Реквизит справочные данные об организации оформляют тест

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

Методические рекомендации разъясняют положения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержат методику их практического использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при реализации процессов документационного обеспечения управления, в том числе в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота.

Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности. Методические рекомендации могут использоваться также в процессе обучения студентов по соответствующим дисциплинам.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — Методические рекомендации) разработаны в целях определения:

— порядка применения положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — Стандарт);

— последовательности действий по организации его применения.

1.2. Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» <1>, а также в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в сфере информации и делопроизводства.

<1> Федеральный закон от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

1.3. Методические рекомендации будут способствовать применению положений Стандарта в организациях различных организационно-правовых форм.

1.4. Положения Методических рекомендаций распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

1.5. Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» <2> установлен принцип добровольности применения стандартов.

<2> Пункт 1 статьи 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

Применение Стандарта предполагает:

— приведение локальных нормативных актов организации, устанавливающих правила оформления документов, в соответствие со Стандартом (инструкция по делопроизводству, стандарт организации, правила работы с документами в СЭД);

— разработку бланков и электронных шаблонов документов в соответствии с положениями Стандарта.

1.6. В соответствии со структурой Стандарта, а также в связи с необходимостью определения порядка его применения, Методические рекомендации имеют следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Термины и определения;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Оформление реквизитов документов;

5. Подготовка текстов документов;

6. Бланки документов;

7. Особенности подготовки электронных документов.

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Бланк документа <3> — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

<3> Пункт 48 ГОСТа Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

Документ <4> — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

<4> Подпункт 4 пункта 2 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Документирование <5> — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

<5> Там же.

Копия документа <6> — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

<6> Там же.

Национальный стандарт <7> — документ по стандартизации, который разработан участником или участниками работ по стандартизации, по результатам экспертизы в техническом комитете по стандартизации или проектном техническом комитете по стандартизации утвержден федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации и в котором для всеобщего применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации;

<7> Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

Оформление документа <8> — проставление на документе необходимых реквизитов;

<8> Пункт 52 ГОСТа Р 7.0.8.-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

Подписание (документа) <9> — выражение ответственности за содержание документа посредством заверения его собственноручной подписью должностного или физического лица;

<9> Пункт 57, там же.

Подпись <10> — реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица;

<10> Пункт 58, там же.

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) <11> — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

<11> Пункт 85, там же.

Реквизит документа <12> — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

<12> Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Электронная подпись <13> — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

<13> Пункт 1 статьи 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, NN 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098, N 26 (ч. I), ст. 3390; 2016, N 1 (ч. I), ст. 65, N 26 (ч. I), ст. 3889).

Электронный документ <14> — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

<14> Подпункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963; 2014, N 19, ст. 2302, N 30, ст. 4223, N 30, ст. 4243, N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84, N 27, ст. 3979, N 29, ст. 4389, N 29, ст. 4390; 2016, N 26, ст. 3877, N 28, ст. 4558, N 52, ст. 7491, N 52, ст. 7491; 2017, N 18, ст. 2664, N 24, ст. 3478, N 25, ст. 3596, N 27, ст. 3953, N 31, ст. 4825, 4827, N 48, ст. 7051; 2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546).

Иные понятия используются в Методических рекомендациях в значении, соответствующем ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» <15>.

<15> ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОЗДАНИЮ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.

3.3. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения.

Размер шрифта — N 12 — 14.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до N 10, 11).

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта для всех организационно-распорядительных документов.

3.4 Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

3.5. Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

3.6. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.

3.7. Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный лист <16>.

<16> Исключением является Лист согласования, оформляемый при наличии более 4-х грифов согласования.

3.8. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный.

Интервал между словами — один пробел.

3.9. Локальными нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение отдельных реквизитов, а также фрагментов текста полужирным шрифтом.

При оформлении документов не рекомендуется использовать начертание шрифта «курсив» и подчеркивание текста.

3.10. Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом (Приложение N 1).

На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.

3.11. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения — текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота (далее — СЭД), обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов — с соблюдением положений Стандарта.

В организации могут использоваться электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц.

Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF.

4. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Организационно-распорядительные документы должны иметь установленный состав реквизитов и правила их оформления.

Электронные документы должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации» <17>.

<17> Пункт 38 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Состав и оформление реквизитов устанавливаются Стандартом. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и разновидностью.

Стандарт устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

4.1. Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» <18>, законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, уставами и нормативными правовыми актами представительных органов муниципальных образований.

<18> Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа <19>.

<19> Полужирным шрифтом в тексте Методических рекомендаций выделяются извлечения из Стандарта.

Вариант изображения Государственного герба Российской Федерации определяется видом документа и статусом издающего его органа в соответствии со ст. 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» <20>.

<20> Статья 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Гербы субъектов Российской Федерации устанавливаются их законами.

Гербы (геральдические знаки) муниципальных образований утверждаются уставами соответствующих муниципальных образований или правовыми актами (решениями, постановлениями) представительных органов муниципальных образований. В уставах или постановлениях (решениях) представительных органов муниципальных образований (советов, собраний) оговаривается состав видов документов с воспроизведением герба (геральдического знака) и вариант воспроизведения (одноцветный или многоцветный).

4.2. Эмблема

Эмблема, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках и электронных шаблонах документов:

— федеральных органов государственной власти;

— территориальных органов федеральных органов государственной власти;

— государственных и негосударственных организаций.

Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. В бланках с угловым расположением реквизитов изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля зоны, занятой реквизитами бланка.

4.3. Товарный знак (знак обслуживания)

Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке <21>, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

<21> Статья 1503 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Изображение товарного знака (знака обслуживания) регистрируется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации. Товарный знак изображается (воспроизводится) на документах в соответствии со свидетельством на товарный знак (знак обслуживания). Товарный знак может быть размещен на документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот <22> — письмах, накладных и др.

<22> Статья 1484 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица. Коммерческое обозначение не является фирменным наименованием и не подлежит обязательному включению в учредительные документы и единый государственный реестр юридических лиц <23>.

<23> Статья 1538 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

4.4. Код формы документа

Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по…» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Например:

Допустимо оформлять реквизит следующим образом:

Если код формы документа устанавливается классификатором организации, указывается его название.

4.5. Наименование организации — автора документа

Наименование организации — автора документа включается в бланк документа в соответствии с наименованием юридического лица, закрепленным в его учредительных документах (уставе или положении).

Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Например:

Наименование филиала, территориально обособленного подразделения, представительства указывается, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации.

Наименование организации включает:

— название организационно-правовой формы (федеральное бюджетное учреждение, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и др.);

— собственное наименование организации (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела).

Включение в наименование юридического лица официального наименования «Российская Федерация» или «Россия», а также слов, производных от этого наименования, допускается в случаях, предусмотренных законом, указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации, либо на основании разрешения, выданного в порядке, установленном Правительством Российской Федерации <24>.

<24> Пункт 1 статьи 54 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации от 30 ноября 2004 г. N 51-ФЗ.

Официальный источник электронного документа содержит неточность: Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) N 51-ФЗ был принят 30.11.94.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык республик в составе Российской Федерации, печатают на двух или более языках: государственном и национальном(ых). Наименование организации на государственном языке республики в составе Российской Федерации рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке <25>.

<25> Эта рекомендация впервые включена в ГОСТ Р 6.30-2003 в развитие статей 16 и 17 Федерального закона от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12, 1991, N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

В связи с утратой силы ГОСТ Р 6.30-2003, следует руководствоваться принятым взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования организаций располагают на одном уровне.

4.6. Наименование структурного подразделения — автора документа <26>

<26> Реквизит впервые введен Стандартом.

Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

Решение об использовании бланков структурных подразделений (о делегировании структурному подразделению права самостоятельно вести переписку с организациями на собственном бланке или издавать распорядительные документы) принимает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

4.7. Наименование должности лица — автора документа <27>

<27> Реквизит впервые введен Стандартом.

Наименование должности лица — автора документа используется в бланках писем и распорядительных документов и располагается под наименованием организации.

Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

Наименование должности лица — автора документа размещается также на бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (бланки распоряжений губернаторов, глав городов, районов и др.).

Реквизит применяют также в бланках писем и распорядительных документов руководителей самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом.

4.8. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают сведения, необходимые для осуществления информационного обмена:

почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом);

номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

Для всех организаций, кроме органов государственной власти и органов местного самоуправления, также указывается:

код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН);

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи <28>.

<28> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

Номер телефона (факса) указывается группами цифр через тире. Код города заключается в скобки: (495) 421-11-65.

Перечень данных, включенных в реквизит, не является исчерпывающим. При оформлении этого реквизита также могут указываться дополнительные сведения (о лицензиях, патентах и др.).

4.9. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем.

Виды организационно-правовых и распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливаются в законодательных и иных нормативных правовых актах, в уставе организации (положении об организации), иных локальных нормативных актах.

Вид документа располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) и печатается прописными буквами.

Наименование вида документа допускается писать слитно или вразрядку.

Например:

4.10. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа (приказ, распоряжение, письмо) или дате события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата акта может являться:

— датой события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое действие (например, передачу материальных ценностей);

— датой подписания документа, если событие было растянуто во времени (например, проверка), а текст акта был принят на заключительном заседании комиссии. В этом случае период проверки указывается в тексте акта.

Рекомендуется документам, изданным двумя или более организациями, присваивать одну (единую) дату.

В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата последнего подписания.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

Дата подписания или утверждения документа проставляется работниками службы делопроизводства, которые регистрируют документы, при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата может проставляться на специально отведенном для нее месте.

Например, на бланке письма:

на бланке приказа:

В актах, протоколах, справках место даты определяется разметкой заголовочной части документа. При угловом расположении дата проставляется от левого поля.

Например:

В докладных, служебных, объяснительных записках возможно проставление даты ниже реквизита «подпись».

4.11. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.)

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части документа.

Регистрационный номер проставляется на документе после его подписания (утверждения).

4.12. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает его исходящий регистрационный номер и соответствующую дату поступившего документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа помещается на бланке ответного письма. Не рекомендуется включать ее в текст документа.

4.13. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размеров N 11 или N 10 и размещать в две строки.

Например:

При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в сокращенном написании («г.») не указывается <29>.

<29> Статья 65 Конституции Российской Федерации.

Сокращение «г.» не указывается также для городов, в названии которых содержится слово «город»: Белгород, Калининград, Новгород.

4.14. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и быть закреплены в локальных нормативных актах организации.

Состав сведений ограниченного распространения определен в Указе Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. N 188 <30>. К ним относятся:

<30> Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925; 2015, N 29, ст. 4473).

— сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

— сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

— служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (служебная тайна);

— сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

— сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (коммерческая тайна);

— сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Нормативными правовыми актами Российской Федерации определен порядок использования грифа «Коммерческая тайна» <31> и пометки «Для служебного пользования» <32>. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, форма грифа определяется обладателем информации <33>.

<31> Пункт 4 статьи 6 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3283; 2006, N 6, 636; N 52, ст. 5497; 2007, N 31, ст. 4011; 2011, N 29, ст. 4291; 2014, N 11, ст. 1100; 2018, N 17, ст. 2435).

<32> Пункт 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368; 2016, N 9, ст. 1263; 2016, N 13, ст. 1833).

<33> Обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам (Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963; 2014, N 19, ст. 2302, N 30, ст. 4223, N 30, ст. 4243, N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84, N 27, ст. 3979, N 29, ст. 4389, N 29, ст. 4390; 2016, N 26, ст. 3877, N 28, ст. 4558, N 52, ст. 7491, N 52, ст. 7491; 2017, N 18, ст. 2664, N 24, ст. 3478, N 25, ст. 3596, N 27, ст. 3953, N 31, ст. 4825, 4827, N 48, ст. 7051; 2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546).

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа, подписью и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например:

В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» наряду с грифом указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.

Например:

При получении входящего документа с грифом ограничения доступа рекомендуется проставлять на документе гриф ограничения доступа, принятый в организации. Если на лицевой стороне листа недостаточно места, рекомендуется проставлять его на обороте правого верхнего угла документа.

4.15. Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в правой верхней части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

При наличии грифа ограничения доступа к документу «адресат» размещается под ним.

В соответствии с рекомендацией Стандарта строки реквизита печатаются через 1 интервал. Возможно отделение составных частей реквизита дополнительным интервалом.

Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Например:

или

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилия, инициалы должностного лица, указываются в дательном падеже.

Например:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Например:

или

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — наименование структурного подразделения.

Например:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — в дательном падеже — наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы.

Например:

При адресовании письма специалисту указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения, затем в дательном падеже наименование должности специалиста и — ниже — фамилия, инициалы.

Например:

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Например:

Список рассылки составляется исполнителем.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

В одном документе не должно быть более четырех адресатов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

В реквизите «адресат» допускается употреблять обозначение «г-ну» (господину) или «г-же» (госпоже).

Например:

В реквизите «адресат» инициалы всегда ставятся после фамилии.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 <34>.

<34> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 28.03.2018 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

Например:

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации, а также постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Например:

Названия административно-территориальных единиц (города, района, поселка, улицы и т.д.) указываются в соответствии с официальными наименованиями, размещенными в соответствующих справочниках.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес.

Например:

4.16. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа.

Например:

Гриф утверждения включает также наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер.

Например:

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Например:

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

При наличии двух или нескольких грифов утверждения они могут располагаться справа и слева от наименования вида документа, размещаемого по центру.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 2.

4.17. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту — краткое содержание документа.

Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

приказ (о чем?) о премировании работников организации;

приказ (о чем?) об утверждении Инструкции по делопроизводству;

письмо (о чем?) о предоставлении информации

Заголовок должен состоять из одной фразы.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах и других документах с продольным расположением реквизитов заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется.

Заголовки, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится.

Заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются. Возможно их выделение полужирным шрифтом.

В условиях применения СЭД заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется для всех документов и вносится в поле регистрационно-учетной формы регистрируемого документа.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

4.18. Текст документа

О составлении текста документа см. раздел 5.

4.19. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте, или приложений несколько:

— если приложения сброшюрованы:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложение самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше конверта, в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.

Отметка о приложении, занимающая несколько строк, печатается через один межстрочный интервал.

Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа в конце пункта, в котором упоминается документ-приложение, в скобках указывается: (приложение 1) или (приложение N 1).

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении. Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.

Если затем документ затем издается типографским способом вместе с приказом, он сохраняет отметку о приложении.

Если документ издается отдельно от утвердившего его приказа, проставляется гриф утверждения.

Например:

4.20. Гриф согласования документа

Гриф согласования документов проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Грифом согласования документа оформляется:

— внешнее согласование документа — с органами власти, организациями, должностными лицами сторонних организаций;

— внутреннее согласование с коллегиальными органами организации — автора документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации) в именительном падеже, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Например:

Если согласование осуществляется совещательным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется документом, указываются: вид документа, организация — автор документа, дата и номер документа.

Наименование согласующего органа или документа указывается в творительном падеже.

Например:

Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.

Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка:

«Лист согласования прилагается».

4.21. Виза

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа с работниками организации — автора документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Например:

Виза может быть напечатана или полностью написана визирующим от руки.

Виза оформляется следующим образом:

— если замечаний нет:

— при наличии замечаний:

Если специалист полностью не согласен с проектом, виза оформляется так:

Замечания прилагаются к документу на отдельном листе.

Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа следующим образом:

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют:

— на последнем листе документа под подписью;

— на обороте последнего листа подлинника документа;

— на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах (например, в деловых письмах) в зависимости от того, необходимо ли направлять подлинник письма по почте или достаточно направить письмо по факсимильной связи или по электронной почте (в виде электронной копии), визы проставляются:

— на копии письма (визовом экземпляре), если подлинник отправляется адресату по почте;

— на обороте последнего листа подлинника, если письмо отправляется адресату по факсу или электронной почте (в этом случае подлинник остается в организации и помещается в дело).

Лист согласования (визирования) оформляется, если согласующих лиц больше 5 — 6.

Лист согласования (визирования) прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Например:

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений — с проставлением визы на обороте каждого листа документа.

В организациях, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме. При передаче документов на бумажном носителе, согласованных в СЭД, в структурное подразделение, ответственное за архив, сведения о согласовании распечатываются на листе согласования.

К лицам, визирующим проекты документов, как правило, относятся:

— руководители структурных подразделений, ответственные за подготовку проекта документа;

— руководители структурных подразделений, интересы которых затрагивает проект документа;

— заместитель руководителя организации, курирующего структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта документа;

— руководитель юридического подразделения (если этого требует вид документа и его содержание);

— руководитель службы делопроизводства.

Лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования.

4.22. Подпись

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается.

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне:

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии:

Документ может быть подписан только тем лицом, должность и фамилия которого указана на документе.

