Реквизит подпись представителя по доверенности - Контакты компаний и предприятий

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы.
Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев.
В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты.
Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это).
Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Кто может подписать документы за руководителя?

По умолчанию организацию представляет ее исполнительный орган. В большинстве компаний это гендиректор (директор, президент, ректор или др.)¹, реже наряду с ним руководство текущей деятельностью осуществляется правлением/дирекцией (как коллегиальным исполнительным органом). Более экзотический вариант, который появился в России относительно недавно, – несколько директоров у одной организации. Компетенция исполнительного органа всегда прописывается в уставе организации (или ином учредительном документе), поэтому эту информацию надо искать там.

Бывает и так, что организация передает по договору осуществление полномочий своего единоличного исполнительного органа отдельному управляющему.

Посмотрите распространенные варианты формулировок устава. В Примере 2 мы видим общие фразы, а в Примере 1 права по изданию документов названы более конкретно.

Но один или даже несколько человек не в состоянии вникнуть во все документы и подписывать их от имени организации, поэтому делегирование части полномочий заместителям директора и руководителям подразделений – это распространенная практика. Причем четко оговариваются границы предоставляемых прав подписания документов от имени организации:

документы по каким вопросам человек будет подписывать;
может быть установлен лимит суммы сделки или введены ограничения в отношении отдельных видов сделок, которые вправе заключить человек;
его права могут появляться только в случае «выхода из строя» основного подписанта – директора (например, если он на больничном, в отпуске или др.) или будут осуществляться параллельно с действующим руководителем организации.

Все эти рамки оговариваются индивидуально для каждого случая делегирования полномочий в ряде документов (их состав см. в Таблице 1).

Пример 1. Фрагмент устава ООО

Пример 2. Фрагмент устава ФГУП, утвержденного приказом Минздрава РФ от 03.11.2000 № 390 «Об организации работы по утверждению Уставов (Положений) подведомственных Минздраву России предприятий, учреждений и организаций»

При предоставлении права подписи документов за директора важно понимать, осуществляется ли это на постоянной основе или только на тот период, когда директор отсутствует и физически не может исполнять свои обязанности. От того, является ли замещение временным или постоянным, во многом зависит оформление полномочий и то, как выглядят реквизиты подписи, преамбулы подписываемых договоров и т.п.

Подписывать документы за директора при его наличии

Сначала поговорим о том, как предоставляется право подписи документов, когда директор и сам остается «при исполнении» (во всех этих ситуациях право подписи может предоставляться как на постоянной основе – по умолчанию, так и на определенный период времени – когда это прямо указано в документе):

если отдельный человек наделяется правом подписывать документы параллельно с директором, то это оформляется издаваемым самим директором приказом о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу. При необходимости представлять интересы организации во взаимодействии с третьими лицами ему выдается доверенность;
право подписи директор может делегировать не одному, а сразу нескольким лицам. Как уже было отмечено, по понятным причинам директор не может уследить за правильностью составления и достоверностью сведений во всех подписываемых от имени организации документах. И даже «в четыре глаза» с этим бывает сложно справиться. Поэтому на практике нередки ситуации, когда вновь избранный/назначенный руководитель организации, вступая в должность, одним из первых издает приказ о распределении полномочий и предоставлении права подписи ответственным должностным лицам из числа своих замов, руководителей финансового, юридического, кадрового и других направлений. В нем же может быть указано, кому выдается доверенность для представления интересов во внешней среде организации и по каким вопросам. Таким образом, в одном «комплексном» приказе директор, с одной стороны, закрепляет, кому и что можно будет подписывать от имени предприятия (по кругу лиц и сферам ведения), а с другой – «делегирует» и ответственность за подписываемые документы.

С приказами, которые касаются предоставления права подписи, должны быть ознакомлены все работники, чтобы они были в курсе, кому какие документы передавать на подпись и какие реквизиты и иные сведения следует заранее в них предусмотреть. Нелишним будет информировать сотрудников и о том, на кого и с какими полномочиями выданы доверенности.

Важно, чтобы закрепленные в приказах положения не противоречили условиям ранее заключенных с соответствующими должностными лицами трудовых договоров и/или должностных инструкций/положений о должностях. Если окажется, что в результате такого распределения изменятся трудовые обязанности, то необходимо будет еще до издания приказа оформить соответствующие изменения в эти документы (ст. 60 Трудового кодекса РФ²).

Сюда же можно отнести ситуацию, когда руководитель филиала (представительства, иного обособленного структурного подразделения) имеет постоянное право подписи документов своего подразделения – здесь ограничение устанавливается, как правило, не по времени, а по кругу подписываемых документов.

Конечно, у директора может быть большой соблазн взять и передать все свои полномочия. В том числе вообще человеку, который не является даже работником организации. Однако это может быть для него чревато неприятностями: не только необходимостью возмещения всех убытков, которые в результате таких действий могут быть причинены организации, но и привлечением к субсидиарной ответственности при банкротстве и прочих обстоятельствах. Вот реальная история:

Судебная практика. Постановление Президиума ВАС РФ от 21.01.2014 № 9324/13 по делу № А12-13018/2011

Руководитель организации выдал В-ву Н.В. доверенность с объемом полномочий, фактически равным своим. В отсутствие какого-либо обоснования подобные действия, не обусловленные характером и масштабом хозяйственной деятельности общества, не могут быть признаны разумными, т.е. соответствующими обычной деловой практике.

Как отметил суд, директор не сможет «ограничиваться формальной ссылкой на наличие у него безусловного права передавать такие полномочия любому лицу… В случаях недобросовестного и (или) неразумного осуществления обязанностей по выбору и контролю за действиями (бездействием) представителей, контрагентов по гражданско-правовым договорам, работников юридического лица, а также ненадлежащей организации системы управления юридическим лицом директор отвечает перед юридическим лицом за причиненные в результате этого убытки».

Подписывать только в период отсутствия директора

Если же речь идет о подписании документов за директора в период, когда его нет на работе по причине нахождения в отпуске, командировке, болезни и пр., то это временное заместительство. В таких ситуациях целесообразно устанавливать срок полномочий не конкретной датой или периодом времени, а путем указания на событие, с которым такие полномочия будут прекращены (выход из отпуска, прибытие из командировки, окончание периода временной нетрудоспособности и пр.), т.к. на практике часто бывает, что предполагаемые изначально даты потом не совпадают с фактическими.

Сразу скажем, что законодательно вопрос замещения руководителя организации так и не был четко урегулирован, на практике возможно несколько вариантов для оформления временного заместительства³:

штатное замещение;
временный перевод на должность директора;
совместительство на время отсутствия директора (как внутреннее – когда совместителем по должности директора является работник данной организации, так и внешнее – если директором по совместительству будет работать сторонний человек⁴);
исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от основной работы⁵.

Рассмотрим подробнее эти варианты.

При штатном замещении человек с определенной должностью автоматически получает право подписи документов в случае отсутствия директора. Таким лицом часто назначают заместителя директора, но если этой должности в организации нет, то им «делают» и другого руководителя ТОП-уровня (например, коммерческого или исполнительного директора, см. Пример 5). Даже для таких лиц часто устанавливают границы круга документов, которые они могут подписывать.

Подобные полномочия прописываются в трудовом договоре. Но часто в него неудобно помещать все нюансы трудовых прав и обязанностей, поэтому они детально прописываются уже в должностной инструкции (либо положении о должности).

С этими документами не знакомят весь коллектив организации, для его информирования издается приказ. Это еще и распорядительный документ (в отличие от трудового договора), здесь могут быть даны какие-то сопутствующие указания службе делопроизводства и др. Ключевой будет фраза такого рода: «предоставить право подписи приказов по основной деятельности за директора Общества заместителю директора Веселкову П.Р».

Если делегируемые полномочия подразумевают оформление документов, которые покидают родную организацию, то тут также понадобится доверенность для предъявления третьим лицам.

Вариант штатного замещения хорош тем, что он включается автоматически в отсутствие директора, но может работать и в его присутствии (все зависит от формулировок уполномочивающих документов). В случае издания директором приказа о распределении полномочий и предоставлении права подписи, о котором упоминалось выше, в нем также можно сразу отразить и полномочия штатного зама на время отсутствия первого лица организации.

Есть еще временный перевод на должность директора, в этом случае также важно оговорить его продолжительность: до момента возвращения «основного действующего лица». Документально это оформляется изменением к трудовому договору. Обязательно издается приказ о временном переводе на другую работу, а доверенность выдается, только если человек будет представлять организацию во внешней среде.

Если при временном переводе меняется должность человека (т.е. он не выполняет одновременно и свою основную работу), то при совместительстве или исполнении обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от основной работы она у него остается, при этом параллельно на время добавляется вторая должность – директора. Правда, на разных условиях.

В случае временного совместительства (как внутреннего, так и внешнего) заключается отдельный (второй) трудовой договор, в котором указывается рабочее время, которое не должно совпадать со временем работы по основной должности, отдельная заработная плата и другие условия трудового договора (см. ст. 57 ТК РФ). Если есть должностная инструкция или положение о единоличном исполнительном органе, с ними ознакамливают под личную подпись до заключения трудового договора. И, конечно же, издается приказ о приеме на работу по совместительству на срок, который лучше определять ссылкой на момент, когда временно отсутствующий «основной» директор сможет приступить к своим обязанностям. Обратите внимание: временное совместительство по желанию самого совместителя заносится в бумажную трудовую книжку (или отражается в сведениях о его трудовой деятельности при ведении трудовой книжки в электронном виде).

Надо отметить, что для замещения директора на период банальных причин (ежегодного оплачиваемого отпуска, командировки, недлительной нетрудоспособности) не рекомендуется оформлять временный перевод и совместительство. Связано это с бытующими на практике различными мнениями специалистов и судов относительно того:

нужно ли в таких ситуациях каждый раз вносить изменения в содержащиеся в ЕГРЮЛ сведения о Ф.И.О., паспортных данных и ИНН человека, имеющего право без доверенности действовать от имени юридического лица (фактически – о праве конкретного лица именоваться «директором» и не предъявлять доверенность)⁶ и, соответственно, оформлять протокол/решение и приказ⁷ о назначении новым директором от имени уполномоченного органа юрлица (общего собрания участников (акционеров) или совета директоров), единственного участника или собственника имущества организации, уполномоченным им лицом⁸;
можно ли (во избежание спорной ситуации с внесением изменений в ЕГРЮЛ) добавлять «приставку» «и.о.» к наименованию должности «директор» при приеме на работу директором по совместительству или временном переводе на эту должность, чтобы подчеркнуть замещающий характер исполнения обязанностей и возможность действий такого «дублера» на основании выданной ему доверенности и изданного в отношении него приказа только о временном трудоустройстве директором (т.е. до того, как к своим директорским обязанностям приступит «основное действующее лицо» в установленном порядке).

Не вдаваясь в рамках данной статьи в детали подобных дискуссий, просто порекомендуем отказаться от этих способов оформления, хотя не будем оспаривать законность их применения на практике.

При исполнении обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от работы, определенной трудовым договором, первоначальная должность замещающего остается основной. Поэтому действует один (прежний) трудовой договор, но к нему заключается дополнение (соглашение) о выполнении дополнительной работы по исполнению обязанностей директора, в котором среди прочего прописывается и доплата за заместительство. При этом и работа по основной должности, и дополнительная (за директора) производятся в одно и то же основное рабочее время. Это важно.

Если есть должностная инструкция/положение о единоличном исполнительном органе, то с таким документом замещающее лицо знакомят под подпись до заключения дополнения к трудовому договору (соглашения). Также издают приказ об исполнении обязанностей (либо о возложении обязанностей и т.п.).

В госструктурах еще встречается вариант, когда речь идет об исполнении обязанностей по вакантной должности директора. При увольнении прежнего директора и до вступления в должность нового порой надо соблюсти сложную и протяженную во времени процедуру (например, объявить и провести конкурс), а жить с «обезглавленной» организацией невозможно. В этом случае собственник имущества или уполномоченный орган назначает исполняющего обязанности директора на период проведения соответствующих процедур. Такая возможность опирается по аналогии на разъяснения Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства». Данный официальный документ хотя и «древний», но по-прежнему действует в той части, которая не противоречит ТК РФ.

Фрагмент документа

Разъяснение Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства»

Временным заместительством считается исполнение служебных обязанностей по должности временно отсутствующего работника, когда это вызвано производственной необходимостью…
Назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается. Это возможно только по должности, назначение на которую производится вышестоящим органом управления. В этом случае руководитель предприятия, учреждения, организации обязан не позднее месячного срока со дня принятия трудящегося на работу представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. Этот орган в месячный срок со дня получения документов должен рассмотреть вопрос и сообщить руководителю о результатах…

Что касается обычных коммерческих организаций, то они в ряде случаев тоже пытаются временно решить вопрос при образовании вакансии директора посредством «исполняющего обязанности». Если говорить об акционерных обществах, то в их профильном законе есть для этого лазейка:

Фрагмент документа

Пункт 4 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

…В случае, если образование исполнительных органов осуществляется общим собранием акционеров и единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) или управляющая организация (управляющий) не могут исполнять свои обязанности, совет директоров (наблюдательный совет) общества вправе принять решение об образовании временного единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора) и о проведении внеочередного общего собрания акционеров для решения вопроса о досрочном прекращении полномочий единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора) или управляющей организации (управляющего) и об образовании нового исполнительного органа общества…

Временные исполнительные органы общества осуществляют руководство текущей деятельностью общества в пределах компетенции исполнительных органов общества, если компетенция временных исполнительных органов общества не ограничена уставом общества.

К сожалению, в законодательстве об обществах с ограниченной ответственностью и ряде других организаций подобные нормы отсутствуют. Хотя прямого запрета также нет. На практике к назначению временно исполняющим обязанности по вакантной должности директора им лучше не прибегать.

Как документально подтвердить полномочия?

Теперь давайте подытожим, какими документами вы можете подтвердить полномочия лица, подписавшего документ. Для извещения сотрудников вашей организации это, как правило, делается соответствующим приказом (обычно работников ознакамливают с выпиской из него). А для сторонних лиц потребуется продемонстрировать следующий состав документов (показать оригинал либо приложить заверенные копии либо выписки к подписанному документу, чтобы подтвердить правомочность подписи на нем):

устав или иной учредительный документ (если там прописаны полномочия данного лица), выписка из ЕГРЮЛ (в которой указываются Ф.И.О. лица, имеющего право без доверенности действовать от имени возглавляемой им организации);
приказ о приеме на работу или временном переводе, возложении исполнения обязанностей⁹ или вступлении в должность;
доверенность (если она есть);
документ, подтверждающий отсутствие основного подписанта, если права у его «дублера» появляются только в отсутствие первого лица (этот документ не всегда требуют предоставить, но лучше им заручиться);
приказ/протокол/решение уполномоченного органа, собственника или уполномоченного им лица о возложении исполнения обязанностей директора до осуществления предусмотренных законом процедур (если речь идет о вакантной должности директора).

Отдельно скажем о том, можно ли использовать доверенность как подтверждение полномочий лица, временно замещающего директора, на подписание трудовых договоров с работниками (изменений и дополнений к ним, иных соглашений), кадровых приказов и других кадровых документов? Ответ на этот вопрос отрицательный. И вот почему. Доверенность как документ, подтверждающий полномочия представителя действовать от имени организации, предусмотрена Гражданским кодексом РФ (ст. 185) и применима только к гражданским отношениям. В Трудовом кодексе РФ она не упоминается, поэтому в трудовых отношениях не может быть использована как подтверждающий полномочия документ¹⁰.

Если речь идет о замещении генерального директора на период его отсутствия либо о делегировании права подписи трудовых договоров и кадровых документов директором в порядке распределения полномочий, то в силу ч. 6 ст. 20 ТК РФ такие полномочия должны быть также подтверждены не только соответствующим приказом, но и положениями устава (или иного учредительного документа) и/или локального нормативного акта (например, Правил внутреннего трудового распорядка, Положения о персонале, Положения о филиале и т.п.), в которых нужно закрепить, кто из должностных лиц вместо директора может осуществлять права и обязанности работодателя (в т.ч. подписывать связанные с трудовыми отношениями документы).

Бухгалтерскую (финансовую) отчетность по доверенности подписывать можно. См., например, разъяснения, данные в письмах Минфина России от 30.04.2013 № 07-01-10/15212 и ФНС России от 26.06.2013 № ЕД-4-3/11569.

Таблица 1. Какими документами оформляется право подписи директора и лица, замещающего его на время отсутствия, какую должность вписывать в реквизит «подпись»

Основное лицо и варианты его замещения	Устанавливаем трудовые права и обязанности	Информируем сотрудников своей организации	Информируем «внешнюю среду» организации11	Какую должность вписываем в реквизит «подпись»
1. Директор	устав или иной учредительный документ, трудовой договор и (при наличии) должностная инструкция директора (или положение о единоличном исполнительном органе)	выписка из устава или иного учредительного документа о компетенции директора, выписка из приказа о приеме на работу12 или приказ о вступлении в должность директора	устав или иной учредительный документ, выписка из ЕГРЮЛ, протокол/ решение/приказ уполномоченного органа/лица или собственника имущества об избрании/назначении директора	директор
2. Штатный заместитель (когда должность директора не вакантна)	устав или иной учредительный документ (при наличии в нем положений о штатном заме), трудовой договор и (при наличии) должностная инструкция директора/положение о единоличном исполнительном органе	выписка из устава или иного учредительного документа о компетенции штатного зама (при наличии там таких положений), выписка из приказа о приеме на работу, приказ о распределении полномочий и предоставлении права подписи (при наличии в нем соответствующих положений)	устав или иной учредительный документ, выписка из ЕГРЮЛ, доверенность	«родная» должность
3. Временный перевод, когда должность директора не вакантна	устав или иной учредительный документ, изменение в трудовой договор (или соглашение) и (при наличии) должностная инструкция директора/положение о единоличном исполнительном органе	выписка из приказа о временном переводе	устав или иной учредительный документ, корпоративный акт о назначении замещающего директора лица и выписка из ЕГРЮЛ (при внесении данных в ЕГРЮЛ), доверенность	директор или и.о. директора13
4. Временное совместительство (внутреннее или внешнее), когда должность директора не вакантна	устав или иной учредительный документ, трудовой договор и (при наличии) должностная инструкция директора/положение о единоличном исполнительном органе	выписка из приказа о приеме на работу по совместительству	директор или и.о. директора14
5. Исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от основной работы	устав или иной учредительный документ (если в нем содержатся соответствующие положения о заместительстве директора), дополнение к трудовому договору (соглашение) и (при наличии) должностная инструкция директора/ положение о единоличном исполнительном органе	выписка из приказа об исполнении обязанностей отсутствующего директора без освобождения от основной работы	устав или иной учредительный документ, выписка из ЕГРЮЛ, доверенность	и.о. директора
6. Исполнение обязанностей по вакантной должности директора	устав или иной учредительный документ, соглашение об исполнении обязанностей директора до осуществления предусмотренных законом процедур15 и (при наличии) должностная инструкция директора/положение о единоличном исполнительном органе	выписка из приказа/протокола/решения уполномоченного органа, собственника или уполномоченного им лица о возложении исполнения обязанностей директора до осуществления предусмотренных законом процедур	устав или иной учредительный документ, выписка из приказа/протокола/решения уполномоченного органа, собственника или уполномоченного им лица о возложении исполнения обязанностей директора до осуществления предусмотренных законом процедур	и.о. директора

Как оформить подпись «дублера»

Посмотрите, как реквизит «подпись» рекомендует оформлять ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Такие же положения вы увидите в п. 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (опубликованы на сайте Росархива) и в п. 2.47 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44). Отталкиваясь от них, покажем, как правильно оформлять подпись на документе в различных ситуациях, дополнительно разъяснив то, что здесь было упущено.

Начнем с самого простого варианта – оформления собственноручной подписи директора (например, Иванова).

Пример 3. Директор сам подписывает документ

Далее покажем, как оформить подпись Петрова, который «дублирует» директора Иванова.

Если в приказе (или протоколе, решении) говорится о назначении исполняющего обязанности директора, то соответствующую аббревиатуру «и.о.» мы отражаем в подписи (Пример 4). Аббревиатуру «Врио» или «ВРИО», «Вр.И.О.» применять не рекомендуем¹⁶.

Пример 4. Подпись исполняющего обязанности директора

Если Петров является штатным заместителем и его «родная» должность звучит, например, как коммерческий директор, то в документ, который должен был подписать директор, можем вписать только «родную» должность «дублера»:

Пример 5. Подпись штатного заместителя директора

Временно переводить нашего условного Петрова на должность директора или принимать его временно на работу по совместительству, как мы уже предупреждали, не стоит, т.к. в этом случае могут возникнуть вопросы о том, каким образом избежать споров с проверяющими органами о необходимости регистрации данных о таком замещающем лице в ЕГРЮЛ.

Ведь если он будет оформлен «директором» без приставки «и.о.» и действовать на основании доверенности, это вызовет немало вопросов: «Почему директор подписывает документы на основании доверенности, выданной другим директором?» и пр.

А если говорить, что он действует на основании устава или иного учредительного документа и не вносить поправки в ЕГРЮЛ, то появится еще больше вопросов, т.к. в ЕГРЮЛ лицом, уполномоченным действовать без доверенности, по-прежнему останется Иванов.

Наконец, если указывать в документах временно переведенного или принятого на работу по совместительству Петрова как «и.о. генерального директора», то с точки зрения трудового законодательства перевести или принять на работу можно только на конкретную должность, а такой должности с приставкой «и.о.» у вас в штатном расписании, скорее всего, нет.

В ситуации, когда организация все же внесет изменения в ЕГРЮЛ, смело можете указывать должность замещающего лица – нашего условного Петрова – как «директора». Такое, как мы уже упоминали выше, бывает оправданно в тех случаях, когда заранее известно о длительности периода замещения и можно заморочиться с процедурой внесения изменений в ЕГРЮЛ. Для нее, как правило, требуется принятие решения уполномоченным органом организации, собственником имущества или уполномоченным им лицом – аналогично обычной процедуре избрания/назначения на должность директора. Кстати, не забудьте проверить, чтобы по окончании периода такого замещения Иванова «вернули на место» в ЕГРЮЛ.

Пример 6. Подпись при временном переводе или при приеме по совместительству на должность директора в не вызывающей споров ситуации, когда были внесены изменения в ЕГРЮЛ о персональных данных «дублера» директора

Надо ли здесь добавлять документ, который наделил «дублера» правом подписи? Вы этого делать не обязаны (Пример 5). Но если хотите на будущее сразу снять сомнения у пользователей подписанного документа, то эти сведения можно добавить (Пример 7). Так вы предвосхитите вопрос: «А почему вместо подписи директора Иванова здесь расписался какой-то Петров?»

Пример 7. Добавление в подпись основания подписания документа данным лицом

Бывают также случаи, когда контрагент присылает вам подписанный со своей стороны документ, в котором уже вписаны данные отсутствующего директора, как подписанта с вашей стороны. Это может быть договор, акт или др. Тогда придется вносить исправления.

Пример 8. Как исправить подпись (добавляемый текст выделен жирным курсивом)

Пример 9. Как исправить подпись (добавляемый текст выделен жирным курсивом)

Обратите внимание: в реквизите «подпись» зачеркивать ничего не нужно, предлог «за» или косую черту перед должностью не пишем.

Но что делать, если кроме подписи данные отсутствующего директора фигурируют еще и в тексте присланного документа? Там их желательно зачеркивать и заверять правильность внесения исправления подписями обеих сторон (чтобы потом ваш контрагент не сказал, что он против этого или был не в курсе) – см. Пример 10. Это можно сделать, когда документ подписывается в присутствии обеих сторон. Если же он прислан вам по почте, то реализовать данную рекомендацию будет сложнее. Само по себе отсутствие такого исправления в тексте не лишает документ юридической силы, просто с ним потом могут возникнуть проблемы. Советуем при направлении по почте контрагенту подписанного экземпляра сразу приложить к нему заверенные копии документов, которые уполномочили Петрова подписать документ вместо директора Иванова (см. Таблицу 1).

Текст соответствующих исправлений не обязательно писать от руки, их можно оформить простановкой специально подготовленного для таких целей наборного штампа, но вот удостоверить верность внесенных правок нужно собственноручной подписью уполномоченного лица.

Пример 10. Как исправить данные отсутствующего директора на данные другого человека в тексте документа (добавляемый текст выделен жирным курсивом)

Подводя итог, скажем, что сейчас, в отсутствие четкого законодательного регулирования порядка замещения отсутствующего директора, а также единого подхода в судебной практике к вопросу о том, на основании каких документов и при соблюдении какой процедуры должен быть назначен (или даже избран, как можно встретить в некоторых источниках) исполняющий обязанности директора, одним из действенных способов обеспечить юридическую силу документов, подписанных таким «дублером», особенно если он действует на основании изданного самим директором приказа, является закрепление порядка оформления временного заместительства директора в уставе или ином учредительном документе (см. формулировку из устава, помеченную знаком «!» в Примере 1). Такой подход нашел отражение и в судебной практике. См., например, определение ВАС РФ от 28.02.2007 № 1697/07 по делу № А53-21270/2005-С3-26.

Если документ подписан неуполномоченным лицом

Почему перед оформлением реквизита «подпись» мы уделили столько внимания документальному оформлению полномочий «дублера»? Дело не только в том, что способ «оформления дублера» влияет на написание его должности в документах.

Есть еще одна важная причина. В случае подписания документа неуполномоченным лицом эта бумага не будет иметь юридической силы. Однако первый факт не всегда вызывает это негативное последствие. Бывает, что организация и хотела бы, чтобы «дублер» подписал документ за директора, просто она не успела документально оформить его полномочия. Получается, что последствия (мы сейчас для упрощения говорим об общих правилах) могут быть следующими:

если со стороны организации документ подписан не уполномоченным ею лицом, то автоматически он считается недействительным;
однако если эта организация признает его силу (одобрит), то это выправит положение.

Вопрос в тему

Главный инженер подписал акт приема здания. Приказа о делегировании полномочий нет, но каким-то образом печать предприятия оказалась на его подписи. Считается такой акт действительным или нет?

Мнение эксперта

Александр Бычков, директор юридического департамента ООО «Пимпэй Касса»

Согласно ст. 183 ГК РФ при отсутствии полномочий действовать от имени организации или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от ее имени и в ее интересах, если она впоследствии одобрит данную сделку. До одобрения сделки этой организацией другая сторона путем заявления совершившему сделку неуполномоченному лицу или представляемой организации вправе отказаться от нее в одностороннем порядке, за исключением случаев, если при совершении сделки она знала или должна была знать об отсутствии у совершающего сделку лица полномочий либо об их превышении.

Под одобрением сделки в данной ситуации могут пониматься, например:

письменное или устное одобрение независимо от того, кому оно адресовано;
действия, свидетельствующие об одобрении сделки (соответствующая переписка, полное или частичное принятие исполнения по оспариваемой сделке, полная или частичная уплата процентов по основному долгу, равно как и уплата неустойки и других сумм в связи с нарушением обязательства; реализация других прав и обязанностей по сделке, подписание уполномоченным лицом акта сверки задолженности и др.);
заключение, а равно одобрение другой сделки, которая обеспечивает первую или заключена во исполнение либо во изменение первой;
просьба об отсрочке или рассрочке исполнения и пр.

Независимо от формы одобрения оно должно исходить на сей раз от лица, однозначно уполномоченного организацией заключать такие сделки или совершать действия, которые могут рассматриваться как одобрение.

Тут еще можно упомянуть ст. 402 ГК РФ, по которой действия работников должника по исполнению его обязательства считаются действиями должника. Должник отвечает за эти действия, если они повлекли неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательства.

А абз. 2 п. 1 ст. 185 ГК РФ предусматривает, что полномочие представлять интересы доверителя может также явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и т.п.).

По смыслу приведенных правовых норм подписание акта приемки здания главным инженером организации может считаться действиями самой организации, поскольку его полномочия как ее представителя явствовали из обстановки, в которой он действовал. В пользу данного вывода могут свидетельствовать следующие обстоятельства:

проставление оттиска печати организации на подписи главного инженера;
вполне возможно, что главный инженер был уполномочен подписывать данный акт, просто он забыл предъявить документы об этом. Кстати, тут уместно взглянуть на приведенный ранее Пример 9 (если бы по этому образцу главный инженер вписал данные доверенности рядом со своей подписью, то, возможно, вопросов бы и не возникло, а если бы приложил копию доверенности к акту – то и подавно).

Если вашей организации важна юридическая сила акта, то вы можете обратиться за недостающими документами для подтверждения полномочий главного инженера либо одобрения факта приема здания.

Вопрос в тему

Нужно ли в акте сверки указывать должность лица, подписывающего акт сверки по доверенности? Если в доверенности не указана должность, нужно ли теперь запрашивать приказ на работника?

Мнение эксперта

Алексей Александров, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

В рассматриваемой ситуации указывать должность лица, подписывающего акт сверки, не обязательно. Теперь обоснуем этот ответ.

Гражданское законодательство не требует указывать должность представителя (если он является работником представляемого) ни в выданной ему доверенности, ни в каких-либо документах, которые он подписывает от имени выдавшей доверенность организации. Поэтому не требуется такое указание и в акте сверки, подписанном действующим на основании доверенности представителем контрагента.

Согласно ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. В силу п. 6 ч. 2 той же статьи наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события, является одним из обязательных реквизитов первичного учетного документа. Акт сверки первичным документом не является, поэтому указывать в нем должности подписавших его лиц не требуется.

В заключение отметим, что установленное законом требование о необходимости указания в первичном учетном документе должности подписавшего его лица является неисполнимым в тех случаях, когда такой документ подписывается на основании доверенности лицом, не являющимся работником организации. Очевидно, что, если в доверенности должность представителя не указана, нет оснований считать нарушением и отсутствие указания на должность представителя в подписываемых им документах. В связи с этим можно сослаться на письмо Минфина России от 10.09.2013 № 07-01-06/37273, из которого следует, что в таких случаях значение имеет лишь возможность идентификации лица, подписавшего первичный учетный документ. Более того, даже само по себе отсутствие указания должности в первичном учетном документе не является безусловным основанием для признания его недействительным или наступления каких-либо неблагоприятных последствий для организации (см., например, постановления Арбитражного суда Дальневосточного округа от 17.11.2017 № Ф03-4493/17 по делу № А59-6201/2016, Арбитражного суда Московского округа от 09.11.2016 № Ф05-14162/16 по делу № А41-103762/2015).

Источник

КонсультантПлюс: примечание.

ФЗ от 03.08.2018 N 338-ФЗ в ст. 44.2 Основ законодательства РФ о нотариате внесены изменения, касательно нотариального удостоверения документов в электронной форме.

6.1. Доверенность должна быть совершена в письменной форме (п. 1 ст. 185 ГК РФ). При этом следует иметь в виду возможность совершения доверенности в электронной форме (ст. 44.2 Основ). В таком случае лицо, обратившееся за удостоверением доверенности, обязано подписать документ в присутствии нотариуса усиленной квалифицированной электронной подписью. Усиленная квалифицированная электронная подпись и ее принадлежность лицу, от имени которого совершается нотариальное действие, должны быть проверены нотариусом в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Дополнительные требования, которым должна соответствовать форма доверенности, устанавливаются по аналогии в порядке, предусмотренном ст. 160 ГК РФ.

6.2. Доверенность должна содержать:

— наименование документа;

— указание на место ее совершения (город (село, поселок, район), край, область, республика, автономная область, автономный округ полностью), а в случае удостоверения доверенности вне помещения нотариальной конторы — также адрес удостоверения;

— дату ее совершения (число, месяц и год совершения доверенности указываются прописью) (п. 1 ст. 186 ГК РФ, ст. 45.1 Основ);

— сведения о представляемом и представителе: в отношении физического лица должны быть указаны фамилия, имя и (при наличии) отчество полностью, место жительства (при наличии); в отношении юридического лица — полное наименование, адрес, место нахождения и (при наличии) регистрационный номер (ст. 45.1 Основ);

— полномочия представителя (ст. ст. 182, 185 ГК РФ);

— подпись представляемого или представителя юридического лица (ст. 44 Основ, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ);

а также может содержать:

— срок, на который она выдана (ст. 186 ГК РФ);

— указание на право или запрет передоверия, возможность или запрет последующего передоверия (п. 1 ст. 187 ГК РФ).

Кроме того, в отношении физического лица в доверенности рекомендуется указывать иные сведения, индивидуализирующие личность, в частности, дату и место рождения; данные документа, удостоверяющего личность.

6.3. При удостоверении доверенности нотариусу следует иметь в виду требования, установленные Федеральным конституционным законом от 28.06.2004 N 5-ФКЗ «О референдуме Российской Федерации» (ст. 49), ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (п. 2 ст. 37), ФЗ «Об акционерных обществах» (п. 1 ст. 57), ЖК РФ (п. 2 ст. 48), Правилами ведения Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним (п. 17), утвержденными приказом Минэкономразвития России от 23.12.2013 N 765 <1>.

———————————

<1> С 1 января 2017 года действует Приказ Минэкономразвития России от 16.12.2015 N 943 «Об установлении порядка ведения Единого государственного реестра недвижимости, формы специальной регистрационной надписи на документе, выражающем содержание сделки, состава сведений, включаемых в специальную регистрационную надпись на документе, выражающем содержание сделки, и требований к ее заполнению, а также требований к формату специальной регистрационной надписи на документе, выражающем содержание сделки, в электронной форме, порядка изменения в Едином государственном реестре недвижимости сведений о местоположении границ земельного участка при исправлении реестровой ошибки» (п. 50).

6.4. При удостоверении доверенности, предназначенной для совершения действий за границей, необходимо учитывать требования п. 1 ст. 1209 ГК РФ, ст. 1217.1 ГК РФ.

В самой доверенности представляемый может определить право страны, подлежащее применению к представительству, если иное не вытекает из закона. Это возможно лишь при условии, что третье лицо и представитель были извещены об этом выборе. Надлежащим извещением данных лиц можно считать как направление заказного письма с уведомлением или передачу заявления через нотариуса, так и указание на применимое право в тексте доверенности.

Если представляемый не выбрал применимое право в доверенности либо выбранное право в соответствии с законом не подлежит применению, отношения между представляемым или представителем и третьим лицом определяются по праву страны, где находится место жительства или основное место деятельности представителя. Если третье лицо не знало и не должно было знать о месте жительства или об основном месте деятельности представителя, применяется право страны, где преимущественно действовал представитель в конкретном случае (п. 2 ст. 1217.1 ГК РФ).

6.5. Для определенных видов отношений представительства законом установлено специальное правовое регулирование. Так, например, в случае, если полномочие предоставлено представителю для совершения сделки в отношении недвижимого имущества и при этом сделка либо возникновение, переход, ограничение или прекращение прав по ней подлежит обязательной государственной регистрации, применяется право страны, где недвижимое имущество внесено в государственный реестр (п. 3 ст. 1217.1 ГК РФ). А в случае, если полномочие предоставлено представителю для ведения дела в государственном или третейском суде, применяется право страны, где проводится судебное или третейское разбирательство (п. 4 ст. 1217.1 ГК РФ).

Если иное не вытекает из закона или существа отношений, при отсутствии в доверенности иных указаний считается, что в объем полномочий представителя входит определение порядка разрешения споров (заключение соглашений о передаче споров в государственный или третейский суд и т.п.), а также выбор права, подлежащего применению к сделкам, совершаемым представителем от имени представляемого (п. 6 ст. 1217.1 ГК РФ).

6.6. При удостоверении доверенности, предназначенной для совершения действий за границей, нотариусу следует учитывать круг вопросов, которые разрешаются на основе права, применимого к отношениям представительства (между представляемым или представителем и третьим лицом) (п. 5 ст. 1217.1 ГК РФ):

1) наличие и объем полномочий представителя;

2) последствия осуществления представителем своих полномочий;

3) требования к содержанию доверенности;

4) срок действия доверенности;

5) прекращение доверенности, в том числе последствия ее прекращения для третьих лиц;

6) допустимость выдачи доверенности в порядке передоверия;

7) последствия совершения сделки при отсутствии полномочий действовать от имени представляемого или при превышении этих полномочий, в том числе в случае последующего одобрения такой сделки представляемым.

6.7. Нотариусу следует принимать во внимание, что форма доверенности, предназначенной для совершения действий за границей, определяется по тем же правилам, что и форма сделки (абз. 2 п. 1 ст. 1209 ГК РФ).

Действительной будет доверенность, форма которой удовлетворяет хотя бы одному из следующих законов:

1) праву, подлежащему применению к отношениям сторон представительства по существу;

2) праву по месту совершения доверенности;

3) российскому праву, если личным законом хотя бы одной стороны является российское право.

6.8. При удостоверении доверенности для совершения действий за границей нотариусу следует учитывать особенности правового регулирования в стране действия доверенности, что позволит обеспечить не просто формальную действительность за рубежом подготовленных российским нотариусом документов, но обеспечить их эффективность с точки зрения реального достижения заинтересованными лицами желаемых результатов.

Источник

Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 сентября 2020 г.

Содержание журнала № 18 за 2020 г.

Если работнику в соответствии с его должностью необходимо подписывать документы либо такая потребность появилась у него в связи с исполнением обязанностей отсутствующего коллеги или его замещением, то важно это делать правильно. Иначе из-за ошибок при подписании документов у компании могут возникнуть налоговые и финансовые риски.

Как без ошибок подписать документы за себя и за отсутствующего коллегу

Подпись — важный реквизит документа

Подписание документа — это его заверение собственноручной подписью по установленной форме. Подпись относится к одному из реквизитов документап. 4 ГОСТ Р 7.0.97-2016; п. 57 ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Об организации электронного документооборота можно прочитать:

2020, № 13; 2020, № 4

О том, какие требования установлены к оформлению некоторых реквизитов организационно-распорядительных документов, мы писали:

2018, № 19

И если при заключении сделки подпись может потребоваться не всегда (например, договор розничной купли-продажи подтверждается чеком ККТ), то для того, чтобы отразить в учете хозяйственную операцию, без подписи в подтверждающем документе никак не обойтисьп. 7 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С учетом современных реалий допускается подписывать документ не только собственноручно, но и с помощью электронного аналогапп. 58, 59 ГОСТ Р 7.0.8-2013.

При подписании документа требуется проставление не только непосредственно самой подписи, но дополнительно еще и данных, которые позволят идентифицировать подписавшее документ лицо. Ведь если подпись проставлена неуполномоченным лицом, то сделка может быть признана спорной или недействительной, что, в свою очередь, может повлечь финансовые и налоговые последствия.

Справка

Электронная подпись — это информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документп. 59 ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Как следует оформлять подписание документов

Подпись включает наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию)п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Например, это выглядит так.

Генеральный директор

И.А. Смирнов

Если документ оформлен не на бланке организации, то в наименовании должности надо указать название организации, например, таким образом.

Генеральный директор ООО «Партнер»

П.О. Удальцов

При подписании документа несколькими разными по положению должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии с иерархией занимаемых должностей.

Генеральный директор

В.М. Федоров

Главный бухгалтер

Т.Л. Акулова

Если документ подписывается несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются на одном уровнеп. 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, разработанных ВНИИДАД.

Коммерческий директор		Финансовый директор
С.А. Соколов		Л.П. Афанасьева

При подписании документов комиссией (например, при проведении инвентаризации имущества и обязательств организации) важным является указание в подписи статуса лица в комиссии с учетом иерархии.

Если документ был сформирован в электронном виде и подписывался электронной подписью, то для его хранения на распечатанном или сканированном экземпляре на месте собственноручной подписи нужно проставить отметку об электронной подписип. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Например, в таком виде.

Как подписать документ за отсутствующего коллегу

Если работник, на которого в соответствии с должностными обязанностями возложено подписание документов, уехал в отпуск, в командировку или находится на больничном, то документы придется подписывать лицу, исполняющему его обязанности, или его заместителю.

Прежде всего, нужно позаботиться о документальном оформлении отсутствия работника. Это может быть приказ о том, что он уходит в отпуск, о направлении его в служебную командировку, больничный лист и пр.

С временно исполняющим обязанности работником нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ о временном исполнении обязанностей. В соглашении определите, какие обязанности на него возлагаются и на какой срокстатьи 60.2, 151 ТК РФ. Не забудьте предусмотреть доплату за замещение и определить ее размер. В приказе укажите, какие документы должен подписвать работник вместо отсутствующего коллеги. Например, это можно оформить так.

…уполномочить Павлову С.М. подписывать за главного бухгалтера кадровые, кассовые, первичные документы и счета-фактуры.

Если работник будет исполнять обязанности временно отсутствующего руководителя организации, то потребуется оформить еще и доверенность на представление юрлица перед госорганами, другими юрлицами и физлицамипп. 1, 3 ст. 29 НК РФ; п. 1 ст. 182 ГК РФ.

При подписании документов лицом, исполняющим обязанности отсутствующего коллеги, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказомп. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Например, подпись в документе будет выглядеть таким образом.

И. о. главного бухгалтера

С.М. Павлова

или

Исполняющий обязанности главного бухгалтера

С.М. Павлова

Внизу допишите, на каком основании документ вместо одного работника подписывает другой. Например, такое право установлено должностной инструкцией, в трудовом договоре или в приказе о совмещении должностей на время отсутствия.

И. о. главного бухгалтера

С.М. Павлова

Приказ от 24.08.2020 № 117-ЛС

Если в документе уже стоит наименование должности и расшифровка фамилии отсутствующего работника, за которого документ будет подписывать другой работник по доверенности, по приказу или в соответствии с его должностной инструкцией, внести исправления в наименование должности и фамилию нужно от руки или с использованием соответствующего штампа. При этом нельзя ставить косую черту и писать «за» перед наименованием должности лица в подписип. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Генеральный директор

И.А. Смирнов

Коммерческий директор

С.А. Соколов

Должностная инструкция от 14.05.2018

* * *

ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и другие документы национальной системы стандартизации, применяется на добровольной основеп. 1 ст. 26 Закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ. Однако даже если вы решили его не применять, то основных требований к правилам подписания документов, которые он устанавливает, лучше придерживаться. Это поможет упростить взаимодействие и не доведет дело до спорных ситуаций с контрагентами и госорганами.

Понравилась ли вам статья?

Почему оценка снижена?
Есть ошибки
Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
Нет ответа по поставленные вопросы
Аргументы неубедительны
Ничего нового не нашел
Нужно больше примеров
Тема не актуальна
Статья появилась слишком поздно
Слишком много слов
Другое

Поставить оценку

Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

я подписчик электронного журнала
я не подписчик, но хочу им стать
хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Другие статьи журнала по теме:

Документооборот / Первичные документы

2023 г.

2022 г.

2021 г.

Источник

Как оформить реквизит «Подпись»?

Разберем общие требования к оформлению реквизита «Подпись» и на примерах покажем, как оформлять этот реквизит,

если документ составлен на бланке должностного лица или бланке структурного подразделения; если подписан лицом, наделенным правом подписи документов конкретного вида, или лицом, исполняющим обязанности руководителя; если подписан электронной подписью или составлен комиссией.

[1] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

[2] Здесь и далее – Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ВНИИДАД, 2018).

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2022.

Узнать больше:

Как оформить реквизит «Подпись»?

Е.С. Буслаева,
канд. филол. наук, начальник отдела делопроизводства

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2022.

Источник



Можно ли в преамбуле договора указать генерального директора, если подписывать его будет другой работник по доверенности?

Добрый день.
Подскажите пожалуйста как лучше поступить. У нас есть договора в преамбуле которой указан генеральный директор, действующий на основании Устава.

Хотим одному работнику выдать доверенность на право подписи вышеуказанных договоров.

Можно ли оставить в преамбуле договора Генерального директора, но подпись по доверенности ставить лицом по доверенности?

К примеру:
Преамбула » … в лице ген.директора Иванова А.А., действующего на основании Устава..»

А в реквизитах в графе подпись указывать:
«По доверенности № 1 от 01.01.2018 Орлов К.К.»

Или же везде должна быть одинаковая фамилия указана?
Спасибо

Цитата (Сима 78):Или же везде должна быть одинаковая фамилия указана?

Добрый день
И там и там укажите ФЛ,которое подписывает по доверенности.

Получить ЭЦП по ускоренной процедуре и с полной техподдержкой

юлия79,

А если оставить в преамбуле директора, а подпись ставить доверенному лицу — так неправильно будет?

День добрый!

Цитата (Сима 78):неправильно будет?

совершенно верно. Такой договор — одна большая проблема, т.к. уже на стадии подписания вы заложили под него бомбу признания договора незаключенным. Понятно, что если организация начнет такой договор исполнять, то он будет считаться одобренным и подпись представителя будет уже не важна. Но ведь возможна и обратная ситуация, когда ваш контрагент решит сыграть на этом не очень добросовестно и растянутся судебные баталии на несколько лет и все из-за того, что лень было перепечатать бланк?
Как говорится, оно вам надо?

Источник