Системы автоматизации бизнес процессов описание

Иллюстрация: Катя Павловская для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Дипломированный специалист по автоматизации бизнес-процессов. Девять лет опыта в бизнесе и консалтинге. Смоделировал более тысячи процессов для торговых и промышленных предприятий. Основатель OkoCRM.

Автоматизация бизнес-процессов — один из главных способов сократить затраты в системе любого уровня: от отдела компании до крупного бизнеса. Автоматизация избавляет людей от рутинных задач. Например, в процессах, в которых требовалось два сотрудника, после автоматизации нужен только один.

Несмотря на то что IT-сфера быстро растёт, многим владельцам бизнеса и менеджерам до сих пор непонятно, что такое автоматизация процессов и как в ней всё устроено. В предыдущих статьях мы рассказали, что такое бизнес-процессы и как их правильно моделировать. В этой статье расскажем подробнее про автоматизацию — что о ней должен знать каждый собственник бизнеса, менеджер и специалист.

• Что такое автоматизация процессов и отличается ли она от цифровизации
• Какие процессы можно автоматизировать
• Кому нужна автоматизация, а кому нет
• Кто занимается автоматизацией и сколько это стоит
• Какие системы помогают автоматизировать процессы
• Примеры: как с помощью автоматизации оптимизировали процессы продаж в компании
• Как узнать больше об управлении бизнес-процессами

---

Автоматизация процессов — частный случай оптимизации. Она помогает бизнесу экономить на рутине. Алгоритмы выполняют повторяющиеся задачи быстрее, и у команды остаётся больше времени на другие дела.

Например, можно фиксировать заявки и вести бухгалтерию в тетради, а прибыль и налоги считать на калькуляторе, а можно подключить CRM и онлайн-систему бухучёта. Программы самостоятельно обработают заявки, подтянут данные по оплате, отправят письма клиентам и составят отчёты в налоговую.

В этом суть автоматизации. Это внедрение софта, который помогает выполнять рутинные задачи быстрее, продуктивнее и эффективнее.

Разберём, как работает автоматизация, на примере продаж на маркетплейсах. У менеджеров много рутинных задач — например, перезвонить клиенту, отследить оплату, проверить товар на складе, напечатать наклейки, упаковать заказ.

Автоматизация сведёт количество таких операций к минимуму. После получения заказа менеджеру останется только упаковать товар и отправить его клиенту.

Автоматизация ≠ цифровизация. Цифровизация гораздо глубже и сложнее. Допустим, в компании есть менеджер по продажам. Он каждый день обзванивает клиентов и ведёт сделки в Excel.

Чтобы упростить процессы, компания устанавливает CRM-систему. В этом случае менеджер всё равно будет нужен — он нажимает на кнопки и управляет работой программы. Это автоматизация. Цифровизация — следующий уровень автоматизации, полностью автоматическое выполнение работ. Цифровизацию делают так, чтобы исключить человека из процесса.

Поручить алгоритмам можно любой бизнес-процесс. Проще всего автоматизировать типовые операции:

• обработку сделок;
• СМС- и email-рассылки;
• документооборот;
• бухгалтерский и складской учёт;
• проведение платежей.

Наш совет — начинать автоматизацию именно с них. На каждый типовой процесс есть готовые облачные решения, которые можно внедрять своими силами или силами небольшой команды интеграторов. Это удобно для небольших компаний.

Более сложные операции — вроде процессов управления производством, качеством продукции и персоналом — тоже можно автоматизировать. Но это подходит скорее для среднего и крупного бизнеса. Потребуются сложные системы, штат разработчиков и серьёзный бюджет.

Автоматизировать процессы можно в бизнесе любого размера, но сложная автоматизация требуется не всем.

Для начала нужно определиться с процессами, которые хочется «поставить на рельсы», и посчитать количество времени, которое тратят сотрудники на их выполнение вручную. Исходя из этого нужно понять, насколько целесообразна будет их автоматизация.

Малому бизнесу лучше обойтись типовыми решениями и не вкладывать миллионы в индивидуальные проекты. Почти в каждой облачной программе есть пробный период или бесплатный тариф с базовой функциональностью. Можно протестировать и понять, подходит эта программа для ваших задач или нет.

Допустим, раньше в компанию приходило 10 заявок в день. Менеджер обрабатывал их в течение 3 часов, а остальное время тратил на подготовку документов, коммуникацию с поставщиками и другую рутину.

Сейчас в день приходит 50 заявок — менеджеру не хватает целого дня, чтобы их разгрести. Что делать? Можно нанять второго менеджера или автоматизировать обработку заявок с помощью CRM. Если поток заявок продолжит расти, лучше сделать и то и другое.

Крупные компании чаще всего автоматизируют не отдельные, а сразу все свои процессы. В результате они получают единую систему. Это дорого, но эффективность бизнеса при этом заметно растёт.

Чтобы это реализовать, нужно разрабатывать индивидуальные проекты, использовать сложные программы, глубоко погружаться в процессы и разбирать всю бизнес-модель компании на молекулы. Без автоматизации большому бизнесу сложно масштабироваться.

Когда автоматизация точно не нужна? Вот пять случаев, когда автоматизацию процессов лучше отложить на потом:

• бизнес находится в стадии запуска;
• компания работает с постоянными заказчиками и не привлекает новых;
• оборот компании — до 1 млн рублей в месяц;
• бизнес-процессы компании не налажены и часто меняются;
• расходы на автоматизацию выше очевидной денежной выгоды.

Любые типовые решения вроде CRM-системы или сервиса рассылок можно настроить самостоятельно. Но для этого нужно в них разбираться: читать инструкции, строить воронки, разрабатывать документацию и обучать сотрудников. Чаще всего предприниматели не хотят тратить на это свои ресурсы и приглашают подрядчиков.

Обычно автоматизацией занимаются интеграторы. Это группа экспертов, которая берёт на себя внедрение программ в бизнес и их отладку. Они моделируют процессы, подбирают, настраивают и дорабатывают программные решения под запросы компании.

Можно найти их заранее, и тогда подбирать решение для автоматизации будет сам подрядчик. Или сначала выбрать решение, а затем пригласить интеграторов.

По нашему опыту, обычно происходит так:

• Предприниматель выбирает сервис для автоматизации. Допустим, CRM или ECM-систему. Регистрируется на пробный период и смотрит, как всё устроено. Обычно в этот момент он понимает, что самостоятельно такую систему компания не настроит.

  Когда пробный период заканчивается, сервис предлагает внедрение — своими силами или силами внешнего интегратора. Обычно сервисы работают с несколькими компаниями-интеграторами и предлагают их услуги на выбор. Условия и стоимость у каждого интегратора различаются.

• Команда внедрения приходит в компанию и просит в помощь сотрудника компании. Он вводит в курс дела и рассказывает, как построена работа, знакомит с бизнес-моделью и процессами.
• Интеграторы описывают процессы, которые нужно автоматизировать, проводят анализ и составляют план внедрения. В нём описаны решения по функциональности выбранного сервиса, которые нужно внедрить в компании.
• Интеграторы настраивают и отлаживают систему, чтобы всё работало как надо. Чем сложнее функциональность, тем больше времени занимает внедрение. Например, на внедрение простой облачной CRM уходит 1–2 месяца. Если нужны доработки — больше. Сложную систему документооборота могут внедрять и полгода.
• Интеграторы обучают сотрудников — показывают, как работать в системе. Иногда выдают сертификаты и свидетельства.

Часто внедрение организуют онлайн: переговоры и обучение ведут по видеосвязи, а настройку системы — через удалённый доступ.

Стоимость услуг интеграторов зависит от объёма работ и сложности внедрения. Например, средний ценник настройки простой CRM-системы — 100–150 тысяч рублей. Внедрение ERP может обойтись и в пару миллионов.

Есть много групп программных решений для автоматизации. Их делят в зависимости от назначения. Иногда внутри одной программы есть элементы нескольких групп.

CRM (Customer Relationship Management). Это системы для управления продажами и клиентским сервисом. С их помощью автоматизируют сбор клиентской базы, обработку заявок и общение с клиентами компании.

Система собирает все заявки и заказы в общей воронке продаж, пишет сообщения клиентам, отправляет документы и автоматически звонит заказчику. На разных этапах воронки можно настроить свои автоматические действия.

HRM (Human Capital Management). Это системы для автоматизации кадровых служб и управления персоналом. Они полезны для управления большим штатом — от 50 человек.

HRM помогают автоматически рассчитывать зарплату и вести кадровые документы. Кроме этого, с их помощью работают с соискателями, ведут базу вакансий и сотрудников, календарь отпусков и больничных, мониторят актуальность медосмотров и инструктажей по охране труда.

ECM (Enterprise Content Management). Это системы управления корпоративным цифровым контентом. Их главная функция — электронный документооборот.

ECM упрощают работу со всеми документами компании. Без них все документы — договоры, акты, счета, приказы, протоколы, уведомления — готовят на бумаге, согласовывают и подписывают вручную. В ECM у каждого документа есть цифровой образ, который можно подписать и отправить по назначению, не выходя из кабинета.

BPM (Business Process Model). Это системы для моделирования и управления бизнес-процессами в компании. Не какими-то отдельными процессами, а всеми процессами одновременно.

Они не упрощают частные аспекты работы бизнеса, а помогают визуализировать процессы и найти пути их оптимизации. Их используют для планирования и выстраивания бизнес-процессов в компании.

WMS (Warehouse Management System). Система, которая помогает управлять запасами, складом и вести складской учёт с момента поступления товаров или материалов в центр распределения заказов и до момента, когда они покидают склад.

WMS автоматизирует приёмку, перемещение, хранение, комплектацию и отгрузку товаров. По каждой операции система показывает статистику.

TMS (Transportation Management System). Группа систем, которые помогают бизнесу управлять логистикой. С их помощью крупные компании планируют и отслеживают перевозки, выбирают удобный вид транспорта, прокладывают оптимальный маршрут, мониторят местонахождение партий товаров.

Это своего рода CRM, специально адаптированная для логистики, но с более сложной функциональностью.

ERP (Enterprise Resource Planning). Это группа систем, в которой объединены другие инструменты автоматизации — например, CRM, HRM, ECM, WMS. Это решение для крупных компаний.

ERP гораздо дороже и сложнее любой другой системы, но её не обязательно покупать всю. Обычно компании подключают только те модули, которые необходимы им. Например, отдельно покупают модули учёта, бухгалтерии, управления заявками с сайта.

В таблице можно сравнить назначение систем и найти подходящее для компании решение:

Группа	Назначение	Популярные решения
CRM	Управление продажами и клиентским сервисом	OkoCRM, «1С:CRM», WireCRM
HRM	Управление кадрами и персоналом	СБИС, «БОСС-Кадровик», «1С:Зарплата и управление персоналом»
ECM	Управление документооборотом в компаниях	ЭОС, Directum, Docsvision, ELMA
BPM	Моделирование, анализ и оптимизация бизнес-процессов	ELMA, Docsvision, Pyrus
WMS	Управление запасами и складским учётом	«МойСклад», Yolka WMS, СКИФ
TMS	Управление транспортной логистикой	«Яндекс.Маршрутизация», «Мегалогист», GROTEM / Drive
ERP	Комплексная модульная система управления бизнес-процессами на предприятии	«1С», «РосБизнесСофт», «Парус»

Группы программных решений для автоматизации бизнес-процессов

На примере из практики OkoCRM разберём автоматизацию бизнес-процессов в компании, которая продаёт кровельные материалы.

Заявки от клиентов принимают с нескольких сайтов, их обрабатывают четыре менеджера. Все дела ведут в записной книжке и Excel, клиентам звонят с обычных телефонов.

Задача — оптимизировать процессы обработки заявок и согласования сделок.

Инструмент оптимизации — внедрение OkoCRM и интеграций.

❌ Проблема №1. Заявки приходят на почту — менеджеры видят их не сразу. Клиенты долго ждут обратной связи. Часто, не дождавшись, уходят к конкурентам.

✔️ Решение:

• CRM-система автоматически собирает заявки со всех сайтов и создаёт сделки → менеджер получает уведомление о задаче в Telegram: «У тебя заявка» → время ожидания реакции сокращается до 3–5 минут.
• В CRM настроена очередь, которая распределяет заявки между менеджерами. Если один из них занят, заявки уходят свободному.

❌ Проблема №2. Клиенты не всегда дозваниваются в офис — пропущенные звонки не фиксируются.

✔️ Решение: интеграция CRM и IP-телефонии. Сервис распределяет звонки между менеджерами на личные телефоны, исходя из их занятости. Если один менеджер разговаривает, звонок автоматически уходит другому. Так клиент дозвонится в любом случае.

❌ Проблема №3. Отсутствие контроля — руководитель не знает, сколько заявок поступило и какая работа по ним ведётся.

✔️ Решение: CRM устанавливает дедлайн для каждой сделки. После его истечения заявка попадает в список просроченных. Руководитель следит, чтобы таких заявок не было, и, если нужно, вручную меняет ответственных. На конец дня все сделки обработаны, и при этом все менеджеры нагружены равномерно. В конце недели руководитель смотрит аналитику и видит, кто как работал.

❌ Проблема №4. Ручная подготовка документов — на заполнение одного счёта или договора уходит от 20 минут. Менеджер тратит время на рутину.

✔️ Решение: в CRM созданы типовые шаблоны документов. В них система сама подгружает данные из клиентской карточки. Время подготовки документа сокращается до 2 минут.

❌ Проблема №5. Менеджеры теряют сообщения клиентов в мессенджерах — клиенты уходят к конкурентам.

✔️ Решение: интеграция мессенджеров с CRM. Все сообщения приходят в систему и сами привязываются к нужной карточке. CRM автоматически создаёт задачи «Ответить клиенту» для менеджеров.

Автоматизация процессов уменьшила сроки обработки заявок и согласования сделок. Клиенты всегда на связи с менеджерами — потерянных продаж стало гораздо меньше.

• Автоматизация — это внедрение в бизнес программных решений, которые берут на себя часть процессов. С ними проще вести бизнес и масштабироваться.
• Автоматизация бизнес-процессов нужна не всем. Она полезна развивающимся компаниям с хорошей динамикой — поможет расти ещё быстрее. Если заметного роста нет, лучше сначала подумать, как добиться его без автоматизации.
• Автоматизацию настраивают с помощью интеграторов. Это эксперты, которые за деньги отлаживают процессы, помогают подобрать сервис и внедрить его в бизнес.
• Существует много групп программ для автоматизации — их делят по направлениям процессов, которые нужно оптимизировать. Не стоит внедрять всё и сразу. Лучше выбирать направления, которые острее всего нуждаются в помощи алгоритмов, и в первую очередь автоматизировать их.

• Если вы только начинаете знакомиться с управлением бизнес-процессами, прочитайте нашу статью — «Большой гайд по управлению бизнес-процессами: главное, что должен знать каждый менеджер».
• В этой статье подробно описан процесс моделирования бизнес-процессов: для чего моделирование нужно и как его провести.
• Научиться строить чёткие бизнес-процессы, принимать взвешенные решения, эффективно распределять ресурсы и находить точки роста можно на курсе Skillbox «Эффективный руководитель».

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

• Статья о цифровой трансформации бизнеса: чем она отличается от цифровизации и зачем нужна бизнесу
• Финансовая модель: для чего она нужна и как её разработать
• Статья о дорожной карте проекта: зачем она нужна и как её сделать
• Вводная статья об операционном менеджменте: что такое, как работает и какие навыки нужны менеджерам
• Статья об LMS-системах: что они умеют и как выбрать платформу для своей компании
• Статья об управлении изменениями: какие методики можно использовать и как уже на старте оценить шансы на успех

Эффективный руководитель

Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.

Узнать про курс

Автоматизация бизнес-процессов — передача функций персонала автоматизированным системам, которые стали возможны благодаря неимоверному росту технологий.

