Системы автоматизации бизнес процессов сабп это

Что такое автоматизация бизнес-процессов предприятия — это возможность освобождать ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решение и распланировать дальнейшие действия. Это важно для любой организации, которая собирается расти и развиваться в современных условиях жесткой конкуренции и в режиме постоянной многозадачности. Это — часть успеха, без этого будет сложно достичь результатов. Осталось разобраться, как внедрение нового оборудования повлияет на улучшение показателей фирмы.

Что это такое

Часто руководство предприятия прилагает огромные усилия, чтобы двигаться к достижению цели и увеличивать эффективность коллективной работы персонала. Они осознают, как много зависит от четкого и слаженного исполнения функций каждого сотрудника в масштабах всей организации.

Попытка одного отдела выполнить свою часть задания без взаимодействия с другими подразделениями несет в себе больше вреда, чем пользы. Сотрудники, нацеленные справляться с поставленной задачей, не задумываясь над решением вопроса или достижением общей цели — в результате получают несколько разобщенных, некачественно выполненных частей одного целого.

Автоматизированные бизнес-процессы позволяют работникам визуализировать собственную роль в создании конечного продукта. Это приносит положительную динамику, ведь люди наглядно видят, что получится в итоге, если они будут действовать сообща.

Применять автоматизацию можно в любой области деятельности организации. Наравне с постановкой цели это HR, продажи, маркетинг, подготовка единицы продукции, даже объединение с небольшой компанией.

Чтобы добиться оптимизации, нужно создать верную основу:

• Определить, какие данные и материалы требуются для выполнения полного цикла производства единицы продукции, обеспечить их наличие.

• Создать выверенный алгоритм без лишних элементов, по которому все время будет работать программа или человек.

• Заранее определить результат, ради которого тратятся ресурсы времени и прикладываются усилия.

Business management process — это концепция развития организации. Ее основная задача — внедрение автоматизации в управление и повышение эффективности бизнеса.

Что делает ВРМ:

• изучает, чем занимается фирма, что проходит внутри нее;

• ищет несоответствия, затруднения, замедления в операциях, применение ручного труда там, где можно использовать механизированный или автоматический;

• занимается поисками путей для совершенствования каждого выявленного нарушения.

Использование системы автоматизации бизнес-процессов компании позволяет организации быть гибкой и оперативно подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. С их помощью выявляют слабые и уязвимые места подразделений и подбирают способы усиления.

Это частичный или полный перевод повторяющихся циклов и задач под контроль специального оборудования или программ. В результате высвобождается время сотрудников и финансы, повышается производительность труда, эффективность тоже становится выше.

История создания

Первыми этот термин использовали инженеры-механики 20х годов прошлого столетия. Изначально его применяли только применительно к этапам производства, сейчас его переосмыслили и задействовали гораздо шире.

В 80-х годах разработали несколько иной подход к теории, подкрепили экономическими расчетами и компьютерными технологиями. В то время появились копировальные и печатные машины, а затем — ПК. Еще большего прорыва удалось достичь с развитием интернета. Сейчас их используют для разработки оригинальных подходов к автоматизации бизнес-процессов, постановки новых задач и их решения.

В современной бизнес-среде она активно развивается, и для нее находятся необычные сферы использования. Так получается достигать оптимизации во многих подразделениях. Это возможно благодаря разделению на отдельные этапы для выполнения и внедрения разработок.

Основные направления для развития

Как правило, проводится в 2 одинаково важных сферах:

• Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя — повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.

• Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.

Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

Эта система нацелена автоматизировать все, что медленно или плохо функционирует, убрать несостыковки и тормозящие производство элементы. Это может быть лишний заместитель с минимальным набором обязанностей, без которого бумаги попадают напрямую к директору и оперативно решаются.

Сюда относятся побочные посредники, которые задерживают доставку до конечного потребителя и берут комиссию за хранение. Статистика показывает, что часто достаточно иметь одного проверенного перевозчика, чем много мелких необязательных фирм, которые могут подвести в неожиданный момент.

Таким тормозящим элементом выступает старое оборудование, удаленный склад, отсутствие дополнительного обучения для новых сотрудников, даже слишком длинная лента конвейера влияет на скорость производства и создает недополученную прибыль. Это только часть действия оптимизации.

Среди основных задач выделяют:

• организация безопасного хранения информационных и программных элементов;

• поддержка функционирования на высоком уровне;

• оперативная подготовка и печать документов для поставщиков, партнеров, подрядчиков от счет-фактуры до делового предложения;

• формирование отчета о состоянии дел фирмы за любой промежуток времени;

• пересмотр финансовых затрат в отношении сотрудников, повышение эффективности использования часов работников за счет выведения на автоматический режим однотипных занятий;

• улучшение качества обслуживания посетителей;

• минимизация влияния людей на важные производственные процессы.

Примеры и идеи

С помощью такой процедуры удается сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми подразделениями одного предприятия. Кроме того, можно налаживать ее взаимодействие с информационными сервисами, делать ее более гибкой.

Так, становится возможным высвобождение человеческих и финансовых ресурсов, повышается производительность труда, стратегия развития действует более эффективно.

В большинстве фирм не соблюдается четкая последовательность действий. В итоге руководители постоянно загружены, никто не знает, когда будет закончен проект и на каком он этапе сегодня, многие задачи и проверяющие сотрудники дублируются. Получается, что все заняты, а процесс идет крайне медленно.

А действовать надо иначе. У одного менеджера должно помещаться в ежедневном планере столько проектов, сколько он реально может выполнить. Его цель — контролировать их, отслеживать исполнение, докладывать о результатах. Если на него спустить больше, то все они или некоторые будут сделаны хуже либо медленнее. Но на многих организациях одно и то же задание проверяют сразу несколько людей.

В бизнес-процессах участвуют все сотрудники, которые любым образом взаимодействуют между собой или с производством. Поэтому часто оптимизация начинается именно с персонала.

Иногда процедура помогает наладить даже простые, но занимающие время задачи:

• расчет скидок;

• ведение статистики;

• обработка поступивших заказов;

• систематизация любых данных.

Существует множество успешных примеров ее применения. Если внедрить в заказы материалов или продукции для продажи, то не будет простоев и перегруженности складов однотипным товаром.

Основные преимущества

Для чего нужна автоматизация управления бизнес-процессами — главный смысл здесь состоит в налаживании эффективной работы, максимальной отдачи и прибыли. Здесь не ставится цель заменить или перераспределить сотрудников, выполняющих однотипные операции, на роботов. Благодаря оптимизации эти работники избавятся от ежедневных рутинных мелких отчетов и повторяющихся действий, которые только занимают рабочее время и не дают перейти к более значимым, интересным или исследовательским задачам.

Люди лучше координируют совместную деятельность, потому что работают сообща и через одинаковые программы. Слаженность так будет выше, а результат точнее. Сейчас все больше крупных и малых организаций применяют автоматизацию по этим причинам. Основные преимущества:

• действия сотрудников будут более согласованными;

• уменьшится количество ошибок из-за человеческого фактора;

• ручной рутинный труд заменится на механику или автомат и ускорится воспроизведение циклов;

• изнутри предприятие станет прозрачнее и технологичнее;

• вырастет качество выполняемых задач;

• легче будет принимать решения для стандартных ситуаций;

• большой объем станет проще обрабатывать.

Тенденции, технологии и опыт в автоматизации бизнес-процессов

Постепенно появляются проверенные пути, движение по которым ведет к увеличению прибыли и минимизации потерь. Одним из них стоит назвать использование специальных платформ Low-code.

Подобные программы позволяют руководителям решать проблемы развития бизнеса довольно быстро. Для этого встроено несколько комфортных пользовательских инструментов. С их помощью можно моделировать текущую ситуацию и вносить изменения. Так, становится реальным радикально сократить сроки внедрения IT-решений, которые помогают организациям адаптироваться в постоянно обновляющейся среде.

Какие функции могут потребоваться

Так как все бизнес-процессы обычно заключаются в различных действиях, выполняемых разными людьми, у ПО должна быть возможность представить все пункты в графическом и наглядном виде. Так персонал понимает, что и как нужно выполнить. А руководство ищет, где можно оптимизировать.

Всем программам необходимо интуитивное меню и простота в использовании. Важна возможность пользоваться ПО любым сотрудникам, поэтому для средних и крупных фирм часто стоят на первом месте системы из облачного хранилища. Наличие доступа здесь открывается в любую точку мира без привязки к конкретным ПК или планшетам.

У программного обеспечения должны работать оповещения участников оптимизации и возможность рассылать уведомления о завершенном этапе. Требуется навык управления одновременно нескольких бизнес-процессов, ведущих к общей цели. Так введение скидок на группы товаров и параллельное списание остатков ведут оптимизирующей процедуре и увеличению прибыли.

Отдельно работает контроль доступа. Не всему персоналу нужна одновременно вся аналитическая информация, поэтому к таким данным вход требуется отдельный, по ролям.

Как автоматизировать бизнес

В первую очередь — понять, что это необходимо. Когда прибыль перестает расти, появляются частые и неприятные осложнения простых процессов — пора исправлять ситуацию. Важно не останавливаться и постоянно развиваться, чтобы конкуренты не оказались впереди. Большинство руководителей начинают процедуру с того, что занимает много часов и часто однотипно: бухгалтерский и складской учет, документооборот, маркетинг.

Как начать:

• Облачные технологии. Если у фирмы нет собственного сервера, то это отличный способ для малого и среднего бизнеса.

• Маркетинг — CRM и BI. Настроенная реклама и поиск клиентов увеличивает прибыль.

• Межмашинное взаимодействие. Опции между двумя разными станками или сложными бизнес-процессами исключает ошибки человеческой природы.

• Инструменты для крупных объемов информации. Обычно задействованы в больших организациях для упрощения обработки баз данных.

• Анализ в настоящий момент. Постепенно ПО развивается и становится доступным наблюдение за изменениями и отчетами, когда удобно. Это позволяет быстро принимать решения.

Чтобы разобраться, как лучше автоматизировать свое предприятие, стоит обратиться в «Клеверенс». Компания поможет проанализировать производство и подберет лучшие способы для оптимизации затрат и увеличения доходности.

Этапы автоматизации бизнес-процесса

Выделяют несколько последовательных пунктов:

• Подготовительный. Поиск и описание существующих проблем, количество сотрудников, которые будут пользоваться программами.

• Анализ. Разработчики изучают внутренние регламенты, проводят интервью с руководителями подразделений, определяют реальную ситуацию.

• Подготовка ТЗ. Это документ, в котором будут указаны все нюансы и функционал будущего ПО.

• Подготовка помещений. Все места, где внедряется нововведения.

• Установка и настройка системы. Затем все тестируется.

• Обучение. Чтобы все было создано не зря, следует научить персонал пользоваться программным обеспечением.

• Проверка. Здесь работники тестируют функционирование автоматизации под присмотром создателей.

• Корректировка. Правки производится при запросе от заказчика.

• Ввод в эксплуатацию.

Ключевые направления и программное обеспечение

Важно понимать, что нужно подходить к задаче комплексно и ориентироваться не на структуру фирмы, а на процессы, проходящие в ней. Такой подход сделает бизнес более гибким, сократит время реакции на внезапные сложности и ускорит создание конечного продукта. Все, что происходит внутри организации, индивидуально. Но основные подразделения всегда похожи.

Управление

• контроль бюджета;

• безопасность информации и экономики;

• менеджмент;

• юридическая поддержка.

Здесь можно пользоваться «1С».

Маркетинг и продажи

Оптимизация отношений с клиентами, рекламы. Используют «Мегаплан», «Битрикс», EFSOL.

Производство

Выводят на новый уровень запасы и поставки, контроль над техникой. Оптимизируется и логистика. Среди подходящих программ «Крафт» и УСУ.

