в мире, с возможностью небольшой настройки для удобства.

Кастомная CRM разрабатывается персонализировано для компании, с учетом всех пожеланий и нюансов в процессе продажи.

Кастомная CRM система является ориентированным на компанию-заказчика продуктом, а соответственно дает реальные преимущества за счет комплексной автоматизации процесса.

Текст о кастомной и коробочной разработке

Разработка CRM c VIMS Communication

Пример 9

Автоматизация взаимоотношений с В2В-клиентами

(В2В-портал и бек-офис)

Хорошим примером решения по автоматизации взаимоотношений с B2B-клиентами является B2B-портал или цифровой бек-офис.

Суть работы B2B-портала заключается в автоматизации рутинных и линейных процессов, возникающих во время сотрудничества между компанией и ее партнерами.

Внутри портала партнер компании может самостоятельно осуществлять все необходимые действия без привлечения сотрудников компании:

• Сформировать заказ и предзаказ продукции;
• Получить индивидуальные условия и скидки на закупку продукции;
• Выбрать и оформить логистическую цепочку с указанием даты доставки;
• Выгрузить необходимую бухгалтерскую документацию за любой период сотрудничества;
• Получить доступ к базе актуальных рекламных акций и маркетинговых материалов;
• Получать новости и уведомления;
• Осуществлять работу в любое удобное для себя время и день.

Портал является интерфейсом, связанным с информационными системами бренда через программное ядро, за счет чего достигается необходимая точность и оперативность предоставления информации для каждого партнера.

Внедрение B2B-портала на любое торговое предприятие значительно снижает нагрузку на такие отделы как: 

• Бухгалтерия;
• Отдел развития;
• Отдел продаж;
• Отдел закупок;
• Маркетинг и реклама.

После внедрения B2B-портала можно произвести оптимизацию кадров.

Интеграция B2B-портала в деятельность компании увеличивает продажи продукции и удовлетворенность партнеров от сотрудничества.

Разработка B2B-порталов

Пример 10

Автоматизация E-commerce

Этот пример автоматизации бизнес-процессов является одним из наших кейсов и успешно применяется в нескольких достаточно крупных интернет-проектах.

Для понимания сути автоматизации необходимо представить интернет-магазин с большим количеством товаров, допустим 100.000 позиций.

1С в данном проекте это поставщик данных для интернет-магазина, передающий всю необходимую информацию в карточку товара – цена, скидка, количество, описание, артикул и т.д. (так работает практически любой интернет-магазин, учет товаров которого ведется в 1С).

Автоматизация проекта, реализованного нами, заключается в автоматическом выстраивании стоимости для каждого товара магазина. Это сделано для того, чтобы весь ассортимент магазина продавался по актуальной цене в любой момент времени, без ручных корректировок.

Рассмотрим работу в деталях

В электронной коммерции наиболее важный параметр для осуществления продаж — предложение товара посетителю по лучшей цене. Лучшая цена товара должна обеспечиваться в любой момент времени.

Если говорить о наценке на товар, то тут все просто, к актуальному предложению поставщика прибавляется наценка интернет-магазина после чего формируется финальная цена товара в каталогах сайта, такая модель обработки реализуема в 1С.

Но в онлайн-продажах существует еще один немаловажный элемент, ограничивающий формирование наценки и частотность продаж – это конкуренты.

Перед тем, как принять решение о покупке, пользователь сравнивает предложения различных интернет-магазинов и маркетплейсов с целью выбора лучшего.

Соответственно, решение задачи по увеличению продаж интернет-магазина заключается в постоянной поддержке лучшей цены, но проблема в сборе цен конкурентов и корректировке цены на сайте.

Физически достаточно сложно поменять цену на 100.000 товаров в ручном режиме или отследить ее по принципу «ручного мониторинга конкурентов». Во-первых, это не оперативно, во-вторых, не прогнозируемо, в-третьих, требует кадровых ресурсов.

В проекте по автоматизации электронной коммерции мы разработали программное решение, которое дает возможность комплексно оценивать цены поставщиков и конкурентов, а затем автоматически формировать лучшую цену по всему ассортименту интернет-магазина.

То есть, программный комплекс состоит из парсеров сбора данных о ценах и скидках всех конкурентов, а также аналитики поставщиков.
Другими словами, наше программное решение, мониторит цены на всех площадках конкурентов, мониторит цены поставщиков, выставляет лучшую цену продукта на рынке с учетом всех полученных параметров и выводит стоимость в каталог сайта.

Частота сбора данных поставщиков, конкурентов и изменения цены задается в интерфейсе программного решения.

Дополнительно стоит отметить, что обновление цены в интернет-магазине, может осуществляться как в автоматическом потоковом режиме, так и после ручного подтверждения специалистом.

Наш программный комплекс отслеживает и сохраняет динамику изменения цен и продажи по каждому товару, формируя сегментированную финансовую отчетность о прибыли.

Пример работы автоматизации формирования цены

Рассмотрим зоомагазин с большим количеством товаров.

Возьмем какой-нибудь популярный корм для кошек, допустим сухой Whiskas «Кролик» 350 гр. с артикулом от поставщика А-001.

Цена нашего поставщика на данный товар — 200 рублей.

Запускаем систему аналитики и осуществляем сбор информации конкурентов, используем параметры, полученные от поставщика и задействованные на нашем сайте: артикул, название, вес, описание, вкус, упаковку

(система может запускаться автоматически).

После программного анализа конкурентов и маркетплейсов, мы получаем информацию:

Средняя цена товара на рынке — 300 рублей

Лучшая цена — 290 рублей в магазине «Х»

Худшая цена — 310 рублей в магазине «N»

Рекомендуемая лучшая цена — 288 рублей

Рекомендуемая наценка — 88 рублей

Маржинальная прибыль — 50 рублей

Система позволяет выставлять наценку товара, как в рублях, так и в процентах относительно цен поставщиков и конкурентов.

Например, можно выставить параметр -1% или -10 рублей от лучшей цены конкурента.

Динамика изменения цен и продаж формируется в финансовую отчетность.

