Схема бизнес процесса пример производства

Деятельность любой компании основана на бизнес процессах. Они предназначены для решения задач на коммерческих и некоммерческих предприятиях. С помощью них распределяются и оптимизируются внутренние контакты работников для достижения поставленных целей. Инструмент обеспечивает и налаживание внешнего рабочего процесса с покупателями, потребителями и поставщиками, поэтому является универсальным механизмом для решения проблем.

Что такое основной бизнес процесс простыми словами

Business Process (в переводе «Бизнес процесс») – это постоянно повторяющаяся в определенное время последовательность (цепочка) действий сотрудников, которая выстроена, в соответствии с политикой компании, и направлена на достижение поставленных целей.

Описанием и управлением процессами занимается предприниматель или специальный менеджер, который несет ответственность за полученный результат (с ним заключается соглашение, в соответствии с политикой конфиденциальности). Если этот результат был хорошим и отвечал намеченным целям, деятельность предприятия признается эффективной.

Понятие процесса управления и качества его описания – это индикатор профессионализма организации.

История появления термина

Впервые термин «бизнес процессы» появился давно — в 70-х г. г. XX века. Именно тогда предприятия стали переходить к информационным системам и информатизации производственного процесса. Возникла потребность в четкой организации управления предпринимательством и трудовыми ресурсами.

Инструктирование работников стало осуществляться по схеме «человек – человек» и «человек – машина». Все нормы были стандартизированы. Так, нужны были команды, которые бы распознал и человек, и машина.

Первая нотация была создана американскими военными. Постепенно методику стали перенимать и организации. Скоро она стала популярна и в области маркетинга, и среди бизнесменов.

Зачем нужны бизнес процессы

Если компания стремится к качественной системе менеджмента, основанной на стандарте ISO 9001, разработка, описание, внедрение и оптимизация процесса – обязательное условие. В этом случае у предприятия появляется сильное преимущество на конкурентном рынке.

С помощью описания процессов достигают и иные задачи:

• установка единых требований, стандартов и регламентов к выпускаемому продукту, на которые будут ориентироваться все участники процесса;
• производство качественного товара;
• снижение себестоимости продукта и издержек;
• ускорение основного процесса;
• автоматизация труда на предприятии;
• обеспечение эффективного управления над различными подразделениями;
• донесение сложной информации в упрощенном и понятном виде;
• обеспечение прозрачности всех производственных этапов;
• понимание специфики производства и разработка способов его совершенствования;
• оптимизация расходов;
• реализация намеченных целей с использованием установленных стратегий;
• повышение имиджа компании и ее инвестиционной привлекательности;
• оперативное нахождение проблем и их решение;
• равномерное распределение ответственности между руководителями разного звена, вместо сосредоточения контроля на одном уровне;
• проектирование дополнительных путей для развития компании;
• минимизация рисков при потере кадров (увольнение, отпуска, больничные);
• оперативное обучение персонала, которые будут пользоваться готовыми схемами;
• мотивация сотрудников.

Отличие бизнес процессов от функций и стандартных процессов

Бизнес процессы отличаются от других процессов, протекающих в компании. В их организации участвуют только люди. Если включается, например, автоматизированная система, речь идет о технологическом процессе.

В основных процессах управления всегда участвует несколько человек. Даже если представитель организации будет один, он все-равно взаимодействует с покупателем или поставщиком, которые тоже – участники.

Процессы могут существовать и в некоммерческих организациях, которые не преследуют цели заработка.

Кто описывает бизнес процессы

Описанием основных процессов занимается персональный квалифицированный сотрудник. Обычно это приглашенный со стороны консультант. Но один специалист не будет разбираться одинаково хорошо в специфике деятельности разных компаний, поэтому он привлекает помощников.

Специалист должен уметь описывать процессы и:

• подробно знать бизнес-анализ и основы работы с нотациями;
• обладать информацией о процессах внутри предприятия;
• уметь оптимизировать работу компании, в соответствии с поставленными задачами и устранять ошибки (по согласованию с руководителем).

Характеристики описания основных бизнес процессов

Описание процессов характеризуется такими параметрами:

1. Наименование и цель. Обычно это одно и то же. Все участники должны будут их знать и понимать. Например, название – «Продажа первой партии нового товара». Цель звучит так же.
2. Исполнитель или владелец инструмента. Это ответственное лицо, которое будет подробно составлять план, доносить его до сотрудников, вести и контролировать процесс его выполнения.
3. Ресурсы, которые используются для достижения поставленных целей.
4. Вход – это те ресурсы, которые поступают извне, сырье.
5. Выход – это произведенные товары или оказываемые услуги. Иногда может получиться не то, что было запланировано, тогда цель на этом этапе меняется.

Еще есть и другие параметры описания, но не обязательны:

• другие участники;
• последовательный порядок операций;
• контрагенты, поставляющие ресурсы;
• конечные пользователи;
• эффективность деятельности;
• уровень риска.

Уровни основных бизнес процессов

Процессы имеют многоуровневое строение:

1. Самый верхний – внешнее воздействие, благодаря которому будут решаться стратегические задачи (например, распределение ресурсов между подразделениями предприятия). Иногда здесь задействованы организационные единицы.
2. Внутреннее воздействие для достижения тактических задач, например, продажа продукции.
3. Процессы внутри структуры, например, когда будет создаваться рабочий проект.
4. Процессы по исполнению задач внутри определенной структуры, например, когда будет разрабатывается план по обслуживанию клиентов.

Классификация бизнес процессов

Классификация основных процессов осуществляется по разным признакам:

Специфика работы:

• процесс производства, когда на выходе будет получаться осязаемый продукт;
• процесс услуг.

Сложность:

• монопроцесс — это такой вид процесса, когда все действия будут односложны и цикличны;
• вложенный процесс — когда монопроцессы будут протекать в определенной последовательности;
• связанный процесс — когда для выстраивания последовательности монопроцессов будет использоваться предварительный план.

Структурное место на предприятии:

• горизонтальное – канал взаимодействия равноправных сотрудников;
• индивидуально-горизонтальное – исполнение функций отдельными лицами;
• межфункционально-горизонтальное – коммуникация сотрудников разных подразделений;
• вертикальное – совместная деятельность работников разного уровня (начальника и подчиненного);
• интегрированное – одновременное горизонтальное и вертикальное взаимодействие работников.

Функции отдела:

• управления;
• распределения финансов;
• организации работы склада;
• логистики;
• производства.

Детализация или комплексность:

• микропроцесс – вид процесса с производством элементов готового продукта, например, стержней для шариковых ручек;
• макропроцесс – выпуск готовой продукции, например, шариковых ручек.

Исполняемость:

• выполняемые, направленные на автоматизацию деятельности;
• невыполняемые, предназначенные для изучения нюансов работы организации и повышения эффективности взаимодействий на разных уровнях.

Описание бизнес процесса

Основные процессы обязательно должны быть подробно описаны. В противном случае они не могут существовать. Для описания процесса нужно расписать определенные действия, которые должны выполнять работники на предприятии для достижения целей.

Для качественного описания руководитель должен точно понимать конечный итог и задачи коллектива. Перед тем как приступить к описанию и реализации проекта, нужно донести эту информацию до всех участников.

Кстати! Зарегистрируйтесь в нашем сервисе голосовых рассылок Zvonobot и получите первые 20 звонков — бесплатно 😉

Основные виды бизнес процессов

Все процессы делятся на 6 групп:

1. Основная, представляющая полезную ценность для потребителей.
2. Вспомогательная, обеспечивающая существование основных процессов, но не имеющая ценности для потребителей.
3. Управляющая, предназначенная для контроля над основной и вспомогательной группой процессов и над процессом исполнения целей.
4. Сопутствующая – вспомогательный вид процессов, которые будут приносить дополнительный доход.
5. Группа развития, предназначенная для увеличения производительности и доходов предприятия.
6. Категория совершенствования, направленная на улучшение рабочего процесса, повышения его качества.

Еще есть такие виды процессов: внутренние и внешние, в зависимости от формы решаемых задач, а также структурные (оптимизируют рабочий процесс) и функциональные (направлены на решение текущих задач).

Правила описания основных бизнес процессов

Описание процессов в разных организациях имеют свою специфику, в зависимости от особенностей производства. Однако есть общие правила описания, которые необходимо будет соблюдать на всех предприятиях:

1. Законченность, т.е. любая деятельность должна будет иметь собственную цель, конечный итог (иногда в ходе работы цель может измениться).
2. Краткость. Инструкции должны быть изложены лаконично с обозначением основных этапов работы и задач сотрудников без лишних деталей и сложных терминов. Это обеспечит быструю и слаженную работу всех отделов.
3. Использование общепринятых, типовых обозначений по стандартам IDEF3, BPMN 2.0, BPMN (для преобразования задач в наглядные схемы и таблицы есть специальные программы), чтобы любой участник процесса описания смог прочитать инструкцию и верно истолковать ее.
4. Указание конкретных участников процесса описания и ответственных лиц с четким распределением задач между ними.

Описание процессов начинается с моделирования схем. Подробно описываются только те процессы, которые уже были сформированы в компании.

Уровни анализа

Менеджер самостоятельно определяет, насколько подробно будет описан основной бизнес-процесс. Его можно анализировать на 5 уровнях:

1. Операции. Это самый детализированный уровень, когда будет требоваться перечислять каждое действие.
2. Действия – это ряд операций, в котором должна быть соблюдена определенная последовательность.
3. Процедуры – несколько объединенных действий, выстроенных в определенном порядке для достижения поставленных целей.
4. Базовый уровень, на котором объединяется несколько взаимосвязанных процедур, которые будут служить достижению результатов. Обычно в них участвует несколько сотрудников.
5. Направление работы. Это самый обобщенный уровень, который включает в себя несколько процессов.

Этапы описания

Составление описания бизнес процесса будет осуществляться пошагово в 11 этапов:

1. Определение цели описания. Процесс и описание могут иметь разные цели. На этом этапе нужно будет сформулировать, зачем данному процессу требуется описание. Например, внедрение автоматической системы приема заявок или снижение стоимости производства и т.д.
2. Определение целей описания основного процесса – конечного результата, который нужно будет получить. Целей бывает несколько. Все они должны быть обозначены. Например, покупатель может приобрести товар или отказаться от него. Обоим варианта необходимо описание.
3. Привлечение руководящих сотрудников для обсуждения сформулированных задач и нюансов их выполнения.
4. Донесение информации до сотрудников, которые будут максимально эффективно выполнять задачи. Важно сформулировать их четко, ясно.
5. Расставление приоритетов. Все задачи и действия будут делиться на первостепенные и менее важные. При этом учитывается основная цель, количество ресурсов, время, финансы и прочие факторы при описании.
6. Фиксация начала и конца процесса при описании, их четкое выделение среди прочих элементов.
7. Определение ключевых точек, которые будут влиять на получение результата. Например, ведение переговоров, торг с клиентом, формирование счета на оплату и др. Эти точки могут иметь несколько сценариев, для каждого из которых необходимо описание.
8. Создание черновика предварительного описания, который должны будут получить все заинтересованные лица: руководители, клиенты.
9. Согласование деталей, учет комментариев и пожеланий всех участников процесса описания.
10. Презентация финального описания с внесенными корректировками (все они должны быть согласованы с руководством).
11. Оформление окончательного варианта описания с подробными схемами, планами, моделями и иными документами.

Форматы описания бизнес процессов

Описание процессов может быть в 3 форматах:

1. Текстовом, когда информация изложена, в основном, в виде текста. Это самый распространенный вид описания.
2. Табличном – наглядном виде. Но здесь есть сложности с подготовкой шаблонов.
3. Графическом – самом удобном и понятном варианте в виде моделей и схем.

Каждое описание процесса из них имеет свои плюсы и минусы.

Схема описания бизнес процессов

Когда обработка процессов осуществляется графическим способом, демонстрация информации будет осуществляться с помощью схемы. Так, наглядно можно проследить весь механизм.

