Реквизиты это постоянные элементы содержания документа

Деловой русский язык — О. Г. Назаренко 2008

Деловая письменная речь
Содержание и структура деловых документов

Документ — это деловая бумага, обладающая юридической силой. 1. Это деловая бумага, служащая доказательством ч-л, подтверждающая право на ч-л. 2. Письменное удостоверение, подтверждающее личность предъявителя. Документ существует только в письменном виде. Письменная речь — это речь в отсутствие собеседника, поэтому она требует развёрнутости и полноты изложения. Существуют определенные нормы официально-делового стиля в оформлении деловых бумаг. Они касаются выбора жанра документа, его формы, реквизитов и т. д.

1. Выбор жанра документа.

Жанр документа выбирается в зависимости от официально-деловой ситуации.

Виды документов:

а. Организацинно-распорядительные: закон, постановление, приказ, положение, устав.

б. Информационно-справочные: план, акт, отчёт, протокол, справка, деловое письмо, докладная записка.

в. Частные деловые бумаги: автобиография, заявление, доверенность, расписка, счёт, характеристика.

Документы составляются и оформляются в соответствии с правилами, изложенными в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Выбор жанра документа диктует необходимость знания формы (схемы) соответствующего документа.

2. Выбор формы документа. Форма документа — это сумма реквизитов и их содержательно — композиционная схема.

Реквизиты — это постоянные элементы содержания какого-либо документа. К ним относятся:

1. Государственный герб Российской федерации. Право на использование герба определяется распорядительными документами высших органов гос. власти и управления. Бланки с изображением герба подлежат особому учёту.

2. Эмблема организации — символическое графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке (аббревиатура или рисунок). NB если на бланке есть герб, то эмблема уже не размещается.

3. Код организации (8 цифр) — автора документа — проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

4. Код документа указывается по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) (из 7-ми цифровых знаков и контрольного числа.

5. Наименование организации — адресанта должно соответствовать наименованию, закреплённому её учредительных документах. Над наименованием организации-отправителя может указываться вышестоящая организация (министерство, ведомство, промышленно-финансовая группа). Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в уставе организации. Оно располагается ниже наименования на русском языке.

6. Справочные данные об организации включают сведения, важные для организации при информационных контактах: почтовый адрес, номера телефонов, факсы, коды, электронный адрес.

7. Дата документа — дата его подписания или утверждения (для протокола — дата заседания, для акта — дата события). Дату оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, 05. 06. 2008. Допускается и словесно-цифровой способ оформления: 2 апреля 2008 г. А в соответствии с международными стандартами возможно и такое оформление: 2008.04.02., т. е. год, месяц, число.

8. Регистрационный номер документа — условное обозначение документа, которое даётся ему при регистрации.

9. Адресат — это организация, или её структурное подразделение, должностные и физические лица, которым направляется документ. Наименование организации указывается в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, — в дательном падеже. Например,

Администрацияг. Владивостока.

    Управление по исполнению

  программ по поддержке населения.

    Начальнику управления

    Феданову В. П.

10. Адрес. Его оформление определено «Правилами оказания услуг почтовой связи». Если письмо адресовано организации, то указывается её наименование, затем почтовый адрес. Например,

Редакция газеты «Новости»

    690035, г. Владивосток,

    ул. Алеутская,11, к.808.

Если письмо адресовано должностному лицу, то указывается его должность, фамилия, инициалы, затем — адрес организации. Например,

Директору фирмы «Чайка»

    г-ну Иванову А. К.

    ул. Кирова, д.44, оф.12

    Владивосток, 690022

Если письмо адресовано частному лицу, то сначала указывается почтовый адрес, потом — инициалы и фамилия получателя. Например,

690065 г. Владивосток

ул. Алеутская, 20, кв. 38

    О. А. Артёмовой

11. Заголовок к тексту отражает краткое содержание документа. Он должен грамматически согласовываться с названием документа. Например,

Решение (чего?) Коллегии министерства….

Протокол заседания (чего?) учёного совета.

    Приказ (о чём?) О мерах по улучшению работы жилищно-коммунального хозяйства.

Заголовок содержит две части: тему и действие, которое д.б. произведено:

  О подготовке управленческих кадров;

Об организации конференции.

Заголовок в кавычки не заключается, пишется с прописной буквы, располагается слева под реквизитом «№ и дата документа».

12. Текст — основной реквизит документа, передающий его главное содержание. Состоит обычно из 2-х частей. В первой указываются мотивы, причины, цели создания документа, А во второй — решения, выводы, просьбы, рекомендации. Но текст может состоять только из заключительной части без констатирующей — это, например, справки, докладные записки.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение) организаций, действующих на принципах единоначалия, принято изложение от 1-го лица: приказываю, предлагаю, прошу). В распорядительных документах коллективных органов текст излагается от 3-го лица, ед. ч. (коллегия постановляет). Текст протокола излагается с помощью глаголов прошедшего времени мн. ч.: слушали, постановили. В письмах возможны формы 1-го лица ед. ч. и мн. числа: направлено на рассмотрение, просим подтвердить, Министерство доводит до Вашего сведения, МГУ не возражает.

