Реквизиты угловым вариантом расположения реквизитов

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).

Работа любой современной организации невозможна без входящей и исходящей документации. Служебное письмо — один из видов документации, которая имеет свой стиль оформления. Так как служебная корреспонденция является еще и коммуникативным средством управленческой деятельности, очень важно понимать, как она правильно составляется и оформляется, какие реквизиты включаются в бланк письма.

Шапка

К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.

Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.

Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.

Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

скачать

В верхней части документа указываются:

• дата;
• номер;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
• заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.

От кого и кому

Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:

• наименование компании;
• наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
• должность получателя;
• фамилия и инициалы получателя;
• почтовый адрес организации.

Образец письма на бланке компании

скачать

Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.

Например:

ООО «Елки-Палки»

Юридический отдел

Москва, улица Зеленая, д. 5

123456

КОПИЯ

Генеральному директору

ООО «Зеленые ветки»

Симакову В.А.

Санкт-Петербург,

Улица Фрунзе, д. 3

198734

Дата и номер

После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2020 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.

Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.

Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.

При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.

Кто подписывает

Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.

Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.

Надо ли указывать исполнителя

Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.

Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.

Ставится ли печать

Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.

Схемы расположения реквизитов документов

Рисунок
А.1 — Расположение реквизитов и границы
зон на формате А4 углового бланка

Рисунок
А.2 — Расположение реквизитов и границы
зон на формате А4 продольного бланка

 Документы
изготавливают на бланках.

Устанавливают
два стандартных формата бланков
документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый
лист документа, оформленный как на
бланке, так и без него, должен иметь поля
не менее:

20
мм — левое;

10
мм — правое;

20
мм — верхнее;

20
мм — нижнее.

4.2.
Бланки документов следует изготавливать
на белой бумаге или бумаге светлых
тонов.

4.3.
Бланки документов оформляют в соответствии
с приложением А. Ориентировочные границы
зон расположения реквизитов обозначены
пунктиром. Каждая зона определяется
совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4.
В зависимости от расположения реквизитов
устанавливают два варианта бланков —
угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок
А.2).

4.5.
Реквизит 01 (02 или 03) располагают над
серединой реквизита 08. Реквизит 03
допускается располагать на уровне
реквизита 08.

Реквизиты
08, 09, 10,14, ограничительные отметки для
реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон
расположения реквизитов размещают
одним из способов:

—
центрированным (начало и конец каждой
строки реквизитов равно удалены от
границ зоны расположения реквизитов);

—
флаговым (каждая строка реквизитов
начинается от левой границы зоны
расположения реквизитов).

4.6.
Для организации, ее структурного
подразделения, должностного лица
устанавливают следующие виды бланков
документов:

—
общий бланк;

—
бланк письма;

—
бланк конкретного вида документа.

4.7.
Общий бланк используют для изготовления
любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных
документов организации включает в себя
реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк
письма в зависимости от учредительных
документов организации включает в себя
реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при
необходимости, ограничительные отметки
для верхних границ зон расположения
реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк
конкретного вида документа, кроме
письма, в зависимости от учредительных
документов организации включает в себя
реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при
необходимости, ограничительные отметки
для границ зон расположения реквизитов
11, 12, 13, 18, 19.

4.8.
Для организаций субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с государственным
языком Российской Федерации государственный
язык субъекта Российской Федерации,
целесообразно использование продольного
бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают
на двух языках: русском (слева) и
национальном (справа) на одном уровне.

4.9.
При изготовлении документов на двух и
более страницах вторую и последующие
страницы нумеруют.

Номера
страниц проставляют посередине верхнего
поля листа.

1. Формуляр документа. Порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.

Формуляр
документа – совокупность расположенных
в установленной последовательности
реквизитов документа. Реквизит документа
(автор, адрес, дата, заголовок и т.п.) –
обязательный информационный элемент,
присущий определенному виду письменного
документа. Понятие формуляра соотносим
с составом и расположением реквизитов
документа, понятие структуры связываем
с композицией самостоятельно значимых
частей делового текста.

Бланки
ОРД проектируют в соответствии с
расположением и границами зон реквизитов,
предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе
как углового (рис. 1), так и продольного
(рис. 2) их размещения.

Вариант
бланка с угловым расположением постоянных
реквизитов считается более выгодным,
поскольку позволяет сэкономить до 20 %
площади формата под размещение переменных
реквизитов. Угловое расположение
реквизитов наиболее рационально для
оформления писем, так как в этом случае
правый верхний угол бланка используется
для указания адреса получателя. Угловое
расположение также удобно для документов,
которые требуют утверждения, поскольку
гриф утверждения тоже располагается в
правом верхнем углу.

Для
организации, ее структурного подразделения,
должностного лица устанавливают
следующие виды бланков документов: общий
бланк; бланк письма; бланк конкретного
вида документа, кроме письма.

Общий
бланк используют для изготовления любых
документов, кроме письма.

Бланки
структурного подразделения или
должностного лица проектируют в том
случае, если руководитель подразделения
или должностное лицо имеют право подписи.
Разработка особого бланка для писем
связана с тем, что в письмах, в отличие
от других документов, указываются
адресные данные организаций — получателей
писем. Бланки конкретного вида документов
(приказов, распоряжений, актов, протоколов)
разрабатываются на основе общего бланка.
Такие бланки целесообразно создавать,
если в организации находит применение
большое количество документов данного
вида. Общий бланк при этом дополняется
реквизитом 08 (наименование вида
документов).

В
зависимости от учредительных документов
организации указанные виды бланков
включают:

общий
бланк — реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14;

бланк
письма — реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08,
09 и при необходимости ограничительные
отметки для обозначения верхних границ
зоны расположения реквизитов 11, 12, 13,
14, 15, 17, 18, 19, 20;

бланк
конкретного вида документа (кроме
письма) — реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14
и при необходимости ограничительные
отметки для границ зон расположения
реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Образцы
бланков соответствующего назначения
по ГОСТ Р 6.30-2003 изображены на рис. 3-8.
ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие
варианты размещения на бланке постоянных
реквизитов и ограничительных отметок.
Реквизиты 01,02 или 03 располагаются над
серединой реквизита 08.

Реквизит
03 допускается располагать на уровне
реквизита 08.

Центрированный
вариант расположения реквизитов
используется при типографском способе
изготовления бланков. При этом под
реквизиты 11, 12, 13 трафаретные места (см.
рисунок справа).

Флаговый
вариант расположения реквизитов (рисунок
слева) используется при воспроизведении
угловых бланков на чистом листе бумаги
с помощью ПК непосредственно при
подготовке конкретного документа.

При
этом воспроизведение постоянных
реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р
6.30-2003, для исходящих документов
является обязательным. Для
документов внутреннего хождения,
например, таких как распоряжение, акт,
протокол, положение, часть реквизитов
(01-07, 09, 14), как правило, может не
воспроизводиться, а реквизит 13 «Ссылка
на регистрационный номер и дата документа»
опускается вовсе. Такой подход весьма
распространен в практике документирования.
Пример такого оформления приведен
слева.

Подобное
оформление углового штампа экономит
труд составителя документа и увеличивает
размер рабочего поля формата.

На
бланках организаций субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с русским
языком в качестве государственного
национальный язык, реквизиты 08, 09,14
печатаются на двух языках: русском и
национальном, на одном уровне продольного
бланка.

Особые
требования к изготовлению, учету,
использованию и хранению гербовых
бланков оговаривает постановление
Правительства Российской Федерации от
27 февраля 1995 г. № 1268 «Об упорядочении
изготовления, использования, хранения
и уничтожения печатей и бланков с
воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации».

При
изготовлении бланков типографским
способом размеры шрифтов выбирают в
зависимости от количества печатных
знаков в реквизите. Используют шрифты
литературной, обыкновенной, газетной
и других гарнитур 6-24-го кегля. Более
крупным шрифтом выделяются наименования
организаций и видов документов. При
этом следует соблюдать следующие
условия: вертикальное начертание литер;
простое и удобное их расположение;
соблюдение пропорций между толщиной
литер типографского набора и компьютерного
текста. Допускается реквизит 08
(наименование организации) печатать
рисованными шрифтами.

Бланки
следует печатать красками насыщенного
цвета, позволяющими при необходимости
получать качественные копии документов
с помощью копировальной техники.

Реквизит
документа –
обязательный элемент оформления
официального документа.¹

Состав
реквизитов, которые используются при
подготовке и оформлении
организационно-распорядительных
документов, определяется ГОСТом
Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов».
Кроме этого данный ГОСТ устанавливает
требования к оформлению реквизитов,
закрепляет схемы их расположения и
выделяет реквизиты, которые должны
использоваться при изготовлении бланков
документов.

ГОСТ
Р 6.30-2003 устанавливает
следующие реквизиты, которые используются
при подготовке и оформлении
организационно-распорядительных
документов:

01
— Государственный
герб Российской Федерации;
02
— герб
субъекта Российской Федерации;
03
— эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания);
04
— код
организации;
05
— основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
06
— идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);
07
— код
формы документа;
08
— наименование
организации;
09
— справочные
данные об организации;
10
— наименование
вида документа;
11
— дата
документа;
12
— регистрационный
номер документа;
13
— ссылка
на регистрационный номер и дату
документа;
14
— место
составления или издания документа;
15
— адресат;
16
— гриф
утверждения документа;
17
— резолюция;
18
— заголовок
к тексту;
19
— отметка
о контроле;
20
— текст
документа;
21
— отметка
о наличии приложения;
22
— подпись;
23
— гриф
согласования документа;
24
— визы
согласования документа;
25
— оттиск
печати;
26
— отметка
о заверении копии;
27
— отметка
об исполнителе;
28
— отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело;
29
— отметка
о поступлении документа в организацию;
30
— идентификатор
электронной копии документа.

