Данная статья поможет вам правильно оформить реквизиты служебного письма в США и Великобританию, а также лучше понять документы, полученные оттуда. Их правила легли в основу международной англоязычной переписки, поэтому если вам надо написать письмо в другую страну, особенности оформления документов которой вам неизвестны, то можете следовать этим устоявшимся правилам.
В России при оформлении делового письма следует руководствоваться требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые помогают унифицировать расположение многих реквизитов. В международной практике подобного документа нет. И каждая компания самостоятельно разрабатывает бланки деловых писем с учетом сложившихся традиций. Правила составления деловой корреспонденции и ведения переписки сформировались более 150 лет назад. Принято считать, что впервые они были введены в Англии.
Рассмотрим более подробно международные правила оформления делового письма (но стоит отметить, что оформление корреспонденции для европейских и американских коллег имеет некоторые отличия). Уже с первого взгляда видно, что расположение привычных для нас реквизитов значительно отличается от российских стандартов (см. возможные варианты в Примерах 1 и 2). Поэтому при составлении деловых писем зарубежным партнерам стоит учитывать их правила.
Пример 1. Возможные варианты расположения некоторых реквизитов
Пример 2. Структура стандартного делового письма на английском языке
Бланк письма и адрес отправителя
Письмо может оформляться как на фирменном бланке организации, так и на чистом листе бумаге.
При составлении письма российская компания может использовать либо двуязычный бланк, согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016, либо специально разработанный бланк для международной переписки. В случае использования двуязычного бланка наименование организации и справочные реквизиты о компании на русском языке пишут слева, на английском – справа.
Каждая страна имеет свои формы собственности и организационно-правовые формы, что отражается в законах. Поэтому переводить русские аббревиатуры этих терминов на английский язык неверно с юридической точки зрения, это может исказить реальное значение организационно-правовой формы компании.
В комментариях к письму Банка России от 20.04.2005 № 64-Т: SWIFT BIC (международный стандарт ISO 9362) даются следующие рекомендации:
- форма собственности и организационно-правовая форма приводятся в сокращенном виде после указания наименования заглавными латинскими буквами: ООО, ZAO, OAO, AKB;
- наименование организации указывается без кавычек и апострофов в сокращенном виде заглавными буквами на английском языке или транслитерируется латинским алфавитом в соответствии с таблицей транслитерации, сформированной на основе Межгосударственного стандарта ГОСТ 7.79-2000 (ИСО 9-95) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом».
Если письмо оформляется на бланке, то он уже, как правило, содержит:
- наименование компании (возможно только на английском языке либо еще и на русском – сравните Примеры 1 и 2). Должна быть выполнена полная транслитерация русского названия и организационно-правовой формы латиницей, например ООО «Уральский цветок» станет Ural’skij czvetok OOO. Аббревиатуру также следует транслитерировать, при желании можно дать в скобках расшифровку, например, НПП «Спецпроект» – NPP Speczproekt (Speczproekt Research and Production Enterprise);
- логотип, если он есть;
- адрес и иные контактные данные: сайт, электронную почту, телефон. Эти сведения могут располагаться как в верхнем правом углу, так и в самом низу листа (сравните Примеры 1 и 2, см. реквизит, обозначенный цифрой «5»). По международным правилам элементы адреса надо указывать в следующем порядке: сначала номер дома, название улицы, номер офиса и только потом город, почтовый индекс и страну.
Если письмо многостраничное, то вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине нижнего поля документа и могут дополняться словами «page 2», «page 3» и т.д. Второй и последующие листы письма могут печататься как на бланке, где в колонтитуле указывается только наименование компании или логотип, так и на чистых листах бумаги.
Не следует оставлять на последнем листе письма 1 строчку последнего абзаца, только подписи, указания на приложения или рассылку копий – это может привести к печальным последствиям из-за потери этого листа. Лучше полностью перенести концовку текста вместе с подписью и дополнительной информацией на последний лист документа.
Письмо можно составить и не на фирменном бланке, а на чистом листе бумаги. Тогда контактные данные автора письма, как правило, располагают в верхнем правом углу:
Пример 3. Наименование и адрес автора письма
Пример 4. Имя и адрес автора письма
Жирным шрифтом можно выделять ключевую информацию, но можно обойтись и без этого. Подчеркивание используется реже.
В зарубежной практике приняты следующие поля письма (со всех сторон они одинаковые):
- минимум 1 дюйм – это 2,5 см;
- максимум до 1,5 дюйма – это 3,75 см.
Соседние реквизиты стоит отделять друг от друга 1 или 2 пустыми строками. Многосоставные реквизиты дополнительными межстрочными интервалами не разделяются. См. целый документ в Примере 2.
Ссылка (Reference), тема письма
Составитель письма может указать свою ссылку («Our reference» или сокращенно «Our ref.»1, отмечена цифрой «1» в Примерах 1 и 2). Тогда при ответе на данное письмо ее надо упомянуть в зоне, отмеченной цифрой «2»: «Your reference» или «Your ref.»1. Это аналог ссылки на регистрационный номер поступившего документа в наших письмах, только мы еще и дату входящего документа указываем на своем ответе. А они пишут только номер.
Но эти ссылки редко используются в международной практике, несмотря на то что их наличие существенно облегчает связь документов, относящихся к единому вопросу.