Для построения схемы по описанию процессов могут использоваться специальные программы. Это осуществляется поэтапно:

1. Фиксация границ – начальной и конечной точки основного процесса описания.
2. Выделение основных блоков – базы процесса, в соответствии с их положением в последовательности.
3. Внесение дополнительных элементов – ответвлений, всех возможных путей развития событий.
4. Распределение ролей между участниками. Один сотрудник может одновременно исполнять несколько ролей.
5. Добавление документов: кейсов, презентаций, инструкций, писем и пр.
6. Внесение данных об источниках и программном обеспечении, с помощью которых осуществляется автоматизация процесса описания.
7. Обозначение инструментов, которые могут помочь в достижении целей.
8. Внесение критериев эффективности, с помощью которых будет производиться оценка результата.
9. Моделирование процесса с учетом всех полученных сведений при описании.

Схема описания отображается либо в виде карты (блок-схем), либо маршрута (движение данных и ресурсов в процессе). Для этого применяются стандартные международные формы документирования (нотации).

Создание и оптимизация бизнес процессов на предприятии

В ходе создания процессов систематизируются все элементы производственного процесса: ресурсы, информация, пространство, время, техники и пр. Для качественного выполнения этой задачи нужно будет:

• оценить те процессы, которые уже протекают на предприятии, и описать их модели по принципу «как есть»;
• оставить и обновить существующие модели до формата «как быть должно»;
• обеспечить контроль над процессами.

Анализирование

Сначала всегда необходимо проанализировать существующие процессы, выявить дублирующиеся элементы, оптимизировать задачи. Это необходимо, когда:

• есть жалобы от клиентов на качество обслуживания или товара;
• заявки не исполняются к установленному сроку;
• процессы состоят из длинного цикла действий (больше, чем три или пять);
• у предприятия слишком крупные расходы на обслуживание склада и логистики;
• часть помещений пустует;
• загруженность мощностей на максимальном пределе;
• внедрение нового товара или модернизация технологий требуют слишком крупных трат.

Чтобы проанализировать текущие процессы, необходимо их описать. Это требуется, если:

• компания – крупная (у нее есть филиалы, много заявок, покупателей);
• производственный процесс имеет сложную многоэтапную структуру;
• происходит расширение задач организации, открытие дополнительных филиалов, увеличение штата;
• меняется руководство или оформляется франшиза;
• обслуживанием заказов начинает заниматься другой производственный участок;
• сотрудники вынуждены несколько раз выполнять одни и те же операции;
• в рабочий процесс внедряются новые информационные системы.

Процессы можно не описывать в небольших организациях или на только что открывшихся предприятиях.

Пошаговое описание

Описание текущего бизнес процесса строится поэтапно:

1. Собирается команда участников этого процесса, включая руководителей.
2. Происходит сбор всей необходимой информации о наличии ресурсов, мощностей, требований к качеству продукта, времени для выполнения заявок и пр.
3. Формулируется конечный итог.
4. Организуется интервью с работниками для определения этапов производства.
5. Создается текстовое или графическое описание.

Управление бизнес процессами

Для реализации потенциала предприятия в полном объеме нужно будет правильно выстроить управление бизнес процессами (BPM). Оно состоит из 4 ступеней:

1. Этап моделирования, когда происходит определение и описание процессов. Также здесь устанавливается ответственность руководителей.
2. Выполнение указанных в описании задач.
3. Контроль работы персонала и движения финансов. Сотрудник на руководящей должности следит за исполнением сроков, качества продукции, равномерной загруженностью кадров, переработками, премированием и штрафами сотрудников.
4. Анализ выполненной работы, сравнение полученного результата с поставленными задачами, выявление ошибок и оптимизация управления процессом.

Качественное управление деятельностью компании определяется бизнес процессами. Если правильно описать и распределить задачи, проконтролировать их выполнение, показатель эффективности будет высоким.

Зарождение BPM

По мере роста и развития компаний стала появляться необходимость в выстраивании правильного контакта отделов. Причем эта потребность возникла как в малом бизнесе, так и на крупных предприятиях.

Прогресс не стоял на месте, в рабочий процесс стали внедряться технологии, предназначенные для облегчения и автоматизации организационной деятельности, повышения ее эффективности и гибкости. Постепенно они переросли в полноценное управление BPM.

Модель зрелости BPM

Зрелость системы управления отражается в модели описания процессов BPM. В ней отображены стадии управленческого процесса. Чем выше уровень, тем более детального и качественного построения управления процессами можно добиться. На низких уровнях наблюдается хаотичность и неуправляемость.

Моделирование бизнес процессов

С помощью построения модели процессов организуется их максимально точное и полное описание. Оно бывает 3 видов:

1. Структурное, которое позволяет исследовать текущие и будущие системы. Оно может быть:
   • функциональным (последовательное построение схемы с использованием конкретных ресурсов);
   • имитационным (учитываются временные интервалы, внутренние и внешние условия);
   • информационным (отображается связь объектов и их характеристики).
2. Ориентированное на объекты без детализации – любые преобразуемые предметы в рабочем процессе.
3. Интегрированное – сочетающее несколько моделей, т.е. комплексное.

Нотации моделирования

В процессе моделирования используются специальные технические условные обозначения (нотации) – единые по всему миру:

ARIS	Его используют при создании, анализировании, внедрении и оптимизации процессов
DFD	Предназначен для использования в макропроцессах бизнеса
UML	Применяется при разработке программного обеспечения, демонстрирует ошибки в структуре
IDEF	Разделяет и объединяет блоки IDEF0, изображает процесс IDEF3
BPMN	Демонстрирует процесс в разных аудиториях
RAD	Предназначена для описания и анализирования функциональных элементов, а также демонстрации их взаимодействия
WFD	Отражает процессы на нижнем уровне, демонстрирует последовательность действий и время их выполнения
ANSI	Это блок-схемы, которые демонстрируют, как идет процесс
ERM	Позволяют сделать описание концепции процессов
SADT	Помогают создавать функциональные модели
FCD	Создан для описания действий, исполнителей, оборудования символами
EPC	В рамках сложного комплексного процесса позволяет определить его вход и выход
STD	Отражает поведение системы во время внешнего воздействия
Дорожки Брюса Силвера	Используется, как дополнение для демонстрации перехода ответственности от одного сотрудника к другому
Unified Modeling Language	Позволяет визуализировать, сконструировать, задокументировать системы и процессы, скачать сформированные документы
Карты потоков ценностей	Отражают потраченные ресурсы и время
Цветные сети Петри	Предназначены для демонстрации переходов, событий, действий

В чем разница между нотациями

Все нотации имеют свои особенности и используются в разных ситуациях. Какие из них выбрать, решает менеджер в процессе моделирования. Обычно используют BPMN или ARIS.

BPMN имеет особенности:

• развитость семантики;
• использование логических событий, операторов;
• подходит для описания специфических процессов;
• позволяет имитировать процесс;
• отражает, как действие может прерваться.

Нотацию ARIS выбирают с учетом ее характеристик:

• отражение статуса документа;
• демонстрация событий, происходящих до операции и после нее;
• использование логических операторов;
• поддержка корректной имитации процесса;
• построение крупных диаграмм;
• трудоемкость процесса моделирования;
• ограниченность семантики.

На практике использовать BPMN удобнее, так как она поддерживает больше инструментов. С ее помощью можно построить схему как отдельного процесса, так и целой серии.

Платное и бесплатное программное обеспечение и сервисы для создания и описания модели бизнес процесса

Моделирование процессов осуществляется в специальных программах. Самые популярные и удобные из них:

Bizagi Process Modeler	Бесплатный софт для небольших организаций, который можно скачать в интернете. Поддерживает построение диаграмм, позволяет распределить приоритеты. Имеет широкий функционал. Созданную схему можно проверить, изменить ее части, добавить свои элементы, скачать, распечатать. Все сопутствующие документы формируются автоматически и сохраняются в файл. Поддерживает русский язык и одновременную работу нескольких менеджеров.
Visual Paradigm	Платная программа, с помощью которой можно построить схему со всеми корпоративными процессами с взаимосвязанными элементами. Описания можно протестировать или задать их для отдельных составных частей. Для каждого объекта можно установить свои правила.
Elma BPM	Платное ПО, позволяющее следить за работой бизнес-схемы в онлайн-режиме. Задачи можно распределить между конкретными работниками. Поддерживается подключение 1C и загрузка документов.
Fox Manager	Софт, который позволяет создать карту процесса с планом. У поставленных задач можно контролировать степень выполнения и качество, их эффективность и всего рабочего процесса в целом.
ARIS Express	Бесплатная программа для построения моделей и карт. Есть поддержка инструмента Smart Design: после внесения данных схема выдается автоматически. Отдельно созданные модели не могут быть объединены в общий процесс.
Business Studio	Софт от российского разработчика для контролирования исполнения поставленных задач и автоматической генерации документов. Может применяться совместно с другими программами.

Как рассчитать стоимость бизнес процесса

Перед тем как приступить к управлению и оптимизации процессов, необходимо будет проанализировать предстоящие расходы поэтапно:

1. Собрать первичные данные о процессе, сделать его описание, определить, какие операции, как часто и кем будут выполняться. Данные обычно заносятся в таблицу MS Excel с названием столбцов: «Наименование операции», «Коэффициент использования» (частота повторения данной операции), «Исполнитель».
2. Проанализировать, сколько времени будет требоваться на выполнение каждой операции. Для этого можно использовать методы фотографирования (фиксация процесса выполнения операции каждым сотрудником), экспертной оценки персонального бизнес-аналитика, анализа данных с помощью информационной системы (на основе прошлого опыта). На практике часто применяются комбинированные способы. Полученные данные заносятся в таблицу в графу «Время исполнения операции».
3. Подсчет стоимости ресурсов. Для этого рассчитывается, сколько стоит 1 минута работы данного сотрудника (исходя из размера его заработной платы). Затем это значение умножается на время исполнения операции. Полученное значение заносится в таблицу в графу «Стоимость ресурсов за 1 мин». Для получения полной картины стоимости процесса необходимо добавить все остальные статьи расходов: арендную плату, закупку расходных материалов и пр., но без излишней детализации, так как этот этап может затянуться.
4. Подсчет стоимости всего процесса с учетом полученных данных. Для этого необходимо рассчитать, во сколько обходится выполнение одной операции (стоимость минуты времени работника умножается на длительность выполнения задачи). Эти данные нужно занести в таблицу в графу «Стоимость 1 операции», а затем заполнить столбец «Стоимость операций за месяц». Путем сложения значений в последнем столбце можно получить стоимость всего процесса. При этом нужно учитывать, что подобный расчет может иметь большие погрешности.
5. Анализирование стоимости процесса. Когда цена каждой операции будет наглядно отображена в таблице, у руководства обычно появляется желание ее удешевить. Сделать это можно с помощью полного исключения данной операции из процесса (нужно проанализировать, насколько она необходима для получения результата), использования более дешевых ресурсов или менее квалифицированных кадров, ускорения выполнения операций, упрощения рабочего процесса.
6. Анализирование нагрузки на работников. Для этого учитываются не только операции данного процесса, но и все остальные функции сотрудников. Расчеты помогают понять, насколько та или иная операция трудозатратная, а также распределить нагрузку равномерно между участниками.

Внедрение бизнес процессов

Внедряемый процесс может быть как новым, так и уже существующим, но в обновленном виде. В любой ситуации эта процедура происходит поэтапно:

1. Знакомство персонала с новой системой, чтобы они могли ориентироватся не результат.
2. Презентация преимуществ, выгоды и эффективности использования системы.
3. Тестовый запуск программы на одном сотруднике или в одном отделе.
4. Проведение обучения других сотрудников при положительных результатах тестирования.
5. Полноценный запуск процесса.
6. Управление процессом, осуществление контроля над работой персонала и соблюдением алгоритмов новой системы. Этим занимается руководитель или специальный менеджер.

Еще на этапе внедрения нужно, чтобы каждый сотрудник работал по новой схеме.

