3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.
3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).
В любой компании с течением времени накапливается невероятное количество документов: из бухгалтерии, первичного списка документации, из отдела кадров и, конечно, в архивах. Часть этих документов продолжает использоваться в работе, часть — просто хранится в архивах. При этом с годами сроки хранения многих документов просто истекают. Их необходимо списывать и уничтожать для того, чтобы со временем избежать путаницы в бумагах.
Списание документов — необходимый этап в работе
Далеко не в каждой организации имеется штатный архивариус, который бы мог провести всю работу по документации, подготовить акт списания документов, реализовать работу по их уничтожению.
Отслеживание сроков хранения документов
Именно по этой причине следить за сроками хранения документации приходится другим сотрудникам компании. Эта обязанность нередко ложится на плечи бухгалтеров, руководителей отделов и т.д., то есть тех сотрудников, которые занимаются профильной работой и, конечно, не в состоянии обеспечивать порядок в архиве — на это просто не хватает времени. Именно по этой причине компания «Архив Гарант» решила предложить своим клиентам услуги списания документов с истекшими сроками хранения.
Вовремя списывать документов крайне важно!
- Офисная площадь не будет заниматься масштабными архивами, если вовремя «наводить порядок» в документации.
- С годами количество документов не будет возрастать, если будет соблюдаться порядок списания документов.
- Документы после списания в обязательном порядке будут уничтожаться — вы сможете избежать риска «утечки» информации.
Мы проверим ценность документации с истекшими сроками
При проведении экспертизы ценности документации — обязательного этапа в процессе списания документов, формируется список документов, срок хранения которых истек и которые подлежат уничтожению, составляется акт списания документов и т.д. Кроме того, создается отдельный архив для тех документов, которые должны храниться на протяжении длительного времени.
Состав акта списания документов с истекшими сроками
В акт списания документов с истекшими сроками, как правило, включаются документы первичной бухгалтерии (они хранятся в архиве на протяжении 5 лет). Вся бухгалтерская документация списывается перед шредированием.
Списание документов как метод оптимизации работы архива
Списание документов — это один из наиболее простых и действенных методов оптимизации работы архива, работы компании в целом, снижения расходов на хранение документов, которые перестают быть важными и нужными.
Как мы работаем?
Специалисты компании «Архив Гарант» обязательно проверят документы на предмет их ценности, выделят документацию, которая не должна храниться в архиве. Как только эта работа будет проверена, мы составим специальный акт списания документов. Именно они будут отправлены на уничтожение.
Процедура уничтожения
Документы, направленные на уничтожение, мы забираем на наш собственный участок для утилизации. Все подлежащие уничтожению документы будут упакованы для удобства транспортировки, погружены и вывезены. Сама процедура происходит под строгим наблюдением сотрудника «Архив Гарант», ответственного за сохранность документации нашего клиента. На уничтожение документы передаются по накладной, где четко указаны список документации и дата их передачи.
Все документы будут списаны в строгом соответствии с нормами действующего законодательства Российской Федерации.
Получить дополнительную информацию Вы можете по телефону: 8 (495) 233-73-92
Посмотреть все статьи
При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.
Правила и сроки хранения документов
Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.
По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:
- постоянного хранения,
- временного хранения свыше 10 лет,
- временного хранения до 10 лет.
Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.
Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.
Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли.
Порядок формирования дел
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.
Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- помещать приложения вместе с основными документами;
- группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.
Указанные признаки могут быть дополнены и сочетаться между собой.
В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.
Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.
Формирование дел с помощью 1С:Документооборота
Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.
Электронная карточка дела содержит следующие сведения:
- наименование по номенклатуре дел;
- номер тома;
- период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
- количество листов;
- место хранения.
Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.
Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.
После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».
Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.
Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями. Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.
Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:
- наименование организации (полное и краткое);
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
- срок хранения дела.
Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.
Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.
В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.
Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.
Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи» (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем.
Рис. 1
На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).
Рис. 2
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.
Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:
- создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
- размещение дел;
- проверка наличия и состояния документов и дел;
- соблюдение порядка выдачи дел.
Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.
См. по теме также статьи: Сдача документов в архив организации и Номенклатура дел: правила составления.
Нет, сам руководитель, проставивший резолюцию, не «списывает» документ в дело.
