Система согласования документов внутри компании

В Диадоке можно направить документ на согласование или подпись определенному сотруднику или всему подразделению. Получателям придет уведомление на электронную почту и они смогут обработать документ, нажав на кнопку «Согласование».

Отправлять документы на подпись или согласование можно в веб-версии и модуле для 1С.

Согласование
входящих документов

Согласование
исходящих документов

Маршруты согласования

Укажите ответственных лиц или подразделения, и ваши документы пройдут всю цепочку согласования в автоматическом режиме. Перемещаясь по указанному маршруту, документы самостоятельно запросят согласования конкретных специалистов или отделов.

Когда нужны маршруты

• большой объем документов на согласование;
• согласование документов длится больше трех дней;
• в согласовании участвует более трех специалистов;
• ответственные за согласование работают в разных офисах/филиалах или часто отсутствуют на рабочем месте (например, генеральный директор).

Преимущества

Быстрая оплата

Ускоряется цикл документооборота — соответственно, быстрее поступает оплата.

Ускорение продаж

Быстрое согласование документов ускоряет процессы закупки и продажи.

Выполнение сроков

Вы соблюдаете регламенты и сроки, зафиксированные в договорах с контрагентами.

Контроль

Процесс согласования прозрачен, и вы в курсе всех передвижений документа.

Вычет НДС вовремя

Вы своевременно получаете 20 % вычета по НДС за отчетный период.

Мобильность

Согласовать документы можно даже с телефона через приложение (iOS, Android).

Стоимость модуля
на один год — 10 000 ₽

Почему лучше, чем СЭД

В отличие от систем электронного документооборота в Диадоке после согласования документ можно сразу подписать, отправить или принять, его не нужно копировать из системы в систему.

Другие плюсы маршрутов согласования в Диадоке по сравнению с СЭД:

• вы можете добавлять неограниченное число участников в маршрут, ведь количество пользователей не влияет на цену;
• все данные хранятся в облаке на защищенных серверах Контура, а значит, вам не нужно расширять серверную лицензию;
• вы бесплатно получаете грамотную техническую поддержку, которая работает круглосуточно и без выходных;
• вы можете настроить маршруты самостоятельно, для этого не нужно обращаться к IT-специалисту, интегратору или вендору.

Проверьте, кто из ваших контрагентов уже работает в Диадоке

---

Сервис электронного документооборота упрощает и ускоряет работу бухгалтерии. Есть виды деятельности, где использование ЭДО обязательно. Это торговля одеждой, обувью, парфюмерией, алкоголем и другими товарами с обязательной маркировкой.

Перед вами подборка популярных сервисов, которые подойдут компаниям малого и крупного бизнеса.

Читайте также: 10 сервисов онлайн-бухгалтерии

Что такое электронный документооборот и для чего нужен

ЭДО – это обмен документами внутри компании, с контрагентами и государственными органами без использования бумажных версий. Нужен, чтобы обрабатывать первичную бухгалтерскую документацию (накладные, счета-фактуры), дистанционно сдавать отчетность в налоговую, ПФР и т. д.

Чтобы пользоваться ЭДО, нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Получить можно у оператора сервиса или в удостоверяющем центре. Электронные документы, подписанные КЭП, являются юридически значимыми.

Пользователи разных систем могут обмениваться документами. Для этого существует бесплатный роуминг между операторами.

Как выбрать сервис ЭДО:

• Узнайте, чем пользуется большинство контрагентов. Обмен документами внутри одной системы удобнее, потому что не требует настройки роуминга.
• Проверьте роуминговое покрытие оператора. Воспользуйтесь таблицей на сайте Ассоциации РОСЭУ.
• Сравните функционал. У некоторых операторов возможность сдачи отчетности в госорганы не предусмотрена или оплачивается отдельно.
• Сравните цену. Рассчитайте, во сколько обойдется отправка одного документа. Для этого разделите стоимость тарифа на количество ваших документов.