Оптимизация бизнес процессов

После того как бизнес процесс внедрен, его нужно будет оптимизировать для четкой и слаженной работы всех подразделений. Оптимизация производится 2 методами:

1. «Здравый смысл», когда:
   • удаляются дублирующиеся операции;
   • исключается лишний контроль;
   • автоматизируются часто повторяющиеся операции;
   • равномерно распределяются ресурсы;
   • корректируются все составляющие процесса: материалы, технологии и пр.;
   • процесс максимально упрощается;
   • все операции стандартизируются;
   • назначается параллельное выполнение задач, процесс ускоряется;
   • продолжительность операций и расходов на них сокращаются.
2. «Бережливое производство», когда:
   • минимизируются паузы в рабочем процессе (простой машин, согласование заказа и пр.);
   • исключается производство излишков;
   • нерациональные действия сотрудников сводятся к минимуму;
   • сокращаются перемещения работников для сохранения времени;
   • выпускаемая продукция страхуется на предмет появления возможных дефектов;
   • обеспечивается достаточный объем ресурсов.

Оптимизация процесса происходит вскоре после его внедрения.

Автоматизация бизнес процессов

Чтобы оптимизировать внедренный процесс, часто требуется его автоматизация – использование специального ПО для ускорения, упрощения и облегчения выполнения задач.

Автоматизация помогает при:

• сборе информации;
• формировании отчетов;
• передаче информации между отделами;
• снижении расходов на ресурсы;
• оперативном информационном обмене между заказчиками и исполнителями;
• повышении эффективности рабочего процесса.

Для автоматизации используются различные программы (CRM с поддержкой звонков клиентам прямо из системы, ERP). Руководство делает выбор на основе поставленных задач.

Плюсы внедрения процессного управления

Управление процессами и их автоматизация имеет преимущества:

• непрерывное получение данных;
• оперативное выполнение однотипных операций;
• замена человека на компьютер, когда это возможно;
• повышение качества и скорости работы сотрудников;
• быстрый обмен данными между сотрудниками;
• высокая точность операций;
• параллельное выполнение нескольких задач;
• быстрое принятие решений по алгоритму;
• быстрое формирование документов и отчетов.

Реинжиниринг и постоянное совершенствование

Реинжиниринг – это кардинальная перестройка бизнес процессов.

У каждой организации своя специфика и свой порядок этой процедуры, но есть 5 основных шагов:

1. Определение потребностей организации, выявление слабых мест.
2. Формирование группы ответственных специалистов из своих или персональных привлеченных работников.
3. Планирование основных процессов на основе проблем, потребностей клиентов, задач предприятия.
4. Смена подхода для улучшения рабочего процесса.
5. Подключение сотрудников к тестированию процессов и его полноценному запуску.

Реинжиниринг позволяет осуществлять качественное управление бизнес процессами на предприятии, оперативно решать проблемы по мере их поступления. Так, можно будет оптимизировать до 20% всех процессов в компании.

В ходе постоянного совершенствования происходит последовательная и одновременная проработка большого числа процессов. Такой подход характеризуется:

• непрерывными изменениями;
• постепенным внедрением новой системы;
• командной деятельностью;
• широким охватом всех отделов предприятия;
• минимизацией дефектов с работой на опережение.

Так можно будет осуществлять постоянное управление процессами без глобальных трансформаций.

Пример удачного анализа и оптимизации бизнес процессов

На предприятии по производству молочной продукции был проведен анализ управления процессами. В ходе него были выявлены проблемы:

• долгая доставка до прилавков магазинов, продукция доходила до потребителей несвежей, что изменило отношение покупателей к бренду;
• простой производственного цеха из-за задержек поставки молока.

После этого были сформулированы задачи:

1. Уменьшить срок доставки товара до 5 ч.
2. Обеспечить своевременную доставку молока в цеха.

Оптимизация процесса позволила предпринять меры:

1. Сменить поставщика молока.
2. Приобрести дополнительные автомобили для оперативной отправки продукции и нанять водителей.

Ошибки при внедрении систем управления

При внедрении системы управления следует учитывать возможные ошибки:

1. Неправильная формулировка цели и задач.
2. Отсутствие согласованности между подразделениями.
3. Иррациональные желания, не соответствующие возможностям.
4. Чрезмерная детализация процесса.
5. Описание всех операций и процессов на предприятии.
6. Игнорирование общепринятых условных обозначений с использованием своих нотаций.
7. Желание получить прибыль от каждого процесса.
8. Формирование идеальной схемы процесса.

Ситуации, когда бизнес процессы нужно описывать

Обычно описание процессов требуется, когда компания только создается. Но иногда и длительно существующий бизнес нуждается в трансформации:

1. Резкий рост объемов производства. В период развития возрастает нагрузка на предприятие, нанимаются новые сотрудники, расширяется ассортимент. При наличии описанных процессов все эти действия упорядочены и доступны для всех новых работников. Управление осуществляется более эффективно.
2. Производство, требующее сложных, многоэтапных действий. Каждое из них должно быть четко описано.
3. Открытие новых филиалов по франшизе. Без описания процессов это сделать нельзя, у партнеров должны быть четкие инструкции с полной детализацией рабочего процесса, чтобы применять его на практике.
4. Оптимизация финансов, уменьшение расходов на выпуск товаров, выявление ненужных трат.
5. Подготовка к дальнейшему развитию предприятия, его расширению.

Как бизнес процессы могут быть оптимизированы и усовершенствованы

Каждое успешное предприятие должно подстраиваться под меняющиеся экономические условия. По мере изменений спроса, климата, финансирования, открытия конкурентов важно вовремя корректировать рабочий процесс, оптимизировать управление бизнес процессами.

Оптимизация позволяет повысить эффективность деятельности компании и еще поднять на новую ступень систему управления. Она обеспечивает гибкость в изменчивой внешней и внутренней среде, а значит, предприятие всегда будет функционировать.

Если в процессе развития компании применяют прежние способы управления, со временем руководитель заметит, что они стали неэффективны. Это происходит, когда расширяется ассортимент продукции, меняется структура или объемы производства.

Помимо этого оптимизация требуется, когда нужно:

• улучшить уже существующую систему управления процессами;
• расширить производство;
• снизить производственную мощность;
• улучшить сервис;
• повысить качество товара;
• сократить штат без потери качества;
• повысить конкурентоспособность;
• повысить эффективность отдельных подразделений.

Где можно обучиться управлению бизнес процессами

Бизнес процессами занимается персональный бизнес-аналитик. Получить профильное образование можно различными способами:

1. Непрофильные вузы с направлениями «Экономика», «Менеджмент».
2. Профильные учебные заведения со специализацией «Предпринимательство».
3. Курсы с государственной поддержкой, т.е. бесплатные для слушателей. В каждом регионе есть свои представительства.
4. Курсы от «Сбера» и Google – лучший бесплатный вариант для получения образования по бизнесу в интернете. Бонусные уровни открываются после прохождения тестирования на сайте. А в блоге постоянно публикуются полезные статьи по теме.
5. Платные онлайн-курсы от «Синергия», Skillbox.ru, «Нетологии» и пр. с получением официального сертификата по e mail.

Заключение

Успех деятельности предприятия, во многом, зависит от грамотного применения и управления бизнес процессами. При запуске новой организации или для решения текущих проблем нужно правильно описать процессы, внедрить их и обеспечить контроль над выполнением поставленных задач. Каждый процесс должен двать четкий ответ на поставленный вопрос.

Отзывы о бизнес процессах

«У меня небольшое мебельное производство. Сначала я стабильно получал прибыль, но потом случился кризис. Доходы становились все меньше и меньше. Самостоятельно обнаружить проблему не удавалось. После того как был приглашен персональный бизнес-аналитик и было организовано управление процессами, ситуация сразу изменилась. Так, были повышены цены на готовую продукцию, организована перестановка кадров (уволены низкоквалифицированные работники и наняты хорошие специалисты), расширен ассортимент, открыта новая точка продаж»

Александр, 40 лет (Санкт-Петербург)

«5 лет назад я открыл свое кафе. Расположение удачное, хорошая проходимость потенциальных клиентов, продуманное меню, но особой прибыли дело не приносило. Решил попробовать описание и внедрение бизнес процессов. Так, была максимально автоматизирована работа персонала. Все функции были внесены в компьютер, тщательно продумано рабочее место официантов, поваров, кассиров, сделан упор на качество и свежесть продуктов. Увеличилась скорость обслуживания клиентов, что позволило нам привлечь большое количество посетителей во время бизнес-ланчей, трансляции спортивных мероприятий и т.д. Прибыль вышла на новую ступень»

Алексей, 35 лет, (Уфа)

«Я всегда хотел открыть свой бизнес, но самостоятельно не решался это сделать, боялся рисков. Решением стала покупка франшизы логистической фирмы. Благодаря четкому описанию процессов, предоставленных головным офисом, открытие и запуск компании состоялся быстро и с минимальными финансовым издержками»

Сергей, 32 года, (Москва)

Полезные книги

1. Свод знаний по управлению бизнес процессами. BPM CBOK 3.0
2. Бизнес процессы. Инструменты совершенствования (Б. Андерсен)
3. Управление бизнес процессами. Практическое руководство по реализации проектов (Д. Джестон, Й. Нелис)
4. Учитесь видеть бизнес процессы. Построение карт потоков создания ценности (М.Ротер, Д.Шук)

Литература о принципах и идеологии бизнес-процессов:

1. Критическая цепь (Э. Голдратт)
2. Серия «Цель» (Э. Голдратт)
3. Дао Тойота (Д. Лайкер)
4. Организация как система. Принципы построения устойчивого бизнеса Эдварда Деминга (Г. Нив)
5. Кайдзен. Ключ к успеху японских компаний (М. Имаи)

Книги про оптимизацию:

1. Быстрее, лучше, дешевле: девять методов реинжиниринга бизнес процессов (М. Хаммер)
2. Оптимизация бизнес процессов. Документирование, анализ, управление, оптимизация (Д. Харрингтон)
3. Практическое руководство по реинжинирингу бизнес процессов (М. Робсон, Ф. Уллах)
4. Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе (М. Хаммер, Дж. Чампи)
5. Руководство по улучшению бизнес процессов. Harvard Business School.
6. Производство без потерь для рабочих. Институт комплексных стратегических исследований.

Книги о системном мышлении:

1. Системность во всем. Универсальная технология повышения эффективности (С. Карпентер)
2. Искусство системного мышления (Д. О. Коннор)
3. Системное мышление. Как управлять хаосом и сложными процессами. Платформа для моделирования архитектуры бизнеса (Дж. Гараедаги)
4. Ключевые показатели менеджмента (К. Уолш)
5. Азбука системного мышления (Д. Медоуз)

Книги о применении процессов:

1. Теория ограничений Голдратта. Системный подход к непрерывному совершенствованию (У. Детмер)
2. Найти идею. Введение в ТРИЗ (Г. Альтшуллер)
3. Бережливое производство + шесть сигм в сфере услуг (Майкл Джордж)
4. Теория ограничений в действии (Э. Шрагенхайм)
5. Действенное видение. Как обратить текущий объем продаж в чистую прибыль (Д. Кендалл)

БИЗНЕС-ПРОЦЕСС: ПОНЯТИЕ И ВИДЫ

Современное промышленное предприятие представляет собой сложную систему, для эффективного управления которой нужно применять разнообразные инструменты и методы, направленные на достижение конкретных целей с наименьшими затратами. Рано или поздно руководство сталкивается с необходимостью формализовать существующие бизнес-процессы.

Бизнес-процесс (БП) — определенная совокупность действий, которые взаимосвязаны между собой и характеризуются регулярным повторением. Данные действия направлены на создание конечного продукта (товара или услуги), имеющего ценность для потребителя.

Принято выделять три вида бизнес-процессов:

1) управляющие — управляют функционированием системы. Примером может служить «Корпоративное управление» и «Стратегический менеджмент»;

2) поддерживающие — обслуживают основной бизнес («Бухгалтерский учет», «Подбор персонала», «Техническая поддержка»);

3) операционные — составляют основу деятельности компании и формируют основной поток доходов. Примерами операционных бизнес-процессов являются «Закупки», «Управление производством», «Маркетинг» и «Продажи».

В данной статье представим описание двух операционных бизнес-процессов предприятия: «Управление производством» и «Закупки».

ЭТО ВАЖНО

Описание бизнес-процессов позволяет компании получить запланированные результаты.