Качество

Контроль всего, что выпускает фирма, работа с вопросами и недовольством от клиентов. Подходят: «Администратор показателей», «ФИНЭКС» и «Магистр».

Персонал

Подбор сотрудников, их учет, обучение и стимулирование. Программы: «1С», «Фараон», «Босс-кадровик».

Финансы

Все стандартные процессы любой компании — бухгалтерия, налоги, планирование, отчетность, зарплата. ПО: «1С», «Фингранд», «АудитЭксперт».

Организация работы предприятия

Сюда входит весь оборот регистрируемой документации. ПО: «1С», «Мастер Док».

Как выбрать

Подбирая правильную систему, можно остановиться на одном из двух путей:

• воспользоваться готовым типовым продуктом;

• заказать создание и внедрение индивидуальной разработки.

Чтобы не допустить ошибки, стоит ответить на важные вопросы:

• Что конкретно нужно автоматизировать?

• Справится ли с задачами?

• Можно ли донастраивать под нужды предприятия?

• Реально ли быстро внести изменения в ПО без прекращения его работы?

• Насколько будет удобно и понятно, как пользоваться?

• Возможны ли интеграции с другими программами?

• Будут ли установщики проводить техобслуживание, консультировать после запуска?

• Как работатет техподдержка?

• Стоимость комплекса.

Самостоятельно ответить на эти вопросы часто бывает сложно, поэтому лучше сразу обратиться к специалистам. Обращайтесь в «Клеверенс». Здесь подберут то, что подойдет для компании и поможет оптимизировать фирму.

Цена ПО и сколько стоит внедрение

Это зависит от разных факторов:

• какие задачи должно решать;

• разновидность — встраиваемая/типовая;

• сколько и каких ресурсов нужно для запуска;

• объем подключенных рабочих мест.

Чтобы немного разобраться в вопросе, можно посмотреть подходящие ролики. Но правильнее — обратиться за помощью к человеку, который разбирается даже в мелочах. Так получится сэкономить время и выбрать то ПО, которое действительно поможет наладить производительность и вывести ее на новый уровень.

Какие решения предлагает компания «Клеверенс»

Советуем обратиться в эту организацию. Совместно легче найти ответы на все вопросы касательно подбора ПО и подобрать именно те программы, которые будут максимально подходить. Комплексная автоматизация бизнес-процессов — возможность оптимизировать и минимизировать затрачиваемое время, финансы и силы на рутинные обязанности многих ваших сотрудников, увеличить эффективность и прибыль.

Количество показов: 43013

Автоматизация бизнес-процессов — это перенос рутинных простых задач в сервисы для автоматизации. Благодаря автоматизации принимать заказы, выставлять счета, отправлять товары и многое другое можно на автомате, без участия людей.

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов нужна, чтобы масштабировать бизнес. Когда компания растет, объемы работ также сильно увеличиваются. Выставить вручную 10 счетов — это совсем не то же самое, что выставить 1000 счетов. Такая же ситуация с другими процессами в компании: от подбора персонала до управлением закупками.

Автоматизация помогает компании::

Увеличить прибыль. Автоматизация бизнес-процессов позволяет обслуживать бОльшее количество клиентов меньшим количеством сотрудников. Когда рутинные задачи организованы с помощью специальных программ, участие человека нужно только в нестандартных ситуациях. Прибыль компании растет, а расходы на персонал — нет. Сотрудники могут получать бОльшую зарплату, так как успевают обрабатывать больше клиентов.

Сэкономить время. Некоторые задачи, например распределение заказов между менеджерами, вообще не приносят компании деньги, но делать их нужно, иначе все процессы остановятся. Автоматизация таких задач помогает сотрудникам больше заниматься делами, которые требуют творческого подхода или приносят прибыль.

Повысить эффективность и точность процессов. Есть процессы, в которых очень важна точность. К примеру, оформление накладных в службе доставки интернет-магазина. Лучше дать пользователю выбрать нужное почтовое отделение из списка, чем заставить менеджера принимать заказы по телефону. Менеджер устанет и ошибется, посылку отправят не туда и клиент не получит заказ в срок по вине магазина.

Улучшить процессы. Некоторые бизнес-процессы или очень дорого, или вообще нереально обрабатывать вручную. К примеру, обзвонить всех участников конференции на 1000 человек и напомнить им, что конференция завтра. Но им можно отправить SMS и email или сделать обзвон с помощью робота. Автоматизация выводит компанию на новый уровень персонализации в работе с клиентами.

Сравните, насколько проще выставлять счет в интернет-магазине, если подключить автоматизацию:

Без автоматизации	С автоматизацией
1. Менеджер получает заявку.	1. Клиент оставляет заявку, указывая реквизиты для выставления счета.
2. Звонит клиенту, уточняет реквизиты для оплаты.	2. Клиенту на почту автоматически приходит счет с реквизитами, указанными клиентом (без ошибок в сумме и дате).
3. Вручную делает счет в Excel, скопировав старый счет. Может ошибиться.	3. Когда клиент оплачивает счет, менеджеру приходит уведомление. Товар уезжает со склада.
4. Отправляет счет клиенту.
5. Менеджер идет или звонит в бухгалтерию, просит проверить, оплачен ли счет, и так несколько раз.
6. После того, как деньги получены, менеджер отправляет товар.

Инструменты для автоматизации бизнес-процессов

Самый простой инструмент автоматизации — это Microsoft Excel или его бесплатный онлайн-аналог — таблицы Google Spreadsheet. В таких таблицах можно описать процессы и настроить формулы расчета нужных цифровых показателей. Это популярный метод начальной автоматизации работы отдела продаж, который позволяет вести клиентскую базу, контролировать оплаты от клиентов и прогнозировать выручку.

Существуют и более сложные системы автоматизации.

Системы управления проектами. Trello, Jira, Asana — это сервисы, в которых можно ставить задачи сотрудникам и распределять их между членами команды. Внутренний заказчик создает карточку задачи, описывает, какой результат он хочет получить. Исполнитель делает задачу, отмечает в карточке, что задача готова. Заказчик принимает или отклоняет работу. Контроль сроков и качества выполнения задачи лежит на менеджере проекта.

Бухгалтерские системы. 1C, Контур — это системы управления финансами и складом. С помощью таких систем автоматизируется выставление счетов, расчет зарплаты и налогов, создание актов и других документов.

Системы управления рабочим временем и персоналом. Bamboohr, Hurma — это системы, где сотрудники могут оставлять заявки на отпуск, следить за рабочим временем, количеством рабочих и выходных дней. Информация об отработанных днях попадает в бухгалтерию, где автоматически рассчитывается зарплата. В некоторых случаях такие системы учитывают рабочие часы и даже делают скриншоты экранов сотрудников раз в 10 минут, чтобы убедиться, что те работают.

Системы управления клиентами (CRM). AmoCRM, Terrasoft, Bitrix24 — это системы учета отношений с клиентами. Для каждого клиента заводится карточка, куда записываются его контактные данные и история общения. К карточке клиента прикрепляется карточка сделки: о чем договорились, сколько это стоит, когда нужно сделать.

Сделка и клиент прикрепляются к ответственному менеджеру, который ведет переговоры и фиксирует их результат в CRM. Если менеджер уйдет из компании, информация о его клиентах сохранится в системе и другой менеджер сможет продолжить работу.

ERP-системы. Это комплексные системы автоматизации всех процессов в компании.

Самые популярные ERP-системы в России — это SAP, 1С:ERP Управление предприятием, Oracle ERP.

Системой SAP, например, пользуются такие крупные организации, как Почта России или государственные железнодорожные компании в СНГ.

К примеру, вам нужно синхронизировать расписание поездов и продажу билетов на эти поезда. Одни пассажиры едут от конечной до конечной, другие сходят на промежуточных остановках. Какие-то поезда едут из других стран. SAP поможет синхронизировать количество вагонов, расписания поездов и внештатные ситуации вроде «поезд опаздывает на полчаса, и по его пути идет другой поезд в это время».

ERP-системы очень гибкие, и позволяют автоматизировать работу любого предприятия или компании. Но именно поэтому они долго внедряются и настраиваются. Для их запуска обычно нанимают отдельных специалистов — интеграторов.

ESP-системы. Системы для отправки массовых email-рассылок, такие как Unisender, — это тоже инструмент автоматизации, в данном случае маркетинговых процессов. Раньше нужно было вручную верстать письмо и отправлять его каждому пользователю. Теперь можно создать макет в блочном редакторе, загрузить список контактов и отправить email сразу по всей базе.

Еще более продвинутая автоматизация — это цепочки писем. В зависимости от того, как пользователи отреагировали на письмо, им приходят новые email. Вручную такой процесс повторить нереально.

CMS-системы. WordPress и Tilda — тоже инструменты автоматизации бизнес-процессов. С их помощью можно удобно администрировать сайт. Раньше, чтобы добавить картинку, нужно было писать код. Сейчас это можно быстро и без разработчиков сделать в админ-панели CMS-системы.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Внедрение автоматизации — долгий процесс. Сначала нужно прописать процессы, подлежащие автоматизации. Затем оптимизировать их, если это возможно. И только после этого выбирать программы и внедрять автоматизацию.

Есть два основных способа автоматизировать процессы предприятия: сделать проект силами персонала компании или обратиться к консультантам. Рассмотрим оба варианта.

Автоматизировать все самостоятельно. В компании создается рабочая группа по автоматизации конкретных бизнес-процессов. Эта группа прописывает задачи, выбирает инструменты и проводит внедрение. Если нужно — привлекает аутсорсеров и другие отделы компании для решения конкретных задач.

Плюсы	Минусы
Нет больших дополнительных расходов. Вы платите ту же самую зарплату сотрудникам.	Нет опыта в автоматизации или есть, но небольшой.
Сотрудники хорошо знают специфику компании и отрасли. Вам не придется доносить контекст и особенности рынка.	Нет мотивации закончить быстро. Сотрудники и так работают у вас в компании, им некуда спешить.
Полная конфиденциальность. Вам не придется рассказывать самые тонкие детали бизнеса людям, которые в нем не участвуют.	Сотрудники не успевают делать свою работу. Основные задачи провисают — их некому делать.
	Плохо разбираются в инструментах для автоматизации. Будут использовать те инструменты, которые легко найти или которые на слуху.

Обратиться к команде на аутсорсе. Вы можете привлечь интеграторов: компанию или частных консультантов.

Плюсы	Минусы
Опыт в автоматизации. Специалисты уже автоматизировали много других компаний и проектов и знают, как избежать типичных ошибок.	Дополнительные расходы. За этот проект придется заплатить отдельно и немало.
Мотивация сделать все быстро. Вы рассчитаетесь с ними, как только проект будет закончен.	Аутсорсеры не знают специфику компании и сферы бизнеса. Решения аутсорсеров могут быть неадекватны вашей специфике.
Сотрудники не отвлекаются от своих задач. Ваш персонал может делать свою основную работу.	Нет гарантий надежности. Даже самое сильное портфолио не гарантирует исполнительность и качество работы. А от своей команды вы знаете, чего ожидать.
	Будут навязывать свой продукт или стек решений. Нередко консультанты имеют личные предпочтения в использовании тех или иных продуктов, которые не обязательно подойдут именно вам.

У каждого способа автоматизации свои плюсы и минусы. В целом сложные проекты, типа внедрения ERP, лучше доверить интеграторам, работая с ними в тесной связке. Локальные системы, типа CRM, можно пробовать внедрить самостоятельно.

