Реквизиты электронного документа не включают

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения.

Документ бумажный, электронный образ и электронный документ

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.

Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:

«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.

В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.

Требования к документам в электронном виде

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:

1. Общие требования. Не отличаются от требований к документам в бумажном виде и в основном касаются формы и содержания.
2. Требования, предъявляемые к конкретному виду документов в электронном виде, в том числе электронным документам. Ключевые в этой категории — требования к электронной подписи. Именно она и соблюдение условий её применения делают документ юридически значимым.
3. Особые требования к конкретным документам в электронном виде, предъявляемые исходя из их назначения, условий создания, обработки, передачи и хранения. Эти требования всегда индивидуальны по отношению к категориям или видам документов. Они отражены в специальных нормативных актах или инструкциях.

Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.

Виды и применение электронных документов

Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.

Договоры, контракты, соглашения

Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.

Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.

Первичные учётные документы

Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.

Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.

Выполнение всех требований к первичным учётным документам — это фактически выполнение требований ФНС. Упрощает задачу применение обязательных или рекомендованных налоговым органом форматов — формализованных электронных документов. Обязательные форматы утверждены для счёта-фактуры и универсального передаточного документа, в том числе корректировочных (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155@, № ММВ-7-15/155@ и № ММВ-7-15/189@). Рекомендованные форматы есть для акта приёмки работ и документа о передаче товаров (Приказы ФНС № ММВ-7-10/552@ и № ММВ-7-10/551@) — можно применять их или разработать свой формат.

Отчётность

Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.

Документы для подачи в суд

Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обращения в государственные органы

Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.

Юридическая значимость электронной переписки

Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.

Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.

В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:

• кто составил документ;
• кто, в какое время и откуда его направил;
• кто, в какое время и где получил;
• применялся ли полученный документ, какой юридический характер и значимые последствия он имел.

Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.

Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.

В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.

Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.

Подведём итог

Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.

Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее перейти на ЭДО. Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.

Эта статья была полезной?

Подключиться

Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ

НАЦИОНАЛЬНЫЙ

СТАНДАРТ

РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики

Издание официальное

Москва

Стандартинформ

2017

Предисловие

1    РАЗРАБОТАН Федеральным государственным бюджетным учреждением «Российская государственная библиотека», Федеральным государственным бюджетным учреждением «Российская национальная библиотека», Федеральным государственным бюджетном учреждением «Президентская библиотека им. Б.Н. Ельцина», Федеральным государственным бюджетным учреждением науки «Всероссийский институт научной и технической информации Российской академии наук»

2    ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»

3    УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 9 декабря 2015 г. № 2127-ст

4    ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

5    ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июль 2017 г.

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

© Стандартинформ, 2017

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии

Редактор М.И. Максимова Корректор М.В. Бучная Компьютерная верстка Е.И. Мосур

Подписано в печать 04.07.2017. Формат 60x84V8.

Уел. печ. л. 1,40. Тираж 13 экз. Зак. 723.

Подготовлено на основе электронной версии, предоставленной разработчиком стандарта

ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ»

123001 Москва, Гранатный пер., 4. www.gostinfo.ru    info@gostinfo.ru

ГОСТ P 7.0.95—2015

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики

System of standards on information, librarianship and publishing.

Electronic documents. Basic types, imprints, technological descriptions

Дата введения — 2016—07—01

1    Область применения

Настоящий стандарт устанавливает основные виды электронных документов, соответствующие условиям работы библиотек, необходимый набор характеристик, технико-технологические параметры, метаданные электронных документов, их выходные сведения; приводит необходимые термины и их определения.

Настоящий стандарт не распространяется на электронные документы и формы документов сферы управления и делопроизводства, документы, требующие электронную подпись, компьютерные программы, документы и данные, предназначенные исключительно для компьютерной обработки; финансовые документы и документы ограниченного распространения.

Стандарт предназначен для организаций, осуществляющих библиотечно-информационную деятельность, органов научно-технической информации, организаций, официально выпускающих в публичное обращение электронные документы с целью их массового использования.

2    Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 7.1-2003 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления ГОСТ 7.60-2003 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные виды. Термины и определения

ГОСТ 7.69-95 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения

ГОСТ 7.70-2003 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описания баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик

ГОСТ 7.73-96 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Поиск и распространение информации. Термины и определения

ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р 7.0.83-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения

ГОСТ Р 52292-2004 Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы

Издание официальное

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ 7.60, ГОСТ 7.69, ГОСТ 7.73, ГОСТ Р 7.0.8, ГОСТ Р 7.0.83, ГОСТ Р 52292, ГОСТ Р ИСО 15489-1, а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1    архивирование электронного документа: Сохранение электронного документа или его копии в обособленном физическом или логическом пространстве для надежного долговременного хранения и последующего использования, при соблюдении условий защиты информация от утраты, внесения изменений и деградации.

3.2    версия электронного документа: Формально идентифицированное качественное состояние содержания электронного документа на определенной стадии (этапе) его разработки, содержащее дополненные или обновленные материалы.

3.3    визуализация: Отображение информации в доступной для восприятия человеком форме.

3.4    выходные сведения электронного документа: Совокупность данных, всесторонне характеризующих электронный документ и предназначенных для его однозначной идентификации, библиографической обработки, статистического учета и информирования потребителей.

Примечание — Выходные сведения электронного документа составляют часть его метаданных.

3.5    доступ к электронному документу: Обращение к электронному документу, размещенному на устройстве, отличном от устройства пользователя.

3.6    идентификатор электронного документа: Признак электронного документа, который однозначно определяет документ.

