1
Первый слайд презентации
РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
Изображение слайда
Реквизит документа –
обязательный элемент оформления официального документа
Состав реквизитов определяется ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов «.
Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Изображение слайда
Состав реквизитов документов
01
Государственный герб РФ
16
Гриф утверждения документа
02
Герб субъекта РФ
17
Резолюция
03
Эмблема организации, товарный знак
18
Заголовок к тексту
04
Код организации
19
Отметка о контроле
05
ОГРН юридического лица
20
Текст документа
06
ИНН/КПП
21
Отметка о наличии приложения
07
Код формы документа
22
Подпись
08
Наименование организации
23
Гриф согласования документа
09
Справочные данные об организации
24
Визы согласования документа
10
Наименование вида документа
25
Оттиск печати
11
Дата документа
26
Отметка о заверении копии
12
Регистрационный номер документа
27
Отметка об исполнителе
13
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
28
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
14
Место составления или издания
29
Отметка о поступлении документа
15
Адресат
30
Идентификатор электронной подписи
Изображение слайда
ЗАДАНИЕ 1.
Изучите ГОСТ Р 6.30 – 2003 и ответьте на вопросы:
Назовите дату введения ГОСТ Р 6.30 – 2003.
Назовите область распространения стандарта.
Что устанавливает стандарт?
Что такое формуляр документа?
Что такое реквизит?
ЗАДАНИЕ 2.
Укажите реквизиты документа
Изображение слайда
Бланк (в переводе с фран. «белый; чистый») – стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, предназначенный для составления документа по определенной форме.
Изображение слайда
Формат бланков документов:
А4 (210х297),
А5 (148х210),
A3 (420×297 ) для документов с таблицами
Поля документа: 20 мм – левое (30-35); 10 мм – правое; 20 мм – верхнее (10-15); 20 мм – нижнее (10-15); колонтитул – 1 см.
Изображение слайда
Расположение реквизитов :
Продольное Угловое
Изображение слайда
Виды бланков документов:
Общий бланк
Для изготовления любых документов
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД )
Изображение слайда
Виды бланков документов: Бланк письма
Указываются адресные данные организаций – получателей писем
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д.7а
Тел. 923-00-54, факс 923-23-60
ОКПО 02842708
______________ N ______________ + +
На N _________ от ______________
Изображение слайда
Виды бланков документов:
Бланк конкретного вида документа, кроме письма
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17, 18
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
ОКУД
ПРИКАЗ
___________________ N _______________ + +
Москва
+ +
Изображение слайда
Шрифт –
Times New Roman, 14 (12), обычный ;
заголовки – Arial, 18 … 15, по центру (левому краю);
отступ первой строки абзаца 1,25;
межстрочный интервал 1,5 (1,2 или 1 ).
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания
Изображение слайда
ТРЕБОВАНИЯ
К ОФОРМЛЕНИЮ
РЕКВИЗИТОВ
ДОКУМЕНТОВ
Изображение слайда
01 – Государственный Герб Российской Федерации ( доп )
Предусматривается перечень органов власти, имеющих право приводить изображение герба на бланках своих документов.
Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации подлежат учету.
Гербовые бланки изготавливают только полиграфические предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности.
Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
Изображение слайда
Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков:
— наименование вида гербового бланка;
— дата поступления;
— номер сопроводительного документа;
— наименование организации — поставщика гербовых бланков;
— количество экземпляров;
— серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
— наименование вида гербового бланка;
— количество экземпляров;
— серия и номера гербовых бланков;
— наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков;
— расписка в получении;
— примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
Изображение слайда
Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.
Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.
Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи.
Изображение герба размещают на бланках в пределах квадрата со стороной 20 мм, над серединой строки с наименованием организации (реквизит 06)
Изображение слайда
02 – Герб субъекта Российской Федерации ( доп )
Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта РФ определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга.
Гербы городов, автономных округов, районов РФ размещаются на бланках документов органов представительной и исполнительной власти муниципальных образований в соответствии с нормативными актами территориальных единиц.
Изображение слайда
03 – Эмблема организации или товарный знак ( доп )
Эмблема или товарный знак – символы, признаки, придающие эстетический вид бланку, дающие представление об адресанте, помогающие потребителю отличить товар или услугу производителя.
Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации)
Размещают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 06) слева.
Изображение слайда
04 – Код организации (ОКПО) ( обяз )
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок при передаче данных.
Код является элементом электронной идентификации документа.
05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица ( обяз )
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица выдается налоговыми органами.
ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код. Основной государственный регистрационный номер указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.
06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ Код причины постановки на учет (ИНН/КПП ) ( обяз )
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) выдается налоговыми органами.
Изображение слайда
04 – Код организации (ОКПО)
Размещают на верхнем поле бланка под справочными данными организации (реквизит 09)
05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ Код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Изображение слайда
07 – Код формы документа ( обяз )
Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)
ОКУД предназначен для обеспечения учета и систематизации унифицированных документов с целью сокращения количества применяемых форм документов.
Код состоит из 7 знаков и контрольного числа: Устав – 02112312: 02 – класс формы; 11 – подкласс форм; 231 – регистрационный номер; 2 – контрольное число
Изображение слайда
ОКУД предназначен для решения следующих задач :
регистрация форм документов ;
упорядочение информационных потоков ;
сокращение количества применяемых форм ;
исключение из обращения неунифицированных форм документов ;
обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации ;
контроль состава документов и исключение дублирования информации ;
рациональная организация контроля над применением унифицированных форм документов.
Изображение слайда
08 – Наименование организации ( обяз )
Указывается наименование организации — автора документа
Автором документа может быть организация (юридическое лицо), структурное подразделение, должностное лицо. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенно, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.
Сокращенное название организации указывают, если оно закреплено в учредительных документах организации.
Изображение слайда
Наименование организаций субъектов РФ, имеющих национальный язык, печатают на двух языках и располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.
Изображение слайда
09 – Справочные данные об организации ( доп )
Этот реквизит содержит сведения об организации, важные при информационных контактах.
Располагают справочные данные ниже реквизита наименование организации.
Справочные данные об организации включают в себя :
почтовый адрес ;
номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, адрес веб-страницы организации в сети Интернет, номер счета в банке и т. д.);
код по ОКПО; ОГРН; ИНН/КПП;
код по ОКУД.
Изображение слайда
10 – Наименование вида документа ( обяз )
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД
Вид документа определяется его назначением и содержанием.
В письме наименование вида документа не указывают.
Название документов печатается большими буквами: ПРИКАЗ, АКТ, ПРОТОКОЛ и т. д.
Расположение реквизита – продольное или угловое.
Изображение слайда
11 – Дата документа ( обяз )
Реквизит размещается в одной строке с регистрационным номером документа, которая располагается ниже справочных данных об организации, но выше ссылки на инициирующий документ.
На бланке письма для отображения даты документа предусмотрены специальные ограничительные отметки.
Датой письма является дата его подписания. Она оформляется восемью арабскими цифрами в последовательности: по две цифры приходятся на день месяца и месяц, четыре цифры – на год. При этом буква «г.» после цифр не ставится.
Изображение слайда
Когда в тексте какого-либо документа вы хотите сослаться на конкретное письмо, правильным будет указать сначала вид документа, далее его дату и номер, а в конце – заголовок
Датой для большинства документов является
дата подписания или утверждения (приказ или служебное письмо),
для протокола — дата заседания, принятия решения,
для акта — дата события.
Если авторами документа являются несколько организаций, то документ должен иметь одну (единую) дату.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: 05.01.2013, 25 января 2010 г. Если обозначение дня месяца состоит из одной цифры, перед ней ставится ноль.
В международных стандартах установлен способ датирования в следующей последовательности : год, месяц, день месяца.
Изображение слайда
12 – Регистрационный номер документа ( обяз )
Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрации подлежат все документы, создающиеся в организации и поступающие из других организаций и от частных лиц.
Исключение составляют документы, не подлежащие регистрации в соответствии с перечнем, который должен входить в Инструкцию по делопроизводству.
Изображение слайда
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив предприятия, находится под контролем и ответственностью предприятия.
Регистрационный номер письма состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера, например, 01-39/64, где 01 – индекс управления делами, 39 – номер дела по номенклатуре, 64 – порядковый номер документа.
