Системы автоматизации бизнес процессов сабп определение

Что такое автоматизация бизнес-процессов предприятия — это возможность освобождать ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решение и распланировать дальнейшие действия. Это важно для любой организации, которая собирается расти и развиваться в современных условиях жесткой конкуренции и в режиме постоянной многозадачности. Это — часть успеха, без этого будет сложно достичь результатов. Осталось разобраться, как внедрение нового оборудования повлияет на улучшение показателей фирмы.

Что это такое

Часто руководство предприятия прилагает огромные усилия, чтобы двигаться к достижению цели и увеличивать эффективность коллективной работы персонала. Они осознают, как много зависит от четкого и слаженного исполнения функций каждого сотрудника в масштабах всей организации.

Попытка одного отдела выполнить свою часть задания без взаимодействия с другими подразделениями несет в себе больше вреда, чем пользы. Сотрудники, нацеленные справляться с поставленной задачей, не задумываясь над решением вопроса или достижением общей цели — в результате получают несколько разобщенных, некачественно выполненных частей одного целого.

Автоматизированные бизнес-процессы позволяют работникам визуализировать собственную роль в создании конечного продукта. Это приносит положительную динамику, ведь люди наглядно видят, что получится в итоге, если они будут действовать сообща.

Применять автоматизацию можно в любой области деятельности организации. Наравне с постановкой цели это HR, продажи, маркетинг, подготовка единицы продукции, даже объединение с небольшой компанией.

Чтобы добиться оптимизации, нужно создать верную основу:

• Определить, какие данные и материалы требуются для выполнения полного цикла производства единицы продукции, обеспечить их наличие.

• Создать выверенный алгоритм без лишних элементов, по которому все время будет работать программа или человек.

• Заранее определить результат, ради которого тратятся ресурсы времени и прикладываются усилия.

Business management process — это концепция развития организации. Ее основная задача — внедрение автоматизации в управление и повышение эффективности бизнеса.

Что делает ВРМ:

• изучает, чем занимается фирма, что проходит внутри нее;

• ищет несоответствия, затруднения, замедления в операциях, применение ручного труда там, где можно использовать механизированный или автоматический;

• занимается поисками путей для совершенствования каждого выявленного нарушения.

Использование системы автоматизации бизнес-процессов компании позволяет организации быть гибкой и оперативно подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. С их помощью выявляют слабые и уязвимые места подразделений и подбирают способы усиления.

Это частичный или полный перевод повторяющихся циклов и задач под контроль специального оборудования или программ. В результате высвобождается время сотрудников и финансы, повышается производительность труда, эффективность тоже становится выше.

История создания

Первыми этот термин использовали инженеры-механики 20х годов прошлого столетия. Изначально его применяли только применительно к этапам производства, сейчас его переосмыслили и задействовали гораздо шире.

В 80-х годах разработали несколько иной подход к теории, подкрепили экономическими расчетами и компьютерными технологиями. В то время появились копировальные и печатные машины, а затем — ПК. Еще большего прорыва удалось достичь с развитием интернета. Сейчас их используют для разработки оригинальных подходов к автоматизации бизнес-процессов, постановки новых задач и их решения.

В современной бизнес-среде она активно развивается, и для нее находятся необычные сферы использования. Так получается достигать оптимизации во многих подразделениях. Это возможно благодаря разделению на отдельные этапы для выполнения и внедрения разработок.

Основные направления для развития

Как правило, проводится в 2 одинаково важных сферах:

• Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя — повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.

• Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.

Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

Эта система нацелена автоматизировать все, что медленно или плохо функционирует, убрать несостыковки и тормозящие производство элементы. Это может быть лишний заместитель с минимальным набором обязанностей, без которого бумаги попадают напрямую к директору и оперативно решаются.

Сюда относятся побочные посредники, которые задерживают доставку до конечного потребителя и берут комиссию за хранение. Статистика показывает, что часто достаточно иметь одного проверенного перевозчика, чем много мелких необязательных фирм, которые могут подвести в неожиданный момент.

Таким тормозящим элементом выступает старое оборудование, удаленный склад, отсутствие дополнительного обучения для новых сотрудников, даже слишком длинная лента конвейера влияет на скорость производства и создает недополученную прибыль. Это только часть действия оптимизации.

Среди основных задач выделяют:

• организация безопасного хранения информационных и программных элементов;

• поддержка функционирования на высоком уровне;

• оперативная подготовка и печать документов для поставщиков, партнеров, подрядчиков от счет-фактуры до делового предложения;

• формирование отчета о состоянии дел фирмы за любой промежуток времени;

• пересмотр финансовых затрат в отношении сотрудников, повышение эффективности использования часов работников за счет выведения на автоматический режим однотипных занятий;

• улучшение качества обслуживания посетителей;

• минимизация влияния людей на важные производственные процессы.

Примеры и идеи

С помощью такой процедуры удается сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми подразделениями одного предприятия. Кроме того, можно налаживать ее взаимодействие с информационными сервисами, делать ее более гибкой.

Так, становится возможным высвобождение человеческих и финансовых ресурсов, повышается производительность труда, стратегия развития действует более эффективно.

В большинстве фирм не соблюдается четкая последовательность действий. В итоге руководители постоянно загружены, никто не знает, когда будет закончен проект и на каком он этапе сегодня, многие задачи и проверяющие сотрудники дублируются. Получается, что все заняты, а процесс идет крайне медленно.

А действовать надо иначе. У одного менеджера должно помещаться в ежедневном планере столько проектов, сколько он реально может выполнить. Его цель — контролировать их, отслеживать исполнение, докладывать о результатах. Если на него спустить больше, то все они или некоторые будут сделаны хуже либо медленнее. Но на многих организациях одно и то же задание проверяют сразу несколько людей.

В бизнес-процессах участвуют все сотрудники, которые любым образом взаимодействуют между собой или с производством. Поэтому часто оптимизация начинается именно с персонала.

Иногда процедура помогает наладить даже простые, но занимающие время задачи:

• расчет скидок;

• ведение статистики;

• обработка поступивших заказов;

• систематизация любых данных.

Существует множество успешных примеров ее применения. Если внедрить в заказы материалов или продукции для продажи, то не будет простоев и перегруженности складов однотипным товаром.

Основные преимущества

Для чего нужна автоматизация управления бизнес-процессами — главный смысл здесь состоит в налаживании эффективной работы, максимальной отдачи и прибыли. Здесь не ставится цель заменить или перераспределить сотрудников, выполняющих однотипные операции, на роботов. Благодаря оптимизации эти работники избавятся от ежедневных рутинных мелких отчетов и повторяющихся действий, которые только занимают рабочее время и не дают перейти к более значимым, интересным или исследовательским задачам.

Люди лучше координируют совместную деятельность, потому что работают сообща и через одинаковые программы. Слаженность так будет выше, а результат точнее. Сейчас все больше крупных и малых организаций применяют автоматизацию по этим причинам. Основные преимущества:

• действия сотрудников будут более согласованными;

• уменьшится количество ошибок из-за человеческого фактора;

• ручной рутинный труд заменится на механику или автомат и ускорится воспроизведение циклов;

• изнутри предприятие станет прозрачнее и технологичнее;

• вырастет качество выполняемых задач;

• легче будет принимать решения для стандартных ситуаций;

• большой объем станет проще обрабатывать.

Тенденции, технологии и опыт в автоматизации бизнес-процессов

Постепенно появляются проверенные пути, движение по которым ведет к увеличению прибыли и минимизации потерь. Одним из них стоит назвать использование специальных платформ Low-code.

Подобные программы позволяют руководителям решать проблемы развития бизнеса довольно быстро. Для этого встроено несколько комфортных пользовательских инструментов. С их помощью можно моделировать текущую ситуацию и вносить изменения. Так, становится реальным радикально сократить сроки внедрения IT-решений, которые помогают организациям адаптироваться в постоянно обновляющейся среде.

Какие функции могут потребоваться

Так как все бизнес-процессы обычно заключаются в различных действиях, выполняемых разными людьми, у ПО должна быть возможность представить все пункты в графическом и наглядном виде. Так персонал понимает, что и как нужно выполнить. А руководство ищет, где можно оптимизировать.

Всем программам необходимо интуитивное меню и простота в использовании. Важна возможность пользоваться ПО любым сотрудникам, поэтому для средних и крупных фирм часто стоят на первом месте системы из облачного хранилища. Наличие доступа здесь открывается в любую точку мира без привязки к конкретным ПК или планшетам.

У программного обеспечения должны работать оповещения участников оптимизации и возможность рассылать уведомления о завершенном этапе. Требуется навык управления одновременно нескольких бизнес-процессов, ведущих к общей цели. Так введение скидок на группы товаров и параллельное списание остатков ведут оптимизирующей процедуре и увеличению прибыли.

Отдельно работает контроль доступа. Не всему персоналу нужна одновременно вся аналитическая информация, поэтому к таким данным вход требуется отдельный, по ролям.

Как автоматизировать бизнес

В первую очередь — понять, что это необходимо. Когда прибыль перестает расти, появляются частые и неприятные осложнения простых процессов — пора исправлять ситуацию. Важно не останавливаться и постоянно развиваться, чтобы конкуренты не оказались впереди. Большинство руководителей начинают процедуру с того, что занимает много часов и часто однотипно: бухгалтерский и складской учет, документооборот, маркетинг.

Как начать:

• Облачные технологии. Если у фирмы нет собственного сервера, то это отличный способ для малого и среднего бизнеса.

• Маркетинг — CRM и BI. Настроенная реклама и поиск клиентов увеличивает прибыль.

• Межмашинное взаимодействие. Опции между двумя разными станками или сложными бизнес-процессами исключает ошибки человеческой природы.

• Инструменты для крупных объемов информации. Обычно задействованы в больших организациях для упрощения обработки баз данных.

• Анализ в настоящий момент. Постепенно ПО развивается и становится доступным наблюдение за изменениями и отчетами, когда удобно. Это позволяет быстро принимать решения.

Чтобы разобраться, как лучше автоматизировать свое предприятие, стоит обратиться в «Клеверенс». Компания поможет проанализировать производство и подберет лучшие способы для оптимизации затрат и увеличения доходности.

Этапы автоматизации бизнес-процесса

Выделяют несколько последовательных пунктов:

• Подготовительный. Поиск и описание существующих проблем, количество сотрудников, которые будут пользоваться программами.

• Анализ. Разработчики изучают внутренние регламенты, проводят интервью с руководителями подразделений, определяют реальную ситуацию.

• Подготовка ТЗ. Это документ, в котором будут указаны все нюансы и функционал будущего ПО.

• Подготовка помещений. Все места, где внедряется нововведения.

• Установка и настройка системы. Затем все тестируется.

• Обучение. Чтобы все было создано не зря, следует научить персонал пользоваться программным обеспечением.

• Проверка. Здесь работники тестируют функционирование автоматизации под присмотром создателей.

• Корректировка. Правки производится при запросе от заказчика.

• Ввод в эксплуатацию.

Ключевые направления и программное обеспечение

Важно понимать, что нужно подходить к задаче комплексно и ориентироваться не на структуру фирмы, а на процессы, проходящие в ней. Такой подход сделает бизнес более гибким, сократит время реакции на внезапные сложности и ускорит создание конечного продукта. Все, что происходит внутри организации, индивидуально. Но основные подразделения всегда похожи.

Управление

• контроль бюджета;

• безопасность информации и экономики;

• менеджмент;

• юридическая поддержка.

Здесь можно пользоваться «1С».

Маркетинг и продажи

Оптимизация отношений с клиентами, рекламы. Используют «Мегаплан», «Битрикс», EFSOL.