Примечание — Идентификатор может быть любого типа (по усмотрению правообладателя электронного документа; оператора хранилища электронных документов и т.д.). Идентификатором могут выступать цифровые, буквенные или составные признаки, например, на основе зарегистрированных идентификаторов или кодов ISBN, ISSN, ISMN, DOI.

3.7    идентификация электронного документа: Анализ электронного документа по уникальному признаку с целью опознания документа, отнесения к конкретному классу/виду, типу.

3.8    информационная единица: Файл или набор файлов, рассматриваемый как единое целое для представления содержания.

3.9    конвертирование: Преобразование данных из одного формата в другой, обычно с сохранением основного логически-структурного содержания информации.

3.10    контекст электронного документа: Сведения об обстоятельствах создания, контроля, использования, хранения и управления электронным документом, а также сведения о его взаимосвязях с другими подобными документами.

3.11    копирование электронного документа: Процесс повторения электронного документа способом, отличным от способа его создания без каких-либо потерь структуры или содержания.

3.12    метаданные: Структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документа.

3.13    неопубликованный электронный документ: Электронный документ, не прошедший редакционно-издательскую подготовку и не рассчитанный на широкое распространение,

3.14    обнародованный электронный документ: Электронный документ, правомерно введенный в гражданский оборот и публично предоставленный для всеобщего сведения в доступ путем размещения на любом носителе информации или через информационно-телекоммуникационные сети.

Примечания

1    Обнародованный документ, не прошедший редакционной обработки и не имеющий в своих метаданных сведений об издателе, не имеет статуса опубликованного документа.

2    Документы, неправомерно представленные для всеобщего сведения, не подлежат использованию в

ГОСТ Р 7.0.95-2015

сфере информации, библиотечного и издательского дела и в настоящем стандарте не рассматриваются.

3.15    опубликованный электронный документ: Электронный документ, прошедший редакционно-издательскую обработку, имеющий выходные данные и предназначенный для публичного доступа на любом носителе информации или через информационно-телекоммуникационные сети.

Примечания

1    Обнародованный документ, не прошедший редакционной обработки и не имеющий в своих метаданных сведений об издателе, не имеет статуса опубликованного документа.

2    Опубликованный электронный документ, предназначенный для распространения в неизменном виде, является электронным изданием.

3.16    открытый формат: Свободная от лицензионных ограничений при использовании общедоступная спецификация (стандарт) хранения цифровых данных, позволяющая переносить их с одной программной платформы на другую без искажения формы, структуры, содержания.

Примечания

1    Открытый формат не тождественен свободной лицензии на использование.

2    Открытость заключается в доступности спецификаций и соответствии открытого формата электронного документа, понятие свободы относится к передаче прав и является одной из моделей лицензирования.

3.17    оцифровка (оцифровывание): Технология создания копии аналогового документа в цифровой форме.

3.18    размер электронного документа (файла): Автоматически определяемое компьютером количество информации в файле (или файлах, образующих электронный документ) в стандартных единицах.

Примечания

1    Стандартными единицами измерения размера электронных объектов являются производные от понятия «байт», например, килобайт, мегабайт, гигабайт.

2    Фактический объем дискового пространства, занимаемого файлом, зависит от конкретной файловой системы.

3.19    редакция электронного документа: Исправленный вариант существующего электронного документа или одной из его версий (локализация; изменение формы/оформления; непринципиальные изменения содержания, не ведущие к качественному преобразованию, например, исправление ошибок, перестановка абзацев и т.д.).

Примечание — Редакция электронного документа может не иметь обязательного формального идентификатора.

3.20    реквизит электронного документа: Обязательный элемент метаданных электронного документа, который содержит конкретную характеристику документа, имеет имя и значение.

3.21    содержание (контент) электронного документа: Информация (сведения), содержащаяся в документе и отражающая его смысл, независимо от формы представления этой информации.

3.22    сохранение электронного документа: Комплекс мер, предпринимаемых для сохранения внешнего вида, функциональности и содержания электронного документа.

3.23    схема метаданных: Унифицированные набор и структура представления элементов метаданных, предназначенный для формального описания электронных документов.

3.24    формат данных: Конкретная форма представления данных, в которой установлены ограничения типа данных.

Примечание — Формат файла является частной формой формата данных.

3.25    формат электронного документа (файла): Определенная спецификация, описывающая структуру файла, в соответствии с которой осуществляется его интерпретация, передача по сети в виде потока данных и хранение.

3.26    целостность электронного документа: Характеристика (состояние) электронного документа, предусматривающая полноту и неизменность его содержания и оформления, а также гарантирующая контроль и фиксирование по установленным правилам всех, вносимых в документ изменений, дополнений и удалений.

3.27

электронный документ: Документ в цифровой форме, для использования которого необходимы средства вычислительной техники или иные специализированные устройства для воспроизведения текста, звука, изображения:

[ГОСТ Р 7.0.83, пункт 3.1]

3.28    электронный носитель информации/электронный носитель данных: Материальный объект, используемый для записи, хранения и воспроизведения цифровой информации.

3

4    Структура и свойства электронных документов

4.1    Под электронным (информационным) ресурсом понимаются электронные данные (информация в виде чисел, букв, символов, изображений, звуков или их комбинаций) и поддерживающие их программно-технологические средства.

4.2    Под электронным объектом понимается файл (совокупность файлов), формируемый в компьютерной программе пользователя или в автоматизированной системе и содержащий в зафиксированном виде данные, предназначенные для восприятия с помощью средств вычислительной техники.