Если раньше было достаточно произвести продукт, то сейчас больший вес имеет эффективность его производства, производительность труда, стабильность и точность, а также сокращение ресурсов на функционирование предприятия.

Начнем с примеров

Прежде чем перейти к основной части этой статьи, предлагаю Вам ознакомиться с примерами на основе оптовой торговли. Они наглядно покажут, для чего нужна автоматизация, что это такое, и как она работает.

Пример 1. Продажи

Вспомним прошлое: раньше, чтобы заключить договор на поставку, Вы приезжали к клиенту, вели переговоры, записывали его номер в лучшем случае в ежедневнике. После этого возвращались в офис, чтобы подготовить коммерческое предложение.

Только вот по пути в офис Вас атаковали другие клиенты со своими вопросами, и по приезду Вы уже смутно помнили, о чем вели переговоры на встрече. В итоге кое-как вспоминали, составляли коммерческое предложение, забыв вовремя позвонить клиенту, т.к. напоминание об этом звонке записано уже 3 страницы назад. После Вы опять же приезжали к клиенту с коммерческим, потом с договором, а потом и за деньгами.

Сейчас автоматизация бизнес-процессов дает возможность работать удаленно и не тратить время на путь до клиента и обратно. Так как Вы, например, можете использовать срм систему для отдела продаж. В такой системе вся история переговоров фиксируется в карточке клиента, а обо всех задачах по контракту у Вас стоят уведомления, чтобы не забыть про них.

Пример 2. Логистика

Чтобы иметь достаточный, но не излишний запас на своем складе, раньше Вы по-большому счету опирались на свое чутье: это вроде нормально берут, а вот та позиция идет так себе. И нередко оно Вас подводило: то какие-то позиции годами лежали на складе, то в один момент всем Вашим клиентам подавай одну какую-то позицию, которая заканчивалась после второго звонка. На этом Вы постоянно теряли деньги, то от издержек на хранение, то от упущенных сделок.

Сейчас же у Вас есть современные системы складского и товарного учета. Они точно показывают Вам, какой клиент, какую позицию и с какой периодичностью приобретает, и на основе этих данных прогнозируют будущий спрос.

Пример 3. Маркетинг

Помните, как Вы раньше проводили рекламные кампании? Могу напомнить: вывешивали билборды вдоль трасс, покупали сомнительную базу емэйл адресов и делали по ним массовые рассылки, нанимали промоутеров или обзвонщиков, чтобы они в холодную предлагали Ваши услуги.

И эффективность этих мероприятий Вы оценивали по следующему принципу: выручка выросла — эффективно, не выросла — не эффективно.

Сейчас же у Вас есть возможность показывать свою рекламу только заинтересованной целевой аудитории, делать максимально персонализированные рассылки и подогревать интерес к своей компании и продукту, а не работать по холодной базе. А эффективность можно оценить по каждому отдельному рекламному каналу в разрезе пути от первого контакта до совершенных покупок.

Пример 4. Бухгалтерия

Вспомните своих бедных бухгалтеров, как они вешались в конце месяца/квартала/года, так как все делали вручную.

Сначала надо выяснить, сколько часов сотрудники работали в этом месяце, посчитать их зарплату, рассчитать налоги и отчисления по ним, подготовить для каждого зарплатный листок, выдать каждому зарплату (которая тоже пересчитывалась вручную). А еще разобраться с отпускными, командировочными и больничными. А потом еще и с отчетностью разобраться, с проверками, с налогами. В итоге, пока с одним периодом разбираешься — начинается новый.

Сейчас же автоматизация бизнес-процессов дает возможность все сделать буквально в пару кликов. И это просто рай для них, относительно прошлого: вся база ведется автоматически.

Нужно лишь в конце отчетного периода нажать одну кнопку, бац, и зарплата для всех рассчитана. Нажать другую — отчетность готова. Нажать третью — все зарплаты и налоги перевелись на нужные банковские счета. А договора со счетами для клиентов вообще без участия бухгалтеров составляются.

Что такое бизнес-процесс

Вы уже загорелись вопросом автоматизации своего бизнеса? Если да, то правильно сделали. Но перед тем, как переходить к самой автоматизации, необходимо разобраться с бизнес-процессами, которые протекают в Вашей компании. И начнем с азов.

Бизнес-процессы — совокупность последовательных действий, направленных на производство и сбыт продукта, и поддержание нормального функционирования бизнеса.

Если простым языком, то это все действия персонала и взаимодействия между собой, которые происходят в компании.

Чтобы их определить и описать, достаточно ответить на вопрос: «Что и для чего Вы делаете внутри своего бизнеса, чтобы он приносил прибыль?»

Конкретнее на примере

Приведу пример. Снова вернемся к оптовой торговле. Для того, чтобы этим заниматься, Вы нанимаете персонал, обучаете его, разрабатываете для них инструкции, следите за тем, чтобы они работали.

Покупаете или производите продукцию, арендуете склад для хранения, контролируете движения продукции и остатки.

В свою очередь маркетологи настраивают рекламу, менеджеры получают и обрабатывают заявки, передают их логистам. Кладовщики собирают заказ, а транспортники доставляют продукцию до конечных клиентов. Сервисный отдел следит за качеством Ваших услуг и обслуживает клиентов.

После этого Вы оформляете документы, сдаете отчетность и платите налоги, начисляете зарплату. Кроме этого Вы организовываете планерки и стратегические сессии, выставляете планы и анализируете прошлые показатели. Совместно с этим, Вы разрабатываете новые продукты или услуги и запускаете их на рынок, выходите на новые рынки, расширяете деловые связи и т.д.

Все, что я перечислил выше, и есть бизнес-процессы, но описанные очень кратко. Ваша же задача разобрать каждое действие по винтикам, на много составляющих, чтобы получить более точное представление о том, как Ваш бизнес функционирует.

После этого Вы поймете, что можно автоматизировать, а где без участия человека пока не обойтись.

Важно. Выжимайте из бизнеса максимум с помощью нашей методички формата “фишечная стратегия”. В ней самый сок из сотен тренингов и книг по маркетингу и продажам. А также концентрат успешных действий. По ссылке скидка 50% в течение 4 часов, кликайте -> “200+ фишек маркетинга: от привлечения до удержания“

Типы бизнес процессов

Чтобы лучше разобраться в вопросе автоматизации процессов, необходимо понять, какими они бывают. Выделяют 4 типа бизнес-процессов:

1. Основные. Бизнес-процессы, которые непосредственно влияют на доход компании: производство, продажи, маркетинг, работа с клиентами и т.д.;
2. Вспомогательные. Бизнес-процессы, которые прямо не влияют на доход компании, но помогают ей нормально функционировать: бухгалтерский учет, документооборот и т.д.;
3. Развивающие. Бизнес-процессы, благодаря которым компания развивается и растет: планирование, бюджетирование, прогнозирование, обучение персонала и т.д.;
4. Управленческие. Бизнес-процессы которые позволяют управлять бизнесом: решение текущих задач, контроль персонала, мотивация персонала и т.д.;

Отдать на автоматизацию можно бизнес-процессы любого типа, но с тем условием, что они упрощают работу персонала, повышают производительность труда, но при этом не страдает качество продукта.

О том, какие именно процессы можно автоматизировать и каким образом, мы поговорим чуть дальше. Вам ведь важно подойти к этому процессу основательно, а не копировать решения, правда?

Методы описания

Детально описывать методы не стану, так как это уже тема отдельной статьи. Да и не одной. Поэтому максимально просто и понятно. Итак, существует два основных метода описания бизнес-процессов: вертикальное и горизонтальное.

При вертикальном (функциональном) описании обозначаются лишь иерархические связи между бизнес-процессами и их последовательность.

При горизонтальном (процессном) описании помимо последовательности описывается еще и взаимосвязь между бизнес-процессами, необходимые инструменты и материалы для их выполнения.

И при горизонтальном и при вертикальном методе разделяют три способа описания:

1. Текст

Один из самых простых, но в то же время не очень эффективных способов. При использовании такого способа Вы просто последовательно описываете свои бизнес процессы и формируете из этих описаний документы, например, регламенты, инструкции или руководства.

Неэффективен этот способ из-за того, что обычно, когда человек читает текст, он воспринимает информацию последовательно, не акцентируя внимание на взаимосвязи и иерархии. Ну и что уж греха таить — обычно под конец документа первые мысли уже забываются.

2. Таблица

Этот способ эффективнее предыдущего, т.к. информация более структурирована. С помощью таблицы можно наглядно показать взаимосвязи и иерархию.

При таком способе выделяют несколько параметров, которые важно учитывать в бизнес-процессах. Они и ложатся в основу столбцов, по которым описываются бизнес-процессы.

3. Схема

Этот способ наиболее эффективен, т.к. человек, анализируя текстовую информацию, в любом случае переводит ее в графические образы для восприятия. Поэтому, если Вы предоставите сразу графическую информацию, у человека уйдет меньше времени и сил на ее восприятие.

Обычно бизнес-процессы при графическом способе описания представляются в виде блок-схем. Такой вид демонстрирует и последовательность, и иерархические связи, и горизонтальные, и трансформацию бизнес-процесса из-за определенных условий.

Автоматизируем бизнес за 8 шагов

Многие ошибочно думают, что процесс автоматизации и внедрения современных технологий в свой бизнес это дорого и очень сложно. Мол надо обладать огромным штатом сотрудников, иметь высокую квалификацию, вкладывать мешки денег.

Но на самом деле в автоматизации бизнес-процессов нет ничего сложного. Наоборот, это увлекательный процесс, во время которого Вы начинаете лучше понимать свой бизнес. Каким образом сделать это максимально просто и эффективно, читайте дальше.

Кстати. Если у Вас большой розничный магазин, и Вам необходимо отслеживать десятки разных процессов, то рекомендую МойСклад. В нем есть все необходимое: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики. Кликайте и тестируйте -> МойСклад.

Шаг 1. Ставим цель

Любое действие в бизнесе делается не просто так. И автоматизация также не делается ради автоматизации. Вам необходимо четко понимать, для чего Вы хотите автоматизировать тот или иной бизнес-процесс.

Обычно при автоматизации ставят следующие цели:

1. Повысить производительность труда;
2. Минимизировать ошибки;
3. Увеличить точность производимых вычислений;
4. Привести бизнес в системный вид;
5. Выполнить несколько задач параллельно;
6. Увеличить шанс принятия верных решение и их скорость;
7. Сократить издержки;
8. Наладить взаимодействие отделов между собой;
9. Повысить качество сервиса;
10. Увеличить продажи;
11. Избавиться от рутинных задач.

Можно ставить и другие цели перед автоматизацией, но важно понимать, что автоматизация — помощник для Вашего бизнеса, а не исполнитель ключевых задач. К сожалению, машины умеют делать еще не всё. А может быть и к счастью.

Шаг 2. Определяем бизнес-процесс

Тут вспоминаем нашу главу про бизнес-процессы, подготавливаем их доскональное описание и идем далее.

Итак, какие бизнес-процессы необходимо автоматизировать зависит от поставленной Вами цели. Для того, чтобы их определить, необходимо цель разложить на мельчайшие критерии ее достижения. После этого соотнести эти критерии с бизнес-процессами, протекающими в компании и выявить действия, которые в большей мере влияют на достижение цели.

Так вот, на действия, которые в большей мере влияют на достижение цели, Вы освобождаете время путем автоматизации менее влиятельных действий. Чтобы грамотно выбрать бизнес-процесс, необходимо следовать следующей структуре:

1. Выявляем. Сначала необходимо досконально понять процесс, выявить последовательность и необходимость каждого действия;
2. Упрощаем. Далее по максимум упростить процесс, чтобы действия были как можно проще, не дублировались и убрались лишние;
3. Автоматизируем. И только после этого отдаем выявленные и упрощенные процессы на автоматизацию.

Приведу простой пример. Перед Вами стоит задача повысить уровень продаж. Вы понимаете, что для этого необходимо больше уделять времени общению с клиентами, делать более персонализированное предложение, обрабатывать все заявки, точно соблюдать договоренности с потенциальным клиентом.

Вы разбираете свой процесс продаж по молекулам и получаете: сначала приходит звонок на телефон, менеджер проводит первичную квалификацию клиента, договаривается на следующий звонок, фиксирует договоренности в ежедневнике.

В назначенное время звонит клиенту, иногда забывает про это и звонит позже. Проводит переговоры, при положительном результате подготавливает коммерческое предложение, пересылает его клиенту.

После этого составляет договор и счет, пересылает его клиенту, ждет оплаты. Контролирует зачисление средств, после чего передает заявку исполнителям. Исходя из этого Вы видите, что менеджер много времени тратит на подготовку различных документов, а также на контроль договоренностей. Это время он мог потратить на общение с клиентом или на обработку других заявок.

Шаг 3. Составляем техническое задание

После того, как Вы определились с участками, которые неплохо было бы автоматизировать, Вы должны подробно расписать процесс того, как бы Вы хотели, чтобы выглядели те или иные действия в Ваших процессах.

Продолжим тот же пример с повышением уровня продаж. Вы выявили, что менеджер тратит много времени на составление типичных документов: коммерческих предложений, счетов, договоров и актов. Вам бы хотелось, чтобы это происходило в автоматическом режиме, например, менеджер вносит только реквизиты компании, перечень товаров или услуг и нужные даты. После этого автоматически формируются все документы: и договора, и коммерческие, и прочие стандартные документы.

Возникает резонный вопрос: а откуда мне знать, как по-другому могут выполняться те или иные действия, если сейчас они у меня выполняются так? Есть два ответа на этот вопрос:

• Либо Вы вкладываете свое время и изучаете опыт других компаний, как можно автоматизировать те или иные процессы в компании;
• Либо Вы вкладываете деньги и обращаетесь к профессиональным консультантам по определенным участкам бизнеса, которые специализируются на автоматизации.

Каждомый решает сам, но я бы рекомендовал обращаться к специалистам. Они уже собаку на этом съели и точно знают, что адекватно автоматизировать, а во что лучше не влезать. И вот еще несколько советов о том, что не стоит пытаться автоматизировать:

1. Уникальные операции. Или же единичные — автоматизировать их просто нецелесообразно;
2. Процессы с большим количеством переменных. Автоматизировать их полностью не получится, при попытке Вы просто добавите дополнительные сложности в процесс;
3. Инновационные бизнес-процессы. Они еще не отлажены, и не факт, что приживутся на предприятии. Автоматизировав их, Вы рискуете потратить время и деньги напрасно;
4. Операции интеллектуального труда. Хотя искусственный интеллект и развивается, но полностью делегировать умственные процессы на машину пока невозможно.

Шаг 4. Выбираем программное обеспечение

После того, как Вы определись с процессами, и прикинули, каким образом это можно сделать, наступает ответственный момент — выбрать такую систему, которая позволит реализовать Ваши желания по автоматизации.

Лайфхак. Можно пойти и обратным путем: ищите в интернете систему для автоматизации, и на основе ее возможностей смотрите, какие процессы она может автоматизировать и проецируете это на свой бизнес.

Программ для автоматизации на рынке сейчас тьма. Есть как платные, так и бесплатные, простые и сложные, специализированные и общие. Но для начала общие принципы выбора программного обеспечения для автоматизации:

1. Настройка. Система должна иметь возможность донастройки конкретно под Ваши нужды;
2. Гибкость. Система должна быть гибкой: ее можно быстро изменить, внедрить или прекратить использовать;
3. Удобство. Система должна быть удобна и проста в использовании сотрудниками с разной квалификацией;
4. Интеграция. Система должна иметь возможность интеграции с другими инструментами и сервисами;
5. Техподдержка. У системы должна быть качественная и оперативная техническая поддержка;
6. Возможности. Система должна соответствовать Вашему кошельку и возможностям эксплуатации.