1. Контур Диадок

Комплексный сервис ЭДО от разработчика из ТОП-10 российских IT-компаний. Здесь можно организовать электронный документооборот с партнерами из РФ и иностранными контрагентами.

Основные возможности. Сервис позволяет обмениваться бухгалтерскими документами, сдавать налоговую отчетность, согласовывать договора. Для каждого документа можно настроить маршрут и отслеживать статус. Интеграция с 1С, SAP и Oracle. Также сервис работает с системой Честный знак. Если продукция подлежит маркировке, документы по каждой реализации автоматически передаются в систему. Есть модули кадрового документооборота и взаимодействия с электронными торговыми площадками.

Плюсы:

• роуминг с большинством операторов ЭДО;
• веб-версия и мобильное приложение.

Минусы: дополнительные модули платные.

Цена: Принимать документы можно бесплатно. Полноценный документооборот – от 1 900 до 18 600 ₽ в год. Если не подходят стандартные тарифы, можно запросить индивидуальное предложение.

2. СБИС

Платформа с готовыми отраслевыми решениями. Можно подключить ЭДО для производственного предприятия, общепита, транспортной компании и других видов бизнеса.

Основные возможности. Первичную документацию подписывают пакетами в один клик. Контрагент не обязательно должен быть пользователем ЭДО. Документы можно отправить на электронную почту в виде защищенной ссылки. Если у получателя есть КЭП, он сможет их подписать. Доступна отправка отчетов в ФНС. Сервис интегрируется с 1С и взаимодействует с системами маркировки Честный знак, Меркурий и ЕГАИС.

Плюсы:

• роуминг с большинством операторов;
• чат для согласования документов;
• мобильное приложение.

Минусы: платный аккаунт.

Цена: Прием документов бесплатно. Чтобы пользоваться платными тарифами, нужно зарегистрировать аккаунт и заплатить 500 ₽. Далее ежегодно оплачивать пакеты услуг: от 1 500 ₽ в год.

3. Калуга Астрал

Группа сервисов ЭДО, сдачи отчетности в ФНС, работы с системами маркировки. Все продукты подключаются отдельно.

Основные возможности. В сервисе Астрал.ЭДО можно обмениваться электронными документами и сверять расчеты. Автоматическая отправка кодов товаров в Честный знак.

Астрал Отчет 4.5 позволяет отправлять отчетность в ФНС, ПФР, Росстат и другие контролирующие органы. Календарь бухгалтера заранее напомнит о дате отчета.

Плюсы:

• роуминг с популярными операторами;
• проверка контрагентов.

Минусы: неудобно пользоваться одновременно несколькими сервисами.

Цена: Астрал.ЭДО – бесплатный тестовый период 1 месяц, далее – от 5 000 ₽ в год; Астрал Отчет – от 1 200 ₽ в год.

4. Такском

Сервис работает самостоятельно или в интеграции с учетными системами. Во втором варианте отправлять, получать и подписывать документы можно не выходя из 1С.

Основные возможности. Есть решения для организации ЭДО с контрагентами и сдачи отчетности в государственные органы. Модули подключаются отдельно.

Такском-Файлер – это программа для обмена бухгалтерскими документами и отправки информации в Честный знак.

Такском-сдача отчетности – позволяет сдавать отчеты в ФНС, ФСС, ПФР, Росстат. Функция ЭДО здесь тоже есть, но пакеты исходящих документов маленькие.

Плюсы:

• роуминг с популярными операторами;
• интеграция со старыми и измененными версиями 1С;
• мобильное приложение.

Минусы: неудобно переключаться между модулями.

Цена: Отправка документов – от 1 500 ₽ за 100 пакетов; сдача отчетности – от 1 875 ₽ в год.

