С какой даты все компании обязаны указывать в сзв тд коды выполняемой функции

Новая форма СЗВ-ТД

С 1 июля при попытках представить отчет по новой форме работодатели в программах электронного документооборота видели информационное сообщение «Данный документ не прошел проверку well-formed». При получении такого сообщения работодателям рекомендовано повторить отправку формы СЗВ-ТД в старом формате.

Важно: СЗВ-ТД по новой форме начнем представлять в ПФР с 1 августа 2021 года.

Напомним основные изменения, которые были внесены в форму СЗВ-ТД еще Постановлением Правления ПФ РФ от 27.10.2020 № 769п:

1. Исключен реквизит «Отчетный период — месяц — год». В связи с переходом на представление сведений о приеме/увольнении на следующий день.
2. Форма дополнена новой графой «Работа в районах Крайнего Севера / Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера». Для заполнения этой графы вводятся коды территориальных условий работы:
   — РКС — работа в районах Крайнего Севера;
   — МКС — работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера. Эту графу заполняют только по работникам, работающим в соответствующих районах.
3. Введен новый раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Раздел необходимо заполнять, когда нужно представить или скорректировать сведения о трудовой деятельности работника, ранее подаваемые снятым с учета работодателем, правопреемником которого является ваш работодатель.
4. Графа «Код выполняемой функции» стала обязательна для заполнения в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (далее — ОКЗ).

Общероссийский классификатор занятий принят и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.12.2014 № 2020-ст, его можно найти в справочных правовых системах или на сайте Минтруда.

​При каких кадровых мероприятиях нужно указывать код выполняемой функции?

В нормативных правовых актах и официальных разъяснениях Пенсионного фонда нет ответа на этот вопрос.

Сейчас используется два подхода:

1. Код выполняемой функции заполняем при представлении СЗВ-ТД о кадровых мероприятиях, при которых заполняется графа «Трудовая функция»: прием на работу, постоянный перевод, установление (присвоение), запрет занимать должность.
2. На сайте Пенсионного фонда по Кировской области разъясняется, что код выполняемой функции следует заполнять по кадровым мероприятиям: прием, увольнение, перевод, переименование. 

• Рекомендация: ориентируйтесь на возможности программы электронного документооборота, через которую работодатели представляют отчет: заполняйте «Код выполняемой функции», если программа позволяет сформировать отчет при кадровом мероприятии «Увольнение» с заполнением кода выполняемой функции.
• Обратите внимание: код выполняемой функции должны заполнять все работодатели

Как заполнять код выполняемой функции с 1 августа 2021 года?

В графе «Код выполняемой функции» указываем кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей)

Код состоит из пяти цифровых знаков в формате «XXXX.X», где:

• первые четыре знака до точки «ХХХХ.» — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий;
• пятый знак «Х» — контрольное число.

Где брать коды выполняемой функции?

Обратите внимание, что в ОКЗ указаны не названия должностей, а перечень классификационных группировок занятий и их описания, что усложняет поиск подходящих кодов.

Общая схема кодирования в ОКЗ имеет вид: XXXX.X, где:

• первые четыре знака:

• X — основная группа
• XX — подгруппа
• XXX — малая группа
• XXXX — начальная группа

• пятый знак:

• Х — контрольное число

Код «ХХХХ» наименования группы занятий подразумевает наличие четырех групп и указывает на принадлежность к основной группе — подгруппе — малой группе — начальной группе.

В качестве признаков классификации в ОКЗ приняты уровень квалификации и специализация, требуемые для определенного занятия.

Первая цифра четырехзначного кода показывает, к какой основной группе относится занятие, всего в классификаторе 10 групп:

1 — Руководители

2 — Специалисты высшего уровня квалификации

3 — Специалисты среднего уровня квалификации

4 — Служащие, занятые подготовкой и оформлением документации, учетом и обслуживанием

5 — Работники сферы обслуживания и торговли, охраны граждан и собственности

6 — Квалифицированные работники сельского и лесного хозяйства, рыбоводства и рыболовства

7 — Квалифицированные рабочие промышленности, строительства, транспорта и рабочие родственных занятий

8 — Операторы производственных установок и машин, сборщики и водители

9 — Неквалифицированные рабочие

0 — Военнослужащие

Вторая цифра в четырехзначном коде указывает на подгруппу внутри основной группы.

