Реквизит подпись отделяется от предыдущего реквизита межстрочными интервалами

II. Правила оформления документов

Бланки документов

14. Документы, создаваемые в Министерстве (территориальном органе), оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) (далее — листы формата А4) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

15. В Министерстве используются следующие виды бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — бланки):

бланк приказа Министерства (Приложение N 2);

бланк распоряжения Министерства (Приложение N 3);

бланк письма Министерства (Приложение N 4);

бланк письма Министра (Приложение N 5);

угловой бланк письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека — заместителя Министра юстиции Российской Федерации (Приложение N 6);

продольный бланк письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека — заместителя Министра юстиции Российской Федерации (Приложение N 7);

общий бланк Министерства (Приложение N 8);

продольный бланк Министерства (Приложение N 9).

16. В территориальном органе используются следующие виды бланков:

бланк приказа территориального органа (Приложение N 10);

бланк распоряжения территориального органа (Приложение N 11);

бланк письма территориального органа (Приложение N 12);

общий бланк территориального органа (Приложение N 13).

17. Документы, издаваемые Министерством (территориальным органом) совместно с другими органами государственной власти, оформляются на листах формата А4.

Данные о наименованиях органов государственной власти включаются в наименования должностей лиц, подписавших документ.

18. Внутренние документы (служебные записки, заявления, отчеты и другие), а также переписка между подразделениями (подразделениями территориального органа) оформляются на листах формата А4.

Оформление реквизитов документов

19. Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

20. Каждый напечатанный лист документа, оформленный на бланке и без него, должен иметь следующие размеры полей:

левое — 2,5 см;

правое — 2,5 см;

верхнее — 2,5 см;

нижнее — 3 см.

Абзацный отступ — 1,25 см.

21. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор отечественного офисного программного обеспечения с использованием шрифта размером N 13 — 15 через 1 — 2 межстрочных интервала. В основном должен использоваться одинарный межстрочный интервал.

Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

22. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

Страницы приложения к документу нумеруются самостоятельно, начиная со второй. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно.

При оформлении приложения к приложению нумерация страниц продолжается.

23. Документы, создаваемые Министерством (территориальным органом), имеют следующий состав реквизитов:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Министерства (территориального органа);

должность лица — автора документа;

справочные данные о Министерстве (территориальном органе);

вид документа;

место составления (издания) документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

адресат;

наименование документа либо аннотация документа;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

виза;

подпись должностного лица;

гриф утверждения;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указания по исполнению документа;

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

24. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1).

25. Наименование Министерства (полное и сокращенное), помещаемое на бланках, должно соответствовать его наименованию, установленному Положением о Министерстве.

Наименования территориальных органов указываются в соответствии с Приказами Министерства от 21.05.2009 N 146 или N 147.

26. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках писем должностных лиц Министерства.

27. Справочные данные о Министерстве (территориальном органе) включают: почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты.

28. Наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ) включается в бланк соответствующего вида документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

29. Место составления или издания документа (Москва) указывается на бланках документов, за исключением бланков писем.

30. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата подписания. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату — дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ.

Дата документа проставляется: должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ; при регистрации документа в СЭД; непосредственно исполнителем (докладная, служебная записка, заявление и другие документы).

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│   18.01.2010                                                            │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│   09.09.2011                                                            │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│   1 октября 2011 г.                                                     │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку.

31. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве (территориальном органе) в СЭД.

Регистрационный номер документа присваивается документу после его подписания (утверждения).

Присвоение регистрационных номеров осуществляется по видам документов в пределах календарного года (приказы, распоряжения, входящие и исходящие документы, внутренние документы, протоколы и другие виды документов).

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководством Министерства, состоит из индекса подразделения, подготовившего проект документа, порядкового номера в пределах календарного года и первых букв имени и фамилии подписавшего лица.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│   N 01/10568-АВ, где 01 - индекс подразделения; 10568 - порядковый номер│
│в  пределах  календарного  года;  АВ  -  первые  буквы  имени  и  фамилии│
│подписавшего лица.                                                       │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководством подразделения, состоит из индекса подразделения и порядкового номера в пределах календарного года. Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководством территориального органа, состоит из кода территориального органа (приложение N 14), индекса подразделения территориального органа и порядкового номера в пределах календарного года.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│   N 01-105, где 01 - индекс подразделения;  105  -  порядковый  номер  в│
│пределах календарного года.                                              │
│   N 21/01-105, где  21  -  код  территориального  органа;  01  -  индекс│
│подразделения территориального органа; 105 - порядковый номер в  пределах│
│календарного года.                                                       │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Регистрационный номер внутреннего документа подразделения (подразделения территориального органа) состоит из индекса подразделения (подразделения территориального органа) и порядкового номера в пределах календарного года.

К регистрационному номеру документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка «дсп».

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

32. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает: регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Она указывается в специальной строке бланка либо после заголовка к тексту документа и отделяется от заголовка сплошной чертой, длина которой соответствует длине самой длинной строки заголовка.

33. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

В случае адресования документа организации, структурному подразделению организации без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│    Например:                                                            │
│                                                        Министерство     │
│                                                      иностранных дел    │
│                                                   Российской Федерации  │
│                                                  Консульский департамент│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                                                Руководителю Федеральной │
│                                                    таможенной службы    │
│                                                                         │
│                                                    А.Ю. Бельянинову     │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В случае адресования документа конкретному должностному лицу наименования организации, структурного подразделения организации указываются в именительном падеже, а фамилия и должность лица — в дательном.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                                        Министерство образования и науки │
│                                              Российской Федерации       │
│                                          Департамент управления делами  │
│                                        Начальнику аналитического отдела │
│                                                                         │
│                                                  К.Г. Петрову           │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

При адресовании документов должностным лицам государственных органов, в которых предусмотрена военная или правоохранительная служба, после должности указывают воинское или специальное звание.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                                             Министерство внутренних дел │
│                                                 Российской Федерации    │
│                                               Начальнику Департамента   │
│                                               обеспечения правопорядка  │
│                                                    на транспорте        │
│                                                генерал-майору полиции   │
│                                                                         │
│                                                    М.Т. Кравченко       │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации их указывают обобщенно.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                                                       Начальникам       │
│                                                 территориальных органов │
│                                                      Минюста России     │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В документах с несколькими адресатами слово «копия» не проставляется. При подготовке к отправке отмечается корреспондент, которому направляется данный экземпляр документа. Все экземпляры документа должны быть подписаны.

Не допускается указывать на документе более четырех адресатов; при большем количестве адресатов на каждом документе указывается один адрес и составляется указатель рассылки, который подписывается руководителем (его заместителем) подразделения и утверждается начальником отдела документационного обеспечения Департамента организации и контроля (далее — отдел документационного обеспечения) (Приложение N 14). Указатель рассылки прилагается к копии отправляемого документа.

Порядок оформления и утверждения указателя рассылки в территориальном органе определяется его начальником.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных органов (организаций).

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556) (далее — Правила оказания услуг почтовой связи).

Почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы и постоянным корреспондентам.

При адресовании документа в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                                          Государственное учреждение     │
│                                             Всероссийский научно-       │
│                                          исследовательский институт     │
│                                       документоведения и архивного дела │
│                                                                         │
│                                            ул. Профсоюзная, д. 82,      │
│                                                Москва, 117393           │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Если документ адресован физическому лицу, указываются фамилия и инициалы этого лица, а затем полный почтовый адрес.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                                                    Сидорову А.Н.        │
│                                                                         │
│                                              ул. Садовая, д. 5, кв. 12, │
│                                                    Москва, 301264       │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу — после фамилии.

Реквизит «Адресат» печатается ниже границы верхнего поля страницы на 3 межстрочных интервала. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 2 межстрочных интервала.

34. Наименование документа — заголовок к тексту, отражающий краткое содержание документа, — составляется ко всем документам, за исключением ответов на обращения граждан, телеграмм, телефонограмм, а также документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 — 5 строк).

Заголовок печатается центрованно, полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не проставляется. Заголовок к тексту должен быть кратким и точно раскрывать содержание документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?) и согласовываться с его наименованием.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                  О возложении исполнения обязанностей                   │
│                  Министра юстиции Российской Федерации                  │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Заголовок к тексту письма печатается под реквизитами бланка от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой). Заголовок к тексту может занимать до 4 — 5 строк по 28 — 35 знаков в строке (в отдельных случаях допускается большее число строк и знаков). В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

35. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.

Текст документа оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Текст печатается на расстоянии 2 — 3 межстрочных интервалов от заголовка, такое же расстояние между текстом документа и подписью.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта могут быть выражены именем существительным в именительном падеже.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│   Фамилия  _________________                                            │
│   Имя      _________________                                            │
│   Отчество _________________                                            │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│   Были ли за границей (где?, когда?) ________________________           │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы таблицы имеют заголовки, которые могут быть выражены именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф таблицы должны быть грамматически согласованы с заголовками граф таблицы. Если таблица печатается более чем на одном листе, графы таблицы должны быть пронумерованы и на втором и последующих листах должны быть напечатаны номера этих граф. Текст таблицы печатается размером шрифта N 12 через 1 межстрочный интервал. Заголовочная часть таблицы может печататься жирным шрифтом.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма — просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Текст документа может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки — с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой, текст подпунктов пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой.

В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме официальных или общепринятых.

В приказах (распоряжениях) Министерства (территориального органа), а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегии текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решила»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).

Тексты документов излагаются от:

первого лица множественного числа («просим представить», «направляем в Ваш адрес»);

первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»);

третьего лица единственного числа («Министерство не возражает»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В документах, регулирующих деятельность Министерства (территориального органа), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множественного числа.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│комиссия   установила,  территориальные  органы   осуществляют  следующие│
│полномочия                                                               │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом с восклицательным знаком в конце обращения.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                         Уважаемый Иван Петрович!                        │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В письмах с подписью руководства Министерства следует обращаться от имени Министерства, а в письмах с подписью руководства подразделения (руководства территориального органа) — от имени подразделения (территориального органа).

Письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.

Заключительная форма вежливости предшествует подписи, располагается на 1 межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│   С уважением,...                                                       │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

36. Отметка о наличии приложений к документу печатается от края левого поля без абзацного отступа, отделяется от текста 1 — 2 межстрочными интервалами. Если в тексте письма есть ссылка на приложение, то в отметке о наличии приложений указываются только количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│Приложение: на 5 л. в 2 экз.                                             │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.                  │
│            2. Справка о доработке... на 3 л. в 1 экз.                   │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│Приложение: на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес.                     │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации и количество штук.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│Приложение: диск CD-R - 1 шт.                                            │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│Приложение: справка о.., для служебного пользования, от 12.05.2010 N 1дсп│
│            экз. N 1 на 2 л.                                             │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В этом случае сопроводительное письмо также будет иметь пометку «Для служебного пользования».

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│Приложение: согласно описи на 5 л.                                       │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Если приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 112-6/72 и приложение к     │
│            нему, всего на 3 л.                                          │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

При направлении копий прилагаемых документов об этом указывается в приложении.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│Приложение: копия Приказа Минюста России от 23.12.2009 N 45 на 2 л. в    │
│            1 экз.                                                       │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

На приложениях к документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│   ПРИЛОЖЕНИЕ N 1, ПРИЛОЖЕНИЕ N 2                                        │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида документа, его дата и номер.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                                                       ПРИЛОЖЕНИЕ        │
│                                                к приказу Минюста России │
│                                                   от 15.03.2009 N 35    │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и другие документы), в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения документа.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                                                        УТВЕРЖДЕН        │
│                                                 приказом Минюста России │
│                                                    от 15.03.2009 N 35   │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Наличие приложений к организационно-распорядительным документам указывается только в тексте.

37. Согласование проекта документа с другими органами государственной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                                                                         │
│         СОГЛАСОВАНО                                                     │
│Заместитель Министра финансов                                            │
│    Российской Федерации                                                 │
│                                                                         │
│__________________ А.В. Новак                                            │
│    (подпись)                                                            │
│            Дата                                                         │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

или слова СОГЛАСОВАНО и реквизитов документа, которым оформлено решение о согласовании.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                                                                         │
│       СОГЛАСОВАНО                                                       │
│письмо Минкультуры России                                                │
│от 26.07.2010 N 01-18/115                                                │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Гриф согласования оформляется на лицевой стороне документа под реквизитом «Подпись» в левом нижнем поле документа.

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами или они могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

38. Согласование проекта документа с должностными лицами Министерства (территориального органа) оформляется визой на документе.

Виза включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, при необходимости — должность визирующего.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                                                                         │
│Директор Департамента                                                    │
│управления делами                                                        │
│_______________ А.Г. Баженов                                             │
│   (подпись)                                                             │
│Дата                                                                     │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

На организационно-распорядительных документах визы проставляются на оборотной стороне последнего листа, на проектах законодательных актов и на вторых экземплярах внутренних документов и служебных писем визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                                                                         │
│Замечания прилагаются                                                    │
│Начальник юридического отдела                                            │
│_______________ А.С. Орлов                                               │
│    (подпись)                                                            │
│Дата                                                                     │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Если в ходе визирования проекта документа в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию.

Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Документы, представляемые на подпись Министру, документы с подписью заместителя Министра в Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, председателям палат Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Счетной палаты Российской Федерации, Председателю Совета Безопасности Российской Федерации, а также письма, подлежащие массовой рассылке (более четырех адресатов), подлежат проверке на соответствие требованиям Инструкции и визированию служащими Департамента организации и контроля (редакторами).

Представляемые на подпись руководству Министерства документы визируются исполнителем, заместителем руководителя и руководителем подразделения, в котором подготавливался проект документа. Документы, представляемые на подпись Министру, в обязательном порядке визируются заместителем Министра, курирующим подразделение, подготовившее проект документа. Если документы касаются установленной сферы деятельности других подразделений, то они подлежат визированию руководством этих подразделений. Позиция заинтересованного подразделения может быть изложена в отдельном письме. Ответственность за учет этой позиции при подготовке документов возлагается на исполнителя.

Представляемые на подпись руководству территориального органа документы визируются исполнителем, заместителем руководителя и руководителем подразделения территориального органа. Документы, представляемые на подпись начальнику территориального органа, в обязательном порядке визируются заместителем начальника территориального органа, курирующим подразделение территориального органа, подготовившее проект документа.

39. Документы подписываются должностными лицами Министерства (территориального органа) в соответствии с их компетенцией (полномочиями), установленной законодательством Российской Федерации и нормативными актами Министерства.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформляется на бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.

Реквизит «Подпись» располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложений. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 2 — 3 межстрочными интервалами.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает его заместитель, имеющий право подписывать документы за отсутствующее должностное лицо, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей. При этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Незначительные исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ (например, исправление знаков препинания).

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом Министерства (территориального органа) исполняющим обязанности, подпись оформляется следующим образом.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                                                                         │
│И.о. директора Департамента                                              │
│организации и контроля                 Подпись               Б.В. Маслов │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                                                                         │
│Начальник Управления                                                     │
│Минюста России по                                                        │
│Республике Саха (Якутия)               Подпись               А.Н. Иванов │
│                                                                         │
│Главный бухгалтер                      Подпись            И.А. Корочкина │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Аналогом собственноручной подписи, используемым в СЭД, является электронная подпись; подтверждением действий с электронными документами являются также данные авторизации пользователей.

40. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты (печатается словесно-цифровым способом).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                                                        УТВЕРЖДАЮ        │
│                                                    Министр юстиции      │
│                                                  Российской Федерации   │
│                                                _________ А.В. Коновалов │
│                                                (подпись)                │
│                                                          Дата           │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне; при большом количестве их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами.

При утверждении документа приказом гриф утверждения оформляется следующим образом.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                                                       УТВЕРЖДЕНО        │
│                                                 приказом Минюста России │
│                                                    от 15.04.2009 N 65   │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Грифом утверждения может придаваться юридическая сила следующим документам:

планы и программы проверок подразделений (подразделений территориальных органов), повестки дня заседаний коллегии, комиссий, рабочих групп, совещаний, советов по направлениям деятельности, должностные регламенты служащих (утверждаются руководством Министерства, начальником территориального органа);

финансово-хозяйственные документы: сметы, счета, ведомости, балансы, отчеты, альбомы учетной документации, акты передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации (утверждаются Министром, его заместителем, курирующим Департамент управления делами, начальником территориального органа);

архивные документы: описи дел постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, и другие документы (утверждаются председателем Центральной экспертной комиссии Министерства (далее — ЦЭК)) (экспертной комиссии территориального органа (далее — ЭК));

планы работы подразделений (утверждаются заместителями Министра, курирующими соответствующие подразделения), планы работы подразделений территориального органа (утверждаются заместителями начальника территориального органа, курирующими соответствующие подразделения территориального органа);

положения об отделах подразделения (утверждаются руководителем подразделения), положения о подразделениях территориального органа (утверждаются начальником территориального органа);

распределение обязанностей между заместителями руководителя подразделения (заместителями начальника территориального органа) (утверждается руководителем подразделения (начальником территориального органа)).

Гриф утверждения документа оформляется на бланках Министерства (территориального органа), кроме установленных форм финансовых, кадровых, архивных документов и документов с альбомным расположением текста.

Личная подпись должностного лица Министерства (территориального органа) в грифе утверждения (при необходимости) заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовая печать).

41. Министерство (территориальный орган) имеет гербовую печать и иные печати и штампы установленного образца.

Печать проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».

Гербовой печатью заверяются подписи Министра, заместителей Министра, руководителей подразделений, начальника территориального органа, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом Министерства (территориального органа) предоставлены соответствующие полномочия.

42. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются заверительная надпись «ВЕРНО», наименование должности лица, заверившего копию, дата заверения, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│ВЕРНО                                                                    │
│                                                                         │
│Старший специалист 1 разряда                                             │
│отдела документационного                                                 │
│обеспечения Департамента                                                 │
│организации и контроля                   Подпись             И.О. Иванов │
│Дата                                            Оттиск печати            │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском простой круглой печати подразделения (подразделения территориального органа) при ее наличии.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) сшиваются, нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│   Всего в копии 5 л.                                                    │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

43. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию исполнителя, инициалы, номер служебного телефона, печатается шрифтом N 10 через 1 межстрочный интервал.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│   И.И. Иванова                                                          │
│   629-00-00                                                             │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

44. Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа), на бланке указания по исполнению документа (Приложение N 15) или в электронном виде путем заполнения поля соответствующей электронной формы, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указание относится.

Указания по исполнению документа, как правило, включают: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора поручения и дату.

45. Отметка о контроле документа проставляется на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» в правом верхнем углу первого листа документа. Соответствующая информация вносится в СЭД.

46. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Данные об исполнении документа вносятся в СЭД.

Документы, поставленные на контроль, направляются в дело только после снятия их с контроля.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем подразделения (подразделения территориального органа), в котором исполнен документ.

47. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233, пометка об ограничении доступа к документу «Для служебного пользования» проставляется на каждом экземпляре документа.

Пометка «Для служебного пользования» проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам и дополняется указанием номера экземпляра документа, печатается тем же размером шрифта, как и текст документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через 1 межстрочный интервал и центруется по отношению к ней.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                                              Для служебного пользования │
│                                                     Экз. N _____        │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Подготовка проектов законодательных
и иных нормативных правовых актов

48. Министерство в установленной сфере деятельности разрабатывает проекты федеральных конституционных законов и федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации (далее — проекты актов) во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих указаний и поручений, а также в инициативном порядке.

Организация подготовки проектов актов возлагается на руководителей подразделений в соответствии с их компетенцией.

Контроль за указанной деятельностью осуществляется заместителем Министра, курирующим соответствующее подразделение.

49. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации:

а) проекты печатаются шрифтом N 15 на листах формата А4. На первой странице проекта в пределах верхней и правой границ текстового поля помещаются слова: «Вносится Правительством Российской Федерации». У правой границы текстового поля печатается слово «Проект»;

б) проект имеет следующие реквизиты.

Наименование государства — РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ — печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом, печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок оформляется в соответствии с п. 34 Инструкции.

В заголовке о внесении изменений в законы указываются причины или конкретная норма, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указывают, в какой именно части она изменяется.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│               О внесении изменений в законодательные акты               │
│          Российской Федерации о средствах массовой информации           │
│           в связи с принятием Федерального закона "О рекламе"           │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
    или
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                О внесении изменений в пункт 2 статьи 855                │
│       Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей        │
│                    в бюджет и во внебюджетные фонды                     │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Текст отделяется от заголовка 1 межстрочным интервалом и может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи, части, пункты, подпункты, абзацы.

Части и разделы нумеруются римскими цифрами, их заголовки печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                                РАЗДЕЛ I                                 │
│                ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА                │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Подразделы нумеруются римскими цифрами, их заголовки печатаются полужирным шрифтом с абзацного отступа с прописной буквы.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Например:                                                              │
│  Подраздел I. Общие положения об обязательствах                         │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Главы нумеруются арабскими цифрами, их заголовки печатаются полужирным шрифтом в одну строку с абзацного отступа с прописной буквы.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│   Глава 5. Права, обязанности и ответственность                         │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Параграф нумеруется знаком § и арабскими цифрами, его заголовок начинается с прописной буквы, печатается полужирным шрифтом с абзацного отступа в одну строку.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│   § 1. Хозяйственные товарищества и общества                            │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Статьи имеют единую сквозную нумерацию арабскими цифрами. Заголовок статьи печатается полужирным шрифтом с абзацного отступа и прописной буквы в одну строку.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│   Статья 33. Сертификация                                               │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и ее номер также выделяют полужирным шрифтом.

Части нумеруются арабскими цифрами с точкой, пункты — с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Визы помещаются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в его нижней части.

Подпись отделяется от текста 1 межстрочным интервалом и состоит из наименования должности «Президент Российской Федерации», которое печатается в две строки через 1 межстрочный интервал, инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации. Слова «Российской Федерации» в наименовании должности печатаются от левой границы текстового поля, относительно них центруется слово «Президент». Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текста;

в) пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на листах формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа — ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА — печатается полужирным шрифтом прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы и выравнивается по центру.

Заголовок оформляется в порядке, предусмотренном п. 34 Инструкции. В заголовке указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│                      К проекту федерального закона                      │
│      "О внесении изменений в статью 1 Закона Российской Федерации       │
│                 "О подоходном налоге с физических лиц"                  │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Текст отделяется от заголовка 1 межстрочным интервалом, печатается с абзацного отступа от его левой границы, оформляется в соответствии с п. 35 Инструкции и должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее его развернутую характеристику, цели, основные положения, место в системе законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

50. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации:

а) проекты и приложения к ним печатаются на листах формата А4 шрифтом N 15. На первой странице проекта у правой границы текстового поля печатается слово «Проект»;

б) проекты имеют следующие реквизиты.

Наименование вида акта — УКАЗ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ или РАСПОРЯЖЕНИЕ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ — печатается центрованно прописными буквами. Слова «УКАЗ» и «РАСПОРЯЖЕНИЕ» выделяются полужирным шрифтом, выполняются размером шрифта не более N 17 и отделяются от слов «ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» 1 межстрочным интервалом.

Заголовок оформляется в соответствии с п. 34 Инструкции и центруется относительно слов «ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ».

Текст отделяется от заголовка 1 межстрочным интервалом и может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии только в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий.

Подпись отделяется от текста 1 межстрочным интервалом и состоит из наименования должности «Президент Российской Федерации», которое печатается в 2 строки через 1 межстрочный интервал, инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации. Слова «Российской Федерации» в наименовании должности печатаются от левой границы текстового поля, относительно них центруется слово «Президент». Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текста.

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги в порядке, аналогичном предусмотренному п. 36 Инструкции.

Проекты указов, распоряжений и приложений к ним визируются Министром на последнем листе в их нижней части.

51. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации:

а) проекты и приложения к ним печатаются на листах формата А4 шрифтом N 14. На первой странице проекта у правой границы текстового поля печатается слово «Проект»;

б) проекты имеют следующие реквизиты.

Наименование — ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ — печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование вида акта — ПОСТАНОВЛЕНИЕ или РАСПОРЯЖЕНИЕ — отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом и печатается прописными буквами.

Заголовок оформляется в порядке, предусмотренном п. 34 Инструкции, и центруется относительно слов «ПОСТАНОВЛЕНИЕ» или «РАСПОРЯЖЕНИЕ».

Текст отделяется от заголовка 1 межстрочным интервалом и может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет», последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте постановляющей (распорядительной) части на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста 1 межстрочным интервалом и состоит из наименования должности «Председатель Правительства Российской Федерации», которое печатается в две строки через 1 межстрочный интервал, инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центруются относительно первой строки. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текста.

Приложения к проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации оформляются аналогично приложениям к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Проекты постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации и приложений к ним визируются Министром на последнем листе проектов постановлений, распоряжений и приложений к ним в их нижней части.

52. При ссылках в текстах проектов актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации на федеральные законы или ранее принятые акты Президента Российской Федерации (Правительства Российской Федерации) в скобках дается сноска на соответствующий официальный источник их опубликования.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│   Например:                                                             │
│   (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6)    │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

53. В проектах указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации — их сокращенные официальные наименования.

Подготовка нормативных правовых актов Министерства

54. Нормативные правовые акты Министерства издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Министерства в пределах его компетенции.

55. Подготовка и оформление нормативных правовых актов Министерства осуществляются в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895, N 50, ст. 5689; 1998, N 47, ст. 5771; 1999, N 8, ст. 1026; 2006, N 29, ст. 3251; 2009, N 2, ст. 240, N 12, ст. 1443; 2010, N 9, ст. 964, N 21, ст. 2602; 2011, N 9, ст. 1251, N 29, ст. 4472, N 32, ст. 4834), и Регламентом Министерства.

56. Нормативные правовые акты Министерства издаются в виде приказов или в ином установленном законодательством Российской Федерации виде.

57. Нормативные правовые акты могут издаваться совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти или одним из них по согласованию с другими.

58. Издание нормативных правовых актов Министерства в виде писем и телеграмм не допускается.

Подразделения и территориальные органы не вправе издавать нормативные правовые акты.

#Lbl19

19. Оформление документов должно осуществляться с соблюдением следующих правил:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

обеспечение юридической силы документов;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

оперативное и качественное их исполнение и поиск;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

возможность обработки с помощью средств вычислительной техники;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

создание как исторического источника информации.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl20

20. Текст документа отражает его основное смысловое содержание — управленческое действие, решение.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl21

21. Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых, организационно-распорядительных актов и иных материалов информационно-справочного характера.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl22

22. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl23

23. Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется с использованием технических средств*(15), в том числе средств вычислительной техники.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснение).

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl24

24. При оформлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии 2003 и выше или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 13 — 15 через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Шрифт в документе должен быть единым по размеру, за исключением особенностей, предусмотренных пунктом 28 настоящей Инструкции.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Для выделения части текста документа, его наименования могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl25

25. Документы оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением. Для отдельных видов документов допускается использование бумаги форматов АЗ (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм).

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, за исключением нормативных правовых актов, должен иметь поля, мм:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

30 — левое;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

10 — правое;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

20 — верхнее;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

20 — нижнее.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl26

26. Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl27

27. В проектах законодательных и иных нормативных правовых актов, проектах приказов, распоряжений и указаний Министерства рекомендуется употреблять полные наименования федеральных органов исполнительной власти, в протоколах совещаний, заседаний, коллегий, служебных письмах, а также в документах справочного характера и текстовых приложениях к документам — установленные сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl28

28. При подготовке и оформлении документов в установленном порядке могут использоваться следующие реквизиты:

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1000101 — Государственный герб Российской Федерации;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1000303 — геральдический знак — эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации*(16);

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1000404 — код организации;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1000505 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1000606 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1000707 — код формы документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1000808 — наименование органа внутренних дел;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1000909 — справочные данные об органе внутренних дел;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1001010 — вид документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1001111 — дата документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1001212 — регистрационный номер документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1001313 — ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1001414 — место составления (издания) документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1001515 — адресат;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1001616 — гриф утверждения документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1001717 — указания по исполнению документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1001818 — наименование либо аннотация документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1001919 — отметка о контроле;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1002020 — текст документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1002121 — отметка о наличии приложения;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1002222 — подпись;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1002323 — гриф согласования документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1002424 — визы согласования документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1002525 — оттиск печати;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1002626 — отметка о заверении копии;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1002727 — отметка об исполнителе;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1002828 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1002929 — отметка о поступлении документа в орган внутренних дел;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1003030 — идентификатор электронной копии документа;

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl1003131 — гриф ограничения доступа к документу.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl29

29. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами по центру верхнего поля.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl30

30. Печатание документов осуществляется непосредственно исполнителями в структурных подразделениях органа внутренних дел на соответствующих бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

#Lbl31

31. Вычитка отпечатанных документов производится исполнителем.

Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения

4.2.1.
Создаваемые в территориальном органе,
воинской части, организации системы
МЧС России документы печатаются с
использованием, как правило, текстового
редактора Word
for
Windows
версии от 6.0 и выше шрифтом Times
New
Roman
размером 12, 13, 14, 15 одинарным или
полуторным межстрочным интервалом.
В отдельных случаях межстрочные
интервалы могут быть изменены.

Для
выделения части текста документа,
заголовков, примечаний могут использоваться
жирное начертание, курсив, измененный
(уменьшенный) интервал между строками,
смещение относительно границ основного
текста.