4.3    Электронный документ обладает признаками по форме представления:

—    внутреннее представление;

—    внешнее представление.

Примечания

1    Внутренним представлением является кодированная запись информации, создаваемая и воспринимаемая программно-технологическими средствами.

2    Внешним представлением является воспроизведение электронного документа в пригодной для восприятия человеком форме.

4.4    Состав электронного документа:

—    содержательная часть (контент);

—    реквизитная часть (метаданные).

Примечания

1    Содержательная часть может состоять (раздельно или в любом сочетании) из текстовой, изобразительной, аудио, мультимедийной информации.

2    Реквизитная часть состоит из структурированного по назначению набора реквизитов, каждый из которых имеет уникальные характеристики (например, имя, размер).

3    Взаимодействие частей электронного документа обеспечивается соответствующими программно-технологическими средствами.

4.5    Структура электронного документа:

—    физическая или техническая структура;

—    логическая структура (отношения между элементами, составляющими документ).

4.6    Под жизненным циклом электронного документа понимается последовательность событий, которая сопровождает создание и использование электронного документа.

5    Виды электронных документов

Электронные документы классифицируются следующим образом:

5.1    По природе основной информации:

—    на текстовый электронный документ — электронный документ, основу содержания которого составляет текстовая информация;

—    на изобразительный электронный документ — электронный документ, основу которого составляют целостные (графические) образы объектов, представленные в форме, не предусматривающей посимвольной обработки;

—    на электронный аудиодокумент — электронный документ, содержание которого составляет информация в форме, предназначенной для прослушивания;

—    на мультимедийный электронный документ — электронный документ, в котором элементы различной природы основной информации воспроизводятся взаимосвязано при помощи соответствующих программно-технологических средств.

Примечания

1    К изобразительным документам относятся графические электронные документы, содержание которых составляет визуальное представление объектов, например, в виде растровой или векторной графики.

2    К изобразительным документам относятся электронные документы, содержание которых составляет информация в форме последовательных связанных элементов, представление которого воспринимается в движении.

3    Текстовые электронные документы могут содержать отдельные элементы графических образов объектов. Такие документы составляют отдельный подкласс текстовых документов, для представления которых требуются средства компьютерной графики.

4    Изобразительные электронные документы могут также содержать текстовую информацию.

5.2    По составу элементов:

—    на однородный электронный документ, состоящий из объектов одной знаковой природы и одинаковых динамических характеристик;

—    на разнородный (смешанный) электронный документ, имеющий в своем составе объекты различной знаковой природы и разных динамических характеристик.

ГОСТ P 7.0.95—2015

5.3    По динамическим характеристикам:

—    на статичный электронный документ — электронный документ, внешнее представление которого неизменно во времени (неподвижно);

—    на динамичный электронный документ — электронный документ, содержащий информацию в форме последовательных связанных элементов, и представление которого изменяется во времени (воспринимается в движении).

Примечание — Если документ имеет смешанный состав по динамическим характеристикам, его относят к динамичным электронным документам.

5.4    По количеству элементов:

—    на простой электронный документ, реализованный в виде одного файла;

—    на составной электронный документ, реализованный в виде набора файлов, состоящих из нескольких информационных единиц.

Примечание — Набор файлов может состоять из однородных или разнородных информационных единиц, связанных или не связанных друг с другом прямыми ссылками.

5.5    По структуре контента:

—    на линейный электронный документ с последовательной линейной связью информационных единиц (например, электронная книга);

—    на гиперссылочный электронный документ с пространственной нелинейной системой ссылочных отношений.

5.6    По происхождению контента:

—    на самостоятельный электронный документ (документ, созданный изначально в цифровой

форме);

—    на копию аналогового документа (ранее не представленного в электронной форме);

—    на редакцию электронного документа;

—    на версию электронного документа.

5.7    По соотношению с исходным источником:

—    на самостоятельный электронный документ, созданный впервые в электронной форме;

—    на копию электронного документа, под которой понимается результат процесса повторения электронного документа способом, отличным от способа его создания;

Примечания

1    При создании копии возможно изменение формы, оформления, формата и т.п., но не его содержания.

2    Копирование производится как с аналогового (цифровая копия аналогового документа), так и с электронного документа — с оригинала, версии, редакции, другой копии.

—    на компиляцию электронного документа (составление контента электронного документа на основе использования/заимствования данных из уже существующих электронных документов);

—    на конвертированный электронный документ (перевод электронного документа из одного формата в другой);

—    на трансформированный электронный документ (документ, переведенный из одной знаковой системы в другую).

Примечание — К наиболее распространенным способам трансформации относят автоматическое распознавание текста, речи; автоматический перевод текста; автоматический синтез речи.

6 Технологические характеристики электронного документа

6.1    Технологические характеристики электронного документа образованы типом данных, материальной формой носителя, средой бытования, программно-аппаратной средой, форматами хранения и представления.

6.2    В число типов данных, образующих электронный документ, входят: цифра, знак, буква; специальные элементы оформления (например, списки, таблицы); различные типы изображений (статичное или динамичное), аудиоданные, видеоданные.

6.3    Среда бытования электронного документа определяется технологией его распространения, режимом доступа и характером взаимодействия с пользователем.

