Реквизиты архивного электронного документа

Зарегистрировано в Минюсте России 20 октября 2020 г. N 60484

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ
от 15 июня 2020 г. N 69

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВЫХ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ТРЕБОВАНИЙ К СИСТЕМАМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И СИСТЕМАМ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ

В соответствии с подпунктом 4 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034; 2018, N 52, ст. 8239), приказываю:

Утвердить прилагаемые Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов.

Руководитель
А.Н. АРТИЗОВ

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федерального
архивного агентства
от 15.06.2020 г. N 69

ТИПОВЫЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМАМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И СИСТЕМАМ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ

I. Общие положения

1.1. Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (далее — Типовые требования) разработаны в соответствии с подпунктом 4 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (далее — Положение о Федеральном архивном агентстве).

1.2. Типовые требования предназначены для использования при создании систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов в архивах государственных органов, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития.

1.3. Типовые требования определяют:

а) общие функциональные требования к системам электронного документооборота (далее — СЭД) и системам хранения электронных документов (далее — СХЭД) в архивах государственных органов;

б) функциональные требования к СЭД в государственных органах;

в) функциональные требования к СХЭД в архивах государственных органов.

Типовые требования не распространяются на процессы создания автоматизированных систем, на требования к информационной безопасности, а также к интерфейсу автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД и СХЭД (далее — пользователи).

Типовые требования не распространяются на работу с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.4. СЭД должна обеспечивать работу с входящими, исходящими и внутренними документами <1> государственного органа.

<1> Пункт 3.1 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22 мая 2019 г. N 71 (зарегистрирован Минюстом России 27.12.2019, регистрационный N 57023) (далее — Правила делопроизводства).

Функциональные возможности СЭД должны обеспечивать работу с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, имеющими пометку «Для служебного пользования».

1.5. СХЭД в архиве государственного органа должна обеспечивать прием электронных архивных документов, переданных из СЭД, их учет, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению или передачи на постоянное хранение в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган <2>.

<2> Пункт 1 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2017, N 25, ст. 3596) (далее — Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ).

II. Общие функциональные требования к управлению документами в СЭД и СХЭД

2.1. К общим требованиям, предъявляемым к СЭД и СХЭД, относятся:

а) поддержание аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов в СЭД и СХЭД, обеспечение преемственности метаданных электронных документов в СЭД и СХЭД <3>;

<3> Раздел 5.2.2. «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»; М., Стандартинформ, 2019 (утвержден приказом Госстандарта от 26 марта 2019 г. N 101-ст) (далее — ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019).

б) обеспечение интеграции СЭД и иных информационных систем государственного органа в части проведения экспертизы ценности документов в целях их отбора для передачи на хранение в архив государственного органа и/или выделения к уничтожению;

в) обеспечение информационной и функциональной совместимости СЭД и СХЭД в архиве государственного органа, включая передачу на хранение электронных документов;

г) соответствие процессов и процедур управления документами в СЭД и СХЭД нормативным требованиям, установленным Правилами делопроизводства <4>, правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия <5>, а также правилами хранения документов <6>.

<4> Глава III Правил делопроизводства.

<5> Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614; 2019, N 12, ст. 1314) (далее — Положение о МЭДО); постановление Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2010 г. N 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 38, ст. 4823; 2018, N 49, ст. 7600) (далее — Положение о СМЭВ).

<6> Глава II Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован Минюстом России 07.08.2015, регистрационный N 38830) (далее — Правила, утвержденные приказом N 526).

2.2. Предоставление доступа к работе в СЭД и СХЭД государственных органов должно обеспечиваться только для зарегистрированных пользователей с учетом прав доступа <7> и обязательной процедуры аутентификации.

<7> Пункты 1.15, 3.29, 3.31,4.1 Правил делопроизводства.

Система управления доступом <8> в СЭД и СХЭД должна исключать возможность несанкционированного доступа к документам, их несанкционированной рассылки, уничтожения, искажения информации или утраты документов <9>.

<8> Раздел 8.4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.

<9> Статья 25 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ, Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2020, N 14, ст. 2035).

2.3. В СЭД и СХЭД должны формироваться и сохраняться метаданные <10> о документах, создаваемых:

<10> Раздел 8.2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.

а) при включении документа в СЭД или СХЭД;

б) при управлении документами в СЭД или СХЭД;

в) при взаимодействии СЭД и СХЭД с другими информационными системами (в том числе с системой межведомственного электронного документооборота (далее — МЭДО), с системой межведомственного электронного взаимодействия (далее — СМЭВ) <11>);

<11> Пункт 4 Положения о МЭДО; пункт 4 Положения о СМЭВ.

г) при передаче на архивное хранение (из СЭД в СХЭД, из СХЭД в государственный архив).

Метаданные о включенных в СЭД или СХЭД документах должны быть связаны с тем документом, к которому они относятся.

2.4. Протоколирование действий при функционировании СЭД и СХЭД должно осуществляться автоматически, без возможности его отключения или приостановки, а также редактирования (удаления, изменения) записей.

Журнал регистрации событий СЭД или СХЭД должен включать следующие обязательные сведения:

а) описание события;

б) влияние события на СЭД или СХЭД;

в) инициатор события (сведения о пользователе или автоматической настройке);

г) дата и время события.

2.5. Для управления доступом пользователей и управления документами в СЭД и СХЭД должны применяться справочники.

В состав метаданных документа должны включаться элементы справочников, относящиеся к документу.

Справочники СЭД и СХЭД обеспечивают учет пользователей, а также возможность настройки на конкретные виды действий пользователей в соответствии с правами доступа.

2.6. СЭД и СХЭД должны взаимодействовать с информационными системами, обеспечивающими документооборот и хранение документов, предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций, а также с другими информационными системами, применяемыми в процессе деятельности государственного органа, с осуществлением обмена документами (с их метаданными) и электронными сообщениями. СЭД и СХЭД должны поддерживать стандартизированные протоколы обмена данными для возможности электронного взаимодействия.

Взаимодействие с МЭДО, СМЭВ должно осуществляться в соответствии с установленными организационно-техническими требованиями к организации информационного взаимодействия, обмена документами и технологическими информационными сообщениями <12>.

<12> Положение о МЭДО; Положение о СМЭВ.

2.7. В СЭД и СХЭД должны применяться средства электронной подписи.

2.8. В СЭД и СХЭД должен обеспечиваться многокритериальный поиск документов и их совокупностей, в том числе поиск по значениям полей учетных форм, по классификационным признакам, тематическим рубрикам и текстовой информации.

2.9. В СЭД и СХЭД должно обеспечиваться формирование отчетности о документах, включенных в указанные системы, и действиях с ними.

III. Функциональные требования к управлению документами в СЭД государственного органа

3.1. Для осуществления задач документирования, организации внутреннего документооборота и исполнения документов, формирования документального фонда государственного органа и подготовки документов для дальнейшего архивного хранения СЭД должна обеспечивать следующие процессы управления документами:

а) создание и получение документов;

б) включение документов в СЭД, их регистрацию, индексирование и классификацию;

в) хранение документов в СЭД и обеспечение их сохранности;

г) отбор документов для выделения к уничтожению или для дальнейшего архивного хранения;

д) перемещение документов в другую информационную систему, в том числе в СХЭД.

3.2. СЭД должна обеспечивать возможность включения и управления следующими категориями документов:

а) электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе);

б) электронные копии документов.

3.3. СЭД должна обеспечивать управление доступом должностных лиц и специалистов государственного органа, являющихся пользователями СЭД, а также защиту от несанкционированного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения документа.

3.4. Система управления доступом должна предусматривать:

а) предоставление прав поиска и просмотра всех включенных в СЭД документов и связанных с ними метаданных фиксированному кругу лиц в соответствии с их должностными обязанностями;

б) ведение справочников СЭД несколькими уполномоченными пользователями;

в) передачу полномочий пользователя от одних должностных лиц, специалистов другим, как временно, так и постоянно;

г) фиксацию и блокирование попытки одновременного подключения к СЭД с различных стационарных рабочих мест под одной учетной записью.

3.5. СЭД должна обеспечивать следующие действия по приему поступающих (входящих) электронных документов, предшествующие их включению в СЭД:

а) получение документов по телекоммуникационным каналам (в том числе посредством МЭДО, СМЭВ, через Интернет-приемную на официальном сайте государственного органа);

б) осуществление предварительной фиксации факта поступления документа;

в) проверку подлинности электронной подписи;

г) формирование уведомления отправителю документа об отказе в регистрации в случае отрицательных результатов проверки электронной подписи и по другим основаниям в соответствии с установленными требованиями <13>;

<13> Пункт 5 Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 1, ст. 284; 2018, N 49, ст. 7600) (далее — постановление N 1494).

д) предварительное рассмотрение входящих документов <14>, разделение документов на регистрируемые и нерегистрируемые, передачу документов на регистрацию;

<14> Пункты 3.1, 3.28 Правил делопроизводства.

е) включение электронной копии поступающего (входящего) документа на бумажном носителе посредством его оцифровки (сканирования).

3.6. СЭД должна обеспечивать возможность создания проектов электронных документов, их согласования (визирования) и подписания (утверждения).

3.7. СЭД должна обеспечивать создание документа на основе электронного шаблона конкретного вида документа либо путем включения в СЭД неунифицированного текста (файла), подготовленного на автоматизированном рабочем месте исполнителя.

3.8. СЭД должна поддерживать формирование, актуализацию и применение электронных шаблонов документов в соответствии с требованиями к оформлению документов <15>.

<15> Раздел 6 «Бланки документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст, (с Изменением N 1, утвержденным приказом Росстандарта от 14 мая 2018 г. N 244-ст). — М.: Стандартинформ, 2018 (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016).

3.9. При согласовании документа в СЭД должны обеспечиваться:

а) подписание (визирование) документа его исполнителем и инициатором (должностным лицом, ответственным за подготовку документа);

б) настройка маршрута (последовательного и/или параллельного) передачи документа на согласование с оповещением должностных лиц государственного органа, согласующих (визирующих) документ;

в) предоставление возможности доступа к связанным документам, истории согласования документа, его версиям и редакциям, результатам согласования с указанием списка должностных лиц, визирующих документ, а также лица, подписывающего (утверждающего) документ по результатам согласования.

3.10. СЭД должна обеспечивать установление и корректировку срока (плановой даты) рассмотрения и согласования (визирования) документа.

3.11. СЭД должна обеспечивать подписание (утверждение) документа с использованием средств электронной подписи.

3.12. СЭД должна обеспечивать создание официального документа путем его регистрации после завершения процесса согласования (визирования) и подписания документа.

3.13. Включение документа в СЭД должно осуществляться при регистрации. Включение документа в СЭД производится:

в соответствии со схемой классификации;

с присвоением документу индивидуального индекса;

с созданием электронной регистрационной карточки документа (далее — ЭРК);

с присоединением к ЭРК файла (файлов) документа или электронной копии документа.

СЭД должна обеспечивать включение регистрационно-учетных сведений и других метаданных документов, созданных на бумажном носителе без ввода их электронных копий в случае, если работа с этой категорией документов осуществляется только на бумажном носителе.

3.14. Информация о регистрационных данных включенного документа должна направляться в СЭД отправителя после завершения регистрации документа.

3.15. СЭД должна обеспечивать однократную регистрацию документов.

3.16. СЭД должна обеспечивать визуализацию:

документа и его реквизитов;

метаданных, относящихся к протоколированию действий с ЭРК и файлами документа.

3.17. СЭД должна обеспечивать включение дополнительных полей ЭРК:

а) для документов, созданных в электронном виде и подписанных с использованием средств электронной подписи;

б) для внесения дополнительной неструктурированной информации;

в) для включения в состав метаданных (в том числе с применением дополнительных настроек) сведений о документах, необходимых для работы с учетом специфики деятельности государственного органа.

