- Дайте определение понятиям этикет, деловой этикет.
- Собеседование. Виды собеседований.
- Назовите основные стилеобразующие черты официально-делового стиля.
- Назовите подстили и жанры официально-делового стиля.
- Охарактеризуйте основные виды текстов по степени жесткости/гибкости текстовых норм.
- Из чего складывается имидж делового человека? Охарактеризуйте элементы профессионального имиджа женщин.
- Реквизит «Заголовок делового письма» в деловой переписке с иностранным партнером содержит:
- a) адрес отправителя;
б) дату отправления;
в) инициалы отправителя;
г) вежливую форму обращения;
д) постскриптум. - Составьте и оформите письмо-рекламацию директору ОАО «Бумлесторг» Фиклистову О.А. о просрочке поставки товара. В тексте письма укажите, что по контракту № 24 от 17.10.05 предприятие должно было поставить товар не позднее 01.11.05, однако в нарушение контракта товар был поставлен с опозданием на 22 дня. Определите санкции, которые могут быть приняты в отношении этой фирмы и напишите об этом.
- Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.
- Передайте ту же информацию с помощью официально-делового стиля: участвовать; просить; выдать деньги; поставить печать на подпись; поздравляем; помогать; договориться; возьмите меня на работу; так как цены изменились; разрешить.
Данная статья поможет вам правильно оформить реквизиты служебного письма в США и Великобританию, а также лучше понять документы, полученные оттуда. Их правила легли в основу международной англоязычной переписки, поэтому если вам надо написать письмо в другую страну, особенности оформления документов которой вам неизвестны, то можете следовать этим устоявшимся правилам.
В России при оформлении делового письма следует руководствоваться требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые помогают унифицировать расположение многих реквизитов. В международной практике подобного документа нет. И каждая компания самостоятельно разрабатывает бланки деловых писем с учетом сложившихся традиций. Правила составления деловой корреспонденции и ведения переписки сформировались более 150 лет назад. Принято считать, что впервые они были введены в Англии.
Рассмотрим более подробно международные правила оформления делового письма (но стоит отметить, что оформление корреспонденции для европейских и американских коллег имеет некоторые отличия). Уже с первого взгляда видно, что расположение привычных для нас реквизитов значительно отличается от российских стандартов (см. возможные варианты в Примерах 1 и 2). Поэтому при составлении деловых писем зарубежным партнерам стоит учитывать их правила.
Пример 1. Возможные варианты расположения некоторых реквизитов
Пример 2. Структура стандартного делового письма на английском языке
Бланк письма и адрес отправителя
Письмо может оформляться как на фирменном бланке организации, так и на чистом листе бумаге.
При составлении письма российская компания может использовать либо двуязычный бланк, согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016, либо специально разработанный бланк для международной переписки. В случае использования двуязычного бланка наименование организации и справочные реквизиты о компании на русском языке пишут слева, на английском – справа.
Каждая страна имеет свои формы собственности и организационно-правовые формы, что отражается в законах. Поэтому переводить русские аббревиатуры этих терминов на английский язык неверно с юридической точки зрения, это может исказить реальное значение организационно-правовой формы компании.
В комментариях к письму Банка России от 20.04.2005 № 64-Т: SWIFT BIC (международный стандарт ISO 9362) даются следующие рекомендации:
- форма собственности и организационно-правовая форма приводятся в сокращенном виде после указания наименования заглавными латинскими буквами: ООО, ZAO, OAO, AKB;
- наименование организации указывается без кавычек и апострофов в сокращенном виде заглавными буквами на английском языке или транслитерируется латинским алфавитом в соответствии с таблицей транслитерации, сформированной на основе Межгосударственного стандарта ГОСТ 7.79-2000 (ИСО 9-95) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом».