Производство

Выводят на новый уровень запасы и поставки, контроль над техникой. Оптимизируется и логистика. Среди подходящих программ «Крафт» и УСУ.

Качество

Контроль всего, что выпускает фирма, работа с вопросами и недовольством от клиентов. Подходят: «Администратор показателей», «ФИНЭКС» и «Магистр».

Персонал

Подбор сотрудников, их учет, обучение и стимулирование. Программы: «1С», «Фараон», «Босс-кадровик».

Финансы

Все стандартные процессы любой компании — бухгалтерия, налоги, планирование, отчетность, зарплата. ПО: «1С», «Фингранд», «АудитЭксперт».

Организация работы предприятия

Сюда входит весь оборот регистрируемой документации. ПО: «1С», «Мастер Док».

Как выбрать

Подбирая правильную систему, можно остановиться на одном из двух путей:

• воспользоваться готовым типовым продуктом;

• заказать создание и внедрение индивидуальной разработки.

Чтобы не допустить ошибки, стоит ответить на важные вопросы:

• Что конкретно нужно автоматизировать?

• Справится ли с задачами?

• Можно ли донастраивать под нужды предприятия?

• Реально ли быстро внести изменения в ПО без прекращения его работы?

• Насколько будет удобно и понятно, как пользоваться?

• Возможны ли интеграции с другими программами?

• Будут ли установщики проводить техобслуживание, консультировать после запуска?

• Как работатет техподдержка?

• Стоимость комплекса.

Самостоятельно ответить на эти вопросы часто бывает сложно, поэтому лучше сразу обратиться к специалистам. Обращайтесь в «Клеверенс». Здесь подберут то, что подойдет для компании и поможет оптимизировать фирму.

Цена ПО и сколько стоит внедрение

Это зависит от разных факторов:

• какие задачи должно решать;

• разновидность — встраиваемая/типовая;

• сколько и каких ресурсов нужно для запуска;

• объем подключенных рабочих мест.

Чтобы немного разобраться в вопросе, можно посмотреть подходящие ролики. Но правильнее — обратиться за помощью к человеку, который разбирается даже в мелочах. Так получится сэкономить время и выбрать то ПО, которое действительно поможет наладить производительность и вывести ее на новый уровень.

Какие решения предлагает компания «Клеверенс»

Советуем обратиться в эту организацию. Совместно легче найти ответы на все вопросы касательно подбора ПО и подобрать именно те программы, которые будут максимально подходить. Комплексная автоматизация бизнес-процессов — возможность оптимизировать и минимизировать затрачиваемое время, финансы и силы на рутинные обязанности многих ваших сотрудников, увеличить эффективность и прибыль.

Количество показов: 42972

Иллюстрация: Катя Павловская для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Дипломированный специалист по автоматизации бизнес-процессов. Девять лет опыта в бизнесе и консалтинге. Смоделировал более тысячи процессов для торговых и промышленных предприятий. Основатель OkoCRM.

Автоматизация бизнес-процессов — один из главных способов сократить затраты в системе любого уровня: от отдела компании до крупного бизнеса. Автоматизация избавляет людей от рутинных задач. Например, в процессах, в которых требовалось два сотрудника, после автоматизации нужен только один.

Несмотря на то что IT-сфера быстро растёт, многим владельцам бизнеса и менеджерам до сих пор непонятно, что такое автоматизация процессов и как в ней всё устроено. В предыдущих статьях мы рассказали, что такое бизнес-процессы и как их правильно моделировать. В этой статье расскажем подробнее про автоматизацию — что о ней должен знать каждый собственник бизнеса, менеджер и специалист.

• Что такое автоматизация процессов и отличается ли она от цифровизации
• Какие процессы можно автоматизировать
• Кому нужна автоматизация, а кому нет
• Кто занимается автоматизацией и сколько это стоит
• Какие системы помогают автоматизировать процессы
• Примеры: как с помощью автоматизации оптимизировали процессы продаж в компании
• Как узнать больше об управлении бизнес-процессами

---

Автоматизация процессов — частный случай оптимизации. Она помогает бизнесу экономить на рутине. Алгоритмы выполняют повторяющиеся задачи быстрее, и у команды остаётся больше времени на другие дела.

Например, можно фиксировать заявки и вести бухгалтерию в тетради, а прибыль и налоги считать на калькуляторе, а можно подключить CRM и онлайн-систему бухучёта. Программы самостоятельно обработают заявки, подтянут данные по оплате, отправят письма клиентам и составят отчёты в налоговую.

В этом суть автоматизации. Это внедрение софта, который помогает выполнять рутинные задачи быстрее, продуктивнее и эффективнее.

Разберём, как работает автоматизация, на примере продаж на маркетплейсах. У менеджеров много рутинных задач — например, перезвонить клиенту, отследить оплату, проверить товар на складе, напечатать наклейки, упаковать заказ.

Автоматизация сведёт количество таких операций к минимуму. После получения заказа менеджеру останется только упаковать товар и отправить его клиенту.

Автоматизация ≠ цифровизация. Цифровизация гораздо глубже и сложнее. Допустим, в компании есть менеджер по продажам. Он каждый день обзванивает клиентов и ведёт сделки в Excel.

Чтобы упростить процессы, компания устанавливает CRM-систему. В этом случае менеджер всё равно будет нужен — он нажимает на кнопки и управляет работой программы. Это автоматизация. Цифровизация — следующий уровень автоматизации, полностью автоматическое выполнение работ. Цифровизацию делают так, чтобы исключить человека из процесса.

Поручить алгоритмам можно любой бизнес-процесс. Проще всего автоматизировать типовые операции:

• обработку сделок;
• СМС- и email-рассылки;
• документооборот;
• бухгалтерский и складской учёт;
• проведение платежей.

Наш совет — начинать автоматизацию именно с них. На каждый типовой процесс есть готовые облачные решения, которые можно внедрять своими силами или силами небольшой команды интеграторов. Это удобно для небольших компаний.

Более сложные операции — вроде процессов управления производством, качеством продукции и персоналом — тоже можно автоматизировать. Но это подходит скорее для среднего и крупного бизнеса. Потребуются сложные системы, штат разработчиков и серьёзный бюджет.

Автоматизировать процессы можно в бизнесе любого размера, но сложная автоматизация требуется не всем.

Для начала нужно определиться с процессами, которые хочется «поставить на рельсы», и посчитать количество времени, которое тратят сотрудники на их выполнение вручную. Исходя из этого нужно понять, насколько целесообразна будет их автоматизация.

Малому бизнесу лучше обойтись типовыми решениями и не вкладывать миллионы в индивидуальные проекты. Почти в каждой облачной программе есть пробный период или бесплатный тариф с базовой функциональностью. Можно протестировать и понять, подходит эта программа для ваших задач или нет.

Допустим, раньше в компанию приходило 10 заявок в день. Менеджер обрабатывал их в течение 3 часов, а остальное время тратил на подготовку документов, коммуникацию с поставщиками и другую рутину.

Сейчас в день приходит 50 заявок — менеджеру не хватает целого дня, чтобы их разгрести. Что делать? Можно нанять второго менеджера или автоматизировать обработку заявок с помощью CRM. Если поток заявок продолжит расти, лучше сделать и то и другое.

Крупные компании чаще всего автоматизируют не отдельные, а сразу все свои процессы. В результате они получают единую систему. Это дорого, но эффективность бизнеса при этом заметно растёт.

Чтобы это реализовать, нужно разрабатывать индивидуальные проекты, использовать сложные программы, глубоко погружаться в процессы и разбирать всю бизнес-модель компании на молекулы. Без автоматизации большому бизнесу сложно масштабироваться.

Когда автоматизация точно не нужна? Вот пять случаев, когда автоматизацию процессов лучше отложить на потом:

• бизнес находится в стадии запуска;
• компания работает с постоянными заказчиками и не привлекает новых;
• оборот компании — до 1 млн рублей в месяц;
• бизнес-процессы компании не налажены и часто меняются;
• расходы на автоматизацию выше очевидной денежной выгоды.

Любые типовые решения вроде CRM-системы или сервиса рассылок можно настроить самостоятельно. Но для этого нужно в них разбираться: читать инструкции, строить воронки, разрабатывать документацию и обучать сотрудников. Чаще всего предприниматели не хотят тратить на это свои ресурсы и приглашают подрядчиков.

Обычно автоматизацией занимаются интеграторы. Это группа экспертов, которая берёт на себя внедрение программ в бизнес и их отладку. Они моделируют процессы, подбирают, настраивают и дорабатывают программные решения под запросы компании.

Можно найти их заранее, и тогда подбирать решение для автоматизации будет сам подрядчик. Или сначала выбрать решение, а затем пригласить интеграторов.

По нашему опыту, обычно происходит так:

• Предприниматель выбирает сервис для автоматизации. Допустим, CRM или ECM-систему. Регистрируется на пробный период и смотрит, как всё устроено. Обычно в этот момент он понимает, что самостоятельно такую систему компания не настроит.

  Когда пробный период заканчивается, сервис предлагает внедрение — своими силами или силами внешнего интегратора. Обычно сервисы работают с несколькими компаниями-интеграторами и предлагают их услуги на выбор. Условия и стоимость у каждого интегратора различаются.

• Команда внедрения приходит в компанию и просит в помощь сотрудника компании. Он вводит в курс дела и рассказывает, как построена работа, знакомит с бизнес-моделью и процессами.
• Интеграторы описывают процессы, которые нужно автоматизировать, проводят анализ и составляют план внедрения. В нём описаны решения по функциональности выбранного сервиса, которые нужно внедрить в компании.
• Интеграторы настраивают и отлаживают систему, чтобы всё работало как надо. Чем сложнее функциональность, тем больше времени занимает внедрение. Например, на внедрение простой облачной CRM уходит 1–2 месяца. Если нужны доработки — больше. Сложную систему документооборота могут внедрять и полгода.
• Интеграторы обучают сотрудников — показывают, как работать в системе. Иногда выдают сертификаты и свидетельства.

Часто внедрение организуют онлайн: переговоры и обучение ведут по видеосвязи, а настройку системы — через удалённый доступ.

Стоимость услуг интеграторов зависит от объёма работ и сложности внедрения. Например, средний ценник настройки простой CRM-системы — 100–150 тысяч рублей. Внедрение ERP может обойтись и в пару миллионов.

Есть много групп программных решений для автоматизации. Их делят в зависимости от назначения. Иногда внутри одной программы есть элементы нескольких групп.

CRM (Customer Relationship Management). Это системы для управления продажами и клиентским сервисом. С их помощью автоматизируют сбор клиентской базы, обработку заявок и общение с клиентами компании.

Система собирает все заявки и заказы в общей воронке продаж, пишет сообщения клиентам, отправляет документы и автоматически звонит заказчику. На разных этапах воронки можно настроить свои автоматические действия.

HRM (Human Capital Management). Это системы для автоматизации кадровых служб и управления персоналом. Они полезны для управления большим штатом — от 50 человек.

HRM помогают автоматически рассчитывать зарплату и вести кадровые документы. Кроме этого, с их помощью работают с соискателями, ведут базу вакансий и сотрудников, календарь отпусков и больничных, мониторят актуальность медосмотров и инструктажей по охране труда.

ECM (Enterprise Content Management). Это системы управления корпоративным цифровым контентом. Их главная функция — электронный документооборот.

ECM упрощают работу со всеми документами компании. Без них все документы — договоры, акты, счета, приказы, протоколы, уведомления — готовят на бумаге, согласовывают и подписывают вручную. В ECM у каждого документа есть цифровой образ, который можно подписать и отправить по назначению, не выходя из кабинета.