5. DocSpace

Коробочная система обработки, согласования, хранения и поиска документов для крупных предприятий. Реализована концепция Workflow («поток работы»): стандартные процессы с участием большого количества сотрудников разбиты на отдельные шаги. Такой подход помогает не терять документы и вовремя выполнять задачи согласования.

Основные возможности. Сервис позволят учитывать входящие и исходящие документы, согласовывать договора, подавать заявки на оплату счетов. Искать документы в электронном архиве можно по выдержке из текста или индивидуальным реквизитам. Модуль отчетности помогает контролировать качество работы сотрудников с документами.

Плюсы:

• автоматизация типовых действий с документами;
• неограниченный объем архива.

Минусы: не подойдет малому бизнесу.

Цена: Доступна демоверсия. Минимальная стоимость – 450 000 ₽ за 50 лицензий клиентского доступа

6. ЭДО.Поток

Сервис предлагает ЭДО с контрагентами и работу с системой Честный знак. Можно пользоваться в веб-версией или интегрировать программу с 1С.

Основные возможности. Позволяет обмениваться первичной документацией и отправлять коды товаров в систему маркировки. Автоматическая настройка роуминга.

Плюсы:

• роуминг с популярными операторами;
• бесплатный интегратор с 1С и другими учетными системами.

Минусы: нельзя передавать отчеты в ФНС.

Цена: Входящие документы – бесплатно. В базовом тарифе можно оплачивать отправку документов поштучно. Старшие тарифы – от 700 ₽ за 100 документов.

7. ЭДО СберБизнес

Продукт из экосистемы Сбер. Доступен также компаниям, которые не являются клиентами банка.

Основные возможности. В системе можно организовать документооборот с пользователями популярных операторов ЭДО, Сбербанком и государственными органами. Есть сервис проверки контрагентов. Электронная подпись – бесплатно.

Плюсы:

• роуминг с популярными операторами;
• безлимитные исходящие в платных тарифах.

Минусы: нет интеграции с учетными системами.

Цена: Входящие – бесплатно. Платный тариф – 360 ₽ в месяц для клиентов СберБизнес. Остальные пользователи оплачивают годовой доступ – 4320 ₽.

8. Е1 Евфрат

Подойдет крупному бизнесу и государственным организациям. Совместная работа с документами по принципу Workflow. Программу можно установить на собственное оборудование или пользоваться облачным сервисом.

Основные возможности. Система позволяет собирать и обрабатывать первичную документацию, управлять контрагентами по аналогии с CRM, автоматизировать бизнес-процессы. Можно создать электронный архив.

Плюсы:

• выезд специалистов для обучения сотрудников;
• мобильная версия.

Минусы:

• для внутреннего документооборота;
• высокая цена.

Цена: Бесплатный тестовый период 30 дней. При установке на собственное оборудование – от 5 200 ₽ за одну пользовательскую лицензию. Облачный сервис – от 27 000 ₽ в месяц.

9. СЭД «ДЕЛО»

Платформа для создания цифровой инфраструктуры компании. Подойдет крупному бизнесу, государственным и муниципальным организациям. Позволяет автоматизировать документооборот и управлять бизнес-процессами.

Основные возможности. В сервисе можно организовать внутренний и внешний документооборот, создавать маршруты для документов и отслеживать выполнение задач. Есть функции управления материальными ресурсами, закупками и электронными торгами. Модули для государственных органов: организация электронной очереди, обработка обращений граждан.

Плюсы:

• роуминг с популярными операторами;
• бесшовное взаимодействие с пакетами офисных программ и почтовыми клиентами;
• мобильное приложение.

Минусы:

• не подойдет малому бизнесу.

Цена: Есть бесплатная демоверсия. Стоимость одной пользовательской лицензии – от 6 600 ₽. Отдельно нужно заключать ежегодный договор на сопровождение, который не входит в стоимость лицензии.

10. Инфотекс Траст

Сервис подойдет для малого бизнеса. Программа устанавливается на собственное оборудование – доступ с ПК.

