Реквизиты информационно справочной документации

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Общая
характеристика информационно-справочных
документов, их коммуникативные и
информационные функции.

Акты.
Докладные и объяснительные записки.
Справки служебного и личного характера.
Понятие, функции и оформление делового
письма. Бланк письма организации.
Телеграммы, телефонограммы, факсограммы.

 Информационно-справочные
документы
сообщают сведения, побуждающие принимать
определенные решения, т.е. инициируют
управленческие решения, позволяют
выбрать тот или иной способ управленческого
воздействия. Они не содержат поручений,
не обязывают выполнять поручения.

Документы этой
системы играют служебную роль по
отношению к организационно-правовым
и распорядительным
документам.
¹

Особенностью этих
документов является то, что они идут
снизу вверх по системе управления: от
работника к руководителю подразделения,
от руководителя подразделения к
руководителю организации, от
подведомственной организации в
вышестоящую. ²

На основе резолюции
руководителя информационно-справочные
документы могут стать основанием для
принятия каких-то решений или подготовки
распорядительных документов. ³

В состав
информационно-справочных документов
входят: докладная
записка,
служебная
записка,
объяснительная
записка,
предложение,
представление,
заявление,
все разновидности переписки,
протокол,
акт,
справка,
заключение,
отзыв,
сводка,
список,
перечень.

Докладная
записка
– документ, адресованный руководителю
вышестоящей организации, руководителю
подразделения или организации и
излагающий какой-либо вопрос с выводами
и предложениями составителя.

Обычно докладная
записка информирует руководство об
имевших место событиях, фактах, явлениях,
сложившейся ситуации, требующих принятия
решения. ¹

Докладная записка
может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная
записка представляется руководителю
вышестоящей организации, внутренняя –
руководителю подразделения или
организации; внутренние докладные
записки создаются по инициативе работника
или по заданию его непосредственного
руководителя с целью повысить эффективность
деятельности организации. ²

Внешние докладные
записки составляются на общем
бланке
организации, внутренние – на стандартном
листе бумаги. ³

Текст докладной
записки состоит из двух или трех смысловых
частей:

в первой части
излагаются причины, факты или события,
послужившие поводом для ее написания;

во второй части
анализируется сложившаяся ситуация и
приводятся возможные варианты решения;

в третьей части
содержатся выводы и предложения о
конкретных действиях, которые, по мнению

составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в
докладной записке может отсутствовать
– в этом случае текст докладной записки
содержит обоснование, выводы и предложения
составителя.

Внутреннюю докладную
записку подписывают составитель (если
она представляется руководителю
подразделения) или руководитель
подразделения (если она представляется
руководителю организации); внешнюю
докладную записку подписывает руководитель
организации. ⁴

Датой докладной
записки является дата ее составления
и подписания. ⁵

Обязательными
реквизитами
докладной записки являются:
наименование
организации
(для внутренней – наименование
структурного подразделения), наименование
вида документа,
дата
и регистрационный
номер,
место
составления
(для внешней докладной записки), адресат,
заголовок
к тексту,
подпись.

Объяснительная
записка:

1) документ,
поясняющий содержание отдельных
положений основного документа (плана,
отчета, проекта);

2) сообщение
должностного лица, поясняющее какое-либо
действие, факт, происшествие, представляемое
вышестоящему должностному лицу. ¹

Объяснительные
записки, сопровождающие основной
документ (план, отчет), поясняющие
содержание отдельных положений основного
документа, оформляются на общем бланке
организации.

Объяснительные
записки, отражающие какие-либо
происшествия, сложившиеся ситуации,
оформляются на стандартном листе бумаге
и адресуются конкретному должностному
лицу.

Текст объяснительной
записки состоит из двух частей: первая
часть содержит факты, послужившие
поводом к ее написанию, вторая – причины,
объясняющие сложившуюся ситуацию. ²

Отличие объяснительной
записки от докладной записки заключается
в отсутствии смысловой части, в которой
излагаются выводы и предложения.

Объяснительную
записку подписывает ее составитель.
Датой объяснительной записки является
дата ее составления и подписания. ³

Обязательными
реквизитами
объяснительной записки являются:
наименование
организации,
наименование
вида документа,
дата,
регистрационный
номер,
место
составления,
заголовок
к тексту,
адресат,
подпись.

Справка:

1) документ,
содержащий описание и подтверждение
тех или иных фактов и событий.