Для
документов, создаваемых в процессе
деятельности федерального органа
исполнительной власти, Правилами
делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти, утвержденными
постановлением Правительства Российской
Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, установлен
следующий состав реквизитов:

Государственный
герб Российской Федерации;
наименование
федерального органа исполнительной
власти;
должность лица — автора
документа;
подпись должностного
лица;
вид документа;
место составления
(издания) документа;
справочные данные
о федеральном органе исполнительной
власти;
адресат;
дата
документа;
регистрационный номер
документа;
наименование либо аннотация
документа;
текст документа;
ссылка
на исходящий номер и дату документа
адресанта;
отметка о наличии
приложений;
гриф согласования;
гриф
утверждения;
виза;
оттиск печати;
отметка
о заверении копии;
отметка об
исполнителе;
указания по исполнению
документа;
отметка о контроле
документа;
отметка об исполнении
документа;
отметка о конфиденциальности;
отметка
о поступлении документа.

При
подготовке и оформлении документов
необходимо помнить, что различные
документы состоят из разного набора
реквизитов и что при составлении одного
вида документа не нужно использовать
их все. Некоторые реквизиты являются
взаимоисключающими, например, «Название
вида документа» и «Справочные
данные об организации». Реквизит
«Справочные данные об организации»
указывается только в письмах, при этом
на бланке письма не пишут наименование
вида документа.

Число
реквизитов, характеризующих документы,
определяется целями создания документа,
его назначением, требованиями к содержанию
и форме данного документа, способом
документирования. Для каждого вида
документа может быть выделен состав
обязательных реквизитов, которые должны
использоваться при его создании.

К
реквизитам, придающим юр.силу документу
относятся:

• Наименование
  организации

• Справочные
  данные об организации

• Наименование
  вида документа

• Дата
  документа

• Регистрационный
  номер документа

• Гриф
  утверждения документа

• Подпись

• Оттиск
  печати

• Отметка
  о заверении копии

• Визы
  согласования документа

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

Методические рекомендации разъясняют положения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержат методику их практического использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при реализации процессов документационного обеспечения управления, в том числе в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота.

Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности. Методические рекомендации могут использоваться также в процессе обучения студентов по соответствующим дисциплинам.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — Методические рекомендации) разработаны в целях определения:

— порядка применения положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — Стандарт);

— последовательности действий по организации его применения.

1.2. Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» <1>, а также в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в сфере информации и делопроизводства.

<1> Федеральный закон от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

1.3. Методические рекомендации будут способствовать применению положений Стандарта в организациях различных организационно-правовых форм.

1.4. Положения Методических рекомендаций распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

1.5. Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» <2> установлен принцип добровольности применения стандартов.

<2> Пункт 1 статьи 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

Применение Стандарта предполагает:

— приведение локальных нормативных актов организации, устанавливающих правила оформления документов, в соответствие со Стандартом (инструкция по делопроизводству, стандарт организации, правила работы с документами в СЭД);

— разработку бланков и электронных шаблонов документов в соответствии с положениями Стандарта.

1.6. В соответствии со структурой Стандарта, а также в связи с необходимостью определения порядка его применения, Методические рекомендации имеют следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Термины и определения;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Оформление реквизитов документов;

5. Подготовка текстов документов;

6. Бланки документов;

7. Особенности подготовки электронных документов.

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Бланк документа <3> — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

<3> Пункт 48 ГОСТа Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

Документ <4> — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

<4> Подпункт 4 пункта 2 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Документирование <5> — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

<5> Там же.

Копия документа <6> — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

<6> Там же.

Национальный стандарт <7> — документ по стандартизации, который разработан участником или участниками работ по стандартизации, по результатам экспертизы в техническом комитете по стандартизации или проектном техническом комитете по стандартизации утвержден федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации и в котором для всеобщего применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации;

<7> Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

Оформление документа <8> — проставление на документе необходимых реквизитов;

<8> Пункт 52 ГОСТа Р 7.0.8.-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

Подписание (документа) <9> — выражение ответственности за содержание документа посредством заверения его собственноручной подписью должностного или физического лица;

<9> Пункт 57, там же.

Подпись <10> — реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица;

<10> Пункт 58, там же.

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) <11> — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

<11> Пункт 85, там же.

Реквизит документа <12> — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

<12> Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Электронная подпись <13> — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

<13> Пункт 1 статьи 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, NN 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098, N 26 (ч. I), ст. 3390; 2016, N 1 (ч. I), ст. 65, N 26 (ч. I), ст. 3889).

Электронный документ <14> — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

<14> Подпункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963; 2014, N 19, ст. 2302, N 30, ст. 4223, N 30, ст. 4243, N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84, N 27, ст. 3979, N 29, ст. 4389, N 29, ст. 4390; 2016, N 26, ст. 3877, N 28, ст. 4558, N 52, ст. 7491, N 52, ст. 7491; 2017, N 18, ст. 2664, N 24, ст. 3478, N 25, ст. 3596, N 27, ст. 3953, N 31, ст. 4825, 4827, N 48, ст. 7051; 2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546).

Иные понятия используются в Методических рекомендациях в значении, соответствующем ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» <15>.

<15> ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОЗДАНИЮ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.

3.3. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения.

Размер шрифта — N 12 — 14.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до N 10, 11).

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта для всех организационно-распорядительных документов.

3.4 Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

3.5. Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

3.6. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.

3.7. Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный лист <16>.

<16> Исключением является Лист согласования, оформляемый при наличии более 4-х грифов согласования.

3.8. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный.

Интервал между словами — один пробел.

3.9. Локальными нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение отдельных реквизитов, а также фрагментов текста полужирным шрифтом.

При оформлении документов не рекомендуется использовать начертание шрифта «курсив» и подчеркивание текста.

3.10. Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом (Приложение N 1).

На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.

3.11. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения — текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота (далее — СЭД), обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов — с соблюдением положений Стандарта.

В организации могут использоваться электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц.

Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF.

4. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Организационно-распорядительные документы должны иметь установленный состав реквизитов и правила их оформления.

Электронные документы должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации» <17>.

<17> Пункт 38 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Состав и оформление реквизитов устанавливаются Стандартом. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и разновидностью.

Стандарт устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

4.1. Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» <18>, законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, уставами и нормативными правовыми актами представительных органов муниципальных образований.

<18> Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа <19>.

<19> Полужирным шрифтом в тексте Методических рекомендаций выделяются извлечения из Стандарта.

Вариант изображения Государственного герба Российской Федерации определяется видом документа и статусом издающего его органа в соответствии со ст. 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» <20>.

<20> Статья 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Гербы субъектов Российской Федерации устанавливаются их законами.

Гербы (геральдические знаки) муниципальных образований утверждаются уставами соответствующих муниципальных образований или правовыми актами (решениями, постановлениями) представительных органов муниципальных образований. В уставах или постановлениях (решениях) представительных органов муниципальных образований (советов, собраний) оговаривается состав видов документов с воспроизведением герба (геральдического знака) и вариант воспроизведения (одноцветный или многоцветный).

4.2. Эмблема

Эмблема, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках и электронных шаблонах документов:

— федеральных органов государственной власти;

— территориальных органов федеральных органов государственной власти;

— государственных и негосударственных организаций.

Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. В бланках с угловым расположением реквизитов изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля зоны, занятой реквизитами бланка.

4.3. Товарный знак (знак обслуживания)

Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке <21>, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

<21> Статья 1503 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Изображение товарного знака (знака обслуживания) регистрируется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации. Товарный знак изображается (воспроизводится) на документах в соответствии со свидетельством на товарный знак (знак обслуживания). Товарный знак может быть размещен на документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот <22> — письмах, накладных и др.

<22> Статья 1484 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица. Коммерческое обозначение не является фирменным наименованием и не подлежит обязательному включению в учредительные документы и единый государственный реестр юридических лиц <23>.

<23> Статья 1538 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

4.4. Код формы документа

Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по…» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Например:

Допустимо оформлять реквизит следующим образом:

Если код формы документа устанавливается классификатором организации, указывается его название.

4.5. Наименование организации — автора документа

Наименование организации — автора документа включается в бланк документа в соответствии с наименованием юридического лица, закрепленным в его учредительных документах (уставе или положении).

Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Например:

Наименование филиала, территориально обособленного подразделения, представительства указывается, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации.

Наименование организации включает:

— название организационно-правовой формы (федеральное бюджетное учреждение, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и др.);

— собственное наименование организации (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела).

Включение в наименование юридического лица официального наименования «Российская Федерация» или «Россия», а также слов, производных от этого наименования, допускается в случаях, предусмотренных законом, указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации, либо на основании разрешения, выданного в порядке, установленном Правительством Российской Федерации <24>.

<24> Пункт 1 статьи 54 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации от 30 ноября 2004 г. N 51-ФЗ.

Официальный источник электронного документа содержит неточность: Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) N 51-ФЗ был принят 30.11.94.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык республик в составе Российской Федерации, печатают на двух или более языках: государственном и национальном(ых). Наименование организации на государственном языке республики в составе Российской Федерации рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке <25>.

<25> Эта рекомендация впервые включена в ГОСТ Р 6.30-2003 в развитие статей 16 и 17 Федерального закона от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12, 1991, N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

В связи с утратой силы ГОСТ Р 6.30-2003, следует руководствоваться принятым взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования организаций располагают на одном уровне.

4.6. Наименование структурного подразделения — автора документа <26>

<26> Реквизит впервые введен Стандартом.

Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

Решение об использовании бланков структурных подразделений (о делегировании структурному подразделению права самостоятельно вести переписку с организациями на собственном бланке или издавать распорядительные документы) принимает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

4.7. Наименование должности лица — автора документа <27>

<27> Реквизит впервые введен Стандартом.

Наименование должности лица — автора документа используется в бланках писем и распорядительных документов и располагается под наименованием организации.

Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

Наименование должности лица — автора документа размещается также на бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (бланки распоряжений губернаторов, глав городов, районов и др.).

Реквизит применяют также в бланках писем и распорядительных документов руководителей самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом.

4.8. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают сведения, необходимые для осуществления информационного обмена:

почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом);

номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

Для всех организаций, кроме органов государственной власти и органов местного самоуправления, также указывается:

код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН);

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи <28>.