Основные возможности. Позволяет организовать документооборот с контрагентами, сдавать отчетность и отправлять коды товаров в Честный знак.

Плюсы:

• роуминг с популярными сервисами ЭДО;
• дистанционная помощь в установке и настройке системы.

Минусы: нет интеграции с 1С.

Цена: Бесплатный пробный доступ на 100 исходящих документов. Документооборот – от 2 750 ₽ за 500 документов; отчетность – от 1 100 ₽.

Заключение

При выборе сервиса ЭДО ориентируйтесь не только на цену. Оцените, насколько функционал соответствует вашим задачам и масштабу бизнеса. Узнайте, можно ли интегрировать продукт с другим вашим ПО. Поинтересуйтесь качеством техподдержки, изучите отзывы.

Полезные ссылки:

• Как увеличить средний чек
• 20 бизнес-идей производства
• Как стать продавцом на Вайлдберриз
• 10 лучших сервисов для проверки контрагентов

Возможности сервиса Контур.Диадок

Отправим материал Вам на почту

Согласование документов в ЭДО – быстро и прозрачно

Содержание

Чтобы упростить ведение документооборота, компании и индивидуальные предприниматели автоматизируют этот процесс с помощью специальных программ.

Рассказываем, какими они бывают и как выбрать лучшую.

Что такое СЭД

Современные системы электронного документооборота или СЭД – программы для создания, хранения файлов, разграничения прав доступа к ним и контроля над выполняемой работой. Такая система помогает ускорить и упростить многие внутренние процессы, а также обмен документами между компаниями или подачу отчетности в государственные органы.

Некоторые путают СЭД и ECM (электронную систему мониторинга) из-за схожести в функциях. В ECM предусмотрено больше возможностей, например, работа с изображениями, видео и веб-страницами. Она рассчитана не только на работу с документами, но и на управление корпоративным контентом в целом. При этом СЭД проще настроить, у нее меньше требований к внедрению и ниже стоимость.

Виды систем электронного документооборота

СЭД различаются между собой алгоритмами обработки информации. Например, одна система предполагает четкую структуру хранения данных, а другая позволяет работать более гибко. Некоторые элементы бывают похожими, но в целом каждая СЭД служит для определенной цели. Выделяют 5 самых распространенных видов:

• Электронный архив. В этой системе недостаточно функций для полноценного документооборота, но она отлично подойдет для хранения большого количества данных и быстрого поиска файлов.
• Workflow-системы. Здесь есть функционал для обмена документами, с присвоением им статусов, созданием рассылок и другими опциями. Обычно такие СЭД используют для автоматизации наиболее повторяемых задач.
• Гибридные. Совмещают в себе преимущества нескольких видов систем. Алгоритм работы определяет сама организация.
• Коллаборативные. В таких СЭД основное внимание направлено на поддержку разных форматов, что позволяет гибко настраивать рабочий процесс.
• С функциями CRM. Помимо документов здесь могут храниться данные о взаимодействии с клиентами.

Выбор СЭД зависит от особенностей бизнеса, так как широкий набор функций требуется далеко не всегда. Лучше уделить больше внимания надежности, удобству использования, возможности решения конкретных задач и безопасности. В любом случае переход на электронный документооборот поможет использовать рабочее время более эффективно.

Возможности и функционал

Сотрудники с помощью СЭД легко обмениваются документами и редактируют их. Руководители создают отчеты, разграничивают права доступа и контролируют работу персонала.

Оцените эффективность скриптов и улучшите работу колл-центра с помощью речевой аналитики Calltouch Предикт. Упростите анализ общения операторов с клиентами и определите причины, по которым звонки не заканчиваются продажами.

Дополнительные возможности электронного документооборота:

• стандартизация документов;
• создание единой структуры;
• быстрое согласование;
• исключение потерь за счет архивации.

Функционал СЭД должен учитывать будущее расширение компании. В этом случае не придется переживать о комфорте управления даже через несколько лет.

