Реквизиты обязательные для углового штампа

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).

Бланк письма

Остальные реквизиты служебного письма

В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.

Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.

Похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа — наказывается штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев. Комментарии: 1. Понятие похищения близко понятию хищения (см. комментарий к ст.158 УК) и является общим для всех случаев обращения или покушения на обращение предмета преступления в собственность виновного независимо от цели и мотивов преступления и от того, представляет ли предмет преступления имущественную ценность. 2. Уничтожением является полная физическая (техническая) ликвидация указанных в ст.325 предметов преступления. 3.

Требования к содержанию печати

Надписи в этом случае должны точно соответствовать названию, которое зафиксировано в учредительных документах. Вопросы, касающиеся:

• размера шрифта на оттиске или штампе;
• размера печати;
• возможности сокращать фирменное название или название организации на клише;
• правомерности указания на штампах и печатях идентификационных номеров налогоплательщика или основного государственного регистрационного номера;
• правомерности наличия и изготовления нескольких видов клише, требующихся для фирм или организаций
• отдельно не оговариваются и могут соблюдаться только, в случае желания организации.

Требования к печатям и штампам устанавливают дополнительные требования при изготовлении штампов. В угловом штампе организации должна содержаться информация по поводу его полного почтового адреса, а так же номер телефона.

Существуют ли требования к печатям и штампам и их размерам?

Внимание

Штамп это прямоугольное (или любой необходимой геометрической формы) клише, чаще всего на автоматической оснастке, так как предполагает частое использование и большое количество проставленных оттисков. Это удобное устройство, упрощающее процесс ведения документооборота, экономящее время и позволяющее не писать часто повторяющуюся информацию от руки, что соответственно минимализирует риск ошибки. Оттиск придает документам официальный вид. Если вам понадобится срочное изготовление штампов вы можете обратиться в одну из компаний предоставляющих такие услуги.

Штампы подразделяются на несколько типов, информация в оттиске указывается в зависимости от выбранного оттиска. Угловой штамп необходим для деловой корреспонденции, если у компании нет фирменного бланка, проставляется в углу письма.

Угловой штамп предприятия

Важно

В настоящее время печать или штамп могут быть изготовлены для любой коммерческой и некоммерческой организации. Однако существуют некоторые требования к изготовлению печатей, которые оговорены в Гражданском Кодексе. Печати с государственным гербом. Такие печати должны изготавливаться только круглой формы.

Пользоваться ими разрешено органам государственной власти и органам государственного управления. В центре круга располагается герб государства. Круг печати содержит название государственного органа или органа государственного управления. Затем располагается название, которое соответствует предприятию, учреждению или организации.
Печати, на которых изображены эмблемы и товарные знаки. Изготавливаются только тогда, когда эти знаки зарегистрированы и предусмотрены уставом или положением о предприятии. Обычная печать. Может быть как круглой, так и треугольной формы.

Требования к содержанию и внешнему виду печатей и штампов

Сведения об образовании и специальности дополнены на основании диплома о высшем образовании серия № выдан « » 201_ г.» (размер 37×76 мм) — применяется при внесении записи об изменении сведений об образовании в трудовой книжке. В соответствии с п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей; 10) «Дубликат» (размер 10×14 мм) — применяется при выдаче дубликата трудовой книжки на основании п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат».

Требования к печатям и штампам

В письмах используют следующие формы изложения: — от первого лица множественного числа; — от первого лица единственного числа; — от третьего лица единственного числа. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. В документах составленных комиссией указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Требования к оформлению реквизитов на поле углового штампа

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из 2-х частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть. В тексте документа подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: Наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Образец углового штампа

В оттиске указывается необходимая информация и по желанию ответственность за распространение, определенная законодательством. Штамп с реквизитами организации – относится к угловым штампам, обычно это полные реквизиты организации, помещенные в рамочку. Он необходим для договоров, соглашений и прочих приложений к договору.