Системы сбора и обработки данных

Заключение 

Как видно из описания автоматизации бизнес-процессов, подходов к внедрению и примеров — автоматизировать можно любое направление деятельности для любой компании.

Автоматизация возможна не только в производственном оборудовании, но и во всех бизнес-процессах компании, от обучения сотрудников, до цифровых двойников промышленных холдингов.

Главное, что необходимо учитывать при автоматизации бизнес-процесса — это цель, срок и возможные ресурсы для АБП.

#Автоматизация #1C #Комплекснаяавтоматизация #BPM #CRM #ERP

Автоматизация бизнес-процессов — передача функций персонала автоматизированным системам, которые стали возможны благодаря неимоверному росту технологий.

Если раньше было достаточно произвести продукт, то сейчас больший вес имеет эффективность его производства, производительность труда, стабильность и точность, а также сокращение ресурсов на функционирование предприятия.

Начнем с примеров

Прежде чем перейти к основной части этой статьи, предлагаю Вам ознакомиться с примерами на основе оптовой торговли. Они наглядно покажут, для чего нужна автоматизация, что это такое, и как она работает.

Пример 1. Продажи

Вспомним прошлое: раньше, чтобы заключить договор на поставку, Вы приезжали к клиенту, вели переговоры, записывали его номер в лучшем случае в ежедневнике. После этого возвращались в офис, чтобы подготовить коммерческое предложение.

Только вот по пути в офис Вас атаковали другие клиенты со своими вопросами, и по приезду Вы уже смутно помнили, о чем вели переговоры на встрече. В итоге кое-как вспоминали, составляли коммерческое предложение, забыв вовремя позвонить клиенту, т.к. напоминание об этом звонке записано уже 3 страницы назад. После Вы опять же приезжали к клиенту с коммерческим, потом с договором, а потом и за деньгами.

Сейчас автоматизация бизнес-процессов дает возможность работать удаленно и не тратить время на путь до клиента и обратно. Так как Вы, например, можете использовать срм систему для отдела продаж. В такой системе вся история переговоров фиксируется в карточке клиента, а обо всех задачах по контракту у Вас стоят уведомления, чтобы не забыть про них.

Пример 2. Логистика

Чтобы иметь достаточный, но не излишний запас на своем складе, раньше Вы по-большому счету опирались на свое чутье: это вроде нормально берут, а вот та позиция идет так себе. И нередко оно Вас подводило: то какие-то позиции годами лежали на складе, то в один момент всем Вашим клиентам подавай одну какую-то позицию, которая заканчивалась после второго звонка. На этом Вы постоянно теряли деньги, то от издержек на хранение, то от упущенных сделок.

Сейчас же у Вас есть современные системы складского и товарного учета. Они точно показывают Вам, какой клиент, какую позицию и с какой периодичностью приобретает, и на основе этих данных прогнозируют будущий спрос.

Пример 3. Маркетинг

Помните, как Вы раньше проводили рекламные кампании? Могу напомнить: вывешивали билборды вдоль трасс, покупали сомнительную базу емэйл адресов и делали по ним массовые рассылки, нанимали промоутеров или обзвонщиков, чтобы они в холодную предлагали Ваши услуги.

И эффективность этих мероприятий Вы оценивали по следующему принципу: выручка выросла — эффективно, не выросла — не эффективно.

Сейчас же у Вас есть возможность показывать свою рекламу только заинтересованной целевой аудитории, делать максимально персонализированные рассылки и подогревать интерес к своей компании и продукту, а не работать по холодной базе. А эффективность можно оценить по каждому отдельному рекламному каналу в разрезе пути от первого контакта до совершенных покупок.

Пример 4. Бухгалтерия

Вспомните своих бедных бухгалтеров, как они вешались в конце месяца/квартала/года, так как все делали вручную.

Сначала надо выяснить, сколько часов сотрудники работали в этом месяце, посчитать их зарплату, рассчитать налоги и отчисления по ним, подготовить для каждого зарплатный листок, выдать каждому зарплату (которая тоже пересчитывалась вручную). А еще разобраться с отпускными, командировочными и больничными. А потом еще и с отчетностью разобраться, с проверками, с налогами. В итоге, пока с одним периодом разбираешься — начинается новый.

Сейчас же автоматизация бизнес-процессов дает возможность все сделать буквально в пару кликов. И это просто рай для них, относительно прошлого: вся база ведется автоматически.

Нужно лишь в конце отчетного периода нажать одну кнопку, бац, и зарплата для всех рассчитана. Нажать другую — отчетность готова. Нажать третью — все зарплаты и налоги перевелись на нужные банковские счета. А договора со счетами для клиентов вообще без участия бухгалтеров составляются.

Что такое бизнес-процесс

Вы уже загорелись вопросом автоматизации своего бизнеса? Если да, то правильно сделали. Но перед тем, как переходить к самой автоматизации, необходимо разобраться с бизнес-процессами, которые протекают в Вашей компании. И начнем с азов.

Бизнес-процессы — совокупность последовательных действий, направленных на производство и сбыт продукта, и поддержание нормального функционирования бизнеса.

Если простым языком, то это все действия персонала и взаимодействия между собой, которые происходят в компании.

Чтобы их определить и описать, достаточно ответить на вопрос: «Что и для чего Вы делаете внутри своего бизнеса, чтобы он приносил прибыль?»

Конкретнее на примере

Приведу пример. Снова вернемся к оптовой торговле. Для того, чтобы этим заниматься, Вы нанимаете персонал, обучаете его, разрабатываете для них инструкции, следите за тем, чтобы они работали.

Покупаете или производите продукцию, арендуете склад для хранения, контролируете движения продукции и остатки.

В свою очередь маркетологи настраивают рекламу, менеджеры получают и обрабатывают заявки, передают их логистам. Кладовщики собирают заказ, а транспортники доставляют продукцию до конечных клиентов. Сервисный отдел следит за качеством Ваших услуг и обслуживает клиентов.

После этого Вы оформляете документы, сдаете отчетность и платите налоги, начисляете зарплату. Кроме этого Вы организовываете планерки и стратегические сессии, выставляете планы и анализируете прошлые показатели. Совместно с этим, Вы разрабатываете новые продукты или услуги и запускаете их на рынок, выходите на новые рынки, расширяете деловые связи и т.д.