Преимущества и недостатки

Среди преимуществ – ускорение и упрощение работы внутри компании, а также с контрагентами и государственными органами. Когда нужно согласовать документ, не приходится идти в соседнее здание или ехать в другой город. Выполнение многих рутинных действий становится автоматизированным, а искать файлы получается быстрее.

Можно выделить и другие плюсы:

• отслеживание работы с документами на любом этапе;
• возможность создания разных версий документов;
• установление дедлайнов по отправке;
• удаленный доступ 24/7;
• отсутствие расходов на бумагу, канцелярию, комплектующих к принтерам.

Недостатков у СЭД немного и большинство из них – довольно условные. Например, придется потратить время на ее внедрение (как в случае и с любым другим ПО), настройку и обучение сотрудников. Чтобы система работала исправно, понадобится специалист, который будет выполнять техническое сопровождение. Это могут быть штатный сотрудник или специалист компании, у которой вы заказали саму систему.

Обзор лучших систем и программ

Есть много компаний, которые предлагают свои услуги по электронному документообороту. Их называют операторами. Выбор в первую очередь зависит от потребностей организации.

Список всех операторов вы найдете на сайте ФНС. Выделим 10 наиболее популярных и надежных систем:

• 1С. Сравнительно недорогая СЭД. Пользоваться программой очень просто, но купить ее можно только у разработчиков. Минимальная цена составляет 18 000 рублей.
• ДЕЛО. Основные преимущества – система выдерживает даже сильные нагрузки, при этом можно использовать мобильное приложение. Присутствует архив, но нет информации о состоянии документов. Цена на тарифы начинается от 14 000 рублей.
• ТЕЗИС. Внедрить эту систему просто, используют ее обычно для работы с контрагентами и государственными учреждениями. Доступ возможен не только с компьютера, но и с мобильных устройств. Купить СЭД можно за 35 000 рублей.
• ЛОГИКА. Несмотря на то, что программа достаточно простая в использовании, с ее помощью разрабатывают сложные схемы движения документов, но настроить маршрут согласования нельзя. Цена – 4900 рублей, если сотрудников в компании больше 200.
• A2B. Очень мощная система с большим количеством функций. A2B подходит для любых сфер бизнеса, хотя некоторым покажется сложной из-за множества настроек. За каждого пользователя придется заплатить от 100 рублей и выше. «Коробочная» версия стоит минимум 15 000 рублей.
• Ландокс. Эта СЭД подойдет для внутренних нужд компании и для работы с контрагентами. Но осваивать систему достаточно сложно. Лицензия стоит от 6000 рублей.
• ELMA365 ECM. Здесь очень широкий функционал, поэтому программа сильно отличается от остальных. Можно применять индивидуальные настройки. Легко следить за сотрудниками и искать документы через архив. Главный недостаток – сложный интерфейс. Цена – 7 200 рублей.
• TESSA. Система позиционирует себя как высокоскоростная. Это основное преимущество, но стоит отметить также привлекательный дизайн и дружелюбный интерфейс. Используют программу на разных устройствах, но произвести первоначальные настройки сложно. Цена – от 5 500 рублей.
• DocsVision. Программу легко установить, у нее много полезных функций, а для работы можно использовать и мобильные устройства. Среди российских систем электронного документооборота здесь лучше всего организована работа с карточками документов. Пользователи отмечают, что программа гибкая в настройке, но иногда зависает. Стоить будет минимум 7 700 рублей.
• Directum. Главные преимущества системы – безопасность и конфиденциальность. С помощью такой программы легко оптимизировать работу с документами, но настроек очень мало. Базовый функционал стоит 28 000 рублей.

Универсальной системы не существует. Все программы имеют отличительные особенности. Например, в 1С разобраться проще, но у A2B больше возможностей. Для работы с государственными органами хорошо подходит система «ДЕЛО», а внутри компании и для контрагентов лучше выбрать «Ландокс».

