Реквизит выражающий согласие организации не являющейся автором документа с его содержанием это

Электронное делопроизводство ГОСТ Р 7.0.8.-2013, заменивший ГОСТ Р 51141-98, описывает все действующие в законодательстве РФ термины и определения делопроизводства и архивного дела. Вы можете ознакомиться с ним, а также сохранить эту страницу в закладки браузера.

Предисловие

1. Разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства.

2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».

3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст.

4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

5 Взамен ГОСТ Р 51141-98

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru).

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.

Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».

Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом.

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения

ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы

Примечание — При пользовании настоящим стандартом, целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. Термины и определения

3.1 Общие понятия

1. Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2. Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3. Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4. Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5. Служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6. Архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

7. Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

8. Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

9. Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

10. Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

11. Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

12. Носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

13. Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

14. Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

15. Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

16. Аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

17. Достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

18. Целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

19. Пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

20. Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22. Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23. Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24. Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

25. Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии’ с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26. Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

27. Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

28. Текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

29. Изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

30. Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.

31. Аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

32. Видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

33. Кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

34. Фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

35. Графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

36. Реквизит документа: Элемент оформления документа.

37. Формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

38. Хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

39. Экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

40. Срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

41. Постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.

42. Временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

43. Доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

3.2. Делопроизводство

3.2.1. Документирование

44. Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.

45. Средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

46. Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

47. Вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

48. Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

49. Унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

50. Табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

51. Альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

52. Оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.

53. Согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

54. Лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

55. Виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

56. Гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

57. Подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58. Подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

59. Электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

60. Утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.

61. Гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

62. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.

63. Дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.

64. Место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации — автора документа.

65. Резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

66. Текст документа: Основная содержательная часть документа.

67. Адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.

68. Отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).

69. Отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.

70. Отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.

71. Печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

72. Официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.

3.2.2. Организация работы с документами

73. Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

74. Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

75. Объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

76. Документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

77. Плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.

78. Включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.

79. Метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

80. Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

81. Миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

82. Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.

83. Предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

84. Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

85. Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

86. Регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

87. Государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.

88. Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

89. Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

90. Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

91. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.

92. Оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

93. Документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

94. Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

95. Дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

96. Электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

97. Признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.

98. Формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

99. Оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.

100. Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.

101. Внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

102. Лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.

103. Индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

104. Опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

105. Уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

3.3. Архивное дело

3.3.1. Хранение и учет архивных документов

106. Государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

107. Муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

108. Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.

109. Архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

110. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

111. Объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.

112. Архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

113. Архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.

114. Фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.

115. Фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.

116. Обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.

117. Обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.

118. Архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

119. Режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

120. Реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.

121. Консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.

122. Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.

123. Страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.

124. Страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.

125. Фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.

126. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

127. Учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

128. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

129. Единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.

130. Единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

131. Учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

132. Список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.

133. Лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.

134. Архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.

135. Проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.

136. Топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.

3.3.2. Комплектование архива

137. Комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

138. Критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

139. Источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

140. Выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

141. Перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.

142. Документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

143. Документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.

144. Документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

145. Особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

146. Уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.

147. Упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

148. Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.

3.3.3. Информационная деятельность архива

149. Информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.

150. Использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

151. Пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.

152. Организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.

153. Пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

154. Владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

155. Собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.

156. Ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.

157. Публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.

158. Документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.

159. Описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.

160. Описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.

161. Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.

162. Система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.

163. Архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

164. Опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

165. Архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

166. Архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.

167. Архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

168. Обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.

169. Тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.

170. Историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

171. Каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.

172. Архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.

173. Архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

174. Архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЮУрГУ

---

КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ

            Автор документа  — физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

            Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

            Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

            Вид (письменного) документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

            Виза (официального) документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

            Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

            Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

            Дата (официального) документа – реквизит официального документа, содержащий указанной на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

            Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

            Делопроизводство; документационное обеспечение (управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в организации.

            Документ внутренний – документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

            Документ входящий; документ поступивший – документ, поступивший в учреждение.

            Документ исходящий; документ отправляемый – официальный документ, отправляемый из учреждения.

            Документ личного происхождения (личный документ) – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

            Документ машинописный – письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

            Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

            Документ официальный – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

            Документ письменный – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

            Документ подлинный – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

            Документ служебный – документ, используемый в текущей деятельности организации.

