Реквизиты для возврата денежных средств от организации

Возврат денег от контрагента происходит при ошибочном перечислении, при невыполнении или некачественном выполнении условий договора. Рассказываем, как запросить возврат денежных средств и как отразить операцию в бухучете. 

В жизни хозяйствующего субъекта складываются ситуации, при которых необходимо вернуть суммы, ранее перечисленные поставщику. Рассмотрим отражение операций в бухгалтерском учете и юридические нюансы при возвращении денег на расчетный счет.

Как получить деньги назад

Вот примеры причин возврата денежных средств:

• излишнее перечисление суммы;
• ошибочное перечисление;
• расторжение или изменение условий договора.

Чтобы вернуть деньги при переплате или получить их назад, необходимо направить требование поставщику. Это может быть претензия на возврат денежных средств за товар в связи с отказом от товара или в связи с ошибкой при перечислении средств.

Как составить требование

Унифицированной формы такого письма не существует. Заявление составляется в свободной форме, на фирменном бланке.

Вот как правильно написать заявление на возврат денежных средств:

1. Укажите получателя и составителя заявления.

2. По тексту укажите:

• банковские реквизиты, куда поступят денежные средства;
• основания для перечисления;
• реквизиты операции: договор, платежное поручение, сумма;
• ожидаемый срок поступления денег;
• подпись и расшифровку Ф.И.О. ответственного лица — руководителя организации.

3. Если заявление подписывает представитель, приложите копию доверенности.

Шаблон заявления

Заявление на возврат аванса

Заявление при ошибочно перечисленной сумме

В целях устранения разногласий с поставщиком рекомендуем к письму приложить акт сверки расчетов.

Образец акта сверки

При составлении требования и акта сверки обязательно сделайте ссылку на договор.

Если товар некачественный

Если покупатель выявил недостатки оплаченного товара, он направляет поставщику претензию и акт неполучения товара (или акт о выявленных недостатках), отказ от товара оформляет с помощью накладной. Брак, замеченный при приемке товара, оформляйте с помощью унифицированной формы ТОРГ-2.

Отражение операций в учете

Рассмотрим порядок отражения операций на счетах бухгалтерского учета со стороны всех участников сделки.

№	Ситуация	Поставщик	Покупатель
1	Излишне перечислен аванс	Дт 51 Кт 62 — поступил аванс Дт 62 Кт 76,2 — по письму излишек переведен на счет 76.2 «Расчеты по претензиям» Дт 76.2 Кт 51 — излишне полученная сумма отправлена покупателю	Дт 60 Кт 51 — перечислена предоплата Дт 76.2 Кт 60 — отправлено письмо на возврат части платежа Дт 51 Кт 76.2 — излишне перечисленная сумма поступила на счет
2	Ошибочное перечисление	Дт 51 Кт 76.2 — ошибочно полученная сумма Дт 76.2 Кт 51—- отправлен возврат	Дт 76.2 Кт 51 — ошибочно перечисленная сумма. Дт 51 Кт 76.2 — получен возврат
3	Расторжение или изменение условий договора	Дт 51 Кт 62 — поступила предоплата Дт 62 Кт 76.2 — расторгли или изменили договор Дт 76.2 Кт 51 — деньги вернули	Дт 60 Кт 51 — перечислен аванс Дт 76.2 Кт 60 — договор изменили или расторгли Дт 51 Кт 76.2 — деньги поступили на счет

Нюансы учета при УСНО

Нередко у поставщика возникают разногласия с налоговыми органами о налогообложении излишних поступлений. Дело в том, что налоговая база формируется по факту оплаты, т. е. на момент поступления денег возникает доход.

При ошибочном или излишнем перечислении платежей полученные суммы не учитываются при формировании налогооблагаемого дохода (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). До выяснения обстоятельств эти средства не попадают под определение доходов от реализации или внереализационных доходов (ст. 249, 250 НК РФ).

Сказанное выше не относится к авансам, возвращаемым вследствие расторжения или изменения условий договора. На момент поступления предоплаты у налогоплательщика возникает обязанность в увеличении дохода. При взыскании полученных от покупателей авансов на возвращаемую сумму уменьшаются доходы того периода, в котором возвращены денежные средства (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Срок возврата платежей

Ошибочно или излишне перечисленные платежи возвращаются в течение семи дней со дня предъявления кредитором требования о его исполнении (п. 2 ст. 314 ГК РФ).