После адресата чаще всего указывают содержание письма. Эта строка информирует получателя о сути документа («3» в Примере 2) – аналог нашего заголовка текста:
- если ваше письмо является ответом на письмо партнера, то в этой строке указывают информацию в виде ссылки, которая обозначается как «Re:» или «Ref.», что переводится: «В ответ на ваше письмо» (соглашение, предложение и т.д.). Например, «Ref: Your Contract 236/01» или «Rе: your letter 10/5/2020»;
- если это первое письмо в иностранную компанию, то «Re:» («Ref.») опускают и вместо этого рекомендуется писать «Subject:». Например, «Subject: Agreement U‐40-SA and cooperation with Maribor Bus RUS» или «Subject: IBM Corporate Law Deparent letter November 29, 2019 regarding IBM Stockholder Proposal of John C. Fila».
Если необходимо послать личное письмо, после фамилии нужно указать «Лично» («Personal» – в США, «Private» – в Англии).
Дата письма
Дату письма обычно размещают справа ниже контактных данных автора после ссылок (при их наличии), см. «4» в Примерах 1 и 2. Обратите внимание на разницу способа указания полной даты в разных странах. Самыми «неожиданными» становятся даты, у которых день в пределах 12 и тогда вы гадаете, где тут месяц, а где день (см. Таблицу 1). Хуже, если получатель письма не гадает и понимает дату неправильно – на свой манер, например, ваше 8 сентября 2020 года может превратиться для него в 9 августа 2020 года или 10 мая 2020 года – в 5 октября 2020 года. Чтобы избежать подобных недоразумений, пишите месяц словом.
Таблица 1. Указание даты в письме в разных регионах
Адресат
Адресат пишут в левой части письма после адреса отправителя, ссылок и даты. Он должен содержать:
- название компании или имя частного лица и
- адрес в «перевернутом» порядке от частного к общему: дом, улица или т.п. (слова «Street», «Place», «Avenue» пишутся с заглавной буквы), населенный пункт (обычно город), название штата (графства), почтовый индекс, страна.
Если известно точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом (как в Примере 5). Вначале пишется имя, на следующей строчке наименование структурного подразделения и ниже должность получателя письма.
Если этих сведений у вас нет, то указание, кому адресовано письмо, следует поместить после слов «Attention of:» (см. Пример 6). В русскоязычном варианте это звучит как «Вниманию определенной» службы/должностного лица/конкретного человека. В Примере 2 мы показали расположение максимума реквизитов, хотя, заметьте, если мы не знаем имени нужного нам человека, то личного обращения вписать не сможем.
Пример 5. Адресат и обращение
Пример 6. Адресат, когда не знаем имени
Текст письма и обращение
В отличие от российских правил текст письма пишется по принципу блоков, когда каждый абзац (см. «7» в Примере 2):
- начинается сразу от левого поля, т.е. красная строка в начале абзаца отсутствует;
- отделяется от следующего дополнительным межстрочным интервалом.
Широко принятый шрифт письма – Times New Roman, размер 12. Хотя могут использоваться и другие шрифты, например Arial, Calibri. При выборе шрифта всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, лучше выбрать Times New Roman, если вы пишете в коммерческую компанию, у вас больше свободы при выборе шрифтов.
Обратите внимание: в Европе после обращения ставится запятая, а в США – двоеточие. Само обращение пишется слева ниже адреса получателя (см. Пример 5).
Таблица 2. Наиболее часто встречающиеся обращения в англоязычной переписке
Раньше при адресации письма конкретному человеку его имя вместе с должностью могли вписать после слов «Attention of:» или сокращения «Attn.», например: «Attn. Mr. Brown, Head of Sales Department» – переводится как «Вниманию мистера Брауна, начальника департамента продаж». Но сейчас этот вариант встречается реже, считается устаревшим. Лучше следовать образцу, показанному в Примере 5.
Заключительная формула вежливости всегда должна соответствовать обращению (см. «8» в Примере 2 и Таблицу 3). В ответном письме должна быть употреблена та же формула вежливости, что и в присланном.
Если это не первое ваше письмо к деловому партнеру и у вас сложились дружеско-деловые отношения, тогда в конце письма перед подписью допустимо писать «Best regards» («C наилучшими пожеланиями»).
Таблица 3. Пары «обращение» – «заключительная формула вежливости»
Подпись автора письма
После заключительных формул вежливости автор письма ставит свой личный росчерк. Подпись должна включать еще полное имя и занимаемую должность либо имеющееся звание.
Пример 7. Подпись с заключительной формулой вежливости
Пример 8. Подпись с заключительной формулой вежливости
Если письмо подписано другим человеком, должно быть указано «От имени» такого-то («pp» – «per pro») либо «По поручению». В российском варианте – это исполнитель, подготовивший проект документа. В отличие от отечественных стандартов в международной практике исполнитель имеет право подписывать документы, указав свое имя и должность.
Пример 9. Подпись по поручению с заключительной формулой вежливости
Приложение и дублирование письма другому адресату
Обратите внимание, что в отличие от российских правил отметка о приложении к международному англоязычному письму располагается ниже заключительных форм вежливости и подписи автора письма. Она включает только наименование документа обычно без указания количества листов и экземпляров. Такая отметка начинается со слова «Enclosures» или его сокращения «Encl.» или «Encls.» (см. «9» в Примере 2).
