Реквизиты содержательной части документа реферат

Реферат: Реквизиты документа, их значение и оформление

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ СЕРВИСА

Кафедра Финансы и БД

Контрольная работа

По дисциплине: «Основы документального обеспечения управления»

На тему:

«Реквизиты документа, их значение и оформление»

Выполнила:

студентка группы ФЗ-11

Сальникова А.В.

Проверил:

Уфа – 2004

СОДЕРЖАНИЕ

Введение. 3

Реквизиты документа. 4

Обязательные реквизиты, заголовочная часть. 5

Требования к бланкам документов. 10

Требования к оформлению реквизитов документа. 12

Заключение. 17

Список литературы… 18

Введение

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появляется термин первоначально в устной речи (предположитель­но в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела — «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорён­ность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употреб­ляется слово дело как «собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу». Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксиро­вано в документах в 1584 г.

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum — доказатель­ство, свидетельство.

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляробразец».

Реквизиты документа

В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие:

01- государственный герб РФ;

02- герб субъекта РФ;

03- эмблема организации или товарный знак;

04- код организации;

05- код формы документа;

06- наименование организации;

07- справочные данные об организации;

08- наименование вида документа;

09- дата документа;

10- распространенный номер документа;

11- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12- место составления или издания документа;

13- гриф ограничения доступа к документу;

14- адресат;

15- гриф утверждения документа;

16- резолюция;

17- заголовок к тексту;

18- отметка о контроле;

19- текст документа;

20- отметка о наличии приложения;

21- подпись;

22- гриф согласия документа;

23- виды согласования документа;

24- печать;

25- отметка о заверении копии;

26- отметка об исполнители;

27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28- отметка о поступлении документа в организацию;

29- отметка для автоматического поиска документа.

Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.

При оформлении документов следует использовать следующие реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

Обязательные реквизиты, заголовочная часть

I группа

«Реквизиты названия документов»

В нее входят реквизиты: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.

Реквизит № 1 «Государственный герб»

Написание – ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов государственной власти, других государственных органов, министерств, ведомостей, а также предприятий, организаций в предусмотренных законодательством случаях. Круг подведомственных учреждений, которые могут носить государственный герб на бланки своих документов, определяет каждое министерство (ведомство).

Расположение на документе – в верхнем левом углу. Употребляется для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается.

Реквизит № 2 «Эмблема организации или предприятия»

Написание – символичное, графическое изображение, которое открывает, направление деятельности фирмы, предприятия. Знак облегчает поиск документа, но не заменяет наименование организации.

Расположение – в верхнем поле документа правее от первого реквизита.

Реквизит № 3 «Изображение наград»

Написание – применяется вместо внесения названий орденов в наименование учреждения. Улучшает вид документа. Уменьшает объем заголовка.

Расположение – в верхнем, левом поле документа правее от второго реквизита.

Реквизит № 4 «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО»

Расположение – в верхнем правом углу.

Реквизит № 5 «Код формы документа по УКУД»

Расположение – на второй строке под четвертым реквизитом.

Написание – четвертый и пятый реквизиты указываются в случае необходимости согласно с соответствующими классификаторами.

Реквизит № 6 «Название министерства или ведомства»

Написание – отмечается наименование министерства или ведомства (высшей организации, или основателя).

Расположение – в верхней части документа, под третьим реквизитом.

Реквизит № 7 «Название учреждения»

Написание – полное название учреждения, организации или предприятия – автора документа.

Расположение – в верхней части документа под шестым реквизитом.

Реквизит № 8 «Названия структурного подразделения»

Написание – пишется этот реквизит, если есть необходимость. Полное название структурного подразделения (шестой, седьмой, восьмой реквизиты пишутся в именительном падеже).

Расположение – пишется под седьмым реквизитом.

Реквизит № 9 «Адрес отправителя»

Написание – пишется индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер телефона, факса, номер счета в банке. Порядок и форма записей ведомостей про почтовый и телеграфный адреса организаций должны соответствовать почтовым правилам. Этот реквизит размещается только на бланках для писем.

Расположение – под восьмым реквизитом.

Реквизит № 10 «Название вида документа»

Написание – определяется как наименование совокупности документов, которые выполняют однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) – это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют ускоренному изучению документа. Название вида деловой бумаги (отсутствует только на служебных письмах) дает первое представление про его назначение, поскольку определенные управленческие решения должны оформляться соответствующими видами документов.

Расположение – в верхней части формуляра документа, под девятым реквизитом, на шестой строке.

Реквизит № 15 «Гриф секретности»

Написание – проставляется для засекречивания документов. Документ с грифом секретности – с ограниченным доступом, предназначен для определенных особ.

Расположение – в верхней правой части документа, на третьей строке под пятым реквизитом.

II группа

«Реквизиты датирования и индексации документов»

В нее входят реквизиты: 11, 12, 13, 14.

Реквизит № 11 «Дата»

Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков.

Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и направление его в дело).

Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее.

Реквизит № 12 «Индекс документа» (Исходящий номер)

Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.

Расположение – в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита.

Реквизит № 13 «Ссылка на документ»

Написание – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа.

Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.

Реквизит № 14 «Место составления или издания документа»

Написание – включает в себя название населенного пункта, где издается документ.

Расположение – проставляется правее от тринадцатого реквизита.

III группа

«Реквизиты оформления текста»

В нее входят реквизиты: 16, 19, 21.

Реквизит № 16 «Адресат» (кому предназначен документ)

Написание – документы могут быть адресованы учреждению, его структурным подразделениям, или конкретной служебной особе, их наименования пишутся в именительном падеже.

Расположение – на девятой строке документа, по середине.

Реквизит № 19 «Заглавие к тексту» (приказ)

Написание – неотъемлемая часть текста документа, независимо от его вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста. Заглавие должно быть лаконичным и точным. Печатается заглавие маленькими буквами через один межстрочный интервал. В конце заглавия точка не ставиться.

Расположение – пишется на девятой строчке в левой стороне.

Реквизит № 21 «Текст документа»

Написание – главный реквизит документа ради которого создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения. Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной информации.

Расположение – посередине документа, на десятой строке, под реквизитом номер шестнадцать.

Требования к бланкам документов

Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.

Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяет экономить до 20% площади места бумаги. Формуляр, предусматривает именно такое расположение.

Продольный вариант используется организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках – национальном и русском ( реквизиты 06,07,12).

Бланки документов должны иметь поля (мм): 20-35-левое; 10-правое; 20-верхнее; 10-нижние.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники.

Сплошными линиями обозначаются фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром – переменный. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Реквизиты 01,02,03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается раполагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06,07,08,12 ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

— центрованным ( начало и конец каждой строки реквизита равно удалены

от границ зоны расположения реквизитов;

— флаговым ( каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны

расположения реквизитов).

Для организаций, ее структурного подразделения должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк, в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов кроме писем.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,04,06,07 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09,10,11,12,14,15,16,17,18,19.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица практикуют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,05,06,08,12, ограничительные отметки для границ зон расположенных реквизитов 09,10,11,12,17,18.

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки.

Допускается печатание документов с исправлением обратной стороны листа.

Требования к оформлению реквизитов документа

Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с постановлением о Государственном гербе РФ.

Греб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ.

Код организации проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

Код форму документа проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное название вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющие организацию.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

Наименование вида документа составленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно заполнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, составленный двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемый через косую линию в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа на который дается ответ.

Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам.

Оформление реквизитов, размещенных на рабочем поле документа.

Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ указывают в дательном падеже.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

Резолюцию рекомендуется наносить с некоторым наклоном, пастой, отличающейся по цвету от основного текста документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на следующие вопросы: о чем, о ком и др.

К тексту документов оформленных на бланках А5 заголовок можно не составлять.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

— в федеральные органы государственной власти, органы государственной

власти субъектов РФ;

— на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в

ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других

субъектов РФ.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из 2-х частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

В тексте документа подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

Наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, при этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи и дата согласования.

Согласование документа оформляют визой которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, а при необходимости – должность визирующего.

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа. Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют:

— завершительную надпись «верно»;

— должность лица, заверившего копию;

— личную подпись;

— расшифровку подписи;

— дату заверения.

Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

Заключение

В заключении хотелось бы сказать, что документ представляет собой систему. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специ­альном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информа­ции, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обес­печивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во вре­мени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприя­тия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация явля­ется основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой дея­тельности документ выступает и как предмет труда, и как результат тру­да, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Список литературы

1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2003.

2. Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. М., 2000.

3. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом «Герда», 2001

4. Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 1999

5. Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело,1999

6. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Целевая установка: ознакомить
студентов с основными требованиями,
предъявляемыми к оформлению реквизитов
содержательной части документа;
охарактеризовать структурные и
лингвистические особенности текста
документа, формы его унификации и
стандартизации.

После изучения данной темы слушатели
смогут:

• иметь
  представление о языковых и структурных
  особенностях текстов управленческих
  документов;

• знать и
  уметь использовать в практической
  деятельности способы рубрикации текста
  документа;

• выявить
  языковые, логические, композиционные
  ошибки в тексте конкретного документа
  и при необходимости отредактировать
  его;

• самостоятельно
  составить текст документа различного
  содержания;

• оформить
  реквизиты «Заголовок к тексту» и
  «Отметка о наличии приложения» в
  соответствии с нормативными документами.

Опорный конспект лекции

19.1.
Состав реквизитов содержательной части
документа. Требования к тексту
управленческого документа.

19.2.
Рубрикация текста документа. Абзацное
членение текста.

19.3. Унификация и стандартизация текстов
управленческих документов.

19.4. Заголовок
и приложение как элементы содержательной
части служебного документа,
их назначение и оформление.

19.1. Состав реквизитов содержательной части документа. Требования к тексту управленческого документа

Элементами содержательной
части управленческого документа являются
текст, заголовок к тексту, отметка о
наличии приложения (1).

Текст документа — это выраженное с
помощью языковых средств содержание
управленческих документов.

Реквизит 20 «Текст документа»—
главный реквизит документа. Все остальные
реквизиты служат оформлению документа,
указывают на этапы его прохождения и
т.п. Поэтому составление текста — наиболее
важная и трудоёмкая работа. При создании
управленческих документов следуетпридерживаться требований,
предъявляемых к текстам официально-делового
стиля.

К таким требованиям относятся:

1. целесообразность,
   уместность языковых средств,

2. нейтральный
   тон изложения,

3. императивность,

4. точность,
   ясность,

5. полнота
   информации,

6. краткость,

7. достоверность,

8. логичность,

9. актуальность
   (2).

1)
Приступая к составлению документа,
прежде всего, следует решить вопрос о
его целесообразности.

Всегда целесообразно и
необходимо составлять документы в тех
случаях, когда они охраняют интересы
государства и народа, помогают правильно
организовать работу, содержат сведения,
имеющие научное и практическое значение,
содержат отчеты о деятельности
государства, отдельных учреждений,
организаций, предприятий и др.

Целесообразность может
проявляться и на языковом уровне. В
таком случае принято говорить об
уместности языковых
средств, используемых
в тексте документа.

Например, при выборе вариантов
типа «оказать помощь
— помочь», «принять участие — участвовать»
приоритет отдается первым формам,
поскольку этого требуют традиции
официально-делового стиля.

2) Участниками
письменного делового общения являются
преимущественно юридические лица –
организации, учреждения, предприятия
и действующие от их имени руководители
и другие должностные лица. Управленческая
информация является официальной по
своему характеру, что свидетельствует
о деловой основе взаимоотношений между
автором и адресатом документа, подчеркивает
их неличный характер, наличие определенной
дистанции между ними.

Нейтральный тон изложения
— это норма делового общения. По этой
причине личный, субъективный момент в
текстах документов должен быть сведен
к минимуму. Для официального документа
характернанадындивидуальность
— принципиальное отсутствие в
тексте каких-либо указаний на личность
составителя документа.

3) Императивность
(волюнтативность). Особенность
делового стиля состоит также в том, что
какой бы способ изложения ни использовался,
речь должна иметь долженствующе-предписывающий
или констатирующе-предписывающий
характер. Если используется описательный
способ изложения, то это описание с
целью констатации фактов, событий,
явлений. В текстах повествовательного
характера глаголы, используемые в форме
настоящего или прошедшего времени,
также имеют подтекст долженствования
или обязательности действия. Например:Комбинат принимает на себя
обязательства…; Комитет … считает
необходимым …;Комиссия установила,
что… .

Волюнтативность в текстах выражается
семантически (подбором слов) и
грамматически. Так, в текстах всех
распорядительных документов, а также
в некоторых служебных письмах, в
заявлении, докладной и служебной записках
и др. используются глаголы в форме 1-го
лица настоящего времени приказываю,
обязываю, предлагаю, прошуи пр.,
модальные формынадлежит, необходимо,
следует, предлагается и т.п. в значении
долженствования, предписания.

4) Точность, ясность
изложения в
официально-деловом стиле играют особенно
важную роль, так как текст служебного
документа всегда требует однозначности
высказывания и невозможности его
инотолкования.Формулировки должны
быть безупречными в юридическом
отношении. Это обеспечивается четкостью
его композиционной структуры,
продуманностью и точностью формулировок,
исключением заимствований, еще не
принятых языком.

Точность текста
документа достигается
употреблением определенных языковых
средств. К ним относятся:

• отраслевая
  или корпоративная терминология,
  отражающая содержание той предметной
  области, которой посвящен документ, а
  также специальные слова и выражения,
  сложившиеся в сфере административного
  управления: договор,
  кадры, персонал, аттестация, аппарат,
  управление и т.п.;

• специальные
  названия людей по признаку, обусловленному
  каким-либо действием или отношением,
  должностью или званием: свидетель,
  наниматель, истец, ответчик, арендатор,
  заказчик, посетитель, опекун и
  др.;

• языковые
  клише, позволяющие максимально
  стандартизировать служебный документ;

• особые приемы уточнений,
  дополнений (например, в автобиографии,
  расписке, доверенности — Я,
  Иванов Николай Романович,…;
  или мой отец, Иванов
  Роман Петрович, … .);

• ссылки на другие документы
  и многое др. (3)

Стремление к точности порождает появление
в тексте документов плеонастических
оборотов (плеоназм — избыточное по
значению словосочетание), которых
следует избегать, например: «в марте
месяце», «сообщить информацию», «свободная
вакансия» и др.

5)
Существенной характеристикой
документированной информации является
еёполнота,которую обычно определяют как оптимальное
соотношение между необходимой и
полученной информацией.

Полнота информации предполагает, что
текст документа должен содержать все
данные, необходимые для адекватного
восприятия содержания текста и принятия
обоснованного управленческого решения.
Недостаточность информации может
вызвать необходимость в запросе
дополнительных сведений, порождая тем
самым неоправданную переписку.

Глубина изложения вопроса зависит от
целей документа. Так, в информационном
письме достаточно только изложить факты
или события, а в письме-просьбе необходимо
точно и исчерпывающе обосновать причину
и предмет просьбы.

6) Краткость (лаконичность).Требование краткости текста документа
непосредственно связано с уменьшением
физического объема текста и, соответственно,
сокращением времени на обработку
документной информации и ее восприятие.

Краткость достигается
посредством:

• точного
  формулирования темы (предмета) текста
  документа;

• отбора
  необходимой и достаточной информации;

• отбора
  языковых единиц, каждая из которых
  должна нести смысловую нагрузку;

• исключения
  речевой избыточности (лишних слов и
  целых фрагментов текста, не несущих
  необходимой информации, неоправданные
  повторов и ненужных подробностей,
  детализации, затрудняющих восприятие
  основной мысли текста);

• использования
  общепринятых или специальных сокращений
  слов и словосочетаний (4).

Требование краткости
нарушается также в случае, когда текст
загромождается словами, лишенными
смысловой нагрузки.

В текстах документов не
следует использовать плеоназмы —
смысловые повторы, возникающие при
употреблении слов, частично или полностью
совпадающие по значению, например: в
марте месяце, совместное сотрудничество,
свободная вакансия
и др. (5).

Требование краткости распространяется
не только на текст документа, но на весь
документ в целом. Например, не следует
повторять в подписи документа наименование
организации, если документ исполнен на
бланке; включать в текст документа
ссылку на номер и дату входящего
документа, если эта ссылка использована
как реквизит.

6)
С полнотой связана достоверность

информации. Это требование означает,
что деловое сообщение должно отражать
фактическое состояние дел, давать
непредвзятую, бесстрастную оценку
событий.

Достоверность
зависит от источника информации, прежде
всего от уровня его компетентности, от
субъективизма в процессе сбора, обработки,
оформления информации. Поскольку
документ создаётся человеком, постольку
содержащаяся в нём информация всегда
субъективна. Речь в данном случае идёт
не о каких-либо конкретных событиях,
фактах, явлениях, содержащихся в
документе, а, прежде всего, об их отборе,
компоновке, анализе, интерпретации.
Каждому конкретному документу присуща
своя, большая или меньшая, степень
субъективности.

Достоверность
информации проявляется в тексте
документов в виде ссылок на другие
документы; в точном указании лица,
которому предписано исполнение поручения,
времени исполнения, в приведении
конкретных фактов, цифр и мн. др.

Проблема достоверности
информации нередко бывает связана с
преднамеренным её искажением –
дезинформацией
(фальсификацией). Она
может выражаться в предоставлении
заведомо ложных либо неполных сведений,
в сознательно искажённой интерпретации
каких-либо фактов.

7) Логичность для
многих документов выражается, прежде
всего, в построении всего текста, в
порядке следования его частей:

1. преамбулы,

2. основной части;

3. заключения.

В преамбуле излагаются
цели, задачи, причины составления
документа или дается ссылка на какой-либо
другой документ.Преамбула не должна
превышать 1/3 текста всего документа.
Основная часть содержит выводы,
предложения, просьбы, рекомендации,
распоряжения.

Если поводом для создания документа
послужил другой документ, то во
вступительной части делается ссылка
на этот документ. При этом используются
слова: во исполнение— если
вышестоящий орган прямо предписывает
выполнение определенного действия;согласно, в связи, в соответствии
— при отсутствии прямого предписания.

В последние десятилетия для облегчения
восприятия текста и логического выделения
сути документа рекомендуется начинать
(по возможности) с основной части, а
причину указывать во второй. Например:
Просим выделить дополнительные
ассигнования в сумме … с целью приобретения
компьютерной техники.

Некоторые документы могут состоять
только из одной основной части, например:
письма, заявления без мотивировки
просьбы: Прошу освободить меня от
занимаемой должности…, приказы по
личному составу:Уволить ЯКОВЛЕВА
Ивана Петровича ….

Требование логичности изложения
отражается и на языковом уровне: в обилии
сложноподчиненных предложений с союзами,
передающими логические отношения:
причины, следствия, условия и др.
Логический принцип действует также на
уровне предложений и словосочетаний.
Обычным для текста документа является
прямой порядок слов: подлежащее
предшествует сказуемому, определение
— определяемому слову.

Однако этот порядок изменяется в том
случае, когда необходимо выделить
главное по смыслу слово. Так, например,
предложение может начинаться с глагола:
назначить, уволить, повыситьи
др., что чаще всего используется в
приказах по личному составу. В
распорядительной части приказов,
распоряжений, постановлений главная
часть может строиться по схеме:кому,
что сделать, к какому сроку (подчеркивается
субъект исполнения), или:что сделать,
кому, к какому сроку(подчеркивается
действие).

Использование вводных слов
в тексте документа ограничено и подчинено
цели логического скрепления: следовательно,
таким образом, сверх того, с одной
стороны, с другой стороны и
т.п.

Эффективность управленческой деятельности
только тогда достаточно высока, когда
в документе используется информация
новая, необходимая для решения данного
вопроса, а вся известная адресату
информация отсутствует. Только получая
актуальную информацию, орган управления
может принимать оптимальные управленческие
решения. Поэтому одним из требований,
предъявляемых к документу, является
актуальность информации,
которая обеспечивается как самим
содержанием документа, так и своевременностью
его передачи, получения, обработки,
доведения до заинтересованных
подразделений и должностных лиц.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Содержание:

Введение……………………………………………………………………..3

1.                     Характеристика реквизитов заголовочной части документов…..7

2.                     Составьте заявления:

— о предоставлении академического отпуска с указанием причины и периода отпуска;

— о необходимости переноса сроков экзаменационной сессии в связи с болезнью;

— о внесении изменений в личное дело в связи со сменой фамилии;

— об увольнении с работы с указанием причины;

— о выдаче дубликата студенческого билета в связи с его утерей.

Список литературы …………………………………………………………

Введение.

При оформлении организационно-распорядительных докумен­тов (приказов, протоколов, актов и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подпи­санием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утвержде­ния, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридичес­кую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчерк­нуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

ГОСТ Р 6.30—97 устанавливает следующий состав реквизитов ОРД:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак

(знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование организации;

07 — справочные данные об организации;

08 — наименование вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 — место составления или издания документа;

13 — гриф ограничения доступа к документу;

14 — адресат;

15 — гриф утверждения документа;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии приложения;

21 — подпись;

22 — гриф согласования документа;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

25 — отметка о заверении копии;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и направлении

его в дело;

28 — отметка о поступлении документа в организацию;

29 — идентификатор электронной копии документа.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсо­лютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в доку­менте лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.

Другие реквизиты обязательны для отдельных видов доку­ментов. Например, для писем необходимы: справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для прика­зов: наименование вида документа и место его издания.

Однако многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются полностью или частично (например: дата доку­мента, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

При оформлении документов реквизиты группируются в преде­лах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Заголовочная часть — это начало документа, где содер­жатся сведения об организации (авторе документа) и первич­ные данные о самом документе (реквизиты 01—16).

Содержательная часть — главная часть документа, рас­крывающая его смысл и назначение (реквизиты 17—20).

Оформляющая часть — совокупность реквизитов, подтвер­ждающих подлинность документа и достоверность содержащих­ся в нем сведений (реквизиты 21—24). В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроиз­водственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25—29).

Главной частью документа, безусловно, является содержа­тельная, т.е. текст или таблица, анкета, отражающие смысл и цель документа, ради которых он был составлен. Однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частя­ми, благодаря которым документ приобретает юридическую силу. Подготовка любого документа, таким образом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составле­ние текста (работа над содержательной частью) и оформле­ние документа — придание документу юридической силы.

Изучение практики работы современных организаций показы­вает, что далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причи­ной этого, как правило, является отсутствие или неверное офор­мление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех предусмотренных ГОСТ Р 6.30—97 надписей на организационно-распорядительных доку­ментах, а также способы расположения реквизитов ОРД и раз­меры отведенных для них полей (см. схемы 1 и 2).

Реквизиты документов наносятся, как правило, на лицевую сторону листа бумаги (одностороннее оформление), хотя ГОСТ Р 6.30—97 допускает печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Двустороннее оформление докумен­тов удобно при составлении документов с краткими (до 10 лет) сроками хранения. Документы, подлежащие длительному, мно­голетнему хранению лучше оформлять с одной стороны листа, обеспечивая тем самым большую степень сохранности бумаж­ного носителя информации.

1.                    
Характеристика реквизитов заголовочной части документов.

Реквизит «Герб»

Использование на бланках документов Государственного гер­ба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Фе­дерации регламентируется соответственно Положением о Го­сударственном гербе РФ и нормативными актами субъектов РФ. Изображение герба располагается на верхнем поле доку­мента центрованно относительно наименования организации, например:

допускается размещать изображение герба на части пло­щади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», например:

На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается.

Реквизит «Эмблема»

Бланк документа может иметь изображение эмблемы орга­низации, т.е. зарегистрированного в установленном порядке в Государственном патентном ведомстве РФ товарного знака (зна­ка обслуживания) организации^.

Товарный знак и знак обслуживания — это обозначения, спо­собные отличать соответственно товары и услуги одних юриди­ческих или физических лиц от однородных товаров и услуг дру­гих юридических или физических лиц.

Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистра­ции. Право на товарный знак охраняется законом.

Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юриди­ческого лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство.

Владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также зап­рещать его использование другими лицами.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Эмблема располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.

Допускается располагать изображение эмблемы на части пло­щади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле документа на уровне реквизита «Наиме­нование организации».

При наличии на бланке герба эмблема не воспроизводится.

Реквизиты «Код организации» и «Код формы доку­мента»

Коды, проставляемые на документах, являются элементами электронной идентификации и служат для ускорения пере­дачи документированной информации но каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных.

Код организации проставляется но Общероссийскому клас­сификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Этот код может быть заранее проставлен на документе, например, при изготовлении бланка этого документа типографским способом.

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификатор управленческой документа­ции (класс 0200000).

Реквизит «Наименование организации»

Наименование организации указывается в документах в пол­ном соответствии с наименованием, закрепленным в учреди­тельных документах, включая сокращенное наименование и наи­менование на иностранном языке.

При наличии сокращенного наименования организации сна­чала указывается полное наименование, а затем, ниже, сокра­щенное (в скобках или без них), например:

При наличии наименования организации на иностранном язы­ке разрабатывается двуязычный бланк, например:

Двуязычные бланки, на русском и национальном языках, при­няты для организаций — субъектов Российской Федерации.

При наличии у предприятия, учреждения вышестоящей орга­низации ее наименование, полное или сокращенное, указыва­ют выше наименования предприятия, например:

Реквизит «Справочные данные об организации»

Этот реквизит используется только при переписке и не про­ставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефон­ной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утверж­денных Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 1997 г. № 1239.

В почтовых адресах не должно быть сокращенных названий, условных букв, цифр или каких-либо знаков. При этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата:

наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физи­ческих лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), рес­публики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отпра­вителя, например:

ЗАО «Информационные технологии»

пр. Мира, 181, Москва, 112281

Для оперативной связи используются номера телефона, те­лефакса, телетайпа, телекса, электронной почты, например:

ЗАО «Информационные технологии»

пр. Мира, 181, Москва, 112281

Тел. 183-15-01, факс 183-18-36

E-mail:cooper@sityline.ru

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по воп­росам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах:

ЗАО «Информационные технологии»

пр. Мира, 181, Москва, 112281

Тел. 183-15-01, факс 183-18-36

E-mail:cooper@sityline.ru

р/с 40705360438080100248 в Нагорном ОСБ 8171/0602

в МБ АК СБ РФ г. Москва БИК 048528342

кор/сч 30109510600000000342

Реквизит «Наименование вида документа»

Наименование вида документа (приказ, акт, справка, долж­ностная инструкция и т.д.) указывается на всех служебных до­кументах, кроме писем. Наименование вида документа пишет­ся после наименования организации прописными буквами в со­ответствии с наименованиями видов документов, предусмот­ренными УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

Наименования всех видов используемых документов целесообразно перечислить в Табеле форм документов, применяемых в организации, сгруппировав их по управленческим функциям. Разработка Табеля способствует упорядочению процесса документирования управленческой деятельности и позволяет исключить применение в организации видов документов, не соответ­ствующих ее организационно-правовой форме или направление ям деятельности.

 Реквизит «Дата документа»

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в од­ной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число.

День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя циф­рами, например:

28.08.2003 или 2003.08.28

Для обозначения дней месяца и месяцев всегда используют­ся именно пары цифр, а не одна цифра, т.е. для чисел месяца с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется 0, например: 01.09.2003

После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка за исключением случая, когда заканчивается предложение, т.к. в конце предложения всегда ставится точка, допускается словесно-цифровой способ оформления даты, тогда после цифр, обозначающих год, обязательно станови­тся буква «г» с точкой или слово «год», например:

15 марта 2003 г. 28 декабря 2003 года

При словесно-цифровом способе изображения дат необяза­тельно добавление 0 для чисел с 1 по 9, например:

8 декабря 2003 г.

При датировании служебных документов не допускается упот­ребление римских цифр.

Во многих современных организациях можно наблюдать рас­пространенную ошибку при датировании документов: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при его изготовлении. Однако, согласно Методическим рекомендациям ВНИИДАД, дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. Вместе с тем следует отметить, что в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, ак­тах и др.), дата печатается на документах при их оформлении.

Реквизит «Регистрационный номер документа»

Регистрационный номер присваивается каждому исходяще­му, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от кон­кретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например: при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел.

Документы, подготовленные совместно несколькими орга­низациями, имеют сложные номера, состоящие из регистраци­онных номеров каждой из этих организаций, проставленных че­рез косую черту.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Реквизит проставляется только на ответных исходящих пись­мах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:

На № 301/07-15 от 21.04.2003

Реквизит «Место составления или издания документа»

В каждом документе должно быть указано место его состав­ления или издания, т.е. название местности, территории, где был создан документ.

В служебных письмах эта информация содержится в спра­вочных данных об организации, в других документах — может входить в реквизит «Наименование организации», например:

Московское научно-производственное объединение «Маяк» Рязанский приборный завод

В других случаях место составления или издания специаль­но указывают в документах с учетом административно-терри­ториального деления, например:

Москва

г. Подольск Московской обл.

пос. Строитель Мытищинского р-на Московской обл.

Административно-территориальное деление страны, т.е. наи­менование областей, краев, районов, необходимо учитывать.

Не допускается адресование типа: «Предприятию «Контакт» или «В фирму «Маяк».

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

АОЗТ «Стройдеталь» Главному специалисту А. С. Смирнову

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору завода

«Эталон»

И.Н. Иванову

Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации или руководителей структурных подразделений.

При отправке документа в разные организации реквизит «Ад­ресат» не должен содержать более 4 адресов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки, и на каждом документе указы­вается только один адресат.

Директору предприятия

«Янтарь»

О.И. Петрову

ул. Мира, д. 7,

г. Пермь, 413425

Адрес обязательно проставляется на документах, направля­емых частному лицу, например:

А.Ю. Красовой

ул. Бойцовая, д. 5, кв. 3,

г. Химки Московской обл.,

148012

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адре­сат» по отношению к самой длинной строке, например:

Генеральному директору

ЗАО «Контакт» Д. И. Преображенскому

Ректору

Московского университета

экономики и права

проф. Аникину С.А.

При адресовании служебных документов неизбежно встает вопрос о том, как обратиться к получателю письма: товарищ или господин? Как отмечается в Методических рекомендациях, обращаясь к руководителю государственной организации уместно использовать обращение по имени-отчеству, при обращении к руководителю коммерческой организации – господин.

В связи с возможным повторением наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах, например:

_Г. Красногорск Московской обл.

г. Красногорск Челябинской обл.

г. Красногорск Сахалинской обл.

г. Красногорск Алтайского кр.

Необходимо указывать полный адрес с названием области или края.

Если место нахождения организации и место составления документа не совпадают, то указывается место составления документа.

Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу»

Реквизит указывается, если документ содержит сведения ог­раниченного распространения. На первом листе такого доку­мента в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф (например: секретно, конфиденциально и др.) в зависимо­сти от того, государственная или коммерческая тайна содер­жится в данном документе.

Гриф ограничения доступа к документу обычно сопровожда­ется указанием номера экземпляра документа, например:

Конфиденциально экз. 1

Реквизит «Адресат»

Документы адресуются организациям, их структурным под­разделениям или конкретному должностному лицу. Наименова­ние организации и ее структурного подразделения указывают в именительной падеже, например:

Муниципальное предприятие «Контакт»

Выбирая форму адресования документа (в организацию или должностному лицу), следует учитывать, что обращение к конкретному должностному лицу способствует ускорению движение документов в организации-получателе при их обработке.

Реквизит «Гриф утверждения документа»

Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. Принято ставить гриф утверждения на следующих управленческих документах:

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических соору­жений, капитальное строительство; на проведение научно-ис­следовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

Инструкции (правила) — (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

Перечни (должностей работников с ненормированным ра­бочим днем; предприятий, на которые распространяются опре­деленные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. органи­заций с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедре­ния новой, техники; кооперированных поставок продукции;

Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.).

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.)

Расценки на производство работ.

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зда­ний, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых из­делий; на капитальное строительство и т.д.).

Стандарты (государственные, отраслевые, республиканс­кие, технические условия).

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

Гриф утверждения в таких документах, как структура и штат­ная численность, штатное расписание, дополнительно удосто­веряется печатью.

Документы могут утверждаться руководителем организации, его заместителями, главными специалистами и другими долж­ностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия.

При утверждении документа должностным лицом гриф со­держит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, ут­верждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату, например:

УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «Маяк» Сидоров А.Б. Сидоров

12.07.2003

Дата в грифе утверждения проставляется от руки или час­тично заготавливается при печатании документа. В последнем случае от руки проставляется только число или число и месяц! например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор I ОАО «Электроника» Максимов К.П. Максимов 15 сентября 2003 г.

Документ может утверждаться посредством издания или составления другого документа. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖ­ДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего доку­мента в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом директора ОАО «Маяк»

от 20.01.2003 № 4

УТВЕРЖДЕН

Протоколом собрания

акционеров КБ

«Стройинвест»

от 12.05.2003 № 2

В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДЕНО

Решением общего собрания

трудового коллектива, протокол от 01.07.2003 № 1

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа на документе нескольких грифов утверждения располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне, например:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Зам. директора Начальник научного

завода «Металлист» центра «Прогресс»

И. С. Егоров Антонов П.Н. Антонов

12.01.2003 12.01.2003

Реквизит «Резолюция»

Указания по исполнению полученного документа фиксиру­ются в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резо­люция обязательно подписывается и датируется, например:

И.С. Корошелеву Подготовить проект ответа с обоснованием к 12.03.2000 Егоров 01.03.2003

Если исполнителей документа несколько, они все указыва­ются в резолюции. При этом один из исполнителей назначает­ся ответственным и указывается в списке первым (без пометки «ответственный»).

Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляют­ся на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги. При создании таких листков-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).

Список источников:

1.     Э.А.Бардаев, В.Б.Кравченко Документоведение: Учебник для студентов высших учебных заведений.

2.     Гваева И.В., Тепляков А.А. Делопроизводство: курс лекций.

3.     Делопроизводство в РФ. Сборник нормативных документов .

4.     Кавторева Я., Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение.

5.     Ларьков Н.С. Документоведение.

6.      http://www.nikitina-nv.ru/Ychebniematerialbl/dsaf/page55/index.html