Подписание документа другим лицом с проставлением косой черты или надписи «за» недопустимо.

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Если работник организации приказом назначен исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется следующим образом:

или

При оформлении подписи наименование должности начинается от левого поля, а последняя буква фамилии оказывается на границе правого поля.

При наличии нескольких подписей по границе правого поля располагается самая длинная фамилия, а остальные выравниваются по инициалам.

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При наименовании должности, занимающем несколько строк, расшифровка подписи печатается на уровне нижней строки.

4.23. Отметка об электронной подписи <35>

<35> Реквизит впервые введен Стандартом.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отметка об электронной подписи включает:

фразу «Документ подписан электронной подписью»;

номер сертификата ключа электронной подписи;

фамилию, имя, отчество владельца сертификата;

срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать изображение эмблемы, товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Отметка об электронной подписи, как правило, оформляется для документов, подписанных усиленной электронной подписью.

При внутреннем обмене документами и при обмене с организациями партнерами, если это предусмотрено соглашением между сторонами, организации могут использовать усиленные неквалифицированные и простые электронные подписи.

Отметка об электронной подписи располагается на традиционном месте собственноручной подписи: между наименованием должности подписывающего лица и расшифровкой подписи. Если электронный документ оформляется на бланке должностного лица, указания на наименование должности лица, подписывающего документ, не требуется.

4.24. Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Например:

Примерный перечень документов, на которые ставится печать организации, приведен в приложении N 3.

4.25. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе оформляется на нижнем поле лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.

Например:

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Например:

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

4.26. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» (отметка об электронной подписи) и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего, его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Например —

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N… за… год»).

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Копии электронных документов, созданные на бумажном носителе, заверяются в установленном порядке.

Электронные копии документов на бумажном носителе заверяются электронной подписью, в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.27. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

При отсутствии места для проставления отметки о поступлении на лицевой стороне поступившего документа отметка ставится на оборотной стороне листа.

4.28. Резолюция

Резолюция содержит указания по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Например:

Срок исполнения поручения не указывается, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, или подчеркивается.

Например:

Если указания по исполнению содержатся в тексте документа, то резолюция содержит указание на исполнителя, подпись лица, вынесшего резолюцию и дату резолюции.

Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата A5 или A6.

В резолюцию, оформленную на отдельном бланке, также могут включаться сведения о должности ее автора.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Оформление резолюции в СЭД должно соответствовать указанным требованиям.

Резолюция, оформленная в СЭД для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

4.29. Отметка о контроле

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

При постановке на контроль документа в СЭД в регистрационно-учетную форму заносятся сведения об этом.

Настройка СЭД производится таким образом, чтобы сотрудник, осуществляющий контроль, и исполнитель могли получать автоматические уведомления о приближении контрольных сроков.

4.30. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним. Отметка также свидетельствует об исполнении документа и снятии его с контроля.

Отметка включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должность лица, оформившего отметку, подпись, дату.

Например:

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа, например: «Направлен ответ (дата), (N)», «Проведена консультация по телефону (дата)», «Учтено при разработке проекта» и др. Сведения указываются в начале отметки.

Например:

При использовании СЭД отметку допускается не ставить, при этом следует учитывать необходимость формирования в СЭД сведений о результате и времени исполнения документа, о том к какому делу относится документ, где хранится дело, кто ответственен за завершение его исполнения и помещение в дело.

5. ПОДГОТОВКА ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик Российской Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации <36>.

<36> Пункт 2 статьи 3 Федерального закона от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12, 1991, N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

5.1. Русский язык в обязательном порядке используется:

— в переписке между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации;

— в переписке с предприятиями, организациями, не находящимися в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенными на территории других субъектов Российской Федерации;

— при оформлении документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, записей актов гражданского состояния, трудовых книжек, а также документов об образовании и др.

Русский язык и язык республики в составе Российской Федерации одновременно применяются:

— в делопроизводстве судебных и правоохранительных органов;

— в сферах промышленности, связи, транспорта и энергетики на всей территории Российской Федерации;

— в сфере обслуживания и коммерческой деятельности <37>.

<37> Там же, статья 22.

5.2. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указывается наименование вида документа и заголовок к тексту, а также их реквизиты:

— наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Например:

При ссылке на законодательные и иные нормативные правовые акты указывается официальный источник их опубликования (Собрание законодательства Российской Федерации, Бюллетень ведомственных нормативных актов, информационный портал http://www.pravo.gov.ru, издания субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления).

Например:

5.3. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Выделение более четырех уровней рубрикации текста не рекомендуется.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки. Заголовки разделов пишутся с прописной буквы. Допускается написание заголовков разделов прописными буквами. Подзаголовки пишутся с прописной буквы строчными. Заголовки разделов допускается выделять полужирным шрифтом.

В текстах документов употребляются только общепринятые термины, а также аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении термина или аббревиатуры, которые могут быть непонятны читателю, они расшифровываются при первом употреблении. Если таких лексических единиц в тексте мало (до 4-х), расшифровки можно давать в подстраничных сносках. Если их больше, рекомендуется составить раздел «Термины и определения» и «Перечень сокращений».

При употреблении в тексте фамилий и инициалов инициалы указываются после фамилии.

5.4. Текст документа может излагаться в виде таблицы, анкеты или грамматически связного текста.

Анкета — текст документа, характеризующего один объект по набору признаков и построенный в виде вопросов и ответов <38>.

<38> Управление документами. Термины и определения. Словарь. — М., 2013, с. 13.

Таблица — текст документа, имеющий упрощенную логико-синтаксическую структуру и пространственную организацию и позволяющий сопоставить предметы, явления, процессы по определенному набору признаков <39>.

<39> Там же, с. 82.

Грамматически связный текст <40> — текст документа, сохраняющий логико-синтаксическую структуру и пространственную организацию естественного языка.

<40> Там же, с. 25.

В тексте анкеты может содержаться как словесная, так и цифровая информация. При построении анкеты вопросы выражаются существительными в именительном падеже, например: «фамилия», «имя», «отчество»; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: «структурное подразделение», «последнее место работы», «результат выполнения плана», «причина отсутствия».

Вопросы анкеты и ответы на них грамматически согласовываются.

Табличные тексты применяются в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, техническое задание, некоторые виды отчетов, перечни и др.

Например:

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный — графы и горизонтальный — строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовки и подзаголовки граф, а наименования объектов — заголовки и подзаголовки строк таблицы, расположенные в крайней левой графе.

Например:

Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы. Подзаголовки — со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически согласуются с заголовками.

5.5. Построение грамматически связного текста зависит от вида документа.

Текст распорядительных документов излагается от 1 лица ед. числа: «приказываю» или (в решениях коллегиальных органов): от 3 лица единственного числа: «коллегия постановляет», «ученый совет решил». Текст распоряжения распорядительной формулы не имеет.

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

нормативный правовой акт вышестоящего органа или распорядительный документ, ранее изданный организацией;

формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

Например:

Констатирующей части может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.

Распорядительная словесная формула: «приказываю» печатается прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ) без разрядки с новой строки от абзаца или строчными буквами вразрядку (приказываю) в продолжение преамбулы, с выделением полужирным шрифтом или без выделения, с проставлением двоеточия.

Слово «постановляет» пишется в продолжение преамбулы вразрядку.

Текст распоряжения распорядительной словесной формулы не имеет.

Распорядительная часть состоит из пунктов, в которых излагаются управленческие решения.

Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа.

Если пункт формулирует поручение, в нем указывается:

— поручение;

— исполнитель (исполнители);

— срок исполнения поручения.

Если проект распорядительного документа отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то в предпоследнем пункте проекта распорядительного документа необходимо их указать.

Например:

В последнем пункте распорядительного документа указывается наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов.

Например:

Пример оформления распорядительных документов дан в приложениях N 4 и N 5.

5.6. К организационным документам относятся локальные нормативные акты организации, устанавливающие права, обязанности, порядок функционирования структурных подразделений или последовательность осуществления каких-либо действий (операций).

В локальных нормативных актах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция, регламент) текст формулируется от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…»).

Текст организационных документов всегда делится на пункты (подпункты) в соответствии с объектом регламентации.

В положении о структурном подразделении:

— общие положения;

— структура (если подразделение имеет структуру);

— задачи;

— функции;

— права;

— ответственность;

— взаимоотношения.

В должностной инструкции:

— общие положения;

— функции;

— должностные обязанности;

— права;

— ответственность;

— взаимоотношения.

Разделы всегда имеют заголовки, напечатанные с прописной буквы.

В тексте документов, регламентирующих какой-либо процесс, должны четко прослеживаться причинно-следственные связи между нормами, правилами, требованиями.

В тексте таких документов преобладают определенные типы модальных значений, передаваемые определенными выражениями:

— дозволение («разрешается», «может», «имеет право», «вправе», «рекомендуется» и др.);

— обязывание («должны», «обязаны», «необходимо», «следует»);

— запрет («запрещается», «не разрешается», «не допускается», «не следует»).

Образец оформления Положения о структурном подразделении представлен в приложении N 6.

5.7. Протоколы оформляются на специальном бланке протокола или на стандартном листе бумаги.

В практике управления организациями приняты полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит повестку дня, указание присутствующих, запись всех выступлений на заседании, вопросы, выступления лиц, принявших участие в обсуждении, и принятые решения.

Краткий протокол включает тему выступления, фамилии выступивших (может быть краткая запись выступления), принятые решения.

Решение о форме протокола принимает руководитель (возможно предварительное обсуждение этого вопроса с партнерами).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: фамилии председателя (председательствующего) и секретаря заседания; должности и фамилии участников и приглашенных лиц; повестка дня.

Если участников заседания более 15 человек, в протоколе указывается общее число участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий является приложением к протоколу. В этом случае включается следующая формулировка:

Лица, которых пригласили на заседание в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:» с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указываются вопрос или вопросы, обсуждаемые на заседании. Должность и фамилия докладчика могут не указываться.

Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения.

Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?».

Словосочетание «повестка дня» рекомендуется писать прописными буквами и располагать по центру. Вопросы повестки дня (если их несколько) следует помечать арабскими цифрами.

Например:

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по числу вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ: (если оформляется полный протокол)

РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:)

После слова «СЛУШАЛИ»: в именительном падеже указывается фамилия докладчика и излагается тема доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: «Текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ»: последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются в форме 3 лица единственного или множественного числа: «считает», «предлагает» или «считают», «предлагают».

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

В разделе «РЕШИЛИ»: («ПОСТАНОВИЛИ») записывается принятое решение.

Принятые решения формулируются в неопределенной форме глагола: «доработать…», «одобрить…», «проинформировать…».

По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, — количество выданных бюллетеней.

Если один из участников заседания не согласен с решением, он может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись: «Особое мнение Петрова А.П. прилагается».

Пример оформления протокола дан в приложении N 7.

5.8. При составлении деловых (служебных) писем рекомендуется учитывать следующие правила:

— письмо должно быть посвящено одному вопросу. Два вопроса и более могут рассматриваться, если они отражают стороны одного общего вопроса и по ним будет приниматься одно решение;

— письмо не должно быть большим по объему (большинство писем — до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до пяти страниц текста).

В деловых письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на бланке должностного лица.

В деловых письмах может использоваться — вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

В письме может использоваться также заключительная этикетная фраза:

Вступительное обращение располагается над текстом письма посередине и завершается восклицательным знаком. Заключительная этикетная фраза размещается от левого поля и завершается запятой.

Текст письма может состоять:

— из одной части, если основное содержание письма (просьба, сообщение напоминание и др.) не требует обоснования;

Например:

— из двух частей: обоснование и заключение, — представленных в виде одного простого предложения.

Например:

— из трех частей: вступление, обоснование, заключение.

Например:

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

При составлении деловых писем рекомендуется использовать клише (слова и формулировки, часто употребляемые для выражения определенного смысла).

Например, некоторые клише — обоснования:

По содержанию и назначению письма могут подразделяться на: письма-просьбы, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-приглашения и др.

Каждый вид письма имеет определенную формулировку основной мысли:

— письмо-просьба (запрос) — просим, прошу (на должностном бланке);

— письмо-сообщение — сообщаем (сообщаю);

— сопроводительное письмо — направляем, представляем, высылаем;

— письмо-предложение — предлагаем;

— письмо-приглашение — приглашаем;

— письмо-напоминание — напоминаем;

— претензия — выражаем, предъявляем, заявляем претензию;

— письмо-требование — требуем, просим (в деловой переписке слово «просим», обращенное к лицу, нарушившему условия договора, по обязательности выполнения равно слову «требуем»).

Текст письма должен быть написан деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность и краткость текста.

5.9. Текст акта, подтверждающего действие или событие (например, передачу от одного лица другому материальных ценностей), составляется людьми, осуществляющими этот процесс.

Если созданию акта предшествовала, например, проверка, то он составляется несколькими лицами (комиссией).

Текст акта может состоять из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого акт создается, его номер и дата. Если такого документа не было, первая часть опускается. Во вводной части называются составители акта (если акт составлялся комиссией — председатель и члены комиссии).

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей, фамилии и инициалы. Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается указывать наименование организации (места работы), сведения о документах, удостоверяющих личность, полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от абзаца.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экземпляр — бухгалтерия,

2-й экземпляр — коммерческий отдел.

Пример составления акта представлен в приложении N 8.

5.10. Для подготовки документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры о передаче документов на государственное хранение, акты об уничтожении документов), рекомендуется разрабатывать шаблоны с трафаретным текстом.

6. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Для изготовления бланков документов используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Фон электронных шаблонов документов должен быть белого цвета.

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

6.1. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения и документы с отметкой ЭПК должны иметь левое поле не менее 30 мм. Все листы одного документа должны иметь одинаковые размеры полей.

Указание размеры полей документов и размеры полей для каждого отдельного вида документа устанавливаются локальным нормативным правовым актом организации (инструкцией по делопроизводству).

Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими <41>) и/или электронные шаблоны бланков.

<41> Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001 N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587).

Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов (за исключением использования Государственного герба Российской Федерации), порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

6.2. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б к Стандарту. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром, указанные размеры ориентировочных границ зон представляют информацию о допустимых минимальных размерах зон. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой и продольный.

6.3. Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Локальными нормативными актами организации могут устанавливаться: бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица и др.).

Состав реквизитов бланков определяется локальными нормативными актами организации.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма, и включает следующие реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или 02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания), а также

05 — наименование организации — автора документа;

13 — место составления (издания) документа.

Проставляются также ограничительные отметки для реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа (см. приложение N 9).

Бланк письма включает реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или 02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания);

05 — наименование организации — автора документа;

08 — справочные данные об организации.

Включаются также ограничительные отметки для реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

15 — адресат;

17 — заголовок к тексту.

Бланк письма структурного подразделения дополнительно может также включать реквизит 06 — наименование структурного подразделения — автора письма;

бланк письма должностного лица — реквизит 07 — наименование должности лица — автора документа; (приложения N 10 и N 11).

Бланк конкретного вида документа (кроме письма) в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или (02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания);

05 — наименование организации — автора документа;

09 — наименование вида документа;

13 — место составления (издания) документа и, при необходимости, в зависимости от вида документа, — ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту (приложение N 12).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06 — наименование структурного подразделения, бланк должностного лица — реквизит 07 — наименование должности лица — автора документа.

Для обеспечения учета бланков проставляются типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.

6.12. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик:

— угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на языке (языках) республики — справа);

— продольные (реквизиты бланка на русском языке располагаются сверху, языке (языках) республики — ниже).

Например:

Для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках — русском и иностранном языке.

Пример бланка для переписки с иностранными корреспондентами:

При переписке с иностранными корреспондентами, адрес в реквизите «справочные данные об организации» оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи Российской Федерации <42>, реквизит «адресат» оформляется в соответствии с правилами оформления почтовых адресов той страны, в которую он направляется.

<42> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

7. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Организации могут создавать документы, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов. Состав таких документов может устанавливаться Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов, утверждаемым руководителем организации <43>.

<43> Пункт 39 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

7.2. Электронные документы должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление <44>.

<44> Пункт 5 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Реквизиты электронных документов оформляются в соответствии с требованиями Стандарта.

Электронные документы могут создаваться с использованием электронных шаблонов. Альбом электронных шаблонов утверждается руководителем организации.

7.3. При подготовке, согласовании и доработке электронных документов могут использоваться текстовые и табличные редакторы, поддерживающие функции создания примечаний к документу и отслеживания изменений в нем.

При передаче документа на подписание (утверждение) все примечания и записи об изменениях из электронного документа удаляются.

При передаче электронного документа на подпись и его регистрации рекомендуется использовать формат электронных документов PDF.