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству, номенклатуре дел и распорядительных документах организации. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Изображение слайда
13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа ( доп )
Ссылка на регистрационный номер и дату инициирующего документа проставляется в специально предусмотренные для этого на бланке письма отметки: «На № _________ от _________».
Реквизит размещают ниже регистрационного номера документа
Изображение слайда
Если письмо является ответом на поступивший документ, отражение его данных (номера и даты) повысит оперативность работы.
Указанный реквизит включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Этот реквизит оформляется только в исходящих ответных документах.
Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражения типа: «На ваше письмо от… № сообщаем …».
Изображение слайда
14 – Место составления или издания документа ( доп )
Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации «.
Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и этот реквизит включает только общепринятые сокращения.
Место составления документа не указывается, если оно включено в состав наименования организации.
Изображение слайда
15 – Адресат ( доп )
При угловом расположении реквизитов на бланке письма «Адресат» размещается в верхнем правом углу на уровне наименования организации – автора документа.
При продольном – для данного реквизита часто проставляют угловые ограничительные отметки.
Изображение слайда
В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. От этого будет зависеть состав указываемых в реквизите сведений:
инициалы указываются перед фамилией должностного лица и отделяются от нее одним пробелом, при адресации имя человека всегда пишется в дательном падеже;
наименование организации или ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже;
иногда в реквизит «Адресат» включают почтовый адрес получателя письма.
Адрес располагают ниже наименования получателя. Элементы почтового адреса:
улица,
номер дома,
офис или квартира (в случае наличия в адресе),
населенный пункт (обычно это город),
могут указываться район и область,
может стоять наименование страны,
почтовый индекс пишется в обязательном порядке.
Изображение слайда
Почтовый адрес не указывается при направлении документа в
высшие органы государственной власти и управления (Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, в Государственную Думу и др.),
в вышестоящую организацию, в подведомственные организации ( филиалы, отделения, представительства)
постоянным корреспондентам.
Изображение слайда
16 – Гриф утверждения документа ( доп )
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. Уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции, должностные инструкции, правила, акты, протоколы приобретают юридическую силу только после их утверждения.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО » Термика » Личная подпись А.Г. Цицин 15.04.2009
Изображение слайда
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять
из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек ),
наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи,
инициалов, фамилии и даты утверждения
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
В реквизите «Гриф утверждения» документа элементы либо располагаются флаговым способом, либо центрируются относительно самой длинной строки.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации.
Изображение слайда
17 – Резолюция ( доп )
Резолюция, то есть указание по исполнению документа, пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает должности и фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату
Резолюция пишется от руки на подлиннике документа на свободном месте между адресатом и текстом.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
Изображение слайда
18 – Заголовок к тексту ( обяз )
Заголовок отражает краткое содержание документа, а потому он не может быть слишком длинным (не более пяти строк) через один межстрочный интервал.
Заголовок располагают ниже реквизита «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа» от границы левого поля (без отступов).
Изображение слайда
Этот реквизит должен раскрывать содержание документа. Заголовок состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и точным. Он согласуется с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы: » о чем?», например: приказ «О создании экспертной комиссии»; » чего?», например: протокол «Собрания трудового коллектива». Заголовок формулируется, как правило, с помощью отглагольных существительных в предложном падеже («Об отмене…», «О выделении…», «О назначении…»).
Заголовки печатают с прописной буквы без кавычек и не подчеркивают.
Заголовки располагают от левого поля листа. Если длина заголовка превышает 150 знаков, его допускается печатать от левого до правого поля через 1 межстрочный интервал и переносить на следующую строку. В конце заголовка точка не ставится.
Заголовок составляется к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений.
К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок можно не составлять.
Изображение слайда
19 – Отметка о контроле ( доп )
Отметка о контроле исполнения документа сигнализирует о наблюдении за документом в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Отметка о контроле исполнения документа обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Располагается в правом верхнем углу документа.
Изображение слайда
20 – Текст документа ( обяз )
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным и простым. Изложенная информация должна трактоваться однозначно Структура письма, как правило, содержит две части: вводную и основную.
Во вводной указываются причины, вызвавшие составление письма, и делаются ссылки на факты, даты, документы (кроме ссылки на реквизиты инициирующего документа, ответом на который является данное письмо). Вводная часть может начинаться словами:
В связи с тем что…;
Ввиду поступления с большим опозданием…;
На основании приказа от… №…;
Изображение слайда
21 – Отметка о наличии приложения ( доп )
Отметка о наличии приложения располагается сразу после текста перед подписью через два–четыре межстрочных интервала.
. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.
Изображение слайда
22 – Подпись ( обяз )
Подпись состоит из:
наименования должности лица, подписавшего документ.
Если документ оформлен на бланке, то используется сокращенный вариант должности (без упоминания наименования предприятия, например, генеральный директор).
Если документ оформлен не на бланке, то должность должна включать:
наименование предприятия;
личную подпись
расшифровку (инициалов с фамилией).
Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагают друг под другом в порядке занимаемой должности: от более высокопоставленной к менее значимой.
Изображение слайда
23 – Гриф согласования документа ( доп )
Гриф согласования документа с должностным лицом состоит из :
слова СОГЛАСОВАНО ;
должности лица, с которым согласовывают документ (включая наименование организации );
личной подписи ;
расшифровки подписи (инициалы, фамилия );
даты согласования.
Зона для реквизита «Гриф согласования» размещается в нижней части листа (под реквизитом «Подпись») » или на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При этом на документе делается отметка: «Лист согласования прилагается «.
Изображение слайда
24 – Визы согласования документа ( обяз )
Виза — реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа.
Согласование документа оформляется визой, включающей :
должность и подпись визирующего документ ;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию );
дату подписания.
При наличии замечаний выше подписи в краткой форме излагается замечание или делается пометка: «Замечания прилагаются». Круг должностных лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.
Изображение слайда
25 – Оттиск печати ( доп )
Печать на документы ставится в соответствии с «Положением о порядке оформления, изготовления, регистрации, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов», которое утверждено приказом генерального директора.
Изображение слайда
26 – Отметка о заверении копии ( доп )
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:
заверительную надпись «Верно «;
должность лица, заверившего копию ;
личную подпись ;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию );
дату заверения.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Изображение слайда
27 – Отметка об исполнителе доп
Данный реквизит включает:
инициалы и фамилию (или полностью имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и номер его телефона.
Это позволяет получателю письма оперативно связаться с его составителем.
Такая отметка располагается на лицевой стороне или на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и часто делается уменьшенным кеглем 10.
Изображение слайда
28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело обяз
Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Отметка об исполнении документа включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении ;
слова «В дело «;
номер дела, в котором будет храниться документ ;
личную подпись исполнителя ;
дату исполнения.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ.
Изображение слайда
Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе.
Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлен ответ, дата, №», «Дан устный ответ», «Учтено при составлении заявки», «Вопрос решен по телефону» и т. п.
Изображение слайда
29 – Отметка о поступлении документа в организацию ( обяз )
Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты ).
Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию в виде штампа.
Регистрационный штамп проставляется на первом листе входящего документа в нижнем правом углу
Изображение слайда
30 – Идентификатор электронной копии документа
Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память компьютера. В отметке указывают полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла и его расширение.
Изображение слайда
54
Последний слайд презентации: РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
реквизиты
бланки
Общий
Для письма
Структурного подразделения
Конкретного вида документа
Должностного лица
Государственный герб РФ
+
+
+
+
+
Эмблема организации или товарный знак
+
+
+
+
+
Наименование организации
+
+
+
+
+
Код организации
—
+
+
—
+
Справочные данные об организации – авторе документа
—
+
+
—
+
Наименование вида документа
++
—
+
+
—
Дата документа
++
++
++
++
++
Регистрационный номер документа
++
++
++
++
++
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
—
++
+
—
++
Место составления или издания документа
+
—
—
+
—
СОСТАВЛЕНИЕ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
Изображение слайда
Слайд 1
Реквизиты и бланки документов
Правила оформления реквизитов
Слайд 2Состав реквизитов и места их расположения
Реквизит – это отдельный информационный элемент
документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место в пространстве и времени.
Каждый вид документа управления (акт, протокол, письмо и т.д. ) имеет определенный набор реквизитов.
Слайд 3Графические
Текстовые
Простые
Сложные
герб
печать
эмблема
гриф утверждения
гриф согласования
адресат
и др.