Маркировочный штамп – не существует регламентированной формы, как правило, на оттиске некий рисунок, который требуется организации для работы.Датер – чаще всего это автоматическое устройство с прокручивающимися резиновыми лентами, на которых в зеркальном отображении нанесены цифры. Он необходим для частого указания даты на документах. Нумератор – чаще всего самонаборное устройство, представляющее собой автоматическую оснастку с резиновой лентой, которая прокручивается и можно выбрать необходимую цифру.

Что должно быть в угловом штампе?

Круглая печать представляет собой окружность диаметром 30-50 мм; треугольная печать — равносторонний треугольник со сторонами 38-42 мм; угловой штамп — прямоугольник со сторонами размером от 35 х 50 мм до 55 х 70 мм. Штампы – до 70 х 100 мм.Для внутреннего делопроизводства пользователей могут изготавливаться штампы иных форм и размеров. Организации могут иметь печати для своих структурных подразделений.

В этом случае, кроме обязательных реквизитов на печати должна содержаться дополнительная надпись, указывающая на принадлежность печати структурному подразделению. Например: “секретариат”, “канцелярия” и т.п. Размер круглых металлических выжимных печатей стандартный: 22-23 мм. Типовые образцы печатей и штампов определяются регистрирующим органом.

Требования к угловому штампу организации

Справка Советы по выбору оснастки:

• Если основное место использования печати – офис и при этом важно сделать четкий и ровный оттиск, то лучше приобрести автоматическую оснастку.
• Если вам часто приходится брать печать с собой и делать оттиски за пределами офиса, то лучше приобрести ручную оснастку. Она меньше по размеру, удобна для транспортировки и достаточно надежна.

Образец углового штампа организации Угловые штампы организации бывают разных видов и размеров. Угловой штамп с кратким реквизитами. Он содержит название организации, контактную информацию, номера ИНН, ОГРН и КПП. Это изделие небольшого размера, компактной формы. Оснастка может быть и ручной, и автоматической. Высота не более 2 см, а ширина не более 5,5. Применяют данный вид клише там, где нет необходимости использовать основную печать – на договорах и других бумагах.
Вспомогательные печати имеют различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др. Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, для заверения учетных документов и др. Требования к штампам содержатся в Национальном стандарте Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» разработанном в соответствии Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». В настоящее время не существует нормативного акта, который регулировал бы порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения штампов; организации осуществляют эту деятельность самостоятельно. Угловой штамп является основным штампом, содержит основные реквизиты организации.

Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «к», словом или штампом «контроль». Отметки об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении: слова «в дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись; дата. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию в виде штампа.

Пункт 7 статьи 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 12.12.95 N 208-ФЗ:

«Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации.
Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации».

ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ ПЕЧАТИ ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

Пункт 5 статьи 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.98 N 14-ФЗ:

«Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.
Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации».

ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ ПЕЧАТИ НЕКОММЕРЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Пункт 4 статьи 3 Федерального закона «О некоммерческих организациях» от 12.01.1996 г. № 12-ФЗ:

«Некоммерческая организация имеет печать с полным наименованием этой некоммерческой организации на русском языке.
Некоммерческая организация вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, а также зарегистрированную в установленном порядке эмблему».

ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТИ

Требования к реквизитам печатей с гербом (гербовым печатям):

Полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках — его краткое наименование (если таковое имеется);

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН);

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

Код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Размещать на печати Государственный герб РФ вправе:

Федеральные органы государственной власти, иные государственные органы, организации и учреждения;

Организации и учреждения независимо от форм собственности, наделенные отдельными государственно-властными полномочиями;

Органы, осуществляющие государственную регистрацию актов гражданского состояния;

Нотариусы;

Мировые судьи.

ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ ШТАМПА ОГРАНИЗАЦИИ

Действующим законодательством не предусмотренно конкректных требований к содержанию штампов организаций и индивидуальных предпринимателей.