В тексте используются этикетные формулы приветствия и заключительного этапа: Уважаемый господин…! С надеждой на дальнейшее сотрудничество и т. п.

13. Если есть приложения, названные в тексте, отметка о них оформляется так: Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения, не названные в тексте, то перечисляется их название, количество листов и экземпляров каждого. Например,

    Приложение:

  1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.

2. Смета расходов на 2 л. в 3 экз.

14. Подпись. В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, сокращённое если на бланке), личная подпись и её расшифровка. Например,

    Директор Института

Управления и бизнеса

    А. В. Петров      Подпись

Если подписывают несколько должностных лиц, то — одна под другой в соответствии с занимаемой должностью. Например,

Главный бухгалтер    подпись А. И. Мельникова

      Кассир    подпись Н. И. Ильина

Если подписывает комиссия, то указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии.

Председатель Государственной

15. Отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя (составителя) и номер телефона располагаются на лицевой стороне в левом нижнем углу или на оборотной стороне последнего листа документа. Например,

Андреева

57-21-13

Или: Андреева Галина Викторовна и телефон.

16. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на его дату и номер. «В дело», № дела, в котором будет храниться документ.

17. Отметка о поступлении документа проставляется от руки или в форме штампа в нижней части на его обороте: сокращённое наименование организации — адресата документа, дата поступления документа, индекс.

Официально — деловой стиль. Нормативные требования

1. Умеренное использование канцеляризмов (слова, которые вне деловой речи как правило не употребляются): нижеперечисленный, нижеследующий, нижеподписавшиеся, «данный» или «настоящий» в значении «этот», «вышеуказанный» в значении «названный ранее», вышеперечисленные, «препровождать» т. е. отправлять, переслать и проч.

2. Некоторые слова, употребляемые в официально-деловом стиле в прошлом, теперь устарели. Не следует употреблять архаические обороты: на предмет — т. е. для; приобщить к делу — в дело; при сём — при этом; «дабы» (чтобы), «буде» (если), «сей» (этот). Не «сего года», а этого, текущего года. Настоящим сообщаем — сообщаем. Не «вышепоименованный», А указанный выше.

Однако некоторые специальные слова заменять нельзя, т. к. они адресуют нас к правилам, инструкциям. Например, фраза: «При обнаружении товаров ненадлежащего качества…». Слово «надлежащий» взято из инструкции, поэтому замена его на «плохого, низкого качества» ведёт к нарушению точности, поэтому замене не подлежит. Если же замена не влияет на точность передачи информации, то устаревшие слова убирают, приближая деловой текст к современной общелитературной речи. Например, «каковой, таковой» соответственно «который, такой».

В официально-деловой речи существует большой набор стандартных словосочетаний (текстовые формулы), с помощью которых в документах и деловых письмах передаётся определённая семантическая информация. Например,

• предупреждение: «по истечении срока», «в противном случае» и т. п.;

• мотивация действия: «в порядке обмена опытом», «в виде исключения», «в порядке ознакомления», в порядке оказания; в соответствии с постановлением и т. д.;

• причинно-следственные отношения: «в соответствии с протоколом», «согласно вашей просьбе»; в связи с вышеперечисленным, контроль за исполнением возложить, оплата гарантируется.

Неправильно: На ваше постановление №.235 от 2.30.08 сообщаем, что… Т. к. постановление — это документ, не запрашивающий, а констатирующий факты. Или: на территории порта имеется порядка 100 компаний, арендующих помещения. Следует писать: около 100…

• своеобразные словесные клише или штампы: «вместе с тем», «в свою очередь», «на том основании, что». «Настоящая справка дана.», «действительно проживает», «на том основании, что».

• Умеренное использование иностранных слов (лучше заменять русским эквивалентом): Вместо «просим пролонгировать документ» — просим продлить срок действия. Вместо «это является прерогативой министерства» — это является преимущественным правом министерства. Ошибка: немотивированное использование иноязычных слов вместо уже существующих: Паблисити вместо реклама, известность, популярность. Эксклюзивный вместо исключительный. Апеллировать вместо обращаться. Прерогатива вместо исключительное право.

• Правильное использование грамматических категорий, особенно предлогов. После предлогов «благодаря», «согласно», «вопреки» существительное ставится в Д. п. Распространённая ошибка — употребление Род. Падежа. Например, благодаря достигнутого уровня — надо: достигнутому уровню. Вопреки сложившегося мнения — надо: сложившемуся мнению. Согласно Вашего указания — надо: вашему указанию. NB Предлог «благодаря» употребляется только в конструкциях, выражающих желаемый результат: Благодаря принятым мерам удалось избежать потерь. Неправильно: Благодаря пожару мы понесли убытки. Или: Благодаря низкому качеству продукции фирма не смогла выдержать конкуренцию.

Предлог «по» + сущ. в П. п. (О чём? Где?)

