Реквизиты заголовочной части документа реферат - Контакты компаний и предприятий

Реферат: Реквизиты документа, их значение и оформление

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ СЕРВИСА

Кафедра Финансы и БД

Контрольная работа

По дисциплине: «Основы документального обеспечения управления»

На тему:

«Реквизиты документа, их значение и оформление»

Выполнила:

студентка группы ФЗ-11

Сальникова А.В.

Проверил:

Уфа – 2004

СОДЕРЖАНИЕ

Введение. 3

Реквизиты документа. 4

Обязательные реквизиты, заголовочная часть. 5

Требования к бланкам документов. 10

Требования к оформлению реквизитов документа. 12

Заключение. 17

Список литературы… 18

Введение

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела — «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово дело как «собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу». Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum — доказательство, свидетельство.

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляробразец».

Реквизиты документа

В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие:

01- государственный герб РФ;

02- герб субъекта РФ;

03- эмблема организации или товарный знак;

04- код организации;

05- код формы документа;

06- наименование организации;

07- справочные данные об организации;

08- наименование вида документа;

09- дата документа;

10- распространенный номер документа;

11- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12- место составления или издания документа;

13- гриф ограничения доступа к документу;

14- адресат;

15- гриф утверждения документа;

16- резолюция;

17- заголовок к тексту;

18- отметка о контроле;

19- текст документа;

20- отметка о наличии приложения;

21- подпись;

22- гриф согласия документа;

23- виды согласования документа;

24- печать;

25- отметка о заверении копии;

26- отметка об исполнители;

27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28- отметка о поступлении документа в организацию;

29- отметка для автоматического поиска документа.

Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.

При оформлении документов следует использовать следующие реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

Обязательные реквизиты, заголовочная часть

I группа

«Реквизиты названия документов»

В нее входят реквизиты: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.

Реквизит № 1 «Государственный герб»

Написание – ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов государственной власти, других государственных органов, министерств, ведомостей, а также предприятий, организаций в предусмотренных законодательством случаях. Круг подведомственных учреждений, которые могут носить государственный герб на бланки своих документов, определяет каждое министерство (ведомство).

Расположение на документе – в верхнем левом углу. Употребляется для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается.

Реквизит № 2 «Эмблема организации или предприятия»

Написание – символичное, графическое изображение, которое открывает, направление деятельности фирмы, предприятия. Знак облегчает поиск документа, но не заменяет наименование организации.

Расположение – в верхнем поле документа правее от первого реквизита.

Реквизит № 3 «Изображение наград»

Написание – применяется вместо внесения названий орденов в наименование учреждения. Улучшает вид документа. Уменьшает объем заголовка.

Расположение – в верхнем, левом поле документа правее от второго реквизита.

Реквизит № 4 «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО»

Расположение – в верхнем правом углу.

Реквизит № 5 «Код формы документа по УКУД»

Расположение – на второй строке под четвертым реквизитом.

Написание – четвертый и пятый реквизиты указываются в случае необходимости согласно с соответствующими классификаторами.

Реквизит № 6 «Название министерства или ведомства»

Написание – отмечается наименование министерства или ведомства (высшей организации, или основателя).

Расположение – в верхней части документа, под третьим реквизитом.

Реквизит № 7 «Название учреждения»

Написание – полное название учреждения, организации или предприятия – автора документа.

Расположение – в верхней части документа под шестым реквизитом.

Реквизит № 8 «Названия структурного подразделения»

Написание – пишется этот реквизит, если есть необходимость. Полное название структурного подразделения (шестой, седьмой, восьмой реквизиты пишутся в именительном падеже).

Расположение – пишется под седьмым реквизитом.

Реквизит № 9 «Адрес отправителя»

Написание – пишется индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер телефона, факса, номер счета в банке. Порядок и форма записей ведомостей про почтовый и телеграфный адреса организаций должны соответствовать почтовым правилам. Этот реквизит размещается только на бланках для писем.

Расположение – под восьмым реквизитом.

Реквизит № 10 «Название вида документа»

Написание – определяется как наименование совокупности документов, которые выполняют однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) – это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют ускоренному изучению документа. Название вида деловой бумаги (отсутствует только на служебных письмах) дает первое представление про его назначение, поскольку определенные управленческие решения должны оформляться соответствующими видами документов.

Расположение – в верхней части формуляра документа, под девятым реквизитом, на шестой строке.

Реквизит № 15 «Гриф секретности»

Написание – проставляется для засекречивания документов. Документ с грифом секретности – с ограниченным доступом, предназначен для определенных особ.

Расположение – в верхней правой части документа, на третьей строке под пятым реквизитом.

II группа

«Реквизиты датирования и индексации документов»

В нее входят реквизиты: 11, 12, 13, 14.

Реквизит № 11 «Дата»

Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков.

Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и направление его в дело).

Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее.

Реквизит № 12 «Индекс документа» (Исходящий номер)

Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.

Расположение – в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита.

Реквизит № 13 «Ссылка на документ»

Написание – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа.

Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.

Реквизит № 14 «Место составления или издания документа»

Написание – включает в себя название населенного пункта, где издается документ.

Расположение – проставляется правее от тринадцатого реквизита.

III группа

«Реквизиты оформления текста»

В нее входят реквизиты: 16, 19, 21.

Реквизит № 16 «Адресат» (кому предназначен документ)

Написание – документы могут быть адресованы учреждению, его структурным подразделениям, или конкретной служебной особе, их наименования пишутся в именительном падеже.

Расположение – на девятой строке документа, по середине.

Реквизит № 19 «Заглавие к тексту» (приказ)

Написание – неотъемлемая часть текста документа, независимо от его вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста. Заглавие должно быть лаконичным и точным. Печатается заглавие маленькими буквами через один межстрочный интервал. В конце заглавия точка не ставиться.

Расположение – пишется на девятой строчке в левой стороне.

Реквизит № 21 «Текст документа»

Написание – главный реквизит документа ради которого создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения. Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной информации.

Расположение – посередине документа, на десятой строке, под реквизитом номер шестнадцать.

Требования к бланкам документов

Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.

Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяет экономить до 20% площади места бумаги. Формуляр, предусматривает именно такое расположение.

Продольный вариант используется организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках – национальном и русском ( реквизиты 06,07,12).

Бланки документов должны иметь поля (мм): 20-35-левое; 10-правое; 20-верхнее; 10-нижние.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники.

Сплошными линиями обозначаются фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром – переменный. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Реквизиты 01,02,03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается раполагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06,07,08,12 ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

— центрованным ( начало и конец каждой строки реквизита равно удалены

от границ зоны расположения реквизитов;

— флаговым ( каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны

расположения реквизитов).

Для организаций, ее структурного подразделения должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк, в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов кроме писем.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,04,06,07 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09,10,11,12,14,15,16,17,18,19.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица практикуют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,05,06,08,12, ограничительные отметки для границ зон расположенных реквизитов 09,10,11,12,17,18.

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки.

Допускается печатание документов с исправлением обратной стороны листа.

Требования к оформлению реквизитов документа

Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с постановлением о Государственном гербе РФ.

Греб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ.

Код организации проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

Код форму документа проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное название вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющие организацию.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

Наименование вида документа составленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно заполнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, составленный двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемый через косую линию в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа на который дается ответ.

Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам.

Оформление реквизитов, размещенных на рабочем поле документа.

Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ указывают в дательном падеже.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

Резолюцию рекомендуется наносить с некоторым наклоном, пастой, отличающейся по цвету от основного текста документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на следующие вопросы: о чем, о ком и др.

К тексту документов оформленных на бланках А5 заголовок можно не составлять.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

— в федеральные органы государственной власти, органы государственной

власти субъектов РФ;

— на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в

ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других

субъектов РФ.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из 2-х частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

В тексте документа подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

Наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, при этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи и дата согласования.

Согласование документа оформляют визой которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, а при необходимости – должность визирующего.

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа. Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют:

— завершительную надпись «верно»;

— должность лица, заверившего копию;

— личную подпись;

— расшифровку подписи;

— дату заверения.

Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

Заключение

В заключении хотелось бы сказать, что документ представляет собой систему. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Список литературы

1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2003.

2. Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. М., 2000.

3. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом «Герда», 2001

4. Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 1999

5. Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело,1999

6. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Источник

1.Информация– сведения (сообщения, данные) о чем –
либо, независимо от формы их представления.

Виды
информации:

текстовая
информация— передаваемая в виде
символов, предназначенных обозначать
лексемы языка;

числовая
информация— в виде цифр и знаков,
обозначающих математические действия;

графическая
информация— в виде изображений,
предметов, графиков;

звуковая
информация— устная или в виде записи
и передачи лексем языка аудиальным
путём.

Требования,
предъявляемые к управленческой информации

достоверность

объективность

безусловная
необходимость

своевременность
поступления (оперативность)

системность
сведений

целевая
направленность (удовлетворение
потребностей конкретных управляющих)

регулярность
и ритмичность

экономичность

2.
Документ
–
это зафиксированная на материальном
носителе
информация
с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать

Функции
документа:

Информационная.
Документ фиксирует и содержит информацию.
Коммуникационная.
Обеспечивает движение информации между
объектом или субъектом.
Нормативно
– правовая. Документ может быть
источником норм и правил.
Управленческая.
Документ является основным инструментом
управления.
Учетная.
Документ может содержать статистические
сведения.
Социальная.
Документ отражает общественные отношения
времени и места его создания.
Культурная.
Всякий документ отражает материальную
и духовную культуру общества ео
создавшего.
Функция
исторического источника. Документ
непосредственно отражает исторический
процесс и запечатляет отдельные факты,
и свершившиеся события.

3.
Юр.
сила док-та
— св-во
официального док-та, сообщаемое ему
действующим законодат., компетенцией
изд. органа или должностного лица и
установленное порядком оформления.