6.3.1 Электронные документы по технологии распространения:

—    локальный электронный документ, предназначенный для использования в режиме локального доступа и распространяемый в виде идентичных экземпляров (тиража) на съемных машиночитаемых носителях и/или файлов для использования на специализированных устройствах для воспроизведения текста, звука, изображения;

—    электронный документ сетевого распространения, удаленный доступ к которому осуществляется с другого компьютера, или иного специализированного устройства через информационнотелекоммуникационные сети;

—    электронный документ комплексного распространения, часть элементов которого предназна-

5

чена для локального использования, другая часть элементов предназначена для распространения через информационно-телекоммуникационные сети.

6.3.2    Электронные документы по режиму доступа:

—    открытый доступ;

—    ограниченный доступ.

6.3.3    Электронные документы по характеру взаимодействия с пользователем:

—    детерминированный электронный документ, способ взаимодействия с которым определен производителем и не может быть изменен пользователем.

—    интерактивный (недетерминированный) электронный документ, способ взаимодействия с которым прямо или косвенно устанавливается пользователем в соответствии с его интересами, целями, уровнем подготовки и т. п. на основе информации и с помощью алгоритмов, определенных производителем.

6.4 Технологическое обеспечение электронного документа включает информационно-технологическую конструкцию, условия воспроизведения, платформу и способ его установки.

6.4.1    Информационно-технологическая конструкция — по ГОСТ Р 7.0.83.

6.4.2    По условиям воспроизведения выделяют:

—    платформозависимые электронные документы, доступные для просмотра на одной аппаратной платформе и/или операционной системе;

—    платформонезависимые (кроссплатформенные) электронные документы, доступные для просмотра более чем на одной аппаратной платформе и/или операционной системе.

6.4.3    По способу установки:

—    документ, воспроизводимый без установки на жесткий диск компьютера — автоматическое воспроизведение документа или воспроизведение документа при выборе файла или ссылки;

—    документ, воспроизводимый с установкой на жесткий диск компьютера — выполнение действий по установке программно-технологического средства для последующего воспроизведения.

7 Идентификация электронного документа

7.1    Типы метаданных:

—    описательные метаданные (данные для поиска и идентификации содержания электронного

документа);

—    структурные метаданные (данные о том, каким образом расположены и соединены элементы содержания);

—    административные метаданные (данные для управления и обеспечения сохранности электронного документа, включая технические и правовые аспекты);

—    идентификационные метаданные (данные, которые однозначно определяют объект).

7.2    Типы реквизитов электронного документа:

—    справочные реквизиты электронного документа включают реквизиты, интерпретация которых не зависит от конкретной реализации электронного документа;

—    сервисные реквизиты электронного документа, под которыми понимают реквизиты, интерпретация которого обусловлена конкретной реализацией электронного документа в конкретной среде его существования.

Примечание — К сервисным реквизитам относят «имя файла», «дата создания файла», «размер файла».

7.3    Реквизиты электронного документа состоят из двух частей:

—    переменная часть реквизитов документа, которая соответствует его жизненному циклу (шрифт, разрешение, степень сжатия);

—    постоянная часть реквизитов документа, которая отражает сущность документа и его индивидуальные особенности (содержание, дата создания и т.д.).

7.4    Выходные сведения электронного документа содержат следующие элементы:

—    титульные данные;

—    сведения об авторе(ах) и других физических и юридических лицах, участвовавших в создании электронного документа;

—    заглавие к тексту или общее заглавие;

Примечание — При отсутствии заглавия к тексту или общего заглавия в электронном документе библиографирующее учреждение может само дать общее заглавие, либо использовать первые строки произведения, первые кадры фильма, первые фразы аудиодокумента.

—    форму содержания электронного документа, которая определяется по природе основной информации (например, текст, звукозапись, аудиовизуальное изображение);

—    указание сайта организации или персонального сайта, на котором размещен электронный документ;

6

ГОСТ Р 7.0.95-2015

—    дату, место и время создания электронного документа;

—    вид электронного документа (например, электронное издание, электронное письмо, реклама, сообщение в социальных сетях);

—    идентификационный номер, который используется для регистрации электронного документа;

—    соотношение с исходным источником (оригинальность);

—    область физической характеристики, в которой указываются формат, размер, программноаппаратная среда электронного документа, дата обновления и др.;

—    область местонахождения, в которой указываются идентификатор коммуникационного устройства в сети (например, IP-адрес), адрес сайта в сети интернет (URL), место хранения физического носителя и т.п.;

—    минимальные системные требования;

—    библиотечную спецификацию, которая содержит срок хранения, учетный номер документа в библиотечном фонде;

—    знак информационной продукции.

7.5    Выходные сведения для электронного издания — по ГОСТ Р 7.0.83.

7.6    Порядок составления библиографической записи электронного документа — по ГОСТ 7.1.

7.7    Блоки универсального набора метаданных:

—    данные об электронном документе как интеллектуальном объекте (сведения о создателе, за-главии/названии, ответственности, содержании и языковой принадлежности);

—    сведения об электронном документе как о физическом объекте (формат, размер, компоненты, адресная информация);

—    характеристики жизненного цикла электронного документа (даты и иные параметры времени);

—    данные о связи конкретного электронного документа с другими электронными документами (сведения о версии, взаимном цитировании, отношениях «род-вид» и «часть-целое»);

—    сведения о доступе к электронному документу (условия, права и правила использования).

7.8    Способы связи между метаданными и электронным документом:

—    метаданные содержат в записи, которая хранится отдельно от описываемого электронного документа;

—    метаданные хранят непосредственно в электронном документе и извлекают из него по мере необходимости.

