Приказ МЧС России от 14.05.2021 N 315
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в территориальных органах Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и организациях, находящихся в ведении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий»
Этот документ в некоммерческой версии КонсультантПлюс доступен
по расписанию:
- по рабочим дням с 20-00 до 24-00 (время московское)
- в выходные и праздничные дни в любое время
Вы можете заказать документ на e-mail
СОСТАВ
РЕКВИЗИТОВ ЭЛЕКТРОННОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ (ЭРК)
1. Обязательные реквизиты электронной регистрационной карточки:
наименование вида документа;
адресант (наименование организации — автора или корреспондента);
адресат;
должность (полное наименование с указанием структурного подразделения, территориального органа, организации), фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
дата и регистрационный номер документа (проставляется номер документа, присвоенный ему организацией — автором документа);
дата поступления документа;
регистрационный номер входящего документа;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
сведения о переадресации документа;
количество листов основного документа и, при наличии приложения(й), количество приложений, общее количество листов приложений;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
отметка о контроле и срок исполнения документа;
подразделение-исполнитель документа;
гриф ограничения доступа к документу;
сведения об электронной подписи;
результат проверки электронной подписи;
электронный адрес корреспондента;
ссылки на файл (файлы) поступившего электронного документа и приложения(й) к нему (количество файлов, имена файлов);
индекс дела по номенклатуре дел;
отметка об исполнении документа и о направлении его в дело.
2. Дополнительные реквизиты электронной регистрационной карточки:
код по тематическому рубрикатору;
ключевые слова;
держатель документа (для документа на бумажном носителе);
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
номер бланка;
идентификационный номер проекта документа (присваивается на этапе создания);
вид передачи документа (почтой, факсимильной связью и т.д.) и др.
Приложение N 19
к п. 157, 200 Инструкции
Скачать документ целиком в формате PDF
Регистрация документов в системе электронного документооборота происходит автоматически. Каждому документу присваивают регистрационный номер. Сведения о регистрации хранят в базе данных. В большинстве систем электронного документооборота специальный счетчик сохраняет последний присвоенный номер и при следующем формировании присваивает следующий. Таких счетчиков может быть несколько в зависимости от потребностей компании: по видам документов, отделам, направлениям и другим критериям.
Как регистрировать документы в СЭД? Для каждого документа создается регистрационно-контрольная карта (РКК), к которой прикрепляют документ-обоснование. Над картой в СЭД могут работать сразу несколько сотрудников. В РКК отображаются все этапы процесса — это облегчает контроль. Данные заполняются автоматически, а реквизиты сотрудники выбирают из классификатора. Используется стандартный список реквизитов, обычно в СЭД он настраивается под организацию.
Регистрация документов в СЭД происходит пошагово:
- В базу поступает документ, сотрудник выбирает шаблон регистрационной карточки и вносит корректировки.
- Пользователь проверяет правильность заполнения РКК:
- корректность электронной подписи,
- номер и дату,
- наличие приложений.
- В случае ошибок документ не принимают к регистрации. В системе электронного документооборота обычно есть соответствующая кнопка и поле, где указывают причину отказа.
- Если ошибок нет, регистрацию завершают. После этого система присвоит документу регистрационный номер.
Далее регистрационная карточка направляется ответственному сотруднику. Такой процесс уменьшает временные затраты на деловую переписку.
Регистрировать документы в режиме онлайн помогают СЭД. А оперативно отправлять документы контрагентам и обрабатывать входящие от них можно в системе Диадок
Отправить заявку
Чаще всего в форме регистрации в СЭД указывают не только номер, но и реквизиты:
- наименование организации;
- вид документа;
- дату;
- краткое содержание;
- резолюцию;
- срок исполнения;
- отметку об исполнении и направлении в дело.
Дополнительные реквизиты:
- ограничение доступа;
- исполнитель;
- код по тематическому классификатору;
- ключевые слова;
- приложения;
- промежуточные сроки исполнения;
- перенос сроков исполнения;
- срок хранения;
- статус;
- вид передачи.
Организация сама выбирает дополнительные значения, которые будут вноситься в систему электронного документооборота.
Эксперты рекомендуют использовать следующие принципы работы, чтобы упростить регистрацию документов в системе электронного документооборота (ЭДО):
- Обучить сотрудников единообразному оформлению. Это позволит избежать путаницы в базе. Для этого специалисты, которые занимаются ЭДО, готовят параметры идентификации для документов разных видов.
- Перед регистрацией проверять наличие копий, так как один и тот же документ поступает разными способами: по электронной почте, факсу или в бумажном виде с курьером.
- Вести регистрацию в течение календарного года, далее обнулять и начинать снова. Это позволит избежать слишком раздутой базы и длинных номеров.
Таким образом, при грамотном использовании инструментов СЭД регистрировать документы в электронном виде гораздо проще, чем вручную.
Упростить регистрацию документов и оптимизировать делопроизводство внутри организации помогают СЭД. Для оперативного и удобного взаимодействия с контрагентами воспользуйтесь Диадоком
Отправить заявку
Можно ли повторно зарегистрировать документ?
Такое происходит случайно, когда сотрудники регистрируют один и тот же документ, полученный из разных источников. Чтобы избежать дублирования, перед регистрацией нужно проверять, нет ли такого же документа в базе.
Регистрируют ли письма, присланные по факсу или электронной почте?
Необходимость регистрации зависит не от способа передачи, а от содержания. В СЭД создают отдельные обозначения, чтобы разграничивать документы по способу получения, например П — почта, ЭП — электронная почта.
Существуют ли регламенты присвоения регистрационных номеров для внутренних документов?
Нет четких правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам. Организация сама устанавливает формы регистрации и закрепляет это в нормативных актах.