Организация вправе самостоятельно определять содержание и порядок отображения информации в штампе. Штамп может включать в себя реквизиты, адрес и телефон компании, место для исходящего номера, а так же и любые другие сведения. Штампы используют для ускорения документооборота в организации.

ТИПЫ ШТАМПОВ

Угловой штамп — содержит реквизиты организации (название, юридический и фактический адрес, контакты и банковские реквизиты). Штамп с реквизитами имеет широкий спект применения и незаменим при заполнении ряда документов.

Регистрационный штамп — определяет ответственность организации за документ, устанавливает течение срока его исполнения. Регистрационный штамп содержит полное наименование организации, дату и номер документа, Ф.И.О. ответственного лица.

Штампы со стандартными словами позволяют быстро и легко обозначать статус документа или этапы его разработки. В делопроизводстве используются следующие стандартные штампы со словами: «ОБРАЗЕЦ» — «ОТГРУЖЕНО» — «СКЛАД» — «БУХГАЛТКРИЯ» — «ОТДЕЛ КАДРОВ» — «СРОЧНО» — «ОПЛАЧЕНО» — «ПОЛУЧЕНО» — «ПОГАШЕНО» — «КОПИЯ ВЕРНА» — «КОПИЯ С ПОДЛИННИКОМ СЛИЧЕНА» .

Треугольные штампы используется отделами снабжения коммерческих организаций, отделениями почтовой связи, медицинскими учреждениями, аптеками и иными организациями и учреждениями для совершения хозяйственных операций.

Статья 325 УК РФ. Похищение или повреждение документов, штампов, печатей.

1. Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печатей, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, — наказываются штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года.

2. Похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа — наказывается штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

Комментарии:

1. Понятие похищения близко понятию хищения (см. комментарий к ст.158 УК) и является общим для всех случаев обращения или покушения на обращение предмета преступления в собственность виновного независимо от цели и мотивов преступления и от того, представляет ли предмет преступления имущественную ценность.

2. Уничтожением является полная физическая (техническая) ликвидация указанных в ст.325 предметов преступления.

3. Повреждением этих предметов является частичная физическая (техническая) порча материала, на котором они исполнены (бумага, бланк и т.п.), с искажением их содержания и (или) смысла.

4. Сокрытием этих предметов является их утаивание (в специально избранном или подготовленном для этого месте, тайнике и пр., либо путем передачи их на хранение третьему лицу и т.п.).

5. Понятие официальных документов дается в комментарии к ст.324.

6. Штампы — ручные печатные формы (клише) с определенным текстом, предназначенные для производства оттисков при составлении документов (в такой оттиск обычно вносятся соответствующие письменные дополнения: номер документа, дата его выдачи и т.д.).

7. Печати — предметы с вырезанными знаками для выполнения оттиска (содержат изображение Государственного герба, наименование учреждения или организации и т.д.). Оттиски печати служат удостоверением подлинности документа.

8. Субъективная сторона преступления характеризуется прямым умыслом и мотивом (корыстной или иной личной заинтересованности).

9. О понятии корысти см. комментарий к п.«з» ст.105.

10. Иная личная заинтересованность по смыслу комментируемой статьи лишена признаков корысти и не обязательно является низменной (например, желание помочь попавшему в затруднительное или бедственное положение близкому лицу).

11. Часть 2 комментируемой статьи предусматривает ответственность за похищение у гражданина (РФ или другой страны) паспорта или другого важного личного документа.

12. Паспортом является удостоверение личности с основными ее данными (число, месяц, год и место рождения, гражданство, национальность, семейное положение и проч.). Паспорт удостоверяет постоянную или временную прописку по указанному в нем адресу. В некоторых случаях он является единственной формой удостоверения личности, дающей его обладателю возможность вступать в те или иные правоотношения. Паспорт может быть внутригосударственным или заграничным (для выезда из страны).

13. Другим важным личным документом могут быть по смыслу ч.2 принадлежащие гражданину пенсионное удостоверение, трудовая или орденская книжка, лицензия на право заниматься указанной в ней предпринимательской деятельностью, купчая на дом, водительские права и т.п. Эти личные документы носят официальный характер. Их важность оценивает суд.