Она означает принадлежность занятий к сфере или области деятельности и отражает специфику занятий (по области требуемых знаний, особенностям технологических процессов, используемым машинам и инструментам, обрабатываемым или используемым материалам, видам производимых товаров или услуг).

Пример: 22 — Специалисты в области здравоохранения, 23 — Специалисты в области образования, 24 — Специалисты в сфере бизнеса и администрирования

Третья цифра просто указывает на принадлежность к малой группе внутри подгруппы.

Пример: 232 — Преподаватели средних профессиональных образовательных организаций, 235 — Другие специалисты в области образования,  241 — Специалисты по финансовой деятельности

Четвертая цифра показывает на принадлежность к начальной группе внутри малой группы.

Для заполнения кода выполняемой функции в форме СЗВ-ТД нас интересует только четырехзначный код с пятым контрольным числом. Контрольное число берем из второй графы ОКЗ, самостоятельно мы его не рассчитываем.

Пример: для специалистов по кадровому делопроизводству код для заполнения «Кода выполняемой функции» в СЗВ-ТД будет 4416.6.

Как искать в ОКЗ подходящий код?

Единого алгоритма поиска кода для всех должностей, профессий и специальностей нет.

• Вариант 1. По названию должности

В каких-то случаях можно будет искать просто по названию должности, задавая в поисковике к классификатору, например, общие слова: уборщик, бухгалтер и т.д.

• Вариант 2. Поиск по комментариям классификатора

Для большинства трудовых функций должность и функция все-таки не совпадают по названию с ОКЗ, но в комментариях к классификатору для каждого кода есть примеры должностей.

Примеры

В подгруппе 4416 «Служащие по ведению кадровой документации» названы:

• Инспектор по кадрам
• Помощник по кадрам
• Служащий по кадрам

В подгруппе 9111 «Домашняя прислуга и уборщики» названы:

• Домашний уборщик
• Домашняя прислуга
• Домработница

Также приведены некоторые родственные занятия, отнесенные к другим начальным группам:

• Экономка, частное домовладение — 5152
• Уборщик в отеле — 9112
• Прачка, стирка вручную — 9121
• Уличный уборщик — 9613

• Вариант 3. Через описание выполняемых обязанностей

Например, при описании начальной группы «2423 Специалисты в области подбора и использования персонала» указано, что в обязанности специалистов входит: консультирование и разработка методов анализа работ и занятий в таких областях, как управление персоналом, изучение и планирование трудовых ресурсов, обучение, информация по профессиям и профориентация. То есть можно сопоставлять обязанности наших работников с описанием обязанностей из Общероссийского классификатора занятий.

• Вариант 4. Подходящие коды можно находить через профессиональные стандарты

Например, работодателю сложно сориентироваться, какие коды будут подходить для электриков в службах ЖКХ.

Алгоритм действий:

• Открываем первый раздел Приказа Минтруда России от 19.04.2021 № 256н «Об утверждении профессионального стандарта «Работник по техническому обслуживанию (эксплуатации) систем учета и регулирования потребления электрической и тепловой энергии и воды в жилищно-коммунальном хозяйстве».
• В группах занятий видим ссылки на код из ОКЗ для электромехаников и монтеров электрического оборудования — 7412.

Примечание: при поиске через профстандарты, принятые в 2014 году, можно столкнуться с тем, что в группе занятий будут ссылки на утративший силу ОКЗ 1993 года. В этом случае можете воспользоваться Таблицей соответствия ОКЗ-2014 и ОКЗ-93, которую подготовил Минтруд.

Код из ОКЗ для руководителей и главных бухгалтеров

Обратите внимание: всех руководителей мы ищем в первой основной группе:

• для главного бухгалтера подходит код 1211.1 Управляющие финансовой деятельностью;
• для руководителей кадровых служб код — 1212.5 Управляющие трудовыми ресурсами.

Можно пробовать комбинировать разные подходы к поиску необходимого вам кода из ОКЗ.

Как определить код выполняемой функции, если в трудовые обязанности работника входит функционал по разным должностям

В этой ситуации классификацию осуществляют с использованием принципа приоритетности:

• в случаях когда функции работника связаны с различными стадиями процесса производства и распределения товаров и услуг, приоритет отдают производственным функциям.

Пояснение: если при этом функции, такие как продажа, транспортное обслуживание или управление производственным процессом и т.п., не доминируют.

• Если для выполнения трудовых функций необходимы подготовка различного уровня и практический опыт, занятия классифицируют в соответствии с теми функциями, реализация которых требует более высокого уровня квалификации.

