Расположение реквизитов согласно табулятора
|
Положение |
Реквизиты |
|
0 |
Наименование |
|
1 |
Начало абзацев |
|
2 |
Регистрационный |
|
3 |
Название вида |
|
4 |
Адресат; номер |
|
5 |
Гриф утверждения |
|
6 |
Расшифровка |
|
7 |
Нумерационный |
Способы оформления
дат в документах
Применяются два
способа оформления дат — цифровой и
словесно-цифровой.
Цифровой
способ является наиболее экономичным,
поскольку сокращает длину написания
даты и может одновременно служить кодом
при обработке документов на ЭВМ. Элементы
даты приводятся одной строкой арабскими
цифрами, отделенными точками, без
переносов, в такой последовательности:
число, месяц, год. Например: 1
сентября 2002 года —
01.09.2002.
Словесно-цифровой
способ имеет несколько разновидностей.
На документах со сведениями финансового
характера предыдущий пример выглядит
следующим образом: 01
сентября 2002 года или
01 сентября 2002 г.
Если
обозначение времени в тексте состоит
только из года, слово год пишется
полностью: смета на
2002 год.
Если
дата состоит из месяца и года, квартала
и года, полугодия и года,» то ее
написание имеет следующую форму: в
апреле 2004 г.; в октябре—ноябре 2001 г.; в
I квартале 2002 г.; в III— IVкварталах 2002 г.;
в первом полугодии 2002 г., т.
е. слова год, годы сокращаются (г., гг.),
если они приведены в датах с обозначением
месяца, квартала, полугодия.
Календарные
сроки в тексте пишутся так: в
октябре 2003 г., но: за
8месяцев 2003 года, в 1995 году, с 1995 по 2001
год, в 1999— 2002 годах. Период,
ограниченный пределами двух лет или
года и десятилетия, указывается: в
1992—1993 гг.; в период 1985 г. — 1995-е гг. (год
и десятилетие).
Все
виды некалендарных лет (учебный,
бюджетный, отчетный год), т. е. начинающихся
в одном году, а заканчивающихся в другом,
пишут через косую черту: в
2001/2002 учебном году, отчетный 2002/2003 год.
В остальных случаях
между годами ставится тире. Например:
освободить от взимания
налога в 2001— 2002 гг.
Квартал
обозначается римской цифрой, но полугодие
пишется полностью: Iквартал
2003 г.; во втором полугодии 2002 г. При
римских цифрах падежные окончания
(наращения) не ставятся: в
I квартале (но не в
1-м квартале).
В
названиях праздников и знаменательных
дат с прописной буквы пишутся первое
слово и имена собственные: Восьмое
марта, Новый год, но
День Победы. Если
начальное порядковое чисительное в
таком названии написано цифрой, то с
прописной буквы пишется следующее за
ним слово. Порядковое числительное при
этом не имеет наращения: 8
Марта, 7 Ноября.
Для
удобства поиска документов в больших
архивах допускается указание даты на
стеллажах, папках и в некоторых документах
в следующей последовательности: год,
месяц, число. Например: 2002.09.01.
Международной
организацией по стандартизации (ISO)
в связи с внедрением информационных
технологий рекомендуется универсальное
цифровое обозначение дат. Пример
написания даты 1 сентября 2003 года выглядит
следующим образом: 20030901
(основной формат);
2001-09-01 (расширенный
формат); 03-09-01 (сокращенный
формат).
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
1.Формуляр-образец
организационно-распорядительного документа, его составляющие Общие сведения о
реквизитах, требования к их оформлению. 2. Бланки документов, их виды.
1.Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа, его составляющие. Формуляр-образец ОРД применяется как
основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа —
приказа, постановления, письма, протокола, акта — на бумаге форматов А4 и А5
(формат А4 — 210×297 мм, формат А5 — 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).
Формуляр-образец устанавливает следующие
размеры полей, не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм
— нижнее.
Левое поле документов необходимо для
подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста
документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую
папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле документа почти
всегда закрыто.
При проектировании бланков в организации
левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в
зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.
Верхнее поле отводится для размещения таких
реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом – реквизит 01
«Государственный герб Российской Федерации», реквизит 02 «Герб субъекта
Федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типографским способом
заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На
верхнем поле располагается реквизит 19 «отметка о контроле», который, как
правило, наносится рукописным способом или специальным штемпелем.
Правое поле – 10 мм, оно не заполняется какими-либо реквизитами.