            Документ электронный – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

            Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

            Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

            Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

            Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

            Заголовок документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

            Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документа в деле.

            Индекс дела; номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

            Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

            Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

            Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

            Наименование документа – обозначение вида письменного документа.

            Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

            Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирование деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

            Организация работы с документами – организация документооборота, хранения  и использования документов в текущей деятельности учреждения.

            Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными  правилами.

            Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

            Переменная часть реквизита – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

            Подлинник документа – первичный или единичный экземпляр документа.

            Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица.

            Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

            Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

            Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

            Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

            Резолюция (документа) – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

            Реквизит  документа – обязательный элемент оформления официального документа.

            Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

            Срок исполнения документа – установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией срок исполнения документа.

            Текст документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

            Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

            Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

            Формуляр документа – набор реквизитов письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

            Формуляр-образец (документа) – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

            Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Внешнее согласование

Для внешнего согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует использовать гриф согласования на проекте документа. Напомню, что гриф согласования – это реквизит, который выражает согласие другой организации, не являющейся автором документа, с его содержанием (ГОСТ Р 7.0.8-2013, определение 56).

Внутреннее согласование

1. Визирование документа (виза согласования)

2. Лист согласования

3. Согласование по электронной почте (например, в MS Outlook)

4. Согласование в СЭД

Однако сочетание этих способов при согласовании одного документа у нас запрещено, т.к. одни согласующие не увидят комментариев других. Лист согласования, выведенный на печать из СЭД, обязательно ­заверяется подписью руководителя СДОУ.

СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ

Автор документа — физическое или
юридическое лицо, создавшее документ.

Адресат — получатель документа или
реквизит документа, включающий наименование получателя документа и
в необходимых случаях его почтовый адрес.

Архив документов — архив
электронных или бумажных версий документов.

Бланк документа — стандартный лист
бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального
письменного документа.

Бланк письма — бланк документа,
используемый для ведения переписки.

Вид документа — принадлежность
письменного документа к системе документации по признакам
содержания и целевого назначения.

Виза согласования документа —
реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного
лица с содержанием документа.

Внутренний документ — документ, не
выходящий за пределы подготовившей его организации.

Вспомогательные карточки —
специализированный вид карточек, содержащий служебную информацию
приложения; вспомогательные карточки существуют в единственном
экземпляре и находятся в папке Справочники. Подробно о
вспомогательных карточках см. подраздел Вспомогательные карточки в
документе Руководство пользователя по приложению
Делопроизводство.

Гриф ограничения доступа к
документу — реквизит официального документа,
свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий
круг пользователей документа.

Гриф согласования — реквизит
официального документа, выражающий согласие учреждения или его
органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения — реквизит
официального документа, придающий нормативный или правовой характер
его содержанию.

Дайджест карточки — универсальное
описание основных сведений о карточке, предусмотренное для карточек
всех типов.

Дата документа — реквизит
официального документа, свидетельствующий о времени его подписания,
утверждения или принятия.

Дело — совокупность документов
(документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности,
помещенных в отдельную обложку

Делопроизводство (Документационное
обеспечение управления) — отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными
документами.

Докладная записка — документ,
адресованный руководителю, излагающий какой-либо вопрос с выводами
и предложениями составителя.

Документ — зафиксированная на
материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать.

Документ на машинном носителе
(Машиночитаемый документ, электронный документ) — документ
созданный с использованием носителей и способов записи,
обеспечивающих обработку его информации компьютером; это
представление файла в системе, обеспечивающее поддержку
версионности, блокировку и другие свойства, необходимые для
построения систем автоматизации документооборота.

Документирование — запись
информации на различных носителях по установленным правилам.

Должностное лицо — работник
учреждения, наделенный правом принимать управленческие решения.

Дубликат документа — повторный
экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия — копия документа,
на которой в соответствии с установленным порядком проставляются
необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заключение — документ, содержащий
мнение учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу
или вопросу.

Зона унифицированной формы
документа — часть площади унифицированной формы документа
установленного размера, предназначенная для заполнения
определенными реквизитами.

Иерархия (дерево) папок —
иерархически организованная структура папок, содержащих карточки
(см. Карточка) DocsVision, произвольные ссылки (URL) или
ссылки на карточку папки.

Извещение — разновидность
служебного письма, содержащего информацию о предстоящем мероприятии
(заседании, собрании, конференции и др.).

Индекс дела — цифровое обозначение
дела в номенклатуре дел учреждения, наносимое на его обложку.