14. Субъективная сторона преступления, предусмотренного ч.2, характеризуется прямым умыслом. В отличие от ч.1 мотив преступления здесь не указан, следовательно, он может быть любым (корыстным, иным низменным и др.).

15. Ответственность за совершенное преступление может нести лицо, достигшее 16 лет.

Печати и штампы используются сотрудниками современных компаний для того, чтобы время, затрачиваемое на однотипную работу, было сокращено. От печати штамп отличается тем, что он не несет юридической силы. Однако его востребованность, популярность, а также использование по частоте не уступает обычным круглым печатям. Как известно, в документообороте фирмы довольно часто возникает необходимость регулярного заполнения определенных форм. Таким образом, использование штампов помогает существенно облегчить работу с самыми различными документами. Естественно, в настоящий момент существует огромное количество штампов. Однако практика показывает, что угловой штамп пользуется особенным спросом. Далее более подробно поговорим о нем.

Многим интересно, что такое угловой штамп организации, как он выглядит. Итак, угловой штамп имеет прямоугольную форму. Его используют при выдаче справок, при ведении деловой переписки. Нужно отметить,что особенных требований к оформлению угловых штампов нет. Список реквизитов устанавливается руководителями компании, по собственному желанию. Например, угловой штамп, который используется индивидуальными предпринимателями, как правило, имеет следующие реквизиты: фамилия, имя, а также отчество предпринимателя, идентификационный номер, адрес предприятия, а также контактный телефон.

Угловой штамп наиболее часто используется в тех случаях, когда организация или предприниматель не имеет в своем распоряжении типографических бланков. Таким образом, производство углового штампа изготавливается, исходя из определенных требований. Благодаря чему документ имеет официальный характер. Очень важно, чтобы те реквизиты, которые размещались в тексте угловых штампов, а также те, которые отображаются на печати, совпадали. Пожалуй, это одно из основных требований. Как правило, штампы изготавливают по уже существующему эскизу. В том случае, если его нет, специалисты могут помочь в его создании. Для этого могут быть использованы всевозможные программы, которые ускоряют и упрощают процесс создания эскизов штампов.

ЛЕКЦИЯ № 2

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА.

Вопросы:

Состав реквизитов документа.

Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на рабочем поле документа.

Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на служебном поле документа.

2.1.Состав реквизитов документа.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

– юридическую силу документов;

– оперативное и качественное составление и исполнение документов;

– организацию быстрого поиска документов.

Документом называется зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов даты, текста, подписи и т. д.

Реквизит — это обязательный элемент оформления официального документа, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав реквизитов и требования к реквизитам и бланкам документов устанавливаются ГОСТом. В настоящее время это ГОСТ Р 6.30-2003.

ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Стандарт устанавливает: состав и схемы расположения информационных элементов документов — реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Требования стандарта являются рекомендуемыми, что не следует истолковывать как необязательные, но как допускающие некоторые послабления в оформлении документов по сравнению с жесткими требованиями ранее действовавших и отмененных стандартов.

Состав реквизитов документов, схемы их расположения (формуляры) и требования к оформлению приведены ниже.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

1 — Государственный герб Российской Федерации;

2 — герб субъекта Российской Федерации;

3 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4 — код организации;

5 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7 — код формы документа;

8 — наименование организации;

9 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии Приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 -отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке различных видов документов одного и того же наименования в различных организационно-управленческих ситуациях может быть различным.

Среди перечисленных реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты . Постоянные приводятся на бланках документов, переменные наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает в рамках стандартного листа бумаги (формата) место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформленияи прочтения документа. Стандартом предусматривается два варианта бланков — угловой и продольный . Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма. На продольном бланке начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от края листа; реквизиты располагаются по центру. В последнее время продольные бланки писем чаще используются для ведения переписки между предприятиями.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней (левой) части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, так как правый верхний угол в этом случае используется для указания адреса получателя. Угловые бланки часто служит для ведения переписки между государственными учреждениями.