А)
Док-ты личного
характера

Б)
Официальные
док-ты

Официальные
док-ты
– док-т
,созданный юр. или физ. лицом, оформленный
и удостоверенный в уст. порядке.

Подлинник
офиц. док-та
– первый или единичный экземпляр
официального док-та.
Дубликат
– повторный экземпляр подлинника
док-та, имеющий юр. силу.
Копия
– док-т,
полностью воспроизводящий информ.
подлинника и его внешние признаки или
часть их, но не имеющий юр.силы.

4.
Способы
документирования:

Материальный
носитель
— материальный объект, использующийся
для закрепления и хранения на нем
информации, в том числе и в преобразованном
виде.

А)
Изобразительный
документ
– документ содержащий информацию,
выраженный изображением, какого либо
объекта.

Б)
Фонодокумент
– док-т, содержащий звуковую информацию,
зафиксированную любой системой
звукозаписи.

В)
Аудиовизуальный
документ
– док-т, содержащий изобразительную и
звуковую информацию.

Г)
Кинодокумент
– изобразительный или аудиовиз. док-т,
созданный кинематографическим способом.

Д)
Текстовый
документ
– док-т, содержащий речевую информацию,
зафиксированную любым типом письма или
любой системой звукозаписи.

Е)
Документ
на машинном носителе
(электронный)
– док-т, созданный с помощью носителей
и способов записи, обеспечивающих
обработку инф. компьютером.

5.
Делопроизводство
– отрасль
деятельности ,обеспечивающая
документирование и организацию работы
с официальными док-тами.

ДОУ
(делопроизводство) – вид обеспечения
управления организацией, который
включает фиксацию, передачу и хранение
информации о состоянии организации и
управляющих воздействий по изменению
ее состояния.

7.
Законодательная
база делопроизводства—
это совокупность законов, регламентирующих
технологию создания документов, их
обработку, хранение и использование в
текущей деятельности, а также деятельность
службы делопроизводства, её структуру,
функции, штат, техническое обеспечение
и другие аспекты.

Законодательное
регулирование организации делопроизводства
осуществляется путем издания федеральных
законодательных актов, включающих в
себя комплекс правовых положений,
требований и методов, в совокупности
устанавливающих нормы создания, обработки
и хранения документов. К ним относят:

1.
Указы Президента РФ и Постановления
Правительства РФ.

2.
Законодательные акты Российской
Федерации.

8.
Унификация — это
установление единообразия состава и
форм управленческих документов,
фиксирующих однотипные управленческие
функции. Для этого введена унифицированная
система документации . Цель
унификации – сокращение
количества применяемых документов.
Типизация их форм. Повышения качества
документов и снижение трудоемкости их
обработки.

Стандартизация
документов – высшая
степень их унификации, доведение ее
результатов до уровня обязательной
правовой нормы. Стандартизация документов
– это форма юридического закрепления
проведенной унификации. Требования
стандарта имеют обязательный характер
в пределах сферы его распространения.
Результатом работы по унификации и
стандартизации документов являются
стандарты на отдельные виды документов,
системы документов или отдельные виды
продукции. Установлены следующие
категории стандартов: 1.
государственный стандарт (ГОСТ).2.отраслевой
стандарт (ОСТ).3.республиканский
стандарт (РСТ).4.
стандарты предприятий и организаций
(СТП).

Подзаконные
акты.

Постановление
ГОСКОМСТАТА от 5.01.2004 №1 об утверждении
унифицированных форм первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты.

Правила
делопроизвод. в фед. органах исполн.
власти,утвержденные постановлением
правительства от 15.06.2009 №477

Методические
рекомендации о разработке инструкций
по делопроизв. в фед.орг.исп.власти
утверждены приказом РОСАРХИВА от
23.12.2009 №76

Приказ
Министерства культуры и массовых
коммуникаций 8.11.2005 №536 о типовой
инструкции о делопр. в фед.орг.исп.власти.

ГОСТ
Р 6.30. – 2003 унифицированная система
организационно – распорядительной
док-ции.

Общероссийский
классификатор управленческой
документации(ОКУД)

ОКК
011 – 93 представляет собой перечень
используемой в России док-ции.

9.
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р
6.30-2003
«Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов» Настоящий
стандарт распространяется на
организационно-распорядительные
документы, относящиеся к Унифицированной
системе организационно-распорядительной
документации (УСОРД), — постановления,
распоряжения, приказы, решения, протоколы,
акты, письма и др. (далее — документы),
включенные в ОК
011-93 «Общероссийский
классификатор управленческой документации»
(ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий
стандарт устанавливает: состав реквизитов
документов; требования к оформлению
реквизитов документов; требования к
бланкам документов, включая бланки
документов с воспроизведением
Государственного герба Российской
Федерации.

Формуляр
док-та
– набор реквизитов офиц. док-та,
расположенных в определенной
последовательности.

Реквизит
док—та
– обязательный элемент оформления
официального док-та.

Способы
расположения реквизитов:

1способ
– продольный.

Продольное
расположение заголовочной части
документа предполагает расположение
реквизитов документа вдоль верхней
части листа с их центровкой, т.е. равным
удалением каждой строки от левого и
правого поля.

2способ
– угловой.
Наиболее
используемое в настоящее время угловое
расположение реквизитов предполагает
их размещение в верхней левой части
листа. Угловое расположение реквизитов
имеет два вида: фланговое и центрированное.
При фланговом расположении строки
бланка начинаются от границы левого
поля, правый край не выравнивается. При
угловом центрованном расположении все
реквизиты, расположенные в углу листа,
выравниваются (центруются) относительно
половины листа документа, т. е. находятся
на равном удалении от границы левого
поля и середины листа.

10.
Бланком
документа называется
стандартный лист с воспроизведенными
на нем постоянными реквизитами и местом
для переменных реквизитов.

Стандартом
устанавливаются следующие виды
бланков:

—
бланки для писем;

—
Общие бланки (бланки для всех остальных
документов);

—
бланки конкретного вида документа.

Общие
требования к бланкам следующие
(раздел 4 «Требования к бланкам документов»
ГОСТ Р 6.30-2003):

формат:
А4 (210 × 297 мм) или А5 (148 × 210 мм);
поля:
20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм –
верхнее, 20 мм – нижнее;
цвет
бумаги: белый или светлых тонов;
нумерация
страниц: требуется при изготовлении
документов на двух и более страницах
– посередине верхнего поля листа.

11.
Гербовые бланки
могут создаваться только типографским
способом в полиграфических предприятиях,
имеющих лицензии на соответствующий
вид деятельности. При изготовлении
бланков на них проставляют порядковые
номера и серии. Гербовые бланки подлежат
учету. Учет ведет делопроизводственная
служба в регистрационно-учетной форме
(журнал регистрации бланков). Уничтожение
гербовых бланков оформляется составлением
акта. Бланки должны храниться в надежно
запираемых и опечатываемых шкафах.

Проверку
наличия, использования и хранения
гербовых бланков проводит не реже одного
раза в год комиссия, назначаемая
распорядительным документом руководителя
организации. О проведенных проверках
делают отметки в учетно-регистрационных
формах после последней записи. В случае
обнаружения нарушений при изготовлении,
учете, хранении и использовании гербовых
бланков комиссия проводит служебное
расследование, результаты которого
оформляют актом и доводят до сведения
руководителя организации.

Допускается
тиражирование средствами оперативной
полиграфии организации документов на
гербовом бланке, предназначенных для
рассылки, при условии заверения каждой
копии документа печатью организации

12.
Виды
реквизитов:

постоянные
и переменные: Постоянные
реквизиты –
совокупность реквизитов, характеризующая
типовой формуляр документа и присутствующая
во всех видах документа одного
типа; Переменные
реквизиты –
совокупность реквизитов, дополняющих
типовой формуляр и отражающая особенности
конкретной коммерческой сделки или
ситуации.
основные
(обязательные) и второстепенные: Основные
(обязательные) реквизиты —
совокупность реквизитов, без которых
документ не имеет юридической
силы. Второстепенные
реквизиты –
совокупность реквизитов, дополняющих,
уточняющих основные.

Обязательные
реквизиты
— записи, совершенные на лицевой стороне
документа.
Обеспечивают юридическую силу документа,
и они присутствуют всегда на любом виде
ОРД (наименование
организации, дата документа, регистрационный
номер, текст, подпись).

Дополнительные
реквизиты
— бывают
не на всех видах документов (например,
эмблема, отметка о контроле). Дополнительные
реквизиты могут характеризовать этапы
обработки документа например, 29
«Отметка о поступлении документа в
организацию», 30 «Идентификатор
электронной копии документа», но
отсутствие дополнительного реквизита
на документе не может повлиять на
юридическую силу документа

Реквизит
«Герб» располагается
всегда на верхнем поле док-та, над
серединой наименования организации.
Герб РФ не может быть ниже или меньше
любой др. эмблемы.

Реквизит
«Эмблема» Эмблема
располагается на верхнем поле документа
центрованно относительно наименования
организации.
Допускается
располагать изображение эмблемы на
части площади, занимаемой реквизитом
«Наименование организации», а также на
левом поле документа, на уровне реквизита
«Наименование организации».

Реквизиты
«Код организации» и «Код формы документа».

Код
организации проставляется, но
Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций (ОКПО). Код
по ОКПО имеют все зарегистрированные
предприятия и организации. Этот код
может быть заранее проставлен на
документе, например, при изготовлении
бланка этого документа типографским
способом.

Реквизит
«Наименование организации». Наименование
организации указывается в документах
в полном соответствии с наименованием,
закрепленным в учредительных документах,
включая сокращенное наименование и
наименование на иностранном языке.

Реквизит
«Справочные данные об организации».
Вкл.
в себя
почтовый адрес, элементы которого
расположены в след. послед.: улица, №
дома, регион, город, индекс, номер тел.