Главные мысли

---

Подборка по базе: карточки органы и системы органов.docx, Кишты Мария. Технологии ведения тренинга.rtf, формы методы и технологии работы с исторической картой..pptx, Билеты по технологии (копия).docx, Устройство, техническое обслуживание и ремонт системы смазки авт, Кадровые технологии, применяемые на муниципальной службе.docx, Практическая работа № 7 _Педагогические технологии в работе клас, Анализ технологии обработки шкур убойных животных.docx, Курс лекций по Бюджетной системы РФ.doc, 1Типовые функции инструментария для автоматизации процесса внедр

---

Системы управления документами — СУД

Прежде всего, это относится к комплексу операций по созданию, управлению и исполнению документов, ведению электронного архива, организации офисного документооборота. Для реализации таких функций необходимо объединить Workflow-систему с системой управления документами (СУД), которые, как правило, имеют встроенные возможности по интеграции с внешними приложениями (офисными и прикладными программами), которые обеспечивают СУД документами. Кроме того, СУД изначально были ориентирован на КИС масштаба предприятия, в связи с чем все промышленные системы выполнены в архитектуре клиент-сервер и способны работать практически на всех программно-аппаратных платформах, т. е. характеризуются отличной масштабируемостью, переносимостью, безопасностью и надежностью хранения данных, а также обеспечивают распределенный режим работы. Если составные части КИС поддерживают довольно широкий список оборудования и серверного программного обеспечения, это дает возможность уменьшить затраты, так как увеличивается вероятность того, что необходимые базовые продукты в организации уже есть. На сегодняшний день основными платформами, на которых должны функционировать формирующие КИС СУД, САБП и прикладное программное обеспечение, следует считать Windows, Novell NetWare, основные разновидности UNIX и промышленные СУБД Oracle, Microsoft SQL Server, Oracle или Sybase . Системы автоматизации бизнес-процессов — САБП Важно отметить, что КИС на основе систем автоматизации бизнес-процессов (САБП) и СУД являются довольно универсальными. Подобные комплексы, благодаря имеющимся инструментам интеграции, позволяют объединить офисный, (организационно-распорядительный) документооборот с инженерным, в который входит техническая, технологическая и чертежно-конструкторская документация (она, как правило, разрабатывается в САПР и ГИС), а также любые другие виды информации, вплоть до мультимедиа. Кроме того, в состав КИС могут входить программы бухгалтерского, складского, кадрового учета и др. Следует обратить внимание, что интеграция осуществляется только между программами, отвечающими некоему набору технических требований. Минимальный уровень интеграции обеспечивает наличие открытых кодов командной строки: лучше, если программа поддерживает стандарт OLE Automation , а еще лучше, если она имеет сетевую версию, использующую для хранения своих структурированных данных SQL-сервер. Тогда возможно создание мощного и гибкого инструмента, отвечающего современным требованиям по безопасности и надежности. Справедливости ради нужно заметить, что большинство фирм-разработчиков ПО уже выпустили или в ближайшее время выпустят версии программ, соответствующие промышленным стандартам межпрограммного взаимодействия, поэтому данное ограничение на интеграцию, скорее всего, не окажется существенным препятствием на пути построения КИС. Маршрутизация в системах автоматизации бизнес-процессов (САБП) Существующие САБП, как правило, поддерживают один из двух способов маршрутизации: жесткую. Определяется разработанной заранее моделью бизнес-процесса. Таким образом, применение жесткой маршрутизации допустимо там, где технология обработки документов или просто выполнения заданий хорошо формализуется. Большинство зарубежных систем управления относится именно к этому классу программ. свободную. Так как особенностью отечественного ведения хозяйства является наличие случайного или субъективного фактора, вносящего некоторую неопределенность в структуру бизнес-процессов, то в большинстве отечественных организаций обычно используется свободная маршрутизация, когда последовательность этапов бизнес-процессов определяется (и доопределяется) на стадии выполнения заданий. Таким образом, можно сделать вывод, что САБП должна учитывать и национальные особенности управления, и потому поддерживать оба способа маршрутизации. Подобный симбиоз двух разных подходов позволяет избежать крайностей и получить то сочетание жесткой и свободной маршрутизации, которое наиболее оптимально соответствует специфике предприятия.

Средства обработки бумажных документов

Полный переход к электронной форме информации пока еще невозможен по ряду объективных причин, обусловленных не ограничениями современных ИТ, а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, инерция мышления, недостаточный уровень компьютеризации в среднем по стране). Поэтому, говоря о концепции построения КИС, следует обратить внимание на актуальную на сегодняшний день проблему совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов. Современные системы управления документами — СУД Практически все современные СУД, хранящие документы, предоставляют те или иные функции по обработке бумажных документов. Обычно они реализуются с помощью специального модуля, который позволяет автоматизировать сканирование и сохранение образов многостраничных документов, а также их распознавание и аннотирование. Последняя функция, в частности, дает возможность наносить на дополнительные слои произвольные пометки, сохраняя при этом первооснову. При использовании специальных аппаратных средств (например, высокопроизводительных сканеров с поддержкой коррекции изображений и удаления искажений, дополнительных плат постобработки, фильтрации изображений) такой модуль позволяет создать линию массового (промышленного) ввода документов. Применение подобных комплексов обеспечивает не только высокую скорость преобразования данных, но и экономит место на носителях информации, благодаря более компактному представлению данных (за счет увеличения качества изображений и более мощных алгоритмов сжатия). Важно, что часть участвующих в документообороте бумаг (кроме тех, что предназначены для внешнего использования или для отчетности в государственные органы) может быть уже сегодня переведена в электронную форму и именно в таком виде визироваться, согласовываться и утверждаться. В результате появляется возможность реализовать смешанный электронно-бумажный документооборот с необходимым заказчику соотношением бумажных и безбумажных технологий. Учитывая сравнительно большой объем документов, представленных в графическом виде, техническое обеспечение КИС должно поддерживать использование носителей информации с низкой удельной стоимостью хранения (CD-ROM, CD-RW, магнитооптические диски и библиотеки, стримеры), которые позволяют создавать сравнительно дешевые электронные архивы объемами до нескольких терабайт. Очевидно, что наиболее оптимальным модулем для выполнения функций интеграции с подобными хранилищами следует рассматривать СУД. Именно при разработке КИС желательно выбирать СУД, которая поддерживает иерархическое многоуровневое (в смысле использования различных классов носителей) хранение документов. Например, оперативный архив документов может храниться на быстрых дисковых массивах сервера, обширные справочные материалы в магнитооптической библиотеке, а архив документации за прошлые годы — на CD-ROM.

Мировой рынок корпоративных информационных систем

В настоящее время выделяют следующие виды КИС: управления ресурсами предприятий (ERP); управления взаимоотношениями с заказчиками (CRM); управления цепью поставок (SCM) и ряд других, появившихся в последнее время (например, системы электронной коммерции и системы управления имуществом предприятий  EAM ( Enterprise Asset Management )). Интересны и данные, полученные AMR Research после изучения 13 отраслей американской промышленности и 800 компаний. Целью исследования являлось выяснение вопроса, на какие КИС предприятия тратят свои деньги. Результаты исследования выглядят следующим образом: ERP — 43%; CRM — 17%; SCM — 13%; другие КИС — 27%. При этом, высокотехнологичные компании тратят 28% бюджета на КИС, фармацевтические — 20%, а финансовые — 15%. По различным оценкам в настоящее время на мировом рынке существует более 500 КИС. На рынке ERP-систем бесспорно лидируют компании SAP AG, Oracle, J.D. Edwards, PeopleSoft, Baan , на их долю пришлось 64% объема данного рынка. При этом на долю европейских фирм приходится 45% мирового рынка. Только на долю SAP AG приходится 33% рынка ERP-систем. Из прочих разработчиков КИС можно также отметить: производителей SCM-систем — компании i2, Manugistics и Numetrix ; производителей CRM-систем — Siebel, Vantive, Clarify и Pivotal; производителей систем электронной коммерции — Ariba, Commerce One, IBM и Broadvision. Кроме того, заметное место на рынке КИС занимают следующие компании; Brain; Sage Group; Symix Systems; Geac Computer; SCT; IBS; Epicor Software; QAD/BMS; Exact Software; IFS и ряд других. SAP AG (ERP-система SAP R/3) Это четвертая по размерам компания-разработчик ПО в мире. Основной продукт компании — ERP-система SAP R/3, в которой реализовано более 1000 бизнес-процессов. В настоящее время разработано 46 версий этой системы на 28 языках. Система внедрена в различных отраслях: аэрокосмической и оборонной; автомобилестроении; банковском деле; химической промышленности; производстве потребительских товаров; проектировании и строительстве; здравоохранении; страховании; СМИ; фармацевтике; розничной торговле и др. С середины 1990-х гг. компания уделяет большое внимание интеграции своих продуктов с Интернет. Главный акцент SAP — Интернет-портал MySAP.com (поддерживаемый Sun-серверами), с помощью которого по запросам клиентов предоставляется открытая среда персональных решений для совместного ведения бизнеса на базе Интернет, и ПО для онлайновой деятельности. Вторым по важности вопросом для SAP является развитие CRM-технологий. Все модули интегрированы с R/3, но их можно использовать и отдельно. Oracle (КИС Oracle Applications) Это вторая по величине в мире разработчик ПО. Одними из основных продуктов Oracle являются СRM и ERP приложения, а также ПО для электронной коммерции (E-Business Suite) . Основным ERP-продуктом Oracle является КИС Oracle Applications. Oracle . Комплект продуктов Oracle CRM охватывает все стороны взаимодействия предприятия со своими заказчиками — от маркетинга и продаж до сервиса — и обеспечивает бесшовную интеграцию с клиентской частью (Front-Office) и с внутренней бизнес-логикой (back-end) ERP-системы. Baan (CRM, ERP, SCM и Corporate Knowledge Management) Выпускает интегрированные решения и компонентные приложения в области E-Business и электронной коммерции, CRM, ERP, SCM и Corporate Knowledge Management. У Baan — более 15000 инсталляций. Ее стратегические партнеры: IBM, Microsoft, Hewlett Packard, Compaq, Sun Microsystems и др.. Система Baan предназначена для комплексной поддержки бизнеса. Это настраиваемая система, все подсистемы которой конфигурируются под процедуры и задачи бизнеса заказчика. В нее входят подсистемы, решающие перечисленные ниже задачи: поддержка управления проектами — комплексная поддержка процессов планирования, управления и контроля выполнения разнообразных программ в рамках всей компании; комбинированный учет затрат по проекту, оценка стоимости выполнения программы и т.д. управление потоками хозяйственных операций — планирование и контроль за ходом хозяйственных операций с целью автоматизации процессов во всех сферах текущей деятельности предприятия. управление финансовыми средствами — управление наличностью, планирование и управление ценными бумагами; контроль за ликвидностью средств, оценки рисков и т.д. управление инвестициями — контроль за капиталовложениями и бюджетом, учет расходования средств, анализ прибыльности инвестиционных проектов и т.д. мониторинг текущей деятельности предприятия — поддержка процессов принятия решений; обеспечение точного контроля за стратегической и текущей финансовой информацией в режиме реального времени и возможности в любой момент времени предоставлять интегрированные данные о состоянии предприятия и т.д. финансовый учет и отчетность — полный спектр работ по ведению и составлению внешней отчетности (ведение Главной книги, составление бухгалтерской отчетности, составление консолидированной отчетности и т.д.). учет затрат — весь спектр работ по ведению и составлению внутренней отчетности (учет затрат по продуктам и организационным единицам, анализ прибыльности, расчет косвенных затрат и т.д.). поддержание функций закупки и сбыта продукции — анализ и обработка поступающих заказов; поддержка процессов, связанных с прогнозированием, составлением и оценкой бюджетов различных уровней и т.д. управление движением материальных средств — поддержка всех действий, связанных с управлением складами, учетом материальных средств в местах хранения (инвентаризация), функций транспортировки грузов, учета средств в развитии (при передвижении в процессе выполнения производственных заказов) и т.д. планирование производства — комплекс работ, связанных с подготовкой производства, обеспечением производственных цепочек необходимыми ресурсами, выполнением производственных заказов, контролем текущего состояния производства, внесением оперативных изменений в зависимости от изменения текущей ситуации (диспетчеризация) и т.д. поддержка обеспечения качества продукции — выполнение требований международных, государственных и отраслевых стандартов производства; согласование параметров качества продукции, предоставляемых услуг и текущего производственного процесса; контроль процессов испытания выпускаемой продукции и т.д. поддержание сервисных функций жизнедеятельности — предоставление дополнительных возможностей создания различных классификаторов; поддержание служб контроля за изменениями; обеспечение документооборота, связь с внешними системами и т.д. Система Baan обладает развитым инструментарием; кроме того, особого упоминания заслуживает пакет «Динамическое моделирование предприятия» (DEM), который может динамически перенастраиваться, позволяя проводить реинжиниринг бизнес-процессов в ходе внедрения и в процессе дальнейшей эксплуатации. Для создания моделей предприятия в подсистему «Моделирование предприятия» встроен графический инструментарий, позволяющий наглядно представить бизнес-функции, бизнес-процессы и организационную структуру предприятия. Кроме того, подсистема обеспечивает настройку параметров и конфигурацию системы Baan с учетом формализованных бизнес-процессов и позволяет задать различные виды взаимодействия между ними. Концепция динамического моделирования предусматривает возможность изменять уже созданную бизнес-модель при возникновении новых задач. J.D.Edwards (OneWorld) Сначала компания занималась разработкой ПО для малых и средних компьютеров, фокусируясь в начале 1980-х гг. на платформе IBM System /38. К середине 1980-х гг. J.D. Edwards разработала КИС World Software для платформы IBM AS/400 (прямого потомка System /38). В июне 1996 г . была выпущена кросс-платформенная КИС J.D. Edwards OneWorld, представляющая собой сетецентрическое решение, удовлетворяющее требованиям ERP-стандарта и состоящее из 3 основных интегрированных подсистем: финансы; сбыт/снабжение; производство. Система предназначена для комплексной автоматизации крупных и средних предприятий различных вертикальных рынков. Все бизнес-процессы представлены на графическом уровне, что делает возможным их настройку и перенастройку, не прибегая к дополнительному программированию. Кросс-платформенность и развитые механизмы репликации позволяют работать в режиме распределенной сети. С помощью набора технологических средств ActivEra реализована концепция «от мысли к действию» — возможность адаптации ПО к постоянно изменяющимся условиям бизнеса. OneWorld обладает возможностью объединять различные платформы на базе одного инструментария. Система работает на различных ОС, включая вариации UNIX, а также Windows PeopleSoft Занимается разработкой ПО управления предприятиями (управлением персоналом; управлением финансами; управлением дистрибьюцией; управлением производством и управлением цепью поставок). Наиболее известным продуктом PeopleSoft является ERP-система с одноименным названием PeopleSoft, в состав которой входит также следующее ПО: PeopleSoft HRMS — приложения управления персоналом (включают Human Resources, Benefits Administration, FSA Administration, Payroll, Payroll Interface, Time and Labor, Pension и Stock Administration); PeopleSoft Treasury Management — управление финансами; PeopleSoft Project Management — управление проектами; PeopleTools — интегрированный набор разработки и настройки клиент-серверных бизнес-приложений; Procurement — поддерживает закупки, управление запасами, обработку платежей и затрат, управление собственностью.