7

УДК 004.91:002(083.74): 006.354    ОКС    01.140.30

Ключевые слова: библиотечное дело, электронный документ, выходные сведения, метаданные, технологические характеристики, стандарт

8

За последние годы работа с электронными документами и обмен цифровой документацией по телекоммуникационным каналам связи стали не только удобным способом документооборота между организациями, но и необходимостью, которая возникла на фоне пандемии covid-19. В связи с этим весной 2020 года в рамках эксперимента в России начался переход на электронные кадровые документы. Поэтому сегодня крайне важно понимать все особенности вопросов, касающихся применения электронных документов. Чтобы разобраться в нюансах, мы собрали необходимую информацию о видах электронных документов и правилах работы с ними, а также подготовили инструкцию по переходу на делопроизводство в электронном виде.

Работа с электронными документами: общие понятия

Электронный документ — это цифровой вариант документа на бумаге, представляющий собой именуемую область данных (файл), которая отображается на ПК, передаётся по телекоммуникационным каналам связи и обрабатывается в информационных системах. В электронном документе содержатся реквизиты, которые позволяют установить его подлинность. Определение термина «электронный документ» закреплено в Федеральном законе от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ.

Почти любой документ на бумаге может быть оформлен в электронном виде. Например, договор, накладная, счёт-фактура. Однако есть предусмотренные законодательством исключения, согласно которым допускается использовать только документы на бумажных носителях. В рамках обмена электронными документами возможен как внутренний документооборот, так и с контрагентами, а также с государственными органами.

Юридическая значимость электронного документа обеспечивается электронной подписью (ЭП). Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ, для подписания электронных документов можно использовать все три вида электронных подписей, предусмотренных законодательством: простая, усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). Однако существуют ограничения.

Чтобы подписывать электронные документы простой ЭП или УНЭП, необходимо отдельное допсоглашение, в котором документы, подписанные простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признаются юридически значимыми. Если для подписания электронных документов использовать УКЭП, никаких дополнительных соглашений не нужно. Более того, только такой вид подписи допускается использовать для подписания некоторых документов: отчётности, договоров, счетов-фактур и прочей документации.

Подписанный документ уже нельзя изменить.

Какие виды электронных документов есть и где они применяются

В перечень самых распространённых документов, которые участвуют в работе с ЭДО организаций и ИП, входят:

1. Договоры, соглашения, контракты

Стороны могут заключить письменный договор путём обмена электронными документами. Об этом говорится в ч. 2 ст. 434 ГК РФ. Есть обязательное условие — документ должен быть оформлен таким образом, чтобы можно было достоверно определить его принадлежность к стороне сделки. Для этого договор, заключённый таким образом, подписывают с помощью электронной подписи.

Такой же способ применяется при обмене допсоглашениями, что позволяет вносить в договор изменения.

2. Первичные учётные документы

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, первичные документы могут быть составлены на бумажном носителе либо в электронном виде. Если документ — электронный, то он должен быть подписан с помощью ЭП. Однако возможны исключения, когда «первичка» представляется исключительно в бумажном виде. Обычно это предусмотрено законом либо прописано в договоре.

Обмен счетами-фактурами и универсальными передаточными документами (УПД) в электронном виде осуществляется через оператора ЭДО.

Фактически документооборот через спецоператора обеспечивает выполнение требований к «первичке», поскольку обязательные форматы счетов-фактур ФНС устанавливает для документов в электронном виде.

3. Отчётность

Налоговые и бухгалтерские отчётные документы можно сдавать в электронном виде. При этом они должны быть подписаны с помощью квалифицированной ЭП. Это обязательное условие для сдачи отчётности в электронном формате. Для передачи электронной отчётности используют сервисы операторов ЭДО или официальный сайт налоговой службы.

4. Процессуальные документы

Документы, предназначенные для подачи в суд, можно также подавать в электронной форме. Для этого используются специальные сервисы: «Мой арбитр» — для арбитражного суда, сервис на портале ГАС «Правосудие» — для судов общей юрисдикции.

Если документ передаётся в виде электронного образа (то есть, представляет собой файл с отсканированным бумажным документом), для его заверения можно использовать простую ЭП. Электронный же документ допускается подписывать только с помощью квалифицированной ЭП.

5. Обращения в государственные органы

Многие госорганы поддерживают обмен электронными документами через интернет. Как правило, передать электронный документ пользователи могут через личный кабинет на официальном сайте ведомства.

Требования к электронным документам и работе с ними

Законодательством установлены требования к электронным документам, а также к работе с ними: хранению, передаче и так далее.

Требования к электронным документам можно разделить на три категории:

• общие — такие же, как и к бумажным документам, касаются в основном формы и содержания;
• требования к определённому виду электронных документов — применение электронной подписи и соблюдение условий применения ЭП являются основными критериями этих требований;
• особые требования к определённым электронным документам — для конкретных категорий и видов документов в электронном виде могут быть индивидуальные требования, которые отражаются в специальных нормативных актах.

Требования к счетам-фактурам — самые жёсткие. Согласно ст. 169 НК РФ, в электронном виде счета-фактуры могут быть выставлены в случае обоюдного согласия сторон. Электронные счета-фактуры должны:

• выставляться в формате, который утверждён налоговым органом;
• передаваться в соответствии с установленным порядком — через оператора ЭДО (Приказ Минфина РФ от 10 ноября 2015 года № 174н).

Таким образом, если отправить скан электронного счёта-фактуры по электронной почте, это будет нарушением требований НК РФ.