В случаях неправомерного удержания денежных средств и уклонения от их взыскания на сумму долга начисляются проценты в соответствии с нормами, изложенными в п. 1 ст. 395 ГК РФ и п. 5 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением норм о неосновательном обогащении (информационное письмо ВАС РФ № 49 от 11.01.2000).

Аналогичные обращения по начислению процентов применяются при расторжении договора поставки товаров (п. 3-4 ст. 487 ГК РФ).

Чтобы избежать выплаты процентов за пользование чужими деньгами, обратите внимание на дату документа и не позднее семи дней исполните обязательства.

Иная юридическая ситуация складывается в случае возвращения аванса при расторжении или изменении договора подряда. Организация, получившая предоплату, приступила к выполнению работ. В этом случае подрядчик обязан доказать, что на момент получения уведомления о расторжении договора часть его уже выполнена. При выполнении этого условия подрядчик удерживает часть установленной цены пропорционально части работы, выполненной до получения извещения об отказе заказчика от исполнения договора, и возмещает убытки, причиненные прекращением договора подряда (ст. 717 ГК РФ).

Хранение документации

Вся служебная переписка хранится не менее 5 лет, не являются исключением и письма на возвращение денег.

Если хозяйственная деятельность ведется активно и переписка объемная, используйте журнал регистрации входящих и исходящих писем, утвердив его форму в учетной политике и включив в должностные обязанности ответственного лица обязанность вести журнал учета корреспонденции.

Как узнать банковские реквизиты для возврата средств?

Чтобы узнать банковские реквизиты для возврата средств, вам необходимо обратиться в службу поддержки обслуживающего вас банка. Банковские реквизиты должны содержать такие параметры как: номер расчётного счёта (20 цифр), банковский идентификационный код (БИК) банка (9 цифр), полные Фамилия, Имя и Отчество владельца расчётного счёта. В отдельных случаях, требованием банка является указание дополнительных реквизитов — номер банковской карты. В случае отсутствия у вас расчётного счёта в банке, возврат может быть осуществлён по реквизитам ваших знакомых или родственников, но только по письменному заявлению и с подписью плательщика.

Бухгалтерия

Письмо на возврат денежных средств от поставщика

Расскажем, как правильно составить письмо на возврат на примерах с актуальными бланками документов.

В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда необходимо вернуть перечисленные контрагенту деньги. Причинами могут стать не только ошибка в реквизитах платежного поручения, но и нарушение сроков поставки товара или выполнения работ, несоответствие качества товаров или услуг, расторжение договора, переплата, выявленная по акту сверки, и прочее. Чтобы вернуть деньги, составляется претензионный документ по образцу.

Общие требования

Документ представляет собой заявление (просьбу) о возврате перечисленных денег. Унифицированной формы не существует, поэтому составляем заявление в произвольной. Укажите обязательно следующие сведения:

• реквизиты вашей организации: обращение можно составить на фирменном бланке;
• банковские реквизиты для возврата средств;
• имя руководителя контрагента, его должность и ФИО;
• тема обращения (предмет претензии): укажите, на основании какого документа (договора, счет-договора, универсального передаточного документа) оформляется письмо;
• предмет обращения: опишите точно, каким образом и в следствие чего перечислены деньги на расчетный счет поставщика. Укажите, на основании чего необходимо вернуть деньги, свои требования по срокам, включите штрафы и неустойки, если таковые имеются в документе — основании обязательства. Аргументируйте собственную позицию нормой законодательства или условиями договора, на основании которых поставщик обязан вернуть средства.

Приложите копии подтверждающих документов: платежки, банковской выписки о списании со счета. В описи укажите не только количество, но и число страниц в каждом из них. В приложении к письму обязательно добавьте акт сверки взаимных расчетов. Заверьте обращение подписями: ответственного исполнителя, финансового директора (главного бухгалтера) и руководителя организации.

Образец письма на возврат денег от поставщика

Скачать

Как составить письмо на возврат переплаты

Документ составляем в двух экземплярах, один направляем контрагенту, а второй регистрируем в журнале и подшиваем в исходящей документации. Количество экземпляров может быть больше, по одному на каждое заинтересованное лицо. Например, для руководителя и главбуха филиала, для директора и главного бухгалтера головной организации, для учредителя вашей организации.

Акт сверки

Акт сверки взаиморасчетов с поставщиком следует приложить обязательно, вне зависимости от причины возникновения дебиторской задолженности. Он позволит понять расхождения в учете или выявить ошибку.