<28> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

Номер телефона (факса) указывается группами цифр через тире. Код города заключается в скобки: (495) 421-11-65.

Перечень данных, включенных в реквизит, не является исчерпывающим. При оформлении этого реквизита также могут указываться дополнительные сведения (о лицензиях, патентах и др.).

4.9. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем.

Виды организационно-правовых и распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливаются в законодательных и иных нормативных правовых актах, в уставе организации (положении об организации), иных локальных нормативных актах.

Вид документа располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) и печатается прописными буквами.

Наименование вида документа допускается писать слитно или вразрядку.

Например:

4.10. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа (приказ, распоряжение, письмо) или дате события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата акта может являться:

— датой события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое действие (например, передачу материальных ценностей);

— датой подписания документа, если событие было растянуто во времени (например, проверка), а текст акта был принят на заключительном заседании комиссии. В этом случае период проверки указывается в тексте акта.

Рекомендуется документам, изданным двумя или более организациями, присваивать одну (единую) дату.

В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата последнего подписания.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

Дата подписания или утверждения документа проставляется работниками службы делопроизводства, которые регистрируют документы, при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата может проставляться на специально отведенном для нее месте.

Например, на бланке письма:

на бланке приказа:

В актах, протоколах, справках место даты определяется разметкой заголовочной части документа. При угловом расположении дата проставляется от левого поля.

Например:

В докладных, служебных, объяснительных записках возможно проставление даты ниже реквизита «подпись».

4.11. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.)

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части документа.

Регистрационный номер проставляется на документе после его подписания (утверждения).

4.12. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает его исходящий регистрационный номер и соответствующую дату поступившего документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа помещается на бланке ответного письма. Не рекомендуется включать ее в текст документа.

4.13. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размеров N 11 или N 10 и размещать в две строки.

Например:

При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в сокращенном написании («г.») не указывается <29>.

<29> Статья 65 Конституции Российской Федерации.

Сокращение «г.» не указывается также для городов, в названии которых содержится слово «город»: Белгород, Калининград, Новгород.

4.14. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и быть закреплены в локальных нормативных актах организации.

Состав сведений ограниченного распространения определен в Указе Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. N 188 <30>. К ним относятся:

<30> Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925; 2015, N 29, ст. 4473).

— сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

— сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

— служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (служебная тайна);

— сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

— сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (коммерческая тайна);

— сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Нормативными правовыми актами Российской Федерации определен порядок использования грифа «Коммерческая тайна» <31> и пометки «Для служебного пользования» <32>. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, форма грифа определяется обладателем информации <33>.

<31> Пункт 4 статьи 6 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3283; 2006, N 6, 636; N 52, ст. 5497; 2007, N 31, ст. 4011; 2011, N 29, ст. 4291; 2014, N 11, ст. 1100; 2018, N 17, ст. 2435).

<32> Пункт 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368; 2016, N 9, ст. 1263; 2016, N 13, ст. 1833).

<33> Обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам (Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963; 2014, N 19, ст. 2302, N 30, ст. 4223, N 30, ст. 4243, N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84, N 27, ст. 3979, N 29, ст. 4389, N 29, ст. 4390; 2016, N 26, ст. 3877, N 28, ст. 4558, N 52, ст. 7491, N 52, ст. 7491; 2017, N 18, ст. 2664, N 24, ст. 3478, N 25, ст. 3596, N 27, ст. 3953, N 31, ст. 4825, 4827, N 48, ст. 7051; 2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546).

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа, подписью и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например:

В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» наряду с грифом указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.

Например:

При получении входящего документа с грифом ограничения доступа рекомендуется проставлять на документе гриф ограничения доступа, принятый в организации. Если на лицевой стороне листа недостаточно места, рекомендуется проставлять его на обороте правого верхнего угла документа.

4.15. Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в правой верхней части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

При наличии грифа ограничения доступа к документу «адресат» размещается под ним.

В соответствии с рекомендацией Стандарта строки реквизита печатаются через 1 интервал. Возможно отделение составных частей реквизита дополнительным интервалом.

Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Например:

или

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилия, инициалы должностного лица, указываются в дательном падеже.

Например:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Например:

или

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — наименование структурного подразделения.

Например:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — в дательном падеже — наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы.

Например:

При адресовании письма специалисту указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения, затем в дательном падеже наименование должности специалиста и — ниже — фамилия, инициалы.

Например:

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Например:

Список рассылки составляется исполнителем.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

В одном документе не должно быть более четырех адресатов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

В реквизите «адресат» допускается употреблять обозначение «г-ну» (господину) или «г-же» (госпоже).

Например:

В реквизите «адресат» инициалы всегда ставятся после фамилии.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 <34>.

<34> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 28.03.2018 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

Например:

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации, а также постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Например:

Названия административно-территориальных единиц (города, района, поселка, улицы и т.д.) указываются в соответствии с официальными наименованиями, размещенными в соответствующих справочниках.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес.

Например:

4.16. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа.

Например:

Гриф утверждения включает также наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер.

Например:

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Например:

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

При наличии двух или нескольких грифов утверждения они могут располагаться справа и слева от наименования вида документа, размещаемого по центру.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 2.

4.17. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту — краткое содержание документа.

Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

приказ (о чем?) о премировании работников организации;

приказ (о чем?) об утверждении Инструкции по делопроизводству;

письмо (о чем?) о предоставлении информации

Заголовок должен состоять из одной фразы.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах и других документах с продольным расположением реквизитов заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется.

Заголовки, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится.

Заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются. Возможно их выделение полужирным шрифтом.

В условиях применения СЭД заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется для всех документов и вносится в поле регистрационно-учетной формы регистрируемого документа.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

4.18. Текст документа

О составлении текста документа см. раздел 5.

4.19. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте, или приложений несколько:

— если приложения сброшюрованы:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложение самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше конверта, в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.

Отметка о приложении, занимающая несколько строк, печатается через один межстрочный интервал.

Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа в конце пункта, в котором упоминается документ-приложение, в скобках указывается: (приложение 1) или (приложение N 1).

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении. Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.

Если затем документ затем издается типографским способом вместе с приказом, он сохраняет отметку о приложении.

Если документ издается отдельно от утвердившего его приказа, проставляется гриф утверждения.

Например:

4.20. Гриф согласования документа

Гриф согласования документов проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Грифом согласования документа оформляется:

— внешнее согласование документа — с органами власти, организациями, должностными лицами сторонних организаций;

— внутреннее согласование с коллегиальными органами организации — автора документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации) в именительном падеже, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Например:

Если согласование осуществляется совещательным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется документом, указываются: вид документа, организация — автор документа, дата и номер документа.

Наименование согласующего органа или документа указывается в творительном падеже.

Например:

Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.

Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка:

«Лист согласования прилагается».

4.21. Виза

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа с работниками организации — автора документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Например:

Виза может быть напечатана или полностью написана визирующим от руки.

Виза оформляется следующим образом:

— если замечаний нет:

— при наличии замечаний:

Если специалист полностью не согласен с проектом, виза оформляется так:

Замечания прилагаются к документу на отдельном листе.

Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа следующим образом:

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют:

— на последнем листе документа под подписью;

— на обороте последнего листа подлинника документа;

— на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах (например, в деловых письмах) в зависимости от того, необходимо ли направлять подлинник письма по почте или достаточно направить письмо по факсимильной связи или по электронной почте (в виде электронной копии), визы проставляются:

— на копии письма (визовом экземпляре), если подлинник отправляется адресату по почте;

— на обороте последнего листа подлинника, если письмо отправляется адресату по факсу или электронной почте (в этом случае подлинник остается в организации и помещается в дело).

Лист согласования (визирования) оформляется, если согласующих лиц больше 5 — 6.

Лист согласования (визирования) прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Например:

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений — с проставлением визы на обороте каждого листа документа.

В организациях, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме. При передаче документов на бумажном носителе, согласованных в СЭД, в структурное подразделение, ответственное за архив, сведения о согласовании распечатываются на листе согласования.

К лицам, визирующим проекты документов, как правило, относятся:

— руководители структурных подразделений, ответственные за подготовку проекта документа;

— руководители структурных подразделений, интересы которых затрагивает проект документа;

— заместитель руководителя организации, курирующего структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта документа;

— руководитель юридического подразделения (если этого требует вид документа и его содержание);

— руководитель службы делопроизводства.

Лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования.

4.22. Подпись

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается.

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне:

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии:

Документ может быть подписан только тем лицом, должность и фамилия которого указана на документе.

Подписание документа другим лицом с проставлением косой черты или надписи «за» недопустимо.

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Если работник организации приказом назначен исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется следующим образом:

или

При оформлении подписи наименование должности начинается от левого поля, а последняя буква фамилии оказывается на границе правого поля.

При наличии нескольких подписей по границе правого поля располагается самая длинная фамилия, а остальные выравниваются по инициалам.

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При наименовании должности, занимающем несколько строк, расшифровка подписи печатается на уровне нижней строки.

4.23. Отметка об электронной подписи <35>

<35> Реквизит впервые введен Стандартом.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отметка об электронной подписи включает:

фразу «Документ подписан электронной подписью»;

номер сертификата ключа электронной подписи;

фамилию, имя, отчество владельца сертификата;

срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать изображение эмблемы, товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Отметка об электронной подписи, как правило, оформляется для документов, подписанных усиленной электронной подписью.

При внутреннем обмене документами и при обмене с организациями партнерами, если это предусмотрено соглашением между сторонами, организации могут использовать усиленные неквалифицированные и простые электронные подписи.

Отметка об электронной подписи располагается на традиционном месте собственноручной подписи: между наименованием должности подписывающего лица и расшифровкой подписи. Если электронный документ оформляется на бланке должностного лица, указания на наименование должности лица, подписывающего документ, не требуется.

4.24. Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Например:

Примерный перечень документов, на которые ставится печать организации, приведен в приложении N 3.