Пояснение: полагаем, что в этом случае работодателям следует самостоятельно определять код выполняемой функции по принципу приоритетности, то есть выбирать тот код, которому соответствует больший уровень квалификации или больший объем и содержание функционала из выполняемых работником обязанностей.

Контрольные точки для работодателей по заполнению СЗВ-ТД по новым правилам

• ПФР сдвинул сроки представления отчета по новой форме на 1 августа 2021 года.
• Код выполняемой функции с 1 августа заполняют все работодатели. Принцип применения или неприменения профессиональных стандартов к новой форме не применяем.
• Помним, что нормативно не решен вопрос о том, при каких кадровых мероприятиях нужно заполнять в СЗВ-ТД «Код выполняемой функции». Руководствуемся одним из двух подходов: заполняем в случае всех кадровых мероприятий или только при приеме на работу, постоянном переводе, установлении (присвоении), запрете осуществлять вид деятельности.
• При поиске подходящего кода в ОКЗ используем на выбор один из подходов: поиск по названию должности, по описанию обязанностей, по описанию малых подгрупп, через профессиональные стандарты.

Хотите знать больше? Подключайтесь к семинару Евгении Конюховой «Электронные трудовые книжки в 2021 году. Особенности работы и представления СЗВ‑ТД». Семинар для тех, кто хочет разобраться в новых правилах подготовки СЗВ-ТД. Эксперт рассказывает о новых законодательных требованиях и разберет их на практических ситуациях.

Код выполняемой функции — это цифровой шифр, который обозначает основные задачи, выполняемые сотрудником на его рабочем месте. 

Код указывают в графе 6 сведений о трудовой деятельности. Напомним, что до конца 2022 года это был самостоятельный отчет СЗВ-ТД, а с 2023 года он вошел в состав ЕФС-1 как подраздел 1.1. Подробную инструкцию по работе с новым отчетом читайте в статье «Сведения о трудовой деятельности в ЕФС‑1: порядок заполнения и сдачи».

Порядок заполнения графы 6 и других показателей подраздела 1.1 ЕФС-1 утвержден Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

Графу 6 с кодом выполняемой функции обязательно нужно заполнять для мероприятий:

• прием;
• перевод;
• увольнение;
• приостановление;
• возобновление;
• начало договора ГПХ;
• окончание договора ГПХ.

Обратите внимание, что теперь этот перечень четко прописан в п. 4.7 порядка заполнения. В прочих случаях код не указывается.

Код состоит из пяти цифр в формате «ХХХХ.Х», где:

• ХХХХ — код наименования группы занятий в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (ОКЗ);
• .Х — контрольное число.

Все существующие коды и контрольные числа к ним указаны в ОКЗ, поэтому придумывать свои коды и рассчитывать контрольное число работодателям не нужно. Таблица в классификаторе выглядит так:

Итак, код продавца магазина — 5223.5. Обратите внимание, что в отчете должны быть указаны все четыре цифры с контрольным числом. Если указать продавцу код «52.9», отчет не пройдет проверку.

У каждой цифры кода есть свое значение. Первая цифра — самый важный ориентир. Она обозначает основную группу занятий сотрудника. Тут все коды сгруппированы по уровню квалификации: 

• 1 — руководители;
• 2 — специалисты высшего уровня квалификации;
• 3 — специалисты среднего уровня квалификации;
• 4 — служащие, занятые подготовкой и оформлением документации, учетом и обслуживанием;
• 5 — работники сферы обслуживания и торговли, охраны граждан и собственности;
• 6 — квалифицированные работники сельского и лесного хозяйства, рыбоводства и рыболовства;
• 7 — квалифицированные рабочие промышленности, строительства, транспорта и рабочие родственных занятий;
• 8 — операторы производственных установок и машин, сборщики и водители;
• 9 — неквалифицированные рабочие;
• 0 — военнослужащие.

Вторая, третья и четвертая цифры эти группы детализируют по сфере деятельности, специализации сотрудника и уже конкретной выполняемой функции.

Первое, что нужно понять: в ОКЗ редко встречаются коды, которые соответствуют конкретным должностям или профессиям.

Как правило, каждый код обозначает общую группу занятий. К примеру, в штатном расписании указана должность «Менеджер по продажам», но в классификаторе это будет код 2433.9 «Специалисты по сбыту продукции».