Далее, чтобы Вас не сильно запутать, расскажу про программы в разрезе их применения, а подробную информацию про каждую Вы с легкостью сможете найти (по некоторым даже в этом блоге).

Excel

Это, наверное, самый популярный инструмент автоматизации для тех, кто только начинает путь к информационным технологиям. Произошло это из-за его доступности: практически на каждом компьютере установлен пакет Microsoft Office и пользоваться этим инструментом учат даже в некоторых школах.

Exel подходит для автоматизации расчетов и отчетности: по заданным формулам и макросам можно производить самые сложные вычисления, после чего представлять их в наглядном виде.

Кроме этого в нем ведут и различные базы, которые можно фильтровать и сортировать. Хоть сам по себе инструмент и доступный, но пользоваться им на всю мощь способны лишь его истинные поклонники. Большинство же пользователей используют его от силы на 5-10% от всех возможностей.

Ну и будем откровенны, Exel не самый эффективный инструмент автоматизации, хотя и подойдет для автоматизации простейших функций в бизнесе.

Программные продукты 1С

Это второй по популярности инструмент для автоматизации в России. Каждый кто хоть как-то относится к бизнесу слышал это сочетание “один эс”. У кого-то это вызывает мурашки по коже и трепет ужаса внутри, а для кого-то это эффективный инструмент. 1С применяется для автоматизации практически на всех участках бизнеса и вот некоторые из них:

1. 1С Бухгалтерия. Для автоматизации бухгалтерского учета;
2. 1С Зарплата и управление персонала. Для автоматизации кадрового учета и работы с зарплатой;
3. 1С Розница, 1С Управление торговлей. Для автоматизации работы розничных магазинов: складского и товарного учета;
4. 1С Управление предприятием. Для автоматизации управленческого учета, бюджетирования и планирования;
5. 1С Документооборот. Для автоматизации документооборота;
6. 1С Отчетность. Для автоматизации взаимодействия с государственными органами и т.д.

Перечислять их можно бесконечно. Кроме автоматизации отдельных участков бизнеса, 1С предоставляет и комплексные решения по автоматизации предприятий в отдельных сферах: для сельского и лесного хозяйства, медицины, образования, общепита, строительства, производства, финансового сектора и государственных учреждений.

1С — действительно крупный игрок на российском рынке с большим количеством представительств в любой точке России.

Интересно. Упростить все процессы в розничном магазине поможет сервис Cloudshop. Внутри: складской учет, автоматизация рабочего места кассира, готовая онлайн-касса, поддержка дисконтных карт и база покупателей, а также многое другое. Кликайте -> Cloudshop (по промокоду «PDGRY1» + 600руб. на тестирование).

Но обольщаться не стоит: хоть 1С и позволяет автоматизировать практически весь бизнес, но так просто в их продуктах не разобраться. Необходимо иметь квалифицированного специалиста для внедрения, использования и обслуживания систем данного производителя. И скажу по секрету, они не совсем удобные. Но это только между нами.

CRM-системы

Данный инструмент стремительными темпами внедряется в российский бизнес. Он позволяет автоматизировать, оптимизировать и анализировать продажи, маркетинг, работу над проектам.

Основная задача CRM-систем заключается в повышении качества обслуживания Ваших клиентов за счет автоматизации рутинных задач менеджеров. А также улучшения контроля за каждой сделкой, оперативной аналитики и совмещения всех инструментов, которые необходимы менеджерам в одном месте.

Продвинутые CRM-системы кроме вышеперечисленного могут и маркетингом управлять, и всем предприятием в целом. Если сказать простыми словами, то CRM-системы создают экосистему внутри предприятия, которая позволяет сотрудникам работать продуктивнее, не отвлекаясь на что-то лишнее.

Лидерами рынка таких систем в России являются Мегаплан, S2 CRM. У каждого игрока свои преимущества и недостатки, своя ценовая политика и в целом системы, рассказывать о которых в рамках данной статьи нецелесообразно.

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан, Пачка,  LPTracker или S2 CRM (промокод «jbjnws» скидка 50% на тариф «Корпорация+»).

ERP-системы

Это такие системы, которые позволяют автоматизировать основные процессы в компаниях с помощью одного инструмента: начиная от производства, заканчивая документооборотом и бухгалтерией.

Это обширные комплексные решения, которые позволяют превратить бизнес в единую систему управления ресурсами и активами, увеличить эффективность менеджмента, благодаря постоянной оптимизации существующих бизнес-процессов и внедрения новых.

Ключевой принцип всех ERP-систем является модульность, что позволяет внедрять их в бизнес поэтапно. То есть сначала можно автоматизировать производство, потом продажи и сбыт, после этого взяться за документооборот и коммуникации внутри коллектива. Лидерами в сфере ERP-систем являются SAP, Oracle, Microsoft. Ну и естественно 1С, куда без него.

PM-системы

Project Management системы созданы для автоматизации управления проектами. В таких системах автоматизации бизнес-процессов можно выбрать ответственного исполнителя, разбить проект на мелкие задачи, установить для каждой сроки и приоритет выполнения.

Такие системы важны для предприятий, где ведется много проектов параллельно. Они помогают понять производительность персонала, их загруженность, соблюдение дедлайнов.

А также в одном месте видеть всю историю работы над конкретным проектом или работы в целом, что может помочь в решении спорных ситуаций. Принцип работы таких систем, в целом, одинаков. Различаются они интерфейсом, какими-то фишками, возможностями расширения или интеграции с другими инструментами.

Примерами подобных систем являются Trello, Asana, WEEEK. Также, системы управления проектами в той или иной мере реализованы в современных CRM и ERP системах.

Лайфхак. Прибыль любой компании зависит от эффективности сотрудников, поэтому рекомендуем Вам организовать рабочие процессы через специальный сервис Week. С его помощью Вы сможете распределить задачи, установить дедлайн и контролировать процесс работы в одном месте. Кликайте и тестируйте бесплатно -> Week

Системы аналитики

Системы аналитики направлены на помощь бизнесу в принятии решений: с помощью них можно выявлять тренды, закономерности и исключения, прогнозировать исходы принятия того или иного решения.

Системы аналитики собирают исходные данные воедино, благодаря аналитическим моделям формируют различные отчеты, на основе которых можно принимать взвешенные решения. Таким образом автоматизируется процесс принятия решений.

Существуют инструменты аналитики, которые просто позволяют видеть картину бизнеса и важные показатели. К такому виду относятся, например, инструменты web-аналитики от Яндекс и Google (Яндекс.Метрика и Google Analytics соответственно).

Существуют инструменты и прогнозной аналитики от SAP, Oracle и Microsoft, о которых я писал не так давно. Такие системы позволяют не только видеть общую ситуацию, но еще и прогнозируют, что будет при различных вариантах событий.

Кстати. Если Вам нужна детальная аналитика, то рекомендую сервисы: Roistat (по промокоду “INSCALE1120″ +7500 руб. на баланс сервиса для тестирования) или же Callibri (по промокоду “76C6IMERUQ” + 500 руб.).

Другие системы

На остальных системах детально останавливаться не буду, т.к. они по сути являются либо частью предыдущих, либо узкоспециализированными, которые не всем нужны.

1. Системы автоматизации рекламы. Позволяют в автоматическом или полуавтоматическом режиме управлять рекламными кампаниями в интернете. Они могут управлять ставками в контекстной рекламе, например, eLama, инструменты Roistat или управлять рекламой в социальных сетях;
2. Системы контроля рабочего времени. Позволяют анализировать часы реальной работы сотрудников — время начала и окончании работы. Кстати, некоторые из них позволяют смотреть, чем именно сотрудник занимается на компьютере. Примеры таких программ: Kickidler, StaffCop, ManicTime, CrocoTime;
3. Системы управления сайтами. Как ни странно, но CMS — это тоже инструмент автоматизации. Если раньше web-специалистам приходилось для добавления каждого элемента на сайт писать код, то сейчас Вы можете это делать самостоятельно через понятную админ-панель. Примеры таких систем: WordPress, Joomla, Bitrix и прочие.

Шаг 5. Внедряем

После того, как Вы определились и с бизнес-процессами, и системами, благодаря которым их можно автоматизировать, перед Вами встает вопрос: а каким образом их внедрить в свой бизнес?

Варианта всего два: своими силами или с помощью сторонних специалистов.

Нет какого-то абсолютно верного варианта, каждый решает этот вопрос, исходя из своих возможностей и своего персонала, бюджета на внедрение и сроков. Ну а я расскажу особенности каждого из вариантов.

Внедрение своими силами

В зависимости от компетенций своего персонала, Вы можете доверить им внедрение ПО для автоматизации различных бизнес-процессов. Очевидно, чем сложнее система, тем большими компетенциями должен обладать Ваш персонал.

Причем речь идет не только о технической стороне вопроса, но и понимании самих бизнес-процессов.

И далее о плюсах и минусах:

• Относительно небольшой бюджет. По факту, Вы тратите деньги только на оплату самой системы, а специалисты и так уже получают свою зарплату;
• Понимание бизнеса. Штатные сотрудники понимают бизнес лучше, чем привлеченные специалисты. Поэтому Вы потратите меньше времени на описание своих бизнес-процессов;
• Конфиденциальность. Большее доверие к своим сотрудникам, из-за чего риск утечки конфиденциальной информации минимизируется.

• Продолжительность. У сотрудников нормированный рабочий день с фиксированной зарплатой, поэтому они незаинтересованны в ускорении сроков внедрения;
• Нет опыта. У каждой системы есть свои тонкости и нюансы, которые могут знать только профильные специалисты. При самостоятельном внедрении можно их не учесть;
• Полное погружение. Работа по автоматизации требует полного погружения в процесс, из-за чего могут страдать другие участки ответственности выбранного сотрудника.

Внедрять своими силами я бы советовал не очень сложные инструменты, настройка которых предполагает только регистрацию и пару кликов в самой системе.

Ну а если у Вас большой штат высококвалифицированных специалистов, как технических, так и понимающих в организации бизнес-процессов, и есть возможность на некоторое время добавить им обязанностей, то можете делегировать им и внедрение самых сложных систем.

Внедрение с помощью сторонних специалистов

Как Вы уже поняли, автоматизация бизнес-процессов дело ответственное, и если произвести ее некорректно, то в лучшем случае не будет никакой пользы, а может стать еще и хуже, чем было.

Поэтому, на мой взгляд такую работу стоит отдавать на исполнение высококвалифицированным специалистам, которые уже собаку съели на автоматизации, а желательно еще и в Вашей сфере.

И далее о плюсах и минусах:

• Опыт. Они знают все тонкости, нюансы и часто возникающие проблемы, что поможет сократить сроки внедрения и максимально-эффективное функционирование;
• Оперативность. У сторонних специалистов высокая мотивация завершить проект внедрения в кратчайшие сроки — от этого зависит их прибыльность;
• Бизнес на плаву. Вы не отвлекаете своих сотрудников от их текущей деятельности, следовательно, бизнес не проседает, продуктивность не страдает. Да и сотрудники не бурчат на Вас.

• Кот в мешке. Можно нарваться на недобросовестного исполнителя или даже на мошенника, который пропадет с предоплатой;
• Нюансы бизнеса. Сторонние специалисты не могут знать нюансов Ваших бизнес-процессов. Поэтому к сроку внедрения добавляется срок на изучение Вашего бизнеса;
• Дополнительные расходы. Кроме стоимости самой системы, Вам придется оплатить и работу по внедрению. А у высококвалифицированных специалистов это стоит не дешево.

Если Вы решили обратиться к сторонним исполнителям, то чтобы выбрать наиболее подходящую Вам кандидатуру, следуйте следующим советам:

1. Изучите опыт. Желательно, чтобы был опыт именно в Вашей сфере, изучите кейсы, отзывы, не стесняйтесь спросить контакты клиентов кандидата, чтобы подтвердить общедоступную информацию;
2. Выбирайте с узкой специализацией. Например, если Вы решили внедрить в свой бизнес amoCRM, то лучше обратиться к исполнителю, который занимается только ей, а не всеми CRM-системами;
3. Отдайте предпочтение организациям. Да, можно найти и хорошего фрилансера, но судя по опыту, они более склонны к безответственной работе, затягиванию сроков и обману. Поэтому лучше переплатить, но обратится в агентство;
4. Сравнивайте предложения. Не обращайтесь к первому откликнувшемуся: анализируйте не только стоимость, но и подход к работе, опыт, команду и так далее. Это может открыть Вам и некоторые нюансы о внедрении, о которых Вы и не знали;
5. Заключайте договор. Ну и напомню: не начинайте работать без договора и четко прописанных условий сотрудничества. И тем более, не оплачивайте деньги до подписания необходимых документов.

Шаг 6. Составляем инструкции

Это один из самых важных этапов в автоматизации Вашего бизнеса. Вы должны подробно описать каждое действие, которое должен каждый сотрудник, так или иначе участвующий в автоматизированных бизнес-процессах.

Важно описать их однозначно и подробно, без возможности двойного трактования. Также важно уделить внимание и тому, что сотрудник не должен параллельно с новыми инструментами использовать старые, иначе все Ваши труды будут напрасны. 

В таких инструкциях должны быть описаны основные действия внутри системы, возможные проблемы, ошибки и пути их решения. Кроме этого важно описать процессы взаимодействия с другими сотрудниками в процессе пользования новой системой.

В каком виде могут быть инструкции:

1. Текстовый документ. Самый простой, но в то же время не очень эффективный способ: такие документы получаются объемными, сложными для восприятия и не совсем наглядными. Сложно описать действия автоматизированных систем словами;
2. Текстовый документ со скриншотами. Это уже эффективнее. Сотрудник сразу понимает, что и как работает, куда надо нажимать, как это происходит на практике. Но такие документы и разрабатываются дольше, и по объему значительно больше;
3. Чек-листы. Удобны в восприятии, но из-за своей сути не могут раскрыть полную информацию, что может вызвать затруднение. Это больше дополнение к основным инструкциям, нежели инструмент обучения;
4. Видео уроки. Это, наверное, самый эффективный способ донесения информации о работе в новой системе. Видео информация усваивается лучше, и это хороший способ показать наглядно и на практике, как необходимо работать в системе.

Шаг 7. Обучаем персонала

После того, как Вы разработали инструкции и регламенты для своих сотрудников, необходимо воплотить их в жизнь и научить свой персонал работать по-новому. Одна из самых эффективных схем обучения выглядит следующим образом:

1. Теория. Рассказать в теории, каким образом будет происходить работа по-новому;
2. Пример. Показать на своем примере, что и как необходимо делать;
3. Совместная работа. Заняться совместно с сотрудниками работой с новыми инструментами;
4. Изучение. Дать время для самостоятельного изучения и усвоения;
5. Тестирование. Провести тестирование персонала по полученным навыкам.

Большинство сотрудников, особенно на рядовых позициях, не очень любят менять свои рабочие процессы, особенно кардинальным образом. Поэтому Вы можете столкнуться с саботажем новых инструментов.

И чтобы этого не случилось, Вам сначала необходимо донести выгоды от перехода на новый способ работы, ответить на все вопросы сотрудников. Ну и не будет лишним замотивировать персонал премией или бонусами. В процессе обучения важно составить план с указанием сроков и контрольных точек, назначить ответственного за обучение, а также не отпускать на самотек процесс обучения.

Обучить персонал можно своими силами, если есть сотрудник, который полностью разбирается в системе. Также Вы можете делегировать этот процесс сторонним специалистам, которые автоматизировали Ваши бизнес-процессы.

Но даже если Вы нанимаете сторонних специалистов, внутри компании все равно необходимо назначить ответственного за обучение.

Очень важно. Учите пользоваться системой правильно сразу, максимально эффективным образом. Переучить сотрудников будет намного сложнее, нежели научить с нуля.