Образец письма на возврат переплаты поставщику

Пример: возвращаем переплату, которая произошла по технической ошибке. В платежном поручении №117 от 16.07.2017г. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» неверно указан получатель: вместо ООО «Поставка спорттоваров» указан ООО «Поставка товаров». Сумма платежа 30 000 рублей. Составляем просьбу о возврате.

Скачать

Образец письма на возврат аванса от поставщика

Рассмотрим ситуацию, которая может случиться на практике (возвращаем аванс).

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» ошибочно перечислило аванс ООО «Поставка товаров» в сумме 30 000 рублей. Между организациями заключен договор на покупку спортивных мячей на 100 000 рублей. Авансовые платежи по договору не предусмотрены. Составляем письмо.

Скачать

Ответственность и сроки хранения

Письма на возврат, как и прочая деловая переписка, должны храниться не менее 5 лет.

Для претензионной переписки можно завести отдельный журнал регистраций, его форму и порядок ведения утвердите в учетной политике. Ознакомьте ответственное должностное лицо с данным порядком под роспись.

Ответственность за ведение и хранение этих документов пропишите в должностных инструкциях.

Об авторе статьи

Евдокимова Наталья

Бухгалтер-эксперт

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению.
Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Вместе с эти материалом часто ищут:

Утверждены

приказом Министерства финансов

Российской Федерации

от 27.09.2021 N 137н

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

К ВОЗВРАТУ ИЗЛИШНЕ УПЛАЧЕННЫХ (ВЗЫСКАННЫХ) ПЛАТЕЖЕЙ

1. Настоящий документ определяет общие требования к возврату излишне уплаченных (взысканных) платежей, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2021, N 27, ст. 5179) (далее — Федеральный закон N 210-ФЗ), а также платежей, являющихся источниками формирования доходов бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, за исключением платежей, предусмотренных законодательством о налогах и сборах, законодательством Российской Федерации об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, правом Евразийского экономического союза и законодательством Российской Федерации о таможенном регулировании, платежей, порядок возврата которых устанавливается федеральными законами, а также платежей в бюджет в рамках исполнения денежных обязательств перед публично-правовыми образованиями (далее — Общие требования).

(в ред. Приказа Минфина России от 10.11.2022 N 163н)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. Возврат излишне уплаченных (взысканных) платежей, указанных в пункте 1 Общих требований, осуществляется в соответствии с Общими требованиями или нормативными правовыми актами, регулирующими порядок возврата излишне уплаченных (взысканных) платежей, принятыми в соответствии с федеральными законами.

3. Излишне уплаченный (взысканный) платеж подлежит возврату по письменному заявлению или заявлению, представленному в форме электронного документа по телекоммуникационным каналам связи, включая использование федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (далее — Единый портал) или региональных порталов государственных и муниципальных услуг, и подписанному простой электронной подписью, ключ которой получен в соответствии с Правилами использования простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 января 2013 года N 33 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 5, ст. 377; 2021, N 1, ст. 114), или усиленной квалифицированной электронной подписью, или усиленной неквалифицированной электронной подписью заявителя — физического лица, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, допустимость использования которой предусмотрена законодательством Российской Федерации, плательщика, его представителя (далее соответственно — Заявление на возврат, Заявитель, представитель Заявителя) в течение 30 календарных дней, следующих за днем регистрации Заявления на возврат администратором доходов бюджета или получателем денежных средств, не являющимся администратором доходов бюджета, оказывающим государственные и муниципальные услуги, услуги, указанные в части 3 статьи 1 и части 1 статьи 9 Федерального закона N 210-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2021, N 1, ст. 48) (далее соответственно — администратор доходов бюджета, получатель денежных средств).

4. Заявление на возврат представляется администратору доходов бюджета (получателю денежных средств) Заявителем, представителем Заявителя способами, предусмотренными пунктом 3 Общих требований, с учетом технических возможностей администратора доходов бюджета (получателя денежных средств).

5. Заявление на возврат излишне уплаченного в ходе проведения исполнительных действий платежа представляется администратору доходов бюджета (получателю денежных средств) Заявителем, чья обязанность по уплате платежа исполнялась, представителем Заявителя.

В случае отмены или изменения судебного акта, акта органа или должностного лица, на основании которого был выдан исполнительный документ, отмены или признания недействительным исполнительного документа Заявление на возврат представляется администратору доходов бюджета (получателю денежных средств) Заявителем, чья обязанность по уплате платежа исполнялась, представителем Заявителя с приложением копии судебного акта, акта органа или должностного лица, на основании которого был выдан исполнительный документ, исполнительного документа, которые были отменены, изменены или признаны недействительными.