Форма и формат электронных документов

Формат электронных документов утверждён Приказом ФНС от 19 октября 2018 года № ММВ-7-6/602@, в который для приведения в соответствие с действующим законодательством регулярно вносятся изменения. Однако в нём нет каких-либо требований по тому, как электронные документы должны выглядеть на экране или в распечатанном виде на бумаге.

Визуализация формы счёта-фактуры в электронном виде установлена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137, которым утверждена форма счёта-фактуры на бумажном носителе.

В силу своих особенностей у электронной формы документов есть определённая специфика. На бумажном документе подписи ставят обе стороны, а электронный документ подписывает только одна сторона. Так, продавец указывает в документе необходимую информацию и реквизиты, подписывая только свою часть документа.

На печатных формах документов может быть штамп подписи. Он содержит информацию о владельце и сертификатах, а также времени подписания документа. В тех случаях, когда документ «разбит» на два листа, для каждого из них предусмотрен свой идентификатор. Это исключает возможность добавления другого распечатанного листа, которого не было в момент подписания.

Отражение даты подписания в электронном документе

Когда пользователь формирует печатную форму документа и подписывает его, в штампе появляется дата подписания. Одновременно с этим оператор ЭДО делает соответствующий запрос в головной УЦ для подтверждения действительности сертификата ЭП. После этого в штампе появляется информация о владельце ЭП, дате и времени подписания.

Каких-либо указаний о том, как проставлять дату подписания электронного документа, не предусмотрено. Операторы ЭДО определённым образом фиксируют её, чтобы при подписании договора предприниматель мог понимать, с какого момента вступают в силу оговорённые обязательства. Для учётных целей ориентироваться следует на факты хозяйствования. То есть, если товар поступил на склад 13 сентября, а подписание договора состоялось лишь 2 октября, в учётных документах нужно указать дату поступления товара.

Дата отправки или получения счёта-фактуры отражается в отдельных извещениях и подтверждениях, утверждённых Приказом Минфина РФ от 10 ноября 2015 года № 174н.

Как регламентируется работа с электронными документами

Работа с электронными документами и обмен цифровой документацией могут быть задействованы во всех бизнес-процессах. Например, в электронном виде могу быть заключены договоры и соглашения. При этом обе стороны передают друг другу документ по ЭДО для его подписания. Кроме того, в электронном формате происходят регистрация на электронных торговых площадках, а также торги и закупки. Ведение бухгалтерского учёта, взаимодействие с контрагентами и регуляторами также подразумевают возможность работы с ЭДО.

Работа электронными документами в некоторых случаях регламентируется законодательно.

Работу с ЭДО регулируют следующие законы и нормативные акты:

1. Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № ФЗ-63 «Об электронной подписи».

Этот закон описывает виды электронных подписей и регламентируют принципы их применения. Кроме того, в законе прописаны условия, по которым электронные документы признаются равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью.

2. Федеральный закон 27 июля 2006 года № ФЗ-149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Этим законом регулируются все вопросы, связанные с получением, производством и распространением информации, а также с применением информационных технологий.

3. Гражданский и Налоговый кодексы РФ, Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
   

Конкретизируют условия применения документов в электронном виде в различных процессах. Например, в отчётности, сделках, торгах и тому подобном.

4. Приказы и письма ФНС.
   

Утверждают форматы и требования к документам.

Также электронный документооборот регулируется рядом нормативно-правовых актов правительства РФ, министерств и ведомств. Работа с электронными документами также регламентируется внутри организаций.

Как организовать работу с ЭДО: пошаговая инструкция

Работа с электронными документами осуществляется по тем же принципам, что с документами на бумаге. Затруднения может вызвать только сам процесс перехода на работу с ЭДО. Чтобы переход прошёл гладко, следуйте нашей инструкции:

Шаг 1. Получите сертификат квалифицированной электронной подписи.

Чтобы оформить УКЭП для ИП и юрлиц, необходимо обратиться либо в удостоверяющий центр ФНС, либо в УЦ доверенного лица налоговой службы.

Шаг 2. Выберите оператора ЭДО и заключите с ним договор.

На этом этапе также необходимо проанализировать делопроизводство компании, продумать возможные варианты оптимизации бизнес-процессов.

Шаг 3. Проведите обучение персонала.

Поскольку даже для оформления бумажных документов приходится использовать различное ПО, потребуется подготовить инструкции для работы с системой ЭДО. От подготовленности сотрудников к работе с электронными документами зависит то, насколько оперативно пройдёт процесс адаптации к цифровому делопроизводству.

Шаг 4. Договоритесь с контрагентами о переходе на ЭДО.

Электронный документооборот лучше вести через оператора, поскольку система ЭДО обладают всеми необходимыми механизмами для обмена документами. Кроме того, вся ответственность за передачу документов будет лежать на операторе. Необязательно подключаться к одному оператору — системы большинства крупнейших игроков на рынке услуг ЭДО поддерживают технологию роуминга, поэтому вы и ваши контрагенты можете пользоваться услугами разных операторов.

Регламент работы с электронными документами

Поскольку переход на работу с ЭДО полностью меняет все привычные процессы в организации, к нему необходимо тщательно подготовиться. На одном из первых этапов подготовки нужно разработать правовую базу. Таким образом, компания сможет официально перейти на электронный документооборот и структурировать порядок работы с электронными документами, а также обязанности сотрудников.

Электронное делопроизводство в организации регулируются следующими документами:

1. Приказ о внедрении системы ЭДО.

В нём содержатся сведения о дате перехода компании на электронное делопроизводство, список работников, ответственных за систему ЭДО, информация о регламентах и инструкциях, данные об обучении сотрудников.

