Реквизиты нормативного правового акта требования

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

Методические рекомендации разъясняют положения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержат методику их практического использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при реализации процессов документационного обеспечения управления, в том числе в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота.

Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности. Методические рекомендации могут использоваться также в процессе обучения студентов по соответствующим дисциплинам.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — Методические рекомендации) разработаны в целях определения:

— порядка применения положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — Стандарт);

— последовательности действий по организации его применения.

1.2. Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» <1>, а также в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в сфере информации и делопроизводства.

<1> Федеральный закон от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

1.3. Методические рекомендации будут способствовать применению положений Стандарта в организациях различных организационно-правовых форм.

1.4. Положения Методических рекомендаций распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

1.5. Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» <2> установлен принцип добровольности применения стандартов.

<2> Пункт 1 статьи 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

Применение Стандарта предполагает:

— приведение локальных нормативных актов организации, устанавливающих правила оформления документов, в соответствие со Стандартом (инструкция по делопроизводству, стандарт организации, правила работы с документами в СЭД);

— разработку бланков и электронных шаблонов документов в соответствии с положениями Стандарта.

1.6. В соответствии со структурой Стандарта, а также в связи с необходимостью определения порядка его применения, Методические рекомендации имеют следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Термины и определения;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Оформление реквизитов документов;

5. Подготовка текстов документов;

6. Бланки документов;

7. Особенности подготовки электронных документов.

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Бланк документа <3> — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

<3> Пункт 48 ГОСТа Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

Документ <4> — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

<4> Подпункт 4 пункта 2 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Документирование <5> — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

<5> Там же.

Копия документа <6> — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

<6> Там же.

Национальный стандарт <7> — документ по стандартизации, который разработан участником или участниками работ по стандартизации, по результатам экспертизы в техническом комитете по стандартизации или проектном техническом комитете по стандартизации утвержден федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации и в котором для всеобщего применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации;

<7> Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

Оформление документа <8> — проставление на документе необходимых реквизитов;

<8> Пункт 52 ГОСТа Р 7.0.8.-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

Подписание (документа) <9> — выражение ответственности за содержание документа посредством заверения его собственноручной подписью должностного или физического лица;

<9> Пункт 57, там же.

Подпись <10> — реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица;

<10> Пункт 58, там же.

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) <11> — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

<11> Пункт 85, там же.

Реквизит документа <12> — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

<12> Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Электронная подпись <13> — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

<13> Пункт 1 статьи 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, NN 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098, N 26 (ч. I), ст. 3390; 2016, N 1 (ч. I), ст. 65, N 26 (ч. I), ст. 3889).

Электронный документ <14> — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

<14> Подпункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963; 2014, N 19, ст. 2302, N 30, ст. 4223, N 30, ст. 4243, N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84, N 27, ст. 3979, N 29, ст. 4389, N 29, ст. 4390; 2016, N 26, ст. 3877, N 28, ст. 4558, N 52, ст. 7491, N 52, ст. 7491; 2017, N 18, ст. 2664, N 24, ст. 3478, N 25, ст. 3596, N 27, ст. 3953, N 31, ст. 4825, 4827, N 48, ст. 7051; 2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546).

Иные понятия используются в Методических рекомендациях в значении, соответствующем ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» <15>.

<15> ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОЗДАНИЮ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.

3.3. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения.

Размер шрифта — N 12 — 14.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до N 10, 11).

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта для всех организационно-распорядительных документов.

3.4 Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

3.5. Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

3.6. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.

3.7. Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный лист <16>.

<16> Исключением является Лист согласования, оформляемый при наличии более 4-х грифов согласования.

3.8. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный.

Интервал между словами — один пробел.

3.9. Локальными нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение отдельных реквизитов, а также фрагментов текста полужирным шрифтом.

При оформлении документов не рекомендуется использовать начертание шрифта «курсив» и подчеркивание текста.

3.10. Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом (Приложение N 1).

На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.

3.11. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения — текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота (далее — СЭД), обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов — с соблюдением положений Стандарта.

В организации могут использоваться электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц.

Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF.

4. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Организационно-распорядительные документы должны иметь установленный состав реквизитов и правила их оформления.

Электронные документы должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации» <17>.

<17> Пункт 38 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Состав и оформление реквизитов устанавливаются Стандартом. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и разновидностью.

Стандарт устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

4.1. Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» <18>, законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, уставами и нормативными правовыми актами представительных органов муниципальных образований.

<18> Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа <19>.

<19> Полужирным шрифтом в тексте Методических рекомендаций выделяются извлечения из Стандарта.

Вариант изображения Государственного герба Российской Федерации определяется видом документа и статусом издающего его органа в соответствии со ст. 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» <20>.

<20> Статья 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Гербы субъектов Российской Федерации устанавливаются их законами.

Гербы (геральдические знаки) муниципальных образований утверждаются уставами соответствующих муниципальных образований или правовыми актами (решениями, постановлениями) представительных органов муниципальных образований. В уставах или постановлениях (решениях) представительных органов муниципальных образований (советов, собраний) оговаривается состав видов документов с воспроизведением герба (геральдического знака) и вариант воспроизведения (одноцветный или многоцветный).

4.2. Эмблема

Эмблема, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках и электронных шаблонах документов:

— федеральных органов государственной власти;

— территориальных органов федеральных органов государственной власти;

— государственных и негосударственных организаций.

Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. В бланках с угловым расположением реквизитов изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля зоны, занятой реквизитами бланка.

4.3. Товарный знак (знак обслуживания)

Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке <21>, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

<21> Статья 1503 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Изображение товарного знака (знака обслуживания) регистрируется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации. Товарный знак изображается (воспроизводится) на документах в соответствии со свидетельством на товарный знак (знак обслуживания). Товарный знак может быть размещен на документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот <22> — письмах, накладных и др.

<22> Статья 1484 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица. Коммерческое обозначение не является фирменным наименованием и не подлежит обязательному включению в учредительные документы и единый государственный реестр юридических лиц <23>.

<23> Статья 1538 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

4.4. Код формы документа

Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по…» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Например:

Допустимо оформлять реквизит следующим образом:

Если код формы документа устанавливается классификатором организации, указывается его название.

4.5. Наименование организации — автора документа

Наименование организации — автора документа включается в бланк документа в соответствии с наименованием юридического лица, закрепленным в его учредительных документах (уставе или положении).

Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Например:

Наименование филиала, территориально обособленного подразделения, представительства указывается, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации.

Наименование организации включает:

— название организационно-правовой формы (федеральное бюджетное учреждение, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и др.);

— собственное наименование организации (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела).

Включение в наименование юридического лица официального наименования «Российская Федерация» или «Россия», а также слов, производных от этого наименования, допускается в случаях, предусмотренных законом, указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации, либо на основании разрешения, выданного в порядке, установленном Правительством Российской Федерации <24>.

<24> Пункт 1 статьи 54 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации от 30 ноября 2004 г. N 51-ФЗ.

Официальный источник электронного документа содержит неточность: Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) N 51-ФЗ был принят 30.11.94.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык республик в составе Российской Федерации, печатают на двух или более языках: государственном и национальном(ых). Наименование организации на государственном языке республики в составе Российской Федерации рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке <25>.

<25> Эта рекомендация впервые включена в ГОСТ Р 6.30-2003 в развитие статей 16 и 17 Федерального закона от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12, 1991, N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

В связи с утратой силы ГОСТ Р 6.30-2003, следует руководствоваться принятым взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования организаций располагают на одном уровне.

4.6. Наименование структурного подразделения — автора документа <26>

<26> Реквизит впервые введен Стандартом.

Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

Решение об использовании бланков структурных подразделений (о делегировании структурному подразделению права самостоятельно вести переписку с организациями на собственном бланке или издавать распорядительные документы) принимает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

4.7. Наименование должности лица — автора документа <27>

<27> Реквизит впервые введен Стандартом.

Наименование должности лица — автора документа используется в бланках писем и распорядительных документов и располагается под наименованием организации.

Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

Наименование должности лица — автора документа размещается также на бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (бланки распоряжений губернаторов, глав городов, районов и др.).

Реквизит применяют также в бланках писем и распорядительных документов руководителей самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом.

4.8. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают сведения, необходимые для осуществления информационного обмена:

почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом);

номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

Для всех организаций, кроме органов государственной власти и органов местного самоуправления, также указывается:

код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН);

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи <28>.

<28> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

Номер телефона (факса) указывается группами цифр через тире. Код города заключается в скобки: (495) 421-11-65.

Перечень данных, включенных в реквизит, не является исчерпывающим. При оформлении этого реквизита также могут указываться дополнительные сведения (о лицензиях, патентах и др.).

4.9. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем.

Виды организационно-правовых и распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливаются в законодательных и иных нормативных правовых актах, в уставе организации (положении об организации), иных локальных нормативных актах.

Вид документа располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) и печатается прописными буквами.

Наименование вида документа допускается писать слитно или вразрядку.

Например:

4.10. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа (приказ, распоряжение, письмо) или дате события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата акта может являться:

— датой события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое действие (например, передачу материальных ценностей);

— датой подписания документа, если событие было растянуто во времени (например, проверка), а текст акта был принят на заключительном заседании комиссии. В этом случае период проверки указывается в тексте акта.

Рекомендуется документам, изданным двумя или более организациями, присваивать одну (единую) дату.

В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата последнего подписания.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

Дата подписания или утверждения документа проставляется работниками службы делопроизводства, которые регистрируют документы, при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата может проставляться на специально отведенном для нее месте.

Например, на бланке письма:

на бланке приказа:

В актах, протоколах, справках место даты определяется разметкой заголовочной части документа. При угловом расположении дата проставляется от левого поля.

Например:

В докладных, служебных, объяснительных записках возможно проставление даты ниже реквизита «подпись».

4.11. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.)

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части документа.

Регистрационный номер проставляется на документе после его подписания (утверждения).

4.12. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает его исходящий регистрационный номер и соответствующую дату поступившего документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа помещается на бланке ответного письма. Не рекомендуется включать ее в текст документа.

4.13. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размеров N 11 или N 10 и размещать в две строки.

Например:

При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в сокращенном написании («г.») не указывается <29>.

<29> Статья 65 Конституции Российской Федерации.

Сокращение «г.» не указывается также для городов, в названии которых содержится слово «город»: Белгород, Калининград, Новгород.

4.14. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и быть закреплены в локальных нормативных актах организации.

Состав сведений ограниченного распространения определен в Указе Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. N 188 <30>. К ним относятся:

<30> Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925; 2015, N 29, ст. 4473).

— сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

— сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

— служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (служебная тайна);

— сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

— сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (коммерческая тайна);

— сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Нормативными правовыми актами Российской Федерации определен порядок использования грифа «Коммерческая тайна» <31> и пометки «Для служебного пользования» <32>. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, форма грифа определяется обладателем информации <33>.

<31> Пункт 4 статьи 6 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3283; 2006, N 6, 636; N 52, ст. 5497; 2007, N 31, ст. 4011; 2011, N 29, ст. 4291; 2014, N 11, ст. 1100; 2018, N 17, ст. 2435).

<32> Пункт 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368; 2016, N 9, ст. 1263; 2016, N 13, ст. 1833).

<33> Обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам (Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963; 2014, N 19, ст. 2302, N 30, ст. 4223, N 30, ст. 4243, N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84, N 27, ст. 3979, N 29, ст. 4389, N 29, ст. 4390; 2016, N 26, ст. 3877, N 28, ст. 4558, N 52, ст. 7491, N 52, ст. 7491; 2017, N 18, ст. 2664, N 24, ст. 3478, N 25, ст. 3596, N 27, ст. 3953, N 31, ст. 4825, 4827, N 48, ст. 7051; 2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546).

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа, подписью и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например:

В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» наряду с грифом указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.

Например:

При получении входящего документа с грифом ограничения доступа рекомендуется проставлять на документе гриф ограничения доступа, принятый в организации. Если на лицевой стороне листа недостаточно места, рекомендуется проставлять его на обороте правого верхнего угла документа.

4.15. Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в правой верхней части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

При наличии грифа ограничения доступа к документу «адресат» размещается под ним.

В соответствии с рекомендацией Стандарта строки реквизита печатаются через 1 интервал. Возможно отделение составных частей реквизита дополнительным интервалом.

Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Например:

или

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилия, инициалы должностного лица, указываются в дательном падеже.

Например:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Например:

или

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — наименование структурного подразделения.

Например:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — в дательном падеже — наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы.

Например:

При адресовании письма специалисту указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения, затем в дательном падеже наименование должности специалиста и — ниже — фамилия, инициалы.

Например:

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Например:

Список рассылки составляется исполнителем.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

В одном документе не должно быть более четырех адресатов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

В реквизите «адресат» допускается употреблять обозначение «г-ну» (господину) или «г-же» (госпоже).

Например:

В реквизите «адресат» инициалы всегда ставятся после фамилии.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 <34>.

<34> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 28.03.2018 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

Например:

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации, а также постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Например:

Названия административно-территориальных единиц (города, района, поселка, улицы и т.д.) указываются в соответствии с официальными наименованиями, размещенными в соответствующих справочниках.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес.

Например:

4.16. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа.

Например:

Гриф утверждения включает также наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер.

Например:

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Например:

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

При наличии двух или нескольких грифов утверждения они могут располагаться справа и слева от наименования вида документа, размещаемого по центру.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 2.

4.17. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту — краткое содержание документа.

Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

приказ (о чем?) о премировании работников организации;

приказ (о чем?) об утверждении Инструкции по делопроизводству;

письмо (о чем?) о предоставлении информации

Заголовок должен состоять из одной фразы.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах и других документах с продольным расположением реквизитов заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется.

Заголовки, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится.

Заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются. Возможно их выделение полужирным шрифтом.

В условиях применения СЭД заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется для всех документов и вносится в поле регистрационно-учетной формы регистрируемого документа.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

4.18. Текст документа

О составлении текста документа см. раздел 5.

4.19. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте, или приложений несколько:

— если приложения сброшюрованы:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложение самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше конверта, в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.

Отметка о приложении, занимающая несколько строк, печатается через один межстрочный интервал.

Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа в конце пункта, в котором упоминается документ-приложение, в скобках указывается: (приложение 1) или (приложение N 1).

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении. Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.

Если затем документ затем издается типографским способом вместе с приказом, он сохраняет отметку о приложении.

Если документ издается отдельно от утвердившего его приказа, проставляется гриф утверждения.

Например:

4.20. Гриф согласования документа

Гриф согласования документов проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Грифом согласования документа оформляется:

— внешнее согласование документа — с органами власти, организациями, должностными лицами сторонних организаций;

— внутреннее согласование с коллегиальными органами организации — автора документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации) в именительном падеже, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Например:

Если согласование осуществляется совещательным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется документом, указываются: вид документа, организация — автор документа, дата и номер документа.

Наименование согласующего органа или документа указывается в творительном падеже.

Например:

Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.

Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка:

«Лист согласования прилагается».

4.21. Виза

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа с работниками организации — автора документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Например:

Виза может быть напечатана или полностью написана визирующим от руки.

Виза оформляется следующим образом:

— если замечаний нет:

— при наличии замечаний:

Если специалист полностью не согласен с проектом, виза оформляется так:

Замечания прилагаются к документу на отдельном листе.

Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа следующим образом:

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют:

— на последнем листе документа под подписью;

— на обороте последнего листа подлинника документа;

— на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах (например, в деловых письмах) в зависимости от того, необходимо ли направлять подлинник письма по почте или достаточно направить письмо по факсимильной связи или по электронной почте (в виде электронной копии), визы проставляются:

— на копии письма (визовом экземпляре), если подлинник отправляется адресату по почте;

— на обороте последнего листа подлинника, если письмо отправляется адресату по факсу или электронной почте (в этом случае подлинник остается в организации и помещается в дело).

Лист согласования (визирования) оформляется, если согласующих лиц больше 5 — 6.

Лист согласования (визирования) прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Например:

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений — с проставлением визы на обороте каждого листа документа.

В организациях, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме. При передаче документов на бумажном носителе, согласованных в СЭД, в структурное подразделение, ответственное за архив, сведения о согласовании распечатываются на листе согласования.

К лицам, визирующим проекты документов, как правило, относятся:

— руководители структурных подразделений, ответственные за подготовку проекта документа;

— руководители структурных подразделений, интересы которых затрагивает проект документа;

— заместитель руководителя организации, курирующего структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта документа;

— руководитель юридического подразделения (если этого требует вид документа и его содержание);

— руководитель службы делопроизводства.

Лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования.

4.22. Подпись

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается.

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне:

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии:

Документ может быть подписан только тем лицом, должность и фамилия которого указана на документе.

Подписание документа другим лицом с проставлением косой черты или надписи «за» недопустимо.

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Если работник организации приказом назначен исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется следующим образом:

или

При оформлении подписи наименование должности начинается от левого поля, а последняя буква фамилии оказывается на границе правого поля.

При наличии нескольких подписей по границе правого поля располагается самая длинная фамилия, а остальные выравниваются по инициалам.

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При наименовании должности, занимающем несколько строк, расшифровка подписи печатается на уровне нижней строки.

4.23. Отметка об электронной подписи <35>

<35> Реквизит впервые введен Стандартом.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отметка об электронной подписи включает:

фразу «Документ подписан электронной подписью»;

номер сертификата ключа электронной подписи;

фамилию, имя, отчество владельца сертификата;

срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать изображение эмблемы, товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Отметка об электронной подписи, как правило, оформляется для документов, подписанных усиленной электронной подписью.

При внутреннем обмене документами и при обмене с организациями партнерами, если это предусмотрено соглашением между сторонами, организации могут использовать усиленные неквалифицированные и простые электронные подписи.

Отметка об электронной подписи располагается на традиционном месте собственноручной подписи: между наименованием должности подписывающего лица и расшифровкой подписи. Если электронный документ оформляется на бланке должностного лица, указания на наименование должности лица, подписывающего документ, не требуется.

4.24. Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Например:

Примерный перечень документов, на которые ставится печать организации, приведен в приложении N 3.

4.25. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе оформляется на нижнем поле лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.

Например:

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Например:

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

4.26. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» (отметка об электронной подписи) и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего, его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Например —

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N… за… год»).