Иллюстрация: Катя Павловская для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Дипломированный специалист по автоматизации бизнес-процессов. Девять лет опыта в бизнесе и консалтинге. Смоделировал более тысячи процессов для торговых и промышленных предприятий. Основатель OkoCRM.

Автоматизация бизнес-процессов — один из главных способов сократить затраты в системе любого уровня: от отдела компании до крупного бизнеса. Автоматизация избавляет людей от рутинных задач. Например, в процессах, в которых требовалось два сотрудника, после автоматизации нужен только один.

Несмотря на то что IT-сфера быстро растёт, многим владельцам бизнеса и менеджерам до сих пор непонятно, что такое автоматизация процессов и как в ней всё устроено. В предыдущих статьях мы рассказали, что такое бизнес-процессы и как их правильно моделировать. В этой статье расскажем подробнее про автоматизацию — что о ней должен знать каждый собственник бизнеса, менеджер и специалист.

• Что такое автоматизация процессов и отличается ли она от цифровизации
• Какие процессы можно автоматизировать
• Кому нужна автоматизация, а кому нет
• Кто занимается автоматизацией и сколько это стоит
• Какие системы помогают автоматизировать процессы
• Примеры: как с помощью автоматизации оптимизировали процессы продаж в компании
• Как узнать больше об управлении бизнес-процессами

---

Автоматизация процессов — частный случай оптимизации. Она помогает бизнесу экономить на рутине. Алгоритмы выполняют повторяющиеся задачи быстрее, и у команды остаётся больше времени на другие дела.

Например, можно фиксировать заявки и вести бухгалтерию в тетради, а прибыль и налоги считать на калькуляторе, а можно подключить CRM и онлайн-систему бухучёта. Программы самостоятельно обработают заявки, подтянут данные по оплате, отправят письма клиентам и составят отчёты в налоговую.

В этом суть автоматизации. Это внедрение софта, который помогает выполнять рутинные задачи быстрее, продуктивнее и эффективнее.

Разберём, как работает автоматизация, на примере продаж на маркетплейсах. У менеджеров много рутинных задач — например, перезвонить клиенту, отследить оплату, проверить товар на складе, напечатать наклейки, упаковать заказ.

Автоматизация сведёт количество таких операций к минимуму. После получения заказа менеджеру останется только упаковать товар и отправить его клиенту.

Автоматизация ≠ цифровизация. Цифровизация гораздо глубже и сложнее. Допустим, в компании есть менеджер по продажам. Он каждый день обзванивает клиентов и ведёт сделки в Excel.

Чтобы упростить процессы, компания устанавливает CRM-систему. В этом случае менеджер всё равно будет нужен — он нажимает на кнопки и управляет работой программы. Это автоматизация. Цифровизация — следующий уровень автоматизации, полностью автоматическое выполнение работ. Цифровизацию делают так, чтобы исключить человека из процесса.

Поручить алгоритмам можно любой бизнес-процесс. Проще всего автоматизировать типовые операции:

• обработку сделок;
• СМС- и email-рассылки;
• документооборот;
• бухгалтерский и складской учёт;
• проведение платежей.

Наш совет — начинать автоматизацию именно с них. На каждый типовой процесс есть готовые облачные решения, которые можно внедрять своими силами или силами небольшой команды интеграторов. Это удобно для небольших компаний.

Более сложные операции — вроде процессов управления производством, качеством продукции и персоналом — тоже можно автоматизировать. Но это подходит скорее для среднего и крупного бизнеса. Потребуются сложные системы, штат разработчиков и серьёзный бюджет.

Автоматизировать процессы можно в бизнесе любого размера, но сложная автоматизация требуется не всем.

Для начала нужно определиться с процессами, которые хочется «поставить на рельсы», и посчитать количество времени, которое тратят сотрудники на их выполнение вручную. Исходя из этого нужно понять, насколько целесообразна будет их автоматизация.

Малому бизнесу лучше обойтись типовыми решениями и не вкладывать миллионы в индивидуальные проекты. Почти в каждой облачной программе есть пробный период или бесплатный тариф с базовой функциональностью. Можно протестировать и понять, подходит эта программа для ваших задач или нет.

Допустим, раньше в компанию приходило 10 заявок в день. Менеджер обрабатывал их в течение 3 часов, а остальное время тратил на подготовку документов, коммуникацию с поставщиками и другую рутину.

Сейчас в день приходит 50 заявок — менеджеру не хватает целого дня, чтобы их разгрести. Что делать? Можно нанять второго менеджера или автоматизировать обработку заявок с помощью CRM. Если поток заявок продолжит расти, лучше сделать и то и другое.

Крупные компании чаще всего автоматизируют не отдельные, а сразу все свои процессы. В результате они получают единую систему. Это дорого, но эффективность бизнеса при этом заметно растёт.

Чтобы это реализовать, нужно разрабатывать индивидуальные проекты, использовать сложные программы, глубоко погружаться в процессы и разбирать всю бизнес-модель компании на молекулы. Без автоматизации большому бизнесу сложно масштабироваться.

Когда автоматизация точно не нужна? Вот пять случаев, когда автоматизацию процессов лучше отложить на потом:

• бизнес находится в стадии запуска;
• компания работает с постоянными заказчиками и не привлекает новых;
• оборот компании — до 1 млн рублей в месяц;
• бизнес-процессы компании не налажены и часто меняются;
• расходы на автоматизацию выше очевидной денежной выгоды.

Любые типовые решения вроде CRM-системы или сервиса рассылок можно настроить самостоятельно. Но для этого нужно в них разбираться: читать инструкции, строить воронки, разрабатывать документацию и обучать сотрудников. Чаще всего предприниматели не хотят тратить на это свои ресурсы и приглашают подрядчиков.

Обычно автоматизацией занимаются интеграторы. Это группа экспертов, которая берёт на себя внедрение программ в бизнес и их отладку. Они моделируют процессы, подбирают, настраивают и дорабатывают программные решения под запросы компании.

Можно найти их заранее, и тогда подбирать решение для автоматизации будет сам подрядчик. Или сначала выбрать решение, а затем пригласить интеграторов.

По нашему опыту, обычно происходит так:

• Предприниматель выбирает сервис для автоматизации. Допустим, CRM или ECM-систему. Регистрируется на пробный период и смотрит, как всё устроено. Обычно в этот момент он понимает, что самостоятельно такую систему компания не настроит.

  Когда пробный период заканчивается, сервис предлагает внедрение — своими силами или силами внешнего интегратора. Обычно сервисы работают с несколькими компаниями-интеграторами и предлагают их услуги на выбор. Условия и стоимость у каждого интегратора различаются.

• Команда внедрения приходит в компанию и просит в помощь сотрудника компании. Он вводит в курс дела и рассказывает, как построена работа, знакомит с бизнес-моделью и процессами.
• Интеграторы описывают процессы, которые нужно автоматизировать, проводят анализ и составляют план внедрения. В нём описаны решения по функциональности выбранного сервиса, которые нужно внедрить в компании.
• Интеграторы настраивают и отлаживают систему, чтобы всё работало как надо. Чем сложнее функциональность, тем больше времени занимает внедрение. Например, на внедрение простой облачной CRM уходит 1–2 месяца. Если нужны доработки — больше. Сложную систему документооборота могут внедрять и полгода.
• Интеграторы обучают сотрудников — показывают, как работать в системе. Иногда выдают сертификаты и свидетельства.

Часто внедрение организуют онлайн: переговоры и обучение ведут по видеосвязи, а настройку системы — через удалённый доступ.

Стоимость услуг интеграторов зависит от объёма работ и сложности внедрения. Например, средний ценник настройки простой CRM-системы — 100–150 тысяч рублей. Внедрение ERP может обойтись и в пару миллионов.

Есть много групп программных решений для автоматизации. Их делят в зависимости от назначения. Иногда внутри одной программы есть элементы нескольких групп.

CRM (Customer Relationship Management). Это системы для управления продажами и клиентским сервисом. С их помощью автоматизируют сбор клиентской базы, обработку заявок и общение с клиентами компании.

Система собирает все заявки и заказы в общей воронке продаж, пишет сообщения клиентам, отправляет документы и автоматически звонит заказчику. На разных этапах воронки можно настроить свои автоматические действия.

HRM (Human Capital Management). Это системы для автоматизации кадровых служб и управления персоналом. Они полезны для управления большим штатом — от 50 человек.

HRM помогают автоматически рассчитывать зарплату и вести кадровые документы. Кроме этого, с их помощью работают с соискателями, ведут базу вакансий и сотрудников, календарь отпусков и больничных, мониторят актуальность медосмотров и инструктажей по охране труда.