7.4. Электронные документы подписываются электронной подписью. Условия признания электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, устанавливаются Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» <45>.

<45> Статья 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098, N 26, ст. 3390; 2016, N 1, ст. 65, N 26, ст. 3889).

7.5 Реквизиты электронного документа, выступающие в качестве графических элементов <46> (дата документа, регистрационный номер документа, и др. — по усмотрению организации), должны воспроизводиться на документе с выполнением следующих требований:

<46> Данные, которые вносятся в шаблон при составлении электронного документа, а также в подготовленный электронный документ при его подписании и регистрации.

— графические элементы должны располагаться на месте соответствующих реквизитов документа, указанных в Стандарте;

— графические элементы должны быть видимыми и читаемыми при отображении (воспроизведении) электронного документа;

— графические элементы не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

— изображение графических элементов не должно перекрывать элементы текста документа и другие реквизиты.

Графические элементы реквизитов, предполагающих собственноручную подпись (гриф согласования документа, гриф утверждения документа, отметка о заверении копии), оформляются с использованием отметки об электронной подписи.

7.6. Для организации процесса визирования электронных документов в регистрационно-учетной форме СЭД должны быть предусмотрены поля, содержащие сведения о должности лица, визирующего документ, его фамилии и инициалах, дате визы, результате рассмотрения (согласовано, согласовано с замечаниями, не согласовано), а также поле для внесения замечаний по электронному документу.

Для внесения резолюции в регистрационно-учетную форму СЭД должны быть предусмотрены поля резолюции, включающие поля для внесения сведений о фамилии, инициалах исполнителя (исполнителей), поручении по документу, сроке исполнения, должности, фамилии и инициалах лица, вынесшего резолюцию, дате резолюции. Дополнительно могут включаться поля, содержащие сведения о должности исполнителя.

7.7. Организации, осуществляющие совместную деятельность в какой-либо области, для обеспечения качественного обмена информацией могут регулировать формат, порядок обмена электронными документами и т.д. посредством заключения соглашений между сторонами.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение N 1
к п. 3.9.

Росархив

Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

(ВНИИДАД)

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Образец титульного листа документа

Приложение N 2
к п. 4.16.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

1. АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

2. ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

3. ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

4. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ, МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ.

5. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

6. НОРМЫ И НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

7. ОПИСИ дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

8. ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

9. ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

10. ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

11. ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; о структурном подразделении; о премировании и т.д.).

12. ПРАВИЛА

13. ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

14. РЕГЛАМЕНТЫ (в т.ч. регламенты бизнес-процессов).

15. СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

16. СТАНДАРТЫ (государственные, национальные, организации, отраслевые).

17. СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

18. УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

19. УСТАВЫ.

20. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Приложение N 3
к п. 4.24

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ

1. АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

2. АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.

3. Документы налоговой отчетности.

4. ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты.

5. ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

6. ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.

7. НОРМЫ расхода.

8. ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

9. ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг).

10. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

11. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

12. РЕЕСТРЫ (чеков, поручений, представляемых в банк).

13. СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

14. СОГЛАШЕНИЯ.

15. СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

16. СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).

17. ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.

18. УДОСТОВЕРЕНИЯ.

19. УСТАВЫ организаций.

Приложение N 4
к п. 5.5

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТ ПО ПРОГРАММЕ «ЭКОЛОГИЯ РОССИИ»

В связи с необходимостью реализации программы «Экология России» приказываю:

1. Руководителю Управления экологии 02.10.2018 представить календарный план мероприятий по выполнению программы;

2. Руководителю Финансового управления 10.10.2018 представить смету затрат по выполнению программы.

3. ….

4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Образец оформления приказа

Приложение N 5
к п. 5.5

О ПОДГОТОВКЕ К ПРАЗДНОВАНИЮ 70-Й ГОДОВЩИНЫ ПОБЕДЫ В ВЕЛИКОЙ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ВОЙНЕ

В связи с приближением празднования 70-й годовщины Победы в Великой Отечественной Войне:

1. Руководителю Департамента протокола (Орлову А.А.) 10.04.2015 представить план праздничных мероприятий.

2. Руководителям структурных подразделений 12.04.2015 представить списки работников, выделенных для подготовки к празднованию.

3. …………

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя Секретариата (Синичкину В.И.).

Образец оформления распоряжения

Приложение N 6
к п. 5.6.

1. Общие положения

1.1. Служба документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ) является самостоятельным структурным подразделением организации, осуществляющим организацию работы с документами.

1.2. Служба ДОУ создается и ликвидируется приказом руководителя организации.

1.3. Службу ДОУ возглавляет заведующий службой, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя организации.

1.2. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, государственными стандартами на документы, нормативными и методическим документами Росархива по вопросам организации работы с документами и архивного хранения, законодательством о труде и охране труда Российской Федерации, уставом организации, инструкцией по документационному обеспечению деятельности организации, приказами и распоряжениями руководителя организации, настоящим положением.

В электронном документе нумерация пунктов соответствует официальному источнику.

…

Образец оформления положения о структурном подразделении

Приложение N 7
к п. 5.7.

Председатель — Петров А.А.

Секретарь — Максимова М.М.

Присутствовали: 15 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации программы «………».

Доклад заместителя директора Копейкина И.П.

1. СЛУШАЛИ:

Копейкина И.П. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Шацкий Э.Я. — краткая запись выступления.

Кучкин И.С. — краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1.1. Одобрить План работы по реализации программы.

1.2. Руководителю Финансового управления подготовить и Смету расходов по реализации программы.

Образец оформления протокола

Приложение N 8
к п. 5.9

Основание: приказ руководителя от 21.01.2017 N 25 «О проведении проверки организации хранения документов организации».

Акт составлен комиссией:

Председатель комиссии — Иванов А.А..;

Секретарь комиссии — Птичкина О.П.;

Члены комиссии: Арбузов О.Н., Бочаров Н.А., Мулерман Э.А.

С 15.02.2017 по 02.03.2017 комиссией проводилась проверка организации хранения документов организации.

1. Выводы:

1.1. Порядок хранения документов в организации в целом соответствует правилам, установленным локальными правовыми актами.

1.2……………………………………….

2. Замечания:

2.1……..

2.2………..

Образец оформления акта

Приложение N 9
к п. 6.3

Росархив

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

(ВНИИДАД)

Москва

Образец общего бланка организации

Приложение N 10
к п. 6.3

Образец углового бланка письма организации

Приложение N 11
к п. 6.3

Образец продольного бланка письма организации

Приложение N 12
к п. 6.3.

Росархив

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

(ВНИИДАД)

ПРИКАЗ

Москва

Образец оформления бланка приказа

Примеры тестовых заданий для самоконтроля

1.Выберите верное утверждение

1.Требования к оформлению организационно-распорядительных документов

устанавливает ГОСТ Р 6.30 – 2003

2. В приложении к ГОСТ Р 6.30 – 2003 даны образцы бланков документов

3.В организации по усмотрению руководства должна быть разработана

индивидуальная инструкция по делопроизводству

4. Организационно-правовые документы, как правило, подлежат утверждению

5. В организационно-правовые документы можно вносить изменения

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. В бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.

2. Листы нумеруются…

а) посередине нижнего поля листа

б) посередине верхнего поля листа

в) в правом верхнем углу

3. Нумерация страниц оформляют так…

а) 25

б) -25-

в) стр.25

4. Сколько существует положений табулятора

а) 6

б) 8

в) 4

5. От нулевого положения табулятора оформляют…

а) наименование вида документа

б) адресат

в) гриф утверждения

6. Каким интервалом отделяют друг от друга реквизиты при оформлении документа на

формате А4?

а) одинарным

б) двойным

в) тройным

7. Какой реквизит не входит в состав бланка письма?

а) справочные данные об организации

б) место издания

в) ссылка на номер и дату входящего документа

8. Должностной бланк является разновидностью

а) общего бланка

б) бланка письма

в) бланк конкретного вида документа

9. Может ли министр подписать документ, оформленный на должностном бланке

заместителя министра?

а) может

б) не может

в) по желанию

10. Реквизит «справочные данные об организации» оформляют

а) только на бланках письма

б) на всех бланках

в) только на бланке конкретного вида документа

11. На бланке субъектов РФ реквизиты оформляются:

а) только на русском языке

б) только на национальном языке

в) на двух языках: русском и национальном

12. Дата документа оформляется:

а) 23.12.2010

б) 23.XII.2009

в) 23.12.10

13. При адресовании должностному лицу инициалы ставят…

а) до фамилии

б) после фамилии

в) по усмотрению секретаря

14. Место издания документа оформляется так

а) г.Кострома

б) Кострома

в) гор. Кострома

15. Служебное письмо может содержать не более

а) четырех адресатов

б) двух адресатов

в) трех адресатов

16. Заголовок к тексту составляется к документам, оформленным…

а) на формате А4

б) на формате А5

в) на любом формате

17. Текст документа на формате А4 оформляют..

а) через один интервал

б) через полтора интервала

в) через два интервала

18. Резолюцию оформляет…

а) руководитель

б) секретарь

в) исполнитель

19. В реквизите «подпись» инициалы ставят…

а) до фамилии

б) после фамилии

в) не имеет значения

20. Отметка о поступлении оформляется…

а) на поступающих документах

б) на отправляемых документах

в) на всех документах

21. Результат рассмотрения документа руководителем оформляется…

а) грифом утверждения

б) резолюцией

в) грифом согласования

22.Установить соответствие между терминами и их содержанием

Укажите соответствие для всех 4 вариантов ответа:

1)

правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов

1)

Постановление

2)

правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач

2)

Приказ

3)

правовой акт, издаваемый руководителем, действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией

3)

Распоряжение

4)

правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов во время совещаний, собраний и т.д.

4)

Решение

23. Вставьте пропущенные в тексте слова

В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть

______________________________ и ___________________________

Запишите ответ:

1)

Ответ:

2)

Ответ:

24. Вставьте пропущенные в тексте слова

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и _____________________________.

Запишите ответ:

1)

Ответ:

25. Вставьте пропущенные в тексте слова В протоколе каждый пункт повестки дня расписывается (строится) по схеме: _________________,_________________, _________________________.
Запишите ответ:
1)	Ответ:
2)	Ответ:
3)	Ответ:

26. Вставьте пропущенные в тексте слова

Внешнюю докладную записку, адресованную в вышестоящую организацию

подписывает ______________________

Запишите ответ:

1)

Ответ:

27.Вставьте пропущенные в тексте слова

Внутреннюю докладную записку составляет и подписывает

_________________________.

Запишите ответ:

1)

Ответ:

28. Вставьте пропущенные в тексте слова

Реквизиты внутренней докладной записки:

— адресат (в дательном падеже)

— наименование вида документа

— текст

— отметка о наличии приложения (в случае необходимости)

— дата

— ________________________________________________

— ________________________________________________

— ________________________________________________

— ________________________________________________

Запишите ответ:

1)

Ответ:

2)

Ответ:

3)

Ответ:

4)

Ответ:

Сборник тестовых вопросов по Документационному обеспечению управления

Правильный вариант ответа отмечен знаком +

1. Что такое документ?

+ Это какой-либо материальный носитель с информацией, которая обладает определенными реквизитами;

— Это бумажный лист с нанесенным на него печатным текстом;

— Это объект материального мира, который содержит какую-либо информацию, необходимую для рабочего процесса.

2. Информация, которая имеет структуру и содержится на носителе – это:

+ документированная информация;

— официальный документ;

— делопроизводство.

3. Передача информации, которая содержится в документе, в пространстве и времени – это:

+ коммуникативная функция документа;

— социальная функция документа;

— политическая функция документа.

4. Какой из указанных документов приобретает правовую функцию на определенный промежуток времени:

+ Протокол заседания аттестационной комиссии;

— Закон;

— Платежное поручение.

5. В чем заключается атрибутивность документа?

+ В наличии в документе двух составляющих (материальной и информационной), без которых он существовать не может;

— В его предназначенности для передачи в пространстве и времени;

— В тесной взаимосвязи его отдельных элементов и подсистем, которые обеспечивают его целостность и сохранений свойств при различных внешних изменениях.

6. Способность документа повлечь за собой правовые последствия – это его:

+ юридическая сила;

— юридическая значимость;

— достоверность.

7. Копия документа – это:

+ экземпляр, который полностью повторят содержание подлинника;

— повторный экземпляр подлинника;

— его электронная форма.

8. Обязательный элемент оформления документа называется:

+ реквизитом;

— формуляром;

— образцом.

9. Реквизит, который фиксирует решение лица (согласие или несогласие) по поводу содержания документа, называется:

+ визой;

— грифом;

— резолюцией.

тест 10. Резолюция оформляется:

+ на самом документе или на отдельном листе;

— только на самом документе;

— только на отдельном листе.

11. От какого лица излагается текст протокола?

+ От третьего лица множественного числа;

— От третьего лица единственного числа;

— От первого лица множественного лица.

12. Какие установлены стандартные форматы бланков документов?

+ А4 и А5;

— А5 и А3;

— Только А4.

13. Левое поле документа должно быть не менее:

+ 20 мм;

— 30 мм;

— 10 мм.

14. Какой документ организации нельзя оформить на общем бланке?

+ Письмо;

— Приказ;

— Отчет.

15. Какой реквизит организационно-распорядительного документа является переменным?

+ Дата документа;

— Наименование организации;

— Код формы документа.

16. При каком варианте оформления реквизита заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля?

+ При продольном;

— При центрированном;

— При флаговом.

17. Такой реквизит как эмблема организации:

+ не может быть размещен на бланке документа, если на нем уже имеется герб РФ или герб одного из субъекта РФ;

— может заменять реквизит наименования организации;

— размещается в нижнем поле документа.

18. Какой из указанных реквизитов характерен только для бланка служебных писем?

+ Справочные данные об организации;

— Код формы документа;

— Наименование вида документа.

19. В каком порядке оформляется адрес в международной переписке?

+ Имя и фамилия адресата, дом, улица, штат (графство), почтовый индекс, страна;

— Имя и фамилия адресата, почтовый индекс, страна, город (штат, графство), улица, дом;

— Имя и фамилия адресата, страна, город (штат, графство), улица, дом, почтовый индекс.

тест-20. Что из указанного не содержит в себе резолюция?

+ Слово «Утверждаю»;

— Содержание поручения;

— Фамилию и инициалы исполнителя.

21. На каком формате бланка документа может отсутствовать заголовок?

+ А5;

— А4;

— Заголовок является обязательным реквизитом для любого формата бланков.

22. Если к документу имеется несколько приложений, то они:

+ нумеруются после слова «Приложение» под текстом;

— перечисляются через запятую после текста;

— никак не обозначаются, а просто прилагаются к основному документу.

23. Если перед должностью в конце документа ручкой ставится косая черта, приписывается «и.о.» и ставится подпись не того лица, данные которого расшифрованы, то такой документ;

+ теряет свою юридическую силу;

— имеет такую же юридическую силу, что и подписанный должностным лицом, чья расшифровка указана;

— является фальсификатом.

24. На какой части копии отправляемого документа проставляется виза?

+ В нижней части лицевой стороны;

— В нижней части оборотной стороны;

— В верхней части лицевой стороны.

25. Что понимается под миграцией электронных документов?

+ Их перемещение из одной информационной системы в другую при сохранении их достоверности, целостности, аутентичности и пригодности для дальнейшего использования;

— Их перемещение с одного носителя на другой или конвертация в другой формат;

— Их первичная проверка при поступлении в организацию.

26. Плотность документопотока определяется:

+ Соотношением числа документов, которые проходят через конкретный пункт обработки, к единице времени;

— Соотношением количества документов, поступивших в организацию, к аналогичному показателю за прошедший период;

— Числом обработанных организацией документов за все время ее существования.

27. Что поднимается под аутентичностью электронного документа?

+ Гарантия соответствия электронного документа заявленному;

— Отсутствие правок в текст электронного документа после его создания;

— Возможность в любой момент установить местонахождение документа и воспроизвести его.

28. Документационное обеспечение управления – это:

+ деятельность, которая имеет своей целью обеспечить функции управления документами;

— деятельность соответствующих лиц по документообороту, документированию, оперативному хранению, а также использованию документов организации;

— деятельность работников канцелярии по регистрации входящей и исходящей корреспонденции.

29. Что из указанного не может являться подлинником документа?

+ Копия документа в электронном виде;

— Первый экземпляр документа;

— Единственный экземпляр документа.

тест_30. Какого вида печати не существует?

+ универсальной;

— гербовой;

— простой.

31. Какой из перечисленных документов не относится к группе организационных?

+ Служебное письмо;

— Учредительный договор;

— Штатное расписание.

32. В каком правовом акте содержатся правила тех или иных сторон деятельности организации?

