Реквизит заголовок к тексту позволяет судить

Достаточно ли внимания вы уделяете созданию и оформлению реквизита 17 «Заголовок к тексту»? Небрежно относиться к нему нельзя: именно в этой фразе сформулировано краткое содержание документа. Заголовок к
тексту – это ключ к правильному включению документа в делопроизводственную систему организации и, следовательно, к его корректному использованию и правильному хранению. В статье рассмотрим, что такое заголовок к тексту, зачем он нужен и каким образом следует его оформлять.

ЧТО ТАКОЕ ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ И ЗАЧЕМ ОН НУЖЕН?

Реквизит 17 «Заголовок к тексту» – это один из 30 реквизитов, которые включены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Правила оформления этого реквизита описаны в п. 5.17 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Кроме этого, отдельные особенности оформления разъяснены в п. 4.17 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Заголовок к тексту облегчает и упрощает обработку документа. Если этот реквизит оформлен верно, вы получите общую информацию о содержании всего документа, что поможет правильно заполнить поле регистрационно-учетной формы в системе электронного документооборота, направить документ в соответствующее структурное подразделение или конкретному исполнителю. Благодаря этому не будет проблем с контролем исполнения документов, их отправкой, а процессы информационно-справочной работы, поиска будут проходить без инцидентов.

Рассмотрим случай из практики. Вы работаете секретарем в организации металлургической отрасли: информация о стали и сплавах всегда есть практически в каждом документе. А теперь представьте, что вы получаете письмо с общим заголовком тексту «О стали и сплавах» или письмо, на котором вообще не оформлен этот реквизит. В какое структурное подразделение направить это письмо? Попробуй угадай! Придется читать весь документ. И даже это не гарантирует, что вы правильно определите получателя.

Пренебрегать реквизитом 17 «Заголовок к тексту» опасно. Иногда этот, казалось бы, «пустяк» может стать причиной задержки распорядительного поручения или ответа, в результате чего сорвется важная сделка, произойдет простой на ремонтном объекте или организация не поучаствует в важном мероприятии. К слову: советую секретарям, особенно тем, кто недавно устроился в узкоспециализированную организацию, составить шпаргалку, которая поможет сходу определить, в какое структурное подразделение следует направлять документ (Таблица 1). Со временем вы запомните, как именно оформляют заголовки к тексту документов отдельные организации или адресанты.

Правильно составленный и внесенный заголовок к тексту документа обеспечивает быстрый и качественный поиск документа в электронных реестрах и бумажных журналах регистрации документов. Если вы отвечаете за делопроизводство только в структурном подразделении, можно регистрировать даже служебные записки, которые ваш отдел направляет в другие структурные подразделения или руководителю организации. Не ленитесь прописывать его в соответствующие поля и графы. Возможно, что буквально завтра или через пару часов это сослужит вам хорошую службу: сэкономит ваше бесценное время, нервы и силы, а также станет доказательством вашего профессионализма, что, безусловно, выгодно выделит вас в глазах коллектива и руководителя.

Онлайн-тестыТестыОбщеобразовательные дисциплиныДокументоведениевопросы

---

106. Протоколы нумеруются порядковыми номерами:
• в пределах календарного года

107. Процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы это:
• классифицирование

108. Процессуальные документы, составляемые по каждому уголовному делу органом дознания или следствия являются:
• Обязательными процессуальными документами

109. Процессуальный документ, в котором подводятся итоги предварительного расследования, излагаются сущность дела, сведения о личности обвиняемого и формулировка обвинения называется:
• Обвинительным заключением

110. Расположение реквизитов на бланке документа определяется:
• государственным стандартом

111. Регистрационно-контрольные карточки используются:
• для регистрации внутренних документов
• для регистрации входящих документов
• для регистрации исходящих

112. Регистрационный номер документа — это:
• условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации

113. Регистрация, обработка и контроль над исполнением документов непосредственно в структурных подразделениях образуют … форму.
• децентрализованную

114. Реквизит «Визы согласования»:
• используется для внутреннего согласования проектов документов и при ознакомлении с каким-либо документом как письменное подтверждение факта ознакомления

115. Реквизит «Заголовок к тексту»:
• отражает краткое содержание документа

116. Реквизит «Наименование вида документа»:
• позволяет судить о назначение документа, определяет состав реквизитов и структуру текста