BPM (Business Process Model). Это системы для моделирования и управления бизнес-процессами в компании. Не какими-то отдельными процессами, а всеми процессами одновременно.

Они не упрощают частные аспекты работы бизнеса, а помогают визуализировать процессы и найти пути их оптимизации. Их используют для планирования и выстраивания бизнес-процессов в компании.

WMS (Warehouse Management System). Система, которая помогает управлять запасами, складом и вести складской учёт с момента поступления товаров или материалов в центр распределения заказов и до момента, когда они покидают склад.

WMS автоматизирует приёмку, перемещение, хранение, комплектацию и отгрузку товаров. По каждой операции система показывает статистику.

TMS (Transportation Management System). Группа систем, которые помогают бизнесу управлять логистикой. С их помощью крупные компании планируют и отслеживают перевозки, выбирают удобный вид транспорта, прокладывают оптимальный маршрут, мониторят местонахождение партий товаров.

Это своего рода CRM, специально адаптированная для логистики, но с более сложной функциональностью.

ERP (Enterprise Resource Planning). Это группа систем, в которой объединены другие инструменты автоматизации — например, CRM, HRM, ECM, WMS. Это решение для крупных компаний.

ERP гораздо дороже и сложнее любой другой системы, но её не обязательно покупать всю. Обычно компании подключают только те модули, которые необходимы им. Например, отдельно покупают модули учёта, бухгалтерии, управления заявками с сайта.

В таблице можно сравнить назначение систем и найти подходящее для компании решение:

Группа	Назначение	Популярные решения
CRM	Управление продажами и клиентским сервисом	OkoCRM, «1С:CRM», WireCRM
HRM	Управление кадрами и персоналом	СБИС, «БОСС-Кадровик», «1С:Зарплата и управление персоналом»
ECM	Управление документооборотом в компаниях	ЭОС, Directum, Docsvision, ELMA
BPM	Моделирование, анализ и оптимизация бизнес-процессов	ELMA, Docsvision, Pyrus
WMS	Управление запасами и складским учётом	«МойСклад», Yolka WMS, СКИФ
TMS	Управление транспортной логистикой	«Яндекс.Маршрутизация», «Мегалогист», GROTEM / Drive
ERP	Комплексная модульная система управления бизнес-процессами на предприятии	«1С», «РосБизнесСофт», «Парус»

Группы программных решений для автоматизации бизнес-процессов

На примере из практики OkoCRM разберём автоматизацию бизнес-процессов в компании, которая продаёт кровельные материалы.

Заявки от клиентов принимают с нескольких сайтов, их обрабатывают четыре менеджера. Все дела ведут в записной книжке и Excel, клиентам звонят с обычных телефонов.

Задача — оптимизировать процессы обработки заявок и согласования сделок.

Инструмент оптимизации — внедрение OkoCRM и интеграций.

❌ Проблема №1. Заявки приходят на почту — менеджеры видят их не сразу. Клиенты долго ждут обратной связи. Часто, не дождавшись, уходят к конкурентам.

✔️ Решение:

• CRM-система автоматически собирает заявки со всех сайтов и создаёт сделки → менеджер получает уведомление о задаче в Telegram: «У тебя заявка» → время ожидания реакции сокращается до 3–5 минут.
• В CRM настроена очередь, которая распределяет заявки между менеджерами. Если один из них занят, заявки уходят свободному.

❌ Проблема №2. Клиенты не всегда дозваниваются в офис — пропущенные звонки не фиксируются.

✔️ Решение: интеграция CRM и IP-телефонии. Сервис распределяет звонки между менеджерами на личные телефоны, исходя из их занятости. Если один менеджер разговаривает, звонок автоматически уходит другому. Так клиент дозвонится в любом случае.

❌ Проблема №3. Отсутствие контроля — руководитель не знает, сколько заявок поступило и какая работа по ним ведётся.

✔️ Решение: CRM устанавливает дедлайн для каждой сделки. После его истечения заявка попадает в список просроченных. Руководитель следит, чтобы таких заявок не было, и, если нужно, вручную меняет ответственных. На конец дня все сделки обработаны, и при этом все менеджеры нагружены равномерно. В конце недели руководитель смотрит аналитику и видит, кто как работал.

❌ Проблема №4. Ручная подготовка документов — на заполнение одного счёта или договора уходит от 20 минут. Менеджер тратит время на рутину.

✔️ Решение: в CRM созданы типовые шаблоны документов. В них система сама подгружает данные из клиентской карточки. Время подготовки документа сокращается до 2 минут.

❌ Проблема №5. Менеджеры теряют сообщения клиентов в мессенджерах — клиенты уходят к конкурентам.

✔️ Решение: интеграция мессенджеров с CRM. Все сообщения приходят в систему и сами привязываются к нужной карточке. CRM автоматически создаёт задачи «Ответить клиенту» для менеджеров.

Автоматизация процессов уменьшила сроки обработки заявок и согласования сделок. Клиенты всегда на связи с менеджерами — потерянных продаж стало гораздо меньше.

• Автоматизация — это внедрение в бизнес программных решений, которые берут на себя часть процессов. С ними проще вести бизнес и масштабироваться.
• Автоматизация бизнес-процессов нужна не всем. Она полезна развивающимся компаниям с хорошей динамикой — поможет расти ещё быстрее. Если заметного роста нет, лучше сначала подумать, как добиться его без автоматизации.
• Автоматизацию настраивают с помощью интеграторов. Это эксперты, которые за деньги отлаживают процессы, помогают подобрать сервис и внедрить его в бизнес.
• Существует много групп программ для автоматизации — их делят по направлениям процессов, которые нужно оптимизировать. Не стоит внедрять всё и сразу. Лучше выбирать направления, которые острее всего нуждаются в помощи алгоритмов, и в первую очередь автоматизировать их.

• Если вы только начинаете знакомиться с управлением бизнес-процессами, прочитайте нашу статью — «Большой гайд по управлению бизнес-процессами: главное, что должен знать каждый менеджер».
• В этой статье подробно описан процесс моделирования бизнес-процессов: для чего моделирование нужно и как его провести.
• Научиться строить чёткие бизнес-процессы, принимать взвешенные решения, эффективно распределять ресурсы и находить точки роста можно на курсе Skillbox «Эффективный руководитель».

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

• Статья о цифровой трансформации бизнеса: чем она отличается от цифровизации и зачем нужна бизнесу
• Финансовая модель: для чего она нужна и как её разработать
• Статья о дорожной карте проекта: зачем она нужна и как её сделать
• Вводная статья об операционном менеджменте: что такое, как работает и какие навыки нужны менеджерам
• Статья об LMS-системах: что они умеют и как выбрать платформу для своей компании
• Статья об управлении изменениями: какие методики можно использовать и как уже на старте оценить шансы на успех

Эффективный руководитель

Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.

Узнать про курс

Автоматизация бизнес-процессов позволяет повысить производительность труда, сократить затраты на него. Главное — выполнять работы по автоматизации правильно, иначе в лучшем случае они не принесут нужного эффекта, а в худшем — приведут к финансовым потерям.

Бизнес-процесс: определение, примеры

Бизнес-процесс (БП) представляет собой совокупность последовательных операций, в результате которых производится и сбывается продукт (создаётся и предоставляется услуга), а бизнес функционирует. Проще говоря, БП — это все действия и взаимодействия сотрудников, благодаря которым компания работает.

Рассмотрим на примерах.

В сфере оптовых продаж

Представьте менеджера по продажам, работающего в компании, где БП не автоматизированы. Он должен: встретиться с клиентом, обсудить возможность сотрудничества, вернуться в офис, подготовить коммерческое предложение, затем привезти его клиенту, а после повторного обсуждения составить договор. Сложность в том, что переговоры обычно ведутся сразу с несколькими заказчиками, к тому же есть рутинная работа. Следовательно, на каждом из этапов менеджер может забыть нечто важное (включить нужный пункт в структуру коммерческого предложения, вовремя перезвонить человеку). Всё это влияет на результат работы.

Другое дело если внедрена программа автоматизации бизнес-процессов компании. Тогда работа осуществляется удалённо, каждый этап отмечается в карточке клиента, а о срочных задачах система уведомляет автоматически.

В области маркетинга

Без автоматизации БП компании вынуждены заказывать билборды, нанимать промоутеров, делать обзвон по холодной базе, массовые рассылки по приобретённой базе адресов и т. д. Ожидается, что всё это способствует увеличению заказов, хотя точно сказать, какие именно действия спровоцировали рост выручки, сложно.

Благодаря автоматизации маркетинга можно настроить показ рекламных сообщений для целевой аудитории (для потребителей, ищущих этот товар или услугу и готовых сделать покупку), подготовить уникальные предложения для разных клиентов благодаря сегментации рынка, проверить эффективность объявлений по каждому каналу продвижения.

В бухгалтерии

Бухгалтеру вручную приходится считать заработную плату персонала, налоги, отпускные, больничные, а если это общепит, то ещё и себестоимость, стоимость блюд и т. д. При этом всю документацию нужно содержать в порядке, вовремя подавая отчётность. С одной стороны, это занимает массу времени, с другой — нередко доставляет хлопоты (даже одна ошибка существенно влияет на результат).

Другое дело — внедрение программы автоматизации бизнес-процессов. Благодаря ей достаточно просто ввести нужные цифры, и система выполнит расчёты автоматически.

Виды бизнес-процессов

Непосредственно перед автоматизацией нужно классифицировать бизнес-процессы. Они бывают:

• основными — это БП, направленные на производство продукции или оказание услуг, реализацию и другие операции, которые приносят предприятию прибыль;
• вспомогательными — это те, без которых не могут выполняться основные БП: бухучёт, документооборот;
• управленческими — они охватывают функции управления всей компанией и каждым отдельным БП, сводятся к стратегическому и оперативному планированию, деловой оценке персонала, мотивации и т. д.;
• развивающими — направлены на совершенствование продукции или услуг, технологий производства, повышение квалификации сотрудников и т. д.

Есть и другие классификации, согласно которым выделяются обеспечивающие БП (имеется в виду финансовое, инженерно-техническое обеспечение, обеспечение кадрами), сопутствующие. Последние косвенно влияют на производство товара. Так, для предприятий это будет ремонт оборудования, на котором производится продукция.

Автоматизировать можно любые бизнес-процессы при условии, что это принесёт положительный результат. То есть производительность труда после автоматизации увеличится, а качество продукции не пострадает.

Методы описания БП

После классификации важно описать выбранные бизнес-процессы. Для этого используют два основных метода:

• функциональный, или вертикальный — он сводится к обозначению иерархических связей и их последовательностей, даёт ответ на вопрос: «Что надо делать?»
• процессный, или горизонтальный — описывает иерархические связи, последовательность, взаимосвязи, инструментарий, материалы для выполнения, даёт ответ на вопрос: «Как надо делать?»

Интересно, что правильное описание нередко способствует и совершенствованию бизнес-процессов. Наглядная демонстрация позволяет понять, где их можно оптимизировать.

Как описать бизнес-процесс правильно

БП могут описывать в виде:

• текста — в этом случае шаги прописываются по пунктам, формируя инструкцию, регламент (правда, информации получается очень много, а акцент на иерархии, взаимосвязях не делается, что усложняет восприятие документа);
• таблицы — в этом случае выделяется несколько параметров: начало БП, вход процесса, описание шага, результат и т. д. (то есть данные лучше структурируются);
• схемы — на ней отображаются блоки, показывающие иерархические связи, их едовательность, взаимосвязи.