Шаг 8. Анализируем и корректируем

Если Вы дошли до этого пункта — поздравляю! Вы завершили автоматизацию бизнес-процессов где-то на 50%. На этом этапе начинается не очень приятная, но нужная работа.

После того, как Вы автоматизировали тот или иной процесс, Вам необходимо постоянно следить за эффективностью нового способа работы, сравнивать его с прошлыми результатами, выявлять точки роста и корректировать работу.

Москва не сразу строилась. Поэтому и Вы не переживайте, если с первого раза идет не так, как Вам бы хотелось. Это нормально.

Важно адекватно оценивать ситуацию и не бояться корректировать инструкции и работу в целом: постоянно собирайте обратную связь со своих коллег, анализируйте ее и предпринимайте меры, если что-то идет не по плану.

И не останавливайтесь на достигнутом. Выявляйте новые и новые процессы, которые можно автоматизировать, интегрируйте решения между собой, стремитесь оптимизировать Вашу работу по-максимуму.

Ошибки и проблемы

Статья уже подходит к концу, но я не могу Вас отпустить автоматизировать свой бизнес без рассказа о возможных ошибках и проблемах, которые могут встретиться в процессе автоматизации, а также о том, как их можно избежать.

• Нет плана работ. Проект по автоматизации не разбит на этапы, не обозначены сроки, из-за чего процесс сильно затягивается. Поэтому, не забывайте обозначать дедлайны, действовать постепенно и назначать ответственных;
• Нет понимания, что автоматизировать. И каким образом это должно выглядеть. Чтобы этого избежать, сначала изложите для себя, как Вы видите тот или иной процесс, а после проконсультируйтесь с опытными специалистами;
• Нет ресурсов. Важно изначально рассчитывать свои силы и подсчитать выделенные ресурсы для автоматизации. Не забывайте про это, иначе Вы рискуете начать проект-долгострой, который не закончится никогда;
• Нет одобрения сотрудниками. Донесите до сотрудников необходимость изменений и выгоду. Ну и как правило, есть один или несколько особо протестующих сотрудников — попробуйте уладить с ними конфликт. Ну ли увольте зачинщиков бунта;
• Нет должного внимания. Если Вы замечаете, что проект исполняется по остаточному принципу, исполнитель безынициативный и постоянно затягивает сроки, то для начала выясните причины или меняйте исполнителя;
• Нет критериев оценки автоматизации. Чтобы грамотно оценить эффективность автоматизации — ставьте перед собой конкретные цели и задачи, например, сократить время обработки заявок на 30%.

Коротко о главном

Автоматизация бизнес-процессов — это то, на что необходимо делать упор в ближайшее время. Конкуренция сейчас ушла в разрез эффективности бизнеса, скорости и сервиса.

Если раньше автоматизация была доступна только крупному бизнесу, то сейчас это инструмент развития и малых предприятий. Можно даже сказать, что необходимый инструмент.

Поэтому не закрывайте глаза на современные информационные технологии, старайтесь адаптировать их под нужды Вашего бизнеса. Но не забывайте и про то, что эффективность технологий зависит от людей, которые ими управляют.

Нашли ошибку в тексте? Выделите фрагмент и нажмите ctrl+enter

Что такое автоматизация бизнес-процессов предприятия — это возможность освобождать ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решение и распланировать дальнейшие действия. Это важно для любой организации, которая собирается расти и развиваться в современных условиях жесткой конкуренции и в режиме постоянной многозадачности. Это — часть успеха, без этого будет сложно достичь результатов. Осталось разобраться, как внедрение нового оборудования повлияет на улучшение показателей фирмы.

Что это такое

Часто руководство предприятия прилагает огромные усилия, чтобы двигаться к достижению цели и увеличивать эффективность коллективной работы персонала. Они осознают, как много зависит от четкого и слаженного исполнения функций каждого сотрудника в масштабах всей организации.

Попытка одного отдела выполнить свою часть задания без взаимодействия с другими подразделениями несет в себе больше вреда, чем пользы. Сотрудники, нацеленные справляться с поставленной задачей, не задумываясь над решением вопроса или достижением общей цели — в результате получают несколько разобщенных, некачественно выполненных частей одного целого.

Автоматизированные бизнес-процессы позволяют работникам визуализировать собственную роль в создании конечного продукта. Это приносит положительную динамику, ведь люди наглядно видят, что получится в итоге, если они будут действовать сообща.

Применять автоматизацию можно в любой области деятельности организации. Наравне с постановкой цели это HR, продажи, маркетинг, подготовка единицы продукции, даже объединение с небольшой компанией.

Чтобы добиться оптимизации, нужно создать верную основу:

• Определить, какие данные и материалы требуются для выполнения полного цикла производства единицы продукции, обеспечить их наличие.

• Создать выверенный алгоритм без лишних элементов, по которому все время будет работать программа или человек.

• Заранее определить результат, ради которого тратятся ресурсы времени и прикладываются усилия.

Business management process — это концепция развития организации. Ее основная задача — внедрение автоматизации в управление и повышение эффективности бизнеса.

Что делает ВРМ:

• изучает, чем занимается фирма, что проходит внутри нее;

• ищет несоответствия, затруднения, замедления в операциях, применение ручного труда там, где можно использовать механизированный или автоматический;

• занимается поисками путей для совершенствования каждого выявленного нарушения.

Использование системы автоматизации бизнес-процессов компании позволяет организации быть гибкой и оперативно подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. С их помощью выявляют слабые и уязвимые места подразделений и подбирают способы усиления.

Это частичный или полный перевод повторяющихся циклов и задач под контроль специального оборудования или программ. В результате высвобождается время сотрудников и финансы, повышается производительность труда, эффективность тоже становится выше.

История создания

Первыми этот термин использовали инженеры-механики 20х годов прошлого столетия. Изначально его применяли только применительно к этапам производства, сейчас его переосмыслили и задействовали гораздо шире.

В 80-х годах разработали несколько иной подход к теории, подкрепили экономическими расчетами и компьютерными технологиями. В то время появились копировальные и печатные машины, а затем — ПК. Еще большего прорыва удалось достичь с развитием интернета. Сейчас их используют для разработки оригинальных подходов к автоматизации бизнес-процессов, постановки новых задач и их решения.

В современной бизнес-среде она активно развивается, и для нее находятся необычные сферы использования. Так получается достигать оптимизации во многих подразделениях. Это возможно благодаря разделению на отдельные этапы для выполнения и внедрения разработок.

Основные направления для развития

Как правило, проводится в 2 одинаково важных сферах:

• Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя — повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.

• Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.

Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

Эта система нацелена автоматизировать все, что медленно или плохо функционирует, убрать несостыковки и тормозящие производство элементы. Это может быть лишний заместитель с минимальным набором обязанностей, без которого бумаги попадают напрямую к директору и оперативно решаются.

Сюда относятся побочные посредники, которые задерживают доставку до конечного потребителя и берут комиссию за хранение. Статистика показывает, что часто достаточно иметь одного проверенного перевозчика, чем много мелких необязательных фирм, которые могут подвести в неожиданный момент.

Таким тормозящим элементом выступает старое оборудование, удаленный склад, отсутствие дополнительного обучения для новых сотрудников, даже слишком длинная лента конвейера влияет на скорость производства и создает недополученную прибыль. Это только часть действия оптимизации.

Среди основных задач выделяют:

• организация безопасного хранения информационных и программных элементов;

• поддержка функционирования на высоком уровне;

• оперативная подготовка и печать документов для поставщиков, партнеров, подрядчиков от счет-фактуры до делового предложения;

• формирование отчета о состоянии дел фирмы за любой промежуток времени;

• пересмотр финансовых затрат в отношении сотрудников, повышение эффективности использования часов работников за счет выведения на автоматический режим однотипных занятий;

• улучшение качества обслуживания посетителей;

• минимизация влияния людей на важные производственные процессы.

Примеры и идеи

С помощью такой процедуры удается сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми подразделениями одного предприятия. Кроме того, можно налаживать ее взаимодействие с информационными сервисами, делать ее более гибкой.

Так, становится возможным высвобождение человеческих и финансовых ресурсов, повышается производительность труда, стратегия развития действует более эффективно.

В большинстве фирм не соблюдается четкая последовательность действий. В итоге руководители постоянно загружены, никто не знает, когда будет закончен проект и на каком он этапе сегодня, многие задачи и проверяющие сотрудники дублируются. Получается, что все заняты, а процесс идет крайне медленно.

А действовать надо иначе. У одного менеджера должно помещаться в ежедневном планере столько проектов, сколько он реально может выполнить. Его цель — контролировать их, отслеживать исполнение, докладывать о результатах. Если на него спустить больше, то все они или некоторые будут сделаны хуже либо медленнее. Но на многих организациях одно и то же задание проверяют сразу несколько людей.

В бизнес-процессах участвуют все сотрудники, которые любым образом взаимодействуют между собой или с производством. Поэтому часто оптимизация начинается именно с персонала.

Иногда процедура помогает наладить даже простые, но занимающие время задачи:

• расчет скидок;

• ведение статистики;

• обработка поступивших заказов;

• систематизация любых данных.

Существует множество успешных примеров ее применения. Если внедрить в заказы материалов или продукции для продажи, то не будет простоев и перегруженности складов однотипным товаром.

Основные преимущества

Для чего нужна автоматизация управления бизнес-процессами — главный смысл здесь состоит в налаживании эффективной работы, максимальной отдачи и прибыли. Здесь не ставится цель заменить или перераспределить сотрудников, выполняющих однотипные операции, на роботов. Благодаря оптимизации эти работники избавятся от ежедневных рутинных мелких отчетов и повторяющихся действий, которые только занимают рабочее время и не дают перейти к более значимым, интересным или исследовательским задачам.

Люди лучше координируют совместную деятельность, потому что работают сообща и через одинаковые программы. Слаженность так будет выше, а результат точнее. Сейчас все больше крупных и малых организаций применяют автоматизацию по этим причинам. Основные преимущества:

• действия сотрудников будут более согласованными;

• уменьшится количество ошибок из-за человеческого фактора;

• ручной рутинный труд заменится на механику или автомат и ускорится воспроизведение циклов;

• изнутри предприятие станет прозрачнее и технологичнее;

• вырастет качество выполняемых задач;

• легче будет принимать решения для стандартных ситуаций;

• большой объем станет проще обрабатывать.

Тенденции, технологии и опыт в автоматизации бизнес-процессов

Постепенно появляются проверенные пути, движение по которым ведет к увеличению прибыли и минимизации потерь. Одним из них стоит назвать использование специальных платформ Low-code.

Подобные программы позволяют руководителям решать проблемы развития бизнеса довольно быстро. Для этого встроено несколько комфортных пользовательских инструментов. С их помощью можно моделировать текущую ситуацию и вносить изменения. Так, становится реальным радикально сократить сроки внедрения IT-решений, которые помогают организациям адаптироваться в постоянно обновляющейся среде.

Какие функции могут потребоваться

Так как все бизнес-процессы обычно заключаются в различных действиях, выполняемых разными людьми, у ПО должна быть возможность представить все пункты в графическом и наглядном виде. Так персонал понимает, что и как нужно выполнить. А руководство ищет, где можно оптимизировать.

Всем программам необходимо интуитивное меню и простота в использовании. Важна возможность пользоваться ПО любым сотрудникам, поэтому для средних и крупных фирм часто стоят на первом месте системы из облачного хранилища. Наличие доступа здесь открывается в любую точку мира без привязки к конкретным ПК или планшетам.

У программного обеспечения должны работать оповещения участников оптимизации и возможность рассылать уведомления о завершенном этапе. Требуется навык управления одновременно нескольких бизнес-процессов, ведущих к общей цели. Так введение скидок на группы товаров и параллельное списание остатков ведут оптимизирующей процедуре и увеличению прибыли.

Отдельно работает контроль доступа. Не всему персоналу нужна одновременно вся аналитическая информация, поэтому к таким данным вход требуется отдельный, по ролям.

Как автоматизировать бизнес

В первую очередь — понять, что это необходимо. Когда прибыль перестает расти, появляются частые и неприятные осложнения простых процессов — пора исправлять ситуацию. Важно не останавливаться и постоянно развиваться, чтобы конкуренты не оказались впереди. Большинство руководителей начинают процедуру с того, что занимает много часов и часто однотипно: бухгалтерский и складской учет, документооборот, маркетинг.

Как начать:

• Облачные технологии. Если у фирмы нет собственного сервера, то это отличный способ для малого и среднего бизнеса.

• Маркетинг — CRM и BI. Настроенная реклама и поиск клиентов увеличивает прибыль.

• Межмашинное взаимодействие. Опции между двумя разными станками или сложными бизнес-процессами исключает ошибки человеческой природы.

• Инструменты для крупных объемов информации. Обычно задействованы в больших организациях для упрощения обработки баз данных.

• Анализ в настоящий момент. Постепенно ПО развивается и становится доступным наблюдение за изменениями и отчетами, когда удобно. Это позволяет быстро принимать решения.

Чтобы разобраться, как лучше автоматизировать свое предприятие, стоит обратиться в «Клеверенс». Компания поможет проанализировать производство и подберет лучшие способы для оптимизации затрат и увеличения доходности.

Этапы автоматизации бизнес-процесса

Выделяют несколько последовательных пунктов:

• Подготовительный. Поиск и описание существующих проблем, количество сотрудников, которые будут пользоваться программами.

• Анализ. Разработчики изучают внутренние регламенты, проводят интервью с руководителями подразделений, определяют реальную ситуацию.

• Подготовка ТЗ. Это документ, в котором будут указаны все нюансы и функционал будущего ПО.

• Подготовка помещений. Все места, где внедряется нововведения.

• Установка и настройка системы. Затем все тестируется.

• Обучение. Чтобы все было создано не зря, следует научить персонал пользоваться программным обеспечением.

• Проверка. Здесь работники тестируют функционирование автоматизации под присмотром создателей.

• Корректировка. Правки производится при запросе от заказчика.

• Ввод в эксплуатацию.

Ключевые направления и программное обеспечение

Важно понимать, что нужно подходить к задаче комплексно и ориентироваться не на структуру фирмы, а на процессы, проходящие в ней. Такой подход сделает бизнес более гибким, сократит время реакции на внезапные сложности и ускорит создание конечного продукта. Все, что происходит внутри организации, индивидуально. Но основные подразделения всегда похожи.

Управление

• контроль бюджета;

• безопасность информации и экономики;

• менеджмент;

• юридическая поддержка.

Здесь можно пользоваться «1С».

Маркетинг и продажи

Оптимизация отношений с клиентами, рекламы. Используют «Мегаплан», «Битрикс», EFSOL.

Производство

Выводят на новый уровень запасы и поставки, контроль над техникой. Оптимизируется и логистика. Среди подходящих программ «Крафт» и УСУ.

Качество

Контроль всего, что выпускает фирма, работа с вопросами и недовольством от клиентов. Подходят: «Администратор показателей», «ФИНЭКС» и «Магистр».

Персонал

Подбор сотрудников, их учет, обучение и стимулирование. Программы: «1С», «Фараон», «Босс-кадровик».

Финансы

Все стандартные процессы любой компании — бухгалтерия, налоги, планирование, отчетность, зарплата. ПО: «1С», «Фингранд», «АудитЭксперт».

Организация работы предприятия

Сюда входит весь оборот регистрируемой документации. ПО: «1С», «Мастер Док».

Как выбрать

Подбирая правильную систему, можно остановиться на одном из двух путей:

• воспользоваться готовым типовым продуктом;

• заказать создание и внедрение индивидуальной разработки.

Чтобы не допустить ошибки, стоит ответить на важные вопросы:

• Что конкретно нужно автоматизировать?

• Справится ли с задачами?

• Можно ли донастраивать под нужды предприятия?

• Реально ли быстро внести изменения в ПО без прекращения его работы?

• Насколько будет удобно и понятно, как пользоваться?