Слайд 5Стандарт СТБ 6.38 – 2004 устанавливает следующий состав реквизитов
01. Государственный
герб Республики Беларусь;
02. эмблема организации или товарный знак;
03. код организации: код ОКОГУ по
Общегосударственному классификатору Республики
Беларусь 004-2001 «Органы государственной власти и
управления» для министерств и других органов управления,
код ОКЮЛП по Общегосударственному классификатору
Республики Беларусь 018-2003 «Юридические лица
и индивидуальные предприниматели» для других
организаций;
04. код документа по Общегосударственному классификатору
Республики Беларусь “Унифицированные документы” (ОКУД);
05. наименование вышестоящей организации;
06. наименование организации;
07. наименование структурного подразделения;
08. почтовый адрес отправителя;
Слайд 609. коммуникационные данные (телеграфный
адрес, номера факса, телефона,
адрес
электронной почты, Web-страницы в Интернете
и т.д.) и коммерческие данные (название
банка и номер счета в банке);
10. название вида документа;
11. дата документа;
12. регистрационный индекс документа;
13. ссылка на индекс и дату входящего документа;
14. место составления или издания документа;
15. гриф ограничения доступа к документу;
16. адресат;
17. гриф утверждения документа;
18. резолюция;
19. заголовок к тексту;
20. отметка о контроле;
Слайд 721. текст документа;
22. отметка о наличии приложения;
23. подпись;
24. гриф приложения;
25. гриф
согласования документа;
26. визы;
27. печать;
28. отметка об исполнителе;
29. отметка о заверении копии;
30. отметка об исполнении документа и направлении
его в дело;
31. отметка о поступлении документа (регистрацион-
ный штамп входящих документов);
32. отметка о переносе данных на машинный носитель.
Слайд 8 Строгое выполнение единых требований и правил оформления деловых документов
обеспечивает:
— юридическую силу документов;
— оперативное и качественное составление и исполнение документов;
— организацию быстрого поиска документов;
— осуществление компьютерной обработки деловых документов для сокращения затрат труда на их обработку.
Слайд 9БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
Бланком документа называется стандартный лист бумаги светлых тонов с воспроизведенной
на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной информации.
Слайд 10Бланк документа должен иметь:
современный дизайн оформления;
свой фирменный стиль;
исполнение на качественной бумаге;
полный
набор сведений о предприятии;
правильное расположение их на листе.
Слайд 11Для бланков используют бумагу
следующих форматов
А4 (210*297 мм) — основной формат;
А5 (210*148 мм) — допускается для
оформления небольших документов,
например, справок, командировочных
удостоверений;
А3 (420*297 мм) -(для планов,
графиков).
Слайд 12Верхнее – 20 мм
Нижнее –
20 мм
Левое – 30 мм
Правое – не менее 10 мм
Все бланки документов должны иметь следующие поля:
Слайд 13Виды бланков
бланк письма
общий бланк (для составления
любых видов документов, кроме
писем)
бланки конкретного вида
документа
Каждый бланк имеет установленный набор реквизитов и определенный порядок их расположения
Слайд 14Реквизиты бланка
постоянные
переменные (заполняемые)
(эмблема организации, наименование
организации, почтовый адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие
данные)
(коды, дата документа, индекс документа, ссылка на дату и индекс входящего документа, наименование вида документа, адресат и т.д.)
Слайд 15
Угловой (размещение реквизитов
заголовочной части документа в
верхней левой части листа).
Продольный
(с центровкой реквизитов заголовочной части документа в верхней части листа);
Стандартом предусмотрено два варианта
расположения реквизитов на бланках
Слайд 16
Форма общего бланка
(с продольным расположением реквизитов)
Герб России
(или эмблема организации)
Наименование
министерства, ведомства
Наименование организации, учреждения, предприятия
Название вида документа
______ № ______
г.
Слайд 17Герб Росии
(или эмблема организации)
Наименование министерства, ведомства
Наименование организации, учреждения,
предприятия
Название вида документа
№ __
г.
Форма общего бланка
(с угловым расположением реквизитов)
Слайд 18Форма бланка письма
(с продольным расположением реквизитов)
Герб Росии
(или эмблема организации)
Наименование ведомства,
учреждения,
организации, предприятия
Почтовый адрес организации
Коммуникационные и коммерческие данные
Слайд 19Форма бланка письма
(с угловым расположением реквизитов)
Герб Росии
(или эмблема
организации)
Наименование ведомства,
учреждения, организации,
предприятия
Почтовый адрес
Коммуникационные и коммерческие данные
№ ____
На № от ____
Слайд 20Пример бланка письма
(с продольным расположением реквизитов)
Слайд 21Пример общего бланка
(с угловым расположением реквизитов)
Слайд 23 Расположение основных
реквизитов документов
(согласно стандарту СТБ 6.38 – 2004)
Слайд 24
06 Наименование организации
08 Почтовый адрес
отправителя
09 Коммуникационные
и коммерческие данные
16 Адресат
10 Вид документа
02 Эмблема
организации
02
17 Гриф утверждения
Заголовоч-
ная часть
документа
20
К
Основная
часть
документа
19 Заголовок к тексту
18 Резолюция
21 Текст
11 Дата ___№_____
13 На №___от_____
03 Код по ОКПО
04 Код по ОКУД
12
07 Наименование структурного
подразделения
14 Место составления
15 Гриф ограничения
доступа к документу
Слайд 25
Оформля-
ющая
часть
документа
21 Текст
32 Отметка о переносе данных на машинный носитель (идентификатор
электронной копии документа)
30 Отметка об исполнении
документа и направлении
его в дело
28 Фамилия исполнителя
и телефон
22 Приложение
31 Отметка о
поступлении
документа
26 Визы
29 Отметка о
заверении копии
23 Должность лица,
подписавшего документ Подпись И.О. Фамилия
25 Гриф согласования
27
Слайд 26Расположение основных реквизитов документов
Слайд 27Общие правила оформления реквизитов
Реквизиты отделяются друг от друга 2-3
межстрочными интервалами.
Многострочные реквизиты, кроме текста, печатаются через один интервал.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 знаков.
При подготовке документов на персональном компьютере рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12 пунктов (для оформления табличных материалов), 13,14, 15 пунктов (1пункт =0,35мм).
Слайд 28 При оформлении документов на двух и
более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.
левое поле
верхнее поле
правое поле
8
Рабочее поле документа
Слайд 2930
мм
20 мм
20 мм
10
мм
Оформляющая часть
документа
Основная часть
документа
Заголовочная часть
документа
Каждый документ имеет три части
Реквизиты,
расположенные до текста
Реквизиты, расположенные после текста
Информация по сути документа (текст)
и приложения
Слайд 31″Нам нужна легальность — сказал Остап.
— Нужно смешаться с бодрой массой
служащих.
К тому же в моем чемоданчике имеются чудные
бланки на все случаи жизни и круглая мастичная
печать.»
И.Ильф и Е.Петров «Золотой теленок»
Слайд 3201. Государственный герб Республики Беларусь
Право на использование изображения Государственного герба
определяется распорядительными документами высших органов государственной власти и управления Республики Беларусь (Указ Президента РБ от 28.06.2000 № 357, Постановление СМ РБ от 31.07.2000 № 1172).
Изображение Государственного герба РБ на бланке с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 17 мм.
Слайд 3302. Эмблема организации
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают
на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение эмблемы организации государственной формы собственности следует располагать на левом поле бланка документа на уровне реквизита “наименование организации”. Организация негосударственной формы собственности помещает эмблему на левом или верхнем поле бланка.
Слайд 3403. Код организации (предприятия)
По Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации»
(ОКПО). Это постоянный код для организации, поэтому он может быть отпечатан типографским способом
Слайд 3503. Код организации (предприятия)
Код по ОКОГУ — Общегосударственному классификатору Республики Беларусь
004-2001
«Органы государственной власти и управления»
(для министерств и других органов управления);
Код для других организаций по ОКЮЛП — Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели».
Код является элементом электронной идентификации документа. Код организации проставляется на бланках документов в составе справочных данных об организации.
Слайд 3604. Код документа
Определяется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь « Унифицированные документы»
Слайд 3705. Наименование вышестоящей организации
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при ее
отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.
Например:
ГОСКОМСВЯЗИ РБ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР “ОРИОН”
Слайд 3806. Наименование организации
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному
в учредительных документах.
Сокращенное наименование организации должно быть закреплено в учредительных документах организации.