3.18. СЭД должна обеспечивать включение сведений о поступающих (входящих), отправляемых (исходящих), внутренних документах, обращениях граждан и ответах на них в соответствии с Правилами делопроизводства <16>.

<16> Пункты 4.4 — 4.7 Правил делопроизводства.

3.19. При включении документов в СЭД и заполнении предусмотренных полей ЭРК должны использоваться справочники.

3.20. Справочники должны применяться для:

обеспечения управления документами в СЭД;

классификации документов в СЭД по группам документов и документопотокам;

классификации документов по подразделениям и должностным лицам;

классификации видов (средств, каналов) доставки документов;

классификации корреспондентов;

классификации документов в соответствии с грифами ограничения доступа к документу;

структурирования информации;

настройки СЭД на актуальную структуру организации и потребности документооборота;

создания связи между документами.

3.21. СЭД на основе справочников, в том числе номенклатуры дел, должна формировать:

списки рассылок документов;

списки исполнителей;

шаблон структуры регистрационного номера документа;

структуру регистрационного номера документа.

3.22. В состав справочников СЭД должны включаться номенклатура дел, тематические и иные рубрикаторы, справочники типовых текстов, используемых при заполнении полей регистрационной карточки документа или проекта.

3.23. СЭД должна обеспечивать создание резолюций (поручений) по исполнению документов уполномоченным пользователем после регистрации документа в СЭД.

3.24. В резолюции (поручении) по исполнению документа СЭД должна обеспечивать фиксацию следующих обязательных сведений:

автор резолюций (поручений) (фамилия и инициалы, должность);

дата резолюций (поручений);

текст резолюций (поручений);

фамилия, инициалы и должность ответственного исполнителя (исполнителя);

плановая дата исполнения документа;

промежуточная дата исполнения документа (при наличии данных сведений);

отметка о контроле;

отметки исполнителей об исполнении документа (результат исполнения и даты).

3.25. СЭД должна обеспечивать ввод нескольких резолюций (поручений) по одному документу:

резолюций (в соответствии с иерархической последовательностью);

отдельных поручений должностных лиц.

СЭД должна обеспечивать просмотр исполнителем иерархической последовательности резолюций (поручений) по документу.

3.26. СЭД должна обеспечивать:

а) формирование уведомления пользователя о получении документа, поступающего на ознакомление, согласование и/или подписание, и/или наличия резолюций (поручений) по его исполнению, а также просмотр ЭРК и файлов самих документов;

б) контроль сроков исполнения резолюций (поручений);

в) предоставление сведений о приближении срока исполнения документа, о документах, срок исполнения которых истек, о документах, исполненных с нарушением срока, а также формирование соответствующих отчетов;

г) предоставление исполнителям информации о документах, находящихся у них на исполнении, с сортировкой по срокам исполнения;

д) изменение исполнителей по документам.

3.27. СЭД должна обеспечивать автоматическую или автоматизированную отправку электронных документов адресатам по телекоммуникационным каналам связи.

СЭД должна фиксировать в ЭРК факт отправки адресатам документов на бумажном носителе с указанием даты и способа доставки.

3.28. Сведения об отправке документов адресатам должны включаться в метаданные документа, фиксируемые в ЭРК.

3.29. СЭД должна осуществлять отправку документов и технологических сообщений с электронных адресов, соответствующих конкретным способам (каналам) информационного взаимодействия.

3.30. СЭД должна обеспечивать хранение электронных документов вместе с их метаданными и доступ к ним (до уничтожения или передачи на последующее хранение в СХЭД).

СЭД должна обеспечивать хранение ЭРК документов на бумажном носителе, электронные копии которых не включены в СЭД, а также доступ к ЭРК до уничтожения или передачи указанных документов на хранение в архив государственного органа.

3.31. СЭД должна устанавливать связь документа с индексом дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа.

3.32. СЭД должна реализовывать просмотр документов, включенных в дело, формирование внутренней описи документов в деле и вывод ее на печать по установленной форме <17>.

<17> Приложение N 27 Правил, утвержденных приказом N 526.

3.33. СЭД должна поддерживать следующие процессы экспертизы ценности <18> документов:

<18> Глава VII Правил делопроизводства.

отбор дел, документов в соответствии с установленными сроками их хранения;

формирование описей дел, документов структурных подразделений;

формирование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

удаление документов, включенных в СЭД, в соответствии с актом о выделении к уничтожению;

корректировка сведений о документе в ЭРК (в случае изменения индекса дела или срока хранения документа);

включение в ЭРК сведений о том, что подлинник документа создан только в электронном виде или только на бумажном носителе;

хранение описей дел, документов структурных подразделений, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; сведений (метаданных), связанных с передачей документов на хранение в СХЭД.

3.34. СЭД должна реализовывать следующие функции по передаче документов в СХЭД:

формирование контейнера электронного документа, содержащего контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A <19>;

<19> Пункты 2.31, 4.34 Правил, утвержденных приказом N 526.

включение электронных документов (контейнеров электронных документов) в электронное дело;

передачу в СХЭД электронных дел, документов и описей электронных дел, документов структурных подразделений государственного органа (далее — опись дел);

удаление электронных документов, ЭРК из СЭД без возможности их восстановления после получения соответствующего технологического сообщения из СХЭД о приеме документов;

сохранение сведений об удаленных документах в связи с их передачей на хранение в СХЭД;

извлечение и представление этих сведений об удаленных документах по запросу уполномоченных пользователей.

IV.Функциональные требования к управлению документами в СХЭД архива государственного органа

4.1. СХЭД должна обеспечивать прием, учет, хранение и использование электронных архивных документов (без предварительного документирования на бумажном носителе), электронных копий документов, подлежащих хранению в архиве государственного органа.

4.2. СХЭД должна обеспечивать включение регистрационно-учетных сведений и других метаданных электронных документов, переданных в архив государственного органа на физически обособленных носителях.

4.3. СХЭД должна обеспечивать выполнение следующих действий по приему электронных дел:

получение электронных дел, документов из СЭД и других информационных систем государственного органа, в которых создаются и хранятся электронные документы;

получение из СЭД описей дел;

фиксацию факта поступления в СХЭД электронных дел, описей дел;

проверку соответствия состава электронных дел, документов описям дел;

проверку электронных дел, документов и описей дел, документов на наличие вредоносного программного кода;

проверку электронных подписей электронных дел, документов, переданных на хранение в СХЭД;

проверку комплектности состава контейнеров электронных документов;

проверку наличия в метаданных документа сведений о проверке подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) передаваемого электронного документа на момент его подписания и/или получения;

проверку воспроизводимости электронных документов, электронных копий документов, описей дел;

формирование уведомления отправителю электронных дел, документов и описей дел, документов о подтверждении приема документов в СХЭД или об отказе в приеме в случае отрицательного результата проверки на соответствие требованиям, установленным настоящим пунктом;

заверение принятых на хранение электронных дел, документов электронной подписью уполномоченного лица.

4.4. СХЭД должна обеспечивать учет поступления электронных дел, документов на архивное хранение.

4.5. Учет поступивших на хранение в СХЭД электронных дел, документов должен осуществляться в соответствии с принятой схемой систематизации электронных дел, документов в СХЭД.

Схема систематизации электронных дел, документов в СХЭД включает следующие уровни: фонд, опись, раздел описи, электронное дело, внутренняя опись, электронный документ.

СХЭД должна обеспечивать учет документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения <20> на основе номенклатуры дел (без включения их в описи дел).

<20> Пункт 4.2 Правил, утвержденных приказом N 526.

4.6. СХЭД должна обеспечивать формирование проектов годовых разделов описей электронных дел, документов для последующего их согласования и утверждения.

4.7. Включение в СХЭД электронных дел должно осуществляться при создании архивной учетной формы (далее — АУФ).

Наименование полей АУФ каждого уровня должны соответствовать основным (обязательным) учетным документам архива государственного органа <21>.

<21> Пункт 3.6 Правил, утвержденных приказом N 526.

СХЭД должна обеспечивать создание связей между АУФ, электронными делами и электронными документами.

СХЭД должна обеспечивать автоматизированное заполнение полей АУФ уровней «электронное дело», «электронный документ» за счет импорта данных из описи дел, переданных из СЭД и метаданных документа.

4.8. При включении электронных дел, электронных документов в СХЭД и заполнении предусмотренных для этого полей АУФ используются обязательные справочники, обеспечивающие управление электронными документами в СХЭД:

перечень государственных органов (включая их структурные подразделения) — источников комплектования СХЭД;

список фондов (включая номера фондов и их наименования);

номенклатуры дел государственного органа;

перечень (реестр) видов документов с указанием сроков их хранения;

реестр описей;

перечень разделов описей.

СХЭД должна обеспечивать использование тематических рубрикаторов документов, отражающих специфику деятельности государственного органа.

4.9. Электронному делу при включении в СХЭД присваивается идентификационный учетный номер, который состоит из номера электронного дела по годовому разделу описи электронных дел, номера описи, номера фонда.

Электронному документу при включении в СХЭД присваивается идентификационный учетный номер, который состоит из порядкового номера внутренней описи, номера электронного дела, номера описи, номера фонда.

Архивный шифр электронных дел, документов, хранимых в СХЭД, является обязательным элементом описания контейнера электронного дела, документа.

Повторное присвоение идентичного учетного номера не допускается.

4.10. В СХЭД должны включаться метаданные электронных документов, передаваемых из СЭД.

Для внесения дополнительной неструктурированной информации при включении документа в СХЭД в АУФ предусматривается поле «комментарий» («примечание»).

4.11. Для управления документами в СХЭД в АУФ должны включаться следующие метаданные:

сведения об использовании документов (дата, форма использования, пользователь) с возможностью прикрепления к АУФ файлов выданных архивных справок (выписок);

сведения о проверке наличия и физического состояния (воспроизводимости) документов (дата, совершенное действие, сведения о пользователе, выполнившим действие, или автоматической настройке, результат проверки) с возможностью прикрепления к АУФ актов по результатам проверки наличия и технического состояния электронных дел, документов;

сведения о конвертировании в другие форматы записи (дата; совершенное действие, сведения об исходном и новом формате; об исходном и новом объеме файла);

сведения о пользователе, выполнившим конвертирование, или автоматической настройке с возможностью прикрепления к АУФ файлов с решениями уполномоченных должностных лиц о проведении конвертирования с указанием конкретных форматов;

сведения об экспертизе ценности документов (отметки о решениях экспертной и экспертно-поверочной комиссий) с возможностью прикрепления к АУФ файлов протоколов;

сведения о передаче электронных дел, документов на хранение в государственный архив.

При включении в СХЭД электронных дел, документов на физически обособленных носителях в АУФ должны предусматриваться дополнительные поля:

вид носителя;

место хранения;

формат записи.

4.12. СХЭД должна формировать и обеспечивать возможность вывода на печать обязательных учетных документов архива государственного органа.

4.13. СХЭД должна обеспечивать:

хранение электронных документов и электронных копий документов вместе с их метаданными (до уничтожения или передачи на последующее хранение в государственный архив);

периодическое резервное копирование электронных документов;

уведомление ответственного должностного лица о необходимости проведения проверки в соответствии с установленными сроками (периодичностью) проверки наличия и состояния электронных дел, документов;

автоматическую проверку наличия электронных документов;

просмотр состава электронных документов в электронном деле, состава дел, относящихся к конкретной описи электронных дел, реестра описей дел в рамках фонда;

проверку соответствия учетных данных в АУФ различных уровней;

создание (копирование) и включение в СХЭД экземпляров электронных дел, документов из их резервных экземпляров взамен поврежденных;

применение программы проверки технического состояния электронных документов и сохранения результатов проверки в течение установленного времени;

формирование актов по результатам проверки наличия и технического состояния электронных дел;

внесение изменений в АУФ по результатам проверки.