Вся площадь формата, кроме разбиения его на зоны размещения реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003, условно может быть разделена на три части: служебное поле, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле формата.

Служебным полем является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Площадь для размещения реквизитов углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа . Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на поле углового штампа документа.

01 — Государственный герб Российской Федерации. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «0 Государственном гербе Российской Федерации». Изображение герба при продольном расположение реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора (реквизит 08).

02 — Герб субъекта Российской Федерации. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.Порядок использования на бланках документов изображения герба городов, автономных областей, автономных округов определяется нормативными актами соответствующих органов власти.

03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04 — Код организации. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа.

05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 — Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 — Код формы документа. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 — Наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

09 — Справочные данные об организации . Справочные данные об организации включают: почтовый адрес,номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). ГОСТ Р 6.30-2003 не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации.

10 — Наименование вида документа. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.

11 — Дата документа. Датой документа является:

Дата его подписания (для приказов, писем, факсограмм, справок);

Дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

Дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Документы, изданныедвумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату .

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 04 сентября 2015 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2015.09.04. Последний способ оформления дат находит широкое применение в больших архивах.

12 — Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и т. п.) регистрационный номер — это обычный порядковый номер документа . Регистрационный номер для писемдополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела пономенклатуре дел. Например, 1-26/90, где 1 — индекс структурного подразделения, 26 — номер дела по номенклатуре дел, 90 — порядковый номер отправляемого документа. Это касается так называемого инициативного документа, т. е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например, с письмом по интересующему ее вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два регистрационных номера : организации — автора ответа и организации — автора запроса (см. оформление реквизита 13). Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка используется только в тех видах документов, например, письмо, докладная записка, которые являются ответами на запрос . Сведения в реквизит переносятся с поступившего (входящего) документа. Пример оформления — см. выше требования к оформлению реквизита 12.

14 — Место составления или издания документа. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

После завершения процедуры регистрации новой организации и получения основной печати, встает вопрос о приобретении углового штампа с реквизитами фирмы. Традиционно он имеет форму прямоугольника и содержит полную или краткую информацию об организации. Размер штампа и содержание текста на нем определяются тем, где вы собираетесь его использовать. О существующих печатях и штампах и о сфере применения углового штампа рассказывается в материалах настоящей статьи.

Из статьи вы узнаете:

Штампы, печати, факсимиле – атрибуты, без которых не может существовать и функционировать ни одна современная организация. Печать – главный атрибут фирмы, ее юридическая подпись. Именно печать подтверждает и удостоверяет деловую бумагу. Документы, незаверенные печатью, не имеют юридической силы. Штамп – прямоугольный оттиск, назначение которого – заменять часто повторяющуюся запись. Он не имеет юридической силы, его назначение – облегчить работу с большим количеством документов.

Количество печатей, штампов и их оттисков огромно. Наиболее распространённый из них – угловой оттиск. Чаще всего они используется в деловой переписке, а также при выдаче различных справок. Набор реквизитов, представленных на клише, самостоятельно определяется руководством организации. Обязательных требований здесь не предусмотрено.

Виды штампов и печатей:

1. Медицинские (например, «педиатр Чернова Е.Г.», «Поликлиника №2» или «Медосмотр пройден»);
2. Ограничивающие доступ к документу (например, «Секретно», «Конфиденциально»);
3. Угловые, их еще называют «адресные» (в зависимости от назначения, они могут содержать название предприятия, адрес, email, телефоны, а также банковские реквизиты, ОГРН, БИК, ИНН. Подробнее об этом виде штампа речь пойдет ниже).
4. Предприятия или организации (например, банковский);
5. Подтверждающие согласование документа;
6. Маркировочные;
7. Регистрационные;
8. Нотариальной конторы или нотариуса;
9. Бухгалтерские («Копия верна», «Оплачено», «Получено», «Депонировано» и т.д.);
10. Персональные;
11. Для скрапбукинга (семейные альбомы с фотографиями);
12. Детские и школьные.