Реквизит
«Наименование вида документа». указывается
на всех служебных документах, кроме
писем.
Располагается
под наименованием орг.

Реквизит
«Дата документа». Располог.
под 9 и 10 реквизитом.
Элементы
даты приводят арабскими цифрами в одной
строке в следующей последовательности:
день месяца, месяц, год. В
соответствии с международными стандартами
элементы даты могут иметь другую
последовательность: год, месяц, число.
Допускается
словесно-цифровой способ оформления
даты, при котором после цифр, обозначающих
год, обязательно ставится буква «г» с
точкой или слово «год».

Реквизит
«Регистрационный номер документа».
Правила
кодирования рег.номера закреплено во
внутреннем акте орг. в инструкции по
делопроизводству. Располог. номер справа
от даты ,на одной строке с ней.

Реквизит
«Ссылка на регистрационный номер и дату
документа». Реквизит
проставляется только на ответных
исходящих письмах и включает регистрационный
номер и дату документа, на который дается
ответ.

Реквизит
«Место составления или издания документа».
Оно
указывается только если его нельзя
однозначно идентифицировать из
наименования орг. и справочных данных
о ней. Помещается 14 реквиз. под 13,а если
того нет, то под 11,12.

Реквизит
«Гриф ограничения доступа к документу».
Реквизит
указывается, если документ содержит
сведения ограниченного распространения.
На первом листе такого документа в
правом верхнем углу проставляется
соответствующий гриф (например: секретно,
конфиденциально и др.) в зависимости от
того, государственная или коммерческая
тайна содержится в данном документе.

Реквизит
«Адресат». Помещается
в правом верхнем углу. Если адресат юр.
лицо, то сперва указ. его нимен. в ИП, а
потом адрес. Если адресат должностное
лицо, сперва указ. должность в ДП, потом
инициалы в ИП. Если адресат частное лицо
– указывается его фамилия в ДП и инициалы,
потом его адрес.

Реквизит
«Гриф утверждения документа». Располагается
в правом углу выше адресата.

Реквизит
«Резолюция»
Резолюция – реквизит документа, в
котором руководитель организации или
структурного подразделения указываются
задания по исполнению данного документа
(что сделать и как), срок исполнения и
конкретные исполнители.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

Профессиональное
образовательное учреждение

«Уральский региональный
колледж»

КУРСОВАЯ РАБОТА

БЛАНКИ
ДОКУМЕНТОВ, ИХ ВИДЫ, РЕКВИЗИТЫ.

ВАРИАНТЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ
РЕКВИЗИТОВ НА БЛАНКЕ

МДК 01.05 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И
РЕЖИМ СЕКРЕТНОСТИ

40.02.02 Правоохранительная
деятельность

Обучающегося гр. ПД-249 ______________ Антипова Елена Александровна

16.06.2021

Оценка за выполнение и защиту курсовой работы
_____________

Проверила ____________ Степанова
Светлана Леонидовна

16.06.2021

Челябинск, 2021

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ		3
1 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ		6
1.1 Бланки документов, их виды		6
1.2 Требования к бланкам документов		8
1.3 Правила оформления реквизитов		12
2 ВАРИАНТЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ НА БЛАНКЕ		17
2.1 Организационные документы		17
2.2 Распорядительные документы		18
2.3 Информационно-справочные документы		20
ЗАКЛЮЧЕНИЕ		23
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ		25
ПРИЛОЖЕНИЕ А Образец расположения реквизитов на организационных документах		28
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Образец расположения реквизитов на распорядительных документах		29
ПРИЛОЖЕНИЕ В Образец расположения реквизитов на информационно-справочных документах		30

ВВЕДЕНИЕ

Составление, оформление документов и
организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно – методическими
актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с
документами.

Составлением и оформлением документов
занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования,
предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов должен знать
каждый управленец. При работе с документами необходимо руководствоваться
нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление
документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел,
создание архива организации для обеспечения сохранности в наибольшей мере ценных
документов.

В документах отражается и учитывается
деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов
предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение
бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распорядительных. При
проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего,
документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Актуальность темы курсовой работы заключается
в том, что большинство организационно – распорядительных и информационно – справочных документов:
письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции –
должны создаваться на бланках документов.

Понятие бланка в полной мере
применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации
делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих
электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет
создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам
и действующим бумажным формам.

Объектом исследования являются
правовые отношения в области составления, содержания и видов документации.

Предметом исследования являются
нормативно-правовые акты, регламентирующие делопроизводство в органах
внутренних дел, в части составления бланков
документов, их видов и реквизитов.

Цель курсовой работы – анализ бланков
документов, всех его видов, построение, а также правильное расположение
реквизитов на бланках документов.

В
соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:

− проанализировать бланки документов,
их виды;

− обобщить требования к бланкам
документов;

− ознакомиться с правилами оформления
реквизитов;

− изучить организационные документы;

− рассмотреть распорядительные
документы;

− раскрыть информационно-справочные
документы.

Методологическую основу исследования
составили: системный подход к данной теме, а также сбор тематической
информации, изучение первичных документов, анализ текста нормативно-правовых
актов.

Теоретической базой исследования
являются работы авторов, таких как В.И. Андреева, М.Н. Басаков, Т.А. Быкова, Л.М.
Вялова, О.П. Говорухин, Н.В. Гончарова, А.А. Дворников, Е.В. Зайцева, О.И. Замыцкова,
А.В. Заряев, Л.В.Санкина.

Нормативной базой исследования
являются: Конституция Российской Федерации, Закон РФ «О государственной тайне»,
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации», Приказ МВД России «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в
ОВД РФ», ГОСТ «Система стандартов
по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов», ГОСТ «Унифицированные системы документации. Придание юридической̆
силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной̆
техники. Основные положения», ГОСТ «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно – распорядительной̆ документации.
Требования к оформлению документов».

Работа состоит из введения, двух
глав, заключения, списка используемых источников и трех приложений.

Во введении обосновывается
актуальность темы курсовой работы, формулируются цели и задачи, определяется
объект предмет, методологическая основа, теоретическая и нормативная база.

В первой главе рассматривается
документирование управленческой деятельности.

Вторая глава посвящена вариантам расположений
реквизитов на бланках.

В заключении содержатся выводы по
проведенному исследованию в курсовой работе.

1 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1 Бланки документов, их виды

Официальные служебные
документы создаются, как правило, на бланках или чистых листах бумаги с
использованием реквизитов бланков. Последний вариант используется для оформления
внутренних документов, которые не выходят за пределы организации, например
внутренней докладной записки, заявления.

Бланк представляет собой лист
бумаги стандартного формата, на который различными способами наносится
информация, необходимая для конкретного вида документа.

Согласно терминологическому
стандарту бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора
официального письменного документа.

Прежде всего, бланк придает
информации официальный характер. Он является и «визитной карточкой» автора
документа, так как включает постоянную информацию об организации,
характеризующую ее как создателя официального письменного документа.

Кроме того, применение
бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной
информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие
информации и повышает культуру управленческого труда.

При составлении документов на
двух и более страницах на бланках изготавливают только первую страницу. Для
изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги,
которые нумеруют, проставляя номер страницы посередине верхнего поля листа.
Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают
первый лист каждого экземпляра документа, предназначенного к отправке из
организации.

Бланк может быть изготовлен
типографским способом, а также с помощью средств оперативной полиграфии или
воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка,
который автоматически выводится при распечатке конкретного документа.

В организациях обычно применяются
следующие виды бланков:

—
общий бланк;

—
бланк письма;

—
бланк конкретного вида документа;

—
должностной бланк;

—
бланки структурных подразделений.

Каждый вид бланков имеет определенный
набор реквизитов. Реквизиты общего бланка документа включают: герб (для
организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование
вышестоящей организации (если имеется), наименование организации, трафаретные
части реквизитов «дата» и «номер документа». На бланке могут проставляться
ограничительные уголки для реквизитов «гриф утверждения», «заголовок к тексту»,
«отметка о контроле».

Общий бланк документов
организации используется для составления любых видов документов (кроме писем).

Бланк письма содержит
следующие обязательные реквизиты: герб (для организаций, имеющих на это право),
эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется),
наименование организации (структурного подразделения), справочные данные об
организации, трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа» и ссылки на
них.

На бланках письма ограничительные
уголки ставят для реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» и «отметка о
контроле».

Бланк конкретного вида документа
(за исключением письма) составляется на основе общего бланка и содержит
реквизит «наименование вида документа».

Должностной бланк используется
для составления документов руководителя предприятия. На нем вместо наименования
организации указывается должность ее руководителя.

Бланки могут изготовляться на основе
как углового, так и продольного расположения реквизитов. При продольном
расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

Бланки с продольным вариантом
расположения реквизитов целесообразно применять в случаях, когда реквизиты
бланка даются на двух и более языках, при этом реквизиты следует печатать на
одном уровне: справа – на национальном языке субъекта Федерации, слева – на
русском.

1.2
Требования к бланкам документов

Для изготовления бланков
организационно-распорядительных документов установлены в основном два формата
бумаги – А4 (210×297 мм) и А5 (210×148 мм). Они используются преимущественно
для подготовки распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы),
служебных писем, справок, договоров, актов и других документов.

Бланк формата АЗ (420×297 мм)
может использоваться для изготовления документов, содержание которых
оформляется в виде таблицы с большим количеством граф. На бумаге формата А6
(105×148 мм) могут быть изготовлены определенные виды бланков для документов
небольшого (до семи строк) объема (например, должностной бланк для оформления
резолюции руководителя). Все бланки документов должны быть изготовлены с учетом
размеров полей.