33. В каких документах содержатся юридически властные предписания субъектов исполнительной власти?

+ В распорядительных;

— В организационных;

— В справочно-информационных.

34. Документ, который оформляется получателем самостоятельно после прослушивания его содержания устно по каналам телефонной связи, называется:

+ Телефонограмма;

— Телеграмма;

— Протокол.

35. В каком протоколе полностью записывается весь ход заседания?

+ В стенографическом;

— В кратком;

— В полном.

36. С какой целью составляется инициативная докладная записка?

+ С целью побуждения адресата совершить какое-либо действие;

— С целью информирования руководителя о ходе процесса;

— С целью информирования руководителя о ходе или результатах выполнения работы.

37. В каком документе содержится подтверждение или описание каких-либо фактов либо событий?

+ 

— 

— 

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

РОСТОВСКОЙОБЛАСТИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯРОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

«КОНСТАНТИНОВСКИЙ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫЙ ТЕХНИКУМ»

УТВЕРЖДАЮ

______________________

ФИО руководителя ОУ

______________________

подпись

«___» _________ 20___ г.

Комплект оценочных средств
для проведения текущего контроля и промежуточной аттестации

в форме дифференцированного зачета
по  дисциплине «Документационное обеспечение управления»

в рамках основной профессиональной образовательной программы (ОПОП) по специальности СПО

030912 Право и организация социального обеспечения

(базовой подготовки)

г. Константиновск

 2012

Разработчики:         

ГБОУ СПО РО КСХТпреподавательО.Н.Фурманенко

(место работы)(занимаемая должность)(инициалы, фамилия)

Эксперты от работодателя:

____________________           ___________________          _________________________

    (место работы)                         (занимаемая должность)              (инициалы, фамилия)

____________________            ___________________          ________________________

   (место работы)                           (занимаемая должность)             (инициалы, фамилия)

Одобрено на заседании предметно-цикловой комиссии экономических дисциплин Протокол №_______ от «_____» _________ 20____г. Председатель ПЦК ________________________ /______________/

I.Паспорт комплекта оценочных средств

1. Область применения комплекта оценочных средств

Комплект оценочных средств предназначен для оценки результатов освоения дисциплины_ОП.13Документационное обеспечение управления

(наименование учебной дисциплины, профессионального модуля — указывается в соответствии с ФГОС СПО (НПО))

Таблица 1

Результаты освоения (объекты оценивания)	Основные показатели оценки результата и их критерии	Форма аттестации (в соответствии с учебным планом)
Умения:
У 1. Оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, используя информационные технологии	Оформление документов в соответствии с Федеральным Законом «Об информации, информатизации и защите и информации».	практическая проверка, внеаудиторная самостоятельная работа
У 2. Осуществлять автоматизацию обработки документов	Проведение сравнения ручного и автоматизированного контроля, их достоинства и недостатки, применяемая техника.	практическая проверка, внеаудиторная самостоятельная работа
У 3. Унифицировать системы документации	Организация унификации и стандартизации. Понимание системы документации, ее признаков.	практическая проверка, внеаудиторная самостоятельная работа
У 4. Осуществлять хранение и поиск документов	Формирование дела в соответствии с номенклатурой дел. Составление акта о выделении дел к уничтожению. Оформление дела к сдаче в ведомственный архив.	практическая проверка, внеаудиторная самостоятельная работа
У 5. Использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте	Организация документооборота с использованием средств телекоммуникации.	практическая проверка, внеаудиторная самостоятельная работа
Знания:
З 1. Понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства	Понимание и осознание  роли документа в жизни человека и общества, в сфере управления и профессиональной деятельности, их основных функций,  способов документирования, унификации и стандартизации как об основном направлении в совершенствовании документов.	тестирование, внеаудиторная самостоятельная
З 2. Основные понятия документационного обеспечения управления	Понимание  определений основных терминов: документ, документирование, автор документа, официальный документ, личный документ.	устный опрос, внеаудиторная самостоятельная работа
З 3. Системы документационного обеспечения управления	Применение знаний основных видов и разновидностей ОРД, входящих в УСОРД при их оформлении.	внеаудиторная самостоятельная работа
З 4. Классификация документов	Объяснение характеристик и состава организационных документов (устава, положения, инструкции, должностной инструкции, правил), распорядительных документов (постановления, приказа, решения, указания, совместного распорядительного документа), справочно-информационных документов (служебных писем, справок, заявлений, докладной записки, акта, протокола).	устный опрос
З 5. Требования к составлению и оформлению документов	Демонстрирование знания основных видов ОРД, входящие в УСОРД и  правил ихоформления.	практическая проверка, внеаудиторная самостоятельная работа
З 6. Организация документооборота: прием, обработка, регистрация, контроль, хранение документов, номенклатура дел	Организовывание документооборота в организации и понимание общих принципов работы с документопотоками.	тестирование, внеаудиторная самостоятельная работа

2. Комплект оценочных средств

2.1. Типовые задания для оценки усвоения учебной дисциплины.

2.1.1.Задания для рубежного контроля по темам дисциплины

Тема 1.1.  Понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства

УРОВЕНЬ А.

Выберите верное утверждение

1.Требования к оформлению организационно-распорядительных документов

устанавливает ГОСТ Р 6.30 – 2003

2. В приложении к ГОСТ Р 6.30 – 2003 даны образцы бланков документов

3.В организации по усмотрению руководства должна быть разработана

индивидуальная инструкция по делопроизводству

4. Организационно-правовые документы, как правило, подлежат утверждению

5. В организационно-правовые документы можно вносить изменения

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. В бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.

1. В состав организационно-правовых документов не входит…

а) устав организации

б) штатное расписание

в) приказ

2. Какие распорядительные документы может издавать Президент Российской

Федерации?

а) указы

б) распоряжения

в) постановления

3. Должностная инструкция сотрудника…

а) подлежит утверждению

б) не утверждается

в) утверждается по усмотрению руководителя

4. Какой нормативный документ определяет обязанности сотрудника?

а) Штатное расписание

б) Устав предприятия

в) Должностная инструкция

5. Типовые документы носят … характер

а) обязательный

б) рекомендательный

в) ознакомительный

6. В каком падеже формулируется заголовок к тексту должностной инструкции?

а) в именительном

б) в родительном

в) в предложном

7. Какой документ не является разновидностью копии?

а) черновик

б) отпуск

в) дубликат

8. Документ, выдаваемый взамен утерянного и имеющий силу подлинника,

называется…

а) копия

б) отпуск

в) дубликат

9. Документ, окончательно оформленный и подписанный, называется…

а) подлинник

б) отпуск

в) дубликат

10. Изменения и дополнения в должностную инструкцию вносятся…

а) докладной запиской

б) приказом руководителя

в) справкой согласования

УРОВЕНЬ В.

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. ОКУД – Общероссийский классификатор ____________________________.

2. Устав организации – правовой акт, определяющий__________________.

3. Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его

________________, _________________, _________________ и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

4. Правила внутреннего трудового распорядка – это правовой акт, регламентирующий _________________.

5. Документы классифицируют:

по видам: организационно-распорядительные,

____________________________________, по личному составу;

по форме: индивидуальные, __________________, табличные, текстовые, анкетные, трафаретные;

по происхождению: официальные и ___________________________;

по месту происхождения: _____________ и внутренние;

по срокам хранения: постоянного срока хранения, временного

(____________________), временного (___________________);

по гласности: секретные и __________________;

по средствам фиксации: рукописные, ________________________, графические, _________________, фотокинодокументы;

по стадиям создания: оригиналы, черновики, ___________________,

_________________, _____________________, дубликаты;

по срочности: ________________ и несрочные;

по наименованию: ________________________.

Тема 1.2.Основные понятия документационного обеспечения управления

Теоретические вопросы

1. Что представляет собой бланк документа?

2. Какие виды расположения реквизитов Вы знаете?

3. Какие реквизиты входят в состав общего бланка?

4. Какие реквизиты входят в состав бланка для писем?

5. Как формулируется заголовок к тексту документа?

6. Какие элементы включаются в состав реквизита «адресат»?

7. Сколько адресов максимально можно поместить на одном документе?

8. Какие элементы входят в состав грифа согласования?

9. Какие элементы входят в состав грифа утверждения?

10. Какие элементы в реквизите «подпись» должна затрагивать печать?

УРОВЕНЬ А.

Выберите верное утверждение

1.Служебное поле документа предназначено для нанесения специальных

изображений

2. Постоянный реквизит – реквизит, нанесенный при изготовлении бланка

3. Переменный реквизит наносится при составлении документа

4. Левое поле может быть увеличено

5. Страницы документа можно нумеровать на нижнем поле листа

6. Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках

7. На бланках оформляется только первая страница документов

8.Реквизиты бланка организации субъекта РФ можно оформить только на

национальном языке

9.На бланке можно поместить сокращенное название организации, даже если оно не

закреплено в Уставе этой организации

10. Документ не может содержать более четырех адресатов

11. Документ может быть утвержден должностным лицом

12. В конце заголовка к тексту документа точка не ставится

13. К документам, оформленным на формате А5, заголовок к тексту не составляется

14. Текст документа на формате А4 оформляется через полтора интервала

15. Текст документа может быть представлен в форме таблицы

16. Количество листов в приложении к тексту не указывается

17. В расшифровке подписи инициалы всегда стоят до фамилии

18. Документы финансового характера могут иметь две подписи

19.Отметка об исполнении документа проставляется в левом нижнем углу первого

листа документа

20.Отметка о поступлении проставляется только на присылаемых (входящих)

документах

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. В бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.

1. Листы нумеруются…

а) посередине нижнего поля листа

б) посередине верхнего поля листа

в) в правом верхнем углу

2. Нумерация страниц оформляют так…

а) 25

б) -25-

в) стр.25

3. Сколько существует положений табулятора

а) 6

б) 8

в) 4

4. От нулевого положения табулятора оформляют…

а) наименование вида документа

б) адресат

в) гриф утверждения

5. Каким интервалом отделяют друг от друга реквизиты при оформлении документа на

формате А4?

а) одинарным

б) двойным

в) тройным

6. Какой реквизит не входит в состав бланка письма?

а) справочные данные об организации

б) место издания

в) ссылка на номер и дату входящего документа

7. Должностной бланк является разновидностью

а) общего бланка

б) бланка письма

в) бланк конкретного вида документа

8. Может ли министр подписать документ, оформленный на должностном бланке

заместителя министра?

а) может

б) не может

в) по желанию

9. Реквизит «справочные данные об организации» оформляют

а) только на бланках письма

б) на всех бланках

в) только на бланке конкретного вида документа

10. На бланке субъектов РФ реквизиты оформляются:

а) только на русском языке

б) только на национальном языке

в) на двух языках: русском и национальном

11. Дата документа оформляется:

а) 23.12.2010

б) 23.XII.2009

в) 23.12.10

12. При адресовании должностному лицу инициалы ставят…

а) до фамилии

б) после фамилии

в) по усмотрению секретаря

13. Место издания документа оформляется так

а) г.Кострома

б) Кострома

в) гор. Кострома

14. Служебное письмо может содержать не более

а) четырех адресатов

б) двух адресатов

в) трех адресатов

15. Заголовок к тексту составляется к документам, оформленным…

а) на формате А4

б) на формате А5

в) на любом формате

16. Текст документа на формате А4 оформляют..

а) через один интервал

б) через полтора интервала

в) через два интервала

17. Резолюцию оформляет…

а) руководитель

б) секретарь

в) исполнитель

18. В реквизите «подпись» инициалы ставят…

а) до фамилии

б) после фамилии

в) не имеет значения

19. Отметка о поступлении оформляется…

а) на поступающих документах

б) на отправляемых документах

в) на всех документах

20. Результат рассмотрения документа руководителем оформляется…

а) грифом утверждения

б) резолюцией

в) грифом согласования

УРОВЕНЬ В.

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Формуляр документа – это набор ________________ официального письменного документа, расположенных в определенной  __________________________.

2. Бланк документа – это набор ________________________,  идентифицирующий ____________________ официального письменного документа.

3. Если текст документа на формате А4 напечатан через полтора интервала, реквизиты отделяю друг от друга _____________________ интервалами.

4. Реквизит «справочные данные об организации» оформляют только в бланке _____________.

5. Датой документа является дата его _____________________ или

_____________________.

6. Утверждение – это особый способ ______________________ документа после его _________________, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг лиц, граждан, организаций.

7. Резолюция – это _________________ на документе, сделанная

_______________________ и содержащая принятое  ________________________.

8. Заголовок к тексту документа оформляется в _______________________ или ________________ падеже.

9. Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется в _________________ части нижнего поля _________________ листа документа

10. Отметку о поступлении документа проставляют в ___________________ нижнем углу ________________ листа документа.

Практическая работа №1

Тема:«Основные понятия документационногообеспечения управления»

Наименованиеработы:«Составление и оформление различных видов бланков»

Цели работы:совершенствование навыков составления и оформления документов в соответствии с требованиями

Задание 1. Начертите на плотной бумаге (ватман) формата А4, в масштабе 1:1, формуляры углового и продольного бланков с указанием номеров реквизитов на лицевой стороне, а наименований реквизитов – на оборотной.

Задание 2. Оформите макет бланка письма (угловое расположение реквизитов штампа бланка):ОАО «Мосторг».

Справочные данные об организации: Москва, 131564, Краснопресненскаянаб. , 15; телеграф: Мосторг; телефон: 265-45-51 .

Р 1 с N2 53780 в Краснопресненском филиале Московского коммерческогобанка, МФО 26894, код ОКПО 985623, ОГРН 345123789023, ИНН/КПП

4500583453/02387560.

Задание 3. Оформите макет бланка письма (продольное расположение реквизитов штампа бланка), составив самостоятельно необходимые реквизиты.

Задание 4. Оформите макет бланка конкретного вида документа (приказа) с угловым расположением реквизитов: товарный знак или эмблема предприятия (по вашему усмотрению) АО «Березка», приказ, дата приказа и его номер,  г. Константиновск.

Задание 5. Оформите макет бланка конкретного вида документа (протокола) с продольным расположением реквизитов: ОАО «ГАЗ», протокол, дата заседания, номер протокола,  г. Константиновск.

Задание 6. Оформите макет бланка должностного лица (мэр вашего города), составив необходимые реквизиты.

Практическая работа №2

Тема:«Основные понятия документационного обеспечения управления»

Наименованиеработы:«Оформление основных реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003»

Цели работы: совершенствование навыков составления и оформления документов в соответствии с требованиями

Задание 1. Оформите реквизит «адресат»:

а) флаговым способом:

1. Министерство по налогам и сборам Начальник отдела планирования Краснов В. И.

2. Директор 000 «Орбита-сервис» Соколов В. Ф. 125789, г. Смоленск, у л. Центральная, 28.

3. Чугунова Т.Д. , 123456, Москва, ул. Автозаводская, д. 23, кв. 12;

б) центрированным  способом:

4. Воронежский государственный университет Факультет журналистики Зав . кафедрой профессор Вяземский В. В.

5. Документ направляется в два адреса: 1) АО «Белый ветер» Генеральный директор Жуков М. И.; 2) приборостроительный завод «Электрон» Отдел маркетинга Ст. менеджер Л. Э. Соколова.

Задание 2. Оформите гриф утверждения:

а) флаговым способом:

1. Утверждаю Директор 000 «Лакмин» В. А. Тимофеев «15 » марта 2010 года.

2. Утверждено Протокол заседания Совета директоров N212 от 23 марта 2010 года.

б) центрированным  способом:

3. Утверждено Решение общего собрания акционеров N207 от 12 мая 2010 года.

4. Документ утвержден двумя должностными лицами:

1) Утверждаю Директор АО «Протон» Г. И. Борисов « 12» апреля 2010  года.

2) Утверждаю Директор АО «Квант» В.И.Долгов «13» апреля 2010 года.

Задание 3. Оформите название вида документа и заголовок к тексту этого документа центрированным и флаговым способами, употребив нужный падеж:

а) приказ о введении инструкции по противопожарной безопасности;

б) протокол о заседании совета по профилактике правонарушений;

в) справка о состоянии успеваемости в учебной группе;

г) акт об инвентаризации наличия денежных средств.

Задание 4. Оформите отметку о наличии приложения:

1. Приложение. На 2 л. в 4 экз.

2. Приложение. Государственная система документационного обеспечения управления,  3 экз.

3. Приложение

1. План распределения обучающихся по объектам на 3 л. в 2 экз.  

 2. Отчет о распределении по объектам на время производственной практики, в 2 экз. на 3 л.

Задание 5. Оформите реквизит «подпись». Документ подписывает:

1. Директор Департамента внешних связей Р.А.Ерохина.

2. Начальник следственного отдела, полковник юстиции В.В.Ильин.