Все, что я перечислил выше, и есть бизнес-процессы, но описанные очень кратко. Ваша же задача разобрать каждое действие по винтикам, на много составляющих, чтобы получить более точное представление о том, как Ваш бизнес функционирует.

После этого Вы поймете, что можно автоматизировать, а где без участия человека пока не обойтись.

Важно. Выжимайте из бизнеса максимум с помощью нашей методички формата “фишечная стратегия”. В ней самый сок из сотен тренингов и книг по маркетингу и продажам. А также концентрат успешных действий. По ссылке скидка 50% в течение 4 часов, кликайте -> “200+ фишек маркетинга: от привлечения до удержания“

Типы бизнес процессов

Чтобы лучше разобраться в вопросе автоматизации процессов, необходимо понять, какими они бывают. Выделяют 4 типа бизнес-процессов:

1. Основные. Бизнес-процессы, которые непосредственно влияют на доход компании: производство, продажи, маркетинг, работа с клиентами и т.д.;
2. Вспомогательные. Бизнес-процессы, которые прямо не влияют на доход компании, но помогают ей нормально функционировать: бухгалтерский учет, документооборот и т.д.;
3. Развивающие. Бизнес-процессы, благодаря которым компания развивается и растет: планирование, бюджетирование, прогнозирование, обучение персонала и т.д.;
4. Управленческие. Бизнес-процессы которые позволяют управлять бизнесом: решение текущих задач, контроль персонала, мотивация персонала и т.д.;

Отдать на автоматизацию можно бизнес-процессы любого типа, но с тем условием, что они упрощают работу персонала, повышают производительность труда, но при этом не страдает качество продукта.

О том, какие именно процессы можно автоматизировать и каким образом, мы поговорим чуть дальше. Вам ведь важно подойти к этому процессу основательно, а не копировать решения, правда?

Методы описания

Детально описывать методы не стану, так как это уже тема отдельной статьи. Да и не одной. Поэтому максимально просто и понятно. Итак, существует два основных метода описания бизнес-процессов: вертикальное и горизонтальное.

При вертикальном (функциональном) описании обозначаются лишь иерархические связи между бизнес-процессами и их последовательность.

При горизонтальном (процессном) описании помимо последовательности описывается еще и взаимосвязь между бизнес-процессами, необходимые инструменты и материалы для их выполнения.

И при горизонтальном и при вертикальном методе разделяют три способа описания:

1. Текст

Один из самых простых, но в то же время не очень эффективных способов. При использовании такого способа Вы просто последовательно описываете свои бизнес процессы и формируете из этих описаний документы, например, регламенты, инструкции или руководства.

Неэффективен этот способ из-за того, что обычно, когда человек читает текст, он воспринимает информацию последовательно, не акцентируя внимание на взаимосвязи и иерархии. Ну и что уж греха таить — обычно под конец документа первые мысли уже забываются.

2. Таблица

Этот способ эффективнее предыдущего, т.к. информация более структурирована. С помощью таблицы можно наглядно показать взаимосвязи и иерархию.

При таком способе выделяют несколько параметров, которые важно учитывать в бизнес-процессах. Они и ложатся в основу столбцов, по которым описываются бизнес-процессы.

3. Схема

Этот способ наиболее эффективен, т.к. человек, анализируя текстовую информацию, в любом случае переводит ее в графические образы для восприятия. Поэтому, если Вы предоставите сразу графическую информацию, у человека уйдет меньше времени и сил на ее восприятие.

Обычно бизнес-процессы при графическом способе описания представляются в виде блок-схем. Такой вид демонстрирует и последовательность, и иерархические связи, и горизонтальные, и трансформацию бизнес-процесса из-за определенных условий.

Автоматизируем бизнес за 8 шагов

Многие ошибочно думают, что процесс автоматизации и внедрения современных технологий в свой бизнес это дорого и очень сложно. Мол надо обладать огромным штатом сотрудников, иметь высокую квалификацию, вкладывать мешки денег.

Но на самом деле в автоматизации бизнес-процессов нет ничего сложного. Наоборот, это увлекательный процесс, во время которого Вы начинаете лучше понимать свой бизнес. Каким образом сделать это максимально просто и эффективно, читайте дальше.

Кстати. Если у Вас большой розничный магазин, и Вам необходимо отслеживать десятки разных процессов, то рекомендую МойСклад. В нем есть все необходимое: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики. Кликайте и тестируйте -> МойСклад.

Шаг 1. Ставим цель

Любое действие в бизнесе делается не просто так. И автоматизация также не делается ради автоматизации. Вам необходимо четко понимать, для чего Вы хотите автоматизировать тот или иной бизнес-процесс.

Обычно при автоматизации ставят следующие цели:

1. Повысить производительность труда;
2. Минимизировать ошибки;
3. Увеличить точность производимых вычислений;
4. Привести бизнес в системный вид;
5. Выполнить несколько задач параллельно;
6. Увеличить шанс принятия верных решение и их скорость;
7. Сократить издержки;
8. Наладить взаимодействие отделов между собой;
9. Повысить качество сервиса;
10. Увеличить продажи;
11. Избавиться от рутинных задач.

Можно ставить и другие цели перед автоматизацией, но важно понимать, что автоматизация — помощник для Вашего бизнеса, а не исполнитель ключевых задач. К сожалению, машины умеют делать еще не всё. А может быть и к счастью.

Шаг 2. Определяем бизнес-процесс

Тут вспоминаем нашу главу про бизнес-процессы, подготавливаем их доскональное описание и идем далее.

Итак, какие бизнес-процессы необходимо автоматизировать зависит от поставленной Вами цели. Для того, чтобы их определить, необходимо цель разложить на мельчайшие критерии ее достижения. После этого соотнести эти критерии с бизнес-процессами, протекающими в компании и выявить действия, которые в большей мере влияют на достижение цели.