Приложений может быть несколько, тогда они нумеруются (Пример 10). Гораздо реже отметку пишут без наименования прилагаемого документа – только «Encl.».
Пример 10. Отметка о наличии приложений
Enclosures: 1. Invoice 2. Bill of Lading
Фраза «Сс: Ms. Ann Brown» после строчки о наличии приложения означает, что копия письма будет послана еще Ms. Ann Brown («10» в Примере 2).
Оформление почтового конверта
Международные правила переписки предъявляют требования к оформлению конверта:
- на первой строке почтового конверта указывают инициалы и фамилию получателя. Перед инициалами необходимо поставить сокращенную форму обращения к респонденту (см. Таблицу 2). После имени и фамилии при желании можно указать должность адресата. Обратите внимание, что в Британии принято указывать все титулы;
- на второй строчке пишут название компании;
- на третьей – номер дома, наименование улицы, номер офиса;
- на четвертой – наименование города, штата (графства, региона и т.д.) и почтовый индекс;
- на пятой строке – название страны.
В Примерах 11 и 12 показаны конверты, адресуемые в Великобританию и США. В других странах есть свои незначительные особенности в порядке написания адреса. Чтобы не ошибиться при заполнении почтового конверта, направляемого в конкретную страну, можно воспользоваться специальным интернет-ресурсом www.addressexamples.com.
Пример 11. Оформление почтового конверта в Великобританию
Пример 12. Оформление почтового конверта в США
Обратите внимание на следующие особые требования почтовых служб:
- по рекомендации почтовой службы США при указании адреса не следует использовать точки или запятые;
- наименование штата в США указывается аббревиатурой из 2 букв, полностью прописывать название штата не обязательно;
- по требованию Royal Mail (это почтовый оператор Великобритании) название города необходимо писать заглавными буквами, например: «LONDON»;
- в британских почтовых индексах используются цифры и буквы, в то время как в большинстве стран – только цифры;
- при отправлении письма из России название страны адресата необходимо дублировать на русском языке.
Если на вашем компьютере стоит Microsoft Office 2000 и выше, можно на первых порах воспользоваться мастером писем для создания бланка для международной переписки, см. Пример 13. Шаблоны писем можно найти по следующему пути: Файл – Создать – Шаблоны Office.com – Письма и выбрать наиболее подходящий вариант. Но шаблоны мастера не всегда применимы: в некоторых зарубежных компаниях могут быть свои правила размещения реквизитов – относитесь к этому с пониманием.
Для российских компаний, которые ведут официальную переписку с иностранными партнерами, желательно иметь минимум 2 вида бланков письма: один по ГОСТ Р 7.0.97 для переписки с отечественными корреспондентами, второй – англоязычный для зарубежной переписки. Если есть активные деловые связи с конкретной страной, то полезно будет прояснить именно ее особенности оформления служебных писем. Важным подспорьем в этом станут письма из этой страны, которые присылают в вашу организацию.
Пример 13. Шаблон международного письма из Мастера писем в MS Word
Письма,
используемые в практике общения
зарубежных организаций, могут включать
следующие реквизиты:
1) сведения
об отправителе (Issuer Field) – наименование
организации, ее почтовый и телеграфный
адрес, номер телефона, факса, телефакса
и т. д.;
2) ссылки
на индексы отправителя (Reference Line);
3) дату
(date);
4) «внутренний
адрес» (Inside Address), включающий наименование
получателя письма (лицо, организация)
и его почтовый адрес;
5) указание
на конкретное лицо «К сведению» (Attention
Line);
6) вступительное
обращение (Salution);
7) заголовок
к тексту (Subject Line);
основной
текст
письма
(Body of the Letter);
9) заключительная
формула вежливости (Complementary close);
10) подпись
(Signature);
11) указание
на приложение (Enclosure);
12) указание
на рассылку копий данного документа
(CCNotation).
Сведения
об отправителе. На
бланке письма организации указывают
наименование организации, ее товарный
знак, почтовый и телеграфный адрес. Под
наименованием организации может
указываться род ее деятельности.
Например,
фирма
BRM, занимающаяся совершенствованием
работы с деловой документацией, указывает
на бланке: «Хранение и управление
информационными потоками».
Ссылки
на индексы отправителя. В
зарубежной практике в письме приводятся
его поисковые признаки – цифровые или
буквенные обозначения составителя
письма, машинистки, отдела, фирмы, номера
дела и др. Например:453/12,
где 453 – порядковый номер письма, а 12 –
номер дела. Ссылка может иметь такой
вид:
• In
your please refer to Е1/КД/15621) (В Вашем ответе
просим ссылаться на Е1/КД/15621);
• Kindly
mention Ex 16/1716 in your reply (Просим
упомянуть
Ex
16/1716 в Вашем ответе)
и
т. п.
Дата
письма проставляется
обычно в верхней правой части бланка.
Определенные сложности могут возникнуть
при цифровом написании даты. Стандарт
ИСО 8601: 1898 рекомендует цифровое оформление
даты в следующей последовательности:
год, месяц, день. Например:2000.04.01.
Из-за различия между английской и
американской традициями цифрового
написания даты могут возникать ошибки
при ее толковании. Так, дата 06.07.2000 в
Великобритании будет восприниматься
как 6 июля 2000 г., а в США – как 7 июня
2000 г.