Поскольку информация в виде блок-схемы максимально структурирована, она легче и быстрее воспринимается. Следовательно, способ считается одним из самых эффективных.

Автоматизация бизнес-процессов: определение, история

Автоматизация бизнес-процессов — это передача рутинных задач сотрудников автоматизированным системам. Те могут принимать заказы, производить расчёты, формировать и выставлять счета и т. д., тем самым облегчая работу персонала, сокращая затраты на неё.

Впервые термин «автоматизация» использовали Ф. Тейлор и Г. Гант в начале ХХ века по отношению к производству, а позже — и к понятию «бизнес-процесс», когда оно стало больше изучаться. В 80-х гг. появилась новая концепция БП, стали разрабатываться и новые устройства. Сначала это были печатные машинки, затем — копировально-множительные аппараты, персональные компьютеры. С появлением интернета стали создаваться системы автоматизации бизнес-процессов предприятий.

Цели автоматизации БП

Грамотная автоматизация позволяет:

• сэкономить время — для этого рутинные, но важные задачи перекладываются на автоматизированную систему (это может быть распределение задач или ведение подсчётов);
• исключить ошибки вследствие человеческого фактора (например, при оформлении накладных в компании по доставке товаров принимать заказы проще, если населённые пункты и почтовые отделения уже внесены в систему; тогда менеджер может просто выбирать нужное, а не писать самостоятельно, надеясь, что он всё правильно расслышал);
• улучшить бизнес-процессы или выполнить отдельные из них вместо сотрудника (так, обзвон клиентов или участников каких-то конференций нередко доверяют роботу; это особенно выручает, если в базе несколько сотен телефонных номеров);
• увеличить выручку — благодаря автоматизации удаётся обслужить больше клиентов (например, при оформлении заказа в интернет-магазине система сама может отправить счёт клиенту, а когда тот будет оплачен, уведомление менеджеру; таким образом, нагрузка на последнего снижается, а прибыль — растёт).

К слову, в результате автоматизации бизнес-процессов высвобождаются ресурсы. При этом руководитель получает больше данных для анализа и эффективнее управляет компанией. Наконец, появляется возможность масштабировать бизнес — расширить производство или открыть филиалы и наладить эффективное управление каждым из них.

Инструменты автоматизации

Небольшие компании для расчёта и прогнозирования финансовых показателей могут использовать Microsoft Excel или Google Spreadsheets. Крупные предприятия обычно выбирают программы для бухучета — 1C, Delovod. Они позволяют рассчитывать зарплаты, налоги, выставлять счета, создавать акты и т. д.

Другие инструменты:

• системы управления сотрудниками и рабочим временем — Hurma, BambooHR;
• системы управления клиентами — Bitrix24, Terrasoft; в таких программах создаются карточки клиента, где отображается ход переговоров, подписанные контракты и т. д.; это удобно, поскольку при необходимости клиентов смогут легко подхватывать другие менеджеры;
• комплексные системы автоматизации — SAP ERP; инструмент сложный в настройке, но позволяет интегрировать несколько бизнес-процессов; в базовой установке — около 20 тыс. таблиц баз данных;
• ESP-системы — используются email-маркетологами и выполняют массовую email-рассылку; самые популярные — SendPulse, MailChimp, eSputnik, GetResponse и др.

К инструментам автоматизации бизнес-процессов относятся и CMS — системы управления контентом. Благодаря им администрировать сайт теперь может не только разработчик, а практически любой человек. Самые популярные CMS: WordPress, Joomla, Drupal, Tilda и т. д.

Наконец, системы управления проектами — Trello и др. С их помощью можно ставить задачи, контролировать сроки и качество их выполнения.

Внедрение автоматизации БП: способы, этапы

Процесс внедрения долгий, требует внимания к деталям. Начинается он с выбора бизнес-процессов, которые будут автоматизироваться, и их оптимизации. При этом всю работу по автоматизации на предприятии могут выполнять самостоятельно (создаётся рабочая группа, выбирает БП, инструменты, а затем проводит автоматизацию) или с помощью частных консультантов, компаний. Есть и оптимальный вариант — автоматизировать всё, что возможно, своими силами, а работу со сложными бизнес-процессами доверить профессионалам.

При внедрении можно выделить следующие этапы:

• анализ бизнес-процессов, проблем, которые возникают (нехватка персонала, долгая рутинная работа, высокий риск ошибки и т. д.);
• описание бизнес-процесса, который будет автоматизироваться;
• выбор программного обеспечения (ПО) или системы;
• внедрение, настройка, тестирование;
• обучение сотрудников.

В отдельный этап можно выделить опрос персонала по истечению определённого времени после автоматизации. На практике люди могут посоветовать, как улучшить программу, чтобы она ещё больше облегчила работу.

Основные направления и ПО

В зависимости от бюджета и стратегии компании, может автоматизироваться ряд областей или отдельных процессов в этих областях.

Область	Группы БП	ПО
Управление	Управление финансами, юридическое сопровождение и т. д.	1C:Предприятие, QPR Metrics, SAP R3
Организационные задачи	Документооборот, секретариат	Oracle Business Process Management Suite и др.
Производство	Поставки сырья, производственные процессы, логистика	SAP R3, BAAN, Sage и т. д.
Финансы	Учёт, налоги, планирование	1C:Бухгалтерия, «ФинГрад»
Маркетинг	Непосредственно маркетинг, продажи, работа с клиентами	Мегаплан, Sisyphus (Сизиф), ClientBase.ru и т. д.
Работа с персоналом	Подбор, учёт кадров, повышение квалификации, мотивация	Oracle/Управление персоналом

К слову, автоматизировать можно не только сложные задачи, но и простые — расчёт скидок, группирование и анализ данных.

Есть масса примеров, когда автоматизация бизнес-процессов позволила улучшить качество выполняемых работ, уменьшить затраты, в том числе на содержание персонала, добиться более высоких показателей. Главное — правильно её внедрить, чтобы без ущерба качеству работы или продукции разгрузить руководителя и сотрудников.

Преимущества автоматизации

Автоматизировав бизнес-процессы, компания сможет произвести кадровые перестановки или освободить персонал от рутинных обязанностей, тем самым дав ему время на креативную и важную работу. Попутно улучшается координация, слаженность, а значит, и качество товара, услуг.

Более того:

• согласовываются действия персонала;
• исключается человеческий фактор;
• ускоряется воспроизведение циклов за счёт перекладывания рутинных задач на автоматизированную систему;
• растёт прибыль.

Тенденции в автоматизации БП

Рынок тяготеет к применению low-code платформ. Они позволяют создавать приложения и адаптировать их под потребности бизнеса даже людям, которые не имеют навыков программирования. С помощью таких платформ проще автоматизировать бизнес-процессы и при необходимости вносить изменения, не останавливая работу.

Интересно, что первые платформы появились с 1990-х гг. (например, Lotus Notes). Они позволили быстро создавать приложения, интегрируя их в единую систему. С их помощью автоматизировали работу с документами и не только. Другое дело что у платформ был небольшой набор конструкторов, с помощью которого создавался ограниченный набор приложений. А в зависимости от степени кастомизации могла потребоваться помощь программиста.

В то же время предполагается, что новые low-code системы будут лишены недостатков и позволят опытным руководителям произвести быструю автоматизацию бизнес-процессов и привести компанию к успеху.

Типы автоматизации, которые чаще всего используют в мире

Широко применяются:

• Amazon Web Services — позволяет подойти к процессу комплексно, представляет собой облако, благодаря которому потребители получают виртуальные серверы, базы данных, ПО, средства разработки;
• виртуальный цифровой договор — облегчает сотрудничество между компаниями (не нужно сканировать и пересылать документы, так как доступ к ним и истории правок предоставляется 24/7).

Также популярны приложения и системы управления, учёта финансов, взаимодействия с клиентами, например, email-рассылки.

Как выбрать ПО для автоматизации БП

Делая выбор ПО, важно понять, какие бизнес-процессы будут автоматизироваться, тогда легче понять, какой функционал нужен. К слову, сама программа может быть как типовой (она дешевле, проще внедряется, но сложно адаптируется под нужды конкретной компании), так и индивидуальной. Последняя разрабатывается специально для бизнеса.

Подбирая систему, важно убедиться, что она:

• позволяет изобразить шаги БП в графическом виде, так их легче воспринимать, анализировать;
• отличается понятным интерфейсом, простотой в использовании;
• обеспечивает доступ из любой точки мира;
• интегрируется с уже имеющимися системами;
• умеет генерировать и отсылать уведомления о ходе БП, изменении статуса;
• составляет графики, показывая прогресс компании;
• даёт возможность создавать и запускать несколько параллельных БП, умеющих запускать друг друга;
• не выходит за рамки бюджета.

Если выбор сделать сложно, лучше проконсультироваться со специалистами. Также можно использовать опыт коллег по бизнесу (хотя всё субъективно и индивидуально).

Сколько стоит купить и внедрить программное обеспечение

Цена на продукт складывается из его типа (стандартный, индивидуальный), задач, которые он решает, ресурсов, требуемых для внедрения. Имеет значение и количество подключённых пользователей. Вилка цен — от нескольких десятков тысяч до ста тысяч рублей и больше.

Планируя расходы, следует учитывать, что, помимо стоимости самого ПО, нужно будет оплатить его настройку, обучение персонала, техническую поддержку.

Автоматизация бизнес-процессов — это перенос рутинных простых задач в сервисы для автоматизации. Благодаря автоматизации принимать заказы, выставлять счета, отправлять товары и многое другое можно на автомате, без участия людей.

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов нужна, чтобы масштабировать бизнес. Когда компания растет, объемы работ также сильно увеличиваются. Выставить вручную 10 счетов — это совсем не то же самое, что выставить 1000 счетов. Такая же ситуация с другими процессами в компании: от подбора персонала до управлением закупками.

Автоматизация помогает компании::

Увеличить прибыль. Автоматизация бизнес-процессов позволяет обслуживать бОльшее количество клиентов меньшим количеством сотрудников. Когда рутинные задачи организованы с помощью специальных программ, участие человека нужно только в нестандартных ситуациях. Прибыль компании растет, а расходы на персонал — нет. Сотрудники могут получать бОльшую зарплату, так как успевают обрабатывать больше клиентов.

Сэкономить время. Некоторые задачи, например распределение заказов между менеджерами, вообще не приносят компании деньги, но делать их нужно, иначе все процессы остановятся. Автоматизация таких задач помогает сотрудникам больше заниматься делами, которые требуют творческого подхода или приносят прибыль.

Повысить эффективность и точность процессов. Есть процессы, в которых очень важна точность. К примеру, оформление накладных в службе доставки интернет-магазина. Лучше дать пользователю выбрать нужное почтовое отделение из списка, чем заставить менеджера принимать заказы по телефону. Менеджер устанет и ошибется, посылку отправят не туда и клиент не получит заказ в срок по вине магазина.

Улучшить процессы. Некоторые бизнес-процессы или очень дорого, или вообще нереально обрабатывать вручную. К примеру, обзвонить всех участников конференции на 1000 человек и напомнить им, что конференция завтра. Но им можно отправить SMS и email или сделать обзвон с помощью робота. Автоматизация выводит компанию на новый уровень персонализации в работе с клиентами.