Независимо от способа изготовления
бланки документов конкретной организации должны разрабатываться с учетом
требований государственного стандарта не только к составу, но и порядку
расположения реквизитов. ГОСТ предусматривает два варианта расположения
реквизитов бланка: продольное (продольный бланк) и угловое (угловой бланк).
Такие же варианты расположения реквизитов установлены Правилами
делопроизводства для бланков федеральных органов исполнительной власти.

В продольном бланке все
реквизиты располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по
центру.

При угловом расположении
реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по
левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более
экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа
остается свободным для размещения ряда необходимых реквизитов.

Выбор способа размещения
реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией при
разработке бланка. Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем
и других документов, содержащих адресование (например, докладных записок), а
также для документов, требующих утверждения (например, положения, акты,
инструкции).

Продольные бланки широко
применяются для распорядительных документов. Кроме того, целесообразно
использовать продольные бланки в случаях, если наименование организации
содержит большое число печатных знаков или реквизиты бланка представлены на
двух языках. В последнем варианте слева размещаются реквизиты бланка на русском
языке, справа – на иностранном языке или национальном языке субъекта Российской
Федерации.

Бланки документов печатают на белой
бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих дальнейшее
тиражирование документов.

Каждый лист документа, оформленный
как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

˗ 20 мм — левое;

˗ 10 мм — правое;

˗ 20 мм — верхнее;

˗ 20 мм — нижнее.

В стандарте указаны минимальные
размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются. При оформлении
документов не на бланке размеры полей и площади размещения конкретных
реквизитов должны соответствовать размерам.

В таблицах допускается уменьшение
левого поля до 20 мм, правого – до 8 мм (когда текст не вмещается).

Допускается наносить на бланки
отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами. Ограничительные
отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в
виде уголков и линий.

Разработку бланков начинают, как
правило, с определения перечня реквизитов бланка, что делается отдельно по
каждому из видов бланков. При изготовлении бланков документов того или иного
вида на них печатают реквизиты, соответствующие только документам данного вида.

При изготовлении бланков используются
типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля литературной, обыкновенной,
газетной гарнитуры.

Для оформления реквизита
«Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до
24-го кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от количества знаков в наименовании
организации-автора.

Не рекомендуется печатать реквизиты
шрифтами различных гарнитур.

Бланки разрабатываются на основе
углового или продольного варианта расположения реквизитов, флаговым или
центрованным способом.

При угловом варианте реквизиты бланка
располагают в верхнем левом углу, при этом бланковые надписи не должны выходить
за пределы 73 мм по горизонтали.

При продольном варианте реквизиты
бланка располагают посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения
размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

При флаговом способе – каждая строка
реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

При центрованном способе – начало и
конец каждой строки реквизита центруются, т.е. равноудалены от границ зоны
расположения реквизитов.

Каждая организация должна
разрабатывать и применять установленные стандартом виды бланков
организационно-распорядительных документов общий бланк и бланк для письма.

На общем бланке могут оформляться
такие распорядительные документы, как приказы, постановления, распоряжения и другие,
а также организационные документы – положения, инструкции.

Справочно-информационные внутренние
документы (акты, справки) могут оформляться как на общем бланке, так и на
чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении требований к оформлению
реквизитов.

Допускается изготовление специальных
бланков для конкретных видов организационно-распорядительных документов, что
целесообразно в тех случаях, когда этих документов в организации создается
более 200 в год.

На бланках конкретных видов
документов используются все реквизиты общего бланка и реквизит «Название вида
документа», который печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между
буквами) и в кавычки не заключается.

Бланки документов разрабатывают на
основе продольного расположения реквизитов на двух языках.

Организации негосударственной формы
собственности могут разрабатывать общие, конкретных видов документов бланки с
угловым расположением реквизитов на одном языке.

Для письма применяется бланк только с
продольным расположением реквизитов на двух языках для всех организаций независимо
от формы собственности.

Гербовые бланки должны
изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств
оперативной полиграфии для размножения таких бланков не допускается.

Допускается тиражирование средствами
оперативной полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для
рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью
организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого
документа хранится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.

Гербовые бланки подлежат
обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором
проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости – серии этих
номеров.

Учет каждого вида гербовых бланков
(общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов)
ведется в организации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной
форме (на карточках или в журнале).

1.3 Правила оформления реквизитов

Каждый вид документа (приказ, письмо,
акт) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются
на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.

Реквизиты – обязательные элементы оформления
служебного документа.

Государственный стандарт
устанавливает для организаций, их структурных подразделений и должностных лиц
использование трех видов бланков:

—
бланк письма;

—
бланк для изготовления всех других видов
организационно-распорядительных документов, кроме письма, – общий бланк;

—
бланк конкретного вида документа.

Состав реквизитов бланка конкретного
вида документа аналогичен составу реквизитов общего бланка, но содержит
указание на вид документа. Такой бланк целесообразно применять в организациях,
которые издают значительное количество данных видов документов.

Назначение бланков определяет
различие в их реквизитах. Максимальный набор реквизитов бланка письма включает
следующее:

—
Государственный герб Российской Федерации
(01);

—
герб субъекта Российской Федерации (02);

—
эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания) (03);

—
наименование организации (автора
документа)(08);

—
справочные данные об организации (09);

—
код организации по Общероссийскому
классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО) или по
Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления
(ОКОГУ) (04);

—
основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) (05);

—
идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06);

—
код формы документа (ОКУД) (07);

—
регистрационный номер и дата документа
(отметка для регистрационного номера и даты документа) (11, 12);

—
ссылка на регистрационный номер и дату
документа (отметка для ссылки на регистрационный номер и дату документа) (13).

В Правилах делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти данный реквизит называется «ссылка на
исходящий номер и дату документа адресанта».

Максимальный набор реквизитов общего
бланка содержит:

—
Государственный герб Российской Федерации
(01);

—
герб субъекта Российской Федерации (02);

—
эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания) (03);

—
наименование организации (автора
документа) (08);

—
наименование вида документа (или место для
проставления реквизита «наименование вида документа») (10);

—
регистрационный номер и дата документа
(отметка для проставления регистрационного номера и даты документа) (11, 12);

—
место составления или издания документа
(14).

Таким образом, различия в составе
реквизитов двух видов бланков состоят в следующем:

—
в бланке письма используются реквизиты
«справочные данные об организации» и «ссылка на регистрационный номер и дату
документа», которых нет в общем бланке;

—
в общем бланке размещают реквизиты «место
составления или издания документа» и «наименование вида документа» (или
оставляют место для внесения наименования конкретного вида документа), которые
не содержатся в бланке письма.

Помимо реквизитов, на бланках
допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов, или
других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту,
адресата, грифа утверждения, отметки о контроле), а также для фальцовки и
подшивки.

Автором документа может являться не только
организация, но и ее представительство (филиал, территориальное отделение) или
структурное подразделение. В этих случаях используют бланки представительств,
филиалов, территориальных отделений или структурных подразделений организации.
Бланки структурных подразделений создают в крупных управленческих аппаратах,
если руководители подразделений имеют право подписи документов, изготовленных
на бланках. Наименование представительства (филиала, территориального
отделения) или структурного подразделения размещают ниже наименования
организации.

Для подразделений ряда органов
управления, в частности органов исполнительной власти субъектов Российской
Федерации, муниципальных органов исполнительной власти и других, важно указать
их конкретную территориальную принадлежность. В таком случае указание на это
содержится в самом названии подразделения, территориального отделения.

Для руководителей организации или
крупных структурных подразделений, которые обладают правом подписи документов,
ГОСТ допускает создание бланков должностных лиц (должностных бланков). Право
подписи должно быть закреплено в соответствующих организационных или
распорядительных документах.

В бланках должностных лиц
наименование должности помещается ниже наименования организации – автора
документа. В бланках руководителя структурного подразделения наименование
должности размещается ниже наименования структурного подразделения.

Закон РСФСР от 25.10.1991 № 1807-1 «О
языках народов Российской Федерации» и Федеральный закон от 01.06.2005 №
53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» определяют
возможность использования двуязычных бланков документов.

В организациях субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного язык
субъекта Российской Федерации, могут создаваться бланки, в которых реквизиты
«Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место
составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и
национальном.

Возможно создание бланка на двух
языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В
таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном
языке. При оформлении бланка вначале помещают его реквизиты на русском языке,
затем ‒ на иностранном.

Из выше сказанного можно выявить
главное. Бланк документа ‒ это
стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального
документа.

Виды бланков, применяемых
организациями, могут отличаться по расположению постоянных сведений.

Виды бланков документов организаций
бывает общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.

Официальные виды бланков, их
характеристики и правила оформления ‒ все это предусмотрено государственным
стандартом, основные положения которого заключаются в перечислении реквизитов,
необходимых для заполнения и однозначно идентифицирующих вид документа и его
составителя.

2 ВАРИАНТЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ НА
БЛАНКЕ

2.1
Организационные документы

Организационно-правовые документы определяют
правовой статус и стратегические направления деятельности организации и ее
структурных подразделений. К ним относятся: правила, уставы, штатные
расписания, инструкции, положения и прочие документы.

Устав ‒ правовой акт, определяющий
права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или
общественной деятельности.

Устав – это единственный
учредительный документ, на основании которого осуществляется деятельность всей
компании. Устав регламентирует отношения учредителей, устанавливает нормы, в
соответствии с которыми происходит управление предприятием. По сути, это
мини-конституция организации, главное назначение которой – нормальное
функционирование компании в правовом поле.

Разработка документа начинается еще
до момента создания юридического лица. Устав входит в перечень обязательных
документов, которые подают при регистрации ООО, и становится основанием для
запуска этой процедуры. Отсутствие этого документа – прямой повод отказать в регистрации
ООО. Но наличие этого документа важно и для самих учредителей, поскольку устав
организации регулирует:

Процесс управления компанией. Устав
очерчивает границы компетенции управляющего звена и определяет перечень
вопросов, решение по которым принимается исключительно общим собранием
коллектива.