ECM (Enterprise Content Management). Это системы управления корпоративным цифровым контентом. Их главная функция — электронный документооборот.

ECM упрощают работу со всеми документами компании. Без них все документы — договоры, акты, счета, приказы, протоколы, уведомления — готовят на бумаге, согласовывают и подписывают вручную. В ECM у каждого документа есть цифровой образ, который можно подписать и отправить по назначению, не выходя из кабинета.

BPM (Business Process Model). Это системы для моделирования и управления бизнес-процессами в компании. Не какими-то отдельными процессами, а всеми процессами одновременно.

Они не упрощают частные аспекты работы бизнеса, а помогают визуализировать процессы и найти пути их оптимизации. Их используют для планирования и выстраивания бизнес-процессов в компании.

WMS (Warehouse Management System). Система, которая помогает управлять запасами, складом и вести складской учёт с момента поступления товаров или материалов в центр распределения заказов и до момента, когда они покидают склад.

WMS автоматизирует приёмку, перемещение, хранение, комплектацию и отгрузку товаров. По каждой операции система показывает статистику.

TMS (Transportation Management System). Группа систем, которые помогают бизнесу управлять логистикой. С их помощью крупные компании планируют и отслеживают перевозки, выбирают удобный вид транспорта, прокладывают оптимальный маршрут, мониторят местонахождение партий товаров.

Это своего рода CRM, специально адаптированная для логистики, но с более сложной функциональностью.

ERP (Enterprise Resource Planning). Это группа систем, в которой объединены другие инструменты автоматизации — например, CRM, HRM, ECM, WMS. Это решение для крупных компаний.

ERP гораздо дороже и сложнее любой другой системы, но её не обязательно покупать всю. Обычно компании подключают только те модули, которые необходимы им. Например, отдельно покупают модули учёта, бухгалтерии, управления заявками с сайта.

В таблице можно сравнить назначение систем и найти подходящее для компании решение:

Группа	Назначение	Популярные решения
CRM	Управление продажами и клиентским сервисом	OkoCRM, «1С:CRM», WireCRM
HRM	Управление кадрами и персоналом	СБИС, «БОСС-Кадровик», «1С:Зарплата и управление персоналом»
ECM	Управление документооборотом в компаниях	ЭОС, Directum, Docsvision, ELMA
BPM	Моделирование, анализ и оптимизация бизнес-процессов	ELMA, Docsvision, Pyrus
WMS	Управление запасами и складским учётом	«МойСклад», Yolka WMS, СКИФ
TMS	Управление транспортной логистикой	«Яндекс.Маршрутизация», «Мегалогист», GROTEM / Drive
ERP	Комплексная модульная система управления бизнес-процессами на предприятии	«1С», «РосБизнесСофт», «Парус»

Группы программных решений для автоматизации бизнес-процессов

На примере из практики OkoCRM разберём автоматизацию бизнес-процессов в компании, которая продаёт кровельные материалы.

Заявки от клиентов принимают с нескольких сайтов, их обрабатывают четыре менеджера. Все дела ведут в записной книжке и Excel, клиентам звонят с обычных телефонов.

Задача — оптимизировать процессы обработки заявок и согласования сделок.

Инструмент оптимизации — внедрение OkoCRM и интеграций.

❌ Проблема №1. Заявки приходят на почту — менеджеры видят их не сразу. Клиенты долго ждут обратной связи. Часто, не дождавшись, уходят к конкурентам.

✔️ Решение:

• CRM-система автоматически собирает заявки со всех сайтов и создаёт сделки → менеджер получает уведомление о задаче в Telegram: «У тебя заявка» → время ожидания реакции сокращается до 3–5 минут.
• В CRM настроена очередь, которая распределяет заявки между менеджерами. Если один из них занят, заявки уходят свободному.

❌ Проблема №2. Клиенты не всегда дозваниваются в офис — пропущенные звонки не фиксируются.

✔️ Решение: интеграция CRM и IP-телефонии. Сервис распределяет звонки между менеджерами на личные телефоны, исходя из их занятости. Если один менеджер разговаривает, звонок автоматически уходит другому. Так клиент дозвонится в любом случае.

❌ Проблема №3. Отсутствие контроля — руководитель не знает, сколько заявок поступило и какая работа по ним ведётся.

✔️ Решение: CRM устанавливает дедлайн для каждой сделки. После его истечения заявка попадает в список просроченных. Руководитель следит, чтобы таких заявок не было, и, если нужно, вручную меняет ответственных. На конец дня все сделки обработаны, и при этом все менеджеры нагружены равномерно. В конце недели руководитель смотрит аналитику и видит, кто как работал.

❌ Проблема №4. Ручная подготовка документов — на заполнение одного счёта или договора уходит от 20 минут. Менеджер тратит время на рутину.

✔️ Решение: в CRM созданы типовые шаблоны документов. В них система сама подгружает данные из клиентской карточки. Время подготовки документа сокращается до 2 минут.

❌ Проблема №5. Менеджеры теряют сообщения клиентов в мессенджерах — клиенты уходят к конкурентам.

✔️ Решение: интеграция мессенджеров с CRM. Все сообщения приходят в систему и сами привязываются к нужной карточке. CRM автоматически создаёт задачи «Ответить клиенту» для менеджеров.

Автоматизация процессов уменьшила сроки обработки заявок и согласования сделок. Клиенты всегда на связи с менеджерами — потерянных продаж стало гораздо меньше.

• Автоматизация — это внедрение в бизнес программных решений, которые берут на себя часть процессов. С ними проще вести бизнес и масштабироваться.
• Автоматизация бизнес-процессов нужна не всем. Она полезна развивающимся компаниям с хорошей динамикой — поможет расти ещё быстрее. Если заметного роста нет, лучше сначала подумать, как добиться его без автоматизации.
• Автоматизацию настраивают с помощью интеграторов. Это эксперты, которые за деньги отлаживают процессы, помогают подобрать сервис и внедрить его в бизнес.
• Существует много групп программ для автоматизации — их делят по направлениям процессов, которые нужно оптимизировать. Не стоит внедрять всё и сразу. Лучше выбирать направления, которые острее всего нуждаются в помощи алгоритмов, и в первую очередь автоматизировать их.

• Если вы только начинаете знакомиться с управлением бизнес-процессами, прочитайте нашу статью — «Большой гайд по управлению бизнес-процессами: главное, что должен знать каждый менеджер».
• В этой статье подробно описан процесс моделирования бизнес-процессов: для чего моделирование нужно и как его провести.
• Научиться строить чёткие бизнес-процессы, принимать взвешенные решения, эффективно распределять ресурсы и находить точки роста можно на курсе Skillbox «Эффективный руководитель».

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

• Статья о цифровой трансформации бизнеса: чем она отличается от цифровизации и зачем нужна бизнесу
• Финансовая модель: для чего она нужна и как её разработать
• Статья о дорожной карте проекта: зачем она нужна и как её сделать
• Вводная статья об операционном менеджменте: что такое, как работает и какие навыки нужны менеджерам
• Статья об LMS-системах: что они умеют и как выбрать платформу для своей компании
• Статья об управлении изменениями: какие методики можно использовать и как уже на старте оценить шансы на успех

Эффективный руководитель

Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.

Узнать про курс

Прежде
всего, это относится к комплексу
операций по созданию, управлению и
исполнению документов, ведению
электронного архива, организации
офисного документооборота.

Для
реализации таких функций необходимо
объединить Workflow-систему с системой
управления документами (СУД), которые,
как правило, имеют встроенные возможности
по интеграции с внешними приложениями
(офисными и прикладными программами),
которые обеспечивают СУД документами.
Кроме того, СУД изначально были
ориентирован на КИС масштаба предприятия,
в связи с чем все промышленные системы
выполнены в архитектуре клиент-сервер
и способны работать практически на
всех программно-аппаратных платформах,
т. е. характеризуются отличной
масштабируемостью, переносимостью,
безопасностью и надежностью хранения
данных, а также обеспечивают
распределенный режим работы.

Если
составные части КИС поддерживают
довольно широкий список оборудования
и серверного программного обеспечения,
это дает возможность уменьшить затраты,
так как увеличивается вероятность
того, что необходимые базовые продукты
в организации уже есть. На сегодняшний
день основными платформами, на которых
должны функционировать формирующие
КИС СУД, САБП и прикладное программное
обеспечение, следует считать Windows,
Novell NetWare, основные разновидности UNIX и
промышленные СУБД Oracle, Microsoft SQL Server,
Oracle или Sybase .

Системы
автоматизации бизнес-процессов — САБП

Важно
отметить, что КИС на основе систем
автоматизации бизнес-процессов (САБП)
и СУД являются довольно универсальными.
Подобные комплексы, благодаря имеющимся
инструментам интеграции, позволяют
объединить офисный,
(организационно-распорядительный)
документооборот с инженерным, в который
входит техническая, технологическая
и чертежно-конструкторская документация
(она, как правило, разрабатывается в
САПР и ГИС), а также любые другие виды
информации, вплоть до мультимедиа.
Кроме того, в состав КИС могут входить
программы бухгалтерского, складского,
кадрового учета и др.

Следует
обратить внимание, что интеграция
осуществляется только между программами,
отвечающими некоему набору технических
требований. Минимальный уровень
интеграции обеспечивает наличие
открытых кодов командной строки:
лучше, если программа поддерживает
стандарт OLE Automation , а еще лучше, если
она имеет сетевую версию, использующую
для хранения своих структурированных
данных SQL-сервер. Тогда возможно
создание мощного и гибкого инструмента,
отвечающего современным требованиям
по безопасности и надежности.
Справедливости ради нужно заметить,
что большинство фирм-разработчиков
ПО уже выпустили или в ближайшее время
выпустят версии программ, соответствующие
промышленным стандартам межпрограммного
взаимодействия, поэтому данное
ограничение на интеграцию, скорее
всего, не окажется существенным
препятствием на пути построения КИС.

Маршрутизация
в системах автоматизации бизнес-процессов
(САБП)

Существующие
САБП, как правило, поддерживают один
из двух способов маршрутизации:

• жесткую.
  Определяется разработанной заранее
  моделью бизнес-процесса. Таким образом,
  применение жесткой маршрутизации
  допустимо там, где технология обработки
  документов или просто выполнения
  заданий хорошо формализуется.
  Большинство зарубежных систем
  управления относится именно к этому
  классу программ.

• свободную.
  Так как особенностью отечественного
  ведения хозяйства является наличие
  случайного или субъективного фактора,
  вносящего некоторую неопределенность
  в структуру бизнес-процессов, то в
  большинстве отечественных организаций
  обычно используется свободная
  маршрутизация, когда последовательность
  этапов бизнес-процессов определяется
  (и доопределяется) на стадии выполнения
  заданий.

Таким
образом, можно сделать вывод, что САБП
должна учитывать и национальные
особенности управления, и потому
поддерживать оба способа маршрутизации.
Подобный симбиоз двух разных подходов
позволяет избежать крайностей и
получить то сочетание жесткой и
свободной маршрутизации, которое
наиболее оптимально соответствует
специфике предприятия.

Не всегда бизнес думает об автоматизации в контексте бизнес-процессов и в ходу есть термин “автоматизация бизнеса”. Во избежание путаницы, стоит разобраться в чем отличие автоматизации бизнес-процессов от автоматизации бизнеса.

В теории автоматизация бизнес-процессов и автоматизация бизнеса — равнозначные понятия, потому что в бизнесе всё есть процесс, который можно разделить на подпроцессы и этапы и описать. Но в реальном мире в компаниях есть ряд активностей с высоким уровнем социальности, которые могут быть автоматизированы лишь частично. Например, корпоративная культура, подбор и управление персоналом, управление компанией в целом — эти сферы бизнеса предполагают вовлечение человека не только как ресурса, но и как личности. Таким образом, бизнес-активности, которые проблематично разложить на процессы, но можно частично автоматизировать попадают в зону автоматизации бизнеса, что более широким понятием, чем автоматизация бизнес-процессов.