Особую разновидностей печатей представляет собой факсимиле. Оно точно копирует оригинальную подпись человека и предназначено для тиснения на бумаге. Такой вид клише распространен при составлении документов, не требующих личной подписи. Например, с помощью факсимиле можно быстро заверить документы.

Традиционно печать круглой формы имеет размер окружности диаметром 30-50 мм, печать треугольной формы представляет собой равносторонний треугольник, где каждая сторона равна 38-42 мм, а угловой штамп имеет форму прямоугольника от 35 х 50 мм до 55 х 70 мм.

Иногда организации для внутреннего делопроизводства заказывают оттиски других форм и размеров.

Структурные подразделения организации могут иметь свои собственные печати. Обязательное условие – кроме стандартных реквизитов, она должна содержать дополнительную надпись, которая будет указывать, что данный оттиск принадлежит именно этому отделу. Например, «Бухгалтерия» или «Отдел ДОУ».

Читайте также:

• Печати и штампы коммерческих организаций. Виды и реквизиты печатей и штампов

Оснастки печатей и штампов

Все существующие виды печатей и штампов состоят из двух обязательных элементов – оснастки и клише. На клише вырезаются буквы и все элементы, которые потом отображаются на бумаге, а оснастка – это корпус, на котором крепится клише.

Оснастка бывает ручной и автоматической. Материалом для ручной служит камень, дерево, керамика, металл, стекло или пластмасса, а для автоматической – металл и пластмасса.

• Если основное место использования печати – офис и при этом важно сделать четкий и ровный оттиск, то лучше приобрести автоматическую оснастку.
• Если вам часто приходится брать печать с собой и делать оттиски за пределами офиса, то лучше приобрести ручную оснастку. Она меньше по размеру, удобна для транспортировки и достаточно надежна.

Образец углового штампа организации

Угловые штампы организации бывают разных видов и размеров.

Угловой штамп с кратким реквизитами. Он содержит название организации, контактную информацию, номера ИНН, ОГРН и КПП. Это изделие небольшого размера, компактной формы. Оснастка может быть и ручной, и автоматической. Высота не более 2 см, а ширина не более 5,5. Применяют данный вид клише там, где нет необходимости использовать основную печать – на договорах и других бумагах.

Угловой штамп с полными реквизитами. Кроме той информации, которая отображена в усеченной форме, он содержит дополнительные банковские реквизиты. Данный вид клише отражает полный перечень данных о вашей компании. Там указывают расчетный счет, корреспондентский счет, название банка, обслуживающего этот счет, а также номера ОКПО и ОКВЭД. Как правило, оттиск этого клише делают в конце договоров, чтобы не печатать эту информацию вручную. Использование такого оттиска значительно облегчает работу бухгалтера при составлении договоров и экономит ваше время. Данные изделия имеют высоту от 3 до 4 см и ширину от 6 до 7,6 см. Оснастку для них делают автоматическую, поскольку здесь очень важно качество и четкость оттиска, а место использования – офис.

Образцы угловых штампов разных видов представлены ниже:

Подведем итоги

1. Штампы используются в современных организациях для оптимизации рутинной работы и экономии времени.
2. Штамп в отличие от печати не имеет юридической силы.
3. Угловой штамп имеет прямоугольную форму.
4. Основная сфера использования углового клише – выдача справок, оформление договоров и ведение деловой переписки.
5. Специальных требований к оформлению данного типа оттиска нет.
6. Список реквизитов, отражаемых на угловом клише, определяется руководителем организации самостоятельно.
7. Типичный перечень реквизитов простого углового оттиска: название фирмы, адрес, телефон, email. Полное клише содержит банковские реквизиты.
8. Штамп состоит из клише и оснастки. Оснастка бывает автоматическая и ручная.