• Возможны ли интеграции с другими программами?

• Будут ли установщики проводить техобслуживание, консультировать после запуска?

• Как работатет техподдержка?

• Стоимость комплекса.

Самостоятельно ответить на эти вопросы часто бывает сложно, поэтому лучше сразу обратиться к специалистам. Обращайтесь в «Клеверенс». Здесь подберут то, что подойдет для компании и поможет оптимизировать фирму.

Цена ПО и сколько стоит внедрение

Это зависит от разных факторов:

• какие задачи должно решать;

• разновидность — встраиваемая/типовая;

• сколько и каких ресурсов нужно для запуска;

• объем подключенных рабочих мест.

Чтобы немного разобраться в вопросе, можно посмотреть подходящие ролики. Но правильнее — обратиться за помощью к человеку, который разбирается даже в мелочах. Так получится сэкономить время и выбрать то ПО, которое действительно поможет наладить производительность и вывести ее на новый уровень.

Какие решения предлагает компания «Клеверенс»

Советуем обратиться в эту организацию. Совместно легче найти ответы на все вопросы касательно подбора ПО и подобрать именно те программы, которые будут максимально подходить. Комплексная автоматизация бизнес-процессов — возможность оптимизировать и минимизировать затрачиваемое время, финансы и силы на рутинные обязанности многих ваших сотрудников, увеличить эффективность и прибыль.

Количество показов: 43014

Автоматизация бизнес процессов — это действия, направленные на улучшение работы компании, увеличение прибыли и правильное распределение работы персонала. В основном — это перенос рутинных, не сложных задач в специальные сервисы для автоматизации, которые позволяют структурировать данные и выполнять ряд автоматических функций без участия сотрудников.

Что это такое?

В первую очередь, автоматизация необходима для четкого понимания бизнес-логики и возможности унифицировать клиентскую базу. Большинство процессов требуют участие работника, который может проявить аналитический или творческий подход к определенной задаче. Но все же есть ряд процессов, который может быть автоматизирован:

• стратегическое управление сотрудниками — распределение задач, установка дедлайнов;
• процессы, влияющие на работу компании — техподдержка, маркетинг, разработка, производство или оказание услуг, продажи;
• операции, которые заключаются в администрировании, логистике, бухгалтерии;
• рассылки, звонки, оповещения большого количества людей.

Трудности, с которыми можно столкнутся в процессе автоматизации:

• Нет четкого плана работ. Если проект не разбит на этапы и отсутствуют дедлайны, процесс будет затянут или совершенно не выполнен.
• Нет понимая о процессах, требующих автоматизации. Необходимо осознавать, с какими именно задачами предстоит упрощенная работа.
• Недостаток ресурсов. Рассчитывайте силы и возможности и выделяйте бюджет только на те процессы, которые вы можете себе позволить. В противном случае проект автоматизации никогда не подойдет к логическому завершению.
• Нет должного внимания. Если вы видите, что сроки автоматизации затягиваются или переносятся по неизвестным причинам, возможно, исполнителя следует заменить.
• Нет одобрения сотрудниками. Автоматизация необходима в первую очередь бизнесу, а не персоналу. Вам, как начальнику, необходимо донести важность нововведений, поощрить работников за сотрудничество, либо уволить персонал, мешающий дальнейшему развитию компании.

История

Первые предпосылки для возникновения автоматизации появились в 20-х годах ХХ века. благодаря инженеру Фредерику Тейлору и консультанту по управлению Генри Ганту. Термин «бизнес-процесс» был применен для описания динамики определенных действий на предприятии.

В начале 80-х годов в работе У. Эдвардса Деминга встречалась новая концепция термина, которая относилась уже к технологиям. Постановка целей и достижение результатов отслеживались благодаря печатным машинкам, персональным компьютерам и копировальным аппаратам. Интернет стал основой для разработки определенных бизнес-планов и их автоматизации.

Теория управления бизнес-процессами существует на протяжении 100 лет и она продолжает развиваться. В 2015 году внедрение автоматизации казалось роскошью, а на сегодняшний день — это необходимая мера для оптимизации бизнес-проектов и выхода на новый уровень в условиях растущей конкуренции.

Основные направления и тренды развития

Сегодня владельцам бизнеса не нужна борьба за потенциального клиента. На первом месте стоят результативность, высокое качество сервиса и слаженная работа коллектива. Если добиться высоких показателей по трем пунктам, клиенты сами захотят с вами сотрудничать.

Ключевой тенденцией является переход на Low-code платформы, которые позволяют управлять бизнес-процессам без особых усилий и затрат. Платформы подобного типа снижают риски, упрощают автоматизацию, предоставляют возможность вносить коррективы без остановки сопутствующих рабочих процессов. Low-code системы сокращают сроки запуска решений и обеспечивают адаптацию к современным требованиям бизнеса.

Благодаря основным направлениям развития, автоматизации бизнес-процессов получила следующие приоритеты:

1. Использование облачных технологий вместо собственного сервера.
2. Автоматизация маркетинговых систем, в том числе контекстной рекламы.
3. Развитие технологий по типу Machine to Machine, предполагающий минимальное участие человека в тех процессах, где это возможно.
4. Применение инструментов big data, в частности для автоматизации процессов крупных компаний.

Цели и задачи

Основная цель автоматизации бизнес процессов — масштабировать бизнес и повысить продажи. Развитие компании напрямую влияет на объем работ, например, выставить 10 счетов сотруднику не составит труда, но когда речь идет о 1000 таких счетов, следует задуматься об автоматическом запуске команды. Подобная ситуация обстоит и в других процессах бизнес компании: от подбора сотрудников до управления закупками.

Рассмотрим ключевые задачи автоматизации бизнес процессов:

1. Увеличение прибыли. Когда рутинные задачи организованы благодаря автоматическим процессам, прибыль компании растет, а расходы на персонал — нет. Соответственно компания обслуживает большее количество клиентов с меньшим количеством работников. Сотрудники, которые необходимы в первую очередь для выполнения нестандартных задач, также находятся в выгодном положении: не только успевают обработать больше клиентов, но и в разы увеличивают свою зарплату.
2. Экономия времени. Автоматизация бизнес процессов позволяет сотрудникам заниматься важными делами, которые требуют творческого подхода и приносят прибыль компании. В то время как рутинные проблемы, например, распределение задач между менеджерами выполняются автоматически: без распределения остановится рабочий процесс, но при этом затраты по времени на эту задачу не принесут прибыли.
3. Повышение эффективности и точности процессов. Выполнение несложных задач в большом количестве влияет на продуктивность и внимательность сотрудников. Если автоматизировать некоторые процессы и правильно распределить объем работы, то работоспособность персонала увеличится, как и прибыль компании. Рассмотрим на примере оформления накладных в службе доставки интернет-магазина: клиенту будет проще самостоятельно выбрать удобное почтовое отделение из списка, чем уточнять эту деталь, общаясь с менеджером по телефону. Менеджер может ошибиться и отправить посылку по неправильному адресу, из-за чего она придет не в срок и отразится на доверии клиента к компании.
4. Улучшение процессов. Некоторые процессы практически нереально выполнить вручную. Например, обзвонить участников конференции на 1000 человек с целью подтверждения конференции завтра в назначенный срок. Но с помощью робота можно отправить им SMS сообщение, сделать рассылку через email или настроить автоматические звонки по скрипту. Таким образом, автоматизация бизнес процесса выведет компанию на новый уровень работы с клиентами.

Основные преимущества

Автоматизация имеет множество преимуществ, ключевыми из которых являются:

1. Рациональное распределение задач между сотрудниками и упорядоченная коллективная работа. Каждый работник получит доступ к автоматизированной системе управления, где он будет видеть список задач и определенное время для их выполнения.
2. Минимизация человеческого фактора в бизнес-процессах. Большинство форс-мажоров происходят не из-за технических причин, а в следствие недобросовестного отношения персонала к работе. Менеджер может забыть связаться с клиентом, ошибиться в адресе доставки, неправильно оформить документ, не успеть разослать письма или осуществить план звонков.
3. Безопасность данных в случае кибератак или нелегального доступа. Данные в систему вы вносите самостоятельно, соответственно при постоянной работе с системами удастся предотвратить утечку информации.

Какой бизнес нужно автоматизировать?

Все сферы бизнеса, особенно если речь идет о больших суммах, могут быть автоматизированы. В первую очередь, те виды бизнеса, от которых зависит прибыль — продажи, маркетинг, работа с заказчиком напрямую.

Поддерживающие бизнес-группы занимают вторую позицию: в эту категорию относятся виды предпринимательства, не влияющие на доход — бухгалтерский учет, документооборот, логистика.

Третье место занимают управленческие группы, которые занимаются загруженностью, отслеживают работу персонала, переработки, назначают отпуск и подсчитывают заработную плату.

Сферы бизнеса, которые нужно автоматизировать:

• промышленные предприятия;
• IT-компании;
• банки;
• охранные организации;
• центры исследований, аналитики и юрисдикции;
• обслуживающие предприятия.

Инструменты автоматизации

Базовый инструмент для автоматизации бизнес процессов — это Microsoft Excel или альтернативный аналог, функционирующий в режиме онлайн — Google Spreadsheet. Обе таблицы позволяют описывать автоматические процессы и настраивать формулы для расчета необходимых цифровых показателей. Программы станут основой при автоматизации работы отдела продаж: от контроля оплат потенциальных клиентов до прогнозирования выручки в определенной области продаж.

Более продвинутые системы для автоматизации выбираются в зависимости от конкретных проблем, которые необходимо решить для расширения вашего бизнеса.

• Системы управления проектами. Trello, Jira, Asana — лучшие сервисы для предоставления задач сотрудникам и их распределения между членами команды. Заказчик создает карточку задачи, где подробно указывает требования, личные предпочтения и конечный результат, на который он рассчитывает. Исполнитель выполняет задачу, отмечает в карточке ее готовность и ожидает решения заказчика. Менеджер проекта несет ответственность только за контроль сроков и качество выполнения заданий.
• Продукты 1С и бухгалтерские расчеты. Среди лучших систем управления финансами выделим 1C и Delovod: обе программы позволяют контролировать бюджет компании и распоряжаться складом. Можно автоматизировать выставление счетов, распределение заработных плат, расчет налогов, создание актов и прочих базовых документов.
• Системы управления персоналом и рабочим временем. Для того, чтобы сохранить один из самых ценных ресурсов в построении бизнеса, разработаны системы Bamboohr и Hurma. Сотрудники имеют доступ к личному кабинету, в котором они могут оставлять заявку на отпуск, следить за рабочим временем, графиком рабочих и выходных дней. Информация об обработанных днях автоматически отправляется в бухгалтерию, после чего сотруднику начисляется зарплата, равная количеству потраченного времени и приложенных усилий. В подобных системах действует скриншот-система, запечатляющая экран работника каждые 10 минут для предоставления отчета о том, что он действительно находится на рабочем месте. Схема является отличной альтернативой тайного сотрудника, целью работы которого является выявление недобросовестных работников.
• Системы управления клиентами. AmoCRM, Terrasoft, Bitrix24 — системы учета отношений с клиентами, работающие по аналогичному алгоритму. Для каждого клиента создается карточка с его личными данными и контактами для связи. К карте клиента прикрепляется карта сделки, в которой указаны условия договора, расценки и дедлайны. Карта со сделкой передается менеджеру, который ведет переговоры и фиксирует результат в CRM. Если менеджер покинет рабочий пост, информация о клиентах останется внутри компании и системы управления, после чего ее обработкой займется другой ответственный сотрудник.
• ERP-системы. Для комплексной автоматизации процессов компании рекомендуется использовать систему SAP. Несмотря на гибкость и универсальность, программа требует тщательной настройки на начальном этапе работы. Рассмотрим пример задачи: необходимо синхронизировать расписание поездов и продажу билетов на них, учитывая различные нюансы (пассажиры едут с начального пункта до конечного, рейс следует из-за границы, пассажиры сходят на промежуточных станциях и тд). SAP поможет синхронизировать общее количество вагонов, расписание поездов, время в пути, количество свободных мест и внештатные ситуации (например, если поезд опаздывает на 40 минут и в это время по его пути должен проезжать другой поезд).
• ESP-системы. Системы для отправки массовых рассылок, среди которых можно выделить UniSender уже давно стали частью автоматизации не только маркетинговых, но и бизнес процессов. В блочном редакторе создается макет и загружается список контактов, который необходимо уведомить через email. Для того чтобы ответить пользователю, который отреагировал на письмо, необходимо прибегнуть к продвинутой автоматизации, позволяющей создавать серию писем по заранее подготовленным скриптам.
• CMS-системы. WordPress и Tilda — удобные инструменты для администрирования сайта. В админ-панеле можно настроить скрипт, по которому должны будут работать сотрудники. Актуально для компаний, которые берут работников на удаленное сотрудничество.
• PM-системы. Trello, Asana, ToDoist — только часть систем, предназначенных для автоматизации управления проектами. Программа позволяет назначать ответственных, разбивать проект на несколько задач и исполнителей, выставлять сроки и приоритеты выполнения задач.
• Системы аналитики. Несмотря на большое количество разработанных программ, актуальной для бизнеса остается программа Яндекс. Метрика и ее аналог Google Analytics. Подобный вид систем необходим для принятия решений: выявления трендов, закономерностей и исключений, а также прогнозирования исходов в той или иной ситуации.

Этапы автоматизации

Автоматизация — это увлекательный процесс, в ходе которого вы начнете лучше понимать концепцию своего бизнеса и сможете организовать работу сотрудников, а также выявите недобросовестных работников, которые влияют на развитие компании. Принято выделять 8 ключевых шагов на пути к автоматизации бизнес-процессов:

1. Выбор цели. Как и любое действие в бизнесе, автоматизация выполняется не просто так. Если нет конкретных пожеланий, можно начать с базовых задач: повысить производительность, увеличить продажи, сократить издержки, минимизировать ошибки, увеличить точность производственных вычислений, повысить качество сервиса и тд.
2. Определение бизнес-процесса. Возьмите цель за основу и разложите по полочкам все процессы, влияющие на ее достижение — они станут основой автоматизации. Опирайтесь на схему: выявляем — упрощаем — автоматизируем. Например: цель — повысить уровень продаж. Для увеличения прибыли, необходимо уделять больше времени клиентам, предоставлять персональные предложения, обрабатывать входящие заявки и с точностью оформлять все детали заказа. Разбирая детально процесс, вы выявляете схему работы менеджера: звонок клиенту — первичная консультация — договор о последующем звонке — фиксирование назначенной даты — переговоры — подготовка коммерческого предложения и отправка его клиенту — составление договора — оплата — контроль зачисления средств — оплата исполнителю. Не стоит забывать о форс-мажорах, например, если менеджер забыл позвонить клиенту вовремя, так как потерял заметку в ежедневнике. Вы отмечаете, что процесс затратный с точки зрения времени и прибыли, и упрощаете задачу: менеджер будет тратить больше времени на обработку других звонков и общение с клиентами, в то время как подготовка различных документов и рассылки будут задействованы с помощью автоматизации.
3. Подготовка технического задания. После выявления цели и ее проработки следует этап подготовки задания, в котором будут расписаны ключевые задачи для автоматизации рабочего процесса. Обратите внимание на действия, которые не рекомендуется автоматизировать: уникальные операции, процессы с большим количеством переменных, инновационные бизнес-модели, задания интеллектуального труда.
4. Выбор программного обеспечения. Необходимо определиться с программой и инструментами, которые помогут автоматизировать бизнес. Если у вас нет опыта в данной сфере, ознакомьтесь с базовыми обеспечениями, проецируя их на свой проект. Таким образом, удастся подобрать подходящий вариант.
5. Внедрение бизнес-процесса. Предстоит выбор: настроить автоматизацию своими силами или обратиться за помощью к аутстору.
6. Составление инструкции. Самый важный этап в процессе автоматизации: ваши действия должны быть точными, подробными, без дополнительного смысла; необходимо описать задачи каждого сотрудника, участвующего в обновленном формате работы, прописать возможные ошибки и пути их решения. Инструкции предоставляются в формате текстовых документов, скриншотов, чек-листов, видео уроков.
7. Обучение персонала. После предоставления раздаточного материала, необходимо внедрить новый формат в действие и научить персонал работать по-новому. Одна из самых эффективных схем обучения выглядит следующий образом: теория — примеры — совместная работа с новыми инструментами — самостоятельное, углубленное изучение процессов — тестирование. Не все работники воспримут новое предложение с энтузиазмом, и для того, чтобы не лишится ценных кадров, вам как ответственному необходимо заранее ответить на вопросы работников и в доступной форме донесите выгоды нового метода работы, замотивировав сотрудников премией или прочими вознаграждениями.
8. Анализ и корректировка. После запуска нового формата работы, необходимо постоянно отслеживать эффективность автоматизации, сравнивать показатели с прошлыми результатами, корректировать инструкции и работу в целом. Не забывайте собирать обратную связь от коллег и регулярно предпринимать меры по улучшению работы.