Однозначное
понимание даты обеспечивает ее
словесно-цифровое оформление. Например:10
June 2000 (10 июня 2000).
К
традиционным британским способам
относятся следующие варианты оформления
даты: 20 Feb. 2000; 20 February 2000. В американской
традиции принята иная последовательность
элементов даты: February 20, 2000. Названия
месяцев на английском языке пишутся с
заглавной буквы.
Адресат
(«внутренний адрес»). Почтовый
адрес должен быть написан компактно,
без промежутков между буквами и без
подчеркивания элементов слов. Рекомендуется
писать заглавными буквами название
местности, учреждения, осуществляющего
доставку, и страну назначения.
Строки
адреса должны быть выровнены с левой
стороны.
Количество
знаков в строке в почтовом адресе не
должно превышать 30. Адрес, содержащий
более 30 знаков в строке, можно написать,
используя меньший шаг письма.
В
стандарте ИСО 11180: 1193 содержится лишь
рекомендация придерживаться при
написании адреса предложенной
последовательности адресных элементов,
по возможности группируя их и руководствуясь
правилами и обычаями страны назначения.
Для
написания полного почтового адреса
частных
лиц используются
следующие элементы:
1) наименование
адресата (указание семейного положения
или титула лица). Например:
мистер,
мисс, миссис, Его Святейшество, Его
Превосходительство, Ее Величество;
2) имя
(имена), фамилия, приставка к имени:
• имена
(прозвища, особенные имена) в сочетании
с фамилией для различения лиц в семье
(например,
Джон,
Майкл, Дуди, Милли);
• фамилия
семьи (слово или группа слов), используемая
для обозначения семьи (например,
Райдер,
Смит, Чизмен);
• приставка
к имени, например,
старший,
младший;
3) занятие,
функция, по адресу (через):
• определенное
занятие (например,
инженер,
судья, нотариус;
• по
адресу (через) – указывается связь
с другим лицом или учреждением (например,по
адресу Эйси Браун Бовери; по адресу
семьи Смит);
4) пункт
доставки:
• вид
улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь
и т. д.);
• название
улицы (например,
Станционная
авеню; Станционная улица, Станционная
площадь, станция Виктория, станция
Лайм-стрит);
• идентификационный
номер на улице; номер подъезда или
здания, этажа и квартиры (например,27/307,
подъезд № 27, 4‑й этаж, квартира
№ 7);
• название
дополнительного адресного компонента,
относящегося к зданию, кварталу, башне,
комплексу и т. д.;
• название
села, местечка, деревни, квартала, региона
(Ткхилл, Доклендз, Ерлхэм, Кэдмен, Сохо);
• почтовый
ящик и номер (для обладателя ящика);
• общая
доставка;
5) почтовый
код или номер почтового маршрута,
местность, наименование учреждения,
осуществляющего доставку:
• почтовый
код, который обычно используется для
итоговой сортировки местным или
региональным узлом доставки. К этим
кодам могут добавляться другие цифры
или буквы (например,750
15; ВН2 120);
• номер
почтового маршрута, код, включающий
несколько цифр и/или букв, указывающих
маршрут для направления почты к месту
назначения (например,67
– дорога Беллин-зона Аироло; К1А –
отправка на сортировочный участок);
• название
учреждения доставки, название учреждения,
ответственного за доставку почтового
отправления адресату в место назначения
(например,
Берн
31 (почтовый ящик));
6) название
территории или провинции т/или название
страны:
• название
региона, графства, района, кантона и
т. д. (например,
Техас,
Йоркшир, Уэльс);
• название
страны назначения (например,
Швейцария,
Франция, Великобритания, США).
Ниже
приведены примеры написания адресов
частных лиц:
Mr. Walter
EGGERS
3040
Idaho Ave NW
Apt
#621
WASHINGTON
D.C. 20016
USA
Mr. Costas
MAVRIKIS
81
Pine Brook Dr
LARCHMONT
N.Y. 10538
USA
MR.
Adam SIMPERINGHAM
37
Franklin Road
Freemans
Bay
AUCKLAND
NEW
ZEALSND
Mr. Erin
SIMPERINGHAM
127
Salisbury Road
CAMPERDOWS
NSW 2050
AUSTRALIA
Для
написания полного почтового адреса
юридических
лиц используются
следующие элементы:
1) название
организации (например,
Nestle
Ltd; Kodak Ltd; UNESCO);
2) указание
на род деятельности или изделия (например,
фирма
по гражданскому строительству, общая
трастовая компания, продажа семян);
3) название
отдела или подразделения организации
(например,
отдел
внешней торговли, отдел цветных металлов,
общий отдел);
4) пункт
доставки;
5) почтовый
код или номер почтового маршрута,
название местности, наименование
учреждения, осуществляющего доставку;
6) название
территории или провинции и/или название
страны.
Последние
три элемента при написании адреса
юридического лица указываются так же,
как при написании адреса частного лица.
Если
письмо адресуется организации, то
сначала указывают ее название, затем
почтовый адрес. Например:
Continental
Supply Company
3
12 Sixth Avenue
New
York, N.Y. 11011
USA
Если
письмо адресуется должностному лицу,
то сначала указывают его фамилию,
должность, строкой ниже – название
фирмы, затем – почтовый адрес. Например:
Mr. G. H. Black,
Chairman,
A. Smith
and Ch., Ltd.
