Система управления временем способы улучшения работы реферат

^* Данная работа не является научным трудом, не является выпускной квалификационной работой и представляет собой результат обработки, структурирования и форматирования собранной информации, предназначенной для использования в качестве источника материала при самостоятельной подготовки учебных работ.

Содержание

Введение..3

1 Тайм-менеджмент как система управления временем..5

1.1 Элементы тайм-менеджмента…..5

1.2 Причины дефицита времени….6

2 Основные методы тайм-менеджмента….11

2.1 Анализ использования временного ресурса и планирования времени..11

2.2 Мероприятия, помогающие в рационализации использования времени…15

Заключение…….21

Список использованных источников..22

Введение

Всем известная истина – «Время — деньги», похоже начнает изменять свое значение. По словам одного из лучших аналитиков и практиков брэндинга Марка Гобе, «время становится дороже денег». И с ним трудно не согласится.

Многие известные специалисты, в частности, московские, подтверждают эту истину, говоря при этом, что время – это такой специфический ресурс, который в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство: оно необратимо. То есть если оборудование можно купить, сырье и материалы тоже не являются редким товаром, который необходимо долго разыскивать, то потерянное время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные в это время возможности, невозможно дорешать дела, если условия, в которых они решаются, поменялись. При этом специфичность времени заключается еще и в том, что каждый человек наделен им в равной мере, а именно, 1440 минут или 86400 секунд в день – не больше и не меньше.

Рабочее время большинства современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто-напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.

Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер и не только среди руководителей. Наверняка каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то важное, очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано

В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных приемов и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент. Само слово «тайм-менеджмент» переводится с английского языка как «управление временем», однако следует заметить, что временем управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. «Управление временем» — это просто громкое название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени.

Данная проблема имеет большое практическое значение, как для руководителей, так и для любого человека.

1 Тайм-менеджмент как система управления временем

1.1 Элементы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся: анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы в причинами нерационального использования временного ресурса. Однако несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.

Анализ – это такой процесс, который позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.

Постановка целей – необходимый этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует.

Планирование – это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности.

Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае.

Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять его следует, не исключая никаких его элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески подходить к его использованию.

1.2 Причины дефицита времени

Можно выделить большое количество различных факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов.

К первой группе отнесем те факторы, которые являются следствием неграмотных действий руководителя. К ним относятся бесплановость работы, плохо налаженный в организации обмен информацией, отсутствие четкого распределения работ по степени их важности, выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда. Руководитель может выявить эти факторы и попытаться их устранить каким-либо образом.

Рассмотрим эти факторы:

1) Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации. Бесплановость работы ведет к постоянным перерывам для различного рода «уточнений», разъяснений, необходимых для дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются не только те, кто обращается за информацией, но и те, к кому обращаются за информацией.

Плохо налаженный в организации обмен информацией. Передавая информацию, любой человек всегда уверен, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером отсутствия стандартов передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации – «каждый объясняет, как может».

Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. Это зачастую приводит к тому, что руководитель сначала делает дела, которые на самом деле не имеют большого значения. При этом на них расходуется значительное время, необходимое для решения действительно важных проблем.

Выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными. Чаще всего руководитель выполняет подобные задачи в случае, если он не доверяет подчиненным, считая, что они смогут выполнить данную задачу так же качественно, как и он, сам, то есть речь идет об отсутствии уверенности в должной квалификации сотрудников организации. В качестве примера можно привести прием клиентов именно менеджером, а не наделение какого-либо сотрудника полномочиями работы с клиентами, личный разбор почты, а не поручение секретарю сортировки входящей корреспонденции.

2) Слабая мотивация труда. Слабая мотивация труда приводит к низкой производительности труда, в большей степени это касается не руководителя организации, а его подчиненных, однако на предприятии эта проблемы может иметь место и низкая производительность труда будет вести к дефициту времени.

Ко второй группе отнесем факторы, которые, которые не зависят от руководителя. Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени, а также «воры времени». Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени.

Рассмотрим эти факторы:

1) Работа с корреспонденцией. Исследования свидетельствуют, что 20 — 30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по настоящему нужны. Подсчитано, что в деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15-20%, а по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних — на 40%.

Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами могут служить такие дела, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость лично проверять различные параметры деятельности организации, зачастую это связано с некомпетентностью подчиненных или нежелание их брать на себя ответственность, когда они сами обращаются к руководителю с «просьбами помочь».

2) «Воры времени». «Воры времени» – это непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения и не могут быть перепоручены подчиненным. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. Существует много различных видов «воров времени»:

— телефонные звонки;

— заглядывающие к нам люди;

— проблемы с компьютерным оборудованием;

— изменение очередности работ, навязываемое коллегами;

— недостаток организационного планирования;

— неумение слушать других людей;

— неудовлетворительная организационная структура;

— исправление ошибок, которых можно было бы избежать;

— нерешительность в деловых вопросах;

— плохо организованные и скоординированные собрания;

— отвлекающие факторы на рабочем месте;

— чрезмерная офисная бюрократия;

— бесполезные дискуссии о своей работе и работе других.

К третьей группе отнесем факторы, которые непосредственно зависят от личности руководителя. Это постоянная спешка, постоянные доработки дома, суетливость. Чтобы снизить влияние этих факторов на рабочее время руководитель должен постараться измениться, иначе, эти факторы не позволят рационально использовать ему свое рабочее время. На мой взгляд, это самая серьезная группа факторов, так как чтобы эффективно управлять своим мнением, необходимо сначала измениться самому, а потом уже пытаться изменить окружающую действительность, а изменить самого себя – это очень тяжело, особенно человеку, который уже видит себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях.

Рассмотрим эти факторы:

1) Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

2) Постоянные доработки дома. Постоянные доработки дома порождают замкнутый круг, когда человек не успевает в рабочее время выполнить свои дела и решить все проблемы, в итоге он вынужден решать их дома за счет своего свободного времени, отдыха и личной жизни. Человек не имеет возможность полноценно жить, отдыхать и в результате у него снижается работоспособность, что приводит к недоработкам и снова к необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и разрушить его бывает очень даже тяжело.

Суетливость. Суетливость является результатом плохой организации рабочего дня, она также зависит от импульсивности и особенностей человека. Суетливому человеку тяжело выбрать, а какое дело взяться, он часто «мечется» между двумя делами, одинаково срочными и одинаково длительными в решении, он никак не может выбрать, за какое из них взяться, и из-за этого происходит трата времени.

2 Основные методы тайм-менеджмента

2.1 Анализ использования временного ресурса и планирование времени

Для решения проблем, связанных с рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название «тайм-менеджмент». Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент – это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных. Тайм-менеджмент – это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека и организаций следует подбирать их отдельно, индивидуально.

Одним из родоначальников тайм-менеджмента считается основатель школы научного управления Фредерик Тейлор, который осуществил хронометраж трудовой деятельности рабочего. Также можно упомянуть знаменитого Генри Форда, который ввел на своих предприятиях конвейер и тем самым сократил время сборки автомобилей и расходы времени рабочих, сделав их деятельность более специализированной.

В настоящее время в России одним из известных специалистов в области тайм-менеджмента является Глеб Архангельский, который занимается научными разработками данной проблемы.

Рассмотрим методики классического тайм-менеджмента. Первым шагом любого руководителя, который серьезно занялся данной проблемой, должен стать анализ использования временного ресурса. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени – это ведение записей. При использовании с этой целью компьютера можно использовать такие программы как Visual TimeAnalyzer. С ее помощью можно сэкономить время и получить графическое изображение своей работы. Также расходуемое время можно учитывать в таблицах, в которых должны быть указаны следущие параметры:

— вид деятельности – для определения вида деятельности;

время начала и окончания соответствующего вида деятельности;

— длительность сответствующего вида деятельности – для определения необходимого для данного вида деятельности времени.

Наиболее благоприятным является ведение учета времени в процессе работы, так как при учете времени «потом» можно забыть некоторые важные детали.

В процессе анализа выявляются сильные и слабые стороны использования временного ресурса. Для этого необходимо ответить на некоторые вопросы, такие как:

— была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с определением приоритетов);

были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе);

было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации)

был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

В результате анализа выявляются «воры времени», различные ошибки использования рабочего времени, необходимо определить их причины, выработать методы борьбы с ними, наиболее подходящие для конкретного работника.

Основным же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование — есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени.

Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы, в ближайший), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.

Сам процесс планирования заключаются в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При этом желательно соблюдать некоторые правила планирования.

1) Во-первых, следует осуществлять планирование в письменном виде. Чтобы план был не просто перечнем дел, которые необходимо выполнить за день, стоит его делать еще и мотивирующим инструментом – ориентировать его на результат. Например, писать в списке не «сделать то-то», а «то-то сделано», чтобы по окончанию дела можно было поставить рядом с это записью жирную галочку. Это одно из сильных мотивирующих средств.

Во-вторых, следует учитывать результаты предшествовавшего анализа использования рабочего времени. В процессе данного анализа выявляются ошибки, присущие данному руководителю в планировании своего рабочего времени и способы нейтрализации последствий этих ошибок.

В-третьих, не следует планировать полностью весь свой рабочий день. Считается, что следует планировать не более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное время и 20% спонтанное время.

Следует устанавливать четкие временные нормы на выполнение дел и решение проблем, которые не допускали бы доделку недоделанного и решение недорешенного в незапланированное время. Если эти дела и вопросы должны были быть решенными в запланированное время. Практика показывает, что на любое дело тратится ровно столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые бы позволяли выполнить необходимое, и при этом не превышали необходимое для выполнения время.

2) Для решения вопроса о перепоручении дел следует разделить дела по степени их срочности и важности. При этом наиболее срочные и важные задачи следует решать руководителю немедленно, важные. Но не срочные можно отложить, остальные же 2 категории дел (неважные, но срочные и неважные и несрочные) следует передавать для решения подчиненным. Несрочные дела следует проранжировать по времени, необходимому для каждого из них и при появлении свободного времени можно заняться сокращением этого списка – для этого желательно всегда иметь его под рукой.

3) Следует регулярно пересматривать планы, так как в виду постоянного изменения окружающей среды может оказаться так, что некоторые планы руководства организации и менеджера уже не будут соответствовать целям организации и соответственно будут нуждаться в корректировке.

Планы должны быть реалистичными и согласованными, причем согласованными не только друг с другом, но и с планами коллег, подчиненных, более высокого уровня руководства.

2.2 Мероприятия, помогающие в рационализации использования времени

Рассмотрим некоторые факторы, приводящие к потерям времени, которые были рассмотрены выше, и на которые не было указано в приведенных выше правилах планирования рабочего времени.

Одной из больших проблем, приводящих к значительным потерям во времени руководителя является то, что руководитель зачастую занимается делами, которые с успехом могли бы выполнять его подчиненные. Зачастую это происходит из-за того, что руководитель не уверен, что подчиненные справятся с такими серьезными обязанностями, боится возлагать на них столь большую ответственность. Иначе говоря, существует проблема с делегированием полномочий.

Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя. Передача задача или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Делегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач и немного разгрузиться.

Следует помнить, что делегирование стимулирует раскрытие способностей, самостоятельности и компетенции подчинённых, поэтому если в первое время опасения руководителя могу и подтверждаться, то при соответствующей консультативной, руководящей и обучающей помощи постепенно подчиненный, к которому были делегированы полномочия сможет справляться с ними на необходимом уровне.

В общем случае следует делегировать рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу. Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу как определение целей, руководство сотрудниками, задачи высокой степени риска и тому подобное. Также следует координировать выполнение порученных задач.

Много времени также тратит неотработанная, нестандартизированная информационная система, предполагающая, что обмен информацией происходит по вертикали иерархии в организации способом и образом, выбранным руководителем, а по горизонтали – таким образом, как удобнее обоим сотрудникам по их взаимосогласованию. Однако как показывает практика, отсутствие единых стандартов обмена и передачи информации приводит к тому, что один человек передает информацию, подразумевая одно, а другой человек, принимая информацию, воспринимает как нечто иное. Во многом это связано с тем, что менеджмент является одной из немногих областей деятельности, не выработавшей своей собственной терминологии, с помощью которой руководители, общаясь могли бы использовать слова, имеющие совершенно определенное значение, а не многозначные, как во многом сейчас. Примером могут служить такие фразы как «я же тебе сказал, чтобы ты сделал то-то в ближайшее время, уже четверг, а ты мне результаты еще не принес!» На этом примере можно увидеть всю многозначительность в данном случае словосочетания «в ближайшее время» — невозможно понять, что имеет в виду автор фразы, ведь в настоящий момент для него время «до четверга» уже кажется недопустимо большим, а относительно другого дела, к примеру, неделю назад фраза «в ближайшее время» могла означать 2-3 месяца.

Выработка корпоративных стандартов передачи информации может значительно сократить время, которое теряется в процессе обработки полученной информации, т.е. в «попытке понять» сказанное, а также то время, которое необходимо для исправления ошибок, допущенных в результате неправильного истолковывания полученных сведений. Эти стандарты должны включать себя точные значения терминов, применяемых в процессе деятельности организации, а также перечень параметров, которые должны передаваться при информировании о каком либо событии, явлении, факте или предмете, т.е. требование полноты информации. Также служебная информация, передаваемая в рамках организации должны быть достоверной, что может обеспечиваться ответственностью лиц, передающих ее за качество информации.

Значительное время в работе руководителя занимает работа с корреспонденцией. Работа с корреспонденцией состоит из следующих этапов – это во-первых сортировка корреспонденции, во-вторых это изучение корреспонденции и отбор необходимой информации из нее, ответ на часть корреспонденции, на которую необходимо ответить. В работе с корреспонденцией есть значительные потенциальные ресурсы времени. Подсчитано, что руководитель просматривает в день до 100 документов, из которых лишь 30 по настоящему нужны. Следует сразу же решить, будет ли обрабатывать входящая почта секретарем или другим лицом, или же ее будет обрабатывать лично руководитель. Рациональный способ – это доверить обработку почты секретарю. Необходимо также определить, что будет происходить с корреспонденцией, которая не является необходимой в деятельности предприятия и работе руководителя. Возможно, она будет сразу уничтожаться, а возможно она будет частично или полностью просматриваться. Ответ необходимо писать сразу, не откладывая, возможно использование специальных форм, или передача подготовки ответа секретарю.

Значительную часть времени занимают так называемые «воры времени». Среди них одно из первых мест по своей продолжительности занимают телефонные звонки. Звонки имеют такую особенность, что они часто происходят неожиданно, причем в том числе и в такие моменты, когда руководитель занят важной ответственной работой и перерывы и помехи в работе являются крайне нежелательными. Поэтому следует поручить секретарю прием входящих звонков на стационарный телефон. Номер же мобильного телефона не следует давать клиентам и другим лицам, которые могут обратиться для решения возникающих проблем в другой отдел предприятия, помимо руководства. В случае необходимости они могут связаться с руководителем предприятия через секретаря, который оценив степень важности и срочности, может связаться с руководителем и проинформировать его о позвонившем человеке.

Тоже касается такой разновидности «воров времени», как заглядывающие люди. Не следует разрешать людям обращаться непосредственно к руководству организации, если для решения возникшего у них вопроса есть специальные подразделения или люди, которые отвечают за разрешение подобных проблем. Другие виды «воров времени» не имеют четких признаков, которые давали бы возможность заранее к ним подготовиться и в качестве борьбы с ними можно лишь порекомендовать анализировать возникающие проблемы и вырабатывать какие-либо пути решения их или минимизации потерь от их возникновения.

Значительное время у руководителя и его подчиненных занимают различного рода совещания. Для оптимизации времени, используемого для этой цели, следует проводить анализ проведения совещаний с учетом затраченного времени, материальных ресурсов и т.п.

Повестку дня рационально составлять с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечать время в соответствии с его значимостью. После совещания необходимо контролировать, выполняются ли принятые решения всеми, кого они касаются. Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.

Спешки, доработки дома и суетливость – это таки причины потерь времени которые в основном зависят от личности человека. Спешка – это такое состояние, при котором руководитель не может долго раздумывать над путями решения проблемы и выбирает для решения тот путь, который первым приходит в голову, при этом далеко не всегда первым приходит в голову самый эффективный и быстрый способ решения проблемы. К тому же человеку, находящемуся в состоянии спешки довольно тяжело эффективно выполнять работу, неизбежны различные ошибки, которые необходимо исправлять, к тому же возникновение ошибок в процессе работы человека, который и так спешит, может легко начать раздражать человека, портить ему настроение и даже вывести его из себя, что также не даст нормально закончить начатое дело. Поэтому проблема, связанная с тем, что человек многие дела делает в спешке довольно серьезная, может вызывать значительные расходы времени.