4.25. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе оформляется на нижнем поле лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.

Например:

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Например:

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

4.26. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» (отметка об электронной подписи) и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего, его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Например —

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N… за… год»).

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Копии электронных документов, созданные на бумажном носителе, заверяются в установленном порядке.

Электронные копии документов на бумажном носителе заверяются электронной подписью, в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.27. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

При отсутствии места для проставления отметки о поступлении на лицевой стороне поступившего документа отметка ставится на оборотной стороне листа.

4.28. Резолюция

Резолюция содержит указания по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Например:

Срок исполнения поручения не указывается, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, или подчеркивается.

Например:

Если указания по исполнению содержатся в тексте документа, то резолюция содержит указание на исполнителя, подпись лица, вынесшего резолюцию и дату резолюции.

Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата A5 или A6.

В резолюцию, оформленную на отдельном бланке, также могут включаться сведения о должности ее автора.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Оформление резолюции в СЭД должно соответствовать указанным требованиям.

Резолюция, оформленная в СЭД для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

4.29. Отметка о контроле

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

При постановке на контроль документа в СЭД в регистрационно-учетную форму заносятся сведения об этом.

Настройка СЭД производится таким образом, чтобы сотрудник, осуществляющий контроль, и исполнитель могли получать автоматические уведомления о приближении контрольных сроков.

4.30. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним. Отметка также свидетельствует об исполнении документа и снятии его с контроля.

Отметка включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должность лица, оформившего отметку, подпись, дату.

Например:

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа, например: «Направлен ответ (дата), (N)», «Проведена консультация по телефону (дата)», «Учтено при разработке проекта» и др. Сведения указываются в начале отметки.

Например:

При использовании СЭД отметку допускается не ставить, при этом следует учитывать необходимость формирования в СЭД сведений о результате и времени исполнения документа, о том к какому делу относится документ, где хранится дело, кто ответственен за завершение его исполнения и помещение в дело.

5. ПОДГОТОВКА ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик Российской Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации <36>.

<36> Пункт 2 статьи 3 Федерального закона от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12, 1991, N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

5.1. Русский язык в обязательном порядке используется:

— в переписке между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации;

— в переписке с предприятиями, организациями, не находящимися в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенными на территории других субъектов Российской Федерации;

— при оформлении документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, записей актов гражданского состояния, трудовых книжек, а также документов об образовании и др.

Русский язык и язык республики в составе Российской Федерации одновременно применяются:

— в делопроизводстве судебных и правоохранительных органов;

— в сферах промышленности, связи, транспорта и энергетики на всей территории Российской Федерации;

— в сфере обслуживания и коммерческой деятельности <37>.

<37> Там же, статья 22.

5.2. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указывается наименование вида документа и заголовок к тексту, а также их реквизиты:

— наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Например:

При ссылке на законодательные и иные нормативные правовые акты указывается официальный источник их опубликования (Собрание законодательства Российской Федерации, Бюллетень ведомственных нормативных актов, информационный портал http://www.pravo.gov.ru, издания субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления).

Например:

5.3. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Выделение более четырех уровней рубрикации текста не рекомендуется.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки. Заголовки разделов пишутся с прописной буквы. Допускается написание заголовков разделов прописными буквами. Подзаголовки пишутся с прописной буквы строчными. Заголовки разделов допускается выделять полужирным шрифтом.

В текстах документов употребляются только общепринятые термины, а также аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении термина или аббревиатуры, которые могут быть непонятны читателю, они расшифровываются при первом употреблении. Если таких лексических единиц в тексте мало (до 4-х), расшифровки можно давать в подстраничных сносках. Если их больше, рекомендуется составить раздел «Термины и определения» и «Перечень сокращений».

При употреблении в тексте фамилий и инициалов инициалы указываются после фамилии.

5.4. Текст документа может излагаться в виде таблицы, анкеты или грамматически связного текста.

Анкета — текст документа, характеризующего один объект по набору признаков и построенный в виде вопросов и ответов <38>.

<38> Управление документами. Термины и определения. Словарь. — М., 2013, с. 13.

Таблица — текст документа, имеющий упрощенную логико-синтаксическую структуру и пространственную организацию и позволяющий сопоставить предметы, явления, процессы по определенному набору признаков <39>.

<39> Там же, с. 82.

Грамматически связный текст <40> — текст документа, сохраняющий логико-синтаксическую структуру и пространственную организацию естественного языка.

<40> Там же, с. 25.

В тексте анкеты может содержаться как словесная, так и цифровая информация. При построении анкеты вопросы выражаются существительными в именительном падеже, например: «фамилия», «имя», «отчество»; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: «структурное подразделение», «последнее место работы», «результат выполнения плана», «причина отсутствия».

Вопросы анкеты и ответы на них грамматически согласовываются.

Табличные тексты применяются в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, техническое задание, некоторые виды отчетов, перечни и др.

Например:

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный — графы и горизонтальный — строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовки и подзаголовки граф, а наименования объектов — заголовки и подзаголовки строк таблицы, расположенные в крайней левой графе.

Например:

Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы. Подзаголовки — со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически согласуются с заголовками.

5.5. Построение грамматически связного текста зависит от вида документа.

Текст распорядительных документов излагается от 1 лица ед. числа: «приказываю» или (в решениях коллегиальных органов): от 3 лица единственного числа: «коллегия постановляет», «ученый совет решил». Текст распоряжения распорядительной формулы не имеет.

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

нормативный правовой акт вышестоящего органа или распорядительный документ, ранее изданный организацией;

формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

Например:

Констатирующей части может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.

Распорядительная словесная формула: «приказываю» печатается прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ) без разрядки с новой строки от абзаца или строчными буквами вразрядку (приказываю) в продолжение преамбулы, с выделением полужирным шрифтом или без выделения, с проставлением двоеточия.

Слово «постановляет» пишется в продолжение преамбулы вразрядку.

Текст распоряжения распорядительной словесной формулы не имеет.

Распорядительная часть состоит из пунктов, в которых излагаются управленческие решения.

Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа.

Если пункт формулирует поручение, в нем указывается:

— поручение;

— исполнитель (исполнители);

— срок исполнения поручения.

Если проект распорядительного документа отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то в предпоследнем пункте проекта распорядительного документа необходимо их указать.

Например:

В последнем пункте распорядительного документа указывается наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов.

Например:

Пример оформления распорядительных документов дан в приложениях N 4 и N 5.

5.6. К организационным документам относятся локальные нормативные акты организации, устанавливающие права, обязанности, порядок функционирования структурных подразделений или последовательность осуществления каких-либо действий (операций).

В локальных нормативных актах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция, регламент) текст формулируется от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…»).

Текст организационных документов всегда делится на пункты (подпункты) в соответствии с объектом регламентации.

В положении о структурном подразделении:

— общие положения;

— структура (если подразделение имеет структуру);

— задачи;

— функции;

— права;

— ответственность;

— взаимоотношения.

В должностной инструкции:

— общие положения;

— функции;

— должностные обязанности;

— права;

— ответственность;

— взаимоотношения.

Разделы всегда имеют заголовки, напечатанные с прописной буквы.

В тексте документов, регламентирующих какой-либо процесс, должны четко прослеживаться причинно-следственные связи между нормами, правилами, требованиями.

В тексте таких документов преобладают определенные типы модальных значений, передаваемые определенными выражениями:

— дозволение («разрешается», «может», «имеет право», «вправе», «рекомендуется» и др.);

— обязывание («должны», «обязаны», «необходимо», «следует»);

— запрет («запрещается», «не разрешается», «не допускается», «не следует»).

Образец оформления Положения о структурном подразделении представлен в приложении N 6.

5.7. Протоколы оформляются на специальном бланке протокола или на стандартном листе бумаги.

В практике управления организациями приняты полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит повестку дня, указание присутствующих, запись всех выступлений на заседании, вопросы, выступления лиц, принявших участие в обсуждении, и принятые решения.

Краткий протокол включает тему выступления, фамилии выступивших (может быть краткая запись выступления), принятые решения.

Решение о форме протокола принимает руководитель (возможно предварительное обсуждение этого вопроса с партнерами).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: фамилии председателя (председательствующего) и секретаря заседания; должности и фамилии участников и приглашенных лиц; повестка дня.

Если участников заседания более 15 человек, в протоколе указывается общее число участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий является приложением к протоколу. В этом случае включается следующая формулировка:

Лица, которых пригласили на заседание в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:» с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указываются вопрос или вопросы, обсуждаемые на заседании. Должность и фамилия докладчика могут не указываться.

Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения.

Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?».

Словосочетание «повестка дня» рекомендуется писать прописными буквами и располагать по центру. Вопросы повестки дня (если их несколько) следует помечать арабскими цифрами.

Например:

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по числу вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ: (если оформляется полный протокол)

РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:)

После слова «СЛУШАЛИ»: в именительном падеже указывается фамилия докладчика и излагается тема доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: «Текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ»: последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются в форме 3 лица единственного или множественного числа: «считает», «предлагает» или «считают», «предлагают».

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

В разделе «РЕШИЛИ»: («ПОСТАНОВИЛИ») записывается принятое решение.

Принятые решения формулируются в неопределенной форме глагола: «доработать…», «одобрить…», «проинформировать…».

По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, — количество выданных бюллетеней.

Если один из участников заседания не согласен с решением, он может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись: «Особое мнение Петрова А.П. прилагается».

Пример оформления протокола дан в приложении N 7.

5.8. При составлении деловых (служебных) писем рекомендуется учитывать следующие правила:

— письмо должно быть посвящено одному вопросу. Два вопроса и более могут рассматриваться, если они отражают стороны одного общего вопроса и по ним будет приниматься одно решение;

— письмо не должно быть большим по объему (большинство писем — до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до пяти страниц текста).

В деловых письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на бланке должностного лица.

В деловых письмах может использоваться — вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

В письме может использоваться также заключительная этикетная фраза:

Вступительное обращение располагается над текстом письма посередине и завершается восклицательным знаком. Заключительная этикетная фраза размещается от левого поля и завершается запятой.