Инициативный документ — документ,
послуживший основанием для решения какого-либо вопроса и
формирования дела.

Инструкция — правовой акт,
издаваемый в целях установления правил в определенной сфере
деятельности.

Информационное письмо — письмо,
разъясняющее положения отдельных нормативных документов и (или)
содержащее методические положения по их применению.

Карточка — 1. Объект (как
правило, сложной структуры), предназначенный для хранения
документов или других предметов регистрации и учета, а также для
управления процессами документооборота. 2. Диалоговое окно,
позволяющее просматривать и редактировать все имеющиеся данные о
каком-либо документе (или другом предмете регистрации и учета в
документообороте организации).

Категория карточки — свойство
карточки, позволяющее производить ее классификацию. В системе
предусмотрено древовидное построение категорий с наследованием и
перекрестными ссылками. Категоризация позволяет группировать
карточки удобным для пользователя образом по принципу
принадлежности к той или иной категории (пример категории —
«Рекламации», «Запросы»). Категории можно присваивать как карточкам
документов, так и карточкам заданий и т. д.

Код организации — идентификатор
организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи
условного цифрового обозначения.

Код формы документа — идентификатор
документа, являющийся условным цифровым обозначением.

Контроль исполнительской
дисциплины — процесс исполнения и контроля исполнения
заданий по документам, а также заданий процессов или
самостоятельных заданий.

Конфиденциальная информация —
документированная информация, доступ к которой ограничивается в
соответствии с законодательством Российской Федерации.

Копия документа — документ,
полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние
признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Корреспондент — учреждение или
лицо, с которым ведется переписка.

Маршрутизация заданий — способ
доставки заданий исполнителю. В системе DocsVision различается два
способа маршрутизации — On-line (размещение ярлыка карточки
задания в персональной папке пользователя) и Off-line (пересылка
задания по электронной почте). Допускается комбинация различных
способов маршрутизации заданий. Содержимое Off-line заданий может
быть зашифровано.

Машинописный документ — письменный
документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими
средствами.

Наименование документа —
обозначение вида письменного документа.

Номенклатура дел —
систематизированный перечень наименований дел, заводимых в
организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке.

Нормативный документ — документ,
устанавливающий правила, общие принципы или характеристики,
касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Отметка об исполнении документа и
направлении его в дело — реквизит документа, содержащий
сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в
архиве учреждения.

Отметка об исполнителе — реквизит
документа, содержащий сведения о непосредственном составителе
документа.

Отметка о контроле — реквизит
документа, свидетельствующий о постановке документа на
контроль.

Отметка о поступлении документа в
организацию — реквизит документа, содержащий сведения о
дате поступления документа в учреждение и его регистрационном
номере.

Отчет — документ, содержащий
сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов,
заданий, командировок и других мероприятий, представляемый
вышестоящему учреждению или должностному лицу.

Официальный документ — документ,
созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и
удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа — проставление
необходимых реквизитов, установленных правилами
документирования.

Навигатор — основной инструмент,
предоставляющий пользователю интерфейс с клиентским приложением
системы автоматизации документооборота DocsVision. Навигатор
обеспечивает возможность создавать и модифицировать иерархию папок,
редактировать справочники, карточки документов и заданий,
фиксировать задания по обработке документов и получать доступ к
подсистеме маршрутизации.

Папка — объект иерархической
системы, обеспечивающий упорядоченное хранение карточек, ярлыков и
ссылок (URL).

Переписка — письменные сообщения
информационного характера, оформленные в соответствии с правилами
документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и
электросвязи между организациями, учреждениями, предприятиями и
частными лицами (см. Письмо, Телеграмма, Телефонограмма, Телекс,
Электронное сообщение).

Письменный документ — текстовый
документ, информация которого зафиксирована каким-либо типом
письма.

Письмо — 1) почтовое отправление в
виде почтового конверта с письменным сообщением; 2) обобщенное
название различных по содержанию документов, передаваемых с помощью
средств почтовой связи.

ПО — программное обеспечение.

Подпись — реквизит документа,
представляющий собой собственноручную роспись полномочного
должностного лица.

Пояснительная записка — документ,
разъясняющий отдельные положения основного документа (плана,
отчета, проекта).

Правила — правовой акт, содержащий
свод обязательных для выполнения требований, норм, положений.

Правила документирования —
требования и нормы, устанавливающие порядок создания
документов.

Представление — один из возможных
вариантов табличного отображения информации, содержащейся в
карточках.

