В отличие от коммерческих организаций, учреждения обязаны иметь печать. Порядок ее изготовления и использования, а также требования к ее формату зависят от того, содержит ли печать изображение Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, герба муниципального образования.
За неправомерное использование на печатях таких гербов установлена административная ответственность.
- Содержание печати
Печать учреждения должна содержать его полное наименование на русском языке (п. 4 ст. 3 Закона о некоммерческих организациях). Это единственное обязательное требование.
В печатях федеральных органов власти, иных государственных органов и государственных учреждений, которым переданы государственно-властные полномочия, должен быть Государственный герб РФ (ст. 4 Закона о Государственном гербе РФ от 25.12.2000 N 2-ФКЗ). Рекомендуем применять к такой печати ГОСТ Р 51511-2001. На практике сведения о печати с Государственным гербом РФ указывают в уставе учреждения.
Если учреждение, которое не должно использовать Государственный герб РФ, разместит его на своей печати, это будет административным правонарушением, предусмотренным ст. 17.10 КоАП РФ.
Региональными и местными правовыми актами также может быть установлено, что в печатях госучреждений субъектов РФ и муниципальных учреждений размещается герб субъекта РФ или муниципального образования (см., например, Закон г. Москвы от 11.06.2003 N 39 «О гербе города Москвы», Решение Совета депутатов муниципального образования городского округа Люберцы Московской области от 21.06.2017 N 67/8 «О гербе и флаге городского округа Люберцы Московской области»).
За неправомерное использование герба субъекта РФ в законах субъектов РФ может быть предусмотрена ответственность. Так это сделано, например, в ст. 14.4 Кодекса об административных правонарушениях г. Москвы.
- Регистрация печати
Требование о регистрации печати учреждения законом не установлено.
В 1998 — 2005 гг. в Москве печати любых организаций нужно было регистрировать в Московской регистрационной палате. Сейчас этого делать не надо. Правила регистрации печатей в Москве, утвержденные Распоряжением Мэра Москвы от 25.08.1998 N 843-РМ, отменены Постановлением Правительства Москвы от 08.02.2005 N 65-ПП, которым упразднена Московская регистрационная палата. По этой же причине не применяется Положение по ведению городского реестра печатей.
В других субъектах РФ регистрационных палат также не осталось, поскольку их функции давно переданы федеральным органам власти.
Регистрация печатей, которую могут предлагать некоторые организации, является добровольной и не влечет правовых последствий.
- Хранение, использование, уничтожение печатей
Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 предписывало Роскомпечати разработать порядок хранения, использования и уничтожения печатей, содержащих Государственный герб РФ. Однако такого порядка до сих пор нет.
Госорганы и госучреждения, которые осуществляют властные полномочия, принимают свои внутренние инструкции по хранению, использованию и уничтожению печатей с Государственным гербом РФ, см., например:
- Инструкция о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей с воспроизведением Государственного герба РФ в федеральных судах общей юрисдикции, федеральных арбитражных судах;
- Инструкция о порядке изготовления, учета, хранения, выдачи и уничтожения печатей с воспроизведением Государственного герба РФ в ФГБУ «Федеральная кадастровая палата Росреестра» по Москве.
Органы госвласти субъектов РФ и органы местного самоуправления также принимают инструкции в отношении печатей с гербом субъекта РФ и муниципального образования.
Рекомендуем принять положение или инструкцию о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в вашем учреждении. Это позволит ограничить их несанкционированное использование.
Материал статьи взят из открытых источников
Остались вопросы к адвокату по данной тематике?
Задайте их прямо сейчас здесь, или позвоните нам по телефонам в Москве +7 (499) 288-34-32 или в Самаре +7 (846) 212-99-71 (круглосуточно), или приходите к нам в офис на консультацию (по предварительной записи)!