London
SWL 75 C
England
Если
адресат – мужчина, то перед его фамилией
ставят сокращенное слово Mr. – от
Mister («господин»). В Великобритании вместо
этого слова нередко употребляют
сокращение Esq. («эсквайр»), которое
ставится после фамилии. Например:
E. F. White,
Esq.
Перед
фамилией следует указывать имя или
инициалы. Например:
Mr. Harold
Brown
Mr. A. White
Если
адресат – женщина, то перед фамилией
ставится сокращенное слово Mrs. – от
Mistress («госпожа») или слово Miss, если
женщина не замужем. Например:
Mrs.
Rosalinda Jones
Miss
G. Black
Имя
и фамилию лица при адресовании
рекомендуется писать так же, как они
даны в подписи на поступившем документе:
если имя в подписи указано полностью,
то и при адресовании оно должно быть
дано полностью, если в подписи стоят
только инициалы, то и при адресовании
нужно указывать только инициалы. В
отличие от русского языка в английском
инициалы лица никогда не пишутся после
фамилии, а всегда перед ней.
Нередко
после фамилии должностного лица
сокращенно (заглавными буквами) указывают
на принадлежность к какой-либо организации,
партии, на наличие звания или ордена.
Например:
E. F. Jons,
DM (Doctor of Medicine – доктор медицинских наук)
A. B. Smith,
M.P. (Member of Parliament – член парламента)
G. H. Dlack,
K.C.V.O. (Knight Commander of the Victorian Order – кавалер
ордена
Королевы
Виктории).
Когда
фамилия лица, занимающего определенную
должность в данной организации,
неизвестна, то адресат обозначается
следующим образом:
Указание
должности без фамилии лица, ее занимающего,
возможно лишь тогда, когда эта должность
является единственной в организации,
указанной в адресате (Chairman – председатель,
President – президент, председатель, Managing
Director – директор-распорядитель, Secretary –
секретарь, Chief Accountant – главный бухгалтер).
В этом случае перед названием должности
ставится артикль the (The Chairman, The Secretary и
т. д.).
Если
же известны и фамилия, и должность
адресата, то они указываются следующим
образом:
Артикль
перед названием должности в таких
случаях не употребляется.
При
написании почтового адреса принята
такая последовательность элементов:
номер дома, название улицы, название
города и индекс, название страны.
Например:
«Индастриал
Хаус»
34–41
Крейг роуд
Болтон
БЛ4 8ТФ
ВЕЛИКОБРИТАНИЯ
Слова
Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной
буквы.
Если
письмо направляется в США, то после
названия города дается название штата,
часто сокращенное. При адресовании
писем в Великобританию может быть
указано графство.
Приведем
примеры написания адресов юридическим
лицам:
American
National Standards Institute
11
West 42nd Street
13th
floor
NEW
YORK, N.Y/ 10036
USA
City
Bankers Association
Mr. Ian
SCORER
12
Bolingbroke Grove
LONDON
GREAT BRITAN
SW
11 6ER
Указание
на конкретное лицо «К сведению».Альтернативой
включения имени и должности получателя
в реквизит «адрес» является внесение
их в графу «К сведению». Если в адресе
не указаны эти данные, то они могут
содержаться в особом элементе письма,
который не является обязательным, но
присутствует в том случае, когда автор
заинтересован, чтобы его письмо поступило
конкретному лицу. Эта отметка – указание
на конкретное лицо – помещается отдельной
строкой под адресом. Например:
Attention:
Mr. P. Cooper
или
Attention
of: P. Cooper
или
For
the Attention of Mr. P. Cooper
Вместо
фамилии лица может быть указана должность
или название отдела, в который направляется
письмо. Например:
Attention
of the Sales Manager
Attention
– Sales Department
Вступительное
обращение. В
деловых письмах используются следующие
обращения:
• «Уважаемые
господа» – к организации в целом:
Dear
Sirs
Gentlemen
(вСША)
• «Уважаемый
господин» – к мужчине, если неизвестно
его имя:
Dear
Sir
• «Уважаемая
госпожа» – к женщине, если неизвестно
ее имя:
Dear
Madam
• «Уважаемый
г-н Смит» – к мужчине:
Dear
Mr. Smith
• «Уважаемая
г-жа Смит» – к замужней женщине:
Dear
Mrs. Smith
• «Уважаемая
г-жа Смит» – к незамужней женщине:
Dear
Miss Smith
• «Уважаемая
г-жа Смит» – к женщине, если неизвестно
ее семейное положение:
Dear
Ms. Smith
• «Дорогой
Джон» – к человеку, которого вы хорошо
знаете, или другу:
Dear
John
Менее
официально выглядят обращения «Уважаемый
г-н Джон» (Dear Mr. John) или «Уважаемый г-н
Джон Смит» (Dear Mr. John Smith). Имя и инициалы
адресата в этом случае обычно опускаются.
После
вступительного обращения ставится
запятая (в Англии) или двоеточие (в США).
Заголовок
к тексту письма включает
краткое его содержание. Например:«О
возобновлении поставок», «О заполнении
договора».