3. Директор В. Е. Семенов и начальник финансового управления Я. Э. Королев ЗАО « Факел».

4. Комиссия в составе : председатель комиссии Пономарева В .Л., члены комиссии Потапов Р. Т. , Свиридов Р. В.

5. Два руководителя равнозначных должностей: Начальник департамента информации и печати МИДа России Р. Н. Степанов и Директор департамента по связям с общественностью Минобразования России  Л. Е. Новичков.

Задание 6. Оформите гриф согласования:

а) флаговым способом:

1. Согласовано Директор ВО «Продинторг» К. А Перязев «10» апреля 201 О года.

2. Согласовано Протокол N!! Об от 23 марта 2010 года заседания цикловой методической комиссии;

б) центрированным   способом:

3. Согласовано Директор Банковского колледжа N2 45 М. А Мохов « 12» апреля 2010 года.

4. Согласовано Решение собрания трудового коллектива от 14 апреля 2010 года.

Тема 1.3. Системы документационного обеспечения управления

Практическая работа №3

Тема:«Системы документационного обеспечения управления»

Наименованиеработы:«Составление и оформление организационных документов»

Цели работы: совершенствование навыков составления и оформления документов в соответствии с требованиями

Задание 1. Составить устав организации (предприятия) любой организационно-правовой формы по вашему выбору.

Задание 2. Оформить на уставе необходимые подписи и отметки.

Задание 3. Составить должностную инструкцию юриста предприятия.

Задание 4. Оформить на должностной инструкции необходимые подписи и отметки.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Теоретические вопросы

1. Из каких частей состоит текст приказа?
2. Как формулируется заголовок к приказу?
3. Как формулируются пункты приказа?
4. Какой формулировкой заканчивается текст приказа?
5. Когда издается распоряжение?
6. Как формулируется заголовок к распоряжению?
7. Какими словами начинается распорядительная часть распоряжения?
8. На каком бланке оформляется распоряжение?
9. В каких случаях издается указание?
10. Как формулируется заголовок к указанию?
11. Какими словами может начинаться распорядительная часть указания?
12. Какой формулировкой заканчивается текст указания?

УРОВЕНЬ А.

Выберите верное утверждение

1. Решение издается на основе коллегиального руководства

2. Текст приказа по основной деятельности ,как правило, состоит из двух частей

3.Констатирующая часть текста в приказе по основной деятельности может

отсутствовать

4. Пункты текста приказа в распорядительной части нумеруются арабскими цифрами

5.Приказы по основной деятельности и по личному составу имеют общую

нумерацию

6.Реквизит «отметка о наличии приложения» после текста приказа самостоятельно не оформляется

7.Заголовок к тексту приказа по основной деятельности формулируется в

родительном падеже

8.Приказ по основной деятельности, как правило, подписывает руководитель

организации

9. Постановления и решения имеют одну подпись

10. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. В бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.

1. Распорядительный документ, который издается на основе единоначалия

а) решение

б) приказ

в) постановление

2. Распорядительный документ, который издается на основе коллегиального

руководства

а) приказ

б) решение

в) распоряжение

3. Из скольких составных частей, как правило, состоит текст распорядительного документа

а) из двух

б) из одной

в) из трех

4. Фамилию и должность исполнителя в распорядительной части текста приказа по основной деятельности указывают

а) в именительном падеже

б) в родительном падеже

в) в дательном падеже

5. В состав реквизитов приказа по основной деятельности не входит реквизит

а) гриф утверждения

б) заголовок к тексту

в) номер документа

6. Приказ по основной деятельности подписывает

а) руководитель

б) секретарь

в) исполнитель

7. Постановление подписывает

а) руководитель

б) секретарь

в) руководитель и секретарь коллегиального органа

8. Приказ по основной деятельности оформляют

а) на бланке письма

б) на бланке конкретного вида документа

в) на должностном бланке

9. Слово «приказываю» в тексте приказа по основной деятельности оформляют в следующем написании

а) ПРИКАЗВАЮ

б) приказываю

в) Приказываю

10. Распорядительная часть в распоряжении начинается словом

а) ПРЕДЛАГАЮ

б) РЕШАЕТ

в) ПОСТАНОВЛЯЕТ

УРОВЕНЬ В.

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Организационно-распорядительный документ — это вид письменного документа, в котором фиксируются _______________________ административных и организационных вопросов, а также вопросов _____________________,

взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти,

учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

2. Постановление — это правовой акт, принимаемый высшими или некоторыми центральными органами ____________________ власти, действующими на основе _______________________ управления, в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил

3. Решение — это распорядительный документ, который является правовым актом, принимаемым _____________________ власти.

4. Распоряжение — это ____________________________ управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенного должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий ______________ силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

5. Приказ — это правовой акт, издаваемый _____________________ организации, действующей на основе ________________________.

6. Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей — _______________________ и ___________________________.

7. В зависимости от вида документа распорядительная часть начинается словами:

__________________— в постановлении; _________________ — в решении;

___________________ — в распоряжении; ________________ — в приказе.

8. Реквизит «отметка о наличии приложения» после текста распорядительного документа самостоятельно ________________________.

9. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, который

формулируется в _____________________ падеже.

10. Приказы и распоряжения подписывает ___________________ или

___________________.

11. Постановления и решения имеют две подписи — ______________________________ и ________________________ коллегиального органа.

12. Распорядительные документы вступают в силу с момента их

_______________________ или доведения до сведения.

Практическая работа №4

Тема: «Системы документационного обеспечения управления»

Наименованиеработы:«Составление и оформление распорядительной документации»

Цели работы: совершенствование навыков составления и оформления документов в соответствии с требованиями

Задание 1. Составить и оформить документ. Распоряжение о повышении квалификации персонала. В связи с переходом на новую систему администрирования и предстоящей аттестации работникам предложено пройти обучение на курсах повышения квалификации; секретарю отдела – предоставить график проведения обучения сотрудников отдела.

Задание 2. Составить и оформить документ. Распоряжение начальника отдела о надбавках за выслугу лет к окладу в размере 20-30% специалистам отдела.

Задание 3. Составить и оформить документ.  Указание о графике отпусков на 2012 год. Для составления графика отпусков предлагается составить списки работников с указанием срока предполагаемого ежегодного оплачиваемого отпуска в 2012 году. Передать составленные списки в отдел кадров до 1 июня.

Задание 4. Оформите приказ по основной деятельности.

Закрытое акционерное общество « БАК»

Приказ

15.04.2010  N15

Константиновск

О создании рабочих секторов в Управлении производства и внедрения информационных систем

В целях совершенствования организации работы Управления производства и внедрения информационных систем приказываю: 1. Создать в Управлении шесть рабочих секторов: разработки программного обеспечения, сопровождения информационных систем, операторов обработки данных, обслуживания клиентов, технического обеспечения, документационного обеспечения управления. 2. Начальнику Управления производства и внедрения информационных систем Ю. С. Руденко подготовить проекты положений о рабочих секторах. 3. Начальнику отдела кадров В. В. Васильевой внести изменения в штатное расписание и укомплектовать штат рабочих секторов. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на первого заместителя директора А. С. Королеву.

Генеральный директор В. Я. Яковлев.

Задание 5. Составить и оформить документ. Постановление о премировании работников социально – экономического отдела Администрации Константиновского района за высокие показатели работы отдела. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада.

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

АКТ

Теоретические вопросы

1. Кем составляются акты?

2. Какие рубрики выделяются во вводной части акта?

3. Что указывают в констатирующей части акта?

УРОВЕНЬ А.

Выберите верное утверждение

1. Акты, как правило, подлежат утверждению

2. Акт может оформляться на трафаретном бланке

3. Чаще всего акты составляются комиссией

4. Акт может служить основанием для издания распорядительного документа

5. Наличие заключительной части текста акта обязательно

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. В

бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.

1. Служебный акт составляет и подписывает

а) руководитель

б) исполнитель

в) комиссия

2. Основанием для издания какого распорядительного документа может быть акт

а) Приказ

б) Решение

в) Постановление

3. Датой акта является

а) Дата утверждения

б) Дата актируемого события

в) Дата подписания

4. В состав реквизитов акта входит реквизит

а) Гриф согласования

б) Гриф утверждения

в) Отметка об исполнителе

5. В состав реквизитов акта не входит

а) Гриф утверждения

б) Гриф согласования

в) Заголовок к тексту документа

6. Сколько частей содержит текст акта

а) одну

б) две

в) три

7. Заголовок к тексту акта формулируется

а) в именительном падеже

б) в родительном падеже

в) в предложном падеже

8. Следует ли указывать должности членов комиссии при оформлении реквизита

«подпись»

а) Да

б) Нет

в) По желанию секретаря

9. В скольких экземплярах оформляется акт

а) В трех

б) В четырех

в) В скольких необходимо

10. Какая часть текста акта может отсутствовать

а) Вводная часть

б) Констатирующая

в) Заключительная

УРОВЕНЬ В.

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Акт – это документ, составленный _______________________________, который подтверждает установленные факты и события

2. Акты чаще всего составляются постоянно действующими _____________________.

3. Дата и места составления акта должны соответствовать дате и месту

____________________________________________.

4. Акты, как правило, утверждаются _______________________ учреждения.

5. После слов «члены комиссии» ___________________ не ставится.

ПРОТОКОЛ

Теоретические вопросы

1. Назовите рубрики вводной части протокола?

2. Из каких разделов состоит основная часть протокола?

3. Как формулируется постановляющая часть протокола?

УРОВЕНЬ А.

Выберите верное утверждение

1. В кратком протоколе приводятся тексты выступлений

2. Датой протокола является дата проведения заседания

3. В протоколе обязательно указывается количество присутствующих

4. В тексте протокола может отсутствовать пункт ВЫСТУПИЛИ

5. В протоколе указываются результаты голосования

6. Протокол составляется в одном экземпляре

7. Протокол подписывают председатель и секретарь коллегиального органа

8. На расширенных заседаниях состав присутствующих указывается количественно

9.Выписка из протокола удостоверяется оформлением реквизита «отметка о

заверении копии»

10.Датой выписки из протокола является дата, указная как дата подписания

протокола

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. В бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.

1. Датой протокола является

а) дата заседания

б) дата оформления

в) дата подписания

2. Из скольких частей состоит текст протокола

а) одной

б) двух

в) трех

3. Вопросы повестки дня в протоколе формулируются

а) в именительном падеже

б) в предложном падеже

в) в винительном падеже

4. Протокол подписывает

а) руководитель

б) секретарь

в) председатель и секретарь коллегиального органа

5. Какая часть в схеме построения основной части протокола может отсутствовать

а) СЛУШАЛИ

б) ВЫСТУПИЛИ

в) ПОСТАНОВИЛИ

6. Протокол оформляют

а) в одном экземпляре

б) в двух экземплярах

в) в трех экземплярах

7. Датой выписки из протокола является

а) дата оформления протокола

б) дата, указанная в отметке о заверении копии

в) дата подписания протокола

8. Выписку из протокола подписывает

а) руководитель

б) заведующий канцелярией

в) секретарь, оформивший выписку

9. Как оформляются в тексте протокола, присутствующие, если их 22 человека

а) Присутствовали: 22 человека (список прилагается)

б) Присутствовали: перечисляются фамилии присутствующих в алфавитном

порядке

в) Присутствовали: 22 человека

10. Протоколы утверждаются

а) всегда

б) утверждению подлежат некоторые виды протоколов

в) по указанию руководителя

УРОВЕНЬ В.

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть ______________________________ и ___________________________

2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и _____________________________.

3. Количество ________________ указывается обязательно, так как от этого зависит кворум при принятии решения голосованием

4. На расширенных заседаниях с большим числом присутствующих их состав

указывается ___________________________

5. Каждый вопрос повестки дня ____________________ арабскими цифрами,

оформляется с красной строки и формулируется в ___________________ падеже.

6. Каждый пункт повестки дня строится по схеме: _________________,

_________________, _________________________.

7. Если вопрос не обсуждался, пункт ______________________ может отсутствовать.

8. Протокол оформляется в ______________ экземпляре

9. Выписка из протокола удостоверяется оформлением реквизита

______________________.

10. Датой выписки из протокола является дата, указанная

_____________________________.

СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ

Теоретические вопросы

1. В каких случаях создаются докладные записки?
2. На какие виды делятся докладные записки?
3. Из каких частей состоит текст докладной записки?

УРОВЕНЬ А.

Выберите верное утверждение

1. Внутренняя докладная записка оформляется на бланке организации

2. Текст докладной записки содержит только обстоятельное изложение вопроса

3. Внутреннюю докладную записку подписывает составитель

4. Адресант в докладной записке указывается в именительной падеже

5. В адресате докладной записки указывают только фамилию

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. В бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.

1. Внутреннюю докладную записку подписывает

а) составитель

б) руководитель подразделения

в) секретарь

2. В скольких экземплярах оформляется внешняя докладная записка

а) в одном

б) в двух

в) в трех

3. Реквизиты объяснительной записки по поводу объяснения поступка аналогичны

а) внутренней докладной записки

б) внутренней справки

в) служебному письму

4. Текст докладной записки, как правил состоит

а) из одной части

б) из двух частей

в) из трех частей

5. В состав реквизитов внешней докладной записки не входит

а) заголовок к тексту

б) печать

в) подпись

УРОВЕНЬ В.

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Докладная записка – документ, адресованный _______________________ по конкретной теме с ___________________ и предложениями по ней.

2. Внешнюю докладную записку, адресованную в вышестоящую организацию подписывает ______________________

3. Внутреннюю докладную записку составляет и подписывает

_________________________.

4. Реквизиты внутренней докладной записки:

— адресат (в дательном падеже)

— _____________________________ (в родительном падеже)

— наименование вида документа

— текст

— отметка о наличии приложения (в случае необходимости)

— дата

— ________________________________________________

5. Реквизиты внешней докладной записки:

— наименование организации – автора документа

— наименование вида документа

— _____________________________

— индекс

— место составления документа

— _____________________________

— заголовок к тексту

— текст

— отметка о наличии приложения

— ________________________________________________

— отметка об исполнении и направлении документа в дело

СПРАВКА

Теоретические вопросы

1. Что такое справка?
2. Какие бывают справки?
3. Какие реквизиты содержит личная справка?

Практические задания

1. Составьте справку о размере заработной платы работника  отдела сбыта готовой продукции ПО «Грант» для предоставления в детский сад. Остальные данные укажите самостоятельно.

2. Составьте справку о стаже работы экономиста ООО «Атлант» для предоставления в другое место работы по причине ухода со старого. Остальные данные укажите самостоятельно.

3. Составьте справку из ЖЭСа № 97 Первомайского района г. Минска о составе семьи молодого специалиста для предоставления по месту работы. Остальные данные укажите самостоятельно.

4. Составьте справку из деканата АМФ БГАТУ о том, что студентка    Е. А. Новикова учится на платном отделении и не получает стипендию для предоставления ее в бухгалтерию по месту работы ее матери Ю. С. Новиковой. Остальные данные укажите самостоятельно.

5. Составьте справку о том, что А. Г. Соколова является студенткой III курса ФПУ БГАТУ. Остальные данные укажите самостоятельно.

ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Теоретические вопросы

1. Какие приказы называются приказами по личному составу?

2. Как формулируется заголовок к сводному приказу?

3. Как оформляется виза ознакомления в приказах по личному составу?

Практические задания

1.Составьте приказ об освобождении от занимаемой должности по собственному желанию главного инженера второго цеха завода. Оформите визу начальника цеха, реквизит «фамилии исполнителя» и гриф согласования с профкомом. Остальные данные дополнить самостоятельно.

2. Составьте приказ о приеме на должность главного бухгалтера ОАО «Белсоюз» с окладом согласно штатному расписанию Ивановой Л. К. Остальные данные укажите самостоятельно.

3. Составьте приказ об увольнении Коваля В. Н., инженера ПО «Людмила», в связи с сокращением штата. Остальные сведения дополнить самостоятельно.

4. Составить приказ о переводе инженера Иванова А. П. на должность главного инженера. Остальные сведения дополнить самостоятельно.

5. Составить приказ по Брестскому ковровому комбинату со следующими данными: 1) о приеме на должность секретаря-машинистки Королевой В. И.; 2) об освобождении от занимаемой должности начальника кредитного отдела по согласованию сторон. Остальные данные дополнить самостоятельно.

ЗАЯВЛЕНИЕ, ХАРАКТЕРИСТИКА

Теоретические вопросы

1. Как пишется заявление?

2. Из каких структурных элементов состоит характеристика?

3. Кто подписывает характеристику?

Практические задания

1. Составьте заявление на имя директора ПО «Слава» о приеме на работу И.А. Иванова на должность бухгалтера. Остальные данные укажите самостоятельно.