ПРИМЕР ОПЕРАЦИОННОГО БИЗНЕС-ПРОЦЕССА «УПРАВЛЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВОМ»

1. Термины, сокращения и обозначения.

1.1. В настоящем бизнес-процессе применяются следующие термины:

• процесс — совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы;
• продукция — результат процесса;
• организация (предприятие) — совокупность необходимых средств и работников с распределением ответственности, полномочий и взаимоотношений.

1.2. Сокращения:

• КД/ТД/КТД — конструкторская и технологическая документация;
• ППР — планово-предупредительный ремонт.

1.3. Обозначения уровней ответственности должностных лиц:

«Р» — общее руководство работами, разработка решений;

                  «О» — несет ответственность за качество данного этапа работы, ответственный исполнитель;

«У» — участвует в работе, участник процесса.

2. Цель и владелец бизнес-процесса.

2.1. Цель процесса — обеспечить выполнение производственной программы с использованием методов оперативного распорядительства.

2.2. Владелец процесса — директор по производству.

3. Критерии и мониторинг процесса.

3.1. Критерии процесса:

• временные — задержки выполнения плана (в днях — план/факт);
• результативность — процент годной продукции с первого предъявления;
• трудоемкость — количество произведенной продукции к плану;
• задержка в подготовке производства (часы).

3.2. Мониторинг процесса производства проводят в соответствии с графиком проведения аудитов. Условием улучшения критериев является снижение удельного расхода материалов и постоянное улучшение качества продукции. Мониторинг осуществляют главный технолог, начальник отдела технического контроля (ОТК) в соответствии с должностными инструкциями. Возможен дополнительный мониторинг процесса производства в случаях:

• поступления нового вида сырья;
• выпуска нового вида продукции;
• повышенного брака при производстве продукции;
• совершенствования технологии производства;
• отработки технологии на новом виде оборудования.

3.3. Внеплановые наблюдения за процессом проводятся согласно распоряжению, подписанному директором по производству, с составлением графиков посменной работы по цехам с последующим оформлением отчета о проделанной работе.

3.4. Мониторинг производственного процесса проводят ежемесячно, результаты анализируют путем сравнения данных предыдущего периода с фактическими данными. Условием улучшения критерия является его стабильность.

4. Управление производственными процессами.

4.1. Оперативно-календарное планирование.

4.1.1. Оперативно-календарное планирование осуществляется с целью обеспечения выпуска продукции в заданные сроки при наилучшем использовании всех производственных и трудовых ресурсов.

4.1.2. Для эффективного планирования производства необходимо соблюдение следующих факторов:

• непрерывность и предупредительный характер планирования;
• планирование должно базироваться на ежемесячном плане производства.

4.1.3. План производства оформляет планово-экономический отдел (ПЭО).

4.1.4. Для составления плана подается следующая информация:

• план продаж от коммерческой службы (КС) на продукцию, необходимую для реализации потребителям;
• отчет по остаткам готовой продукции на складе (данные отдела логистики);
• отчет начальников цехов о незавершенном производстве;
• утвержденное решение о запуске новой продукции.

4.1.5. На совещании у начальника ПЭО согласовывается план производства на месяц.

4.1.6. Директор предприятия утверждает план производства, представленный ПЭО и согласованный с коммерческой службой.

4.1.7. На основании утвержденного месячного плана производства начальник заготовительного цеха составляет график выпуска заготовок на месяц и согласовывает его с начальником ПЭО.

4.1.8. Еженедельно начальники цехов, руководитель коммерческой службы и начальник ПЭО формируют план производства на неделю с разбивкой по дням.

4.1.9. Организацию производственного планирования обеспечивает ПЭО.

4.2. Планирование и управление при изготовлении продукции.

4.2.1. Учет движения материалов, заготовок и деталей, ведение документации в производственных подразделениях осуществляют на базе информационной системы по управленческому учету «1С».

4.2.2. Система основана на увязанных между собой документах:

• план продаж;
• накладные на перемещение сырья, комплектующих и готовой продукции;
• ежедневные отчеты бригадиров и мастеров заготовительного и сборочных цехов.

4.3. Оперативный контроль за ходом производства.

4.3.1. Контроль за ходом производства осуществляется на основе данных оперативного учета и точной оперативной информации о фактическом выполнении работ.

4.3.2. Временными объектами оперативного контроля являются:

• сроки выполнения работ по отдельным заказам;
• сроки подготовки производства к выполнению заказов.

4.3.3. Контроль и руководство производством осуществляется на еженедельных совещаниях, проводимых директором.

4.3.4. Ежедневно директор по производству проводит оперативные планерки. В планерке принимают участие начальник ремонтно-механического участка, начальники цехов и отделов. Решения, принимаемые на планерках, обязательны для выполнения всеми структурными подразделениями организации.

4.3.5. Основные задачи ежедневных планерок:

• подведение итогов работы за день;
• анализ причин отклонений от сроков изготовления продукции и принятие решения о ликвидации этих причин;
• выявление и разрешение взаимных претензий цехов и отделов предприятия по вопросам выполнения производственной программы;
• координация работы производственного подразделения и служб.

4.3.6. Ответственность за предоставление объективной информации о ходе изготовления продукции и отклонениях по срокам несут начальники производственных цехов.

4.3.7. Схема управления производственными процессами состоит из:

• оперативного планирования;
• изготовления продукции;
• мониторинга качества продукции;
• сдачи и хранения готовой продукции.

4.3.8. Для обеспечения стабильного качества выпускаемой продукции технологические процессы необходимо проводить в управляемых условиях. Обеспечение условий производства для выполнения техпроцесса подтверждается:

• квалифицированным персоналом;
• мотивацией исполнителей на правильное и качественное выполнение работ и на постоянное повышение квалификации;
• исправным технологическим оборудованием и оснасткой;
• средствами измерения и контроля;
• технологической документацией;
• качественным сырьем;
• разработанными нормами расхода сырья;
• благоприятной производственной средой.

4.3.9. При изменении технологического процесса, смене оборудования или каких-либо других элементов производства должны быть пересмотрены требования к остальным элементам производства.

4.3.10. Изменения требований к элементам производства должны быть оформлены документально и доведены до соответствующего рабочего места. Порядок разработки, согласования и утверждения изменений к требованиям, предъявляемым к элементам производства, регламентирован в стандартах предприятия.

4.4. Квалифицированный персонал.

4.4.1. Требования к квалификации персонала определяются спецификой и сложностью изготавливаемой продукции, технологической документацией.

4.4.2. К участию в технологическом процессе допускаются лица, имеющие соответствующую квалификацию и прошедшие инструктаж.

4.4.3. Контроль за квалификацией персонала осуществляют по следующим критериям:

• соответствие квалификации персонала, выполняющего технологическую операцию, требованиям, предъявляемым технической документацией;
• наличие у квалифицированного персонала действующих документов о квалификации, аттестации и т. д.

4.5. Требования к оборудованию и инструменту.

4.5.1. Технологическое оборудование, используемое в производстве, должно находиться в соответствующих условиях, обеспечивающих стабильный выпуск продукции требуемого качества, и поддерживаться в рабочем состоянии.

4.5.2. Технологическая точность оборудования должна соответствовать требованиям, предъявляемым к точности выполняемых технологических операций.

4.5.3. Надежность работы технологического оборудования обеспечивается системой технического обслуживания и системой ППР.

4.5.4. Контроль за технологическим оборудованием, технологической оснасткой и инвентарем осуществляют по следующим критериям:

• соответствие оборудования и инвентаря требованиям, предъявляемым технической документацией;
• исправность оборудования;
• обеспеченность рабочих мест инвентарем в соответствии с технической документацией;
• своевременность поверки оборудования на технологическую точность;
• наличие и выполнение графиков профилактических работ для технологического оборудования;
• условия хранения запасного технологического оборудования.

4.6. Сырье и материалы.

4.6.1. Поступающие в производство сырье и материалы должны подвергаться входному контролю.

4.6.2. Сырье и материалы, прошедшие входной контроль, должны быть соответствующим образом идентифицированы для обеспечения прослеживаемости на протяжении всего технологического цикла производства продукции.

4.6.3. Сырье, материалы и полуфабрикаты хранятся, транспортируются и используются в условиях, обеспечивающих их сохранность, функциональную пригодность и качество на требуемом уровне.

4.6.4. Контроль за сырьем и реализуемыми товарами осуществляют по следующим критериям:

• наличие сертификатов на закупки;
• наличие идентификации результатов входного контроля сырья, товаров.

4.7. Благоприятные/безопасные условия труда.

4.7.1. Для обеспечения нормальной работоспособности персонала производственные условия труда должны соответствовать требованиям действующих стандартов, санитарных норм и правил.

4.7.2. Параметры производственной среды для помещений регламентированы в санитарных нормах и правилах.

4.7.3. Контроль за производственной средой осуществляют по следующим критериям:

• результаты аттестации рабочих мест по условиям труда;
• выполнение плана организационно-технических мероприятий по улучшению условий труда;
• выполнение плана обеспечения санитарии и гигиены помещений и рабочих мест;
• контроль за условиями работы на каждом рабочем месте.

4.8. Контроль за технологическими процессами.

4.8.1. Технологические процессы необходимо проверять на способность обеспечить производство продукции в соответствии с установленными требованиями. При этом нужно контролировать все факторы технологического процесса.

4.8.2. Факторы технологического процесса контролирует мастер участка совместно с главным технологом и начальником отдела ОТК. В данном случае еженедельно проводят летучий контроль и анализируют технологический процесс.

4.8.3. Независимый контроль технологических процессов осуществляется периодически во время внутренних проверок системы качества.

4.8.4. Результаты контроля фиксируются в журнале.

4.8.5. Если в результатах контроля за факторами технологического процесса установлены несоответствия, мастер участка разрабатывает план организационно-технических мероприятий по их устранению. План необходимо согласовывать с главным технологом, начальником ОТК и представить на утверждение директору по производству.

4.8.6. Ответственность за своевременное и качественное выполнение плана организационно-технических мероприятий по устранению несоответствий по факторам технологического процесса несет руководитель структурного подразделения.

4.8.7. После выполнения всех пунктов плана осуществляется внеочередной контроль факторов технологического процесса.

4.9. Контроль за документацией.

4.9.1. Контроль за документацией осуществляют по следующим критериям:

• наличие актуализированной документации на рабочем месте;
• комплектность и физическое состояние документации;
• правильность оформления документации.

5. Блок-схема бизнес-процесса «Управление производством».

В схеме бизнес-процессов отражается их сущность и содержание работы. Создание такой схемы в принципе не очень сложно, для этого необходимо и достаточно понимать роль схемы и знать основные алгоритмы, по которым она составляется.

Общий подход к построению схемы бизнес-процесса

Эффективная работа с бизнес-процессами возможна только в том случае, когда разработана и продумана логичная структура. Уверенность в оптимальности структуры можно получить только в случае соблюдения следующих рекомендаций:

• бизнес-процессы должны быть небольшими, разбитыми на логические блоки. Одна схема должна содержать не более десяти-пятнадцати элементов. Сложные процессы желательно разбивать на более мелкие элементы, выделив между ними взаимосвязи;
• основной поток должен быть представлен одним уровнем, а в ответвления выведены альтернативные пути, а также нейтральные и отрицательные события;
• при построении схемы нужно следить за тем, чтобы основные потоки были однонаправленны. Чаще всего используют движение сверху вниз или слева направо;
• все элементы и параметры должны иметь логичные и краткие названия. В случае, если данный элемент нигде не используется – нужно его удалить.

Какими качествами должна обладать готовая схема?

Качественная и эффективная схема должна отвечать следующим требованиям:

• составление, уточнение и подтверждение схем проводить с ответственными и исполнителями, занятыми в данном бизнес-процессе;
• составление схемы осуществляют с использованием наглядных средств. Это позволит повысить уровень эффективности работы при использовании схемы, улучшит понимание схемы всеми участниками процесса;
• использование языка, понятного всем исполнителям процесса;
• схема бизнес-процессов – это не организационная структура, а схема работы, это нужно понимать;
• излишняя детализация может даже навредить. Особенно это важно понимать при составлении схемы «как есть»;
• не составляйте схему только ради того, чтобы она была. Схема бизнес-процессов нужна для дальнейшего анализа и действий;
• понимайте разницу между понятиями «как есть» и «как надо».