Ключевые направления и программное обеспечение

В основе работы компании может быть либо структурный (ориентирован на структуру предприятия), либо процессный (нацелен на бизнес-процессы и создание конечного результата — услуги или продукта) подходы. Для автоматизации применяется второй метод, так как он способствует повышению гибкости бизнеса, его универсальности, прибыльности, а также улучшению деятельности предприятия.

Виды и количество бизнес-процессов, необходимых для автоматизации индивидуальны и могут быть рассмотрены с точки зрений различных направлений. Рассмотрим на примерах:

1. Маркетинг и продажи:

• управление продажами;
• управление рекламной деятельностью
• PR.

Для автоматизации потребуются ПО: «1C:Битрикс24», Clientbase.ru., Bitrix, UMI.CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS.

2. Управление персоналом:

• кадровый учет;
• мотивация и оплата труда;
• подбор персонала;
• обучение.

Подходящие ПО: «1С: Зарплата и Управление Персоналом», Oracle/Управление Персоналом.

Для того, чтобы определится с подходящим программным обеспечением, необходимо учитывать следующие факторы:

• задачи и цели, которые будут решаться с помощью ПО;
• типовый или настраиваемый вид программы;
• необходимые для внедрения ресурсы;
• количество рабочих мест, подключенных к ПО;
• возможность донастройки ПО;
• доступность в использованию персоналу с разным уровнем квалификации;
• ПО должно соответствовать вашему бюджету и возможностям эксплуатации.

Рекомендуется обсудить спектр интересующих вас вопросов и вышеуказанные факторы с разработчиком ПО: он поможет подобрать подходящий вариант, учитывающий нюансы вашего бизнеса, определит уровень безопасности и конечную сумму продукта.

Как выбрать средство автоматизации?

Существует два способа выбора средства автоматизации:

1. Приобретение готового продукта у разработчика. Среди явных преимуществ — широкий спектр предложений (от автоматизации курсов до оптимизации производственного процесса), экономия времени, корректность обучения персонала по готовой программе, гарантии по эффективности средства, возможность быстро приступить к работе в новом формате. Из недостатков следует выделить затраты на приобретение и профессиональное внедрение продукта.
2. Разработка системы самостоятельно. Вариант, скорее безнадежный, чем действующий. Для создания работающей системы необходимо изучить множество инструментов, тенденций и алгоритмов, однако даже с багажом знаний у вас не будет никаких гарантий эффективности разработанного продукта. Соответственно, компании придется либо работать по старой программе, либо выделить деньги на новую.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Внедрение автоматизации — это действенный, но долгий и энергозатратный процесс. Необходимо выбрать задачи, подлежащие автоматизации, по возможности оптимизировать их и после этого начать запуск программ и утверждение конечного результата. Рассмотрим основные варианты внедрения автоматизации бизнес-процессов:

• Автоматизировать все самостоятельно. Начальник компании создает группу сотрудников, которая занимается автоматизацией конкретных бизнес-задач. Данный способ обладает преимуществом, так как сотрудники не требуют дополнительных расходов, разбираются в специфике отрасли и компании, обеспечивают полную конфиденциальность вашему бизнесу. Среди недостатков можно выделить: отсутствие опыта оптимизации и мотивации закончить работу в короткие сроки, провисание основных рабочих задач сотрудников, недостаток знаний касаемо инструментов, необходимых для автоматизации.
• Обратиться к аутстору. Агенты или частные консультанты разбираются во всех тонкостях автоматизации бизнес-процессов, не отвлекаются от своих задач, пока ваш персонал выполняет свою работу, а также имеют мотивацию закончить проект быстрее, так как оплата на их счет поступает после предоставления конечных результатов. Из недостатков следует отметить дополнительные расходы компании, отсутствие у аутстора знаний о вашем продукте и тонкостях бизнеса, недостаток гарантий надежности, навязывание собственных продуктов или базовых программ, которые не относятся к бизнес-моделе вашей компании.

Для того, чтобы достичь «золотой середины», рекомендуется доверить работу по внутренней автоматизации бизнес-процессов сотрудникам вашей компании: их знания о нюансах бизнеса играют ключевую роль в настройках производства, склада и разработки. Стандартные процессы, например, учет времени или бухгалтерии можно доверить аутстору: сотрудники выполнять рутинную работу, не отвлекая ваш персонал от основных задач. К тому же, взгляд со стороны эксперта — это ключ к успешной оптимизации проекта.

Практические примеры

Рассмотрим несколько практических примеров автоматизации бизнес процессов.

1. Менеджер пропускает важные действия при обработке заявок клиентов. В таком случае необходимо установить маршрутную карту в CRM-системе, которая будет отражать последовательность действий сотрудника и отмечать важные стадии процесса, влияющие на конечный результат.

2. Невозможно найти ответственного, который будет отвечать за выполнение конкретного этапа бизнес-процесса. В CRM-системе будет создана задача и назначены сотрудники: ответственный за выполнение задачи и контролер, анализирующий не только работу сотрудника, но и ход развития бизнес-процесса.

3. Различное время ответа сотрудников, учитывая, что они работают в рамках одной задачи в определенный временной промежуток. CRM-система сможет выявить недобросовестного работника и проанализировать его рабочие часы, восстановив корректную работу сервера.

Автоматизация — это процесс, на который необходимо делать упор сегодня, если вы хотите добиться эффективности, востребованности и прибыльности вашего бизнеса. Правило касается как крупного, так и малого сегмента бизнеса. Не игнорируйте современные технологии, старайтесь следовать и активно внедрять их в развитие собственного проекта. Но не забывайте, что результативность технологий зависит от людей, которые ими управляют.

Бизнес может частично или полностью работать под управлением программ. Внедрение подходящего софта и оптимизация алгоритмов помогают сотрудникам делать меньше ошибок и лучше обслуживать клиентов, а компаниям — повышать выручку

Содержание

Понятие автоматизации бизнес-процессов
Каким предприятиям подходит автоматизация
Направления и способы автоматизации бизнеса
Алгоритм автоматизации бизнес-процессов
Как измерить эффективность автоматизации
Плюсы и минусы автоматизации
Сложности при внедрении

Сервис

Здесь вы можете зарегистрировать бизнес бесплатно и без визита в налоговую

Подать заявку

Автоматизация предусматривает ускорение и упрощение ряда процессов за счет оптимизации и внедрения программного обеспечения. Системы используются в разных ситуациях: при приеме сотрудников на работу и их обучении, расчете налоговых взносов или заработной платы, определении складских запасов, управлении отгрузкой готовых изделий заказчикам. Автоматизация может учитывать требования, зависящие от профиля компании. Например, регламентировать виды расходов или управлять объемами и суммами закупок.

Под бизнес-процессом подразумевают последовательность действий или работ, позволяющих решить задачу. Автоматизация повышает производительность труда сотрудников, снижает стоимость выпуска изделий и сокращает риски, связанные с неправильным оформлением документов или заказом комплектующих.

Каким предприятиям подходит автоматизация

Автоматизировать процессы может любой бизнес, но результаты ее внедрения более заметны в компаниях, которые находятся на стадии развития или масштабирования. Когда штат от нескольких человек увеличивается до десятков или сотен, контролировать работу сотрудников становится сложнее. Отсутствие прозрачных процессов приводит к ошибкам, замедлению обмена информацией и деятельности компании в целом.

Системы автоматизации стабилизируют рабочие циклы, но их ввод требует от руководства затрат времени, а от акционеров или владельца предприятия — инвестиций.

Окупаемость системы зависит от доходности, размеров компании и запланированного бюджета. На крупных предприятиях автоматизация становится рентабельной быстрее, чем в мелких фирмах. Малый бизнес не всегда способен выделить средства на разработку и реализацию подобного проекта.

Цели автоматизации бизнеса:

1. Сэкономить. Инвестиции в оптимизацию процессов и программное обеспечение окупаются благодаря тому, что производительность труда сотрудников повышается, а число ошибок, возникающих по их по вине, снижается. Компания сокращает расходы за счет корректировки структуры операций, наращивает оборот и прибыль. Автоматизация будет убыточной при неправильном планировании.

2. Ускорить часть бизнес-процессов. Это можно сделать, если исключить дублирующие этапы, распределить ответственность, контролировать сроки реализации и сократить временные затраты на отдельные шаги. Работа предприятия становится прозрачной, а распределение задач между сотрудниками минимизирует риски, связанные с человеческим фактором.

3. Повысить прозрачность бизнеса. Персонал работает в единой системе и не борется за клиентов внутри предприятия. Менеджмент видит достижения сотрудников, находит слабые стороны и получает отчетность. 

Благодаря автоматизации улучшается имидж предприятия, растет база лояльных клиентов и доходы бизнеса. Стандартизованные процессы обеспечивают компании стабильность.

Автоматизации хорошо поддаются:

• емкие бизнес-процессы, состоящие из нескольких ветвей или затрагивающие сотрудников из смежных подразделений;

• алгоритмы, которые повторяются через определенный интервал времени: регулярные продажи или поставки комплектующих;

• задачи, влияющие на деятельность компании: обучение персонала, освоение выпуска нового вида продукции;

• процессы, которые должны завершаться в срок, так как от этого зависит дальнейшая деятельность предприятия;

• рутинные алгоритмы, не требующие интеллектуальных усилий, но занимающие много времени, например создание пакетов документации для клиентов при продажах.

Существуют процессы, которые нельзя или нежелательно автоматизировать. Так, не стоит заменять программами человеческое мышление в креативных сферах или общение менеджеров с клиентами.

Ряд алгоритмов можно автоматизировать частично: подбирать персонал и управлять им либо руководить компанией удобно с помощью специальных программ, но важно контролировать их работу и процессы.

Внедрить автоматизацию проблематично там, где процессы социально ориентированы и предусматривают личное и личностное участие людей.

Направления и способы автоматизации бизнеса

Автоматизация управленческих задач производится с использованием аналитических программ или систем ERP, разработанных для планирования ресурсов, и CRM — для взаимодействия с клиентами.

Внедрение ERP организует работу подразделений на основе единой системы. Руководитель автоматизирует процессы выгрузки отчетов, ведения рабочего времени или контроля движения товаров.

Системы CRM направлены на учет и исследование продаж, общение с клиентами и формирование программ лояльности. Аналитические утилиты позволяют структурировать отчеты, делать выборки.

Проводя маркетинговые исследования, используют надстройки для систем ERP и CRM либо программы для управления проектами. Утилиты дают возможность настраивать рассылки по электронной почте или в мессенджерах, формировать сквозные отчеты, размещать таргетинговую рекламу в социальных сетях. Менеджер получает инструменты для SEO-доработки сайта компании и выгрузки отчетов веб-аналитики.

При производстве изделий применяют расширяемые с помощью надстроек системы, автоматически контролирующие поставки комплектующих, сырья, инструмента и отслеживающие состояние оборудования. Программы определяют загрузку участков и рабочих мест, позволяют получать отчеты по остаткам на складах либо по вывезенной продукции.

Софт для хранилищ имеет аббревиатуру WMS в названии — от Warehouse Management System, «система управления складом». Классической программой является SAP WMS.

Торговым предприятиям подойдут модули, автоматизирующие обслуживание клиентов, работу с камерами наблюдения и отзывами покупателей.

Программы для промышленности формируют макеты продукции с расчетом основных и дополнительных параметров, отслеживают качество изготовления по установленным критериям, сохраняют информацию о клиентах или телефонных переговорах с представителями целевой аудитории.

Автоматизация процедур найма и обучения персонала позволяет быстрее адаптировать нового сотрудника. Системы обновляют базы вакансий или резюме, ведут переписку от имени работодателя или назначают собеседования с учетом загруженности календаря работников отдела кадров. Например, оболочка Talantix аккумулирует и обрабатывает отклики на вакансии, размещенные на сайтах для поиска персонала.

Существуют программы для оценки производительности работников и расчета премий, зависящих от количества выпущенной продукции или реализованных товаров.

Автоматизация работы бухгалтерии позволяет снизить число ошибок при оформлении большого массива документов, корректно рассчитывать зарплату и налоги, контролировать расходы предприятия или вести архив договоров с контрагентами, отслеживать изменения налогового законодательства.

Автоматизировать бухгалтерский учет позволяют, например, продукты от 1С. Система может формировать отчеты для государственных учреждений, фиксировать движение товаров, готовить первичную документацию.

Алгоритм автоматизации бизнес-процессов

Внедрение систем автоматизации для управления бизнес-процессами включает следующие этапы:

1. Постановка задач и целей. Их определяет руководство предприятия, опираясь на анализ текущего положения. Например, повторяющиеся разрывы информационного потока или ошибки сотрудников указывают на проблемы, которые с большой вероятностью решит система автоматизации.

2. Описание бизнес-процессов и предложение новых алгоритмов работы. Например, компания тестирует модель, при которой клиенты делятся на группы в зависимости от их готовности совершить покупку. Для «холодной» аудитории, не готовой к сделке, сохраняют рассылку информационных сообщений. Для клиентов из «теплой» группы, которые думают о покупке, но не делают ее по ряду причин, разрабатывают проекты предложений. «Горячим» клиентам, готовым заключить с компанией договор, отправляют коммерческое предложение, частично автоматизируя подготовку документации.

3. Формулировка технического задания для разработчика и выбор партнера.

4. Определение перечня программного обеспечения, соответствующего профилю компании и удобного для работы персонала. Софт должен поддерживать интеграцию программами, которые уже используют на предприятии для работы бухгалтерии, подготовки маркетинговой аналитики и статистической отчетности.

5. Пробный пуск системы с участием нескольких сотрудников. Этап позволяет найти проблемы, оценить качество, стабильность работы и удобство интерфейса установленного ПО.

6. Обучение персонала работе с новыми программами. На этом этапе нужно составить пошаговые инструкции и чек-листы, чтобы выяснить, готовы ли люди начать работу с софтом. Если обнаружатся проблемы, нужно внести корректировки в созданные алгоритмы.

7. Переход на новую систему работы и оценка эффективности автоматического управления бизнес-процессами.

Как измерить эффективность автоматизации

Эффективность работы внедренной системы управления бизнес-процессами проще определить, если замерить время, которое тратится на выполнение операций. Например, сотруднику требовалось 30 минут, чтобы сформировать коммерческое предложение, после автоматизации он стал выполнять эту же задачу за 20 минут. Полученная дельта показывает, что процесс удалось оптимизировать. Чтобы быть уверенным, следует учесть и качество подготовки документации, а также время, затраченное на исполнение контракта.