Еще одним важным качеством должен обладать любой руководитель, особенно тот, который дорожит собственным временем: он должен уметь говорить «нет». Существует множество ситуаций, когда говорить нет нельзя или очень тяжело – это может повлиять на имидж организации и ее руководителя, что отразится на ее конкурентоспособности, это случаи, когда менеджер не может отказать в просьбе из-за собственных личных качеств, когда о чем-то просит важный клиент. В большинстве случаев руководитель сразу может определить, какой эффект принесет ему и ее предприятию согласие выполнить чью-то просьбу или требование, однако люди, которые просят или требуют часто стараются специально ставить менеджера в такие ситуации, когда он просто вынужден будет согласиться выполнить то, о чем они говорят. Для менеджера такое согласие – лишняя трата времени и средств, причем далеко не всегда эти затраты могут принести ощутимую выгоду организации. Поэтому так важно для любого руководителя уметь говорить «нет» и достойно выходить из ситуаций, когда приходится говорить это слово.

Контроль охватывает три задачи:

— осмысление физического состояния;

сравнение запланированного с достигнутым;

корректировка по установленным отклонениям.

Контроль должен быть регулярным. Следует регулярно осуществлять контроль в частности после выполнения задания и по окончании рабочего дня, выявляя, все ли было выполнено, что было запланировано и если не все, то с чем это было связано.

Вообще же говорить о конкретных мероприятиях в тайм-менеджменте довольно трудно. Выше были рассмотрены основные часто встречающиеся проблемы, которые в основном носят универсальный характер, то есть могут появиться у любого человека, занимающего любую должность в организации. Следует заметить, что несмотря на довольно подробные описания проблем, которые часто возникают у людей, не интересующихся затратами своего времени, в реальной жизни у каждого человека свои проблемы, свои «воры времени», свои личные качества, которые мешают эффективно работать и поэтому невозможно дать универсальные советы и методики, которые подходили бы всем ко всем случаям жизни. В каждом конкретном случае следует путем анализа искать свои способы борьбы с нерациональным расходом временного ресурса, и эти способы в каждом случае будут специфическими для каждого человека.

Заключение

В данной курсовой работе были изучены основные приемы и методики тайм-менеджмента, позволяющие рационализировать рабочее время сотрудника вообще и менеджера в частности, уменьшить непроизводительные затраты временного ресурса и в итоге увеличить производительность труда персонала. Тайм-менеджмент – это совокупность знаний, имеющих огромное как экономическое значение, так и значение личное. Экономическое значение заключается в том, что за счет рационального использования времени возможно значительное повышение производительности труда как отдельного человека, так и всего коллектива в целом. Личное же значение заключается в том, что он позволяет человеку обрести значительное количество свободного времени, которое будет позволять ощущать себя свободным, уделять больше внимания своему отдыху, здоровью и личной жизни.

Список использованных источников

1. Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы [Текст]: учебное пособие / Г.Архангельский. — М.: АиСТ-М, 2003. — 231 с.

2. Гамидуллаев Б.Н. Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием [Текст]: учебное пособие / Б.Н. Гамидуллаев. — Пенза,

3. Зайверт Л. Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время [Текст]: учебное пособие / Л. Зайверт. -М.: Интерэксперт, 1995. – 426 с.

4. Организация рабочего времени [Текст]: учебник / М: ”ДеКА”, 1994. – 297 с.

Источник

Правила и технологии управления временем

Введение

Тайм-менеджмент сегодня — это не просто модное выражение. Его тема активно обсуждается как профессионалами, так и обывателями.

Тайм-менеджмент — это раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах деятельности, то есть технология, позволяющая использовать время жизни человека в соответствии с его целями и ценностями.

Тайм-менеджмент — это целая система организации времени, в том числе и собственного. Он подходит для всех, у кого есть время, а особенно для тех, кому его не хватает. Тайм-менеджмент позволяет научиться не только ставить цели, но и добиваться их, правильно распоряжаясь рабочим и личным временем. К сожалению, не все при этом добиваются результатов, так как часто действуют бессистемно.

Объект исследования — время.

Предмет исследования — правила и технологии управления временем

Цель работы: написать рекомендации по эффективному управлению временем.

Задачи:

). изучить источники и литературу по теме «Тайм-менеджмент»;

). рассмотреть понятие времени, причины его дефицита;

). выявить основные способы управления временем;

). разработать рекомендации по эффективному управлению временем.

Данная работа раскрывает основные теоретические аспекты управления временем, начиная с изучения понятия времени, его дефицита и заканчивая способами эффективного управления временем.

Для написания работы были использованы следующие книги:

). М. А. Соснина «Личный тайм-менеджмент или как управлять своим временем». Автор подробно описывает, как правильно организовывать время: как планировать своё время, каким должен быть распорядок дня, как составлять планы и т.д.

). Н. Г. Еремич «Тайм-менеджмент». В книге описаны причины дефицита времени, а также как правильно планировать рабочий день и как сэкономить время.

). Д. Сандхайм «25 лучших способов и приёмов тайм-менеджмента». Автор описывает, как научиться говорить «нет» и приводит рекомендации по поводу того, как отвечать вежливо «нет» на просьбы начальника и коллег. Также он описывает, почему пунктуальность — это основной принцип эффективной организации времени и даёт рекомендации по обращению с непунктуальными людьми.

). П. Берд «Тайм менеджмент: планирование и контроль времени». Берд учит искусству отказа, описывает как правильно и эффективно спланировать своё время и кому и как следует делегировать полномочия.

). Б. Трейси «Результативный тайм-менеджмент». Автор описывает сложности управления временем и как эти сложности преодолеть.

Он предлагает 10 шагов преодоления трудностей, связанных с тайм менеджментом.

1. Понятие времени, причины его дефицита

Время — это физическое явление, ключевым свойством которого для цели личности и организации является необратимость.

Время — это измеримый ресурс деятельности человека, допускающий операции распределения, обмена, структурирования.

«Времени в обрез!» Как часто мы слышим эту жалобу! Как часто произносим ее сами! И как часто виним в нехватке времени обстоятельства — медлительных чиновников, отсталую технику, опаздывающий автобус, нерасторопного официанта в кофейне. Однако объективный анализ ситуации и самого себя помогает понять и принять тот факт, что главным виновником дефицита времени являемся мы сами.

Вот типичные «пожирателей времени»:

Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.

Нагромождение работ. При этом руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. У него нет чёткого распределения работ по степени важности, и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.

Беспорядок на рабочем месте. Мешает руководителю найти нужные документы. Руководитель начинает искать, суетиться и как результат, потраченное впустую время.

Постоянные доработки дома. При этом время, отведённое на отдых, расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности, на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья.

Суета, спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым. [5, c. 12]

Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки.

Неумение или нежелание делегировать служебные полномочия;

Многие руководители думают, что только они могут хорошо выполнить данную работу. В некоторых случаях это верно. Однако зачастую существуют другие «хорошие» способы выполнять работу. Кроме того, тот факт, что руководитель может выполнить работу лучше, чем кто-то другой, не означает, что он может рационально распоряжаетесь своим временем.

Собственная лень и несобранность, особенно если речь идет о неприятных делах, которыми рано или поздно все равно придется заняться. Зачастую это случается именно поздно.

Отсутствие интереса. Даже если вы заняты любимым делом, иногда приходится сталкиваться с задачами, которые если и выполняются, то по принципу: отложи на послезавтра то, что можно сделать сегодня, и у тебя появятся два свободных дня. Иными словами, даже если есть мотивы и желание, губит привычка откладывать все на потом.

Допустим, вы решились и составили график основных дел на день. Среди них есть как приятные, так и не очень. Вот как раз эти не очень приятные вы максимально откладываете, а в обнаружившееся свободное время красите ногти, читаете модные журналы или просто лежите на диване. Из-за этого на следующий день планы сдвигаются, графики нарушаются, все старания — насмарку, и жизнь возвращается в обычное русло…

Трата времени на раскачивание перед работой. Например, можно пить утренний кофе, уже погрузившись в работу, а можно — перед тем, как приступить к делу, причем за праздной беседой с коллегами. В первом случае ваш рабочий день начнется вовремя, во втором — гораздо позже.

планирование контроль время дефицит

2. Организация времени

Чтобы эффективно использовать своё время, необходимо знать следующие способы управления временем:

А) Планирование

Жизнь — это не просто беспорядочное движение. Это движение в определенном направлении, которое мы выбираем в соответствии с нашими потребностями, наклонностями и желаниями. Золотое правило «Сначала подумай, а потом сделай» является сутью планирования и мудрого распоряжения временем. В своей профессиональной деятельности мы часто используем элементы планирования, однако до тех пор, пока оно не станет политикой всей жизни, ощутимых преимуществ мы не почувствуем.

Принципы результативного планировании времени описаны в книге «Ваше время — в Ваших руках». Автор Л. Зайверт — профессор, руководитель Института рационального использования времени, ведущий эксперт по рационализации труда менеджеров — профессионально ведет деловой разговор о том, как организовать свою работу и повседневную жизнь, чтобы работать в оптимальном деловом режиме, иметь время для человеческих радостей, при этом сберегая свое здоровье. Нет смысла пересказывать книгу.

Целесообразно кратко остановиться на основных утверждениях и рекомендациях автора:

Правила начала дня

Начинайте день с позитивным настроем;

Хорошо позавтракайте и без спешки — на работу;

Начинайте работу по возможности в одно и то же время;

Перепроверьте план дня;

Решив относительно простую задачу, создайте себе хорошее настроение;

Утром займитесь важными и сложными задачами;

Правила, касающиеся хода дня

Фиксируйте сроки выполнения заданий;

Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию;

Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы;

Избегайте незапланированных импульсивных действий;

Своевременно делайте паузы и соблюдайте размеренный темп работы;

Небольшие однородные задачи выполняйте сериями;

Между серьезными делами делайте паузы;

Рационально завершайте начатое (избегайте «скачков в работе», перед прерыванием работы наметьте следующую задачу, которую можно успеть завершить);

Резервируйте для себя спокойное время (1 час) для важных, но не срочных дел;

Контролируйте время и планы (наряду с отслеживанием своего времени, многократно перепроверяйте свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов);

Правила завершения рабочего дня

Завершайте несделанное (все начатые небольшие дела старайтесь завершить в течение одного дня);

Осуществляйте контроль результатов и самоконтроль;

Составляйте план на следующий день;

Отправляйтесь домой с хорошим настроением: для этого определите важнейшее позитивное событие дня; [10, c. 9]

Б) Составление планов

Планируя свое время, помните, что нельзя успеть сделать все. Не делайте несколько дел сразу, сделайте одно от начала до конца. Помочь в этом непростом занятии вам могут целевые планы. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий мир, если знаете, чего вы хотите и когда (почему), иными словами, если вы имеете конкретный план расхода времени.

Принципиально важно составлять план дня в письменном виде. Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются. К тому же, письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти и имеют психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня. В результате вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь заниматься только намеченными задачами. [8, c. 31]

задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

невыполненное накануне;

добавившиеся дела;

сроки, которые надо соблюсти;

периодически возникающие задачи.

Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время. Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в вашем распоряжении.

Так что, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, вы вынуждаете себя укладываться именно в это время. Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу вы отвели определенное время. Попробуйте в течение 7 дней составлять письменные планы, и вы убедитесь, что сразу станете чувствовать себя при этом все более уверенно. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.

Если одно и то же дело вы переносите многократно, то оно становится для вас обузой, и тогда существуют две возможности:

вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца;

вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой. [3, c. 57]

В) Организация рабочего времени

Не секрет, что уровень эффективности труда, качество выполняемых работ зависит, прежде всего, от условий, в которых вы работаете. Многочасовые многократно и монотонно повторяемые операции утомляют, снижают внимание. Не рационально организованное рабочее место, отсутствие необходимого освещения, неудобная поза часто являются основными причинами возникновения профессиональных заболеваний.

Итак, шесть советов, которые позволят вам на работе чувствовать себя комфортно:

Сиденье. Помните, что вы проводите 85 000 часов жизни, работая сидя, так что не пожалейте времени и выберите удобный для себя стул. Правильно сконструированный стул поможет исправить осанку и улучшить циркуляцию крови, а также поможет избегнуть чрезмерной утомляемости. также поможет избегнуть чрезмерной утомляемости. Высота стула должна быть отрегулирована под горизонтальное расположение бедер, вертикальное расположение голеней, а ступни должны твердо находиться на полу. Лучше всего использовать стулья с регулируемой высотой и спинкой.

В особых случаях — при заболеваниях спины, хронической утомляемости и пр. — эффективным приобретением могут стать массажные кресла. Ежедневный массаж в течение 8-15 минут восстановит ваши душевные и физические силы, вызовет чувство бодрости и здорового оптимизма.

Стол. 80-90 % всей работы, совершаемой как дома, расположении становящийся полкой для книг и т.п. так и в офисе, выполняется за столом. Говоря об удобном столе, имеется в виду, прежде всего, размер столешницы, достаточный для того, чтобы разложить на ней необходимые документы, установить компьютер, телефон, комфортно облокотиться. Немаловажным фактором является высота рабочего стола. Впрочем, требуемую высоту установить сегодня не является проблемой. Большинство офисных столов оборудовано телескопическими ножками. С их помощью обеспечивается максимальная устойчивость стола на полу, нужная высота и строгая выравненность столешницы в горизонтальной плоскости.

Освещение. Это одно из важнейших решений, которое вы принимаете. Подумайте о типе, качестве, насыщенности и расположении освещения, которое вам может понадобиться, о совмещении естественного и искусственного света. Вспомните все места, где понадобится освещение, таких, как книжные полки, стена, где висит натюрморт, и где вы любите пить кофе. Дизайнеры советуют использовать на рабочем месте смешанное освещение, происходящие как из прямых источников, так и не из прямых.

Кондиционеры и сплит-системы. Современные кондиционеры умеют многое — охлаждать, нагревать, осушать, очищать и вентилировать воздух. Однако такое обилие функций делает выбор кондиционера непростым делом. Итак, на чем же остановить свой выбор? Решайте сами.

Вентиляция. Системы вентиляции предназначены для удаления вредных примесей, образующихся в закрытом помещении (углекислого газа, пыли и других), а также притока свежего воздуха. Помимо этого, системы вентиляции осуществляют подогрев и очистку приточного воздуха.

Обогреватели. Обогреватели воздуха используются для обогрева офисов, складов, производственных помещений. К таким приборам относятся самые распространенные типы бытовых и промышленных обогревателей — масляный радиатор, конвектор, тепловентилятор, тепловая пушка, инфракрасный обогреватель, жидкотопливный и газовый обогреватель. [9, c. 93]

В) Позитивное мышление

То, как руководитель организации мыслит, то и реализуется в его бизнесе. Мышление — первично, события — вторичны. Меняя мышление, мы меняем события. Соответственно, одна из самых первых привычек, которую обязательно необходимо выработать у себя, — это привычка мыслить позитивно. Начните этот процесс с изменения вашего словарного запаса, замены негативных мыслей на позитивные.

Полностью откажитесь от этих слов:

. Сомневаюсь.

. Если бы…

. Никогда…

. Не думаю…

. У меня нет времени…

. Может быть…

. Боюсь, что…

. Я не верю…

. Не вижу смысла…

. Это невозможно…

Сделайте следующие слова частью своего словарного запаса:

. Я могу…

. Да, конечно…

. Надеюсь на лучшее…

. Знаю…

. Я найду время…

. Я могу…

. Разумеется…

. Я успею…

. Обязательно…

. Наверняка…

Вырабатывая у себя позитивное мышление, вы приобретаете внутренний распорядок и гармонию. Конечно, этот фактор не поддается физическому измерению и математическим расчетам, но требует не меньшего внимания. [1, c. 3]

У многих людей возникают психологические трудности, когда они пытаются избавиться от той или иной вредной привычки. Эта попытка принимает форму проблемы, становится непосильным бременем по одной простой причине: мы хотим за одну секунду составить для себя план на всю жизнь. Например, я решаю: «Всё, с завтрашнего дня я больше никогда в жизни не прикоснусь к сигарете!». Это очень трудно.

Если у вас возникло желание заменить свои плохие привычки на хорошие, сделайте последовательно пять предлагаемых шагов:

Составьте список своих плохих привычек. Для этого возьмите чистый лист бумаги. Разделите его на две графы. С левой стороны напишите в столбец все свои негативные привычки, с правой — привычки, которые вы хотите выработать для замены плохих привычек.

Обдумайте каждую хорошую привычку, ее преимущества и результаты. Например, «выработав привычку мыслить позитивно», — я приобретаю: больше радости в жизни; доброжелательный настрой; возможность видеть в жизни больше прекрасного; душевную умиротворенность; возможность разглядеть более короткий путь к успеху.

Предпримите действие в направлении укрепления этой привычки, т. е. ежедневно проводите тренинги самонастроя, направленные на выработку новой привычки. Для этого ежедневно, как можно чаще, произносите вслух (про себя) утверждения.

Радуйтесь и постоянно отмечайте преимущества, которые вы имеете вследствие выработки своей новой привычки (утром, вечером, днем). Не останавливайтесь на достигнутом, продолжайте выработку привычки и работайте над ней ежедневно в течение 21 дня. Затем переходите к следующей.