Нижнее поле – 20 мм, над ним располагаются
реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.
Формуляр-образец устанавливает определенные
требования к построению конструкционной сетки.
Конструкционная сетка – эта сетка,
состоящая из горизонтальных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги
стандартного формата.
Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате
А4 углового бланка
Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного
бланка
Вертикальные линии расположены с
расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг
письма равен одному знаку).
Расстояние между горизонтальными линиями
кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим
образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.
С помощью такой конструкционной сетки
определены максимальное число знаков, которые могут быть напечатаны на одной
строке от левого до правого поля, и максимальное число строк при определенном
интервале. С учетом этого определены зоны расположения каждого реквизита ОРД,
принимая во внимание максимальную величину каждого реквизита в знаках. Кроме
того, определен максимальный состав реквизитов – 30, однако они не все
присутствуют на любом виде организационно-распорядительного документа. Формуляр
определенного вида ОРД, например приказа, будет отличаться от формуляра
служебного письма набором реквизитов. Неизменными будут оставаться место расположения
и правила оформления реквизитов, включаемых в формуляр документа, вне
зависимости от его вида. Например, реквизит 11 «Дата документа» на любом виде
ОРД будет оформляться всегда одинаково – на одном и том же месте (в одной и той
же зоне) и по единым правилам. А реквизит 09 «Справочные данные об организации»
будет оформляться только в служебных письмах, но в отведенной ему зоне и по
установленным правилам.
Формуляром-образцом, как уже было сказано,
установлено 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении
организационно-распорядительных документов. В их состав входят:
ГОСТ Р 7.0.8
01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб
субъекта Российской
Федерации, герб (геральдический знак) муниципального
образования); 02 – эмблема;
03 – товарный знак (знак
обслуживания);
04 – код формы
документа;
05 – наименование
организации – автора документа;
06 – наименование
структурного подразделения – автора документа;
07 – наименование
должности лица – автора документа;
08 – справочные данные
об организации;
09 – наименование вида
документа;
10 – дата документа;
11 – регистрационный
номер документа;
12 – ссылка на
регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 – место составления
(издания) документа;
14 – гриф ограничения
доступа к документу;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения
документа;
17 – заголовок к тексту;
18 – текст документа;
19 – отметка о
приложении;
20 – гриф согласования
документа;
21 – виза;
22 – подпись;
23 – отметка об
электронной подписи;
24 – печать;
25 – отметка об
исполнителе;
26 – отметка о заверении
копии;
27 – отметка о
поступлении документа;
28 – резолюция;
29 – отметка о контроле;
30 – отметка о
направлении документа в дело.
Организационно-распорядительные документы
изготавливаются с помощью различных печатных устройств.
Начало зоны расположения реквизитов на
формуляре-образце соответствует определенному положению табулятора печатающего
устройства.
При расположении реквизитов на документе используют восемь
положений табулятора.
При этом счет ведется от границы
левого поля:
0 ……….1…………2…………3………..4………….5………….6…………7
5 уд. 16 уд. 24 уд. 32 уд.
40 уд. 48 уд. 56 уд.
Реквизиты располагаются следующим образом.
Нулевое положение табулятора:
от нулевого положения табулятора печатаются следующие
реквизиты: наименование
организации; справочные данные об
организации; наименование вида документа; место составления или издания
документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов); дата документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа; заголовок к тексту; текст (кроме
начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в
реквизите 22 «Подпись»; гриф согласования (кроме расшифровки подписи);
заверительная надпись «Верно»; наименование должности лица, заверяющего
документ; дата заверения; отметка об исполнении документа и направлении его в
дело; второй гриф утверждения документа.
Первое
положение табулятора:
начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).
Второе
положение табулятора:
регистрационный номер документа; расшифровка фамилии в
первом грифе согласования
документа.
Третье
положение табулятора:
используют при составлении таблиц.
Четвертое
положение табулятора:
адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной
строке).
Пятое
положение табулятора:
гриф утверждения (кроме расшифровки подписи); второй гриф
согласования.
Шестое положение табулятора: расшифровка подписи в
реквизите 22 «Подпись»; расшифровка подписи в грифе
утверждения; расшифровка подписи во
втором грифе согласования.
Седьмое положение табулятора: нумерационный
заголовок в таблице.
Реквизиты документов, состоящих из
нескольких строк (кроме текста), печатают через один межстрочный интервал
строчными буквами, например реквизит 18 «Заголовок к тексту», если он состоит
из нескольких строк.