Нормативным актом, регламентирующим данный вопрос, может быть специально разработанный Регламент контрольной работы или тот или иной Административный регламент, в соответствии с которым организуются внутренняя деятельность, взаимодействие и предоставление государственной или муниципальной услуги, т.к. в административных регламентах всегда устанавливается контроль за реализацией той или иной административной процедуры.
Правило проставления отметки об исполнении документа и направления его в дело также зависит от того, как регламентирована работа исполнителей с документами и как этот вопрос служба делопроизводства отразила в Инструкции по делопроизводству.
В процессе контроля исполнения документов служба делопроизводства осуществляет контроль исполнения по срокам и обычно взаимодействует с руководителем организации, который осуществляет контроль исполнения по существу принятого управленческого решения (резолюции).
В этом взаимодействии уже давно сложились технология, когда на основании справок и отчетов об исполнительской дисциплине, подготовленных службой делопроизводства, а также служебных записок исполнителей о необходимости перенесения сроков исполнения, руководитель осуществляет общий управленческий контроль по отношению к исполнению документов. А контроль исполнения своих конкретных решений по их существу (правильно / неправильно) руководитель осуществляет в процессе подписания или утверждения проекта конкретного документа, подготовленного в соответствии с его резолюцией (плана мероприятий, отчета, ответного или инициативного письма и т.п.). При этом руководитель не обращается к тому документу, на котором проставил резолюцию, тот документ остается в структурном подразделении-исполнителе, ведь самые важные вопросы деятельности и свои управленческие решения (указания по исполнению) руководитель, как правило, помнит.
После подписания подготовленный исполнителем проект документа становится официальным документом. Необходимо заметить, что на самом исполненном документе (с резолюцией) отметка об исполнении в настоящее время проставляется редко, т.к. исполнители и служба делопроизводства (и руководители) в основном работают с регистрационно-контрольными карточками в СЭД, заполняя соответствующие поля, включая сведения об исполнении, и обеспечивая связки документов (например, письмо-запрос + письмо-ответ).
Проставление отметки об исполнении документа как реквизита – достаточно трудоемкая операция, поскольку в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 она должна включать не только слова «В дело», но и индекс дела по номенклатуре дел с указанием года, на который она составлена, должности лица, оформившего отметку, подписи и даты, а при необходимости – краткие сведения о характере исполнения (например, «направлен ответ от… №…», «проведено совещание 00.00.0000», «составлен план…» и т.п.).
В Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) устанавливается, что исполнитель документа определяет индекс дела по номенклатуре дел, в которое должен быть включен документ (п. 7.11), и передает его:
- для включения в дело (как правило, ответственному за делопроизводство в подразделении, если он назначен) или
- отправки (в службу делопроизводства).
Из этого следует, что отметку об исполнении документа и направлении его в дело могут оформлять:
- сам исполнитель,
- ответственный за делопроизводство в подразделении-исполнителе или
- служба делопроизводства,
но никак не руководитель, проставивший резолюцию!
Правила делопроизводства в государственных организациях, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) о проставлении отметки об исполнении ничего не говорят.
А Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199) подтверждают, что исполнитель определяет место хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ (подраздел 3.7 «Работа исполнителя с документами»).
Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон
Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).
Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.
Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.
ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).
Упорядоченная информация по срокам хранения документов, связанных с налоговым, бухгалтерским учетом, а также с исчислением страховых взносов приведена в КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом
Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?
Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:
- Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
- Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
- Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
- Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.
О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».
Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.
Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.
В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.
Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов можно использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002, несмотря на то, что сам документ уже не действует.
Как составить акт на уничтожение документов
До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».
В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:
Скачать бланк
Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.
Как не ошибиться с датой акта
Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:
- Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
- Документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000.
При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.
Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны
В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.
В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. Для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.
Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).
Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов
На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены приказом Росархива и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.
Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 5 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. Ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает аналогичный срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.
Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».
То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.
Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).
Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.
Акт оформлен — как избавиться от макулатуры
Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:
- отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
- избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
- сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).
Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.
Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.
Оформляем факт уничтожения документов
Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.
Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:
- наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
- дату оформления акта;
- описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
- подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.
Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению
Скачать
Образец акта об уничтожении документов разработали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к образцу.
Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?
Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.
ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб.
Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.
Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме
В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.
В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.
В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).
Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).
Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:
- запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
- нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
- нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
- необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.
О том, как уничтожают печати, читайте в статье «Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)».
Итоги
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.
Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.