6. Возврат излишне уплаченного (взысканного) платежа осуществляется на счет Заявителя, открытый в территориальном органе Федерального казначейства и указанный в Заявлении на возврат, или банковский счет Заявителя, представителя Заявителя (в случае наличия права представителя Заявителя получать денежные средства за Заявителя), открытый в кредитной организации и указанный в Заявлении на возврат.

(в ред. Приказа Минфина России от 10.11.2022 N 163н)

(см. текст в предыдущей редакции)

7. Заявление на возврат должно содержать следующие сведения:

1) для физических лиц:

фамилия, имя, отчество (при наличии) Заявителя, представителя Заявителя (в случае подачи Заявления на возврат представителем Заявителя);

идентификационный номер налогоплательщика (при наличии);

страховой номер индивидуального лицевого счета (при наличии);

реквизиты документа, удостоверяющего личность Заявителя, представителя Заявителя (наименование документа, серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ);

реквизиты документа, подтверждающего право представителя Заявителя действовать от имени Заявителя (в случае подачи Заявления на возврат представителем Заявителя);

уникальный идентификатор начисления (при наличии);

уникальный идентификатор платежа (при наличии);

наименование платежа, денежные средства в уплату которого подлежат возврату;

сумма возврата цифрами и прописью (в валюте Российской Федерации);

причина возврата платежа;

реквизиты банковского счета, открытого в кредитной организации в валюте Российской Федерации;

адрес электронной почты, в случае отсутствия электронной почты — почтовый адрес;

номер контактного телефона (при наличии);

2) для индивидуальных предпринимателей, нотариусов, занимающихся частной практикой, адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты, глав крестьянских (фермерских) хозяйств:

фамилия, имя, отчество (при наличии) Заявителя, представителя Заявителя (в случае подачи Заявления на возврат представителем Заявителя);

идентификационный номер налогоплательщика;

реквизиты документа, удостоверяющего личность Заявителя, представителя Заявителя (наименование документа, серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ);

реквизиты документа, подтверждающего право представителя Заявителя действовать от имени Заявителя (в случае подачи Заявления на возврат представителем Заявителя);

уникальный идентификатор начисления (при наличии);

уникальный идентификатор платежа (при наличии);

наименование платежа, денежные средства в уплату которого подлежат возврату;

сумма возврата цифрами и прописью (в валюте Российской Федерации);

причина возврата платежа;

реквизиты банковского счета, открытого в кредитной организации в валюте Российской Федерации;

адрес электронной почты, в случае отсутствия электронной почты — почтовый адрес;

номер контактного телефона (при наличии);

3) для юридических лиц:

полное, сокращенное (при наличии), фирменное (при наличии) наименование юридического лица;

идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет;

фамилия, имя, отчество (при наличии) представителя Заявителя;

реквизиты документа, удостоверяющего личность представителя Заявителя (наименование документа, серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ);

реквизиты документа, подтверждающего право представителя Заявителя действовать от имени Заявителя;

уникальный идентификатор начисления (при наличии);

уникальный идентификатор платежа (при наличии);

наименование платежа, денежные средства в уплату которого подлежат возврату;

сумма возврата цифрами и прописью (в валюте Российской Федерации);

причина возврата платежа;

реквизиты счета, открытого в территориальном органе Федерального казначейства в валюте Российской Федерации, банковского счета, открытого в кредитной организации в валюте Российской Федерации;

(в ред. Приказа Минфина России от 10.11.2022 N 163н)

(см. текст в предыдущей редакции)

адрес электронной почты, в случае отсутствия электронной почты — почтовый адрес;

номер контактного телефона (при наличии).

8. Заявление на возврат представляется Заявителем, представителем Заявителя с приложением:

согласия субъекта персональных данных на их обработку и распространение в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3451; 2021, N 27, ст. 5159) в случае, если Заявление на возврат представляется Заявителем, представителем Заявителя в соответствии с подпунктами 1 и 2 пункта 7 Общих требований, представителем Заявителя в соответствии с подпунктом 3 пункта 7 Общих требований;

(в ред. Приказа Минфина России от 10.11.2022 N 163н)

(см. текст в предыдущей редакции)

копии расчетного документа Заявителя (копии распоряжения физического лица и (или) копии письма кредитной организации (ее филиала), организации федеральной почтовой связи, платежного агента, подтверждающего факт включения распоряжения физического лица в платежное поручение на перечисление платежа), полученных в том числе с использованием электронного сервиса кредитных организаций (далее — документы, подтверждающие факт уплаты платежа);

копии документов, подтверждающих право Заявителя на возврат денежных средств, и (или) подтверждающих наименование Заявителя — юридического лица или фамилию, имя, отчество (при наличии) Заявителя — физического лица, чья обязанность по уплате платежа исполнялась, в случае изменения данных Заявителя, и (или) подтверждающих право представителя Заявителя действовать от его имени, подтверждающих наличие права представителя Заявителя получать денежные средства за Заявителя (далее — документы, подтверждающие право Заявителя на возврат).