На что обратить внимание при выборе

Любая система должна быть надежной и удобной, но не менее важна совместимость с существующими техникой и ПО. Желательно предусмотреть возможность изменения настроек, пусть и с привлечением аутсорсеров.

Выбор конкретной СЭД зависит от требуемого функционала, возможности масштабирования, количества документов и пользователей. Следует заранее убедиться, что СЭД не будет конфликтовать с другим программным обеспечением, которое вы используете. Только после этого переходите к анализу интересующей вас системы:

• изучите функции;
• поищите примеры использования, почитайте отзывы, ознакомьтесь с информацией на тематических форумах;
• просмотрите скриншоты, прикиньте, насколько удобным будет интерфейс;
• протестируйте демо-версию.

Чтобы ожидания оправдались, руководители должны точно понимать, для каких целей они внедряют СЭД. Например, это могут быть сокращение расходов или разгрузка отделов.

Важно, есть ли в штате компании специалисты, которые могут в будущем самостоятельно дорабатывать продукт на основании предложений пользователей по его улучшению. Если таких сотрудников нет, обратите внимание на услугу технической поддержки от операторов.

Предусмотрите возможность регулярного резервного копирования – даже самая совершенная система может дать сбой, и удаленные/поврежденные данные, которые не сохранялись дополнительно на другом носителе, исчезнут навсегда.

Возможен ли документооборот между разными программами

Контрагенты используют разные СЭД, но компаниям не нужно внедрять их все. Когда системы отличаются, применяют роуминг. В контексте СЭД у этого термина понятие такое же, как и в случае с мобильными операторами. Причем роуминг должен присутствовать и у компании, и у контрагента. Это позволяет создать единую сеть по работе с документами.

У каждого оператора свои особенности подключения, но все они приблизительно похожи. Такую услугу оказывают в автоматическом режиме или по требованию. Компания самостоятельно отправляет контрагенту приглашение, а он направляет согласие. После установки автоматического соединения обмен документами происходит практически мгновенно.

Как внедрить СЭД

Сначала установите программное обеспечение. Затем создайте пользовательские аккаунты и определите права доступа. Если нужно объединить СЭД с другими программами – интегрируйте их. Останется только обучить сотрудников.

При внедрении могут возникнуть проблемы, если:

• персонал с трудом осваивает новые технологии (большую часть сотрудников составляют люди предпенсионного возраста или специалисты, которым ранее не приходилось вносить данные в компьютер);
• руководство выдало инструкции по работе с СЭД, но не спешит их внедрять;
• плохо организована работа с документами в компании – существующий хаос тормозит перенос данных в цифровой формат.

Стоит ли совмещать с бумажным

В большинстве случаев совмещение бумажного и электронного документооборота – необходимость. Ведь некоторые приказы или договоры останутся на бумажных носителях до конца срока их действия. К тому же далеко не все контрагенты тоже окажутся пользователями СЭД или захотят на нее переходить.

Электронный документооборот становится все более популярным, и в будущем многие компании так или иначе на него перейдут. Чем раньше руководство увидит преимущества СЭД, тем быстрее оптимизирует работу с документами. Это напрямую повлияет на эффективность компании, так как у сотрудников появится больше времени для выполнения прямых обязанностей, а также удастся сократить некоторые расходы.

Подключите сквозную аналитику Calltouch, чтобы объективно оценить эффективность выработанной бизнес-стратегии. Сервис объединит данные о работе рекламных площадок, CRM и других маркетинговых инструментов на одном дашборде. Контролируйте воронку продаж и определяйте источники целевого трафика без рутины и лишних затрат.

Коротко о главном

• Существуют десятки СЭД с разным функционалом. Универсального варианта нет.
• При выборе системы в первую очередь учитывайте масштабы документооборота и специфику бизнеса.
• Чтобы пересылать документы между разными СЭД, придется подключить роуминг.
• У любой системы есть демо-версия, с помощью которой можно протестировать функционал.