Исторический факт

По данным археологических раскопок крупнейшими городами Древней Индии являлись Мохенджо-Даро и Хараппа. В настоящее время нет ни одного письменного документа, проливающего свет на быт, культуру и образ жизни жителей этих древних городов. Единственные дошедшие до нас свидетельства наличия письменности и высокой деловой культуры Древней Индии – печати того времени, обнаруженные археологами в большом количестве при раскопках. Особый интерес представляют резные печати Хараппской цивилизации.

Внешний вид и качество этих изделий уникальны. Они изготовлены из белого или сероватого талька – стеатита. Печати могли быть квадратными и круглыми. Печать вставлялась в ручку, имеющую форму пуговицы.

Лицевая часть клише содержала ритуальные изображения разных животных – быка с усеченными рогами, тигра, единорога или слона. Иногда на печатях изображались человеческие фигуры.

Источник: oepress.ru

Какую печать выбрать и чем штампы отличаются друг друга? В этом вопросе вам поможет закон. Порядок использования печатей и штампов был закреплен 40 лет назад, и до сих пор он остается неизменным. Однако есть нюансы, о которых необходимо помнить во время работы с печатями и штампами.

Как использовать печати в организации

---

Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г. № 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

Важно знать:

1. Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Основные виды печатей

---

По своему назначению печати подразделяются на основные (гербовые и печати юридических лиц) и вспомогательные (простые).

Печати в государственных организациях

В статье 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба Российской Федерации на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Что представляет собой гербовая печать? Гербовая печать имеют круглую форму. В центре находится изображение государственного герба Российской Федерации, а по окружности – наименование организации. Герб города и района Российской Федерации помещается на печатях органов представительской и исполнительной власти города и района в соответствии с нормативно-правовыми актами этого города или района.

Печати в коммерческих организациях

В негосударственных организациях используется печать фирмы, которая приравнивается к гербовой. В центре такой печати размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре).

Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Организации могут иметь простые (вспомогательные) печати. Они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение и вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок», «Для пакетов», «Для копий» и т.д.

Простые (вспомогательные) печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными.

Лица, уполномоченные проставлять печать на документы должны знать, что оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностного лица ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица.

На документы финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»

Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями

В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которые проставляется печать. Он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Так же в организации издается приказ (распоряжение) со списком должностных лиц (руководителей), имеющих право подписи на документах.

Рекомендуемый перечень документов, которые заверяются основными печатями:

• акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
• архивные справки;
• архивные копии;
• доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ве¬дение дел в арбитраже и т.д.);
• договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производст¬ве работ и т.д.);
• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);
• заключения и отзывы;
• заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
• исполнительные листы;
• командировочные удостоверения;
• нормы расхода;
• образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
• письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
• поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (свод¬ные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
• положения об организациях;
• представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);
• реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
• сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуля¬цию к договору и т.д.);
• соглашения;
• справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и при¬читающейся заработной плате и т.д.);
• спецификации (изделий, продукции и т.д.);
• титульные списки;
• удостоверения;
• уставы организаций;
• штатные расписания.

Оттиски вспомогательных печатей проставляется:

• для заверения справок;
• на копии документов;
• на выписки из документов;
• учетные документы и др.

Как использовать штампы в организации

---

Помимо основных и вспомогательных печатей, в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

Штампы бывают нескольких видов:

• угловой (адресный);
• регистрационный;
• ограничения права доступа;
• с реквизитами организации;
• маркировочные.

Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать. Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штамп с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Как хранить печати и штампы

---

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Как вести учет печатей и штампов

---

Для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе).

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы (см. Журнал учета печатей и штампов). 

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.

Замена и приобретение печатей и штампов

---

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны:

• время и место уничтожения;
• состав комиссии;
• основание уничтожения печатей и штампов;
• наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
• способ уничтожения;
• заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
• подписи членов комиссии.

Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.

Кто несет ответственность за печати и штампы

---

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.

Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.

Т.В. Войцехович

консультант по вопросам

делопроизводства