2) документ,
подтверждающий факты биографического
или служебного характера. ¹

Справки, отражающие
основную (производственную) деятельность
организации, могут быть внешними и
внутренними. Внешние
справки
составляются для представления в другую
(как правило, вышестоящую) организацию,
внутренние
справки
– для представления руководству
организации или на рассмотрение
коллегиального органа. ²

Внешние справки
оформляются на общем
бланке
организации (или бланке справки)
аналогично внешним докладным
запискам,
внутренние – на стандартном листе
бумаги аналогично внутренней докладной
записке с теми же реквизитами. ³

Заголовок к тексту
справки должен отвечать на вопрос «О
чем?» и может включать указание на
период времени, к которому относятся
изложенные в справке сведения.

Например:

Справка о
комплектовании тематического комплекта
«Информационно-справочная система
архивной отрасли» (ИССАО) в 2009 г.

Текст справки, как
правило, состоит из двух частей: в первой
излагаются факты, послужившие основанием
или поводом для ее составления, во второй
приводятся конкретные сведения,
отражающие существо вопроса. Текст
справки может состоять только из одной
(второй) части. Если справка содержит
однородную систематизированную
информацию, ее текст оформляется в виде
таблицы. Если в справку включаются
сведения по нескольким вопросам, ее
текст может состоять из нескольких
разделов. ⁴

Внешние справки
подписывают руководитель организации
или его заместитель. Справку, содержащую
сведения финансового характера,
подписывают руководитель организации
и главный бухгалтер и заверяют печатью.
Внутренние справки подписываются
руководителем структурного подразделения
или специалистом-составителем.

Справки, составляемые
для подтверждения сведений биографического
или служебного характера, подписываются
двумя лицами: руководителем и главным
бухгалтером или руководителем и
заведующим отделом кадров, –и заверяются
печатью. Для таких справок в организациях
используются унифицированные бланки
с трафаретным текстом, и они могут
составляться на бланках формата
А5.

Справка, содержащая
сведения о заинтересованном лице, должна
иметь следующие данные:

фамилию, имя,
отчество лица, которому она выдана;

указание, в
удостоверении каких сведений выдана;

для каких целей
или в какую организацию выдана;

подпись и указание
должности лица, выдавшего справку;

дату составления;

оттиск печати. ⁵

Текст справки
личного характера следует начинать с
фамилии, имени и отчества работника (в
именительном падеже). Не рекомендуется
использовать архаичные обороты типа:
«Настоящая справка дана…», «Настоящим
подтверждается, что … действительно
работает…» и т.д. ⁶

Обязательными
реквизитами
справки являются:
наименование
организации
(для внутренней – наименование
структурного подразделения), наименование
вида документа,
дата
и регистрационный
номер,
место
составления
(для внешней справки), адресат,
заголовок
к тексту
(для справки, оформленной на формате
А4), подпись,
оттиск
печати
(для справки биографического и финансового
характера).

Акт
– документ, составленный несколькими
лицами и подтверждающий установленные
факты или события. ¹

В некоторых случаях
акты не только фиксируют установленные
факты и события, но и содержат выводы,
рекомендации и предложения (акты
проверок, обследований, ревизий и т.п.).
²

Акты отличаются
широким разнообразием по своему
назначению и содержанию:

сдачи-приемки
(работ, материальных ценностей,
документов);

обследования
(состояния техники безопасности,
противопожарной безопасности; условий
труда; результатов деятельности);

испытаний (образцов,
систем, технологий);

выделения к
уничтожению (материальных ценностей,
документов);

передачи (структурного
подразделения из одной организации в
другую);

нарушения
установленных правил;

ревизии,
инвентаризации;

расследования
аварий, несчастных случаев;

ликвидации
организации и т.д. ³

Акты составляются
коллегиально (не менее двух составителей).
Нередко акты составляются комиссиями,
специально создаваемыми, состав которых
утверждается распорядительным
документом
руководителя организации. Акты могут
составляться и постоянно действующими
комиссиями на регулярной основе. ⁴

Главное при
составлении акта –установление
фактического состояния дел и объективное
отражение в акте. Акт составляется на
основе черновых записей, которые ведутся
во время работы комиссии или группы лиц
и содержат фактические данные,
количественные показатели и другие
сведения. ⁵

Заголовок к акту
должен грамматически согласовываться
со словом «акт», например:

Акт проверки
финансово-хозяйственной деятельности
института,

Акт списания
материальных ценностей.

Датой акта является
дата события (проверки, обследования,
экспертизы и т.п.). ⁶

Текст акта состоит
из двух частей: вводной и основной
(констатирующей).

Вводная часть
строится по схеме: основание – составлен
комиссией – председатель – члены
комиссии – присутствовали (если акт
составлен в чьем-то присутствии). ⁷

Основание для
составления акта – договор, распорядительный
документ, нормативный документ с
указанием номера и даты.

После слова
«составлен» указываются наименование
комиссии, должности, фамилии и инициалы
лиц, составивших акт.