Составные части одного реквизита печатают
через 1,5-2 межстрочных интервала, например составные части реквизита 15
«Адресат». Реквизит от реквизита печатают через 2-4 межстрочных интервала,
например реквизит 20 «Текст документа» от реквизита 22 «Подпись».
Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают
постоянными и переменными.
К постоянным можно отнести такие реквизиты,
которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые,
следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты,
как Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской
Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке),
эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации,
справочные данные об организации, код организации, код формы документа
(например, служебного письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).
Конечно, перечисленные реквизиты могут, в
силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится
заново изготавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в
государственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты
выгодно — это сокращает время, затрачиваемое на подготовку документов,
исключает появление ошибок и значительно улучшает внешний вид документа,
особенно, если эти реквизиты нанесены типографским способом.
К переменным можно отнести такие реквизиты,
которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата
документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст
документа» — от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания
вопроса, освещаемого в документе.
Таким образом, значение переменных
реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и
вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на
документе и правила их оформления.
Реквизиты можно разделить на обязательные и
дополнительные.
Обязательные реквизиты обеспечивают
юридическую силу документа и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.
К обязательным относятся следующие
реквизиты: наименование организации, т. е. автора документа, дата,
регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись и
др.
Дополнительные реквизиты бывают не
на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле).
Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа
(например, 29 «Отметка о поступлении документа в организацию», 30
«Идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного
реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.
Формуляр-образец предусматривает два
варианта оформления реквизитов: угловой и продольный.
При угловом варианте заголовочная часть
бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.
При продольном варианте заголовочная часть
бланка продлевается до границы правого поля.
Существует два способа оформления реквизитов: флаговый и
центрированный.
При флаговом способе расположения
реквизитов начало реквизита расположено всегда от левой границы зоны
расположения реквизита.
При центрированном способе расположения
реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны
расположения реквизитов.
Таким образом, формуляр-образец
устанавливает основные принципиальные моменты, на основе которых выработаны
единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении
организационно-распорядительных документов.
2. Бланки
документов, их виды
Официальные документы, создаваемые
юридическими или физическими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в
установленном порядке.
При оформлении
организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный
заранее бланк.
Для изготовления бланков документов,
согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, используется бумага форматов А4 (210 х 297
мм),А5(148 х 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага
форматов А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148).
Каждый лист документа, оформленный на
бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков
хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
Организации используют бланки документов,
изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов
государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской
Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты
о наличии технических и технологических возможностей для качественного
изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки
на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по
составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов на бумажном носителе и
электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков,
утверждаемых руководителем организации.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге
или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов
должны быть защищены от несанкционированных изменений.
Бланки документов оформляются в соответствии
с Приложением Б ГОСТа Р 7.0.97-2016. Ориентировочные границы зон расположения
реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью
входящих в нее реквизитов.
В зависимости от расположения реквизитов
устанавливается два варианта бланков – угловой и продольный.
Реквизиты 01,02, 03 располагаются на
верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим
реквизитом.
Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита
05.
Реквизиты 05,06,07,08,09,13, ограничительные
отметки для реквизитов 10,11,12 в пределах границ зон расположения реквизитов
размещаются одним из способов:
—
центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно
удалены от границ зоны расположения реквизитов);
—
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы
зоны расположения реквизитов).
Устанавливаются следующие виды бланков документов
организации:
—
общий бланк;
—
бланк письма;
—
бланк конкретного вида документа.
Нормативными правовыми актами организации
устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма
структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа,
бланк распоряжения, бланк протокола и др.).
Образцы бланков документов приведены в приложении Б.
Общий бланк используется для
изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных
документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02
или 03), 05,06,07,13 и ограничительные отметки для
реквизитов 10,11, 16,17. Бланк
письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных
нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05,08, ограничительные
отметки для реквизитов 10,11,12,15,
Бланк письма структурного
подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного
лица – реквизит 07.
Бланк конкретного вида документа,
кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных
нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05,09,13 и, при
необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов
10,11,16,17.
Бланк конкретного вида документа
структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк
должностного лица – реквизит 07.
В органах власти и организациях субъектов
Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным
языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки)
республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на
русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской
Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском
языке– слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской
Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке –
сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик
в составе Российской Федерации).
Для переписки с иностранными
корреспондентами, используют бланки на двух языках – русском и английском
(приложение В.8 ГОСТа Р 7.0.97-2016) или ином иностранном языке.