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Копии электронных документов, созданные на бумажном носителе, заверяются в установленном порядке.

Электронные копии документов на бумажном носителе заверяются электронной подписью, в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.27. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

При отсутствии места для проставления отметки о поступлении на лицевой стороне поступившего документа отметка ставится на оборотной стороне листа.

4.28. Резолюция

Резолюция содержит указания по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Например:

Срок исполнения поручения не указывается, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, или подчеркивается.

Например:

Если указания по исполнению содержатся в тексте документа, то резолюция содержит указание на исполнителя, подпись лица, вынесшего резолюцию и дату резолюции.

Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата A5 или A6.

В резолюцию, оформленную на отдельном бланке, также могут включаться сведения о должности ее автора.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Оформление резолюции в СЭД должно соответствовать указанным требованиям.

Резолюция, оформленная в СЭД для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

4.29. Отметка о контроле

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

При постановке на контроль документа в СЭД в регистрационно-учетную форму заносятся сведения об этом.

Настройка СЭД производится таким образом, чтобы сотрудник, осуществляющий контроль, и исполнитель могли получать автоматические уведомления о приближении контрольных сроков.

4.30. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним. Отметка также свидетельствует об исполнении документа и снятии его с контроля.

Отметка включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должность лица, оформившего отметку, подпись, дату.

Например:

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа, например: «Направлен ответ (дата), (N)», «Проведена консультация по телефону (дата)», «Учтено при разработке проекта» и др. Сведения указываются в начале отметки.

Например:

При использовании СЭД отметку допускается не ставить, при этом следует учитывать необходимость формирования в СЭД сведений о результате и времени исполнения документа, о том к какому делу относится документ, где хранится дело, кто ответственен за завершение его исполнения и помещение в дело.

5. ПОДГОТОВКА ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик Российской Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации <36>.

<36> Пункт 2 статьи 3 Федерального закона от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12, 1991, N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

5.1. Русский язык в обязательном порядке используется:

— в переписке между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации;

— в переписке с предприятиями, организациями, не находящимися в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенными на территории других субъектов Российской Федерации;

— при оформлении документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, записей актов гражданского состояния, трудовых книжек, а также документов об образовании и др.

Русский язык и язык республики в составе Российской Федерации одновременно применяются:

— в делопроизводстве судебных и правоохранительных органов;

— в сферах промышленности, связи, транспорта и энергетики на всей территории Российской Федерации;

— в сфере обслуживания и коммерческой деятельности <37>.

<37> Там же, статья 22.

5.2. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указывается наименование вида документа и заголовок к тексту, а также их реквизиты:

— наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Например:

При ссылке на законодательные и иные нормативные правовые акты указывается официальный источник их опубликования (Собрание законодательства Российской Федерации, Бюллетень ведомственных нормативных актов, информационный портал http://www.pravo.gov.ru, издания субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления).

Например:

5.3. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Выделение более четырех уровней рубрикации текста не рекомендуется.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки. Заголовки разделов пишутся с прописной буквы. Допускается написание заголовков разделов прописными буквами. Подзаголовки пишутся с прописной буквы строчными. Заголовки разделов допускается выделять полужирным шрифтом.

В текстах документов употребляются только общепринятые термины, а также аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении термина или аббревиатуры, которые могут быть непонятны читателю, они расшифровываются при первом употреблении. Если таких лексических единиц в тексте мало (до 4-х), расшифровки можно давать в подстраничных сносках. Если их больше, рекомендуется составить раздел «Термины и определения» и «Перечень сокращений».

При употреблении в тексте фамилий и инициалов инициалы указываются после фамилии.

5.4. Текст документа может излагаться в виде таблицы, анкеты или грамматически связного текста.

Анкета — текст документа, характеризующего один объект по набору признаков и построенный в виде вопросов и ответов <38>.

<38> Управление документами. Термины и определения. Словарь. — М., 2013, с. 13.

Таблица — текст документа, имеющий упрощенную логико-синтаксическую структуру и пространственную организацию и позволяющий сопоставить предметы, явления, процессы по определенному набору признаков <39>.

<39> Там же, с. 82.

Грамматически связный текст <40> — текст документа, сохраняющий логико-синтаксическую структуру и пространственную организацию естественного языка.

<40> Там же, с. 25.

В тексте анкеты может содержаться как словесная, так и цифровая информация. При построении анкеты вопросы выражаются существительными в именительном падеже, например: «фамилия», «имя», «отчество»; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: «структурное подразделение», «последнее место работы», «результат выполнения плана», «причина отсутствия».

Вопросы анкеты и ответы на них грамматически согласовываются.

Табличные тексты применяются в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, техническое задание, некоторые виды отчетов, перечни и др.

Например:

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный — графы и горизонтальный — строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовки и подзаголовки граф, а наименования объектов — заголовки и подзаголовки строк таблицы, расположенные в крайней левой графе.

Например:

Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы. Подзаголовки — со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически согласуются с заголовками.

5.5. Построение грамматически связного текста зависит от вида документа.

Текст распорядительных документов излагается от 1 лица ед. числа: «приказываю» или (в решениях коллегиальных органов): от 3 лица единственного числа: «коллегия постановляет», «ученый совет решил». Текст распоряжения распорядительной формулы не имеет.

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

нормативный правовой акт вышестоящего органа или распорядительный документ, ранее изданный организацией;

формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

Например:

Констатирующей части может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.

Распорядительная словесная формула: «приказываю» печатается прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ) без разрядки с новой строки от абзаца или строчными буквами вразрядку (приказываю) в продолжение преамбулы, с выделением полужирным шрифтом или без выделения, с проставлением двоеточия.

Слово «постановляет» пишется в продолжение преамбулы вразрядку.

Текст распоряжения распорядительной словесной формулы не имеет.

Распорядительная часть состоит из пунктов, в которых излагаются управленческие решения.

Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа.

Если пункт формулирует поручение, в нем указывается:

— поручение;

— исполнитель (исполнители);

— срок исполнения поручения.

Если проект распорядительного документа отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то в предпоследнем пункте проекта распорядительного документа необходимо их указать.

Например:

В последнем пункте распорядительного документа указывается наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов.

Например:

Пример оформления распорядительных документов дан в приложениях N 4 и N 5.

5.6. К организационным документам относятся локальные нормативные акты организации, устанавливающие права, обязанности, порядок функционирования структурных подразделений или последовательность осуществления каких-либо действий (операций).

В локальных нормативных актах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция, регламент) текст формулируется от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…»).

Текст организационных документов всегда делится на пункты (подпункты) в соответствии с объектом регламентации.

В положении о структурном подразделении:

— общие положения;

— структура (если подразделение имеет структуру);

— задачи;

— функции;

— права;

— ответственность;

— взаимоотношения.

В должностной инструкции:

— общие положения;

— функции;

— должностные обязанности;

— права;

— ответственность;

— взаимоотношения.

Разделы всегда имеют заголовки, напечатанные с прописной буквы.

В тексте документов, регламентирующих какой-либо процесс, должны четко прослеживаться причинно-следственные связи между нормами, правилами, требованиями.

В тексте таких документов преобладают определенные типы модальных значений, передаваемые определенными выражениями:

— дозволение («разрешается», «может», «имеет право», «вправе», «рекомендуется» и др.);

— обязывание («должны», «обязаны», «необходимо», «следует»);

— запрет («запрещается», «не разрешается», «не допускается», «не следует»).

Образец оформления Положения о структурном подразделении представлен в приложении N 6.

5.7. Протоколы оформляются на специальном бланке протокола или на стандартном листе бумаги.

В практике управления организациями приняты полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит повестку дня, указание присутствующих, запись всех выступлений на заседании, вопросы, выступления лиц, принявших участие в обсуждении, и принятые решения.

Краткий протокол включает тему выступления, фамилии выступивших (может быть краткая запись выступления), принятые решения.

Решение о форме протокола принимает руководитель (возможно предварительное обсуждение этого вопроса с партнерами).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: фамилии председателя (председательствующего) и секретаря заседания; должности и фамилии участников и приглашенных лиц; повестка дня.

Если участников заседания более 15 человек, в протоколе указывается общее число участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий является приложением к протоколу. В этом случае включается следующая формулировка:

Лица, которых пригласили на заседание в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:» с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указываются вопрос или вопросы, обсуждаемые на заседании. Должность и фамилия докладчика могут не указываться.

Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения.

Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?».

Словосочетание «повестка дня» рекомендуется писать прописными буквами и располагать по центру. Вопросы повестки дня (если их несколько) следует помечать арабскими цифрами.

Например:

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по числу вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ: (если оформляется полный протокол)

РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:)

После слова «СЛУШАЛИ»: в именительном падеже указывается фамилия докладчика и излагается тема доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: «Текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ»: последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются в форме 3 лица единственного или множественного числа: «считает», «предлагает» или «считают», «предлагают».

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

В разделе «РЕШИЛИ»: («ПОСТАНОВИЛИ») записывается принятое решение.

Принятые решения формулируются в неопределенной форме глагола: «доработать…», «одобрить…», «проинформировать…».

По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, — количество выданных бюллетеней.

Если один из участников заседания не согласен с решением, он может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись: «Особое мнение Петрова А.П. прилагается».

Пример оформления протокола дан в приложении N 7.

5.8. При составлении деловых (служебных) писем рекомендуется учитывать следующие правила:

— письмо должно быть посвящено одному вопросу. Два вопроса и более могут рассматриваться, если они отражают стороны одного общего вопроса и по ним будет приниматься одно решение;

— письмо не должно быть большим по объему (большинство писем — до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до пяти страниц текста).

В деловых письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на бланке должностного лица.

В деловых письмах может использоваться — вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

В письме может использоваться также заключительная этикетная фраза:

Вступительное обращение располагается над текстом письма посередине и завершается восклицательным знаком. Заключительная этикетная фраза размещается от левого поля и завершается запятой.

Текст письма может состоять:

— из одной части, если основное содержание письма (просьба, сообщение напоминание и др.) не требует обоснования;

Например:

— из двух частей: обоснование и заключение, — представленных в виде одного простого предложения.

Например:

— из трех частей: вступление, обоснование, заключение.

Например:

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

При составлении деловых писем рекомендуется использовать клише (слова и формулировки, часто употребляемые для выражения определенного смысла).

Например, некоторые клише — обоснования:

По содержанию и назначению письма могут подразделяться на: письма-просьбы, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-приглашения и др.

Каждый вид письма имеет определенную формулировку основной мысли:

— письмо-просьба (запрос) — просим, прошу (на должностном бланке);

— письмо-сообщение — сообщаем (сообщаю);

— сопроводительное письмо — направляем, представляем, высылаем;

— письмо-предложение — предлагаем;

— письмо-приглашение — приглашаем;

— письмо-напоминание — напоминаем;

— претензия — выражаем, предъявляем, заявляем претензию;

— письмо-требование — требуем, просим (в деловой переписке слово «просим», обращенное к лицу, нарушившему условия договора, по обязательности выполнения равно слову «требуем»).

Текст письма должен быть написан деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность и краткость текста.

5.9. Текст акта, подтверждающего действие или событие (например, передачу от одного лица другому материальных ценностей), составляется людьми, осуществляющими этот процесс.

Если созданию акта предшествовала, например, проверка, то он составляется несколькими лицами (комиссией).

Текст акта может состоять из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого акт создается, его номер и дата. Если такого документа не было, первая часть опускается. Во вводной части называются составители акта (если акт составлялся комиссией — председатель и члены комиссии).

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей, фамилии и инициалы. Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается указывать наименование организации (места работы), сведения о документах, удостоверяющих личность, полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от абзаца.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экземпляр — бухгалтерия,

2-й экземпляр — коммерческий отдел.

Пример составления акта представлен в приложении N 8.

5.10. Для подготовки документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры о передаче документов на государственное хранение, акты об уничтожении документов), рекомендуется разрабатывать шаблоны с трафаретным текстом.

6. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Для изготовления бланков документов используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Фон электронных шаблонов документов должен быть белого цвета.

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

6.1. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения и документы с отметкой ЭПК должны иметь левое поле не менее 30 мм. Все листы одного документа должны иметь одинаковые размеры полей.

Указание размеры полей документов и размеры полей для каждого отдельного вида документа устанавливаются локальным нормативным правовым актом организации (инструкцией по делопроизводству).

Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими <41>) и/или электронные шаблоны бланков.

<41> Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001 N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587).

Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов (за исключением использования Государственного герба Российской Федерации), порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

6.2. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б к Стандарту. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром, указанные размеры ориентировочных границ зон представляют информацию о допустимых минимальных размерах зон. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой и продольный.

6.3. Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Локальными нормативными актами организации могут устанавливаться: бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица и др.).

Состав реквизитов бланков определяется локальными нормативными актами организации.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма, и включает следующие реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или 02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания), а также

05 — наименование организации — автора документа;

13 — место составления (издания) документа.

Проставляются также ограничительные отметки для реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа (см. приложение N 9).

Бланк письма включает реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или 02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания);

05 — наименование организации — автора документа;

08 — справочные данные об организации.

Включаются также ограничительные отметки для реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

15 — адресат;

17 — заголовок к тексту.

Бланк письма структурного подразделения дополнительно может также включать реквизит 06 — наименование структурного подразделения — автора письма;

бланк письма должностного лица — реквизит 07 — наименование должности лица — автора документа; (приложения N 10 и N 11).

Бланк конкретного вида документа (кроме письма) в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или (02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания);

05 — наименование организации — автора документа;

09 — наименование вида документа;

13 — место составления (издания) документа и, при необходимости, в зависимости от вида документа, — ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту (приложение N 12).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06 — наименование структурного подразделения, бланк должностного лица — реквизит 07 — наименование должности лица — автора документа.

Для обеспечения учета бланков проставляются типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.

6.12. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик:

— угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на языке (языках) республики — справа);

— продольные (реквизиты бланка на русском языке располагаются сверху, языке (языках) республики — ниже).

Например:

Для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках — русском и иностранном языке.

Пример бланка для переписки с иностранными корреспондентами:

При переписке с иностранными корреспондентами, адрес в реквизите «справочные данные об организации» оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи Российской Федерации <42>, реквизит «адресат» оформляется в соответствии с правилами оформления почтовых адресов той страны, в которую он направляется.

<42> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

7. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Организации могут создавать документы, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов. Состав таких документов может устанавливаться Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов, утверждаемым руководителем организации <43>.

<43> Пункт 39 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

7.2. Электронные документы должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление <44>.

<44> Пункт 5 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Реквизиты электронных документов оформляются в соответствии с требованиями Стандарта.

Электронные документы могут создаваться с использованием электронных шаблонов. Альбом электронных шаблонов утверждается руководителем организации.

7.3. При подготовке, согласовании и доработке электронных документов могут использоваться текстовые и табличные редакторы, поддерживающие функции создания примечаний к документу и отслеживания изменений в нем.

При передаче документа на подписание (утверждение) все примечания и записи об изменениях из электронного документа удаляются.

При передаче электронного документа на подпись и его регистрации рекомендуется использовать формат электронных документов PDF.

7.4. Электронные документы подписываются электронной подписью. Условия признания электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, устанавливаются Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» <45>.

<45> Статья 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098, N 26, ст. 3390; 2016, N 1, ст. 65, N 26, ст. 3889).

7.5 Реквизиты электронного документа, выступающие в качестве графических элементов <46> (дата документа, регистрационный номер документа, и др. — по усмотрению организации), должны воспроизводиться на документе с выполнением следующих требований:

<46> Данные, которые вносятся в шаблон при составлении электронного документа, а также в подготовленный электронный документ при его подписании и регистрации.

— графические элементы должны располагаться на месте соответствующих реквизитов документа, указанных в Стандарте;

— графические элементы должны быть видимыми и читаемыми при отображении (воспроизведении) электронного документа;

— графические элементы не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

— изображение графических элементов не должно перекрывать элементы текста документа и другие реквизиты.

Графические элементы реквизитов, предполагающих собственноручную подпись (гриф согласования документа, гриф утверждения документа, отметка о заверении копии), оформляются с использованием отметки об электронной подписи.

7.6. Для организации процесса визирования электронных документов в регистрационно-учетной форме СЭД должны быть предусмотрены поля, содержащие сведения о должности лица, визирующего документ, его фамилии и инициалах, дате визы, результате рассмотрения (согласовано, согласовано с замечаниями, не согласовано), а также поле для внесения замечаний по электронному документу.

Для внесения резолюции в регистрационно-учетную форму СЭД должны быть предусмотрены поля резолюции, включающие поля для внесения сведений о фамилии, инициалах исполнителя (исполнителей), поручении по документу, сроке исполнения, должности, фамилии и инициалах лица, вынесшего резолюцию, дате резолюции. Дополнительно могут включаться поля, содержащие сведения о должности исполнителя.

7.7. Организации, осуществляющие совместную деятельность в какой-либо области, для обеспечения качественного обмена информацией могут регулировать формат, порядок обмена электронными документами и т.д. посредством заключения соглашений между сторонами.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение N 1
к п. 3.9.

Росархив

Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

(ВНИИДАД)

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Образец титульного листа документа

Приложение N 2
к п. 4.16.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

1. АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

2. ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

3. ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

4. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ, МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ.

5. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

6. НОРМЫ И НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

7. ОПИСИ дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

8. ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

9. ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

10. ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

11. ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; о структурном подразделении; о премировании и т.д.).

12. ПРАВИЛА

13. ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

14. РЕГЛАМЕНТЫ (в т.ч. регламенты бизнес-процессов).

15. СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

16. СТАНДАРТЫ (государственные, национальные, организации, отраслевые).

17. СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

18. УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

19. УСТАВЫ.

20. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Приложение N 3
к п. 4.24

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ

1. АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

2. АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.

3. Документы налоговой отчетности.

4. ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты.

5. ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

6. ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.

7. НОРМЫ расхода.

8. ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

9. ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг).

10. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

11. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

12. РЕЕСТРЫ (чеков, поручений, представляемых в банк).

13. СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

14. СОГЛАШЕНИЯ.

15. СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

16. СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).

17. ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.

18. УДОСТОВЕРЕНИЯ.

19. УСТАВЫ организаций.

