Для регистрации обращения гражданина создается регистрационно-контрольная карточка (РКК) Обращения Гражданина. (см. рис. 69)
Рисунок 69 – «РКК «Обращения гражданина»
Для того чтобы создать регистрационно-контрольную карточку необходимо:
1. В одном из представлений данных нажать кнопку «РКК «Обращения граждан», расположенную на панели инструментов данной экранной формы.
Для регистрации ЭД, поступивших из Центра ЕСЭДО, необходимо выбрать необходимую регистрационно-контрольную карточку и дважды кликнуть левой кнопкой мышки.
2. После вышеуказанных действий система предложит экранную форму регистрационно-контрольной карточки документа, реквизиты которой необходимо заполнить. Документ может быть зарегистрирован только в случае, если заполнены все обязательные поля в регистрационно-контрольной карточке.
| Наименование поля | Признак обязательности |
| Обязательные поля | |
| Вид документа | + |
| Фамилия гражданина | + |
| Адрес гражданина | + |
| Категория заявителя | + |
| Настраиваемые обязательные поля | |
| Ответственный исполнитель | + |
Внимание:Заполнение формы «Ввод первичных данных» позволит отследить в системе документы со значениями атрибутов, введенными в качестве первичных данных.
Примечание:Настройку обязательных полей производит Администратор системы посредством «Настройки интерфейса».
Условия доступа: Данная операция доступна только пользователям ЕСЭДО-В, имеющим роль «Регистратор». По вопросам изменения ролей пользователей обращайтесь к Администратору системы.
Таблица 5 Поля, настраиваемые и несущие смысловую нагрузку для регистрации обращения гражданина
| № | Наименование поля | Пояснение | Необходимость | Специальные возможности и настройки | ||
| Поля верхней области | ||||||
| 1.1 | Передали РВЗ на резолюцию | Отметка о передаче документа на резолюцию руководителю высшего звена | Вручную пользователем | Отображение данного поля настраивается Администратором | ||
| 1.2 | РВЗ отписал резолюцию | Отметка от наличии резолюции | Вручную пользователем | Отображение данного поля настраивается Администратором | ||
| 1.3 | Вид обращения | Выбор вида обращения гражданина («приём писем», «приём граждан», «поручение к обращению гражданина») | Необходимо для выбора шаблона регистрационного номера | |||
| Закладка «Информация» | ||||||
| 2.1 | Дата сопроводительного письма | Дата сопроводительного письма | Введенная дата автоматически проставится в тексте сопроводительного письма | Отображение данного поля настраивается Администратором | ||
| 2.2 | Текст сопроводительного письма | Текст сопроводительного письма | Введенный текст автоматически отобразится в тексте сопроводительного письма | Отображение данного поля настраивается Администратором | ||
| 2.3 | Кол-во уг. дел/томов | Количество уголовных дел/ томов | Отображение данного поля настраивается Администратором | |||
| 2.4 | Форма обращения | Форма обращения | Бывает двух видов – письменное обращение, устное обращение. | |||
| 2.5 | Тип обращения | Выбор типа обращения | Существует 5 типов обращения. Выбор одного из них приводит к выбору шаблона регистрационного номера. Также при выборе «Анонимное» скрываются лишние поля, а при выборе «Осужденный» — появляются дополнительные поля для внесения информации об осужденном | |||
| 2.6 | Откуда передано | Выбор из справочника Корреспондентов | При выборе корреспондента появляются дополнительные поля для внесения информации о сопроводительном письме | |||
Кнопки
Состав кнопок панели инструментов зависит от статуса документа:
Таблица 6 Кнопки: Статус «Поступивший»
| Изображение | Назначение |
|
Закрытие документа |
|
Сохранение документа и закрытие |
|
Редактировать |
|
Регистрация документа |
 Сопров. письмо
|
Открыть печатную форму сопроводительного письма |
Таблица 7 Кнопки: Статусы Зарегистрирован, На резолюции, На исполнении, Для сведения, Исполнен, Выполнен
| Изображение | Назначение |
|
|
Закрытие документа |
|
|
Сохранение документа и закрытие |
|
|
Редактировать |
|
Отправка документа на резолюцию |
|
Отправка документа на исполнение |
|
Присвоение документу статуса «Для сведения» |
| Сопров. письмо
|
Создание сопроводительного письма |
|
Печать бумажной карточки |
|
Присвоение документу статуса «Исполнен» |
|
Создание уведомления для гражданина |
После заполнения всех необходимых реквизитов РКК документа необходимо нажать кнопку 
. Документу будет автоматически присвоен регистрационный номер согласно настроенному Администратором системы шаблону регистрационных номеров документов.