4.14. СХЭД должна обеспечивать процессы конвертирования и/или миграции электронных архивных документов вместе с их метаданными в целях обеспечения сохранности и возможности использования электронных архивных документов в течение установленных сроков хранения.

4.15. СХЭД должна реализовывать проведение конвертирования без удаления из СХЭД файлов устаревших форматов и включением в СХЭД файлов документов в новом формате записи с их прикреплением к АУФ, с автоматическим протоколированием выполненных действий и отражением в составе метаданных АУФ;

4.16. СХЭД должна реализовывать отбор конкретных форматов записи электронных архивных документов.

4.17. К общим требованиям по управлению доступом пользователей (использование документов) в СХЭД <22> относятся:

<22> Пункты 8.4 и 9.5 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.

а) обеспечение просмотра зарегистрированным пользователям после их успешной аутентификации по следующим категориям документов, включенных в СХЭД:

по постоянно действующим информационным запросам в соответствии с должностными обязанностями в рамках модели доступа;

по разовым запросам по разрешению уполномоченных лиц государственного органа к конкретным документам и их совокупностям;

б) ведение справочников СХЭД несколькими уполномоченными пользователями, выполняющими функции технологического администрирования;

в) проведение конвертирования и миграции электронных документов.

4.18. СХЭД должна обеспечить создание фонда пользования электронных дел, документов и функционирование на его основе электронного читального зала.

Доступ к электронным делам в электронном читальном зале должен осуществляться только зарегистрированными пользователями в соответствии с установленными для них правами доступа после выполнения процедур аутентификации.

4.19. При выполнении информационных запросов пользователей СХЭД обеспечивает многокритериальный поиск и отбор электронных дел, документов в соответствии со схемой систематизации документов в СХЭД и значениями полей АУФ.

СХЭД должна обеспечивать протоколирование в журнале регистрации событий просмотра пользователями АУФ, электронных дел, электронных документов, а также их копирование.

4.20. СХЭД должна обеспечивать создание с возможностью вывода на печать и/или записи его на другой электронный носитель:

а) архивной копии электронного документа или его части;

б) проекта архивной справки (архивной выписки).

4.21. СХЭД должна обеспечивать подписание архивной копии электронного архивного документа, архивной справки (архивной выписки) электронной подписью уполномоченного должностного лица, ответственного за создание документа.

4.22. При создании архивной копии электронного архивного документа, архивной справки (архивной выписки) СХЭД должна обеспечивать формирование отметки о заверении в виде штампа визуализации учетных данных СХЭД (архивного шифра) и отметки о подписании электронной подписью.

4.23. СХЭД должна обеспечивать направление архивной копии, архивной справки (архивной выписки), подписанной электронной подписью, по защищенной информационно-коммуникационной сети в СЭД государственного органа для регистрации и отправки заявителю.

4.24. СХЭД должна обеспечивать учет:

использования электронных дел, документов;

подготовки архивных копий, проектов архивных справок (архивных выписок);

формирование отчетов о результатах использования.

4.25. СХЭД должна поддерживать процессы экспертизы ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения <23>:

<23> Пункты 4.6 — 4.13 Правил, утвержденных приказом N 526.

формирование уведомлений ответственного должностного лица об истечении сроков хранения электронных дел, документов;

отбор дел, документов с истекающим (истекшим) сроком хранения;

формирование и хранение актов о выделении к уничтожению дел, документов, не подлежащих хранению (с выводом их на печать);

просмотр электронных документов в электронном деле, дел, включенных в опись электронных дел, реестра описей дел в рамках фонда;

удаление включенных в СХЭД электронных дел, документов, в том числе их резервных экземпляров, в соответствии с актом о выделении к уничтожению;

внесение данных об уничтожении электронных документов в АУФ;

корректировка сроков хранения электронных дел, документов по результатам экспертизы ценности в случае изменения срока хранения; изменение состава электронных документов электронного дела;

отбор электронных дел, документов постоянного срока хранения, подлежащих передаче в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган.

4.26. В СХЭД должна реализовываться передача электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, по защищенным каналам связи в соответствии с организационно-техническими требованиями к указанному информационному взаимодействию, предусмотренными главой VI Правил, утвержденных приказом N 526.

4.27. При передаче электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, в СХЭД должно производиться их удаление вместе с АУФ.

Удаление электронных дел, документов из СХЭД должно осуществляться после получения подтверждения об успешной процедуре включения дел, документов в соответствующую информационную систему государственного архива.

4.28. СХЭД должна обеспечивать формирование акта приема-передачи электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, в электронном виде с возможностью вывода на печать.

СХЭД должна хранить информацию о передаче электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган.

Источник

Страница для печативерсия PDF

Проект

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

Федеральное бюджетное учреждение
«ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»
(ВНИИДАД)
 

РЕКОМЕНДАЦИИ
по комплектованию, учету и организации хранения
электронных архивных документов
в архивах организаций

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения

2. Термины и определения

3. Организация работы архива

4. Организация хранения электронных документов архивного фонда российской федерации и других электронных документов в архиве организации

4.1. Организация электронных документов в пределах документального и архивного фондов организации

4.2. Обеспечение сохранности электронных документов

4.3. Оптимальные условия хранения электронных документов

4.4. Размещение электронных документов в архивохранилище

4.5. Проверка наличия и состояния электронных документов

4.6. Проверка физического и технического состояния носителей электронных документов, технического состояния электронных документов

4.7. Выдача электронных архивных документов из архивохранилища

5. Организация учета электронных документов

5.1. Учетные единицы электронных документов

5.2. Система учетных документов

6. Использование электронных документов архива

7. Комплектование архива организации электронными документами

7.1. Источники комплектования

7.2. Экспертиза ценности электронных документов

7.3. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации

7.4. Составление и оформление описей электронных дел

7.5. Порядок передачи электронных документов в архив организации

8. Передача документов архива организации на хранение в государственный (муниципальный) архив

Приложения

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (далее – Рекомендации) направлены на упорядочение и регламентацию работы по хранению, комплектованию и учету официальных управленческих электронных документов (далее – электронные документы) в архивах государственных органов власти, органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций (далее – организации) и определение порядка передачи электронных документов в государственные и муниципальные архивы.

Действие настоящих Рекомендаций распространяется на электронные управленческие документы, которые создаются, обрабатываются и хранятся в информационных системах организаций, входят в состав документального фонда и после исполнения подлежат хранению в архиве организации в порядке и в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Правила хранения, комплектования, учета кинофотофоно- и видеодокументов (аудиовизуальных) в цифровых форматах, электронных научно-технических, картографических, телеметрических документов, специализированных баз данных, информационных ресурсов официальных сайтов организаций в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», устанавливаются специальными нормативными правовыми актами.

Рекомендации разработаны в соответствии с требованиями следующих законодательных и иных нормативных правовых актов и методических документов в сфере информации, документации и архивного дела:

    Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291; 2010, № 31, ст. 4196);

    Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038; 2011, № 30 (ч. 1), ст. 4600; 2012, № 31, ст. 4328);

    Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 2, ст. 127; 2007, № 46, ст. 5554);

    Федеральный закон от 09 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2011, № 29, ст. 4291);

    Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2011, № 27, ст. 3880; 2012, № 29, ст. 3988);

    Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060; 2011, № 37, ст. 5263);

    Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2012, № 38, ст. 5102);

    Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20; «Российская газета», 20.05.2009, № 89);

    Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2010, № 38; 2011, № 38);

    Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения (утверждены приказом Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221) («Российская газета», 21.11.2011 № 261);

    Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);

    Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности (утверждены приказом Росархива от 29.04.2011 № 32);

    Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

При разработке Рекомендаций учитывались положения национальных стандартов Российской Федерации:

    ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

    ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов;

    ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

    ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» (вводится в действие с 01.05.2013).

    ГОСТ Р 54471-2011 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности».

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

официальный документ – документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа власти или организации;

документ Архивного фонда Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

документальный фонд – совокупность документов, образующихся в процессе деятельности организации;

единица учета электронных документов – электронный документ, зарегистрированный в информационной системе организации и включенный в состав электронного дела;

единица хранения электронных документов – электронное дело, находящееся на хранении в архиве.

информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

конвертирование (электронных документов) – перемещение с одного носителя на другой или из одного формата в другой;

метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими;

миграция (электронных документов) – перемещение документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования;

электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для идентификации лица, подписывающего документ;

электронное дело – совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированное в соответствии с номенклатурой дел.

Иные термины и их определения, которые используются в Рекомендациях, установлены национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Архив государственного органа, органа местного самоуправления или организации (далее – архив организации) принимает электронные документы от структурных подразделений организации в целях обеспечения их сохранности, учета и использования и осуществляет подготовку документов постоянного срока хранения к передаче на хранение в государственный или муниципальный архив в установленном порядке.

В соответствии с возложенными на организацию задачами и функциями, а также в зависимости от состава и формы представления образующихся в ее деятельности документов, в архиве организации выделяется (создается) архив электронных документов.

Электронные документы передаются в архив организации структурными подразделениями или в централизованном порядке подразделением информационных технологий, осуществляющим системное администрирование информационной системы, по графику и в порядке, устанавливаемым локальным нормативным актом архивом организации.

Технические аспекты приема электронных документов в архив организации, операции учета, отбора, обеспечения сохранности и хранения, конвертирования в новые форматы устанавливаются в специальных инструкциях, разрабатываемых в организации.

Архив организации осуществляет администрирование информационных систем организации в части соблюдения требований к хранению созданных и/или включенных в них электронных документов.

В архиве организации выделяется место для хранения электронных документов на электронных носителях, в том числе для временного размещения электронных носителей в целях их акклиматизации, а также устанавливается или выделяется необходимое серверное и коммуникационное оборудование.

Организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в сфере информации, документационного обеспечения и архивного дела разрабатывают внутренние нормативные документы по комплектованию, учету, хранению и использованию электронных архивных документов.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
И ДРУГИХ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ

4.1. Организация электронных документов в пределах
документального и архивного фондов организации

В состав документального фонда организации включаются входящие, исходящие и внутренние электронные документы, созданные и хранящиеся в информационных системах организации.

Электронные документы по срокам хранения подразделяются на:

  • электронные документы временного срока хранения (до 10 лет включительно);

  • электронные документы временных сроков хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу;

  • электронные документы постоянного срока хранения.

Электронные документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, включаются в состав архивного фонда организации.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, сформированных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел в графе «Примечание» указывается, что дело ведется в электронном виде.

При включении электронных дел в номенклатуру дел индексы электронного дела и заголовки электронных дел составляются по тем же правилам, что и индексы и заголовки дел с документами на бумажном носителе.

По окончании делопроизводственного года в итоговой записи к номенклатуре дел отдельно указывается количество заведенных электронных дел постоянного, временных (свыше 10 лет) и временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Электронное дело представляет собой отдельный электронный документ или комплект электронных документов и их метаданных и является единицей хранения электронных документов. Формирование электронных документов в электронные дела осуществляется в структурных подразделениях организации в соответствующих информационных системах.

Электронное дело имеет следующую структуру:

  • внутренняя опись электронных документов дела, которая заполняется исполнителем (пользователем информационной системы) в момент помещения электронного документа в электронное дело, с указанием индекса дела и заголовка дела по номенклатуре дел (приложение 1); внутренняя опись может автоматически формироваться информационной системой как отчет, содержащий последовательное перечисление в хронологическом порядке дат, индексов, заголовков электронных документов, помещенных в электронное дело, с указанием количества листов документа, формата файла и его информационного объема (в байтах);

  • файл или файлы электронных документов, имеющие наименования, присвоенные им в момент создания (подписания) электронного документа, расположенные в хронологическом порядке, по алфавиту авторов, корреспондентов или в ином порядке, обеспечиваемым информационной системой; для включения электронного документа постоянного или временных (свыше 10 лет) сроков хранения в электронное дело в информационной системе производится конвертирование документа в формат архивного хранения (pdf, pdf/A, tiff или иной), установленный нормативным правовым актом организации и согласованный с государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация[1].