Сравните, насколько проще выставлять счет в интернет-магазине, если подключить автоматизацию:

Без автоматизации	С автоматизацией
1. Менеджер получает заявку.	1. Клиент оставляет заявку, указывая реквизиты для выставления счета.
2. Звонит клиенту, уточняет реквизиты для оплаты.	2. Клиенту на почту автоматически приходит счет с реквизитами, указанными клиентом (без ошибок в сумме и дате).
3. Вручную делает счет в Excel, скопировав старый счет. Может ошибиться.	3. Когда клиент оплачивает счет, менеджеру приходит уведомление. Товар уезжает со склада.
4. Отправляет счет клиенту.
5. Менеджер идет или звонит в бухгалтерию, просит проверить, оплачен ли счет, и так несколько раз.
6. После того, как деньги получены, менеджер отправляет товар.

Инструменты для автоматизации бизнес-процессов

Самый простой инструмент автоматизации — это Microsoft Excel или его бесплатный онлайн-аналог — таблицы Google Spreadsheet. В таких таблицах можно описать процессы и настроить формулы расчета нужных цифровых показателей. Это популярный метод начальной автоматизации работы отдела продаж, который позволяет вести клиентскую базу, контролировать оплаты от клиентов и прогнозировать выручку.

Существуют и более сложные системы автоматизации.

Системы управления проектами. Trello, Jira, Asana — это сервисы, в которых можно ставить задачи сотрудникам и распределять их между членами команды. Внутренний заказчик создает карточку задачи, описывает, какой результат он хочет получить. Исполнитель делает задачу, отмечает в карточке, что задача готова. Заказчик принимает или отклоняет работу. Контроль сроков и качества выполнения задачи лежит на менеджере проекта.

Бухгалтерские системы. 1C, Контур — это системы управления финансами и складом. С помощью таких систем автоматизируется выставление счетов, расчет зарплаты и налогов, создание актов и других документов.

Системы управления рабочим временем и персоналом. Bamboohr, Hurma — это системы, где сотрудники могут оставлять заявки на отпуск, следить за рабочим временем, количеством рабочих и выходных дней. Информация об отработанных днях попадает в бухгалтерию, где автоматически рассчитывается зарплата. В некоторых случаях такие системы учитывают рабочие часы и даже делают скриншоты экранов сотрудников раз в 10 минут, чтобы убедиться, что те работают.

Системы управления клиентами (CRM). AmoCRM, Terrasoft, Bitrix24 — это системы учета отношений с клиентами. Для каждого клиента заводится карточка, куда записываются его контактные данные и история общения. К карточке клиента прикрепляется карточка сделки: о чем договорились, сколько это стоит, когда нужно сделать.

Сделка и клиент прикрепляются к ответственному менеджеру, который ведет переговоры и фиксирует их результат в CRM. Если менеджер уйдет из компании, информация о его клиентах сохранится в системе и другой менеджер сможет продолжить работу.

ERP-системы. Это комплексные системы автоматизации всех процессов в компании.

Самые популярные ERP-системы в России — это SAP, 1С:ERP Управление предприятием, Oracle ERP.

Системой SAP, например, пользуются такие крупные организации, как Почта России или государственные железнодорожные компании в СНГ.

К примеру, вам нужно синхронизировать расписание поездов и продажу билетов на эти поезда. Одни пассажиры едут от конечной до конечной, другие сходят на промежуточных остановках. Какие-то поезда едут из других стран. SAP поможет синхронизировать количество вагонов, расписания поездов и внештатные ситуации вроде «поезд опаздывает на полчаса, и по его пути идет другой поезд в это время».

ERP-системы очень гибкие, и позволяют автоматизировать работу любого предприятия или компании. Но именно поэтому они долго внедряются и настраиваются. Для их запуска обычно нанимают отдельных специалистов — интеграторов.

ESP-системы. Системы для отправки массовых email-рассылок, такие как Unisender, — это тоже инструмент автоматизации, в данном случае маркетинговых процессов. Раньше нужно было вручную верстать письмо и отправлять его каждому пользователю. Теперь можно создать макет в блочном редакторе, загрузить список контактов и отправить email сразу по всей базе.

Еще более продвинутая автоматизация — это цепочки писем. В зависимости от того, как пользователи отреагировали на письмо, им приходят новые email. Вручную такой процесс повторить нереально.

CMS-системы. WordPress и Tilda — тоже инструменты автоматизации бизнес-процессов. С их помощью можно удобно администрировать сайт. Раньше, чтобы добавить картинку, нужно было писать код. Сейчас это можно быстро и без разработчиков сделать в админ-панели CMS-системы.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Внедрение автоматизации — долгий процесс. Сначала нужно прописать процессы, подлежащие автоматизации. Затем оптимизировать их, если это возможно. И только после этого выбирать программы и внедрять автоматизацию.

Есть два основных способа автоматизировать процессы предприятия: сделать проект силами персонала компании или обратиться к консультантам. Рассмотрим оба варианта.

Автоматизировать все самостоятельно. В компании создается рабочая группа по автоматизации конкретных бизнес-процессов. Эта группа прописывает задачи, выбирает инструменты и проводит внедрение. Если нужно — привлекает аутсорсеров и другие отделы компании для решения конкретных задач.

Плюсы	Минусы
Нет больших дополнительных расходов. Вы платите ту же самую зарплату сотрудникам.	Нет опыта в автоматизации или есть, но небольшой.
Сотрудники хорошо знают специфику компании и отрасли. Вам не придется доносить контекст и особенности рынка.	Нет мотивации закончить быстро. Сотрудники и так работают у вас в компании, им некуда спешить.
Полная конфиденциальность. Вам не придется рассказывать самые тонкие детали бизнеса людям, которые в нем не участвуют.	Сотрудники не успевают делать свою работу. Основные задачи провисают — их некому делать.
	Плохо разбираются в инструментах для автоматизации. Будут использовать те инструменты, которые легко найти или которые на слуху.

Обратиться к команде на аутсорсе. Вы можете привлечь интеграторов: компанию или частных консультантов.

Плюсы	Минусы
Опыт в автоматизации. Специалисты уже автоматизировали много других компаний и проектов и знают, как избежать типичных ошибок.	Дополнительные расходы. За этот проект придется заплатить отдельно и немало.
Мотивация сделать все быстро. Вы рассчитаетесь с ними, как только проект будет закончен.	Аутсорсеры не знают специфику компании и сферы бизнеса. Решения аутсорсеров могут быть неадекватны вашей специфике.
Сотрудники не отвлекаются от своих задач. Ваш персонал может делать свою основную работу.	Нет гарантий надежности. Даже самое сильное портфолио не гарантирует исполнительность и качество работы. А от своей команды вы знаете, чего ожидать.
	Будут навязывать свой продукт или стек решений. Нередко консультанты имеют личные предпочтения в использовании тех или иных продуктов, которые не обязательно подойдут именно вам.

У каждого способа автоматизации свои плюсы и минусы. В целом сложные проекты, типа внедрения ERP, лучше доверить интеграторам, работая с ними в тесной связке. Локальные системы, типа CRM, можно пробовать внедрить самостоятельно.

Главные мысли

Не всегда бизнес думает об автоматизации в контексте бизнес-процессов и в ходу есть термин “автоматизация бизнеса”. Во избежание путаницы, стоит разобраться в чем отличие автоматизации бизнес-процессов от автоматизации бизнеса.

В теории автоматизация бизнес-процессов и автоматизация бизнеса — равнозначные понятия, потому что в бизнесе всё есть процесс, который можно разделить на подпроцессы и этапы и описать. Но в реальном мире в компаниях есть ряд активностей с высоким уровнем социальности, которые могут быть автоматизированы лишь частично. Например, корпоративная культура, подбор и управление персоналом, управление компанией в целом — эти сферы бизнеса предполагают вовлечение человека не только как ресурса, но и как личности. Таким образом, бизнес-активности, которые проблематично разложить на процессы, но можно частично автоматизировать попадают в зону автоматизации бизнеса, что более широким понятием, чем автоматизация бизнес-процессов.

Система автоматизации бизнеса — это всё то, что превращает часть ручного труда в машинный, автоматический, переводит в сферу инженерных и информационных технологий. По большому счету, к технологиям автоматизации бизнеса можно отнести огромный пласт средств, от производственного оборудования и робототехники, до ПО и каналов связи. Но в разрезе автоматизации бизнес-процессов, как правило, разговор идет о более узком наборе технологий, о которых и пойдет речь в данной статье.

Упрощенный взгляд на автоматизацию бизнес-процессов

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Залогом успеха бизнес-процесса являются определенные незаменимые компоненты. Прежде всего, для каждого этапа процесса требуются данные и материалы. Во-вторых, необходим алгоритм – процесс, которому люди или программное обеспечение (в случае автоматизации бизнес-процесса) могли бы следовать. Наконец, должен быть определён результат, с целью достижения которого прилагаются усилия, тратится время и используются данные. Необходимо признать важность этих компонентов автоматизации бизнес-процесса и уделить время для выбора и формализации каждого из них, поскольку, только заложив правильную основу, вы сможете рассчитывать на корректный результат.

Автоматизация бизнес-процессов — история

Впервые этот термин использовали Фредерик Тейлор и Генри Гант – инженеры-механики и консультанты по управлению – в 20-х годах ХХ века. Изначально этот термин был привязан к производству, но в процессе изучения и переосмысления термина бизнес-процесса он стал применим даже для описания динамики деятельности в рамках семьи. В начале 80-х годов на основе работ У. Эдвардса Деминга и Джозефа М. Джурана была разработана новая концепция бизнес-процесса, и теория нашла поддержку технологиями. Например, совершенно новые способы взаимодействия, постановки целей и достижения результатов появились благодаря появлению печатных машинок, копировальных аппаратов и персональных компьютеров. Интернет также стал одним из основных факторов для разработки новых подходов к управлению бизнес-процессами (BPM) и развития практики автоматизации бизнес-процессов.

Теории управления бизнес-процессами уже почти сто лет, и она продолжает развиваться, поэтому может быть полезна каждому бизнесу для достижения актуальных целей благодаря организации и разделению процессов на различные этапы, выполняемые людьми и решениями для автоматизации бизнес-процессов.

Примеры и идеи автоматизации бизнес-процессов

Существует множество примеров процессов, для успешного исполнения которых уместно применение автоматизации бизнес-процессов. Деятельность в таких областях, как финансы, человеческие ресурсы и маркетинг, может быть разделена на различные процессы, часть из которых может быть автоматизирована. Например, благодаря автоматизации бизнес-процессов по найму сотрудников и их адаптации на рабочем месте, процессов обработки запросов на закупку и заказов от клиентов, можно добиться отличных результатов в улучшении качества исполняемых работ и уменьшении операционных издержек.

Бизнес-процесс согласования документа, созданный и исполняемый в решении на базе Comindware Business Application Platform

Заказать демо

Кейсы автоматизации бизнес-процессов могут быть очень разные. Например, “Изи Штандарт”, живая организация, в которой вместо корпоративной иерархии — коучинг и самоуправление, вместо KPI — цели и ценности, автоматизировала бизнес-процессы сертификации компаний и их продукции. Данный кейс внедрения Low-code BPMS наглядно показывает, как быстро автоматизировать процессы и в минимальные сроки получить ощутимый экономический эффект от инвестиций.

Основные преимущества автоматизации бизнес-процессов

Ключевая идея использования цифровых инструментов состоит в том, чтобы эффективно работать со всеми данными о клиентах, задачах и услугах/товарах компании, а также автоматизировать определенные действия, которые могут быть выполнены без человеческих усилий. Целью автоматизации бизнес-процессов не является замена сотрудников, которые выполняют повторяющиеся задачи, на программных роботов. Благодаря автоматизации бизнес-процессов, сотрудники компании избавляются от рутинных и механических задач и получают возможность сфокусироваться на выполнении новых обязанностей, исследовательских задач или любой активности, предполагающей применение опыта и знаний сотрудника.