Система автоматизации бизнеса — это всё то, что превращает часть ручного труда в машинный, автоматический, переводит в сферу инженерных и информационных технологий. По большому счету, к технологиям автоматизации бизнеса можно отнести огромный пласт средств, от производственного оборудования и робототехники, до ПО и каналов связи. Но в разрезе автоматизации бизнес-процессов, как правило, разговор идет о более узком наборе технологий, о которых и пойдет речь в данной статье.

Упрощенный взгляд на автоматизацию бизнес-процессов

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Залогом успеха бизнес-процесса являются определенные незаменимые компоненты. Прежде всего, для каждого этапа процесса требуются данные и материалы. Во-вторых, необходим алгоритм – процесс, которому люди или программное обеспечение (в случае автоматизации бизнес-процесса) могли бы следовать. Наконец, должен быть определён результат, с целью достижения которого прилагаются усилия, тратится время и используются данные. Необходимо признать важность этих компонентов автоматизации бизнес-процесса и уделить время для выбора и формализации каждого из них, поскольку, только заложив правильную основу, вы сможете рассчитывать на корректный результат.

Автоматизация бизнес-процессов — история

Впервые этот термин использовали Фредерик Тейлор и Генри Гант – инженеры-механики и консультанты по управлению – в 20-х годах ХХ века. Изначально этот термин был привязан к производству, но в процессе изучения и переосмысления термина бизнес-процесса он стал применим даже для описания динамики деятельности в рамках семьи. В начале 80-х годов на основе работ У. Эдвардса Деминга и Джозефа М. Джурана была разработана новая концепция бизнес-процесса, и теория нашла поддержку технологиями. Например, совершенно новые способы взаимодействия, постановки целей и достижения результатов появились благодаря появлению печатных машинок, копировальных аппаратов и персональных компьютеров. Интернет также стал одним из основных факторов для разработки новых подходов к управлению бизнес-процессами (BPM) и развития практики автоматизации бизнес-процессов.

Теории управления бизнес-процессами уже почти сто лет, и она продолжает развиваться, поэтому может быть полезна каждому бизнесу для достижения актуальных целей благодаря организации и разделению процессов на различные этапы, выполняемые людьми и решениями для автоматизации бизнес-процессов.

Примеры и идеи автоматизации бизнес-процессов

Существует множество примеров процессов, для успешного исполнения которых уместно применение автоматизации бизнес-процессов. Деятельность в таких областях, как финансы, человеческие ресурсы и маркетинг, может быть разделена на различные процессы, часть из которых может быть автоматизирована. Например, благодаря автоматизации бизнес-процессов по найму сотрудников и их адаптации на рабочем месте, процессов обработки запросов на закупку и заказов от клиентов, можно добиться отличных результатов в улучшении качества исполняемых работ и уменьшении операционных издержек.

Бизнес-процесс согласования документа, созданный и исполняемый в решении на базе Comindware Business Application Platform

Заказать демо

Кейсы автоматизации бизнес-процессов могут быть очень разные. Например, “Изи Штандарт”, живая организация, в которой вместо корпоративной иерархии — коучинг и самоуправление, вместо KPI — цели и ценности, автоматизировала бизнес-процессы сертификации компаний и их продукции. Данный кейс внедрения Low-code BPMS наглядно показывает, как быстро автоматизировать процессы и в минимальные сроки получить ощутимый экономический эффект от инвестиций.

Основные преимущества автоматизации бизнес-процессов

Ключевая идея использования цифровых инструментов состоит в том, чтобы эффективно работать со всеми данными о клиентах, задачах и услугах/товарах компании, а также автоматизировать определенные действия, которые могут быть выполнены без человеческих усилий. Целью автоматизации бизнес-процессов не является замена сотрудников, которые выполняют повторяющиеся задачи, на программных роботов. Благодаря автоматизации бизнес-процессов, сотрудники компании избавляются от рутинных и механических задач и получают возможность сфокусироваться на выполнении новых обязанностей, исследовательских задач или любой активности, предполагающей применение опыта и знаний сотрудника.

BPM-система от Comindware радикально упрощает управление задачами в рамках бизнес-процесса для сотрудников компании

Заказать демо

Автоматизация бизнес-процессов также помогает группам людей лучше координировать усилия, поэтому дезорганизация может быть исключена из уравнения. Наконец, автоматизация бизнес-процессов может гарантировать более высокую точность результатов. Все эти преимущества являются причиной того, что все больше и больше предпринимателей, руководителей отделов, а также малых и крупных компаний применяют автоматизацию бизнес-процессов в своей работе.

Все эти преимущества актуальны для каждой организации, которая хочет охранять свою конкурентоспособность и развиваться. У каждого бизнеса на примете есть конкуренты, которые стремятся завоевать актуальный рынок, и подход к управлению работой в компании может стать решающим фактором в конкурентной борьбе. Зачастую именно своевременная автоматизация бизнес-процессов решает, какой бизнес добьётся успеха, а какой будет балансировать на грани существования.

Как уже говорилось, системы управления бизнес-процессами предназначены для людей, которые хотят исполнять свою роль в компании максимально эффективно и чувствовать свой вклад в процесс достижения как локальных целей, так и ключевых целей компании. Дело не только в том, что система обеспечивает визуализацию процесса достижения цели и координацию работ, но также благодаря автоматизации бизнес-процессов существенно сокращается ручная повторяющаяся и утомительная работа.

Поэтому использование технологий для автоматизации бизнес-процессов и новых преимуществ, которые они предлагают бизнесу, является одним из ключевых факторов успеха бизнеса в современном мире. Компании, которые делают ставку на традиционные стили управления бизнесом, не ошибаются; но эти традиционные подходы зачастую оказываются недостаточно эффективны для охвата огромной бизнес-среды, которая окружает компании. Именно здесь возникает конфликт ограничений выбранной технологии и новых требований бизнеса в связи с необходимостью адаптации к изменяющейся бизнес-среде. Те, кто хочет добиться успеха, должны рассмотреть возможность выхода из этой дилеммы путём смены подхода к управлению бизнесом и, при необходимости, замены используемой технологии. Автоматизация бизнес-процессов – это несомненно правильный шаг к росту и успеху в цифровую эпоху, и внедрение системы автоматизации бизнес-процессов будет означать положительные изменения и положительные результаты.

В чём особенности работы с бизнес-процессами сегодня? Посмотрите наше видео и узнайте самое важное о диджитализации и цифровизации бизнес-процесса в цифровую эпоху.

Тенденции в автоматизации бизнес-процессов

Понимание ключей к успеху в бизнесе изменяется с течением времени и находит отражение в тенденциях использования автоматизации бизнес-процессов для повышения эффективности бизнеса.

Одной из таких тенденций является переход на использование Low-code платформ для гибкого управления бизнес-процессами. Платформы такого типа помогают руководителям отделов и бизнес-аналитикам снизить риски и решать актуальные проблемы бизнеса на-лету. Low-code платформы существенно упрощают автоматизацию бизнес-процессов благодаря удобным пользовательским инструментам для моделирования бизнес-процессов и создания форм, а также возможности внесения изменений “на лету”, без остановки действующих процессов. Таким образом, Low-code системы в конечном счёте радикально сокращают сроки запуска в эксплуатацию ИТ-решений и обеспечивают быструю адаптацию к новым требованиям бизнеса, что становится козырями в руках опытных руководителей на пути к успеху бизнеса.

Low-code платформы играют жизненно важную роль в автоматизации операционных процессов. Ключевая задача цифровой трансформации: автоматизация сотен или тысяч операций, которые важны для обслуживания клиентов. Low-code платформы с мощным BPM-функционалом могут ускорить эти проекты, обеспечив бизнес-экспертам, которые лучше всего разбираются в данных процессах, возможность возглавить их.
Low-code не сделает программирование устаревшим. И это не волшебное решение ваших проблем с программным обеспечением. Для получения систематических успехов вам понадобится тщательно продуманная стратегия. Джон Раймер (John Rymer) Джон проработал отраслевым аналитиком и консультантом более 20 лет.
Сейчас работает в Forrester, является вице-президентом и возглавляет группу, специализирующуюся на аналитике и освещении Low-code платформ.
Джон Раймер является автором множества статей и вебинаров, освещающих вопросы использования Low-code концепции в сфере автоматизации бизнес-процессов.

Необходимая функциональность системы автоматизации бизнес-процессов

Поскольку бизнес-процесс состоит из нескольких шагов, которые должны быть разделены между членами группы для достижения общей цели, программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов должно включать возможность представления этих шагов в графическом виде. Это даёт сотрудникам хорошее представление о том, что и когда нужно сделать и как процесс можно оптимизировать, а также упрощает организацию работы. Система автоматизации бизнес-процессов также должна должна быть проста в использовании, что обеспечивается благодаря интуитивному интерфейсу, адаптируемости и удобству доступа. Как небольшие, так и крупные компании всё чаще отдают предпочтение облачным системам для автоматизации бизнес-процессов и обеспечивают сотрудникам доступ к программному обеспечению из любой точки мира без привязки к конкретным десктопным компьютерам и мобильным устройствам.

Также система автоматизации бизнес-процессов должна своевременно сообщать всем заинтересованным стейкхолдерам об изменении статуса протекающего процесса, а также рассылать приятные напоминания о том, что было сделано и что еще нужно сделать. Но оповещения ничего не значат, если нет отчетов. Система автоматизации бизнес-процессов должна быть способна отразить прогресс бизнеса или компании в графиках и статистике и представить руководителям отделений организованный и точный обзор того, над чем подчинённые в настоящее время работают. Эти две комбинированные функции помогут руководителям всех уровней контролировать, что происходит, и вовремя принимать необходимые меры.

Параллельные рабочие процессы — отличный способ, которым ваше программное обеспечение может показать прогресс, который делается, потому что он ломается с традиционной идеей, что вещи делаются на первом шаге, а затем еще один.

В большинстве случаев люди, которые хотят достичь общей цели, выполняют некоторые задачи одновременно. Поэтому важна возможность построения и запуска нескольких параллельных бизнес-процессов, которые запускают друг друга при определённых заданных условиях. Но несмотря на то, что существуют общие цели, не вся информация, которая обрабатывается, предназначена для совместного использования со всеми сотрудниками. Именно поэтому контроль доступа на основе ролей является одной из важнейших функций при выборе системы для автоматизации бизнес-процессов. Хорошая BPM-система должна обеспечивать возможность в любое время и быстро изменять уровни доступа для конкретных людей или групп, если это необходимо. Также немаловажна возможность интеграции автоматизированных бизнес-процессов с другими ИТ-системами, используемыми в компании, для ещё более эффективного управления бизнесом.

Как правильно начать автоматизацию бизнес-процессов?

Проблема	Как не допустить
По окончании автоматизации первых нескольких процессов её польза неочевидна	Начинать с важных для компании процессов
Сотрудники сопротивляются изменениям и продолжают работать в обход системы	Наладить с ними взаимодействие, убеждать, собирать обратную связь
Интерфейс системы неудобен	Обеспечить разработчику интерфейса возможность наблюдать работу будущих пользователей, а им – вносить свои предложения
Система подходит лишь для шаблонных процессов	Не пытаться всё привести к шаблону, заложить возможность для владельца процесса самостоятельно его маршрутизировать.

Самая большая ошибка при создании/настройке системы автоматизации бизнеса – сначала подготовить ПО силами IT-отдела, а затем предложить его людям бизнеса “как есть”. Тесное взаимодействие с бизнес-аналитиками на всех этапах, их глубокое участие в настройке – ключ к успеху, к тому, что созданная система действительно окажется полезной.