Документы, подтверждающие право Заявителя на возврат, документы, подтверждающие факт уплаты платежа (за исключением копии распоряжения плательщика (копии распоряжения физического лица), должны быть оформлены на бланке организации, выдавшей документ и подписаны ее руководителем (уполномоченным им лицом), и (или) оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к доверенностям.

Документы, подтверждающие факт уплаты платежа, не представляются при наличии информации об уплате платежа в Государственной информационной системе о государственных и муниципальных платежах.

9. Администратор доходов бюджета (получатель денежных средств) в течение 10 рабочих дней, следующих за днем регистрации им Заявления на возврат, осуществляет проверку:

соответствия Заявления на возврат требованиям пунктов 7 и 8 Общих требований;

факта зачисления платежа;

наличия права на возврат денежных средств;

соответствия требованиям ограничения возврата денежных средств, установленным законодательством Российской Федерации (при наличии).

10. В случае отсутствия в Заявлении на возврат сведений, предусмотренных пунктом 7 Общих требований, и (или) отсутствия документов, указанных в пункте 8 Общих требований, администратор доходов бюджета (получатель денежных средств) уведомляет Заявителя, представителя Заявителя о невозможности рассмотрения Заявления на возврат с мотивированным объяснением причин невозможности его рассмотрения в течение срока, установленного пунктом 9 Общих требований, путем направления Заявителю, представителю Заявителя соответствующего уведомления одним из перечисленных способов с учетом технических возможностей администратора доходов бюджета (получателя денежных средств):

на адрес электронной почты или почтовый адрес;

по телекоммуникационным каналам связи в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица администратора доходов бюджета (получателя денежных средств);

в личный кабинет Заявителя на Едином портале или региональных порталах государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица администратора доходов бюджета (получателя денежных средств).

11. В случае положительного результата проведения предусмотренной пунктом 9 Общих требований проверки:

1) администратор доходов бюджета:

в течение срока, установленного пунктом 9 Общих требований, принимает решение о возврате излишне уплаченного (взысканного) платежа;

в течение 5 рабочих дней, следующих за днем принятия решения о возврате излишне уплаченного (взысканного) платежа, представляет поручение в орган Федерального казначейства для осуществления возврата денежных средств Заявителю, представителю Заявителя (в случае наличия права представителя Заявителя получать денежные средства за Заявителя) в соответствии с порядком учета Федеральным казначейством поступлений в бюджетную систему Российской Федерации и их распределения между бюджетами бюджетной системы Российской Федерации, утверждаемым Министерством финансов Российской Федерации <1>;

———————————

<1> В соответствии с абзацем четвертым пункта 2 статьи 160.1 Бюджетного кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3823; 2021, N 27, ст. 5072).

2) получатель денежных средств:

в течение срока, установленного пунктом 9 Общих требований, принимает решение о возврате излишне уплаченного (взысканного) платежа;

в течение 5 рабочих дней, следующих за днем принятия решения о возврате излишне уплаченного (взысканного) платежа, обеспечивает возврат денежных средств Заявителю, представителю Заявителя (в случае наличия права представителя Заявителя получать денежные средства за Заявителя).

12. В случае отрицательного результата проведения предусмотренной пунктом 9 Общих требований проверки администратор доходов бюджета (получатель денежных средств):

в течение срока, установленного пунктом 9 Общих требований, принимает решение об отказе в осуществлении возврата излишне уплаченного (взысканного) платежа;

в течение 5 рабочих дней, следующих за днем принятия решения об отказе в осуществлении возврата излишне уплаченного (взысканного) платежа, уведомляет Заявителя, представителя Заявителя о принятом решении об отказе в осуществлении такого возврата путем направления Заявителю соответствующего уведомления одним из перечисленных способов с учетом технических возможностей администратора доходов бюджета (получателя денежных средств):

на адрес электронной почты или почтовый адрес;

по телекоммуникационным каналам связи в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица администратора доходов бюджета (получателя денежных средств);

в личный кабинет Заявителя на Едином портале или региональных порталах государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица администратора доходов бюджета (получателя денежных средств).