Соблюдение этих несложных правил даст возможность получить действительно работающую схему, анализ которой позволит улучшить работу всего предприятия.

Зачем нужно строить схему бизнес-процессов?

Создание схемы бизнес-процессов – сложная работа, которая занимает много времени и сил. Но это приносит значительную отдачу. Основными целями такой работы может быть:

• описание. После того, как модель сформирована, вся работа видна полностью во всем множестве деталей, взаимодействий и потоков. Значит, появляется возможность выявления его преимуществ и недостатков, узких мест;
• нормирование. Понимание всех элементов работы, выделение основных параметров дает возможность регламентировать все элементы. А значит, более четко планировать работу предприятия. Понимать, на каком именно действии появляются излишние затраты времени, финансовых и трудовых ресурсов;
• взаимосвязи. После построения модели руководитель четко видит все взаимодействия, которые нужны для выполнения работы. Соответственно, может определять уровень нагрузки и разрабатывать регламенты взаимодействий между подразделениями по тем или иным вопросам.

Чтобы модель работала эффективно, недостаточно ее построить. Необходимо выявить все связи между процессами. Такая работа требует прохождения следующих этапов:

1. Подготовка, в ходе которой определяются сроки реализации проекта, выделяется состав его участников.
2. Разработка, в ходе которой анализируются инициирующие события, оцениваются ожидаемые результаты и возможные риски.
3. Проверка, при которой полученные результаты сравниваются с ожидаемыми.

Результатом такой деятельности становится полное понимание руководством всех тонкостей работы не только всего предприятия, но и каждого его подразделения. А без этого говорить об эффективном менеджменте не приходится.

Как построить схему самостоятельно?

Несмотря на то, что построение схемы бизнес-процессов представляется сложным и запутанным, на самом деле разобраться в этом может каждый. Для этого достаточно понять всю подноготную работы предприятия. Если таких знаний нет – можно провести рабочее совещание с участниками и руководителями подразделений.

Однозначно можно утверждать только то, что без выделения бизнес-процессов управление крупным предприятием возможно только на уровне интуиции. А эффективность такой работы – под большим вопросом.

Первый этап. Установление границ бизнес-процесса

Первым этапом становится установление границ бизнес-процесса, т.е. отделение его от всех остальных. Для этого нужно сформировать полный список всех процессов, которые выполняются на предприятии.

Соответственно, необходимо понимать все тонкости работы организации и всех его процессов.

Поэтому специалисты рекомендуют в первую очередь составить полную блок-схему, в которой будут отражены все бизнес-процессы. Только после этого выделяется каждый отдельный процесс, полностью прорабатывается, определяются все его элементы, участники и процедуры и составляются модели.

Процесс как вид деятельности имеет временные начало и конец. Он ограничен не только по времени, но и по содержанию. Для того чтобы определить так называемый интерфейс для каждого процесса, следует выяснить, какой результат предшествующего процесса и в какой форме должен быть передан, как этот результат в дальнейшем должен быть обработан и в какой форме он может быть передан следующему процессу.

Полученный результат может быть представлен не только материальной составляющей – сырьем, полуфабрикатами, материалами или чем-нибудь подобным. Он может быть представлен и обменом информацией, услугами и т.д.

Цели каждого процесса должны определяться только руководителями предприятия. Они определяют те критерии, которые характеризуют качество процесса, его элементов и работ.

Второй этап. Точки начала, окончания, ключевые блоки

На следующем этапе необходимо задать точки начала и окончания. Так, в процессе продажи начальное событие – поступление заявки, а конечное – доставка продукции клиенту.

После того, как определены точки, определяющие начало и завершение процесса, выделяют его ключевые блоки. Опять же, в случае продажи ключевыми блоками могут быть регистрация заявки, ее обработка, передача данных в отдел продаж, оплата и доставка.

Конечно, это примерный список блоков процесса продажи. На разных предприятиях продажа может быть построена по разным принципам. Кто-то работает по заявкам, кто-то имеет определенный запас готового продукта на складе. Составленная схема должна полностью соответствовать той ситуации, которая характерна для данного конкретного предприятия.

Третий этап. Дополнение недостающими операциями

А дальше приступаем к детализации схемы. Предыдущий вариант предполагал, что все этапы будут пройдены без проблем и не возникнет никаких вопросов, возражений и непредвиденных ситуаций. К сожалению, так бывает далеко не всегда.

У заказчика могут возникнуть вопросы по продукту или по возможности замены на другой. Он может просто передумать, найти в другом месте дешевле или посчитать, что работник отдела продаж с ним разговаривал некорректно и он больше ничего не хочет.

Может случиться, что на складе нет необходимого количества нужной продукции. И требуется срочное производство или закупка у поставщика.

Поэтому необходимо предусмотреть возможность возникновения подобных ситуаций, проработать алгоритмы действий при них. И все это внести на созданную схему. Для этого используем развилки «или» и «если».

После того, как все возможные форсмажоры предусмотрены и отображены в модели, можно считать, что схема достаточно приближена к действительности и готова к использованию.

Для того чтобы иметь возможность сделать выводы, насколько качественным и результативным является процесс, в нем должна быть реализована возможность его измерить и, как следствие, проанализировать, чтобы затем усовершенствовать и улучшить. Это может осуществляться, например, в рамках жестко определенных еженедельных совещаний команды по процессу, которая призвана уточнять и улучшать действия по нему, проводя регулярные обсуждения результатов. Причем к такому обсуждению могут быть привлечены даже лица из сопряженных процессов: процесс-клиентов или процесс-поставщиков.

Четвертый этап. Обозначение роли участников, документации, баз данных

После того, как модель завершена, приходит пора отражения на ней всех участников процесса – сотрудников и отделов предприятия, привлеченных к нему.

На основании анализа и усовершенствования процесса, командой делаются выводы – кто из ее членов должен нести ответственность за процесс в целом и за его отдельные этапы, а также определяются задачи отдельных членов команды по процессу. Команда по процессу согласования с высшим руководством компании выявляет и реализует мероприятия по улучшению процессов в направлении достижения поставленных бизнес-целей.

Ответственное лицо или владелец процесса отвечает за его утверждение и контролирует ход реализации. Таким образом, данное лицо подотчетно только руководству и должно своевременно доносить всю необходимую информацию о течении процесса. Для того, чтобы работа велась максимально эффективно, владелец процесса собирает команду, которая имеет не только внутренние взаимодействия, но и внешние, например, с другими командами, ведущими сопряженные процессы.

В практической деятельности владельцы процесса постоянно взаимодействуют с функциональными менеджерами. Это требует четкого отображения всех процедур взаимодействия. При этом владелец производственного процесса может выступать в роли заказчика процессов, которые выполняются в сфере маркетинга, информационных технологий, работы с персоналом и т.д.

Учитывая тот факт, что во многих компаниях на первое место выдвинута удовлетворенность клиента, во многих случаях владельцем процесса становится клиент-менеджер. Ведь именно он несет ответственность перед клиентом. Результатом этого становится то, что клиент-менеджер осуществляет контроль исполнения требований клиента в различных подразделениях предприятия.

Но это может привести и к неблагоприятным последствиям. Ведь владелец процесса должен иметь четкое представление об особенностях технологии производства. Он должен иметь практические навыки менеджмента, так как владелец процесса обладает значительными полномочиями внутри подотчетного бизнес-процесса. И если клиент-менеджер не обладает нужными знаниями и компетенциями – последствия могут быть катастрофическими для предприятия.

Монопольные предприятия, не знакомые с конкурентным рынком, зачастую ограничивают введение системы управления бизнес-процессами ввиду значительной регламентации работы в системе «как есть». Такие предприятия основную власть передают руководителям производственных подразделений. У них нет необходимости передачи власти подразделениям, связанным со взаимодействием с клиентами. Это обусловлено отсутствием необходимости учета требований клиентов, что дает возможность сосредоточиться на проблемах производства, минимизации затрат и управления качеством.

Хотя даже в монопольной структуре имеют место внутренние взаимодействия, в которых также выделяют клиентов и поставщиков. Поэтому зачастую методы процессного управления внедряются и в монопольных компаниях в рамках взаимодействий между подразделениями.

Результатом такого управления становится формирование процессной структуры, ориентированной на потребности внутреннего клиента.

В связи с тем, что вся работа предприятия сопряжена с соответствующими потоками документами, рекомендуется отображать и те документы, которые должны быть сформированы и подписаны на каждом из этапов.

Созданная модель может быть и дальше детализирована. Например, не лишним будет прописать дополнительные нюансы. Среди них – регламенты взаимодействий между подразделениями, предпочтительные формы взаимодействия, сроки рассмотрения и обработки сообщений и другие детали, специфичные для каждого предприятия.

Пятый этап. Проверка полученной модели

Для уверенности в адекватности и полном соответствии созданной модели действительной ситуации нужно ее проверить. Даже если руководство предприятия считает модель идеальной, не лишним будет представить ее тем сотрудникам, которые привлечены к работе в данном процессе. Узнать их мнение, выслушать вопросы и пожелания.

После этого проводится окончательная доработка модели, после чего ее можно использовать в практической работе.

Обзор программ для создания схемы бизнес-процесса

На рынке представлено множество программ, облегчающих работу со схемами бизнес-процессов. Рассмотрим некоторые из них.

ELMA BPM

Российская программа с бесплатной версией предусматривает возможность визуализации с помощью диаграмм. Для работы с ней не нужны знания в программировании. При этом она интегрируется с платформой 1С Битрикс. Внедрена возможность контролировать выполнение задач. Предусмотрен процесс назначения ролей.

Business Studio

В данной программе возможно формирование наглядной организационной структуры компании. Имеется возможность ведения штатного расписания, визуализации и контроля ключевых показателей эффективности. Также предусмотрена возможность моделирования бизнес-процессов.

Visual Paradigm

Программа предусмотрена для построения любых моделей и их проверки. После построения модели автоматически генерируются все необходимые документы. Бизнес-модели подлежат точной настройке. Имеется возможность перевода в код построенной модели и выгрузка ее в графическом формате. Разработана также версия программы для операционной системы Mac OS X.

Bizagi Process Modeler

Бесплатная программа для построения моделей бизнес-процессов. В ней возможно не только создание, но и публикация полученных результатов в разных форматах, в том числе – самых популярных – Word и HTML.

Intalio BPMS

Бесплатное программное обеспечение, позволяющее строить и анализировать бизнес-процессы.

ARIS Express

Несложный инструмент, доступный даже начинающим пользователям. Возможности программы предусматривают не только моделирование бизнес-процессов и публикацию моделей, но и интеграцию различных средств, в которых разрабатываются показатели и нормативы системы сбалансированных показателей, оценивается и оптимизируется стоимость бизнес-процессов, а также внедрены инструменты, позволяющие работать с ERP-системами. В программе предусмотрена также возможность контроля выполнения бизнес-процессов.

Camunda

Представляет собой BPM-движок, который используется для автоматизации бизнес-процессов.

• программа имеет открытый код, что дает возможность специалисту однозначно понимать принципы работы, представленная документация дает возможность легко провести интеграцию движка со своей инфраструктурой;
• поддержка всех языков JVM, в том числе и последних версий Java;
• хорошо организованная инфраструктура без излишних абстракций, требующих дополнительного изучения;
• удобство работы и встраивания движка за счет возможности использования в качестве библиотеки в Java-приложении. Нет ограничений в условиях для разработчиков. Имеется возможность использования любых удобных инструментов;
• дополнительный набор полезных приложений, среди которых – приложения для формирования моделей процессов; выполнения задач, поставленных перед исполнителями; сохранения и интерпретации моделей; анализа состояния процессов; управления правами пользователей и другие. Часть из дополнительных приложений доступны только в платной версии, часть – в бесплатной имеют ограниченный функционал. Тем не менее, возможности движка даже в бесплатной версии впечатляют.