Если письмо оформляется на бланке, то он уже, как правило, содержит:
- наименование компании (возможно только на английском языке либо еще и на русском – сравните Примеры 1 и 2). Должна быть выполнена полная транслитерация русского названия и организационно-правовой формы латиницей, например ООО «Уральский цветок» станет Ural’skij czvetok OOO. Аббревиатуру также следует транслитерировать, при желании можно дать в скобках расшифровку, например, НПП «Спецпроект» – NPP Speczproekt (Speczproekt Research and Production Enterprise);
- логотип, если он есть;
- адрес и иные контактные данные: сайт, электронную почту, телефон. Эти сведения могут располагаться как в верхнем правом углу, так и в самом низу листа (сравните Примеры 1 и 2, см. реквизит, обозначенный цифрой «5»). По международным правилам элементы адреса надо указывать в следующем порядке: сначала номер дома, название улицы, номер офиса и только потом город, почтовый индекс и страну.
Если письмо многостраничное, то вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине нижнего поля документа и могут дополняться словами «page 2», «page 3» и т.д. Второй и последующие листы письма могут печататься как на бланке, где в колонтитуле указывается только наименование компании или логотип, так и на чистых листах бумаги.
Не следует оставлять на последнем листе письма 1 строчку последнего абзаца, только подписи, указания на приложения или рассылку копий – это может привести к печальным последствиям из-за потери этого листа. Лучше полностью перенести концовку текста вместе с подписью и дополнительной информацией на последний лист документа.
Письмо можно составить и не на фирменном бланке, а на чистом листе бумаги. Тогда контактные данные автора письма, как правило, располагают в верхнем правом углу:
Пример 3. Наименование и адрес автора письма
Пример 4. Имя и адрес автора письма
Жирным шрифтом можно выделять ключевую информацию, но можно обойтись и без этого. Подчеркивание используется реже.
В зарубежной практике приняты следующие поля письма (со всех сторон они одинаковые):
- минимум 1 дюйм – это 2,5 см;
- максимум до 1,5 дюйма – это 3,75 см.
Соседние реквизиты стоит отделять друг от друга 1 или 2 пустыми строками. Многосоставные реквизиты дополнительными межстрочными интервалами не разделяются. См. целый документ в Примере 2.
Ссылка (Reference), тема письма
Составитель письма может указать свою ссылку («Our reference» или сокращенно «Our ref.»1, отмечена цифрой «1» в Примерах 1 и 2). Тогда при ответе на данное письмо ее надо упомянуть в зоне, отмеченной цифрой «2»: «Your reference» или «Your ref.»1. Это аналог ссылки на регистрационный номер поступившего документа в наших письмах, только мы еще и дату входящего документа указываем на своем ответе. А они пишут только номер.
Но эти ссылки редко используются в международной практике, несмотря на то что их наличие существенно облегчает связь документов, относящихся к единому вопросу.
После адресата чаще всего указывают содержание письма. Эта строка информирует получателя о сути документа («3» в Примере 2) – аналог нашего заголовка текста:
- если ваше письмо является ответом на письмо партнера, то в этой строке указывают информацию в виде ссылки, которая обозначается как «Re:» или «Ref.», что переводится: «В ответ на ваше письмо» (соглашение, предложение и т.д.). Например, «Ref: Your Contract 236/01» или «Rе: your letter 10/5/2020»;
- если это первое письмо в иностранную компанию, то «Re:» («Ref.») опускают и вместо этого рекомендуется писать «Subject:». Например, «Subject: Agreement U‐40-SA and cooperation with Maribor Bus RUS» или «Subject: IBM Corporate Law Deparent letter November 29, 2019 regarding IBM Stockholder Proposal of John C. Fila».
Если необходимо послать личное письмо, после фамилии нужно указать «Лично» («Personal» – в США, «Private» – в Англии).