  • файл или файлы метаданных, в том числе учетно-регистрационных карточек или иных «входных» форм, с помощью которых электронный документ был включен в информационную систему;

  • файл или файлы электронных подписей электронных документов или файл, содержащий расположенные в хронологической последовательности отметки о результатах проверок подлинности электронных подписей (может формироваться как отчет из информационной системы).

Приложения к электронным документам, независимо от даты их утверждения или составления, должны быть при конвертировании в формат архивного хранения присоединены к основному документу, образуя с ним один файл.

При необходимости объемные или представляющие важное самостоятельное значение приложения могут храниться в составе электронного дела как самостоятельные электронные документы, при этом связь основного документа и документа-приложения обеспечивается через описание приложения (оформление отметки о наличии приложений) или через систему ссылок на регистрационно-учетную карточку электронного документа («входную» форму), с помощью которой осуществляется учет и поиск электронных документов в информационной системе («связанные документы» в информационной системе).

В архиве организации нормативными документами, определяющими порядок хранения электронных документов, может устанавливаться:

  • предельный объем (в байтах, Мб) электронных дел;

  • количество электронных документов (файлов), включаемых в электронное дело;

  • возможность формирования в информационной системе обложки дела, листа-заверителя дела и соответствующих форм для их просмотра и печати, а также печати иных сопроводительных документов.

При подготовке электронных документов к передаче в архив каждое электронное дело, сформированное в соответствии с номенклатурой дел, записывается на физически обособленный материальный носитель (оптический диск) однократной записи (неперезаписываемый) в двух экземплярах – основном и рабочем.

Основной экземпляр электронных документов является эталонным экземпляром и используется в исключительных случаях, когда необходимо создать копию рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного рабочего экземпляра. Рабочий экземпляр электронных документов в архиве организации является экземпляром, с которого при необходимости изготавливаются дополнительные рабочие экземпляры, в том числе для фонда пользования.

Единицы хранения электронных документов – электронные дела – должны быть описаны, систематизированы и внесены в описи и другие архивные справочники таким образом, чтобы можно было обеспечить их учет, поиск и использование.

4.2. Обеспечение сохранности электронных документов

Сохранность электронных документов в архиве организации обеспечивается:

  • созданием оптимальных условий хранения носителей электронных документов;

  • рациональным размещением электронных носителей в архивохранилище;

  • проверкой наличия и состояния электронных документов;

  • контролем физического и технического состояния носителей и электронных документов;

  • копированием электронных документов в целях рабочих экземпляров, в том числе для фонда пользования;

  • конвертированием электронных документов на новые (в технологическом отношении) электронные носители и в новые форматы.

Для обеспечения сохранности электронных документов в архиве организации необходимо выполнять мероприятия по информационной безопасности:

  • защиту электронных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ («вирусов» и т.п.);

  • защиту электронных документов от несанкционированного доступа к ним.

Оптимальные условия хранения электронных документов в структурных подразделениях и в архиве организации обеспечиваются:

  • оборудованием помещений и хранилищ средствами пожаротушения, охраны и сигнализации;

  • применением технических средств для создания оптимальных (нормативных) температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов в помещениях и хранилищах архива;

  • применением программных средств для обеспечения информационной безопасности;

  • применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, контейнеры, футляры);

  • наличием в архиве двух или более экземпляров единиц хранения электронных документов, записанных на два или более обособленных материальных носителя однократной записи, и их раздельным хранением;

  • применением технических и программных средств, предназначенных для резервного копирования, конвертирования и миграции электронных документов, контроля их физического и технического состояния.

  • защитой информации от несанкционированного доступа путем применения соответствующих технических средств;

  • доступом к информации установленных категорий пользователей;

  • режимами хранения электронных документов, исключающими утрату, уничтожение или искажение информации.

4.3. Оптимальные условия хранения электронных документов

Хранение электронных документов в архиве организации осуществляется в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды.

Требования к зданиям и помещениям архива, хранящего электронные документы, должны соответствовать общим требованиям к зданиям и помещениям подобного назначения.

Защита электронных документов обеспечивается за счет соблюдения (поддержки):

    1) светового режима хранения;

    2) температурно-влажностного режима хранения;

    3) санитарно-гигиенического режима хранения.

В архивохранилищах все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Для защиты электронных документов применяют хранение обособленных материальных носителей с записанными на них единицами хранения в первичных защитных средствах хранения – футлярах.

В архивохранилищах для документов на электронных носителях информации (оптические диски) поддерживается следующий температурно-влажностный режим: температура +15 – +20°С, относительная влажность воздухав диапазоне от 20 до 50%.В хранилище с рабочими экземплярами электронных документов допустима комнатная температура – +23°С. В хранилище с основными экземплярами электронных документов должны поддерживаться: температура – не выше +17°С и по возможности низкая относительная влажность воздуха. Не допускается хранение дисков при температуре выше +32°С и ниже –10°C и относительной влажности ниже 10%. Возможна транспортировка дисков при температуре до –5°С и относительной влажности 50%.

При наличии рекомендаций фирмы-изготовителя электронных носителей по организации температурно-влажностного режима хранения им следует отдавать предпочтение перед приведенным выше общими рекомендациям.

В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются соответствующие мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления, проветривания и увлажнения (осушения) воздуха и др.

Температурно-влажностный режим в архивохранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха на основании показаний соответствующих контрольно-измерительных приборов: в кондиционируемых помещениях – два раза в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – три раза в неделю.

Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале, форма которого определяется организацией самостоятельно.

4.4. Размещение электронных документов в архивохранилище

Электронные документы на обособленных носителях в помещениях для их хранения размещаются в соответствии с учетными документами архива, что обеспечивает их оперативный поиск.

Основной и рабочий экземпляры единиц хранения электронных документов рекомендуется хранить раздельно. Основной экземпляр единиц хранения предпочтительнее размещать в хранилище архива организации отдельно от места хранения рабочих экземпляров электронных документов.

Каждый обособленный электронный носитель должен иметь негерметичный индивидуальный футляр, при этом должно быть исключено свободное перемещение электронного носителя внутри футляра, падение и существенное отклонение от вертикали, для чего футляры должны иметь фиксаторы или перетягиваться специальными резинками.

Футляры с электронными носителями размещаются вертикально в контейнерах в специализированных шкафах, на полках стеллажей, шкафов. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы электронные носители можно было свободно помещать и доставать из контейнера.

При размещении футляров с электронными носителями в контейнерах необходимо располагать их таким образом, чтобы были видны учетные номера единиц хранения.

При долговременном хранении обособленных носителей электронных документов предпочтение следует отдавать специализированным средствам размещения, в которых носители защищаются от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды.

4.5. Проверка наличия и состояния электронных документов

В ходе проверки наличия и состояния электронных архивных документов в архиве организации осуществляются следующие мероприятия:

  • установление фактического наличия единиц хранения электронных документов и единиц учета электронных документов, находящихся на хранении;

  • выявление и устранение недостатков в учете единиц хранения электронных документов;

  • выявление отсутствующих единиц хранения и организация их розыска;

  • контроль физического и технического состояния единиц хранения электронных документов;

  • контроль технического состояния и воспроизводимости электронных документов программными средствами;

  • выявление и учет единиц хранения электронных документов, требующих специальной технической обработки;

  • выявление и учет электронных документов, требующих копирования на новые электронные носители и проведения другой технической обработки.

Проверка наличия и состояния электронных документов проводится не реже одного раза в 5 лет, а также при перемещении архива в другое помещение, при смене руководителя архива (работника, ответственного за архив) и перед передачей документов на хранение в государственный или муниципальный архив.

Проверка физического и технического состояния основных и рабочих экземпляров электронных документов проводится через год после приема электронных документов на хранение в архив и далее с периодичностью один раз в 5 лет. В случаях регулярного нарушения температурно-влажностного режима хранения, проверку следует проводить один раз в год или каждый раз после чрезвычайной ситуации нарушения режима.

Проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ («вирусов») осуществляется при приеме электронных документов на хранение от структурных подразделений организации, а также во время проведения периодических проверок технического состояния электронных документов, каждый раз перед использованием электронных документов, а также в процессе подготовки документов постоянного срока хранения к передаче в государственный или муниципальный архив,

При проверке наличия и состояния электронных документов в организации необходимо:

  • сохранять порядок расположения единиц хранения в футлярах, контейнерах, на стеллажах, в шкафах;

  • возвращать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно хранящиеся единицы хранения;

  • изымать единицы хранения, содержащие вредоносные компьютерные программы («вирусы»), и помещать их на специально выделенную полку (ящик) для последующей специальной обработки электронных документов.

Работы по проверке наличия и состояния электронных документов фонда должны начинаться в хранилище основных экземпляров единиц хранения электронных документов и заканчиваться в хранилище рабочих экземпляров.

Проверка наличия и состояния электронных документов осуществляется в несколько этапов:

  • предварительная проверка наличия единиц хранения электронных документов фонда;

  • оценка физического состояния электронных носителей;

  • оценка технического состояния единиц хранения;

  • проверка наличия единиц учета электронных документов;

  • оценка технического состояния и воспроизводимости электронных документов;

  • заключительная проверка наличия единиц хранения.

При проверке наличия единиц хранения электронных документов проводится сверка их общего количества и учетных номеров со сведениями в книге учета поступлений единиц хранения (инвентарной книге обособленных носителей) и количества со сведениями по листу учета электронных документов фонда, а также проверка  правильности их оформления.

При проверке наличия единиц учета электронных документов проводится сопоставление фактических общих количественных и контрольных характеристик с итоговой записью описи, сверка их наличия с описью (локализация, имя единицы учета, объем в байтах, Мб, дата и время сохранения файла).

4.6. Проверка физического и технического состояния носителей
электронных документов, технического состояния электронных документов

Проверка физического и технического состояния электронных носителей заключается в оценке:

  • физического состояния электронных носителей (единиц хранения), в том числе: состояние первичных средств хранения электронных носителей (наличие трещин, деформаций, разрушения, наличие и качество надписей на вкладышах и этикетках и т.п.), наличие запыления и загрязнения поверхностей электронных носителей, наличие влаги на поверхностях электронных носителей, физическое состояние рабочей поверхности и корпусов электронных носителей (выявление механических повреждений и деформаций, расслоения, пузырения, изменения цвета, наличие царапин, проколов) и др.;

  • оценке технического состояния электронного носителя, в том числе: соответствие характеристик электронного носителя сведениям, содержащимся в сдаточной описи структурного подразделения или в удостоверяющем листе к описи; проверка электронных документов на наличие в них вредоносных компьютерных программ («компьютерных вирусов»); проверка на сбои при считывании информации, в том числе проверяется уровень параметров, характеризующих электронные носители (например, число сбоев при считывании информации в единицах времени, число поврежденных и нечитаемых секторов, количество ошибок при чтении файлов и т.п.).

При проверке технического состояния электронных документов проводится проверка воспроизводимости всех единиц учета электронных документов на оборудовании архива (визуальный просмотр) в ходе приема единиц хранения в архив и далее с периодичностью один раз в 5 лет.

Контроль технических параметров электронных носителей, электронных документов проводят с помощью специализированного аппаратного и программного обеспечения.

Результаты проверки наличия и состояния электронных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния электронных документов раздельно по основным и рабочим экземплярам электронных документов. В случае если рабочие и основные экземпляры единиц хранения хранятся в одном хранилище, результаты проверки их наличия и состояния вносятся в сводный акт.

Акты, составленные по окончании проверки, включаются в дело фонда.