При перечислении
лиц, участвовавших в составлении акта,
указываются наименования должностей
с обозначением организации, фамилии и
инициалов (в именительном падеже). Первым
указывается председатель комиссии. В
необходимых случаях допускается
приводить сведения о документах,
удостоверяющих личность и полномочия
лиц, участвовавших в составлении акта,
и их адреса. Фамилии членов комиссии
располагаются в алфавитном порядке.
Слова «Основание», «Председатель»,
«Члены комиссии», «Присутствовали»
пишутся с прописной буквы. ⁸

В основной
части
излагаются сущность, характер, методы
и сроки проделанной работы, установленные
факты, а также выводы, предложения и
заключения. Содержание акта может быть
разделено на пункты, материал может
быть представлен в виде таблицы. При
необходимости акт может иметь
заключительную часть, которая представляет
собой решения, выводы или заключения
комиссии, составившей акт. ⁹

В конце текста
акта указываются количество составленных
экземпляров и их местонахождение.
Количество экземпляров акта определяется
количеством заинтересованных в нем
сторон или нормативными документами.

Например:

Составлен в 3
экземплярах:

1-й экземпляр –
бухгалтерия,

2-й экземпляр –
коммерческий отдел,

3-й экземпляр –
покупатель.

После отметки о
количестве экземпляров акта следует
отметка
о наличии приложений
к акту (если они имеются). ¹⁰

При составлении
актов ревизий и обследований их содержание
согласовывается с должностными лицами,
деятельность которых отражается в акте.
Акт считается принятым и вступает в
действие после его подписания всеми
членами комиссии или всеми лицами,
участвовавшими в его составлении.

Подписи располагаются
в той же последовательности, как и
фамилии во вводной части, но без указания
должности. ¹¹

Лицо, не согласное
с содержанием акта, обязано подписать
его с оговоркой о своем несогласии.
Особое мнение члена комиссии следует
оформлять на отдельном листе и прилагать
к акту.

В необходимых
случаях (если этого требуют нормативные
документы) акты утверждаются руководителем
данной или вышестоящей организации, по
распоряжению которого проводились
действия, завершившиеся составлением
акта. Например: акт о ликвидации
учреждения, акт о выделении к уничтожению
документов и дел с истекшими сроками
хранения.

Акт оформляется
на общем
бланке
организации или на специальном бланке
акта (бланк
конкретного вида документа).
Для актов с постоянно повторяющейся
информацией следует применять бланки
с трафаретным текстом.

Обязательными
реквизитами
акта являются:
наименование
организации,
наименование
вида документа,
дата
и регистрационный
номер,
место
составления или издания,
заголовок
к тексту,
подписи,
в необходимых случаях – гриф
утверждения
(акты, требующие утверждения, должны
быть включены в список документов,
подлежащих утверждению).

Телеграмма
– текстовое сообщение, предназначенное
для передачи средствами телеграфной
связи. ¹

Телеграммы
составляются в случаях, когда отправка
документов почтой не обеспечивает
своевременного решения вопросов.

Передача телеграмм
осуществляется в соответственными с
Правила оказания услуг телеграфной
связи, утвержденные постановлением
Правительства Российской Федерации от
15 апреля 2005 г. № 222.

Телеграммы
(внутренние телеграммы, передаваемые
и адресованные в пределах территории
Российской Федерации) в зависимости от
приоритета обработки разделяются на
следующие категории:

«вне категории»;

«внеочередная»;

«Президент
Российской Федерации»;

«Председатель
Правительства Российской Федерации»;

«высшая
правительственная»;

«правительственная»;

«срочная»;

«обыкновенная».
²

Сроки прохождения
телеграмм, передаваемых между
административными центрами субъектов
Российской Федерации, а также внутри
любого населенного пункта (поселения),
имеющего телеграфную связь, должны
составлять:

для телеграмм
категории «Президент Российской
Федерации», «Председатель
Правительства Российской Федерации»
– не более 2 часов;

для телеграмм
категорий «высшая правительственная»,
«правительственная» и «срочная»
– не более 4 часов;

для телеграмм
категории «обыкновенная» – не
более 8 часов. ³

Сроки прохождения
телеграмм, передаваемых между иными
населенными пунктами (поселениями),
имеющими телеграфную связь, должны
составлять:

для телеграмм
категории «Президент Российской
Федерации», «Председатель
Правительства Российской Федерации»
– не более 2 часов;

для телеграмм
категорий «высшая правительственная»,
«правительственная» и «срочная»
– не более 4 часов;

для телеграмм
категории «обыкновенная» – не
более 12 часов. ⁴

Сроки прохождения
телеграмм, адресованных в населенные
пункты (поселения), оборудованные
средствами факсимильной (телефонной)
связи, должны составлять не более 12
часов. ⁵

Срок вручения
отправителю уведомления о вручении
телеграммы с отметкой «уведомление
телеграфом» должен быть не более 24
часов с момента вручения телеграммы.
Срок вручения отправителю уведомления
о вручении телеграммы с отметкой
«уведомление телеграфом срочное»
должен быть не более 12 часов с момента
вручения телеграммы.