Права и обязанности каждого участника
ООО. Согласно законодательным нормам, владельцев, которые от своих обязанностей
отлынивают, по суду можно исключить из числа учредителей.

Порядок выхода из ООО, смены
собственника, продажи и передачи долей. Такие процессы напрямую влияют на
экономическую деятельность компании. Если продажа доли или всей компании
проходят не по уставу, есть риск столкнуться с недобросовестными учредителями
или рейдерами, которые попытаются «отжать» фирму.

Способы распределения прибыли
компании – эти вопросы касаются материальных интересов участников ООО, то есть
основной цели деятельности компании.

Устав, в котором подробно описаны все
положения, касающиеся деятельности ООО, исключает необходимость в разработке
иных локальных документов, например должностных инструкций.

2.2 Распорядительные документы

Распорядительные документы – это
документы, в которых фиксируются решения административных и организационных
вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют
деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных
перед ним задач.

Ими оформляют управленческие решения
и поручения коллегиальных органов и должностных лиц. К ним относятся: решения,
постановления, приказы, указы и пр.

Приказ по основной деятельности.
Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ,
издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или
связанных с персоналом фирмы). (ПРИЛОЖЕНИЕ Б)

К приказам по основной деятельности
относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию,
отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

‒ изучение существа вопроса и сбор
необходимых сведений;

‒ подготовку проекта приказа;

‒ согласование проекта со
специалистами;

‒ подписание приказа руководителем.

Подготовку приказа осуществляет
специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке
или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

‒ наименование вида документа –
ПРИКАЗ;

‒ дата (датой приказа является дата
его подписания);

‒ номер (порядковый номер, например №
1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года);

‒ заголовок (отвечает на вопрос «О
чем?» , например «О реорганизации фирмы»);

‒ текст.

Текст приказа состоит из двух частей:

—
констатирующей;

—
распорядительной.

В первой, констатирующей, указываются
основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы
государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров
либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не
нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа,
распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут:

‒ «кому» (наименование должности,
фамилия, инициалы);

‒ «что сделать» (указывают конкретную
работу);

‒ «в какие сроки».

Текст приказа делится на пункты, если
поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем
пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль
за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее
изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

Визы (приказ согласовывается с
главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами).

Подпись (приказ подписывается
директором или его заместителями, которым предоставлено такое право).

Приказ вступает в силу с момента
подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом.
При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для
работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной
деятельности.

2.3 Информационно‒справочные
документы

Справочно-информационные документы
содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о
состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные
документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих
решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а
иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в
любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса
необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные
источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но
группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К
данной группе можно отнести такие документы, как: служебное письмо, телеграмму,
телефонограмму документы, обеспечивающие деловую переписку; протокол; докладную
записку; справку; заявление, предложение, жалобу; сводку, заключение, отзыв и другие.

Докладные, служебные записки, справки
информационного и информационно-аналитического характера часто называют
«внутренней перепиской», поскольку эти документы в деятельности организаций
используются для обмена информацией между структурными подразделениями и
руководителями разных уровней.

Докладная записка – документ,
адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и
предложениями составителя. Следовательно, докладная записка – внутренний
документ, представляемый руководителю (это может быть руководитель
подразделения, заместитель руководителя организации или руководитель
организации), то есть направляемый на более высокий уровень. Как вид документа
докладная записка входит в систему информационно-справочной документации. (ПРИЛОЖЕНИЕ
В)

Автором докладной записки (лицом,
подписывающим докладную записку) может быть:

—
работник структурного подразделения, если
докладная записка составляется на имя руководителя структурного подразделения;

—
руководитель структурного подразделения
(например, отдела), если докладная записка составляется на имя руководителя
структурного подразделения, в состав которого входит отдел (например,
департамента, управления);

—
руководитель самостоятельного структурного
подразделения, если адресатом докладной записки является заместитель
руководителя или руководитель организации;

—
заместитель руководителя организации по
направлению, если докладная представляется на имя руководителя организации.

Можно сказать, что с помощью
докладных записок в организации реализуются информационные взаимосвязи по
вертикали. Докладные записки, с одной стороны, выполняют информационную функцию
(с помощью этих документов передается управленческая информация), с другой
стороны, эти документы часто выступают в роли документов, инициирующих
благодаря изложенной в них информации выработку и принятие управленческих
решений.

Таким образом, организационные
документы определяют правовой статус и стратегические направления деятельности
организации и ее структурных подразделений. К ним относятся: правила, уставы,
штатные расписания, инструкции, положения.

Распорядительные документы оформляют
управленческие решения и поручения коллегиальных органов и должностных лиц. К
ним относятся: решения, постановления, приказы, указы.

Информационно-справочные документы
используют при принятии управленческих решений. К ним относятся: входящая корреспонденция
(телеграммы, письма и пр.), объяснительные, служебные и докладные записки,
акты, договоры, обзоры, заключения, справки.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По ходу проведенного изучения по
данной теме были сделаны следующие выводы: составление, оформление документов и
организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно –
методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого,
имеющего дело с документами.

Официальные служебные документы
создаются, как правило, на бланках или чистых листах бумаги с использованием
реквизитов бланков. Последний вариант используется для оформления внутренних
документов, которые не выходят за пределы организации, например внутренней
докладной записки или заявления.

Независимо от способа изготовления, бланки
документов конкретной организации должны разрабатываться с учетом требований
государственного стандарта не только к составу, но и порядку расположения
реквизитов. Варианты расположения реквизитов установлены Правилами
делопроизводства для бланков федеральных органов исполнительной власти.

Каждый вид документа (приказ, письмо,
акт и другие) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и
оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными
Госстандартом России. Состав реквизитов бланка конкретного вида документа
аналогичен составу реквизитов общего бланка, но содержит указание на вид
документа. Такой бланк целесообразно применять в организациях, которые издают
значительное количество данных видов документов.

Организационно-правовые документы
определяют правовой статус и стратегические направления деятельности
организации и ее структурных подразделений.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ
ИСТОЧНИКОВ

1)
Конституция Российской Федерации (принята
всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ
о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от
05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 01.07.2020 № 11-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ. –
01.07.2020. – № 31. – ст. 4398.

2)
Приказ МВД РФ от 20 июня 2012 г. N 615 «Об
утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации»
(в ред. приказов МВД России от 28.05.2013 N 296, от 28.12.2016 N 915, от
25.05.2017 N 314).

3)
Приказ МВД РФ от 1 марта 1999 г. N 150 об
организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в
центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России.

4)
Об информации, информационных технологиях
и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от
18.12.2018) // Российская газета, № 165, 29.07.2006. – В данном виде документ
опубликован не был.

5)
О государственной тайне: Закон РФ от
21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 29.07.2018) // Российская газета, № 182,
21.09.1993. – В данном виде документ опубликован не был.

6)
Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О
государственном языке Российской Федерации» определяют возможность использования
двуязычных бланков документов. ‒В данном виде документ опубликован не был.

7)
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт
Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов, изменение N 1, утвержденное Приказом Росстандарта от
14.05.2018 N 244-ст, введено в действие также с 1 июля 2018 года.

ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт
Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов. В связи с изданием
Приказа Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (ред. от 25.05.2017).

9)
Абрамова Н. А. Юридическое делопроизводство.
Учебное пособие для бакалавров. М.: Проспект, 2019. 224 с.

10)
Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы
делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2019. 148 с.

11)
Басаков, М.Н. Документационное обеспечение
управления (с основами архивоведения) : учеб. пособие для СПО и НПО / М. И.
Басаков. — М. : Кнорус, 2017. — 216 с.

12)
Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В.
Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА, 2019. 368 с.

13)
Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л.
В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). М.: Инфра-М,
2019. 304 с.

14)
Волкова Е.А. Делопроизводство [Электронный
ресурс]: практическое пособие для студентов-бакалавров, обучающихся по
направлению подготовки «Юриспруденция»/ Волкова Е.А.— Электрон. текстовые
данные.— Краснодар, Саратов: Южный институт менеджмента, Ай Пи Эр Медиа, 2017.—
41 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/62609.html.— ЭБС «IPRbooks».

15)
Зеленцов А.Б., Ястребов О.А. Судебное
административное право: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности
«Юриспруденция». М.: Статут, 2017. 768 с.

16)
Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы
делопроизводства. Учебник и практикум / отв. ред. Шувалова Н.Н. М.: Юрайт.
2018. 376 с.

17)
Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс
делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.:
Инфра-М, 2018. 256 с.

18)
Книжникова А. Н. Делопроизводство и режим
секретности. М.: Юстиция, 2019. 168 с.

19)
Корнеева А. П., Амелина А. М.,
Загребельный А. П. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и
технология работы. М.: Проспект, 2019. 480 с.

20)
Кузнецов, И.Н. Делопроизводство:
Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. М.: Дашков и К, 2018. 520 c.

21)
Кузнецов, И.Н. Документационное
обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум
/ И.Н. Кузнецов. Люберцы: Юрайт, 2019. 477 c.

22)
Светлаков А. Г. Делопроизводство и режим
секретности . Учебное пособие. ИПЦ «ПрокростЪ».2018. 249 с.

23)
Шувалова Н. Н., Иванова А. Ю. Основы
делопроизводства. Язык служебного документа. Учебник. М.: Юрайт, 2018. 376 с.

24)
Чурилов, А. Ю. Юридическое
делопроизводство : учебное пособие для среднего профессионального образования /
А. Ю. Чурилов. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2020. —
202 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-13937-2. — Текст :
электронный // ЭБС Юрайт [сайт].