Основной
текст письма. Текст
большинства писем состоит из трех
частей. После приветствия или обращения
(«Уважаемый г-н …») следует начало
основного текста, где говорится о
причинах обращения; в главной части
текста сообщается о деталях (подробностях);
в завершающей части делаются выводы,
сообщается о планах на будущее и т. д.
В
первой части могут использоваться
следующие фразы:
… Мы
пишем, чтобы узнать (навести справки) о
… (…
We are writing to inquire about…);
Мы
пишем в связи с … (We
are writing in connection on with …);
Мы
интересуемся (заинтересованы) и хотели
бы узнать … (We
are interested in … and we would like to know …)
и
т. п.
Предложение,
содержащее основное сообщение, может
начинаться такими словами:
Мы
хотим сообщить … (We would advise …);
С
удовольствием сообщаю, что … (It is my
pleasure …);
Имеем
честь сообщить Вам, что … (We
bed to inform you that …)
и
т. п.
Просьба
сообщить необходимую информацию
начинается словами:
Сообщите,
пожалуйста, … (Could you please tell me …); Пожалуйста,
сообщите … (Please
let me know if …); Я
был
бы
рад
узнать
… (I should be glad to know if …)
и
т.
п.
Письмо-ответ
может начинаться с таких фраз:
Благодарю
Вас за письмо от (дата) … (Thank
you for your letter of
(date)
…);
Мы
получили Ваше письмо (дата) … (We
have received your letter of
(date)
…)
и
т. п.
В
деловой переписке используются следующие
выражения благодарности и внимания:
Очень
любезно с Вашей стороны … (It
is very kind of you to …);
Пишу,
чтобы поблагодарить Вас за … (I
am writing to thank you very much indeed for …);
Позвольте
воспользоваться случаем, чтобы
поблагодарить Вас … (May
I take this opportunity of thanking you for …);
Благодарим
за Ваш большой вклад в … (Thank
you for contributing so much to …);
Примите,
пожалуйста, мою искреннюю (глубокую)
благодарность за Вашу помощь … (Please,
accept me sincere (deep) appreciation for your
help
…)
и
т.
п.
Извинения
могут начинаться такими словами: Мы
должны извиниться за … (We
must apologise for …); Мы
извиняемся
за
… (We apologise for …);
Мы
очень огорчены из-за того, что … (We
are extremely sorry for …);
Хочу
принести свои самые искренние извинения
за … (I
wish to offer me sincere apologies for …)
и
т. п.
После
изложения основной причины письма,
деталей и подробностей приводятся
заключительные фразы:
Буду
ждать
Ваш
ответ
… (I look forward to receiving your soon reply …);
С
нетерпением
жду
ответа
… (Looking forward to hearing from you …)
и
т. п.
В
заключительной части может быть дана
оценка приведенной в письме информации:
Надеюсь,
что эта информация Вам поможет (I hope that
this information will help you);
Пожалуйста,
без колебаний свяжитесь со мной, если
Вам нужна более подробная информация
(Please, do not hesitate to contact me if you need any further
information)
и
т. п.
Заключительная
формула вежливости. В
качестве заключительной фразы в письмах
к организациям используются такие
выражения:
Yours
faithfully
Yours
truly
Yours
very truly
Faithfully
yours
Truly
yours
Best
wishes
Указанные
фразы можно перевести как «С уважением»,
«Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».
В
Англии наиболее распространенными
сочетаниями вступительного обращения
и заключительной формулы вежливости
являются следующие:
Dear
Sirs/Sir/Madam
Dear Mr./Mrs./Miss/Ms
Smith
Dear
John
Yours
faithfully
Yours
sincerely
Best
wishes
В
данных формулах заключительная фраза
соответствует началу письма. Эти же
формулы часто используются в письмах
российских организаций.
Подпись.
В
письмах иностранных корреспондентов
подпись размещается обычно под
заключительной формулой вежливости.
Фамилия лица, подписавшего документ,
помещается под личной подписью, а затем
указывается должность. Например:
Yours
sincerely
Mr.
S Basuki
Manager
Подпись
выглядит иначе, если письмо подписывает
работник фирмы по поручению руководства.
Например:
For
a.Smith and Co., Ltd
D. Whith
Export
Department
Перед
подписью может стоять отметка «р.р.» –
«за», «от имени», или «Per pro» – «по
доверенности» (от латинского выражения
«per procura»). Сотрудники организации
используют эту отметку, когда подписывают
письма от имени своих руководителей.
Отметка
о наличии приложений. В
письмах зарубежных корреспондентов
отметка о наличии приложений располагается
в нижнем левом углу, под подписью. Она
состоит из слова «Enclosure», если приложение
одно, или «Enclosures», если их несколько.
При этом обычно указывают их количество.
Например:
2
Enclosures
Возможно
сокращенное обозначение: Encl. или Enc. В
отметке о приложении могут быть названы
документы-приложения.
Указание
на рассылку копий письма. В
письмах зарубежных корреспондентов
бывает специальная отметка о копиях
письма. Такая отметка проставляется у
нижнего поля документа и включает
сокращение «с.с.» (от «карбоновые копии»)
и название фирмы, которой выслана копия.
Например:
c. c.
Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers
Если
автор желает подчеркнуть, что копий
нет, он делает отметку «без копий»
(«without copies»).