Дата актуальности материала: 14.09.2021
Требования к печати бюджетного учреждения
Требования к печати бюджетного учреждения
Бюджетные учреждения обязаны иметь печать. Порядок ее изготовления и использования, а также требования к ее формату зависят от того, содержит ли печать изображение Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, герба муниципального образования. За неправомерное использование на печатях таких гербов установлена административная ответственность.
Подробнее — в системе КонсультантПлюс в готовом решении «Какие требования установлены к печати учреждения».
Запрос для поиска в системе КонсультантПлюс: «требования к печати учреждения».
Новости НТВП «Кедр-Консультант» смотрите также на наших официальных страницах в
соцсетях: в Facebook, ВКонтакте, Одноклассниках.
Распечатать
Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
В ГОСТ Р 6.30-2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30-97, новое название — «оттиск печати», которое более соответствует существу реквизита.
Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).
Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.
Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.
Инструкция может иметь следующие разделы:
— перечень печатей, используемых в организации;
— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
— порядок пользования печатями.
Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать».
В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.
Перечень печатей включает:
— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати <*>;
———————————
<*> Разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается. В ГОСТ Р 51511-2001 (с изм. N 1 2002 г.) «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» в пункте 3.5 предполагается изготовление гербовой печати для данного юридического лица «не в единственном экземпляре».
— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.
Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.
Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме:
|
Оттиск печати службы ДОУ |
|
|
Наименование документа |
Должность работника, который проставляет оттиск |
|
Оттиск гербовой печати |
|
|
Наименование документа |
Должность работника, который проставляет оттиск |
Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых гербовой печатью. В ней могут быть указаны:
— штатное расписание;
— образцы подписей на открытие счетов и др.
Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя организации.
Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя. Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы.
Оттиск печати проставляется на документах, оформленных с соблюдением действующих правил, подписанных и согласованных в установленном порядке.
Печати подлежат учету в службе ДОУ и выдаются в структурные подразделения пользователям под расписку в регистрационно-учетной форме. В подразделениях печати хранятся в надежно запирающихся шкафах.
Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише. Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах.
Регистрационно-учетные формы печатей, а также заверенные службой ДОУ листы с их оттисками включаются в номенклатуру дел организации.
На основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации составляется перечень наименований документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), и перечни наименований документов по каждому структурному подразделению, заверяемых печатью соответствующего подразделения. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа. Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении.
Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.
Возможно оттиск размещать, не задевая подписи, на свободном месте.
Требования к печати организации
Организация должна иметь печать, если это предусмотрено законом. Например, такая обязанность установлена для некоммерческих организаций и унитарных предприятий. Печать унитарного предприятия должна быть круглой и содержать полное фирменное наименование на русском языке и указание на его место нахождения (п. 4 ст. 3 Закона о некоммерческих организациях, п. 3 ст. 2 Закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ).
ООО и АО вправе, но не обязаны иметь печать. Если общество решило иметь печать, то сведения об этом должны содержаться в его уставе (п. 5 ст. 2 Закона об ООО, п. 7 ст. 2 Закона об АО).
Основное требование к печати общества — наличие на ней информации о его наименовании. Обратите внимание, что организации, не обладающие государственно-властными полномочиями, не могут размещать на печати изображение Государственного герба РФ. Нарушение данного запрета может повлечь для общества штраф до 150 тыс. руб. Такую же ответственность влечет размещение на печати изображения, схожего по внешнему виду до степени смешения с Государственным гербом РФ (ст. 4 Закона от 25.12.2000 N 2-ФКЗ, ст. 17.10 КоАП РФ, Обзор судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за третий квартал 2012 года, утвержденный Президиумом Верховного Суда РФ 26.12.2012).
В остальном можете указывать на печати любые сведения. Изготовители печатей, как правило, также предлагают включить в оттиск сведения об ИНН и ОГРН организации.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Готовое решение: Какие требования установлены к печати организации (КонсультантПлюс, 2018) {КонсультантПлюс}
В 2015 году юрлица получили возможность работать без привычной круглой печати. За четыре года вопросов по этой практике меньше не стало. Ведь есть документы, которые без печати не имеют никакой силы.
Да и во многом побороть бюрократию сложно. Посмотрим, можно ли выжить в мире документов без синего оттиска.
Что говорит закон
В апреле 2015 года вступил в силу Федеральный закон № 82-ФЗ. Он снимал с АО и ООО обязаность иметь круглую физическую печать. Звучит это так:
«…Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества…».
Пройдемся по ключевым моментам и расшифруем, что это означает:
- Руководство самостоятельно решает, нужна организации печать или нет.
- Решение о наличии печати прописывается в уставе. От этого зависят дальнейшие формулировки при составлении документов.
- Печать — элемент «индивидуального стиля» организации. То есть, она несет такую же функцию, как вывеска или логотип. Получается, что никаких требований к форме и содержанию оттиска нет.
- При этом отдельные законы предусматривают случаи, когда организация обязана использовать печать. Например, печать все еще нужна в налоговых декларациях и доверенностях
Важно: Если речь идет об ИП, то иметь печать необязательно. Предприниматели принимают это решение на свое усмотрение.
Когда можно не ставить печать
Отмена обязательной печати затронула много законов. Теперь в них есть формулировка «(при наличии печати)». То есть, если организация решила работать без печати, то в части документов наличие оттиска стало необязательным.
Вот сводная таблица таких законов и документов.
| Закон | Документ |
| Трудовой кодекс РФ (ст. 230) | Акт о несчастном случае на производстве |
| Арбитражный процессуальный кодекс РФ (ч. 5 ст. 61) | Доверенность от имени организации |
| Гражданский процессуальный кодекс РФ (ч. 3 ст. 53) | Доверенность от имени организации |
| Гражданский кодекс (абз. 9 п. 1 ст. 913) | Двойное складское свидетельство |
| Федеральный закон от 26.12.08 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ч. 10 ст. 16) | Журнал учёта проверок |
| Федеральный закон от 02.10.07 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (ч. 2 ст. 54) | Доверенность, выдаваемая от имени организации другому лицу |
| Федеральный закон от 13.07.15 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» (ч. 9 ст. 18) | Копии учредительных документов |
| Федеральный закон от 22.11.95 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборото этилового спирта, алкогольной и спиртосодержищей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции» (подп. 5 п. 1 ст. 10.2) | Копия извещения об уплате авансового платежа акциза с отметкой налогового органа по месту постановки на учет покупателя спирта |
| Федеральный закон от 16.07.98 № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)» (абз. 6 п. 1 ст. 17, п. 2 ст. 25) | Выписки по счету депо
Закладные об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства |
| Федеральный закон от 22.04.96 № 39-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ» (п. 6 ч. 3 ст. 90) | Решения об эмиссии ценных бумаг
Сертификаты эмиссионной ценной бумаги Решения о выпуске российских депозитарных расписок |
| Федеральный закон от 21.12.01 № 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества» (абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16) | Документы, содержащие сведения о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юридического лица Документы, представляемые претендентами на покупку имущества |
| Федеральный закон от 27.11.10 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ» (п. 6 ч. 3 ст. 90) | Копия аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности, прилагаемой к заявлению включении в реестр уполномоченных экономических операторов |
| Федеральный закон от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (ст. 51, ст. 88) | Доверенности, прилагаемые к заявкам на участие в открытом конкурсе или закрытом аукционе
Заявка на участие в закрытом аукционе |
Когда печать обязательна
Есть документы, которые составляются только по строго установленным формам. В них печать — обязательный элемент. Среди таких документов приходные и расходные кассовые ордера № КО-1 и КО-2, а также бланки строгой отчетности. Список таких документов достаточно большой, поэтому разберем на примерах самые частые ситуации.
| Основание | Печать обязательна |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций | Квитанция к приходному кассовому ордеру (форма № КО-1)
Последняя страница кассовой книги (форма № КО-4) |
| Пункт 5.1 Указания ЦБ РФ № 3210-У о порядке ведения кассовых операций от 11-03-2014 г. | Платежные документы, по которым организация перечисляет денежные средства |
| Пункты 3, 5 и 6 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 | Бланки строгой отчетности |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 | Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4)
Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ (форма № КМ-25) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 | Товарная накладная (форма № ТОРГ-12)
Товарный журнал работника мелкорозничной торговли (форма № ТОРГ-23) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в комиссионной торговле, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 | Справка для покупки товаров в кредит (форма № КР-1)
Поручение-обязательство (форма № КР-2) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ, утвержденных постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100, унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а | Акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2)
Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3) Общий журнал работ (форма № КС-6) Акт о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения (форма № КС-8) Акт о приостановлении строительства (форма № КС-17) Акт о приостановлении проектно-изыскательных работ по неосуществленному строительству (форма № КС-18) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 | Справка для расчетов за выполненные работы (форма № ЭСМ-7)
Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) Путевые листы всех типов транспортных средств |
| Пункт 5 статьи 185 Гражданского кодекса РФ, унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а | Доверенность (формы № М-2, М-2а)
акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 | Акт о приеме-передаче основных средств (формы № ОС-1, ОС-1а, ОС-16)
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3) Акт о приемке-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15) Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 | Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73)
Командировочное удостоверение (форма № Т-10) |
| Пункт 29 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 | Исправленный счет-фактура |
| Приказы Минфина России об утверждении форм деклараций | Налоговая декларация |
Что делать в спорных моментах
Печать — необязательный элемент для ряда документов. Часто приходится решать правомерности отсутствия оттиска через суды. Посмотрим, что говорят законы.
Договоры. Законодательство не содержит обязательного наличия печати сторон по договору. Например, без печати можно заключать и трудовые договоры.
Первичка. Формы первичных учетных документов организации могут разрабатывать самостоятельно. Оттиск на этих документах также необязателен.
Трудовая книжка. Если печать есть, то ее требуется проставлять на титульном листе при заполнении трудовой книжки и при изменении записей. Обязательную печать отменили 27 ноября 2016 года.
Отчетность. Многие организации сдают отчетность в электронном виде. Печать не нужна — ее заменила электронная подпись. Однако форма 4-ФСС, книга продаж, книга учета доходов и расходов все еще требуют на своих страницах синий оттиск.
Семинар «Новый ФСБУ 27/2021: как теперь организовать документооборот»,
актуально на 10 ноября 2021 г.
Реквизиты, подписи, печати
Обязательные реквизиты первичного документа по закону и не только
Пунктом 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ предусмотрено всего 7 обязательных реквизитов первичного документа:
1) наименование;
2) дата составления;
3) наименование составившей документ организации;
4) содержание факта хозяйственной жизни: сделки, события или операции;
5) величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) должность лица (лиц), совершившего сделку (операцию) и ответственного за оформление сделки либо ответственного за оформление свершившегося события;
7) ф. и. о. и подпись ответственного лица (лиц).
При желании вы можете включить в документ и дополнительные реквизиты. Это предусмотрено ФСБУ 27/2021. Плюс не забывайте, что перечень обязательных реквизитов, установленный Законом № 402-ФЗ, для некоторых документов может быть расширен другими нормативными актами. Например, обязательные реквизиты для путевого листа установлены Минтрансом, а реквизиты кассового чека — Законом № 54-ФЗп. 1 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ; п. 12 ФСБУ 27/2021; Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368.
Оправдательный документ + обязательные реквизиты = первичный документ
Теперь, когда мы освежили в памяти обязательные реквизиты первичного документа, позвольте вам представить новый документ — оправдательный. Этот термин ввел ФСБУ 27/2021.
Оправдательным считается любой документ, содержащий информацию о факте хозяйственной жизни. Например, договор с контрагентом, решение суда или ИФНС, кассовый чек, квитанция об оплате, товарный счет. В отличие от первичного учетного документа он не предназначен для оформления факта хозяйственной жизни и не содержит все обязательные реквизиты.
Но! Оправдательный документ может быть одновременно и первичным, если в нем есть 7 обязательных реквизитов. То есть документ, не составлявшийся изначально как первичный, можно использовать в качестве такового без дополнительных бумаг. Если же в оправдательном документе реквизитов не хватает, надо составить отдельный первичный документ со ссылкой на оправдательныйп. 3 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33.
Дата составления и измеритель операции
Рассмотрим некоторые реквизиты первички подробнее. По Закону № 402-ФЗ первичный учетный документ надо составить при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после его окончанияч. 3 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
ФСБУ 27/2021 впервые определил, что является датой составления первичного учетного документа. Это дата его подписания лицом, совершившим сделку, либо лицом, ответственным за ее оформление. Если дата составления первичного учетного документа отличается от даты совершения факта хозяйственной жизни, то в документе нужно указать обе датып. 2 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33.
В первичном документе может быть указан или денежный, или натуральный измеритель. Так, в кассовых документах вы фиксируете только денежное выражение операции. А при перемещении материальных ценностей внутри одной организации можно обойтись только натуральным показателем, например штуками.
Однако учтите, это вовсе не означает, что вы можете произвольно выбирать, какой измеритель указывать в документе: денежный или натуральный. Если факт хозяйственной жизни можно оценить и в деньгах, и в натуре и это существенная информация, то в документе надо написать и то, и другое.
Фактов несколько, а документ один — так можно?
Закон № 402-ФЗ требует составлять первичный документ под каждый факт хозяйственной жизни. Но ФСБУ 27/2021 уточнил эти правилап. 4 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33.
Во-первых, одним первичным учетным документом теперь можно оформить несколько связанных фактов хозяйственной жизни.
Во-вторых, некоторые операции разрешено отражать в первичном документе не в момент их совершения, а с определенной периодичностью, например за сутки, неделю, месяц, квартал. Речь идет о двух видах таких операций:
— длящиеся — начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств и т. п.;
— повторяющиеся — поставка товара, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и т. п.
В этом случае периодичность составления первичных учетных документов определяется организацией исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности и фиксируется в учетной политике.
Первичный учетный документ для таких операций надо составлять на отчетную дату. Кстати, ранее подобный порядок допускался при реализации товаров, продукции, работ, услуг с применением ККТ.
Первичка в у. е. или в валюте
Раз уж мы заговорили о деньгах, возникает вопрос: можно ли в первичных документах указывать стоимость только в иностранной валюте? ФСБУ 27/2021 на этот вопрос ответил четко: нетп. 7 ФСБУ 27/2021.
Впрочем, налоговики придерживались такого подхода и до ФСБУ. По их мнению, составление первички только в у. е. или в валюте неправомерно, так как согласно Закону № 402-ФЗ денежное измерение объектов бухгалтерского учета производится в рубляхч. 2 ст. 12 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; Письмо УФНС по Московской области от 28.02.2014 № 16-21/10933.
Если вы используете разработанную ФНС форму УПД, то при цене, установленной договором в у. е. или в валюте, но с оплатой в рублях, заполнять УПД тоже придется в рублях. Почему? Потому что УПД создан на основе счета-фактуры, который в у. е. заполнять вообще нельзя, а в валюте можно только при валютных расчетах.
Что касается регистров бухучета, то денежные величины в них должны быть в рублях. И неважно, в какой валюте была оформлена операция и в какой стране она произошла. А если стоимость выражена в иностранной валюте, то в регистре ее нужно указать и в валюте, и в рубляхп. 7 ФСБУ 27/2021.
Чем лицо, совершившее операцию, отличается от лица, оформившего ее
В Законе № 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021 говорится о двух лицах, которых надо отметить в первичке: лицо, совершившее операцию, и лицо, ответственное за ее оформление. Кто они и в чем между ними разница, поясню на примерахп. 6 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
В большинстве случаев первичный документ оформляет лицо, совершающее операцию. Например, кладовщик отпускает материалы со склада в цех, составляет и подписывает накладную на внутреннее перемещение. То есть он совершает операцию по передаче материала и одновременно отвечает за ее оформление.
А бывает, что нет ни сделки, ни операции, а событие, оказывающее влияние на финансовое положение организации и на ее отчетность, есть. И тогда первичный документ подписывает лицо, ответственное за оформление свершившегося события.
Например, бухгалтер, ответственный за конкретный участок учета, при расчете курсовых разниц или остатков незавершенного производства составляет и подписывает по такому факту хозяйственной жизни бухгалтерскую справку.
Понятно, что он сам не имеет никакого отношения к колебаниям курса валют или к величине НЗП. Но он документально фиксирует эти факты. И бухгалтерская справка будет документом, подписанным лицом, ответственным лишь за оформление свершившегося события.
Возможна и ситуация, когда совершает операцию одно лицо, а оформляет — другое. Это происходит, когда расходник выписывает бухгалтер, а деньги выдает кассир или когда ведение бухучета и оформление первички передано другой организации. В этих случаях образцом первичного документа должны быть предусмотрены две подписи: одна — того, кто совершает операцию, а вторая — того, кто ее оформляет. Но если за совершение операции и ее оформление отвечает один и тот же человек, то ему не нужно дважды расписываться в документе, даже если в нем, как например в УПД, предусмотрены две отдельные строчки для подписей. Достаточно расписаться один раз в любой из них.
Подписание первички: полномочия руководителя, список ответственных, факсимиле
Важнейший реквизит первичного документа — подписи ответственных лиц. Кто вправе подписывать первичку и как предоставить право подписи первички?
Руководитель организации может подписывать первичку по умолчанию, ему для этого ничье разрешение не требуется. Он по закону вправе совершать сделки и подписывать любые документы от имени компании без доверенностиподп. 1 п. 3 ст. 40 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; п. 2 ст. 69 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ.
Но если директору придется подписывать все документы организации, он очень скоро, как говорится, взвоет. Тем более Закон о бухучете не устанавливает, что первичные документы должен подписывать исключительно руководитель. Поэтому он вправе кого-то уполномочить на подписание первички. И это могут быть не только ваши работники.
Директор компании должен установить перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. А те, в свою очередь, должны обеспечить, чтобы в подписанных ими документах правильно отражались объекты бухучетапп. 11, 16 ФСБУ 27/2021.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Альфа»
|
|
И.И. Иванов |
31.12.2020
Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов ООО «Альфа»
| Наименование документа | Должность и ф. и. о. | Образец подписи |
| Платежное поручение | Главный бухгалтер Е.А. Никанорова |  |
| Заместитель главного бухгалтера Е.П. Петрова |  |
|
| Приходный кассовый ордер, Расходный кассовый ордер | Главный бухгалтер Е.А. Никанорова Заместитель главного бухгалтера Е.П. Петрова |
|
| Кассир О.Е. Кострова |  |
|
| Счет | Главный бухгалтер Е.А. Никанорова Заместитель главного бухгалтера Е.П. Петрова |
|
| Менеджер А.Н. Потапов |  |
|
| Товарная накладная | Начальник склада П.И. Рожков |  |
| … |
Буквально пару слов скажу о факсимильной подписи. И Минфин, и Президиум ВАС уже давно разъяснили, что проставление факсимиле на первичных документах и счетах-фактурах незаконноПисьма Минфина от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 10.06.2021 № 03-11-11/45946; Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11.
Поэтому любой первичный документ, составленный на бумаге, должен содержать собственноручную подпись ответственных лиц. В противном случае налоговики в ходе проверки могут снять ваши налоговые расходы и вычеты по НДС. Не поможет даже то, что подписание документов факсимиле вы предусмотрели в договоре с контрагентом.
Приказ о праве подписи или доверенность на это?
Подтверждением полномочий на подписание документов может быть один из следующих документов:
— внутренний распорядительный документ по организации: приказ, подписанный руководителем, или утвержденное им положение о праве подписи на документах;
— доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями ГК, опять-таки подписанная руководителем.
В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.
Обычно приказом делегируют право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц, не состоящих в ее штате, не распространяются.
В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактурып. 6 ст. 169 НК РФ.
Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.
Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это не обязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия доверенности в ней не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.
Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.
ДОВЕРЕННОСТЬ
на право подписи документов
г. Москва
Пятое марта две тысячи двадцать первого года
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ОГРН 1127785195230, ИНН 7722345678) в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает Никанорову Елену Алексеевну, паспорт 45 19 727511, выдан 08.07.1999 ОВД «Восточное Дегунино» г. Москвы, от имени ООО «Альфа» подписывать за руководителя счета-фактуры, акты сверки взаимных расчетов, а также первичные документы, выставляемые контрагентам.
Доверенность действует до пятого марта две тысячи двадцать третьего года, без права передоверия.
| Подпись Е.А. Никаноровой | |
удостоверяю |
| Генеральный директор ООО «Альфа» |  |
И.И. Иванов |
Когда речь идет о работнике организации, то его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он ознакомлен под роспись.
Обязательность подписи главбуха
Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера. В общем случае в первичке его подписи может и не быть. Но есть ряд исключений.
Во-первых, оформление и подписание кассовых документов. В Указании Банка России № 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо.
Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должностип. 4.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У; Письмо ЦБ от 11.08.2014 № 29-1-1-ОЭ/3002.
Во-вторых, по умолчанию главный бухгалтер расписывается в счетах-фактурах, но НК разрешает передать эти полномочия другому лицуп. 6 ст. 169 НК РФ.
Но если подписывает главбух далеко не все документы, то его письменные указания по заполнению первички и документообороту обязательны для всех должностных лиц, которые этим занимаются. Таков законч. 3 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Печать — это очень странный предмет. Она вроде бы есть, и ее как бы нет
А теперь отдельно остановимся на таком реквизите первичных документов, как печать.
Как вам известно, коллеги, организация может не иметь и нигде не ставить печать, если в уставе нет записи о ее наличии. Правда, речь идет исключительно об АО и ООО. Некоммерческие организации, а также ГУПы и МУПы обязаны иметь печатьст. 2 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; ст. 2 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ.
Если уставом печать предусмотрена, она нужна только в установленных законом случаях, например на доверенностях для суда или для участия в госзакупках.
Перечень случаев, когда федеральным законом установлена обязанность проставлять печать при наличии сведений о ней в уставе ООО или АО, я собрал в таблицу.
| Документ, в котором надо ставить печать | Основание |
| Доверенность для арбитражного суда | ч. 5 ст. 61 АПК РФ |
| Доверенность для суда общей юрисдикции | ч. 3 ст. 53 ГПК РФ |
| Доверенность для службы судебных приставов | ч. 2 ст. 54 Закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ |
| При участии в конкурсах и аукционах для заключения контрактов в сфере госзакупок: — доверенности, прилагаемые к заявкам на участие в открытом конкурсе, закрытом аукционе; — доверенности в целях получения аккредитации участников электронного аукциона; — заявки на участие в закрытом аукционе |
подп. «в» п. 1 ч. 2, ч. 4 ст. 51, подп. «в» п. 1 ч. 2, ч. 4 ст. 88 Закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ |
| Акт о несчастном случае на производстве | ч. 5 ст. 230 ТК РФ |
| Копии учредительных документов, представляемые на госрегистрацию прав на недвижимое имущество | п. 9 ст. 18 Закона от 13.07.2015 № 218-ФЗ |
| Закладная на недвижимость по договору ипотеки (печать владельца закладной заверяет отметку об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства) | п. 2 ст. 25 Закона от 16.07.1998 № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)» |
| Двойное складское свидетельство | п. 1 ст. 913 ГК РФ |
| Решение о выпуске российских депозитарных расписок | п. 10 ст. 27.5-3 Закона от 22.04.1996 № 39-ФЗ |
| При приватизации госимущества: — документ со сведениями о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юрлица; — прошитые листы документов, представляемых с заявкой на покупку имущества |
пп. 1, 2 ст. 16 Закона от 21.12.2001 № 178-ФЗ |
| Извещение об уплате авансового платежа акциза | подп. 5 п. 1 ст. 10.2 Закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ |
| Заявление о принятии решения о классификации товара и прилагающиеся к нему документы | п. 8 ст. 16 Закона от 03.08.2018 № 289-ФЗ |
| Заявление о включении в реестр таможенных представителей | п. 6 ст. 342 Закона от 03.08.2018 № 289-ФЗ |
| Заявление о внесении изменений в реестр таможенных представителей | п. 3 ст. 343 Закона от 03.08.2018 № 289-ФЗ |
Печать на доверенности, кадровых документах, отчетности
Что касается обычной (не судебной) доверенности, то уже давно в ГК РФ нет требования о проставлении на ней печати. Но вы можете ее ставить. Ведь печать на доверенности организации не делает этот документ ничтожным.
А за те годы, пока ГК обязывал ее ставить, печать на доверенности стала привычной. В некотором смысле это стало таким же обычаем делового оборота, каким является проставление печати на договорах.
И психологически люди больше готовы доверять бумаге с печатью, чем без таковой.
Не нужна печать и при заверении записей в трудовой книжке. Точнее, новым Порядком ведения трудовых книжек предусмотрено, что она проставляется «при наличии». И в трудовом договоре печати может не быть. ТК РФ этого не требуетст. 57 ТК РФ; п. 7, подп. «д» п. 28, п. 36 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.
Не предусмотрено проставление печати на основных формах налогового учета и отчетности, например в декларациях по налогу на прибыль, налогу на имущество и УСНО, формах РСВ, 6-НДФЛ.
Поле «М.П.» в первичке: ставить печать или нет?
Закон о бухучете не включил печать в число обязательных реквизитов первичного учетного документа. И ни один другой федеральный закон не обязывает АО или ООО ставить печать на первичке.
Но многих бухгалтеров все еще смущает, что реквизит «печать» встречается в некоторых обязательных формах первичной учетной документации. Это, в частности, квитанция к ПКО, кассовая книга и платежное поручение.
Но все эти формы документов утверждены подзаконными нормативными актами, а не федеральными законами. Сами же законы, во исполнение которых утверждены эти формы, не содержат требования о наличии на документах печати организации.
Что до платежного поручения, в форме которого предусмотрено поле 43 для оттиска печати, то в самом Положении Банка России, утвердившем форму, прямо написано, что печать ставят лишь при ее наличииприложение 1 к Положению ЦБ от 29.06.2021 № 762-П.
Также место для печати есть во всех унифицированных формах Госкомстата и Росстата, которые сейчас использовать необязательно. Но, как мы выяснили, почти все их используют. Что делать: заверять, к примеру, товарную накладную ТОРГ-12 печатью или не заверять?
Подход тот же, что и с обязательной первичкой: хотите — штампуйте накладные, не хотите — не штампуйте. Само по себе поле «М.П.», в котором нет привычного уже уточнения «при наличии», вас ни к чему не обязывает.
Если решите, что вам без печати на исходящей первичке никуда, закрепите такое требование в своей бухгалтерской учетной политике. Также об обязательном использовании печати на документах могут условиться стороны любого договора.
Читать далее