В результате этих нехитрых упражнений вы обязательно приобретете душевный покой, множество друзей, хорошие отношения в семье и процветающее будущее! [6, c. 80]

Г) Пунктуальность. Пунктуальность — это основной принцип эффективной организации времени. Пунктуальные люди имеют больше шансов на удачу и успех. Те, кто постоянно опаздывает, не имеют таких шансов и оставляют после себя неприятное ощущение, которое сохраняется несколько дней.

Джон Канич и Ричард Лестер в книге Survival Kitfor Leaders предлагают следующие советы по поводу того, как обращаться с непунктуальными людьми:

С коллегами:

Не встречайтесь с ними, если они не пришли вовремя на деловую встречу.

Похвалите их за приход вовремя.

Поговорите с ними по поводу их опозданий.

Если необходимо, то сократите общение и дела с ими.

С начальником:

Познакомьтесь с его помощником или секретарем, который сообщит вам о его опоздании.

Займитесь чем-нибудь, ожидая его прихода.

С прочими важными лицами:

Займитесь чем-либо, ожидая их.

Назначайте с ними встречи на более ранее время, рассчитывая, что в этом случае освободитесь вовремя. [8, c. 80]

Д). Умение сказать «Нет». Люди, не могущие отказать в просьбе, которая требует их времени и сил, откликаются на нее главным образом из желания угодить другим. Однако нравиться другим людям не означает соревноваться в популярности с прочими.

Когда вы позволяете другим пользоваться вашим временем, вы начинаете испытывать раздражение, разочарование, вы теряете равновесие. Когда вы научитесь стоять за себя, отвечая отказом, эти отрицательные эмоции исчезнут. Вот несколько советов, как отвечать на просьбы других:

Тому, кто не является вашим начальником, скажите: «Простите, но я не могу. У меня в данный момент другие дела». Если с просьбой настаивают, отвечайте им с улыбкой так же. В конце концов смысл ответа до них дойдет.

Ответить отказом начальнику сложнее. Начальники считают, что вы сделаете все, что они вам скажут, если только вы не возразите. В данном случае перед вами две задачи: свести воедино ваши собственные приоритеты с приоритетами начальника и сохранить с ним хорошие партнерские рабочие отношения.

Вот как можно ответить, когда начальник просит вас выполнить дополнительную работу. Имейте в виду, что к некоторым просьбам следует отнестись уважительно. В этом случае необходимо проявить гибкость:

«Я ценю ваше доверие, но в данный момент я, вероятно, не смогу сделать все как нужно, поскольку у меня сейчас столько дел». [2, c. 124]

Е) Делегирование задач. Речь идет не только о поручении подчиненному, но и о передаче задания коллеге по работе или мужу / жене, о покупке услуг и т. д.

Например, если возложенные на вас обязанности отнимают слишком много времени при своей небольшой важности, стоит задуматься о покупке услуг помощника или секретаря. Расширение штата — вопрос глобальный и не всегда решаемый, а вот покупка разовых услуг — гораздо проще. При этом необходимо обосновать свое решение руководству. [5, c. 30]

Ж). Не беритесь за все дела одновременно. Выполнение нескольких дел сразу означает лавирование между делами. Причем ни одному из них мы не уделяем должного внимания. Исследования показали, что выполнение нескольких дел снижает производительность. [8, c. 86]

Заключение

Управлять временем просто. Надо лишь изменить методы своей работы и эффективно использовать высвободившееся в итоге время. Только и всего.

Большинство из нас не задумываются об организации повседневных дел и беспорядочно тратят на них силы и время. Между тем существуют дела обязательные, имеющие четкую временную организацию — например, работа в офисе, занятие в учебном заведении или заранее спланированный досуг, — и дела, время и сроки исполнения которых зависят целиком от нас и которыми мы чаще всего занимаемся бессистемно, в надежде, что они как-нибудь переделаются.

Следствием подобного отношения ко времени, как правило, являются крушение планов, постоянное пребывание в ситуации цейтнота, ощущение хронического недостатка времени. Мы хватаемся то за одно, то за другое, а в результате — гора несделанного и стресс. Страдают работа, личная жизнь. И при этом мы с ужасом сознаем, что время уходит впустую.

Решение проблемы — в управлении временем. Вы сможете контролировать его путем принятия решений о том, чем хотите его заполнить и когда станете заниматься, тем или иным делом. Речь идет отнюдь не о жестком режиме жизни, не допускающем ни отклонений от установленного графика, ни импровизаций, но об обретении способности успешно справляться с тем, что является для вас действительно важным.

Благодаря умению управлять временем вы повысите эффективность своей деятельности за счет контроля над тем, что делаете и когда делаете. Вдобавок вы получите в свое распоряжение больше времени для отдыха — а это важный элемент подзарядки жизненных «аккумуляторов», поддерживающий способность справляться со всем тем, что поминутно подбрасывает жизнь. В данной работе были изучены источники и литература по теме «Тайм-менеджмент», рассмотрены: понятие время, причины дефицита времени, а также основные способы управления временем.

В ходе работы были составлены следующие рекомендации по управлению своим временем:

Научитесь планировать свой день. Пока вы не научитесь правильно планировать, ощутимых преимуществ вы не получите.

Составляйте планы. Причём нужно это делать в письменном виде. Под соответствующей рубрикой «План дня». Записывайте всё то, что хотите сделать на следующий день: задачи из списка дел, невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюдать; периодически возникающие задачи. Поставьте напротив каждой задачи приблизительно время его выполнения.

Организуйте своё рабочее помещение. Купите себе хороший стул, стол, кондиционер. Это позволит вам чувствовать себя безупречно и различные неудобства не будут вас отвлекать от работы.

Всегда думайте позитивно. Человек с весёлыми мыслями быстрее и качественнее выполняет работу, чем человек с плохим настроем.

Постепенно избавляйте от плохих привычек, если они у вас имеются. Плохие привычки всегда отнимают кучу времени.

Будьте пунктуальны.

Научитесь говорить нет. Если вас просят выполнить какую-то работу, которая требует много времени и сил, просто скажите «простите, но я не могу, у меня в данный момент другие дела».

Делегируйте задачи. Делегируя свои задачи подчиненным, вы приобретаете много свободного времени.

Не беритесь за все дела одновременно. Помните поговорку: «За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь». Когда вы берётесь за два дела одновременно, в итоге ни то, ни другое завершить не можете.

Не спешите. Как уже отмечалось в первом пункте, спешка является типичным пожирателем времени. Ведь она мешает максимально сосредоточиться на проблеме, а значит и не позволит решить проблему с максимальной эффективностью.

Список литературы

1. Азарова, О. Тайм-менеджмент за 30 минут /О. Азарова. — Ростов н/Д: Феникс, 2007. — 160 с.

. Берд, П. Тайм-менеджмент: Планирование и контроль времени / П. Берд. — Пер. с англ. К. Ткаченко. — М.: ФАИР-ПРЕСС, 2004. — 288 с.

. Брайан, Т. Результативный тайм-менеджмент: эффективная методика управления собственным временем Т. Брайан — М.: СмартБук, 2007. — 79с.

. Васильченко, Ю. Л. Самоучитель по тайм-менеджменту / Ю. Л. Васильченко, З. В. Таранченко, М. В. Черныш. — СПб.: Питер, 2007 — 256 с.

. Еремич, Н. Г. Тайм-менеджмент. Как все успевать / Н. Г. Еремич. — СПб: Питер, 2008 — 176 с.

. Калинин, С. И. Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем С. И. Калинин. — СПб.: Речь, 2006. — 371с.

. Кук, М. Эффективный тайм-менеджмент. Как рационально спланировать свое рабочее и свободное время М. Кук. — М.: ФИАР-ПРЕСС, 2003. — 336 с.

. Сандхайм, Д. 25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента. Как делать больше, не теряя головы / Д. Сандхайм. — СПб.: «Издательство «ДИЛЯ», 2008. — 128 с.

. Моргенстерн, Д. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью / Д. Моргенстерн. — М.: изд-во: «Добрая книга», 2006. — 256 с.

. Соснина, М. А. Личный тайм-менеджмент или как управлять своим временем / М. А. Соснина. — Ростов н/Д: Феникс, 2005. — 256 с.

Источник

Содержание:

Введение

Данная проблема имеет большое практическое значение, как для руководителей, так и для любого человека.

1 Тайм-менеджмент как система управления временем

1. Элементы тайм-менеджмента

1.2 Причины дефицита времени

Рассмотрим эти факторы:

Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации. Бесплановость работы ведет к постоянным перерывам для различного рода «уточнений», разъяснений, необходимых для дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются не только те, кто обращается за информацией, но и те, к кому обращаются за информацией.

Слабая мотивация труда. Слабая мотивация труда приводит к низкой производительности труда, в большей степени это касается не руководителя организации, а его подчиненных, однако на предприятии эта проблемы может иметь место и низкая производительность труда будет вести к дефициту времени.

Рассмотрим эти факторы:

Работа с корреспонденцией. Исследования свидетельствуют, что 20 — 30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по настоящему нужны. Подсчитано, что в деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15-20%, а по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних — на 40%.

«Воры времени». «Воры времени» – это непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения и не могут быть перепоручены подчиненным. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. Существует много различных видов «воров времени»:

— телефонные звонки;

— заглядывающие к нам люди;

— проблемы с компьютерным оборудованием;

— изменение очередности работ, навязываемое коллегами;

— недостаток организационного планирования;

— неумение слушать других людей;

— неудовлетворительная организационная структура;

— исправление ошибок, которых можно было бы избежать;

— нерешительность в деловых вопросах;

— плохо организованные и скоординированные собрания;

— отвлекающие факторы на рабочем месте;

— чрезмерная офисная бюрократия;

— бесполезные дискуссии о своей работе и работе других.

Рассмотрим эти факторы:

Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.
Постоянные доработки дома. Постоянные доработки дома порождают замкнутый круг, когда человек не успевает в рабочее время выполнить свои дела и решить все проблемы, в итоге он вынужден решать их дома за счет своего свободного времени, отдыха и личной жизни. Человек не имеет возможность полноценно жить, отдыхать и в результате у него снижается работоспособность, что приводит к недоработкам и снова к необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и разрушить его бывает очень даже тяжело.

2 Основные методы тайм-менеджмента

2.1 Анализ использования временного ресурса и планирование времени

вид деятельности – для определения вида деятельности;

время начала и окончания соответствующего вида деятельности;

длительность сответствующего вида деятельности – для определения необходимого для данного вида деятельности времени.

была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с определением приоритетов);

Во-первых, следует осуществлять планирование в письменном виде. Чтобы план был не просто перечнем дел, которые необходимо выполнить за день, стоит его делать еще и мотивирующим инструментом – ориентировать его на результат. Например, писать в списке не «сделать то-то», а «то-то сделано», чтобы по окончанию дела можно было поставить рядом с это записью жирную галочку. Это одно из сильных мотивирующих средств.

Для решения вопроса о перепоручении дел следует разделить дела по степени их срочности и важности. При этом наиболее срочные и важные задачи следует решать руководителю немедленно, важные. Но не срочные можно отложить, остальные же 2 категории дел (неважные, но срочные и неважные и несрочные) следует передавать для решения подчиненным. Несрочные дела следует проранжировать по времени, необходимому для каждого из них и при появлении свободного времени можно заняться сокращением этого списка – для этого желательно всегда иметь его под рукой.
Следует регулярно пересматривать планы, так как в виду постоянного изменения окружающей среды может оказаться так, что некоторые планы руководства организации и менеджера уже не будут соответствовать целям организации и соответственно будут нуждаться в корректировке.

2.2 Мероприятия, помогающие в рационализации использования времени

Контроль охватывает три задачи:

осмысление физического состояния;

сравнение запланированного с достигнутым;

корректировка по установленным отклонениям.

Заключение

Список использованных источников

2. Гамидуллаев Б.Н. Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием [Текст]: учебное пособие / Б.Н. Гамидуллаев. — Пенза, 1997 – 301 с.

4. Организация рабочего времени [Текст]: учебник / М: ”ДеКА”, 1994. – 297 с.

Маленькие хитрости» тайм-менеджмента: наиболее популярные инструменты организации времени (аналитический обзор по материалам интернет-ресурсов и списка дополнительной литературы)
Критерии определения спортивных результатов
Взаимодействие спортсменов в процессе соревнований
Организационная культура и организационное консультирование
Критерии определения спортивных результатов (Физическая культура)
Медицинское обеспечение физической культуры и спорта…
Нормативно-правовое регулирование торговой деятельности в Российской Федерации
Типы данных SQL
Основные тенденции дизайна сайта (Специальность: Дизайн кафедра: ДиК)
Модульная сетка. Использование шаблонов при создании макетов книг (Дизайн кафедра: ДиК)
Основные принципы построения эффективной команды (теоретические основы формирования команды)
Элементы тайм-менеджмента

Источник

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ И РЕГИОНАЛЬНОЙ ЭКОНОМИКИ

КАФЕДРА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАТИКИ И УПРАВЛЕНИЯ

Доцент кафедры менеджмента

Воловик В. С.

«__»_____________2013 г.

РЕФЕРАТ

ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ЛИЧНЫМ ВРЕМЕНЕМ

Выполнила: студентка группы БИб-102

Максименко Евгения Александровна

Проверил: доцент кафедры менеджмента

Воловик Валерий Соломонович

Волгоград, 2013

Содержание

Введение.

Возникновение управления временем в России.

Технологии управления личным временем.

·«Матрица Эйзенхауэра».

·«Хронометраж».

·Метод Парето (закон 80/20).

·АВС-анализ.

Заключение.

Список использованной литературы.

Введение.

Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов.

Управление личным временем — процесс, требующий системного контроля, который был реализован в различных методиках.

Возникновение управления временем в России.

-е годы ХХ века — период развития научной организации труда (НОТ). А. К. Гастев — директор центрального института труда (ЦИТ) развивает идеи о том, что эффективность организации начинается с личной эффективности, в частности эффективного использования времени. Общественное движение борьбы за время привело к созданию Лиги «Время», руководителем которой был П. М. Керженцев. В газетах стали появляться постоянные рубрики «Борьба за время». Лига была закрыта с окончанием НЭПа.

В начале 1970-х годов после издания книги Д. Гранина «Эта странная жизнь» получил известность метод биолога А. А. Любищева — хронометраж как основа системы управления личным временем и бюджетирование расходов времени. Основная идея — эффективное мышление как основа личной эффективности, хронометраж — инструмент выработки этого мышления.

В 2007 году в Московском финансово-промышленном университете «Синергия» (до 2010 г. — МФПА) была открыта первая в стране кафедра тайм-менеджмента.

Технологии управления личным временем

В управлении временем можно выделить следующие процессы:

)Анализ.

)Моделирование стратегий с учётом проведённого анализа.

)Целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей).

)Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.

)Реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.

)Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам. Также в случае, если лицо или группа лиц, которые практикуют управление временем, планируют и далее осуществлять проекты, то целесообразно вести хронометраж и фиксировать результаты анализа хронометража в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.

·«Матрица Эйзенхауэра»

Смысл её сводится к тому, чтобы каждую задачу, которую предстоит выполнить — надо определить в одну из четырех групп:

·A. Важное и срочное

·B. Важное

·C. Срочное, но не важное

·D. Не срочное и не важное

Группа A:

Сюда относятся задачи, которые:

нужно сделать немедленно, чтобы избежать необратимых процессов

повлияют на здоровье

отбросят тебя назад в достижении цели и т.п.

Важно не допускать появления этих задач и предвидеть их возникновение.

Например, задачи группы A:

·Сходить к зубному — вставить выпавшую пломбу

·Срочно сходить в магазин — купить еды

·Взять отгул, чтобы восстановить силы

Группа B:

В этой группе должны быть сосредоточены задачи, которые приближают нас к цели — самые полезные задачи. Необходимо сосредоточить все свои усилия на задачах этой группы — они принесут самую большую отдачу.

Например, задачи группы B:

·Соблюдать режим дня

·Следить за правильным питанием

·Следить за здоровьем

·Посещать спортзал

·Изучить нужную для тебя тему (для достижения цели)

Группа C:

Выполнение этих задач никак не приблизит нас к достижению цели. В этой группе скапливаются самые вредные задачи, которые пытаются выдать себя за задачи группы A.

Например, задачи группы C:

·Некоторые телефонные звонки

·Деятельность, не связанная с твоими целями

·Оказание услуг, не связанных с твоими целями

Группа D:

Сюда входят задачи, выполнение которых вообще не даст никакого результата, но они часто бывают интересными и приятными. С задачами из этой группы нужно поступать жёстко — вычеркивать из списка или выделять для них время по остаточному принципу.

Например, задачи группы D:

·Просмотр телевизора

·Развлекательные порталы

Матрица Эйзенхауэра является хорошим средством при планировании личного времени.