В сроки прохождения
телеграмм (вручения отправителю
уведомления о вручении телеграммы) не
включается время, в течение которого в
соответствии с установленным режимом
работы отделения связи (пункта
коллективного пользования, пункта связи
и прочих мест оказания услуг телеграфной
связи) в пункте назначения не осуществляется
доставка телеграмм, время пересылки
телеграмм средствами почтовой связи,
а также время, в течение которого
телеграммы (уведомления) не могут быть
доставлены по причинам и обстоятельствам,
зависящим от адресата. ⁷

Телеграммы, имеющие
особенности по назначению, способу
оформления, подачи или доставки,
разделяются на следующие виды:

«с уведомлением
о вручении телеграфом» (с отметкой
«уведомление телеграфом»);

«с уведомлением
о вручении телеграфом «срочное»
(с отметкой «уведомление телеграфом
срочное»);

«с доставкой в
срок, указанный отправителем» (с
отметкой «вручить (дата)»);

«с доставкой в
населенный пункт (поселение), не имеющий
телеграфной, факсимильной (телефонной)
связи» (с отметкой «почтой заказное»);

«на художественном
бланке» (с отметкой «люкс»);

«на художественном
бланке формата А4» (с отметкой «люкс/в»);

«на художественном
бланке детской тематики» (с отметкой
«люкс/и»);

«на художественном
музыкальном бланке» (с отметкой
«люкс/м»);

«на художественном
музыкальном бланке детской тематики»
(с отметкой «люкс/м/и»);

«на художественном
бланке по случаю траура» (с отметкой
«делюкс»);

«заверенная
оператором связи» (с отметкой
«заверенная»);

«криптограмма»
(с отметкой «криптограмма»);

«криптограмма
перфоленте» (с отметкой «криптограмма
перфоленте»);

«метео» (с
отметкой «метео»);

«переводная»
(с отметкой «переводная»);

«схемная» (с
отметкой «схема (номер)»).

Телеграмма может
иметь один или несколько видов. Телеграмма,
не имеющая особенностей по назначению,
способу оформления, подачи или доставки,
ни к одному из указанных видов не
относится (без отметки).
⁸

Право подачи
телеграмм категорий «вне категории»,
«внеочередная», «Президент
Российской Федерации», «Председатель
Правительства Российской Федерации»,
«высшая правительственная» и
«правительственная» и телеграмм
видов «криптограмма», «криптограмма
перфоленте», «метео», «переводная»,
«схемная» имеют ограниченные группы
пользователей. ⁹

Право подачи
телеграмм видов «криптограмма» и
«криптограмма перфоленте»
предоставляется юридическим лицам и
индивидуальным предпринимателям,
имеющим лицензии на эксплуатацию
шифровальных (криптографических) средств
или оказание услуг с их использованием,
а также лицам, заключившим договоры на
оказание услуг по шифрованию информации
с указанными лицами. ¹⁰

Телеграммы от
организаций и учреждений, подписанные
должностными лицами, должны быть заверены
печатью соответствующей организации
или печатью «Для телеграмм». В
телеграммах, подписанных должностными
лицами нескольких организаций или
учреждений, каждая подпись заверяется
печатью соответствующей организации
или учреждения. ¹¹

Подаваемая
отправителем телеграмма должна быть
четко и разборчиво написана или напечатана
на лицевой стороне телеграфного бланка
или на светлой бумаге. Допускается прием
телеграмм от организаций, учреждений,
предприятий и должностных лиц на их
фирменных бланках, при этом текст самих
бланков не передается. Исправления,
подчистки, вычеркивания и вставки,
внесенные в телеграмму отправителем
или по его просьбе оператором связи,
должны быть заверены подписью отправителя.
¹²

Адреса отправителей
и адресатов, отметки о категории и виде
телеграмм, пересылаемых в пределах
территории Российской Федерации, должны
оформляться на русском языке. Адреса
отправителей и получателей телеграмм,
пересылаемых в пределах территорий
республик, находящихся в составе
Российской Федерации, могут оформляться
на государственных языках соответствующих
республик при условии дублирования
адресов отправителей и адресатов на
русском языке. ¹³

Текст телеграммы
и подпись отправителя должны быть
написаны буквами русского или латинского
алфавита. ¹⁴