4.7. Выдача электронных архивных документов из архивохранилища

Единицы хранения электронных документов выдаются из архива организации:

  • для использования в структурные подразделения и сотрудникам организации;

  • во временное пользование правоохранительным органам, суду и прокуратуре в порядке, установленном действующим законодательством;

  • для проведения архивных работ с электронными документами (научно-технического описания, усовершенствования научно-справочного аппарата, выполнения тематических и правовых запросов, экспертизы ценности документов и т.п.);

  • для проведения работ по созданию дополнительных рабочих экземпляров электронных документов, в том числе пользовательских, создания экземпляров электронных документов по запросам организаций и частных лиц и др.

Наиболее часто используемые электронные дела организации могут быть включены в фонд пользования архива как совокупность копий электронных документов, размещенных в информационной системе архива организации или записанных на дисках, предназначенных для оперативного и удаленного к ним доступа. Внутренние описи электронных дел могут включаться в состав научно-справочного аппарата фонда пользования.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Учетные единицы электронных документов

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные дела, электронные документы и описи электронных дел.

Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов  учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра.

Архивный шифр единицы хранения – условное обозначение, присваиваемое каждой единице хранения электронных документов (электронному делу) в целях обеспечения ее идентификации при использовании. Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает следующие элементы:

  • номер фонда, в состав которого включены электронные документы;

  • номер описи электронных дел;

  • номер единицы хранения электронных документов (электронного дела) по описи электронных дел.

При учете электронных документов под единицами измерения объема информации принимаются байты или мегабайты (Мб).

Основными учетными единицами при организации хранения электронных документов являются:

  • единицы хранения электронных документов – электронные дела;

  • единицы учета электронных документов – электронные документы (файлы, включенные в состав электронного дела).

5.2. Система учетных документов

В архиве организации ведется централизованный учет электронных документов, осуществляемый раздельно по основным и рабочим экземплярам электронных документов.

Для фиксации учетных данных об электронных документах в архиве организации используются следующие учетные документы:

  • книга учета поступления электронных носителей (инвентарная книга в пределах архивохранилища);

  • книга учета единиц хранения электронных документов (электронных дел);

  • список фондов;

  • лист фонда;

  • лист учета электронных документов фонда;

  • описи электронных дел;

  • реестр описей.

При приеме электронных документов в архив организации в Книге учета поступления электронных носителей (инвентарной книге) указывается наименование обособленных материальных носителей, статус экземпляра обособленных материальных носителей (основной, рабочий), объем информации (в байтах), общее количество единиц хранения электронных документов (по описям), количество включенных в них электронных документов (по внутренним описям). На 1 января каждого года подводится итог количества поступивших и выбывших за год носителей электронных документов.

Книга учета единиц хранения электронных документов предназначена для регистрации, учета поступления в архив и выбытия единиц хранения электронных документов (электронных дел) и присвоения единицам хранения учетных номеров. Учетный номер единицы хранения электронных может содержать указание статуса экземпляра обособленных материальных носителей (основной, рабочий), номер основного экземпляра носителя или номер рабочего экземпляра носителя, а также номера описей электронных документов. На 1 января каждого года подводится итог количества поступивших и выбывших за год единиц хранения и общее количество единиц хранения, находящихся на хранении.

При первом поступлении электронных документов в архив организации составляется лист учета электронных документов фонда.

Опись электронных дел является основным первичным учетным документом, применяемым для учета электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также описанных электронных документов Архивного фонда Российской Федерации, предназначенных для передачи в государственный или муниципальный архив.

В описи ведется поединичный учет единиц хранения электронных документов (электронных дел) путем закрепления за каждым самостоятельного номера. Единицы хранения электронных документов учитываются в описи в соответствии с их систематизацией и сквозной нумерацией за порядковыми учетными номерами.

Подлинник описи электронных дел оформляется на бумажном носителе (приложение 2).

В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц учета, т.е. электронных дел (цифрами и в круглых скобках – прописью), объем единиц учета электронных документов в байтах, общее количество единиц хранения (основных и рабочих), форматы файлов и иные количественные характеристики электронных дел. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Структурные подразделения организации при подготовке электронных документов к сдаче в архив оформляют сдаточные описи электронных дел, которые служат учетными документами и основой для составления в архиве соответствующего годового раздела сводной описи единиц хранения электронных документов постоянного срока хранения и представления его для утверждения в установленном порядке. Сдаточные описи структурных подразделений подлежат хранению в деле фонда до передачи электронных документов за эти годы на постоянное хранение.

Реестр описей ведется в архиве организации в общем порядке, установленном для ведения реестров описей.

Сведения о единицах хранения электронных документов отражаются в деле фонда. В схеме систематизации фонда должна быть отражена систематизация электронных дел; в состав дела фонда могут быть включены рабочие инструкции по работе с электронными документами фонда, а также акты передачи электронных документов на государственное или муниципальное хранение; акты, отражающие текущую организацию хранения электронных документов (проверки наличия и состояния документов на электронных носителях, проверки физического и технического состояния электронных документов); акты, фиксирующие изменения в составе и объеме электронных документов (о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению; о неисправимых повреждениях электронных документов; о технических ошибках в учетных документах; о создании рабочего экземпляра электронных документов; о копировании электронных документов; проведении конвертирования или миграции электронных документов; акт описания документов, переработки описей единиц хранения электронных документов); акты выявления вредоносных компьютерных программ в электронных документах.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются; к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

6. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ
ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

Использование электронных документов – применение информации архивных электронных документов в культурных, научных, политических, экономических целях, для обеспечения законных интересов граждан.

Архив организации предоставляет пользователям электронные документы, не содержащие информации ограниченного доступа, а также поисковые данные электронных документов.

Доступ пользователей к электронным документам ограниченного доступа осуществляется с учетом требований, установленных действующим законодательством Российской Федерации и соответствующими нормативными правовыми актами.

Основными формами использования являются:

  • информационное обеспечение пользователей в читальном зале;

  • исполнение запросов пользователей, в том числе социально-правового характера;

  • выдача экземпляров архивных электронных документов по запросам физических и юридических лиц;

  • выдача архивных электронных документов во временное пользование в структурные подразделения организации и сторонние организации.

Доступ руководства и сотрудников организации к документам архива при наличии информационной системы осуществляется непосредственно с рабочих мест сотрудников в соответствии с установленными приказом руководителя организации правами доступа к документам.

В противном случае архив организации может предоставлять электронные документы по локальной сети организации. В этом случае ведется журнал выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируется: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.

Архив организации может обеспечивать удаленный доступ к электронным документам архива (фонду пользования). При организации удаленного доступа по информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» обеспечивается идентификация пользователей системы и защита от несанкционированного доступа.

Архив организации может предоставлять доступ к электронным документам, открытым для публичного доступа, через веб-сайт организации в сети «Интернет».

Электронные документы архива выдаются пользователям на обособленных электронных носителях (копия рабочего экземпляра электронных документов) или копируются сотрудником архива на жесткий диск компьютера, после чего доступ к документу предоставляется (по локальной сети организации или пересылается на электронной почте).

7. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

7.1. Источники комплектования

Комплектование архива организации электронными документами включает:

  • определение структурных подразделений, электронные документы которых передаются в архив;

  • определение состава электронных документов, подлежащих приему в архив;

  • организацию передачи электронных документов в архив.

Электронные документы передаются в архив организации записанными на обособленные электронные носители (оптические диски) однократной записи.

Сроки передачи электронных документов в архив организации устанавливаются организацией самостоятельно в графике приема-передачи дел.

Архив организации ведет список структурных подразделений, от которых поступают электронные документы в архив организации.

7.2. Экспертиза ценности электронных документов

Экспертиза ценности электронных документов организации проводится:

  • при разработке номенклатуры дел организации;

  • по истечении сроков временного хранения электронных документов.

На этапе разработки номенклатуры дел в графе «Примечание» к заголовкам электронных дел проставляется отметка «ЭД» («Электронные документы»).

По истечении срока хранения электронных документов в информационной системе, проводится экспертиза их ценности в целях составления описей электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение 2), внутренних описей электронных документов (приложение 1) и актов о выделении к уничтожению электронных документов, сроки хранения которых истекли.

Утверждение актов о выделении к уничтожению электронных документов осуществляется в порядке, установленном для документов на бумажном носителе.

Экспертиза ценности электронных документов проводится экспертной комиссией организации в порядке, установленном для проведения экспертизы ценности документов на бумажном носителе.

При проведении экспертизы ценности электронных документов дополнительно учитываются:

  • значимость информации электронного документа (уникальность и типичность);

  • повторение информации электронного документа в информации документов постоянного срока хранения, созданных на других носителях;

  • первичность информации электронного документа с возможностью получения агрегированных (обобщенных, аналитических) данных;

  • вид, разновидность электронного документа;

  • подлинность электронного документа, наличие электронной подписи;

  • ограниченность сроков подтверждения подлинности электронных подписей (электронных цифровых подписей).

  • форму и состав процедур по обеспечению аутентичности (подлинности) и целостности электронных документов;

  • характеристики и физическое состояние носителей с электронными документами;

  • степень сохранности документов фонда (как на электронных, так и иных носителях);

  • возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения;

  • ограничения на распространение и использование электронных документов и программного обеспечения (с учетом соблюдения государственной, коммерческой тайны, авторского права, имущественных прав, договорных обязательств в отношении собственников документов);

  • возможности архива организации по ограничению и разграничению доступа к информации электронного документа;

  • возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) хранения, проведения технологических миграций и их возможная стоимостная оценка.

При проведении экспертизы ценности электронных документов в структурных подразделениях организации осуществляется:

  • отбор электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для проведения конвертирования их в форматы для архивного хранения, их запись на обособленные электронные носители однократной записи для передачи в архив организации;

  • при необходимости отбор электронных дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, их запись на обособленные электронные носители для передачи в архив организации.

Одновременно с отбором электронных документов для передачи в архив организации осуществляется выгрузка метаданных электронных документов и протоколов аудита (системных протоколов/журналов) за тот же период времени.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения электронных документов.

7.3. Подготовка электронных документов
к передаче в архив организации

Электронные дела передаются в архив организации в упорядоченном состоянии по сдаточным описям структурного подразделения с сопроводительной служебной запиской структурного подразделения.

При подготовке электронных документов Архивного фонда Российской Федерации к передаче в архив организации следует провести их конвертирование в компьютерные форматы, рекомендованные государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация.

Подготовка структурным подразделением электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

  • отбор в информационной системе организации электронных дел, подлежащих передаче в архив;

  • конвертирование электронных документов в формат, установленный для архивного хранения документов, а документов Архивного фонда Российской Федерации в формат, рекомендованный государственным (муниципальным) архивом, источником комплектования которого является организация;

  • проверка правильности формирования и систематизации единиц хранения электронных документов;

  • проверка физического и технического состояния электронных носителей, предназначенных для записи электронных документов;

  • проверка файлов с электронными документами на наличие вредоносных компьютерных программ;

  • запись электронных дел на электронные носители (оптические диски) однократной записи в двух экземплярах (основной и рабочий);

  • проверка качества записи и воспроизводимости электронных документов;

  • составление в структурном подразделении сдаточной описи электронных дел.

При записи электронных документов на обособленные материальные носители соблюдается принцип размещения на одном носителе одной единицы хранения электронных документов.

Каждый футляр электронного носителя, передаваемого в архив, снабжается фронтальным вкладышем, на котором указывается:

  • сокращенное название организации;

  • сокращенное название структурного подразделения организации;

  • статус электронного носителя: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);

  • номера сдаточных описей передаваемых электронных документов;

  • дата записи электронных документов на носитель;

  • при необходимости отметки об ограничении доступа и др.

Фронтальный вкладыш помещается в футляр электронного носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи на вкладышах исполняются каким-либо печатным способом или специальными черными водостойкими чернилами, для них возможно использование штампов и других аналогичных средств.

При подготовке электронных документов к передаче в архив проводится оформление только вкладышей футляров электронных носителей.