BPM-система от Comindware радикально упрощает управление задачами в рамках бизнес-процесса для сотрудников компании

Заказать демо

Автоматизация бизнес-процессов также помогает группам людей лучше координировать усилия, поэтому дезорганизация может быть исключена из уравнения. Наконец, автоматизация бизнес-процессов может гарантировать более высокую точность результатов. Все эти преимущества являются причиной того, что все больше и больше предпринимателей, руководителей отделов, а также малых и крупных компаний применяют автоматизацию бизнес-процессов в своей работе.

Все эти преимущества актуальны для каждой организации, которая хочет охранять свою конкурентоспособность и развиваться. У каждого бизнеса на примете есть конкуренты, которые стремятся завоевать актуальный рынок, и подход к управлению работой в компании может стать решающим фактором в конкурентной борьбе. Зачастую именно своевременная автоматизация бизнес-процессов решает, какой бизнес добьётся успеха, а какой будет балансировать на грани существования.

Как уже говорилось, системы управления бизнес-процессами предназначены для людей, которые хотят исполнять свою роль в компании максимально эффективно и чувствовать свой вклад в процесс достижения как локальных целей, так и ключевых целей компании. Дело не только в том, что система обеспечивает визуализацию процесса достижения цели и координацию работ, но также благодаря автоматизации бизнес-процессов существенно сокращается ручная повторяющаяся и утомительная работа.

Поэтому использование технологий для автоматизации бизнес-процессов и новых преимуществ, которые они предлагают бизнесу, является одним из ключевых факторов успеха бизнеса в современном мире. Компании, которые делают ставку на традиционные стили управления бизнесом, не ошибаются; но эти традиционные подходы зачастую оказываются недостаточно эффективны для охвата огромной бизнес-среды, которая окружает компании. Именно здесь возникает конфликт ограничений выбранной технологии и новых требований бизнеса в связи с необходимостью адаптации к изменяющейся бизнес-среде. Те, кто хочет добиться успеха, должны рассмотреть возможность выхода из этой дилеммы путём смены подхода к управлению бизнесом и, при необходимости, замены используемой технологии. Автоматизация бизнес-процессов – это несомненно правильный шаг к росту и успеху в цифровую эпоху, и внедрение системы автоматизации бизнес-процессов будет означать положительные изменения и положительные результаты.

В чём особенности работы с бизнес-процессами сегодня? Посмотрите наше видео и узнайте самое важное о диджитализации и цифровизации бизнес-процесса в цифровую эпоху.

Тенденции в автоматизации бизнес-процессов

Понимание ключей к успеху в бизнесе изменяется с течением времени и находит отражение в тенденциях использования автоматизации бизнес-процессов для повышения эффективности бизнеса.

Одной из таких тенденций является переход на использование Low-code платформ для гибкого управления бизнес-процессами. Платформы такого типа помогают руководителям отделов и бизнес-аналитикам снизить риски и решать актуальные проблемы бизнеса на-лету. Low-code платформы существенно упрощают автоматизацию бизнес-процессов благодаря удобным пользовательским инструментам для моделирования бизнес-процессов и создания форм, а также возможности внесения изменений “на лету”, без остановки действующих процессов. Таким образом, Low-code системы в конечном счёте радикально сокращают сроки запуска в эксплуатацию ИТ-решений и обеспечивают быструю адаптацию к новым требованиям бизнеса, что становится козырями в руках опытных руководителей на пути к успеху бизнеса.

Low-code платформы играют жизненно важную роль в автоматизации операционных процессов. Ключевая задача цифровой трансформации: автоматизация сотен или тысяч операций, которые важны для обслуживания клиентов. Low-code платформы с мощным BPM-функционалом могут ускорить эти проекты, обеспечив бизнес-экспертам, которые лучше всего разбираются в данных процессах, возможность возглавить их.
Low-code не сделает программирование устаревшим. И это не волшебное решение ваших проблем с программным обеспечением. Для получения систематических успехов вам понадобится тщательно продуманная стратегия. Джон Раймер (John Rymer) Джон проработал отраслевым аналитиком и консультантом более 20 лет.
Сейчас работает в Forrester, является вице-президентом и возглавляет группу, специализирующуюся на аналитике и освещении Low-code платформ.
Джон Раймер является автором множества статей и вебинаров, освещающих вопросы использования Low-code концепции в сфере автоматизации бизнес-процессов.

Необходимая функциональность системы автоматизации бизнес-процессов

Поскольку бизнес-процесс состоит из нескольких шагов, которые должны быть разделены между членами группы для достижения общей цели, программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов должно включать возможность представления этих шагов в графическом виде. Это даёт сотрудникам хорошее представление о том, что и когда нужно сделать и как процесс можно оптимизировать, а также упрощает организацию работы. Система автоматизации бизнес-процессов также должна должна быть проста в использовании, что обеспечивается благодаря интуитивному интерфейсу, адаптируемости и удобству доступа. Как небольшие, так и крупные компании всё чаще отдают предпочтение облачным системам для автоматизации бизнес-процессов и обеспечивают сотрудникам доступ к программному обеспечению из любой точки мира без привязки к конкретным десктопным компьютерам и мобильным устройствам.

Также система автоматизации бизнес-процессов должна своевременно сообщать всем заинтересованным стейкхолдерам об изменении статуса протекающего процесса, а также рассылать приятные напоминания о том, что было сделано и что еще нужно сделать. Но оповещения ничего не значат, если нет отчетов. Система автоматизации бизнес-процессов должна быть способна отразить прогресс бизнеса или компании в графиках и статистике и представить руководителям отделений организованный и точный обзор того, над чем подчинённые в настоящее время работают. Эти две комбинированные функции помогут руководителям всех уровней контролировать, что происходит, и вовремя принимать необходимые меры.

Параллельные рабочие процессы — отличный способ, которым ваше программное обеспечение может показать прогресс, который делается, потому что он ломается с традиционной идеей, что вещи делаются на первом шаге, а затем еще один.

В большинстве случаев люди, которые хотят достичь общей цели, выполняют некоторые задачи одновременно. Поэтому важна возможность построения и запуска нескольких параллельных бизнес-процессов, которые запускают друг друга при определённых заданных условиях. Но несмотря на то, что существуют общие цели, не вся информация, которая обрабатывается, предназначена для совместного использования со всеми сотрудниками. Именно поэтому контроль доступа на основе ролей является одной из важнейших функций при выборе системы для автоматизации бизнес-процессов. Хорошая BPM-система должна обеспечивать возможность в любое время и быстро изменять уровни доступа для конкретных людей или групп, если это необходимо. Также немаловажна возможность интеграции автоматизированных бизнес-процессов с другими ИТ-системами, используемыми в компании, для ещё более эффективного управления бизнесом.

Как правильно начать автоматизацию бизнес-процессов?

Проблема	Как не допустить
По окончании автоматизации первых нескольких процессов её польза неочевидна	Начинать с важных для компании процессов
Сотрудники сопротивляются изменениям и продолжают работать в обход системы	Наладить с ними взаимодействие, убеждать, собирать обратную связь
Интерфейс системы неудобен	Обеспечить разработчику интерфейса возможность наблюдать работу будущих пользователей, а им – вносить свои предложения
Система подходит лишь для шаблонных процессов	Не пытаться всё привести к шаблону, заложить возможность для владельца процесса самостоятельно его маршрутизировать.

Самая большая ошибка при создании/настройке системы автоматизации бизнеса – сначала подготовить ПО силами IT-отдела, а затем предложить его людям бизнеса “как есть”. Тесное взаимодействие с бизнес-аналитиками на всех этапах, их глубокое участие в настройке – ключ к успеху, к тому, что созданная система действительно окажется полезной.

Low-code платформа от Comindware поддерживает несколько вариантов управления бизнесом, включая автоматизацию бизнес-процессов, управление проектами и кейсами. Comindware Business Application Platform — это облачное программное обеспечение нового поколения для цифровой трансформации предприятия и решения вопросов эффективного взаимодействия между отделами компании, клиентами, контрагентами и другими стейкхолдерами в рамках сквозных бизнес-процессов.

Конечно, это программное обеспечение имеет впечатляющий и простой в использовании графический инструмент моделирования бизнес-процессов с возможностью использования формул, подобных Excel, и создания параллельных веток процесса. Кроме того, Low-code платформа от Comindware визуализирует взаимосвязи между автоматизированными бизнес-процессами и позволяет анализировать процессы «сверху вниз», что полезно при поиске возможностей оптимизации процессов в компании. Решения на базе Comindware Business Application Platform просты в использовании и дружелюбны благодаря возможности адаптации интерфейса, гибким настройкам уведомлений и доступа к системе. Благодаря открытому API, платформа может быть интегрирована с другими ИТ-системами, используемыми в компании.

Поскольку большинство отечественных ОС разработаны на базе open source ядра Linux, команда Comindware позаботилась о возможности совместного использования Comindware Business Application Platform и ОС семейства Linux.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

---

Подборка по базе: карточки органы и системы органов.docx, Кишты Мария. Технологии ведения тренинга.rtf, формы методы и технологии работы с исторической картой..pptx, Билеты по технологии (копия).docx, Устройство, техническое обслуживание и ремонт системы смазки авт, Кадровые технологии, применяемые на муниципальной службе.docx, Практическая работа № 7 _Педагогические технологии в работе клас, Анализ технологии обработки шкур убойных животных.docx, Курс лекций по Бюджетной системы РФ.doc, 1Типовые функции инструментария для автоматизации процесса внедр

---

Системы управления документами — СУД

Прежде всего, это относится к комплексу операций по созданию, управлению и исполнению документов, ведению электронного архива, организации офисного документооборота. Для реализации таких функций необходимо объединить Workflow-систему с системой управления документами (СУД), которые, как правило, имеют встроенные возможности по интеграции с внешними приложениями (офисными и прикладными программами), которые обеспечивают СУД документами. Кроме того, СУД изначально были ориентирован на КИС масштаба предприятия, в связи с чем все промышленные системы выполнены в архитектуре клиент-сервер и способны работать практически на всех программно-аппаратных платформах, т. е. характеризуются отличной масштабируемостью, переносимостью, безопасностью и надежностью хранения данных, а также обеспечивают распределенный режим работы. Если составные части КИС поддерживают довольно широкий список оборудования и серверного программного обеспечения, это дает возможность уменьшить затраты, так как увеличивается вероятность того, что необходимые базовые продукты в организации уже есть. На сегодняшний день основными платформами, на которых должны функционировать формирующие КИС СУД, САБП и прикладное программное обеспечение, следует считать Windows, Novell NetWare, основные разновидности UNIX и промышленные СУБД Oracle, Microsoft SQL Server, Oracle или Sybase . Системы автоматизации бизнес-процессов — САБП Важно отметить, что КИС на основе систем автоматизации бизнес-процессов (САБП) и СУД являются довольно универсальными. Подобные комплексы, благодаря имеющимся инструментам интеграции, позволяют объединить офисный, (организационно-распорядительный) документооборот с инженерным, в который входит техническая, технологическая и чертежно-конструкторская документация (она, как правило, разрабатывается в САПР и ГИС), а также любые другие виды информации, вплоть до мультимедиа. Кроме того, в состав КИС могут входить программы бухгалтерского, складского, кадрового учета и др. Следует обратить внимание, что интеграция осуществляется только между программами, отвечающими некоему набору технических требований. Минимальный уровень интеграции обеспечивает наличие открытых кодов командной строки: лучше, если программа поддерживает стандарт OLE Automation , а еще лучше, если она имеет сетевую версию, использующую для хранения своих структурированных данных SQL-сервер. Тогда возможно создание мощного и гибкого инструмента, отвечающего современным требованиям по безопасности и надежности. Справедливости ради нужно заметить, что большинство фирм-разработчиков ПО уже выпустили или в ближайшее время выпустят версии программ, соответствующие промышленным стандартам межпрограммного взаимодействия, поэтому данное ограничение на интеграцию, скорее всего, не окажется существенным препятствием на пути построения КИС. Маршрутизация в системах автоматизации бизнес-процессов (САБП) Существующие САБП, как правило, поддерживают один из двух способов маршрутизации: жесткую. Определяется разработанной заранее моделью бизнес-процесса. Таким образом, применение жесткой маршрутизации допустимо там, где технология обработки документов или просто выполнения заданий хорошо формализуется. Большинство зарубежных систем управления относится именно к этому классу программ. свободную. Так как особенностью отечественного ведения хозяйства является наличие случайного или субъективного фактора, вносящего некоторую неопределенность в структуру бизнес-процессов, то в большинстве отечественных организаций обычно используется свободная маршрутизация, когда последовательность этапов бизнес-процессов определяется (и доопределяется) на стадии выполнения заданий. Таким образом, можно сделать вывод, что САБП должна учитывать и национальные особенности управления, и потому поддерживать оба способа маршрутизации. Подобный симбиоз двух разных подходов позволяет избежать крайностей и получить то сочетание жесткой и свободной маршрутизации, которое наиболее оптимально соответствует специфике предприятия.