Каждый напечатанный
лист документа, оформленный как на
бланке, так и без бланка, должен иметь
размеры полей, не менее, мм:

левое 25

правое 10

верхнее 20

нижнее 20

При оформлении
текста документа на двух и более страницах
вторая и последующие страницы должны
быть пронумерованы.

Порядковые
номера страниц проставляются арабскими
цифрами посередине верхнего поля
документа без знака точки начиная со
второй страницы.. Первая страница
документа или приложения не нумеруется.

4.2.2.
Обязательными реквизитами оформления
документов являются: эмблема МЧС России,
полное и краткое наименование
территориального органа, воинской
части, организации системы МЧС России,
название документа,
заголовок, дата документа, индекс, текст,
визы, подпись, фамилия исполнителя и
номер его телефона, отметка об исполнении
документа и направлении его в дело. В
необходимых случаях документы могут
иметь дополнительные реквизиты: адресат,
резолюция, гриф утверждения, гриф
внешнего согласования, отметка о наличии
приложения, отметка о поступлении и др.

Перечень
реквизитов документов и схемы их
расположения представлены в приложениях
№№ 17, 18, 19 к настоящей Инструкции.

4.2.3. Эмблема МЧС
России изображается на бланках в
соответствии с Положением о геральдическом
обеспечении Министерства Российской
Федерации по делам гражданской обороны,
чрезвычайным ситуациям и ликвидации
последствий стихийных бедствий,
утвержденным приказом МЧС России от
19.01.2004 № 17) и располагается над серединой
реквизита «Наименование организации».

4.2.4.
В реквизите «Наименование организации»
указывается действительное или условное
наименование, присвоенное территориальному
органу, воинской части, организации
системы МЧС России. Ниже располагается
сокращенное наименование (в скобках),
если оно закреплено в учредительных
документах.

Над
наименованием территориального органа,
воинской части, организации системы
МЧС России помещается сокращенное
наименование МЧС России.

4.2.5.
Реквизит «Справочные данные» включает
почтовый адрес, номера телефонов, факсов,
телетайпа, адрес электронной почты, а
также может содержать другие необходимые
сведения: идентификационный номер
налогоплательщика, номера счетов в
банках и др.

Почтовый
адрес указывается в следующем порядке:
название улицы, номер дома, название
города, почтовый индекс.

4.2.6. Наименование
вида документа указывается на каждом
документе, за исключением письма.

4.2.7.
Датой распорядительного документа и
письма является дата его подписания,
для протокола – дата проведения
заседания, для акта – дата события,
зафиксированного в документе. Для
утверждаемого документа (регламент,
план, положение, отчет, акт) — дата
утверждения.

Дата
утверждаемого документа проставляется
должностным лицом, утверждающим документ.
При подготовке проекта документа
печатается только обозначение месяца
и года.

Если
авторами документа являются несколько
организаций, то датой документа является
наиболее поздняя дата подписания.

Все служебные
отметки на документе, связанные с его
прохождением и исполнением, должны
датироваться и подписываться.

4.2.7.1. Дата документа
оформляется арабскими цифрами в следующей
последовательности: день месяца, месяц,
год. День месяца и месяц оформляются
двумя парами арабских цифр, разделенными
точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 марта 2008 года следует
оформить 05.03.2008.

4.2.7.2.
При оформлении финансовых документов
в необходимых случаях допускается также
словесно-цифровой способ оформления
даты, например: 05 марта 2008 г.

4.2.7.3. При ссылке в
тексте документа на дату другого
документа ее следует оформлять следующим
образом:

для
документа, изданного до 1999 года
включительно день месяца, месяц и год
оформляются двумя парами арабских цифр,
разделенными точками, например, дату
12 мая 1999 года следует оформить 12.05.99;

для
документов, изданных в 2000 году и
последующих годах, дата указывается в
соответствии с п.4.2.7.1 настоящей Инструкции.

Ссылку
на даты законодательных актов, нормативных
правовых актов Президента Российской
Федерации, Правительства Российской
Федерации, исполнительных органов
государственной власти Российской
Федерации, субъектов Российской Федерации
следует оформлять в том виде, в котором
они были официально зарегистрированы.

4.2.8. Регистрационный
номер документа — цифровое или
буквенно-цифровое обозначение,
присваиваемое документу при его
регистрации.

Порядок проставления
регистрационных номеров документов
указан в п.3.4. настоящей Инструкции.

Регистрационный
номер документа, составленного двумя
и более организациями, состоит из
регистрационных номеров документа
каждой из этих организаций, проставляемых
через косую черту в порядке указания
авторов документа.

4.2.9.
Реквизит «Ссылка на регистрационный
номер и дату документа» используется
в тех видах документов, которые являются
ответами на запрос (письма, справки,
докладные записки и др.), и включает в
себя регистрационный номер и дату
документа, на который дается ответ.

4.2.10.
Реквизит «Гриф ограничения доступа к
документу» свидетельствует об особом
характере информации, ограничивающей
круг лиц, имеющих доступ к документу.
Гриф ограничения доступа к документу
проставляется в верхнем правом углу
(выше реквизита «адресат», если он
имеется) с указанием номера экземпляра
документа на второй строчке.

Например:

Для служебного
пользования

Экз. № _____

4.2.11.
В реквизит «Адресат» входит совокупность
точной и полной информации, на основе
которой документ может быть доставлен
адресату.

Служебные
документы могут быть адресованы в
организации, структурные подразделения
организаций, должностным лицам.

При направлении
служебного документа в организацию или
структурное подразделение организации
без указания должностного лица
наименование адресата пишется в
именительном падеже.

Например:

МЧС России

Административный департамент

При
направлении документа руководителю
организации (заместителю руководителя
организации) ее наименование входит в
состав наименования должности адресата.
Инициалы должностного лица указываются
перед фамилией.

Например:

Начальнику Южного
регионального центра по делам гражданской

обороны, чрезвычайным
ситуациям и ликвидации последствий

стихийных бедствий

И.О. Фамилия

При
направлении служебного документа
конкретному должностному лицу наименование
организации указывается в именительном
падеже, а должность (при необходимости
– воинское звание) и фамилия адресата
– в дательном падеже.

Например:

МЧС России

Директору
Департамента

кадровой
политики

И.О. Фамилия

Допускается
центрировать каждую строку реквизита
«Адресат» по отношению к самой длинной
строке.

Например:

МЧС России

Директору
Департамента

кадровой
политики

И.О. Фамилия

Если служебное
письмо адресуется руководителям
однородных организаций, то их следует
указывать обобщенно.

Например:

Начальникам главных
управлений

МЧС России по
субъектам

Российской
Федерации

Южного федерального
округа

В
состав реквизита «Адресат» при
необходимости может входить почтовый
адрес. Элементы адреса указывают в
последовательности, установленной
Правилами оказания услуг почтовой
связи³:

При адресовании
письма в организацию указывают ее
наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Государственное
учреждение

«Всероссийский
научно-исследовательский институт

документоведения
и

архивного дела»

Профсоюзная ул.,
д. 82,

г.
Москва, 117393

Документ
не должен содержать более четырех
адресатов. Слово «Копия» перед вторым,
третьим, четвертым адресатами не
указывают. При большем количестве
адресатов исполнителем составляется
указатель рассылки документа и
прикладывается к нему.

При адресовании
документа физическому лицу, указывают
фамилию и инициалы получателя, затем
почтовый адрес.

Например:

Калинину И.П.

ул. Садовая, д. 5,
кв. 12

г. Липки, Киреевский
район,

Тульская область,
301264

На
конвертах адрес адресата пишется в
нижней правой части почтового конверта,
адрес отправителя – в левой верхней
части.

4.2.12.
На документах, подлежащих утверждению,
гриф утверждения проставляется справа
на верхнем поле первого листа документа.

При
утверждении документа несколькими
должностными лицами их подписи
располагаются на одном уровне.

Документ
утверждается должностным лицом
(должностными лицами) или специально
издаваемым документом. При утверждении
документа должностным лицом гриф
утверждения должен состоять из слова
УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования
должности (при необходимости — воинского
звания) лица, утверждающего документ,
его подписи, инициалов, фамилии и даты
утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Южного
регионального

центра по делам
гражданской обороны,

чрезвычайным
ситуациям и

ликвидации
последствий

стихийных
бедствий

личная подпись
И.О. Фамилия

10.03.2008

Допускается
центрировать каждую строку реквизита
«Гриф утверждения документа» относительно
самой длинной строки. Все составные
части грифа утверждения печатаются
одинарным межстрочным интервалом.

При
утверждении документа постановлением,
решением, приказом, протоколом гриф
утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО
(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН),
наименования утверждающего документа
в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Южного
регионального центра по делам гражданской
обороны, чрезвычайным ситуациям и
ликвидации последствий

стихийных
бедствий

от 15.03.2000 № 14

или:

УТВЕРЖДЕНО

Решением коллегии
Южного регионального центра по делам
гражданской обороны,

чрезвычайным
ситуациям и ликвидации

последствий
стихийных бедствий

от 10.02.2006 № 1

4.2.13.
Резолюция – реквизит документа, в
котором содержится указание по исполнению
документа, определяются должностные
лица, которым поручается выполнение
задания, разработка планов, предложений
и др.

Резолюция
может быть написана от руки соответствующим
руководителем на подлиннике документа
на свободном от текста месте или оформлена
на специальном бланке с указанием
регистрационного номера и даты документа,
к которому резолюция относится (приложение
№ 5).

Резолюция включает
фамилии исполнителей, содержание
поручения, срок исполнения, подпись,
расшифровку подписи и дату.

При наличии
нескольких исполнителей ответственным
за исполнение поручения считается
должностное лицо, названное первым в
резолюции. Ему предоставляется право
созыва соисполнителей и координации
их работы.

Ответственный
исполнитель и соисполнители вправе
давать поручения в виде резолюций лицам,
непосредственно им подчиненным.

4.2.14.
Заголовок к тексту документа должен
быть кратким и точно передавать смысл
текста, отвечать на вопрос «о чем?»,
например: «Об утверждении…», «О
командировании…», «О создании…».

Заголовок
составляется лицом, готовящим проект
документа.

Заголовок
не составляется к телеграммам, а также
к текстам документов, оформленных на
бланках формата А5.

Заголовок
печатается строчными буквами (с прописной
буквы). Точка в конце заголовка не
ставится. Заголовок, состоящий из двух
и более строк, печатается через одинарный
межстрочный интервал.

4.2.15.
Отметка о контроле – это отметка о
контроле за исполнением документа,
которую обозначают буквой «К», словом
или штампом «Контроль».

4.2.16.
Реквизит «Отметка о наличии приложений»
отделяется от текста 2-3 межстрочными
интервалами, печатается на расстоянии
1,25 см от левой границы поля и оформляется
следующим образом.

Если
приложение названо в тексте документа,
то отметка о его наличии имеет вид:

Приложение:
на 5 л. в 2 экз.

Если
документ имеет приложение, не названное
в тексте, то указывают его наименование,
количество листов и количество
экземпляров; при наличии нескольких
приложений они нумеруются в последовательном
порядке по мере ссылки на них в тексте
документа, например:

Приложение:
1. Замечания по проекту инструкции … на
1 л. в 1 экз.

2.
Справка о документообороте … на 3 л. в
1 экз.

Если
к документу прилагают другой документ,
также имеющий приложение, отметку о
наличии приложения оформляют следующим
образом:

Приложение:
письмо Росархива от 14.06.97 № 02-4/156 и
приложение к нему, всего на 30 л.

Если
приложение направляют не во все указанные
в документе адреса или только в адрес,
то отметку о его наличии оформляют
следующим образом:

Приложение:
на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

или:

Приложение:
на 3 л. в 5 экз. только в адрес.

Если
приложение сброшюровано, то указывается
только количество экземпляров одним
из способов, в зависимости от того,
имеется ссылка на приложение в тексте
или нет, например:

Приложение:
в 3 экз.

или:

Приложение:
Техническое задание на разработку… в
2 экз.

4.2.17.
Реквизит «Подпись» отделяется от
предыдущего реквизита 3 межстрочными
интервалами.

Документы,
направляемые в вышестоящие организации,
органы представительной и судебной
власти Российской Федерации, субъектов
Российской Федерации, органы местного
самоуправления
подписываются
начальником территориального органа,
командиром воинской части, начальником
(руководителем) организации системы
МЧС России или лицом, исполняющим его
обязанности в установленном порядке.
Документы, направляемые в подчиненные
и другие организации, подписываются
должностными лицами территориального
органа, воинской части, организации
системы МЧС России в соответствии с
предоставленными им полномочиями.

Право
подписи документов должно быть
регламентировано приказом о внутренней
деятельности территориального органа,
воинской части, организации системы
МЧС России.

Документы
коллегиального органа подписываются
в соответствии с Положением об этом
органе.

На
документах, оформленных на бланках с
наименованием территориального органа,
воинской части, организации системы
МЧС России, в состав реквизита «Подпись»
входит наименование должности лица,
подписавшего документ (при необходимости
— воинское звание); личная подпись;
расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от
левой границы текстового поля одинарным
межстрочным интервалом. Расшифровка
подписи располагается на уровне последней
строки наименования должности с пробелом
между инициалами и фамилией. Последняя
буква в расшифровке подписи ограничивается
правым полем.

Например:

Если
документ оформлен не на бланке, реквизит
«подпись» оформляется следующим образом:

При подписании
документа несколькими должностными
лицами их подписи располагают одну под
другой в последовательности, соответствующей
занимаемой должности, например (если
документ оформлен на бланке):

При
подписании документа несколькими лицами
равных должностей их подписи располагают
на одном уровне вертикальными рядами,
которые ограничиваются соответственно
левой и правой границей текстового
поля, а расшифровки подписей располагаются
под наименованием должностей на одном
уровне.

При
подписании документов, составленных
комиссией, указывают не должности лиц,
подписывающих документ, а их обязанности
в составе комиссии в соответствии с
распределением, например:

Если
должностное лицо, подпись которого
заготовлена на проекте документа,
отсутствует, то документ подписывает
лицо, исполняющее его обязанности в
установленном порядке. При этом
обязательно указывается фактическая
должность лица, подписавшего документ
и его фамилия (допускается внесение
исправлений от руки или машинописным
способом, например: «и.о.», «зам.»). Не
допускается подписывать документы с
предлогом «за» или проставлением косой
черты перед наименованием должности.

В
случае возложения на военнослужащего
исполнения обязанностей временно
отсутствующего начальника (командира)
на документах перед наименованием
должности указывается «врио» (временно
исполняющий обязанности). Если на
военнослужащего возложено временное
исполнение обязанностей по воинской
должности, которая вакантна, то при
подписании документа указывается «врид»
(временно исполняющий должность).

4.2.18.
Согласование проекта документа
оформляется визой на документе или
грифом согласования.

Визирование проекта
документа проводится при необходимости
оценки обоснованности документа,
соответствия его нормативным правовым
актам и ранее принятым решениям.

Представляемые
на подпись документы визируются
исполнителем и руководителем подразделения,
в котором готовился проект документа,
а также руководителями заинтересованных
структурных подразделений.

4.2.19.
Виза включает в себя личную подпись
визирующего, расшифровку подписи
(инициалы, фамилия) и дату подписания.

При
отсутствии возражений проект документа
визируется должностным лицом в пределах
его полномочий.

При
наличии замечаний по документу виза
оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник
юридического отдела

Личная подпись
Расшифровка подписи

Дата

Замечания
излагаются на отдельном листе,
подписываются и прилагаются к документу.

Для
документа, подлинник (первый экземпляр)
которого остается в территориальном
органе, воинской части, организации
системы МЧС России (приказы, распоряжения,
решения и протоколы заседаний коллегии,
протоколы совещаний, другие виды
документов) визы проставляются в нижней
части оборотной стороны последнего
(подписного) листа подлинника документа.

На
отправляемых (исходящих) документах
визы проставляются на втором экземпляре
документа (подшиваемом в дело) на лицевой
стороне последнего листа.

Возможно
оформление виз документа на отдельном
листе согласования (приложение
№ 20), в этом случае лист
согласования документа является
неотъемлемой частью документа. Допускается
также полистное визирование документа
и его приложений.

Если
в процессе визирования в проект документа
вносятся изменения принципиального
характера, то он подлежит доработке и
повторному визированию.

Согласование
проекта документа с другими организациями
(внешнее согласование) оформляется
грифом согласования.

Гриф
согласования документа состоит из слова
СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности
лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование организации),
личной подписи, расшифровки подписи
(инициалы, фамилия) и даты согласования,
например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник
Центрального

архива МЧС России

Личная
подпись И.О. Фамилия

Дата

Если согласование
осуществляется письмом, протоколом,
решением, гриф согласования оформляется
по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо
Министерства

финансов
Российской Федерации

от
30.10.2007 № 451/24

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания
Правления

чрезвычайной
страховой компании

от 21.06.2008 № 10

Гриф
согласования документа располагается
на лицевой стороне служебного документа
ниже подписи от левого поля.

Грифы
согласования могут располагаться на
отдельном листе согласования, если
содержание документа затрагивает
интересы нескольких организаций. На
документе делается отметка «Лист
согласования прилагается», в этом случае
лист согласования документа является
неотъемлемой частью документа.

4.2.20. Реквизит
«Печать».

Оттиск
печати с изображением Государственного
герба Российской Федерации и наименованием
территориального органа, воинской
части, организации системы МЧС России
проставляется на документах, требующих
особого удостоверения их подлинности.

Оттиск
печати проставляется таким образом,
чтобы он захватывал часть наименования
должности и личной подписи лица,
подписавшего документ.

На
документах финансового характера печать
проставляется на специально отведенном
месте, как правило, обозначаемом символом
«М.П.» без захвата наименования должности
и подписи.

4.2.21.
Отметка о заверении соответствия копии
документа подлиннику проставляется
ниже реквизита «Подпись» от левого поля
и состоит из заверительной надписи
«Верно», наименования должности и личной
подписи лица, заверившего копию,
расшифровки подписи (инициалы, фамилия),
даты заверения, например:

Верно

Наименование
должности личная подпись И.О.
Фамилия

10.05.2008

4.2.22.
Отметку об исполнителе располагают на
лицевой стороне последнего листа
документа (на распорядительных документах
– на оборотной сторо

не)
в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе
включает инициалы, фамилию исполнителя
документа и номер его телефона, например:

И.В.
Петров

924-45-67

4.2.23.
Отметка об исполнении документа и
направлении его в дело включает следующие
данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении,
или при отсутствии такого документа
краткие сведения об исполнении; слова
«В дело»; номер дела, в котором будет
храниться документ, дату и подпись
исполнителя или должностного лица,
принявшего это решение.

Отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело должна быть подписана и
датирована исполнителем документа или
руководителем структурного подразделения,
в котором исполнен документ.

4.2.24.
Отметка о поступлении документа
(регистрационный штамп) содержит
порядковый номер и дату поступления
документа (при необходимости – часы и
минуты).

4.2.25.
Идентификатором электронной копии
документа является отметка (колонтитул),
проставляемая в левом нижнем углу на
лицевой стороне последней
страницы или на каждом
листе документа и содержащая наименование
файла на машинном носителе, дату и другие
поисковые данные.

Соседние файлы в папке ИТ Марюха

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

19. Оформление документов должно осуществляться с соблюдением следующих правил:

обеспечение юридической силы документов;

оперативное и качественное их исполнение и поиск;

возможность обработки с помощью средств вычислительной техники;

создание как исторического источника информации.

20. Текст документа отражает его основное смысловое содержание – управленческое действие, решение.

21. Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых, организационно-распорядительных актов и иных материалов информационно-справочного характера.

22. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

22.1. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России.

22.2. Документ должен быть написан официально-деловым стилем.

22.3. Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.

22.4. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении.

22.5. Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.

22.6. Документ не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов.

22.7. Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

22.8. В документе не должно быть помарок и исправлений.

23. Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется с использованием технических средств*(15), в том числе средств вычислительной техники.

Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснение).

24. При оформлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии 2003 и выше или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 13 – 15 через 1 – 1,5 межстрочных интервала. Шрифт в документе должен быть единым по размеру, за исключением особенностей, предусмотренных пунктом 28 настоящей Инструкции.

Для выделения части текста документа, его наименования могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

25. Документы оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением. Для отдельных видов документов допускается использование бумаги форматов АЗ (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, за исключением нормативных правовых актов, должен иметь поля, мм:

30 – левое;

10 – правое;

20 – верхнее;

20 – нижнее.

26. Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов.

27. В проектах законодательных и иных нормативных правовых актов, проектах приказов, распоряжений и указаний Министерства рекомендуется употреблять полные наименования федеральных органов исполнительной власти, в протоколах совещаний, заседаний, коллегий, служебных письмах, а также в документах справочного характера и текстовых приложениях к документам – установленные сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти.

28. При подготовке и оформлении документов в установленном порядке могут использоваться следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

03 – геральдический знак – эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации*(16);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование органа внутренних дел;

09 – справочные данные об органе внутренних дел;

10 – вид документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта;

14 – место составления (издания) документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – указания по исполнению документа;

18 – наименование либо аннотация документа;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в орган внутренних дел;

30 – идентификатор электронной копии документа;

31 – гриф ограничения доступа к документу.

28.1. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится в одноцветном варианте и помещается только на бланках документов Министерства, подписываемых Министром внутренних дел Российской Федерации*(17) или его заместителями*(18). Размер герба составляет 19 x 21 мм.

28.2. Геральдический знак – эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации*(19) помещается на штампах или бланках органов внутренних дел. Иные случаи использования эмблемы МВД России на штампах и бланках документов устанавливаются Министром внутренних дел Российской Федерации. Размер эмблемы МВД России составляет 35 х 17 мм.

Эмблему МВД России не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации.

При оформлении документов за подписью заместителя Министра – главнокомандующего внутренними войсками МВД России, заместителя Министра – начальника Следственного департамента МВД России, начальника ГУ МВД России по Северо-Кавказскому федеральному округу, пользующегося правами заместителя Министра*(20), используются:

бланк с Государственным гербом Российской Федерации – при реализации ими полномочий заместителя Министра;

бланк с эмблемой МВД России – при реализации ими полномочий руководителей соответствующих подразделений Министерства.

28.3. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

28.4. Основной государственный регистрационный номер ОГНР юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

28.5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

28.6. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

28.7. Наименование органа внутренних дел, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его статусных документах.

Над наименованием структурного подразделения Министерства указывается полное наименование – «Министерство внутренних дел Российской Федерации» и строкой ниже в скобках сокращенное – «МВД России».

Над полным наименованием органов внутренних дел указывается сокращенное наименование вышестоящего органа внутренних дел, а при его отсутствии – полное наименование.

Сокращенное наименование органа внутренних дел приводится в тех случаях, когда оно закреплено в его статусных документах и помещается в скобках ниже полного или после него.

Наименование территориального органа указывается в соответствии:

с Указом Президента Российской Федерации от 1 марта 2011 г. № 249 «Об утверждении Типового положения о территориальном органе Министерства внутренних дел Российской Федерации по субъекту Российской Федерации»*(21);

с Приказом МВД России от 21 апреля 2011 г. № 222 «Об утверждении Типового положения о территориальном органе Министерства внутренних дел Российской Федерации на районном уровне»*(22).

Например: Министерство внутренних дел по Республике Дагестан (МВД по Республике Дагестан), Главное управление МВД России по г. Москве (ГУ МВД России по г. Москве) или Управление Министерства внутренних дел Российской Федерации по городскому округу Домодедово Московской области (УМВД России по г.о. Домодедово).

Оформляется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 12 полужирным начертанием через один межстрочный интервал.

28.8. Справочные данные об органе внутренних дел

Справочные данные об органе внутренних дел содержат сведения, необходимые при информационных контактах, и могут включать: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке; ОГРН; идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению органа внутренних дел.

Оформляется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 10 – 12 через один межстрочный интервал.

28.9. Вид документа, составленного или изданного органом внутренних дел, регламентируется его положением (уставом) и должен соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

В письме наименование вида документа не указывается.

28.10. Дата документа

Датой документа является дата его регистрации (приказы, распоряжения, письма, докладные и служебные записки) или утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет, методические рекомендации), для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата составления.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами*(23). Например: дату «5 февраля 2012 г.» следует оформить следующим образом: «05.02.2012». Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «5 февраля 2012 г.».

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны содержать дату и подпись должностного лица, ознакомившегося с документом. Документы, изданные совместно двумя или более структурными подразделениями органов внутренних дел, должны иметь единую дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания документа.

28.11. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа формируется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве (органе внутренних дел), и проставляется в документе на предусмотренном для данного реквизита месте.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может быть дополнен по усмотрению органа внутренних дел индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и других необходимых сведениях.

Регистрационный номер документа, подготовленный совместно двумя и более подразделениями органа внутренних дел, состоит из регистрационных номеров каждого подразделения. При этом регистрационные номера распределяются в порядке указания (перечисления) подразделений, подготовивших данный документ.

28.12. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа обязательна при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и другие). Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате.

28.13. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается в бланках документов Министерства и органов внутренних дел, за исключением бланков писем. Например: Москва, Саратов.

Место составления (издания) документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование органа внутренних дел» и «Справочные данные об органе внутренних дел». Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

28.14. Адресат

Документы адресуют в органы власти, организации, структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.

В качестве адресата могут быть указаны органы внутренних дел, органы управления, соединения и части внутренних войск МВД России, организации, не входящие в систему МВД России, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Текст реквизита «Адресат» размещается в правом верхнем углу первого листа документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы.

Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля, или выравниваются по левому краю.

Первая строка реквизита 15 «Адресат» на угловом бланке печатается на одном уровне с полным наименованием подразделения (реквизит 08).

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

При адресовании документа в орган внутренних дел указываются сокращенное наименование органа внутренних дел и через 2 интервала наименование подразделения в именительном падеже, например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии.

При адресовании документа конкретному должностному лицу указываются в дательном падеже наименование должности этого лица, полное или сокращенное наименование органа внутренних дел, через 2 интервала специальное (воинское) звание, через 1 интервал инициалы, фамилия. Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке, например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Если документ направляется в несколько органов внутренних дел или в несколько структурных подразделений одного и того же органа внутренних дел, то наименования должностей лиц, которым адресован документ, могут указываться обобщенно, например:

Если письмо адресуется организации, не входящей в систему МВД России, указывается ее наименование, а затем почтовый адрес.

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи*(24): наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество); название улицы, номер дома, номер корпуса, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и другие); название района; название республики, края, области, автономной области, автономного округа; почтовый индекс, например:

Государственное учреждение

«Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела»

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Фамилия И. О.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

28.15. Гриф утверждения

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, специального (воинского) звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан.

При утверждении документа решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕН

протоколом заседания

экспертной комиссии

от 15.06.2012 № 14

28.16. Указания по исполнению документа пишутся на свободном от текста месте документа соответствующим руководителем (начальником) и включают в себя инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения и срок его исполнения (при необходимости), подпись, ее расшифровку и дату, например:

Допускается оформление указаний по исполнению документов на отдельном листе либо на специальном бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому они относятся.

28.17. Наименование либо аннотация документа – краткое содержание документа, которое составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).

Аннотация оформляется под реквизитами бланка от левой границы текстового поля, может занимать до 5 строк по 28 – 30 знаков в строке шрифтом размера № 10 – 12 и через 1 межстрочный интервал.

Аннотация составляется исполнителем, готовящим проект документа, и должна точно передавать содержание документа, быть краткой и согласованной с наименованием вида документа. Точку в конце аннотации не ставят.

Например:

приказ (о чем?): Об утверждении Положения о территориальном органе внутренних дел Российской Федерации

письмо (о чем?): О согласовании проекта приказа

правила (чего?): Правила подготовки нормативных правовых актов

Аннотация может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), например:

О создании аттестационной комиссии

чего? (кого?), например:

Должностная инструкция ведущего эксперта

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, аннотация не указывается.

28.18. Отметка о контроле за исполнением документа обозначает, что документ поставлен на контроль.

Отметка о контроле документа проставляется посредством штампа «КОНТРОЛЬ» справа на свободном месте верхнего поля первого листа документа.

28.19. Текст документа

В органах внутренних дел документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа излагается с соблюдением правил русского языка, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа, его назначения в управленческой деятельности и оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или их соединения.

Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.

Официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату) отделяется от других частей текста восклицательным знаком. Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

Уважаемый Матвей Сергеевич!

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

Уважаемые коллеги!;

Уважаемые граждане!

Обращение к адресату располагается на 2 – 3 межстрочных интервала ниже реквизита «Наименование либо аннотация документа».

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.

Вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:

подтверждение:

Ваше письмо от … № … получено;

МВД России Ваше письмо от… № … получено;

В подтверждение … направляем в Ваш адрес …;

обоснование действия:

В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации…;

В связи с… (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий)…;

На основании (подписанного договора, утвержденного протокола)…;

В порядке оказания (содействия, помощи)…»;

В целях (совершенствования контроля, использования полномочий)…;

благодарность:

Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников …;

Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы…;

просьба:

Обращаемся к Вам с просьбой …;

Просим (направить, исключить, оказать содействие)…;

Убедительно просим (предоставить возможность…, провести экспертизу…, дать заключение…, дать согласие…)…;

Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения)…; сопровождение:

Направляем копию служебного контракта…;

Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа)…;

напоминание:

Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения…;

Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 21.02.2012;

предложение:

Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта;

Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы.

Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от обращения одним дополнительным межстрочным интервалом. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 – 1,5 см от левой границы текстового поля.

Текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; докладные записки – оценку фактов, выводы).

Если текст содержит несколько решений, выводов, предложений, замечаний, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В организационно-распорядительных документах текст излагается от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу», «требую»),

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решила», «решило»),

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («требуем», «решили»),

В документах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»),

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «управление считает возможным»),

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти, исполнителем, указывается вид документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также аннотация, заключенная в кавычки, например:

«В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»…».

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, то в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Текст документа может содержать фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты (например, в текстах приложений).

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и другое). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо руководителя (начальника) органа внутренних дел, предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом, например:

С уважением,… ;

С глубоким уважением, … ;

С благодарностью и уважением, ….

28.20. Отметка о наличии приложения

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к распоряжениям, указаниям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста 1 – 2 дополнительными межстрочными интервалами. Если приложение названо в тексте письма, то в отметке о приложении указываются количество листов в приложении и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: по тексту, на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается, например:

Приложение: Методические рекомендации в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишется «Приложение № ___» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается выражение «Приложение № ___» печатать прописными буквами («ПРИЛОЖЕНИЕ № ___»), а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

28.21. Подпись

Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита 1-2 дополнительными межстрочными интервалами.

В состав реквизита «Подпись» в общем случае входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке органа внутренних дел, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки реквизита, например:

или:

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

При направлении документа в системе МВД России, а также должностным лицам других организаций, имеющим специальные (воинские) звания, в состав реквизита «Подпись» включается специальное (воинское) звание лица, подписавшего документ, например:

или на бланке

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке следования фамилий, например:

При подписании документов, составленных комиссией, указываются должности лиц в составе комиссии (а не их должности по основному месту службы, работы), специальное (воинское) звание, инициалы, фамилия в алфавитном порядке, например:

Документ может быть подписан исполняющим обязанности (временно исполняющим обязанности) должностного лица, например:

или:

Запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Факсимильная подпись руководителя (начальника) органа внутренних дел может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях, бланках почетных грамот, благодарностей и других подобных документах.

28.22. Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, структурными подразделениями органа внутренних дел, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования документа пишется с левой стороны вверху или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование органа внутренних дел), специального (воинского) звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и подобным документом, гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства финансов

Российской Федерации

от 30.01.2012 № 345/24

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

ФСТЭК России

от 12.01.2012 № 3

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций либо структурных подразделений органов внутренних дел, грифы согласования могут располагаться под реквизитом «Подпись» (при отсутствии подписи – ниже текста документа), либо на отдельном листе согласования, с проставлением под реквизитом «Подпись» отметки «Лист согласования прилагается».

В зависимости от вида и содержания документа его согласование осуществляется:

с вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области деятельности (экологический, пожарный и другие);

со структурными подразделениями органа внутренних дел; с подведомственными организациями; с общественными организациями (при необходимости).

28.23. Виза согласования документа*(26) включает подпись и должность лица, визирующего документ, специальное (воинское) звание, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:.

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в органе внутренних дел, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из органа внутренних дел, визы проставляются на лицевой стороне второго экземпляра отправляемого документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

28.24. Оттиск печати

Печать является средством подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать проставляется на свободном от текста месте, так чтобы была видна вся информация на оттиске печати. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и не закрывать его личной подписи.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».

28.25. Отметка о заверении копии

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются: заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:

Допускается копию документа заверять печатью.

При изготовлении многостраничных копий (выписок из документа) все листы нумеруются и прошиваются. На оборотной стороне последнего листа, в месте скрепления, накладывается бумажная наклейка с заверительной надписью и указанием наименования подразделения, количества пронумерованных и скрепленных листов, подписью, инициалами и фамилией должностного лица. Данная наклейка опечатывается печатью, оттиск которой должен захватывать часть этой наклейки.

28.26. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя количество экземпляров, адресование экземпляров, инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, дату, когда был отпечатан документ. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу, например:

На оборотной стороне первого экземпляра письма допускается проставление только инициалов и фамилии исполнителя и его номера телефона.

При тиражировании документа, предназначенного для рассылки, в левом нижнем углу лицевой стороны его последнего листа в обязательном порядке проставляются инициалы и фамилия исполнителя, служебный телефон и наименование структурного подразделения, сотрудником которого он является.

28.27. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Данные об исполнении документа подписываются и датируются исполнителем, слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ, – начальником (заместителем начальника) подразделения органа внутренних дел, в котором исполнен документ.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа, а при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении поручения, содержать слово «Доложено» и краткие сведения об исполнении.

28.28. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в орган внутренних дел (подразделение органа внутренних дел) проставляется в виде штампа на оборотной стороне с указанием наименования органа внутренних дел, получившего документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации (при необходимости – часов и минут), количества листов основного документа и приложений к нему.

Допускается отметку о поступлении документа наносить на документ в виде штрих-кода, а также проставлять от руки.

28.29. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на электронном носителе, дату его создания и другие поисковые данные.

28.30. Гриф ограничения доступа к документу

Отметка проставляется на документах, содержащих информацию, составляющую служебную тайну, иную конфиденциальную информацию (в том числе персональные данные)*(27).

Отметка о конфиденциальности документа является его реквизитом, свидетельствующим об особом характере информации и ограничивающим круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу («Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно», пометка «Для служебного пользования») проставляется без кавычек на первом листе документа. Состав реквизита определяется иными нормативными правовыми актами МВД России. Реквизит может дополняться данными, предусмотренными законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и защите информации, нормативными правовыми актами МВД России (например – «Лично», «Литер «М» и другие).

29. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами по центру верхнего поля.

30. Печатание документов осуществляется непосредственно исполнителями в структурных подразделениях органа внутренних дел на соответствующих бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

31. Вычитка отпечатанных документов производится исполнителем.

Продолжение. Начало в № 6 за 2012.

Продолжая цикл публикаций, посвященных оформлению реквизитов служебных документов, предлагаем вашему вниманию статью, посвященную правилам оформления переменных реквизитов, придающих документу юридическую силу, – подписи, печати, грифа утверждения, а также даты документа и его регистрационного номера.

В отличие от постоянных реквизитов, которые в обязательном порядке отображаются на бланках организационно-распорядительных документов определенного вида, переменные реквизиты указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

Особенно важно правильно оформить реквизиты, придающие документу юридическую силу: подпись, печать, гриф утверждения, а также дату документа и его регистрационный номер. С документоведческой и управленческой точки зрения документ, не имеющий регистрационного номера и даты, не имеет юридической силы[1].

Наш словарик. Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления[2].

Дата документа (реквизит 11)

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установлены два способа оформления реквизита – цифровой и словесно-цифровой.

Наш словарик. Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования[3].

При использовании цифрового способа элементы даты документа указываются в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 12.10.2012. Обозначения «год», «года», «г.» при этом способе оформления даты не проставляются.

При словесно-цифровом способе день месяца обозначают двумя цифрами, месяц указывают словом в родительном падеже, год – четырьмя цифрами, в конце пишут «г.», например: 12 августа 2012 г.

Обратите внимание! Если день и/или месяц содержат одну цифру, перед ней обязательно проставляется ноль, например: 01.08.2012; 01 августа 2012 г.

При подготовке некоторых документов, например доверенностей, все элементы даты пишут словами, например: Первое августа две тысячи двенадцатого года.

Датой приказа, распоряжения, договора, письма, докладной, служебной и объяснительной записок, информационной и аналитической справок является дата подписания документа, которая проставляется на бланке в момент регистрации.

Обратите внимание! Исходящие и внутренние документы должны быть зарегистрированы в день подписания (утверждения), входящие документы – в день их поступления в организацию.

Справку о месте работы, занимаемой должности и размере заработной платы рекомендуется регистрировать не в день ее подписания, а при выдаче справки работнику. Таким образом, датой справки с места работы будет являться дата ее выдачи.

Если документ подлежит утверждению, датой такого документа является дата утверждения. К таким документам относятся локальные нормативные акты (положения, инструкции, правила, регламенты), штатное расписание и др.[4] При подготовке документа в грифе утверждения могут быть заранее напечатаны название месяца и год, число проставляется непосредственно при утверждении документа должностным лицом, утверждающим документ:

Совет. В грифе утверждения документа, передаваемого на утверждение в последний день месяца, заранее печатать название месяца не рекомендуется.

Датой некоторых документов является дата события. Так, датой протокола является дата заседания (собрания, совещания), датой акта – дата актируемого события.

Документы, изданные несколькими организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая должна соответствовать наиболее поздней дате подписания, например:

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
№ 670

ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
№ 421

ПРИКАЗ
от 26 октября 2007 года

Об утверждении формы сведений о привлечении работодателем

иностранных работников к трудовой деятельности,

прибывших в Российскую Федерацию в порядке, требующем

получения визы, представляемой работодателем в орган

исполнительной власти субъекта Российской Федерации,

ведающий вопросами занятости населения

Если в документе место для проставления даты никак не отмечено, дата документа проставляется ниже реквизита «Подпись» непосредственно от левого поля. Так оформляется дата в рукописных документах: в докладной, служебной, объяснительной записках, в заявлении. Например:

Начальник склада                            Шариков                   О.Н. Шариков

24.08.2012

Регистрационный номер документа (реквизит 12)

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации[5].

Обязательной регистрации подлежат все создающиеся и поступающие в организацию документы, требующие исполнения и контроля – такие как приказы, распоряжения, исходящие и входящие письма и др. Организация может принять решение о необходимости регистрации и таких документов, как служебные, докладные и объяснительные записки, представления, заявления и др.

Регистрационный номер проставляется на документе при его регистрации, обязательно включает номер документа по журналу регистрации данного вида документов и может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел и дополнительными буквенными индексами, облегчающими идентификацию документов. Вопрос о том, какие разделительные знаки будут использоваться в регистрационных индексах, решается делопроизводственной службой организации. Ниже приведены примеры регистрационных номеров документов.

Наш словарик. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения[6]. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа –  цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации[7].

Регистрационный номер письма 45/1-5,

где 45 – порядковый номер документа по журналу регистрации;

1-5 – индекс дела по номенклатуре дел, состоящий из кода подразделения (1) и номера дела (5), в котором будет храниться подлинник входящего письма или копия исходящего письма.

Регистрационный номер трудового договора 35/12,

где 35 – порядковый номер договора по журналу регистрации;

12 – указание на год, в котором заключен трудовой договор.

Регистрационный номер дополнительного соглашения к трудовому договору 3-35/12,

где 3 – порядковый номер дополнительного соглашения к определенному трудовому договору;

35/12 – номер трудового договора, к которому заключено данное дополнительное соглашение.

Регистрационные номера многих внутренних документов могут включать только порядковый номер по журналу регистрации данного вида документов, например протоколы, акты, справки и др.

Совет. Правила индексации документов рекомендуется закрепить в инструкции по делопроизводству.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей последовательности указания наименований организаций в заголовочной части документа. Например:

Приказ ФСТЭК России, ФСБ России, Мининформсвязи России

                           от 13.02.2008 № 55/86/20[8]

Регистрационный номер документа проставляется одновременно с датой документа на подлиннике документа в специально отведенном месте на бланке и на копии, остающейся в деле организации (Примеры 1, 2).

ПРИМЕР 1

Фрагмент углового бланка письма с центрированным расположением реквизит

ПРИМЕР 2

Фрагмент продольного бланка приказа с центрированным расположением реквизитов

Гриф утверждения документа (реквизит 16)

Как уже было сказано, гриф утверждения документа оформляется на локальных нормативных актах и других документах[9].

Наш словарик. Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию[10].

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу титульного листа или, при отсутствии титульного листа, на первой странице документа.

Документ может быть утвержден должностным лицом (должностными лицами) или специально изданным документом.

Если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения включает (см. выше):

• слово «утверждаю», написанное прописными буквами без кавычек;
• наименование должности лица, утверждающего документ;
• ичную подпись должностного лица. Если гриф утверждения расположен на бланке организации, достаточно указать наименование должности по штатному расписанию, например: Генеральный директор. Если гриф утверждения оформлен на стандартном листе бумаги формата А4, в состав наименования должности следует включить наименование организации, например: Генеральный директор ЗАО «Новые технологии»;
• расшифровку подписи, состоящую из инициалов и фамилии. Между инициалами пробел не ставится, фамилия отделяется от инициалов одним пробелом;
• дату утверждения.

Если документ утверждается двумя должностными лицами, слова «утверждаю», наименования должностей и расшифровки подписей в грифах утверждения располагают на одном уровне.

Документ может быть утвержден другим документом – постановлением, решением, приказом, протоколом. В этом случае гриф утверждения включает:

• слово «утвержден» (или «утверждена», «утверждено», «утверждены» – в зависимости от наименования вида утверждаемого документа), написанное прописными буквами без кавычек;
• наименование вида утверждающего документа в творительном падеже;
• дату и регистрационный номер утверждающего документа.

Например:

или:

Гриф утверждения документа печатается через одинарный междустрочный интервал, слово «утверждаю» ((«утвержден», «утверждена», «утверждено» или «утверждены») отделяется от последующего текста увеличенным интервалом.

Согласно п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003 допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

                                                                                                                                                                                                                                          УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                                                                                                                                                      Генеральный директор

                                                                                                                                                                                                                                АО «Электронные технологии»

                                                                                                                                                                                                                        Личная подпись               Л.В. Кузнецов

                                                                                                                                                                                                                                                       Дата                                                                                                                                                                                                                                                                                                             

Обратите внимание! Приказ об утверждении следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необходимых действиях[11].

Подпись (реквизит 22)

Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
• личная подпись;
• расшифровка подписи: инициалы и фамилия.

Если наименование должности лица, подписавшего документ, занимает более одной строки, расшифровка подписи указывается на уровне последней строки наименования должности.

Наш словарик. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица[12].

Реквизит «Подпись» располагается на 2–3 междустрочных интервала ниже текста или реквизита «Отметка о наличии приложения», если он оформлен в документе. Наименование должности печатают непосредственно от границы левого поля. Сокращение слов при написании должности не допускается.

Приведем пример оформления реквизита «Подпись» на стандартном листе бумаги:

Исполнительный директор
ЗАО «Новые технологии»                          Федоров                                            Н.А. Федоров

Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке:

Исполнительный директор                        Федоров                                            Н.А. Федоров

Обратите внимание! При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности этого лица в реквизите «Подпись» не указывают.

Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке должностного лица:

                                                                       Медведев                              М.А. Медведев

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей значимости занимаемой должности, например:

Генеральный директор                   Медведев                               М.А. Медведев

Главный бухгалтер                            Логинова                                Н.И. Логинова

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, расшифровку их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора по экономике                              Заместитель директора
                                                                                                        по производству

Козлов                                О.Г. Козлов                                     Шумов                       Л.Д. Шумов

В актах и других документах, составленных комиссией, в реквизите «Подпись» должности лиц, подписавших документ, не указываются. Следует указать их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии                              Иванов                                  П.А. Иванов

Члены комиссии                                             Греков                                   Д.К. Греков

                                                                             Кирова                                   Д.В. Кирова

                                                                             Луговая                                  В.Т. Луговая

Извлечение

из Методических рекомендаций

по разработке инструкций по делопроизводству

в федеральных органах исполнительной власти

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

Приложение № 11

к п. 3.3.2 

ПРАВИЛА

ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Подпись должностного лица

[…]

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность[13] лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. заместителя Министра                                               Подпись                                И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности

заместителя Министра                                           Подпись                                И.О. Фамилия

[…]

Протоколы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем, либо председательствующим на заседании.

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ

«Об акционерных обществах»

(в ред. от 30.11.2011)

Статья 63. Протокол общего собрания акционеров

1. Протокол общего собрания акционеров составляется не позднее трех рабочих дней после закрытия общего собрания акционеров в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются председательствующим на общем собрании акционеров и секретарем общего собрания акционеров.

[…]

Статья 68. Заседание совета директоров (наблюдательного совета) общества

4. […] Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Статья 70. Коллегиальный исполнительный орган общества (правление, дирекция)

2. […] Проведение заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции) организует лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа общества (директор, генеральный директор), которое подписывает все документы от имени общества и протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), действует без доверенности от имени общества в соответствии с решениями коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), принятыми в пределах его компетенции.

[…]

Оттиск печати (реквизит 25)

В соответствии с п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003 оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

Извлечение

из Методических рекомендаций

по разработке инструкций по делопроизводству

в федеральных органах исполнительной власти

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

Приложение № 11

к п. 3.3.2

ПРАВИЛА

ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте[14], не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

Основное правило, которое необходимо соблюдать при проставлении оттиска печати, можно сформулировать следующим образом: оттиск печати следует ставить так, чтобы была четко видна подпись должностного лица и вся информация на оттиске печати.

Оттиск можно размещать, не задевая подписи, на свободном месте[15].

Обратите внимание! Ставить оттиск печати на чистый лист бумаги, на котором еще нет подписи должностного лица, недопустимо.

Требования к печатям с воспроизведением Государственного герба установлены ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденным постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст (в ред. от 04.03.2004).

Согласно п. 3.5 ГОСТ Р 51511-2001 печать должна иметь круглую форму, на печати должно быть отображено полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках – его краткое наименование (если таковое имеется), и основной государственный регистрационный номер (ОГРН) заказчика печати согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц. Кроме того, вокруг Государственного герба Российской Федерации располагается микротекст, включающий информацию о заказчике печати с содержанием идентификационного налогового номера (ИНН), а также, по его усмотрению, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Требования к печатям акционерных обществ изложены в Федеральном законе от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 30.11.2011), согласно ч. 7 ст. 2 которого общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации.

Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.

Аналогичная норма содержится в ч. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 06.12.2011).

В соответствии с ч. 2 ст. 54 ГК РФ место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации. В подавляющем большинстве случаев в качестве места нахождения общества указывают название населенного пункта (например: Москва; г. Саратов; Московская область, г. Жуковский).

Согласно п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 № 12-ФЗ «О некоммерческих организациях» (в ред. от 16.11.2011) некоммерческая организация должна иметь печать с полным наименованием этой некоммерческой организации на русском языке.

Некоммерческая организация вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, а также зарегистрированную в установленном порядке эмблему.

На практике кроме полного фирменного наименования организации и указания на место ее нахождения на печатях акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью часто отображают ОГРН и ИНН, которые, в отличие от наименования и места нахождения, являются уникальными идентифицирующими признаками организации:

Кроме печати организации (печати работодателя) в организации могут быть и печати структурных подразделений, например печать отдела кадров.

Совет. В организации рекомендуется разработать инструкцию по применению имеющихся печатей. В инструкции приводится перечень печатей, места их хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями, порядок пользования, а также перечни документов, которые можно заверять печатью организации и печатями структурных подразделений.

Продолжение следует.

Приложение 1

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению[16]

АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; о структурном подразделении; о премировании и т.д.).

ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

РАСЦЕНКИ на производство работ.

СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

СТАНДАРТЫ (государственные, национальные, организации, отраслевые).

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ.

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.

ФОРМЫ унифицированных документов.

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Приложение 2

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (логотипа)[17]

АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты.

ЗАЯВКИ на получение билетов для проезда на транспорте.

ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.

НОРМЫ расхода.

ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

ПЕРЕПИСКА с заграничными представительствами.

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.).

ПОЛОЖЕНИЯ об организациях.

РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений), представляемые в банк.

СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

СОГЛАШЕНИЯ.

СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).

ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.

УДОСТОВЕРЕНИЯ.

УСТАВЫ организаций.

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ.

Примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом (распоряжением) руководителя организации.