AllFusion Process Modeler

Данное программное обеспечение предназначено для описания, анализа и моделирования моделей данных, а также построения мета-моделей. Признанный лидер рынка в своем сегменте. Возможно использование различных стандартов методологии.

IBM WebShpere Business Modeler

Программное средство для моделирования, имитации и анализа бизнес-процессов.

Основными характеристиками являются:

• возможность формирования перечня ключевых показателей эффективности, привязки их к элементам бизнес-процессов и прогнозирования их значений. Таким образом, возможно контролировать уровень достижения поставленных компанией стратегических и тактических целей;
• описание бизнес-процессов с помощью диаграмм. При этом накопленная информация хранится в структурированных справочников, между которыми формируются взаимосвязи;
• возможность создания любых видов отчетности, которая выгружается в любых форматах;
• возможность проведения более сорока видов статистического и динамического анализа;
• сбор и контроль значений достигнутых показателей дает возможность использования системы не только как системы проектирования, но и контроля и исполнения;
• возможность публикации моделей с доступом для команды разработчиков;
• легкая интеграция с другими программными комплексами.

Fox Manager Бизнес Процессы

Бесплатный программный комплекс, доступный даже начинающим пользователям. Программа предусматривает автоматическое построение процессов верхнего уровня, при этом формируется наглядная диаграмма.

Функционал программы дает возможность своевременного выделения и устранения ошибок, которые были допущены в ходе построения модели. При этом выделяются процессы, в которых не назначены ответственные лица, обнаруживаются ссылки на несуществующие объекты.

Comindware Business Application Platform

Российская платформа, в которой реализовано моделирование бизнес-процессов и цифровая трансформация предприятия.

Использование платформы облегчает процесс автоматизации бизнес-процессов, формирования систем электронного документооборота.

Практический пример с графической схемой

Организационная структура предприятия построена по линейно-функциональному принципу, в основе которой лежит соблюдение основных принципов управления, связанных с единоначалием, иерархичностью, соблюдением норм управляемости.

Директору подчинены три директора по операциям, каждый из которых несет ответственность и исполняет обязанности, связанные с обеспечением деятельности вверенных им подразделений – менеджмент, ведение бухгалтерского учета и финансовой деятельности, организация и ведение производственного процесса.

На основе обработки информации составим проект процессов компании.

Процессы компании в целом могут быть подразделены на два основных блока – управленческие и производственные процессы. Данные блоки взаимосвязаны и взаимопересекаемы, однако каждый из них может рассматриваться в виде отдельной системы процессов.

Основные производственные процессы предприятия представлены на рисунке.

Предприятие представляет собой открытую систему, в которую поступают сырье, материалы, информация, и выходит готовая продукция.

Сырье поступает на производство по накладным с удаленного склада и перемещается на склад сырья, со склада сырья выдача его происходит на разрезной участок. Логист производства по заявке формирует маршрутный лист.

Материалы поступают на склад по накладным от различных поставщиков.

Готовая продукция, произведенная на предприятии, отправляется на склад готовой продукции, откуда отгружается покупателям по мере приобретения.

Все хозяйственные операции сопровождаются формированием первичных учетных документов, передаваемых в финансово-бухгалтерскую службу. На основании первичных документов составляются проводки, которые отражаются в учете посредством использования бухгалтерской программы «1С».

Таким образом, проведенное исследование позволило сделать следующие выводы:

• на предприятии выделены два основных блока процессов, которые характеризуют управленческое и производственное направления работы. Несмотря на то, что они постоянно взаимопересекаются и взаимодействуют, каждый из этих блоков может рассматриваться как отдельная открытая система, так как взаимодействие между ними в основном осуществляется посредством информационных потоков, течение которых обеспечено в обе стороны;
• управленческая система характеризуется высоким уровнем концентрации информации и высокими требованиями к обеспечению ее хранения и обработки, основные управленческие процессы предусматривают использование различных методов и подходов к обработке и передаче информации;
• работа производственной системы в большей степени связана с наличием материальных потоков, которые имеют одностороннюю направленность – от поступления сырья и материалов к их переработке, производству готовой продукции и выбытия из системы в виде произведенной продукции;
• в производственной системе материальные потоки сопровождаются информационными, однако уровень информационной насыщенности значительно ниже, чем в управляющей системе и в основном обусловлены необходимостью передачи сведений о состоянии запасов, особенностях течения производственных процессов, произошедших отклонениях от нормального течения производственного процесса;
• в управленческой системе течение информационных потоков не может быть строго определено в виде какого-либо направления – информация передается от всех подразделений всем подразделениям по мере ее необходимости, информационный поток производственной подсистемы более структурирован и в целом соответствует материальному потоку, следуя строго вдоль него (и в обратном направлении, например, из производственного подразделения передается информация на склад сырья о необходимости восполнения запаса).

Улучшить работу предприятия можно при учете следующих моментов.

Предприятие осуществляет поставки профессиональных абразивных материалов, шлифовальных и окрасочных инструментов, средств защиты, а также других расходных материалов на промышленные предприятия.

Есть практически все, что необходимо для производства хороших швов. Персонал также заинтересован в том, чтобы улучшать качество. Для улучшения производства требуется более структурный и систематический подход, чтобы быть уверенными в том, что произведенные продукты всегда имеют одно и то же качество.

Сведение швов не всегда правильно выполняется на станке по производству широких лент. Рабочие используют ножницы для подрезания кромок. Самый лучший вариант – добиться правильного сведения.

Для улучшения качества хорошо проводить постоянное отслеживание и вести статистический учет по прочности швов для швов различных типов и различных материалов.

Можно чаще документировать толщину шва, чтобы быть уверенными в том, что контроль осуществляется часто.

Создать систему по отслеживанию уровня квалификации рабочих на заводе.

Создать в компании общественную оценочную ведомость, например, по отслеживанию своевременных поставок, рекламаций и т.д.

Итак, составление схемы бизнес-процессов – первый шаг на пути повышения эффективности работы предприятия. Это дает возможность выявления слабых мест и проблемных точек и приложения усилий именно на тех участках, которые требуют совершенствования. Глубокий анализ производства, всех взаимосвязей и взаимозависимостей позволяет давать адекватный прогноз дальнейшей работы.

Важным показателем любого бизнес-процесса является именно конечный результат. Если его нет, то какой тогда вообще смысл что-то делать? Причем результат должен быть именно тот, которого ожидает потребитель. А вот расходы на сам процесс будут зависеть от того, насколько грамотно он построен.

Разновидности бизнес-процессов

Существующие современные бизнес-процессы различаются по своему назначению и бывают следующими:

• Основные

Имеются в виду те процессы, ради которых и создаются предприятия. Главная задача при этом – производство необходимого товара (услуги) и получение прибыли. Если речь, к примеру, идет о заводе древесно-стружечных плит (и сопутствующих деталей), то здесь в качестве основного бизнес-процесса выступает именно производство этих самых ламинированных древесно-стружечных плит.

• Сопутствующие

Имеются в виду процессы, которые формируются наряду с основным производством и как бы закономерно вытекают из него, принося при этом дополнительную прибыль. К примеру, автотранспортная компания может на своих ремонтных базах оказывать платные услуги по ремонту любых авто, это как раз и будет сопутствующим процессом.

• Вспомогательные

Это процессы, благодаря которым становится возможным создание и реализация основных бизнес-процессов. Например, организация службы по обеспечению работоспособности необходимого оборудования (проще говоря, это ремонтные работы) является вспомогательным процессом для ТЭС и ГЭС.

• Обеспечивающие

Те, от которых зависит жизнеобеспечение других процессов, а также поддержание их универсальных особенностей. Вне зависимости от сферы деятельности, к обеспечивающим бизнес-процессам относится финансирование, работа с кадрами и инженерно-технической базой и т. д.

• Связанные с управлением

Они затрагивают все управленческие функции, как в отдельно взятых бизнес-процессах, так и целиком во всей системе. К этой категории относится планирование (все его разновидности, текущее, стратегическое, оперативное), а также организация и реализация любых действий, касающихся управления структурой.

• Развивающие бизнес-процессы

Те, которые способствуют улучшению конечного продукта производства (его разновидностей), оптимизируют технологические процессы, совершенствуют оборудование. В машиностроении, например, это может быть организация специальных исследований, опытов, так называемых НИОКР (научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ). А в электроэнергетике – это процесс обновления технической базы.

Описание, создание и управление бизнес-процессами

На этапе запуска небольшого нового бизнеса многие предприниматели не уделяют достаточного внимания описанию бизнес-процессов, и напрасно. Со временем компания разрастается, увеличиваются производственные мощности, координировать слаженную работу всех отделов становится достаточно трудно. А между тем, именно от этого зависит успешность и эффективность всего бизнеса, и объем доходов от него.

И тут одни руководители принимают решение работать как раньше, боясь новых методов, а другие приступают к созданию и описанию системы бизнес-процессов, чтобы не позволить более продвинутым конкурентам обойти себя.

Описание бизнес-процесса представляет собой глубокое изучение всех производственных процессов, их грамотная квалификация и последовательное расположение в логическом порядке.

По сути, формирование бизнес-процессов представляет собой выработку определенных стандартов и действий, благодаря которым в бизнесе будут достигнуты намеченные цели. И многим предпринимателям, возможно, такая задача покажется «не по зубам». Для упрощения процедуры создания бизнес-процессов можно порекомендовать поэтапную разработку:

1. Действия. Сначала обдумайте, а затем назовите перечень конкретных действий, которые должны стать частью вашего бизнес процесса.
2. Последовательность. Продумайте каждый шаг предстоящего процесса, наметьте, в каком порядке будут выполняться действия, необходимые для выполнения поставленных задач.
3. Результат. Пропишите точные результаты, к достижению которых вы идете.
4. Управление. Наметьте перечень мероприятий, с помощью которых вы собираетесь контролировать, анализировать и улучшать все протекающие в организации процессы.

Помните, что управлять – это не значит лишь контролировать. Цель создания и реализации бизнес-процессов – постоянное совершенствование, внесение изменений, оптимизация всех процессов. Необходимо определить критерии качества, в соответствии с которыми должны выполняться работы, без нарушения их последовательности и отведенных временных границ.

Создание схемы бизнес-процесса

Под схемой бизнес-процесса (ее еще называют картой) понимается отображение на бумаге или в электронном виде всех предстоящих к выполнению шагов в заданном порядке. Это особенно необходимо для сложного бизнеса, включающего в себя несколько взаимодействующих друг с другом структур и множество производственных процессов.

Перед началом формирования карты БП следует продумать, какие предстоит выполнять операции, в каком порядке, с какой частотой и что должно стать конечным результатом. Ниже приведена примерная схема, которой можно следовать при создании бизнес-процессов:

1. Наметьте границы бизнес-процесса. Но не общие для всего проекта, а для отдельных мини-процессов. К примеру, «клиент оставил заявку» — это начало, а «заявка отправлена на обработку в службу доставки» — конец (такова и была поставленная цель).
2. Пропишите, в каком порядке должны выполняться операции, чтобы получить намеченный результат. Сделайте это для каждого процесса.
3. Рассмотрите несколько вариантов. Если на БП есть воздействие извне, необходимо продумать, как может реагировать клиент в том или ином случае. Тут можно использовать статистические данные, либо пофантазировать самостоятельно.
4. Распределите роли. Человек может быть активным участником определенного бизнес-процесса, или вообще никак на него не влиять, вне зависимости от его должности в компании.
5. Определите конкретные стандарты, по которым будет оцениваться эффективность каждого из этапов.
6. Обязательно документируйте выполнение всех операций. Можете считать, что вы ничего не делаете, если у вас нет описаний процессов.
7. Позаботьтесь о программном обеспечении. Подумайте, что вы будете использовать, из того что у вас уже есть, и какие еще программы учета придется подключить для того, чтобы обеспечить автоматическое выполнение процессов.
8. Определите показатели эффективности, которые так или иначе будут использоваться в процессе работы, и разместите их на схеме.
9. Подумайте, как составленная схема будет совмещаться с другими текущими процессами в вашем бизнесе.

Создание схемы бизнес-процессов является необходимостью, если вы рассчитываете контролировать каждый этап и все операции, выполняемые в процессе работы.