·Хронометраж

Хронометраж — это способ изучения временных затрат путем замеров и фиксации продолжительности действий, подлежащих выполнению. Хронометраж позволяет провести «инвентаризацию» и «аудит» времени.

Хронометраж рабочего времени состоит в описании рабочей системы, особенно, технологии производства, метода и условий труда, а также в определении относительного количества, параметров влияния, степени результативности и фактического времени для отдельных этапов рабочего процесса. Фактическое время затем оценивают с целью определения необходимого времени для определенных этапов процесса.

Схема 1. Стандартная программа хронометража

<#»justify»>·хронометраж определяет время, относительно человека;

·время, определяемое в результате хронометража, должно использоваться для управления, в т.ч. контроля, и определения заработной платы;

·хронометраж должен планироваться таким образом, чтобы обеспечивалась возможность использования его результатов для расчета планового времени.

Результат наблюдения при этом протоколируется. Для этого в распоряжении лица, ответственного за сбор данных, находятся, как правило, прибор для измерения времени, а также листы хронометража.

Важным является следующее: Протокол хронометража, т.е. данные, внесенные в лист хронометража, должны быть воспроизводимы. Сопутствующие обстоятельства, при которых были получены замеренные значения времени, также должны учитываться, как параметры влияния значений времени. Если лицу, ответственному за учет данных, поручается хронометраж рабочего времени, то он должен быть в состоянии с помощью этих данных составить новую рабочую систему, которая поставляет сопоставимые результаты, сравнимые с теми, что были зафиксированы в наблюдаемой рабочей системе. Если это условие выполнено, то можно сказать, что хронометраж представляет собой иллюстрацию наблюдаемой рабочей системы, то есть воспроизводим.

Эти требования важны в первую очередь для ответа на вопросы:

1.какие условия рабочей системы должны учитываться и насколько детально должны описываться этапы процесса, а также

2.какие значения времени на каждый этап процесса должны быть замерены.

При определении цели использования наряду с многократно упомянутыми возможностями (планирование, управление, контроль, определение зарплаты) следует в первую очередь установить, будет ли система хронометража оцениваться с целью определения значений планового времени или нет. Кроме того, во многих случаях хронометраж рабочего времени имеет смысл, только если исследуемый процесс организован таким образом, что в будущем он встречается при таком же способе производства, таком же методе труда и при таких же условиях труда.

При осуществлении хронометража необходимо соблюдать различные предписания, например, необходимо информировать соответствующих лиц. Далее перед проведением необходимо определиться со способом измерения времени и применяемыми приборами для измерения времени, листами хронометража. Эти вопросы на предприятии могут быть заранее решены. На этом этапе начинается подготовка листа хронометража, причем заполняется его лицевая сторона. При серийной работе на обратной стороне описываются отдельные этапы процесса, для которых в итоге должны быть определены значения времени.

Правила и требования при проведении хронометража

При проведении хронометража рабочего времени существует ряд основных правил и требований:

1.Наблюдатель должен быть достаточно квалифицированным, чтобы уметь разделить и описать процесс. Он также должен владеть техникой хронометража и в случае необходимости уметь оценить степень результативности.

2.Наблюдатель должен располагаться таким образом, чтобы оказывать как можно меньшее воздействие на наблюдаемого работника и как можно меньше мешать ему; с другой стороны, он должен иметь возможность хорошего обзора всего рабочего процесса.

.В целях обеспечения непрерывности проведения хронометража, следует, по возможности, избегать дискуссий с теми лицами, за которыми ведется наблюдение, а также с третьими лицами.

.Следует соблюдать условия коллективного договора, а в случае необходимости, и регламент предприятия в отношении информирования руководства и других производственных служб о проведении хронометража.

.Хронометраж нельзя проводить без ведома наблюдаемого работника. Поэтому работников, над которыми будет проводиться наблюдение, необходимо перед их началом поставить в известность относительно цели исследования.

.Лист хронометража является документом; поэтому в нем не должно быть исправлений; записи должны выполняться с помощью техники, не допускающей исправлений.

.Должно обеспечиваться соблюдение требований по технике безопасности.

Каждый этап процесса измерений начинается начальным и заканчивается конечным событием. Конечное событие измеряемого этапа является, одновременно, начальным событием следующего. Начальное событие каждого этапа процесса задается началом первого элемента процесса (например, этап: закрепить деталь; начальное событие: взять деталь). Конечное событие этапа процесса задается концом последнего элемента процесса (например, отпустить закрепленную деталь). Моментом измерения времени всегда является заключительное действие этапа процесса; оно характеризуется элементом процесса. Исключением из этого правила является начало хронометража, которое совпадает с начальным действием первого этапа процесса.

Если ранее результаты хронометража считывались и заносились в соответствующие листы вручную, то сегодня в тех же целях, как правило, применяются электронные приборы для измерения времени.

Различают следующие виды подобных приборов:

·приборы измерения времени, которые измеряют время исследуемых этапов процесса непосредственно во время наблюдения;

·приборы сохранения изображения, которые записывают процесс как фильм, позволяя затем обработать его и определить время.

Независимо от вида приборы должны соответствовать следующим критериям:

1.Хорошая эргономика конструкции: размер, вес, корпус, интерфейс.

2.Прибор должен способствовать концентрации наблюдателя на осуществлении его основного задания — наблюдения за процессами.

.Прибор должен обеспечивать определенный уровень точности измерений: его включение и выключение не должны влиять на точность.

Для обеспечения работы электронных приборов для измерения времени необходимо соблюдение следующих технических требований:

1.Прибор должен обеспечивать возможность работы в режиме сотых минут.

2.Объем запоминающего устройства и источник питания прибора должны позволять непрерывно проводить измерения, по крайней мере, в течение одной смены.

.Прибор должен иметь функцию предупреждения о недостатке энергии. В случае перерыва в работе прибора из-за недостатка энергии, уже полученные данные не должны быть потеряны.

.Прибор должен позволять установку и применение на рабочих местах с «вредными условиями труда» (пыль, влажность, масляная поверхность, электрические и магнитные поля, высокие и низкие температуры и др.).

Возможности прибора должны соответствовать производственным затратам, затратам на поставку. Целесообразно также наличие функций для проведения мультимоментных наблюдений и, при необходимости, анализа с помощью систем заданных значений времени.

В настоящее время наибольшее распространение получили электронные системы измерения времени. Измерение, регистрация и оценка временных данных осуществляется с помощью электронных систем, что делает возможным:

·четкое упорядочивание данных времени и результативности по этапам процессов,

·самостоятельное сохранение и подготовку этих данных в процессе оценки и при ее завершении,

·быструю промежуточную оценку (статистическая доверительная область) и графическое представление самых важных результатов уже в процессе замера,

·быструю и безошибочную оценку полученных данных по заранее заданным критериям,

·последующую поддержку при развитии системы планового времени.

Также много систем предоставляют поддержку системы хронометража распределенного времени при групповой работе, и поддержку мультимоментных наблюдений.

Техника проведения хронометража включает идентификацию следующих условий: общие требования к технике хронометража; определение точки замера; способ замера; приборы для замеров времени; определение очередности производственного процесса; работа с формуляром хронометража.

Требования к технике проведения замеров рабочего времени

Общие требования к технике проведения замеров времени заключаются в следующем:

·Наблюдатель должен обладать квалификацией;

·Расположение наблюдателя должно обеспечивать обзор, но при этом не мешать работнику;

·Избегать дискуссий с работником;

·Соблюдать установленный на предприятии регламент;

·Информировать работника о цели исследования;

·Оформлять формуляры хронометража без исправлений;

·Соблюдение техники безопасности со стороны наблюдателя;

Точкой замера времени всегда является заключительное действие измеряемого этапа процесса; оно характеризуется каким-либо элементом процесса, например, отпустить руку от детали, нажать кнопку выключателя и др.

Многообразие приборов для замеров времени представлено на схеме 2. Если ранее результаты хронометража считывались и заносились в соответствующий формуляр вручную, то сегодня в тех же целях применяются электронные приборы для измерения времени.

управление время рабочий личный

Схема 2. Приборы для замеров времени

Различают 2 способа замеров времени: по прогрессивному времени либо по единичному времени. Прогрессивное время (F) — это время от начала хронометража до конечного события отдельного этапа процесса. При единичном измерении в каждой точке замера начинается новый отсчет времени и, таким образом, каждый этап процесса измеряется отдельно.

Структура и запись данных в формуляры хронометража зависят от очередности измеряемых этапов процесса, которые подразделяют на:

) Процессы без цикличного повторения этапов; эти процессы типичны для единичного производства обычно в условиях индивидуального труда. Разделение процесса, описание его этапов, определение точек замера и учет относительного количества и параметров влияния осуществляется во время хронометража.

) Процессы с циклической очередностью этапов; после прохождения единицы изделия через все этапы (цикл) такой же процесс повторяется относительно следующей единицы. Разделение и определение моментов измерений замера осуществляется перед хронометражем.

) последовательная очередность процесса; измерения единичных значений времени проводятся сначала для всех единиц изделий на одном этапе процесса, только после этого выполняется следующий этап.

) сменяющаяся очередность процесса, когда указанные очередности этапов комбинируются. Это может происходить регулярно после определенного количества циклов (например, каждые 5 циклов), или может осуществляться нерегулярно.

Виды очередностей процесса и соответствующие им формуляры хронометража REFA представлены в таблице на cхеме 3.

Схема 3.Использование формуляров хронометража для различных очередностей процессов.

№Очередность процессаПрименениеФормуляр хронометража1Процесс без цикличных повторения этаповЕдиничное производство, индивидуальный трудZ1 Z1E2Процесс с повторением очередностей этаповСерийное производство, индивидуальный трудZ2 Z2E3Процесс с нерегулярным повторением отдельных серий этапов у одного работникаЕдиничное производство, индивидуальный трудZ1 Z1E Z2E4Процесс с равными и различными сериями этапов с участием нескольких людей или средств производстваРабота в группах, многоместная работаZ1 Z3

Пример хронометража. Проведен хронометраж замеров времени 10 циклов рабочего процесса «Деталь полностью смонтировать». Данные прогрессивного фактического времени занесены в строку F, рассчитанные данные единичного времени — в строку ti, данные степени результативности — в строку L (степень результативности). Необходимое значение времени этапа t определено по формуле:

где HM- единицы времени, равная одной сотой минуты; 100 HM= 1мин.

·Метод Парето (закон 80/20)

Закон Парето (принцип Парето), или правило 80/20 — один из наиболее распространенных способов оценки эффективности какой-либо деятельности. Его суть заключается в том, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий реализуют лишь 20%. Таким образом, можно понять, что, выбрав те оптимальные ресурсы, которые дают наибольший эффект, можно достичь высоких результатов малыми издержками. В то же время последующие усилия будут ненужными и неэффективными.

Принцип Парето оказал весомое влияние на формирование многих успешных людей: бизнесменов, изобретателей, интернет-инвесторов и прочих. В большинстве случаев именно благодаря осознанию этой простой истины этим людям удалось преобразовать наш мир в то, что он представляет сейчас.

Традиционное мировоззрение ошибочно полагает, что все факторы в нашей жизни оказывают приблизительно одинаковое влияние на изменение общего положения. Люди, для которых правило Парето не является приоритетом в принятии решений, считают, что все клиенты приносят приблизительно одинаковую прибыль, что все нанятые работники исполняют свои обязанности с одинаковой эффективностью. Они думают, что все друзья и знакомые важны в равной степени, а все дни недели приносят равные плоды. Выбирая университет, такие люди полагают, что приобретаемые знания и навыки в каждом из них одинаковы.

На самом деле закон Парето 80/20 говорит о том, что при детальном анализе причинно-следственных связей различных событий можно прийти к выводу, что меньшая часть действий оказывала наибольшее влияние на конечный результат, а остальные активности были практически бесполезными.

·АВС-анализ

анализ — метод, позволяющий классифицировать ресурсы фирмы по степени их важности. Этот анализ является одним из методов рационализации и может применяться в сфере деятельности любого предприятия.

АВС-анализ основывается на принципе дисбаланса, при проведении которого строится график зависимости совокупного эффекта от количества элементов. Такой график называется кривой Парето, кривой Лоренца или ABC-кривой. По результатам анализа ассортиментные позиции ранжируются и группируются в зависимости от размера их вклада в совокупный эффект.

Данный метод может применяться практически в любых областях деятельности.

Цель метода — ыявление проблем, подлежащих первоочередному решению, путем определения их приоритетности.

Суть метода:

АВС-анализ основан на делении определенной совокупности проблем (объектов анализа) по удельному весу каждой группы, определяемому по тому или иному выбранному показателю.

АВС-анализ позволяет установить основные проблемы, с которых нужно начинать действовать.

АВС-анализ базируется на принципе Парето, который означает, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата.

План действий:

. Определить проблему, которую надлежит решить.

. Учесть все факторы (признаки), относящиеся к исследуемой проблеме.

. Выявить первопричины, которые создают наибольшие трудности, собрать по ним данные и проранжировать их.

. Построить диаграмму Парето, которая представит фактическое положение дел в понятной и наглядной форме 2.

. Провести АВС-анализ диаграммы Парето.

Особенности метода:

Наиболее распространенным методом анализа для выявления результатов деятельности и причин возникновения проблем является метод АВС-анализа, одним из вариантов графической интерпретации которого служит диаграмма Парето.

В литературе приводятся примеры проведения АВС-анализа по показателям оборота, прибыли, трудоемкости, расходов на материалы, и даже по таким параметрам, как помехозащищенность, быстродействие, потребляемая мощность и т. д.

Число групп при проведении АВС-анализа может быть любым, но наибольшее распространение получило деление рассматриваемой совокупности на три группы: А, В и С (75:20:5), чем и обусловлено название метода (ABC-Analysis).

Группа А — незначительное число объектов с высоким уровнем удельного веса по выбранному показателю.

Группа В — среднее число объектов со средним уровнем удельного веса по выбранному показателю.

Группа С — большое число объектов с незначительной величиной удельного веса по выбранному показателю.

Экономический смысл исследований в рамках АВС-анализа сводится к тому, что максимальный эффект достигается при решении задач, относящихся к группе А.

Графическая интерпретация метода АВС-анализа

Дополнительная информация:

. Старайтесь достичь высоких результатов лишь по нескольким направлениям, а не повышать показатели по всем направлениям сразу.

. Сосредоточьте внимание только на ресурсах, приносящих наибольшую прибыль, не пытайтесь повысить эффективность всех ресурсов сразу.

Достоинства метода:

Простота, наглядность и точность АВС-анализа позволяет правильно выявить основные проблемы для их эффективного разрешения.

АВС-анализ диаграммы Парето может быть довольно легко автоматизирован.

Недостатки метода:

При построении сложной, не всегда четко структурированной диаграммы возможны неправильные выводы.

Ожидаемый результат:

Принятие решения на основании АВС-анализа.

Сравнивая диаграммы, построенные до и после разрешения проблем, оценивают эффективность принятых мер.

Заключение

Обратите внимание на что Вы тратите личное время — семья, работа, отдых…

В течение дня человек выполняет самые разные дела:

одни необходимы — сон, еда…

другие должны быть выполнены — работа, переезды…

третьи хочется делать — спорт, хобби, прогулки…

У каждого дела есть свой приоритет.

Приоритет — значимость элементов некоторого множества относительно друг друга по определенному критерию.

Причем люди расставляют приоритеты одним и тем же делам по-разному. Это происходит потому, что у людей разные цели, а дела — это средства их достижения. Чем выше приоритет дела, тем оно полезнее для достижения одной цели. Но для достижения другой цели оно может быть менее полезно, поэтому его приоритет будет ниже.

Со временем приоритеты меняются и это нормально. Даже правильнее — необходимо, потому что человек живет в динамичной окружающей среде. Нужно изменять свои приоритеты, чтобы не упустить новые возможности, появляющиеся каждый день.

Главное понимать, на какие дела нужно тратить больше времени, а на какие — меньше.

Для этого необходимо проанализировать, на какие дела тратится ценное личное время и какова их полезность.

Список использованной литературы

1.Управление временем. Режим доступа: <http://ru.wikipedia.org/wiki/управление_временем>.

.Глеб Архангельский Время на отдых: Для тех, кто много работает. — М.: Альпина Паблишер, 2013. — 185 с.

.Глеб Архангельский, Марианна Лукашенко, Татьяна Телегина, Сергей Бехтеров Тайм-менеджмент. Полный курс. — М.: «Альпина Паблишер», 2012. — 312 с.

.Александр Горбачев Тайм-менеджмент в два счета. — С-Пб.: «Питер», 2009. — 256 с.

.Тайм-менеджмент: начни с себя. Журнал «Кадровое дело» № 7, 2005 г.

Теги:
Технологии управления личным временем
Реферат
Менеджмент

Источник

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ – ТЕХНОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Авторы
Руководители
Файлы работы
Наградные документы

Титаренко А.С. 1Шамина Д.М. 1

Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке «Файлы работы» в формате PDF

Введение

Кто выиграл время, тот выиграл все.