По приезде в Москву он пошёл в Большой театр. По исполнении доложить. По истечении срока давности. По прилёте … По прибытии следует отметить командировочные документы. По окончании собрания.

• Недопустимы лишние слова и тавтология (обозначение того же предмета другими словами). Например, Необходимо полностью загрузить имеющееся оборудование — лишнее слова, не станут же загружать оборудование, которого нет. Или примеры тавтологии: «в мае месяце», прейскурант цен, свободная вакансия, приёмный пункт по приёму заказов.

• Сокращения. При перечислении только в конце предложения допускаются сокращения т. д., т. п., пр. (прочие), и др., т. е.

Могут сокращаться названия учёных степеней и званий, наименования должностей: проф. Сидоров В. А., Или: канд. техн. Наук Петров И. С. Или: гл. бухгалтер Алексеева О. Л. Или: зам. директора Иванов А. Н.

70-летие, 10-тонный, 20% -ный раствор.

Употребление вводных слов снимает напряжение в изложении: Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам. Следует написать: к сожалению, Ваша просьба…

Лингвистические особенности делового стиля

Слово в тексте документа должно быть однозначным, не допускать разночтения. В связи с этим затруднения могут вызвать слова — паронимы. Следует различать:

Представить (предъявить, показать — документ. отчёт) — предоставить (дать что-то в пользование: представить справку)

Проводить (- совещание) — производить (изготовлять — товары)

Предложно падежные конструкции-паронимы

Морфологические нормы.

Для деловой речи характерно преобладание имени над глаголом: для называния действия употребляют отглагольные существительные на -ние (указывание, возникновение и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются только в мужском роде, даже если относятся к женщине: директор, бухгалтер, почтальон, контролёр, лаборант Петрова.

Предпочтение отдаётся глагольно-именному сказуемому: принять участие, оказывать помощь, производить осмотр. Предписывающий характер делового стиля достигается с помощью употребления: 1. наречных слов: следует решительно искоренять; обязаны неукоснительно соблюдать. 2. глаголов в неопределённой форме в значении повелительного наклонения: не допускать таможенного оформления товаров в других таможенных органах.

Предлог «по» не может указывать на цель действия, его нельзя употреблять вместо предлога «для». Например,

Правильно: На заводе немало сделано для улучшения качества продукции. Неправильно: На заводе немало сделано по улучшению качества продукции

Правильно: Указание не выполнено из-за плохой работы администрации. Неправильно, Указание не выполнено по нераспорядительности администрации.

Исключение: по небрежности, по невниманию, по вине.

Согласование предлогов с существительными.

Употребляются с родительным падежом: в отношении, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, в следствие, в силу, впредь до, касательно, по мере. По причине, при посредстве.

С дательным падежом: благодаря, в отношении к, применительно к, сообразно, согласно.

Синтаксические нормы.

Больше всего своеобразие деловой речи проявляется в синтаксисе. Существуют готовые конструкции для выражения стандартных элементов смысла, т. е. схем с определённым семантическим содержанием. Поэтому процесс составления стандартного письма можно свести к выбору синтаксических конструкций, передающих типовые действия и обстоятельства. Например, глагол в личной форме + инфинитив: просим сообщить, требуем выслать и т. д. Глагол + существительное в винительном падеже:направляем письмо, гарантируем отправку, гарантируем качество и т. п. Глагол + придаточное изъяснительное: «доводим до вашего сведения, что…, напоминаем, что».

В связи с этим встаёт вопрос о сочетаемости ряда ключевых слов: приказ всегда издаётся, должностной оклад — устанавливается, контроль — возлагается или осуществляется, выговор — объявляется, а порицание — выносится.

Некоторые словесные формулы предполагают соответствующий порядок слов: «что сделать + кому + что сделать + когда (срок)». Например, «Приказываю тов. Иванову Н. К. представить отчёт к 10.02.08 г.». Следует обратить внимание на то, что по современным нормам слово «согласно» требует постановки существительного в дательном падеже: согласно приказу.

Логичность изложения находит своё выражение в употреблении сложноподчинённых предложений с союзной связью с придаточными причины, следствия, условия такое требование деловой речи. Например, Груз не был отправлен на намеченный срок, т. к. (из-за, по причине).

Особенностью синтаксиса деловой речи является также осложнение её деепричастными и причастными оборотами, имеющими уточняющее значение. Следует избегать тавтологии при употреблении союзов и союзных слов (что, что…; который, который…). Начальник ЖЭКа дал указание диспетчеру, который был на дежурстве, которое началось со 2 на 3 октября с. г.

Итак, деловая речь — это совокупность стандартов письменной речи, которые выражаются в различных жанрах документации

Вопросы для самопроверки

1. Что такое документ? Перечислите жанры документа

2. Какие реквизиты обязательны в документе?

3. Назовите типы документов

4. Каковы языковые нормы в выборе лексики?

5. Перечислите морфологические нормы деловой речи

6. Назовите нормы синтаксиса деловых бумаг.