7.4. Составление и оформление описей электронных дел

Сдаточная опись электронных документов, подготовленная в структурном подразделении организации, является первичным учетным документом для единиц хранения электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе для составления описи электронных дел, передаваемых на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

Описи электронных дел составляются не позднее чем через один год после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве.

При составлении сдаточной описи электронных дел в структурном подразделении соблюдаются следующие требования:

    заголовки электронных дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

    каждое электронное дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

    если электронное дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером;

    графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме электронных дел, особенностях их физического состояния, передаче другим структурным подразделением со ссылкой на акт, наличии копий и т.п.

Порядок присвоения номеров сдаточным описям структурных подразделений устанавливается архивом организации.

Объектом описания в сдаточной описи являются единицы хранения электронных документов. Описательная статья единицы хранения (электронного дела) включает в себя следующие элементы:

  • номер по порядку в пределах описи;

  • индекс единицы хранения электронных документов по описи;

  • заголовок электронного дела;

  • крайние даты;

  • срок хранения;

  • тип носителя (основного экземпляра, рабочего экземпляра);

  • объем (в байтах).

На основной и рабочий экземпляры электронных документов составляются отдельные сдаточные описи.

В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения электронных документов (цифрами и в круглых скобках – прописью); первый и последний номера единиц учета по описи, пропущенные номера.

К сдаточной описи может составляться предисловие с указанием программного обеспечения, его версии и других технологических характеристик информационных систем.

7.5. Порядок передачи электронных документов в архив организации

Электронные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив организации ежегодно не позднее чем через 3 года после завершения работы с документами.

Передача электронных дел в архив организации производится в упорядоченном состоянии на основании сдаточных описей (приложение 2).

Документы на обособленных электронных носителях физически перемещаются из структурных подразделений в архив организации.

Информационная система архива организации должна поддерживать требования к организации архивного хранения и использования электронных документов и иметь:

  • программные средства для преобразования компьютерных форматов (конверторы);

  • программные средства для просмотра электронных документов в разнообразных форматах;

  • возможность проводить копирование, конвертирование и миграцию электронных документов;

  • специализированное программное обеспечение для поиска электронных документов, хранящихся в архиве.

При приеме единиц хранения электронных документов в архив:

  • проверяется соответствие единиц хранения сдаточным описям;

  • проводится проверка физического и технического состояния обособленных электронных носителей, в первую очередь проверка на наличие вредоносных компьютерных программ;

  • проводится проверка наличия и технического состояния электронных документов (проверка воспроизводимости каждого файла каждого экземпляра – основного и рабочего).

Прием электронных документов в архив оформляется составлением итоговой записи в конце каждого экземпляра сдаточной описи, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных носителей, их объем в байтах, номера отсутствующих электронных носителей, дата приема–передачи, подтверждаемой подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные документы.

Обособленные материальные носители единиц хранения должны иметь футляры, каждый футляр должен быть снабжен фронтальным вкладышем.

После приема электронных дел в архив вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на фронтальные вкладыши, оформляемые в архиве.

На фронтальном вкладыше, оформляемом в архиве, указывается:

  • сокращенное название организации;

  • учетный номер единицы хранения;

  • статус экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);

  • номер фонда;

  • номер описи электронных дел;

  • крайние даты электронных документов;

  • при необходимости делаются дополнительные отметки об ограничении доступа и т.п.

Фронтальный вкладыш помещается в футляр единицы хранения (диска) таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи исполняются каким-либо печатным способом или специальными черными водостойкими чернилами, для них возможно использование штампов и других аналогичных средств.

На обособленный материальный носитель электронных документов несмываемым водостойким маркером наносится учетный номер единицы хранения электронных документов (электронного дела) с указанием типа экземпляра: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий).

8. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ (МУНИЦИПАЛЬНЫЙ) АРХИВ

Подготовка и передача электронных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив осуществляется в соответствии с правилами и по графику, устанавливаемыми государственным или муниципальным архивом.

Приложение 1

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

электронных документов единицы хранения №_______

__________________________________________________ 

№
п/п

Дата получения

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Кол-во листов ед. хр.

Формат

Объем (байт, Мб)

Наличие электронной подписи

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Итого _____________________________________________________документов.
                                              (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ___________________________________ .
                                                                          (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела                                                   Подпись                               Расшифровка подписи

Дата

Приложение 2

Наименование организации

Наименование структурного
подразделения[*]

ОПИСЬ №_______

единиц хранения электронных
документов________________

№
п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения[**]

Тип носителя[***]

Объем (Мб)[***]

Примечание

основного экз.

рабочего экз.

основного экз.

рабочего экз.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Название раздела

В данную опись внесено _________________________________________________________________
                                                                                      (цифрами и прописью)

единиц хранения электронных документов

с №_____________________________ по № ______________________________, в том числе:

литерные номера: _______________________________________________________________

пропущенные номера: ___________________________________________________________

Руководитель структурного
подразделения[****]                              Подпись                                              Расшифровка подписи

Дата

Передавал ______________________________________________________________единиц
                                                          (цифрами и прописью)

хранения электронных документов.

Наименование должности сотрудника
структурного подразделения                           Подпись                                              Расшифровка подписи

Дата

Принял ___________________________________________________________________дел
                                                           (цифрами и прописью)

и _____________________________ регистрационно-контрольных карточек к документам.
           (цифрами и прописью)

Наименование должности
работника архива                                                Подпись                                              Расшифровка подписи

Дата

[1] Электронные документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно) формируются в электронные дела в форматах, в которых они были созданы в информационной системе организации и в архив организации не передаются.

[*] Опись утверждается руководителем структурного подразделения при наличии у него соответствующего права. При наличии ЭК структурного подразделения опись согласуется ЭК.

[**] Графа опускается в описи дел электронных документов постоянного срока хранения.

[***] В описи электронных документов рабочих экземпляров единиц хранения графы 7, 9 не заполняются, в описи резервных экземпляров графы 6, 8 не заполняются.

[****] При утверждении описи руководителем структурного подразделения опись подписывает ее составитель.

Источник

В статье мы расскажем, как организация должна хранить свои электронные документы. Выясним, как и на какой носитель лучше записать электронные дела, как составить опись дел электронных документов и передать их на хранение в архив организации.

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ И ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ: ПОНЯТИЯ РАЗНЫЕ, ХОТЯ И РОДСТВЕННЫЕ

Электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов организации. Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места. То, что документ уже много лет содержится в архиве, значения не имеет.

Хранение электронных документов – это часть системы хранения документов организации, которая, в свою очередь, является одним из основных процессов делопроизводства. Независимо от того, бумажный это документ или электронный, он должен храниться в течение установленных сроков.

Конечно, это идеальный вариант, когда электронный архив является частью системы хранения электронных документов организации. К этому нужно стремиться, постепенно помещая электронные копии документов в специальную базу данных и тем самым формируя электронный архив. Но это – не хранение, а всего лишь облегчение доступа. Это даже не архив в полном смысле слова, ведь в архив организации сдаются оригиналы документов, а электронный архив состоит из скан-копий. Набор скан-копий бумажных документов – это не архив. А электронный документ – это полноценный документ, а не скан-копия бумажного.

НАШ СЛОВАРИК

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах[1].

НОРМАТИВНАЯ БАЗА ПО ХРАНЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

С каждым годом в организациях объем электронных документов растет. Однако количество нормативных или методических документов, посвященных хранению электронных дел, к сожалению, не увеличивается. Руководствоваться приходится только Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015). Правила 2015 – основной нормативный документ, в котором на сегодняшний день освещаются, хотя и не так полно, как хотелось бы, правила хранения электронных документов.

Немалый интерес представляет также Проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (см. сайт Федерального архивного агентства: http://archives.ru). Проект был разработан ВНИИДАД в 2012 году и до сих пор остается проектом. Тем не менее архивам организаций этот проект может быть полезен, так как содержит немало информации, которой больше нигде нет.

Эти документы содержат одно общее правило: электронные документы хранятся в течение тех же сроков и по тем же правилам, что и бумажные дела. Однако следует учитывать свойства и характеристики электронных носителей.

Далее мы расскажем, как ввести электронные документы в учетные документы архива, как принимать их и хранить.

ФОРМИРУЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА

С бумажным делом вопросов не возникает: оно представляет собой совокупность документов, посвященных одному вопросу. Дела могут быть:

  • однородными (например, дело «Приказы по основной деятельности», состоящее только из приказов);
  • составными (например, составное дело «Документы об оказании услуг контрагентам», в которое входят переписка, копии договоров и дополнительных соглашений и другие документы).

Все бумажные документы дела подшиваются в одну папку.

Электронные дела также могут быть однородными и составными. Электронные документы, как и бумажные, тоже собираются в одну папку, правда электронную (файл). Например, электронное дело «Служебные записки» может представлять собой одноименную папку, которая содержит файлы служебных записок с первого по последний номер.

Кроме файла, который содержит сам электронный документ, в папку также могут входить файлы электронных подписей[2], метаданные электронного документа[3] – набор зависит от программного обеспечения организации.

Формированием электронных дел, точно так же как и бумажных, должны заниматься их исполнители в структурных подразделениях. Секретарь не может точно определить, к какому делу относится тот или иной узкоспециальный документ, не знает отраслевых нормативов, определяющих сроки хранения, и т.д. Повторяю, всем этим должны заниматься исполнители. Секретарь берет на себя методическую и консультационную часть работы.

ПОМЕЩАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

В номенклатуру дел электронные документы помещаются в общем порядке. Указать «электронность» документа можно двумя способами:

  • в графе «Примечание» (Пример 1);
  • в графе «Заголовок дела» (Пример 2), как советует п. 3.6 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

СОСТАВЛЯЕМ ВНУТРЕННЮЮ ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ

Электронные дела и документы передаются в архив организации наряду с бумажными, по общему алгоритму:

1) проводится ежегодная экспертиза ценности;

2) по результатам экспертизы дела с истекшими сроками хранения уничтожаются;

3) оставшиеся дела вносятся в описи и отправляются на хранение.

Форма описи электронных дел и документов, которая одновременно играет роль акта приема-передачи документов в архив организации, приведена в приложении № 24 к Правилам 2015 (Пример 3). Заполняется эта опись в структурном подразделении.

Правила составления описи. Графы описи понятны интуитивно, комментировать здесь нечего. Рассмотрим «организационные моменты» составления этой описи:

  • описи составляются отдельно на электронные дела постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
  • в описи электронных дел постоянного хранения опускается графа «Срок хранения»;
  • описи составляются в двух экземплярах (один останется в архиве, другой, с подписью принявшего документы архивариуса, вернется в подразделение);
  • номер фонда можно не указывать и вообще исключить эту графу, если в организации сформирован только один архивный фонд (эту информацию подразделению дает архивариус или ответственный за хранение документов секретарь);
  • в заголовке описи указывается год, за который сдаются документы;
  • наименование структурного подразделения выносится в наименование раздела описи;
  • наименование раздела, индексы, заголовки, сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел;
  • опись согласуется с начальником отдела делопроизводства (канцелярии, службы ДОУ и т.д.), с экспертной комиссией структурного подразделения (если она есть) и подписывается руководителем структурного подразделения;
  • вторая часть описи (передал-принял) заполняется при приеме-передаче документов в архив;
  • порядковый номер описи присваивается в архиве.

На наш взгляд, опись целесообразно дополнить количеством и типом передаваемых в архив носителей.

Оформляем приложение к описи. Согласно Правилам 2015 описи электронных дел и документов имеют приложения. Приложение к описи – это внутренняя опись каждого электронного дела (Пример 4).

В отличие от передачи в архив документов на бумажных носителях, у которых внутренняя опись (при необходимости ее составления) вшивается в том, при передаче электронных дел:

  • приложение обязательно составляется на каждое электронное дело;
  • не вкладывается в носитель и не записывается на него, а оформляется в бумажном виде как приложение к описи электронных дел и документов, передаваемой в архив.

УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМАТАМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И НОСИТЕЛЯМ

Формат архивного хранения установлен Правилами 2015. Это формат PDF/A, специально разработанный для долговременного хранения информации и закрепленный в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Но это требование обязательно должны соблюдать государственные архивы и организации, которые являются источниками их комплектования.

Коммерческие организации, большинство документов которых вряд ли когда-либо выйдет за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не жертвовать качеством документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде.

Неизменяемость формата. Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не столько соблюдению какого-то формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Ни к чему дорогое программное обеспечение и посещение семинаров по ведению электронных архивов, если кто-то на рабочем месте запросто может внести поправки в файл, который давно сдан в архив.

Каждому секретарю знакомо понятие «закрытие документа делопроизводством». Это означает, что все задания по документу выполнены, и он может быть помещен в дело.

В отношении электронных документов мы рекомендуем дополнить это еще одним действием – переводом документа в неизменяемый формат. Изымать его из общего доступа, конечно, не стоит, однако следует исключить любое постороннее вмешательство в форму и содержание.

Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.

Разумеется, организация, которая практикует электронный документооборот, быстрее выстроит систему архивного хранения электронных документов, чем та, которая обходится офисным пакетом программ, облачным хранилищем и услугами приходящего раз в неделю сисадмина. Но, так или иначе, решить эту задачу можно – было бы желание.

Носители. Условно один носитель информации можно сравнить с одним томом бумажного дела. Нельзя записывать на один диск все дела подряд, на сколько хватит его объема. Лучше придерживаться принципа «одно дело – один диск». Впрочем, можно записать на один диск несколько дел, но только если это дела одного года и они имеют один срок хранения (все так же, как и с бумажными томами).

Что касается носителей, то ничего удобнее обычного CD-R (компакт-диска с возможностью однократной записи) пока не изобрели.

Если появляются более совершенные носители информации, лучше перезаписать на них весь электронный архив. Иначе можно вообще никогда не увидеть содержимое старого носителя. Так произошло, например, с дискетами, которые до сих пор попадаются в архивах, но запустить их в условиях обычного офиса уже просто не на чем.

Менее популярны в качестве архивных носителей информации USB-flash-накопители. Непопулярны они потому, что файлы с них легко можно удалить или заменить. Эргономичность тоже оставляет желать лучшего: если диски можно аккуратно сложить, даже не помещая в специальные короба, то флешки слишком разнообразны по форме.

Таким образом, оптимальный носитель для электронного архива – компакт-диск.

Как подписать носитель. Каждый носитель подписывается. Согласно п. 4.34 Правил 2015 на вкладыше, который помещается в футляр таким образом, чтобы были видны надписи, указываются:

  • наименование организации (полное, сокращенное);
  • номер фонда;
  • номер описи электронных дел, документов;
  • номер дела по описи;
  • отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
  • крайние даты документов электронного дела;
  • дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).

Форму обложки Правила 2015 не приводят. Возможный вариант размещения на обложке компакт-диска вышеперечисленной информации может выглядеть как в Примере 5.

Номера фонда и описей указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько, а электронное дело внесено в опись.

Описей, как мы уже выяснили, всего две: электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения. Описывать их не нужно, поэтому информационный блок «Номер описи» в этом случае просто опускается из обложки диска.

ПЕРЕДАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В АРХИВ

Порядок передачи электронных документов в архив организации описан в п. 4.34 Правил 2015. Алгоритм следующий:

Шаг 1: структурное подразделение готовит электронные документы для передачи в архив – самостоятельно сохраняет их в неизменяемых форматах, при необходимости формирует дела.

Шаг 2: электронные дела записываются на обособленные носители информации (каждое в двух экземплярах), для которых затем оформляются обложки.

Шаг 3: электронные дела длительных и постоянного сроков хранения вносятся в соответствующие описи (см. Примеры 3 и 4).

Шаг 4: описи с приложениями передаются в архив организации на бумажном носителе.

Шаг 5: архивариус сканирует все носители антивирусной программой, после чего проверяет каждый записанный файл документа (тот файл, который визуализирует документ) на воспроизводимость.

Шаг 6: в опись дел вносится запись о приеме-передаче. Опись подписывают архивариус и работник, передавший документы в архив.

СТАВИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ НА УЧЕТ В АРХИВ

Традиционно в архиве все принятые от подразделений дела вносятся в учетные документы – архивные описи.

Для электронных дел предусмотрены специальные описи, формы которых приведены в Правилах 2015:

  • опись электронных дел и документов постоянного хранения (приложение № 17);
  • опись электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение № 18).

Обратите внимание: описи электронных дел по личному составу не существует. Все дела по личному составу ведутся в бумажном виде, и это наверняка продлится еще долго.

Как заполнить архивную опись. Архивные описи электронных дел и документов заполняются по тем же правилам, что и описи обычных бумажных дел. Разница лишь в том, что вместо количества листов дела указывается количество мегабайт памяти, которое оно занимает. Кроме того, «тома» в электронных делах практически исключены, разве что это настолько объемное дело, что его пришлось записать на несколько носителей.

В Примере 6 показан образец заполнения описи электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Опись электронных дел постоянного хранения составляется так же, единственная разница – в ней отсутствует графа «Срок хранения».

Форма описи (таблица) не отличается от той, что заполняли структурные подразделения при передаче электронных документов в архив (см. Пример 3). Разница в том, что в Примере 6 представлен годовой раздел описи электронных дел и документов, общий по организации. В него архивариус сведет все сданные подразделениями документы. Обратите внимание на Пример 6: в опись в числе прочих внесены документы, которые были указаны в Примере 3.

Приложения 17 и 18 к Правилам 2015 тоже имеют приложения, которые по форме повторяют внутренние описи электронных дел (см. Пример 4). На практике это означает, что архивариусу не нужно заново составлять эти «внутренние описи» на каждое дело. Достаточно проследить, чтобы коллеги из других подразделений передавали их при сдаче своих документов в архив.

ХРАНИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА В АРХИВЕ

Обязательные условия хранения электронных документов следующие (п. 2.30 Правил 2015):

  • в архиве организации должны быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
  • архив должен быть укомплектован техническими и программными средствами, позволяющими воспроизводить, копировать, перезаписывать электронные документы, контролировать физическое и техническое состояние;
  • режим хранения электронных документов должен исключать утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Обратите внимание: в архиве должны храниться два экземпляра каждого электронного дела на двух носителях. Логично (хоть и не оговорено в нормативах), что оба носителя должны храниться отдельно друг от друга. Если что-то случится с одним из экземпляров, его можно восстановить.

УНИЧТОЖАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Уничтожение электронных документов происходит в общем порядке. Также в общем порядке электронные документы помещаются в акт об уничтожении, а затем в учетные документы (описи) вносятся соответствующие пометки. Никаких особенностей. Все так же, как при уничтожении бумажных документов.

Как и бумага, носители должны быть уничтожены методом, исключающим их восстановление. Проще всего отправить диски в печь или шредер вместе с уничтожаемыми документами на бумажных носителях.

 

[1] Пункт 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от 29.07.2017).

[2] Файл электронной подписи – отдельный файл, который прикрепляется к подписываемому документу, созданному в электронном формате.

[3] Метаданные – информация, которая содержит значимые характеристики электронных документов, облегчающих их идентификацию, поиск, управление и использование (дата/время создания и редактирования документа, количество правок и примечаний и т.д.).

[4] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 12, 2017.

Источник

Электронное делопроизводство ГОСТ Р 7.0.8.-2013, заменивший ГОСТ Р 51141-98, описывает все действующие в законодательстве РФ термины и определения делопроизводства и архивного дела. Вы можете ознакомиться с ним, а также сохранить эту страницу в закладки браузера.

Предисловие

1. Разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства.

2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».

3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст.

4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

5 Взамен ГОСТ Р 51141-98

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru).

Межкорпоративный документооборот

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.

Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».

Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом.

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения

ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы

Примечание — При пользовании настоящим стандартом, целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. Термины и определения

3.1 Общие понятия

1. Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2. Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3. Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4. Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5. Служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6. Архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

7. Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

8. Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

9. Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

10. Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

11. Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

12. Носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

13. Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

14. Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

15. Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

16. Аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

17. Достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

18. Целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

19. Пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

20. Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22. Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23. Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24. Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

25. Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии’ с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26. Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

27. Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

28. Текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

29. Изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

30. Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.

31. Аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

32. Видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

33. Кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

34. Фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

35. Графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

36. Реквизит документа: Элемент оформления документа.

37. Формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

38. Хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

39. Экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

40. Срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

41. Постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.

42. Временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

43. Доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

3.2. Делопроизводство

3.2.1. Документирование

44. Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.

45. Средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

46. Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

47. Вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

48. Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

49. Унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

50. Табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

51. Альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

52. Оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.

53. Согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

54. Лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

55. Виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

56. Гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

57. Подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58. Подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

59. Электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

60. Утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.

61. Гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

62. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.

63. Дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.

64. Место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации — автора документа.

65. Резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

66. Текст документа: Основная содержательная часть документа.

67. Адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.

68. Отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).

69. Отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.

70. Отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.

71. Печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

72. Официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.

3.2.2. Организация работы с документами

73. Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

74. Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

75. Объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

76. Документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

77. Плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.

78. Включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.

79. Метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

80. Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

81. Миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

82. Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.

83. Предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

84. Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

85. Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

86. Регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

87. Государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.

88. Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

89. Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

90. Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

91. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.

92. Оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

93. Документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

94. Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

95. Дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

96. Электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

97. Признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.

98. Формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

99. Оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.

100. Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.

101. Внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

102. Лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.

103. Индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

104. Опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

105. Уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

3.3. Архивное дело

3.3.1. Хранение и учет архивных документов

Как вести архивное дело и делопроизводство в системе электронного документооборота? И что нужно, чтобы создать безбумажный архив в компании? Читайте в статье ECM-Journal

106. Государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

107. Муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

108. Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.

109. Архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

110. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

111. Объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.

112. Архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

113. Архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.

114. Фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.

115. Фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.

116. Обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.

117. Обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.

118. Архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

119. Режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

120. Реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.

121. Консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.

122. Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.

123. Страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.

124. Страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.

125. Фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.

126. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

127. Учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

128. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

129. Единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.

130. Единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

131. Учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

132. Список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.

133. Лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.

134. Архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.

135. Проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.

136. Топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.

3.3.2. Комплектование архива

137. Комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

138. Критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

139. Источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

140. Выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

141. Перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.

142. Документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

143. Документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.

144. Документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

145. Особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

146. Уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.

147. Упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

148. Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.

3.3.3. Информационная деятельность архива

149. Информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.

150. Использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

151. Пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.

152. Организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.

153. Пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

154. Владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

155. Собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.

156. Ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.

157. Публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.

158. Документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.

159. Описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.

160. Описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.

161. Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.

162. Система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.

163. Архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

164. Опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

165. Архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

166. Архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.

167. Архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

168. Обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.

169. Тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.

170. Историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

171. Каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.

172. Архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.

173. Архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

174. Архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Вы изучили ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Если планируете организовать систему электронного архива в организации, советуем ознакомиться с статьёй Артёма Пермякова на ECM-Journal.

Источник

Архив электронных документов

Без бумаги

Федеральные стандарты бухгалтерского учета для организаций бюджетной сферы c 2019 г. устанавливают приоритетный порядок составления и хранения бухгалтерской (финансовой) отчетности в виде электронных документов, подписанных электронной подписью (пункт 13 стандарта «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности», пункт 12 стандарта «Представление бухгалтерской (финансовой) отчетности». Составление отчетности на бумажном носителе допускается только в случае отсутствия возможности формирования и хранения ее в электронном виде, или если необходимость составления и хранения на бумажном носителе установлена законодательно.