Дата письма
Дату письма обычно размещают справа ниже контактных данных автора после ссылок (при их наличии), см. «4» в Примерах 1 и 2. Обратите внимание на разницу способа указания полной даты в разных странах. Самыми «неожиданными» становятся даты, у которых день в пределах 12 и тогда вы гадаете, где тут месяц, а где день (см. Таблицу 1). Хуже, если получатель письма не гадает и понимает дату неправильно – на свой манер, например, ваше 8 сентября 2020 года может превратиться для него в 9 августа 2020 года или 10 мая 2020 года – в 5 октября 2020 года. Чтобы избежать подобных недоразумений, пишите месяц словом.
Таблица 1. Указание даты в письме в разных регионах
Адресат
Адресат пишут в левой части письма после адреса отправителя, ссылок и даты. Он должен содержать:
- название компании или имя частного лица и
- адрес в «перевернутом» порядке от частного к общему: дом, улица или т.п. (слова «Street», «Place», «Avenue» пишутся с заглавной буквы), населенный пункт (обычно город), название штата (графства), почтовый индекс, страна.
Если известно точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом (как в Примере 5). Вначале пишется имя, на следующей строчке наименование структурного подразделения и ниже должность получателя письма.
Если этих сведений у вас нет, то указание, кому адресовано письмо, следует поместить после слов «Attention of:» (см. Пример 6). В русскоязычном варианте это звучит как «Вниманию определенной» службы/должностного лица/конкретного человека. В Примере 2 мы показали расположение максимума реквизитов, хотя, заметьте, если мы не знаем имени нужного нам человека, то личного обращения вписать не сможем.
Пример 5. Адресат и обращение
Пример 6. Адресат, когда не знаем имени
Текст письма и обращение
В отличие от российских правил текст письма пишется по принципу блоков, когда каждый абзац (см. «7» в Примере 2):
- начинается сразу от левого поля, т.е. красная строка в начале абзаца отсутствует;
- отделяется от следующего дополнительным межстрочным интервалом.
Широко принятый шрифт письма – Times New Roman, размер 12. Хотя могут использоваться и другие шрифты, например Arial, Calibri. При выборе шрифта всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, лучше выбрать Times New Roman, если вы пишете в коммерческую компанию, у вас больше свободы при выборе шрифтов.
Обратите внимание: в Европе после обращения ставится запятая, а в США – двоеточие. Само обращение пишется слева ниже адреса получателя (см. Пример 5).
Таблица 2. Наиболее часто встречающиеся обращения в англоязычной переписке
Раньше при адресации письма конкретному человеку его имя вместе с должностью могли вписать после слов «Attention of:» или сокращения «Attn.», например: «Attn. Mr. Brown, Head of Sales Department» – переводится как «Вниманию мистера Брауна, начальника департамента продаж». Но сейчас этот вариант встречается реже, считается устаревшим. Лучше следовать образцу, показанному в Примере 5.
Заключительная формула вежливости всегда должна соответствовать обращению (см. «8» в Примере 2 и Таблицу 3). В ответном письме должна быть употреблена та же формула вежливости, что и в присланном.
Если это не первое ваше письмо к деловому партнеру и у вас сложились дружеско-деловые отношения, тогда в конце письма перед подписью допустимо писать «Best regards» («C наилучшими пожеланиями»).
Таблица 3. Пары «обращение» – «заключительная формула вежливости»
Подпись автора письма
После заключительных формул вежливости автор письма ставит свой личный росчерк. Подпись должна включать еще полное имя и занимаемую должность либо имеющееся звание.
Пример 7. Подпись с заключительной формулой вежливости
Пример 8. Подпись с заключительной формулой вежливости
Если письмо подписано другим человеком, должно быть указано «От имени» такого-то («pp» – «per pro») либо «По поручению». В российском варианте – это исполнитель, подготовивший проект документа. В отличие от отечественных стандартов в международной практике исполнитель имеет право подписывать документы, указав свое имя и должность.