Ж. Мольер

Тайм-менеджмент — это технология организациивремени и повышения эффективности егоиспользования. Это стиль жизни, позволяющий комфортно распоряжаться ценным временным ресурсом в стремительном потоке информации.

Актуальность данного исследования заключается в том, что расстановка целей по приоритетам поможет организовать не только время, но и жизнь в целом. Ведь порой сложнее всего сделать именно этот первый шаг — понять свои стремления и сформулировать жизненные планы. Приоритетность той или иной цели определяет количество времени, которое ей уделяется. Благодаря оценке значимости дел можно выделить поглотители времени — занятия, которые отвлекают от поставленной цели, не имеют ничего общего с жизненным планом — и без сожаления отказаться от них.

Цель исследования: оценить значение тайм-менеджмента в современной жизни, чтобы подчинить сначала минуты , а потом и всю жизнь истинным целям человека.

Задачи исследования:

Рассмотреть особенности методик тайм-менеджмента в научной литературе;
Опробовать некоторые методики тайм-менеджмента на себе и выбранном круге знакомых;
Составить пресс-релиз по использованию методик тайм-менеджмента для школьного сайта.

Объект исследования: методики тайм – менеджмента.

Предмет исследования: использование методик тайм-менеджмента в собственной жизни

Исходя из целей и задач нами выдвигается следующая гипотеза: использование методик тайм — менеджмента позволяет значительно экономить время и повысить коэффициент использования рабочего времени.

В работе использовались следующие методы и приемы: анкетирование, анализ литературных источников, проведение статистических вычислений.

Историография исследования включает в себя работы, исследования и подходы отечественных авторов Г.Х. Попова, А.К. Гастева и П.М. Керженцева и зарубежных специалистов – Л. Зайверта (Германия), Ст. Кови, П. Дойля (США), Б. Санто (Венгрия). Благодаря работам этих и других авторов, тайм-менеджмент к концу 60-х гг. ХХ века оформился в самостоятельную дисциплину, которая включает в себя набор систем и технологий по планированию и организации времени.

Практическая значимость работы заключается в том, что позволяет не только представить результаты исследования на классных часах, но и использовать их на протяжении всей жизни.

Глава I. Исторические аспекты возникновения технологии тайм-менеджмента

Если говорить об идее управления временем, то, возможно, она существует ровно столько, сколько существует человечество. Проблема времени находится под пристальным вниманием пытливого человеческого ума на протяжении всей истории. Что такое время? Существует ли оно объективно? Куда оно течёт? На эти вопросы, составляющие главную сложность проблемы, пытались и пытаются найти ответы представители различных областей знания. Одни мыслители оставили после себя системы, в которых время рассматривалось или как вещь в себе, или как форма человеческого разума. Другие рассматривали время как основную форму движущейся материи, в котором существует и сам познающий субъект – человек.

Так еще в самом начале нашей эры, в 50-м году от Р. X., научные работники, – а Сенеку можно вполне считать научным работником, – вели счет своему времени и старались экономить его. Древние философы первыми поняли ценность времени – они наверняка еще до Сенеки пробовали как-то обуздать время, приручить, понять его природу, ибо и тогда оно угнетало людей своей быстротечностью. Согласно одним взглядам, время, как объект, не существует, а согласно другим, время, как объект с определёнными физическими свойствами, находится вне субъекта в виде текущих изменений внешнего мира. Вряд ли будет правильно усматривать в этих выводах намеренное сведение проблемы времени к известным и так называемым субъективистским подходам. Скорее наоборот, следует думать, что проблема времени своей парадоксальностью приводит исследователей к тому, что она во многом связана со временем в психике самого человека. Согласно полученным данным, каждый человек обладает набором собственных временных свойств, которые открываются ему в реально переживаемой длительности.

Таким образом, субъективно кажущиеся свойства времени, относимые теми или иными исследователями то во внешний мир, то приписываемые собственному разуму, выводились на основе их личного отношения к непосредственно переживаемому собственному времени. Последнее утверждение позволяет подойти к проблеме времени с позиций человеческого бытия, т.е. время, как реальность, существует для каждого человека в виде непосредственно переживаемой длительности в пределах его собственного настоящего. Проблема постановки целей, выбора приоритетов в делах, и разумного использования времени человеком была поставлена достаточно давно. Одним из первых этот вопрос поднял римский философ Луцилий Сенека. Он утверждал: «Когда я не знаю, на какую гавань мне нужно держать курс, тогда ни один ветер не будет для меня попутным». В своих «Письмах к Луцилию» он призывал своего друга «беречь и копить время, которое прежде отнимали или крали, которое зря проходило».

Английский ученый, политик и философ Фрэнсис Бэкон писал: «Выбирать время правильно – значит владеть жизнью. Несвоевременность гибельна». Стоит отметить систему управления личным временем Бенджамина Франклина, основу которой составляет выбор долгосрочных и краткосрочных целей, без чего невозможно представить современный тайм-менеджмент.Полезные советы в этой области не были сведены к серьезному теоретическому обобщению – того и не требовалось на данном витке развития, так как обществу со сравнительной стабильностью в социальных процессах и высокой зависимостью личности от социума и его ритмов было достаточно отдельных рекомендаций. Но, начиная с первых десятилетий ХХ века, системные методы повышения качества и уровня труда отдельного работника стали одним из ключевых направлений, влияющих на повышение эффективности производства.

Глава II. Эволюция теории об эффективной организации времени в ХХ веке

2.1 Развитие теории в западном менеджменте

Все более популярным вариантом социологического мышления становится теория рационального выбора, которую предложил американский социолог Дж. Коулмен. Он отрицает понятие системы. Главное внимание сосредоточивается на понятиях ресурсов и мобилизации. Совместно с М. Крозье Дж. Коулмен разработали теорию социального действия в рамках организации и подчеркивали значение не столько идей, сколько различных стратегий при изучении процесса принятия решений и выявления их эффективности. Это можно отнести и к эволюции изучения системы эффективной организации времени. Для большей конкретики следует рассматривать идею с момента появления термина «менеджмент» (в его современном смысле – как научно обоснованной профессиональной управленческой деятельности) и собственно устойчивого терминологического сочетания «timemanagement» (навыки менеджера по управлению временем). Можно выделить три основных этапа развития тайм-менеджмента. Основоположники научной организации труда на Западе в своих работах основное внимание уделяют эффективности именно физического, нежели умственного труда работника. Если попытаться здесь выделить общую тенденцию в характере отношения к персоналу, то работник воспринимается как пассивный объект, образ действия которого подлежит анализу извне, нормированию и моделированию. Тейлор считал, что в западном обществе (в начале XX века) сформировался своего рода стереотип «работы с прохладцей», когда работники в силу естественной склонности («природной лени») человека, а также в силу сложившейся культурной традиции «круговой поруки» нарочно замедляют темп работы. При этом Тейлор критически относился к «потогонным системам» организации труда, предъявляющим к работнику необоснованные требования относительно скорости и производительности работы. «Золотая середина» между «потогонными системами» и «природной ленью» заключается, по мнению Тейлора, именно в методах научного управления производством, в обязательном порядке включающих и такое важное направление, как управление временем (вторая глава книги Тейлора содержит много примеров настоящего ТМ-реинжиниринга). Для темы нашей работы среди достижений Ф.У. Тейлора, А. Файоля, Г. Форда, Ф. и Л. Гилбрет, Г. Ганта, Г. Эмерсона и других классиков научной организации труда основное значение состоит в формулировании главных принципов повышения производительности труда, которые можно применять в деятельности современных организаций с целью повышения личной эффективности руководителей и специалистов.

Создатели школы считали, что, используя наблюдения, замеры, логику и анализ, можно усовершенствовать многие операции научного труд. Значительное распространение в конце ХХ века получили теории нового институциализма. Но особенно привлекательными для новейших концепций социологии становятся идеи человека как активного социального субъекта, под влиянием которого осуществляется преобразования как в макро-, так и в микроэкономическом плане. Рассмотрение проблемы эффективной организации времени индивида в данном аспекте становится наиболее актуальным.

Школа научного управления выступала за отделение управленческих функций обдумывания и планирования от фактического выполнения работы. Работа по управлению – это определенная специальность, и организация в целом выиграет, если каждая группа работников сосредоточится на том, что она делает успешнее всего. В частности, одним из базовых является сформулированное Ф.У. Тейлором положение, согласно которому традиционные и интуитивно сложившиеся приемы и методы работы должны заменяться новыми, разработанными на научных основаниях и централизованно внедряемыми администрацией предприятия.

Более близок к современной интерпретации функций и целей теории организации времени был французский ученый Анри Файоль, который в 1916 г. в своей работе «Общее и промышленное управление» отмечал значимость последовательности в выполнении функций рабочего процесса в любом объекте, будь то национальная экономика, отрасль или предприятие. А. Файоль одним из первых ввел такие понятия, как «стратегическое планирование», «оперативное планирование» и «ресурс времени».

Итак, подход классиков школы научного управления, в котором подчеркивалась мысль о необходимости рассматривать проблемы личной эффективности работника на уровне управления предприятием в целом, исключающая стихийность и интуитивный метод, можно считать актуальной и для нашего времени, когда возрастает удельная доля умственного, творческого и управленческого труда в конечном продукте организации.

2.2 Развитие теории в отечественной науке

Тайм-менеджмент обычно воспринимается современными менеджерами как чисто западная технология. Между тем, отечественная научная школа организации труда и организации личного времени имеет ряд собственных достижений, полученных независимо от западной науки, причем иногда не имеющей в ней аналогов.

Алексей Капитонович Гастев, директор Центрального института труда (ЦИТ), был лично знаком и состоял в переписке с Генри Фордом. Идеи Форда и Тейлора были для него весьма значимы. Но некоторые из его разработок позволили одному из «отцов» научного менеджмента Ф. Гилберу, тот, ознакомившись с публикациями ЦИТ, заявить: «Русские глубже нас входят в НОТ».

Подход А.К. Гастева к оценке роли работника в повышении его личной эффективности можно оценить как противоположный тейлоровскому. Опишем несколько наиболее интересных для нас концепций Гастева.

Идея «узкой базы» неправильно понятая и разгромленная современниками, становится неожиданно актуальной в наши дни благодаря повышению роли личности, ее творческого и умственного труда в эффективности работы предприятия. В отличие от Тейлора, акцентировавшего внимание на системе и организации, и Форда, совершенствовавшего технику производства, Гастев фиксировал основное внимание на человеческом факторе, а его ведущей роли в общей эффективности. Отсюда рассмотрение организационной эффективности в целом начинается у Гастева с личной эффективности отдельного человека на его рабочем месте. Это и есть методология «узкой базы».

При этом в отличие от классиков научного менеджмента Гастев рассматривал рабочего как активный источник совершенствования приемов работы. Это выразилось в его концепции трудовой установки. Алексей Капитонович читал совершенно необходимой «прививку определенной организационно-трудовой бациллы» каждому рабочему, каждому участнику производства «Да, – отмечал Гастев, – Тейлор создал инструкционную карточку, но ни он, ни Гилберт не создали методики, которая «заражала бы массы», заставляла бы их проявлять их непрерывную инициативу».

Таким образом, если Ф. Тейлор и Г. Форд и другие западные деятели НОТ решали возникающие в ее рамках проблемы методами, носившими преимущественно технико-технологический и узко административный характер, то А.К. Гастев и его коллеги выступали за новую культуру труда, которая была бы достойна «грядущей электрификации».

В отличие от Тейлора и Форда, которые сосредоточили основное внимание на вопросах организации работы цеха и предприятия, ЦИТ во главу угла поставил отдельное рабочее место. Только на базе радикальной реконструкции этой первичной клеточки предприятия ЦИТ идет дальше и строит свою модель рациональной организации цеха, предприятия и других образований более высоких уровней иерархии. Схема научного поиска выстраивается в таком порядке: от микроанализа движений, приемов, операций, осуществляемых работником на рабочем месте, к макроанализу предприятия в целом. Такая схема получила название методологии «узкой базы», суть которой заключалась в том, что всю работу по научной организации труда и управления следует начинать с упорядочения труда отдельного человека, кем бы он ни был – исполнителем или руководителем.

С выработкой мышления, направленного на эффективность, связана третья важная для нас идея А.К. Гастева – его представления о роли стандартизации в повышении не только «механической», но и «творческой» эффективности. Стандартизация действий, наработка автоматизма способствуют тому, что «нервная энергия будет освобождаться для все новых и новых инициативных стимулов», увеличивая «мощь данного индивида до беспредельности».

Таким образом, Гастев одним из первых опроверг одно из наиболее распространенных возражений против научной организации личной работы: ее якобы несовместимость с творческим мышлением.

Можно сделать вывод, что А.К. Гастев впервые поставил новую задачу в организации труда, ставя вопрос не просто о внешнем изменении приемов работы, но о перестраивании мышления трудящегося, о выработке его отношения к труду, прежде всего, направленного на эффективность, не удовлетворяющегося достигнутым уровнем производительности. Эта идея получила дальнейшее развитие в работах отечественных исследователей процесса организации личного времени 60-х-70-х гг. ХХ века.

Значительным достижением отечественной школы организации времени можно считать обоснование Гастевым положительной роли механизации и стандартизации рутинных операций в повышении эффективности именно умственного труда. Алексей Капитонович опроверг бытующий в то время стереотип против научной организации личной работы, как якобы несовместимой с творческим мышлением.

Новым в отечественной теории организации труда было то, что П.М. Керженцев рассматривал время и научную организацию труда в широком общественном и экономическом контексте. Керженцев создал и возглавил Лигу «Время», тем самым, вовлекая широкую общественность в реализацию программы рационального использования времени.

Первое инициативное собрание активистов Лиги «Время», прошло через несколько дней после выхода этой статьи, на нем присутствовало около 400 человек. Без всякого государственного вмешательства люди организовали ячейки Лиги «Времени», писали статьи, «заражали» окружающих идеей разумного отношения к времени. Практически во всех газетах скоро появились разделы «Борьба за время».

Лига «Время», как и большинство организаций, связанных с научной организацией труда, была закрыта параллельно со свертыванием НЭПа (новой экономической политики). Но новый опыт деятельности Лиги показал, что ставить задачу борьбы за время в масштабах общества и государства возможно.

П.М. Керженцев, в отличие от А.К. Гастева, в своих работах уделял внимание именно борьбе за время, а не научной организации труда вообще. Керженцев широко использует представление о времени, как о ресурсе, который «может непроизводительно расходоваться в народном хозяйстве, который можно более или менее рационально распределять, которому можно вести правильный и точный учет, нормировать его расходы, установить своеобразную бухгалтерскую книгу для учета».

Несмотря на наличие предпосылок возникновения тайм-менеджмента, заключающихся в исследовании и введении новых направлений в персональной организации труда, целостной системы в это время так и не сложилось. Также аспект связи личной эффективности и эффективности организации был лишь затронут, но не проработан.

2.3 Современный тайм-менеджмент

В предыдущих разделах мы говорили о тайм-менеджменте как об одной из методик, помогающих руководителю быть более эффективным, которая носила в основном технический характер. Следующий этап в развитии технологий повышения личной эффективности можно выделить по признаку превращения тайм-менеджмента из служебной технологии в комплексную дисциплину, которая становится основой личной работы, личной эффективности и личной стратегии менеджера. Если провести хронологические рамки этого этапа, то начало его можно отнести к 90-м гг. ХХ века, когда в технологиях управления личным временем появляется мощный психологический, мировоззренческий пласт.

Как социальная практика и одно из важнейших направлений бизнес-консультирования, тайм-менеджмент гораздо больше развит на Западе, чем в России. Существуют не только отдельные консультанты, но и целые консалтинговые организации, специализирующиеся на ТМ, включая некоторые его весьма экзотические разновидности. В качестве примера использования тайм-менеджмента в современном западном бизнес-консультировании можно привести вышедший в 1990 году бестселлер Стивена Кови «7 привычек высокоэффективных людей». Кови предлагает в своей книге целостную концепцию достижения личностной зрелости (maturity), которая достигается как бы в два этапа: от зависимости к независимости («личная победа»), от независимости – к сознательной взаимозависимости («общественная победа»). Привычка (habit) определяется как единство знаний, навыков и стремлений, способствующее достижению личностной зрелости и высокой эффективности человека.

Рассматривая «матрицу Эйзенхауэра», стандартный инструмент для выделения приоритетов, Кови считает, что главной индивидуальной задачей тайм-менеджмента должна стать «борьба за второй квадрат» матрицы (второй квадрат: «дела важные, но не срочные»). Именно характерные для «второго квадрата» виды активности «делают человека человеком», раскрывая его внутренний потенциал, позволяя устанавливать прочные отношения и достигать важнейших целей своей жизни («результаты»).