---

Вернуть средства на расчетный счет может потребоваться в трех случаях: допущены ошибки при перечислении денег, нарушены условия договора, возврат денег из кассы. Рассмотрим эти ситуации подробнее.

1. Деньги перечислены ошибочно

Такое может произойти, если неверно заполнены реквизиты получателя в платежном поручении. Например, указан один поставщик вместо другого. Компания или ИП, которые получили деньги по ошибке, не смогут оставить их себе: гражданское законодательство приравнивает подобное к незаконному обогащению (ст. 1102 ГК РФ).

О том, что произошла ошибка, может сообщить контрагент, который не получил оплату. Или бухгалтерия организации − владелец счета обнаружит это в выписке банка, когда будет отражать операции в учете. После того, как ошибка найдена, получателю денег необходимо отправить письмо о возврате средств на расчетный счет. К письму следует приложить копию платежки с отметкой банка об исполнении.

Письмо о возврате можно написать в произвольной форме, но в нем обязательно должны быть такие составляющие:

1. данные для точной идентификации операции − дата, номер платежного поручения, сумма, назначение платежа;
2. банковские реквизиты для возврата денег;
3. предупреждение об ответственности в случае невозврата.

Обнаруженная ошибка должна отразиться в учете: задолженность нужно перенести на компанию или ИП, которым по ошибке отправлены деньги. После возврата денег на расчетный счет бухгалтер сделает корректировки.

Пример письма о возврате денежных средств:

Если получатель, которому деньги перечислены по ошибке, не вернет их, придется обратиться в суд. Письмо послужит доказательством того, что владелец счета принимал необходимые меры для возврата денег.

2. Поставщик нарушил условия договора

Нестыковки в поставках могут возникнуть разные:

1. товар ненадлежащего качества;
2. объем поставки не соответствует указанному в документах;
3. работы не выполнены в полном объеме.

Но суть рабочей ситуации всегда одинакова: покупатель (заказчик) должен заплатить поставщику (исполнителю) меньше, чем изначально установлено договором. И если предоплата сделана в размере 100 %, деньги следует вернуть.

В договоре может быть не прописано, как оформлять документы в случае, если нарушены условия сделки. Тогда можно использовать такой алгоритм:

1. Если есть расхождения по количеству товаров, нужно внести исправления в накладную. Составить акт о расхождении по количеству и качеству в произвольной форме или используя форму ТОРГ-2. Если качество соответствует договору, достаточно акта.
2. Указать в акте выполненных работ объем, который принят, и новую сумму.
3. Уведомить продавца официальным письмом и приложить исправленный акт по материалам, товарам, работам, услугам.
4. Согласовать с поставщиком уменьшение стоимости сделки, возврат части предоплаты или зачет этой суммы при следующих оплатах товаров, работ, услуг.

Если сделка разовая, то выбора у продавца нет, он должен перечислить деньги покупателю. Если же продавец отказывается признать, что нарушил договор или не собирается возвращать деньги, оформляется претензия на его имя. В суд нужно обратиться только после того, как варианты с досудебным урегулированием исчерпаны. Иначе судьи могут отказать в рассмотрении исков. На практике должнику бывает проще и дешевле согласиться с претензией и урегулировать задолженность, чем проходить через судебные инстанции.

3. Возврат средств на расчетный счет из кассы

Даже если организация применяет безналичные расчеты с поставщиками и покупателями, она может получать деньги в кассу. И в таком случае возврат также не исключен. К примеру, неиспользованных наличных, полученных из банка на различные выплаты —, зарплаты, стипендии, пособия. Или подотчетных сумм.

Для возврата на расчетный счет кассир или другой уполномоченный сотрудник передают деньги инкассаторам либо отвозят в банк. Поступление денег из кассы на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером на имя кассира или того работника, который передавал деньги инкассаторам либо отвозил в банк.

При подготовке к инкассации кассир должен собрать наличные в сумку, заполнить и приложить к ней ведомость, накладную и квитанцию. Инкассатор, получив деньги, расписывается на квитанции и ставит оттиск штампа.

Текст подготовила Елена Галичевская, эксперт «СКБ Контур»

Читайте также:

Как правильно отчитаться, если сотрудник расплатился корпоративной картой

Как уволить работников во время эпидемии и не нарушить закон

Как вести себя с контрагентом, который вам должен: 5 стадий