Быстро оценить, эффективна ли автоматизация бизнеса, позволяют следующие критерии:

• сокращается время на постановку и выполнение задач;

• сделки совершаются быстрее — от обращения клиента до отгрузки товара проходит меньше времени;

• растет число принятых или обработанных телефонных звонков, электронных писем от заказчиков;

• ускоряется разработка и согласование документации внутри предприятия;

• снижается число обращений в службу поддержки, так как ошибок становится меньше.

Плюсы и минусы автоматизации

Автоматизация бизнес-процессов позволяет компаниям:

• повысить безопасность хранения служебной информации: контактов клиентов и персонала, конфиденциальных сведений о сделках;

• повысить эффективность труда — отказ от рутинных операций обеспечивает ускоренную обработку информации сотрудниками;

• снизить затраты на заработную плату за счет сокращения или перепрофилирования части персонала;

• упростить формирование отчетной или аналитической документации;

• снизить риск ошибок, устранив человеческий фактор;

• увеличить скорость обработки заявок от клиентов.

Компании, внедрившие автоматические системы управления, могут сталкиваться:

• со сложностями в адаптации программ под изменяющиеся задачи из-за недостаточной гибкости алгоритмов работы;

• трудностями внедрения — персонал не всегда понимает необходимость автоматизации процессов, неохотно работает с новыми программами;

• сложностью поиска решений при форс-мажорах;

• необходимостью вмешательства человека в рабочие циклы, когда компания проводит реорганизацию или запускает новое производство;

• отсутствием бюджета на разработку, внедрение и поддержку систем;

• невозможностью автоматизировать часть бизнес-процессов — особенно в крупных либо давно работающих организациях.

Сложности и ошибки при внедрении

Компании, которые решаются автоматизировать часть процессов, иногда сталкиваются с рядом проблем и совершают ошибки:

1. При росте предприятия в рабочие процессы вовлекается дополнительный персонал. В результате выполнение задач замедляется, а объем отчетности увеличивается. Попытки автоматизировать бизнес без предварительного налаживания алгоритмов деятельности, разработки лаконичных инструкций для работников усугубляют ситуацию. Подрядной компании или бизнесмену требуется стандартизировать процессы, пересмотреть методы согласования задач и документооборот.

2. Внедрение автоматизированной системы управления предприятием без предварительного IT-анализа. Разработчики описывают процессы, но не понимают алгоритмы работы программного обеспечения. Возникают сложности при интеграции проекта, процедура внедрения системы управления замедляется либо требует дополнительных затрат.

3. Попытка создать собственную команду внутри предприятия для разработки и внедрения систем автоматизации. Процедура требует инвестиций и затрат на обучение персонала, но показывает низкую эффективность. Обращение в компанию, которая разрабатывает автоматизированные системы по управлению бизнес-процессами, решает проблему. Результат гарантируется по договору.

4. Решение автоматизировать процессы без поддержки менеджмента компании. Отсутствие мотивации персонала или саботаж мероприятий со стороны руководства мешает внедрить систему.

5. Желание бизнеса получить оригинальное решение по автоматизации системы управления, а потом продавать его другим организациям. Затраченные компанией ресурсы не окупаются из-за отсутствия клиентов. Это происходит потому, что при разработке систем для конкретного бизнеса не учитывают специфику деятельности других предприятий, и сбыт готового продукта усложняется.

6. Отсутствие интеграции системы и существующих бизнес-процессов приводит к сбоям в работе и нарушению синхронизации алгоритмов. Чтобы не допустить таких проблем, на стадии разработки заботятся о совместимости процедур или рассчитывают возможные издержки на модернизацию.

7. Ожидание, что вложения в автоматизацию, быстро окупятся и отсутствие готовности тратить деньги на развитие и поддержание работоспособности системы. Необходимо на стадии проектирования заложить в бюджет все эти статьи расходов, спрогнозировав срок окупаемости.

Автоматизация необходима бизнесу с большим количеством задач, для выполнения которых требуется время. Программы позволяют уменьшить число ошибок, контролировать работу сотрудников, наращивать клиентскую базу и повысить безопасность хранения конфиденциальной информации.

Сервис

Доверьте онлайн-регистрацию профессионалам. Услуга бесплатна

Подать заявку

Автоматизация бизнес-процессов позволяет повысить производительность труда, сократить затраты на него. Главное — выполнять работы по автоматизации правильно, иначе в лучшем случае они не принесут нужного эффекта, а в худшем — приведут к финансовым потерям.

Бизнес-процесс: определение, примеры

Бизнес-процесс (БП) представляет собой совокупность последовательных операций, в результате которых производится и сбывается продукт (создаётся и предоставляется услуга), а бизнес функционирует. Проще говоря, БП — это все действия и взаимодействия сотрудников, благодаря которым компания работает.

Рассмотрим на примерах.

В сфере оптовых продаж

Представьте менеджера по продажам, работающего в компании, где БП не автоматизированы. Он должен: встретиться с клиентом, обсудить возможность сотрудничества, вернуться в офис, подготовить коммерческое предложение, затем привезти его клиенту, а после повторного обсуждения составить договор. Сложность в том, что переговоры обычно ведутся сразу с несколькими заказчиками, к тому же есть рутинная работа. Следовательно, на каждом из этапов менеджер может забыть нечто важное (включить нужный пункт в структуру коммерческого предложения, вовремя перезвонить человеку). Всё это влияет на результат работы.

Другое дело если внедрена программа автоматизации бизнес-процессов компании. Тогда работа осуществляется удалённо, каждый этап отмечается в карточке клиента, а о срочных задачах система уведомляет автоматически.

В области маркетинга

Без автоматизации БП компании вынуждены заказывать билборды, нанимать промоутеров, делать обзвон по холодной базе, массовые рассылки по приобретённой базе адресов и т. д. Ожидается, что всё это способствует увеличению заказов, хотя точно сказать, какие именно действия спровоцировали рост выручки, сложно.

Благодаря автоматизации маркетинга можно настроить показ рекламных сообщений для целевой аудитории (для потребителей, ищущих этот товар или услугу и готовых сделать покупку), подготовить уникальные предложения для разных клиентов благодаря сегментации рынка, проверить эффективность объявлений по каждому каналу продвижения.

В бухгалтерии

Бухгалтеру вручную приходится считать заработную плату персонала, налоги, отпускные, больничные, а если это общепит, то ещё и себестоимость, стоимость блюд и т. д. При этом всю документацию нужно содержать в порядке, вовремя подавая отчётность. С одной стороны, это занимает массу времени, с другой — нередко доставляет хлопоты (даже одна ошибка существенно влияет на результат).

Другое дело — внедрение программы автоматизации бизнес-процессов. Благодаря ей достаточно просто ввести нужные цифры, и система выполнит расчёты автоматически.

Виды бизнес-процессов

Непосредственно перед автоматизацией нужно классифицировать бизнес-процессы. Они бывают:

• основными — это БП, направленные на производство продукции или оказание услуг, реализацию и другие операции, которые приносят предприятию прибыль;
• вспомогательными — это те, без которых не могут выполняться основные БП: бухучёт, документооборот;
• управленческими — они охватывают функции управления всей компанией и каждым отдельным БП, сводятся к стратегическому и оперативному планированию, деловой оценке персонала, мотивации и т. д.;
• развивающими — направлены на совершенствование продукции или услуг, технологий производства, повышение квалификации сотрудников и т. д.

Есть и другие классификации, согласно которым выделяются обеспечивающие БП (имеется в виду финансовое, инженерно-техническое обеспечение, обеспечение кадрами), сопутствующие. Последние косвенно влияют на производство товара. Так, для предприятий это будет ремонт оборудования, на котором производится продукция.

Автоматизировать можно любые бизнес-процессы при условии, что это принесёт положительный результат. То есть производительность труда после автоматизации увеличится, а качество продукции не пострадает.

Методы описания БП

После классификации важно описать выбранные бизнес-процессы. Для этого используют два основных метода:

• функциональный, или вертикальный — он сводится к обозначению иерархических связей и их последовательностей, даёт ответ на вопрос: «Что надо делать?»
• процессный, или горизонтальный — описывает иерархические связи, последовательность, взаимосвязи, инструментарий, материалы для выполнения, даёт ответ на вопрос: «Как надо делать?»

Интересно, что правильное описание нередко способствует и совершенствованию бизнес-процессов. Наглядная демонстрация позволяет понять, где их можно оптимизировать.

Как описать бизнес-процесс правильно

БП могут описывать в виде:

• текста — в этом случае шаги прописываются по пунктам, формируя инструкцию, регламент (правда, информации получается очень много, а акцент на иерархии, взаимосвязях не делается, что усложняет восприятие документа);
• таблицы — в этом случае выделяется несколько параметров: начало БП, вход процесса, описание шага, результат и т. д. (то есть данные лучше структурируются);
• схемы — на ней отображаются блоки, показывающие иерархические связи, их едовательность, взаимосвязи.

Поскольку информация в виде блок-схемы максимально структурирована, она легче и быстрее воспринимается. Следовательно, способ считается одним из самых эффективных.

Автоматизация бизнес-процессов: определение, история

Автоматизация бизнес-процессов — это передача рутинных задач сотрудников автоматизированным системам. Те могут принимать заказы, производить расчёты, формировать и выставлять счета и т. д., тем самым облегчая работу персонала, сокращая затраты на неё.

Впервые термин «автоматизация» использовали Ф. Тейлор и Г. Гант в начале ХХ века по отношению к производству, а позже — и к понятию «бизнес-процесс», когда оно стало больше изучаться. В 80-х гг. появилась новая концепция БП, стали разрабатываться и новые устройства. Сначала это были печатные машинки, затем — копировально-множительные аппараты, персональные компьютеры. С появлением интернета стали создаваться системы автоматизации бизнес-процессов предприятий.

Цели автоматизации БП

Грамотная автоматизация позволяет:

• сэкономить время — для этого рутинные, но важные задачи перекладываются на автоматизированную систему (это может быть распределение задач или ведение подсчётов);
• исключить ошибки вследствие человеческого фактора (например, при оформлении накладных в компании по доставке товаров принимать заказы проще, если населённые пункты и почтовые отделения уже внесены в систему; тогда менеджер может просто выбирать нужное, а не писать самостоятельно, надеясь, что он всё правильно расслышал);
• улучшить бизнес-процессы или выполнить отдельные из них вместо сотрудника (так, обзвон клиентов или участников каких-то конференций нередко доверяют роботу; это особенно выручает, если в базе несколько сотен телефонных номеров);
• увеличить выручку — благодаря автоматизации удаётся обслужить больше клиентов (например, при оформлении заказа в интернет-магазине система сама может отправить счёт клиенту, а когда тот будет оплачен, уведомление менеджеру; таким образом, нагрузка на последнего снижается, а прибыль — растёт).

К слову, в результате автоматизации бизнес-процессов высвобождаются ресурсы. При этом руководитель получает больше данных для анализа и эффективнее управляет компанией. Наконец, появляется возможность масштабировать бизнес — расширить производство или открыть филиалы и наладить эффективное управление каждым из них.

Инструменты автоматизации

Небольшие компании для расчёта и прогнозирования финансовых показателей могут использовать Microsoft Excel или Google Spreadsheets. Крупные предприятия обычно выбирают программы для бухучета — 1C, Delovod. Они позволяют рассчитывать зарплаты, налоги, выставлять счета, создавать акты и т. д.

Другие инструменты:

• системы управления сотрудниками и рабочим временем — Hurma, BambooHR;
• системы управления клиентами — Bitrix24, Terrasoft; в таких программах создаются карточки клиента, где отображается ход переговоров, подписанные контракты и т. д.; это удобно, поскольку при необходимости клиентов смогут легко подхватывать другие менеджеры;
• комплексные системы автоматизации — SAP ERP; инструмент сложный в настройке, но позволяет интегрировать несколько бизнес-процессов; в базовой установке — около 20 тыс. таблиц баз данных;
• ESP-системы — используются email-маркетологами и выполняют массовую email-рассылку; самые популярные — SendPulse, MailChimp, eSputnik, GetResponse и др.

К инструментам автоматизации бизнес-процессов относятся и CMS — системы управления контентом. Благодаря им администрировать сайт теперь может не только разработчик, а практически любой человек. Самые популярные CMS: WordPress, Joomla, Drupal, Tilda и т. д.

Наконец, системы управления проектами — Trello и др. С их помощью можно ставить задачи, контролировать сроки и качество их выполнения.

Внедрение автоматизации БП: способы, этапы

Процесс внедрения долгий, требует внимания к деталям. Начинается он с выбора бизнес-процессов, которые будут автоматизироваться, и их оптимизации. При этом всю работу по автоматизации на предприятии могут выполнять самостоятельно (создаётся рабочая группа, выбирает БП, инструменты, а затем проводит автоматизацию) или с помощью частных консультантов, компаний. Есть и оптимальный вариант — автоматизировать всё, что возможно, своими силами, а работу со сложными бизнес-процессами доверить профессионалам.

При внедрении можно выделить следующие этапы:

• анализ бизнес-процессов, проблем, которые возникают (нехватка персонала, долгая рутинная работа, высокий риск ошибки и т. д.);
• описание бизнес-процесса, который будет автоматизироваться;
• выбор программного обеспечения (ПО) или системы;
• внедрение, настройка, тестирование;
• обучение сотрудников.

В отдельный этап можно выделить опрос персонала по истечению определённого времени после автоматизации. На практике люди могут посоветовать, как улучшить программу, чтобы она ещё больше облегчила работу.

Основные направления и ПО

В зависимости от бюджета и стратегии компании, может автоматизироваться ряд областей или отдельных процессов в этих областях.

Область	Группы БП	ПО
Управление	Управление финансами, юридическое сопровождение и т. д.	1C:Предприятие, QPR Metrics, SAP R3
Организационные задачи	Документооборот, секретариат	Oracle Business Process Management Suite и др.
Производство	Поставки сырья, производственные процессы, логистика	SAP R3, BAAN, Sage и т. д.
Финансы	Учёт, налоги, планирование	1C:Бухгалтерия, «ФинГрад»
Маркетинг	Непосредственно маркетинг, продажи, работа с клиентами	Мегаплан, Sisyphus (Сизиф), ClientBase.ru и т. д.
Работа с персоналом	Подбор, учёт кадров, повышение квалификации, мотивация	Oracle/Управление персоналом

К слову, автоматизировать можно не только сложные задачи, но и простые — расчёт скидок, группирование и анализ данных.

Есть масса примеров, когда автоматизация бизнес-процессов позволила улучшить качество выполняемых работ, уменьшить затраты, в том числе на содержание персонала, добиться более высоких показателей. Главное — правильно её внедрить, чтобы без ущерба качеству работы или продукции разгрузить руководителя и сотрудников.

Преимущества автоматизации

Автоматизировав бизнес-процессы, компания сможет произвести кадровые перестановки или освободить персонал от рутинных обязанностей, тем самым дав ему время на креативную и важную работу. Попутно улучшается координация, слаженность, а значит, и качество товара, услуг.

Более того:

• согласовываются действия персонала;
• исключается человеческий фактор;
• ускоряется воспроизведение циклов за счёт перекладывания рутинных задач на автоматизированную систему;
• растёт прибыль.

Тенденции в автоматизации БП

Рынок тяготеет к применению low-code платформ. Они позволяют создавать приложения и адаптировать их под потребности бизнеса даже людям, которые не имеют навыков программирования. С помощью таких платформ проще автоматизировать бизнес-процессы и при необходимости вносить изменения, не останавливая работу.

Интересно, что первые платформы появились с 1990-х гг. (например, Lotus Notes). Они позволили быстро создавать приложения, интегрируя их в единую систему. С их помощью автоматизировали работу с документами и не только. Другое дело что у платформ был небольшой набор конструкторов, с помощью которого создавался ограниченный набор приложений. А в зависимости от степени кастомизации могла потребоваться помощь программиста.

В то же время предполагается, что новые low-code системы будут лишены недостатков и позволят опытным руководителям произвести быструю автоматизацию бизнес-процессов и привести компанию к успеху.