Активность, локализованная в других квадратах, приводит либо к тому, что человек вечно занят «чужими делами», либо к серьезным психологическим проблемам (постоянным стрессам, «выгоранию» и др.). Постоянное давление срочности и / или «мелочная суета» (постоянная занятость неважными делами) также лишают человека возможности полноценного и глубокого общения с другими людьми.

Используя методологию Кови, можно предложить шесть принципов построения системы тайм-менеджмента, помогающих в «борьбе за второй квадрат»:

1) когерентность (согласованность) – взаимосвязанность, единство всех элементов индивидуальной системы ТМ (по Кови: единство между видением и миссией, ролями и целями, приоритетами и планами, желаниями и дисциплиной);

2) сбалансированность – под «балансом» в данном случае понимается гармоничное распределение времени таким образом, чтобы его было достаточно на достижение важных целей в различных сферах жизнедеятельности (семья, работа, здоровье и т.д.);

3) сосредоточенность – необходимо постоянно помнить о ключевом значении видов активности «второго квадрата» для своей жизни и концентрироваться в первую очередь именно на таких делах. Для этого Кови предлагает основное внимание уделять не ежедневному планированию (что характерно для тайм-менеджмента третьей «волны»), а недельному. Недельное планирование позволяет резервировать достаточно большие отрезки времени (полдня – день) для важных, но не срочных дел;

4) человечность – в отношениях с другими людьми тайм-менеджмент третьей «волны» ориентирован на «точность» в расписании и субординацию. Для тайм-менеджмента четвертого поколения «эффективность» гораздо важнее, чем соблюдение «ритуалов». Если ваше общение с человеком вышло за установленные расписанием рамки, но при этом помогает установлению глубоких и полноценных отношений, не следует испытывать чувство вины;

5) гибкость – ваши планы являются вашими слугами, но не господами! Планы должны быть удобными для вас, соответствуя вашим привычкам, стилю работы и т.п. В случае необходимости вы можете легко изменить запланированное;

6) компактность – ваши инструменты для планирования и контроля времени (например, органайзер) должны быть максимально компактными и удобными для работы в любых «полевых» условиях. Подобная портативность поможет вам не потерять ни одной важной идеи, вовремя зафиксировав ее.

Система тайм-менеджмента по Кови состоит из двух разделов: стратегическое долгосрочное планирование и недельное краткосрочное планирование. Долгосрочное планирование разворачивается в следующую цепочку: индивидуальная «миссия» личности – роли – цели. Краткосрочное планирование представлено таким образом: актуальные роли – задачи – недельный план – ежедневное выполнение плана и делегированиеПомимо Стивена Кови в конце ХХ и начале ХХI века существенный вклад в развитие западного тайм-менеджмента внесли такие авторы, как Б. Трейси, Р.Э. Диттмер, А. Лайкен, Дж. Смит, Дж. Ягер, С. Прентис и ряд других консультантов и исследователей в области личной организации времени. Можно определить, что для современного зарубежного тайм-менеджмента характерны три тенденции: 1) «гуманизация»; 2) дифференциация; 3) компьютеризация. «Гуманизация» означает приоритетность именно индивидуального тайм-менеджмента, связанного с личностным ростом и самосовершенствованием, и в определенной мере отторжение ролевого и социального тайм-менеджмента. Если ролевой и социальный тайм-менеджмент являются средством адаптировать человека к внешнему времени (времени организационных и технологических процессов), то индивидуальный тайм-менеджмент нацелен на постижение и овладение своим внутренним временем. Главным аспектом внутреннего времени является личностное самоопределение: четкое понимание своих жизненных ценностей и сознательный выбор достойных и масштабных жизненных целей. Таким образом, гуманизация тайм-менеджмента означает его психологизацию – серьезное сближение с психологией личностного самопознания, развития и самосовершенствования, с различными духовными практиками.

2.4 Управление рабочим временем

Рабочее время — время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвящённое выполнению прямых служебных обязанностей. Реально рабочим временем считается время, отмеченное в табеле, то есть в документе учета времени нахождения на работе.

Анализ использования рабочего времени:

Коэффициент использования рабочего времени

К_э = (Ф — Р)/Ф = 1 — Р/Ф,

где Ф — фонд рабочего времени, мин;

Р — регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

Коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников

К_п = П_з/Ф,

где П_з — потери рабочего времени, зависящие от работника, мин.

Коэффициент потерь рабочего времени, которые обусловлены организационно-техническими причинами и не зависят от работника

К_п = П_о/Ф,

где П_о — потери по организационно-техническим причинам, не зависящие от работников, мин.

Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные потребности работников

К_ол = ОЛ/Ф,

где ОЛ — затраты времени работника на личные потребности (обеденный перерыв, производственная гимнастика, гигиена и т. п.), мин.

2.5 Методики тайм-менеджмента

1. Метод «Помидора»

Метод «Помидора» — техника управления временем, предложенная Франческо Чирилло в конце 1980-х. Техника предполагает разбиение задач на 25-минутные периоды, называемые «помидоры», сопровождаемые короткими перерывами.

Базовые принципы:

Определиться с задачей, которую нужно выполнить
Поставить помидор (таймер) на 25 мин
Работать, ни на что не отвлекаясь, пока таймер не прозвонит
Сделать короткий перерыв (3–5 мин)

После каждого 4-го «помидора» сделать длинный перерыв (15–30 мин)

2.Метод «Хронометраж»

Хронометраж — метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий.

Задачи:

определить, на что тратится ваше время;
выявить «поглотителей времени»;
изыскать резервы времени;
выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

Принципы:

Принципы проведения хронометража просты, но не каждый может его вести в силу индивидуальных особенностей. Рекомендуется записывать все свои действия с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы двух недель. Наиболее простой способ вести хронометраж — фиксировать начало и окончание любого дела. Пример:

9:00 — 9:15 — сел работать, проверил email;
9:15 — 9:35 — выпил кофе;
9:35 — 9:45 — поговорил с Сидоровым, обсудили внешние данные нового секретаря;
11:15 — вернулся к отчету и т. д.

Можно также фиксировать количество потраченного на каждое действие времени и добавлять комментарии, показывающие, насколько рационально было потрачено время.

Способы вести хронометраж

Бумажный метод. Подразумевает фиксацию всех затрат времени в течение дня в блокноте, записной книжке или на специально подготовленных бланках (отдельные листы легко теряются). Глеб Архангельский, эксперт в области управления временем, рекомендует на начальном этапе использовать именно этот способ, так как при копьютеризации хронометража основная часть делается по памяти, информация теряется, а точность и правдивость данных существенно снижаются.
Мобильный метод — хронометраж с помощью различных приложений для мобильных телефонов.
Метод диктофона. Когда мы переключаемся на новое дело, то делаем голосовую запись. Вечером подводим итоги на бумаге.
Удалённый метод — предустановленное ПО формирует графический отчёт о затратах.

Online-метод — используя веб-браузер подключаетесь к веб-ресурсу, содержащему online-сервис для хронометража. Такой способ позволяет вести хронометраж из любого места, где есть Интернет, и с помощью любого устройства, где установлен браузера

3. Матрица Эйзенхауэра:

Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.
Как использовать эту матрицу? Просто распределить туда дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью.
Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.
Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.
Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.
Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете (смотри Пустота). Ваш выбор?
Важно: многие начинают заниматься не тем делом, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория важно, но не срочно) и отдохнуть качественно.
Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можно собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!

Глава III. Практическая часть

3.1 Анкетирование

Цель: определить необходимость использования методик тайм-менеджмента

Респонденты: учащиеся девятых классов МБОУ СОШ №39, всего 60 человек.

Контрольные вопросы:

Успеваете ли вы всегда выполнить намеченное на день?
Что мешает вам выполнить поставленные задачи?
Что, по вашему мнению, необходимо для того, чтобы все успеть?

Оценка результатов:

1. 68% опрошенных ответили: «Нет», 15% опрошенных ответили «Не всегда» и только 17% опрошенных утверждают, что всегда выполняют намеченное на день; (Приложение 1)

2. Самым популярным ответом являются слова о том, что не хватает времени; (Приложение 2)

3. 89% опрошенных ответили: «Планировать свое время»; 7% опрошенных ответили: «Уменьшить количество дел», 4% ответили: «Нет ответа». (Приложение 3)

Таким образом, результаты анкетирования показывают необходимость применения методик тайм-менеджмента.

3.2 Пресс-релиз

Для темы пресс-релиза, размещенного на сайте МБОУ СОШ №39 нами была выбрана методика «Матрица Эйзенхауэра», т.к эта методика наиболее простая и приемлемая для учеников. (Приложение 4)

3.3 Практическое применение метода «Помидор»

Задача: выполнение домашнего задания (математика, русский язык, история)

Без использования метода «Помидор» коэффициент использования рабочего времени составляет:

К_э = (Ф — Р)/Ф = 1 — Р/Ф,

где Ф — фонд рабочего времени, мин;

Р — регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

К_э= (180 — 60)/180 = 0,66

С использованием метода «Помидор» коэффициент использования рабочего времени составляет:

К_э= (180 — 30)/180 = 0,83

Таким образом, использование методик тайм-менеджмента позволяет увеличить коэффициент рабочего времени.

Заключение

Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если человек намерен повысить свою производительность, твердо нужно решить сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного труда.

Данное исследование позволяет сделать следующие выводы:

Сегодня очень популярны методики тайм-менеджмента. Каждый грамотный человек должен знать о существующих технологиях, т.к. они призваны улучшить жизнь человека. В работе представлен историографический обзор по выдвинутой проблеме и освещены особенности методик тайм-менеджмента в научной литературе;
Составлен пресс-релиз для размещения на сайте МБОУ СОШ №39, в котором описана методика тайм-менеджмента «Матрица Эйзенхауэра, с целью ознакомления всех тех, кто заинтересован; рассмотрены основные причины, приводящие к потерям времени, которые благодаря систематическому использованию методик тайм-менеджмента можно ликвидировать.
Выбранные методики были успешно опробованы и позволили, посредством математических вычислений сделать вывод о том, что использование методик тайм — менеджмента позволяет значительно экономить время и повысить коэффициент использования рабочего времени, что подтверждает выдвинутую гипотезу.

Библиографический список

1. Адамс Б. Время: секреты управления. – М.: АСТ Астрель, 2004. – 304 с.

2. Азарова О.Н. Тайм-менеджмент за 30 минут. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2007г. – 160 с.

3. Аллен Д. Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. – М.: Вильямс, 2007г. – 368 с.

4. Андриенко Е.В. Социальная психология / Е.В. Андриенко. – М.: Издательский центр Академия, 2002г. – 264 с.

5. Друкер П. Задачи менеджмента в ХХI веке. – М.: Вильямс, 2000г. – 272 с.

6. Друкер П. Эффективное управление / П. Друкер. – пер. с англ. – М.: Гранд, 2002г. – 272 с.

7. Зайверт Л. Ваше время в ваших руках: советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время. – М.: Интэрэксперт, 1995г. – 208 с.

8. Захаренко Г.В. Тайм-менеджмент. – СПб.: Питер, 2004г. – 128 с.

9. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. – СПб.: Питер, 2003г. – 455 с.

10. Калинин С.И. Тайм-менеджмент: практикум по управлению временем. – СПб.: Речь, 2006г. – 341 с.

11. Керженцев П.М. Борьба за время. – М.: Экономика, 1965г. – с. 280

12. Кинан К. Управление временем. – М.: Эксмо, 2006г. – 80 с.

13. Кови С. Семь навыков высокоэффективных людей. – М.: Омега-Л, 2005г. – 114 с.

14. Ягер Д. Творческое управление временем в новом веке. – М.: Альпина-паблишер, 2005г. – 174 с.

Электронные источники:

1. Глеб Архангельский: «Тайм-менеджмент предоставляет возможность выделить время на главное в жизни». – Режим доступа: http://www.ubo.ru/articles/?cat=118&pub=1037

2. Корпоративный тайм-менеджмент . http://www.cfin.ru/management/people/corp_tm.shtml

Необходимость внедрения тайм-менеджмента.

http://www.megap.ru/site.aspx?STID=293100&SECTIONID=423099&IID=430737

3. Тайм-менеджмент: время назад. http://rusabout.ruwww.financialfamily.ru/index.php?s_id=articles&e_id=413

4. Тайм-менеджмент как инструмент развития фирмы http://www.b-seminar.ru/article/show/65.htm

5. Четыре принципа эффективного тайм-менеджмента.

http://www.ubo.ru/articles/?cat=118&pub=2617&srb=1

http://ru.wikipedia.org/wiki/ Тайм-менеджмент

http://www.cfin.ru/management/people/corp_tm.shtml

6. Психология успеха. http://psyfactor.org

7. Кох Р. Закон Парето или Принцип http://www.arbuz.uz/t_pareto.html

ПРИЛОЖЕНИЕ

Вопрос 1:

Успеваете ли вы всегда выполнить намеченное на день?

Приложение 1

Вопрос 2:

Что мешает вам выполнить поставленные задачи?

Приложение 2

Вопрос 3:

Что, по вашему мнению, необходимо для того, чтобы все успеть?

Приложение 3

Матрица Эйзенхауэра

	Важные	Не важные
Срочные	Приготовиться к уроку сольфеджио.	Сделать уборку. Дочитать книгу. Приготовить подарок на День Рождение друга.
Не срочные	Сделать реферат по географии. Закончить проект по технологии. Выучить пьесу на гитаре.	Посмотреть фильм. Почитать журнал. Проверить почту. Погулять с друзьями. Сходить на экскурсию. Устроить вечеринку.

Приложение 4

Просмотров работы: 17658

Источник

В современном мире время становится самым важным и дорогим ресурсом. Причем ресурсом весьма специфическим, так как время невозможно вернуть назад. Также, не стоит забывать, что время-величина постоянная, и каждый человек наделен им в равной мере, 24 часа в сутках, и не секундой больше.

Содержание

Введение
Глава 1. Теоретические аспекты рационального использования времени в организации
1.1. Тайм-менеджмент как система управления временем, причины дефицита времени
1.2. Основные правила управления временем в тайм-менеджменте
1.3. Анализ использования временного ресурса
1.4. Мероприятия, помогающие в рационализации использования времени
Глава 2. Тайм-менеджмент в масштабах организации на примере ООО «Биоквант»
2.1. Общая характеристика предприятия
2.2. Решение проблем компании ООО «Биоквант» с помощью современных технологий
Заключение
Список использованных источников

Введение

Нехватка времени — это важный вопрос, который беспокоит многих. Всегда хочется сделать гораздо больше дел, чем получается из-за сумасшедшего ритма жизни и чрезмерной загруженности. В итоге дела постоянно накапливаются и потом всё сложнее становится с ними разобраться. Ведь не каждый умеет правильно расставить приоритеты и определить, какие вопросы являются первоочередными — все они представляются существенными и неотложными. Для решения этой проблемы нужно уметь грамотно управлять своим временем. Навыки тайм-менеджмента позволят решить эту проблему.

Думаю, каждый человек не зависимо от своего социального статуса, будь то руководитель крупной организации или простой студент, сталкивался с проблемой нехватки времени. Нерешенные вопросы, требующие нашего вмешательства все больше и больше грозятся сойти на нас лавиной неприятностей.

Все это очень сильно давит на нас морально, в таких стрессовых ситуациях даже небольшая неприятность может способствовать расстройству психики. Ведь именно от сюда вытекают все конфликтные ситуации в социуме. Наше спасение в специальных методиках управлением временем, именуемых тайм-менеджментом.

Такие приемы используются для помощи в управлении самим собой, организации, группой людей для более рационального использования времени в процессе решения какой- либо задачи.

Как уже говорилось ранее, данный вопрос важен как для руководителей предприятий, так и для любого человека, именно поэтому тема «Тайм- менеджмент – искусство планирования и управления рабочим временем руководителя» так актуальна в наши дни.

Цель работы- показать все способы рационального использования времени, а также выяснить, какие современные инструменты могут спланировать рабочий день руководителя.

Основные задачи: выявить основные этапы тайм-менеджмента; разобраться, на что уходит время руководителя, и на конкретном примере показать внедрение современной системы управления временем в организацию.

Глава 1. Теоретические аспекты рационального использования времени в организации

1.1. Тайм-менеджмент как система управления временем, причины дефицита времени

Тайм-менеджмент представляет собой управление временем своей жизни. При этом правильное распоряжение им повышает его эффективность и продуктивность. Система по урегулированию отношений со временем первоначально может показаться несложной, поскольку большинство её инструментов известны многим. Но на самом деле используют их далеко не все. Такие важные этапы, как определение целей и приоритетов, планирование личного времени, поиск мотиваций, анализ потраченного времени упускаются из вида.

Тайм-менеджмент учит тому, что нужно уметь находить резервы времени, вступая в борьбу с его поглотителями. С развитием информационных технологий, расхитителей времени стало гораздо больше. Это электронная почта, социальные сети, развлекательные ресурсы в Интернете, аська, скайп, онлайн-игры, видео сервисы и многое другое. Компьютер всегда отнимает много времени, только ощущается и осознаётся это не сразу. Привычный музыкальный фон, любимое радио и включённый на заднем плане телевизор также отвлекают от выполнения дел.