Средства обработки бумажных документов

Полный переход к электронной форме информации пока еще невозможен по ряду объективных причин, обусловленных не ограничениями современных ИТ, а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, инерция мышления, недостаточный уровень компьютеризации в среднем по стране). Поэтому, говоря о концепции построения КИС, следует обратить внимание на актуальную на сегодняшний день проблему совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов. Современные системы управления документами — СУД Практически все современные СУД, хранящие документы, предоставляют те или иные функции по обработке бумажных документов. Обычно они реализуются с помощью специального модуля, который позволяет автоматизировать сканирование и сохранение образов многостраничных документов, а также их распознавание и аннотирование. Последняя функция, в частности, дает возможность наносить на дополнительные слои произвольные пометки, сохраняя при этом первооснову. При использовании специальных аппаратных средств (например, высокопроизводительных сканеров с поддержкой коррекции изображений и удаления искажений, дополнительных плат постобработки, фильтрации изображений) такой модуль позволяет создать линию массового (промышленного) ввода документов. Применение подобных комплексов обеспечивает не только высокую скорость преобразования данных, но и экономит место на носителях информации, благодаря более компактному представлению данных (за счет увеличения качества изображений и более мощных алгоритмов сжатия). Важно, что часть участвующих в документообороте бумаг (кроме тех, что предназначены для внешнего использования или для отчетности в государственные органы) может быть уже сегодня переведена в электронную форму и именно в таком виде визироваться, согласовываться и утверждаться. В результате появляется возможность реализовать смешанный электронно-бумажный документооборот с необходимым заказчику соотношением бумажных и безбумажных технологий. Учитывая сравнительно большой объем документов, представленных в графическом виде, техническое обеспечение КИС должно поддерживать использование носителей информации с низкой удельной стоимостью хранения (CD-ROM, CD-RW, магнитооптические диски и библиотеки, стримеры), которые позволяют создавать сравнительно дешевые электронные архивы объемами до нескольких терабайт. Очевидно, что наиболее оптимальным модулем для выполнения функций интеграции с подобными хранилищами следует рассматривать СУД. Именно при разработке КИС желательно выбирать СУД, которая поддерживает иерархическое многоуровневое (в смысле использования различных классов носителей) хранение документов. Например, оперативный архив документов может храниться на быстрых дисковых массивах сервера, обширные справочные материалы в магнитооптической библиотеке, а архив документации за прошлые годы — на CD-ROM.

Мировой рынок корпоративных информационных систем

В настоящее время выделяют следующие виды КИС: управления ресурсами предприятий (ERP); управления взаимоотношениями с заказчиками (CRM); управления цепью поставок (SCM) и ряд других, появившихся в последнее время (например, системы электронной коммерции и системы управления имуществом предприятий  EAM ( Enterprise Asset Management )). Интересны и данные, полученные AMR Research после изучения 13 отраслей американской промышленности и 800 компаний. Целью исследования являлось выяснение вопроса, на какие КИС предприятия тратят свои деньги. Результаты исследования выглядят следующим образом: ERP — 43%; CRM — 17%; SCM — 13%; другие КИС — 27%. При этом, высокотехнологичные компании тратят 28% бюджета на КИС, фармацевтические — 20%, а финансовые — 15%. По различным оценкам в настоящее время на мировом рынке существует более 500 КИС. На рынке ERP-систем бесспорно лидируют компании SAP AG, Oracle, J.D. Edwards, PeopleSoft, Baan , на их долю пришлось 64% объема данного рынка. При этом на долю европейских фирм приходится 45% мирового рынка. Только на долю SAP AG приходится 33% рынка ERP-систем. Из прочих разработчиков КИС можно также отметить: производителей SCM-систем — компании i2, Manugistics и Numetrix ; производителей CRM-систем — Siebel, Vantive, Clarify и Pivotal; производителей систем электронной коммерции — Ariba, Commerce One, IBM и Broadvision. Кроме того, заметное место на рынке КИС занимают следующие компании; Brain; Sage Group; Symix Systems; Geac Computer; SCT; IBS; Epicor Software; QAD/BMS; Exact Software; IFS и ряд других. SAP AG (ERP-система SAP R/3) Это четвертая по размерам компания-разработчик ПО в мире. Основной продукт компании — ERP-система SAP R/3, в которой реализовано более 1000 бизнес-процессов. В настоящее время разработано 46 версий этой системы на 28 языках. Система внедрена в различных отраслях: аэрокосмической и оборонной; автомобилестроении; банковском деле; химической промышленности; производстве потребительских товаров; проектировании и строительстве; здравоохранении; страховании; СМИ; фармацевтике; розничной торговле и др. С середины 1990-х гг. компания уделяет большое внимание интеграции своих продуктов с Интернет. Главный акцент SAP — Интернет-портал MySAP.com (поддерживаемый Sun-серверами), с помощью которого по запросам клиентов предоставляется открытая среда персональных решений для совместного ведения бизнеса на базе Интернет, и ПО для онлайновой деятельности. Вторым по важности вопросом для SAP является развитие CRM-технологий. Все модули интегрированы с R/3, но их можно использовать и отдельно. Oracle (КИС Oracle Applications) Это вторая по величине в мире разработчик ПО. Одними из основных продуктов Oracle являются СRM и ERP приложения, а также ПО для электронной коммерции (E-Business Suite) . Основным ERP-продуктом Oracle является КИС Oracle Applications. Oracle . Комплект продуктов Oracle CRM охватывает все стороны взаимодействия предприятия со своими заказчиками — от маркетинга и продаж до сервиса — и обеспечивает бесшовную интеграцию с клиентской частью (Front-Office) и с внутренней бизнес-логикой (back-end) ERP-системы. Baan (CRM, ERP, SCM и Corporate Knowledge Management) Выпускает интегрированные решения и компонентные приложения в области E-Business и электронной коммерции, CRM, ERP, SCM и Corporate Knowledge Management. У Baan — более 15000 инсталляций. Ее стратегические партнеры: IBM, Microsoft, Hewlett Packard, Compaq, Sun Microsystems и др.. Система Baan предназначена для комплексной поддержки бизнеса. Это настраиваемая система, все подсистемы которой конфигурируются под процедуры и задачи бизнеса заказчика. В нее входят подсистемы, решающие перечисленные ниже задачи: поддержка управления проектами — комплексная поддержка процессов планирования, управления и контроля выполнения разнообразных программ в рамках всей компании; комбинированный учет затрат по проекту, оценка стоимости выполнения программы и т.д. управление потоками хозяйственных операций — планирование и контроль за ходом хозяйственных операций с целью автоматизации процессов во всех сферах текущей деятельности предприятия. управление финансовыми средствами — управление наличностью, планирование и управление ценными бумагами; контроль за ликвидностью средств, оценки рисков и т.д. управление инвестициями — контроль за капиталовложениями и бюджетом, учет расходования средств, анализ прибыльности инвестиционных проектов и т.д. мониторинг текущей деятельности предприятия — поддержка процессов принятия решений; обеспечение точного контроля за стратегической и текущей финансовой информацией в режиме реального времени и возможности в любой момент времени предоставлять интегрированные данные о состоянии предприятия и т.д. финансовый учет и отчетность — полный спектр работ по ведению и составлению внешней отчетности (ведение Главной книги, составление бухгалтерской отчетности, составление консолидированной отчетности и т.д.). учет затрат — весь спектр работ по ведению и составлению внутренней отчетности (учет затрат по продуктам и организационным единицам, анализ прибыльности, расчет косвенных затрат и т.д.). поддержание функций закупки и сбыта продукции — анализ и обработка поступающих заказов; поддержка процессов, связанных с прогнозированием, составлением и оценкой бюджетов различных уровней и т.д. управление движением материальных средств — поддержка всех действий, связанных с управлением складами, учетом материальных средств в местах хранения (инвентаризация), функций транспортировки грузов, учета средств в развитии (при передвижении в процессе выполнения производственных заказов) и т.д. планирование производства — комплекс работ, связанных с подготовкой производства, обеспечением производственных цепочек необходимыми ресурсами, выполнением производственных заказов, контролем текущего состояния производства, внесением оперативных изменений в зависимости от изменения текущей ситуации (диспетчеризация) и т.д. поддержка обеспечения качества продукции — выполнение требований международных, государственных и отраслевых стандартов производства; согласование параметров качества продукции, предоставляемых услуг и текущего производственного процесса; контроль процессов испытания выпускаемой продукции и т.д. поддержание сервисных функций жизнедеятельности — предоставление дополнительных возможностей создания различных классификаторов; поддержание служб контроля за изменениями; обеспечение документооборота, связь с внешними системами и т.д. Система Baan обладает развитым инструментарием; кроме того, особого упоминания заслуживает пакет «Динамическое моделирование предприятия» (DEM), который может динамически перенастраиваться, позволяя проводить реинжиниринг бизнес-процессов в ходе внедрения и в процессе дальнейшей эксплуатации. Для создания моделей предприятия в подсистему «Моделирование предприятия» встроен графический инструментарий, позволяющий наглядно представить бизнес-функции, бизнес-процессы и организационную структуру предприятия. Кроме того, подсистема обеспечивает настройку параметров и конфигурацию системы Baan с учетом формализованных бизнес-процессов и позволяет задать различные виды взаимодействия между ними. Концепция динамического моделирования предусматривает возможность изменять уже созданную бизнес-модель при возникновении новых задач. J.D.Edwards (OneWorld) Сначала компания занималась разработкой ПО для малых и средних компьютеров, фокусируясь в начале 1980-х гг. на платформе IBM System /38. К середине 1980-х гг. J.D. Edwards разработала КИС World Software для платформы IBM AS/400 (прямого потомка System /38). В июне 1996 г . была выпущена кросс-платформенная КИС J.D. Edwards OneWorld, представляющая собой сетецентрическое решение, удовлетворяющее требованиям ERP-стандарта и состоящее из 3 основных интегрированных подсистем: финансы; сбыт/снабжение; производство. Система предназначена для комплексной автоматизации крупных и средних предприятий различных вертикальных рынков. Все бизнес-процессы представлены на графическом уровне, что делает возможным их настройку и перенастройку, не прибегая к дополнительному программированию. Кросс-платформенность и развитые механизмы репликации позволяют работать в режиме распределенной сети. С помощью набора технологических средств ActivEra реализована концепция «от мысли к действию» — возможность адаптации ПО к постоянно изменяющимся условиям бизнеса. OneWorld обладает возможностью объединять различные платформы на базе одного инструментария. Система работает на различных ОС, включая вариации UNIX, а также Windows PeopleSoft Занимается разработкой ПО управления предприятиями (управлением персоналом; управлением финансами; управлением дистрибьюцией; управлением производством и управлением цепью поставок). Наиболее известным продуктом PeopleSoft является ERP-система с одноименным названием PeopleSoft, в состав которой входит также следующее ПО: PeopleSoft HRMS — приложения управления персоналом (включают Human Resources, Benefits Administration, FSA Administration, Payroll, Payroll Interface, Time and Labor, Pension и Stock Administration); PeopleSoft Treasury Management — управление финансами; PeopleSoft Project Management — управление проектами; PeopleTools — интегрированный набор разработки и настройки клиент-серверных бизнес-приложений; Procurement — поддерживает закупки, управление запасами, обработку платежей и затрат, управление собственностью.