Договорной документооборот с контрагентамина платформе Docsvision

Решение для работы с электронным договорным документооборотом.
Согласование договоров, автоматический учёт и архив, контроль исполнения и пролонгация.
Обмен документами в электронном виде с контрагентами.

Стоимость решения

Внутри компании
Затянутые сроки согласования договоров.
Нарушение регламентов, непонятно, на каком этапе задержался документ и как ускорить процесс. Сложно контролировать исполнение и прологанцию договоров.
Много неэффективной ручной работы.

Создаём единый реестр договорных документов, прописываем маршруты и этапы согласований. Подключаем шифрование и электронную подпись. Настраиваем интеграцию с другими системами компании (1C, SAP, Microsoft Dynamics AX и т.д.)

Внешние контрагенты
Задержки в поставках и выполнении работ, пока не согласован договор. Долгий обмен оригиналами, затраты на почтовую и курьерскую доставку.
Ошибки ручного ввода, неправильные реквизиты.
Бухгалтеры не получают финансовые документы в отчётный период. Компания платит штрафы.

Объединяем системы внутреннего и внешнего документооборота.
Загружаем и обновляем данные контрагентов автоматически.
Создаём запросы при на получение/уточнение/аннулирование документов.
Получаем и передаём юридически значимые электронные документы почти мгновенно.

Быстрее, проще, выгоднее.

Договорной документооборот с контрагентами

Регистрация и согласование договоров

Делаем процесс согласования быстрым и контролируемым

Создаём договор по шаблону, реквизиты автоматически заполняются из справочников. Запускаем на согласование по преднастроенному маршруту. В два клика объединяем все правки от сотрудников и контрагента в финальный документ. Готово!

• Создание нового договора без ошибок

  Преднастроенные карточки договора, акта и дополнительного соглашения. Поля заполняются автоматически из справочников, опечатки исключены, а сам текст документа формируется по готовому шаблону.

• Досье контрагентов

  К карточке контрагента можно приекрепить его уставные документы и иные значимые файлы. Также можно настроить интеграцию с сервисами проверки благонадёжности контрагента по ИНН.

• Гибкие маршруты согласования

  Параллельное, последовательное и смешанное согласование. Можно настроить автоматические условия выбора маршрута (например, по сумме договора).

• Удобное объединение всех версий в одну

  Решение позволяет быстро объединить все промежуточные версии договора в один файл, где будут отражены правки всех согласующих. Будут выявлены даже «скрытые» правки — внесённые не в режиме рецензирования.

Электронное подписание договоров

Ускоряем подписание договоров

По законодательству версии договора, подписанные на бумаге или в электронном виде электронной подписью, равнозначны. Решение Docsvision позволяет значительно упростить и ускорить процесс.

• Маркировка печатных документов

  Для каждого документа система формирует уникальный штрихкод. Его можно напечатать прямо в тексте или на отдельном стикере и затем приклеить к документу. По этому штрихкоду можно быстро найти файл в системе и всю историю работы с ним.

• Потоковый ввод подписанных документов

  Дополнительный модуль обеспечивает потоковый ввод: комплекты подписанных бухгалтерских документов загружаются в потоковый сканер, сканируются и скан-копии автоматически прикрепляются к карточкам соответствующих документов в Docsvision.

  Смотреть

• Электронная подпись

  Работа со всеми видами электронных подписей в соответствии с ФЗ-63 «Об электронной подписи». Подписывать документы можно на компьютере или через мобильное приложение на планшете или смартфоне.

  Смотреть

• Юридически значимый обмен электронными документами

  Интеграция с операторами ЭДО позволяет обмениваться с контрагентами электронными документами с сохранением юридической значимости.