Так вот, на действия, которые в большей мере влияют на достижение цели, Вы освобождаете время путем автоматизации менее влиятельных действий. Чтобы грамотно выбрать бизнес-процесс, необходимо следовать следующей структуре:

1. Выявляем. Сначала необходимо досконально понять процесс, выявить последовательность и необходимость каждого действия;
2. Упрощаем. Далее по максимум упростить процесс, чтобы действия были как можно проще, не дублировались и убрались лишние;
3. Автоматизируем. И только после этого отдаем выявленные и упрощенные процессы на автоматизацию.

Приведу простой пример. Перед Вами стоит задача повысить уровень продаж. Вы понимаете, что для этого необходимо больше уделять времени общению с клиентами, делать более персонализированное предложение, обрабатывать все заявки, точно соблюдать договоренности с потенциальным клиентом.

Вы разбираете свой процесс продаж по молекулам и получаете: сначала приходит звонок на телефон, менеджер проводит первичную квалификацию клиента, договаривается на следующий звонок, фиксирует договоренности в ежедневнике.

В назначенное время звонит клиенту, иногда забывает про это и звонит позже. Проводит переговоры, при положительном результате подготавливает коммерческое предложение, пересылает его клиенту.

После этого составляет договор и счет, пересылает его клиенту, ждет оплаты. Контролирует зачисление средств, после чего передает заявку исполнителям. Исходя из этого Вы видите, что менеджер много времени тратит на подготовку различных документов, а также на контроль договоренностей. Это время он мог потратить на общение с клиентом или на обработку других заявок.

Шаг 3. Составляем техническое задание

После того, как Вы определились с участками, которые неплохо было бы автоматизировать, Вы должны подробно расписать процесс того, как бы Вы хотели, чтобы выглядели те или иные действия в Ваших процессах.

Продолжим тот же пример с повышением уровня продаж. Вы выявили, что менеджер тратит много времени на составление типичных документов: коммерческих предложений, счетов, договоров и актов. Вам бы хотелось, чтобы это происходило в автоматическом режиме, например, менеджер вносит только реквизиты компании, перечень товаров или услуг и нужные даты. После этого автоматически формируются все документы: и договора, и коммерческие, и прочие стандартные документы.

Возникает резонный вопрос: а откуда мне знать, как по-другому могут выполняться те или иные действия, если сейчас они у меня выполняются так? Есть два ответа на этот вопрос:

• Либо Вы вкладываете свое время и изучаете опыт других компаний, как можно автоматизировать те или иные процессы в компании;
• Либо Вы вкладываете деньги и обращаетесь к профессиональным консультантам по определенным участкам бизнеса, которые специализируются на автоматизации.

Каждомый решает сам, но я бы рекомендовал обращаться к специалистам. Они уже собаку на этом съели и точно знают, что адекватно автоматизировать, а во что лучше не влезать. И вот еще несколько советов о том, что не стоит пытаться автоматизировать:

1. Уникальные операции. Или же единичные — автоматизировать их просто нецелесообразно;
2. Процессы с большим количеством переменных. Автоматизировать их полностью не получится, при попытке Вы просто добавите дополнительные сложности в процесс;
3. Инновационные бизнес-процессы. Они еще не отлажены, и не факт, что приживутся на предприятии. Автоматизировав их, Вы рискуете потратить время и деньги напрасно;
4. Операции интеллектуального труда. Хотя искусственный интеллект и развивается, но полностью делегировать умственные процессы на машину пока невозможно.

Шаг 4. Выбираем программное обеспечение

После того, как Вы определись с процессами, и прикинули, каким образом это можно сделать, наступает ответственный момент — выбрать такую систему, которая позволит реализовать Ваши желания по автоматизации.

Лайфхак. Можно пойти и обратным путем: ищите в интернете систему для автоматизации, и на основе ее возможностей смотрите, какие процессы она может автоматизировать и проецируете это на свой бизнес.

Программ для автоматизации на рынке сейчас тьма. Есть как платные, так и бесплатные, простые и сложные, специализированные и общие. Но для начала общие принципы выбора программного обеспечения для автоматизации:

1. Настройка. Система должна иметь возможность донастройки конкретно под Ваши нужды;
2. Гибкость. Система должна быть гибкой: ее можно быстро изменить, внедрить или прекратить использовать;
3. Удобство. Система должна быть удобна и проста в использовании сотрудниками с разной квалификацией;
4. Интеграция. Система должна иметь возможность интеграции с другими инструментами и сервисами;
5. Техподдержка. У системы должна быть качественная и оперативная техническая поддержка;
6. Возможности. Система должна соответствовать Вашему кошельку и возможностям эксплуатации.

Далее, чтобы Вас не сильно запутать, расскажу про программы в разрезе их применения, а подробную информацию про каждую Вы с легкостью сможете найти (по некоторым даже в этом блоге).

Excel

Это, наверное, самый популярный инструмент автоматизации для тех, кто только начинает путь к информационным технологиям. Произошло это из-за его доступности: практически на каждом компьютере установлен пакет Microsoft Office и пользоваться этим инструментом учат даже в некоторых школах.

Exel подходит для автоматизации расчетов и отчетности: по заданным формулам и макросам можно производить самые сложные вычисления, после чего представлять их в наглядном виде.

Кроме этого в нем ведут и различные базы, которые можно фильтровать и сортировать. Хоть сам по себе инструмент и доступный, но пользоваться им на всю мощь способны лишь его истинные поклонники. Большинство же пользователей используют его от силы на 5-10% от всех возможностей.

Ну и будем откровенны, Exel не самый эффективный инструмент автоматизации, хотя и подойдет для автоматизации простейших функций в бизнесе.

Программные продукты 1С

Это второй по популярности инструмент для автоматизации в России. Каждый кто хоть как-то относится к бизнесу слышал это сочетание “один эс”. У кого-то это вызывает мурашки по коже и трепет ужаса внутри, а для кого-то это эффективный инструмент. 1С применяется для автоматизации практически на всех участках бизнеса и вот некоторые из них:

1. 1С Бухгалтерия. Для автоматизации бухгалтерского учета;
2. 1С Зарплата и управление персонала. Для автоматизации кадрового учета и работы с зарплатой;
3. 1С Розница, 1С Управление торговлей. Для автоматизации работы розничных магазинов: складского и товарного учета;
4. 1С Управление предприятием. Для автоматизации управленческого учета, бюджетирования и планирования;
5. 1С Документооборот. Для автоматизации документооборота;
6. 1С Отчетность. Для автоматизации взаимодействия с государственными органами и т.д.