Приложение N 4
к п. 5.5

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТ ПО ПРОГРАММЕ «ЭКОЛОГИЯ РОССИИ»

В связи с необходимостью реализации программы «Экология России» приказываю:

1. Руководителю Управления экологии 02.10.2018 представить календарный план мероприятий по выполнению программы;

2. Руководителю Финансового управления 10.10.2018 представить смету затрат по выполнению программы.

3. ….

4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Образец оформления приказа

Приложение N 5
к п. 5.5

О ПОДГОТОВКЕ К ПРАЗДНОВАНИЮ 70-Й ГОДОВЩИНЫ ПОБЕДЫ В ВЕЛИКОЙ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ВОЙНЕ

В связи с приближением празднования 70-й годовщины Победы в Великой Отечественной Войне:

1. Руководителю Департамента протокола (Орлову А.А.) 10.04.2015 представить план праздничных мероприятий.

2. Руководителям структурных подразделений 12.04.2015 представить списки работников, выделенных для подготовки к празднованию.

3. …………

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя Секретариата (Синичкину В.И.).

Образец оформления распоряжения

Приложение N 6
к п. 5.6.

1. Общие положения

1.1. Служба документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ) является самостоятельным структурным подразделением организации, осуществляющим организацию работы с документами.

1.2. Служба ДОУ создается и ликвидируется приказом руководителя организации.

1.3. Службу ДОУ возглавляет заведующий службой, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя организации.

1.2. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, государственными стандартами на документы, нормативными и методическим документами Росархива по вопросам организации работы с документами и архивного хранения, законодательством о труде и охране труда Российской Федерации, уставом организации, инструкцией по документационному обеспечению деятельности организации, приказами и распоряжениями руководителя организации, настоящим положением.

В электронном документе нумерация пунктов соответствует официальному источнику.

…

Образец оформления положения о структурном подразделении

Приложение N 7
к п. 5.7.

Председатель — Петров А.А.

Секретарь — Максимова М.М.

Присутствовали: 15 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации программы «………».

Доклад заместителя директора Копейкина И.П.

1. СЛУШАЛИ:

Копейкина И.П. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Шацкий Э.Я. — краткая запись выступления.

Кучкин И.С. — краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1.1. Одобрить План работы по реализации программы.

1.2. Руководителю Финансового управления подготовить и Смету расходов по реализации программы.

Образец оформления протокола

Приложение N 8
к п. 5.9

Основание: приказ руководителя от 21.01.2017 N 25 «О проведении проверки организации хранения документов организации».

Акт составлен комиссией:

Председатель комиссии — Иванов А.А..;

Секретарь комиссии — Птичкина О.П.;

Члены комиссии: Арбузов О.Н., Бочаров Н.А., Мулерман Э.А.

С 15.02.2017 по 02.03.2017 комиссией проводилась проверка организации хранения документов организации.

1. Выводы:

1.1. Порядок хранения документов в организации в целом соответствует правилам, установленным локальными правовыми актами.

1.2……………………………………….

2. Замечания:

2.1……..

2.2………..

Образец оформления акта

Приложение N 9
к п. 6.3

Росархив

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

(ВНИИДАД)

Москва

Образец общего бланка организации

Приложение N 10
к п. 6.3

Образец углового бланка письма организации

Приложение N 11
к п. 6.3

Образец продольного бланка письма организации

Приложение N 12
к п. 6.3.

Росархив

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

(ВНИИДАД)

ПРИКАЗ

Москва

Образец оформления бланка приказа

1. В соответствии со статьей 7 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» органами местного самоуправления принимаются муниципальные правовые акты, которые подлежат обязательному исполнению на всей территории муниципального образования.

2. В соответствии с частью 3 статьи 43 указанного Федерального закона представительный орган муниципального образования по вопросам, отнесенным к его компетенции федеральными законами, областными законами, уставом муниципального образования, принимает решения, устанавливающие правила, обязательные для исполнения на территории муниципального образования, а также решения по вопросам организации деятельности представительного органа муниципального образования.

3. Согласно статье 35 данного Федерального закона нормативный правовой акт, принятый представительным органом муниципального образования, направляется главе муниципального образования для подписания и обнародования.

Ненормативные акты (например, решение о внесении в Законодательное Собрание Ростовской области в порядке законодательной инициативы проекта Областного закона, решение о поправках к проекту областного закона, принятому в первом чтении) подписываются председателем представительного органа муниципального образования.

4. Нормативный правовой акт представительного органа муниципального образования (далее – решение) – это акт, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение и действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.

5. Регламентом представительного органа муниципального образования может быть предусмотрено, что проект решения принимается представительным органом муниципального образования на одном заседании за основу, а на другом – в целом. Это целесообразно, когда депутаты считают необходимым принятие какого-либо решения, но проект этого решения необходимо доработать.

Принятие проекта решения за основу оформляется самостоятельным решением. Такое решение не будет являться нормативным актом и подписывается председателем представительного органа муниципального образования. При этом в таком решении указывается, что за основу принимается проект решения. В целом же принимается решение.

6. При подготовке проекта решения рекомендуется обращать внимание на следующее:

употребляется ли один и тот же термин в данном решении в одном и том же значении;

имеют ли термины общепризнанное значение;

обеспеченно ли единство понятий и терминологии, используемых в решении, с понятиями и терминологией, используемыми в федеральном, областном законодательстве.

7. В тексте решения недопустимы случаи противоречий одного положения другому положению (внутренние противоречия), необоснованное повторение одних и тех же положений в различных частях акта.

Необходимо соблюдать логическую последовательность изложения текста решения.

Текст решения должен быть точным и ясным.

Недопустимо наличие в тексте норм, в которых отсутствует смысловая нагрузка, а также норм, которые могут иметь неоднозначное толкование.

8. Наименование решения отражает его содержание и основной предмет правового регулирования. Наименование должно быть точным, четким и максимально информационно насыщенным, правильно отражать предмет правового регулирования с тем расчетом, чтобы исполнители могли по наименованию решения определить его основное содержание, легко запомнить, при необходимости быстро отыскать.

9. Преамбула (введение) — самостоятельная часть решения, которая определяет его цели и задачи, но не является обязательной.

Преамбула:

не содержит самостоятельные нормативные предписания;

не делится на статьи, пункты;

не содержит ссылки на другие решения, подлежащие признанию утратившими силу и изменению в связи с принятием решения;

не содержит определений понятий, терминов;

не формулирует предмет регулирования решения;

не нумеруется.

Преамбула предваряет текст решения.

Структурные единицы решения не могут иметь преамбулу.

Примеры:

Неправильно: Настоящее Положение определяет порядок установки мемориальных досок и других памятных знаков, устанавливает критерии, являющиеся основанием для увековечения памяти выдающихся граждан и знаменательных событий …….. .

Правильно: Настоящее Положение принято в целях установления единого порядка установки мемориальных досок и других памятных знаков, определения критериев, являющихся основанием для увековечения памяти выдающихся граждан и знаменательных событий.

10. Деление решения на структурные единицы упрощает пользование им, улучшает его внутреннее построение и систематизацию, осуществление ссылок, помогает быстро ориентироваться в нормативном материале.

Могут употребляться следующие структурные единицы по нисходящей:

раздел;

глава;

статья,

пункт.

Вводить структурную единицу «раздел», если в решении нет глав, не следует.

11. Раздел:

имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами;

имеет наименование.

Обозначение и наименование раздела печатаются прописными буквами по центру страницы одно под другим.

Наименование раздела печатается полужирным шрифтом.

РАЗДЕЛ II

12. Глава:

нумеруется арабскими цифрами;

имеет наименование.

Обозначение главы печатается с прописной буквы и абзацного отступа.

Наименование главы печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера главы, после которого ставится точка.

Пример:

Глава 5. Порядок внесения проектов решений в городскую Думу и их предварительного рассмотрения

13. Основными структурными единицами решения являются статья или пункт. Статью как структурную единицу целесообразно применять в случаях, когда решением утверждается какой-либо нормативный акт (например, «Положение», «Порядок» и т.п.) и этот акт является приложением к решению. В остальных случаях в качестве основной структурной единицы решения целесообразно использовать пункт.

14. Если основной структурной единицей решения является статья:

Статья:

имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами;

имеет наименование, но в исключительных случаях может его не иметь:

Примеры:

Статья 41. Возвращение проектов решений городской Думы субъекту права нормотворческой инициативы

1. …………………. . (часть 1)

2. …………………. . (часть 2)

или

Статья 41

1. ……………….. . (часть 1)

2. ……………….. . (часть 2)

Обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа.

Наименование статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера статьи, после которого ставится точка.

Если статья не имеет наименования, то точка после номера статьи не ставится и обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа полужирным шрифтом.

Статья может подразделяться на части.

Части статьи обозначаются арабской цифрой с точкой.

Части статей могут подразделяться на пункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

Пункты подразделяются на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Примеры:

Статья 41. Возвращение проектов решений городской Думы субъекту права нормотворческой инициативы

1. …………………. . (часть 1)

2. ………………… : (часть 2)

1) ………………. ; (пункт 1 части 2)

2) ………………. : (пункт 2 части 2)

а)……………… ; (подпункт «а» пункта 2 части 2)

б) ……………… . (подпункт «б» пункта 2 части 2)

или

Статья 41

1. ……………….. . (часть 1)

2. ……………….. : (часть 2)

1) ………………. ; (пункт 1 части 2)

2) ………………. : (пункт 2 части 2)

а)………………… ; (подпункт «а» пункта 2 части 2)

б) ………………. . (подпункт «б» пункта 2 части 2)

В исключительных случаях части, пункты и подпункты статьи могут подразделяться на абзацы (не более пяти). Ограничение количества возможных абзацев не распространяется на статьи, содержащие перечни основных понятий, используемых в решении.

Деление частей в одном решении и на пункты, и на абзацы, которые в тексте частей будут следовать после двоеточия, не допускается.

Деление пунктов в одном решении и на подпункты, и на абзацы, которые в тексте пункта будут следовать после двоеточия, не допускается.

Примеры:

Статья 21. Разработка проектов городских целевых программ

1. ………… . (часть 1)

2. ………… . (часть 2)

3. ……………… : (абзац первый части 3)

………………… ; (абзац второй части 3)

………………… ; (абзац третий части 3)

………………… . (абзац четвертый части 3)

или

Статья 21. Разработка проектов городских целевых программ

1. …………… . (часть 1)

2. ……………… . (часть 2)

3. ………….. : (абзац первый части 3)

1) ………………. ; (пункт 1 части 3)

2) ………………. : (абзац первый пункта 2 части 3)

а) ………………. ; (подпункт «а» пункта 2 части 3)

б) ………………. . (подпункт «б» пункта 2 части 3)

15. Если основной структурной единицей решения является пункт:

Пункт обозначается арабской цифрой с точкой.

Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

В исключительных случаях пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы (не более пяти). Ограничение количества возможных абзацев не распространяется на пункты, содержащие перечни основных понятий, используемых в решении, перечни решений, признаваемых утратившими силу.

Деление пунктов в одном решении и на подпункты, и на абзацы, которые в тексте пунктов будут следовать после двоеточия, не допускается.

Примеры:

1. …………………. . (пункт 1)

2. ………………… : (пункт 2)

1) ………………. ; (подпункт 1 пункта 2)

2) ………………. ; (подпункт 2 пункта 2)

3) ……………… : (абзац первый подпункта 3 пункта 2)

………………… ; (абзац второй подпункта 3 пункта 2)

………………… ; (абзац третий подпункта 3 пункта 2)

………………… . (абзац четвертый подпункта 3 пункта 2)

или

1. …………………. . (пункт 1)

2. ……………… : (абзац первый пункта 2)

………………… ; (абзац второй пункта 2)

………………… ; (абзац третий пункта 2)

………………… . (абзац четвертый пункта 2)

16. Если основной структурной единицей решения является статья, решения о внесении изменений в решения, а также решения, содержащие перечни актов, признаваемых утратившими силу, имеют особую структуру статьи. Статьи в таких решениях:

не имеют наименований статей;

делятся на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

Пункты могут делиться на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Примеры:

Статья 1

Внести в решение городской Думы от …………….. № …….. «……………………….» следующие изменения:

1)………………….. ; ( пункт 1)

2)…………………. ; ( пункт 2)

3)………………….. : ( абзац первый пункта 3)

а) ………………….. ; (подпункт «а» пункта 3)

б) ………………….. ; (подпункт «б» пункта 3)

4)…………………. . ( пункт 4)

или

Статья 1

Признать утратившими силу:

1)………………….. ; ( пункт 1)

2)…………………. ; ( пункт 2)

3)………………….. ; ( пункт 3)

4)………………….. ; ( пункт 4)

5) ……………….. ; ( пункт 5)

6)…………………. . ( пункт 6)

17. Нумерация статей, глав, разделов и других структурных единиц решения должна быть сквозной. Недопустима, например, отдельная нумерация статей каждой главы или отдельная нумерация глав каждого раздела.

18. В соответствии со статьей 47 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» решения, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования (обнародования).

Порядок официального опубликования (обнародования) муниципальных правовых актов устанавливается уставом муниципального образования и должен обеспечивать возможность ознакомления с ними граждан.

Обнародование подразумевает объявление для всеобщего сведения, предание гласности, в том числе путем официального опубликования. Официальное опубликование решения – это напечатание его текста в установленном официальном периодическом издании, в котором воспроизводится полный текст акта.

Дата официального опубликования (обнародования) имеет важное значение для действия акта: от нее ведется отсчет срока, установленного для вступления решения в силу. Решение не может вступить в силу раньше, чем оно опубликовано (обнародовано) и граждане и другие лица получили возможность ознакомиться с его содержанием. Это значит, что решение не может вступать в силу со дня его подписания. Исключением могут быть лишь такие решения, которые не затрагивают прав, свобод и обязанностей человека и гражданина. В тексте решения может быть установлен и более длительный срок вступления его в силу. Это необходимо для того, чтобы и правоприменители, и правопользователи могли изучить новое решение и приспособить свою деятельность и свое поведение к его требованиям.

В статьях или пунктах о вступлении в силу решений должно употребляться понятие «вступление в силу». При этом если предполагается, что решение в соответствии с уставом муниципального образования будет не опубликовано, а обнародовано иным способом, следует использовать термин «обнародование». Понятие «введение в действие» по отношению к решениям не употребляется.

Примеры:

вступает в силу со дня его официального опубликования.

или

вступает в силу со дня его обнародования.

или

вступает в силу по истечении 30 дней со дня его официального опубликования.

или

вступает в силу по истечении 30 дней со дня его обнародования.

или

вступает в силу с 1 января 2008 года.

19. Целесообразно избегать включения в решение примечаний к статьям, главам, разделам, частям или решению в целом. Такого рода положения необходимо формулировать в качестве самостоятельных статей, пунктов или включать непосредственно в текст той структурной единицы, к которой они относятся.

20. Решения могут иметь приложения, в которых помещаются различного рода перечни, таблицы, графики, тарифы, карты, образцы бланков, документов, схем и т.д.

Если к решению имеется несколько приложений, то они нумеруются арабскими цифрами без указания знака №. При ссылках на приложения в тексте решения знак № также не указывается.

Пример:

…… согласно приложению 4 к Решению …..

Юридическая сила приложений и решения, к которому они относятся, одинакова.

Обозначение приложения располагается в правом верхнем углу страницы после текста решения без указания на регистрационный номер и дату подписания решения.

Примеры:

Приложение

к Решению Собрания депутатов…… «………»

или

Приложение 2

к Решению Собрания депутатов…… «………»

Наименование приложения располагается по центру страницы.

21. В тексте решения не допускается использование сокращений слов (например, «ст.», «п.», «и др.») и аббревиатур (например, «ФНС РФ», «МИК», «ГК РФ»). Аббревиатуры можно использовать только в исключительных случаях, указав при этом в решении, что далее будет использоваться такая аббревиатура.

Пример:

………………………………..осуществляется муниципальной избирательной комиссией (далее – МИК)……………………..…..

22. Ссылкой признается указание в решении на конкретный нормативный акт или конкретную структурную единицу нормативного акта, в том числе на это же решение или его структурную единицу.

23. Ссылки на другие структурные единицы решения, а также на ранее принятые нормативные акты применяются только в случае, если необходимо показать взаимную связь правовых норм или избежать повторений.

24. Ссылки можно делать только на вступившие в силу нормативные акты. Ссылки на утратившие силу нормативные акты и проекты нормативных актов недопустимы.

25. При необходимости сделать ссылку на нормативный акт указываются его реквизиты в следующей последовательности: вид акта, дата его подписания, регистрационный номер и наименование.

Пример:

в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ 
«Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»

При отсутствии номера нормативного акта указываются его вид, дата подписания и наименование.

Вид конкретного нормативного акта указывается с прописной буквы.

26. При неоднократных ссылках на один и тот же нормативный акт при первом его упоминании применяется следующая форма:

Пример:

в соответствии с Федеральным законом от 11 июля 2001 года № 95-ФЗ «О политических партиях» (далее — Федеральный закон «О политических партиях»)

27. Ссылки на Конституцию Российской Федерации оформляются следующим образом:

Пример:

в соответствии с частью 1 статьи 5 Конституции Российской Федерации

28. Ссылки на Устав Ростовской области оформляются следующим образом:

Пример:

в соответствии с частью 1 статьи 68 Устава Ростовской области

29. Ссылки на Регламент Законодательного Собрания Ростовской области оформляются следующим образом:

Пример:

в соответствии с частью 1 статьи 77 Регламента Законодательного Собрания Ростовской области

30. Ссылки на устав муниципального образования оформляются следующим образом:

Пример:

в соответствии со статьей 5 Устава муниципального образования «………..»

31. При ссылке на кодекс дата подписания и регистрационный номер кодекса не указываются.

Примеры:

регулируются Уголовным кодексом Российской Федерации

в порядке, установленном Таможенным кодексом Российской Федерации

в соответствии с частью второй Гражданского кодекса Российской Федерации

32. При ссылках на конкретную статью кодекса, состоящего из нескольких частей, номер части кодекса не указывается.

Примеры:

регулируются статьей 321 Налогового кодекса Российской Федерации

в порядке, установленном статьей 20 Налогового кодекса Российской Федерации

в соответствии со статьей 924 Гражданского кодекса Российской Федерации

33. При необходимости дать ссылку не на весь нормативный акт, а только на его структурную единицу сначала указывается эта конкретная единица (начиная с наименьшей).