Цифры в подаваемой
телеграмме могут быть написаны либо
знаками цифр, либо словами. Содержащиеся
в тексте телеграммы числовые значения,
точность передачи которых важна для
пользователя, должны быть написаны
отправителем полными словами. Знаки
«точка», «запятая» и «кавычки»,
а также «скобка» могут быть написаны
в телеграмме либо полными словами, либо
сокращенными словами («тчк», «зпт»,
«квч» и «скб» соответственно),
либо соответствующими символьными
знаками. ¹⁵

Знаки «вопросительный
знак», «тире» («минус»), «плюс»
и «дробная черта» могут быть написаны
либо полными словами, либо соответствующими
символьными знаками. Знаки «номер»,
«двоеточие» и «восклицательный
знак» могут быть написаны либо полными
словами, либо сокращенно («нр»,
«двтч» и «вскл» соответственно).
Другие знаки могут быть написаны только
полными словами. ¹⁶

Знаки препинания
в виде соответствующих символьных
знаков, кроме символьного знака «-«,
должны быть написаны в телеграммах
после предыдущего слова (группы цифр)
без интервала. Символьный знак «+»
(плюс) между словами, цифрами, группами
букв, группами цифр и смешанными группами
должен быть написан с интервалом между
предшествующим и последующим словом и
считаться за отдельное слово.

Все знаки, написанные
полным или сокращенным словом, должны
быть написаны с интервалом между
предшествующими и последующими словами,
цифрами и знаками. ¹⁷

Телеграмма должна
содержать данные, изложенные в следующей
последовательности:

отметка о категории
телеграммы (при подаче телеграммы
категории «обыкновенная» отметка
о категории не указывается);

отметка о виде
(видах) телеграммы;

адрес, по которому
должна быть доставлена телеграмма, с
указанием наименования адресата
(адресатов);

текст телеграммы;

подпись отправителя
(по желанию отправителя).

В нижней части
бланка подаваемой телеграммы (листа
светлой бумаги или фирменного бланка,
используемых вместо бланка телеграммы)
отправитель должен указать свою фамилию
и адрес (вместо адреса допускается
указывать номер телефона отправителя
или отметку «проездом»). Данные,
указываемые в нижней части бланка
телеграммы, в содержание телеграммы и
состав оплачиваемых слов не входят. При
необходимости передачи адресату этих
данных, они должны включаться отправителем
в текст телеграммы. ¹⁸

Подача телеграмм
должностными лицами осуществляется
при предъявлении служебного удостоверения.
¹⁹

 Факсограмма
(факс) –
это получаемая на бумажном носителе
копия документа (письменного, графического,
изобразительного), переданного по
каналам факсимильной связи (при помощи
факсимильной аппаратуры). ¹

Факсограмма не
может считаться отдельным видом
документа, так как по факсу можно передать
любой документ на бумажном носителе –
приказ, распоряжение, договор, протокол
и др.; чаще всего факс используется для
передачи служебных писем и разного рода
информационных сообщений. ²

В соответствии с
Гражданским кодексом Российской
Федерации (статья 160) использование при
совершении сделок факсимильного
воспроизведения подписи с помощью
механического или иного копирования,
электронно-цифровой подписи либо аналога
собственноручной подписи допускается
в случаях и порядке, предусмотренных
законом, иными правовыми актами или
соглашениями сторон. Документ (факс),
получаемый на выходе факсимильной
связи, при соблюдении установленных
условий и процедур может обладать
юридической силой. ³

Документы,
передаваемые по факсу, должны оформляться
в соответствии с требованиями,
предъявляемыми к соответствующему виду
документа, и должны быть напечатаны
четким, контрастным шрифтом. ⁴

При передаче и
приеме документов по каналам факсимильной
связи необходимо руководствоваться
следующими требованиями:

объем передаваемого
документа (текста, схемы, графического
изображения), выполненного на бумаге
формата А4 черным цветом, не должен
превышать 5 листов;

документ для
передачи по каналу факсимильной связи
сдается с заявкой установленного
образца, подписанной руководителем
подразделения. Заявки хранятся в течение
одного года;

ответственность
за содержание передаваемой информации
возлагается на исполнителя, подготовившего
документ к передаче, и руководителя
соответствующего подразделения;

факсограммы на
иностранных языках отправляются при
наличии перевода, заверенного лицом,
подписавшим факсограмму;

запрещается
передавать текст документов с пометкой
«Для служебного пользования»;

подлежащий передаче
документ регистрируется. Подлинники
документов после передачи возвращаются
исполнителям с отметкой о времени
отправки;

поступившие
факсограммы регистрируются, передаются
адресатам под расписку в день их приема,
срочные — немедленно;