Современные технические решения помогают автоматизировать рутинные дела. Автоматизация позволяет быстро и качественно выполнять стандартные операции, организовать единую базу данных. Рассмотрим, как работает система автоматизации бизнес процессов, и чем она полезна для компании.

Что означает автоматизация бизнес процессов

Бизнес процесс — это цепочка последовательных действий, направленная на достижение цели. В качестве бизнес процесса может рассматриваться обслуживание клиентов, изготовление товаров, организация внутренней работы компании.

Автоматизация подразумевает передачу функций, которые ранее выполняли работники, в пользу программных алгоритмов. В результате монотонная работа осуществляется без участия человека.

Автоматизация бизнес процессов — это внедрение цифровых технологий в работу. Она ускоряет выполнение повторяющихся однотипных действий. Рутинные дела преобразуются в алгоритмы, содержащие механизмы выполнения заданий.

Для чего применяется цифровизация

Внедрение цифровизации освобождает сотрудников от выполнения однотипных задач. Система позволяет эффективно использовать рабочее время. Она создает условия для масштабирования бизнеса. Компьютеризация упрощает открытие филиалов и выход на новые рынки.

Система автоматизации бизнеса дает возможность:

• экономить рабочее время;
• вести учет движения продукции;
• регистрировать поступающие заявки;
• стандартизировать рабочие процессы;
• проверять качество обслуживания клиентов;
• заполнять бланки по шаблонам.

Компьютеризация освобождает время на стратегическое планирование, переговоры с клиентами и другие задания, которые невозможно переложить на алгоритмы. Не получится автоматизировать процессы, требующие творческого мышления и развитых коммуникативных навыков.

Способы автоматизировать бизнес процессы

Для каждой группы процессов применяются свои способы цифровизации:

Тип процессов	Описание процессов	Программное обеспечение
Управленческие	Управление предприятием и стратегический менеджмент	ERP, сервисы для ведения проектов, аналитическое ПО. У руководителя должен быть доступ к полной базе данных, аналитическим сведениям и делегированию заданий.
Операционные	Основная деятельность: производство продуктов, учет ресурсов, продажи, доставка, маркетинг, служба поддержки.	CRM, сервисы для ведения проектов,. Организационные процессы должны быть собраны в одном ПО, либо софт должен интегрироваться.
Поддерживающие	Выполнение внутренней работы: финансовый учет, логистика, IT-служба.	Специализированное ПО, работающее автономно или в связке с операционным софтом.

Этапы внедрения новых технологий

Рассмотрим базовый алгоритм, который позволяет автоматизировать работу фирмы. Стандартная схема цифровизации включает 6 этапов, актуальных для любой сферы деятельности.

Шаг 1: Определение глобальной задачи

Работа начинается с формулировки глобальных целей. Задание определяется на основе проблем, с которыми сталкивается бизнес. Например, работники бухгалтерии могут часто ошибаться при счете и поздно сдавать отчетность. Тогда в первую очередь необходимо автоматизировать работу бухгалтерии.

Распространенной проблемой является отсутствие единой базы данных. Часть документов может храниться на компьютерах исполнителей, другая часть — на облаке, и третья часть — в бумажном виде. Автоматизация будет направлена на цифровизацию архива, перенос файлов в интернет и открытие данных для работников.

Шаг 2: Составление технического задания

Глобальную цель следует разбить на промежуточные задачи и соотнести их с процессами внутри компании. На основе списка можно подготовить техническое задание и перечислить, какие задачи должен выполнять компьютер.

Шаг 3: Выбор платформы

При выборе ПО следует ориентироваться на список задач. Для автоматизации ведения бизнеса применяется универсальное и специализированное ПО. Малый бизнес можно автоматизировать, используя бесплатные демо версии продуктов.

Шаг 4: Установка и настройка софта

Автоматизировать работу можно самостоятельно или обратиться к специалистам. Чтобы внедрить программные алгоритмы самостоятельно, потребуется много времени, но это сэкономит бюджет. Обратившись к программистам, можно быстро получить готовый функционал, но за разработку, установку и настройку софта придется заплатить.

Шаг 5: Тренинг для работников

Сотрудникам потребуется время, чтобы научиться работать с новыми процессами быстро и без ошибок. Ускорить освоение алгоритмов поможет подготовка подробных инструкций. Для обучения персонала можно использовать статьи, чек-листы и видео от разработчика софта или написать собственные инструкции.

Учебные материалы должны содержать теорию, примеры выполнения задач, типичные сложности при работе с алгоритмами. Проводить занятия удобно в форме командного тренинга и работы на онлайн тренажерах. Для проверки усвоения новых знаний организуется тестирование персонала.

Шаг 6: Корректировка ошибок

При проведении автоматизации могут быть допущены ошибки. Если после настройки алгоритмов у сотрудников прибавилось работы, требуется проверить алгоритмы и провести опрос. Проверка может выявить, что процессы настроены неправильно и при работе возникают технические сбои. Тогда нужно обратиться в поддержку для настройки и отладки софта. Если затруднения возникают из-за некомпетентности работников, нужно дополнить план тренинга и повторить учебный курс.

Средства для цифровизации процессов

Чтобы автоматизировать бизнес, можно использовать разные категории ПО. Выбирая софт, нужно проверять набор доступных инструментов и наличие бесплатной лицензии.

CRM

СРМ позволяет управлять отношениями с клиентами. Она предназначена для записи информации о каждом заказчике, координации работы менеджеров и отслеживания цикла сделок.

Установка СРМ дает возможность автоматизировать процессы:

• запись и сохранение входящих заявок;
• выполнение исходящих звонков;
• подготовка базы для email-рассылки;
• контроль над работой менеджеров;
• проведение финансового анализа.

Многие СРМ поддерживают интеграцию с площадками сквозной аналитики, инструментами email рассылок и приложениями для отслеживания и записи телефонных звонков.

ERP

ERP-системы позволяют автоматизировать управленческие процессы в компании. Они сохраняют информацию о бизнесе в единой базе. ERP синхронизирует работу подразделений: производства, логистики, отдела продаж, кадровой службы. У сотрудников появляется возможность работать с единым хранилищем данных, которое всегда будет оставаться актуальным.

Системы распределения заданий

Системы распределения заданий помогают координировать работу исполнителей над проектами. Они позволяют ставить задания, разбивать их на промежуточные этапы, назначать ответственных и контролировать сроки. Интерфейс показывает, чем заняты пользователи, и насколько загружены отделы. К лидерам рынка в области управления относятся Trello, Asana, Jira.

Бухгалтерское ПО

Специализированный софт позволяет автоматизировать работу бухгалтерии. К данной категории относится софт, выполняющий:

• ведение бухгалтерского учета согласно закону;
• автоматический расчет суммы налогов и взносов к уплате;
• заполнение договоров, счетов и прочих бланков по шаблонам;
• организацию кадрового учета и начисление зарплаты;
• учет наличия товаров на складах и в розничных магазинах.

Популярным инструментом для автоматизации бухгалтерии и ведения товарного учета является платформа 1С.

Системы управления персоналом

Решения из этой категории предназначены для хранения записей об отработанном времени. Они выполняют автоматический расчет заработной платы, учет количества свободных дней отпусков. Через некоторые программы работники могут подавать заявления на отпуск. Эта опция доступна пользователям продуктов Bamboohr и Hurma.

Как оценить эффективность

Для оценки эффективности компьютеризации подходят следующие показатели:

• Время выполнения рутинных операций. После установки софта бизнес процессы занимают меньше времени. За день работник успевает выполнить больше заданий.
• Жизненный цикл сделки: промежуток от поступления заявки до заключения сделки. После цифровизации продолжительность цикла обслуживания клиента сокращается.
• Метрики KPI. Внедрение цифровизации повышает личную эффективность. Объем продаж у каждого менеджера увеличивается.
• Число жалоб на обслуживание или число обращений в поддержку. После установки софта количество недовольных клиентов уменьшается.

Для оценки эффективности нужно выбрать показатели и сравнить значения до компьютеризации и спустя 2−3 месяца после установки софта.

Преимущества автоматизации предприятия

Система автоматизации бизнеса позволяет оптимизировать процессы и максимально уменьшить время на выполнение рутины. Применение специального софта упрощает руководство компанией и дает возможность увеличивать прибыль.

• Оптимизация бюджета. Автоматизированная компания сокращает затраты на фонд оплаты труда. Большую часть работы выполняют алгоритмы, и фирма сокращает штат.
• Устранение ошибок. При выполнении однотипных заданий сотрудники ошибаются из-за невнимательности. Ухудшение концентрации внимания происходит в связи с накопившейся усталостью. Под конец рабочего дня человек работает менее эффективно, чем утром. Но программные алгоритмы не ошибаются и не устают при обработке множества процессов.
• Экономия времени. Компьютер может выполнять несколько задач одновременно, в отличие от реального сотрудника. Алгоритм обрабатывает информацию намного быстрее человека. Работа с алгоритмами ускоряет выполнение процессов и помогает успевать больше за ограниченное время.
• Упрощение регламентов. Цифровизация бизнеса позволяет сократить и упростить должностные инструкции. С работников снимаются обязанности, которые будут выполнять алгоритмы. Элементы инструкций переносятся в настройки софта. Упрощение регламента помогает исполнителям быстрее обрабатывать заявки и обслуживать клиентов.
• Порядок в финансах. Автоматизация бухгалтерии уменьшает время на подготовку отчетности. Бухгалтеры составляют электронные отчеты. Владелец компании может в любой момент проверить документы, чтобы проанализировать финансовые процессы.
• Увеличение прозрачности. Цифровизация делает бизнес прозрачным. Руководство и сотрудники компании взаимодействуют в единой информационной системе. Исполнители видят работу коллег, что снижает вероятность конфликтов. Владелец компании оценивает результаты подчиненных и принимает управленческие решения.
• Безопасность. Автоматические системы управления обладают высоким уровнем защиты. Они защищают данные от посторонних и сохраняют конфиденциальность клиентов. Работать в системе безопаснее, чем держать файлы на персональных компьютерах.

Автоматизацию можно внедрить в работу любой компании. Наличие системы автоматизации дает возможность ускорить обслуживание клиентов и упростить управление бизнесом. Цифровизация позволяет нанимать меньше работников и экономить на зарплатах. Выполнить компьютеризацию бизнеса можно самостоятельно, либо воспользоваться услугами специалистов.