Пример:

регулируются пунктом 4 части 2 статьи 10 Федерального закона от .…№ … «……»

34. Обозначения разделов, глав, статей, частей, пунктов печатаются цифрами, обозначения подпунктов печатаются строчными буквами русского алфавита в кавычках.

Примеры:

подпункт «а2 « пункта 2 части 1 статьи 5

подпункт «в» пункта 1 части 2 статьи 5

глава 5

разделы III и IV

35. Обозначения абзацев при ссылках на них указываются словами.

Примеры:

абзац второй части 1 статьи 1

в соответствии с абзацем первым части 1 статьи 1

При этом первым считается тот абзац, с которого начинается структурная единица, в составе которой он находится.

Примеры:

Статья 41. Возвращение проектов решений городской Думы субъекту права нормотворческой инициативы

1. …………… : (абзац первый части 1)

……… ; (абзац второй части 1)

……… ; (абзац третий части 1)

……… . (абзац четвертый части 1)

2. ……………… . (часть 2)

или

1. …………………. . (пункт 1)

2. ……………… : (абзац первый пункта 2)

………………… ; (абзац второй пункта 2)

………………… ; (абзац третий пункта 2)

………………… . (абзац четвертый пункта 2)

36. Ссылки в решении на его структурные единицы оформляются следующим образом:

Примеры:

…содержащиеся в главе 3 настоящего Решения …

…в связи с положениями настоящей главы …

…в соответствии с частью 32 статьи 5 настоящего Решения…

…указанные в пункте 1 части 1 настоящей статьи …

…в соответствии с пунктом 21 части 4 статьи 5 настоящего Решения…

…в соответствии с подпунктом «а1» пункта 2 части 3 статьи 5 настоящего Решения…

…регулируется подпунктом «б» пункта 2 части 3 статьи 5 настоящего Решения…

37. Ссылки могут даваться на нормативные акты высшей или равной юридической силы. Ссылки на конкретные нормативные правовые акты низшей юридической силы или их отдельные структурные единицы не допускаются.

39. В случае необходимости внесения в решения изменений, в том числе для приведения их в соответствие с федеральным или областным законодательством, готовятся решения о внесении изменений в решения.

Следует иметь ввиду, что в соответствии с частью 3 статьи 49 Устава Ростовской области органы местного самоуправления приводят свои правовые акты в соответствие с принятым областным законом в течение трех месяцев со дня его вступления в силу, если иной срок не установлен самим областным законом.

40. Внесением изменений считается:

замена слов, цифр;

исключение слов, цифр, предложений;

признание утратившими силу структурных единиц вступившего в силу решения;

исключение структурных единиц не вступившего в силу решения;

новая редакция структурной единицы решения;

дополнение структурной единицы статьи (пункта) решения новыми словами, цифрами или предложениями;

дополнение решения новыми структурными единицами;

приостановление действия решения или его структурных единиц;

продление действия решения или его структурных единиц.

41. Внесение изменений в несколько решений может оформляться одним решением, в котором, в свою очередь, изменения, вносимые в каждое решение, оформляются самостоятельными статьями (пунктами, если основной структурной единицей решения является пункт).

Пример:

О внесении изменений в статью 5 Решения Собрания депутатов …………… «………….» и в Решение Собрания депутатов ……….……. «…………….»

Статья 1

Внести в статью 5 Решения Собрания депутатов …………. от ………№ … «………………» следующие изменения:

1) ……………….. ;

2) ………………. .

Статья 2

Внести в Решение Собрания депутатов …………. от ………№ … «…………….» следующие изменения:

1) …………………. ;

2) ………………… ;

3) ………………… ;

4) ………………… .

или

О внесении изменений в статью 5 Решения Собрания депутатов …………… «………….» и в Решение Собрания депутатов ……….……. «…………….»

1. Внести в статью 5 Решения Собрания депутатов …………. от ………№ … «………………» следующие изменения:

1) ……………….. ;

2) ………………. .

2. Внести в Решение Собрания депутатов …………. от ………№ … «…………….» следующие изменения:

1) …………………. ;

2) ………………… ;

3) ………………… ;

4) ………………… .

42. При одновременном внесении в решение изменений и признании утратившими силу структурных единиц данного решения положения о внесении изменений и об утрате силы могут располагаться в одной статье (одном пункте, если основной структурной единицей решения является пункт). При этом вносимые изменения и признание утратившими силу должны быть изложены последовательно (постатейно).

Пример:

Статья 1

Внести в Решение Собрания депутатов …………. от ………№ … «…………….» следующие изменения:

1) в статье 1:

а) в части 1 слова «………» заменить словами «………»;

б) часть 2 дополнить предложением следующего содержания: «……………….»;

2) часть 1 статьи 2 дополнить словами «………»;

3) в пункте 2 части 2 статьи 3 слова «………» исключить;

4) статью 4 признать утратившей силу;

5) часть 1 статьи 5 изложить в следующей редакции:

«1. …………………… .»;

6) в наименовании и тексте статье 6 слова «………» заменить словами «………».

или

1. Внести в Решение Собрания депутатов …………. от ………№ … «…………….» следующие изменения:

1) пункте 1:

в подпункте 1 слова «………» заменить словами «………»;

подпункт 2 дополнить предложением следующего содержания: «……………….»;

2) подпункт 1 пункта 2 дополнить словами «………»;

3) в абзаце втором подпункта 2 пункта 3 слова «………» исключить;

4) пункт 4 признать утратившим силу;

5) подпункт 1 пункта 5 изложить в следующей редакции:

«1) …………………… .»;

6) в пункте 6 слова «………» заменить словами «………».

43. Независимо от конкретного содержания решения о внесении изменений (т.е. независимо от того, производится ли замена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, дается ли новая редакция какой- либо структурной единицы решения, либо решение дополняется новыми структурными единицами или структурная единица решения дополняется новыми словами, цифрами или предложениями и т.п.) наименование решения всегда содержит только слово «изменение» в соответствующем числе.

Примеры:

О внесении изменения

в Решение Собрания депутатов …………. «…………….»

или

О внесении изменений

в Решение Собрания депутатов …………. «……………»

То же правило действует в отношении абзаца первого каждой статьи (пункта), если статья (пункт) содержит два или более изменения:

Пример:

Статья 1

Внести в Решение Собрания депутатов …………. от………….№…… «……………..» следующие изменения:

1) статью 1 изложить в следующей редакции:

«…………………………………»;

2) часть 1 статьи 2 дополнить предложением следующего содержания: «…………………»;

3) в части 2 статьи 5 слова «…………………..» исключить.

или

1. Внести в Решение Собрания депутатов …………. от………….№…… «……………..» следующие изменения:

1) пункт 1 изложить в следующей редакции:

«…………………………………»;

2) подпункт 1 пункта 2 дополнить предложением следующего содержания: «…………………»;

3) в подпункте 2 пункта 5 слова «…………………..» исключить.

44. При внесении изменений в одну или две (не более) статьи решения (один или два пункта, если основной структурной единицей решения является пункт) наименование решения целесообразно конкретизировать.

Примеры:

О внесении изменений в статьи 5 и 10 Устава …………

или

О внесении изменений

в пункт 5 Решения Собрания депутатов ……………… «………….»

и пункт 14 Решения Собрания депутатов ………….. «…………….»

45. Изменения всегда вносятся только в основной нормативный акт.

Вносить изменения в основной нормативный акт путем внесения изменений в решение, ранее изменившее данный нормативный акт, недопустимо.

46. При внесении изменений в решение соответствующий текст заключается в кавычки.

Пример:

1) Статью 50 дополнить частью 4 следующего содержания:

«4. Изменение лимитов бюджетных обязательств, необходимых для исполнения судебных актов, предусматривающих обращение взыскания на средства местного бюджета, осуществляется без ограничения срока до конца финансового года.».

47. Вносимые в решение изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения.

Пример:

Статья 1

Внести в Решение Собрания депутатов …………. от ………№ … «…………….» следующие изменения:

1) в статье 1 слова «………» заменить словами «………»;

2) часть 1 статьи 2 дополнить словами «………»;

3) в пункте 2 части 2 статьи 3 слова «………» исключить;

5) часть 1 статьи 5 изложить в следующей редакции:

«1. …………………… .»;

6) в статье 6 слова «………» заменить словами «………».

или

1. Внести в Решение Собрания депутатов …………. от ………№ … «…………….» следующие изменения:

1) пункте 1 слова «………» заменить словами «………»;

2) подпункт 1 пункта 2 дополнить словами «………»;

3) в абзаце втором подпункта 2 пункта 3 слова «………» исключить;

5) подпункт 1 пункта 5 изложить в следующей редакции:

«1) …………………… .»;

6) в пункте 6 слова «………» заменить словами «………».

48. При дополнении решения статьей, главой, разделом, находящимися на стыке соответственно глав, разделов, частей, указывается точное месторасположение дополняемых статьи, главы, раздела со ссылкой на соответствующую главу, раздел, часть решения.

Примеры: (в главе 1 имеется 14 статей)

Главу 1 Решения Собрания депутатов ………….от ………… № … «…………….» дополнить статьей 141 следующего содержания:

или

Главу 2 Решения Собрания депутатов ………….от ………… № … «…………….» дополнить статьей 141 следующего содержания:

49. Внесение в решение изменений в обобщенной форме (в том числе замена слов и словосочетаний с использованием формулировки «по тексту») не допускается.

По общему правилу каждое изменение должно быть оформлено отдельно с указанием конкретной структурной единицы нормативного акта, которая изменяется.

Исключение может составлять только внесение изменений в обобщенной форме в одну статью решения (один пункт, если основной структурной единицей решения является пункт) или ее (его) структурную единицу. Если в эту статью (пункт) или ее (его) структурную единицу никакие другие изменения не вносятся, а заменяемые слово или слова везде употреблены в одном и том же числе и падеже, то такое изменение должно быть оформлено следующим образом:

Примеры:

В статье 10 слова «…………» заменить словами «…………».

или

Пункт 5 после слов «……………» дополнить словами «…………..».

50. Если в статье решения (пункте, если основной структурной единицей решения является пункт) необходимо произвести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, а другие изменения в эту статью (пункт) или ее (его) структурную единицу не вносятся, то применяется следующая формулировка:

Примеры:

В статье 10 слова «…… (слова указываются в именительном падеже единственного числа) ……» в соответствующих числе и падеже заменить словами «…… (слова указываются в именительном падеже единственного числа) ……» в соответствующих числе и падеже.

или

В пункте 5 слова «…… (слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа) ……» в соответствующем падеже заменить словами «…… (слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа) ……» в соответствующем падеже.

51. При внесении изменения в решение сначала указывается, какая структурная единица изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в решение следует оформлять начиная с наименьшей структурной единицы.

Примеры:

Часть 1 статьи 7 дополнить предложением следующего 
содержания: «……………….. .»

или

в подпункте 3 пункта 2 слова «……………..» заменить словами «…………………..»

52. При внесении дополнений в статью, часть статьи, пункт, подпункт, абзац указываются слова, после которых это дополнение должно находиться.

Пример:

статью 1 после слов «……………..» дополнить словами «……………..»

или

подпункт 3 пункта 2 после слов «……………..» дополнить словами «……………..»

53. Если структурная единица дополняется словами и это дополнение должно находиться в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:

Пример:

пункт 1 статьи 1 дополнить словами «……………»

При этом знак препинания, употребленный в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесенного дополнения.

54. Внесение нескольких изменений в различные структурные единицы статьи (пункта) решения оформляется следующим образом:

Примеры:

Статья 1

Внести в Решение Собрания депутатов …………. от ………… № …. «………….» следующие изменения:

1) в статье 2:

а) в части 1 слова «…………..» заменить словами «……………»;

б) часть 2 после слов «…………..» дополнить словами «……………»;

в) часть 3 дополнить пунктом 7 следующего содержания:

«7) ………………….;»;

г) часть 4 дополнить предложением следующего содержания: «…………….» ;

2) второе предложение пункта 2 части 2 статьи 3 исключить;

3) статью 4 изложить в следующей редакции:

«Статья 4. ………………

…………………………… .».

или

1. Внести в Решение Собрания депутатов …………. от ………… № …. «………….» следующие изменения:

1) в пункте 2:

в подпункте 1 слова «…………..» заменить словами «……………»;

подпункт 2 после слов «…………..» дополнить словами «……………»;

подпункт 4 дополнить предложением следующего содержания: «…………….» ;

дополнить пунктом 7 следующего содержания:

«7) ………………….;»;

2) второе предложение подпункта пункта 2 пункта 3 исключить;

3) пункт 4 изложить в следующей редакции:

«4. …………………………………………… .».

55. При дополнении структурной единицы решения (статьи, пункта) частями, пунктами или подпунктами, которые необходимо расположить соответственно в конце статьи, пункта или подпункта, в обязательном порядке указываются порядковые номера дополняемых частей, пунктов или подпунктов.

Примеры:

статью 2 дополнить частью 3 следующего содержания:

«3. ……………….. .»;

или

часть 5 статьи 6 дополнить пунктом 4 следующего содержания:

«4) ………………. .»

или

пункт 3 части 3 статьи 7 дополнить подпунктом «д» следующего содержания:

«д) ………………. .»

или

пункт 3 дополнить подпунктом 3 следующего содержания:

«3) ………………. .»

Необходимая в ряде таких случаев замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции решения (без оговорки в тексте решения).

56. Недопустимо изменять нумерацию частей, разделов, глав, статей решения при внесении в него изменений и признании утратившими силу его структурных единиц.

Недопустимо изменять нумерацию частей статей, пунктов и обозначение подпунктов решения при внесении в него изменений и признании утратившими силу отдельных структурных единиц.

Если дополнения вносятся в конец решения, то необходимо продолжать имеющуюся нумерацию частей, разделов, глав, статей, пунктов (например, последней была глава 5 – дополнить главой 6; последней была статья 7 – дополнить статьей 8, решение состоит из пунктов и последним пунктом был пункт 10 – дополнить пунктом 11).

Если дополнения вносятся в конец структурной единицы статьи, пункта, то также необходимо продолжать имеющуюся нумерацию (например, в статье последней частью была часть 3 – дополнить частью 4; в части последним пунктом был пункт 3 – дополнить пунктом 4; в пункте последним подпунктом был подпункт 3 – дополнить подпунктом 4 и т.д.).

Если решение дополняется новыми структурными единицами и их необходимо расположить не в конце решения или его структурной единицы, то новые структурные единицы необходимо обозначать дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифровыми или буквенными обозначениями (например, глава 51 , статья 72 , часть 21 , пункт 33 , подпункт «б1»).

57. В целях сохранения структуры статьи (пункта):

1) дополнение абзацами может производиться только в конец соответствующей структурной единицы;

2) при необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац дается новая редакция той структурной единицы, к которой относится абзац;

3) при признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.

58. Новая редакция решения в целом, как правило, не допускается.

Представительный орган муниципального образования принимает новое решение с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего решения, если:

необходимо внести в решение изменения, требующие переработки решения по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных единиц;

необходимо внести в решение изменения, затрагивающие почти все его структурные единицы;

сохраняют значение только отдельные структурные единицы решения, причем частично.

59. Структурная единица решения излагается в новой редакции если:

необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;

неоднократно вносились изменения в текст структурной единицы решения.

60. Изложение структурной единицы решения в новой редакции не является основанием для признания утратившими силу всех промежуточных редакций данной структурной единицы.

61. При необходимости внести изменение в приложение, изложив его в новой редакции, текст новой редакции приложения включается в текст изменяющего решения, а не является приложением к нему.

Примеры:

Статья 1

Внести в Решение Собрания депутатов …………. от ………… № …. «………….» следующие изменения:

1) в статье 2:

а) в части 1 слова «…………..» заменить словами «……………»;

б) часть 2 после слов «…………..» дополнить словами «……………»;

2) приложение 1 изложить в следующей редакции:

«Приложение 1

……………………………

……………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. .».

3) приложение 4 признать утратившим силу

или

1. Внести в Решение Собрания депутатов …………. от ………… № …. «………….» следующие изменения:

1) в пункте 2:

в подпункте 1 слова «…………..» заменить словами «……………»;

подпункт 2 после слов «…………..» дополнить словами «……………»;

2) приложение 1 изложить в следующей редакции:

«Приложение 1

……………………………

……………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. .».

3) приложение 4 признать утратившим силу

62. При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин «цифры», а не «числа».

63. При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин «слова».

64. При признании утратившим силу решения признаются утратившими силу все решения, которыми в это решение вносились изменения (либо соответствующие структурные единицы таких решений).

Пример:

3. Признать утратившим силу:

1) Решение Собрания депутатов ……………. от ………. № …… «…………»;

2) Решение Собрания депутатов ……………. от ………. № …… «О внесении изменений в Решение Собрания депутатов ……………. «…………»;

3) Решение Собрания депутатов ……………. от ………. № …… «О внесении изменения в Решение Собрания депутатов ……………. «…………»;

4) пункт 2 Решения Собрания депутатов ……………. от ………. № …… «О внесении изменений в пункт 5 Решения Собрания депутатов ……………. «…………» и Решение Собрания депутатов ……………. «…………».

Редакция утверждена:

И.Н.Дивейкиным, исполняющим обязанности Руководителя Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

Редакция согласована с:

Л.И.Брычевой, помощником Президента Российской Федерации – начальником Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;

П.В.Крашенинниковым, председателем Комитета Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по государственному строительству и законодательству;

Е.В.Горбачевой, начальником Правового управления Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

Редакция подготовлена:

Государственно-правовым Управлением Президента Российской Федерации;

Правовым управлением Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

Методические рекомендации

по разработке муниципальных нормативных правовых актов и юридико-техническому оформлению муниципальных нормативных правовых актов

Настоящие Методические рекомендации рассчитаны на практическое применение субъектами правотворческой инициативы при подготовке и оформлении муниципальных правовых актов, носящих нормативный и ненормативный характер.

При подготовке настоящих Методических рекомендаций использованы следующие законодательные и иные нормативные правовые акты:

1. Конституция Российской Федерации с внесенными 30.12.2008 поправками//«Российская газета». – 21.01.2009. — № 7.

2. Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»//СЗ РФ. — 06.10.2003. — № 40. — Ст. 3822.

3. Постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (ред. от 17.03.2009)//СЗ РФ. — 18.08.1997. — № 33. — Ст. 3895.

4. Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 04.05.2007 № 88 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (в ред. от 26.05.2009)//«Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти». — 04.06.2007. — № 23.

5. Закон Костромской области от 11.01.2007 № 106-4-ЗКО «О нормативных правовых актах Костромской области» (ред. от 13.04.2009)//«СП — нормативные документы». — 24.01.2007. — № 4 (64).

6. Постановление Костромской областной Думы от 16.12.2008 № 3512 «О правилах оформления проектов законов Костромской области и проектов постановлений Костромской областной Думы».

7. Распоряжение администрации Костромской области от 16.06.2009 № 180-ра «Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области».

Судебная практика

1. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 29.11.2007 № 48 «О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов полностью или в части»//«Российская газета». — 08.12.2007. — № 276.

Научная, справочная, методическая литература:

1. Алексеев С.С. Общая теория права. Т. 2. М.: Юридическая литература, 1982.

2. Керимов Д.А. Культура и техника законотворчества. М.: Юридическая литература, 1991.

3. Лызлов Д.Н., Картухин В.Ю. Юридическая техника: учебное пособие. – М.: Ось-89, 2009.

4. «Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов»  (направлены письмом Аппарата ГД ФС РФ от 18.11.2003 № вн2-18/490)

Понятие муниципального правового акта

1. Понятие муниципального правового акта закреплено статьей 2 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (в редакции Федерального закона от 27.12.2009 № 365-ФЗ), согласно которой это решение, принятое непосредственно населением муниципального образования по вопросам местного значения, либо решение, принятое органом местного самоуправления и (или) должностным лицом местного самоуправления по вопросам местного значения, по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, а также по иным вопросам, отнесенным уставом муниципального образования в соответствии с федеральными законами к полномочиям органов местного самоуправления и (или) должностных лиц местного самоуправления, документально оформленные, обязательные для исполнения на территории муниципального образования, устанавливающие либо изменяющие общеобязательные правила или имеющие индивидуальный характер.

Отсюда основными признаками муниципального правового акта являются:

— он может быть принят по вопросам местного значения, по вопросам осуществления переданных государственных полномочий, а также по иным вопросам, отнесенным уставом муниципального образования в соответствии с федеральными законами к полномочиям органов местного самоуправления и (или) должностных лиц местного самоуправления;

— муниципальный правовой акт может быть принят непосредственно населением в порядке референдума (схода граждан) либо органами местного самоуправления, должностными лицами местного самоуправления, наделенными правом принятия (издания) муниципальных правовых актов в пределах их компетенции;

— муниципальный правовой акт обязательно должен быть документально оформлен, т.е. иметь письменную форму;

— муниципальный правовой акт обязателен для исполнения на всей территории муниципального образования;

— вышеуказанные признаки распространяются как на правовые акты, имеющие признаки нормативности, т.е. на акты устанавливающее либо изменяющее общеобязательные правила, так и на акты, имеющие индивидуальный характер.

— муниципальные правовые акты принимаются по вопросам местного значения населением муниципальных образований непосредственно и (или) органами местного самоуправления и должностными лицами местного самоуправления;

— муниципальные правовые акты по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, а также по иным вопросам, отнесенным уставом муниципального образования в соответствии с федеральными законами к полномочиям органов местного самоуправления и (или) должностных лиц местного самоуправления, принимаются органом местного самоуправления и (или) должностным лицом местного самоуправления на основании и во исполнение положений, установленных соответствующими федеральными законами и (или) законами субъектов Российской Федерации.

— муниципальный правовой акт может носить нормативный или индивидуальный характер.

2. Что такое нормативный акт?

Согласно пункту 2 Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных  приказом Министерства юстиции Российской Ф6едерации от 04.05.2007 № 88 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации», при подготовке нормативных правовых актов рекомендуется использовать Постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 11 ноября 1996 г. № 781-II ГД «Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации», в котором приводятся определения нормативного правового акта и правовой нормы:

«Нормативный правовой акт — это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение».

При определении, является ли муниципальный акт нормативным, также возможно использовать постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 29.11.2007 № 48 «О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов полностью или в части».

Так, существенными признаками, характеризующими нормативный правовой акт, являются: издание его в установленном порядке управомоченным органом государственной власти, органом местного самоуправления или должностным лицом, наличие в нем правовых норм (правил поведения), обязательных для неопределенного круга лиц, рассчитанных на неоднократное применение, направленных на урегулирование общественных отношений либо на изменение или прекращение существующих правоотношений.

При этом пунктом 10 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации уточнено, что при решении вопроса о принятии заявления об оспаривании нормативного правового акта или его части, независимо от его наименования (за исключением акта, принятого в форме закона) суду необходимо проверить, содержит ли он правовые нормы, определяющие правила поведения субъектов регулируемых отношений. В отдельных случаях о нормативном характере оспариваемого акта могут свидетельствовать различного рода приложения, утвержденные данным актом, в частности типовые, примерные положения. С учетом этого отсутствие в самом оспариваемом акте положений нормативного характера не может оцениваться в отрыве от приложений.

Согласно статье 3 Закона Костромской области от 11.01.2007 № 106-4-ЗКО «О нормативных правовых актах Костромской области» нормативный правовой акт Костромской области — официальный письменный документ, принятый (изданный) в определенных Уставом Костромской области и законами Костромской области порядке и форме, направленный на установление, изменение или отмену правовых норм как общеобязательных предписаний постоянного или временного характера, рассчитанных на многократное применение.

Приведенные понятия позволяют заключить, что принадлежность муниципального акта к нормативно-правовому можно определить при наличии следующих существенных признаков нормативного правового акта:

-официальный письменный документ

— издание его в установленном порядке управомоченным органом государственной власти, органом местного самоуправления или должностным лицом в установленных порядке и форме;

— наличие в нем правовых норм (правил поведения), обязательных для неопределенного круга лиц, рассчитанных на неоднократное применение, направленных на урегулирование общественных отношений либо на изменение или прекращение существующих правоотношений.

3. В соответствии со статьями 7, 43 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (в редакции  Федерального закона от 27.12.2009 № 365-ФЗ) муниципальные правовые акты не должны противоречить Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, настоящему Федеральному закону, другим федеральным законам и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, а также конституциям (уставам), законам, иным нормативным правовым актам субъектов Российской Федерации.

В систему муниципальных правовых актов входят:

1) устав муниципального образования, правовые акты, принятые на местном референдуме (сходе граждан);

2) нормативные и иные правовые акты представительного органа муниципального образования;

3) правовые акты главы муниципального образования, местной администрации и иных органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления, предусмотренных уставом муниципального образования.

Актами высшей юридической силы в системе муниципальных правовых актов, имеющими прямое действие и применяются на всей территории муниципального образования являются устав муниципального образования и оформленные в виде правовых актов решения, принятые на местном референдуме (сходе граждан).

Иные муниципальные правовые акты не должны противоречить уставу муниципального образования и правовым актам, принятым на местном референдуме (сходе граждан).

4. Не являются нормативными правовыми актами акты индивидуального применения, а также акты, рассчитанные на однократное применение или обращенные к конкретным лицам.

Однако, если в правовом акте, наряду с индивидуальными предписаниями имеется хотя бы одна правовая норма, такой акт рассматривается в качестве нормативного правового акта.

5. Издание нормативных правовых актов в виде писем, телеграмм, памяток не допускается.

Подготовка муниципального нормативного правового акта

6. Муниципальные нормативные правовые акты (далее – МНПА) издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Костромской области, а также по инициативе органов местного самоуправления в пределах их компетенции (далее – ОМСУ). Однако при этом необходимо помнить, что ОМСУ обладают полномочиями по принятию МНПА только в случаях, прямо установленных федеральным и региональным законодательством. Как органы публичной власти они действуют только в пределах того, что им разрешено федеральным и региональным законодательством.

Проект МНПА подлежит согласованию с заинтересованными лицами. Проект МНПА, оказывающий влияние на доходы или расходы бюджета подлежит направлению в финансовый орган на заключение, в котором дается оценка финансовых последствий принятия соответствующих решений для бюджета.

Согласование проекта МНПА оформляется визами. При наличии возражений проект МНПА визируется с замечаниями, которые оформляются на отдельном листе (на бланке) органа местного самоуправления, подписываются соответствующим руководителем (его заместителем) и прилагаются к указанному проекту (его копии) либо создаются в форме электронного документа и подписываются руководителем (его заместителем) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Подготовка проекта МНПА может возлагаться на одно или несколько структурных подразделений органа местного самоуправления с учетом их функций и компетенции. При этом определяются круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок его подготовки, а при необходимости — организации, привлекаемые к этой работе.

Для подготовки проектов наиболее важных и сложных нормативных правовых актов могут создаваться рабочие группы.

В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов МНПА разработчик проекта МНПА размещает проект МНПА на официальном сайте органа местного самоуправления в сети Интернет с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.

При подготовке МНПА проводится его правовая экспертиза, а также антикоррупционная экспертиза в установленном муниципальными правовыми актами порядке и согласно методике проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утверждаемой Правительством Российской Федерации.

Если в соответствии с федеральным или региональным законом разработка проекта МНПА влечет за собой необходимость признания утратившим силу ранее изданного МНПА или его частей, одновременно с проектом МНПА должен быть разработан в установленном порядке проект МНПА о признании утратившим силу ранее изданного МНПА или его частей.

Подготовленный проект МНПА до его подписания (утверждения) должен быть проверен на соответствие федеральному и региональному законодательству, а также правилам русского языка и завизирован руководителем юридической службы органа местного самоуправления.

Структура МНПА

Общие требования, предъявляемые к структуре и содержанию проектов МНПА

7. Структура МНПА должна обеспечивать логическое развитие вопроса, являющегося предметом его правового регулирования.

Логическая структура МНПА, как правило, состоит из трех основных частей:

— вводная часть (может включать в себя преамбулу и главу «Общие положения», несет значительную идеологическую нагрузку, устанавливая мотивировку принятия нормативного правового акта, цели и задачи его принятия);

— основная часть (самая объемная, несет основную смысловую нагрузку, развивает и детализирует общие положения, закрепленные во вводной части нормативного правового акта);

— заключительная часть (играет вспомогательную роль, устанавливая порядок вступления документа в силу, признавая ряд нормативных правовых актов утратившими юридическую силу, а также регулируя отношения, которые могут возникнуть до окончательного и полного вступления в силу всех положений нового нормативного правового акта (переходные положения).

Содержание проекта МНПА должно с наибольшей полнотой отражать предмет его правового регулирования, обеспечивать согласованность и не допускать противоречий с другими МНПА, действующими в данной области, облегчать его правильное понимание и дальнейшую реализацию.

8. Текст проекта МНПА не должен содержать общие, абстрактные формулировки типа: «повысить внимание», «решительно улучшить» и тому подобные. Не допускается также использование в проекте нормативного правового акта таких сокращенных выражений как, например, «и т.д.», «и т.п.», «и др.», которые, к тому же, могут быть истолкованы как коррупциогенный фактор.

9. Одним из важнейших элементов юридической техники является понятийный аппарат нормативного правового акта, в том числе используемая при его создании терминология.

Термин определяется как слово или состоящее из нескольких слов выражение, которое обозначает строго определенное понятие, огражденное точными пределами, твердыми рамками. Термин должен адекватно отражать содержание того или иного понятия, быть стилистически нейтральным.

Понятие – это отражение явлений объективной действительности в их существенных признаках. Следовательно, понятие в отличие от термина является более «расплывчатым», неконкретным выражением.

Дефиниция – традиционно рассматривается как краткое определение какого-либо понятия, отражающее существенные признаки предмета или явления.

Как правило, дефиниции размещаются в общих положениях, в начале нормативного правового акта.

10. Грубыми ошибками считается помещение дефиниции в преамбулу нормативного правового акта, (повтор дефиниций из других нормативных правовых актов).

11. Требования к использованию юридических понятий и терминов в нормативных правовых актах:

— однозначность, т.е. один и тот же термин должен употребляться в том или ином нормативном правовом акте только в одном значении;

— устойчивость, т.е. термин должен сохранять свой особый смысл в каждом новом нормативном правовом акте;

— единство терминологии, т.е. используемые термины должны быть тождественны и не противоречить терминам, содержащимся в Конституции Российской Федерации, федеральном законодательстве, законах Костромской области;

— общепризнанность, т.е. термины должны употребляться в соответствии с общепризнанной терминологией. При использовании понятий необходимо  исходить из общепринятых определений, содержащихся в словарях;

— стилистическая нейтральность.

12. Не допускается обозначение в нормативных правовых актах разных понятий одним термином или одного понятия разными терминами, если это специально не оговаривается в нормативном правовом акте.

13. В нормативном правовом акте даются определения вводимых в нем новых юридических, технических и других специальных терминов, если без этого невозможно или затруднено его понимание.

14. Если в тексте проекта акта неоднократно употребляется то или иное понятие, выражаемое словосочетанием, то оно дается полностью в той норме, где использовано впервые. При этом в скобках в именительном падеже указывается сокращенное обозначение, которым данное понятие обозначается в последующих положениях проекта закона.

15. Наименование органов местного самоуправления, иных органов и организаций и их структурных подразделений, а также должностей соответствующих должностных лиц воспроизводится в проекте МНПА в точном соответствии с их официальным наименованием (полным, сокращенным или условным), предусмотренным положением (уставом или иным официальным документом).

В проекте МНПА допускается использование как полного, так и сокращенного наименования подразделения, установленного учредительным документом данного подразделения.

Элементы нормативной структуризации МНПА

16.В систему официальных реквизитов МНПА муниципального нормативного правового акта (далее — нормативного правового акта) включаются:

1) герб (эмблема) муниципального образования — если у муниципального образования имеется своя официальная символика;

2) наименование формы (вида) МНПА;

3) указание на орган местного самоуправления, должностное лицо, принявшее акт (в целях определения компетенции данного органа местного самоуправления, должностного лица  местного самоуправления);

4) наименование (заголовок) МНПА;

5) дата принятия (издания) МНПА;

6) регистрационный номер МНПА;

7) подпись лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий акт с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица подписание акта неправомочным лицом может повлечь недействительность акта в том смысле, что документ не будет обладать необходимой юридической силой;

источник официального опубликования (обнародования);

9) дата (срок) вступления в силу.

17. Наименование МНПА отражает его содержание и основной предмет правового регулирования. Наименование должно быть кратким, точным, четким и в то же время максимально информационно насыщенным, правильно отражать предмет правового регулирования с тем расчетом, чтобы исполнители могли по наименованию МНПА определить его основное содержание, легко запомнить, при необходимости быстро отыскать.

Наименование пишется с прописной буквы, отвечает на вопрос «о чем?» принят (издан) акт. Точка в конце наименования не ставится.

Акты со сложными и неоправданно длинными наименованиями загромождают, затрудняют систематизацию и понимание МНПА. Особенно они неудобны при ссылках на них в других МНПА.

Перечислять в наименовании МНПА все изменяемые им муниципальные правовые акты нет необходимости. Для облегчения восприятия наименования в нем либо должна быть определена тематика вносимых изменений, например, «О внесении изменений в отдельные муниципальные нормативные правовые акты в части совершенствования мер в области противодействия коррупции», либо указано, в связи, с чем вносятся изменения в акты: «О внесении изменений в отдельные муниципальные нормативные правовые акты в связи с совершенствованием вопросов муниципальной службы».

Конкретизация наименования акта о внесении изменений возможна только в том случае, если изменения вносятся не более чем в два акта.

Например:

«О внесении изменений в решение Собрания представителей «О муниципальной службе в (наименование муниципального образования)» и «Перечень должностей муниципальной службы в (наименование муниципального образования)».

Кроме того, следует избегать наименований, которые правоприменителем могут быть истолкованы неоднозначно.

18. Преамбула (введение) — самостоятельная часть, которая определяет мотивы его принятия, цели и задачи, но не является обязательной.

Структурные единицы акта не могут иметь преамбулу.

Преамбула МНПА:

1) не содержит самостоятельные нормативные предписания;

2) не делится на статьи;

3) не содержит ссылки на другие акты, подлежащие признанию утратившими силу и (или) изменению в связи с изданием данного акта;

4) не формулирует предмет регулирования проекта акта;

5) не нумеруется;

6) не содержит определений понятий.

В преамбуле к нормативному правовому акту рекомендуется указывать акты федерального законодательства, законодательства Костромской области и  соответствующую правовую норму устава муниципального образования, составляющие правовую основу (правовые основания) для принятия (издания) данного акта.

При указании в преамбуле правовых оснований принятия МНПА, законодательные акты должны указываться с учетом их юридической силы, т.е. сначала указываются акты высшей юридической силы, потом подзаконные акты. При равной юридической силе акты указываются в хронологическом порядке, т.е. по дате.

19. Основная (содержательная) часть нормативного правового акта содержит нормы права, регулирующие соответствующие общественные отношения, и в зависимости от его объема и логики содержания имеет следующие основные структурные единицы:

1) разделы;

2) главы;

3) статьи (пункты).

При этом, в законодательных актах употребляются, как правило, следующие структурные единицы по нисходящей:

1) часть;

2) раздел;

3) глава;

4) статья.

Структурная единица «раздел», если в законодательном акте нет глав, не вводится.

Возможно, деление крупных систематизированных актов на части, разделов на подразделы, глав на параграфы.

20. Текст нормативного правового акта может иметь также иные структурные единицы, обусловленные особенностями оформления конкретного вида нормативных правовых актов.

Статья (пункт) нормативного правового акта содержит одно или несколько нормативных предписаний (правовых норм или правил повеления). Названия статей (пунктов) должны быть лаконичными и четко сформулированными, отражать их содержание.

Статьи (пункты) близкого содержания значительных по объему нормативных правовых актов объединяются в главы, которые, как правило, нумеруются арабскими цифрами и имеют наименование.

Например:

«Глава 2. Органы местного самоуправления и должностные лица местного самоуправления»

Главы нормативного правового акта могут объединяться в разделы. Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый, как правило, римскими цифрами, и наименование.