2. Положение о переходе на ЭДО.
   

База знаний, в которой содержится информация о системе ЭДО, а также о порядке предоставления доступа к ней, правила работы с электронными документами, сведения о порядке сохранения информационной безопасности системе ЭДО и так далее.

В состав положения о переходе на электронный документооборот также входит регламент работы в системе ЭДО. Документ содержит:

• общие положения о задачах регламента, сторонах, условиях внесения изменений;
• термины и определения (например, разъяснение понятий «оператор ЭДО», «электронный документ», «электронная подпись» и так далее);
• требования к электронной подписи с конкретным указанием того, какие подписи и средства криптографической защиты можно использовать в системе;
• правила работы в системе ЭДО, а также порядок взаимодействия с контрагентами, сроки хранения файлов с электронными документами и тому подобное.

Регламент обязывает участников электронного документооборота сохранять конфиденциальность данных, а также описывает ответственность сторон за несоблюдение обязательств и способ разрешения спорных ситуаций.

Электронный документ (ЭД) — это документированная информация, представленная в электронно-цифровой форме. Такие данные отображаются на компьютере, передаются по информационно-телекоммуникационным сетям, а обрабатываются в информационных системах.

Определение ЭД дано в ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Цифровой документ содержит реквизиты, позволяющие установить его подлинность.

В электронном виде может быть представлен любой документ — договор, счет-фактура, акт, накладная. Лишь в ряде случаев, оговоренных законом, допустимо использовать только бумажные версии.

Обмениваться электронными документами можно как внутри компании, так и с контрагентами и госведомствами. Юридическую значимость ЭД придает электронная подпись (ЭП). В законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» перечислены три вида подписей:

• простая;
• неквалифицированная;
• квалифицированная.

Документ может быть подписан каждой из них, но есть ограничения. При использовании простой или неквалифицированной подписи стороны должны заключить отдельное соглашение о признании подписания юридически значимым. Если документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), они равнозначны бумажным без дополнительных условий. Кроме того, только КЭП подписываются электронные счета-фактуры, отчетность, трудовые договоры.

Закон устанавливает требования к цифровым документам, их передаче и хранению. В частности:

• Электронные счета-фактуры передаются только при участии оператора электронного документооборота. Порядок передачи установлен ст. 169 Налогового кодекса РФ.
• Нужно соблюдать утвержденные ФНС форматы ряда документов. Речь о счетах-фактурах, корректировочных счетах-фактурах, книгах покупок и продаж, актах передачи работ, приема и/или расхождений, универсальных передаточных документах, товарных накладных. Другие документы могут передаваться в произвольных форматах. 

Главное отличие от бумажных аналогов в том, что ЭД — не единый файл, каждая сторона подписывает свою часть. При этом после подписания ЭП документ уже нельзя изменить.

Электронный документооборот может быть задействован во всех бизнес-процессах. В онлайн-формате заключаются соглашения и договоры, проводятся регистрационные действия и участие в госзакупках, ведется бухучет, взаимодействие с контрагентами и госорганами.

Как отмечалось выше, работа с определенными видами цифровых документов регламентируется законодательно. Здесь важно остановиться на нормативно-правовой базе электронного документооборота.

ЭДО регулируется следующими законами и актами:

• ФЗ № 63  «Об электронной подписи». Регламентирует отношения в области использования электронных подписей, а также их виды, принципы применения. Указаны и условия признания электронных документов равнозначным бумажным, подписанным собственноручной подписью.
• ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Регулирует вопросы получения, производства, распространения информации, а также применения информационных технологий.
• Гражданский и Налоговый кодексы РФ, ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Конкретизируют условия использования электронных документов в разноплановых процессах — отчетности, закупках, сделках и других.
• Приказы и письма ФНС. Утверждают форматы и требования к документам.

Также электронный документооборот регулируется рядом нормативно-правовых актов правительства РФ, министерств и ведомств. Регламентируется работа с ЭД и внутри компаний.

Переход на электронный документооборот — это изменение привычных процессов в компании. Поэтому к нему нужно подготовиться. Сперва разработайте правовую базу внутри организации. Это позволит официально перейти на ЭДО и структурировать нововведения, порядок работы и обязанности участников.
ЭДО в компании регулируют следующие внутренние акты:

• Приказ о внедрении системы электронного документооборота. Он составляется в свободной форме. При этом должен содержать данные о дате перехода компании на ЭДО, перечень ответственных за систему ЭДО работников, сведения о регламентах и инструкциях, информацию об обучении.
• Положение о переходе на электронный документооборот. Этот документ поможет собрать все акты, которые регламентируют переход на ЭДО. Положение содержит данные об операторе и системе ЭДО, опциях, правилах работы, контролирующих работниках, конфиденциальности.

Если в электронно-цифровой вид переводятся и первичные учетные документы, то этот момент прописывается в учетной политике организации. А в том, чтобы сотрудники быстрее освоили новые правила работы, поможет база знаний. В нее включаются инструкции, обучающие материалы.

Существуют и регламенты работы в системах ЭДО. Когда определитесь с сервисом, изучите этот документ. Он включает:

• Термины и определения. Дана конкретика о самой системе и ее участниках. Приведены объяснения понятиям оператора ЭДО, электронного документа, электронной подписи, сертификата ЭП.
• Общие положения. О задачах регламента, сторонах, условиях внесения изменений.
• Электронный документооборот. Фиксируется порядок подключения к системе ЭДО и получения права пользования, стоимость услуг.
• Требования к электронной подписи. Указывается, какие подписи и средства криптографической защиты можно использовать в системе. Определено, кто обеспечивает сохранность ключей.
• Правила работы в системе ЭДО. Порядок работы с ЭД и взаимодействия с контрагентами, сроки хранения файлов и т.д.