Low-code платформа от Comindware поддерживает несколько вариантов управления бизнесом, включая автоматизацию бизнес-процессов, управление проектами и кейсами. Comindware Business Application Platform — это облачное программное обеспечение нового поколения для цифровой трансформации предприятия и решения вопросов эффективного взаимодействия между отделами компании, клиентами, контрагентами и другими стейкхолдерами в рамках сквозных бизнес-процессов.

Конечно, это программное обеспечение имеет впечатляющий и простой в использовании графический инструмент моделирования бизнес-процессов с возможностью использования формул, подобных Excel, и создания параллельных веток процесса. Кроме того, Low-code платформа от Comindware визуализирует взаимосвязи между автоматизированными бизнес-процессами и позволяет анализировать процессы «сверху вниз», что полезно при поиске возможностей оптимизации процессов в компании. Решения на базе Comindware Business Application Platform просты в использовании и дружелюбны благодаря возможности адаптации интерфейса, гибким настройкам уведомлений и доступа к системе. Благодаря открытому API, платформа может быть интегрирована с другими ИТ-системами, используемыми в компании.

Поскольку большинство отечественных ОС разработаны на базе open source ядра Linux, команда Comindware позаботилась о возможности совместного использования Comindware Business Application Platform и ОС семейства Linux.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Так же, если вы считаете что в работе чего-то не хватает, буду рад если дополните в комментариях.

ВВЕДЕНИЕ

В современное понимание понятия автоматизации бизнес-процессов закладывается два определения: автоматизация и бизнес-процессы, где автоматизация – это замена ручного или человеческого труда машинным (Посредством станков, компьютеров, всевозможных сервисов и искусственного интеллекта) а бизнес-процесс – это совокупность операций, начиная от создания продукта до его продажи.

Таким образом автоматизация бизнес-процессов – это упрощение всего процесса работы с помощью переноса рутинных операций с человека на механические станки и сторонние сервисы, которые способствуют сокращению работы и участия человека в ней, соответственно снижая стоимость временных, денежных, человеческих и материальных издержек.

Выстраивание бизнес-процессов и их автоматизация долгий и недешевый процесс. Компании сталкиваются с проблемами переобучения персонала, процессы на первых этапах протекают медленно, из-за чего снижается качество и сервис. Однако, в долгосрочной перспективе это позволяет структурировать бизнес, выполнять больше задач с меньшими усилиями за менее короткий срок без потери качества и сделать процессы прозрачными для сотрудников и руководства.

В XXI веке мы можем автоматизировать любые рутинные задачи, начиная со складских помещений, производства и логистики, заканчивая маркетингом, бухгалтерией и другой офисной работой. Мы смогли из хаоса выстроить слаженные механизмы, где каждый элемент системы находится на своем месте, в нужном количестве, в нужное время, а самое главное все процессы теперь могут быть прозрачными. Но так было не всегда.

История автоматизации началась в далеком 17 веке с первых швейных машинок, а наука менеджмента появилась лишь в конце 19 века с появлением понятия «бизнес процесс». В начале же 20 века наука получила своё развитие благодаря множеству научных работ ученых-практиков и теоретиков, появлением компьютера и искусственного интеллекта. Цель данной статьи — раскрыть историю развития автоматизации бизнес-процессов, рассказать о простых кейсах автоматизации для компаний и внести вклад в популяризацию идеи автоматизации бизнес-процессов

ГЛАВА 1

История автоматизации бизнес-процессов

Первые шаги развития в области автоматизации и оптимизации бизнес-процессов начались при первой промышленной революция. В 18 веке началось развивитие международного сообщения, торговля процветала, появился запрос на дополнительные мощности, что и привело к переходу от ручного труда к механизированному. Само понятие бизнес-процессов появится гораздо позже.

Первые изменения в производстве начались в хлопчатобумажной промышленности. В 1733 г. Д. Кэй сделал приспособление челнок-самолет, до которого прядильщики делали работу вручную, что было очень утомительным. Челнок-самолет

сделал работу проще и быстрее В 1765 г. Д. Харгривзом была создана прядильная машина, которая в несколько раз повысила производительность труда прядильщиков. В 1771 г. предприниматель Р. Аркрайт построил первую фабрику на которой стояли прядильные машины. В последующие 20 лет их стало суммарно 150.

Первые фабрики как автоматизация бизнес-процессов

До момента появления первых фабрик, оборудование находилось в мастерских ремесленников. По сути город сам являлся большой фабрикой, ведь каждый ремесленник работал сам на себя, сам делал всю работу, ее реализовывал. Из этого складывались следующие проблемы:

1. Высокая стоимость труда — ремесленнику платили за сделанную работу, а не за проведенное время

2. Логистическая проблема — ремесленник приезжал к купцу чтобы продать свою работу, а это затрачивалось время.

3. Нет разделения труда — ремесленник всю работу делал сам, а это несколько операций. Куда быстрее было бы, если бы ремесленник был занят только одной операцией.

Все это очень замедляло работу и повышало стоимость итоговой продукции. В новой же системе предполагалось, что рабочий находясь на работе будет выполнять одну функцию и все свое время будет посвящать делу, а эти решения увеличили производительность, и, соответственно, снизили стоимость труда. Помимо этого также появилась возможность быстро координировать производство и следить за качеством. Фабрики строили вдоль рек или каналов чтобы по ним можно было отправлять готовую продукцию, это упростило логистику, ведь чаще всего строительство проходило на окраине городов. Также требовалась большое пространство, а вдоль фабрик строились небольшие фабричные городки, рабочие находились возле работы и реже опаздывали.

Фабрики оптимизировали множество работ и это было простое гениальное решение. Однако над внутренними процессами нужно было еще работать. Еще не говорили о том, сколько должен работать человек, не задавались вопросами “дДолжен работать ребенок?”, “Что нужно рабочему, чтобы быть продуктивнее?”, “Сколько времени тратит человек на ту или иную операцию?”, “Как их можно оптимизировать?”. Не говорили и о научном методе управления.

ШКОЛА НАУЧНОГО УПРАВЛЕНИЯ (1885—1920 ГГ.)

Известность школа научного управления получила благодаря научным работам Фредерика Тейлора, Фрэнка и Лилиан Гилберта, Генри Ганта, Г. Форда

Методология школы:

Усовершенствование процессов в организация происходило посредством наблюдения, измерения и анализа действий на предприятии.

Отношение к человеческому фактору:

Появилось систематическое стимулирование работников, перерывы, улучшились условия труда, были введены производственные нормы и дополнительные платежи тем,

кто превосходил их, а также началось признаваться важность отбора людей для той или иной работы

РАБОТА ФРЕДЕРИК УИНСЛОУ ТЕЙЛОР — НАУЧНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА (КОНЕЦ 19- НАЧАЛО 20 ВЕКА)

Успехом в оптимизации бизнес-процессов стала работа Тейлора в металлургической компании Bethlehem, где Тейлор наблюдал за процессами добывания руды. Дело в том, что до его появления в компании в шахтах использовали обычные лопаты, а он начал экспериментировать с оборудованием и предложил для разных видов руды использовать разные лопаты. Результаты были ошеломляющими.

Старый способ работы Тейлоровский способ работы

Работник делает в

первый день 1000

взмахов лопатой,

поднимая по 3 кг угля

— 3000 кг. Работник делает в первый день 1000 взмахов, поднимая по 9,5 кг угля — 9500 кг.

На второй день,

поднимая руду, делает

200 взмахов, поднимая

по 12 кг — 2400 кг. На второй день, поднимая по 9,5 кг руды,делает 1000 взмахов — 9500 кг.

Итого за два дня —

5400 кг. Итого за два дня работы — 19000 кг.

Основные положения теории Тейлора состоят в следующем:

· Признание менеджмента самостоятельным видом деятельности, цель которого – рационализация производства;

· Расчленение процесса производства и трудовых операций на отдельные элементы, выявление затрат времени на выполнение операций с целью нормировать труд рабочих;

· Планирование на основе норм рабочих заданий с выделением специализированных подразделений, определяющих последовательность, время, сроки выполнения работ;

· Увеличение производительности труда на основе справедливого вознаграждения за конечный результат;

· Подбор работников в соответствии с их физическими и умственными возможностями и обучение работников.

Во многом именно работа Тейлора о разделении работ на отдельные операции привела к появлению конвейера на заводе Генри Форда. Также не мало важную фигуру в развитии современного планирования процессов стал Генри Гант с его диаграммой Ганта

Диаграмма Ганта — столбчатая диаграмма в которой прописаны все операции, время на операцию и необходимые ресурсы. Диаграмма Ганта легла в основу оптимизации и планирования процессов.

ШКОЛА НАУКИ УПРАВЛЕНИЯ (КОЛИЧЕСТВЕННЫХ МЕТОДОВ), 1950 Г. — НАСТОЯЩЕЕ ВРЕМЯ.

Представители: Л. Фон Барталанфи, С. Бир, Ф. Гольдбергер, Д. Форсрестер, Р. Люс, Л. Клейн.

Особенности школы:

Появлению школы послужило усложнение организационных систем, состоящих из элементов разных сфер. В компаниях все чаще появлялись проблемы хаоса, что ставило перед менеджерами задачу по исследованию операций. Изначально исследование операций сводилось к разработке способов анализа действий в целом, без разделения на группы. Изобретение же компьютера позволило анализировать и выстраивать модели процессов состоящих из большего количества элементов и разных групп.

Основные направления:

· Разработка методов математического моделирования процессов выработки и принятия решений в организациях.

· Создание алгоритмов выработки оптимальных решений с применением теории статистических решений, теории игр и др.

· Разработка количественных прикладных и абстрактных моделей экономических явлений, в том числе моделей воспроизводства, моделей баланса затрат и выпуска, моделей прогнозирования научно-технического и экономического развития. Одной из таких моделей является методология SADT

SADT — это методология, направленная на упорядоченное и рациональное моделирование и реализацию проектов, которое состоит из 7-ми ключевых процессов:

1. Анализ — рассмотрение процессов и ресурсов в системе, а так же общее описание работы при создании продукта .

2. Проектирование — описание подсистем продукта.

3. Реализация — создание подсистем по отдельности.

4. Объединение — соединение подсистем.

5. Тестирование — проверка работы продукта на полноценную работу всех систем

6. Установка — введение получившегося продукта в систему.

7. Эксплуатация — использование получившегося продукта.

В 80-е и 90-ые было создано много похожих методологий, заточенных под определенные сферы, что способствовало более качественному моделированию процессов и рассмотрению отдельных действий как частей одной системы. Параллельно в этот же период начали активно развиваться технологические и компьютерные решения как в офисной работе, так и в производственной. Это дало возможность оптимизировать работу за счет сервисов оптимизации продаж, бухгалтерии, логистики. Сейчас же строятся матричные производства и производственные линии с минимальным участием человека,

ГЛАВА 2

Начиная с XVIII века мы собрали огромный опыт об эффективном ведении бизнеса. Мы научились создавать орудия труда, технику, при которой мы можем делать

работу лучше, начиная с небольших операций и заканчивая целыми циклами производства. Мы написали множество работ по эффективному научному управлению, которые помогают нам выстраивать работу где каждый человек, ресурс находится на своем месте и и приносит наибольшую пользу.

В XXI веке мы можем автоматизировать почти всю монотонную работу. В отделе продаж мы отказались от ручного сбора данных и передали эту работу сервисам. В бухгалтерии больше не надо иметь штат бухгалтеров, ведь с этим справляется один человек и компьютер. В логистике, мы можем быстро и эффективно выстраивать маршруты с максимальным выхлопом. На складе больше не бывает издержек, ведь мы точно знаем, где находится товар, в каком объеме, как долго можем хранить, а когда товар закончится, то система может автоматически заказать нужно его количество. Все это лишь малая часть всей структуры.