Пример 9. Подпись по поручению с заключительной формулой вежливости
Приложение и дублирование письма другому адресату
Обратите внимание, что в отличие от российских правил отметка о приложении к международному англоязычному письму располагается ниже заключительных форм вежливости и подписи автора письма. Она включает только наименование документа обычно без указания количества листов и экземпляров. Такая отметка начинается со слова «Enclosures» или его сокращения «Encl.» или «Encls.» (см. «9» в Примере 2).
Приложений может быть несколько, тогда они нумеруются (Пример 10). Гораздо реже отметку пишут без наименования прилагаемого документа – только «Encl.».
Пример 10. Отметка о наличии приложений
Enclosures: 1. Invoice 2. Bill of Lading
Фраза «Сс: Ms. Ann Brown» после строчки о наличии приложения означает, что копия письма будет послана еще Ms. Ann Brown («10» в Примере 2).
Оформление почтового конверта
Международные правила переписки предъявляют требования к оформлению конверта:
- на первой строке почтового конверта указывают инициалы и фамилию получателя. Перед инициалами необходимо поставить сокращенную форму обращения к респонденту (см. Таблицу 2). После имени и фамилии при желании можно указать должность адресата. Обратите внимание, что в Британии принято указывать все титулы;
- на второй строчке пишут название компании;
- на третьей – номер дома, наименование улицы, номер офиса;
- на четвертой – наименование города, штата (графства, региона и т.д.) и почтовый индекс;
- на пятой строке – название страны.
В Примерах 11 и 12 показаны конверты, адресуемые в Великобританию и США. В других странах есть свои незначительные особенности в порядке написания адреса. Чтобы не ошибиться при заполнении почтового конверта, направляемого в конкретную страну, можно воспользоваться специальным интернет-ресурсом www.addressexamples.com.
Пример 11. Оформление почтового конверта в Великобританию
Пример 12. Оформление почтового конверта в США
Обратите внимание на следующие особые требования почтовых служб:
- по рекомендации почтовой службы США при указании адреса не следует использовать точки или запятые;
- наименование штата в США указывается аббревиатурой из 2 букв, полностью прописывать название штата не обязательно;
- по требованию Royal Mail (это почтовый оператор Великобритании) название города необходимо писать заглавными буквами, например: «LONDON»;
- в британских почтовых индексах используются цифры и буквы, в то время как в большинстве стран – только цифры;
- при отправлении письма из России название страны адресата необходимо дублировать на русском языке.
Если на вашем компьютере стоит Microsoft Office 2000 и выше, можно на первых порах воспользоваться мастером писем для создания бланка для международной переписки, см. Пример 13. Шаблоны писем можно найти по следующему пути: Файл – Создать – Шаблоны Office.com – Письма и выбрать наиболее подходящий вариант. Но шаблоны мастера не всегда применимы: в некоторых зарубежных компаниях могут быть свои правила размещения реквизитов – относитесь к этому с пониманием.
Для российских компаний, которые ведут официальную переписку с иностранными партнерами, желательно иметь минимум 2 вида бланков письма: один по ГОСТ Р 7.0.97 для переписки с отечественными корреспондентами, второй – англоязычный для зарубежной переписки. Если есть активные деловые связи с конкретной страной, то полезно будет прояснить именно ее особенности оформления служебных писем. Важным подспорьем в этом станут письма из этой страны, которые присылают в вашу организацию.
Пример 13. Шаблон международного письма из Мастера писем в MS Word
2.3
Телеграммы, телексы, факсы. Особенности
ведения телеграфной, телексной и
факсной переписки, сферы применения
Факс (факсограмма)
— это получаемая на бумажном носителе
копия документа, переданного по каналам
факсимильной связи. Факсимильная
связь — электрический способ передачи
графической информации, при котором
происходит неподвижное изображение
текста или таблиц. Документ, переданной
по факсу , является копией документа
и не обладает юридической силой, но
по соглашению между организациями,
факсы могут приравниваться к документам
[2-4].