Оно помещается (в скобках) ниже полного наименования. Например:
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ
ИНСТИТУТ ИНФОРМАЦИИ (ЦНИИИНФОРМ)
На документах акционерных обществ указывается вид акционирования – закрытое или открытое акционерное общество:
ЗАО “ПИЛОТ” ОАО “РЕАЛ”
Слайд 3907. Наименование структурного подразделения организации
Указывают в том случае, если оно
является автором документа и располагают ниже наименования организации, например:
ЗАО “АКСОНТ”
ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА
Автором может быть должностное лицо, представляющее организацию, например:
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
ЗАО “КРОКУС”
Слайд 4008. Почтовый адрес отправителя
Почтовый адрес отправителя оформляют в соответствии с “Почтовыми
правилами”, действующими на территории Республики Беларусь.
Например:
ул. Молодежная, 37
220038, г. Минск -38
Республика Беларусь
Слайд 4109. Коммуникационные
и коммерческие данные
Коммуникационные данные — телеграфный
адрес, номера факса, телефона, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете и т.д.
Коммерческие данные — номер счета, наименование банка, УНН и т.д.
Тел.: +375 (17) 222 44 33
Факс: +375 (17) 222 44 38
E-mail: tour@rest.spb.su
Internet: http://www.travel.ru
Р/с 16539722 в Советском отделении
Белпромстройбанка, код 217
УНН 100071672
Слайд 42
Коммуникационные и коммерческие данные на бланке письма следуют за почтовым
адресом.
На общем бланке на этом месте располагают реквизит
название вида документа
Слайд 43
10. Наименование вида документа
Например,
ПРИКАЗ
ПРОТОКОЛ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Реквизит наименование вида документа печатают
ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ, выделяют
полужирным
шрифтом и располагают в центре страницы на продольных бланках и от границы левого поля на угловых бланках.
Этот реквизит проставляется на всех документах, кроме писем и факсов (исключение – ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО).
Слайд 4411. Дата документа
Дата — один из основных реквизитов, обеспечивающих
юридическую силу документу.
Датой документа является:
дата его подписания (для приказов, писем, справок);
дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
дата зафиксированного события (для протокола, акта);
дата опубликования;
дата вступления документа в силу.
Слайд 45
Даты в документе оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца,
месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 7 января 2007г. следует оформлять: 07.01.2007.
В документах, содержащих сведения финансового характера, допускается словесно — цифровой способ оформления даты, например,
5 ноября 2007 г.
Возможно также оформление даты в соответствии с международным стандартом в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2007.01.05. или
Февраль 10, 2007, если документ идет за границу.
Слайд 4612. Индекс документа
(или регистрационный номер)
Это условное обозначение документа, под которым
он вводится в информационно-поисковую систему организации. Индекс располагается рядом с датой и присваивается документу при регистрации. Внутренним документам (приказы, протоколы, акты, справки и т.д.) присваивается только порядковый номер с начала календарного года в возрастающей последовательности.
Для исходящих документов индекс составляется из нескольких частей:
индекса структурного подразделения (или должностного лица),
номера дела по номенклатуре, где будет храниться копия отправленного документа,
порядкового номера документа.
Слайд 47№ 01 – 04/73 (01 – номер структурного подразделения,
04 – номер дела по номенклатуре,
73 – порядковый номер документа)
№ ОС – 05/73 (ОС – отдел снабжения,
05 – номер дела по номенклатуре,
73 – порядковый номер документа)
№ 59/АЛ – 02 (59 — порядковый номер документа,
АЛ – Андрей Лапин,
02 — номер дела по номенклатуре)
Например:
Слайд 4813. Ссылка на индекс и дату входящего документа
Присутствует только в ответных
письмах, факсах. Дата и номер берутся из инициативного письма, на который дается ответ.
Реквизит оформляется следующим образом:
На № 28/03-07 от 08.12.2007
Слайд 4914. Место составления
Реквизит располагают на общем бланке под реквизитами “Дата” и
“Индекс документа”. На бланках писем этот реквизит отсутствует. Он обязателен в том случае , если затруднено его определение по реквизиту “Наименование организации”.
Целесообразно проставлять на всех документах.
Слайд 5015. Гриф ограничения доступа к документу
Указывается на документах, содержащих
секретную или конфиденциальную информацию.
Гриф проставляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа.
В государственных организациях используются грифы “Для служебного использования”, “Секретно”, “Совершенно секретно”, “Особой важности”.
В негосударственных организациях используются грифы “Конфиденциально” или “КТ” (коммерческая тайна). Например:
Слайд 5116. Адресат
наименование организации (в именительном падеже);
наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
должность
получателя (в дательном падеже);
инициалы, фамилия (в дательном падеже);
почтовый адрес.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Максимально данный реквизит состоит из следующих
частей:
Слайд 5216. Адресат
Каждая составная часть печатается с новой строки. В конце строк
знаки препинания не ставятся (открытая пунктуация), в середине строк знаки препинания сохраняются.
Обычно реквизит адресат печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных отметок на бланках.
Слайд 53Примеры оформления реквизита адресат
1. Документ направляется в организацию, в структурное подразделение.
Министерство
культуры
Республики Беларусь
Общий отдел
Министерство культуры
Республики Беларусь
Начальнику общего отдела
В.И.Антонову
Президенту ЗАО
“Неманский фарфоровый завод”
г-ну Петрову В.И.
Слайд 542. Документ направляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных
подразделений одной организации. Адресат указывают обобщенно.
Администрации районов
Гомельской области
или
Директорам школ, лицеев и гимназий
Слайд 55Элементы почтового адреса на конвертах и документах указывают в последовательности, установленной
“Почтовыми правилами” Республики Беларусь:
наименование адресата (организации или фамилия, имя, отчество);
улица, № дома, № квартиры;
населенный пункт (город, поселок);
область, край, республика;
страна (для международных писем);
индекс.
Слайд 56Почтовый адрес пишется после названия организации и должностного лица. Наиболее распространенным
является следующий вариант адресования:
Директору НПО “Гранат”
В.А.Рощупкину
ул. Садовая, 27
217004, г. Гродно — 4 Республика Беларусь
На одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.
Слайд 57При адресовании документа частному лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя,
затем почтовый адрес.
Например:
Михайлову И.П.
ул. Ковровая, д. 5, кв. 17
201204, г. Смоляны-4
Горецкий р-н
Витебская обл.
Республика Беларусь
Слайд 58Адрес в международной корреспонденции оформляется по международным стандартам: сначала имя, фамилия
адресата, затем дом, улица, штат(графство) и в конце страна. Например:
Mr. Harry Potter
4, Privet Drive
Whitley, Warrington
Cheshire, WA4 4ED
UK
Слайд 5917. Гриф утверждения
Утверждение — это особый способ введения документа в действие.
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);
наименования должности лица,
утверждающего документ;
его подписи;
инициалов, фамилии;
даты утверждения.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из:
Слайд 60
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО “Пинский текстиль”
Личная подпись И.В. Сомова
15.04.2007
При утверждении документа несколькими
должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО “Пинский текстиль”
Личная подпись И.В. Сомова
02.04.2007
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО “Гранд”
Личная подпись А.В. Дашков
02.04.2007
Слайд 61УТВЕРЖДЕНО
Протокол общего
собрания акционеров
19.05.2007 № 14
УТВЕРЖДЕН
Решением общего
собрания акционеров
19.05.2007
№ 14
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в именительном или творительном падеже, его даты и номера.
Слайд 62Резолюции начальника концерна «Геркулес» Полыхаева
И.Ильф и Е.Петров «Золотой теленок»
Некоторые наиболее употребительные
резолюции:
«Не возражаю. Полыхаев».
«Согласен. Полыхаев».
«Прекрасная мысль. Полыхаев».
«Провести в жизнь. Полыхаев».
Резолюции более многословные:
«Объявить выговор в приказе. Полыхаев».
«Поставить на вид. Полыхаев».
«Бросить на периферию. Полыхаев».
«Уволить без выходного пособия. Полыхаев».
Слайд 63Резолюции начальника концерна «Геркулес» Полыхаева
Борьба начальника с комунотделом — новые стандартные
тексты резолюций:
«Я комунотделу не подчинен. Полыхаев».
«Что они там, с ума посходили? Полыхаев».
«Не мешайте работать. Полыхаев».
«Я вам не ночной сторож. Полыхаев».