Этапы моделирования и автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов разделена на несколько этапов, а у каждого этапа есть свои тонкости и нюансы, от которых будет зависеть успех.

Построение исходной модели — на этой стадии нужно описать как работает процесс в данный момент. Для этого нужно выстроить последовательность всех операций, обозначить ответственных и все задействованные ресурсы. Часто во время этого этапа модель противоречива и не всегда соответствует действительности. Чтобы избежать этой проблемы следует собрать как можно больше информации о процессе, отличными примером послужит следующая модель:

1. Обозначить границу бизнес-процесса — С какой операции начинается процесс и какой операцией заканчивается .

2. Описать основные операции бизнес-процесса — Они станут каркасом для всего моделирования .

3. Добавить развилки и другие события –К основным операциям добавляются варианты развития событий и промежуточные операции между задачами .

4. Добавить роли – В этой части моделирования у разных процессов и операций появляются ответственные.

5. Добавить документы – В ответственных моментах между операциями стоит добавить документы с инструкцией пошаговой деятельности сотрудника.

6. Добавить инструменты – Если сотрудники используют материалы или инструменты их надо добавить в модель.

7. Добавить показатели эффективности.

Ваша бизнес-модель должна отвечать на следующие вопросы:

1. С чего начинается и чем заканчивается бизнес процесс?

2. С какими процессами он связан?

3. Чем обменивается?

4. Какие операции выполняются?

5. В каком порядке?

6. Кто выполняет операции в процессе?

7. Какие документы используются и появляются в процессе?

8. В каких операциях эти документы используются/появляются?

9. Какие инструменты, материалы, ПО и базы данных используются в процессе и в каких операциях?

Анализ — в этом этапе проверяются исходные данные, удаляются противоречия в описание, повторение операций, выстраивается структура и обозначаются проблемы. Таким образом исходная модель становится приближенной к реальности. Чтобы процесс действительно стал приближен к реальности, на этом этапе стоит работать всей командой вместе. Лучше всего на вопрос о том, как работает система могут ответить участники процесса.

Описание идеального конечного результата и внедрение технологий — После того, как мы поняли принцип работы бизнес-процессов, нужно описать каким мы хотим его сделать. На этом этапе моделируется идеальный конечный результат и очень важно детально описать ИКР — Его функционал, понять какие операции вы хотите улучшить. В идеальной ситуации должно происходить следующее:

1. Система сама или с минимальным участием человека выполняет функцию: Пример: 3D принтер, в данном случае система с минимальным участием человека, создает всевозможные вещи, что упрощает работу специалистам. Таким же примером может быть любой видоизмененный процесс, который упрощает работу человека

2. Системы нет, а функции ее выполняются: То есть процесс или же операция не нужна, так как ее функция была заменена. Пример: появление конвейера на производствах Генри Форда заменили работу человека, связанную с перемещением деталей. Или же сервисы такси, когда в прошлом заказ такси происходил через звонок оператору, а сейчас приложения связывают заказчика и водителя на прямую.

3. Функция не нужна: В данном случае либо меняется конечный результат, либо меняется процесс, в котором уже будет необходимая функция. Вы можете отказаться от каких-то функций продукта, например, если они не нужны клиенту, или же построить процесс так, чтобы не нужно было выполнять функцию Пример: рестораны с системой самообслуживания, когда не нужно оформлять заказ и выносить еду гостю, если он это сделает сам.

Тестирование — Новый бизнес-процесс нужно проверить, потому на этом этапе определяются трудности нового процесса. Если они есть, то процесс дорабатывается и полноценно внедряется в систему.

Доработка бизнес модели — Проведя тестирование нового процесса компании следует еще раз провести анализ работоспособности процесса для дальнейшей доработки.

Проблемы и решения при автоматизации бизнес-процессов — При автоматизации бизнес-процессов, компания сталкивается с трудностями, из за которых весь план перестройки процессов может провалиться, чаще всего это следующие проблемы:

1. Недостоверность бизнес модели – при моделирование бизнес процессов, модель не является достоверной, не всегда получается объективно отстроить модель, так как зоны ответственности работу очень размыты и нет четкого определения, кто за что отвечает, и что конкретно входит в его операции.

2. Нет стратегических целей – часто компании, когда начинают автоматизировать бизнес процессы, не знают каких результатов они хотят достичь и в какой срок.

3. Нереалистичные цели и сроки – эта проблема обратная сторона предыдущей. Бывает что компании сильно переоценивают свои силы, и ставят завышенную планку, из за чего в какой-то момент отказываются от целей

4. Отсутствие мотивации персонала – автоматизация бизнес-процессов сложный процесс, ведь людям нужно переучиваться и больше работать, а если это происходит не гармонично, то у персонала снижается мотивация и качество работы.

5. Обучение и борьба с устоявшимися привычками — При автоматизации процессов, в работе сотрудника появляются новые инструменты и технологии, которыми он еще не умеет пользоваться, из-за чего появляется потеря качества и времени. Соответственно себестоимость продукта растет, и чтобы минимизировать эти потери есть следующие рекомендации:

· Постепенно обучение – Лучше внедрять новые бизнес процессы постепенно, а не все сразу. Так у сотрудника будет время освоить инструмент, и меньше ошибаться.

· Постепенное обучение под контролем опытного специалиста – Обучение под контролем означает, что, если человек что-то забыл, ему всегда могут подсказать как делать правильно, а не как он делал раньше по старым методикам.

· Разные формы получения информации – Информацию можно получать в четырех формах: увидеть, прочитать, услышать и почувствовать. Каждому человеку получать информацию комфортнее по своему, соответственно чтобы обучение проходило максимально эффективно, нужно чтобы источники информации были разными. Это может быть записанное видео или небольшая инструкция в текстовом формате, где информация изложина в понятной форме

БЕРЕЖЛИВОЕ ПРОИЗВОДСТВО

Одним из шагов в автоматизации бизнес-процессов является сокращение издержек, и потому следующим важным элементом служит концепция бережливого производства. Данная концепция позволяет сократить издержки на всех уровнях компании.

Бережливое производство — это концепция, построенная на постоянном стремлении организации к устранению всех видов потерь, без снижения качества продукта, с высокой ориентированностью на потребителя.

Производство состоит из процессов, которые как добавляют ценность покупателю, так и увеличивают издержки. Компании, которые начинают использовать концепцию, стремятся к сокращению издержек, добавляющих стоимость продукта. Для этого они оптимизируют следующие процессы:

· Перепроизводство — Производство продуктов больше чем нужно рынку.

· Лишние движения — Нерациональная планировка рабочего пространства.

· Ненужная транспортировка — Потери и затраты возникающие из за неправильно выстроенной логистики.

· Излишние запасы — Затраты на поддержание ценности запасов: хранение, погрузка.

· Избыточная обработка — Выполнение большего объема работ чем требует заказчик.

· Ожидание — Отсутствие информации и инструмента в нужный момент на рабочих местах или разбалансированность работ.

· Переделка и брак — Товар сделанный с дефектом требующий дополнительных работ.

· Не использованный человеческий потенциал — Потери связанные с неучтенными человеческими характеристиками, качествами, навыками, или вид потери, возникающих когда для сотрудника есть работа более подходящая его компетенциям

Этапы внедрения концепции бережливого производства:

1. Отслеживать производственные процессы и планирование производства продукции. Так вы сможете контролировать потери связанные с перепроизводством и возникновением излишних запасов

2. Наведите порядок на рабочем месте, сделайте рабочее пространство максимально удобным так, чтобы рабочим не нужно было искать инструменты, много передвигаться, делать лишние наклоны. Это ускорит работу без увеличения нагрузок на персонал.

3. Стандартизация работы, понимание своего клиента его потребностей, понимание первичных и вторичных качеств товара. Это сократит количество брака, улучшит качественные показатели товара, уменьшит избыточность обработки товара.

4. Сокращение дистанции между отделами, рационализация последовательности действий, написание ПСЦ, создание удобного ПО, выравнивание производственных процессов. Это позволит понять, где возникают потери, минимизирует транспортировку, повысит качество логистики и сократит ожидание на производстве.

5. Для сокращения потерь, связанных с неполным использованием человеческого потенциала, важно лучше узнавать сотрудников, поощрять хорошие идеи, давать возможности проявить себя. Так вы сможете использовать творческий потенциал сотрудников, а лучше узнавая, вы найдете для них лучшее место.

ПРИНЦИПЫ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ

К технологиям автоматизации бизнес-процессов относятся все технологии и инструменты, способствующие снижению стоимости производства и упрощению работ. В каждой работе используются разные технологии, но принципы везде одинаковые.

Принцип согласованности — Все действия в автоматизируемом процессе должны быть согласованы между собой. В случае рассогласования действий может произойти нарушение выполнения процесса. На основе этого принципы используются рации для связи друг с другом, в офисах используют корпоративные порталы такие как Битрикс 24, где для каждого отдела/работника ставятся задачи. В таких порталах сотрудники могут дать обратную связь, выполнять всю работу.

Принцип интеграции — Автоматизируемый процесс должен иметь возможность интегрироваться в общую среду организации. На различных уровнях автоматизации интеграция выполняется по-разному, но суть принципа остается неизменной. Автоматизация процессов должна обеспечивать взаимодействие автоматизируемого процесса с внешней средой. На этом принципе была построена программа 1С.

У приложения плохая интеграция с другими схожими сервисами, но большим преимуществом является то что этим сервисом пользуются все. Также на этом принципе пишутся все ПО для компаний. Взаимодействие между отделами и персоналом должно проходить в одной системе, либо в разных, но с возможностью интеграций.

Принцип независимости исполнения — Автоматизируемый процесс должен функционировать с минимальным участием человека. На этом принципе строятся все полностью автоматизированные производства.

ВЫВОД

Автоматизация бизнес процессов, при внедрении новых бизнес процессов организации, сталкивается с проблемами снижения качества, увеличения себестоимости продукта, снижения мотивации сотрудников на работе. Менеджмент организации не всегда может понимать зачем нужны данные изменения, а сам процесс автоматизации может занять много времени. Ко всему этому компании предстоит провести анализ бизнес-процессов, поняв, как работает система сейчас, что в ней хорошо, а что плохо. Будет необходимо найти оптимальное решение по перестройке системы, сокращая издержки, упрощая работу, сделав ее стандартизированной. При этом система не должна быть бюрократизированной. Изменения будут сложными, но если все получится, то компания преобразится, а её мобильная, прозрачная, понятная структура без лишней бумажной работы, лишних потерь, с четко обозначенными границами сотрудников и автоматизированной работой станет залогом будущих успехов организации.

the end

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. https://rzbpm.ru/knowledge/sozdanie-sxemy-biznes-processa-dlya-neterpelivyx.html

2. https://www.po-mayak.ru/upload/iblock/8c8/8c8ad087eb2eb141fc1c88c0a500d915.pdf

3. https://www.kpms.ru/Automatization/Process_automation.htm

4. http://bitprofi.ru/blog/sovety-spetsialista/247-ot-avtomatizatsii-proizvodstva-do-avtomatizatsii-biznes-protsessov.html

5. https://www.businessstudio.ru/articles/article/istoriya_biznes_modelirovaniya/

6. https://www.kommersant.ru/doc/3804697

7. http://prostorabotat.ru/istoriya-avtomatizacii-biznes-processov/

8. http://www.elitarium.ru/frederik-tejlor-trud-rabota-predpriyatie-proizvodstvo-organizaciya-tejlorizm-sistema-princip-izderzhki-vyrabotka-proizvoditelnost-upravlenie-metod/

9. https://dis.ru/library/782/33242/

10. http://www.itstan.ru/funk-strukt-analiz/osnovnye-svedenija-o-sadt-metodologii.html