Телеграмма— обобщенное
название различных по содержанию
документов, выделяемых в связи с особым
способом передачи текса — по телеграфной
сети общего пользования .
Телеграмма
содержит следующие реквизиты [2-4]:
— cлужебный
заголовок;
— категория
телеграммы;
— адрес получателя
;
— текст;
— подпись;
— номер;
— дата регистрации;
— адрес отправителя.
Телекс -разновидность
телеграммы, выделяемая в связи с особым
способом передачи- по абонентской
телексной сети. Телекс-это телеграмма
посланная по телетайпу-аппарату
телеграфной связи [2].
Обязательные
реквизиты [2-4]:
— наименование;
— номер;
— адресат;
— текст;
— подпись;
— адрес отправителя;
Отличается телекс
от телеграммы содержанием служебного
заголовка, в котором указывается
информация об адресате и отправителе,
а также время передачи сообщения.
Примеры оформления
факса, телеграммы, т елекса приведены
ниже [2-4]
Пример факса
Факс
Наименование
предприятия Руководителю предприятия
Адрес
предприятия Григорьеву О.А.
Тел.,
факс факс 8 495 150 1526
«___»_____
200__ г. No.______
На
No.____ от «__»_____ 200__ г.
О
задержке оплаты по счету No.____
Уважаемый
Олег Алексеевич!
Напоминаем
Вам о задержке оплаты по счету от
«___20_»_июля______ 2011_ года No.538___ за
поставку комплекта оборудования
«Техно-105». Прошло 10 дней после
направления Вам счета по факсу. В
соответствии с пунктом 6.4 контракта
No._355___ через 5 банковских дней начинается
начисление пени за просрочку платежа.
Мы надеемся, что Вы незамедлительно
решите этот вопрос.
Директор
подпись И.О. Фамилия
Пример телеграммы
ТЕЛЕГРАММА
СРОЧНАЯ
ЧЕЛЯБИНСК
ОАО УРАЛСТРОЙ
ГРИГОРЬЕВУ
ПРОШУ
СООБЩИТЬ ДАННЫЕ О СОСТОЯНИИ РЕАЛИЗАЦИИ
ПРОДУКЦИИ зпт ЕЕ ОСТАТКАХ зпт ОБЪЕМАХ
ОТГРУЖЕННОЙ зпт А ТАКЖЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ
ОТГРУЗКЕ ПРОДУКЦИИ зпт НЕОПЛАЧЕННЫХ
СЧЕТАХ тчк
18/0712
Петров
Пример телекса
INTELEX0910
— ответ станции;
GA
— приглашение к набору (передаче)
номера;
51885371+
— номер абонента B (51- код страны
назначения),
885371
— номер абонента в стране назначения;
+ — знак конца набора номера;
050911
— дата, время установления соединения
(формат сигналов определяется страной
назначения);
885371
MRFLDNG — автоответ абонента В;
411197MMFRU
— автоответ абонента А
2.4
Работа с документами, содержащими
конфиденциальные сведения
В настоящее время
в условиях рыночной экономики появилось
понятие — коммерческая тайна, что
означает ограничение прав на определенную
информацию для юридических и физических
лиц, являющихся конкурентами.
Обладатель
информации, составляющей коммерческую
тайну (лицо, которое владеет информацией,
составляющей коммерческую тайну),
имеет право на законном основании
ограничить доступ к этой информации
и установить в отношении её режим
коммерческой тайны. В тоже время
обладатель коммерческой тайны,
зафиксированной на материальном
носителе, обязан предоставлять
информацию, составляющую коммерческую
тайну, органам государственной власти,
иным государственным органам, органам
местного самоуправления в целях
выполнения их функций [2-4,5,7].
Следует отметить,
что средний срок действия коммерческой
тайны 3-5 лет. Это прогнозные документы,
материалы маркетинговых исследований
рынков, материалы по подготовке к
заключению коммерческих сделок и т.п.