Текст письма может состоять:

— из одной части, если основное содержание письма (просьба, сообщение напоминание и др.) не требует обоснования;

Например:

— из двух частей: обоснование и заключение, — представленных в виде одного простого предложения.

Например:

— из трех частей: вступление, обоснование, заключение.

Например:

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

При составлении деловых писем рекомендуется использовать клише (слова и формулировки, часто употребляемые для выражения определенного смысла).

Например, некоторые клише — обоснования:

По содержанию и назначению письма могут подразделяться на: письма-просьбы, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-приглашения и др.

Каждый вид письма имеет определенную формулировку основной мысли:

— письмо-просьба (запрос) — просим, прошу (на должностном бланке);

— письмо-сообщение — сообщаем (сообщаю);

— сопроводительное письмо — направляем, представляем, высылаем;

— письмо-предложение — предлагаем;

— письмо-приглашение — приглашаем;

— письмо-напоминание — напоминаем;

— претензия — выражаем, предъявляем, заявляем претензию;

— письмо-требование — требуем, просим (в деловой переписке слово «просим», обращенное к лицу, нарушившему условия договора, по обязательности выполнения равно слову «требуем»).

Текст письма должен быть написан деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность и краткость текста.

5.9. Текст акта, подтверждающего действие или событие (например, передачу от одного лица другому материальных ценностей), составляется людьми, осуществляющими этот процесс.

Если созданию акта предшествовала, например, проверка, то он составляется несколькими лицами (комиссией).

Текст акта может состоять из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого акт создается, его номер и дата. Если такого документа не было, первая часть опускается. Во вводной части называются составители акта (если акт составлялся комиссией — председатель и члены комиссии).

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей, фамилии и инициалы. Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается указывать наименование организации (места работы), сведения о документах, удостоверяющих личность, полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от абзаца.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экземпляр — бухгалтерия,

2-й экземпляр — коммерческий отдел.

Пример составления акта представлен в приложении N 8.

5.10. Для подготовки документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры о передаче документов на государственное хранение, акты об уничтожении документов), рекомендуется разрабатывать шаблоны с трафаретным текстом.

6. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Для изготовления бланков документов используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Фон электронных шаблонов документов должен быть белого цвета.

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

6.1. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения и документы с отметкой ЭПК должны иметь левое поле не менее 30 мм. Все листы одного документа должны иметь одинаковые размеры полей.

Указание размеры полей документов и размеры полей для каждого отдельного вида документа устанавливаются локальным нормативным правовым актом организации (инструкцией по делопроизводству).

Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими <41>) и/или электронные шаблоны бланков.

<41> Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001 N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587).

Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов (за исключением использования Государственного герба Российской Федерации), порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

6.2. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б к Стандарту. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром, указанные размеры ориентировочных границ зон представляют информацию о допустимых минимальных размерах зон. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой и продольный.

6.3. Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Локальными нормативными актами организации могут устанавливаться: бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица и др.).

Состав реквизитов бланков определяется локальными нормативными актами организации.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма, и включает следующие реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или 02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания), а также

05 — наименование организации — автора документа;

13 — место составления (издания) документа.

Проставляются также ограничительные отметки для реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа (см. приложение N 9).

Бланк письма включает реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или 02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания);

05 — наименование организации — автора документа;

08 — справочные данные об организации.

Включаются также ограничительные отметки для реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

15 — адресат;

17 — заголовок к тексту.

Бланк письма структурного подразделения дополнительно может также включать реквизит 06 — наименование структурного подразделения — автора письма;

бланк письма должностного лица — реквизит 07 — наименование должности лица — автора документа; (приложения N 10 и N 11).

Бланк конкретного вида документа (кроме письма) в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или (02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания);

05 — наименование организации — автора документа;

09 — наименование вида документа;

13 — место составления (издания) документа и, при необходимости, в зависимости от вида документа, — ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту (приложение N 12).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06 — наименование структурного подразделения, бланк должностного лица — реквизит 07 — наименование должности лица — автора документа.

Для обеспечения учета бланков проставляются типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.

6.12. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик:

— угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на языке (языках) республики — справа);

— продольные (реквизиты бланка на русском языке располагаются сверху, языке (языках) республики — ниже).

Например:

Для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках — русском и иностранном языке.

Пример бланка для переписки с иностранными корреспондентами:

При переписке с иностранными корреспондентами, адрес в реквизите «справочные данные об организации» оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи Российской Федерации <42>, реквизит «адресат» оформляется в соответствии с правилами оформления почтовых адресов той страны, в которую он направляется.

<42> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

7. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Организации могут создавать документы, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов. Состав таких документов может устанавливаться Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов, утверждаемым руководителем организации <43>.

<43> Пункт 39 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

7.2. Электронные документы должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление <44>.

<44> Пункт 5 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Реквизиты электронных документов оформляются в соответствии с требованиями Стандарта.

Электронные документы могут создаваться с использованием электронных шаблонов. Альбом электронных шаблонов утверждается руководителем организации.

7.3. При подготовке, согласовании и доработке электронных документов могут использоваться текстовые и табличные редакторы, поддерживающие функции создания примечаний к документу и отслеживания изменений в нем.

При передаче документа на подписание (утверждение) все примечания и записи об изменениях из электронного документа удаляются.

При передаче электронного документа на подпись и его регистрации рекомендуется использовать формат электронных документов PDF.

7.4. Электронные документы подписываются электронной подписью. Условия признания электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, устанавливаются Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» <45>.

<45> Статья 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098, N 26, ст. 3390; 2016, N 1, ст. 65, N 26, ст. 3889).

7.5 Реквизиты электронного документа, выступающие в качестве графических элементов <46> (дата документа, регистрационный номер документа, и др. — по усмотрению организации), должны воспроизводиться на документе с выполнением следующих требований:

<46> Данные, которые вносятся в шаблон при составлении электронного документа, а также в подготовленный электронный документ при его подписании и регистрации.

— графические элементы должны располагаться на месте соответствующих реквизитов документа, указанных в Стандарте;

— графические элементы должны быть видимыми и читаемыми при отображении (воспроизведении) электронного документа;

— графические элементы не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

— изображение графических элементов не должно перекрывать элементы текста документа и другие реквизиты.

Графические элементы реквизитов, предполагающих собственноручную подпись (гриф согласования документа, гриф утверждения документа, отметка о заверении копии), оформляются с использованием отметки об электронной подписи.

7.6. Для организации процесса визирования электронных документов в регистрационно-учетной форме СЭД должны быть предусмотрены поля, содержащие сведения о должности лица, визирующего документ, его фамилии и инициалах, дате визы, результате рассмотрения (согласовано, согласовано с замечаниями, не согласовано), а также поле для внесения замечаний по электронному документу.

Для внесения резолюции в регистрационно-учетную форму СЭД должны быть предусмотрены поля резолюции, включающие поля для внесения сведений о фамилии, инициалах исполнителя (исполнителей), поручении по документу, сроке исполнения, должности, фамилии и инициалах лица, вынесшего резолюцию, дате резолюции. Дополнительно могут включаться поля, содержащие сведения о должности исполнителя.

7.7. Организации, осуществляющие совместную деятельность в какой-либо области, для обеспечения качественного обмена информацией могут регулировать формат, порядок обмена электронными документами и т.д. посредством заключения соглашений между сторонами.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение N 1
к п. 3.9.

Росархив

Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

(ВНИИДАД)

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Образец титульного листа документа

Приложение N 2
к п. 4.16.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

1. АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

2. ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

3. ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

4. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ, МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ.

5. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

6. НОРМЫ И НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

7. ОПИСИ дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

8. ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

9. ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

10. ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

11. ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; о структурном подразделении; о премировании и т.д.).

12. ПРАВИЛА

13. ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

14. РЕГЛАМЕНТЫ (в т.ч. регламенты бизнес-процессов).

15. СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

16. СТАНДАРТЫ (государственные, национальные, организации, отраслевые).

17. СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

18. УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

19. УСТАВЫ.

20. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Приложение N 3
к п. 4.24

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ

1. АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

2. АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.

3. Документы налоговой отчетности.

4. ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты.

5. ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

6. ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.

7. НОРМЫ расхода.

8. ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

9. ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг).

10. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

11. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

12. РЕЕСТРЫ (чеков, поручений, представляемых в банк).

13. СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

14. СОГЛАШЕНИЯ.

15. СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

16. СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).

17. ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.

18. УДОСТОВЕРЕНИЯ.

19. УСТАВЫ организаций.

Приложение N 4
к п. 5.5

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТ ПО ПРОГРАММЕ «ЭКОЛОГИЯ РОССИИ»

В связи с необходимостью реализации программы «Экология России» приказываю:

1. Руководителю Управления экологии 02.10.2018 представить календарный план мероприятий по выполнению программы;

2. Руководителю Финансового управления 10.10.2018 представить смету затрат по выполнению программы.

3. ….

4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Образец оформления приказа

Приложение N 5
к п. 5.5

О ПОДГОТОВКЕ К ПРАЗДНОВАНИЮ 70-Й ГОДОВЩИНЫ ПОБЕДЫ В ВЕЛИКОЙ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ВОЙНЕ

В связи с приближением празднования 70-й годовщины Победы в Великой Отечественной Войне:

1. Руководителю Департамента протокола (Орлову А.А.) 10.04.2015 представить план праздничных мероприятий.

2. Руководителям структурных подразделений 12.04.2015 представить списки работников, выделенных для подготовки к празднованию.

3. …………

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя Секретариата (Синичкину В.И.).

Образец оформления распоряжения

Приложение N 6
к п. 5.6.

1. Общие положения

1.1. Служба документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ) является самостоятельным структурным подразделением организации, осуществляющим организацию работы с документами.

1.2. Служба ДОУ создается и ликвидируется приказом руководителя организации.

1.3. Службу ДОУ возглавляет заведующий службой, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя организации.