Федеральный закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусматривает возможность хранения в электронном виде, наряду с бухгалтерской (финансовой) отчетностью, также первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета:

  • п. 5 ст. 9 «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью»
  • п. 6 ст. 10 «Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью»
  • п. 7.1 ст. 13 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью»

Таким образом, в настоящее время на законодательном уровне созданы условия для минимизации бумажного документооборота, вплоть до его полного исключения.

«Безбумажная технология» работы реализуется за счет:

  • хранения всей бухгалтерской документации (документы, учетные регистры, отчетность) в электронном виде с электронной подписью;
  • использования юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами (поставщиками и покупателями);
  • электронного документооборота с контролирующими органами.

Единый порядок хранения бухгалтерской документации

В редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» реализован единый порядок хранения первичных документов, регистров учета и бухгалтерской (налоговой) отчетности в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Все виды «выходных форм» документов, вместо печати на принтере и подписи вручную, можно сохранить в архиве электронных документов и подписать электронной подписью:

  • первичные документы (акты, счета-фактуры, инвентарные карточки и пр.);
  • регистры бухгалтерского и налогового учета;
  • бухгалтерская и налоговая отчетность.

Использование электронной подписи

Для того чтобы электронный документ признавался равнозначным документу на бумажном носителе, он должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (п.1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи создается аккредитованным удостоверяющим центром, либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи (п.3 статьи 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Архив электронных документов

Архив электронных документов может храниться непосредственно в информационной базе бухгалтерского учета (локально или «в облаке» по технологии 1cFresh). При больших объемах документооборота может использоваться внешнее файловое хранилище.

Архив электронных документов также может быть организован на базе продукта «1С:Документооборот государственного учреждения». За счет интеграции типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия государственного учреждения, ред. 2.0» и «1С:Документооборот государственного учреждения, ред. 1.4»:

  • пользователи «1С:Документооборота государственного учреждения» смогут работать с электронными документами, формируемыми в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения» и хранящимися в «1С:Документообороте государственного учреждения».
  • пользователи «1С:Бухгалтерии государственного учреждения» смогут, не запуская «1С:Документооборот государственного учреждения», пользоваться его возможностями: помещать электронные документы в его хранилище, отправлять документы на согласование и согласовывать их, ставить задачи подчиненным и контролировать их исполнение, отправлять документы по электронной почте, вводить отчеты о проделанной работе и так далее.
Источник

Электронный архив: как организовать его в компании и почему пора это сделать

Пандемия изменила мир, в том числе и мир документооборота: в условиях карантина участникам бизнеса пришлось менять процессы согласования, подписания и передачи документов.

Государство стало стремительно развивать электронный документооборот между организациями и надзорными органами.

  1. В конце 2020 года утверждена Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности;
  2. В конце 2021 года принят Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс», который позволил перевести часть кадровых документов в электронный формат с использованием электронной подписи;
  3. С 1 января 2022 года полноценно работает государственная информационная система электронных перевозочных документов. Автомобильные грузоперевозчики вольны выбирать, оформлять ли первичные документы на бумаге или полностью перейти на ЭДО;
  4. ФНС утвердила формы ряда электронных документов;
  5. Изменились правила подписания электронных документов. Появилось понятие машиночитаемой доверенности — электронная доверенность в формате XML на подписание электронных документов.

У организаций нет выбора — приходится погружаться в мир электронного документооборота с контрагентами, контролирующими и другими организациями. Предприниматели пересматривают свои бизнес-процессы и задумываются об управлении документами, потому что ни один бизнес-процесс не обходится без обмена документами — все чаще электронными. Даже те компании, которые считали, что управление документами их не касается, задаются вопросами, как правильно внедрить систему электронного документооборота и как следовать новым законам, не разрушая существующие процессы.

Что такое электронный архив?

На первый взгляд, все кажется просто: электронный архив — это собрание скан-копий документов организации, к которым есть постоянный доступ, то есть хранилище электронных документов.

На деле все гораздо сложнее. Электронный архив — это не просто сборник файлов, это система хранения архивных электронных документов.

Бумажный документ проходит разные этапы своего жизненного цикла: создание, согласование, оформление, подписание, регистрация, направление исполнителям, исполнение, формирование в дело, оперативное хранение дела, затем финальная точка — передача дела в архив организации. Финальная же точка движения электронного документа — электронный архив.

К сожалению, даже провайдеры вводят в заблуждение пользователей и называют «электронным архивом» обычные файловые хранилища.

Скан-копии документов и электронный архив — не одно и то же

В архив организации передаются завершенные дела, причем по нормативным документам — только подлинники. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 подлинник — это первый или единственный экземпляр документа. Скан-копия бумажного оригинала не является подлинником — это дубликат, а значит, она не может быть передана в архив (поэтому ни в коем случае не уничтожайте подлинники бумажных документов, даже если вы их отсканировали и сохранили на компьютере).

Подлинник электронного документа — документ, информация которого создавалась в электронном виде, и передавать в электронный архив можно только такие электронные документы (а не скан-копии). Например, приказ, созданный в системе электронного документооборота и подписанный квалифицированной электронной подписью.

В Госдуму уже внесен законопроект об электронном дубликате — это документ, переведенный из бумажного вида в электронный с сохранением юридической значимости. Но пока скан-копия считается именно копией.

При этом никто не запрещает создавать файловое хранилище в своей системе и хранить скан-копии. Это упрощает работу с документами, увеличивает производительность, сокращает сроки поиска документов и позволяет передать оригиналы документов на внеофисное хранение.

Правила хранения электронных документов

К формированию и хранению архивных электронных документов законодательство предъявляет ряд требований:

  • архивный электронный документ должен содержать определенный набор атрибутов и метаданных, файлы электронных подписей, сам файл в формате PDF/A;
  • хранение резервной копии в другом месте (на другом сервере) на случай непредвиденной порчи или утери одного экземпляра;
  • обеспечение юридической значимости документов на протяжении срока хранения;
  • соблюдение правил безопасности в течение срока хранения (исключение утраты, несанкционированного доступа, внесения изменений или уничтожения);
  • прочие требования, обозначенные в нормативных документах.

Сроки хранения электронных документов

Нормативные требования к срокам хранения электронных документов — те же, что и для бумажной документации.

Сроки хранения архивных документов, независимо от места, исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Виды электронных архивов

В зависимости от места хранения разделяют виды архива электронных документов.

Архив на съемном носителе

Например, на флешках в помещении архива организации.

Локальный архив

Это хранение документов на сервере компании (например, в папках на компьютере). Локальный архив — наименее удобный вариант: сложно искать документы, высокие риски нарушения конфиденциальности, низкий уровень контроля за использованием документов.

Облачный архив

Это файловое хранилище на стороннем сервере — провайдер предоставляет место в облачном хранилище, где вы можете структурировано хранить документацию и иметь к ней доступ через интернет на заранее согласованных условиях.

Плюсы — экономия места на собственных серверах, выше уровень контроля; минус — по-прежнему сложный поиск документов.

Архив в системе электронного документооборота

Организации, работающие в информационных системах, могут использовать функцию электронного архива, если провайдер предоставляет такую услугу. Хранит данные сам провайдер ЭДО.

Архив в системе ЭДО — наиболее подходящий вариант. Его плюсы такие.

  • Высокий уровень безопасности — гибкая система настройки доступов к документам исключает риски несанкционированного использования документации;
  • Быстрый поиск по документам — информационная система позволяет производить поиск по всем атрибутам документов в считанные секунды;
  • Контроль за ходом движения документов и за их использованием сотрудниками организации. Система позволит отслеживать все перемещения документов и внесенные изменения;
  • Автоматизация процессов — например, формирование номенклатуры дел или автоматическое уничтожение документов по истечении сроков их хранения;
  • Интеграция с различными сервисами. Электронный документооборот позволяет обмениваться юридически значимой документацией между организациями, предоставлять финансовую отчетность в надзорные органы, направлять данные в налоговые инспекции и так далее;
  • Простое и эффективное использование. Единая система архива позволяет упорядочить всю документацию, а также сортировать ее по определенным атрибутам — наименованию, дате закрытия дела, срокам хранения.

Требуется помощь? Задайте безлимитное количество вопросов на

консультации!

Наши эксперты оперативно найдут верный ответ и помогут. 

Все подробности

здесь. 

Внедрение СЭД: подготовка, этапы и возможные сложности

Если вы еще не сталкивались с системами ЭДО, необходимо провести некоторые подготовительные работы:

  1. Провести аудит действующего бумажного архива и документации компании, определить объем документооборота, виды документов, схемы их движения;
  2. Определить, какие виды документов можно полностью перевести в электронный формат, а какие документы оставить на бумаге, но дополнительно оцифровать для удобства в работе (при этом в номенклатуре дел необходима отметка о ведении дела в электронном виде);
  3. Определить необходимость оцифровки действующего архива организации;
  4. Понять, сколько этапов проходит документ и на каких из них есть «зависания», чтобы при переходе на ЭДО от них избавиться;
  5. Подготовить список задействованных сотрудников, чтобы понимать, сколько лицензий понадобится;
  6. Определить необходимую функциональность будущей информационной системы: решить, что должна уметь система электронного архива, как и откуда будут поступать документы и как они будут храниться, какие действия смогут выполнять пользователи, какие нужны ограничения. У вас должен сформироваться образ электронного архива;
  7. Определить порядок принятия документов в электронный архив по утвержденной форме описи и порядок действий при передаче электронных документов в архив;
  8. Подготовить техническую базу для внедрения СЭД и установить программу «КриптоПро», с помощью которой сотрудники будут подписывать документы электронно;
  9. Выбрать провайдера и согласовать с ним набор модулей, элементов, прав доступа и прочее;
  10. Установить и протестировать информационную систему;
  11. Утвердить проект документа, регламентирующего переход на электронный документооборот (обычно это инструкция по делопроизводству);
  12. Обучить сотрудников работе в новой системе — первую очередь тех, кто постоянно взаимодействует с архивными документами;
  13. Начать использовать систему и наполнять ее документами.

Простота использования электронного архива позволяет внедрить его без особых сложностей для сотрудников организации. Но надо учитывать, что к хранению архивных документов предъявляется множество требований федеральных законов и других нормативных актов. Их невыполнение может привести к серьезным последствиям — например, к штрафам для организации.

Поэтому до внедрения электронного архива необходимо изучить нормативную базу и определить, будет ли ваша система электронного архива соответствовать всем техническим требованиям: по уровню безопасности, форматам файлов, форматам электронных подписей и прочим.

Перспективы развития: какие функции СЭД появятся в ближайшие годы?

В ближайшие годы функции систем электронного документооборота будут расширяться и адаптироваться под новые законы и нормативные акты.

К концу 2024 года ряд документов окончательно перейдут в электронный формат — например, кадровые, транспортные, документы по учету НДС. С 1 января 2023 года без машиночитаемой доверенности сотрудник не сможет подписать электронные документы от лица компании, а в 2023 году автомобильные грузоперевозчики уже не смогут оформлять первичные документы на бумаге.

Все это обязывает провайдеров ЭДО менять состав систем — внедрять интеграцию с государственными информационными системами и соответствовать требованиям по обеспечению юридической значимости документов на этапе их создания и на протяжении всего срока хранения. Далее будут появляться модули и системы архивирования электронных документов с формированием описей, актов об уничтожении и других документов, утвержденных федеральными законами в сфере архивного дела.

Не затронутыми пока остаются договорная, проектная, производственно-техническая документация — но в дальнейшем цифровизация коснется всех документов, а не только управленческой, первичной и кадровой документации.

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Реквизиты госпошлины для развода в ростове
  • Реквизиты астраханской налоговой инспекции
  • Реквизиты госпошлины за регистрацию оружия
  • Реквизиты банка корреспондента каспи банка
  • Реквизиты госпошлины мировые судьи сургута