материалы.
Руководитель
фирмы вместе с начальником службы
защиты информации должны установить
строгий порядок хранения и работы с
материалами, содержащими коммерческую
тайну. Их следует хранить в определенном
месте
у ответственного
лица и выдавать только под расписку
с письменного разрешения руководителя
фирмы. На лица, ответственных за
хранение конфиденциальных материалов,
возлагается персональная ответственность
за утерю или утечку информации из них.
[2-4].
Все это необходимо
потому, что деятельность коммерческих
структур строится в большей степени
на договорных началах и конкурент или
партнер по переговорам, обладая
информацией в этой сфере, может
составить довольно полную картину
производственного и финансового
положения фирмы.
Организация
работы с документами, содержащими
конфиденциальные сведения, предполагает
выделение следующих групп документов
[2-4]:
Деловая
информация:
— финансовые
сведения;
— данные о цене
(стоимости) продукции и услуг, технологии;
— деловые планы
и планы производства новой продукции;
— списки клиентов
и продавцов, контракты, преференции
и планы;
— информация о
маркетинге;
— соглашения,
предложения, квоты;
— списки персонала,
организационные схемы и информация
о сотрудниках (их характеристики).
Техническая
информация:
— научно-исследовательские
проекты;
— конструкторские
разработки по производству какой-либо
продукции и её технические параметры;
— заявки на
патенты;
— дизайн,
эффективность и возможности
производственных методов, оборудования
и систем;
— информационный
процесс;
— программное
обеспечение ЭВМ
— и т.п.
Наиболее
прогрессивным подходом при работе с
документами, содержащими коммерческую
тайну, является использование
автоматизированной регистрация
носителей:
Защитить
коммерческую тайну можно с помощью
организационных и технических мер
[2-4,11,12].
Организационные
меры предполагают создание службы
безопасности на предприятии и
ограничение допуска сотрудников к
документам, содержащим секретную
информацию. Служба безопасности следит
за тем, чтобы не допускалось ознакомления
отдельных посторонних лиц с секретными
документами. Служба безопасности
контролирует хранение финансовых
документов, деловой переписки, используя
для этого сейфы, сложные замки,
сигнализацию во всех коммерческих
помещениях, решетки, металлические
двери, организуется платная охрана и
т. д.
Служба безопасности
проводит воспитательно-профилактическую
работу с персоналом, включая обучение
и инструктаж персонала, заключает
письменные договоры-обязательства о
неразглашении коммерческой тайны,
организует пропускной режим на
предприятии.
2.5
Корреспонденция, связанная с проведением
периодических мероприятий и прочая
корреспонденция
На различных
этапах организации периодических
мероприятий требуется оформление
различных видов документов. Этапы
проведения мероприятий, на которых
требуется составление документов
[2-4]:
— выработка
повестки дня и определение круга
предполагаемых участников;
— ознакомление
с повесткой дня предполагаемых
участников;
— выработка
регламента мероприятия;
— подготовка
материалов;
— доклады,
информация организатора мероприятия;
— доклады,
информация предполагаемых участников
мероприятия;
— справочно-информационные
материалы (справки, акты, заключения
и т.п.);
— разработка
проекта решения;
— изготовление
и размножение итоговых материалов,
обеспечение участников итоговыми
материалами.
В таблице 1
приведена характеристика документов,
используемых при проведении периодических
мероприятий (конференций, собраний,
совещаний, ярмарок и т.п.) [3,4].