Перечислять их можно бесконечно. Кроме автоматизации отдельных участков бизнеса, 1С предоставляет и комплексные решения по автоматизации предприятий в отдельных сферах: для сельского и лесного хозяйства, медицины, образования, общепита, строительства, производства, финансового сектора и государственных учреждений.

1С — действительно крупный игрок на российском рынке с большим количеством представительств в любой точке России.

Интересно. Упростить все процессы в розничном магазине поможет сервис Cloudshop. Внутри: складской учет, автоматизация рабочего места кассира, готовая онлайн-касса, поддержка дисконтных карт и база покупателей, а также многое другое. Кликайте -> Cloudshop (по промокоду «PDGRY1» + 600руб. на тестирование).

Но обольщаться не стоит: хоть 1С и позволяет автоматизировать практически весь бизнес, но так просто в их продуктах не разобраться. Необходимо иметь квалифицированного специалиста для внедрения, использования и обслуживания систем данного производителя. И скажу по секрету, они не совсем удобные. Но это только между нами.

CRM-системы

Данный инструмент стремительными темпами внедряется в российский бизнес. Он позволяет автоматизировать, оптимизировать и анализировать продажи, маркетинг, работу над проектам.

Основная задача CRM-систем заключается в повышении качества обслуживания Ваших клиентов за счет автоматизации рутинных задач менеджеров. А также улучшения контроля за каждой сделкой, оперативной аналитики и совмещения всех инструментов, которые необходимы менеджерам в одном месте.

Продвинутые CRM-системы кроме вышеперечисленного могут и маркетингом управлять, и всем предприятием в целом. Если сказать простыми словами, то CRM-системы создают экосистему внутри предприятия, которая позволяет сотрудникам работать продуктивнее, не отвлекаясь на что-то лишнее.

Лидерами рынка таких систем в России являются Мегаплан, S2 CRM. У каждого игрока свои преимущества и недостатки, своя ценовая политика и в целом системы, рассказывать о которых в рамках данной статьи нецелесообразно.

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан, Пачка,  LPTracker или S2 CRM (промокод «jbjnws» скидка 50% на тариф «Корпорация+»).

ERP-системы

Это такие системы, которые позволяют автоматизировать основные процессы в компаниях с помощью одного инструмента: начиная от производства, заканчивая документооборотом и бухгалтерией.

Это обширные комплексные решения, которые позволяют превратить бизнес в единую систему управления ресурсами и активами, увеличить эффективность менеджмента, благодаря постоянной оптимизации существующих бизнес-процессов и внедрения новых.

Ключевой принцип всех ERP-систем является модульность, что позволяет внедрять их в бизнес поэтапно. То есть сначала можно автоматизировать производство, потом продажи и сбыт, после этого взяться за документооборот и коммуникации внутри коллектива. Лидерами в сфере ERP-систем являются SAP, Oracle, Microsoft. Ну и естественно 1С, куда без него.

PM-системы

Project Management системы созданы для автоматизации управления проектами. В таких системах автоматизации бизнес-процессов можно выбрать ответственного исполнителя, разбить проект на мелкие задачи, установить для каждой сроки и приоритет выполнения.

Такие системы важны для предприятий, где ведется много проектов параллельно. Они помогают понять производительность персонала, их загруженность, соблюдение дедлайнов.

А также в одном месте видеть всю историю работы над конкретным проектом или работы в целом, что может помочь в решении спорных ситуаций. Принцип работы таких систем, в целом, одинаков. Различаются они интерфейсом, какими-то фишками, возможностями расширения или интеграции с другими инструментами.

Примерами подобных систем являются Trello, Asana, WEEEK. Также, системы управления проектами в той или иной мере реализованы в современных CRM и ERP системах.

Лайфхак. Прибыль любой компании зависит от эффективности сотрудников, поэтому рекомендуем Вам организовать рабочие процессы через специальный сервис Week. С его помощью Вы сможете распределить задачи, установить дедлайн и контролировать процесс работы в одном месте. Кликайте и тестируйте бесплатно -> Week

Системы аналитики

Системы аналитики направлены на помощь бизнесу в принятии решений: с помощью них можно выявлять тренды, закономерности и исключения, прогнозировать исходы принятия того или иного решения.

Системы аналитики собирают исходные данные воедино, благодаря аналитическим моделям формируют различные отчеты, на основе которых можно принимать взвешенные решения. Таким образом автоматизируется процесс принятия решений.

Существуют инструменты аналитики, которые просто позволяют видеть картину бизнеса и важные показатели. К такому виду относятся, например, инструменты web-аналитики от Яндекс и Google (Яндекс.Метрика и Google Analytics соответственно).

Существуют инструменты и прогнозной аналитики от SAP, Oracle и Microsoft, о которых я писал не так давно. Такие системы позволяют не только видеть общую ситуацию, но еще и прогнозируют, что будет при различных вариантах событий.

Кстати. Если Вам нужна детальная аналитика, то рекомендую сервисы: Roistat (по промокоду “INSCALE1120″ +7500 руб. на баланс сервиса для тестирования) или же Callibri (по промокоду “76C6IMERUQ” + 500 руб.).

Другие системы

На остальных системах детально останавливаться не буду, т.к. они по сути являются либо частью предыдущих, либо узкоспециализированными, которые не всем нужны.

1. Системы автоматизации рекламы. Позволяют в автоматическом или полуавтоматическом режиме управлять рекламными кампаниями в интернете. Они могут управлять ставками в контекстной рекламе, например, eLama, инструменты Roistat или управлять рекламой в социальных сетях;
2. Системы контроля рабочего времени. Позволяют анализировать часы реальной работы сотрудников — время начала и окончании работы. Кстати, некоторые из них позволяют смотреть, чем именно сотрудник занимается на компьютере. Примеры таких программ: Kickidler, StaffCop, ManicTime, CrocoTime;
3. Системы управления сайтами. Как ни странно, но CMS — это тоже инструмент автоматизации. Если раньше web-специалистам приходилось для добавления каждого элемента на сайт писать код, то сейчас Вы можете это делать самостоятельно через понятную админ-панель. Примеры таких систем: WordPress, Joomla, Bitrix и прочие.

Шаг 5. Внедряем

После того, как Вы определились и с бизнес-процессами, и системами, благодаря которым их можно автоматизировать, перед Вами встает вопрос: а каким образом их внедрить в свой бизнес?

Варианта всего два: своими силами или с помощью сторонних специалистов.

Нет какого-то абсолютно верного варианта, каждый решает этот вопрос, исходя из своих возможностей и своего персонала, бюджета на внедрение и сроков. Ну а я расскажу особенности каждого из вариантов.

Внедрение своими силами

В зависимости от компетенций своего персонала, Вы можете доверить им внедрение ПО для автоматизации различных бизнес-процессов. Очевидно, чем сложнее система, тем большими компетенциями должен обладать Ваш персонал.

Причем речь идет не только о технической стороне вопроса, но и понимании самих бизнес-процессов.

И далее о плюсах и минусах:

• Относительно небольшой бюджет. По факту, Вы тратите деньги только на оплату самой системы, а специалисты и так уже получают свою зарплату;
• Понимание бизнеса. Штатные сотрудники понимают бизнес лучше, чем привлеченные специалисты. Поэтому Вы потратите меньше времени на описание своих бизнес-процессов;
• Конфиденциальность. Большее доверие к своим сотрудникам, из-за чего риск утечки конфиденциальной информации минимизируется.

• Продолжительность. У сотрудников нормированный рабочий день с фиксированной зарплатой, поэтому они незаинтересованны в ускорении сроков внедрения;
• Нет опыта. У каждой системы есть свои тонкости и нюансы, которые могут знать только профильные специалисты. При самостоятельном внедрении можно их не учесть;
• Полное погружение. Работа по автоматизации требует полного погружения в процесс, из-за чего могут страдать другие участки ответственности выбранного сотрудника.

Внедрять своими силами я бы советовал не очень сложные инструменты, настройка которых предполагает только регистрацию и пару кликов в самой системе.

Ну а если у Вас большой штат высококвалифицированных специалистов, как технических, так и понимающих в организации бизнес-процессов, и есть возможность на некоторое время добавить им обязанностей, то можете делегировать им и внедрение самых сложных систем.

Внедрение с помощью сторонних специалистов

Как Вы уже поняли, автоматизация бизнес-процессов дело ответственное, и если произвести ее некорректно, то в лучшем случае не будет никакой пользы, а может стать еще и хуже, чем было.

Поэтому, на мой взгляд такую работу стоит отдавать на исполнение высококвалифицированным специалистам, которые уже собаку съели на автоматизации, а желательно еще и в Вашей сфере.

И далее о плюсах и минусах:

• Опыт. Они знают все тонкости, нюансы и часто возникающие проблемы, что поможет сократить сроки внедрения и максимально-эффективное функционирование;
• Оперативность. У сторонних специалистов высокая мотивация завершить проект внедрения в кратчайшие сроки — от этого зависит их прибыльность;
• Бизнес на плаву. Вы не отвлекаете своих сотрудников от их текущей деятельности, следовательно, бизнес не проседает, продуктивность не страдает. Да и сотрудники не бурчат на Вас.

• Кот в мешке. Можно нарваться на недобросовестного исполнителя или даже на мошенника, который пропадет с предоплатой;
• Нюансы бизнеса. Сторонние специалисты не могут знать нюансов Ваших бизнес-процессов. Поэтому к сроку внедрения добавляется срок на изучение Вашего бизнеса;
• Дополнительные расходы. Кроме стоимости самой системы, Вам придется оплатить и работу по внедрению. А у высококвалифицированных специалистов это стоит не дешево.

Если Вы решили обратиться к сторонним исполнителям, то чтобы выбрать наиболее подходящую Вам кандидатуру, следуйте следующим советам:

1. Изучите опыт. Желательно, чтобы был опыт именно в Вашей сфере, изучите кейсы, отзывы, не стесняйтесь спросить контакты клиентов кандидата, чтобы подтвердить общедоступную информацию;
2. Выбирайте с узкой специализацией. Например, если Вы решили внедрить в свой бизнес amoCRM, то лучше обратиться к исполнителю, который занимается только ей, а не всеми CRM-системами;
3. Отдайте предпочтение организациям. Да, можно найти и хорошего фрилансера, но судя по опыту, они более склонны к безответственной работе, затягиванию сроков и обману. Поэтому лучше переплатить, но обратится в агентство;
4. Сравнивайте предложения. Не обращайтесь к первому откликнувшемуся: анализируйте не только стоимость, но и подход к работе, опыт, команду и так далее. Это может открыть Вам и некоторые нюансы о внедрении, о которых Вы и не знали;
5. Заключайте договор. Ну и напомню: не начинайте работать без договора и четко прописанных условий сотрудничества. И тем более, не оплачивайте деньги до подписания необходимых документов.

Шаг 6. Составляем инструкции

Это один из самых важных этапов в автоматизации Вашего бизнеса. Вы должны подробно описать каждое действие, которое должен каждый сотрудник, так или иначе участвующий в автоматизированных бизнес-процессах.

Важно описать их однозначно и подробно, без возможности двойного трактования. Также важно уделить внимание и тому, что сотрудник не должен параллельно с новыми инструментами использовать старые, иначе все Ваши труды будут напрасны. 

В таких инструкциях должны быть описаны основные действия внутри системы, возможные проблемы, ошибки и пути их решения. Кроме этого важно описать процессы взаимодействия с другими сотрудниками в процессе пользования новой системой.