Постскриптум
За
рубежом допускается внесение дополнительной
информации в деловое письмо после его
подписания. Это избавляет от необходимости
составлять новое письмо и дает возможность
оперативно сообщать о событиях,
случившихся уже после подписания письма.
Приписка располагается в конце письма
после подписи и начинается буквами P.S.
(от лат. post scriptum – «после написанного»).
В конце приписки еще раз ставится
подпись.
Оформление
второго и последующих листов письма
В
зарубежной корреспонденции для оформления
второго и последующих листов документа
используется специальная бумага с
напечатанным типографским способом в
верхнем левом углу (1 см от верхнего
края) названием организации. В правом
верхнем углу печатаются слова «Лист
для продолжения письма №…».
Например:
Continuation
Sheet No …
Под
названием фирмы, направляющей письмо,
указываются организация, которой оно
адресуется, и дата. Например:
Mills
and Green
Continuation Sheet No
Messrs.
A.Smith and Co., Ltd
12th
May 1999
Многие
британские фирмы пользуются дополнительными
листами без надписи справа. В этом случае
страницы нумеруются, а справа внизу на
всех страницах, включая первую, но кроме
последней, пишется: «Continued» – или
сокращенное: Cont’d (Countd), что значит «имеется
продолжение».
Статья “Как написать результативное деловое письмо” с сайта www.lifehack.org
Как написать результативное деловое письмо
В наше время icq и e-mail’a искусство писать письма приходит в упадок, а особенно писать официальные и деловые письма. Если Вы директор или высокопоставленное лицо в организации, Вы можете поручить это секретарю или заместителю, но для всех остальных знать, как написать действенное письмо, – необходимо.
Есть тенденция считать, что правила написания письма в действительности не важны, и если приходится по часу вчитываться в смысл – то это вполне нормально. На самом деле это означает только одно – Ваше неуважение к адресату, а, значит, и к Вашим идеям. Это означает: а) что Вы не уважаете время вашего адресата и б) что Вы не заботитесь о содержании вашего письма.
Основная структура официального письма
Каждое правило по отдельности может казаться произвольным, но собранные и примененные вместе они придают письму особенную четкость. Если письмо построено по всем канонам, то читатель не должен продираться сквозь нелогичности, пестроту и фигуры речи в поисках смысла и ключевых элементов, из такого письма четко видно, кто его отправил, зачем и что требуется – все расположено на своих местах. Знание правил составления писем сродни знанию правил программирования и веб-дизайна при создании и размещении странички: форма документа должна подчеркивать содержание, делять его более понятным.
Итак, от начала и до конца, официальное письмо содержит следующие элементы:
1. Обратный адрес и дата (в правом верхнем углу, именно здесь Ваш адресат будет искать дату и Ваш адрес)
2. Адрес получателя (Левый верхний угол, одной строкой ниже по уровню, чем ваш адрес). Этот реквизит может содержать название конкретного отдела или указание конкретного лица-получателя
3. Приветствие (двумя строками ниже адреса получателя или на 1/3 страницы от верха). Лучше обращайтесь к конкретному человеку, избегайте общих обращений “Dear Sir/Madam” и особенно “To Whom it May Concern” (“Тому, кого это может касаться”), потому что никому конкретно – это значит никому. Ведь не сложно же выяснить, кто в компании отвечает за тот или иной вопрос: посетите их веб-сайт, позвоните…
4. “Тело” письма. Тело письма имеет три части: введение, которое должно объяснить, кто вы и почему вы пишете, средняя часть, котрая проясняет и представляет детали, а также пытается в чем-то убедить вашего адресата или побудить к действию, ну и последняя, завершающая часть, которая собственно и говорит, что именно вы от получателя хотите, какое действие или какой результат.
5. Прощание. (Начинается двумя строками ниже тела письма, выравнивается по левому краю, находится за строку до вашей подписи.) Для людей, чье имя Вы не знаете, используйте “Faithfully yours” (“Искренне ваш”), но все же избегайте писать письма, не узнав имени получателя. Если имя получателя вам известно, то используйте “Sincerely yours” или просто “Sincerely”, для США подойдет и “Yours truly”. Не пишите ничего более вежливого или дружелюбного, если не а) вы достаточно хорошо знаете получателя лично и уверены, что можете написать неформально, не производя конфуз и б) вы пишете письмо от лица компании или торговой марки, заканчивая его фирменной фразой, являющейся частью корпоративного имиджа.
6. Подпись и напечатанное имя (имя и фамилия). Подпись дает минимальную гарантию, что вы имеете отношение к написанному. Если ваша подпись неразборчива или сложна, напишите ваше имя разборчиво двумя строками ниже.
7. Вложения. (Реквизит располагается под подписью.) Если вы прилагаете к письму какие-либо материалы: визитную карточку, брошюру, прайс-лист и т.д. — перечислите все приложения. Например: Enclosures (2): brochure, price sheet (Вложения (2): брошюра, прайс-лист).
Ну и, наконец, перечитайте, поправьте, перечитайте снова, поправьте и перечитайте еще раз. Помните, что если друзья простят Вам опечатки или грамматические ошибки, то деловое письмо часто Ваш первый (а бывает что и единственный) шанс произвести благоприятное впечатление – оно должно быть безупречным.