Таблица 1
Документальное оформление конференций,
совещаний, собраний, ярмарок
|
№ Название |
Ответственный |
Срок (от |
Кому |
|
1. Заявка в План |
Научный отдел |
Не позднее чем за |
Научный отдел |
|
2. Служебная записка |
Научный отдел |
За 4 месяца |
Руководитель |
|
3. Проект приказа |
Научный отдел |
За 4 месяца |
Руководитель |
|
4. Информационное |
Научный отдел |
За 3 месяца |
По учреждениям |
|
5. Проект сметы |
Оргкомитет |
За 1 месяц |
Научный отдел |
|
6. План мероприятий |
Научный отдел |
За 1 месяц |
Рабочая группа |
|
9. Программа |
Оргкомитет |
За 2 недели |
Научный отдел |
|
10. Приглашения |
Оргкомитет |
За 2 недели |
По адресам участников |
|
11. Служебная записка |
Оргкомитет |
За 2 недели |
Руководитель |
|
12. Служебная записка |
Оргкомитет |
За 7 дней |
Руководитель |
|
13. Служебная записка |
Оргкомитет |
За 5 дней |
Руководитель |
|
14. Служебная записка |
Оргкомитет |
За 5 дней |
Руководитель |
|
15. Информационное |
Оргкомитет, Научный |
За 5 дней |
СМИ, специальная |
|
16. Организация |
Оргкомитет |
В день начала |
Научный отдел |
|
17. Сборник материалов |
Редколлегия |
Через 2 месяца |
Редакционно-издательских |
Регистрация
участников. Во время регистрации
участникам совещания выдаются
канцелярские принадлежности, в число
которых могут входить: блокноты
(обычные или целевые, т.е. подготовленные
специально для данного совещания);
сброшюрованные или подобранные листы
чистой бумаги различных форматов;
ручки автоматические (шариковые и
перьевые, отдельно или в наборах) или
иные средства письма (фломастеры;
карандаши механические и обычные, в
том числе цветные (отдельно или в
наборах) с приложением устройств для
их заточки; папки канцелярские (обычные
или целевые с заранее изготовленной
информацией о конкретном мероприятии).
На
рисунке 8 приведена форма регистрации
участников конференции.
Регистрация
участников
Научно-практическая
конференция “__________________________________
__________________________________________________________________”
(Москва,
НИТУ МИСиС, 20 _ г., “ ______________)
|
№ |
ФИО |
Предприятие, организация. |
Рисунок 8
Регистрационный лист участников
конференции
2.6
Документы личного происхождения.
Персональное резюме
Персональное
резюме -это вид документа личного
происхождения, который наиболее
востребован студентами и выпускниками
вузов.
Персональное
резюме должно содержать следующие
разделы:
Контактная
информация;
Цель
резюме;
Опыт
работы;
Образование;
Необходимые
дополнительные сведения.
Для
студентов и выпускников вузов блоки
“Образование” и “Опыт работы” обычно
меняют местами.
При
написании резюме необходимо учесть
следующие моменты [21]:
— разные
резюме составляются для разных
карьерных целей и должностей;
— четко
формулируйте цель резюме. Избегайте
расплывчатых фраз и пожеланий в этом
пункте;
— в
зависимости от ситуации, Ваших целей
и опыта используйте различные подходы
в составлении резюме: хронологическое
или функциональное резюме, или же
резюме — маркетинговая брошюра. Примеры
составления резюме приведены в
Приложениях 5,6;
— если
текст вакансии указан на иностранном
языке — посылайте резюме на этом же
иностранном, во всех остальных случаях
на русском;
—
проверьте грамотность, орфографию и
согласование времен;
—
избегайте «белых пятен» в биографии.
Довольно часто в резюме присутствуют
временные и логические проблемы;
— при
распечатке используйте хорошую плотную
бумагу, шрифт не меньше 11 кеглей.
Оставьте поля, чтобы резюме не смотрелось
сплошным пятном текста. Идеально, если
резюме помещается на 1-ом листе, но
ничего страшного, если резюме займет
2 листа. Резюме большего объёма можно
посылать только по предварительной
договоренности и запросу со стороны
компании или кадрового агентства.
— если
у Вас есть электронная фотография
хорошего разрешения, где Вы хорошо
получились, можете вставить фотографию
в левый верхний угол. Изображение
может занять 1/5 — 1/6 страницы. Не делайте
этого, если будете отправлять резюме
по факсу.