поступивший вслед
за факсограммой подлинник документа
направляется в соответствующее
подразделение-исполнитель;

факсограммы на
иностранных языках доставляются адресату
без перевода.⁵

Контроль за
использованием факсимильной техники,
установленной в подразделениях,
осуществляется их руководителями. ⁶

Телефонограмма
– это обобщенное название различных
по содержанию документов, выделяемых
в связи со способом устной передачи
текста по каналам телефонной связи. ¹

Телефонограмма
составляется отправителем как документ
на бумажном носителе, передается по
телефону и записывается получателем.
²

Телефонограммы
используются для оперативной передачи
информационных сообщений служебного
характера (извещения, приглашения,
экстренные сообщения и т.п.). ³

В тексте телефонограммы
должно быть не более 50 слов, при этом
следует избегать труднопроизносимых
слов и сложных оборотов. ⁴

Телефонограмма
составляется в одном экземпляре и
подписывается руководителем или
ответственным исполнителем. Если
телефонограмма передается нескольким
адресатам, к ней прилагается список
организаций и предприятий, которым ее
направляют, и номера телефонов, по
которым она должна быть передана. ⁵

Для записи
телефонограмм целесообразно использовать
специальные бланки, если специальные
бланки отсутствуют, телефонограмма
записывается в журнал по следующей
форме: ⁶

Должность, фамилия сотрудника, предавшего телефонограмму, и номер его телефона

Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона

Дата, номер телефонограммы

Время передачи

Текст телефонограммы

Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Принимаемая
телефонограмма может быть сначала
записана от руки, с помощью звукозаписывающей
аппаратуры или застенографирована, а
затем расшифрована и отпечатана. Следует
проверять правильность записи повторным
чтением телефонограммы в конце ее
передачи. ⁷

Юридическая сила
поступившей телефонограммы определяется
следующими реквизитами:

исходящим
регистрационным номером отправляемой
телефонограммы;

должностью,
фамилией, именем, отчеством и подписью
лица, отправившего телефонограмму;

должностью,
фамилией, именем, отчеством и подписью
лица, принявшего телефонограмму, в
журнале регистрации;

входящим
регистрационным номером полученной
телефонограммы. ⁸

Деловое письмо-
обобщенное название широко применяемого
вида официальных документов, служащих
средством общения различных организаций
по поводу осуществляемой ими деятельности.

Функции делового
письма:

— информационная,
(факты, сведения, мнения)

— организационная,
(воздействие на людей)

— Коммуникативная

— юридическая
(свидетельства, доказательства)

— воспитательная
(дисциплинирует, требует повышенного
уровня образовательной подготовки)

Любое деловое
письмо начинается с обращения к человеку,
кому адресовано письмо. В зависимости
от ситуации можно использовать следующие
примеры обращений: «Уважаемая госпожа
Иванова!», «Уважаемый Михаил Петрович!»,
«Уважаемый господин директор!», «Уважаемые
господа!». Обращение размещается
посередине страницы. При этом следует
учесть, что в деловом письме в обращении
неприемлемы сокращения типа «г-н»,
«г-жа» либо употребление инициалов
человека.

Далее следует
вступление, где необходимо кратко и
четко сформулировать основную цель
делового письма, причину, по которой
отправляется данное письмо. Можете
использовать следующие шаблоны:
«Сообщаем/сообщаю, что…», «Доводим/довожу
до Вашего сведения, что…», «Ставим/ставлю
Вас в известность, что…»,
«Поздравляем/поздравляю…»,
«Приглашаем/приглашаю…», «Просим/прошу…»,
«Высылаем/высылаю…», «Подтверждаем/подтверждаю…»,
«Напоминаем/напоминаю…», «В соответствии
с…», «Согласно телефонному разговору
…», «Согласно Вашему письму …», «В связи
с…», «В целях…», «Компания «Х»
предлагает/гарантирует/не возражает…»
и т.п.

Следующий раздел
– основная часть, где излагается основная
идея и суть делового письма.

Далее следует
краткое резюме, подведение итогов. Здесь
чаще всего употребляются следующие
фразы: «Надеемся/надеюсь…»,
«Уверен/уверены…», «Просим извинить
за задержку с ответом» и т.п.

Заканчивается
деловое письмо вежливой подписью: «С
уважением,… (должность адресанта), …
(ФИО адресанта)». По мере необходимости
можно указать контактный номер телефона,
название и физический адрес компании,
адрес сайта компании.

Иногда после
подписи в деловом письме размещается
посткриптум (P.S.). Здесь можно кратко
изложить ту информацию, которая имеет
косвенное отношение к самому письму.

По возможности
электронные деловые письма лучше
отправлять на фирменных бланках,
содержащих логотип компании, ее адрес
и телефоны.