Например:

«РАЗДЕЛ I ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ»

21. Статья акта (например, устава муниципального образования) может состоять из частей, нумеруемых в пределах данной статьи арабскими цифрами с точкой.

22. В частях статей акта могут содержаться пункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой, и подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

23. В нормативных правовых актах пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой или арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

24. В отдельных случаях статьи, части, пункты и подпункты частей в статьях актов, а также пункты и подпункты иных нормативных правовых актов могут подразделяться на абзацы.

25. Статьи (пункты) в пределах всего нормативного правового акта должны иметь сквозную нумерацию.

26. Структурные единицы текста нормативного правового акта, за исключением преамбулы и пунктов нормативного правового акта, могут иметь заголовки.

27. Приложение к нормативному правовому акту, как и преамбула, является факультативным элементом структуризации. Материалы, содержащиеся в приложениях, выполняют, как правило, вспомогательную роль по отношению к основному содержанию нормативного правового акта. В приложениях обычно помещаются таблицы, образцы документов, различные перечни (лиц, органов, работ, мероприятий и т.д.).

Важно, если в нормативном правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, перечни, то они должны оформляться в виде приложений, а соответствующие статьи проекта акта должны иметь ссылки на эти приложения.

Приложение должно иметь заголовок и гриф, которые связывают его с основным текстом проекта акта. Указанные реквизиты помещаются в правом верхнем углу приложения.

Способы логического изложения нормативного правового акта как элемент юридической техники

28. Основываясь на законах формальной логики (закон тождества, закон противоречия, закон достаточного основания), в науке и практике выделяются следующие основные требования к изложению текста нормативного правового акта:

— последовательность изложения;

— отсутствие противоречий и повторов (дублирования);

— соответствие структуры нормативного правового акта логике изложения правовых предписаний;

— убедительность;

— обоснованность;

— полнота правового регулирования.

29. Текст нормативного правового акта излагается преимущественно в утвердительной форме с использованием глаголов в настоящем времени с соблюдением официально-делового стиля языка и юридической терминологии. Предложения строятся в соответствии с общепринятыми правилами русского языка (орфографическими, пунктуационными, синтаксическими). Правила орфографии содержат сведения о правописании слов. Правила пунктуации устанавливают систему знаков препинания и помогают членить текст на предложения, устанавливать связи между словами в предложении. Синтаксические же правила помогают правильно строить предложения, выбирать наиболее выразительные виды словосочетаний и предложений, которые более подходят для нужного в данной ситуации стиля речи.

30. Основное требование, предъявляемое к употреблению лексических средств в тексте нормативного правового акта с целью достижения его четкости, ясности, простоты и доступности для понимания, — это ясность.

Средствами достижения ясности являются:

— использование простых слов, выражений;

— отказ от использования сложных конструкций;

— отказ от злоупотребления иностранными словами, канцелярскими оборотами, архаичными выражениями; допускается использование терминов иностранного происхождения, ставших в русском языке общеупотребительными, допускается также использование новых иностранных терминов, если отсутствуют имеющие тот же смысл русские термины и выражения;

— использование однозначных формулировок;

— правильное использование официально установленных наименований;

— не допускается перенасыщение текста специальными, узкопрофессиональными терминами;

— не допускается употребление устаревших слов и выражений, образных сравнений, эпитетов, метафор.

31. Основой языковой организации текста нормативного правового акта является нормативное предложение.

При построении нормативного правого акта должны использоваться констатирующие, утвердительные и повествовательные предложения. Не допускается использование соединительных союзов «а», «но», «да», «не то», «хоть» и т.д.

При перечислении условий, все из которых должны быть выполнены, не допускается использование союза «или» («либо»). При перечислении условий, из которых достаточно выполнения лишь одного, не допускается использование союза «и».

Не используются такие слова, как: «обычно», «нередко», «в случае необходимости», «только», «исключительно», «по возможности», а также иные слова, которые могут привести к неоднозначной трактовке положений акта.

Нежелательным является употребление большого числа условий в предложении (установление отношений «если…то»; «в случае…», «в случаях, когда…», «если иное не предусмотрено…»), поскольку это осложняет понимание текста.

32. Важнейшая единица текста – слово.

Общий принцип изложения нормативных предписаний – отсутствие жаргонов (разновидность речи людей, объединенных общностью интересов, занятий) и иной просторечной лексики (например: нехватка, самогон, брага, сводничество, приобретение товаров «на стороне»).

Использование в тексте аббревиатур является нежелательным.

При подготовке нормативного правового акта также рекомендуется избегать дублирования норм, содержащихся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации, в законах субъекта Российской Федерации, в других актах муниципального образования, за исключением случаев, когда воспроизведение положений данных актов обусловлено необходимостью последовательного и системного изложения норм в проекте акта.

В проекте акта не допускается установление обязанностей для федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъекта Российской Федерации, а также наделение их какими-либо полномочиями.

33. Количественные и порядковые числительные до девяти включительно обозначаются буквенным способом, от 10 и выше – цифровым способом с использованием арабских цифр.

Порядковые числительные, обозначаемые цифрами, требуют добавления через дефис падежного окончания.

Например:

«…не позднее 10-го дня месяца».

Числительные, образованные с добавлением элемента «кратный», пишутся слитно.

Например:

«восьмикратный»;

«в пятикратном размере».

Дробные числительные в тексте проекта акта предпочтительнее обозначать буквенным способом.

Например:

«Избирательная комиссия правомочна приступить к работе, если ее состав сформирован не менее чем на две трети от установленного состава».

При указании процентов, технических данных в таблицах и диаграммах применяется цифровой способ. Знак процента обозначается словом.

Например:

«в размере 14 процентов».

Десятичные дроби обозначаются цифровым способом.

Например:

«…0,5 процента»;

«…14,5 года».

Денежные суммы обозначаются цифровым способом.

Например:

«300 рублей».

Способы связей между нормативными правовыми актами

34. .В общем и целом, ссылки в структурных элементах нормативного правового акта на другие его структурные элементы, а также на федеральные законы, законы субъекта Российской Федерации, их отдельные положения используются в случаях, если необходимо показать взаимную связь указанных норм, либо избежать повторений.

Правильное применение системы связей между нормативными правовым актами и отдельными нормами права позволяет избежать повторов, дублирования и перенасыщения правового материала.

Виды связей:

1) отсылки (к нормативным правовым актам более высокой юридической силы либо равно юридической силы, либо к актам меньшей юридической силы). Распространены ошибки при изложении отсылочных норм: отсылка к правовой норме, которая, в свою очередь, также содержит отсылку; отсылка к нормативному правовому акту, который уже признан утратившим силу; неправильное указание реквизитов, в том числе наименования, нормативного правового акта, к которому делается отсылка.

2) бланкетные нормы (также не содержат в своей структуре полного изложения тех или иных предписаний, но указывают на другие правовые предписания, которые приняты или могут быть приняты);

3) предписания, принять какой-либо нормативный правовой акт или осуществить правовое регулирование определенной области общественных отношений (при их формулировании следует указывать только вопросы, требующие нормативно-правового регулирования; называть орган, которому предлагается подготовить соответствующий нормативный правовой акт; устанавливать дату и срок, в течение которого органы должны подготовить и принять соответствующий нормативный правовой акт);

4) указание на более высокий или равный по юридической силе нормативный правовой акт (закон), во исполнение которого принят нормативный правовой акт (в подзаконных актах является обязательным).

Ссылки на структурные единицы данного МНПА и на другие МНПА

35. Ссылки в статьях, главах, разделах на другие статьи, главы, разделы, а также на ранее принятые МНПА применяются только в случае, если необходимо показать взаимную связь правовых норм или избежать повторений. Ссылка делается для того, чтобы либо пояснить какое-то правовое положение, либо указать на взаимосвязь правовых положений.

При ссылке в тексте проекта акта на структурный элемент иного акта указывается конкретный структурный элемент, начиная с наименьшего.

Части статьи, не имеющие нумерации, а также абзацы при ссылке на них в тексте проекта акта обозначаются словами. При этом первым считается тот абзац, с которого начинается часть, пункт или подпункт, в составе которого он находится.

В случае наличия в МНПА ссылки на структурную единицу законодательного акта (законодательного акта, в том числе полностью изложенного в новой редакции) или иного МНПА, независимо от указанных в ссылке реквизитов, применению подлежат положения этой структурной единицы законодательного акта, МНПА с учетом всех внесенных в нее (в него) изменений, которые вступили в силу на день возникновения необходимости применения указанных положений.

Ссылки можно делать только на вступившие в силу (введенные в действие) МНПА. Ссылки на утратившие силу МНПА и на не вступившие в силу МНПА недопустимы.

При необходимости сделать ссылку в МНПА на законодательный акт указываются его следующие реквизиты в следующей последовательности:

1) вид законодательного акта (например: федеральный закон);

2) дата его подписания (например: 06.10.2003);

3) регистрационный номер (например: № 131-ФЗ);

4) наименование (например: «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»).

Примеры:

1) регулируются Федеральным конституционным законом от 28.06.2004 № 5-ФКЗ «О референдуме Российской Федерации».

Оформление неоднократных ссылок

36. При неоднократных ссылках на один и тот же законодательный акт или МНПА при первом его упоминании применяется следующая форма:

Пример:

В соответствии с Федеральным законом от 11.07.2001 № 95-ФЗ «О политических партиях» (далее — Федеральный закон «О политических партиях»).

Иногда по редакционным причинам при первом упоминании законодательного акта бывает невозможно сделать запись «(далее — Федеральный закон «О ……………»)». В таких случаях запись «(далее — Федеральный закон «О ……………»)» вообще не делается, а при всех последующих упоминаниях законодательного акта указываются дата его подписания и регистрационный номер.

Оформление ссылок на кодексы Российской Федерации

37. При ссылке на кодекс дата подписания и регистрационный номер кодекса не указываются.

Примеры:

1) регулируются Уголовным кодексом Российской Федерации;

2) в порядке, установленном Таможенным кодексом Российской Федерации;

3) в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации.

При ссылках на конкретную статью кодекса, состоящего из нескольких частей, номер части кодекса не указывается, так как нумерация статей кодекса является сквозной, и при ссылках на конкретную статью кодекса нет необходимости указывать часть кодекса, в которой она располагается.

Примеры:

1) регулируются статьей 321 Налогового кодекса Российской Федерации;

2) в порядке, установленном статьей 20 Налогового кодекса Российской Федерации;

3) в соответствии со статьей 924 Гражданского кодекса Российской Федерации.

Оформление ссылок на статью устава муниципального образования

38. При ссылках на статьи устава муниципального образования или на устав муниципального образования, реквизиты решения представительного органа, утвердившего устав муниципального образования, не указываются.

Последовательность указания структурных единиц МНПА при ссылках

39. При необходимости дать ссылку не на весь МНПА, а только на его структурную единицу сначала указывается эта конкретная единица (начиная с наименьшей).

Пример: регулируются пунктом 4 части 2 статьи 10 устава муниципального образования.

Обозначения разделов, глав, статей, частей, пунктов печатаются цифрами, обозначения подпунктов печатаются строчными буквами русского алфавита в кавычках.

Примеры:

1) подпункт «а» пункта 2 части 1 статьи 5;

2) подпункт «в²» пункта 1 части 2 статьи 5.

Оформление ссылок на абзацы

40. Обозначения абзацев указываются словами.

Примеры:

1) абзац второй части 1 статьи 1;

2) в соответствии с абзацем первым части 1 статьи 1.

При этом первым считается тот абзац, с которого начинается структурная единица, в составе которой он находится.

Пример:

Статья 2. Вопросы местного значения поселения

2. …………….. : (абзац первый части 2)

1) ……………. : (абзац первый пункта 1 части 2)

а) ……………. : (абзац первый подпункта «а» пункта 1 части 2)

……………… ; (абзац второй подпункта «а» пункта 1 части 2)

……………… ; (абзац третий подпункта «а» пункта 1 части 2).

Ссылки на акты разной юридической силы

41. Ссылки в МНПА могут даваться на МНПА высшей (устав муниципального образования) или равной юридической силы. Ссылки на конкретные МНПА низшей юридической силы или их отдельные структурные единицы не допускаются.

Например:

ссылка в решении представительного органа на постановление или распоряжение местной администрации.

Недопустимость ссылок на отсылочные нормы других МНПА

42. В тексте МНПА недопустимы ссылки на нормативные предписания других МНПА, которые, в свою очередь, являются отсылочными.

Оформление внесения изменений

43. Внесением изменений считается:

1. замена слов, цифр;

2. исключение слов, цифр, предложений;

3. исключение структурных единиц, не вступившего в силу акта;

4. новая редакция структурной единицы акта;

5. дополнение структурной единицы акта новыми словами, цифрами или предложениями;

6. дополнение акта структурными единицами;

7. продление действия акта или его структурных единиц.

44. В МНПА о внесении изменений в акты:

1. наименование акта начинается со слов «О внесении изменения (изменений) в  решение (постановление)  от … №…;

2. в начале текста МНПА в обязательном порядке указывается перечень актов (вид акта, дата подписания и регистрационный номер), вносивших изменения в основной акт ранее;

3. если МНПА, вносивший изменения в основной (первоначальный) акт, признан утратившим силу, то такой акт в перечне не указывается;

4. изменения должны вноситься только в основной МНПА, а не в изменяющие его акты, вносить изменения в основной акт путем внесения изменений в изменяющий его акт недопустимо;

5. вносимые изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения, при этом изменения следует оформлять начиная с наименьшей структурной единицы;

6. структурная единица акта излагается в новой редакции в случаях, если необходимо внести существенные изменения в текст данной структурной единицы акта либо в неё уже ранее неоднократно вносились изменения;

7. при необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин «цифры», а не «числа». При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин «слова»;

8. статьи не имеют наименования;

9. статьи делятся на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой, или на абзацы, не имеющие обозначений;

10. пункты могут делиться на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Например:

«Статья 1

Внести в Устав муниципального образования городского округа город Кострома, утвержденный решением Думы города № от 26 февраля 2007 года № 41 «О принятии Устава муниципального образования городского округа город N (в новой редакции)» (с изменениями, внесенными решениями Думы города № от 11 марта 2008 года № 95) следующие изменения:

1)…….;     (пункт 1)

2) ……;     (пункт 2)

3) …….:     (пункт 3)

а) …….;      (подпункт «а» пункта 3)

4)……..       (пункт 4)»

или

Внести в Устав муниципального образования городского округа город Кострома, утвержденный решением Думы города № от 26 февраля 2007 года № 41 «О принятии Устава муниципального образования городского округа город N (в новой редакции)» (с изменениями, внесенными решениями Думы города N от 11 марта 2008 года № 95) следующие изменения:

…….;     (абзац первый)

…….;     (абзац второй)

…….:     (абзац третий)

……..     (абзац четвертый)».

45. Если при подготовке МНПА выявились необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные нормативные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, а также если в акт неоднократно вносились изменения, которые затрудняют чтение и применение нормативного правового акта, то в целях упорядочения разрабатывается новый единый акт.

Признание утратившими силу нормативных правовых актов и их отдельных положений

46. Нормативные правовые акты могут признаваться утратившими силу:

1. полностью, при этом отдельными позициями указывается сам акт, а также все акты, которыми в текст основного акта ранее вносились изменения;

2. частично (утрачивают силу отдельные структурные единицы, в том числе абзацы), при этом отдельными позициями указывается как сама структурная единица акта, так и все акты, которыми в текст данной структурной единицы ранее вносились изменения.

47. В нормативных правовых актах, содержащих перечни актов, признаваемых утратившими силу (отмене), указывается вид акта, подлежащего признанию утратившим силу (отмене), дата подписания, регистрационный номер и его наименование. Название  таких нормативных правовых актов начинается со слов «О признании утратившим силу решения (постановления) от…№…» либо «Об отмене решения (постановления) от…№…».

48. Перечень нормативных правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, может быть самостоятельной статьей (пунктом) в проекте акта, устанавливающем новое регулирование, может быть самостоятельной статьей (пунктом) в проекте акта о внесении изменений в акты и признании утратившими силу некоторых актов, а также может быть самостоятельным проектом акта.

49. Каждый нормативный правовой акт включается в перечень актов, подлежащих признанию утратившими силу, в виде отдельной позиции в хронологическом порядке (по дате их подписания). В пределах одной и той же даты подписания акты располагаются в соответствии с их регистрационными номерами в возрастающем порядке.

50. Если в акте имеются статьи (пункты), которыми  признавались утратившими силу ранее изданные акты, то при необходимости признать утратившими силу данный акт он признается утратившим силу полностью независимо от наличия в нем таких статей (пунктов).

51. В перечни нормативных правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, не включаются акты временного характера, срок действия которых истек.

Следует иметь в виду, что если признается утратившим силу МНПА, которым ранее признавался утратившим силу другой МНПА, то этот другой МНПА не становится действующим.

Для того чтобы стали действовать правовые нормы, которые в нем содержались, необходимо принять его заново с прежними наименованием и содержанием.

Вступление МНПА в силу

52. Для каждого МНПА должна быть определена дата его вступления в силу, поскольку момент его вступления в силу имеет важное значение.

В соответствии со статьей 47 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (в редакции  Федерального закона от 27.12.2009 № 365-ФЗ) муниципальные правовые акты вступают в силу в порядке, установленном уставом муниципального образования, за исключением нормативных правовых актов представительных органов местного самоуправления о налогах и сборах, которые вступают в силу в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации.

Муниципальные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования (обнародования). При этом под правами, свободами и обязанностями человека и гражданина понимаются права, свободы и обязанности человека и гражданина, предусмотренные Конституцией Российской Федерации.

Порядок опубликования (обнародования) муниципальных правовых актов устанавливается уставом муниципального образования и должен обеспечивать возможность ознакомления с ними граждан, за исключением муниципальных правовых актов или их отдельных положений, содержащих сведения, распространение которых ограничено федеральным законом.

В силу статьи 15 Конституции Российской Федерации любые нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, не могут применяться, если они официально не опубликованы для всеобщего сведения. Тем самым закрепляется, что официальное опубликование (обнародование) закона или иного нормативного правового акта, затрагивающего права, свободы и обязанности человека и гражданина, является необходимым условием их вступления в силу.