Типы автоматизации, которые чаще всего используют в мире

Широко применяются:

• Amazon Web Services — позволяет подойти к процессу комплексно, представляет собой облако, благодаря которому потребители получают виртуальные серверы, базы данных, ПО, средства разработки;
• виртуальный цифровой договор — облегчает сотрудничество между компаниями (не нужно сканировать и пересылать документы, так как доступ к ним и истории правок предоставляется 24/7).

Также популярны приложения и системы управления, учёта финансов, взаимодействия с клиентами, например, email-рассылки.

Как выбрать ПО для автоматизации БП

Делая выбор ПО, важно понять, какие бизнес-процессы будут автоматизироваться, тогда легче понять, какой функционал нужен. К слову, сама программа может быть как типовой (она дешевле, проще внедряется, но сложно адаптируется под нужды конкретной компании), так и индивидуальной. Последняя разрабатывается специально для бизнеса.

Подбирая систему, важно убедиться, что она:

• позволяет изобразить шаги БП в графическом виде, так их легче воспринимать, анализировать;
• отличается понятным интерфейсом, простотой в использовании;
• обеспечивает доступ из любой точки мира;
• интегрируется с уже имеющимися системами;
• умеет генерировать и отсылать уведомления о ходе БП, изменении статуса;
• составляет графики, показывая прогресс компании;
• даёт возможность создавать и запускать несколько параллельных БП, умеющих запускать друг друга;
• не выходит за рамки бюджета.

Если выбор сделать сложно, лучше проконсультироваться со специалистами. Также можно использовать опыт коллег по бизнесу (хотя всё субъективно и индивидуально).

Сколько стоит купить и внедрить программное обеспечение

Цена на продукт складывается из его типа (стандартный, индивидуальный), задач, которые он решает, ресурсов, требуемых для внедрения. Имеет значение и количество подключённых пользователей. Вилка цен — от нескольких десятков тысяч до ста тысяч рублей и больше.

Планируя расходы, следует учитывать, что, помимо стоимости самого ПО, нужно будет оплатить его настройку, обучение персонала, техническую поддержку.

Не всегда бизнес думает об автоматизации в контексте бизнес-процессов и в ходу есть термин “автоматизация бизнеса”. Во избежание путаницы, стоит разобраться в чем отличие автоматизации бизнес-процессов от автоматизации бизнеса.

В теории автоматизация бизнес-процессов и автоматизация бизнеса — равнозначные понятия, потому что в бизнесе всё есть процесс, который можно разделить на подпроцессы и этапы и описать. Но в реальном мире в компаниях есть ряд активностей с высоким уровнем социальности, которые могут быть автоматизированы лишь частично. Например, корпоративная культура, подбор и управление персоналом, управление компанией в целом — эти сферы бизнеса предполагают вовлечение человека не только как ресурса, но и как личности. Таким образом, бизнес-активности, которые проблематично разложить на процессы, но можно частично автоматизировать попадают в зону автоматизации бизнеса, что более широким понятием, чем автоматизация бизнес-процессов.

Система автоматизации бизнеса — это всё то, что превращает часть ручного труда в машинный, автоматический, переводит в сферу инженерных и информационных технологий. По большому счету, к технологиям автоматизации бизнеса можно отнести огромный пласт средств, от производственного оборудования и робототехники, до ПО и каналов связи. Но в разрезе автоматизации бизнес-процессов, как правило, разговор идет о более узком наборе технологий, о которых и пойдет речь в данной статье.

Упрощенный взгляд на автоматизацию бизнес-процессов

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Залогом успеха бизнес-процесса являются определенные незаменимые компоненты. Прежде всего, для каждого этапа процесса требуются данные и материалы. Во-вторых, необходим алгоритм – процесс, которому люди или программное обеспечение (в случае автоматизации бизнес-процесса) могли бы следовать. Наконец, должен быть определён результат, с целью достижения которого прилагаются усилия, тратится время и используются данные. Необходимо признать важность этих компонентов автоматизации бизнес-процесса и уделить время для выбора и формализации каждого из них, поскольку, только заложив правильную основу, вы сможете рассчитывать на корректный результат.

Автоматизация бизнес-процессов — история

Впервые этот термин использовали Фредерик Тейлор и Генри Гант – инженеры-механики и консультанты по управлению – в 20-х годах ХХ века. Изначально этот термин был привязан к производству, но в процессе изучения и переосмысления термина бизнес-процесса он стал применим даже для описания динамики деятельности в рамках семьи. В начале 80-х годов на основе работ У. Эдвардса Деминга и Джозефа М. Джурана была разработана новая концепция бизнес-процесса, и теория нашла поддержку технологиями. Например, совершенно новые способы взаимодействия, постановки целей и достижения результатов появились благодаря появлению печатных машинок, копировальных аппаратов и персональных компьютеров. Интернет также стал одним из основных факторов для разработки новых подходов к управлению бизнес-процессами (BPM) и развития практики автоматизации бизнес-процессов.

Теории управления бизнес-процессами уже почти сто лет, и она продолжает развиваться, поэтому может быть полезна каждому бизнесу для достижения актуальных целей благодаря организации и разделению процессов на различные этапы, выполняемые людьми и решениями для автоматизации бизнес-процессов.

Примеры и идеи автоматизации бизнес-процессов

Существует множество примеров процессов, для успешного исполнения которых уместно применение автоматизации бизнес-процессов. Деятельность в таких областях, как финансы, человеческие ресурсы и маркетинг, может быть разделена на различные процессы, часть из которых может быть автоматизирована. Например, благодаря автоматизации бизнес-процессов по найму сотрудников и их адаптации на рабочем месте, процессов обработки запросов на закупку и заказов от клиентов, можно добиться отличных результатов в улучшении качества исполняемых работ и уменьшении операционных издержек.

Бизнес-процесс согласования документа, созданный и исполняемый в решении на базе Comindware Business Application Platform

Заказать демо

Кейсы автоматизации бизнес-процессов могут быть очень разные. Например, “Изи Штандарт”, живая организация, в которой вместо корпоративной иерархии — коучинг и самоуправление, вместо KPI — цели и ценности, автоматизировала бизнес-процессы сертификации компаний и их продукции. Данный кейс внедрения Low-code BPMS наглядно показывает, как быстро автоматизировать процессы и в минимальные сроки получить ощутимый экономический эффект от инвестиций.

Основные преимущества автоматизации бизнес-процессов

Ключевая идея использования цифровых инструментов состоит в том, чтобы эффективно работать со всеми данными о клиентах, задачах и услугах/товарах компании, а также автоматизировать определенные действия, которые могут быть выполнены без человеческих усилий. Целью автоматизации бизнес-процессов не является замена сотрудников, которые выполняют повторяющиеся задачи, на программных роботов. Благодаря автоматизации бизнес-процессов, сотрудники компании избавляются от рутинных и механических задач и получают возможность сфокусироваться на выполнении новых обязанностей, исследовательских задач или любой активности, предполагающей применение опыта и знаний сотрудника.

BPM-система от Comindware радикально упрощает управление задачами в рамках бизнес-процесса для сотрудников компании

Заказать демо

Автоматизация бизнес-процессов также помогает группам людей лучше координировать усилия, поэтому дезорганизация может быть исключена из уравнения. Наконец, автоматизация бизнес-процессов может гарантировать более высокую точность результатов. Все эти преимущества являются причиной того, что все больше и больше предпринимателей, руководителей отделов, а также малых и крупных компаний применяют автоматизацию бизнес-процессов в своей работе.

Все эти преимущества актуальны для каждой организации, которая хочет охранять свою конкурентоспособность и развиваться. У каждого бизнеса на примете есть конкуренты, которые стремятся завоевать актуальный рынок, и подход к управлению работой в компании может стать решающим фактором в конкурентной борьбе. Зачастую именно своевременная автоматизация бизнес-процессов решает, какой бизнес добьётся успеха, а какой будет балансировать на грани существования.

Как уже говорилось, системы управления бизнес-процессами предназначены для людей, которые хотят исполнять свою роль в компании максимально эффективно и чувствовать свой вклад в процесс достижения как локальных целей, так и ключевых целей компании. Дело не только в том, что система обеспечивает визуализацию процесса достижения цели и координацию работ, но также благодаря автоматизации бизнес-процессов существенно сокращается ручная повторяющаяся и утомительная работа.

Поэтому использование технологий для автоматизации бизнес-процессов и новых преимуществ, которые они предлагают бизнесу, является одним из ключевых факторов успеха бизнеса в современном мире. Компании, которые делают ставку на традиционные стили управления бизнесом, не ошибаются; но эти традиционные подходы зачастую оказываются недостаточно эффективны для охвата огромной бизнес-среды, которая окружает компании. Именно здесь возникает конфликт ограничений выбранной технологии и новых требований бизнеса в связи с необходимостью адаптации к изменяющейся бизнес-среде. Те, кто хочет добиться успеха, должны рассмотреть возможность выхода из этой дилеммы путём смены подхода к управлению бизнесом и, при необходимости, замены используемой технологии. Автоматизация бизнес-процессов – это несомненно правильный шаг к росту и успеху в цифровую эпоху, и внедрение системы автоматизации бизнес-процессов будет означать положительные изменения и положительные результаты.

В чём особенности работы с бизнес-процессами сегодня? Посмотрите наше видео и узнайте самое важное о диджитализации и цифровизации бизнес-процесса в цифровую эпоху.

Тенденции в автоматизации бизнес-процессов

Понимание ключей к успеху в бизнесе изменяется с течением времени и находит отражение в тенденциях использования автоматизации бизнес-процессов для повышения эффективности бизнеса.

Одной из таких тенденций является переход на использование Low-code платформ для гибкого управления бизнес-процессами. Платформы такого типа помогают руководителям отделов и бизнес-аналитикам снизить риски и решать актуальные проблемы бизнеса на-лету. Low-code платформы существенно упрощают автоматизацию бизнес-процессов благодаря удобным пользовательским инструментам для моделирования бизнес-процессов и создания форм, а также возможности внесения изменений “на лету”, без остановки действующих процессов. Таким образом, Low-code системы в конечном счёте радикально сокращают сроки запуска в эксплуатацию ИТ-решений и обеспечивают быструю адаптацию к новым требованиям бизнеса, что становится козырями в руках опытных руководителей на пути к успеху бизнеса.

Low-code платформы играют жизненно важную роль в автоматизации операционных процессов. Ключевая задача цифровой трансформации: автоматизация сотен или тысяч операций, которые важны для обслуживания клиентов. Low-code платформы с мощным BPM-функционалом могут ускорить эти проекты, обеспечив бизнес-экспертам, которые лучше всего разбираются в данных процессах, возможность возглавить их.
Low-code не сделает программирование устаревшим. И это не волшебное решение ваших проблем с программным обеспечением. Для получения систематических успехов вам понадобится тщательно продуманная стратегия. Джон Раймер (John Rymer) Джон проработал отраслевым аналитиком и консультантом более 20 лет.
Сейчас работает в Forrester, является вице-президентом и возглавляет группу, специализирующуюся на аналитике и освещении Low-code платформ.
Джон Раймер является автором множества статей и вебинаров, освещающих вопросы использования Low-code концепции в сфере автоматизации бизнес-процессов.

Необходимая функциональность системы автоматизации бизнес-процессов

Поскольку бизнес-процесс состоит из нескольких шагов, которые должны быть разделены между членами группы для достижения общей цели, программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов должно включать возможность представления этих шагов в графическом виде. Это даёт сотрудникам хорошее представление о том, что и когда нужно сделать и как процесс можно оптимизировать, а также упрощает организацию работы. Система автоматизации бизнес-процессов также должна должна быть проста в использовании, что обеспечивается благодаря интуитивному интерфейсу, адаптируемости и удобству доступа. Как небольшие, так и крупные компании всё чаще отдают предпочтение облачным системам для автоматизации бизнес-процессов и обеспечивают сотрудникам доступ к программному обеспечению из любой точки мира без привязки к конкретным десктопным компьютерам и мобильным устройствам.

Также система автоматизации бизнес-процессов должна своевременно сообщать всем заинтересованным стейкхолдерам об изменении статуса протекающего процесса, а также рассылать приятные напоминания о том, что было сделано и что еще нужно сделать. Но оповещения ничего не значат, если нет отчетов. Система автоматизации бизнес-процессов должна быть способна отразить прогресс бизнеса или компании в графиках и статистике и представить руководителям отделений организованный и точный обзор того, над чем подчинённые в настоящее время работают. Эти две комбинированные функции помогут руководителям всех уровней контролировать, что происходит, и вовремя принимать необходимые меры.

Параллельные рабочие процессы — отличный способ, которым ваше программное обеспечение может показать прогресс, который делается, потому что он ломается с традиционной идеей, что вещи делаются на первом шаге, а затем еще один.

В большинстве случаев люди, которые хотят достичь общей цели, выполняют некоторые задачи одновременно. Поэтому важна возможность построения и запуска нескольких параллельных бизнес-процессов, которые запускают друг друга при определённых заданных условиях. Но несмотря на то, что существуют общие цели, не вся информация, которая обрабатывается, предназначена для совместного использования со всеми сотрудниками. Именно поэтому контроль доступа на основе ролей является одной из важнейших функций при выборе системы для автоматизации бизнес-процессов. Хорошая BPM-система должна обеспечивать возможность в любое время и быстро изменять уровни доступа для конкретных людей или групп, если это необходимо. Также немаловажна возможность интеграции автоматизированных бизнес-процессов с другими ИТ-системами, используемыми в компании, для ещё более эффективного управления бизнесом.

Как правильно начать автоматизацию бизнес-процессов?

Проблема	Как не допустить
По окончании автоматизации первых нескольких процессов её польза неочевидна	Начинать с важных для компании процессов
Сотрудники сопротивляются изменениям и продолжают работать в обход системы	Наладить с ними взаимодействие, убеждать, собирать обратную связь
Интерфейс системы неудобен	Обеспечить разработчику интерфейса возможность наблюдать работу будущих пользователей, а им – вносить свои предложения
Система подходит лишь для шаблонных процессов	Не пытаться всё привести к шаблону, заложить возможность для владельца процесса самостоятельно его маршрутизировать.

Самая большая ошибка при создании/настройке системы автоматизации бизнеса – сначала подготовить ПО силами IT-отдела, а затем предложить его людям бизнеса “как есть”. Тесное взаимодействие с бизнес-аналитиками на всех этапах, их глубокое участие в настройке – ключ к успеху, к тому, что созданная система действительно окажется полезной.

Low-code платформа от Comindware поддерживает несколько вариантов управления бизнесом, включая автоматизацию бизнес-процессов, управление проектами и кейсами. Comindware Business Application Platform — это облачное программное обеспечение нового поколения для цифровой трансформации предприятия и решения вопросов эффективного взаимодействия между отделами компании, клиентами, контрагентами и другими стейкхолдерами в рамках сквозных бизнес-процессов.

Конечно, это программное обеспечение имеет впечатляющий и простой в использовании графический инструмент моделирования бизнес-процессов с возможностью использования формул, подобных Excel, и создания параллельных веток процесса. Кроме того, Low-code платформа от Comindware визуализирует взаимосвязи между автоматизированными бизнес-процессами и позволяет анализировать процессы «сверху вниз», что полезно при поиске возможностей оптимизации процессов в компании. Решения на базе Comindware Business Application Platform просты в использовании и дружелюбны благодаря возможности адаптации интерфейса, гибким настройкам уведомлений и доступа к системе. Благодаря открытому API, платформа может быть интегрирована с другими ИТ-системами, используемыми в компании.

Поскольку большинство отечественных ОС разработаны на базе open source ядра Linux, команда Comindware позаботилась о возможности совместного использования Comindware Business Application Platform и ОС семейства Linux.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.