Отказываться от этого совершенно не стоит, ведь всё это является реальностью нынешнего времени. Нужно просто научиться управлять привязанностями. Когда время будет на контроле, тогда и распоряжаться им будет гораздо легче и проще. Для этого нужно много планировать, составлять списки дел. Это должно стать для каждого привычной ежедневной практикой. Именно этим и занимаются мастера тайм-менеджмента, которые планируют свою работу и расписывают свободное время на краткосрочные и долгосрочные перспективы.

Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, использованные в совокупности позволяют сократить время, необходимое для осуществления разных производственных процессов.

Что же это за элементы? В тайм-менеджменте можно выделить следующие процессы:

В управлении временем можно выделяются следующие процессы:

Нужна помощь в написании реферата?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Анализ используемого рабочего времени;
Формирование стратегии по итогам проведенного анализа;
Постановка цели, которую планирует достичь начальник при использовании технологии управления временем;
Планирование рабочего времени и постановка приоритетов;
Реализация- действия, соответствующие намеченному плану
Создание методов борьбы с причинами нерационального использования времени;
Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам. [1]

Невзирая на то, что тайм-менеджмент имеет достаточно строгую систему, нельзя воспринимать его как аксиому, так как каждый человек уникален, и в каждом конкретном случае можно решить проблему рационально. Поэтому самый эффективный способом- личный тайм-менеджмент, индивидуальный в каждом отдельном случае.

Анализ- процесс, позволяющий выявить нерациональное использование времени, его причины и выявить из них основные, которые не позволяют рационально использовать время.

Постановка цели — на этом этапе необходимо решить для себя, для какой цели применяется технология управления временем на данном предприятии для конкретного человека. Постановка цели должна помочь в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы тайм-менеджмента необходимо применять в данной ситуации.

Планирование- процесс составления списка задач, которые нужно выполнить за определенный отрезок времени.

Создание методов борьбы с причинами нерационального использования времени включает в себя предварительный анализ, в ходе которого будут выявлены причины, которые необходимо ликвидировать. Не стоит забывать, что каждая причина индивидуальна и требует индивидуальный способ борьбы с ней.

Тайм- менеджмент – творческий процесс, и предполагается, что человек будет творчески подходить к работе с ним. [14]

К колоссальным потерям времени могут привести различные факторы. Многие из них являются последствием действий некомпетентного руководителя, половина происходит независимо от него, однако, другая часть неразрывно связана с самим руководителем. На многие факторы руководитель в силах повлиять или помочь снизить потери времени, которые могут произойти из-за воздействия этих самых факторов. Давайте проанализируем эти группы факторов.

Причины, являющиеся следствием неграмотных действий руководителя:

Нужна помощь в написании реферата?

Подробнее

Бесплановость рабочего процесса. Данный фактор следствие не только образа жизни самого руководителя, но и общего образа жизни всей организации. Бесплановость работы отражается в постоянных уточнениях, разъяснениях, необходимых для продолжения работы в различных отделах, подразделениях и отдельных работников организации. Как следствие- отвлечение от рабочего процесса и начальников и подчиненных;
Неотработанный процесс обмена информацией в организации. В процессе коммуникации человек полностью уверен, что получатель информации отчетливо понимает и осознает смысл услышанных фраз, но, к сожалению, это не всегда так. У каждого человека в индивидуальном порядке развиты свои рамки восприятия, которые могут искажать смысл полученной информации. К сожалению, не многие современные руководители решили эту задачу для себя и своих подчиненных и ввели в организациях унифицированную систему приема и передачи информации. Как пример неправильной коммуникации между отделами: обмен информацией происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Еще одним примером отсутствия стандартов передачи информации служит отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации – «каждый объясняет, как может»;
Отсутствие распределения работ по степени их важности. Данный фактор приводит к тому, что руководитель организации в первую очередь делает дела, которые в своей сути имеют небольшое значение для компании. При этом на эту работу тратится большое количество рабочего времени, которое можно было бы потратить на решение по-настоящему важных задач;
Выполнение руководителем задач, с которыми могут справиться подчиненные. В большинстве случаев, такое происходит, если руководитель не в полной мере доверяет своим подчиненным, думая, что они не в состоянии решить данную задачу также хорошо, как и он сам. То есть, начальник не уверен в высокой квалификации сотрудников организации. Как пример можно привести работу с клиентами главным менеджером, а не наделение такими полномочиями своего сотрудника;
Низкая степень мотивации труда. Суть мотивации труда состоит в стремлении работника к удовлетворению собственных потребностей (получение различных благ) при помощи труда. Мотив включает в себя, во-первых, потребность, которую желает удовлетворить работник, во- вторых, некое благо, которое способно дать удовлетворение потребности, в-третьих, действие, направленное на получение этого блага и, в- четвертых, материальные и моральные издержки как следствие осуществления трудовой деятельности (цена). Таким образом, низкая мотивация труда может привести к падению производства.

Грамотный руководитель должен выявить эти факторы и сделать все возможное, чтобы устранить их каким-либо образом.

Причины, которые не зависят от руководителя:

Ко второй группе относятся те факторы, которые не зависят от поведения руководителя. Это работа с почтой, часто срочные рутинные дела, которые занимают много рабочего времени, а также «воры времени».

Рассмотрим подробней эти факторы:

Работа с корреспонденцией. Статистика показывает, что примерно четверть рабочего времени руководитель уделяет на работу с письмами, просматривая в день около ста пакетов с документами, из которых лишь треть по-настоящему важны. Факт, что в деловой переписке объем неполезной информации доходит до 20% [8].
Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами могут служить решение таких задач, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость в личном контроле различных параметров деятельности организации, часто это связано с непрофессионализмом сотрудников или отсутствие желания подчиненных брать на себя ответственность.
«Воры времени». Так часто называют срочные неожиданные дела, многие из которых нуждаются в немедленном решении и не могут быть поручены подчиненным. Все эти мелкие дела отвлекают от по- настоящему важных задач, и задействуют много рабочего времени.

К «ворам времени» можно отнести:

Телефонные звонки
Приходящие в кабинет люди
Технические проблемы с компьютерами
Изменение очередности работ, навязываемое коллегами.
Неправильное организационное планирование
Неумение и нежелание слушать других людей
Плохая организационная структура
Исправление ошибок некачественно выполненной работы
Неуверенность в себе, как в специалисте
Неорганизованные планерки и деловые собрания
Отвлекающие факторы на рабочем месте
Бесполезные споры по рабочем вопросам.

Причины, непосредственно связанные с личностью руководителя:

К третьей группе относятся факторы, зависящие от личности руководителя. К ним можно отнести постоянную спешку, доработку дома, суетливость. Чтобы уменьшить влияние таких факторов на рабочий процесс руководитель должен изменить свое поведение, в противном случае, эти факторы не дадут возможности рационально использовать руководителю свое рабочее время. Таким образом, эту группу факторов можно считать самой серьезной, так как она требует качественного изменения поведения самого руководителя. Ему необходимо научиться эффективно управлять своим мнением, а для этого нужно в первую очередь изменить себя — это очень тяжело, особенно человеку, который уже видит себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях.

Рассмотрим эти факторы подробнее:

Постоянная спешка. Все время торопясь руководитель не способен сосредоточится на одной конкретной задаче. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.
Привычка брать работу на дом. Такая привычка образует замкнутый круг, по причине высокой загруженности человек не выполняет всю намеченную на день работу, берет оставшийся объем дел на дом, в ущерб своему отдыху и личной жизни. Таким образом, человек упускает возможность нормально жить и отдыхать, и, как следствие, понижение работоспособности, что приводит к очередным недоработкам и к новому объему домашней работы. Этот замкнутый круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и разрушить его бывает очень даже тяжело.
Суетливость. Это следствие плохой организации рабочего распорядка и зависит от импульсивности и индивидуальных особенностей человека. Такому человеку сложно сделать выбор, за какое дело взяться в первую очередь, он «мечется» между делами, такими одинаковыми и срочными в решении. В связи с такими «метаниями» происходит трата рабочего времени [2]

1.2. Основные правила управления временем в тайм-менеджменте

«Тайм-менеджмент» — совокупность методик, ориентированных на решение проблем, связанных с вопросом рационального использования рабочего времени. Однако, не стоит утверждать, что тайм-менеджмент строгий свод правил, который поможет максимально рационализировать свой рабочий процесс и рабочий день своих подчиненных. Таким образом, тайм менеджмент есть ни что иное как совокупность общих методов и рекомендаций, которые следует применять в индивидуальном порядке к конкретному человеку и к конкретной организации [11].

Основатель школы научного управления Фредерик Тейлор является одним из родоначальников философии тайм-менеджмента, он установил хронометраж трудовой деятельности. Также, к отцам основателям можно отнести Генри Форда, который, благодаря введению на производстве конвейера, смог сократить время сборки автомобилей, уменьшил расход времени рабочих, тем самым сделав их деятельность более специализированной.

В нашей стране одним из известных специалистов в области тайм- менеджмента является Глеб Архангельский, который занимается научными разработками данной проблемы. [2]

Нет таких людей, для которых не играло бы существенной роли умение правильно организовывать свой рабочий день. Особенно это касается руководителей разных рангов. Именно на их плечи возлагается двойная нагрузка. Мало того, что они должны уметь управлять своим временем, так им ещё приходится ставить задачи и составлять планы работ для подчинённых. Несмотря на то, что личное планирование рабочего дня для последней категории не является обязательным, всё же рядовой сотрудник не должен закрывать глаза на основные правила тайм-менеджмента.

Скажем ещё несколько слов о правилах тайм-менеджмента перед их описанием. В настоящее время, к счастью, появился ряд самостоятельных школ тайм-менеджмента, и каждая из них по-своему интерпретирует правила управления временем. Мы не ставим целью подробно рассмотреть их, отметим лишь, что в своей основе эти правила универсальны (таблица 1.1).

Таблица 1.1. Правила тайм-менеджмента

Правило 10/90:

Как показывает статистика, производительность труда увеличивается на 25%, если уже в первый день придерживаться заранее обозначенного плана. В этом случае с приходом на работу не нужно ломать голову над тем, с чего же начать. Постепенное разрешение вопросов и выполнение приоритетных дел позволит существенно сократить затрачиваемое на них время. Об этом как раз и гласит правило тайм-менеджмента под названием «10/90». Суть его заключается в том, что на планирование выполнения задачи необходимо затратить 10% времени, но в последствии этот вклад позволит сэкономит 90% времени на её решение.

Правило 6П:

Нужна помощь в написании реферата?

Цена реферата

Правильное
Предварительное
Планирование
Предотвращает
Плохие
Показатели

Немаловажную роль играет и правило «6П», которое глаголет истину о том, что Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели. Для этого нужно уметь чётко определять наиболее важные задачи, исходя из приоритетов и срочности. Сложные задачи можно разбивать на более мелкие, выстраивая дерево решений. При этом ветвить дерево нужно умело, чтобы в конечном счёте не отойти от основной проблемы. К тому же, чрезмерное количество мелких подзадач может мешать решению главной задачи.

К выделению самого важного в работе также призывает закон «принудительной эффективности». Надо чётко себе представлять, что времени никогда не бывает достаточно, поэтому первоначально нужно решать тот вопрос, который в результате принесёт большую выгоду. Каждый выполненный пункт плана рекомендуется вычёркивать. Это позволит не только разгрузить голову, но и доставит огромное моральное удовлетворение. А это в свою очередь даст новый заряд энергии для дальнейшей работы.

Не стоит откладывать неприятные дела на потом. Это одна из самых главных ошибок, приводящих к эмоциональному перенапряжению. Съесть лягушку означает в начале дня без всяких размышлений закрыть неприятный вопрос, после чего груз спадёт с плеч и появится хорошее настроение. Новый прилив энергии повысит работоспособность, а оставшиеся дела принесут не только радость, но и удовольствие. Если дело такое большое, что за него никак не получается взяться, то надо «разрезать слона на бифштексы» — разбить большое дело на взаимосвязанные дела «удобоваримого» размера, в научном мире такой способ называется декомпозицией.

Не зря сегодня многие компании стали внедрять технологии тайм-менеджмента. Придерживание основных правил организации времени помогает сотрудникам более рационально и правильно им распоряжаться. В настоящее время методы и принципы управления временем довольно подробно освещены ведущими российскими и зарубежными авторами. Яркие примеры и множество полезных советов сможет найти каждый желающий, заинтересовавшийся тайм-менеджментом более углубленно.

Управляя рабочим временем, нельзя забывать про организацию отдыха. Непрерывный труд способен измотать даже самого выносливого сотрудника. Для того, чтобы не чувствовать себя уставшим и загнанным, нужно умело планировать кратковременный и периодический отдых. Только ритмичность и максимальное отключение от работы позволит не потерять к ней вкус. К тому же, хорошее отвлечение позволит более эффективно отдохнуть.

Как показывает снимок рабочего времени, у большинства сотрудников перерывы на отдых складываются стихийно. Они запросто могут отвлечься на звонок мобильного телефона, на ссылку на статью в Интернете, на личный вопрос коллеги и т.д. Кофе-пауза, перекур или общение с близкими также носят неритмичный характер. Тайм-менеджмент же призывает к планированию отдыха с соблюдением определённых промежутков времени. Ведь даже школьные уроки и занятия в других учебных учреждениях проходят в подобном ключе.

Тайм-менеджмент устанавливает определённые правила не только для управления рабочим временем и перерывами. Он носит более масштабный характер и призывает к тщательному планированию свободного времени. Ведь на отдых приходится значительно меньше времени, чем на рабочие будни. Труд оказывает влияние на формирование профессионального опыта, а отдых — на моральные установки и жизненное восприятие [14].

Для того, чтобы получать удовольствие от жизни, нужно уметь хорошо отдыхать. Это настоящая проблема для многих людей. После отпуска кто-то себя ощущает ещё более разбитым. Поэтому жёсткий тайм-менеджмент порой является лучшим помощником в грамотной организации и планировании отдыха. Список дел должен быть составлен на каждый день, чтобы впустую не расходовать драгоценное время. Но это вовсе не означает, что в отпуске нужно загружаться бесконечной работой по дому или на даче. Будние вечера, выходные и каникулы по возможности нужно стараться планировать так, чтобы не сожалеть об упущенном времени.

Нужна помощь в написании реферата?

Заказать реферат

Далее, рассмотрим основные методики тайм-менеджмента.

1.3. Анализ использования временного ресурса

В случае, если руководитель решил всерьез заняться проблемой неправильного распределения времени, первым его шагом должен стать анализ использования временного ресурса. Он выявит временные потери, покажет плюсы и минусы практикуемого рабочего стиля. Такой анализ будет полезен, если руководитель не понимает, на что тратиться рабочее время, и не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Для анализа проблемы необходимо правильно вести учет времени. Самый эффективный способ учета времени- ведение записей. Также, полезно будет использовать для этих целей компьютер, тем более что интернет пестрит всевозможными программами. К примеру, программа Visual Time Analyzer. Она графически показывает проделанную работу.

Время, затраченное на работу можно учитывать в таблицах, где учтены следующие критерии:

вид деятельности – для определения вида деятельности;
время начала и окончания соответствующего вида деятельности;
длительность соответствующего вида деятельности – для определения необходимого для данного вида деятельности времени.

Необходимо учитывать время непосредственно в процессе работы, так как если делать эту операцию потом, можно забыть и упустить важные детали. В результате анализа становятся видны сильные и слабые стороны использования временного ресурса. Чтобы процесс был наиболее эффективен, необходимо ответить на следующие вопросы:

— Насколько проделанная работа была необходима? В случае, если 10% рабочего времени потрачено на неважную работу, стоит обратить внимание на расстановку приоритетов.

— Насколько оправданы затраты рабочего времени? В случае, если 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе.

— Было ли целесообразно выполнение работы? Если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации.

Нужна помощь в написании реферата?

Цена реферата

— Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? Если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи,

временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени.

С помощью такого нехитрого анализа можно выявить факторы, которые смело можно назвать «воры времени», а также разного рода ошибки в стратегии борьбы с ними с учетом индивидуальных особенностей ситуаций. [3]

1.4. Мероприятия, помогающие в рационализации использования времени

Основополагающим методом, с помощью которого можно эффективно использовать рабочее время, можно по праву считать грамотное планирование времени. Планирование- это структурирование времени для хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих для руководителя или организации в целом. Планирование бывает трех видов: долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное.

Планирование рабочего времени дает одно неоспоримое преимущество- выигрыш по времени. Статистика показывает, что увеличение затрат времени на период планирования помогает уменьшить затраты времени в целом.

Понятно, что процесс планирования не может длиться вечно, поэтому существует оптимальный вариант- не нужно уделять на планирование больше 1% общего планового времени. Иначе данная процедура становится неэффективной.