В каком виде могут быть инструкции:

1. Текстовый документ. Самый простой, но в то же время не очень эффективный способ: такие документы получаются объемными, сложными для восприятия и не совсем наглядными. Сложно описать действия автоматизированных систем словами;
2. Текстовый документ со скриншотами. Это уже эффективнее. Сотрудник сразу понимает, что и как работает, куда надо нажимать, как это происходит на практике. Но такие документы и разрабатываются дольше, и по объему значительно больше;
3. Чек-листы. Удобны в восприятии, но из-за своей сути не могут раскрыть полную информацию, что может вызвать затруднение. Это больше дополнение к основным инструкциям, нежели инструмент обучения;
4. Видео уроки. Это, наверное, самый эффективный способ донесения информации о работе в новой системе. Видео информация усваивается лучше, и это хороший способ показать наглядно и на практике, как необходимо работать в системе.

Шаг 7. Обучаем персонала

После того, как Вы разработали инструкции и регламенты для своих сотрудников, необходимо воплотить их в жизнь и научить свой персонал работать по-новому. Одна из самых эффективных схем обучения выглядит следующим образом:

1. Теория. Рассказать в теории, каким образом будет происходить работа по-новому;
2. Пример. Показать на своем примере, что и как необходимо делать;
3. Совместная работа. Заняться совместно с сотрудниками работой с новыми инструментами;
4. Изучение. Дать время для самостоятельного изучения и усвоения;
5. Тестирование. Провести тестирование персонала по полученным навыкам.

Большинство сотрудников, особенно на рядовых позициях, не очень любят менять свои рабочие процессы, особенно кардинальным образом. Поэтому Вы можете столкнуться с саботажем новых инструментов.

И чтобы этого не случилось, Вам сначала необходимо донести выгоды от перехода на новый способ работы, ответить на все вопросы сотрудников. Ну и не будет лишним замотивировать персонал премией или бонусами. В процессе обучения важно составить план с указанием сроков и контрольных точек, назначить ответственного за обучение, а также не отпускать на самотек процесс обучения.

Обучить персонал можно своими силами, если есть сотрудник, который полностью разбирается в системе. Также Вы можете делегировать этот процесс сторонним специалистам, которые автоматизировали Ваши бизнес-процессы.

Но даже если Вы нанимаете сторонних специалистов, внутри компании все равно необходимо назначить ответственного за обучение.

Очень важно. Учите пользоваться системой правильно сразу, максимально эффективным образом. Переучить сотрудников будет намного сложнее, нежели научить с нуля.

Шаг 8. Анализируем и корректируем

Если Вы дошли до этого пункта — поздравляю! Вы завершили автоматизацию бизнес-процессов где-то на 50%. На этом этапе начинается не очень приятная, но нужная работа.

После того, как Вы автоматизировали тот или иной процесс, Вам необходимо постоянно следить за эффективностью нового способа работы, сравнивать его с прошлыми результатами, выявлять точки роста и корректировать работу.

Москва не сразу строилась. Поэтому и Вы не переживайте, если с первого раза идет не так, как Вам бы хотелось. Это нормально.

Важно адекватно оценивать ситуацию и не бояться корректировать инструкции и работу в целом: постоянно собирайте обратную связь со своих коллег, анализируйте ее и предпринимайте меры, если что-то идет не по плану.

И не останавливайтесь на достигнутом. Выявляйте новые и новые процессы, которые можно автоматизировать, интегрируйте решения между собой, стремитесь оптимизировать Вашу работу по-максимуму.

Ошибки и проблемы

Статья уже подходит к концу, но я не могу Вас отпустить автоматизировать свой бизнес без рассказа о возможных ошибках и проблемах, которые могут встретиться в процессе автоматизации, а также о том, как их можно избежать.

• Нет плана работ. Проект по автоматизации не разбит на этапы, не обозначены сроки, из-за чего процесс сильно затягивается. Поэтому, не забывайте обозначать дедлайны, действовать постепенно и назначать ответственных;
• Нет понимания, что автоматизировать. И каким образом это должно выглядеть. Чтобы этого избежать, сначала изложите для себя, как Вы видите тот или иной процесс, а после проконсультируйтесь с опытными специалистами;
• Нет ресурсов. Важно изначально рассчитывать свои силы и подсчитать выделенные ресурсы для автоматизации. Не забывайте про это, иначе Вы рискуете начать проект-долгострой, который не закончится никогда;
• Нет одобрения сотрудниками. Донесите до сотрудников необходимость изменений и выгоду. Ну и как правило, есть один или несколько особо протестующих сотрудников — попробуйте уладить с ними конфликт. Ну ли увольте зачинщиков бунта;
• Нет должного внимания. Если Вы замечаете, что проект исполняется по остаточному принципу, исполнитель безынициативный и постоянно затягивает сроки, то для начала выясните причины или меняйте исполнителя;
• Нет критериев оценки автоматизации. Чтобы грамотно оценить эффективность автоматизации — ставьте перед собой конкретные цели и задачи, например, сократить время обработки заявок на 30%.

Коротко о главном

Автоматизация бизнес-процессов — это то, на что необходимо делать упор в ближайшее время. Конкуренция сейчас ушла в разрез эффективности бизнеса, скорости и сервиса.

Если раньше автоматизация была доступна только крупному бизнесу, то сейчас это инструмент развития и малых предприятий. Можно даже сказать, что необходимый инструмент.

Поэтому не закрывайте глаза на современные информационные технологии, старайтесь адаптировать их под нужды Вашего бизнеса. Но не забывайте и про то, что эффективность технологий зависит от людей, которые ими управляют.

Нашли ошибку в тексте? Выделите фрагмент и нажмите ctrl+enter

Автоматизация бизнес-процессов — это перенос рутинных простых задач в сервисы для автоматизации. Благодаря автоматизации принимать заказы, выставлять счета, отправлять товары и многое другое можно на автомате, без участия людей.

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов нужна, чтобы масштабировать бизнес. Когда компания растет, объемы работ также сильно увеличиваются. Выставить вручную 10 счетов — это совсем не то же самое, что выставить 1000 счетов. Такая же ситуация с другими процессами в компании: от подбора персонала до управлением закупками.