1.2. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, государственными стандартами на документы, нормативными и методическим документами Росархива по вопросам организации работы с документами и архивного хранения, законодательством о труде и охране труда Российской Федерации, уставом организации, инструкцией по документационному обеспечению деятельности организации, приказами и распоряжениями руководителя организации, настоящим положением.

В электронном документе нумерация пунктов соответствует официальному источнику.

…

Образец оформления положения о структурном подразделении

Приложение N 7
к п. 5.7.

Председатель — Петров А.А.

Секретарь — Максимова М.М.

Присутствовали: 15 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации программы «………».

Доклад заместителя директора Копейкина И.П.

1. СЛУШАЛИ:

Копейкина И.П. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Шацкий Э.Я. — краткая запись выступления.

Кучкин И.С. — краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1.1. Одобрить План работы по реализации программы.

1.2. Руководителю Финансового управления подготовить и Смету расходов по реализации программы.

Образец оформления протокола

Приложение N 8
к п. 5.9

Основание: приказ руководителя от 21.01.2017 N 25 «О проведении проверки организации хранения документов организации».

Акт составлен комиссией:

Председатель комиссии — Иванов А.А..;

Секретарь комиссии — Птичкина О.П.;

Члены комиссии: Арбузов О.Н., Бочаров Н.А., Мулерман Э.А.

С 15.02.2017 по 02.03.2017 комиссией проводилась проверка организации хранения документов организации.

1. Выводы:

1.1. Порядок хранения документов в организации в целом соответствует правилам, установленным локальными правовыми актами.

1.2……………………………………….

2. Замечания:

2.1……..

2.2………..

Образец оформления акта

Приложение N 9
к п. 6.3

Росархив

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

(ВНИИДАД)

Москва

Образец общего бланка организации

Приложение N 10
к п. 6.3

Образец углового бланка письма организации

Приложение N 11
к п. 6.3

Образец продольного бланка письма организации

Приложение N 12
к п. 6.3.

Росархив

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

(ВНИИДАД)

ПРИКАЗ

Москва

Образец оформления бланка приказа

Профессиональное
образовательное учреждение

 «Уральский региональный
колледж»

КУРСОВАЯ РАБОТА

БЛАНКИ
ДОКУМЕНТОВ, ИХ ВИДЫ, РЕКВИЗИТЫ.

ВАРИАНТЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ
РЕКВИЗИТОВ НА БЛАНКЕ

МДК 01.05 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И
РЕЖИМ СЕКРЕТНОСТИ

40.02.02 Правоохранительная
деятельность

Обучающегося гр. ПД-249 ______________  Антипова Елена Александровна

16.06.2021

Оценка за выполнение и защиту курсовой работы                     
_____________

Проверила                       ____________           Степанова
Светлана Леонидовна

16.06.2021

Челябинск, 2021

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ		3
1 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ		6
1.1 Бланки документов, их виды		6
1.2 Требования к бланкам документов		8
1.3 Правила оформления реквизитов		12
2 ВАРИАНТЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ НА БЛАНКЕ		17
2.1 Организационные документы		17
2.2 Распорядительные документы		18
2.3 Информационно-справочные документы		20
ЗАКЛЮЧЕНИЕ		23
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ		25
ПРИЛОЖЕНИЕ А Образец расположения реквизитов на организационных документах		28
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Образец расположения реквизитов на распорядительных документах		29
ПРИЛОЖЕНИЕ В Образец расположения реквизитов на информационно-справочных документах		30

ВВЕДЕНИЕ

Составление, оформление документов и
организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно – методическими
актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с
документами.

Составлением и оформлением документов
занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования,
предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов должен знать
каждый управленец. При работе с документами необходимо руководствоваться
нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление
документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел,
создание архива организации для обеспечения сохранности в наибольшей мере ценных
документов.

В документах отражается и учитывается
деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов
предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение
бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распорядительных. При
проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего,
документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Актуальность темы курсовой работы заключается
в том, что большинство организационно – распорядительных и информационно – справочных документов:
письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции –
должны создаваться на бланках документов.

Понятие бланка в полной мере
применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации
делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих
электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет
создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам
и действующим бумажным формам.

Объектом исследования являются
правовые отношения в области составления, содержания и видов документации.

Предметом исследования являются
нормативно-правовые акты, регламентирующие делопроизводство в органах
внутренних дел, в части составления бланков
документов, их видов и реквизитов.

Цель курсовой работы – анализ бланков
документов, всех его видов, построение, а также правильное расположение
реквизитов на бланках документов.

В
соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:

− проанализировать бланки документов,
их виды;

− обобщить требования к бланкам
документов;

− ознакомиться с правилами оформления
реквизитов;

− изучить организационные документы;

− рассмотреть распорядительные
документы;

− раскрыть информационно-справочные
документы.

Методологическую основу исследования
составили: системный подход к данной теме, а также сбор тематической
информации, изучение первичных документов, анализ текста нормативно-правовых
актов. 

Теоретической базой исследования
являются работы авторов, таких как В.И. Андреева, М.Н. Басаков, Т.А. Быкова, Л.М.
Вялова, О.П. Говорухин, Н.В. Гончарова, А.А. Дворников, Е.В. Зайцева, О.И. Замыцкова,
А.В. Заряев, Л.В.Санкина.

Нормативной базой исследования
являются: Конституция Российской Федерации, Закон РФ «О государственной тайне»,
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации», Приказ МВД России «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в
ОВД РФ», ГОСТ «Система стандартов
по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов», ГОСТ «Унифицированные системы документации. Придание юридической̆
силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной̆
техники. Основные положения», ГОСТ «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно – распорядительной̆ документации.
Требования к оформлению документов».

Работа состоит из введения, двух
глав, заключения, списка используемых источников и трех приложений.

Во введении обосновывается
актуальность темы курсовой работы, формулируются цели и задачи, определяется
объект предмет, методологическая основа, теоретическая и нормативная база.

В первой главе рассматривается
документирование управленческой деятельности.

Вторая глава посвящена вариантам расположений
реквизитов на бланках.

В заключении содержатся выводы по
проведенному исследованию в курсовой работе.

1 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1 Бланки документов, их виды

Официальные служебные
документы создаются, как правило, на бланках или чистых листах бумаги с
использованием реквизитов бланков. Последний вариант используется для оформления
внутренних документов, которые не выходят за пределы организации, например
внутренней докладной записки, заявления.

Бланк представляет собой лист
бумаги стандартного формата, на который различными способами наносится
информация, необходимая для конкретного вида документа.

Согласно терминологическому
стандарту бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора
официального письменного документа.

Прежде всего, бланк придает
информации официальный характер. Он является и «визитной карточкой» автора
документа, так как включает постоянную информацию об организации,
характеризующую ее как создателя официального письменного документа.

Кроме того, применение
бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной
информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие
информации и повышает культуру управленческого труда.

При составлении документов на
двух и более страницах на бланках изготавливают только первую страницу. Для
изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги,
которые нумеруют, проставляя номер страницы посередине верхнего поля листа.
Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают
первый лист каждого экземпляра документа, предназначенного к отправке из
организации.

Бланк может быть изготовлен
типографским способом, а также с помощью средств оперативной полиграфии или
воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка,
который автоматически выводится при распечатке конкретного документа.

В организациях обычно применяются
следующие виды бланков:

—                   
общий бланк;

—                   
бланк письма;

—                   
бланк конкретного вида документа;

—                   
должностной бланк;

—                   
бланки структурных подразделений.

Каждый вид бланков имеет определенный
набор реквизитов. Реквизиты общего бланка документа включают: герб (для
организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование
вышестоящей организации (если имеется), наименование организации, трафаретные
части реквизитов «дата» и «номер документа». На бланке могут проставляться
ограничительные уголки для реквизитов «гриф утверждения», «заголовок к тексту»,
«отметка о контроле».

Общий бланк документов
организации используется для составления любых видов документов (кроме писем).

Бланк письма содержит
следующие обязательные реквизиты: герб (для организаций, имеющих на это право),
эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется),
наименование организации (структурного подразделения), справочные данные об
организации, трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа» и ссылки на
них.

На бланках письма ограничительные
уголки ставят для реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» и «отметка о
контроле».

Бланк конкретного вида документа
(за исключением письма) составляется на основе общего бланка и содержит
реквизит «наименование вида документа».

Должностной бланк используется
для составления документов руководителя предприятия. На нем вместо наименования
организации указывается должность ее руководителя.

Бланки могут изготовляться на основе
как углового, так и продольного расположения реквизитов. При продольном
расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

Бланки с продольным вариантом
расположения реквизитов целесообразно применять в случаях, когда реквизиты
бланка даются на двух и более языках, при этом реквизиты следует печатать на
одном уровне: справа – на национальном языке субъекта Федерации, слева – на
русском.

1.2           
Требования к бланкам документов

Для изготовления бланков
организационно-распорядительных документов установлены в основном два формата
бумаги – А4 (210×297 мм) и А5 (210×148 мм). Они используются преимущественно
для подготовки распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы),
служебных писем, справок, договоров, актов и других документов.

Бланк формата АЗ (420×297 мм)
может использоваться для изготовления документов, содержание которых
оформляется в виде таблицы с большим количеством граф. На бумаге формата А6
(105×148 мм) могут быть изготовлены определенные виды бланков для документов
небольшого (до семи строк) объема (например, должностной бланк для оформления
резолюции руководителя). Все бланки документов должны быть изготовлены с учетом
размеров полей.

Независимо от способа изготовления
бланки документов конкретной организации должны разрабатываться с учетом
требований государственного стандарта не только к составу, но и порядку
расположения реквизитов. ГОСТ предусматривает два варианта расположения
реквизитов бланка: продольное (продольный бланк) и угловое (угловой бланк).
Такие же варианты расположения реквизитов установлены Правилами
делопроизводства для бланков федеральных органов исполнительной власти.

В продольном бланке все
реквизиты располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по
центру.