— помимо
резюме в текстовом формате Вам нужно
подготовить укороченный вариант
резюме для размещения на сайте.
—
старайтесь смотреть чужие резюме и
черпать идеи для совершенствования
своего.
—
регулярно перечитывайте и совершенствуйте
содержание и форму своего резюме.
Выпускнику
вуза рекомендуется составлять
хронологическое, функциональное или
комбинированное резюме. Первый вариант
предполагает изложение материала в
обратном хронологическом порядке. В
случае перерывов в работе, лучше
подойдет функциональное резюме, в
котором упор сделан на выполняемые
функции, карьерный рост. Маркетинговая
брошюра используется специалистами,
имеющими большой опыт работы и
достаточное количество публикаций,
так как этот вид резюме предполагает
изложение материала в привязке к
имеющимся публикациям.
Большинство современных предпринимателей на том или ином уровне владеют английским языком. И, как правило, этого уровня достаточно для изучения определенных материалов в своей сфере или ведения деловой и личной переписки. И если в личной переписке нет строгих правил, то в деловой — таких правил довольно много, о них-то мы и хотим поговорить.
В этом материале мы собрали и подробно описали все основные правила, которые могут пригодиться для переписки с иностранными партнерами.
Общие правила
Письмо должно быть ясным, кратким и вежливым.
Делайте выбор в пользу простых слов и выражений. Чем проще вы пишите, тем быстрее вас поймут. Но не перебарщивайте и не забывайте, что в официальной деловой переписке не используются сокращения типа “I`m” и сленговые выражения. Например, вместо фразы “We are the recipients of”, лучше сказать “We received”. Также, используя короткие и средней длины предложения без сложных оборотов, вы добьётесь краткости и ясности в своих письмах. Грамотное деление на абзацы облегчит зрительное восприятие текста и задаст определённый ритм.
Шапка
· В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя, должность и/или название компании с адресом, информация для обратной связи.
ВАЖНО: Имя всегда пишется в таком порядке: Имя Отчество Фамилия (отчество лучше вовсе опустить и писать только Имя, Фамилию). Пишите свое имя в таком порядке и на своих визитках, иначе иностранные партнёры будут в полной уверенности, что Ваше имя — Сидоров. Также порядок меняется и в адресе. В России пишут адрес по убывающей: страна, город, индекс, улица, дом, квартира или офис. Почти во всех европейских странах и в США порядок написания адреса идет по возрастающей, от квартиры/офиса до страны.
· Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки).
· Укажите дату отправления в формате дата/месяц/год (для Европейских стран) или месяц/дата/год (для США). Чтобы избежать путаницы, можно писать дату в более развернутом виде: October 10, 2010. Обратите внимание, что в русском языке дата пишется через точку (10.10.2010), в английском же дата пишется через слэш (10/10/2010).
ПРИМЕЧАНИЕ: Название российской компании никогда не переводится, только транслитерируется. Форма регистрации компании тоже транслитерируется даже при наличии эквивалентного перевода. Пример: ООО, Romashka. Неправильно: Camomile, Ltd. Как вариант, можно дополнительно в скобочках добавить перевод формы регистрации компании: ООО, Romashka (Limited Liability Company).
Обращение
После обращения ставится запятая. В России принято в обращении ставить восклицательный знак (Здравствуйте, Владимир Владимирович!), в западной же культуре восклицательный знак воспринимается как крик.
Тело письма
Сразу представьтесь, если это первое письмо. Если это уже не первое письмо, то следует выразить благодарность:
Далее, в первую очередь укажите цель обращения. И в зависимости от цели вашего письма, воспользуйтесь следующими шаблонными фразами:
Спасибо за внимание! Для удобства весь материал можно скачать тут.
Надеемся, эти правила окажутся полезными для вас.