Реквизиты показателя в документе являющиеся количественной характеристикой описываемого объекта это

Реквизит-основание

Cтраница 1

Реквизит-основание — часть показателя в документе, являющаяся количественной характеристикой описываемого объекта.
 [1]

Реквизит-основание — реквизит показателя в документе, являющийся количественной характеристикой описываемого объекта.
 [2]

Реквизит-основание — часть показателя в документе, являющаяся количественной характеристикой описываемого объекта.
 [3]

Любой реквизит-основание должен иметь числовой формат, но не каждый реквизит числового формата выражает основание. Если реквизит обозначает курс доллара ЦБ, понятно, что он выражает признак: в результате сложения курсов за два дня осмысленную величину получить не удастся.
 [4]

Показатель — составная единица информации, которая включает один реквизит-основание и один или несколько реквизитов-признаков.
 [5]

Это соответствует элементам документальных форм: вид документа, реквизит-признак и реквизит-основание.
 [6]

Произведение поиздельно-операшюнной нормы, приведенной в графе 10 формы 3, на реквизит-основание, указанный в графе 5 Используемые отходы.
 [7]

Напомним, что под / — м показателем обычно понимают / — и реквизит-основание с относящимися к нему реквизитами-признаками.
 [8]

Если значение основания показателя идентифицируется значениями реквизитов-признаков одной группы, то его основание заносится в качестве неключевого поля в запись главного файла данной группы. В противном случае реквизит-основание выносится в зависимый файл, соединяемый связями с главными файлами, соответствующими требуемым группам реквизитов-признаков. При этом возможна ситуация предварительного создания зависимого файла. На основе этого создается лишь первый вариант схемы логической структуры.
 [9]

Перечень возможных обобщенных реквизитов ( включающих группу однородных реквизитов) приведен в табл. 4.2. В зависимости от исходных данных перечень обобщенных реквизитов и их количество могут быть изменены. Каждый реквизит может иметь постоянную ( реквизит-признак) и переменную ( реквизит-основание) части и код для ЭВМ. Постояннная часть может наноситься типографским или машинописным способом.
 [10]

В рассматриваемом подходе применен алгоритм построения логической структуры на основе сведений о показателях из БДП. При этом показатель рассматривается как функция от реквизитов-признаков, имеющая своим значением реквизит-основание. Вначале выделяется полный набор реквизитов-признаков. Затем, используя методику кластерного анализа информационно-поисковых систем, выделяются группы совместно используемых реквизитов-признаков. Каждой такой группе ставится в соответствие главный файл, где реквизиты-признаки становятся полями записи. Далее вновь просматривается полный список показателей.
 [11]

В первой приведенной на иллюстрации таблице числовые поля отсутствуют, поэтому кажется, что у объектов отсутствуют и основания. Реквизит-основание задается самим табличным способом представления информации: каждый объект, определяемый одной записью таблицы, т.е. пересечением значений по некоторым родовым признакам, — это уже самостоятельная единица, существующая вполне самостоятельно от неидентичных объектов.
 [12]

Информационная совокупность с минимальным составом реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, достаточным для однозначного описания явления, сущности, хозяйственной операции, называется показателем. Как правило, показатель состоит из нескольких реквизитов-признаков и одного реквизита-основания. Например, показатель количество сданных деталей включает один реквизит-основание количество деталей и шесть реквизитов-признаков: дата, код цеха-получателя, код цеха-изготовителя, код изделия, номер чертежа детали, единица измерения. Совокупность этих реквизитов описывает операцию сдачи деталей в цех-потребитель и образует элементарный документ Накладную на сдачу готовых деталей, пригодный для обработки в автоматизированной системе управления.
 [13]

Структурной единицей экономической информации является показатель. Показатель представляет собой контролируемый параметр экономического объекта и состоит из совокупности реквизитов. Реквизит имеет законченное смысловое содержание и потребительскую значимость. Каждый показатель состоит из одного реквизита-основания и одного или нескольких реквизитов-признаков. Реквизит-признак характеризует смысловое значение показателя и определяет его наименование. Реквизит-основание характеризует, как правило, количественное значение показателя.
 [14]

Страницы:  

   1

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

«НОВОШАХТИНСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»

(ГБПОУ  РО «НТТ»)

РАССМОТРЕНО                   СОГЛАСОВАНО                  УТВЕРЖДАЮ

На
заседании МО                             Методическом совете                      Зам.
директор по УПР

«Информационные
технологии»   Протокол №___от________            ___________Ю.А. Волков

Протокол
№___от____________    Председатель МС

Председатель
МО                            ___________И.Ю. Волкова

___________Т.Ю.
Маруда

МДК.01.01. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ СЛОВАРЬ

г. Новошахтинск, 2015

Терминологический
словарь предназначен для студентов обучающихся по профессии 034700.01  «Секретарь»
и является частью учебно-методического комплекса.

В
словаре содержится более 200 терминов и определений слов, охватывающих все
основные темы программы по МДК.01.01. «Документационное обеспечение
управления».

Организация разработчик:
государственное бюджетное образовательное учреждение начального
профессионального образования ростовской области профессиональный лицей № 59
(ГБОУ НПО РО ПЛ № 59)

Разработчик: Соловьева Оксана
Викторовна – мастер производственного обучения ГБОУ НПО РО ПЛ № 59, вторая
квалификационная категория

Введение

Данный терминологический
словарь имеет большое практическое значение и может быть использован в
различных режимах:

ü
подготовка к уроку;

ü
конкретной теме урока соответствует, как правило 3-5
определений словаря. Если студент стремится к познанию точного толкования, то
он обязательно воспользуется данным изданием.

ü
Подготовка к зачету. Зная точное определение делопроизводственных
терминов, поможет учащемуся более точно и правильно излагать мысли при подготовке
к зачету и получить более высокую оценку на зачете.

Данный словарь в основном
ставит своей целью помочь студентам при ознакомлении с лекционным материалом и
неизвестными терминами. В словарь включено большое количество слов,
употребительных в жизни и в профессии секретаря. Все термины расположены в
алфавитном порядке, начиная с А и заканчивая Я.

Другие применения.
Поскольку словарик охватывает различные разделы делопроизводства, он может быть
полезен не только студентам, но и всем, кого интересует оформление документов.

А

Автобиография – описание
своей жизни, включающее обучение и трудовую деятельность.

Автоматизированная информационная система – информационная
система,
реализуемая
с использованием средств вычислительной техники и

связи.

Автор документа – физическое
или юридическое лицо, создавшее документ. Адресат – лицо или
организация – получатель документа.

Адресант – отправитель
корреспонденции.

Адресование документа – указание
получателя документа путем проставления реквизита «адресат» в верхнем
правом углу.

Акт – документ, составленный
несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Анкета — документ, представляющий
собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и
место для ответов (или ответы) на них.

Аннотация – краткая
характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.

Архив – организация
или ее структурное подразделение, осуществляющие
прием и хранение архивных документов с целью использования.

Аттестат — 1) документ, подтверждающий
окончание среднего общеобразовательного учебного заведения; 2) документ, подтверждающий
получение квалификации специалиста, ученого звания.

Аттестация — характеристика
квалификации специалиста, его организаторских способностей, моральных
качеств,
достоинств, недостатков.

Б

Биография — описание
жизни и деятельности какого—либо лица.

Бланк документа – стандартный
лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального
документа.

Бланк письма – бланк
документа,
используемый
для ведения переписки.

Бланк конкретного вида документа – бланк
документа,
предназначенный
для составления документов определенного вида.

В

Ведомость – перечень (список) каких—либо
данных,
расположенных
в определенном порядке.

Вид документа – принадлежность
письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого
назначения.

Виза официального документа – реквизит
документа,
выражающий
согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внешний документ – документ, отправленный
другим организациям (лицам) или
полученный от них (исходящий или входящий).

Внутренний документ – официальный
документ,
не
выходящий за пределы подготовившей его организации.

Внутренняя опись – учетный
документ,
содержащий
перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их
индексов, названий, дат, номеров
листов.

Входящий документ – документ, поступивший
в учреждение.

Выделение документов к уничтожению – выявление
в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками
хранения,
утративших
практическое, научное или общественное значение, и отбор их
к уничтожению.

Выписка из документа – заверенная
копия части документа (т.е. должна
подтверждаться подписями должностных лиц и печатью).

Г

Гарантийное письмо – служебное
письмо,
содержащее
обязательство или подтверждение.

Гербовый бланк – бланк
документа с воспроизведением Государственного герба РФ, герба
субъекта РФ или муниципального образования.

Государственный стандарт – нормативный
документ,
разрабатываемый
на продукцию, работы и услуги, имеющие
межотраслевое значение, содержащий
требования и основные характеристики продукции, работ и
услуг.

Государственная система документационного
обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность
правил,
устанавливающих
единые
требования
к документированию управленческой деятельности и организации работы с
документами на предприятиях различных организационно—правовых форм.

Гриф ограничения доступа к документу – реквизит
официального документа, свидетельствующий об особом характере
информации, ограничивающий
круг пользователей документа.

Гриф согласования – реквизит
официального документа, выражающий согласие учреждения или его
органа,
не
являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения – реквизит
официального документа, придающий нормативный или правовой
характер его содержанию.

Д

Дата официального документа – реквизит
официального документа, содержащий указанное на документе время
его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело — совокупность
документов,
относящихся
к одному вопросу признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную
по определенным правилам.

Делопроизводство — отрасль
деятельности, обеспечивающая документирование и
организацию работы с официальными документами.

Директивный документ – документ, поступающий
из вышестоящего органа и содержащий указания к действию.

Диплом — документ, удостоверяющий; 1) окончание
высшего или среднего образовательного учреждения, 2) присвоение
ученой степени, почетного звания или победу на конкурсе и т.д.

Договор — документ, фиксирующий
соглашение двух или более сторон об установлении, изменении
или прекращении отношений и условий их регулирования.

Договор – документ, фиксирующий
соглашение сторон об установлении каких—либо
отношений и условия их регулирования.

Доверенность – документ о
предоставлении права доверенному лицу на совершение каких—либо
действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).

Докладная записка – документ, адресованный
руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий
изложение какого— либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Документ – 1) это
материальный объект с информацией, закрепленной созданным
человеком способом для ее передачи во времени и пространстве; 2) это
материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени
и пространстве.

Документация – оформленная по единым
правилам совокупность документов.

Документ временного хранения – документ с
установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит
уничтожению.

Документ постоянного хранения – документ, которому в
соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное
хранение.

Документирование – запись
информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот – движение
документов в организации с момента их создания или получения до завершения
исполнения или отправки.

Документооборот — движение
документов в организации с момента их создания или получения до завершения
исполнения или отправления.

Должностная инструкция – нормативный
документ,
в
котором определены функции, права, обязанности
и ответственность сотрудника предприятия.

Дубликат документа – повторный
экземпляр подлинника документа, имеющий
юридическую силу. Ъ

Е

Единая
государственная система делопроизводства (ЕГСД) – комплекс
основных положений, определяющих и регламентирующих организацию
документальных процессов на предприятиях, в
организациях и учреждениях.

Ж

Журнал
учета документов – журнал, составленный
по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.

З

Заголовок дела – краткое
обозначение сведений о составе и содержании документов в деле .

Заголовок официального документа – реквизит
документа,
кратко
излагающие его содержание.

Заключение – документ, содержащий
мнение,
выводы
организации, комиссии или специалиста по какому—либо
документу или вопросу.

Заключение – документ, содержащий
мнение,
выводы
организации, комиссии или специалиста по какому—либо
документу или вопросу.

Заявление — документ, содержащий
просьбу или предложение лица (лиц) учреждению
или должностному лицу (например, заявление
о приеме на работу, заявление о предоставлении отпуска и т.д.).

И

Индекс дела; номер дела – цифровое и/или
буквенно—цифровое обозначение
дела в номенклатуре дел организации, наносимое
на его обложку

Индексация документов – присвоение
документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации.

Индивидуальный срок исполнения документа – срок
исполнения документа, установленный организационно—распорядительным
документом организации или резолюцией.

Инициативный документ – документ, послуживший
основанием для решения какого—либо вопроса и формирования дела.

Информация – сведения о
лицах,
предметах, фактах, событиях, явлениях и
процессах независимо от формы их представления.

Информационное письмо – служебное
письмо,
в
котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Исходящий документ – официальный
документ,
отправляемый
из учреждения.

К

Карта-заместитель – документ, помещаемый
на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и
когда оно выдано.

Классификация документов – деление
документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Код организации – идентификатор
организации, учреждения, предприятия, выраженный
при помощи условного цифрового обозначения.

Код формы документа – идентификатор
документа,
являющийся
условным цифровым обозначением.

Кодекс — единый
законодательный акт, содержащий в систематическом изложении
нормы права, относящиеся к определенной отрасли права (трудовой

кодекс и др.).

Коммерческая тайна – производственная, научно—техническая, управленческая, финансовая
и иная информация, используемая для достижения коммерческих
целей (получение
прибыли,
предотвращение
ущерба),
которую предприниматель
относит к конфиденциальной.

Контроль исполнения документов – совокупность
действий,
обеспечивающих
своевременное исполнение документов.

Конфиденциальная информация – документированная
информация,
доступ
к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

Копия – документ, полностью
воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или
часть их,
не
имеющий юридической силы.

Копия (заверенная) – копия
документа,
на
которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые
реквизиты,
придающие
ей юридическую силу.

Корректура – исправление
ошибок.

Корреспондент – учреждение
или лицо,
с
которым ведется переписка.

Л

Листок нетрудоспособности (больничный лист) – документ, выдаваемый
лечебным учреждением лицу на время его нетрудоспособности или на
время ухода за больным, являющийся основанием для получения денежного
пособия по социальному страхованию.

Личная карточка — документ, составляемый
на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное
положение, трудовая
деятельность и т.д.).

Личное дело – совокупность
документов,
содержащих
сведения о работнике, его образовании, трудовой
деятельности, семейном положении.

Личные (персональные) документы — официальные
документы,
удостоверяющие
личность их владельца, его права, обязанности
и трудовую
деятельность, содержащие
биографические и другие сведения о нем.

Личный листок по учету кадров — документ, содержащий
основные сведения о работнике организации.

М

Макет – модель
документа,
отображенная
текстом,
излагающим
методику оформления и зоны размещения его реквизитов.

Н

Наименование документа – обозначение
вида письменного документа.

Неологизмы – слова, обозначающие
новые понятия и предметы.

Номенклатура – перечень
наименований.

Номенклатура дел – систематизированный
перечень наименований дел, заводимых в организации, с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном
порядке.

Нормативно-правовой акт – письменный, официальный
документ,
принятый
(изданный) в
определенной форме правотворческим органом в пределах
его компетенции и направленный на установление, изменение
или
отмену
правовых норм.

Нормативный документ – документ, изданный
уполномоченным на то государственным органом и устанавливающий нормы, правила
постоянного или временного действия, рассчитанные
на обязательное применение.

Носитель информации – это материальный
объект,
используемый
для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой
или изобразительной информации, в том числе в
преобразованном виде.

О

Обеспечение сохранности документов – обеспечение
физико—химической
сохранности документов и их учет.

Обходной лист – документ, удостоверяющий
отсутствие какой—либо задолженности перед организацией у лица, увольняющегося
с работы.

Общий бланк документа – бланк
документа,
используемый
для подготовки всех организационно—распорядительных
документов,
за
исключением писем.

Объем документооборота – количество
документов,
поступивших
в организацию и созданных ею за определенный период.

Объяснительная записка – документ, объясняющий
причины какого—либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый
работником
организации
и представляемый вышестоящему должностному лицу.

ОКПО – общероссийский
классификатор предприятий и организаций.

ОКУД – общероссийский
классификатор управленческой документации.

Опись дел – юридически
оформленный перечень документов.

Организационно-распорядительный документ – вид
письменного документа в котором фиксируют решение административных и организационных
вопросов,
а
также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения
и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их
подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами — это
обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента
создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное
хранение).

Оригинал документа – первый, подлинный
экземпляр документа.

Отзыв – документ, содержащий
мнение организации или специалиста по поводу какой—либо
работы,
поступившей
на рассмотрение.

Отметка для автоматического поиска
документов – реквизит документа, содержащий
сведения о месте хранения электронной копии документа.

Отметка о заверении копии – реквизит
документа,
придающий
юридическую силу копии документа.

Отметка
о контроле – реквизит документа, свидетельствующий
о постановке документа на контроль.

Отметка о наличии приложения – реквизит
документа,
содержащий
сведения о документах, дополняющих основной документ.

Отметка о поступлении документа – отметка, проставляемая
на нижнем поле входящего документа, состоящая из
порядкового номера и даты поступления.

Отметка о поступлении документа в
организацию – реквизит документа, содержащий
сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере.

Отметка об исполнителе – реквизит
документа,
содержащий
сведения о непосредственном составителе документа.

Отметка об исполнении документа и
направлении его в дело – реквизит документа, содержащий
сведения о характере исполнения документа и месте
его хранения в архиве учреждения.

Отпуск – это полная
копия документа, подписанная собственноручно теми же лицами, что и
подлинник,
и
заверенная подлинным оттиском печати.

Официальный документ – документ, созданный
юридическим или физическим лицом, оформленный и
удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа – проставление
необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Оформление дела – подготовка
дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Официально-деловой стиль – функциональная
разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных
деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Отчет – документ, содержащий
сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок
и других мероприятий, представляемый вышестоящей или
функциональной организации, структурному подразделению или
должностному лицу.

П

Паспорт – удостоверение
личности владельца, содержащее основные сведения о нем (фамилию, ими, отчество, дату
рождения,
место
рождения и жительства, семейное положение и др.) и имеющее
заверенную фотокарточку владельца.

Переменный реквизит документа – реквизит, фиксируемый
на бланке

в процессе его заполнения.

Переписка — обобщенное
название различных по содержанию документов (служебное
письмо,
телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное
сообщение и др.), обеспечивающих оперативный информационный
обмен между организациями.

Перечень документов со сроками хранения – систематизированный
список видов и категорий документов, содержащий
нормативные указания о сроках их хранения.

Персональные данные – сведения о
фактах,
событиях
и обстоятельствах жизни гражданина.

Печать – элемент
удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных
нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих
факты,
связанные
с финансовыми средствами.

Письмо – обобщенное
название различных по содержанию документов, пересылаемых
по почте,
курьером, посредством
факсимильной связи, электронной почтой и т.д.

Письменные доказательства – документы (акты, договоры, письма делового
или личного характера), содержащие сведения об
обстоятельствах дела.

Письмо-благодарность – служебное
письмо,
направляемое
организации, должностному лицу или гражданину с
выражением благодарности за совершенные действия.

Письмо-извещение – служебное
письмо,
информирующее
о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях
и т.п.).

Письмо-запрос – служебное
письмо,
направляемое
с целью получения каких—либо официальных сведений или документов.

Письмо-ответ – служебное
письмо,
составляемое
как ответ на письмо— просьбу или письмо—запрос. Ответ
может быть положительным или отрицательным (письмо—отказ).

Письмо-напоминание – служебное
письмо,
используемое
в случаях,
когда
организация—партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые
договоренности.

Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором
адресат подтверждает получение сведений, документов
или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения
и т.п.

Письмо-предложение – служебное
письмо,
направляемое
потенциальному партнеру с предложением различных форм сотрудничества.

Письмо-приглашение – служебное
письмо,
разновидность
письма—извещения. Письмо-просьба
–
служебное
письмо,
цель
которого –
получение
информации,
услуг, товаров, необходимых
организации—автору.

Письмо-сообщение – служебное
письмо,
которым
автор информирует адресата о каких—либо событиях, фактах, представляющих
взаимный интерес.

Письмо-требование – служебное
письмо,
цель
которого –
заставить
адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда
имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письмо-поздравление – служебное
письмо,
составляемое
в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в
положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Подпись – реквизит
документа,
представляющий
собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая
часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая
при его изготовлении.

Переменная часть реквизита документа — изменяемая
часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его
заполнении.

Подлинник документа – первый или
единичный экземпляр официального документа.

Постоянный реквизит документа – реквизит, наносимый
при изготовлении бланка.

Положение
—
нормативный
акт,
определяющий
порядок образования, структуру, функции, права и
обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального
органа.

Правила документирования – требования
и нормы,
устанавливающие
порядок документирования.

Правила — свод
обязательных для выполнения требований, норм.

Право подписи – полномочие
должностного лица на подписание документов.

Представление – это
документ,
содержащий
предложение о назначении, перемещении или поощрении работника
учреждения.

Приказ — правовой
акт,
издаваемый
руководителем в целях разрешения производственных задач.

Проект документа – предварительный, неподписанный
вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Протокол – документ, фиксирующих
ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях
коллективных органов.

Р

Рабочее поле документа – часть
документа,
предназначенная
для заполнения реквизитами.

Распоряжение – правовой
акт,
издаваемый
для разрешения оперативных вопросов.

Регламент — свод
правил.

Регистрация документа – фиксация
факта создания или получения документа путем присвоения ему регистрационного
номера и записи сведений о документе в регистрационные формы.

Регистрационная карточка – карточка, предназначенная
для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

Регистрационный индекс документа;
регистрационный номер документа – цифровое
или буквенно—цифровое обозначение, присваиваемое документу
при его регистрации.

Регистрация документов – запись
учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая
факт его создания, отправления или получения.

Резолюция документа – реквизит, состоящий
из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей
принятое им решение.

Резюме – сжатая
кратка информация о себе, составленная претендентом на вакантное место.

Реквизит документа – обязательный
информационный элемент оформления официального документа.

Реквизит-признак – реквизит показателя
в документе, являющийся качественной характеристикой
описываемого объекта.

Реквизит-основание – реквизит
показателя в документе, являющийся количественной характеристикой
описываемого объекта.

Решение – документ, принимаемый
коллегиальным органом в целяхбразрешения производственных задач, вопросов.

С

Свидетельство – удостоверение, дающее
определенные права.

Сводка – документ, содержащий
обобщенные данные из различных источников по какому—либо
вопросу (сводка
предложений, сводка замечаний, требований
и т.д.).

Система документации — совокупность
документов,
взаимосвязанных
по признакам происхождения, назначения, вида, сферы
деятельности, единых требований к их оформлению.

Служебная записка – документ, адресованный
руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий
изложение какого—либо вопроса с выводами и предложениями.

Служба делопроизводства – секретариат, канцелярия, управление
делами,
общий
отдел,
отдел
документационного обеспечения и другие подразделения, основной
функцией которых является работа с документами.

Служебное поле документа – часть
документа,
предназначенная
для закрепления документа в технические средства и средства хранения документов, а также
для нанесения специальных изображений.

Служебный документ – официальный
документ,
используемый
в текущей деятельности организации.

Сопроводительное письмо – служебное
письмо,
используемое
для отправки документов, не имеющих адресной части.

Справка — это
документ информационного характера, содержащий описание
и подтверждение каких—либо фактов.

Справка – документ, содержащий
описание и/или
подтверждение тех или иных факторов, событий.

Средства документирования – орудия, используемые
человеком для создания документов.

Срок исполнения документа – срок, установленный
нормативно—правовым
актом,
организационно—распорядительным
документом или резолюцией.

Стандартизация – возведение
в норму,
обязательную
к применению, прогрессивных правил, требований, выработанных
в результате унификации документов.

Стиль – это
особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании
и организации языковых средств в связи с задачами общения.

Структура и штатная численность – документ, в котором
закреплены наименования и общее количество структурных подразделений, наименования
должностей и количество штатных единиц в каждом подразделении предприятия.

Т

Табель — перечень
каких—либо
показателей, составленный в определенном порядке (например, Табель успеваемости, Табель
отчетности.

Таблица – постоянная
информация,
размещенная
в заголовках граф и строк, а переменная (в цифровом
или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф
и строк.

Текст документа – информация, зафиксированная
каким—либо типом
письма или какой—либо системой звукозаписи, представляющая
собой всю речевую информацию документа или ее часть.

Тезаурус – словарь—справочник, в котором
перечисляются все лексические единицы информационно—поискового
языка (дескрипторы) с их связями, а также
синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного
языка.

Тезисы – краткое
изложение текста документа или выступления.

Текстовый документ – документ, содержащий
речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или
любой системой звукозаписи.

Термин – это слово
или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое
в науке,
технике
и других областях специальной деятельности.

Типовые документы – 1) документы, отражающие
однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные
и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (типовой
устав,
типовая
структура)
или
отдельных ее сторон (типовой договор) и
являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с
учетом специфики их деятельности.

Типовой срок исполнения документа – срок
исполнения документа, установленный нормативно—правовым
актом.

Товарный знак – условное
обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное
для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров
других.

Трудовая книжка — книжка, содержащая
основные сведения о трудовой деятельности ее владельца, являющаяся
подтверждением его трудового стажа иб основанием для назначения пенсии.

У

Удостоверение (свидетельство) — документ, подтверждающий
достоверность какого—либо факта.

Удостоверение личности — документ, удостоверяющий
личность предъявителя.

Указание – правовой
акт,
издаваемый
руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам
информационно— методического характера, а также по
вопросам,
связанным
с организацией исполнения приказов, инструкций и других
правовых актов данной или вышестоящей организации.

Унификация – уменьшение
типов и видов изделий одинакового функционального назначения.

Унифицированный документ – документ, созданный
в рамках унифицированной системы документов по принятым для этой системы правилам, стандартам, оформленный
в установленном порядке, зарегистрированный в рамках
унифицированной системы и имеющий статус обязательного применения при
осуществлении данного вида деятельности.

Унифицированная система документации (УСД) –
система
документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содержащая
информацию,
необходимую
для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность
реквизитов,
установленных
в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных
на носителе информации в определенном порядке.

Устав – правовой
акт,
устанавливающий
статус,
цели, порядок и характер
деятельности предприятия, организации.

Ф

Факсимиле – 1) воспроизведение
техническими средствами копии оригинала; 2) клише, печатка, позволяющая
многократно воспроизводить подпись на документах.

Физическое лицо – гражданин, являющийся
участником гражданских правоотношений.

Форма документа – установленная
совокупность реквизитов, расположенных в определенной
последовательности.

Формат документа – установленный
государственным стандартом размер листа бумаги, применяемой
для создания документов.

Формирование дела — группировка
исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и
систематизация документов внутри дела.

Формуляр документа – совокупность
расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание
и т.п.).

Формуляр-образец документа – модель
построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры
полей,
требования
к
построению
конструкционной сетки и основные реквизиты.

Х

Хранение архивных документов – обеспечение
рационального размещения и сохранности документов.

Ц

Ценность архивного документа – свойства
архивного документа, обусловливающие его культурное, научное, экономическое, политическое

значение.

Ч

Черновик – документ, подготовленный
для дальнейшего оформления, выполненный, как
правило,
от
руки.

Ш

Штатное расписание – унифицированный
документ,
содержащий
сведения о структурных подразделениях, должностях
работников,
количестве
штатных единиц, должностных окладах, надбавках
и месячном фонде заработной платы предприятия.

Э

Экспертиза ценности документов – отбор
документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на
основе принятых критериев.

Экспертная комиссия (ЭК) – комиссия, состоящая
из квалифицированных работников, созданная для
проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к
уничтожению.

Эмблема организации – символическое
графическое изображение, отражающее суть деятельности организации (фирмы).

Ю

Юридическое лицо – предприятие
или организация, выступающая в качестве носителя прав и
обязанностей.

Юридическая сила – свойство
официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией
издавшего его органа и

установленным порядком оформления.

Я

Языковая формула (документа) – слово, словосочетание, предложение
или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное
за конкретным видом документа.

Список использованных источников

1.  Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое
пособие

по документационному обеспечению
деятельности предприятия. –М.: Книга

сервис, 2003. – 160 с.

2.  Басаков М.И. Делопроизводство
и корреспонденция в вопросах и

ответах: Учебное
пособие для студентов экономических вузов и колледжей. –

Ростов н/Д.: Феникс, 2003. -320 с.

3.  Паневчик В.В. Делопроизводство: Учебное
пособие.
–Мн.: Выш.шк.,

2003. -348 с.: ил.

4.  Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка
служебных документов. –

СПб.: Питер, 2004. -219 с.: ил.

5.  Охотников А.В. Новые
требования к оформлению организационно—

распорядительных документов: Учебно—практическое
пособие для предприятий

и организаций всех форм собственности. –М.: ИКЦ «МарТ», Ростов н/Д.:

Издательский центр «МарТ», 2004. – 64с.

6 . Делопроизводство: Образцы, документы. Организация
и технология

работы. Более 120 документов./Под общ. ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А. –

М.: ТК Велби, 2003. -448 с.

7 . Организация работы с документами: Учебник /Под ред. проф.

В.А.Кудряева. –М.: ИНФРА—М, 2002. –592 с.

8 . Спивак
В.А. Делопроизводство. –СПб.: Питер,
2002. –208 с__