«Гостиница принадлежит нам – и точка. Полыхаев».
«Знаю я ваши штучки. Полыхаев».
«И кроватей не дам и умывальников. Полыхаев».
Слайд 64Резолюции начальника концерна «Геркулес» Полыхаева
Набор резолюций для внутигеркулесовских нужд:
«Спросите у Серны
Михайловны. Полыхаев».
«Не морочьте мне голову. Полыхаев».
«Тише едешь – дальше будешь. Полыхаев».
«А ну вас всех! Полыхаев».
Слайд 65 18. Резолюция
Включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя
Слайд 66Пример
Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является
первое лицо в списке, остальные привлекаются как соисполнители.
Слайд 67Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является
лицо, указанное в списке первым, остальные привлекаются как соисполнители.
Резолюция пишется от руки и размещается в верхнем правом углу над текстом документа. При написании на документе второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе-поручении. Однако такая форма нежелательна, так как может привести к потере резолюции либо ее замене. Поручение подшивается в дело вместе с документом, но не прикрепляется к нему.
Слайд 6819. Заголовок к тексту
Включает краткое содержание документа, должен быть максимально коротким
и точным. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документа без предварительного прочтения всего текста.
Слайд 69В письме (о чем ?)
О сроках поставки продукции
В приказе (о чем ?) О создании экспертной комиссии
Правила (чего?) внутреннего распорядка
Протокол (чего?) общего собрания студентов
Акт (чего?) списания имущества
Например:
В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков.
В конце заголовка точка не ставится. Заголовок грамматически согласуется с наименованием вида документа, отвечая на вопросы “о чем ?” или “чего ?”
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.
Слайд 7020. Отметка о контроле
Ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль
исполнения документов. Отметку о контроле проставляют на левом поле документа рядом с заголовком к тексту в виде буквы К , словом или штампом “КОНТРОЛЬ”
К
Слайд 7121. Текст документа
Текст — основной и важнейший реквизит документа. Тексты документов
оформляют в виде анкеты, таблицы, текста или в виде соединения этих структур.
Текст документов на бланках формата А4 печатают с межстрочным интервалом полуторный, на бланках формата А5 — с межстрочным интервалом одинарный.
Рекомендуется применять шрифт Times New Roman размером 12 или 14 пунктов.
Как правило, текст состоит из двух частей:
в первой части указываются причины, основания, цели составления документа
во второй — выводы, просьбы, предложения,
распоряжения, рекомендации.
Слайд 72Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п.,
то его следует разбивать
на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами
1. Раздел
1.1. Подраздел
1.1.1. Пункт
1.1.1.1. Подпункт
Слайд 7322. Отметка о наличии приложения
Если приложение названо в тексте документа, то
отметка оформляется под реквизитом текст от границы левого поля следующим образом :
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если приложение не названо в основном тексте документа, то в отметке необходимо указать его наименование, количество листов и количество экз.
Например:
Приложение: 1. Контракт от 20.07.2007 N21/3 на 5 л. в 2 экз.
2. Акт приема работ от15.09.2007 N17 на 1 л. в 4 экз.
Слайд 74Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о
наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: договор аренды от 18.01.2007 № 3-25 и приложение к нему, всего на 16 л.
Приложения нумеруются арабскими цифрами без знака № (например: согласно приложению 2, Приложение 3 к ….
При нумерации нескольких приложений следует писать: согласно приложениям 1 — 4.
При наличии приложений к документам информационного характера (письмам, докладным запискам, справкам, актам и т.п.) под текстом основного документа (до реквизита «подпись») делается отметка: Приложение.
Слайд 7523. Подпись
В состав реквизита входят:
наименование должности лица, подписавшего документ;
личная подпись
и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
Слайд 76Генеральный директор Подпись
А.П. Зорин
Главный бухгалтер Подпись Ю.В. Карпик
Примеры:
1)
Исполнительный
директор Личная подпись К.А Лабутин
Или (если документ оформлен не на бланке)
Исполнительный
директор НПО “Эра” Личная подпись К.А. Лабутин
2) При подписании документа несколькими должностными
лицами
Слайд 773) Пример подписания документа несколькими лицами равных должностей :
Заместитель министра
Заместитель министра
юстиции Республики Беларусь финансов Республики Беларусь
Личная подпись В.М. Силаев Личная подпись А.П. Зернов
4) Пример подписания документа комиссией,
Председатель комиссии Личная подпись Д.В. Доронин
Члены комиссии Личная подпись К.М. Дурова
Личная подпись С.Т. Нильская Личная подпись В.А. Якунин
Слайд 78
его Ф.С.Горцев
и.о. Управляющий фирмой И.Ф.Семенов
Не допускается:
за Управляющий фирмой подпись И.Ф.Семенов
Ф.С.Горцев
Управляющий фирмой подпись И.Ф.Семенов
Ф.С.Горцев
В случае отсутствия должностного лица:
Слайд 7924. Гриф приложения
Реквизит Гриф приложения состоит из
слова «Приложение», его порядкового номера (при необходимости), названия вида документа в дательном падеже, его даты и номера.
Приложение должно иметь заголовок и гриф, которые связывают его с основным документом. На первом листе приложения в правом верхнем углу помещается отметка, указывающая, к какому документу относится приложение.
Пример приложения к распорядительному документу:
Приложение 2
к приказу директора института
от 25.01.2007 № 19
Слайд 8025. Гриф согласования
Согласование – это оценка проекта документа, то есть проверка
целесообразности и своевременности документа, соответствия его действующим нормативным актам, реальности выполнения мероприятий.
Согласование
внешнее
внутреннее
грифом согласования
или протоколом
согласования
документа
визой
оформляется
Слайд 81Варианты грифа согласования
согласование с конкретным должностным
лицом
согласование с коллегиальным органом
Слайд 82слова СОГЛАСОВАНО
наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации),
личной
подписи, ее расшифровки
даты
СОГЛАСОВАНО
Ректор Инженерной академии
Личная подпись А.Д. Королев
18.01.2007
Реквизит гриф согласования состоит из:
Слайд 83Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется следующим
образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минздрава
Республики Беларусь
30.01.2007 № 45/02-08
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Правления страховой
компании «Планета»
29.01.2007 № 10
или
Слайд 84
Оформляется в нижней левой части страницы от границы левого
поля под
реквизитами Текст, Отметка о наличии приложения и
Подпись.
29 Отметка о
заверении копии
Слайд 8526. Визы
Это подписи специалистов организации, которые участ-
вовали в составлении документа или
проводили его оценку с точки зрения правильности изложенной в нем информации.
Пример
Юрисконсульт
Подпись И.О. Кравцов
05.02.2007
Юрисконсульт
Подпись И.О. Кравцов
Замечания прилагаются
05.02.2007
В случае наличия замечаний:
Слайд 86Способы удостоверения документов
Подписание
утверждение
проставление печати
Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их
содержание и законность
Слайд 87″Она извлекла из шкафа длинную деревянную стоечку, на которой покачивалось тридцать
шесть штемпелей с толстенькими лаковыми головками, и, проворно вынимая из гнезд нужные печати, принялась оттискивать их на бумагах, не терпящих отлагательств.»
И.Ильф и Е.Петров «Золотой теленок»
Слайд 88
27. Печать
Оттиск печати следует проставлять так, чтобы он
захватывал часть личной подписи
на реквизите
Подпись лица, подписавшего документ.
27
Слайд 90Гербовая печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах:
предусмотренных
соответствующими нормативными актами;
удостоверяющих права физических и юридических лиц;
фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью организации и т.д.
Простая печать ставится на
копиях документов;
размноженных экземплярах распорядительных документов;
справках и т.д.
Слайд 9128. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе включает:
или
фамилию (или, фамилию, имя,
отчество)
исполнителя документа
номер его телефона
Петров
924 45 67
Петров Иван Васильевич
924 45 67
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или
оборотной стороне последнего листа документа в
левом нижнем углу, например:
Слайд 9229. Отметка о заверении копии
необходима при заверении соответствия копии
документа
подлиннику. Отметка содержит заверительную
надпись Верно; должность лица, заверившего копию;
подпись; расшифровку подписи; дату заверения,
например:
Верно
Менеджер по персоналу Подпись Л.И. Градов
23.01.2007
Для заверения наиболее важных документов проставляется печать.
Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита Подпись.