Если имеются
какие-либо приложения к письму в
присоединенном файле, необходимо это
указать.

Бланк письма
организации

Практическое задание

2.4.3. Информационно-справочные документы

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации о фактическом состоянии дел в системе управления.

Эта информация содержится в информационно-справочных документах, обеспечивающих руководство организации информацией фактическом положении дел в системе управления и деятельности организации.

Информационно-справочные документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам и не содержат поручений. Организационно-справочные документы не содержат поручений, как распорядительные документы, не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения и позволяющие выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления, от работника к руководителю, от нижестоящей организации к вышестоящей.

К информационно-справочным документам относятся:

1) протоколы;

2) докладные записки;

3) предложения;

4) объяснительные записки;

5) заявления;

6) представления;

7) письма;

 акты;

9) справки;

10) сводки;

11) заключения;

12) отзывы;

13) списки;

14) перечни;

15) телеграммы;

16) факсы;

17) электронные сообщения и другие справочные документы.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка. Переписка – это обобщенное название различных по содержанию писем, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Виды деловой переписки и ее названия определяются способами передачи деловой информации, которые в настоящее время подразделяются на почтовую связь и электронную.

Протокол — это документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решения коллегиальным органом управления. По степени фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, темы докладов и выступлений и принятые решения. Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании принимает руководитель коллегиального органа управления или руководитель организации.

От протоколов заседания коллегиальных органов управления следует отличать протоколы следственных, административных и других органов, а также протоколы договорного типа.

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседания, стенограммы или звукозаписи заседания, а также материалов, заранее подготовленных к заседанию коллегиального органа управления.

Ответственность за оформление и правильность записей в протоколе несет секретарь коллегиального органа управления или секретарь руководителя.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа– «ПРОТОКОЛ». Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации; название вида документа; дата и номер документа, заголовок к тексту, текст; подпись председателя и секретаря заседания коллегиального органа управления.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа управления или его заседания.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется однообразно как при полной, так и сокращенной форме протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря заседания коллегиального органа управления, фамилии или общее количество заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии присутствующих и приглашенных, если их менее 15, записываются в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности, а ели их больше 15, то оформляется список присутствующих и приглашены, который прикладывается к протоколу. В этом случае в протоколе делается запись: «Присутствовало … человек, список участников прилагается.».

Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы повестки дня формулируются в именительном падеже без предлогов. По каждому пункту повестки указывается фамилия докладчика и его должность.

Основная часть текста протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ…ВЫСТУПИЛИ…ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратком протоколе указывается фамилия выступающего и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилии и инициалы докладчика, содержание его доклада или сообщения. Если текст доклада прилагается к протоколу в письменном виде, то допускается после темы доклада в скобках делать отметку «Текст доклада прилагается» и содержание доклада в протоколе не приводится.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, а в полных – приводится содержание их выступления, включая заданные выступающему вопросы и его ответы.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично, во избежания двоякого толкования.

По каждому пункту решения указываются результаты голосования.

Каждый участник заседания коллегиального орган управления может предоставлять особое мнение по принятому решению, которое оформляется на отдельном листе и прилагается к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после решения.

Протокол подписывают председатель и секретарь, датой протокола является дата заседания (а если заседание продолжалось несколько дней, то через тире указывается дата начала и окончания заседания).

В особо важных случаях протокол могут визировать выступающие и докладчики. Визы выступающих и докладчиков оформляются на левом поле протокола, на уровне записи выступления (доклада).

Образец оформления протокола приведен в приложении 24, 25.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера, и выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта.

Справки служебного характера могут быть внешними или внутренними. Внешние справки составляются для представления информации в другую организацию и подписываются руководителем организации или его заместителями. Внутренние справки составляются для информирования руководителя организации или коллегиального органа по определенным вопросам деятельности организации и подписываются руководителями структурных подразделений или авторами справки..

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, а внутренние – на стандартном листе бумаги.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и включать указание на период времени, к которому относятся указанные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления. Вторая часть приводит или описывает конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, то ее текст может состоять из разделов и подразделов.

Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта, оформляются, как правило, на бланках организации формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем организации и другими должностными лицами организации) и заверяются печатью организации.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение.

Докладные записки бывают внешними и внутренними.

Внешняя докладная записка предоставляется руководству вышестоящих организаций, и оформляется на общем бланке организации. Внутренние докладные записки оформляются на стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Внутреннюю докладную записку подписывает ее автор, а внешнюю – руководитель организации или его заместители. Датой докладной записки является дата ее составления или подписания.

Текст докладной записки состоит, как правило, их трех взаимосвязанных смысловых частей. В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты ее решения. Третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора докладной записки, необходимо предпринять. Вторая часть докладной записки может отсутствовать.