При угловом расположении
реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по
левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более
экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа
остается свободным для размещения ряда необходимых реквизитов.

Выбор способа размещения
реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией при
разработке бланка. Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем
и других документов, содержащих адресование (например, докладных записок), а
также для документов, требующих утверждения (например, положения, акты,
инструкции).

Продольные бланки широко
применяются для распорядительных документов. Кроме того, целесообразно
использовать продольные бланки в случаях, если наименование организации
содержит большое число печатных знаков или реквизиты бланка представлены на
двух языках. В последнем варианте слева размещаются реквизиты бланка на русском
языке, справа – на иностранном языке или национальном языке субъекта Российской
Федерации.

Бланки документов печатают на белой
бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих дальнейшее
тиражирование документов.

Каждый лист документа, оформленный
как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

˗ 20 мм — левое;

˗ 10 мм — правое;

˗ 20 мм — верхнее;

˗ 20 мм — нижнее.

В стандарте указаны минимальные
размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются. При оформлении
документов не на бланке размеры полей и площади размещения конкретных
реквизитов должны соответствовать размерам.

В таблицах допускается уменьшение
левого поля до 20 мм, правого – до 8 мм (когда текст не вмещается).

Допускается наносить на бланки
отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами. Ограничительные
отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в
виде уголков и линий.

Разработку бланков начинают, как
правило, с определения перечня реквизитов бланка, что делается отдельно по
каждому из видов бланков. При изготовлении бланков документов того или иного
вида на них печатают реквизиты, соответствующие только документам данного вида.

При изготовлении бланков используются
типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля литературной, обыкновенной,
газетной гарнитуры.

Для оформления реквизита
«Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до
24-го кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от количества знаков в наименовании
организации-автора.

Не рекомендуется печатать реквизиты
шрифтами различных гарнитур.

Бланки разрабатываются на основе
углового или продольного варианта расположения реквизитов, флаговым или
центрованным способом.

При угловом варианте реквизиты бланка
располагают в верхнем левом углу, при этом бланковые надписи не должны выходить
за пределы 73 мм по горизонтали.

При продольном варианте реквизиты
бланка располагают посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения
размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

При флаговом способе – каждая строка
реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

При центрованном способе – начало и
конец каждой строки реквизита центруются, т.е. равноудалены от границ зоны
расположения реквизитов.

Каждая организация должна
разрабатывать и применять установленные стандартом виды бланков
организационно-распорядительных документов общий бланк и бланк для письма.

На общем бланке могут оформляться
такие распорядительные документы, как приказы, постановления, распоряжения и другие,
а также организационные документы – положения, инструкции.

Справочно-информационные внутренние
документы (акты, справки) могут оформляться как на общем бланке, так и на
чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении требований к оформлению
реквизитов.

Допускается изготовление специальных
бланков для конкретных видов организационно-распорядительных документов, что
целесообразно в тех случаях, когда этих документов в организации создается
более 200 в год.

На бланках конкретных видов
документов используются все реквизиты общего бланка и реквизит «Название вида
документа», который печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между
буквами) и в кавычки не заключается.

Бланки документов разрабатывают на
основе продольного расположения реквизитов на двух языках.

Организации негосударственной формы
собственности могут разрабатывать общие, конкретных видов документов бланки с
угловым расположением реквизитов на одном языке.

Для письма применяется бланк только с
продольным расположением реквизитов на двух языках для всех организаций независимо
от формы собственности.

Гербовые бланки должны
изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств
оперативной полиграфии для размножения таких бланков не допускается.

Допускается тиражирование средствами
оперативной полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для
рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью
организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого
документа хранится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.

Гербовые бланки подлежат
обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором
проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости – серии этих
номеров.

Учет каждого вида гербовых бланков
(общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов)
ведется в организации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной
форме (на карточках или в журнале).

1.3 Правила оформления реквизитов

Каждый вид документа (приказ, письмо,
акт) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются
на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.

Реквизиты – обязательные элементы оформления
служебного документа.

Государственный стандарт
устанавливает для организаций, их структурных подразделений и должностных лиц
использование трех видов бланков:

—                   
бланк письма;

—                   
бланк для изготовления всех других видов
организационно-распорядительных документов, кроме письма, – общий бланк;

—                   
бланк конкретного вида документа.

Состав реквизитов бланка конкретного
вида документа аналогичен составу реквизитов общего бланка, но содержит
указание на вид документа. Такой бланк целесообразно применять в организациях,
которые издают значительное количество данных видов документов.

Назначение бланков определяет
различие в их реквизитах. Максимальный набор реквизитов бланка письма включает
следующее:

—                   
Государственный герб Российской Федерации
(01);

—                   
герб субъекта Российской Федерации (02);

—                   
эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания) (03);

—                   
наименование организации (автора
документа)(08);

—                   
справочные данные об организации (09);

—                   
код организации по Общероссийскому
классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО) или по
Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления
(ОКОГУ) (04);

—                   
основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) (05);

—                   
идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06);

—                   
код формы документа (ОКУД) (07);

—                   
регистрационный номер и дата документа
(отметка для регистрационного номера и даты документа) (11, 12);

—                   
ссылка на регистрационный номер и дату
документа (отметка для ссылки на регистрационный номер и дату документа) (13).

В Правилах делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти данный реквизит называется «ссылка на
исходящий номер и дату документа адресанта».

Максимальный набор реквизитов общего
бланка содержит:

—                   
Государственный герб Российской Федерации
(01);

—                   
герб субъекта Российской Федерации (02);

—                   
эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания) (03);

—                   
наименование организации (автора
документа) (08);

—                   
наименование вида документа (или место для
проставления реквизита «наименование вида документа») (10);

—                   
регистрационный номер и дата документа
(отметка для проставления регистрационного номера и даты документа) (11, 12);

—                   
место составления или издания документа
(14).

Таким образом, различия в составе
реквизитов двух видов бланков состоят в следующем:

—                   
в бланке письма используются реквизиты
«справочные данные об организации» и «ссылка на регистрационный номер и дату
документа», которых нет в общем бланке;

—                   
в общем бланке размещают реквизиты «место
составления или издания документа» и «наименование вида документа» (или
оставляют место для внесения наименования конкретного вида документа), которые
не содержатся в бланке письма.

Помимо реквизитов, на бланках
допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов, или
других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту,
адресата, грифа утверждения, отметки о контроле), а также для фальцовки и
подшивки.

Автором документа может являться не только
организация, но и ее представительство (филиал, территориальное отделение) или
структурное подразделение. В этих случаях используют бланки представительств,
филиалов, территориальных отделений или структурных подразделений организации.
Бланки структурных подразделений создают в крупных управленческих аппаратах,
если руководители подразделений имеют право подписи документов, изготовленных
на бланках. Наименование представительства (филиала, территориального
отделения) или структурного подразделения размещают ниже наименования
организации.

Для подразделений ряда органов
управления, в частности органов исполнительной власти субъектов Российской
Федерации, муниципальных органов исполнительной власти и других, важно указать
их конкретную территориальную принадлежность. В таком случае указание на это
содержится в самом названии подразделения, территориального отделения.

Для руководителей организации или
крупных структурных подразделений, которые обладают правом подписи документов,
ГОСТ допускает создание бланков должностных лиц (должностных бланков). Право
подписи должно быть закреплено в соответствующих организационных или
распорядительных документах.

В бланках должностных лиц
наименование должности помещается ниже наименования организации – автора
документа. В бланках руководителя структурного подразделения наименование
должности размещается ниже наименования структурного подразделения.

Закон РСФСР от 25.10.1991 № 1807-1 «О
языках народов Российской Федерации» и Федеральный закон от 01.06.2005 №
53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» определяют
возможность использования двуязычных бланков документов.

В организациях субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного язык
субъекта Российской Федерации, могут создаваться бланки, в которых реквизиты
«Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место
составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и
национальном.

Возможно создание бланка на двух
языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В
таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном
языке. При оформлении бланка вначале помещают его реквизиты на русском языке,
затем ‒ на иностранном.

Из выше сказанного можно выявить
главное. Бланк документа ‒ это
стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального
документа.

Виды бланков, применяемых
организациями, могут отличаться по расположению постоянных сведений.

Виды бланков документов организаций
бывает общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.

Официальные виды бланков, их
характеристики и правила оформления ‒ все это предусмотрено государственным
стандартом, основные положения которого заключаются в перечислении реквизитов,
необходимых для заполнения и однозначно идентифицирующих вид документа и его
составителя.

2 ВАРИАНТЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ НА
БЛАНКЕ

2.1
Организационные документы

Организационно-правовые документы определяют
правовой статус и стратегические направления деятельности организации и ее
структурных подразделений. К ним относятся: правила, уставы, штатные
расписания, инструкции, положения и прочие документы.

Устав ‒ правовой акт, определяющий
права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или
общественной деятельности.

Устав – это единственный
учредительный документ, на основании которого осуществляется деятельность всей
компании. Устав регламентирует отношения учредителей, устанавливает нормы, в
соответствии с которыми происходит управление предприятием. По сути, это
мини-конституция организации, главное назначение которой – нормальное
функционирование компании в правовом поле.

Разработка документа начинается еще
до момента создания юридического лица. Устав входит в перечень обязательных
документов, которые подают при регистрации ООО, и становится основанием для
запуска этой процедуры. Отсутствие этого документа – прямой повод отказать в регистрации
ООО. Но наличие этого документа важно и для самих учредителей, поскольку устав
организации регулирует:

Процесс управления компанией. Устав
очерчивает границы компетенции управляющего звена и определяет перечень
вопросов, решение по которым принимается исключительно общим собранием
коллектива.

Права и обязанности каждого участника
ООО. Согласно законодательным нормам, владельцев, которые от своих обязанностей
отлынивают, по суду можно исключить из числа учредителей.