Слайд 9330. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает
следующие данные:
слова “В дело”; номер дела, в котором будет хра-
ниться документ; подпись и дату, например:
краткие сведения об исполнении, если отсутствует
документ, свидетельствующий об исполнении, или
при наличии такого документа, ссылку на его дату и
номер;
В дело 1-5.
Отправлен факс от 01.04.2007 №1297 Подпись 00.00.0000
Слайд 94
31. Отметка о поступлении документа (регистрационный штамп входящих документов)
Содержит:
НПО «Мир»
Вх.
№ 0063
20.01.2007
сокращенное наименование предприятия;
порядковый номер;
дату поступления документа ( при необходимости – часы, минуты).
Например:
32 Отметка о переносе данных на машинный носитель (идентификатор электронной копии документа)
30 Отметка об исполнении
документа и направлении
его в дело
31 Отметка о
поступлении
документа
Слайд 9532. Отметка о переносе данных на машинный носитель
Этот реквизит можно оформить
в нижнем колонтитуле каждой страницы документа, где указать наименование файла на машинном носителе, фамилию оператора и дату переноса, например:
C:Documentslet29.doc
Реквизит располагается на нижнем поле первого листа документа.
Реквизит включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос, и дату переноса.
ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ГОРОДА МОСКВЫ
Государственное бюджетное профессиональное общеобразовательное учреждение города Москвы
“ЮРИДИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ”
(ГБПОУ Юридический колледж)
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ,
ПОНЯТИЕ, ВИДЫ
МДК01.05 Делопроизводство и режим секретности
Преподаватель: Малецкая Н.В.
Содержание
Введение
Виды бланков
Состав и расположение реквизитов бланков
Вывод
Бланк документа – это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
- Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе и/или электронные шаблоны бланков.
- Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны
- по составу реквизитов,
- порядку их расположения,
- гарнитурам шрифта.
- Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
- Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
- Бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.
ВИДЫ БЛАНКОВ
- — Общий бланк;
- — Бланк письма;
- — Бланк конкретного вида документа.
Устанавливаются
ГОСТ Р 7.0.97-2016
следующие виды бланков документов организации:
Общий бланк
Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.
Реквизиты общего бланка
Назовите реквизиты общего бланка:
- 01 –
- 02 –
- 03 –
- 05 –
- 06 – ;
- 07 –;
- 13 –
- • реквизиты, для которых на
- 10 –
- 11 –а»;
- 16 – «
- 17 – «За».
бланках проставляются ограничительные
отметки:
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17.
Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.
Бланк конкретного вида документа
Реквизиты бланка конкретного вида документа
Бланк конкретного вида документа включает:
реквизиты:
- 01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;
- 02 – «Эмблема»;
- 03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;
- 05 – «Наименование организации – автора документа»;
- 06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;
- 07 – «Наименование должности лица – автора документа»;
- 09 – «Наименование вида документа»;
- 13 – «Место составления (издания) документа»;
- 10 – «Дата документа»;
- 11 – «Регистрационный номер документа»;
- 16 – «Гриф утверждения документа»;
- 17 – «Заголовок к тексту».
реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:
Бланк письма
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07
Реквизиты бланка письма
Назовите реквизиты бланка письма:
- 01 –
- 02 –
- 03 –
- 05 –
- 06 –
- 07 –
- 08 –
- • реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:
- 10 –
- 11 –
- 12 –
- 15 –
- 17 –
Пример письма
Виды писем
Бланки на разных языках
- В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик:
- угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на государственном языке (государственных языках) республик — справа)
- продольные (реквизиты бланка на русском языке — сверху, реквизиты бланка на государственном языке (государственных языках) республик — ниже).
- Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках — русском и английском или ином иностранном языке.
Бланки на разных языках
Вывод
При подготовке и оформлении бланков необходимо помнить:
• Документы оформляются на разных видах бланков;
• Основные виды бланков:
— Общий бланк;
— Бланк письма;
— Бланк конкретного вида документа;
— Бланки на разных языках;
• Бланки содержат определенный набор реквизитов;
• Бланки оформляются на форматах А4 и А5
СПАСИБО
ЗА ВНИМАНИЕ
Презентация, доклад РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
Вы можете изучить и скачать доклад-презентацию на
тему РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ.
Презентация на заданную тему содержит 54 слайдов. Для просмотра воспользуйтесь
проигрывателем,
если материал оказался полезным для Вас — поделитесь им с друзьями с
помощью социальных кнопок и добавьте наш сайт презентаций в закладки!
Слайды и текст этой презентации
Слайд 1
Слайд 2
Слайд 3
Слайд 4
Слайд 5
Слайд 6
Слайд 7
Слайд 8
Слайд 9
Слайд 10
Слайд 11
Слайд 12
Слайд 13
Слайд 14
Слайд 15
Слайд 16
Слайд 17
Слайд 18
Слайд 19
Слайд 20
Слайд 21
Слайд 22
Слайд 23
Слайд 24
Слайд 25
Слайд 26
Слайд 27
Слайд 28
Слайд 29
Слайд 30
Слайд 31
Слайд 32
Слайд 33
Слайд 34
Слайд 35
Слайд 36
Слайд 37
Слайд 38
Слайд 39
Слайд 40
Слайд 41
Слайд 42
Слайд 43
Слайд 44
Слайд 45
Слайд 46
Слайд 47
Слайд 48
Слайд 49
Слайд 50
Слайд 51
Слайд 52
Слайд 53
Слайд 54
Слайд 1
Тема «Реквизиты документа»
Слайд 9
Основная функция документов – сохранение информации. Однако кроме этого к документу предъявляются требования идентификации его автора, придания документу юридической силы, создания условий для использования документа в управленческой деятельности. С этой целью при подготовке и оформлении документов используются реквизиты (элементы, составляющие документ – наименование документа, адресат, текст, дата, подпись и т. д.). Документы, выполняющие разные функции состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением. Для некоторых документов число реквизитов строго регламентировано, для других число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в российской практике делопроизводства выделяется тридцать реквизитов.
Слайд 10
Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации . Применяется на бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств. Изображение Государственного герба на бланках документов регламентировано Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденном Указом Президента России от 30.11.1993 № 2050.
Слайд 12
Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации. Применяется на бланках документов органов исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). Размещение герба города или области возможно, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Слайд 14
Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак. На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак или эмблема. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров» от 23. 09. 1992 г. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. Не допускается одновременное размещение на бланках изображения и герба, и эмблемы.
Слайд 16
Реквизит 04. Код организации . Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа 1 . В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКУГУ) или Общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО).
Слайд 18
Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица . Реквизит 06. Иидентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет ИНН/КПП).
Слайд 21
Реквизит 07. Код формы документа. ГОСТ Р 6.30–2003 предусматривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы является элементом идентификации документа.
Слайд 24
Реквизит 08. Наименование организации . В управленческой практике автором документа выступает организация. На бланке дается наименование организации с указанием организационно — правовой формы, подчиненности, степени самостоятельности, т. е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти данные выполняют правовую функцию и необходимы для предания управленческому документу юридической силы. Наименование организации – автора документа указывается в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации (или с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого образована и действует данная организация).
Слайд 26
Реквизит 09. Справочные данные об организации. В данные входят: почтовый адрес, номера телефонов, факса, электронный адрес и другие сведения по усмотрению организации. Состав справочных сведений об организации не регламентируется. Однако чем полнее сведения, помещенные на фирменном бланке, тем легче связаться с организацией – автором документа. По желанию автора документа блок справочных данных может быть дополнен следующими данными: номер счета в банке и реквизиты банка, номер абонентского ящика, электронный адрес и т. д.
Слайд 28
Реквизит 10. Наименование вида документа . Наименование вида документа – обязательный реквизит при оформлении всех документов, кроме письма. Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора.
Слайд 30
Реквизит 11. Дата документа. Датой документа является дата его подписания; для утверждаемых документов – дата утверждения; для актов и протоколов – дата события. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим документ.
Слайд 32
Реквизит 12. Регистрационный номер документа . Данный номер проставляется при регистрации документа в организации – авторе документа. Как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (приказы, письма, протоколы и т. д.). Помимо порядкового номера может быть проставлен индекс структурного отдела, индекс должностного лица и др.
Слайд 34
Реквизит 13. Ссылка на индекс и дату входящего документа . Этот реквизит включается только в бланк письма, он предназначен для проставления даты и индекса того документа, на который дается ответ.