Уничтожение документов в архиве бухгалтерии: пошаговая инструкция
Даже в небольшой компании архив бухгалтерии может занимать не один стеллаж. Что делать, когда место для хранения закончится? По истечении какого срока разрешено уничтожать первичку? Измельчать, сжигать или отправить в макулатуру? Расскажем о порядке ликвидации бухгалтерских документов.
Какие документы можно уничтожить. Сроки хранения
Перед тем, как отправить бумаги в шредер, убедитесь, что за это компанию не оштрафуют налоговики.
Уничтожать можно только те документы, сроки хранения которых истекли, в соответствии с ФЗ о бухучете и приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Проверим, что говорит закон:
- Первичные документы нужно хранить минимум пять лет. При этом срок хранения начинает течь с 1 января после года, когда их включали в бухгалтерскую отчетность в последний раз.
- Учетные регистры, отчетность и иная документация, связанная с организацией и ведением бухучета, также остаются в компании не менее пять лет.
- Для целей налогового учета минимальный срок хранения — четыре года.
- Если в предприятие участвует в судебных спорах, имеет претензии со стороны контрагентов, накладные и акты должны оставаться нетронутыми до разрешения разногласий. Срок исковой давности в гражданском процессе в общих случаях составляет три года.
За отсутствие первичных документов, т. е. преждевременную их ликвидацию нарушители привлекаются к административной ответственности. Штраф составляет от 5 000 до 10 000 руб. для руководителя и 10 000 рублей для юрлица (ст. 15.11 КоАП, ст. 120 НК). Гораздо более серьезные потери компания может понести, если для подтверждения позиции в судебном процессе у нее не окажется в наличии нужной накладной.
Итак, прежде чем приступить к уничтожению, нужно оценить информацию на бумажных носителях, проверить сроки хранения, убедиться в том, что документы больше не имеют для организации никакой ценности и практического значения.
Ждем вас 31 октября 2022 в 11:00 мск на бесплатном вебинаре: «Работа с архивными документами в 2023 году. Архив коммерческой организации. Говорим честно о том, о чём другие молчат. Документы на уничтожение в 2023 году. Как быть и что делать?»
Записаться на вебинар
Шаг № 1. Создание экспертной комиссии по уничтожению бухгалтерских документов
Пришло время разгрузить архив!
Чтобы запустить процедуру, создайте экспертную комиссию из числа сотрудников компании, а ее состав, функции и обязанности утвердите приказом директора.
В команду (минимум из трех человек) могут войти специалисты отдела бухгалтерии, юрист, офис-менеджер. Задействуйте и других работников, которые способны оценить практическое значение документов, отсортировать их, проверить актуальность.
Функционал комиссии примерно следующий:
- отбор документации для уничтожения;
- расформирование папок, в которых находятся документы с разным сроком хранения;
- сшивка и расшивка документации;
- принятие решений об уничтожении копий и дубликатов при наличии оригиналов документов на бумажных носителях;
- составление актов ликвидации;
- участие в процедуре ликвидации;
- организация хранения тех документов, что не подлежат уничтожению в настоящий момент.
Например, если в процессе оценки будет обнаружено, что в одной папке подшиты акты с истекшим сроком хранения и еще актуальные бумаги для фирмы, такое дело придется расшивать и формировать заново. Подобной кропотливой и ответственной работой будет заниматься экспертная комиссия, поэтому пренебрегать этим этапом не стоит.
Как в вопросах ликвидации помогает Делис Архив? Данный сервис профессионально занимается хранением и обработкой офисной документации.
Специалистам Делис Архив можно делегировать: экспертную оценку сроков хранения, отбор, актирование процедуры, вывоз и утилизацию в шредере даже строго конфиденциальных бумаг. При желании уничтожение проводится в присутствии заказчика.
Шаг № 2. Оформление Акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»
Результатом работы экспертной комиссии должно стать составление описи актуальных документов и отбор бумаг с истекшим сроком хранения. Первая категория, условно говоря, останется в архиве бухгалтерии, вторая — отправится в шредер. Для того чтобы описать и упорядочить документы, подлежащие уничтожению, составляют Акт.
Строгой унифицированной формы нет, можно использовать бланк из Правил хранения документов, утв. приказом Минкультуры № 526, либо разработать акт уничтожения самостоятельно.
Вот некоторые правила оформления Акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»:
- заполните табличную часть, описывать подробно каждое дело необязательно, достаточно указать общее количество единиц и сроки хранения в архиве;
|
№ п/п |
Заголовок дела (групповой заголовок документов) |
Годы документов |
Количество ед. хр.(папки, листы) |
Сроки хранения |
Примечания |
- пропишите общее количество единиц хранения, которое будет уничтожено (количество папок, страниц);??
«Итого 20 (двадцать) ед. хр. за 2015-2016 годы и 2 (две) коробки россыпи за 2015-2016 годы»
- сделайте отметку в Акте о том, что информация согласована с экспертной комиссией, укажите дату и номер протокола ЭК об утверждении описи дел постоянного хранения (актуальных документов);
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от 12.10.2022 № 134
- укажите в Акте дату составления и утвердите его подписью генерального директора, скрепленной печатью организации;
Образец акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»
Ждем вас 31 октября 2022, в 11:00 мск на бесплатном вебинаре: «Работа с архивными документами в 2023 году. Архив коммерческой организации. Говорим честно о том, о чём другие молчат. Документы на уничтожение в 2023 году. Как быть и что делать?»
Записаться на вебинар
Шаг № 3. Ликвидация
После того как составлен и утвержден руководителем Акт, можно избавляться от ненужной макулатуры физически. В законодательстве способ уничтожения документов с истекшим сроком годности не прописан.
Поэтому выбирайте тот, который кажется самым удобным:
- шредирование (измельчение в специальной машине);
- сжигание (лучше согласовать с пожарными и определиться с местом уничтожения);
- отправка на утилизацию (переработку), сдача в макулатуру в специализированных пунктах. Однако если вы избавляетесь от документов, содержащих конфиденциальную информацию, данный способ не является достаточно надежным.
Проблему быстрой и безопасной утилизации решает Делис Архив. Специалисты сервиса знают архивное законодательство и технологию проведения экспертизы ценности дел. Вы можете быть уверены, что конфиденциальная и коммерческая информация из документов защищена от «утечки». При ликвидации бумаг в шредере разрешено присутствие представителя компании.
Шаг № 4. Фиксация факта (актирование) уничтожения документов
Завершение процедуры тоже нужно заактировать. Данный документ фиксирует непосредственно факт физического уничтожения бухгалтерских бумаг.
За основу возьмите форму предыдущего Акта и пропишите в нем:
- общий перечень ликвидированных документов;
- способ, которым были удалены бумаги (шредирование, сжигание и т. п.);
- реквизиты закрывающих документов об оказании услуг, если уничтожение выполнено силами специализированной организации.
Акт подписывается членами экспертной комиссии и утверждается руководителем компании.
Лайфхак: Можно обойтись и одним Актом, т.е. прописать перечень документов с истекшим сроком годности в итоговом акте об уничтожении и не составлять первый. Но такой порядок оформления процедуры должен быть установлен в ЛНА организации.
Оформление дел и передача их на архивное хранение
Оформление дел — это подготовка дела к передаче на архивное хранение (пункт 99 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации (пункт 3.6.1 Основных правил).
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (пункт 3.6.3 Основных правил).
Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, на них составляется отдельная опись.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно (пункт 3.6.8 Основных правил).
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно (пункт 3.6.9 Основных правил). Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте (пункт 3.6.13 Основных дел). В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела (пункт 3.6.7 Основных правил).
Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки (пункт 3.6.16 Основных правил).
Лист — заверитель дела (заверительная запись) составляется по установленной форме (Приложение 9 к Основным правилам), подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Обратите внимание, что запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и так далее), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 10 к Основным правилам), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (Приложение 11 к Основным правилам), в которой указываются (пункт 3.6.18 Основных правил):
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела;
- архивный шифр дела;
- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
- заголовок дела;
- крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела;
- количество листов в деле;
- срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «хранить постоянно»).
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другие).
Крайние даты дела указываются арабскими цифрами. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и так далее), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
В архив организации передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве (пункт 3.7.25 Основных правил). Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и так далее).
Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.
Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.
Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов несет руководитель организации. За нарушение архивного законодательства руководителя организации могут привлечь к административной ответственности. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа (статья 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ)).
Организацию или его должностных лиц могут оштрафовать также за непредставление (несообщение) сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (статья 15.6 КоАП РФ).
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
«Кадровое делопроизводство» (3-е издание, переработанное и дополненное) (Семенихин В.В.) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2017) {КонсультантПлюс}