2. Составьте заявление о переводе на должность главного инженера А. Р. Новика. Остальные данные укажите самостоятельно.

3. Составьте заявление В. Е. Дроздинского на имя директора ПО «Белпроект» об увольнении его с занимаемой должности. Остальные данные укажите самостоятельно.

4. Составьте характеристику на своего товарища по работе или учебе. Остальные данные укажите самостоятельно.

5. Составьте характеристику на увольняемого заместителя главного бухгалтера ООО «Имидж» для предоставления по другому месту работы. Остальные данные укажите самостоятельно.

6. Составьте характеристику на главного инженера ПО «Ремстрой», проработавшего 10 лет. За это время он окончил заочное отделение АМФ БГАТУ, проявил себя инициативным работником. Остальные данные укажите самостоятельно.

РАСПИСКА, ДОВЕРЕННОСТЬ

Теоретические вопросы

1. Как оформляется расписка?

2. Что представляет собой доверенность?

3. Какие бывают виды доверенностей?

Практические задания

1. Составьте расписку зав. складам ПО «Гарант» о получении на базе 5000 штук конденсаторов. Остальные данные укажите самостоятельно.

2. Составьте расписку от своего имени в получении напрокат пишущей машины «Ятрань», инв. № 5302. Остальные данные укажите самостоятельно.

3. Составьте расписку в получении денежной суммы в размере 100 USD (под 2%) на срок 1 месяц.

4. Составьте доверенность экономиста отдела труда и зарплаты на имя бухгалтера этого же отдела для получения причитающейся ему зарплаты за сентябрь. Доверенность заверена отделом кадров предприятия. Остальные данные укажите самостоятельно.

5. Составьте доверенность на имя П. К. Молоха (экспедитора) на получение товарно-материальных ценностей (дискеты, писчей бумаги и др.) из магазина № 5. Остальные данные укажите самостоятельно.

6. В связи с утерей паспорта составьте доверенность на получение стипендии за своего однокурсника.

Практическая работа №5

Тема: «Системы документационного обеспечения управления»

Наименование работы: «Составление и оформление информационно-справочных документов»

Цели работы: совершенствование навыков составления и оформления документов в соответствии с требованиями

Задание 1. Оформите служебный акт.

АО «Москомархитектуры»

Акт

Утверждаю Генеральный директор Н.Г.Шишкин 12.04.2010

12.04.2010 N 12

Передачи дел заведующим хозяйственной частью

Основание: приказ Генерального директора «Москомархитектуры» от 09.04.2010.

Составлен комиссией : председатель- заместитель Генерального директора АВ.Фролов, члены комиссии: 1. Главный бухгалтер Л.АКалинкина. 2. Бывший заведующий хозяйственной частью М. А Новиков. 3. Вновь назначенный заведующий хозяйством В . Б. Бобров. М. А Новиков сдал, а В. Б. Бобров принял дела п о должности заведующего хозяйством.

В результате сдачи-приема дел установлено:

1.Инвентаризационная ведомость составлена по состоянию на 12.04.2010.

2. Представленные оборудование, инвентарь, мебель соответствуют инвентаризационным ведомостям.

3. В наличии имеются ведомости о списании инвентаря и мебели.

Акт составлен в 3 экз.:

1-й экз.- Генеральному директору

2-й экз. — Главному бухгалтеру

3-й экз. — в дело N2 12.

Председатель  комиссии Л.А.Калинкина

Члены комиссии М.А.Новиков, В.Б.Бобров.

Задание 2. Оформите внутреннюю докладную записку.

Докладная записка

Директору 000 «Полимер» Савельеву И.К.

24.05.2010

О применении штрафных санкций

В адрес московского филиала АОЗТ «Спецоснастка» согласно договору N2123 от 23.12. 2009 произведена отгрузка нашей продукции на сумму 1 560 380 рублей. В течение двух месяцев оплата на наш расчетный счет не поступила, несмотря на неоднократные письменные напоминания.

Предлагаю применить штрафные санкции к московскому филиалу АОЗТ «Спецоснастка».

Зам. директора по финансовым вопросам И. И. Игнатов.

Задание 3. Составить и оформить документ. Объяснительную записку о том, что сводный отчет за декабрь 2012 года не был представлен в указанные сроки в связи с повреждением факс-модемной связи и отсутствием всех необходимых данных.

Задание 4. Составить и оформить документ. Служебную записку о заказе новых бланков документов в связи с производственной необходимостью (в количестве 1000 штук)

Задание 5. Составьте протокол собрания вашей учебной группы по поводу посещаемости занятий (структура протокола прилагается).

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Теоретические вопросы

1. Какие реквизиты входят в состав бланка для писем?

2. Какие варианты оформления бланков служебных писем вы знаете?

3. В каких случаях служебное письмо составляется на бланке формата А5?

УРОВЕНЬ А.

Выберите верное утверждение

1. Текст служебного письма может быть простым

2. Тон служебного письма зависит от его содержания

3.В трафаретном тексте не следует начинать текст со свободного места, отведенного для переменной информации

4. В служебном письме текст пишется от 1-го лица множественного числа

5. Выделят присылаемые и отправляемые письма

6. Служебное письмо можно оформить на формате А5

7. Максимальное количество адресатов в письме — 4

8. Максимальный объем письма – 2 листа

9. Служебное письмо может иметь две подписи

10. Служебное письмо могут удостоверять печатью

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. В

бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.

1. Текст служебного письма составляется от

а) 1-го лица множественного числа

б) 2-го лица единственного числа

в) 3-го лица множественного числа

2. Реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа» оформляется

а) во всех письмах

б) в ответных письмах

в) в инициативных письмах

3. Руководитель и главный бухгалтер подписывают

а) письмо-извещение

б) рекламное письмо

в) гарантийное письмо

4. В состав реквизитов служебного письма не входит

а) адресат

б) название вида документа

в) подпись

5. Текст служебного письма можно оформить на формате А5, если

а) нет бланка формата А4

б) текст письма не превышает 6 строк

в) есть соответствующие указания руководителя

6. Сколько бланков потребуется, если служебное письмо направляется в два адресата

а) один

б) два

в) три

7. Максимальный объем служебного письма

а) одна страница

б) две страницы

в) три страницы

8. Печатью удостоверяется

а) письмо-напоминание

б) письмо-приглашение

в) гарантийное письмо

9. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется

а) на всех документах

б) только на присылаемых

в) по усмотрению секретаря

10. В письме отметка о поступлении документа проставляется

а) в правом нижнем углу первого листа документа

б) в левом нижнем углу последнего листа документа

в) на любом свободном месте

УРОВЕНЬ В.

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Текст письма должен быть простым, т.е. касаться ______________ вопроса.

2. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части дается

______________, во второй части _______________________________.

3. Текст письма может состоять из одной ______________________ части.

4. Письмо можно оформить на формате А5, если текст содержит не ____________ строк.

5. Служебное письмо – это единственный документ, который не имеет

_________________ документа.

6. Максимальное количество адресатов в письме- ___________________ .

7. Как правило, максимальный объем письма — _____________ листа, вторая страница оформляется на __________ листе.

8. Письма финансового характера должны иметь ___________________ подписи.

9. Реквизиты служебного письма:

— реквизиты бланка письма;

— адресат;

— резолюция;

— _______________________________;

— текст;

— отметка о наличии приложения;

— _________________________________________;

— оттиск печати;

-отметка об исполнителе;

-отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

— ___________________________( только для входящих писем.)

Практическая работа №6

Тема:«Системы документационного обеспечения управления»

Наименованиеработы:«Составление и оформление служебных писем»

Цели работы: совершенствование навыков составления и оформления документов в соответствии с требованиями

Задание 1. Оформите ответное письмо.

Открытое акционерное общество «Райпо»

Ул. Центральная, д. 14, г. Воронеж, 456789

р/с 78900987654321234567 в банке «Российский кредит»

к/с N2 89765689456534543212, БИК 456321908

23.04.2010 N2 45

На N2 01/56 от 06.04.2010

Техническому директору 000 «Формула»

По вашей просьбе направляем вам прайс-листы на цены комплектов торгового оборудования, а также новые рекламные проспекты. При положительном решении вопроса о закупке торгового оборудования соответствующие документы должны быть направлены начальнику отдела сбыта Игнатову В. П.

Начальник отдела маркетинга И. И. Руденко.

Задание 2. Оформите служебное письмо.

Издательский дом «Жизнь»

123456, Москва, БольшойПереяславский пер., д.12. Тел. (495) 987-45-89

Факс (495)456-34-56 р/с N2 8967546 в Октябрьском отделении АБ «Москва»

Председателю комитета по образованию администрации Тюменской области г-ну Соловьеву В.Г.

Сообщаем , что издательский дом «Жизнь» согласно Вашей заявке спецификации готов поставить учебную литературу по программе среднего полного общего образования на сумму в 1,5 (полтора) миллиона рублей. В связи с этим просим Вас заключить договор на выполнение взаимозачетов по реализации бензина с нефтяной компанией «Интер Плюс», имеющей лицензию на реализацию бензина.

Приложение: договор на 8 л. в 1 экз.

Генеральный директор К. И. Краснов.

Задание 3. Составьте и оформите письмо-приглашение в соответствии с правилами.

Выставочный центр, расположенный по адресу: г. Орел, проспект Андропова, 23, проводит выставку-ярмарку товаров народного потребления «Осень-2010» и просит подтвердить АО «Урожай» их участие в выставке ярмарке и выслать имеющиеся проспекты и материалы для оформления тематического стенда. Письмо подписал руководитель проекта В. Д. Чесноков.

Задание 4. Составьте и оформите письмо- предложение, добавив недостающие реквизиты.

Предлагаем вашему вниманию новый каталог, содержащий полный ассортимент выпускаемой нашей фирмой мебели. Мы также направляем прайс-лист, в котором вы найдете значительные скидки , действующие до 1 октября 2010 года для наших постоянных оптовых покупателей.

Надеемся на взаимопонимание дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Задание 5. Составьте и оформите служебное письмо.

Главный бухгалтер акционерного банка «Империал», расположенного по адресу: 123456, Москва, ул.Молодогвардейская, д. 24, тел. 141-67-90, факс: 141-78-87, напоминает управляющим региональных филиалов АБ «Империал» о соблюдении контроля исполнения за сроками предоставления отчетности на основании письма Центробанка России N2 01/134 от 30 января 2008 года «0 предоставлении отчетности в соответствии с Положением «О порядке проведения расчетов в иностранной валюте, основанных на зачете взаимных требований между российскими судовладельцами, осуществляющими  рыбный промысел, и нерезидентами, осуществляющими их агентское обслуживание » » и прилагает к письму копию телеграммы ЦБ N2 23 от 15 ноября 2008 года.

Тема 2.1. Организация документооборота

УРОВЕНЬ А.

Выберите верное утверждение

1.В каждом учреждении должны быть разработаны схемы движения основных категорий документов

2. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества

обрабатываемых документов

3. Вскрытию подлежит вся корреспонденция, поступающая в организацию

4. Конверты после вскрытия присылаемой корреспонденции всегда уничтожают

5. Факт поступления документа в организацию оформляется резолюцией руководителя

6.Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на любом

свободном месте первого листа документа

7. Отметку о поступлении документа в организацию можно проставлять на конверте

8. Все документы, поступившие в организацию, подлежат регистрации

9. Поступающие документы регистрируют в день поступления

10. Создаваемые документы регистрируются в день подписания или утверждения

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. В бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.

1. Документы, поступившие не по адресу, следует

а) вернуть на почту

б) уничтожить

в) передать с курьером

2. Конверты поступивших документов

а) уничтожают

б) оставляют

в) в зависимости от ситуации

3. Факт поступления документа в организацию оформляют реквизитом

а) отметка о контроле

б) отметка о поступлении документа

в) отметка об исполнителе

4. Обязательной регистрации подлежат

а) экспресс-информация

б) рекламные письма

в) заявления граждан

5. Целью регистрации является

а) обеспечение учета и контроля

б) быстрый поиск документов

в) все вышеперечисленное

6. Процедура регистрации включает в себя

а) один этап

б) два этапа

в) три этапа

7. В индекс документа не входит

а) код по ОКУД

б) номер дела по номенклатуре

в) номер структурного подразделения

8. Жалоба или заявление, поступившие в адрес организации, имеют индекс

а) № 18-М

б) № 18

в) № 18 о/к

9. Приказ по основной деятельности имеет индекс

а) 34 л/с

б) № 34

в) № 34-к

10. Не подлежит регистрации

а) приказ по основной деятельности

б) жалоба гражданина

в) письмо информационного характера, присланное для сведения

11. Обязательной регистрации подлежит

а) документ, который по своему содержанию требует решения или ответа

б) программа совещания

в) планово-финансовая документация

12. Индивидуальные сроки исполнения устанавливает

а) исполнитель

б) руководитель

в) секретарь

13. Срок исполнения документа исчисляется

а) с момента поступления документа в организацию

б) с момента получения документа исполнителем

в) с даты поступившего документа

14. Срок исполнения документа может продлить

а) тот, кто его установил

б) исполнитель документа

в) руководитель

15. Документ считается исполненным

а) когда есть указание руководителя

б) когда проставлена отметка об исполнении

в) после регистрации документа

УРОВЕНЬ В.

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Документооборот — это ____________________ документов в учреждении с момента их __________________ или получения до завершения _________________ или отправления

2. Объем документооборота — это ___________________ поступающих и создаваемых документов за определенный период, обычно за год.

3. Индексация — это проставление _________________________ и необходимых условных________________ при регистрации, указывающих место создания (исполнения) и хранения документа.

4. Карточная форма регистрации используется в учреждениях с объемом

документооборота ________________________________ единиц в год.

5. Срок исполнения — это период времени, который отводится на

_____________________ документа, или календарная дата, на которую назначено завершение его ___________________.

Практическая работа №7

Тема:«Организация документооборота»

Наименованиеработы:«Составление схемы документооборота в организации»

Цели работы:совершенствование навыков составления и оформления документооборота

Задание 1. Изобразите оперограмму подготовки и прохождения приказа по вашему учебному заведению (другой организации по вашему усмотрению).

Задание 2. Подготовьте оперограмму подготовки письма руководителя вашего учебного заведения на имя министра среднего и профессионального образования соответствующего субъекта РФ.

Практическая работа №8

Тема:«Организация документооборота»

Наименованиеработы:«Создание регистрационной формы для регистрациивходящих и исходящих документов»

Цели работы:совершенствование навыков регистрации документов

Задание 1. Изучите лекционный материал, рекомендуемую литературу.

Задание 2. Оформите журнал регистрации входящей корреспонденции

Дата	Реги-	Коррес-	Номер	Содер-	Резо-	Ис-	Срок	Отмет-	Номер
полу-	стра-	пон-	и   дата	жание	люция	полни-	испол-	ка об	дела
чения	цион-	дент	доку-			тель	нения	испол-
	ный		мента					нении
	номер
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Задание 3. Заполните графы журнала входящей корреспонденции

Практическая работа №9

Тема:«Организация документооборота»

Наименованиеработы:«Составление и оформление номенклатуры дел»

Цели работы:совершенствование навыков составления номенклатуры дел

Задание 1. Ознакомьтесь со сводной номенклатурой дел вашего учебного заведения, попробуйте установить на примере вашего отделения (специальности), какие ведут дела фактически и соответствуют ли они по реквизитам и оформлению требованиям сводной номенклатуры дел.

Задание 2. Составьте номенклатуру дел для организации, выбранной вами лично.

Тема 2.2.Информационные технологии в документационном обеспечении управления

Теоретические вопросы:

1. Дайте общую характеристику организационных технических средств в «Документационном обеспечении управления».
2. Какие компьютерные средства применяются для подготовки документов
3. Изучите компьютерные программы по работе с документами
4. Изучите техническую документацию средств оргтехники

Практическая работа №10

Тема:«Информационные технологии вдокументационном обеспечении управления»

Наименованиеработы:«Передача информации с использованием средств телекоммуникации»

Цели работы:совершенствование навыков пользования Интернетом

Задание 1. Создать в Интернете Электронный адрес.

Задание 2. Передать письма через электронный адрес следующего содержания:

1. Письмо-отказ Новосибирскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов (с указанием причины отказа).
2. Письмо-извещение ЗАО «Экосан» о причинах задержки поставок машин и оборудования.

Практическая работа №11

Тема:«Информационные технологии вдокументационном обеспечении управления»

Наименованиеработы:«Составление, оформление документов сиспользованием средств оргтехники»

Цели работы:совершенствование навыков пользования оргтехникой

Задание 1. Один из составленных ранее документов передать посредством факса в другую организацию.

Задание 2. Сделать копию любого документа при помощи ксерокса.

Задание 3. Отсканировать один из ранее созданных документов.