Именно в этом и заключается основная сложность при выборе подходящего кода выполняемой функции. Поэтому эксперты рекомендуют смотреть не на наименование должности, а на конкретные задачи, которые выполняет сотрудник, и требуемый для этого уровень квалификации.

Найти подходящий код можно вручную или воспользовавшись специальным сервисом.

Ручной поиск

Откройте Общероссийский классификатор занятий. В нем есть большая таблица с кодами и названием групп занятий, а также подробное описание начальных групп занятий (полный код из четырех цифр).

Пользоваться ОКЗ от Контур.Норматива удобно:

• Код выполняемой функции по СЗВ-ТД вынесен на серую подложку в описании каждой начальной группы.
• Дополнительные ключевые слова. Норматив добавил более 300 популярных профессий в классификатор и постоянно его обновляет.
• Переход к описанию начальной группы сразу из таблицы. Изучать описание нужно, чтобы проверить правильность выбранного кода.
• Подборка похожих занятий из других групп. В описании некоторых начальных групп приводятся занятия, которые похожи на выбранные вами, но относятся к другим группам. Это поможет заметить, что вы остановились на неподходящем коде. Например, у кода 5222.1 «Бригадиры в магазинах» рекомендовано проверить код 1420.4 «Управляющий магазином». 

Как правило, простого поиска по тексту достаточно, чтобы выбрать нужный код. О том, что делать, когда определить его не удалось, мы поговорим далее.

Сервисы по подбору кода

В интернете достаточно сервисов, которые помогут подобрать подходящий код выполняемой функции, но мы все же рекомендуем сверяться с описанием начальных групп из ОКЗ, чтобы не допускать ошибок.

В Экстерне есть свой справочник кодов выполняемой функции. Работать с ним можно при заполнении отчета. Он будет активен и в новой форме — подразделе 1.1 ЕФС-1.

В сервисе есть дополнительные подсказки, которые помогут указать код правильно:

• Искать код в справочнике можно по цифрам или названию функции из ОКЗ.
• Когда 5 цифр кода введены без точки перед контрольным числом, она добавится автоматически. То же самое произойдет, если вместо точки стоит запятая, пробел или другой знак.
• Если ввести код не по формату ХХХХ.Х, Экстерн предупредит, что формат значения не верный.

Поиск по ключевым словам, которые не входят в название группы, в Экстерне не реализован, поэтому для подбора кодов рекомендуем пользоваться ОКЗ Норматива.

Предположим, нам нужно подобрать код для воспитателя детского сада, которого мы берем на работу. Должности «воспитатель» в ОКЗ нет. Но что мы знаем о своем воспитателе: этот специалист работает с детьми, наблюдает за ними, следит за их питанием, физиологическим и психическим состоянием, проводит развивающие занятия. В целом, это сфера дошкольного образования и педагогики.

Так находим группу 2342 «Педагогические работники в дошкольном образовании». По слову «дети» также находим группу 5311 «Работники по уходу за детьми» и 1341 «Руководители служб и структурных подразделений по присмотру и уходу за детьми».

Изучаем описания этих групп. В нашем случае речь идет о квалифицированном труде, поэтому для должности «воспитатель» выбираем код «2342.6» и указываем его в графе 6 подраздела 1.1 ЕФС-1.

В этом разделе разберем ситуации, в которых с подбором кода могут возникнуть сложности, и способы их решения:

Должности нет в ОКЗ. Это нормально, особенно если ваш специалист редкий или руководитель самостоятельно придумал его должности нестандартное название. 

Например, модная должность «мерчендайзер» у тех, кто раскладывает товар по полкам, сыграет с кадровиком злую шутку, так как в классификаторе это код 9334.7 — «Заполнители полок в магазинах». Попробуйте быть проще и подобрать синонимы или искать по ключевым словам: «выкладка», «полка», «размещение товаров».

Многофункциональные сотрудники. Такое часто бывает, если вы наняли одного специалиста на несколько должностей. Например, у вас бухгалтер-главбух-кадровик-специалист финансового контроля в одном лице, но в должности у него указано просто «Бухгалтер». В этом случае для выбора кода определите основную функцию сотрудника.

Слишком точное название группы. Это частая проблема, например, для менеджеров. Нужно узнать, чем конкретно занимается сотрудник: подбором кадров (специалист в области подбора и использования персонала), снабжением (закупщик), обеспечением офиса (офис-менеджер). 