Официальным опубликованием МНПА считается публикация его полного текста на государственном языке Российской Федерации (то есть на русском языке) в том средстве массовой информации, которое определено в качестве официального периодического издания, осуществляющего публикацию нормативных правовых актов, принятых данным органом или должностным лицом.

Нарушение установленных правил введения МНПА в действие, в том числе правил их опубликования (обнародования) является одним из оснований для признания МНПА судом недействующим полностью или в части. Такие акты не влекут правовых последствий как не вступившие в силу и не могут служить основанием для регулирования соответствующих правоотношений, применения санкций к гражданам, должностным лицам и организациям за невыполнение содержащихся в них предписаний. На указанные акты нельзя ссылаться при разрешении споров.

53. В статье о вступлении в силу употребляется словосочетание «вступление в силу». Не следует употреблять словосочетание «введение в действие», а также иные аналогичные словосочетания.

-Положения о порядке вступления МНПА в силу должны быть предельно четкими и ясными для правоприменителей, то есть должна быть полная определенность в том, какая структурная единица МНПА в какой конкретно день должна вступить в силу.

Например:

Настоящее решение вступает в силу после дня его официального опубликования.

54. В случае если необходимо установить для МНПА, затрагивающего права, свободы и обязанности человека и гражданина, особый порядок вступления в силу (или его структурных единиц), отличный от общего порядка, устанавливаются и общий (после официального опубликования), и особый порядки вступления в силу отдельных структурных единиц МНПА. В норме о порядке вступления в силу МНПА прописываются оба варианта (и общий, и особый порядки).

Примеры:

1. Настоящий МНПА вступает в силу после дня его официального опубликования, за исключением частей 2 и 3 настоящего МНПА.

2. Части 2 и 3 настоящего МНПА вступают в силу по истечении тридцати дней после дня официального опубликования настоящего МНПА.

или

1. Настоящий МНПА вступает в силу после дня его официального опубликования, за исключением пункта 2 части 3 настоящего МНПА.

2. Пункт 2 части 3 настоящего МНПА вступает в силу с 1 января 2014 года.

или

3. Настоящий МНПА вступает в силу после дня его официального опубликования, но не ранее 1 января 2013 года, за исключением положений, для которых настоящим МНПА установлены иные сроки вступления их в силу.

4. Пункт 2 части 3 настоящего МНПА вступает в силу с 1 марта 2014 года.

5. Пункт 7 части 4 настоящего МНПА и пункт 2 части 6 настоящего МНПА вступают в силу с 1 июля 2014 года.

Порядок вступления в силу всегда устанавливается в последнем пункте МНПА.

Например:

1. Настоящее решение вступает в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования, за исключением частей 2 и 5 настоящего МНПА.

2. Часть 2 настоящего решения вступает в силу по истечении тридцати дней после дня официального опубликования настоящего МНПА.

3. Часть 5 настоящего решения вступает в силу по истечении сорока дней после дня официального опубликования настоящего МНПА.

Установление сроков вступления в силу МНПА

55. Срок вступления в силу МНПА (его структурных единиц) определяется конкретной датой, а не промежутком времени. Не рекомендуется использовать такие формулировки, как «вступает в силу со дня официального опубликования, но не позднее 1 января 2011 года».

Срок вступления МНПА в силу, который более одного дня, может указываться в двух вариантах:

1) вступление в силу с конкретной даты;

2) вступление в силу по истечении какого-то конкретного срока.

Например:

Настоящий МНПА вступает в силу по истечении тридцати дней после дня его официального опубликования.

или

5. Настоящий МНПА подлежит официальному опубликованию в ….. (указать печатное средство массовой информации).

6. Настоящий МНПА вступает в силу 1 января 2013 года.

В исключительных случаях возможно, чтобы вступление МНПА в силу было обусловлено внешним событием, которое неизбежно должно наступить.

Например:

Часть 1 статьи 18 настоящего Устава утрачивает силу, а часть 1.¹ статьи 18 настоящего Устава вступает в силу по истечении срока полномочий Собрания депутатов … созыва (указать созыв Собрания депутатов, который принял настоящее решение).

или

Часть 3 статьи 23 настоящего Устава утрачивает силу, а часть 3¹ статьи 23 настоящего Устава вступает в силу по истечении срока полномочий избирательной комиссии, сформированной Собранием депутатов до вступления в силу Федерального закона от 27.12.2009 № 357-ФЗ «О внесении изменений в статью 24 Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации».

Указание на конкретную дату вступления МНПА в силу является более предпочтительным, поскольку не ведет к разночтениям и не дает возможности различного толкования срока вступления в силу. При вступлении МНПА в силу с определенной даты применяется следующая формулировка:

Например:

вступает в силу с 1 января 2014 года

или

вступает в силу с 15 июля 2014 года.

Во избежание возможных расхождений в толковании срока вступления МНПА в силу рекомендуем применять формулировку, в которой расчет производится в днях:

Например:

вступает в силу по истечении тридцати дней после дня его официального опубликования»

или

вступает в силу по истечении одиннадцати дней после дня его официального опубликования.

Срок вступления в силу отдельных структурных единиц МНПА по необходимости может исчисляться как со дня вступления в силу МНПА, так и со дня его официального опубликования.

Например:

3. Настоящий МНПА вступает в силу по истечении тридцати дней после дня его официального опубликования, за исключением частей 14 и 15 настоящего МНПА.

4. Части 14 и 15 настоящего МНПА вступают в силу по истечении одного года после дня вступления в силу настоящего МНПА.

или

3. Настоящий МНПА вступает в силу по истечении тридцати дней после дня его официального опубликования, за исключением частей 14 и 15 настоящего МНПА.

4. Части 14 и 15 настоящего МНПА вступают в силу по истечении одного года после дня официального опубликования настоящего МНПА.

В случае если предполагается, что МНПА должен вступить в силу через значительный промежуток времени после дня его официального опубликования, рекомендуем указывать конкретную дату вступления его в силу. Период между днем официального опубликования и днем вступления МНПА в силу не должен быть слишком длительным.

Если в МНПА, не затрагивающем права, свободы и обязанности человека и гражданина указано, что он вступает в силу со дня официального опубликования, дата вступления в силу будет совпадать с днем первого полного официального опубликования в печатном средстве массовой информации.

Если предполагается, что МНПА должен вступить в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования, отсчет начинается со дня, следующего за днем официального опубликования. Днем вступления в силу будет день, следующий за последним днем указанного срока (десяти дней).

Например:

МНПА был официально опубликован 1 января 2013 года. При формулировке «по истечении десяти дней после дня его официального опубликования» он вступит в силу с 12 января 2013 года.

День офиц. опубл.   +    10 дней           +          день вступл. в силу = 12.01.2013

(01.01.2013)     (02.01.2013 — 11.01.2013)               (12.01.2013)

Возможно поэтапное вступление в силу для структурных единиц МНПА, устанавливающего новое правовое регулирование, а также для структурных единиц МНПА, вносящего изменения в иные МНПА. Все структурные единицы, вступающие в силу одновременно, объединяются в одну часть.

Например:

3. Настоящий МНПА вступает в силу после официального опубликования, но не ранее 1 января 2013 года, за исключением положений, для которых настоящим МНПА установлены иные сроки вступления их в силу.

4. Часть 2 настоящего МНПА вступает в силу с 1 марта 2013 года.

5. Часть 3 настоящего МНПА вступает в силу с 1 июля 2013 года.

Если отдельные структурные единицы МНПА вступают в силу в разное время (поэтапно), то днем вступления в силу самого МНПА считается дата, указанная в самом первом пункте, затрагивающем порядок вступления в силу данного МНПА.

Например:

3. Настоящий МНПА подлежит официальному опубликованию в ….. (указать печатное средство массовой информации).

4. Настоящий МНПА вступает в силу с 1 марта 2013 года, за исключением части 2 настоящего МНПА.

5. Часть 2 настоящего МНПА вступает в силу с 1 января 2013 года.

В приведенном примере датой вступления в силу МНПА является 1 марта 2013 года (а не 1 января 2013 года).

Отдельные структурные единицы МНПА, устанавливающего новое правовое регулирование, не должны вступать в силу раньше, чем сам МНПА.

МНПА должен вступать в силу с ближайшей ко дню его официального опубликования даты, далее по времени могут поэтапно вступать в силу отдельные структурные единицы данного МНПА, если это необходимо.

Например:

3. Настоящее Положение вступает в силу после дня его официального опубликования, за исключением частей 10, 14 раздела 2 и пункта 1 части 19 раздела 4 настоящего Положения.

4. Часть 10 раздела 2 настоящего Положения вступает в силу с 1 июля 2013 года.

5. Часть 14 раздела 2 и пункт 1 части 19 раздела 4 настоящего Положения вступают в силу с 1января 2013 года.

(МНПА официально опубликован в печатном средстве массовой информации от 31 декабря 2012 года).

В случае если устанавливаются этапы для вступления в силу одной, двух или трех структурных единиц МНПА, то они конкретно указываются в разделе о порядке вступления в силу МНПА.

Например:

3. Настоящее Положение вступает в силу после дня его официального опубликования, за исключением частей 10 и 14 настоящего Положения.

4. Часть 10 настоящего Положения вступает в силу с 1 июля 2013 года.

5. часть 14 настоящего Положения вступает в силу с 1 января 2014 года.

В случае если устанавливаются этапы для вступления в силу более чем трех структурных единиц МНПА, то в структурной единице о порядке вступления в силу МНПА применяется формулировка «за исключением положений, для которых настоящей частью (пунктом) установлены иные сроки вступления их в силу» или «за исключением положений, для которых настоящим МНПА установлен иной срок вступления их в силу».

Например:

Настоящий МНПА подлежит официальному опубликованию и вступает в силу с 1 января 2013 года, за исключением положений, для которых настоящим разделом установлены иные сроки вступления их в силу.

Часть 24 настоящего МНПА вступает в силу с 1 марта 2013 года.

Часть 38 настоящего МНПА вступает в силу с 1 июля 2013 года.

Часть 44 настоящего МНПА вступает в силу с 1 октября 2013 года.

В случае пакетного внесения муниципальных правовых актов, сроки вступления в силу проекта основного МНПА, устанавливающего новое правовое регулирование, и проекта МНПА о внесении изменений в МНПА в связи с принятием основного МНПА должны совпадать.

Дата вступления МНПА в силу должна быть более поздней, чем дата его первого полного официального опубликования, либо совпадать с датой его официального опубликования. МНПА не может вступить в силу раньше, чем он будет официально опубликован.

Некорректное оформление на примере федерального закона:

В тексте Федерального закона от 12 апреля 2007 года № 50-ФЗ «О внесении изменения в статью 27 Федерального закона «О воинской обязанности и военной службе» было указано, что он вступает в силу с 1 апреля 2007 года.

Государственной Думой данный законодательный акт был принят 23 марта 2007 года, Советом Федерации одобрен 30 марта 2007 года, Президентом Российской Федерации подписан 12 апреля 2007 года, а официально опубликован 20 апреля 2007 года.

Для таких ситуаций предусмотрена возможность распространения действия измененного МНПА на правоотношения, возникшие до дня вступления в силу МНПА о внесении изменений.

На примере Налогового кодекса Российской Федерации:

Положения подпункта 31 части 3 статьи 149 и подпункта 41 пункта 1 статьи 251 части второй Налогового кодекса Российской Федерации распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2009 года, и применяются до 1 января 2017 года.

Недопустимо, чтобы срок вступления в силу МНПА (его структурных единиц) большей юридической силы ставился в зависимость от вступления в силу МНПА меньшей юридической силы или чтобы этот срок предполагалось определить в МНПА меньшей юридической силы.

Недопустимо, чтобы срок вступления в силу МНПА (его структурных единиц) ставился в зависимость от вступления в силу других (еще не принятых) МНПА.

Например, некорректной формулировки:

3. Пункт 9 части 1 статьи 4 настоящего Устава вступает в силу в сроки, установленные федеральным законом, определяющим порядок организации и деятельности муниципальной милиции.

Недопустимо также, чтобы срок вступления в силу МНПА (его структурных единиц) ставился в зависимость от вступления в силу других (еще не принятых) МНПА, тематика которых нечетко определена.

Например, некорректной формулировки:

Пункт 2 части 8 настоящего МНПА вступает в силу со дня вступления в силу соответствующего МНПА.

Если условия для действия какой-то нормы МНПА еще не созданы, то следует дождаться их появления и только после этого внести изменения в соответствующий МНПА, дополнив его необходимыми нормативными предписаниями.

Недопустимо, чтобы срок вступления в силу МНПА (его структурных единиц) определялся в другом (еще не принятом) МНПА.

Например, некорректной формулировки:

Части 4 и 10 настоящего МНПА вступают в силу в порядке, определенном в МНПА «О муниципальной службе».

Недопустимо частичное вступление в силу структурной единицы МНПА (вступление в силу «в части …………………»).

Например, некорректной формулировки:

4. Настоящий МНПА вступает в силу с 1 января 2012 года, за исключением части 2 настоящего МНПА.

5. Часть 2 настоящего МНПА в части финансирования органов местного самоуправления на основе нормативов вступает в силу с 1 января 2013 года.

В случае если какие-то положения одной и той же структурной единицы начинают действовать раньше, какие-то позднее, то необходимо говорить не о вступлении в силу этих положений, а о порядке их применения. Иными словами, структурная единица должна вступать в силу целиком, но для отдельных ее положений может быть установлен порядок применения с определенного срока или неприменения до определенного срока.

Например:

3. Настоящий МНПА подлежит официальному опубликованию и вступает в силу с 1 января 2012 года.

4. Положения части 2 настоящего МНПА в части финансирования органов местного самоуправления на основе нормативов применяются с 1 января 2013 года.

или

3. Настоящий МНПА подлежит официальному опубликованию и вступает в силу с 1 января 2012 года.

4. Положения части 2 настоящего МНПА в части финансирования органов местного самоуправления на основе нормативов не применяются до 31 декабря 2012 года включительно.

или

3. Настоящий МНПА подлежит официальному опубликованию и вступает в силу с 1 января 2013 года.

4. Часть 2 настоящего МНПА в части финансирования органов местного самоуправления на основе нормативов применяется с 1 января 2014 года.

Недопустимо устанавливать порядок применения правовой нормы до дня ее вступления в силу.

Временное приостановление действия вступивших в силу отдельных положений базового МНПА

56. Возможно временное приостановление действия вступивших в силу отдельных положений основного МНПА без признания их утратившими силу.

«Приостановление действия» означает, что правовое положение вступило в силу, действовало какое-то время, но на определенный, строго обозначенный период времени не должно порождать правовых последствий.

После истечения периода приостановления действия правового положения оно вновь начинает автоматически работать в полном объеме вплоть до признания его в установленном порядке утратившим силу или до нового приостановления его действия.

Недопустимо приостанавливать действие вступивших в силу положений МНПА, вносящих изменения в МНПА (его структурные единицы), а также признающих утратившим силу МНПА (его структурные единицы), поскольку внесение изменений в МНПА (его структурные единицы) и признание утратившим силу МНПА (его структурных единиц) представляют собой действия, носящие разовый характер.

Обратная сила

57. По общим правилам МНПА, ухудшающие положение правоприменителей, обратной силы не имеют.

Так, в соответствии со статьей 5 Налогового кодекса Российской Федерации акты законодательства о налогах и сборах, устанавливающие новые налоги и (или) сборы, повышающие налоговые ставки, размеры сборов, устанавливающие или отягчающие ответственность за нарушение законодательства о налогах и сборах, устанавливающие новые обязанности или иным образом ухудшающие положение налогоплательщиков или плательщиков сборов, а также иных участников отношений, регулируемых законодательством о налогах и сборах, обратной силы не имеют.

Недопустимо придавать обратную силу положениям МНПА о приостановлении действия структурных единиц МНПА.

Недопустимо придавать обратную силу положениям МНПА о признании МНПА или их структурных единиц утратившими силу.

В случае необходимости придать обратную силу какому-то из положений МНПА со дня вступления в силу ранее вступившего в силу МНПА, то по возможности следует указывать конкретную дату, а не употреблять формулировку «со дня вступления в силу МНПА от …………… № … «О ……………».

Соотношение даты вступления в силу МНПА и его официального опубликования

58. В случае если дата вступления в силу МНПА подвергалась изменениям, она в обязательном порядке должна быть более поздней, чем дата официального опубликования МНПА, которым эти изменения вносились.

Допускается изменение в сторону сокращения срока вступления в силу подписанного уполномоченным должностным лицом и официально опубликованного МНПА только в случае, если срок вступления в силу такого МНПА еще не наступил и имеется достаточно времени для его корректировки.

Например:

В декабре 2011 года был принят и официально опубликован МНПА, вступление в силу которого предполагалось с 1 января 2013 года. Если возникла необходимость приблизить срок вступления в силу указанного МНПА и перенести его на 1 ноября 2012 года, то такое действие возможно только в том случае, если имеется достаточно времени для того, чтобы изменяющий МНПА был принят представительным органом и официально опубликован в срок до 31 октября 2012 года, то есть до наступления вновь установленного срока вступления в силу. В такой ситуации изменяющий МНПА должен иметь статью о вступлении его в силу со дня официального опубликования.

Допускается перенос вступления в силу принятого и официально опубликованного МНПА на более поздний срок только в случае, если срок вступления в силу такого МНПА еще не наступил и имеется достаточно времени для его корректировки.

Например:

В декабре 2011 года был принят и официально опубликован МНПА, вступление в силу которого предполагалось с 1 января 2012 года. Если возникла необходимость отложить срок вступления в силу указанного МНПА и перенести его на 1 января 2013 года, то такое действие возможно только в том случае, если имеется достаточно времени для того, чтобы изменяющий МНПА был принят и официально опубликован в срок до 31 декабря 2011 года, то есть до дня наступления первоначально установленного срока вступления в силу. В такой ситуации изменяющий МНПА должен иметь статью о вступлении его в силу со дня официального опубликования.

Дата вступления в силу структурных единиц МНПА

59. В случае, если необходимо, чтобы какая-то структурная единица МНПА начала действовать с определенной даты, эту дату следует прописывать в норме о порядке вступления в силу данного МНПА, а не в тексте других норм.

Если в тексте МНПА уже содержится какая-либо дата, то при необходимости замены в тексте МНПА этой даты внесение соответствующего изменения следует осуществить до дня ее наступления.