Контрольные вопросы к лекции
1.
Назовите стандарт, который определяет состав реквизитов
документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных
технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения
реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов?
2.
Какими способами можно изготавливать бланки документов?
3.
Что является основой для проектирования бланка документа?
4.
Сколько видов бланков установлено ГОСТом Р 7.0.97-2016?
5.
Для оформления каких видов документов используется общий бланк?
6.
Какие постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид
бланка?
7.
Какими способами могут отмечаться на бланках места для переменных
реквизитов?
8.
Чем общий бланк отличается от бланка письма?
9.
Какие требования предъявляются при изготовления бланка с изображением
Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ?
10.
Что необходимо представить в типографию для изготовления бланка?
11.
Какие форматы бумаги используются для построения
формуляра-образца ОРД?
12.
Какие размеры полей ОРД установлены формуляром-образцом ОРД?
13.
Могут ли на полях документа располагаться какие-либо реквизиты?
14.
Какой максимальный состав реквизитов установлен
формуляром-образцом?
15.
Сколько положений табулятора используется при оформлении
реквизитов?
16.
Какие реквизиты относятся к постоянным?
17.
Какие реквизиты являются обязательными?
18.
Сколько существует способов оформления реквизитов?
19.Что характеризуют дополнительные реквизиты ОРД?
20. Чем продольный вариант расположения реквизитов
заголовочной части бланка
отличается от углового?
Источники
1.
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению документов. – утв. Приказом Росстандарта
от 08.12.2016 № 2004-ст. – URL : http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461 (дата обращения :
14.10.2021). – Текст :
электронный.
2.
Кузнецова, Т. В., Санкина, Л. В.. Делопроизводство (Организация и
технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов / Т. В.
Кузнецова, Л. В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; под ред. Т. В. Кузнецовой. –
Москва : ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с. – Текст :
непосредственный.
Домашнее задание: 1. Ответить письменно
на вопросы лекции.
2. Познакомиться с ГОСТом Р 7.0.97-2016. Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов.
Выполненные работы присылать на электронную почту: katerinabirulya@yandex.ru до 29.10.2021 г.
Положение табулятора при машинописном оформлении реквизитов документов
Положение табулятора при машинописном оформлении
реквизитов документов
┌───────────┬────────────────────────────────────────────────────┐
│ Положение │ Печатаемый реквизит │
│табулятора │ │
├───────────┼────────────────────────────────────────────────────┤
│ 0 │Название вида документа │
│ │Дата │
│ │Ссылка на индекс и дату входящего документа │
│ │Заголовок к тексту │
│ │Текст (без абзацного отступа) │
│ │Отметка о наличии приложений │
│ │Наименование должности в реквизите «подпись» │
│ │Гриф согласования │
│ │Отметка о заверении копии │
│ │Фамилия и телефон исполнителя │
│ │Здесь же пишутся слова «Примечание» и «Основание» │
├───────────┼────────────────────────────────────────────────────┤
│ 1 │Начало абзацев в тексте │
├───────────┼────────────────────────────────────────────────────┤
│ 4 │Адресат │
├───────────┼────────────────────────────────────────────────────┤
│ 5 │Гриф утверждения │
│ │Гриф ограничения доступа к документу │
├───────────┼────────────────────────────────────────────────────┤
│ 6 │Расшифровка подписи в реквизите «подпись» │
│ │Коды │
└───────────┴────────────────────────────────────────────────────┘
Остальные положения табулятора (2, 3, 7) используются при оформлении таблиц или разработке бланков с трафаретным текстом.
Если документ имеет несколько грифов согласования, они располагаются двумя вертикальными рядами. Второй ряд пишется от 5-го положения табулятора (после 40 знаков от границы левого поля).
В грифах согласования и утверждения наименование должности в одной строке не должно занимать более 28 знаков.
Название вида документа печатается прописными буквами.
Реквизиты отделяются друг от друга 2 — 4-межстрочными интервалами.
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов: «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» — отделяются друг от друга 1,5 — 2-межстрочными интервалами.
Расшифровка подписи в реквизите «подпись» печатается на уровне последней строки наименования должности или классного чина.
При наличии нескольких подписей, расположенных одна под другой, наименования должностей и расшифровки подписей разделяются 2 — 4-межстрочными интервалами.
При оформлении многострочных реквизитов используются строки максимальной длины в пределах, допускаемых ГОСТ Р6.30-97.