Сейчас актуальна задача приведения инструкции по делопроизводству организации в соответствие новым правилам. При этом Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не акцентируют внимание на очередности шагов в проведении внутреннего и внешнего согласования документов, но устанавливают обязательность его проведения, а также предусматривают регламентацию согласования в рамках рациональной организации документооборота.
Поскольку у практиков наибольшие затруднения вызывает именно регламентация внутреннего согласования документов организации, этим процедурам мы и решили уделить основное внимание.
Управленческий аспект согласования
Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.
Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.
Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.
Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.
Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.
Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.
Три «золотых» правила согласования
Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».
Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа.
Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.
Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.
Пример 1
Получена виза службы делопроизводства: «Согласовано с замечаниями. Необходимо правильно оформить заголовочную и оформляющую части проекта договора, а в преамбуле исправить номер доверенности подписанта». Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти замечания по оформлению.
Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.
Пример 2
Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.
Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.
Роли подразделений
Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором.
Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям.
Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.
Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования, т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.
Зоны ответственности подразделений
Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования. Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.
Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:
Пример 3
А иные подразделения, участвующие в процедуре согласования (по специальным видам деятельности организации), а также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т.п., за контроль соответствия проектов решений требованиям специального (отраслевого) законодательства и контролирующих / регулирующих органов, за соблюдение внутренних нормативных документов организации, регламентирующих соответствующие виды деятельности.
Условия успешной реализации процедуры согласования
В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.
Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).
Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.
Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.
Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).
В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.
Пример 4
В рамках процедуры согласования могут быть предоставлены следующие права:
- потребовать от инициатора проекта дополнительно согласовать проект документа с подразделениями, участвующими в разработке управленческого решения, бизнес-схем, выполнении операций или подразделениями, контролирующими их выполнение;
- не согласовывать (отклонить) проект документа с обоснованием причин (в листе согласования или специальной служебной записке);
- продлить установленный срок согласования в зависимости от объема и содержания документа, но не более чем на конкретный регламентированный срок, например, пять дней;
- не принимать на рассмотрение документы, согласование которых в этом подразделении не предусмотрено утвержденной схемой или маршрутом (проект документа в данном случае визируется, но с комментарием, что согласование документа с подразделением не предусмотрено);
- не принимать от подразделений замечания без обоснования причин, если замечания не относятся к предметной области и зоне ответственности представившего замечания согласовывающего подразделения;
- направить документ на согласование по процедуре, отличающейся от установленной в организации, если она санкционирована первым руководителем организации или его заместителем и вызвана срочностью и важностью решения вопроса.
Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.
Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.
Алгоритм и способы согласования
Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:
1 этап.
Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).
2 этап.
Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.
Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.
При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.
При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.
Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.
Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.
Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.
Сроки согласования
Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора.
В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.
Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.
При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней, соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.
Схемы и маршруты согласования
Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.
Пример 5
Схема маршрутов согласования проектов документов может быть оформлена, например, следующим образом (при параллельном способе согласования очередность подразделений и должностных лиц не является принципиальной, только службе делопроизводства можно рекомендовать быть «последней» инстанцией согласования, оценивающей качество составления и оформления подготовленного проекта документа в целом):
В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:
- обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;
- обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;
- договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;
- пояснения к «схемам» договоров и сделок;
- материалы проведенных тендеров / конкурсов;
- выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;
- приложения, на которые даются ссылки в проекте документа.
К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.
Оформление результатов согласования
Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.
Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.
При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).
В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.
Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий, рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.
При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).
После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:
- оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и
- проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;
- после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.
Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации. Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента – личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».
Контроль согласования
Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:
- сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
- информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
- анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).
Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.
В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.
Пример 6
Зачетная работа по теме: «элементы
делопроизводства»
1. Реквизит документа — это:
1.1. Его отдельный
элемент. 1.2. Часть служебного письма. 1.3.
Фирменный бланк.
2. В каком случае правильно оформлен
реквизит «Адреса»?
2.1. Директору школы № 269 Матвеевой
Тамаре Петровне
2.2. Директору школы № 269 Матвеевой Т.П.
2.3. 129128, Москва, ул. Ростокинская, 7
Директору школы № 269 г-же Матвеевой Т.П.
2.4. Директору Московской
школы № 269 Т.П. Матвеевой
3. При адресовании инициалы ставят:
3.1. Перед фамилией
адресата. 3.2. После фамилии адресата.