25)
Ястребов О.А. Судебное административное
право: Учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности ‒
Юриспруденция, Статут, 2017. 768 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(справочное)

Образец расположения
реквизитов на организационных документах

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(справочное)

Образец расположения
реквизитов на распорядительных документах

ПРИЛОЖЕНИЕ В

(справочное)

Образец
расположения реквизитов на информационно-справочных документах

Источник

Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

Содержание

Введение

. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

. Правила оформления реквизитов заголовочной части

. Правила оформления реквизитов основной части

. Правила оформления реквизитов оформляющей части

. Виды бланков документов, требования к их составлению

. Дополнительная информация об оформлении документов

. Оформление таблиц и рисунков, диаграмм и таблиц

. О написании математических формул

. Употребление математических формул

Заключение

Список использованных источников

Введение

С 1 июля 2003 года введён ГОСТ Р 6.30-2003 — «Унифицированные системы документации». Выход стандарта имеет большое значение, прежде всего для унификации оформления документов, что должно облегчить автоматизированный обмен информацией и документацией. Применение стандарта не только повысит общую культуру оформления документов, но и обеспечит их юридическую силу, так как стандарт называет обязательные реквизиты и определяет порядок их написания.

В новом стандарте унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее — документы), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности: федеральных органов государственной власти субъекта Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов, требования к оформлению реквизитов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

1. Реквизиты управленческих документов

Реквизит документа — это обязательный элемент определенного вида документа. Каждый документ должен иметь следующие основные реквизиты: назначение (кроме служебного письма), автор, содержание, дата, подпись или утверждение и др.

Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организаций, их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

— Государственный герб Российской Федерации;

— герб субъекта Российской Федерации;

— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

— код организации;

— основной государственный регистрационный номер (ОГРН);

— идентификационный номер налогоплательщика/код причина постановки;

— код формы документа;

— наименование организации;

— справочные данные об организации;

— наименование вида документа;

— дата документа;

— регистрационный номер документа;

— ссылка на регистрационный номер и дату документа;

— место составления или издания документа;

— адресат;

— гриф утверждения документа;

— резолюция;

— заголовок к тексту;

— отметка о контроле;

— текс документа;

— отметка о наличии приложения;

— подпись;

— гриф согласования документа;

— визы согласования документа;

— оттиск печати;

— отметка о заверении копии;

— отметка об исполнителе;

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

— отметка о поступлении документа в организацию;

— идентификатор электронной копии документа.

Некоторые виды документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, объяснительные записки и др.), но обычно служебные документы изготавливают с помощью различных печатных устройств.

Оформляя документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают следующие размеры полей (не менее):

левое и верхнее — 20 мм;

правое и нижнее — 10 мм.

При расположении реквизитов документа используют восемь положений табулятора, восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа. Счет при этом ведётся от границы левого поля листа.

-е положение табулятора (граница левого поля):

наименование организации;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

место составления или издания документа;

дата документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

заголовок к тексту;

текст (кроме начала абзацев);

отметка о наличии приложения;

наименование должности в реквизите «подпись»;

гриф согласования (кроме расшифровки подписи);

отметка о заверении копии (кроме расшифровки подписи);

отметка об исполнителе;

-е положение табулятора (5 ударов от границы левого поля):

начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

-е положение табулятора (16 ударов от границы левого поля):

регистрационный номер документа;

расшифровка подписи во втором грифе согласования.

-е положение табулятора (24 удара от границы левого поля):

используют при составлении таблиц.

-е положение табулятора (32 удара от границы левого поля):

адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

-е положение табулятора (40 ударов от границы левого поля):

гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);

гриф ограничения доступа к документу;

второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

-е положение табулятора (48 ударов от границы левого поля):

расшифровка подписи в реквизите «подпись»;

расшифровка подписи в грифе утверждения;

расшифровка подписи во втором грифе согласования.

-е положение табулятора (56 ударов от границы левого поля):

нумерационные заголовки в таблице;

слово «копия» при снятии копий с документов;

код организаций;

код формы документа.

2. Правила оформления реквизитов с заголовочной части

документ реквизит формула таблица

При подготовке документов необходимо учитывать требования, предъявляемые стандартам к составу и оформлению каждого реквизита документа.

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01).

Этот реквизит изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02, 03:

при угловом варианте расположения реквизитов в центре зоны, равной 15ммХ73мм;

при продольном расположении реквизитов — в центре зоны, равной 15ммХ165мм.

Воспроизводимое изображение Государственного герба Российской Федерации должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации.

К таким организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство Российской Федерации, Конституционный суд Российской Федерации, Высший Арбитражный суд Российской Федерации, центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры Российской Федерации, Центральный Банк Российской Федерации, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата, Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также дипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальные представительства Российской Федерации за границей, органы государственной власти.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть I, ст.5021).

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02).

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их силу, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов — в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфические продукцией, подлежащей учёту.

Порядку изготовления, учёта, использования и хранения бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъекта Российской Федерации посвящён специальный пятый раздел стандарта.

Заказывая бланки с изображением герба Российской Федерации, надо помнить, что Правительством Российской Федерации издано Постановление «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», в котором установлено, что «изготовление … бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические … предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне».

Эмблема организации или товарный знак (реквизит 03).

В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление её деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стороне эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка на уровне названия организации.

Товарный знак, знак обслуживания изображаются на бланке с соблюдением требований Закона Российской Федерации . Товарный знак — это обозначение, способное отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.

Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объёмные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой: государственные гербы, флаги и эмблемы, официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и др. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца. Зона и правила расположения товарного знака на бланках те же, что и у эмблемы.

Код организации (реквизит 04).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организации (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия и организации. Код по ОКПО может быть проставлен на бланке документа заранее, например, при его изготовлении типографическим способом.

Каждая организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована, иметь свой код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО). Так, например, любая организация (юридическое лицо) в г. Москва должна быть зарегистрирована в Московской регистрационной палате, иметь свидетельство о том, что она внесена в реестр, после чего Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код представляет собой восьмизначное число, последняя цифра которого печатается через пробел, например код Московского политехникума — 0509876 5. каждая цифра в коде несёт определённую информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определённой отрасли, к определённому уровню в данной отрасли, виду деятельности и т.д.

Код организации, так же, как код формы документа, помещается на бланках документов после реквизита «Наименование организации» (на общих бланках) или после реквизита «Справочные данные об организации» на бланках служебных писем). Код организации является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа. Код необходим также при внедрении компьютерных технологий обработки информации.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит (05).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (реквизит 06).

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа (реквизит 07).

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Он должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в определенном разделе классификатора. Код по ОКУД используется реже и проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в общероссийский классификатор управленческой документации, например:

— штатное расписание;

— график отпусков;

— должностная инструкция.

Код по ОКУД проставляется справа от кода организации. На общем бланке код формы документа впечатывается при составлении конкретного вида документа

Наименование организации (реквизит 08).

В документе мы находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться ещё и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях — наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.), должно всегда соответствовать установленными требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным договором).

Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещаются сокращенное наименование организации ниже полного.

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа и располагают ниже наименования организации».

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации (а также адрес или место составления документа в общем бланке) на двух языках — национальном и русском на одном уровне продольного бланка.

Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.

Справочные данные об организации (реквизит 09).

Чем полнее заполнен этот реквизит, тем меньше вопросов возникнет у адресата при общении с данной организацией. Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи.

Данный реквизит включает в себя:

номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и www — страницы (если они есть), номера счетов в банке).

Данный реквизит указывается только на бланках служебного письма, так как письмо предполагает переписку и в бланке для письма помещается адрес организации-автора.

Счета в банке указываются только в том случае, если применяется бланк с продольным вариантом расположения реквизитов, так как информация о счёте в банке занимает значительный объём и, как правило, не помещается на бланке с угловым вариантом.

Наименование вида документа (реквизит 10).

Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации и содержанию управленческого действия.

Наименование вида документа не указывают в служебном письме.

Этот реквизит располагают на бланке документа за реквизитом, указывающим наименование организации (от 0-го положения табулятора). Оформляют реквизит прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ПРИКАЗ, ДОГОВОР и др.). Разрешается название АКТ печатать прописными буквами вразрядку.

Регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме «наименование вида документа» не указывается.

Дата документа (реквизит 11).

Дата — обязательный реквизит любого документа. Дата на документе всего несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов — приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписи. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Цифровой способ оформления даты должен применяться в том случае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 11, под реквизитами 09 или 10 в зависимости от вида бланка.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Разрешается оформлять даты по международным правилам, предусматривающим обратную последовательность цифр:2003.06.05.

Всегда необходимо писать о, если цифра в месяце или дне меньше 10. Дата, оформленная цифровым способом, удобна для автоматизированной обработки информации, содержащейся в документе. Таким же образом дата проставляется и в других реквизитах.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте нормативных и финансовых документов, например 05 июня 2003г. Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документами. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования.

Регистрационный номер документа (реквизит 12).

Регистрационный номер документа — это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов — обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности — в канцелярии, по кадрам — в отделе кадров. Обязательным элементам реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течении года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02 — 15/79, где 02 — индекс структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 — номер дела по номенклатуре, 79 — порядковый номер отправляемого документа.

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии, например К-15, Г-45.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором. Их проставляют в порядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту, например: 21/16/34.

При угловом расположении реквизитов регистрационный номер располагается от второго положения табулятора в одной строке с датой документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13).

Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который даётся ответ. Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ и включает его исходящий регистрационный номер и дату.

Получив ответный документ, по этому реквизиту надо подобрать копию инициативного документа, на который пишется ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе пускать в работу. В этом случае сразу будет полная информация: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.

В служебном письме может не быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер и дату поступившего документа.