Слайд 36
Реквизит 14. Место составления или издания. Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация, место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией. Если место составления документа входит в название организации – автора документа, то его можно на бланке не указывать 1 .
Слайд 38
Реквизит 15. Адресат. Все документы направляются конкретному адресату – организациям, отделам или конкретным сотрудникам. В качестве адресата также могут быть физические лица. При направлении документов в адрес организации фамилия его руководителя может быть неизвестна. В таком случае наименование организации пишется в именительном падеже (располагается в правом углу документа) и адресование оформляется следующим образом: Гостиница «Север» Управление средств размещения При направлении документа должностному лицу название организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном. Например: Гостиница «Север» Начальнику управления Средств размещения И. А. Петрову При направлении документа руководителю организации её название входит в состав должности адресата. Например: Генеральному директору издательского дома «Путешественник» В. И. Кириллову При адресовании документов нескольким однородным организациям фамилии опускают, а должности указывают обобщенно. Например: Ректорам вузов При направлении документа одного содержания в несколько адресов исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.
Слайд 1РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
Слайд 2 Реквизит документа –
обязательный элемент оформления официального документа
Состав реквизитов определяется ГОСТом
Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования
к оформлению документов».
Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Слайд 3 Состав реквизитов документов
Слайд 4ЗАДАНИЕ 1.
Изучите ГОСТ Р 6.30 – 2003 и ответьте
на вопросы:
Назовите дату введения ГОСТ Р 6.30 – 2003.
Назовите область
распространения стандарта.
Что устанавливает стандарт?
Что такое формуляр документа?
Что такое реквизит?
ЗАДАНИЕ 2.
Укажите реквизиты документа
Слайд 5Бланк (в переводе с фран. «белый; чистый») – стандартный лист бумаги
с нанесенными на нем постоянными реквизитами, предназначенный для составления документа
по определенной форме.
Слайд 6Формат бланков документов:
А4 (210х297) ,
А5 (148х210),
A3 (420×297) для
документов с таблицами
Поля документа:
20 мм – левое (30-35);
10 мм –
правое;
20 мм – верхнее (10-15);
20 мм – нижнее (10-15);
колонтитул – 1 см.
Слайд 7Расположение реквизитов:
Продольное
Слайд 8Виды бланков документов:
Общий бланк
Для изготовления любых документов
Общий бланк в зависимости
от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.
ФЕДЕРАЛЬНАЯ
АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД )
Слайд 9Виды бланков документов: Бланк письма
Указываются адресные данные организаций – получателей писем
Бланк
письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,
02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д.7а
Тел. 923-00-54, факс 923-23-60
ОКПО 02842708
______________ N ______________ + +
На N _________от ______________
Слайд 10Виды бланков документов:
Бланк конкретного вида документа, кроме письма
Бланк конкретного вида
документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает
реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17, 18
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
ОКУД
ПРИКАЗ
___________________ N _______________ + +
Москва
+ +
Слайд 11Шрифт –
Times New Roman, 14 (12), обычный;
заголовки – Arial,
18 … 15, по центру (левому краю);
отступ первой строки абзаца
1,25;
межстрочный интервал 1,5 (1,2 или 1).
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания
Слайд 12ТРЕБОВАНИЯ
К ОФОРМЛЕНИЮ
РЕКВИЗИТОВ
ДОКУМЕНТОВ
Слайд 1301 – Государственный Герб Российской Федерации (доп)
Предусматривается перечень органов власти,
имеющих право приводить изображение герба на бланках своих документов.
Бланки документов
с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации подлежат учету.
Гербовые бланки изготавливают только полиграфические предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности.
Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
Слайд 14Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским
способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и
серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков:
— наименование вида гербового бланка;
— дата поступления;
— номер сопроводительного документа;
— наименование организации — поставщика гербовых бланков;
— количество экземпляров;
— серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
— наименование вида гербового бланка;
— количество экземпляров;
— серия и номера гербовых бланков;
— наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков;
— расписка в получении;
— примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
Слайд 15Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной
форме.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на
подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.
Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.
Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи.
Изображение герба размещают на бланках в пределах квадрата со стороной 20 мм, над серединой строки с наименованием организации (реквизит 06)
Слайд 1602 – Герб субъекта Российской Федерации (доп)
Порядок использования на бланках
документов изображения герба субъекта РФ определяется нормативными актами органов государственной
власти республик, автономных областей, округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга.
Гербы городов, автономных округов, районов РФ размещаются на бланках документов органов представительной и исполнительной власти муниципальных образований в соответствии с нормативными актами территориальных единиц.
Слайд 1703 – Эмблема организации или товарный знак (доп)
Эмблема или товарный
знак – символы, признаки, придающие эстетический вид бланку, дающие представление
об адресанте, помогающие потребителю отличить товар или услугу производителя.
Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации)
Размещают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 06) слева.
Слайд 1804 – Код организации (ОКПО) (обяз)
Код организации проставляют по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Реквизит служит для ускорения передачи документированной
информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок при передаче данных.
Код является элементом электронной идентификации документа.
05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (обяз)
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица выдается налоговыми органами.
ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код.
Основной государственный регистрационный номер указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.
06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ Код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (обяз)
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) выдается налоговыми органами.
Слайд 1904 – Код организации (ОКПО)
Размещают на верхнем поле бланка под
справочными данными организации (реквизит 09)
05 – Основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица
06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ Код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Слайд 2007 – Код формы документа (обяз)
Код формы документа проставляется по
Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)
ОКУД предназначен для обеспечения учета и
систематизации унифицированных документов с целью сокращения количества применяемых форм документов.
Код состоит из 7 знаков и контрольного числа: Устав – 02112312: 02 – класс формы; 11 – подкласс форм; 231 – регистрационный номер; 2 – контрольное число
Слайд 21ОКУД предназначен для решения следующих задач:
регистрация форм документов;
упорядочение информационных потоков;
сокращение
количества применяемых форм;
исключение из обращения неунифицированных форм документов;
обеспечение учета и
систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
контроль состава документов и исключение дублирования информации;
рациональная организация контроля над применением унифицированных форм документов.
Слайд 2208 – Наименование организации (обяз)
Указывается наименование организации — автора документа
Автором документа может быть организация (юридическое лицо), структурное подразделение, должностное
лицо.
Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенно, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.
Сокращенное название организации указывают, если оно закреплено в учредительных документах организации.
Слайд 23Наименование организаций субъектов РФ, имеющих национальный язык, печатают на двух
языках и располагают ниже или справа от наименования на государственном
языке РФ.
Слайд 2409 – Справочные данные об организации (доп)
Этот реквизит содержит сведения
об организации, важные при информационных контактах.
Располагают справочные данные ниже реквизита
наименование организации.
Справочные данные об организации включают в себя:
почтовый адрес;
номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, адрес веб-страницы организации в сети Интернет, номер счета в банке и т. д.);
код по ОКПО; ОГРН; ИНН/КПП;
код по ОКУД.
Слайд 2510 – Наименование вида документа (обяз)
Наименование вида документа, составленного или
изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать
видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД
Вид документа определяется его назначением и содержанием.
В письме наименование вида документа не указывают.
Название документов печатается большими буквами: ПРИКАЗ, АКТ, ПРОТОКОЛ и т. д.
Расположение реквизита – продольное или угловое.
Слайд 2611 – Дата документа (обяз)
Реквизит размещается в одной строке с
регистрационным номером документа, которая располагается ниже справочных данных об организации, но
выше ссылки на инициирующий документ.
На бланке письма для отображения даты документа предусмотрены специальные ограничительные отметки.
Датой письма является дата его подписания. Она оформляется восемью арабскими цифрами в последовательности: по две цифры приходятся на день месяца и месяц, четыре цифры – на год. При этом буква «г.» после цифр не ставится.
Слайд 27Когда в тексте какого-либо документа вы хотите сослаться на конкретное
письмо, правильным будет указать сначала вид документа, далее его дату
и номер, а в конце – заголовок
Датой для большинства документов является
дата подписания или утверждения (приказ или служебное письмо),
для протокола — дата заседания, принятия решения,
для акта — дата события.
Если авторами документа являются несколько организаций, то документ должен иметь одну (единую) дату.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: 05.01.2013, 25 января 2010 г. Если обозначение дня месяца состоит из одной цифры, перед ней ставится ноль.
В международных стандартах установлен способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.