К сведению:
Настройку шаблонов регистрационных номеров документов производит Администратор ЕСЭДО по технологии, описанной в «Руководстве администратора ЕСЭДО ведомственного уровня (ЕСЭДО-В)».
После регистрации документу присваивается статус «Зарегистрирован» и в зависимости от условий делопроизводства Регистратор направляет документ либо «На резолюцию» либо «На исполнение».
К сведению:
Выполнение всех функциональных возможностей программы возможно и при статусе документа «На исполнении», для чего необходимо произвести настройку интерфейса Администратором ЕСЭДО.
Внешняя политика России 1894- 1917 гг. Внешнюю политику Николая II и первый период его царствования определяли, по меньшей мере три важных фактора…
Оценка качества Анализ документации. Имеющийся рецепт, паспорт письменного контроля и номер лекарственной формы соответствуют друг другу. Ингредиенты совместимы, расчеты сделаны верно, паспорт письменного контроля выписан верно. Правильность упаковки и оформления….
БИОХИМИЯ ТКАНЕЙ ЗУБА В составе зуба выделяют минерализованные и неминерализованные ткани…
Приложение 24
к п. 7.7.2
Типовой Инструкции
по делопроизводству и
работе архива в таможенных
органах (региональных таможенных
управлениях, таможнях,
таможенных постах)
ФОРМА
РЕГИСТРАЦИОННО — КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ
(указания по заполнению прилагаются)
ОБРАЗЕЦ РЕГИСТРАЦИОННО — КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ
| N док-та | Дата док-та | Дата поступл. | Вход N |
| Корреспондент | N дела, в которое подшита жалоба после исполнения (отметка о направлении в дело) | ||
| Кому | |||
| Наименование вида документа и краткое содержание Кол-во листов |
|||
| Резолюция | Срок исполнения | Расписка и дата | |
| Исполнитель |
Лицевая сторона
| Исполнитель | Дата | Исх. N |
| Кому | N дела, в которое подшит ответ на жалобу (отметка о направлении в дело) | |
| Кем подписан | ||
| Краткое содержание или отметка об исполнении Кол-во листов |
||
| Отметки о ходе исполнения | Расписка и дата |
Оборотная сторона
УКАЗАНИЯ
ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РЕГИСТРАЦИОННО — КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ (РКК) <*>
<*> При необходимости отражения в карточке сведений о предыдущих (повторных) обращениях, ходе исполнения, отметок о промежуточном ответе или дополнительном запросе, контрольных отметок (о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.) заводится продолжение регистрационно — контрольной карточки (заполняется еще один экз. РКК).