Приказ — правовой акт, издаваемый
руководителем организации (ее структурного подразделения),
действующим на основе единоличного принятия решений, в целях
разрешения основных и оперативных заданий в деятельности
организации.

Распоряжение — правовой акт,
издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального
органа в целях разрешения оперативных вопросов деятельности
организации.

Регистрационная карточка —
карточка, предназначенная для внесения сведений о документе в целях
его учета и поиска.

Регистрационный номер документа —
цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу
в целях его учета и поиска.

Регистрационный штамп — штамп,
проставляемый на документе при его поступлении в учреждение.

Регистрация документа — фиксация
факта создания или получения документа путем присвоения ему
регистрационного номера и записи сведений о документе в
регистрационные формы.

Режим открытия карточки — вариант
открытия карточки с полным или частичным доступом к полям,
зависящий от типа карточки и имеющихся у пользователя прав доступа
(например, только чтение, редактирование, а также открытие задания
в режиме исполнения или контроля).

Резолюция — реквизит документа,
содержащий указание руководителя о характере и сроках исполнения
документа.

Результирующий документ — документ,
являющийся результатом исполнения некого документа в системе. Этот
документ содержит последние изменения, внесенные в процессе
исполнения заданий по этому документу.

Реквизит документа — обязательный
информационный элемент оформления официального документа.

Решение — 1) правовой акт,
принимаемый некоторыми коллегиальными и совещательными органами в
целях решения наиболее важных вопросов их компетенции; 2)
совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами
управления (коллегиальными и действующими на основе единоначалия,
государственными и общественными и др.).

Свойство — аналог стандартного
свойства документа Office (Microsoft Word или Microsoft Excel,
доступного для просмотра в меню Файл >
Параметры, вкладка Свойства).

Справка — 1) документ
информационно-справочного, аналитического или отчетного характера,
представляемый руководству, 2) документ, подтверждающий сведения
биографического или служебного характера.

Сложное свойство — свойство,
значение которого выбирается из соответствующего справочника.
Сложное свойство обладает набором полей, например, свойство типа
«Сотрудник» имеет поля «Имя», «Фамилия», «Отчество», «Номер
комнаты», «Телефон» и т. д.

Справочник — каталог карточек,
содержащих справочную или служебную информацию, которая
используется для заполнения полей других карточек и самого
справочника, администрирования или присвоения документам
регистрационных номеров.

Табель форм документов — перечень
форм документов, разрешенных к применению в организации.

Текст документа — информация,
зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой
звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа
или ее часть.

Текстовый документ — документ,
содержащий речевую информацию, зафиксированную каким-либо типом
письма или какой-либо системой звукозаписи.

Телеграмма — краткое текстовое
сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи.

Телефонограмма — обобщенное
название различных по содержанию документов, передаваемых по
телефону и записываемых на специальных бланках.

Указ — правовой акт, издаваемый
Президентом Российской Федерации.

Указание — правовой акт, издаваемый
руководителем организации или его заместителями преимущественно по
вопросам информационно-методического характера, а также по
вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций
и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

Факсограмма (факс) — получаемая на
бумажном носителе копия документа (письменного, графического,
изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Формирование дела — отнесение
документов к определенному делу и систематизация документов внутри
его.

Штрих-код — блок информации,
который печатается на первой странице бумажных документов,
регистрируемых с помощью карточек. При распознавании графического
файла, полученного в результате потокового сканирования и
содержащего изображение большого количества документов, штрих-код
указывает на начало нового документа и номер его карточки
регистрации.

Электронное сообщение — документ,
переданный по системе связи между автоматизированными базами
данных.

Ярлык (ярлык карточки)  — объект
приложения, аналогичный ссылке на файл в Windows.

Гриф согласования —
реквизит официального документа,
выражающий согласие учреждения или его
органа, не являющегося автором документа,
с его содержанием.¹

Гриф
согласования (реквизит 23)
документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО,
должности лица, с которым согласован
документ (включая наименование
организации), личной подписи, расшифровки
подписи (инициалов, фамилии) и даты
согласования.²

Например:

СОГЛАСОВАНО

коммерческий
директор
ЗАО «Термика»
Личная
подпись      Е.Н.
Ярославцева

Дата

Если согласование
осуществляют письмом, протоколом и др.,
гриф согласования оформляют следующим
образом:³

СОГЛАСОВАНО

Письмо ЗАО
«Термика» 
от 06.04.2009 № 430

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол общего
собрания 
акционеров ЗАО «Термика»

от 06.04.2009 № 10

Информация доступна
только для зарегистрированных
пользователей.