Создание карты бизнес-процессов на конкретном примере

Процесс создания схемы бизнес-процессов на небольшом предприятии может состоять буквально из семи несложных шагов. Ниже приведен простой пример, как это сделать в очень маленькой компании, где всего один человек занимается изготовлением свечей и продает их мелкими оптовыми партиями.

1. Определите, кто будет у вас покупать

Это определенная категория людей, либо какие-то фирмы, или сразу целая отрасль? Не то чтобы это должно быть детальное описание каждого покупателя, следует лишь выявить группы, в целом. У взятого в качестве примера свечного мини-завода потребителем будут сети розничных магазинов вроде «Товары для дома».

2. Что будет вашим основным продуктом

Что конкретно вы собираетесь продавать? В приведенном примере это свечи, изготовленные из воска. Подробно детализировать не нужно.

3. Поймите, чего ожидают от вас клиенты

Если вы производитель свечей, у потребителя есть свои запросы в отношении качества продукта, возможности выбора и прочее. Но вы еще и поставщик, и от вас ждут, к примеру, качественной упаковки и соблюдения сроков.

4. Продумайте цепочку создания продукта и формирования его ценности

Составьте перечень всех основных операций, которые необходимо будет выполнить, чтобы в результате покупатель получил ожидаемое и остался доволен. При этом на первое место ставьте потребности клиентов, а затем уже думайте о продукте.

• Главный ваш процесс – это производство, именно от него будет зависеть качество выпускаемых свечей, их цена и ассортиментный перечень.
• Далее – упаковка, это ваш второй основной процесс.
• Третий – логистика, то есть схема и способ доставки товара потребителю. Для небольшого свечного предприятия можно использовать маленький фургон.

Создание карты основных бизнес-процессов подразумевает указание лишь главных операций и порядок их выполнения.

5. Выявите, какие будут внутренние продукты в схеме производства

В вашей схеме от одного основного бизнес-процесса к следующему проведите стрелки, на которых будет обозначено, какой продукт стал результатом проведенной операции и перешел на следующий этап. Тогда станут ясны границы каждого их процессов. В рассматриваемом примере производство заканчивается готовым продуктом, это «Свечи», а вот завершение процедуры упаковки дает на выходе «Свечи, готовые к отгрузке».

6. Определите вспомогательные процессы

Итак, какие еще понадобятся дополнительные действия для организации вашего производства? Возвращаясь к примеру, чтобы изготавливать свечи, нужно сырье, специальное оборудование и инструментарий. Заводик небольшой, работает лишь один человек, значит, о персонале речь не идет. Далее, во что-то нужно упаковывать, а это – еще материалы. Для осуществления доставки есть авто, следует лишь следить за его техническим состоянием.

Следующий шаг – определиться, какие конкретно вспомогательные процессы придется осуществить, чтобы получить все вышеназванное. Понятно, что понадобится закупка необходимых для процесса производства (и упаковки) материалов и инструмента.

Тут получится всего два вспомогательных процесса: закупки и техническое обслуживание (чтобы машина и используемый инструмент всегда были исправны).

7. Спланируйте процессы управления

Создание бизнес-процессов предполагает определение действий по управлению предприятием. Если речь идет об изготовлении свечей, то здесь, к примеру, вы управляете составлением рецептуры и самой технологией производства. Выпускать более качественную продукцию можно за счет поиска и использования новых рецептов. Опять же, ваша задача –спланировать расход ресурсов, плюс ведение учета и отчетной документации. Итак, получилось три процесса управления: отслеживание показателей качества и забота об их повышении, планирование процесса производства и поставок, ведение документов.

Таким образом, вы завершили создание схемы бизнес-процессов для небольшого предприятия. Самое важное тут — правильно определить, из каких составляющих складывается ценность выпускаемого продукта.

2 отличных онлайн-сервиса для создания схем бизнес-процессов

Функциональные возможности платных инструментов моделирования, конечно, гораздо шире, чем у сервисов, находящихся в свободном доступе в онлайне. Тем не менее, последние не так уж плохи, и ими вполне успешно можно пользоваться. Ниже приведены описания двух схожих между собой систем Diagram.ly и yWorks.

1. Diagram.ly

По сути, в Diagram.ly есть практически те же функциональные возможности, что и у популярных десктопных сервисов. Вот что доступно пользователям Diagram.ly:

• большой список стенсилов, отлично подходящих для работы;
• инструменты для форматирования текстов;
• несколько способов изображения стрелок. Можно выбирать изгиб линий, сделать их сплошными или пунктирными, толще или тоньше;
• кликом по правой кнопке мыши вызывается специальное контекстное меню.

Как только пользователь начинает использовать сервис, ему предоставляются для просмотра справочные материалы, так называемые tips and tricks, хотя, в принципе, можно обойтись и без них. С помощью технологии drag-n-drop можно располагать на доске выбранные объекты. В качестве инструмента для перемещения выступает специальная стрелка, которая возникает при наведении курсора на нужный элемент. Плюс правой кнопкой мыши открывается контекстное меню (на случай, если панель инструментов вверху экрана осталась незамеченной).

Данная программа для создания схем бизнес-процессов позволяет осуществлять предпросмотр. Картинка, которая у вас получается, все время видна слева внизу в отдельном окошке (его масштаб можно менять). Кроме того, есть кнопка «Просмотр» (на панели инструментов), с помощью которой открывается соседняя вкладка с текущим вариантом схемы (можно сразу бросить на печать).

2. yWorks

В возможностях yWorks заложен минимальный комплект стенсилов и инструментария для их использования.

Панель инструментов тут гораздо скромнее и позволяет выполнять лишь самые необходимые операции вроде отмены или повтора действия, открытия, сохранения, печати получившейся схемы. Доступно изменение масштаба и общего вида, использование буфера обмена.

Здесь для работы не предлагается большой набор блоков, однако их вполне хватает, чтобы выстроить UML-, ER- диаграмму, создать схему бизнес-процессов. Есть возможность вставлять кастомные блоки.

Тут предусмотрен особый формат работы с загружаемыми объектами, а именно – они должны иметь расширение .Graphml. Сохранение созданных графиков возможно без расширения, система его и не предлагает. Можно экспортировать файлы в виде растовых изображений (формат PNG). При этом доступна настройка параметров экспорта.

Предпросмотр расположен слева вверху, и прямо тут можно внести изменения в части схемы, которые вы видите в текущий момент времени.

Хорошо еще и то, что здесь есть примеры готовых схем. Это отлично помогает тем, кто ни разу не пользовался подобным инструментом, или привык в работе опираться на уже существующий образец.

Большое достоинство данного сервиса состоит в том, что широкий ряд свойств блоков можно менять на свое усмотрение. Это тип блока, его размер и местоположение на схеме (с пиксельной точностью), текст, границы фона, его цвет. В качестве фона можно даже использовать загруженное изображение.

Создание модели бизнес-процесса на предприятии

Под созданием модели бизнес-процесса понимают моделирование схемы, в которой отражены основные этапы и характеристики деятельности предприятия. Модель может быть представлена в виде диаграммы, графического рисунка либо просто текстового документа.

Процесс моделирования любого бизнес-процесса можно представить в виде пяти последовательных шагов.

Первый шаг. Описание уже действующих процессов и выстраивание текущей модели, существующей на данный момент. Это позволит наглядно понять, какие можно внести улучшения в бизнес. Тут необходимо определить границы процесса, выделить его основные этапы и рабочие показатели.

Второй шаг. Изучение деталей этой текущей модели. Здесь необходимо:

• посмотреть, какие действия необоснованно дублируются, есть ли противоречия в системе;
• выявить, какие существуют ограничения в процессе;
• определить сложившиеся взаимосвязи;
• наметить изменения, если в них есть необходимость.

Третий шаг. Создание обновленной модели бизнес-процесса. Тут необходимо разработать изменения, благодаря которым удастся улучшить процесс и прописать, каким он должен стать в результате.

Четвертый шаг. Испытание обновленной модели. Вы проверяете, как она работает, и корректируете в нужных местах, если это необходимо.

Пятый шаг. Постоянная работа над улучшением новой модели. Все протекающие процессы обязательно необходимо отслеживать, изменять, доводить до совершенства. Помните, кстати, что результаты каждого бизнес-процесса во многом зависят от работающих на предприятии людей.

Платные и бесплатные программы для создания модели бизнес-процесса

1. Программа Bizagi Process Modeler

Инструмент, за который не нужно платить. Отлично подходит для использования в небольших фирмах. С его помощью выстраиваются диаграммы с отражением распределения приоритетов. Функциональные возможности достаточно обширны. Можно запускать проверку созданной схемы, менять атрибутику составляющих частей, вставлять собственные блоки, запускать на печать. Сопутствующая документация генерируется на автомате. Есть русскоязычный вариант программы и возможность одновременного участия нескольких пользователей в создании схемы бизнес-процессов.

2. Программа Visual Paradigm

Это платный инструмент. Тут можно выстроить сразу общую карту всех бизнес-схем предприятия, где составляющие ее части будут взаимосвязаны между собой. Доступно тестирование, формирование описаний для заданных блоков. Можно запрограммировать бизнес-правила для поведения каждого объекта схемы.

3. ELMA BPM

Платный софт. Работу созданной с его помощью схемы можно отслеживать в реальном времени. Есть возможность распределения задач по выполнению отдельных бизнес-процессов между сотрудниками предприятия. Доступна работа с документацией, внедрение 1С.

4. Fox Manager

Программа для создания карты бизнес-процессов с возможностью составления планов. Позволяет осуществлять контроль выполнения намеченных задач (какая часть сделана и насколько качественно), оценивать, эффективность отдельных задачи и в целом процесса работы (который тоже можно заранее смоделировать).

5. ARIS Express

Бесплатный софт, с помощью которого можно строить и модели, и карты. Доступно использование инструмента Smart Design, когда вы заполняете таблицу нужными данными, а программа на автомате выдает готовую схему. Есть минус – созданные отдельные модели нельзя объединить в одну общую схему.

6. Business Studio

Продукт российских разработчиков, созданный в 2004 году. Дает возможность осуществлять контроль выполнения задач, взаимодействует с другими сервисами. На автомате генерирует сопутствующую документацию.

Порядок внедрения бизнес-процессов на предприятии

Под внедрением бизнес-процессов понимают перестройку производственных процессов предприятия с внедрением более продуктивных алгоритмов работы для сотрудников. Создание бизнес-процессов – это лишь часть важной задачи, необходимо еще и грамотно внедрить разработанную схему. Это особенно актуальная задача для давно работающих предприятий, где все процессы выполняются сотрудниками, что называется «по накатанной колее».

По сути, внедрение бизнес-процессов – это тоже самостоятельный процесс, состоящий из определенных последовательных этапов:

1. Знакомство. Расскажите сотрудникам о предстоящей новой системе работы.
2. Привлечение. Опишите все достоинства нового алгоритма.
3. Проверка. В виде теста запустите новую программу на каком-либо участке производства (или испытайте на отдельном работнике).
4. Учеба. Получив результаты тестирования, изложите всем сотрудникам новые правила, обязанности, расскажите, какие появляются функциональные возможности.
5. Внедрение новой схемы. Когда обучение выполнено, можно внедрять новый алгоритм.
6. Осуществление контроля. Обязательно контролируйте, как сотрудники справляются с новыми обязанностями и работают ли в рамках установленных стандартов.

Необходимо донести до членов коллектива, что новая схема теперь обязательна для всех. А ответственный подход к ее реализации позволит не только упростить выполнение каждодневных задач, но и увеличить доход предприятия, а значит, и заработок каждого работника.

Пример удачного внедрения бизнес-процессов

Ниже приведены примеры того, как создание и внедрение бизнес-процессов позволяет оптимизировать работу коллектива.