До 1972 г. эти сведения указывались в первых строках текста ответного документа, сейчас эти сведения в краткой форме указывают на месте реквизита 13.

Место составления или издания документа (реквизит 14).

В общем бланке, на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Однако этот реквизит не указывает, если географическое местонахождение вошло в название организации. Например, АО Пермские авиамоторы не указывает в названии г.Пермь, а АО Шарикоподшипник должен указать — Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение посёлка, города и т.д. Например, г. Орёл, пос. Железнодорожный и т.д.

При угловом расположении реквизитов отметка о месте составления или издания документа располагается от 0-го положения табулятора вслед за номером и датой документа.

Адресат (реквизит 15).

Не менее важным является знание порядка адресования документа. Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

Реквизит «адресат» максимально может состоять из следующих составных частей:

наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

указание должности получателя (в дательном падеже);

фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Степанскому А.Д.);

почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся.

Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подаётся документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. Например:

Директору базы

Соколовой В.Н.

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

Начальнику отдела маркетинга

Феоктистову П.С.

Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или учёным) эти звания указываются перед фамилией. Например:

Российский государственный

гуманитарный университет

Историко-архивный институт

Зав. кафедрой

проф. Логунову А.П.

В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан обязательно указывается почтовый адрес. Например:

, Москва, ул. Цветочная д.45, кв. 35

Фиалковой А.В.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции. Например:

Ответственному редактору журнала «Деньги»

, ГСП, Москва, ул. Полянка, д.8/1

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций. Например:

Директорам школ

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе несколько адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

Реквизит располагается в правом верхнем углу документа (от 4-го положения табулятора).

Составные части реквизита «Адресат» печатают на отдельных строках через 2 интервала.

Если составная часть реквизита не уменьшается на строке, то она печатается через один интервал.

Гриф утверждения документа (реквизит 16).

Гриф утверждения — особый способ введения документа в действие. Он проставляется на некоторых видах актов, договоров, инструкциях и др. документах.

При утверждении документа должностным лицом гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), должности лица (включая наименование организации), утверждающего документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор АО «Реал»

И.С. Виноградов

.12.03

Если документ утверждается распорядительным документом (решением, приказом, протоколом), то гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименование утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего собрания

акционеров

от 15.01.03 №1

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЁН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа от 5-го положения табулятора (расшифровка фамилии в грифе оформляется от 6-го положения табулятора). При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы располагаются на одном уровне (от нулевого и пятого положения табулятора).

Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определённый круг лиц и организаций.

Если документ утверждается другим документом, то указывается наименование утверждающего документа в именительном падеже, его дата и номер.

Резолюция (реквизит 17).

Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и чёткости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: чёткость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя, что поручается — характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:

Филимоновой П.С.

Свяжитесь с транспортным отделом

и подготовьте график поставки к 05.08.03

Личная подпись 28.07.03

Фамилия исполнителя в дательном падеже выносится в начало текста, поручение формулируется неопределенной формой глагола с прямым дополнением, даты в резолюции оформляются цифровым способом.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).

В оформление реквизита «Резолюция» новым стандартам внесено принципиально дополнение — «Допускается оформление резолюции на отдельном листе». К сожалению, стандарт не оговаривает случаи, когда резолюция в виде поручения пишется на отдельном листе бумаги. Вероятно, это можно рекомендовать, когда на документе нет свободного места или резолюция выливается в отдельный распорядительный документ.

На документе резолюцию обычно размещают между реквизитом «Адресата» и текстом документа.

Резолюция переносится секретарём в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берётся из резолюции.

Заголовок к тексту (реквизит 18).

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементов любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с наименованием вида. В нём кратко, чётко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чём?», «о ком?» и формулируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо — Об открытии фирмы; Договор — О поставке тары; Положение — О бухгалтерии и т.п.

Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовков отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инструкция — секретаря-референта; протокол — заседания правления; акт — приёма помещения; правила — трудового распорядка и др.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа над текстом и значительно облегчает обработку документа и работу с ним, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Без заголовка разрешается составлять короткие документы, выполненные на формате А5 (148х210): извещение, телеграммы.

Заголовок располагается после реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер», перед текстом документа (от 0-го положения табулятора). Длина строки заголовка не превышает 28 знаков. Длинные заголовки располагают на нескольких строчках (через 1 интервал). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок с двух сторон отделяется 3-мя интервалами.

На бланках организаций место для заголовка обычно обозначено ограничительными для границы зоны реквизита.

Отметка о контроле (реквизит 19).

Данный реквизит проставляется либо должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документов, либо делопроизводственными работниками, осуществляющими контроль исполнения документов.

Если документ требует исполнения и берётся на контроль, на нём проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль» на левом поле документа на уровне заголовка. Данный реквизит необходимо видеть, пока идёт исполнение документа, но в нём нет необходимости, когда закончена работа над документом, он подшит в дело и информацию, помещённую на левом поле, нельзя прочитать. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зелёным карандашом.

Её цель — напоминание исполнителю, что документ контролируется.

3. Правила оформления реквизитов основной части

Текс документа (реквизит 20).

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

При составление текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовок, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоличия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предполагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считают необходимым», «прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Отметка о наличии приложения (реквизит 21).

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Приложение об Управлении регионального кредитования на

л. в 1 экз.

. Правила подготовки и оформления документов Управления

Регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложении №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

4. Правила оформления реквизитов оформляющей части

Подпись (реквизит 22).

Это один из обязательных реквизитов, обеспечивающих состав удостоверения документа. В состав реквизита «Подпись» входят:

наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке). Наименование должности печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора);

личная подпись;

расшифровка подписи (инициалы, фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки). Расшифровка даётся без кавычек и скобок, от 6-го положения табулятора, всегда на уровне последней строки наименования должности. Например:

Вице-президент Ассоциации

Региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

или на бланке

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В. Лари

Главный бухгалтер личная подпись З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе по научной работе

Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, например акты, подписывают все члены комиссии. При этом указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Первой всегда идёт подпись председателя комиссии, а затем подписи всех членов комиссии в алфавитном порядке, например:

Председатель комитета Личная подпись В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова

Личная подпись А.С. Красавин

Личная подпись О.И. Рысков

Как правило, подписывается только первый экземпляр документа. Два или несколько экземпляров подписывают, если это совместный документ (договор, контракт). Необходимое количество (от двух и более экземпляров) подписывают, если документ представляет особый акт проверки, ревизии и т.д. — по количеству лиц или организаций, которым необходимо предоставить данный акт.

Все экземпляры документа, на которых проставлены подлинные подписи, имеют равную юридическую силу.

Документ должен быть подписан тем же должностным лицом, чья расшифровка фамилии проставлена. Документ теряет юридическую силу, если подписывается другим должностным лицом с проставлением косой черты или приписыванием ручкой буквы «и.о.», «за» и т.д. перед должностью.

В случае отсутствия руководителя (отпуск, болезнь) должен быть приказом назначен исполняющий обязанности (и.о.) руководителя и подпись в документе в таких случаях оформляют с указанием его фактической должности и фамилии, например:

И.о. директора института личная подпись А.К. Аверкин

В связи с применением современных средств передачи информации может применяться электронная цифровая подпись. Особенности её применения также регламентируются действующим законодательством, в частности Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».

Гриф согласования документа (реквизит 23).

Согласование — это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Согласование проводится с целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству, нормативным актам данной отросли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.

Каждое из указанных направлений проверяют (или оценивают) соответствующие организации или должностные лица в зависимости от их компетенции. Так, согласование документа с юридической службой (юристом) организации имеет целью проверку соответствия действующему законодательству и нормативным актам, согласование со службой документационного обеспечения — проверку правильности оформления документа. Если в проекте документа затронуты денежно-финансовые вопросы, то проект должен быть согласован либо с вышестоящей организацией, либо с финансовым подразделением и т.д. Кроме того, проект документа должен быть согласован с теми органами, должностными лицами, которым предстоит выполнение указанных в проекте документа вопросов.

Как уже было отмечено, согласование документа может быть с другими организациями (внешнее согласование), а также с должностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внутри организации (внутреннее согласование). Для внешнего согласования применяется гриф согласования документа, для внутреннего — виза согласования документа.

Внешнее согласование может проводиться двумя способами:

согласование с конкретным должностным лицом;

согласование, осуществляемое с помощью другого документа (письма, протокола и др.).

В состав грифа согласования в первом случае входят:

слова СОГЛАСОВАНО, напечатанное прописными буквами, без кавычек;

должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации);

личной подписи;

расшифровки подписи (инициалов, фамилии);

даты согласования.

Гриф согласования располагают ниже подписи от левого поля (нулевое положение табулятора). Если два грифа согласования, то второй гриф оформляется справа от первого, но от 5-го положения табулятора. В случае необходимости оформления большего количества грифов согласования целесообразно составлять отдельный лист согласования, на котором должно быть указано, что это лист согласования, приведено наименование вида документа, дан его заголовок. Грифы согласования на таком листе располагают в два ряда.

Визы согласования документа (реквизит 24).

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающие в себя подпись и должность визирующего документа, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразным и нормативным актам, является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводиться внутри учреждения и вне его.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагают на отдельном листе. В этом случае виза оформляется так:

Замечания прилагаются.

Личная Расшифровка

подпись подписи

Дата

Место визы — ниже подписи или на левом поле документа на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения — второй.

Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, постановлений коллегиальных органов, если предполагается их тиражирование, обычно визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимо при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специальными безего распечатка на бумаге.

Оттиск печати (реквизит 25).

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Требования к печати акционерных обществ в описании в п.6ст.2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на месте его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Гербовая печать или приравненная к ней в государственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.п.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Отметка о заверении копии (реквизит 26).