Помимо этого, в регламенте обозначается обязанность участников ЭДО сохранять конфиденциальность данных, ответственность сторон за несоблюдение предусмотренных обязательств и способ разрешения разногласий.

В первое время при работе с ЭД у сотрудников так или иначе возникают вопросы. В частности, непонимание вызывает отражение даты подписания. В случае с бумажными версиями актов и накладных дата приема товаров (или услуг) указывается в самом документе. Расходы учитываются на дату составления акта или накладной. При этом отдельно дата подписания чаще всего не указывается — предполагается, что акт (накладная) визируется в день составления.

Проставление даты в электронных документах не регламентируется актами или положениями. Если электронный документооборот обеспечивает оператор ЭДО, то он автоматически фиксирует дату визирования. По сути, это время формирования электронной подписи. Процесс происходит следующим образом:

• Диадок визуализирует документ, пользователь формирует подпись;
• в штампе подписи указывается дата подписания;
• параллельно оператор запрашивает удостоверяющий центр для проверки действительности сертификата электронной подписи;
• если подтверждение получено, в штампе появляются сведения о владельце сертификата, а также о дате, времени подписания.

Главный смысл этой проверки — удостовериться, что документ подписан действующими сертификатами ЭП. Это гарантирует соглашениям, актам, договорам юридическую значимость. Регистрация оператором факта подписания станет доказательством в случае спорной ситуации.

Однако зафиксированная дата подписания служит больше для удобства, чем для учетных целей. Для учета ориентироваться нужно на непосредственные факты тех или иных событий хозяйственной жизни. Это указано в законе № 402-ФЗ, где сказано, что среди обязательных реквизитов первичного учетного документа только даты составления документа и содержание факта хозяйственной жизни. Отметим, что в XML-файле счета-фактуры и первичного документа участники сделки могут указать нужные даты, которые не всегда совпадают с датами подписания.

Работа с электронными документами выстраивается по тем же принципам, что с бумажными. Сложности вызывает только сам переход на онлайн-делопроизводство. Но это временный период.

Как перейти на электронный документооборот? Для этого нужно:

• Выбрать оператора и систему ЭДО. В этом вопросе важно отталкиваться от потребностей бизнеса, возможностей и задач компании. Перед переходом на ЭДО рекомендуется проанализировать делопроизводство организации, выявить слабые места и продумать их оптимизацию.
• Получить сертификат электронной подписи. Для этого нужно обратиться в аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр — к примеру, в УЦ Контура. Для этого оставьте заявку на этой странице.
• Обучить сотрудников. Даже при бумажном делопроизводстве многие операции осуществляются с помощью различного ПО. Инструктаж — необходимая часть перехода на ЭДО. От подготовленности работников зависит результативность «реформы».
• Договориться с контрагентами об обмене электронными документами. Проще всего вести документооборот через оператора ЭДО. В нем сразу ясны механизмы действий, есть необходимые инструменты. Кроме того, в системе ЭДО проще налаживать процесс обмена с любым контрагентом. Например, в сервисе Диадок настраивается роуминг, если поставщик или клиент пользуется услугами другого провайдера ЭДО.

Отдельная тема — хранение электронных документов. На ЭД распространяются те же требования по срокам хранения, что и на бумажные. Значит, электронный документооборот должен обеспечивать сохранность файлов в течение нужного периода. Важен и легкий доступ к данным.

В Диадоке несколько экземпляров каждого файла хранятся на разных серверах, так что потери не страшны. Поиск нужных документов в единой базе при этом занимает минимум времени.

Переход на электронный документооборот улучшит многие бизнес-показатели компании, например производительность труда. Это связано с тем, что ЭДО оптимизирует процессы внутри организации, ускоряет обмен с контрагентами и упрощает взаимодействие с контролирующими госорганами.

Среди преимуществ работы с электронными документами:

• снижение расходов на печать и отправку, а также на содержание архивных помещений;
• экономия времени работников на передаче документов между отделами, необходимости распечатывать, сканировать, вносить данные;
• секундный поиск нужных файлов по названию, тегам, контрагенту и другим фильтрам;
• одновременная работа над документом, онлайн-согласование, опция массового подписания;
• фиксация действий, отслеживание сроков;
• автоматизация обработки документов;
• минимизация ручного труда, а значит, и вероятности ошибок;
• быстрая выгрузка документов для представления в ФНС по запросу;
• уменьшение числа проверок контролирующих органов благодаря чистоте операций;
• освобождение рабочих столов от папок и бумаг;
• улучшение внутрикорпоративного взаимодействия.

Системы электронного документооборота позволяют контролировать исполнение документов и разграничивать доступ, обеспечивают безопасность передачи и хранения данных. За счет преимуществ ЭД повышается конкурентоспособность компании, растет лояльность партнеров и клиентов, повышается оборачиваемость денежных средств.

Переход на ЭДО потребует определенных усилий. Со сложностями могут столкнуться руководители крупных компаний с большими объемами документооборота. Однако есть решения для автоматизации и интеграции, а наши специалисты помогут их подобрать. Обработка любых объемов документов будет быстрой, что позволит бизнесу стать крепче и держать позиции даже в условиях ограничений.