2.1.2. Задания для самостоятельной работы

Задание №1Тема: «Основные понятия и термины. Современное государственное регулирование делопроизводства. Законодательное регулирование делопроизводства. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства».

Вопросы:

1. Какие законодательные акты предписывают обязательность документирования информации?

2. Какие требования к документам изложены в законодательных актах?

3. На кого возложено методическое руководство постановкой делопроизводства в стране?

4. Каково значение ГСДОУ и что она регламентирует?

5. Что регламентирует типовая инструкция по делопроизводству?

6. В чем значение ЕГСД?

7. Что такое документ?

8. Что такое документооборот?

Задание № 2Тема: «Возникновение и развитие отечественного делопроизводства. Делопроизводство в Древнерусском государстве (X-XV вв.), приказное делопро­изводство (XV1-XVII вв.). Коллежское делопроизводство (XVIII в.). Министерское делопроизводство (XIX- начало ХХв).»
Вопросы:

1. Какие этапы прошло развитие отечественное делопроизводство?

2. В чем особенности приказного делопроизводства?

3. В чем особенности коллежского делопроизводства?

4. В чем особенности министерского делопроизводства?

5. Делопроизводство в советское время.

Задание №3Тема: «Оформление управленческих документов. Общие требования. Форматы бумаги и поля. Бланки документов. Правила оформления отдельных реквизитов документов. Требования к изготовлению документов. Составление документов. Требования к тексту документа. Подготовка документов на компьютере.»

1. Назвать и охарактеризовать реквизиты заголовочной части документа;

2. Назвать и охарактеризовать реквизиты содержательной части документа;

3. Назвать и охарактеризовать реквизиты оформляющей части документа.

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДЕПАРТАМЕНТ ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ

П Р И К А З

17.02. 2004г. Москва № 22

Об утверждении положений по

вопросам профессиональной

ориентации граждан

В целях реализации «Основных положений политики в области профессиональной ориентации в службе занятости на 2003-2004 годы», одобренных Коллегией Минтруда России 11 ноября 2003 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Примерное положение о Подразделении профессиональной ориентации службы занятости (приложение 1) и Примерное положение о Центре профессиональной ориентации и психологической поддержки населения территориального органа занятости (приложение 2).
2. Территориальным органам занятости, городским, районным, межрайонным службам занятости руководствоваться утвержденными примерными положениями при разработке (переработке) положений о создаваемых (действующих) самостоятельных подразделениях профессиональной ориентации, уставов Центров (лабораторий, кабинетов) профессиональной ориентации и психологической поддержки населения.

3. Контроль за исполнением приказа возлагается на первого заместителя руководителя департамента Савчука О.Т.

Руководитель Подпись Н.Р.Смирнова

Вопросы для самоподготовки:

1. Что такое бланк документа?

2. Какие бланки организации вам известны?

3. Что такое общий бланк организации?

4. Что такое гербовый бланк организации

5. Что такое бланк письма?

6. Какие разновидности бланка письма вам известны?

7. Какие реквизиты содержит бланк письма?

8. Какие требования предъявляются к хранению бланков писем?

Задание №4Тема:«Особенности языка и стиля служебных документов. Нормы официально-делового стиля. Редакторская правка служебных документов. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов. Распорядительные документы.»

Составить и оформить приказ по личному составу в соответствии с требованиями по образцу:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

» ПАЛЬМИРА ТРЕЙДМАРК-89 «

П Р И К А З

___22.10.2004___ Москва №__98__

О создании экспертной комиссии

В целях формирования сезонной коллекции обуви «Весна-Лето-2004» и в соответствии с Методикой формирования экспертной комиссии по проведению маркетинговых исследований, утвержденной генеральным директором 12.06.2004,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать экспертную комиссию в составе:

председатель — заместитель генерального директора по маркетингу Петров В.Н.;

члены: ст. маркетолог отдела маркетинга Серебрянская Н.Н., ст. менеджер отдела продаж Соков И.П., ст. эксперт контрольного отдела Марычева О.Б.

2. Экспертной комиссии провести анкетирование и обработку полученных результатов в течение июня-июля этого года.

3. Начальнику отдела конъюнктуры и цен Сергееву И.Л. по итогам обработки результатов опроса по формированию сезонной коллекции обуви «Весна-Лето-99» провести уточнение и доработку нормативных документов, разработанных отделом маркетинга для формирования сезонных коллекций обуви.

4. Контроль за выполнением приказа возлагается на коммерческого директора фирмы Ковальского И.Р.

Генеральный директор (подпись) Т.В.Живов

Вопросы для самоподготовки:

1. Какие распорядительные документы вам известны?

2. Какие виды приказов вам известны?

3. Какие реквизиты содержатся в приказах по основной деятельности?

4. Каков порядок и требования к оформлению приказов по личному составу?

5. Какие формулировки в распорядительной части используются в приказах, распоряжениях, указаниях, решениях?

Задание №5Тема:«Организация службы делопроизводства. Организационные формы работы с документами. Типовые организационные структуры службы делопроизводства.»

Составить Должностную инструкцию секретаря-референта организации в соответствии с требованиями.

Вопросы для самоподготовки:

1. Какие документы относятся к организационным документам?

2. Какую функцию выполняют организационные документы?

3. Каковы правила оформления организационных документов.

4. Какие реквизиты содержатся в Положении о структурном подразделении организации?

5. Какие реквизиты содержатся в Должностной инструкции?

6. Какие реквизиты содержатся в Структуре и штатной численности организации?

7. Какие реквизиты содержатся в Штатном расписании организации?

8. Какие реквизиты содержатся в Договоре-контракте?

Задание 6Тема:«Организация документооборота. Проблема совершенствования документооборота. Понятие «документооборот», его развитие и норма. Основные правила организации документооборота в учреждении. Прием, обработка и распределение поступающих документов. Правила обработки исходящих документов. Регистрация документов. Значение и задачи регистрации документов. Формы регистрации документов (журнальная, карточная, электронная).»

Задание: составить и оформить регистрационный журнал с записями о документе.

Вопросы для самоподготовки:

1. Что такое регистрация документа?

2. Какие формы регистрации документов вам известны?

3. Какие сведения о документе вносятся в регистрационный журнал?

4. В чем преимущества электронной формы регистрации документа?

Задание 7  Тема: «Информационно-справочная работа по документам. Информационно-справочные документы. Контроль за исполнением документов. Значение и виды контроля. Формы контроля. Сроковая картотека.»

Задание: составить и оформить письмо- просьбу в соответствии с требованиями по предложенному образцу:

Закрытое акционерное общество

“Э К О Н И К А” Директору павильона

Всероссийского выставоч-

Рязанский пр-т, 99, корп. Москва, 1109542, ного центра

т. 371-3922, факс (095) 377-8227

г-ну Турову В.С.

10.09.2004 № 01-18 / 395

На № _______от________

О предоставлении выставочной

площади

Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 2004 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви.

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: …

Исполнительный директор Подпись А.А.Кочеров

Главный бухгалтер Подпись Г.В.Туманов

Печать

Славина Анна Евгеньевна 377-65-45

Вопросы для самоподготовки:

1. Какие виды информационно-справочных документов вам известны?

2. Какие функции выполняют информационно-справочные документы?

3. Какие реквизиты содержатся в протоколе?

4. Какие реквизиты содержатся в акте?

5. Какие виды докладных записок вам известны?

6. Какие виды деловых писем вам известны?

7. Для чего предназначены гарантийные письма?

8. Какие реквизиты содержатся в гарантийных письмах?

9. Каковы требования к оформлению служебных телеграмм, служебных телефонограмм?

10. Какие виды и формы контроля вам известны?

Задание 8.Тема: «Организация текущего хранения документов. Номенклатура дел. Формирование дел. Хранение дел.»

Задание.Составить примерный образец номенклатуры дел структурного подразделения.

Вопросы для самоподготовки:

1. Что такое формирование дел?

2. Каковы основные принципы формирования дел?

3. Что такое номенклатура дел?

4. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению номенклатуры дел?

5. Какие реквизиты используются при оформлении номенклатуры дел?

Задание 9.Тема: «Подготовка дел к архивному хранению. Экспертиза ценности документа. Оформление дел. Составление описей дел. Порядок передачи дел в архив.»

Задание: составить и оформить акт о выделении дел к уничтожению.

Вопросы для самоподготовки:

1. Что такое экспертиза ценности документа?

2. Каковы задачи проведения экспертизы ценности документа?

3. Каковы критерии, предъявляемые к документу экспертной комиссией?

4. Каков порядок составления описей дел?

5. Каков порядок передачи дел в архив?

Контроль выполнения студентом заданий для самостоятельной работы проводится в ходе аудиторных занятий, консультаций, а также при определении допуска к зачёту.

2.1.3.Темы для выполнения творческих работ, рефератов, докладов

1. История развития делопроизводства.
2. Становление делопроизводства в России
3. Делопроизводство в дореволюционной России
4. Советский период развития делопроизводства
5. Краткая характеристика действующих в стране унифицированных систем документации.
6. Исторический характер документов и документирования. Развитие понятия документа.
7. Состав формуляра документов на различных носителях информации.
8. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
9. Формуляр-образец организационно-распорядительного документа как схема расположения реквизитов.
10. Составление и оформление документов с использованием ПК.
11. Правила выдачи копий документов в организациях.
12. Значение компьютеризации документооборота для  работы службы ДОУ.
13. Карточная система регистрации документов.
14. Информационно-справочная работа по действующим нормативно-правовым актам.
15. Технология информационно-справочной работы с помощью справочных карточек и регистрационно-контрольных карточек.
16. Основные виды документов, нуждающиеся в утверждении.
17. Основные виды документов, на которых проставляется печать.
18. Перечень нормативных документов, регламентирующих порядок оперативного хранения исполненных документов.
19. Принципы и критерии определения научно-технической  и практической ценности документов.
20. Нормативно-методические документы федеральной архивной службы России.
21. Нормативно-методические документы, регламентирующие работу с обращениями граждан.
22. Особенности технологии работы с обращениями граждан.
23. Подготовка документов к архивному хранению
24. Экспертиза ценности документов.

2.1.4.Дифференцированный зачет

Задание #1
Определите какое утверждение истинно, а какое нет…
Укажите истинность или ложность вариантов ответа:
1)	Истина	В приложении к ГОСТ Р 6.30 – 2003 даны образцы бланков документов
2)	Истина	В организационно-правовые документы можно вносить изменения
3)	Ложь	В организации по усмотрению руководства должна быть разработана индивидуальная инструкция по делопроизводству
4)	Истина	Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30 – 2003
5)	Истина	Организационно-правовые документы, как правило, подлежат утверждению
Задание #2
(Выберите единственно правильный ответ) В состав организационно-правовых документов не входит…
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	приказ
2)	—	устав организации
3)	—	штатное расписание
Задание #3
(Выберите единственно правильный ответ) Какие распорядительные документы может издавать Президент Российской Федерации?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	распоряжения
2)	+	указы
3)	—	постановления
Задание #4
(Выберите единственно правильный ответ) Должностная инструкция сотрудника…
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	утверждается по усмотрению руководителя
2)	+	подлежит утверждению
3)	—	не утверждается
Задание #5
(Выберите единственно правильный ответ) Какой нормативный документ определяет обязанности сотрудника?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	Устав предприятия
2)	—	Штатное расписание
3)	+	Должностная инструкция
Задание #6
(Выберите единственно правильный ответ) Типовые документы носят … характер
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	ознакомительный
2)	—	обязательный
3)	+	рекомендательный
Задание #7
(Выберите единственно правильный ответ) Какой документ не является разновидностью копии?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	отпуск
2)	—	дубликат
3)	+	черновик
Задание #8
(Выберите единственно правильный ответ) Документ, выдаваемый взамен утерянного и имеющий силу подлинника, называется…
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	отпуск
2)	—	копия
3)	+	дубликат
Задание #9
(Выберите единственно правильный ответ) Документ, окончательно оформленный и подписанный, называется…
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	дубликат
2)	—	отпуск
3)	+	подлинник
Задание #10
(Выберите единственно правильный ответ) Изменения и дополнения в должностную инструкцию вносятся…
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	приказом руководителя
2)	—	докладной запиской
3)	—	справкой согласования
Задание #11
Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа Документооборот — движение документов в организации с момента их создания до …
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	передачи на исполнение
2)	—	завершения исполнения или отправки
3)	+	подшивки в дело
Задание #12
Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа Понятие «Делопроизводство» — это…
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	документирование и организация работы с документами
2)	—	система хранения документов
3)	—	составление документов
Задание #13
Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа Понятие «Документирование» — это…
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	Система документации, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности
2)	—	Деятельность по разработке и оформлению документов
3)	+	Запись информации на различных носителях по установленным правилам
Задание #14
Определите, о каком документе идет речь, выбрав соответствующую цифру
Укажите соответствие для всех 3 вариантов ответа:
1)	2	Документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса	1)	Официальный документ
2)	3	Документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов	2)	Инициативный документ
3)	1	Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения	3)	Директивный документ
Задание #15
(Выберите единственно правильный ответ) Что предполагает организационная функция документа?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.
2)	—	Документ фиксирует определенные факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
3)	—	Документ обеспечивает связи между подразделениями внутри предприятия, а также внешние связи предприятия с другими предприятиями, организациями, государственными и муниципальными органами власти.
Задание #16
(Выберите единственно правильный ответ) По каким признакам можно классифицировать документ?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	Средства тиражирования, средства хранения, вид, форма.
2)	+	Происхождение, срок хранения, гласность, средства фиксации.
3)	—	Организационные, распорядительные, информационно-справочные.
Задание #17
(Выберите единственно правильный ответ) На какие группы разделяются документы «по месту составления»?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	Простые и сложные.
2)	—	Служебные и личные.
3)	+	Внутренние и внешние.
Задание #18
(Выберите единственно правильный ответ) Какие из документов классифицируются «по юридической значимости»?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	Оригиналы, черновики, отпуск, дубликат и т.д.
2)	—	Индивидуальные, типовые, анкетные, трафаретные и т.д.
3)	—	Рукописные, машинописные, графические, звуковые и т.д.
Задание #19
(Выберите единственно правильный ответ) Что дает унификация документов для фирмы?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	Сокращение количества применяемых документов, типизацию их форм.
2)	—	Повышение качества документации, снижение трудоемкости ее обработки.
3)	—	Более эффективное использование компьютерной и вычислительной техники.
Задание #20
(Выберите единственно правильный ответ) Что предполагает воспитательная функция документа?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	Документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.
2)	—	Оба ответы верны.
3)	—	Документ используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов между предприятиями, индивидуальными предпринимателями, организациями, органами власти как в повседневной деятельности, так в суде или прокуратуре.
Задание #21
Определите какое утверждение истинно, а какое нет…
Укажите истинность или ложность вариантов ответа:
1)	Ложь	Страницы документа можно нумеровать на нижнем поле листа
2)	Истина	Постоянный реквизит – реквизит, нанесенный при изготовлении бланка
3)	Истина	В расшифровке подписи инициалы всегда стоят до фамилии
4)	Истина	В конце заголовка к тексту документа точка не ставится
5)	Истина	Отметка о поступлении проставляется только на присылаемых (входящих) документах
Задание #22
(Выберите единственно правильный ответ) Листы нумеруются…
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	посередине верхнего поля листа
2)	—	посередине нижнего поля листа
3)	—	в правом верхнем углу
Задание #23
(Выберите единственно правильный ответ) Нумерация страниц оформляют так…
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	-25-
2)	+	25
3)	—	стр.25
Задание #24
(Выберите единственно правильный ответ) Каким интервалом отделяют друг от друга реквизиты при оформлении документа на формате А4?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	одинарным
2)	—	тройным
3)	+	двойным
Задание #25
(Выберите единственно правильный ответ) Какой реквизит не входит в состав бланка письма?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	ссылка на номер и дату входящего документа
2)	+	место издания
3)	—	справочные данные об организации
Задание #26
(Выберите единственно правильный ответ) На бланке субъектов РФ реквизиты оформляются:
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	только на русском языке
2)	+	на двух языках: русском и национальном
3)	—	только на национальном языке
Задание #27
(Выберите единственно правильный ответ) Дата документа оформляется:
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	23.12.10
2)	—	23.XII.2009
3)	+	23.12.2010
Задание #28
(Выберите единственно правильный ответ) Место издания документа оформляется так
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	г.Кострома
2)	—	Кострома
3)	—	гор. Кострома
Задание #29
(Выберите единственно правильный ответ) Заголовок к тексту составляется к документам, оформленным…
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	на формате А4
2)	—	на формате А5
3)	—	на любом формате
Задание #30
(Выберите единственно правильный ответ) Отметка о поступлении оформляется…
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	на отправляемых документах
2)	+	на поступающих документах
3)	—	на всех документах
Задание #31
(Выберите единственно правильный ответ) В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении?
Выберите один из 2 вариантов ответа:
1)	—	Приложение: на 6 л. в 1 экз.
2)	+	Приложение: 1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.                         2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.
Задание #32
(Выберите единственно правильный ответ) План работы техникума на 2012 — 2013 учебный год утвержден решением педагогического совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	УТВЕРЖДЕН Решением педагогического совета № 14 от 12.08.2012
2)	—	УТВЕРЖДЕН Решение педагогического совета № 14 от 12.08.2012 г.
3)	—	УТВЕРЖДАЮ Решение педагогического совета № 14 от 12.08.2012 г.
Задание #33
(Выберите единственно правильный ответ) В отсутствие руководителя подписание документа заместителем или исполняющим обязанности руководителя:
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	Директор________________________А.И. Петров                                (подпись его зама Сидорова)
2)	—	За директора________________________А.И. Петров                                     (подпись его зама Сидорова)
3)	+	И.О. директора_____________________Г.В. Сидоров                                               (личная подпись)
Задание #34
(Выберите единственно правильный ответ) В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	Верно Инспектор отдела кадров     личная     И.И. Петрова                                                                подпись
2)	—	Верно: Инспектор отдела кадров   личная    И.И. Петрова                                                              подпись
3)	+	Верно Инспектор отдела кадров    личная     И.И. Петрова 16.03.2012                             подпись
Задание #35
(Выберите единственно правильный ответ) Бумагу, какого цвета можно применять при изготовлении бланков:
Выберите один из 4 вариантов ответа:
1)	+	белого и светлых тонов
2)	—	только белого
3)	—	зависит от вида бланка
4)	—	любого
Задание #36
(Выберите единственно правильный ответ) В какие реквизиты составной частью не входит подпись:
Выберите один из 4 вариантов ответа:
1)	+	адресат
2)	—	гриф утверждения
3)	—	резолюция
4)	—	подпись
Задание #37
(Выберите единственно правильный ответ) В документах каких организаций необходим реквизит «место издания документа»
Выберите один из 4 вариантов ответа:
1)	+	ОАО «Альфа-банк»
2)	—	Саратовский государственный художественный музей им. Радищева
3)	—	во всех
4)	—	Администрация Ленинского района города Костромы
Задание #38
Определите какое утверждение истинно, а какое нет…
Укажите истинность или ложность вариантов ответа:
1)	Истина	Констатирующая часть текста в приказе по основной деятельности может отсутствовать
2)	Истина	Текст приказа по основной деятельности ,как правило, состоит из двух частей
3)	Истина	Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания
4)	Истина	Решение издается на основе коллегиального руководства
5)	Истина	Заголовок к тексту приказа по основной деятельности формулируется в родительном падеже
Задание #39
(Выберите единственно правильный ответ) Распорядительный документ, который издается на основе единоначалия
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	приказ
2)	—	постановление
3)	—	решение
Задание #40
(Выберите единственно правильный ответ) Распорядительный документ, который издается на основе коллегиального руководства
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	решение
2)	—	распоряжение
3)	—	приказ
Задание #41
(Выберите единственно правильный ответ) Из скольких составных частей, как правило, состоит текст распорядительного документа
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	из трех
2)	—	из одной
3)	+	из двух
Задание #42
(Выберите единственно правильный ответ) Фамилию и должность исполнителя в распорядительной части текста приказа по основной деятельности указывают
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	в родительном падеже
2)	—	в именительном падеже
3)	+	в дательном падеже
Задание #43
(Выберите единственно правильный ответ) В состав реквизитов приказа по основной деятельности не входит реквизит
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	гриф утверждения
2)	—	заголовок к тексту
3)	—	номер документа
Задание #44
(Выберите единственно правильный ответ) Приказ по основной деятельности подписывает
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	исполнитель
2)	+	руководитель
3)	—	секретарь