4. В каком случае правильно оформлен
реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма
не упоминалось о приложении?
4.1. Приложение: 1.
Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.
2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.
4.2. Приложение: на 6
л. в 1 экз.
5. С какой целью на
служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя?
5.1. Для оперативной связи
с исполнителем. 5.2. Для придания документу юридической
силы.
6. В каком случае правильно оформлен
реквизит «Подпись» на бланке документа?
6.1. Ректор академии
В.А.Петрова
6.2. Ректор академии Петрова В.А.
6.3. Ректор Сибирской академии
государственной службы
В.А. Петрова
7. План работы колледжа на 2001 учебный
год утвержден решением педагогического совета. В каком случае правильно
оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?
7.1. УТВЕРЖДАЮ Решение педагогического
совета от 12.08.2001 г. № 14
7.2. УТВЕРЖДЕН Решением
педагогического совета от 12.08.2001 № 14
7.3. УТВЕРЖДЕН Решение педагогического
совета от 12.08.2001 г. № 14
8. Реквизит согласования оформляют
следующим образом:
8.1.
СОГЛАСОВАНО Протоколом заседания
Правления страховой
компании «Планета» от 21.06.2001 № 10
8.2. _____________________Н.И. Орлов
подпись
8.3. Начальник юридического отдела личная
подпись
Г.И.Сидоров 21.12.2001
9. Для документа,
подлинник которого остается в организации, визы проставляются:
9.1. Ниже подписи
руководителя, подписавшего документ.
9.2. В нижней части оборотной стороны
последнего листа подлинника документа.
9.3. На первом листе документа с
оборотной его стороны.
10. Для документа, подлинник которого
отправляется из организации, визы проставляются:
10.1. В нижней части лицевой стороны
последнего листа копии документа, находящейся в организации.
10.2. В нижней части оборотной стороны
последнего листа копии документа, находящейся в организации.
10.3. На первом листе
оборотной стороны документа.
11. В отсутствие руководителя
подписывает документ заместитель, исполняющий обязанности руководителя:
11.1. Директор________________
А.И.Петров
(подпись его зама Сидорова)
11.2. И.О.
директора_______________Г.В.Сидоров
(личная подпись)
12. Делопроизводство — это:
12.1. Система хранения документов.
12.2. Составление документов. 12.3.
Документирование и организация работы с документами.
13. С помощью какого реквизита
оформляется внешнее согласование документа?
13.1. Визы согласования. 13.2. Грифа согласования.
14. Если две организации составляют
совместный документ, то он оформляется:
14.1. На бланке первой организации. 14.2.
На бланке второй организации.
14.3. На листе бумаги
формата А4.
15. Наличие устава
является обязательным для регистрации организации, учреждения? 15.1. Да. 15.2. Нет.
16. Какие организационные документы
утверждаются руководителем организации?
16.1. Должностные инструкции. 16.2.
Положения о структурных подразделениях.
16.3. Штатное расписание. 16.4. Правила
внутреннего распорядка.
16.5. Все перечисляемые
выше документы.
17. В каком документе могут быть
оговорены условия реорганизации и ликвидации организации?
17.1. В уставе организации. 17.2. В положении о структурном подразделении.
17.3. В должностной инструкции.
18. При поступлении граждан на работу в
организацию их должны познакомить со следующими документами:
18.1. Устав организации. 18.2. Положение
о структурном подразделении, куда поступает на работу гражданин. 18.3.
Должностная инструкция. 18.4. Со всеми
перечисленными выше документами.
19. Какие распорядительные документы
издаются на основе единоначалия?
19.1. Решения. 19.2. Приказы.
20. Кто несет ответственность за издание
приказа?
20.1. Должностное лицо, подготовившее
проект приказа. 20.2. Руководитель организации.
20.3. Должностное лицо, подписавшее приказ.
21. Какой реквизит не входит в состав
формуляра—образца приказа?
21.1. Вид документа. 21.2. Дата
документа. 21.3. Адресат. 21.4.
Наименование организации. 21.5. Подпись. 21.6. Текст. 21.7. Заголовок к
тексту.
22. Какая часть текста приказа является
обязательной?
22.1. Констатирующая. 22.2. Распорядительная.
23. Заверяется ли подпись руководителя
на приказе печатью?
23.1. Да. 23.2. Нет.
24. В каком случае правильно оформлен
реквизит «Отметка о заверении копии»?
24.1. Верно:
Инспектор отдела кадров Личная
подпись И.И. Петрова
24.2. Верно
Инспектор отдела кадров Личная
подпись И.И. Петрова 24.3. Верно
Инспектор отдела кадров Личная
подпись И.И. Петрова 16.03.2001
25. Что означает виза юриста на приказе?
25.1. Внутреннее
согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону.
25.2. Обязательный реквизит приказа,
придающий ему юридическую силу.
26. Что является датой протокола?
26.1. Дата подписания протокола. 26.2. Дата заседания. 26.3. Дата регистрации
протокола.
27. Ставится ли на подписи в протоколе
печать? 27.1. Да. 27.2. Нет.
28. Кем подписываются документы,
составляемые комиссией?
28.1. Руководителем организации. 28.2.
Председателем. 28.3. Председателем и членами
комиссии. 28.4. Председателем и секретарем.
29. На каком служебном письме
проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?
29.1. Просьбах. 29.2. Сопроводительных.
29.3. Информационных. 29.4. Ответах.
30. Закончите начатое предложение:
Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания
до:
30.1. Передачи на исполнение. 30.2.
Подшивки в дело. 30.3. Завершения исполнения или
отправки.
31. Должна ли инструкция по
делопроизводству организации установить технологию всех делопроизводственных
операций, выполняемых в организации? 31.1. Да.
31.1. Нет.
32. Кем устанавливаются индивидуальные
сроки исполнения документов?
32.1. Руководителем структурного
подразделения, где исполняется документ.
32.2. Канцелярией. 32.3. Руководителем организации.
33. Какие формы регистрации в России?
33.1. Журнальная. 33.2. Карточная.
33.3. Автоматизированная. 33.4. Все
вышеперечисленные.
34. При регистрации каких документов
вместе с порядковым регистрационным номером проставляется номер дела, в котором
хранится копия документа?
34.1. Приказов. 34.2. Протоколов. 34.3.
Актов. 34.4. Писем.
35. В каких документах рядом с
регистрационным номером указывается буква «Л» или «К»?
35.1. В актах. 35.2. В докладных
записках. 35.3. В приказах по основной
деятельности.
35.4. В приказах по личному составу.
35.5. В справках.
36. При регистрации какого документа
дату регистрации указывают не в день его подписания?
36.1. Приказа. 36.2. Протокола. 36.3. Решения. 36.4. Постановления.
37. Если документ отправляется в два
адреса по почте, то сколько необходимо подготовить экземпляров этого документа?
37.1. Четыре. 37.2. Два. 37.3. Три.
38. Какие могут быть номенклатуры дел?
38.1. Конкретная. 38.2. Примерная. 38.3. Типовая. 38.4. Все
вышеперечисленные.
39. В номенклатуре дел документы систематизируются:
39.1. По видам документов. 39.2. По
содержанию. 39.3. По срокам хранения.
39.4. Все
вышеперечисленные.
40. Кто может работать с документами,
имеющими коммерческую тайну?
40.1. Только руководитель. 40.2.
Все работники организации.
40.3. Руководители структурных
подразделений, организаций.
40.4. Количество
работников, определяемых руководителем.
-
Внешнее и внутреннее согласование документа.
Согласование
Проекты
подготовленных документов перед
подписанием в ряде случаев согласовываются
с
заинтересованными учреждениями,
структурными подразделениями, отдельными
должностными лицами.
Это
делается для проверки целесообразности
и своевременности документа, соответствия
действующим законодательным и нормативным
актам и является, по существу, оценкой
проекта.
Согласование
проводится внутри учреждения и вне
его. Внутреннее согласование проводится
с теми подразделениями, участие которых
предусмотрено при реализации данного
документа. В учреждениях, имеющих
юридическую службу, документы до
подписания согласовываются с юристом.
Документ может быть также согласован
с заместителем руководителя учреждения,
курирующим вопросы, отраженные в
документе.
Если
выполнение документа связано с
финансовыми затратами, требуется
согласование с финансовой службой
(главным бухгалтером). 57
В
«Положении о бухгалтерском учете и
отчетности в Российской Федерации»
указывается: «С главным бухгалтером
(бухгалтером) целесообразно согласовывать
назначение, увольнение и перемещение
материально ответственных лиц (кассиров,
заведующих складами и других)».
В
«Положении о главных бухгалтерах»
документы, подлежащие согласованию с
бухгалтером, перечислены более подробно.
Это, кроме приказов по личному составу,
договоры и соглашения, заключаемые
организацией (фирмой) на получение или
отпуск товарно-материальных ценностей,
выполнение работ и услуг; приказы об
установлении должностных окладов,
надбавке к заработной плате, премировании
и т.д.* Таким образом, виза бухгалтера
предусмотрена на большом количестве
документов.
*
Положение
о главных бухгалтерах. / /Настольная
книга бухгалтера, т. 1. -М.: ИНФГА, 1996, с.
66.
Внутреннее
согласование оформляется визой
согласования документа (реквизит 23),
состоящей
из личной подписи визирующего, еѐ
расшифровки и даты. Но виза может быть
оформлена и более полно:
указание
должности визирующего, подпись, ее
расшифровка (инициалы и фамилия) и дата.
Например:
Главный
бухгалтер
(подпись)
Л. И. Иванова
23.11.98
или
В
случае несогласия с документом, наличия
замечаний и дополнений к проекту они
излагаются на отдельном листе. В этом
случае виза оформляется так:
Место
визы — ниже подписи или на левом поле
документа на последнем листе того
экземпляра, который будет оставлен в
учреждении. Для внутренних документов
это первый экземпляр, для отправляемых
из учреждения — второй.
Проекты
распорядительных документов: приказов,
указаний, постановлений коллегиальных
органов обычно визируются на оборотной
стороне последнего листа первого
экземпляра документа.
В
учреждении должен быть перечень
важнейших документов с указанием лиц,
визы которых необходимы при их оформлении.
Такой перечень целесообразно дать в
приложении к инструкции по делопроизводству.
Работники службы делопроизводства
должны хорошо знать, без чьих виз
документ не может быть представлен на
подпись руководителю.
При
наличии компьютерной сети согласование
текста документа можно провести
одновременно с несколькими специалистами
без его распечатки на бумаге.
Внешнее
согласование в зависимости от содержания
документа может проводиться с подчиненными
и неподчиненными органами, если
содержание документа затрагивает их
интересы, с научно-исследовательскими
организациями, общественными
организациями, органами государственного
и ведомственного контроля, вышестоящими
органами.
Внешнее
согласование документа может быть
оформлено протоколом согласования или
обсуждения проекта документа, справкой,
но чаще всего
грифом согласования документа (реквизит
22).
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Состав согласующих лиц для разных видов документов определен в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[1]. Служба делопроизводства (ДОУ) должна согласовывать все проекты документов организации. В статье рассмотрим, что именно согласует делопроизводитель, в какие сроки и всегда ли неверное оформление реквизитов означает, что документ не согласован.
Процитируем Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная инструкция).
Формально согласующим лицом от службы ДОУ является ее руководитель. Но он имеет право делегировать эту задачу кому-то из подчиненных – специалистов службы. Очевидно, что служба ДОУ согласует не содержательную часть документа, а оформительскую. Скорее всего, реальным согласующим лицом будет тот работник, который разрабатывал инструкцию по делопроизводству организации.
ЧТО ИМЕННО СОГЛАСУЕТ служба ДОУ
Согласующие делопроизводители должны обращать внимание на следующие моменты:
- соответствие применяемых форм бланков документов унифицированным формам;
- оформление реквизитов документов;
- выбор вида документа;
- подписание или утверждение;
- должности и расшифровки подписей.
Остановимся на каждом из них подробнее.
Соответствие применяемых форм бланков документов унифицированным формам
В Инструкции по делопроизводству должны содержаться бланки документов. В минимальный набор входят три: бланк письма, бланк приказа и общий бланк для всех остальных документов. Дополнительно могут быть утверждены бланки любых других видов документов, бланки структурных подразделений и должностных лиц.
Ключевой момент здесь – утверждение. Если какой-либо бланк не унифицирован на локальном уровне, то его использование исключается, а проект документа, подготовленный на нем, придется вернуть исполнителю на переделку.
Ситуация из практики
Руководитель отдела или директор по направлению деятельности самостоятельно создал бланк «имени себя» (то есть бланк должностного лица – автора документа) и пользуется им при ведении переписки. Пока этот бланк не будет внесен в инструкцию по делопроизводству организации, оформленное на нем письмо не пройдет согласование в службе делопроизводства ДОУ.
Оформление реквизитов документов
Один из самых крупных разделов инструкции по делопроизводству организации – правила оформления реквизитов документов. Этот раздел разрабатывается на основе ГОСТ Р 7.0.97.-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Согласующий делопроизводитель рассматривает оформление всех реквизитов документа. При этом не нужно забывать, что часть из них пока отсутствует, так как проект еще находится на стадии согласования: нет подписи, не проставлены печать (если она нужна), регистрационный номер и дата. Согласованию подлежит проект в том состоянии готовности, в котором ему предстоит поступить на подпись руководителю.
Выбор вида документа
Конечно, перепутать приказ и письмо – это даже далекому от делопроизводства исполнителю нужно очень постараться: у этих документов совершенно разные цели и маршруты. А вот перепутать виды в рамках информационно-справочных либо распорядительных документов очень легко. Проблемы с выбором вида документа могут возникнуть в случаях, когда в организации:
- действуют и приказ, и распоряжение;
- применяются служебная и докладная записки;
- одни филиалы используют для переписки с центральным офисом служебную/докладную записку, другие – письмо;
- существует некий документ без названия, который используется, если исполнитель затрудняется с выбором соответствующего его целям вида документа.
Ситуация из практики
Работники службы ДОУ долгое время упорно создавали акты экспертной комиссии вместо протоколов экспертной комиссии, а потом не могли понять, почему ни в одном методическом документе или справочнике по делопроизводству не фигурирует такой документ.
Все виды документов, используемые в организации, а также должны быть приведены в инструкции по делопроизводству организации. Здесь же должна быть информация о том, в какой ситуации используется каждый из документов
Подписание или утверждение
Существуют виды документов, в отношении которых всегда возникает путаница в плане подписания и утверждения.
Так, во многих организациях проекты ЛНА подписывает исполнитель-автор или его непосредственный руководитель, а затем еще и утверждает руководитель. Это неправильно: автор текста документа и его руководитель только согласуют проект, а руководитель организации утверждает.
Документы, содержащие финансовую информацию, подписывает не только руководитель организации, но и главный бухгалтер. То есть оформляется двойной реквизит «Подпись», вдобавок подписи удостоверяются печатью.
В инструкции по делопроизводству организации целесообразно привести перечень документов, подлежащих утверждению в организации, чтобы исключить возможные ошибки (Пример 1). За основу можно взять приложение Приложение № 10 к Примерной инструкции.
Должности и расшифровки подписей
В отсутствие одного руководителя его обязанности (в том числе касающиеся подписания/утверждения документов) могут быть переданы другому должностному лицу. Согласующий делопроизводитель должен точно знать, имеет ли право заместитель генерального директора подписывать документы в отсутствие шефа, и если да, то какие. Передача полномочий (в том числе права подписи) обычно оформляется приказом или закрепляется в доверенности. Если документа, дающего право подписи, у исполняющего обязанности нет, то нет и права подписи/утверждения.
Согласующий делопроизводитель должен знать, что указывать в реквизите «Подпись»: собственную должность подписанта «И.о. генерального директора». А может быть, «врио»? Все три варианта имеют право на существование, но какой именно нужно указать в конкретном случае, можно узнать из приказа или доверенности.
Важно!
Копии доверенностей и приказов о назначении исполняющими обязанности обязательно должны передаваться в службу ДОУ. Отсутствие такой информации может привести к тому, что впоследствии оформленный документ не будет иметь юридической силы.
Не забудьте проверить правильность написания фамилий
Ошибки в сложных фамилиях должностных лиц не редкость. Например, фамилию директора «Подьячев» могут передать и через твердый, и через мягкий знак, а фамилия Аполлонов дает множество вариантов написания. Кстати, в случае с фамилиями «правильно» – это не по правилам русского языка, а так, как написано у человека в паспорте. Поэтому так важно на стадии согласования обратить особое внимание на эти моменты и лишний раз всё проверить.
[1] Утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.
[2] ЛНА – локальный нормативный акт.