Цель-базовая составляющая планирования. А долгосрочные цели являются основой для любого плана действий.

Основопологаясь на долгосрочные цели формируются подцели (среднесрочные и краткосрочные). Как это происходит? Исходя из личных жизненных целей или миссии организации можно вывести ряд подцелей, поочерёдного достижение которых будет способствовать достижения главной цели. Такие цели называют целями долгосрочного характера, в каждой из которой подцели ранжируются по времени (дела, которые необходимо сделать в ближайшее время, год и т.п.), а их достижение приведет к достижению цели долгосрочного характера. Точно по такой же схеме можно сделать планирование на год, выделить цели на квартал, месяц, день.

Нужна помощь в написании реферата?

Цена реферата

Далее необходимо осуществить анализ сильных и слабых сторон самого человека, или же анализируемой организации, которые могут повлиять на скорость достижения цели. Данное действие производится для того, чтобы поощрять сильные стороны и устранять недостатки. Такой анализ является основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.

Сам процесс планирования заключаются в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения.

Достигнутые результаты должны соответствовать поставленным в начале работы целям. При этом необходимо соблюдать основные правила планирования [13]:

1. Планирование должно осуществляться в письменном виде. Важно, чтобы такой список являлся не просто перечнем дел, которые необходимо выполнить в течение дня, для этого нужно превратить его в главный мотивирующий инструмент- ориентировать его на результат. Как вариант психологического воздействия на подсознание можно использовать такой прием: в списке дел вместо «сделать то-то» поставить.«то-то сделано», тогда, напротив графы человек гордо сможет поставить галочку. Как не странно, такой метод является мощным мотивирующим средством.

2. Обязательно нужно учесть результаты сделанного ранее анализа использования рабочего времени. Благодаря ему можно выявить ошибки, присущие данному руководителю в планировании своего рабочего времени и способы нейтрализации последствий этих ошибок.

3. Как не парадоксально это звучит, не нужно полностью планировать свой рабочий день. По плану должно идти 60% рабочего времени, остальные 40% следует оставить на решение непредвиденных задач.

4. Нужно устанавливать временные рамки на выполнение поставленных задач, которые бы не позволяли нам доделывать недоделанные дела в незапланированное время. Факт, что на любое дело необходимо ровно столько времени, сколько его есть в нашем распоряжении, именно поэтому следует устанавливать регламент на решение тех или иных задач.

5. Теперь обратимся к такой функции, как перепоручение дел. Все дела стоит ранжировать по степени важности и срочности. Важные и срочные одновременно следует решать руководителю самостоятельно, Неважные можно разделить на две группы: неважные, но срочные дела, неважные и срочные. Такие дела необходимо перепоручить подчиненным. Такие дела, как несрочные необходимо разделить по времени необходимому для каждого из них и при появлении свободного времени можно заняться сокращением этого списка – для этого желательно всегда иметь его под рукой.

6. Необходимо постоянно пересматривать планы, так как окружающая нас среда постоянно меняется и может получиться так, что некоторые планы руководства организации и менеджера уже не будут соответствовать целям организации и соответственно будут нуждаться в корректировке.

7. Все поставленные цели должны быть реально достижимы и согласованны, причем не только между собой, но и с планами сотрудников, подчиненных и руководства организации. [4]

Давайте разберем факторы, которые могут вызвать потерю времени и которые были перечислены ранее, но, на которые не было указано в правилах планирования рабочего времени.

Основной проблемой, которая чаще всего приводит к потере времени руководителя, является его неспособность перепоручать дел своим подчиненным. Часто это случается из-за того, что у руководителя нет уверенности, что подчиненные справятся самостоятельно с такими важными делами. Иначе говоря, существует проблема с делегированием полномочий.

Иными словами, делегирование — полномочий- это процесс передачи некоторых функций руководителя своим подчиненным или другим управляющим для достижения целей организации. В организации такой прием используется для увеличения эффективности рабочей силы руководителя. Смысл данного термина- работающие над конкретной проблемой лица как исполнители готовы предоставить консолидированную информацию непосредственному руководителю.

В теории менеджмента делегирование полномочий преследует следующие основные цели:

освобождение времени, делегирующего для решения задач, в которых его сложнее или невозможно заменить;
повышение мотивации тех, кому полномочия делегированы;
повышение доверия в рабочем коллективе;
проверка сотрудников на исполнительность. [5]

Какие дела и обязанности делегируются? Принято передавать на ответственность подчиненным рутинную работу, частые вопросы деятельности, разработку проектов и так далее. На подлежат делегированию такие задачи как постановка цели, окончательное принятие решений, контроль результатов, важные срочные дела, задачи с высокой степенью риска, исключительные дела и т.п.

Неоспоримый плюс такой системы распределения обязанностей заключается в формировании в коллективе совместного творческого процесса. Сотрудник, которому делегированы определенные полномочия, получает своеобразную свободу действий и несет ответственность за выполнение данного поручения, что является мобилизующим фактором.

Нужна помощь в написании реферата?

Подробнее

Также, в организации важно, чтобы сотрудники четко понимали поставленные перед ними задачи. Должны быть выработаны корпоративные стандарты передачи информации, это поможет уменьшить время, которое может потеряться в процессе обработки полученной информации и исключить совершение возможных ошибок.

Такие стандарты могут состоять из точных значений терминов, принятых на данном предприятии и список параметров, которые передаются при сообщении о каком-то событии, явлении, факте или предмете, т.е. требование полноты информации. Служебная информация всегда является достоверной, а за ее качество отвечают лица, предоставляющие данную информацию.

Много времени занимают «воры времени». К ним можно отнести телефонные звонки. Они происходят неожиданно, причем в большинстве случаев, когда человек занят важной работой, тем самым отвлекая и сбивая его от рабочего процесса. Поэтому, все входящие звонки руководителя должен перехватывать секретарь, а номер личного сотового телефона не следует давать посторонним людям [19].

В процессе работы руководитель сталкивается с огромным количеством разновидностей «воров времени», однако, они не имеют четких признаков и поэтому, человеку сложно их предвидеть. Чтобы побороть их, необходимо проанализировать возникающие трудности и выработать какую-либо стратегию борьбы с ними. Совещания также занимают большую часть времени делового человека. Для более рационального использования времени рекомендуется провести анализ проведения совещаний с учетом затраченного времени, материальных ресурсов и т.п. Для каждой темы правильно бы было выделить определенное количество времени, ранжируя темы по значимости. После планерки важно взять под контроль выполнение поставленных задач. [2]

Глава 2. Тайм-менеджмент в масштабах организации на примере ООО «Биоквант»

2.1. Общая характеристика предприятия

Компания «Биоквант» создана 7 августа 2006 года, с целью коммерческого внедрения разработок в области биотехнологий.

В настоящее время основной целью деятельности компании является выход на международный сегмент рынка, связанный с оборотом электрофизиологического оборудования.

Штаб — квартира компании располагается в городе Новосибирске, ул. 1-й переулок Пархоменко 14. Производственные мощности располагаются в г. Бердск, ул. Химзаводская 11/48.

Общество с ограниченной ответственностью «Биоквант» — предприятие, занимающееся производством медицинского оборудования. Компания разработала и выпустила на рынок приборы для функциональной диагностики и кардиореабилитации.

Нужна помощь в написании реферата?

Заказать реферат

В настоящее время компания ООО «Биоквант» производит АПК «ВедаПульс», устройство для функциональной диагностики человека и АПК «КардиоБОС-профи» – монитор для измерения напряжения в сердце в медицинских учреждениях. На данный момент КардиоБОС представляет приставку к ПК и программное обеспечение для ПК.

Существует дилерская сеть, реализующая производимую в данный момент продукцию. В настоящее время продукция ООО «Биоквант» представлена в 7 городах России и 10 странах мира. В перспективе – крупные сети, реализующие бытовую электронику и персональные средства связи. [6]

Существующая дилерская сеть, реализующая производимую в данный момент продукцию. В настоящее время продукция ООО «Биоквант» представлена во всех городах России и 22 странах мира. Главная задача — формирование мощной дилерской сети.

На данный момент в компании «Биоквант» существуют следующие подсистемы:

Управляющая подсистема;
Финансовая подсистема;
Производственная подсистема;
Подсистема сбыта;
Подсистема логистики;
Опытно-конструкторская подсистема.

Схема организационной структуры ООО «Биоквант» представлена в приложение№1.

На данный момент в компании работает 16 человек. Данная схема работает в отлаженном режиме, оптимальный набор сотрудников, который слажено оперирует всеми процессами предприятия.

Во главе компании стоит генеральный директор, ему подчиняется управляющий, который в свою очередь руководит всеми отделами фирмы. Таким образом, в ООО «Биоквант» применяется линейно-функциональная структура организации, которая имеет свои достоинства и недостатки.

Достоинства:

Нужна помощь в написании реферата?

Заказать реферат

Эффективная работа в стабильных условиях;
Простые решения принимаются быстро, так как они находятся в компетенции одной службы;
Компания работает по четкой технологии, которая отличается своим производством, что в значительной степени обеспечивает конкурентоспособность;

Штатная численность сбалансирована. Недостатки:

Управление построено строго по вертикали, не учитывая человеческий фактор.

Главной проблемой в сфере тайм менеджмента ООО «Биоквант» является неспособность правильно запланировать свой рабочий день. К примеру, директору коммерческого отдела в большей части рабочего дня приходится выполнять незапланированные задачи, такие как важные телефонные звонки, форс-мажорные случаи и отлучение с места работы по этому поводу и прочие непредвиденные обстоятельства.

2.2. Решение проблем компании ООО «Биоквант» с помощью современных технологий

Чтобы решить вышеперечисленные проблемы и сделать рабочий день более организованным не только у самого руководителя, но и у компании в целом, было принято решение упорядочить работу в социальной сети для компаний «Битрикс 24». В чем же заключается его уникальность?

Во-первых, концепция социального интернета не делает пользование им труднее, чем пользование любой социальной сетью. Живая лента хранит информацию о всех событиях в одном месте, а также с ее помощью можно оповестить коллег какой-либо новостью и прикрепить к сообщению документ, фотографию или видеосообщение. Система «мгновенных сообщений» позволяет обмениваться новостями и мнениями в один клик. Оповещения в программе своевременно напомнят о важных встречах и невыполненных задачах, а мобильное приложение поможет все время быть в курсе событий фирмы.

Во-вторых, портал «Битрикс 24» помогает эффективно управлять задачами. Их может установить, как сотрудник для себя, так и руководитель. Все задачи может просмотреть руководитель, и по диаграмме Гранта определить, насколько загружены его подчиненные. В конце рабочего дня сотрудники отправляют отчет о проделанной работе руководителю. Программа может сформировать отчет за любой отрезок времени: квартал, год и т.д. Руководитель может объединить подчиненных в группы и поручить выполнение поставленной задачи в коллективе, обсуждать проекты.

В-третьих, «Битрикс 24» помогает систематизировать работу с документацией. Все загруженные документы мгновенно становятся видны в живой ленте, сотрудники могут скачать его или же задать вопрос. Также, сотрудники могут может загружать свои файлы и настраивать права доступа. Документы редактируются онлайн, таким образом, можно работать группой над одним документом.

В-четвертых, на портале работает CRM-система (клиентская база). Возможность обработки лидов дает возможность добавлять, экспортировать и импортировать данные о клиентах. В графе «воронка продаж» удобно отслеживать качество работы с клиентами на всех этапах процесса продажи.

В-пятых, «Битрикс 24» берет под контроль процесс планирования времени. С помощью специальных календарей можно составить план своих действий на любой отрезок времени. Также существует система учета рабочего времени- она показывает, какой объем рабочего времени был потрачен на конкретную задачу. График отсутствий показывает реальную картину отработанного времени. А через меню «планерки» сотрудники мгновенно получают сообщения о предстоящих собраниях [19].

В Битрикс24 все инструменты собраны в одном месте. Здесь сотрудники могут ставить друг другу задачи, обмениваться календарями, назначать встречи, планировать, управлять рабочим временем и многое другое. Сервис легко принимается сотрудниками и, главное, он не воспринимается как элемент контроля.

Битрикс24 также считает, сколько времени сотрудник потратил на выполнение той или иной задачи. Для руководителей это способ оценить, какие задачи занимают больше всего времени, а для сотрудников, это возможность грамотно распланировать свое время и расставить приоритеты.

Это удобно как для самих сотрудников, так и для руководителя. Первые в течение дня видят, сколько задач находится в работе, какие из них просрочены (или скоро выйдет срок), или во сколько у них назначено совещание. Для вторых, это возможность следить, чем занимаются сотрудники и не нужно ли им в чем-то помочь.

Битрикс24 – это облачный сервис, доступный из любого места, где есть Интернет. Поэтому сотрудники могут управлять своим временем, даже если они не работают в офисе. Все инструменты для планирования, учета времени, календари и т.п. доступны в мобильном приложении [20].

Так руководители смогут оценивать работу удаленных сотрудников и тех, кто работает «в полях».

Таким образом можно сделать вывод, что возможности современных технологий способствуют увеличению полезности рабочего времени.

Такие программы как «Битрикс 24» помогают спланировать и упорядочить рабочий день не только у главного менеджера и его подчиненных, но и всей организации в целом.

Нужна помощь в написании реферата?

Заказать реферат

Заключение

Тема работы «Тайм-менеджмент». В ней рассматривались основы тайм- менеджмента, выяснялись основные воры времени делового человека.

Все поставленные цели и задачи достигнуты. Рассмотрены основные методы тайм-менеджмента, выявлены причины дефицита времени и приведены варианты решения некоторых проблем.

На примере ООО «Биоквант» наглядно показана организация рабочего процесса главного менеджера и всей компании. Как видно из работы, система

«Битрикс 24» легко рационализирует работу компании, помогает руководителю отслеживать загруженность своих подчиненных и налаживает обмен информации между сотрудниками.

Таким образом, можно сделать вывод, что даже при самой большой загруженности можно рационализировать свою деятельность, тем более, что в помощь приходят современные инструменты.

Список использованных источников

1. Лидерство и управление командой: учебное пособие / сост. В.Н. Фадеева; Томский политехнический университет. – Томск: изд-во Томского политехнического университета, 2014. – 188 с.
2. Лидерство: конспект лекций / сост. Н.Ю. Томский политехнический университет. – Томск: изд-во Томского политехнического университета, 2013. – 47 с.
3. Основы менеджмента: учеб. пособие / сост. Л.А. Шиканов; Томский политехнический университет. – Томск: изд-во Томского политехнического университета, 2012. – 105 с.
4. Виханский О.С. Менеджмент: учебник / О.С. Виханский, А.И. Наумов. — 4-е изд., перераб. и доп. — М.: Экономистъ, 2006. — 670 с.
5. Как стать эффективным руководителем / пер. с англ. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2005. – 160с.
6. Кричевский Р.Л. Психология лидерства: учеб. пособие. – М.: Статут, 2007. – 542с.
7. Левин К. Теория поля в социальных науках: пер. с англ. — СПб.: Сенсор 2000. – 368 с.
8. Столяренко Л.Д. Психология управления: учеб. пособие. – 4-е изд. – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 507 с.
9. Урбанович А.А. Психология управления: учеб. пособие. – Минск: Харвест, 2007. – 640 с.
10. Шапарь В.Б. Этика и психология менеджмента: учеб. пособие / В.Б. Шапарь, В.Н. Мирошниченко / под ред. Ю.Л. Неймера. – Ростов н/Д: «Феникс», 2002. – 384с.

11. Википедия. Свободная энциклопедия // [Электронный ресурс] // URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/%D3%EF%F0%E0%E2%EB%E5%ED%E8%E5
12. _%E2%F0%E5%EC%E5%ED%E5%EC (Дата обращения 17.05.2016)
13. Библифонд. Электронная библиотека студента// [Электронный ресурс] // URL: http://bibliofond.ru/view.aspx?id=90014 (Дата обращения 17.05.2016)
14. Джулия Моргенстерн «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью» // [Электронный ресурс] // URL:http://e-libra.ru/read/231830-tajn-menedzhment.-iskusstvo-lanirovaniya- i-upravleniya-svoim-vremenem-i-svoej-zhiznyu.htm (Дата обращения 10.05.2016)
15. 4BRAIN // [Электронный ресурс] // URL: http://4brain.ru/time/osnovy.php (Дата обращения 19.05.2016)
16. Википедия. Свободная энциклопедия // [Электронный ресурс] // URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/%C4%E5%EB%E5%E3%E8%F0%EE%E2%E0.
17. %ED%E8%E5_%EF%EE%EB%ED%EE%EC%EE%F7%E8%E9
18. (Дата обращения 10.05.2016).
19. Битрикс 24 // [Электронный ресурс] // URL: http://www.bitrix24.ru/ (Дата обращения 20.05.2016).
20. Управление временем: как без насилия научить сотрудников планировать// [Электронный ресурс] // URL: https://www.bitrix24.ru/articles/time_management.php.

Источник