Порядок выхода из ООО, смены
собственника, продажи и передачи долей. Такие процессы напрямую влияют на
экономическую деятельность компании. Если продажа доли или всей компании
проходят не по уставу, есть риск столкнуться с недобросовестными учредителями
или рейдерами, которые попытаются «отжать» фирму.

Способы распределения прибыли
компании – эти вопросы касаются материальных интересов участников ООО, то есть
основной цели деятельности компании.

Устав, в котором подробно описаны все
положения, касающиеся деятельности ООО, исключает необходимость в разработке
иных локальных документов, например должностных инструкций.

2.2 Распорядительные документы

Распорядительные документы – это
документы, в которых фиксируются решения административных и организационных
вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют
деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных
перед ним задач.

Ими оформляют управленческие решения
и поручения коллегиальных органов и должностных лиц. К ним относятся: решения,
постановления, приказы, указы и пр.

Приказ по основной деятельности.
Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ,
издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или
связанных с персоналом фирмы). (ПРИЛОЖЕНИЕ Б)

К приказам по основной деятельности
относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию,
отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

‒ изучение существа вопроса и сбор
необходимых сведений;

‒ подготовку проекта приказа;

‒ согласование проекта со
специалистами;

‒ подписание приказа руководителем.

Подготовку приказа осуществляет
специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке
или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

‒ наименование вида документа –
ПРИКАЗ;

‒ дата (датой приказа является дата
его подписания);

‒ номер (порядковый номер, например №
1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года);

‒ заголовок (отвечает на вопрос «О
чем?» , например «О реорганизации фирмы»);

‒ текст.

Текст приказа состоит из двух частей:

—                  
констатирующей;

—                  
распорядительной.

В первой, констатирующей, указываются
основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы
государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров
либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не
нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа,
распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут:

‒ «кому» (наименование должности,
фамилия, инициалы);

‒ «что сделать» (указывают конкретную
работу);

‒ «в какие сроки».

Текст приказа делится на пункты, если
поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем
пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль
за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее
изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

Визы (приказ согласовывается с
главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами).

Подпись (приказ подписывается
директором или его заместителями, которым предоставлено такое право).

Приказ вступает в силу с момента
подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом.
При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для
работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной
деятельности.

2.3 Информационно‒справочные
документы

Справочно-информационные документы
содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о
состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные
документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих
решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а
иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в
любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса
необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные
источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но
группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К
данной группе можно отнести такие документы, как: служебное письмо, телеграмму,
телефонограмму документы, обеспечивающие деловую переписку; протокол; докладную
записку; справку; заявление, предложение, жалобу; сводку, заключение, отзыв и другие.

Докладные, служебные записки, справки
информационного и информационно-аналитического характера часто называют
«внутренней перепиской», поскольку эти документы в деятельности организаций
используются для обмена информацией между структурными подразделениями и
руководителями разных уровней.

Докладная записка – документ,
адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и
предложениями составителя. Следовательно, докладная записка – внутренний
документ, представляемый руководителю (это может быть руководитель
подразделения, заместитель руководителя организации или руководитель
организации), то есть направляемый на более высокий уровень. Как вид документа
докладная записка входит в систему информационно-справочной документации. (ПРИЛОЖЕНИЕ
В)

Автором докладной записки (лицом,
подписывающим докладную записку) может быть:

—                  
работник структурного подразделения, если
докладная записка составляется на имя руководителя структурного подразделения;

—                  
руководитель структурного подразделения
(например, отдела), если докладная записка составляется на имя руководителя
структурного подразделения, в состав которого входит отдел (например,
департамента, управления);

—                  
руководитель самостоятельного структурного
подразделения, если адресатом докладной записки является заместитель
руководителя или руководитель организации;

—                  
заместитель руководителя организации по
направлению, если докладная представляется на имя руководителя организации.

Можно сказать, что с помощью
докладных записок в организации реализуются информационные взаимосвязи по
вертикали. Докладные записки, с одной стороны, выполняют информационную функцию
(с помощью этих документов передается управленческая информация), с другой
стороны, эти документы часто выступают в роли документов, инициирующих
благодаря изложенной в них информации выработку и принятие управленческих
решений.

Таким образом, организационные
документы определяют правовой статус и стратегические направления деятельности
организации и ее структурных подразделений. К ним относятся: правила, уставы,
штатные расписания, инструкции, положения.

Распорядительные документы оформляют
управленческие решения и поручения коллегиальных органов и должностных лиц. К
ним относятся: решения, постановления, приказы, указы.

Информационно-справочные документы
используют при принятии управленческих решений. К ним относятся: входящая корреспонденция
(телеграммы, письма и пр.), объяснительные, служебные и докладные записки,
акты, договоры, обзоры, заключения, справки.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По ходу проведенного изучения по
данной теме были сделаны следующие выводы: составление, оформление документов и
организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно –
методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого,
имеющего дело с документами.

Официальные служебные документы
создаются, как правило, на бланках или чистых листах бумаги с использованием
реквизитов бланков. Последний вариант используется для оформления внутренних
документов, которые не выходят за пределы организации, например внутренней
докладной записки или заявления.

Независимо от способа изготовления, бланки
документов конкретной организации должны разрабатываться с учетом требований
государственного стандарта не только к составу, но и порядку расположения
реквизитов. Варианты расположения реквизитов установлены Правилами
делопроизводства для бланков федеральных органов исполнительной власти.

Каждый вид документа (приказ, письмо,
акт и другие) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и
оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными
Госстандартом России. Состав реквизитов бланка конкретного вида документа
аналогичен составу реквизитов общего бланка, но содержит указание на вид
документа. Такой бланк целесообразно применять в организациях, которые издают
значительное количество данных видов документов.

Организационно-правовые документы
определяют правовой статус и стратегические направления деятельности
организации и ее структурных подразделений.

Распорядительные документы – это
документы, в которых фиксируются решения административных и организационных
вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют
деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных
перед ним задач.

Справочно-информационные документы
содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о
состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные
документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих
решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а
иногда и организационных документов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ
ИСТОЧНИКОВ

1)               
Конституция Российской Федерации (принята
всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ
о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от
05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 01.07.2020 № 11-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ. –
01.07.2020. – № 31. – ст. 4398.

2)               
Приказ МВД РФ от 20 июня 2012 г. N 615 «Об
утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации»
(в ред. приказов МВД России от 28.05.2013 N 296, от 28.12.2016 N 915, от
25.05.2017 N 314).

3)               
Приказ МВД РФ от 1 марта 1999 г. N 150 об
организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в
центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России.

4)               
Об информации, информационных технологиях
и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от
18.12.2018) // Российская газета, № 165, 29.07.2006. – В данном виде документ
опубликован не был.

5)               
О государственной тайне: Закон РФ от
21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 29.07.2018) // Российская газета, № 182,
21.09.1993. – В данном виде документ опубликован не был.

6)               
Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О
государственном языке Российской Федерации» определяют возможность использования
двуязычных бланков документов. ‒В данном виде документ опубликован не был.

7)               
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт
Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов, изменение N 1, утвержденное Приказом Росстандарта от
14.05.2018 N 244-ст, введено в действие также с 1 июля 2018 года.

               
ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт
Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов. В связи с изданием
Приказа Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (ред. от 25.05.2017).

9)               
Абрамова Н. А. Юридическое делопроизводство.
Учебное пособие для бакалавров. М.: Проспект, 2019. 224 с.

10)          
Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы
делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2019. 148 с.

11)          
Басаков, М.Н. Документационное обеспечение
управления (с основами архивоведения) : учеб. пособие для СПО и НПО / М. И.
Басаков. — М. : Кнорус, 2017. — 216 с.

12)          
Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В.
Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА, 2019. 368 с.

13)          
Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л.
В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). М.: Инфра-М,
2019. 304 с.

14)          
Волкова Е.А. Делопроизводство [Электронный
ресурс]: практическое пособие для студентов-бакалавров, обучающихся по
направлению подготовки «Юриспруденция»/ Волкова Е.А.— Электрон. текстовые
данные.— Краснодар, Саратов: Южный институт менеджмента, Ай Пи Эр Медиа, 2017.—
41 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/62609.html.— ЭБС «IPRbooks».

15)          
Зеленцов А.Б., Ястребов О.А. Судебное
административное право: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности
«Юриспруденция». М.: Статут, 2017. 768 с.

16)          
Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы
делопроизводства. Учебник и практикум / отв. ред. Шувалова Н.Н. М.: Юрайт.
2018. 376 с.

17)          
Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс
делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.:
Инфра-М, 2018. 256 с.

18)          
Книжникова А. Н. Делопроизводство и режим
секретности. М.: Юстиция, 2019. 168 с.

19)          
Корнеева А. П., Амелина А. М.,
Загребельный А. П. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и
технология работы. М.: Проспект, 2019. 480 с.

20)          
Кузнецов, И.Н. Делопроизводство:
Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. М.: Дашков и К, 2018. 520 c.

21)          
Кузнецов, И.Н. Документационное
обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум
/ И.Н. Кузнецов. Люберцы: Юрайт, 2019. 477 c.

22)          
Светлаков А. Г. Делопроизводство и режим
секретности . Учебное пособие. ИПЦ «ПрокростЪ».2018. 249 с.

23)          
Шувалова Н. Н., Иванова А. Ю. Основы
делопроизводства. Язык служебного документа. Учебник. М.: Юрайт, 2018. 376 с.

24)          
Чурилов, А. Ю. Юридическое
делопроизводство : учебное пособие для среднего профессионального образования /
А. Ю. Чурилов. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2020. —
202 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-13937-2. — Текст :
электронный // ЭБС Юрайт [сайт].

25)          
Ястребов О.А. Судебное административное
право: Учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности ‒
Юриспруденция, Статут, 2017. 768 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(справочное)

Образец расположения
реквизитов на организационных документах

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(справочное)

Образец расположения
реквизитов на распорядительных документах

 

ПРИЛОЖЕНИЕ  В

 (справочное)

Образец
расположения реквизитов на информационно-справочных документах