Предположим, на предприятии в отделе продаж трудится восемь человек. Их задача – реализовывать товар. Они самостоятельно распределяют свое рабочее время между телефонными переговорами в офисе и выходом в поля. Проблема обозначилась в том, что менеджеры жаловались на чрезмерную перегруженность, а уровень продаж, между тем, был низок и отставал от средних рыночных показателей. Кроме того, уволенные сотрудники «перетаскивали» за собой клиентов в другие фирмы. Руководство изучило обстановку и, с целью повышения эффективности работы, приняло решение о внедрении следующих мер:

1. Всех менеджеров поделили на две группы, двоих оставили в офисе, а шестерых назначили на полевые работы.
2. Для каждой из групп создали бизнес-процессы, с описанием требуемых стандартов по общению с клиентами:• для тех, кто работает в офисе – скрипты телефонных переговоров, готовые алгоритмы взаимодействия, бизнес-процессы, касающиеся оформления и движения документации;

   • для тех, кто выходит в поля – своя территория у каждого, план встреч, стандартные схемы взаимодействия с заказчиками.

3. Назначили Старшего менеджера (новая сформированная должность). Поставили ему задачу – отслеживать работу менеджеров в полях, не допускать нарушения ими принятых стандартов.

В результате внедренных преобразований объемы продаж за полгода возросли вдвое.

Оптимизация бизнес-процессов на предприятии

Экономическая среда, в которой приходится работать современным компаниям, меняется очень стремительно. Имеются в виду законы, финансовая обстановка, показатели спроса, активность конкурентов, ресурсы и проч. И тут важно уметь быстро перестраиваться, оперативно корректировать управление бизнес-процессами.

Оптимизация БП подразумевает совершенствование как организационных, так и управленческих мер в работе компании. Это обеспечит предприятию необходимую гибкость и успешность в условиях изменчивой внешней и внутренней среды существования.

И тут есть возможность не только использовать существующие современные методики организации и ведения бизнеса, но и вырабатывать свои собственные. Выработанная система управления со временем устаревает и уже не приносит должных результатов. Почему? Производство развивается, ассортиментный перечень растет, меняется сама структура компании и т.д. Наступает необходимость в оптимизации используемых подходов к работе.

Тут перечислен далеко не полный перечень обстоятельств, при которых может понадобиться пересмотр и оптимизация существующих бизнес-процессов.

Чем реинжиниринг бизнес-процессов отличается от оптимизации

Реинжиниринг означает кардинальный пересмотр и преобразование всех протекающих бизнес-процессов с целью получения большего дохода и преимуществ перед конкурентами.

Реинжиниринг бизнес-процесса становится необходимым, если в компании намечается полное реформирование, упрощение всех существующих процессов, принятие новых стандартов. Оптимизация подразумевает изменение буквально в паре бизнес-процессов, в одной-двух сферах. К примеру, нужно пересмотреть схему доставки, или сократить слишком объемный документооборот. Бывает, что работа над одной проблемой вскрывает и целый ряд нерешенных других. И тогда реинжиниринг становится необходим.

Реинжиниринг бизнес-процессов: пошаговая инструкция

Стоит отметить, что единой схемы абсолютно для всех нет. Каждая компания сама по себе уникальна, имеет свои задачи и проблемы, способы работы с клиентами и т.д. В качестве примера реинжиниринга бизнес-процессов можно рассмотреть работу магазина.

Первый шаг: выявить назревшие потребности, причины для проведения реинжиниринга

Важно разобраться, что идет не так в бизнес-процессах, почему понадобились изменения. Следует проанализировать потребности и определить направление движения для всех заинтересованных сторон. Если речь идет о магазине, то изложите сотрудникам суть проблем: за последние шесть месяцев объемы выручки снизились почти вдвое, магазины конкурентов торгуют успешнее и т.д. В противном случае перемены будут вызывать у работников беспокойство, им будет казаться, что преобразования повлекут за собой увольнения, иные неприятности и трудности. Многие, возможно, будут противиться переменам, а для реинжениринга очень важна сплоченность всех участников.

Второй шаг: подготовить команду

Это могут быть и работники предприятия, и приглашенные извне специалисты. Тут все зависит от объема предстоящих перемен, сопутствующих обстоятельств. Подбирая состав группы, ориентируйтесь на такие моменты:

• В команду должны входить лишь люди с управленческим опытом, или необходимы разные сотрудники, непосредственно исполнители бизнес-процессов?
• Сколько людей следует включить в состав группы?
• Требуется ли тесное взаимодействие в команде, или предпочтительнее автономные действия?

Если весь коллектив магазина 15-20 человек, то реинжинирингом могут заниматься 5-6. Если предприятие больше, то можно включить в группу и до 10 членов. Хорошо, если это будут не только начальники, но и рядовые сотрудники.

Третий шаг: наметить бизнес-процессы

Тут требуется скрупулезный подход, выявление назревших проблем, определение целей и задач предприятия, понимание потребностей клиентов и степени их удовлетворения. Возвращаясь к примеру с магазином, здесь создание бизнес-процессов представляет собой организацию двух основных действий: закупка товаров и их реализация. Если торговый объект крупный, то добавятся еще операции на складе (нанесение маркировок, переучеты) и работа по проведению переоценок, применению скидок. Таким образом, рабочая группа изучает состояние данных процессов на текущий момент, ищет проблемные места.

Четвертый шаг: изменить подход к созданию и реализации бизнес-процессов

Здесь нет каких-то четких указаний или правил. Команда творит, генерирует идеи, меняет подход, ищет новые технологии для выполнения сформированных бизнес-процессов. Перед командой стоит задача не просто улучшить работу старой схемы, но, если понадобится, то и целиком поменять способы ее реализации.

Пятый шаг: подключить всех членов коллектива. Теперь самое время протестировать, каковы будут результаты работы после реинжиниринга и получить обратную связь от непосредственных исполнителей операций.

Назначение оптимизации и реинжиниринга – получить более высокие результаты в работе предприятия. Оба метода относятся к категории управленческих. Однако именно реинжиниринг инициируется руководством и действуя сверху вниз, затрагивает все, даже самые мелкие рабочие процессы в компании. В этом его преимущество перед другими подходами, когда преобразования проводятся локально, исправляя одну-две проблемы по мере их назревания.

Источник: материалы сайта envybox.io

Примеры моделей предприятий

Типовые структуры процессов

Типовые структуры бизнес-процессов (Process Frameworks) разработаны Группой компаний «Современные технологии управления» в качестве методической основы для построения моделей бизнес-процессов реальных компаний. Типовые структуры представлены в формате PDF для ознакомления и в формате XML для использования в Business Studio (доступны для загрузки на странице Пакеты для самостоятельной загрузки).

Оказание услуг (PDF)

Проектная деятельность (PDF)

Производство (PDF)

Управляющая компания (PDF)

Модели бизнес-процессов, созданные в системе Business Studio

В данном разделе размещены примеры бизнес-процессов — учебные модели и модели бизнес-процессов реальных предприятий, созданные в системе Business Studio.

Модели опубликованы в формате HTML-публикации, автоматически формируемой Business Studio. HTML-публикация содержит диаграммы бизнес-процессов предприятия, примеры организационных структур, основные регламентные документы (Регламент процесса, Регламент процедуры, Положение о подразделении, Должностная инструкция) и управленческую информацию с возможностью перехода между документами по гиперссылкам.

Модель производственного предприятия

Характеристика предприятия

Основные направления деятельности:

• Производство и продажа алюминиевого профиля;
• Производство и продажа автокомпонентов.

Численность персонала: 1200 человек.

Описание модели

Модель является локализацией 8-ми процессной нормативной модели бизнес-процессов организации. Цели создания модели — подготовка к автоматизации бизнес-процессов (создание модели «как будет» с учетом применения будущей информационной системы), формирование технического задания на автоматизацию.

Модель включает:

• Модель бизнес-процессов и процедур;
• Организационную структуру предприятия;
• Перечень документов, используемых при выполнении бизнес-процессов предприятия;
• Перечень функций будущей информационной системы.

Для планирования автоматизации в модели установлена связь процессов с функциями информационной системы. В результате, автоматически сформировано Техническое задание на автоматизацию, включающее:

• Перечень бизнес-процессов предприятия, которые подлежат автоматизации;
• Перечень документов и отчетов, которые должны быть получены при помощи информационной системы;
• Перечень всех функций информационной системы;
• Перечень планируемых рабочих мест.

Техническое задание на автоматизацию

Нормативная 8-процессная модель деятельности производственного предприятия

Модель разработана компанией «БКГ» и лично ведущим российским специалистом в области организационного развития компаний Т.Р. Кадыевым. Может применяться как основа для последующей локализации на конкретном предприятии.

Модель включает в себя:

• Модель бизнес-процессов, описывающую деятельность предприятия;
• Организационную структуру предприятия, построенную по процессному (кросс-функциональному) принципу;
• Перечень документов, используемых в бизнес-процессах предприятия.

Принцип построения бизнес-модели заключается в выделении основных объектов управления бизнес-системы и проектировании процессов управления этими объектами: (бизнес-процессы, стратегия развития).

Объект управления	Процесс первого уровня
Бизнес-система	Выработка согласованных условий деятельности
Продукт	Разработка и модификация продуктов
Клиент	Продвижение и продажи
Производственный цикл	Производство продукции
Ресурсы	Материально-техническое обеспечение
Технология	Воспроизводство средств производства
Персонал	Воспроизводство трудовых ресурсов
Финансы	Финансирование деятельности и расчеты по обязательствам

Результатом выполнения процессов первого уровня является объект управления, приведенный в требуемое состояние. Процессы первого уровня декомпозируются на подпроцессы, необходимые для последовательной трансформации состояния объекта управления из начального в требуемое. Для каждого подпроцесса установлены цели, которые необходимо достигнуть в рамках выполнения подпроцесса. Полученное таким образом дерево целей обеспечивает декомпозицию стратегических целей предприятия до уровня конкретных исполнителей.

Модель компании «ИнТехПроект»

Модель компании, осуществляющей деятельность по проектированию, монтажу и обслуживанию инженерно-технических систем.

Модель включает:

• Модель бизнес-процессов и процедур, включая цели и показатели процессов;
• Организационную структуру компании;
• Финансовую структуру компании;
• Бюджетную структуру компании;
• Раздел СМК, содержащий требования стандартов ИСО 9001:2000 и ИСО/ТУ 16949, Руководство по качеству;
• Структуру информационной системы и Техническое задание на автоматизацию.

Данная модель содержится в демо-версии системы Business Studio.

Модель производственной деятельности в соответствии со стандартом ИСО 9001:2000

Рост конкуренции между западными и отечественными компаниями за право преобладания на Российском рынке товаров и услуг заставляет последних активнее использовать современные методы управления, в частности, построение системы менеджмента качества (СМК), соответствующей требованиям ИСО 9001:2000 г. Данный стандарт представляет собой набор требований к подсистеме управления качеством выпускаемой продукции или оказания услуг организации. Функционирующая СМК позволяет утверждать, что организация способна выпускать качественную продукцию (оказывать услуги) на регулярной основе, а значит, имеет большие преимущества перед конкурентами. Однако построение СМК дело непростое, зачастую требующее от организации внесения значительных изменений в ее производственно-хозяйственную деятельность, в бизнес-процессы предприятия. Для облегчения понимания требований самого стандарта ИСО 9001:2000 г., а также в качестве примера построения СМК предлагается модель деятельности организации, осуществляющей производство продукции. Модель включает в себе все стандартные процессы, начиная от проектирования и заканчивая сервисным обслуживанием продукции.

Для описания модели организации использовалась нотация функционального моделирования IDEF0. Процессы верхнего уровня модели соответствуют ключевым разделам стандарта ИСО 9001:2000 г., далее они декомпозируются на подпроцессы нижнего уровня уже непосредственно в привязке к производственно-хозяйственной деятельности организации. Таким образом, модель представляет собой совокупность бизнес-процессов организации с интегрированными в них требованиями ИСО 9001:2000 г. При этом существуют ограничения в интерпретации требований стандарта (переложении их на деятельность организации), связанные с тем, что за основу была принята достаточно условная организация, без какой-либо отраслевой специфики. В связи с этим, на практике, такую модель можно использовать как основу для анализа соответствия деятельности предприятия (по зонам ответственности — разделы стандарта) требованиям ИСО 9001:2000, а также как нормативную модель для разработки и внедрения СМК.

Свои предложения и замечания по моделям бизнес-процессов Вы можете сообщить по электронной почте: mail@businessstudio.ru.