Слишком общее описание группы, что-то не соответствует. В салоне красоты есть массажист, а в ОКЗ его нет, зато есть код 5142.5 «Косметологи и работники родственных занятий». В этой группе прописан массаж лица и тела, но кроме него есть наложение грима, депиляция, маникюр и прочие процедуры. Наличие дополнительных функций не имеет значения. 

При этом следует обращать внимание на квалификацию: если массаж медицинский, выбирайте код 3255.9 «Фельдшеры-физиотерапевты и другие физиотерапевты среднего уровня квалификации».

С 2023 года подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (аналог СЗВ-ТД) нужно подавать и при заключении и расторжении договоров ГПХ. 

Определять и указывать код выполняемой функции для договора ГПХ нужно в том же порядке. Но требуется дополнительно указать буквенный код, который соответствует виду договора ГПХ:

• ДГПХ — о выполнении работ (оказании услуг);
• ДАВТ — авторского заказа;
• ДОИП — об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• ИЗЛД — издательские лицензионные договоры;
• ЛДПИ — лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе.

По прочим договорам подавать ЕФС-1 вообще не нужно. Отдельно отметим, что сведения не подаются при заключении и расторжении договоров аренды, дарения, займа и других, связанных с имущественными правами. Также не представляется информация по договорам с ИП и самозанятыми.

Неправильный код выполняемой функции в СЗВ-ТД могут расценить как представление недостоверных сведений. Штраф за это нарушение — 300–500 рублей на должностное лицо (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ). Но можно отделаться и предупреждением.

На практике же, чтобы определить правильность кода, контролирующим органам придется изучать кадровые документы работодателя, а такие проверки не введены. Но мы все же рекомендуем внимательно относиться к выбору кодов, чтобы проблем точно не было. Сами представители ПФР просят в случае ошибки отменять форму и подавать новую с исправленным кодом (информация отделения ПФР по Брянской области).

Мы собрали в таблице те коды, в подборе которых чаще всего возникают сложности.

— Ольга Игоревна, а дата кадрового мероприятия на что-то влияет? Скажем, кадровое мероприятие произошло до начала применения новой формы СЗВ-ТД. Отчитываться о нем работодатель будет уже после — своевременно или с нарушением срока. Какой бланк нужно будет использовать: новый или старый?

— Дата кадрового мероприятия роли не играет. Сведения о трудовой деятельности нужно подавать по форме, применяемой на дату их представления, а не на дату кадрового мероприятия. Постановление Правления ПФР от 27.10.2020 № 769п, которым утверждена новая редакция формы СЗВ-ТД, вступило в силу с 01.07.2021. Но переход на обновленную отчетность продлили до 01.08.2021. Поэтому с этой даты сведения о трудовой деятельности работников нужно представлять по форме СЗВ-ТД в новой редакции независимо от даты кадрового мероприятия.

— Ольга Игоревна, а как быть в этом случае с указанием кода функции? В СЗВ-ТД по новому формату, но со сведениями о кадровом мероприятии, которое случилось еще в период применения старого формата, код функции нужно будет указывать уже по новым правилам — на основании Общероссийского классификатора занятий? Или еще по старым — на основании профстандартов и не в обязательном порядке?

— Правила указания кода трудовой функции зависят не от даты кадрового мероприятия, а от редакции формы СЗВ-ТД и формата, применяемых на момент представления сведений. Графа «Код выполняемой функции» новой формы СЗВ-ТД является обязательной для заполнения. И если отчетность подается уже по новой форме СЗВ-ТД (по новому формату), в графе необходимо указывать код по ОКЗ, даже если кадровое мероприятие произошло до начала применения новых формы и формата.

— В обновленной форме СЗВ-ТД графа «Код выполняемой функции» обязательна к заполнению всеми работодателями, а не только теми, кто применяет профстандарты. В связи с этим читатели обеспокоены, не означает ли это, что в ПФР нужно представить отчеты сразу на всех сотрудников с указанием кодов их трудовых функций?

— Нет, конечно. Форму СЗВ-ТД нужно представлять только в отношении застрахованных лиц, у которых произошли кадровые изменения (прием, увольнение, перевод и др.). Тут никаких изменений не произошло. Представлять СЗВ-ТД только лишь для того, чтобы сообщить ПФР код выполняемой работником трудовой функции, не нужно.

— Код выполняемой функции по ОКЗ обязательно указывать в отношении любых кадровых мероприятий (кроме, естественно, переименования работодателя)?