Архив и исполнение договоров

Формируем архив и контролируем исполнение

Решение позволяет организовать единый, удобный электронный архив документов. Автоматические бизнес-процессы Docsvision вовремя напомнят об истечении срока договора.

• Единый архив документов

  В одном реестре в архиве Docsvision могут отображаться как скан-копии бумажных документов, так и электронные документы, полученные через оператора ЭДО.

• Быстрый поиск

  Документ в системе можно найти за несколько секунд по любому полю карточки или по тексту. Реестр удобно фильтровать по контрагенту, дате и другим полям.

• Связи между документами

  Можно устанавливать связи между документами в архиве. Например, связать договор с первичными документами.

• Уведомления о ходе исполнения

  Автоматические оповещения сотрудников, настроенные по различным условиям и событиям: подсвечиваются строки и поля в интерфейсе, отправляются письма на почту.

• Права доступа

  В Docsvision реализована ролевая модель: можно гибко настроить права доступа к договору или части информации в нём в зависимости от роли пользователя, состояния документа.

• Интеграция с другими системами и сервисами

  Разработан специальный шлюз к 1С для обмена данными с Docsvision. Помимо этого через API решение можно интегрировать с любой другой учётной системой или, например, с сервисом сдачи отчётности в ФНС.

Автоматизация работы с договорами

Возможности платформы Docsvision, расширенные интеграциями с российскими сервисами, позволяют качественно ускорить составление, согласование, подписание и обмен договорными документами.

Посмотрите видеодемонстрацию

Самый частый сценарий: согласование договора (внутри компании и с контрагентом), подписание и обмен документами в электронном виде. Наглядно показаны все этапы в интерфейсе Docsvision.

Примеры внедрения

В проекте ключевым моментом стала настройка потокового сканирования документов и применение технологий штрихкодирования. Помимо ускорения всех процессов согласования и подписания, также реализовано автоматизированное наполнение электронного архива скан-копиями договорных документов.

К решению Docsvision подключены все сотрудники, все согласования – договоров, приказов, нормативной и базовой документации – проходят в системе. Была реализована миграция существующего массива документов – более 100 000 карточек и заданий, настроена интеграция с «1С» и CRM-системой.

В системе реализованы 23 сценария работы с документами и поручениями, охвачены почти все внутренние бизнес-процессы, активно задействован функционал согласования. Docsvision используют 500 человек, включая топ-менеджмент. Количество создаваемых в СЭД документов превышает 5 000 в месяц

Договорная работа с тысячами контрагентов компании-поставщика проходит в СЭД Docsvision. Система упростила взаимодействия сотрудников на всех этапах — от инициирования проверки контрагентов до согласования и подписания договоров электронной подписью.

Результат проекта – на 40% снижены затраты времени на обработку договорных документов благодаря функции параллельного согласования. Значительно повышена степень управления и контроля договорного процесса, обеспечена возможность быстрого поиска документов.

Наряду с процессами делопроизводства и договорной работы в ходе проекта удалось автоматизировать часть нетиповых процессов разработчика и производителя навигационных систем. Выбор сделан в пользу инструментов быстрой доработки готового функционала.

Кому это нужно?

Выгоды решения
«Договорной документооборот с контрагентами»

• Руководитель: контроль согласования ключевых документов, точное понимание сроков и местонахождения договора в маршруте согласования.

• Главный бухгалтер: снижение расходов, быстрый документооборот с контрагентами, своевременное и актуальное начисление налогов, удобная передача документов в ИФНС.

• Бухгалтер: автоматический обмен финансовыми документами с каждым контрагентом, сверка задолженностей.

• IT-специалист: инструменты для автоматизации процессов документооборота и интеграции различных связанных с этим систем.

• Администратор СЭД: настройка новых маршрутов согласований и карточек документов без программиста, через удобный визуальный конструктор.

• Менеджер: экономия времени, доступ к договорам и связанным документам «из одного окна», контроль их движения в системе.

Запросить стоимость решения