Задание #45
(Выберите единственно правильный ответ) Приказ по основной деятельности оформляют
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	на должностном бланке
2)	—	на бланке конкретного вида документа
3)	—	на бланке письма
Задание #46
(Выберите единственно правильный ответ) Слово «приказываю» в тексте приказа по основной деятельности оформляют в следующем написании
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	ПРИКАЗЫВАЮ
2)	—	Приказываю
3)	—	приказываю
Задание #47
(Выберите единственно правильный ответ) Распорядительная часть в распоряжении начинается словом
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	ПРЕДЛАГАЮ
2)	—	РЕШАЕТ
3)	—	ПОСТАНОВЛЯЕТ
Задание #48
Установить соответствие между терминами и их содержанием
Укажите соответствие для всех 4 вариантов ответа:
1)	3	правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов	1)	Постановление
2)	1	правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач	2)	Приказ
3)	2	правовой акт, издаваемый руководителем, действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией	3)	Распоряжение
4)	4	правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов во время совещаний, собраний и т.д.	4)	Решение
Задание #49
Определите какое утверждение истинно, а какое нет…
Укажите истинность или ложность вариантов ответа:
1)	Истина	Текст служебного письма может быть простым
2)	Истина	Выделяют присылаемые и отправляемые письма
3)	Истина	Максимальное количество адресатов в письме — 4
4)	Истина	Служебное письмо можно оформить на формате А5
5)	Истина	Служебное письмо может иметь две подписи
Задание #50
(Выберите единственно правильный ответ) Текст служебного письма составляется от
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	2-го лица единственного числа
2)	—	3-го лица множественного числа
3)	+	1-го лица множественного числа
Задание #51
(Выберите единственно правильный ответ) Реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа» оформляется
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	во всех письмах
2)	+	в ответных письмах
3)	—	в инициативных письмах
Задание #52
(Выберите единственно правильный ответ) В состав реквизитов служебного письма не входит
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	адресат
2)	+	название вида документа
3)	—	подпись
Задание #53
(Выберите единственно правильный ответ) Руководитель и главный бухгалтер подписывают
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	письмо-извещение
2)	+	гарантийное письмо
3)	—	рекламное письмо
Задание #54
(Выберите единственно правильный ответ) Текст служебного письма можно оформить на формате А5, если
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	нет бланка формата А4
2)	—	есть соответствующие указания руководителя
3)	+	текст письма не превышает 6 строк
Задание #55
(Выберите единственно правильный ответ) Максимальный объем служебного письма
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	одна страница
2)	—	три страницы
3)	+	две страницы
Задание #56
(Выберите единственно правильный ответ) Печатью удостоверяется
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	письмо-напоминание
2)	+	гарантийное письмо
3)	—	письмо-приглашение
Задание #57
(Выберите единственно правильный ответ) Отметка о поступлении документа в организацию проставляется
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	по усмотрению секретаря
2)	—	на всех документах
3)	+	только на присылаемых
Задание #58
(Выберите единственно правильный ответ) В письме отметка о поступлении документа проставляется
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	в левом нижнем углу последнего листа документа
2)	—	на любом свободном месте
3)	+	в правом нижнем углу первого листа документа
Задание #59
К каждому вопросу даны варианты ответов. Правильных вариантов может быть несколько. Какие признаки характерны для бланков для писем?
Выберите несколько из 4 вариантов ответа:
1)	—	Наличие адресных данных предприятия на бланке
2)	+	Наличие отметки для реквизита «Ссылка на индекс и дату входящего документа»
3)	+	Отсутствие названия вида документа
4)	—	Расположение обязательных реквизитов заголовочной части документа в левом верхнем углу
Задание #60
К каждому вопросу даны варианты ответов. Правильных вариантов может быть несколько. Какой вид делового письма направляется адресату для заключения сделки с указанием конкретных условий сделки?
Выберите несколько из 4 вариантов ответа:
1)	—	Письмо-подтверждение
2)	—	Сопроводительное письмо
3)	+	Письмо-предложение
4)	+	Договорное письмо
Задание #61
К каждому вопросу даны варианты ответов. Правильных вариантов может быть несколько. Автором служебного письма является:
Выберите несколько из 4 вариантов ответа:
1)	—	исполнитель, составивший документ
2)	+	должностное лицо, подписавшее документ
3)	—	исполнитель, оформивший документ
4)	+	организация, от имени которой отправляется письмо
Задание #62
Определите какое утверждение истинно, а какое нет…
Укажите истинность или ложность вариантов ответа:
1)	Истина	Текст докладной записки содержит только обстоятельное изложение вопроса
2)	Истина	Адресант в докладной записке указывается в именительной падеже
3)	Истина	Внутреннюю докладную записку подписывает составитель
4)	Ложь	В адресате докладной записки указывают только фамилию
5)	Ложь	Внутренняя докладная записка оформляется на бланке организации
Задание #63
(Выберите единственно правильный ответ) Внутреннюю докладную записку подписывает
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	составитель
2)	—	руководитель подразделения
3)	—	секретарь
Задание #64
(Выберите единственно правильный ответ) В скольких экземплярах оформляется внешняя докладная записка
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	в двух
2)	—	в одном
3)	—	в трех
Задание #65
(Выберите единственно правильный ответ) Реквизиты объяснительной записки по поводу объяснения поступка аналогичны
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	внутренней докладной записки
2)	—	внутренней справки
3)	—	служебному письму
Задание #66
(Выберите единственно правильный ответ) Текст докладной записки, как правило состоит
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	из одной части
2)	—	из двух частей
3)	+	из трех частей
Задание #67
(Выберите единственно правильный ответ) В состав реквизитов внешней докладной записки не входит
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	печать
2)	—	подпись
3)	—	заголовок к тексту
Задание #68
Вставьте пропущенные в тексте слова Докладная записка – документ, адресованный _______________________ по конкретной теме с ___________________ и предложениями по ней.
Запишите ответ:
1)	Ответ:	вышестоящему руководству
2)	Ответ:	выводами
Задание #69
Вставьте пропущенные в тексте слова Внешнюю докладную записку, адресованную в вышестоящую организацию подписывает ______________________
Запишите ответ:
1)	Ответ:	руководитель организации
Задание #70
Вставьте пропущенные в тексте слова Внутреннюю докладную записку составляет и подписывает _________________________.
Запишите ответ:
1)	Ответ:	составитель
Задание #71
Вставьте пропущенные в тексте слова Реквизиты внутренней докладной записки: — адресат (в дательном падеже) — наименование вида документа — текст — отметка о наличии приложения (в случае необходимости) — дата — ________________________________________________ — ________________________________________________ — ________________________________________________ — ________________________________________________
Запишите ответ:
1)	Ответ:	наименование структурного подразделения
2)	Ответ:	заголовок к тексту
3)	Ответ:	подпись
4)	Ответ:	номер
Задание #72
Определите какое утверждение истинно, а какое нет…
Укажите истинность или ложность вариантов ответа:
1)	Истина	Датой протокола является дата проведения заседания
2)	Истина	Протокол подписывают председатель и секретарь коллегиального органа
3)	Ложь	В кратком протоколе приводятся тексты выступлений
4)	Истина	В протоколе указываются результаты голосования
5)	Истина	В тексте протокола может отсутствовать пункт ВЫСТУПИЛИ
Задание #73
(Выберите единственно правильный ответ) Из скольких частей состоит текст протокола
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	двух
2)	—	одной
3)	—	трех
Задание #74
(Выберите единственно правильный ответ) Протокол подписывает
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	председатель и секретарь коллегиального органа
2)	—	руководитель
3)	—	секретарь
Задание #75
(Выберите единственно правильный ответ) Какая часть в схеме построения основной части протокола может отсутствовать
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	СЛУШАЛИ
2)	+	ВЫСТУПИЛИ
3)	—	ПОСТАНОВИЛИ
Задание #76
(Выберите единственно правильный ответ) Протокол оформляют
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	в трех экземплярах
2)	+	в одном экземпляре
3)	—	в двух экземплярах
Задание #77
(Выберите единственно правильный ответ) Как оформляются в тексте протокола, присутствующие, если их 22 человека
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	Присутствовали: 22 человека (список прилагается)
2)	—	Присутствовали: перечисляются фамилии присутствующих в алфавитном порядке
3)	—	Присутствовали: 22 человека
Задание #78
Вставьте пропущенные в тексте слова В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть ______________________________ и ___________________________
Запишите ответ:
1)	Ответ:	полные
2)	Ответ:	краткие
Задание #79
Вставьте пропущенные в тексте слова Текст протокола состоит из двух частей: вводной и _____________________________.
Запишите ответ:
1)	Ответ:	основной
Задание #80
Вставьте пропущенные в тексте слова В протоколе каждый пункт повестки дня расписывается (строится) по схеме: _________________,_________________, _________________________.
Запишите ответ:
1)	Ответ:	ВЫСТУПИЛИ
2)	Ответ:	ПОСТАНОВИЛИ
3)	Ответ:	СЛУШАЛИ

Задание #81
Вставьте пропущенные в тексте слова Если вопрос не обсуждался в ходе собрания или заседания коллегиального органа, то в протоколе пункт ______________________ может отсутствовать
Запишите ответ:
1)	Ответ:	ВЫСТУПИЛИ
Задание #82
Определите какое утверждение истинно, а какое нет…
Укажите истинность или ложность вариантов ответа:
1)	Ложь	Наличие заключительной части текста акта обязательно
2)	Истина	Чаще всего акты составляются комиссией
3)	Истина	Акт может служить основанием для издания распорядительного документа
4)	Истина	Акты, как правило, подлежат утверждению
5)	Истина	Акт может оформляться на трафаретном бланке
Задание #83
(Выберите единственно правильный ответ) Служебный акт составляет и подписывает
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	комиссия
2)	—	руководитель
3)	—	исполнитель
Задание #84
(Выберите единственно правильный ответ) Основанием для издания какого распорядительного документа может быть акт
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	Решение
2)	—	Постановление
3)	+	Приказ
Задание #85
(Выберите единственно правильный ответ) Датой акта является
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	Дата активируемого события
2)	—	Дата утверждения
3)	—	Дата подписания
Задание #86
(Выберите единственно правильный ответ) В состав реквизитов акта входит реквизит
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	Гриф утверждения
2)	—	Гриф согласования
3)	—	Отметка об исполнителе
Задание #87
(Выберите единственно правильный ответ) В состав реквизитов акта не входит
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	+	Гриф согласования
2)	—	Заголовок к тексту документа
3)	—	Гриф утверждения
Задание #88
(Выберите единственно правильный ответ) Сколько частей содержит текст акта
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	две
2)	—	одну
3)	+	три
Задание #89
(Выберите единственно правильный ответ) Следует ли указывать должности членов комиссии при оформлении реквизита «подпись»
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	Да
2)	—	По желанию секретаря
3)	+	Нет
Задание #90
(Выберите единственно правильный ответ) В скольких экземплярах оформляется акт
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	В трех
2)	+	В скольких необходимо
3)	—	В четырех
Задание #91
(Выберите единственно правильный ответ) Какая часть текста акта может отсутствовать
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1)	—	Констатирующая
2)	+	Заключительная
3)	—	Вводная часть

3. Оценка освоения учебной дисциплины

Формы и методы оценивания

Предметом оценки освоения дисциплины являются умения, знания, общие компетенции, способность применять их в практической деятельности и повседневной жизни.

Таблица 3

№	Тип (вид) задания	Проверяемые знания и умения	Критерии оценки
1	Тесты	Знание основ делопроизводства	«5» — 100 – 90% правильных ответов «4» — 89 — 80% правильных ответов «3» — 79 – 70% правильных ответов «2» — 69% и менее правильных ответов
2	Устные ответы	Знание основ делопроизводства и правил оформления деловой документации	Устные ответы на вопросы должны соответствовать требованиям ГОСТа, учебных пособий, конспектов лекций по ДОУ
3	Практические работы	Умения самостоятельно выполнять практические задания, сформированность общих компетенций.	Выполнение практически всей работы (не менее 80%) – положительная оценка
4	Самостоятельная работа	Знание основ ДОУсоответствии с пройденной темой, умение их применения при выполнении самостоятельных творческих заданий.	Самостоятельная  работа состоит из подготовки рефератов, тестов, кроссвордов, творческих проектов, оформления документов «5» — полностью выполненное задание, тема раскрыта «4» — небольшие недочеты в раскрытии темы и ее понимании «3» — не полностью выполненное задание и допущены ошибки «2» — полностью отсутствует задание
5	Проверка конспектов (рефератов, творческих работ)	Умение ориентироваться в информационном пространстве, составлять конспект. Знание правил оформления рефератов, творческих работ.	Соответствие содержания работы, заявленной теме, правилам оформления работы.

Итоговый контроль по результатам освоения обучающимися учебной дисциплины проводится в форме дифференцированных зачётов (зачёт с оценкой).

Дифференцированный зачёт «Документационному обеспечению управления» проводится в форме выполнения тестового задания.