Автоматизация помогает компании::

Увеличить прибыль. Автоматизация бизнес-процессов позволяет обслуживать бОльшее количество клиентов меньшим количеством сотрудников. Когда рутинные задачи организованы с помощью специальных программ, участие человека нужно только в нестандартных ситуациях. Прибыль компании растет, а расходы на персонал — нет. Сотрудники могут получать бОльшую зарплату, так как успевают обрабатывать больше клиентов.

Сэкономить время. Некоторые задачи, например распределение заказов между менеджерами, вообще не приносят компании деньги, но делать их нужно, иначе все процессы остановятся. Автоматизация таких задач помогает сотрудникам больше заниматься делами, которые требуют творческого подхода или приносят прибыль.

Повысить эффективность и точность процессов. Есть процессы, в которых очень важна точность. К примеру, оформление накладных в службе доставки интернет-магазина. Лучше дать пользователю выбрать нужное почтовое отделение из списка, чем заставить менеджера принимать заказы по телефону. Менеджер устанет и ошибется, посылку отправят не туда и клиент не получит заказ в срок по вине магазина.

Улучшить процессы. Некоторые бизнес-процессы или очень дорого, или вообще нереально обрабатывать вручную. К примеру, обзвонить всех участников конференции на 1000 человек и напомнить им, что конференция завтра. Но им можно отправить SMS и email или сделать обзвон с помощью робота. Автоматизация выводит компанию на новый уровень персонализации в работе с клиентами.

Сравните, насколько проще выставлять счет в интернет-магазине, если подключить автоматизацию:

Инструменты для автоматизации бизнес-процессов

Самый простой инструмент автоматизации — это Microsoft Excel или его бесплатный онлайн-аналог — таблицы Google Spreadsheet. В таких таблицах можно описать процессы и настроить формулы расчета нужных цифровых показателей. Это популярный метод начальной автоматизации работы отдела продаж, который позволяет вести клиентскую базу, контролировать оплаты от клиентов и прогнозировать выручку.

Существуют и более сложные системы автоматизации.

Системы управления проектами. Trello, Jira, Asana — это сервисы, в которых можно ставить задачи сотрудникам и распределять их между членами команды. Внутренний заказчик создает карточку задачи, описывает, какой результат он хочет получить. Исполнитель делает задачу, отмечает в карточке, что задача готова. Заказчик принимает или отклоняет работу. Контроль сроков и качества выполнения задачи лежит на менеджере проекта.

Бухгалтерские системы. 1C, Контур — это системы управления финансами и складом. С помощью таких систем автоматизируется выставление счетов, расчет зарплаты и налогов, создание актов и других документов.

Системы управления рабочим временем и персоналом. Bamboohr, Hurma — это системы, где сотрудники могут оставлять заявки на отпуск, следить за рабочим временем, количеством рабочих и выходных дней. Информация об отработанных днях попадает в бухгалтерию, где автоматически рассчитывается зарплата. В некоторых случаях такие системы учитывают рабочие часы и даже делают скриншоты экранов сотрудников раз в 10 минут, чтобы убедиться, что те работают.

Системы управления клиентами (CRM). AmoCRM, Terrasoft, Bitrix24 — это системы учета отношений с клиентами. Для каждого клиента заводится карточка, куда записываются его контактные данные и история общения. К карточке клиента прикрепляется карточка сделки: о чем договорились, сколько это стоит, когда нужно сделать.

Сделка и клиент прикрепляются к ответственному менеджеру, который ведет переговоры и фиксирует их результат в CRM. Если менеджер уйдет из компании, информация о его клиентах сохранится в системе и другой менеджер сможет продолжить работу.

ERP-системы. Это комплексные системы автоматизации всех процессов в компании.

Самые популярные ERP-системы в России — это SAP, 1С:ERP Управление предприятием, Oracle ERP.

Системой SAP, например, пользуются такие крупные организации, как Почта России или государственные железнодорожные компании в СНГ.

К примеру, вам нужно синхронизировать расписание поездов и продажу билетов на эти поезда. Одни пассажиры едут от конечной до конечной, другие сходят на промежуточных остановках. Какие-то поезда едут из других стран. SAP поможет синхронизировать количество вагонов, расписания поездов и внештатные ситуации вроде «поезд опаздывает на полчаса, и по его пути идет другой поезд в это время».

ERP-системы очень гибкие, и позволяют автоматизировать работу любого предприятия или компании. Но именно поэтому они долго внедряются и настраиваются. Для их запуска обычно нанимают отдельных специалистов — интеграторов.

ESP-системы. Системы для отправки массовых email-рассылок, такие как Unisender, — это тоже инструмент автоматизации, в данном случае маркетинговых процессов. Раньше нужно было вручную верстать письмо и отправлять его каждому пользователю. Теперь можно создать макет в блочном редакторе, загрузить список контактов и отправить email сразу по всей базе.

Еще более продвинутая автоматизация — это цепочки писем. В зависимости от того, как пользователи отреагировали на письмо, им приходят новые email. Вручную такой процесс повторить нереально.

CMS-системы. WordPress и Tilda — тоже инструменты автоматизации бизнес-процессов. С их помощью можно удобно администрировать сайт. Раньше, чтобы добавить картинку, нужно было писать код. Сейчас это можно быстро и без разработчиков сделать в админ-панели CMS-системы.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Внедрение автоматизации — долгий процесс. Сначала нужно прописать процессы, подлежащие автоматизации. Затем оптимизировать их, если это возможно. И только после этого выбирать программы и внедрять автоматизацию.

Есть два основных способа автоматизировать процессы предприятия: сделать проект силами персонала компании или обратиться к консультантам. Рассмотрим оба варианта.

Автоматизировать все самостоятельно. В компании создается рабочая группа по автоматизации конкретных бизнес-процессов. Эта группа прописывает задачи, выбирает инструменты и проводит внедрение. Если нужно — привлекает аутсорсеров и другие отделы компании для решения конкретных задач.

Обратиться к команде на аутсорсе. Вы можете привлечь интеграторов: компанию или частных консультантов.

У каждого способа автоматизации свои плюсы и минусы. В целом сложные проекты, типа внедрения ERP, лучше доверить интеграторам, работая с ними в тесной связке. Локальные системы, типа CRM, можно пробовать внедрить самостоятельно.

Главные мысли