Образец оформления докладной записки приведен в приложении 26, 27.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого – либо события, факта, поступка, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения; наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Объяснительную записку подписывает ее автор. Датой объяснительной записки является дата ее составления или подписания.

Образец оформления объяснительной записки приведен в приложении 28, 29.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения.

Чаще всего акты составляются коллегиально, комиссиями (постоянно-действующими или назначаемыми руководством.).

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное их отражение. Акт составляют на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляют на общем бланке организации. Обязательными реквизитами акта являются: название организации; название вида документа; дата и регистрационный номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; подписи и в случае необходимости – гриф утверждения.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части акта указываются основания его составления, председатель и члены комиссии, составляющие акт. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

При необходимости акт может иметь заключительную часть, представляющую собой проект решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и место их нахождения. Если акт имеет приложения, то отметка о них оформляется после отметки о количестве экземпляров.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступившим в силу после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта обязано его подписать с оговоркой о своем несогласии, которое оформляется на отдельном листе, прилагаемом к акту.

Акты, если этого требуют нормативные документы, утверждаются руководителем организации, по указанию которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Образец оформления акта приведен в приложении 30.

Телеграмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемый по каналам телеграфной или факсимильной связи.

Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграмма оформляется на одной стороне телеграфного бланка и содержит следующие реквизиты: служебный заголовок; указание категории телеграммы; отметку о виде телеграммы; телеграфный адрес получателя; текст; подпись; регистрационный делопроизводственный номер; дату регистрации; адрес и наименование отправителя.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания. Все цифровые обозначения в телеграмме пишутся словами.

В телеграммах не используют сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем. Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.

Электронное сообщение – это документ, переданный электронной почтой по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.

Деловая переписка– обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Основным документом оперативного информационного обмена является деловое письмо.

Письмо – основной информационно-справочный документ, обеспечивающий юридическую связь организации с внешним миром и выяснение отношений с другими организациями, предъявление претензий и подтверждение обязательств, выделенный в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

При ведении деловой переписки должны соблюдаться следующие требования:

1) документы оформляются на специальных бланках– бланках письма и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

2) текст письма должен составляться грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений, официально – деловым стилем и не допускать неоднозначного толкования;

3) события и факты, отражаемые в тексте письма должны, в случае необходимости, иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной – двух частей – вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательства) и заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, то дается ссылка на него.

В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений.

В заключительной части кратко формулируется основная цель письма.

Деловое письмо выполняет ту же функцию, что и человеческая речь. Речь может предшествовать предпринимаемым действиям или следовать за уже предпринятыми действиями. Точно так же все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и претворяющие возможность его свершения.

Поэтому очень часто письма напоминают монолог. К таким письмам относят письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения. Эти письма не требуют ответа, но сам факт их наличия имеет юридическое значение.

Существуют письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы. Их называют сопроводительными письмами. Сопроводительные письма фиксируют факт отправки документов или материальных ценностей, прикладываются к ним и несут дополнительную поясняющую информацию.

Письма обеспечивают предварительный обмен информацией, позволяющей участникам обмена выявить возможности для заключения различного рода актов, договоров и сделок.

Существует множество разновидностей деловых писем, определяемых возникающими производственными и другими ситуациями, дающими повод для переписки. Однако, несмотря на множество разновидностей этих ситуаций, деловые письма можно классифицировать но ряду признаков, позволяющих унифицировать текст в пределах этих признаков.

По функциональному признаку деловые письма делят на письма, требующие письма-ответа и письма, не требующие письма-ответа.

К первой группе писем относят письма-просьбы, письма-обращения, письма-предложения, письма-требования. Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Письма-ответы всегда содержат реквизит ссылка на дату и регистрационный номер того письма, которое явилось причиной для переписки.

Ко второй группе писем относят: письма-предупреждения; письма-напоминания; письма-приглашения; письма-подтверждения; письма-отказы; сопроводительные письма; письма-извещения; гарантийные письма; информационные письма, письма-распоряжения.

Деловые письма всегда оформляются на бланке письма используя следующие реквизиты:

1) Государственный герб Российской Федерации;

2) герб субъекта РФ;

3) эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4) код организации;

5) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6) идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7) код формы документа;

 наименование организации;

9) справочные данные об организации;

10) дата документа;

11) регистрационный номер документа;

12) ссылка на регистрационный номер и дату документа;

13) место составления или издания документа;

14) адресат;

15) заголовок к тексту;

16) текст документа;

17) подпись;

18) отметка об исполнителе;

19) идентификатор электронной копии документа.

Образец оформления письма приведен в приложении 31, 32.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.