Лицевая сторона регистрационно — контрольной карточки
| Корреспондент | — фамилия, имя, отчество, место жительства или работы, телефон заявителя или заявителей; для писем без подписи делается запись — «без подписи», для коллективных — «Гр». |
| N документа Дата документа | — номер и дата сопроводительного письма организации, переславшей обращение. |
| Дата поступления Вход. N | — дата поступления обращения и его регистрационный номер. |
| Наименование вида документа и краткое содержание | — предложение, заявление или жалоба (если прислано с сопроводительным письмом, то указывается наименование организации, переславшей обращение) и их краткое содержание. |
| Резолюция | — переносится с документа. Здесь же указывается автор резолюции — должность, фамилия и инициалы руководителя, дата. |
| Срок исполнения | — указывается в соответствии с резолюцией или сроками исполнения, устанавливаемыми законодательством. |
| Исполнитель | — наименование таможни, таможенного поста или отдела, отвечающих за разрешение обращения. |
Оборотная сторона регистрационно — контрольной карточки
| Исполнитель | — фамилия, инициалы и телефон непосредственного исполнителя. |
| Дата Исх. N | — дата и регистрационный номер документа, содержащего окончательное решение. |
| Кому (адресат) | — указываются все адресаты, которым послан документ с окончательным решением. |
| Краткое содержание или отметки об исполнении | — заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено). |
| N дела, в которое подшит ответ на обращение (отметка о направлении в дело) | — должность, фамилия и инициалы руководителя, принявшего решение о направлении в дело обращения; номер дела по номенклатуре (проставление после завершения разрешения и подшивки в дело). |
ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННО — КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ (РКК)
| 229140 | Регистрационно — контрольная карточка (РКК) | ||
| Корреспондент Ф.И.О., адрес, телефон | |||
| Предыдущие обращения от | N | от | N |
| Вид документа | на | л. | |
| Автор, дата, индекс сопроводительного письма | |||
| Дата, индекс поступления | |||
| Краткое содержание | |||
| Ответственный исполнитель | |||
| Резолюция | |||
| Автор резолюции | |||
| Срок исполнения | |||
| Формат А5 / (148 x 210) |
| Ход исполнения | |||
| Дата передачи на исполнение | Исполнитель | Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе | Контрольные отметки |
| Дата, индекс исполнения (ответа) | |||
| Адресат | |||
| Содержание | |||
| С контроля снял | Подпись контролера | ||
| Дело | Том | Листы | Фонд опись дело |
Приложение
к контрольно — регистрационной карточке
УКАЗАНИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РЕГИСТРАЦИОННО — КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ (РКК) <*>
<*> В случае использования электронно — вычислительной техники при организации делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан могут применяться регистрационно — контрольные карточки, содержащие все вышеуказанные реквизиты, расположенные в последовательности, удобной для применения средств вычислительной техники.
Лицевая сторона регистрационно — контрольной карточки
Корреспондент — фамилия, имя, отчество, место жительства или работы, телефон заявителя или заявителей, для писем без подписи делается запись — «без подписи».
Предыдущие обращения — даты и регистрационные индексы предыдущих предложений, заявлений и жалоб заявителя.
Вид документа — предложение, заявление или жалоба, поступившие по почте или поданные при личном приеме, и количество листов в них.
Автор, дата, индекс сопроводительного письма — название организации, переславшей предложение, заявление, жалобу.
Дата, индекс поступления — дата поступления предложения, заявления, жалобы (по почте или на личном приеме) и их регистрационные индексы.
Краткое содержание — предложения, заявления, жалобы.
Ответственный исполнитель — наименование организации или структурного подразделения, отвечающего за разрешение предложения, заявления, жалобы.
Резолюция — переносится с документа или записывается на личном приеме.
Автор резолюции — должность, фамилия и инициалы руководителя, автора первой резолюции.
Срок исполнения — указывается в соответствии с резолюцией или сроками исполнения, установленными законодательством. Запись об изменении сроков производится в следующей графе строки с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего решение о его изменении.
В левом верхнем углу лицевой стороны карточки указывается код РКК (0229140) по Общесоюзному классификатору управленческой документации и код организации, в которой заводится регистрационно — контрольная карточка.
В правом верхнем углу проставляется штамп «ПОВТОРНО» при регистрации повторных обращений.
Оборотная сторона регистрационно — контрольной карточки
Ход исполнения — графа «Дата передачи на исполнение» — указывается дата вручения документа непосредственному исполнителю;
графа «Исполнитель» — фамилия, инициалы и телефон непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом перемещении документа);
графа «Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе» — адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса;
графа «Контрольные отметки» — отметки о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.
Дата, индекс исполнения — дата и регистрационный индекс документа, содержащего окончательное решение.
Адресат — указываются все адресаты, которым послан документ с окончательным решением.
Содержание — заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено).
С контроля снял — должность, фамилия и инициалы руководителя или другого должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля предложения, заявления, жалобы.
Подпись контролера — подпись ответственного за контроль по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
Дело…, том…, листы…, — индекс дела по номенклатуре, номер тома и листов (проставляются после завершения разрешения и подшивки в дело).
Фонд…, опись…, дело…, — проставляются после сдачи дела в архив.
Размеры карточки рекомендуются А5 (148 x 210) и А6 (105 x 148).