Слайд 2812 – Регистрационный номер документа (обяз)
Регистрационный номер документа – это
цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрации
подлежат все документы, создающиеся в организации и поступающие из других организаций и от частных лиц.
Исключение составляют документы, не подлежащие регистрации в соответствии с перечнем, который должен входить в Инструкцию по делопроизводству.
Слайд 29Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он
включен в информационный массив предприятия, находится под контролем и ответственностью
предприятия.
Регистрационный номер письма состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера, например, 01-39/64, где 01 – индекс управления делами, 39 – номер дела по номенклатуре, 64 – порядковый номер документа.
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству, номенклатуре дел и распорядительных документах организации.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Слайд 3013 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа (доп)
Ссылка
на регистрационный номер и дату инициирующего документа проставляется в специально
предусмотренные для этого на бланке письма отметки: «На № _________ от _________».
Реквизит размещают ниже регистрационного номера документа
Слайд 31Если письмо является ответом на поступивший документ, отражение его данных
(номера и даты) повысит оперативность работы.
Указанный реквизит включает регистрационный номер
и дату документа, на который дается ответ.
Этот реквизит оформляется только в исходящих ответных документах.
Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражения типа: «На ваше письмо от… № сообщаем…».
Слайд 3214 – Место составления или издания документа (доп)
Место составления документа
указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам
«Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и этот реквизит включает только общепринятые сокращения.
Место составления документа не указывается, если
оно включено в состав наименования организации.
Слайд 3315 – Адресат (доп)
При угловом расположении реквизитов на бланке письма
«Адресат» размещается в верхнем правом углу на уровне наименования организации –
автора документа.
При продольном – для данного реквизита часто проставляют угловые ограничительные отметки.
Слайд 34В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные
или физические лица.
От этого будет зависеть состав указываемых в реквизите
сведений:
инициалы указываются перед фамилией должностного лица и отделяются от нее одним пробелом, при адресации имя человека всегда пишется в дательном падеже;
наименование организации или ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже;
иногда в реквизит «Адресат» включают почтовый адрес получателя письма.
Адрес располагают ниже наименования получателя. Элементы почтового адреса:
улица,
номер дома,
офис или квартира (в случае наличия в адресе),
населенный пункт (обычно это город),
могут указываться район и область,
может стоять наименование страны,
почтовый индекс пишется в обязательном порядке.
Слайд 35Почтовый адрес не указывается при направлении документа в
высшие органы
государственной власти и управления (Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской
Федерации, в Государственную Думу и др.),
в вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы, отделения, представительства)
постоянным корреспондентам.
Слайд 3616 – Гриф утверждения документа (доп)
Документ утверждается должностным лицом или
специально издаваемым документом.
Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Уставы, положения,
регламенты, штатные расписания, инструкции, должностные инструкции, правила, акты, протоколы приобретают юридическую силу только после их утверждения.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО «Термика»
Личная подпись А.Г. Цицин
15.04.2009
Слайд 37При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять
из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек),
наименования должности лица, утверждающего документ,
его подписи,
инициалов, фамилии и даты утверждения
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
В реквизите «Гриф утверждения» документа элементы либо располагаются флаговым способом, либо центрируются относительно самой длинной строки.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации.
Слайд 3817 – Резолюция (доп)
Резолюция, то есть указание по исполнению документа,
пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает должности и
фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату
Резолюция пишется от руки на подлиннике документа на свободном месте между адресатом и текстом.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
Слайд 3918 – Заголовок к тексту (обяз)
Заголовок отражает краткое содержание документа,
а потому он не может быть слишком длинным (не более пяти
строк) через один межстрочный интервал.
Заголовок располагают ниже реквизита «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа» от границы левого поля (без отступов).
Слайд 40Этот реквизит должен раскрывать содержание документа.
Заголовок состоит из одной фразы
и должен быть максимально кратким и точным. Он согласуется с
наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
«о чем?», например: приказ «О создании экспертной комиссии»;
«чего?», например: протокол «Собрания трудового коллектива».
Заголовок формулируется, как правило, с помощью отглагольных существительных в предложном падеже («Об отмене…», «О выделении…», «О назначении…»).
Заголовки печатают с прописной буквы без кавычек и не подчеркивают.
Заголовки располагают от левого поля листа. Если длина заголовка превышает 150 знаков, его допускается печатать от левого до правого поля через 1 межстрочный интервал и переносить на следующую строку. В конце заголовка точка не ставится.
Заголовок составляется к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений.
К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок можно не составлять.
Слайд 4119 – Отметка о контроле (доп)
Отметка о контроле исполнения документа
сигнализирует о наблюдении за документом в процессе его исполнения с
целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Отметка о контроле исполнения документа обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Располагается в правом верхнем углу документа.
Слайд 4220 – Текст документа (обяз)
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным,
убедительным, корректным и простым. Изложенная информация должна трактоваться однозначно Структура
письма, как правило, содержит две части: вводную и основную.
Во вводной указываются причины, вызвавшие составление письма, и делаются ссылки на факты, даты, документы (кроме ссылки на реквизиты инициирующего документа, ответом на который является данное письмо). Вводная часть может начинаться словами:
В связи с тем что…;
Ввиду поступления с большим опозданием…;
На основании приказа от… №…;
Слайд 4321 – Отметка о наличии приложения (доп)
Отметка о наличии приложения
располагается сразу после текста перед подписью через два–четыре межстрочных интервала.
.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.
Слайд 4422 – Подпись (обяз)
Подпись состоит из:
наименования должности лица, подписавшего
документ.
Если документ оформлен на бланке, то используется сокращенный вариант
должности (без упоминания наименования предприятия, например, генеральный директор).
Если документ оформлен не на бланке, то должность должна включать:
наименование предприятия;
личную подпись
расшифровку (инициалов с фамилией).
Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагают друг под другом в порядке занимаемой должности: от более высокопоставленной к менее значимой.
Слайд 4523 – Гриф согласования документа (доп)
Гриф согласования документа с должностным
лицом состоит из:
слова СОГЛАСОВАНО;
должности лица, с которым согласовывают документ (включая
наименование организации);
личной подписи;
расшифровки подписи (инициалы, фамилия);
даты согласования.
Зона для реквизита «Гриф согласования» размещается в нижней части листа (под реквизитом «Подпись») » или на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При этом на документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».
Слайд 4624 – Визы согласования документа (обяз)
Виза — реквизит, указывающий на
согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа.
Согласование документа
оформляется визой, включающей:
должность и подпись визирующего документ;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату подписания.
При наличии замечаний выше подписи в краткой форме излагается замечание или делается пометка: «Замечания прилагаются».
Круг должностных лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.
Слайд 4725 – Оттиск печати (доп)
Печать на документы ставится в соответствии
с «Положением о порядке оформления, изготовления, регистрации, использования, хранения и уничтожения
печатей и штампов», которое утверждено приказом генерального директора.
Слайд 4826 – Отметка о заверении копии (доп)
Заверение копии документа производится
для придания ей юридической силы.
При заверении соответствия копии документа подлиннику
ниже реквизита «Подпись» проставляют:
заверительную надпись «Верно»;
должность лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Слайд 4927 – Отметка об исполнителе доп
Данный реквизит включает:
инициалы и
фамилию (или полностью имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и
номер его телефона.
Это позволяет получателю письма оперативно связаться с его составителем.
Такая отметка располагается на лицевой стороне или на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и часто делается уменьшенным кеглем 10.
Слайд 5028 – Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело обяз
Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело
для последующего хранения и использования в справочных целях.
Отметка об исполнении документа включает следующие данные:
ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении;
слова «В дело»;
номер дела, в котором будет храниться документ;
личную подпись исполнителя;
дату исполнения.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ.
Слайд 51Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе.
Результаты исполнения
могут формулироваться следующим образом: «Направлен ответ, дата, №», «Дан устный ответ», «Учтено при составлении заявки», «Вопрос решен по телефону» и т. п.
Слайд 5229 – Отметка о поступлении документа в организацию (обяз)
Содержит порядковый
номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и
минуты).
Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию в виде штампа.
Регистрационный штамп проставляется на первом листе входящего документа в нижнем правом углу
Слайд 5330 – Идентификатор электронной копии документа
Отметка для автоматического поиска документа
делается, если документ вводится в память компьютера. В отметке указывают
полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла и его расширение.