Например:

Для корректного внесения изменения по замене даты, к примеру, дату «1 января 2012 года» датой, «1 января 2013 года» необходимо, чтобы изменяющий МНПА был официально опубликован не позднее 31 декабря 2011 года и при этом содержал норму о вступлении его в силу со дня официального опубликования.

Если в основном МНПА имеются структурные единицы, которые вступают в силу позднее самого МНПА, то тексты таких структурных единиц могут подвергаться изменению как до их вступления в силу, так и после. Вступление в силу изменяющего МНПА не влечет за собой автоматического одновременного вступления в силу измененной структурной единицы базового МНПА. Измененная структурная единица вступит в силу в соответствии с положениями базового МНПА о порядке вступления в силу.

В случае дополнения МНПА новыми структурными единицами, которые поэтапно должны вступить в силу, более крупная структурная единица, дополняющая МНПА, должна вступать в силу раньше, чем наполняющие ее более мелкие структурные единицы.

Например:

При дополнении МНПА новой статьей:

корректно:

Статья вступает в силу с 1 мая 2010 года, за исключением части 1 настоящей статьи.

Часть 1 вступает в силу с 1 января 2011 года.

некорректно:

Статья вступает в силу с 1 января 2011 года, за исключением части 1 настоящей статьи.

Часть 1 статьи вступает в силу с 1 мая 2010 года.

При дополнении части новым пунктом (части новым подпунктом):

корректно:

Пункт 2 части 1 вступает в силу с 1 мая 2010 года, подпункт 3 пункта 2 части 1 – с 1 января 2011 года.

Некорректно:

Пункт 2 части 1 вступает в силу с 1 января 2011 года, подпункт 3 пункта 2 части 1 – с 1 мая 2010 года.

Не допускается изложение целиком в новой редакции структурной единицы МНПА, если новая редакция вступает в силу поэтапно и при этом повторяет структуру прежней редакции соответствующей структурной единицы. Если в новой редакции структурной единицы имеется деление на такие же структурные единицы, какие были в прежней редакции, и при этом предусматривается поэтапное вступление в силу структурных единиц новой редакции, изменения следует вносить без изложения структурной единицы в новой редакции целиком.

Пример:

Статья 3 МНПА ранее состояла из частей 1, 2 и 3. Принимается новая редакция статьи, которая также состоит из частей 1, 2 и 3. При этом новая редакция статьи должна вступить в силу с 1 января 2013 года, а новая редакция части 3 – с 1 марта 2013 года.

Если необходимо, чтобы до 1 марта 2013 года действовала прежняя редакция части 3, то данное изменение следует оформлять не путем изложения раздела целиком в новой редакции, а следующим образом:

1. Внести в статью 3 МНПА следующие изменения:

1) наименование изложить в следующей редакции:

«Статья 3. (наименование)»;

2) часть 1 изложить в следующей редакции:

«1. (наименование)

………………… .»;

3) часть 2 изложить в следующей редакции:

«2. (наименование)

………………… .»;

4) часть 3 изложить в следующей редакции:

«3. (наименование)

………………… .».

2. Настоящий МНПА подлежит официальному опубликованию и вступает в силу с 1 января 2013 года, за исключением пункта 4 настоящего МНПА.

3. Пункт 4 настоящего МНПА вступает в силу с 1 марта 2013 года.

Если необходимо, чтобы до 1 марта 2013 года действовала прежняя редакция пункта 2 части 1, то данное изменение следует оформлять не путем изложения части целиком в новой редакции, а следующим образом:

1. Внести в часть 1 МНПА от … № …. следующие изменения:

1) пункт 1 изложить в следующей редакции:

«1) ………………… ;»;

2) пункт 2 изложить в следующей редакции:

«2) ………………… ;»;

3) пункт 3 изложить в следующей редакции:

«3) ………………… .».

2. Настоящий МНПА вступает в силу с 1 января 2013 года, за исключением пункта 2 части 1 настоящего МНПА.

2. Пункт 2 части 1 настоящего МНПА вступает в силу с 1 марта 2013 года.

Например:

Часть 10 МНПА ранее состояла из трех пунктов. Принимается новая редакция части, которая состоит из четырех пунктов и должен вступить в силу с 1 января 2013 года, но пункт 4 данной части (которой не было в предыдущей редакции) может вступить в силу позднее — например, с 1 марта 2013 года.

1. Внести в часть 10 МНПА от ….. № ….. изменение, изложив ее в следующей редакции:

«10. (наименование)

1) ………………… .

2) ………………… .

3) ………………… .

4) ………………… .».

2. Настоящий МНПА вступает в силу с 1 января 2013 года, за исключением абзаца шестого части 1 настоящего МНПА.

2. Абзац шестой части 1 настоящего МНПА вступает в силу с 1 марта 2013 года.

МНПА временного характера

60. МНПА временного характера в заключительной части, разделе должен содержать не только дату вступления его в силу, но и указание на срок действия. В некоторых случаях информация о сроке действия МНПА содержится в наименовании МНПА.

Например:

«Об утверждении долгосрочной целевой программы на 2012-2015 годы»

В исключительных случаях МНПА временного характера, направленные на достижение определенной цели регулирования, не имеют указаний на срок их действия. Окончание действия таких МНПА не определяется и автоматически прекращается с достижением поставленной цели.

При принятии последующего МНПА с аналогичной целью регулирования следует в установленном порядке признавать предыдущий МНПА утратившим силу.

В статье мы дадим общую характеристику нового стандарта, а также рассмотрим, какие основные изменения в оформлении документов он вводит.

Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст принят новый национальный стандарт по оформлению документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Стандарт вводится в действиес 1 июля 2017 г. и заменяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

Согласно ст. 2 Федерального закона от 29.06.2015№ 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» документ по стандартизации – это «документ, в котором для добровольного и многократного применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации, за исключением случаев, если обязательность применения документов по стандартизации устанавливается настоящим Федеральным законом».

К документам по стандартизации закон относит национальные стандарты Российской Федерации, правила стандартизации, рекомендации по стандартизации, информационно-технические справочники.

Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации – на практике означает, что организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет.

Если организация принимает решение применять его, он приобретает для данной организации характер нормативного документа.

ГОСТ СТАРЫЙ УХОДИТ, ПРИХОДИТ ДРУГОЙ…

■ ГОСТ Р 6.30-2003 был принят и введен в действие Госстандартом России в 2003 г. Положения стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Стандарт действует и применяется уже более 13 лет. За это время практика документирования ушла вперед, и возникла необходимость изменения стандарта.

ГОСТ Р 6.30-2003 является фактически четвертой редакцией стандарта, впервые разработанного в 1972 г., точнее двух стандартов 1972 г.:

• ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».

Первый стандарт устанавливал требования к оформлению документов, второй – порядок расположения и границы реквизитов в формуляре-образце и требования к бланкам документов. Эти стандарты применялись в органах государственной власти, организациях на территории всей страны. В 1990 г. они были переработаны, их содержание было объединено в один стандарт – ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Следующий этап – обновление стандарта в 1997 г. и появление ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В стандарт 1997 г. постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст были внесены изменения (изменение № 1 к стандарту), в том числе в оформление некоторых реквизитов (реквизиты «Адресат», «Дата», «Отметка о наличии приложения» и др.).

В 2003 г. стандарт 1997 г. был пересмотрен, и как итог – введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003, действующий в настоящее время.

■ В каких случаях обновляют ГОСТ? Процедура разработки и утверждения национальных стандартов Российской Федерации, порядок их обновления, а также правила отмены действующих стандартов установлены ГОСТ Р 1.2-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены» (далее – ГОСТ Р 1.2-2004). В разделе 5 этого документа перечислены случаи, при которых национальный стандарт подлежит обновлению:

• если содержание стандарта вошло в противоречие с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, техническими регламентами, целями и принципами национальной стандартизации и в результате не удовлетворяет современным экономическим, социальным или иным потребностям страны, в том числе не соответствует уровню развития науки и техники;

• если содержание стандарта препятствует соблюдению вновь заключенного международного соглашения;

• если содержание стандарта противоречит содержанию вновь разрабатываемого или другого обновляемого национального стандарта Российской Федерации (в том числе межгосударственного стандарта, вводимого в действие в качестве национального стандарта) или если эти стандарты дублируют друг друга.

Что касается ГОСТ 6.30-2003, то основанием для его пересмотра стали причины, названные в первом пункте этого списка. Это прежде всего расхождения, которые возникли в составе реквизитов документов в связи с принятием Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477). А также тот факт, что по сравнению с 2003 г., когда утверждался и вводился в действие ГОСТ Р 6.30-2003, значительно расширилась сфера использования электронных документов в управлении, что, безусловно, должно быть отражено в стандарте.

■ Кто и как меняет ГОСТ? Пункт 5.1.2 ГОСТ Р 1.2-2004 устанавливает, что обновление действующего национального стандарта может быть осуществлено путем его пересмотра, разработки изменения к стандарту, а в исключительных случаях (при наличии опечаток, ошибок или иных неточностей) – путем внесения поправки в стандарт.

Решение о том, какой вариант обновления стандарта будет выбран (пересмотр или внесение изменений), принимает национальный орган по стандартизации. При этом он руководствуется предложениями разработчика стандарта и учитывает характер тех изменений, которые необходимо внести в стандарт.

Разрабатывал ГОСТ Р 6.30-2003 ВНИИ документоведения и архивного дела, который в 2013 г. инициировал обновление стандарта. Поскольку Технический комитет Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован, было принято решение вести пересмотр стандарта в Техническом комитете 191 Росстандарта, ответственном за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД).

По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов. Несколько изменилось и его название. ГОСТ Р 6.30-2003 был связан с УСОРД, и название этой системы фигурирует в названии стандарта, однако с 1993 г. она не ведется и не актуализируется, поскольку в настоящее время нет органа государственной власти, уполномоченного на ведение и развитие УСОРД.

Таким образом, изменение названия стандарта означает, что новый ГОСТ не связан с УСОРД и распространяется на всю организационно-распорядительную документацию.

КАК ИЗМЕНИЛАСЬ СТРУКТУРА ГОСТА?

Сравним структуру старого и нового стандартов:

Из приведенной таблицы следует, что в новом стандарте появились новые разделы (разделы 2 и 3), а также новое приложение – форма титульного листа документа.

Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.

■ Раздел «Нормативные ссылки» сегодня включается во все национальные стандарты и содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 даются нормативные ссылки на следующие стандарты:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

■ Раздел «Общие требования к созданию документов». Это совершенно новый раздел стандарта. В нем перечислены основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.).

Основные положения этого раздела:

• документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;

• предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14 и приближенные к ним;

• вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);

• допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;

• абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;

• текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал;

• текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);

• допускается выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ: ЧТО НОВОГО?

Новый ГОСТ отличается от предыдущего составом реквизитов:

• часть реквизитов не включена в новый ГОСТ;

• появились новые реквизиты;

• есть реквизиты, названия которых в новом стандарте изменены.

■ Реквизиты, которых нет в новом стандарте. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены в качестве самостоятельных следующие реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТе:

• код организации (реквизит 04):

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05):

• идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06):

Сведения о коде организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП включены в состав реквизита «Справочные данные об организации» (это реквизит, который присутствует в бланках писем):

• идентификатор электронной копии документа (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003):

Имело смысл применять этот реквизит на начальных этапах автоматизации делопроизводства, когда электронная база данных выполняла функции регистрационно-поисковой системы.

В современных условиях, когда применяются системы электронного документооборота, документ включается в них в виде электронной копии (скан-копии) бумажного документа и его поиск осуществляется по реквизитам электронной карточки. В этом случае дополнительные идентификаторы документа не требуются.

■ Новые реквизиты. В ГОСТ включены новые реквизиты:

• наименование структурного подразделения – автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016):

• наименование должности лица – автора документа (реквизит 07):

• гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14):

• отметка об электронной подписи (реквизит 23):

Наименование структурного подразделения и должности лица – автора документа[1]. Включение в стандарт реквизитов «Наименование структурного подразделения – автора документа» и «Наименование должности лица – автора документа» обусловлено тем, что эти реквизиты на практике используются в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Например,

Гриф ограничения доступа к документу. Поскольку в делопроизводстве используются отметки (пометки, грифы) конфиденциальности[2], которые проставляются на документах ограниченного пользования, в стандарт включен реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» (реквизит 14 по ГОСТ Р 7.0.97-2016), который, как отмечено в разделе 5 стандарта, проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, например:

В организациях допускается использование грифов ограничения доступа, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Кроме того, порядок их проставления должен быть закреплен в локальных нормативных актах организаций.

Отметка об электронной подписи. Еще один новый реквизит – отметка об электронной подписи (реквизит 23 по ГОСТ Р 7.0.97-2016) используется для визуализации электронной подписи на электронном документе.

Использование отметки об электронной подписи предусмотрено приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

При визуализации электронного документа на экране монитора или на бумажном носителе при распечатке электронного документа в месте, где проставляется собственноручная подпись должностного лица (если документ изначально оформляется на бумаге), программными средствами воспроизводится отметка, например:

■ «Объединенные» и «разделенные» реквизиты. Еще одно изменение в составе реквизитов – это объединение нескольких реквизитов в один и разделение одного реквизита на два.

Реквизит 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования» (по ГОСТ Р 7.0.97-2016) – результат объединения реквизитов «Государственный герб Российской Федерации» и «Герб субъекта Российской Федерации».

В разделе 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.1) поясняется: «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления».

Объединение изображений данных гербов в один реквизит оправдано тем, что в одном документе может воспроизводиться изображение только одного из названных гербов.

Изображение герба (государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается, как это установлено в стандарте, посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Реквизиты 02 и 03 «Эмблема» и «Товарный знак (знак обслуживания)» в новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 – результат разделения реквизита 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (по ГОСТ Р 6.30-2003). Реквизиты 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак» могут выглядеть так:

Эмблемы и товарные знаки применяются с различными целями: эмблема органа власти (организации) используется как средство визуальной идентификации организации (органа власти), а товарный знак (знак обслуживания) – для идентификации товаров и услуг. Кроме того, их использование регулируется разными законодательными актами.

Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитом «Наименование организации – автора документа» на расстоянии 10 мм от верхнего края листа (Пример 1).

Изображение товарного знака (знака обслуживания) воспроизводится аналогичным образом либо слева на уровне реквизита «Наименование организации – автора документа» (допускается захватывать часть левого поля) (Пример 2).

ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В ОФОРМЛЕНИИ РЕКВИЗИТОВ?

В разделе 5 «Оформление реквизитов документов» изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования. Рассмотрим наиболее значимые изменения.

■  Инициалы пишем после фамилии в реквизите «Адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель – должностное лицо:

Если документ адресован физическому лицу:

■ Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «Адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:

■ Указываем вид электронного носителя в реквизите «Приложение». Правила оформления реквизита «Отметка о приложении» дополнены положением о том, что эта отметка оформляется в случае, если приложением является физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, USB-флеш-накопитель и др.):

При этом указывается, что на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, необходимо перечислить наименования документов, записанных на носителе, имена файлов.

■ На первом листе документа-приложения ставим отметку о приложении и гриф утверждения. Уточнены правила оформления отметки о приложении на приложениях к распорядительным документам (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), если приложением является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом.

Согласно новому ГОСТу на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение:

■ Реквизит «Отметка об исполнителе» дополняем новыми элементами. Изменены правила оформления реквизита «Отметка об исполнителе». Она дополнена новыми элементами: наименование должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя. Эти сведения могут указываться по желанию организации – автора документа, в соответствии с ее локальными нормативными актами. Например:

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

■ Отметку о заверении копии документа дополняем записью о месте хранения оригинала. В правила оформления отметки о заверении копии включены новые положения: если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации:

■ Текст документа пишем с учетом нововведений. Расширен раздел стандарта (п. 5.18), посвященный тексту документа. Те положения, которые имелись в стандарте 2003 г., в ГОСТ Р 7.0.97-2016 дополнены положениями:

• о языках, на которых может составляться текст документа (государственный язык Российской Федерации или государственный язык (языки) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации);

• правилах указания в тексте документа реквизитов законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, если они выступают в качестве оснований для издания документа;

• этикетных фразах (вступительное обращение и заключительная этикетная фраза), которые могут использоваться при ведении переписки.

ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В БЛАНКАХ ДОКУМЕНТОВ?

Поскольку состав реквизитов изменился – одни появились (наименование структурного подразделения – автора документа, гриф ограничения доступа к документу, отметка об электронной подписи), другие исчезли (код организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП, идентификатор электронной копии документа), изменился состав реквизитов бланков документов. Это отражено в приложении Б (схемы расположения реквизитов) и приложении В, в котором представлены образцы бланков документов. Состав видов бланков (общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документ) и правила их проектирования остались без изменений.

■ Расположение реквизитов на «двуязычных» угловых и продольных бланках. Приведены в соответствие с законодательством положения об использовании бланков на русском языке как государственном языке Российской Федерации и государственных языках республик в составе Российской Федерации.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 также включено положение (не было в стандарте 2003 г., но было в стандартах 1990 и 1997 гг.) о том, что для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках – русском и английском или ином иностранном языке. Пример такого бланка – в приложении В.8 к стандарту (Пример 3).

ПОЯСНЕНИЯ К ПРИМЕРАМ 4 И 5: ПОЧЕМУ ДОКУМЕНТ «НЕСУЩЕСТВУЮЩИЙ»

Мы создали несуществующий документ, чтобы показать вам полный состав реквизитов. В примерах 4 и 5[3] приведен состав реквизитов, с 1 по 30, и их оформление по старому и новому ГОСТам. Вы можете сравнить состав, оформление реквизитов по старому и новому ГОСТам, их названия.

В качестве примера мы выбрали исходящее письмо. Этот документ – условный, так как исходящее письмо в реальной практике не может содержать все реквизиты ГОСТа.

Реквизиты, которые могут быть в исходящем письме, выделены так: 

Остальные реквизиты, которые не используются в исходящем письме, но присутствуют в других документах (приказах, положениях и т.д.), выделены так: 

ОБ ОСОБЕННОСТЯХ ИСПОЛЬЗОВАНиЯ РЕКВИЗИТОВ В ПИСЬМАХ 

В следующих номерах журнала мы продолжим комментировать ГОСТ.