117. Реквизит «Отметка об исполнителе»:
• необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ

118. Реквизит документа — это:
• обязательный элемент официального документа

119. Решение о невиновности или виновности подсудимого и назначении ему наказания либо об освобождении его от наказания, вынесенное судом первой или апелляционной инстанции признается:
• Приговором

120. Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами:
• От 0 до 13

---

Вопрос: Служба ДОУ может быть представлена
[-] экспедицией
[+] общим отделом
[-] машинописным бюро

Вопрос: С какого момента распорядительный документ вступает в силу
[-] с момента создания
[+] с момента подписания
[-] с момента утверждения

Вопрос: Реквизит – это
[-] способ создания документа
[-] материальный объект с информацией
[+] обязательный элемент оформления официального документа

Вопрос: Какой реквизит располагается в левом нижнем углу
[-] гриф утверждения
[+] виза
[-] гриф ограничения

Вопрос: К группе входящих документов можно отнести
[+] деловые письма
[-] организационные документы
[-] приказы организации

Вопрос: Что представляет циркулярное письмо
[+] информация одного содержания предназначена для большого количества адресатов
[-] информация одного содержания предназначена для одного адресата
[-] информация разного содержания предназначена для большого количества адресатов

Вопрос: На каком документе нет грифа утверждения
[+] приказе
[-] положении
[-] уставе

Вопрос: Сколько адресатов может содержать один документ
[+] четыре
[-] шесть
[-] два

Вопрос: Комплекс документов, регулирующих деятельность организаций
[+] распорядительные документы
[-] организационные документы
[-] информационно-справочные документы

Вопрос: К категориям технических исполнителей службы ДОУ относят
[-] редактора
[-] документоведа
[+] делопроизводителя

Вопрос: Нормативный документ, определяющий фонд заработной платы сотрудников организации
[-] должностная инструкция
[+] штатное расписание
[-] Устав

Вопрос: Документ не бывает без
[-] паспортных данных составителя
[+] государственных реквизитов
[-] видеосопровождения

Вопрос: Контроль за сроками исполнения документов осуществляет
[-] работник отдела кадров
[+] работник службы ДОУ
[-] руководитель организации

Вопрос: Какие документы минуют стадию проекта
[+] докладные записки
[-] приказы
[-] справки

Вопрос: Текущий контроль осуществляется
[-] в начале исполнения документов
[-] в конце исполнения документов
[+] в течение всего периода исполнения документов

Вопрос: На каком документе не ставится реквизит наименование вида документа
[+] письме
[-] должностной инструкции
[-] Уставе

Вопрос: Какой документ составляется при нарушении трудовой или общественной дисциплины
[+] объяснительная записка
[-] докладная записка
[-] служебная записка

Вопрос: Совокупность документов, связанных между собой называется
[+] документооборот
[-] дело
[-] документирование

Вопрос: Какие вопросы рассматриваются в распоряжении
[-] наиболее важные вопросы деятельности организации
[-] вопросы, связанные с выполнением приказов
[+] оперативные вопросы деятельности

Вопрос: К категориям специалистов службы ДОУ относят
[-] делопроизводителя
[+] корректора
[-] стенографистку

Вопрос: Предварительное рассмотрение документов включает
[+] распределение документов на рассмотрение руководителю и в структурные подразделения
[-] проверку правильности адресования
[-] согласование документа

Вопрос: Один из государственных реквизитов
[+] резолюция
[-] рекламация
[-] резорбция

Вопрос: Какую информацию содержит раздел Устава «Общие положения»
[-] структура организации
[-] права и обязанности должностных лиц
[+] цели и задачи организации

Вопрос: Каким органом издается решение
[+] коллегиальным
[-] зависит от организационно-правовой формы
[-] единолично руководителем

Вопрос: Выбор формы организации работы с документами зависит от
[-] структуры организации
[+] объема документооборота
[-] организационно-правовой формы

Вопрос: Какие из перечисленных документов относятся к организационным
[-] письмо, положение
[+] устав, инструкция
[-] устав, указ

Вопрос: Документ, регламентирующий деятельность сотрудников организации
[-] устав
[+] должностная инструкция
[-] приказ

Вопрос: Реквизит «Заголовок к тексту»
[+] отражает краткое содержание документа
[-] необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ
[-] позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста

Вопрос: Гарантийное письмо:
[-] подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей
[-] содержит ответ на письмо-просьбу
[+] подтверждает определенные обязательства, обещания организации

Вопрос: В отсутствие руководителя А.И.Петрова документ подписал его заместитель Сидоров, исполняющий обязанности руководителя. Укажите правильный вариант:
[-] Директор … А.И.Петров
[-] За директора … А.И.Петров
[+] И.о. директора … Г.В.Сидоров

Вопрос: Делается ли соответствующая запись в трудовой книжке при смене названия предприятия?
[-] нет
[+] да

Вопрос: Документы, составляемые комиссией, подписываются:
[-] руководителем организации
[+] председателем и членами комиссии
[-] председателем комиссии и секретарем
[-] председателем комиссии

Вопрос: Текст акта делится на две части:
[-] начальную и заключительную, содержащую выводы
[+] вводную и констатирующую, содержащую выводы
[-] вводную и основную

Вопрос: Информационная справка – это:
[-] документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя
[-] документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка
[+] документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий

Вопрос: Реквизит «Отметка об исполнителе»:
[-] является одним из основных способ удостоверения документа
[+] необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ
[-] фиксирует указания руководителя по поводу исполнения документа

Вопрос: План на год утвержден решением совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?
[+] УТВЕРЖДЕН (новая строк Решением совета (новая строк от 12.08.2006 № 14
[-] УТВЕРЖДЕН (новая строка) Решением совета (новая строка) от 12.08.2006 № 14
[-] УТВЕРЖДАЮ (новая строка) Решение совета (новая строка) от 12.08.2006 № 14

Подробности

Тесты по документоведению и делопроизводству с ответами

23 Январь 2016

Просмотров: 26937

Текущий контроль осуществляется …
в начале исполнения документов
в течение всего периода исполнения документов
в конце исполнения документов

Реквизит «Заголовок к тексту»
а) отражает краткое содержание документа
b) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ реквизитов и структуру текста
с) позволяет судить о назначении документа, определяет состав

Какая функция относится к общим функциям документа?
a) общекультурная
b) информационная
c) правовая

Закончите начатое предложение: Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания до … ?
а) подшивки в дело
b) передачи на исполнение
с) завершения исполнения или отправки

Краткое изложение смысла документа содержится в реквизите …
«текст документа»
«заголовок к тексту»
«отметка о контроле»
«резолюция»

Документы регистрируют…
в день оформления, согласования
в день передачи на исполнение
на этапе направления в дело
в день поступления, отправки
после исполнения

Документ, имеющий в тексте пометку НЕЗАМЕДЛИТЕЛЬНО должен быть исполнен в…
3-дневный срок
день поступления
десятидневный срок
течение суток

Контроль за сроками исполнения документов осуществляет
работник отдела кадров
работник службы ДОУ
руководитель организации

Приказы о приеме на работу и увольнении хранятся…
а) 5 лет
b) 100 лет 
с) 75 лет
d) 10 лет
е) 50 лет

Какой документ ставит своей задачей построение электронного правительства и повышение эффективности государственного управления, развитие российского рынка информационных и телекоммуникационных технологий, обеспечение перехода к экономике, осуществляемой с помощью информационных технологий, за счет стимулирования отечественных разработок в сфере информационных и телекоммуникационных технологий и т. п.?
Положение о системе межведомственного электронного документооборота (утв. Постановлением Правительства РФ от 22.09.2009 № 75
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»
Государственная программа РФ «Информационное общество (2011-2020 год» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 20.10.2010 № 1815-

Гарантийное письмо:
а) подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей
b) содержит ответ на письмо-просьбу
с) подтверждает определенные обязательства, обещания организации

Завершенные дела постоянного и долговременного хранения хранятся по месту их формирования…
2 года
1 год
передаются в архив сразу после завершения формирования
3 года

Докладная (служебная) записка – это
а) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащей выводы и предложения составителя
b) документ, подтверждающий факты, события, действия
с) предложение фирме или конкретному заключить деловое соглашение

Заголовок к тексту Положения (Правил) должен иметь формулировку в…
предложном падеже (о чем?)
винительном падеже (кого, что?)
именительном падеже (кто, что?)
дательном падеже (кому, чему?)

Если приказ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отмененный документ и начинаться словами:
«Признать исполненным…»
«Признать недействительным…»
«Признать утратившим силу…»