Подсказки и хитрости, как сделать деловое письмо лучше
Соответствие формальным требованиям – это только первая часть эффективного письма, хотя и, безусловно, важная. Содержание плохо оформленного письма вряд ли будут рассматривать. Исследование среди HR-менеджеров США показало, что более 80 % из них выбросят резюме кандидата сразу же, если найдут хотя бы одну или две ошибки.
В англоязычном мире есть принцип, помогающий делать письма эффективнее, — AIDA (Attention, Interest, Desire, Action): Внимание-Интерес-Страсть-Действие. В первую очередь вы должны привлечь внимание читателя, затем его заинтересовать, после этого вы должны вызвать в нем “страсть”, желание сотрудничать, а затем вы сообщаете, что он должен сделать.
Рассмотрим, например, типичные формулы начала делового письма:
Attached please find a resume for your consideration for…()
I am writing to inform you that…(Пишу, чтобы проинформировать вас…)
This letter is in regard to your recent…(Это письмо всвязи с вашим недавним…)
Ни один из этих вариантов не захватывает читателя, не заставляет его внимание и ум акцентироваться на письме. Вот несколько способов захватить внимание:
1. Лесть. “I have been a fan of your work for a long time…” (“Мне всегда нравилась Ваша работа…”); “It has always been my dream to work for your company…” (“Я всегда мечтал о работе в Вашей компании”)
2. Вопрос. “Did you know that…” (“Знаете ли Вы, что…”): “Have you ever had this problem…” (“Вы слышали когда-нибудь о проблеме…”)
3. Неожиданность. “10 million people will be killed in fondue accidents this year” (“10 миллионов людей были убиты в подобных инцидентах в этом году”); “In the last three years, I’ve tracked down and brought to justice 8 of the FBI’s 10 Most Wanted criminals” (“За последние три года я выследил и предал правосудтю 8 из 10-ти наиболее разыскиваемых ФБР преступников”)
Как только Вы завладели вниманием, вы должны создать интерес к тому, что Вы предлагаете. Обещайте решение проблем – с помощью Вашего великолепного продукта, услуг, партнерства с Вами, чего угодно, о чем Вы пишете.
Например, в типичном резюме для приема на работу пишите, что именно в Вас, ТАКОМ работнике, нуждается компания для решения ее проблем и достижения целей, будь то увеличение доходов, спасение детей в Дарфуре, борьба с глобальным потеплением и т.д. Вы повышаете их заинтересованность, описывая, как Вы достойны предлагаемой позиции и обещаете помочь им в достижении целей.
После этого Вы “разжигаете их страсть”, объясняя, как Вы можете это сделать. Например, показывая, как успешны Вы были в других ситуациях, на других позициях и должностях, или описывая, какие специальные тренинги, сопряженные с данной работой, Вы прошли. Избегайте жаргона, описывайте чисто, ясно и кратко выгоды от Вашего предложения.
Например, если Вы предлагаете ввести новый бизнес-процесс, Вы должны сказать что-нибудь типа: “Я разработал подобную систему на моем предыдущем месте работы, и это повысило производительность на 20 %, а доходность и еще выше. Этот новый процесс прост к введению и потребует только небольших вложений и ресурсов, я смогу все завершить к концу следующего квартала ”.
Те, кто работают в маркетинге, знают основной закон: никто не покупает что-либо только из-за его характеристик, вы должны объяснить, какие выгоды эти характеристики принесут покпателю.
Если Вы учли все предыдущие пожелания, то покупатель, клиент, адресат неизбежно спросят себя: “Как мне все это получить?”. На этот вопрос Вы и отвечаете в последней секции “тела” письма, предлагая им конкретное действие. Например, “Call me at (212) 555-1212 to arrange an interview” (“Звоните (212) 555-1212, чтобы договориться о встрече”) или “Let’s meet next Thursday to discuss this proposal” (“Встретимся в следующую среду, чтобы обсудить это предложение”), или “Order your copy today” (“Закажите Ваш экземпляр сегодня”). Не оставляйте Вашего реципиента гадать о действии, пусть инструкция будет четкой и ясной, ничего не должно быть написано “между строк”, этим Вы только обманываете и себя и его.
Учитывая повседневную жизнь того, кому Вы посылаете письмо, — он может думать о тысяче вещей, столкнувшись с Вашим письмом. Может, у него будет важная встреча через пять минут, может, Ваше письмо одно из двухсот за день для Вашего получателя, и все он должен просмотреть, или Вы попали как раз на конец дня, когда он устал… Давая ему конкретную инструкцию, как получить все выгоды, предлагаемые Вашим письмом, Вы повышаете вероятность, что будете услышаны, как ясная и простая инструкция. Ваше предложение занесут в календарь, позвонят, посетят веб-сайт или ответят.
Ну и, наконец, уважайте Вашего получателя. Если Вы предлагаете реальное решение реальных проблем, люди захотят знать это. Следуя четкому и ясному формату письма, не загромождая стурктуру, стараясь писать точно, без ошибок и “завлекательно” — вы упрощаете их жизнь, давая легкий способ решить проблемы. Если вы написали “прочное”, “хорошо сбитое”, ясное письмо с обоснованием всех Ваших положений, то это доставит удовольствие и Вам и Вашему адресату.
Lifehack.org/articles/communication/how-to-write-a-business-letter-that-gets-results.html