Копии документов часто используются в управленческой деятельности. Как правило, подписывается первый экземпляр документа, а остальные не имеют личной подписи в реквизите «Подпись». Копии, необходимые для ознакомления с документом в других структурных подразделениях организации, подчинённых организацией, копии исходящих документов (служебных писем, например) должны остаться в деле организации; копии могут выдаваться на руки гражданам для защиты своих прав и интересов (например, копия приказа об увольнении). Даже в том случае, если копия сделана путём факсимильного копирования, должно быть заверение её соответствия подлиннику. Определённые виды документов имеют право заверять только нотариус. Но те копии организационно-распорядительных документов, которые создают организации, должны быть заверены путём проставления ниже реквизита «Подпись»:

завершительную надпись «Верно» (без кавычек) от нулевого положения табулятора;

наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Эти сведения указывают на следующей строке под словом «Верно» также от нулевого положения табулятора;

дату заверения, проставляется под наименованием должности.

Например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

Дата

Допускается копия документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Так, например, если копия пересылается в подведомственные организации, она заверяется простой (канцелярской печатью); если выдаётся на руки гражданину для защиты его интересов в суде — заверяется гербовой печатью.

Порядок выдачи копий и правила их оформления в организации должны быть оговорены в инструкции по делопроизводству организации.

Отметка об исполнителе (реквизит 27).

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вам информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле, как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа.

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придётся делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учёта, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Завершающая отметка на документе — это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа.

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слово «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит всегда помещается на первом листе нижнем поле в левой его части. Согласно схеме, приведённой в ГОСТ Р 6.30-2003,реквизит должен быть помещён над нижнем полем в зоне, равной 16х94мм. Однако в практике часто бывает, что эта зона занята напечатана текстом, поэтому отметку об исполнении помещают на нижнем поле документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне, равной 16х51 мм, но не указывает, на каком листе документа. Для употребления в работе и контроля за вводом информации в память ПК эту отметку обычно помещают на каждом листе документа.

Требования установленные ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных технологий создания и обработки организационно-распорядительных документов, но и на обеспечении юридической силы этих документов. Но кА уже было отмечено, все 30 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ отдельного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенных в определённой последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организация в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определённые виды организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определённого вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.

5. Виды бланков документов, требования к их составлению

Документы изготавливают на бланках.

Бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

мм — левое;

мм — правое;

мм — верхнее;

мм — нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки документов оформляют в соответствии с Приложением А. <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>

Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой (рисунок А.1) <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> и продольный (рисунок А.2). <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>

Реквизит 01 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>(02 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> или 03) <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> располагают над серединой реквизита 08. <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>Реквизит 03 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> допускается располагать на уровне реквизита 08. <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>

Реквизиты 08, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>09, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>10, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>14, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> ограничительные отметки для реквизитов 11, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>12, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>13 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>(02 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> или 03), <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>08, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>11, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>14. <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>(02 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> или 03), <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>04, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>05, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>06, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>08, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>09 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>12, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>13, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>14, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>15, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>17, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>18, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>19, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>20. <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>(02 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> или 03), <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>08, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>10, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>14 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>12, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>13, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>18, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>19. <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>09, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>14 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

. Дополнительная информация об оформлении документов

Цифровой материал, когда его много или когда имеет необходимость в сопоставлении и выводе определенных закономерностей, оформляют в диссертации в виде таблицы. Обычно таблица состоит из следующих элементов:

порядкового номера и тематического заголовка;

боковика;

заголовков вертикальных и горизонтальных граф.

7. Оформление таблиц и рисунков, диаграмм и таблиц

На сегодняшний день существует несколько схем оформления иллюстраций в диссертационной работе. Рассмотрим некоторые из них.

изображение иллюстрации в виде: схемы, графика и т.п.

надпись Рис. и порядковый номер арабскими цифрами

наименование иллюстрации

подрисуночный текст (если он необходим).

Иллюстрации, фотографии и таблицы, выполненные на листах меньшего чем А4 формата или на прозрачном носителе, следует плотно наклеивать на листы белой бумаги формата А4. В конце названия или подрисуночного текста иллюстрации точки не ставят. Нумерация иллюстраций допускается как сквозная, так и по главам. Иллюстрации в приложении нумеруются чаще всего римскими цифрами. Допускается оформлять иллюстрации и таблицы на листах формата А3 (297 x 420), но при нумерации они учитываются как одна страница.

8. О написании математических формул

Наиболее важные формулы, а также длинные и громоздкие формулы, содержащие знаки суммирования, произведения, дифференцирования, интегрирования располагают на отдельных строках. Таким же образом и все нумерованные формулы. Для экономии места несколько коротких однотипных формул, выделенных из текста, можно помещать на одной строке, а не одну под другой. Небольшие и несложные формулы, не имеющие самостоятельного значения, размещают внутри строк текста.

Нумерация формул также требует знания некоторых особенностей ее оформления. Нумеровать следует наиболее важные формулы, на которые имеются ссылки в последующем тексте. Не рекомендуется нумеровать формулы, на которые нет ссылок в тексте.

Порядковые номера формул обозначают арабскими цифрами в круглых скобках у правого края страницы без отточия от формулы к ее номеру. Место номера, не умещающегося в строке формулы, располагают в следующей строке ниже формулы. Место номера при переносе формулы должно быть на уровне последней строки. Место номера формулы в рамке находится вне рамки в правом краю против основной строки формулы. Место номера формулы-дроби располагают на середине основной горизонтальной черты формулы. Нумерация небольших формул, составляющих единую группу, делается на одной строке и объединяется одним номером. Нумерация группы формул, расположенных на отдельных строках и объединенных фигурной скобкой (парантезом), производится справа. Острие парантеза находится в середине группы формул по высоте и обращено в сторону номера, помещаемого против острия парантеза в правом крае страницы. Формулы-разновидности приведенной ранее основной формулы допускается нумеровать арабской цифрой и прямой строчной буквой русского алфавита, которая пишется слитно с цифрой. Например: (14а), (14б). Промежуточные формулы, не имеющие самостоятельного значения и приводимые лишь для вывода основных формул, нумеруют либо строчными буквами русского алфавита, которые пишут прямым шрифтом в круглых скобках, либо звездочками в круглых скобках. Например: (а), (б), (в), (*), (**), (*o*). Сквозная нумерация формул применяется в небольших работах, где нумеруется ограниченное число наиболее важных формул. Такую же нумерацию можно использовать и в более объемных работах, если пронумерованных формул не слишком много и в одних главах содержится мало ссылок на формулы из других глав.

Общее правило пунктуации: формула включается в предложение как его равноправный элемент. Поэтому в конце формул и в тексте перед ними знаки препинания ставят в соответствии с правилами пунктуации. Двоеточие перед формулой ставят лишь в тех случаях, когда оно необходимо по правилам пунктуации:

в тексте перед формулой содержится обобщающее слово;

этого требует построение текста, предшествующего формуле.

Знаки препинания между формулами, следующими одна за другой и не разделенные текстом, отделяют запятой или точкой с запятой. Эти знаки препинания помещают непосредственно за формулами до их номера. Знаки препинания между формулами при парантезе ставят внутри парантеза. После таких громоздких математических выражений, как определители и матрицы, допускается знаки препинания не ставить.

9. Употребление языковых формул

Одна из особенностей деловой речи — широкое употребление языковых формул — устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде.

В отдельных случаях языковые формулы определяют разновидность письма.

Заключение

Действующая Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти и не отражает специфики акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью. Инструкция должна закрепить принципиальные положения в области ведения делопроизводства, помочь практикам правильно решать такие важные задачи, как: предварительное рассмотрение поступающих документов, организация исполнения документов, оперативное хранение документации.

Особенно остро стоит вопрос о подготовке организационно-распорядительных документов и придании им юридической силы.

Принятый в этом году государственный стандарт на ОРД (ГОСТ Р 6.30-2003) имеет теперь рекомендательный характер и этим вызывает много вопросов: как применять этот документ; до какой степени придерживаться его указаний; насколько серьезными могут быть юридические последствия отклонений от требований ГОСТа, особенно в сложных, спорных и конфликтных ситуациях; можно ли оформлять документы без соблюдения положений стандарта и т.п.

Эти вопросы постоянно задают секретари, приходящие на семинары и консультации по практике ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях.

Список использованных источников

1.«Практика работы с документами в организации» Т.В. Печникова, А.В.

2.«Составление и оформление служебных документов». Т.В. Кузнецова.

.«Государственный стандарт Российской Федерации».

.«Делопроизводство» Л.А. Румынина.

.«Делопроизводство» В.М. Мандрица, М.В. Семенов.

Источник

1. Перечень реквизитов заголовочной части документа 3
2. Требования к оформлению реквизитов заголовочной части документа 5
Список использованной литературы 11

1. Перечень реквизитов заголовочной части документа

Каждый официальный документ состоит из отдельных индивидуальных элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому необходимо правильно их оформлять в соответствии с действующими нормативами…

Нормативно-правовые акты

1. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 года №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (ред. от 12 марта 2014 года №5-ФКЗ) // Собрание законодательства Российской Федерации. — 2000. — №52 (Часть I). — Ст. 5021; Собрание законодательства Российской Федерации. — 2014. — №11. — Ст. 1088.
2. Постановление Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» // Доступ из СПС «КонсультантПлюс».

Специальная литература

3. Берг О. Деловое письмо // Кадровый вопрос. — 2013. — №12. – С. 59-97.
4. Пфеффер А. Общие нормы и правила оформления документов // Кадровый вопрос. — 2013. — №9. – С. 59-79.

Тема:	Характеристика реквизитов заголовочной части документа, их перечень и требования к оформлению
Артикул:	9903041
Дата написания:	22.02.2015

Тип работы:	Реферат
Предмет:	Дело и делопроизводство
Оригинальность:	Антиплагиат.ВУЗ — 70%
Количество страниц:	11

Источник