Рис. 1.
Пример
оформления реквизита «Гриф согласования
документа»

Схема расположения
реквизита «Гриф согласования документа»
приведена на рисунке 2.

 

Рис.
2. 
Расположение реквизита «Гриф
согласования документа» 
20
— текст
документа; 21 — отметка
о наличии приложения; 22 — подпись; 
23
— гриф
согласования документа; 24 — визы
согласования документа; 25 — оттиск
печати; 
26 — отметка
о заверении копии; 27 — отметка
об исполнителе; 
28 — отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело; 
29 — отметка
о поступлении документа в организацию; 
30
— идентификатор
электронной копии документа

Гриф согласования
может располагаться на отдельном листе
согласования, в этом случае в документе
перед подписью делается отметка: Лист
согласования прилагается.⁴

Лист согласования
может оформляться следующим образом:⁵

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ  проекта Положения об общих принципах сотрудничества СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Генеральный директор  ЗАО «Термика» Генеральный директор  ЗАО Торговый дом «Амур» Личная подпись                 А.Г. Цицин Личная подпись                   В.Е. Афанасьев Дата Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Президент Интер-Траст Лтд. Председатель Правления  Банка «Прогресс» Личная подпись                Н.М.Титов Личная подпись                  А.С. Лунев Дата Дата

Заполненный лист
согласования подписывается и датируется
руководителем службы ДОУ и прилагается
к проекту документа.⁶

При наличии
возражений по тексту документа гриф
согласования не подписывается.⁷

Внешнее согласование
в зависимости от содержания документа
должно осуществляться в следующей
очередности:

• с подчиненными и
  неподчиненными организациями, когда
  последние выступают обязательной
  стороной в правоотношениях, возникающих
  вследствие издания правового акта, или
  когда содержание документа затрагивает
  их непосредственные интересы;

• с научными
  организациями, занимающимися
  исследованиями в той области, к которой
  имеет отношение содержание документа;

• с органами,
  осуществляющими государственный
  надведомственный контроль (надзор) в
  определенной области.⁸

Внешнее согласование
может быть оформлено грифом согласования,
справкой о согласовании, листом
согласования или представлением
протокола обсуждения проекта документа
на заседании коллегиального органа.⁹ 

Виза официального
документа — реквизит документа,
выражающий согласие или несогласие
должностного лица с содержанием
документа.¹

Визирование
документа является его согласованием
внутри организации (или внутри нескольких
организаций при издании совместного
документа).

Согласование
документа оформляют визой
согласования (реквизит 24)
документа (далее — виза), включающей в
себя подпись и должность визирующего
документ, расшифровку подписи (инициалы,
фамилию) и дату подписания.²

Например:

Руководитель
юридического отдела

Личная подпись     А.С.
Орлов

Дата

При наличии
замечаний к документу визу оформляют
следующим образом:³

Замечания прилагаются

Руководитель
юридического отдела

Личная подпись
     А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают
на отдельном листе, подписывают и
прилагают к документу.⁴

Для документа,
подлинник которого остается в организации,
визы проставляют в нижней части оборотной
стороны последнего листа подлинника
документа.⁵

Для документа,
подлинник которого отправляют из
организации, визы проставляют в нижней
части лицевой стороны копии отправляемого
документа.⁶

Возможно оформление
виз документа на отдельном листе
согласования.⁷ Лист
согласования может иметь различную
форму.

Допускается, по
усмотрению организации, полистное
визирование документа и его приложения.⁸

Круг лиц, визирующих
документ, и последовательность визирования
устанавливаются нормативными актами
организации и зависят от вида документа
и его содержания.⁹

Если в процессе
визирования в проект документа вносятся
существенные изменения, он подлежит
повторному визированию. Повторного
визирования не требуется, если при
доработке в проект документа внесены
уточнения, не меняющие его сути.¹⁰

Схема расположения
реквизита «Визы согласования документа»
приведена на рисунке 1.

 

Рис.
1. 
Расположение реквизита «Визы
согласования документа» 
20
— текст
документа; 21 — отметка
о наличии приложения; 22 — подпись; 
23
— гриф
согласования документа; 24 — визы
согласования документа; 25 — оттиск
печати; 
26 — отметка
о заверении копии; 27 — отметка
об исполнителе; 
28 — отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело; 
29 — отметка
о поступлении документа в организацию; 
30
— идентификатор
электронной копии документа

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #