Реквизит который фиксирует решение лица по поводу содержания документа называется

Сборник тестовых вопросов по Документационному обеспечению управления

Правильный вариант ответа отмечен знаком +

1. Что такое документ?

+ Это какой-либо материальный носитель с информацией, которая обладает определенными реквизитами;

— Это бумажный лист с нанесенным на него печатным текстом;

— Это объект материального мира, который содержит какую-либо информацию, необходимую для рабочего процесса.

2. Информация, которая имеет структуру и содержится на носителе – это:

+ документированная информация;

— официальный документ;

— делопроизводство.

3. Передача информации, которая содержится в документе, в пространстве и времени – это:

+ коммуникативная функция документа;

— социальная функция документа;

— политическая функция документа.

4. Какой из указанных документов приобретает правовую функцию на определенный промежуток времени:

+ Протокол заседания аттестационной комиссии;

— Закон;

— Платежное поручение.

5. В чем заключается атрибутивность документа?

+ В наличии в документе двух составляющих (материальной и информационной), без которых он существовать не может;

— В его предназначенности для передачи в пространстве и времени;

— В тесной взаимосвязи его отдельных элементов и подсистем, которые обеспечивают его целостность и сохранений свойств при различных внешних изменениях.

6. Способность документа повлечь за собой правовые последствия – это его:

+ юридическая сила;

— юридическая значимость;

— достоверность.

7. Копия документа – это:

+ экземпляр, который полностью повторят содержание подлинника;

— повторный экземпляр подлинника;

— его электронная форма.

8. Обязательный элемент оформления документа называется:

+ реквизитом;

— формуляром;

— образцом.

9. Реквизит, который фиксирует решение лица (согласие или несогласие) по поводу содержания документа, называется:

+ визой;

— грифом;

— резолюцией.

тест 10. Резолюция оформляется:

+ на самом документе или на отдельном листе;

— только на самом документе;

— только на отдельном листе.

11. От какого лица излагается текст протокола?

+ От третьего лица множественного числа;

— От третьего лица единственного числа;

— От первого лица множественного лица.

12. Какие установлены стандартные форматы бланков документов?

+ А4 и А5;

— А5 и А3;

— Только А4.

13. Левое поле документа должно быть не менее:

+ 20 мм;

— 30 мм;

— 10 мм.

14. Какой документ организации нельзя оформить на общем бланке?

+ Письмо;

— Приказ;

— Отчет.

15. Какой реквизит организационно-распорядительного документа является переменным?

+ Дата документа;

— Наименование организации;

— Код формы документа.

16. При каком варианте оформления реквизита заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля?

+ При продольном;

— При центрированном;

— При флаговом.

17. Такой реквизит как эмблема организации:

+ не может быть размещен на бланке документа, если на нем уже имеется герб РФ или герб одного из субъекта РФ;

— может заменять реквизит наименования организации;

— размещается в нижнем поле документа.

18. Какой из указанных реквизитов характерен только для бланка служебных писем?

+ Справочные данные об организации;

— Код формы документа;

— Наименование вида документа.

19. В каком порядке оформляется адрес в международной переписке?

+ Имя и фамилия адресата, дом, улица, штат (графство), почтовый индекс, страна;

— Имя и фамилия адресата, почтовый индекс, страна, город (штат, графство), улица, дом;

— Имя и фамилия адресата, страна, город (штат, графство), улица, дом, почтовый индекс.

тест-20. Что из указанного не содержит в себе резолюция?

+ Слово «Утверждаю»;

— Содержание поручения;

— Фамилию и инициалы исполнителя.

21. На каком формате бланка документа может отсутствовать заголовок?

+ А5;

— А4;

— Заголовок является обязательным реквизитом для любого формата бланков.

22. Если к документу имеется несколько приложений, то они:

+ нумеруются после слова «Приложение» под текстом;

— перечисляются через запятую после текста;

— никак не обозначаются, а просто прилагаются к основному документу.

23. Если перед должностью в конце документа ручкой ставится косая черта, приписывается «и.о.» и ставится подпись не того лица, данные которого расшифрованы, то такой документ;

+ теряет свою юридическую силу;

— имеет такую же юридическую силу, что и подписанный должностным лицом, чья расшифровка указана;

— является фальсификатом.

24. На какой части копии отправляемого документа проставляется виза?

+ В нижней части лицевой стороны;

— В нижней части оборотной стороны;

— В верхней части лицевой стороны.

25. Что понимается под миграцией электронных документов?

+ Их перемещение из одной информационной системы в другую при сохранении их достоверности, целостности, аутентичности и пригодности для дальнейшего использования;

— Их перемещение с одного носителя на другой или конвертация в другой формат;

— Их первичная проверка при поступлении в организацию.

26. Плотность документопотока определяется:

+ Соотношением числа документов, которые проходят через конкретный пункт обработки, к единице времени;

— Соотношением количества документов, поступивших в организацию, к аналогичному показателю за прошедший период;

— Числом обработанных организацией документов за все время ее существования.

27. Что поднимается под аутентичностью электронного документа?

+ Гарантия соответствия электронного документа заявленному;

— Отсутствие правок в текст электронного документа после его создания;

— Возможность в любой момент установить местонахождение документа и воспроизвести его.

28. Документационное обеспечение управления – это:

+ деятельность, которая имеет своей целью обеспечить функции управления документами;

— деятельность соответствующих лиц по документообороту, документированию, оперативному хранению, а также использованию документов организации;

— деятельность работников канцелярии по регистрации входящей и исходящей корреспонденции.

29. Что из указанного не может являться подлинником документа?

+ Копия документа в электронном виде;

— Первый экземпляр документа;

— Единственный экземпляр документа.

тест_30. Какого вида печати не существует?

+ универсальной;

— гербовой;

— простой.

31. Какой из перечисленных документов не относится к группе организационных?

+ Служебное письмо;

— Учредительный договор;

— Штатное расписание.

32. В каком правовом акте содержатся правила тех или иных сторон деятельности организации?

33. В каких документах содержатся юридически властные предписания субъектов исполнительной власти?

+ В распорядительных;

— В организационных;

— В справочно-информационных.

34. Документ, который оформляется получателем самостоятельно после прослушивания его содержания устно по каналам телефонной связи, называется:

+ Телефонограмма;

— Телеграмма;

— Протокол.

35. В каком протоколе полностью записывается весь ход заседания?

+ В стенографическом;

— В кратком;

— В полном.

36. С какой целью составляется инициативная докладная записка?

+ С целью побуждения адресата совершить какое-либо действие;

— С целью информирования руководителя о ходе процесса;

— С целью информирования руководителя о ходе или результатах выполнения работы.

37. В каком документе содержится подтверждение или описание каких-либо фактов либо событий?

+ 

— 

— 

8. Обязательный элемент оформления документа называется:

+ реквизитом;

— формуляром;

— образцом.

9. Реквизит, который фиксирует решение лица (согласие или несогласие) по поводу содержания документа, называется:

+ визой;

— грифом;

— резолюцией.

тест 10. Резолюция оформляется:

+ на самом документе или на отдельном листе;

— только на самом документе;

— только на отдельном листе.

11. От какого лица излагается текст протокола?

+ От третьего лица множественного числа;

— От третьего лица единственного числа;

— От первого лица множественного лица.

12. Какие установлены стандартные форматы бланков документов?

+ А4 и А5;

— А5 и А3;

— Только А4.

15. Какой реквизит организационно-распорядительного документа является переменным?

+ Дата документа;

— Наименование организации;

— Код формы документа.

тест-20. Что из указанного не содержит в себе резолюция?

+ Слово «Утверждаю»;

— Содержание поручения;

— Фамилию и инициалы исполнителя.

29. Что из указанного не может являться подлинником документа?

+ Копия документа в электронном виде;

— Первый экземпляр документа;

— Единственный экземпляр документа.

32. В каком правовом акте содержатся правила тех или иных сторон деятельности организации?

Частное профессиональное  
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«СТАВРОПОЛЬСКИЙ
КООПЕРАТИВНЫЙ ТЕХНИКУМ»

                                                                                                 
УТВЕРЖДАЮ

                                                                                               временно
исполняющий                                                                                                                обязанности
    заместителя                                                                                                          директора                                                                                          
                                                                                            по
учебно-воспитательной работе

                                                                                                                                                                                                                                                        ______________И.А.Тарасова                            

г

Тестовые задания для
самообследования

по учебной дисциплине

 «Документационное обеспечение
управления»

Специальность

 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)

Для
студентов группы 12 Б

очной формы обучения

                                                                                               Рассмотрено

                                                                                  
             на заседании    цикловой комиссии   

                                  
                                                            «Учётно экономических
дисциплин

                                                                                               и
технологии»

                                                                                               Протокол
№   от                     2019г.

                                                                                               Председатель
цикловой комиссии

                                                                                               __________________Н.А.Румачик

Пояснительная записка

         Тестовые задания по дисциплине
«Документационное обеспечение управления» предназначены для студентов,
обучающихся по специальности 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по
отраслям).

Тестовые задания разработаны с учетом требований ФГОС
3-го поколения и направлены на проверку сформированных общих и
профессиональных компетенций, а именно:

Общие компетенции:

ОК 1.
Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к
ней устойчивый интерес.

ОК 2.
Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы
выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

ОК 4.
Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного
выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

Профессиональные компетенции:

ПК 1.1.
Обрабатывать первичные бухгалтерские документы.

ПК 1.3.
Проводить учет денежных средств, оформлять денежные и кассовые документы.

ПК 3.2.
Оформлять платежные документы для перечисления налогов и сборов в бюджет,
контролировать их прохождение по расчетно-кассовым банковским операциям.

ПК 3.4.
Оформлять платежные документы на перечисление страховых взносов во внебюджетные
фонды, контролировать их прохождение по расчетно-кассовым банковским операциям.

                                               Дата
тестирования________________________

                                               Ф,И.О.студента__________________________

                                               Группа_________________________________

                                               Кол-во
правильных ответов_______________

                                               Кол-во
неправильных ответов_____________

                                               Оценка________________________________

Тесты по учебной дисциплине

 «Документационное обеспечение управления»

Вариант 1

1.
Что такое документ?

а) это какой-либо материальный носитель с
информацией, которая обладает определенными реквизитами;

б) это бумажный лист с нанесенным на него
печатным текстом;

в) это объект материального мира, который
содержит какую-либо информацию, необходимую для рабочего процесса.

2.
Информация, которая имеет структуру и содержится на носителе – это:

а) документированная информация;

б) официальный документ;

в) делопроизводство.

3.
Передача информации, которая содержится в документе, в пространстве и времени –
это:

а) коммуникативная функция документа;

б) социальная функция документа;

в) политическая функция документа.

4.
Какой из указанных документов приобретает правовую функцию на определенный
промежуток времени:

а) протокол заседания аттестационной комиссии;

б) закон;

а) платежное поручение.

5.
В чем заключается атрибутивность документа?

а) в наличии в документе двух составляющих
(материальной и информационной), без которых он существовать не может;

б) в его предназначенности для передачи в
пространстве и времени;

в) в тесной взаимосвязи его отдельных
элементов и подсистем, которые обеспечивают его целостность и сохранений
свойств при различных внешних изменениях.

6.
Способность документа повлечь за собой правовые последствия – это его:

а) юридическая сила;

б) юридическая
значимость;

в) достоверность.

7.
Копия документа – это:

а) повторный экземпляр
подлинника;

б) экземпляр, который
полностью повторят содержание подлинника;

в) его электронная
форма.

8.
Обязательный элемент оформления документа называется:

а) образцом;

б) реквизитом;

в) формуляром.

9.
Реквизит, который фиксирует решение лица (согласие или несогласие) по поводу
содержания документа, называется:

а) а) визой;

б) грифом;

в) резолюцией.

10.
Резолюция оформляется:

а) только на отдельном
листе;

б) только на самом
документе;

в)на самом документе
или на отдельном листе.

11.
От какого лица излагается текст протокола?

а) от третьего лица
единственного числа;

б) от первого лица
множественного лица;

в) от третьего лица
множественного числа

12.
Какие установлены стандартные форматы бланков документов?

а) А4 и А5;

б) А5 и А3;

в) только А4.

13.
Левое поле документа должно быть не менее:

а) 20 мм;

б) 30 мм;

в) 10 мм.

14.
Какой документ организации нельзя оформить на общем бланке?

а) приказ;

б) письмо;

в) отчет.

15.
Какой реквизит организационно-распорядительного документа является переменным?

а) наименование
организации;

б) код формы документа.

в) дата документа

16.
При каком варианте оформления реквизита заголовочная часть бланка продлевается
до границы правого поля?

а) при центрированном;

б) при продольном;

в) при флаговом.

17.
Такой реквизит как эмблема организации:

а)
может заменять реквизит наименования организации;

б)
не может быть размещен на бланке документа, если на нем уже имеется герб РФ или
герб одного из субъекта РФ;

в)
размещается в нижнем поле документа.

18.
Какой из указанных реквизитов характерен только для бланка служебных писем?

а)
код формы документа;

б)
наименование вида документа

в)
справочные данные об организации;

19.
В каком порядке оформляется адрес в международной переписке?

а)
имя и фамилия адресата, почтовый индекс, страна, город (штат, графство), улица,
дом;

б)
имя и фамилия адресата, страна, город (штат, графство), улица, дом, почтовый
индекс

в)
имя и фамилия адресата, дом, улица, штат (графство), почтовый индекс, страна

20.
Что из указанного не содержит в себе резолюция?

а)
Слово «Утверждаю»;

б)
Содержание поручения;

в)
Фамилию и инициалы исполнителя.

21.
На каком формате бланка документа может отсутствовать заголовок?

а)
А4;

б)
А5;

в)
заголовок является обязательным реквизитом для любого формата бланков.

22.
Если к документу имеется несколько приложений, то они:

а)
нумеруются после слова «Приложение» под текстом;

б)
перечисляются через запятую после текста;

в)
никак не обозначаются, а просто прилагаются к основному документу.

23.
Если перед должностью в конце документа ручкой ставится косая черта,
приписывается «и.о.» и ставится подпись не того лица, данные которого
расшифрованы, то такой документ;

а)
имеет такую же юридическую силу, что и подписанный должностным лицом, чья
расшифровка указана;

б)
является фальсификатом

в)
теряет свою юридическую силу;

24.
На какой части копии отправляемого документа проставляется виза?

а)
в нижней части лицевой стороны;

б)
в нижней части оборотной стороны;

в)
в верхней части лицевой стороны.

25.
Что понимается под миграцией электронных документов?

а)
их перемещение из одной информационной системы в другую при сохранении их
достоверности, целостности, аутентичности и пригодности для дальнейшего
использования;

б)
их перемещение с одного носителя на другой или конвертация в другой формат;

в)
их первичная проверка при поступлении в организацию.

Ключ к тесту по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Вариант 1

№ тестового задания	Вариант ответа	Проверяемая компетенция
1.	а	ПК 1.1, ОК 1, ОК 3, ОК 4
2.	в	ПК 1.1, ОК 2, ОК 3, ОК 4
3.	а	ПК 1.1, ОК 1, ОК 2, ОК 3, ОК 4
4.	б	ПК 1.1, ПК 3.2, ПК 3.4, ОК 2, ОК 3, ОК 4
5.	а	ПК 1.1,  ПК 3.2, ПК 3.4, ОК 1, ОК 2, ОК 3, ОК 4
6.	б	ПК 1.1, ОК 1, ОК 2, ОК 3, ОК 4
7.	а	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
8.	в	ПК 1.1, ПК 1.3, ОК 3, ОК 4
9.	в	ПК 1.1, ПК 1.3, ОК 3, ОК 4
10.	б	ПК 1.1, ПК 1.3, ОК 3, ОК 4
11.	а	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
12.	а	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
13.	в	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
14.	в	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
15.	б	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
16.	в	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
17.	б	ПК 1.1, ОК 2, ОК 3, ОК 4
18.	б	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
19.	а	ПК 1.1, ОК 2, ОК 3, ОК 4
20.	в	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
21.	б	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
22.	в	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
23.	в	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
24.	б	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
25.	в	ПК 1.1, ОК 2, ОК 3, ОК 4

Дата тестирования________________________

                                               Ф,И.О.студента__________________________

                                               Группа_________________________________

                                               Кол-во
правильных ответов_______________

                                               Кол-во
неправильных ответов_____________

                                               Оценка________________________________

Тесты по учебной дисциплине

 «Документационное обеспечение управления»

Вариант 2

1.
Плотность документопотока определяется:

а) соотношением числа
документов, которые проходят через конкретный пункт обработки, к единице
времени;

а) соотношением количества
документов, поступивших в организацию, к аналогичному показателю за прошедший
период;

а) числом обработанных
организацией документов за все время ее существования.

2.
Что поднимается под аутентичностью электронного документа?

а) отсутствие правок в текст
электронного документа после его создания;

б) возможность в любой момент
установить местонахождение документа и воспроизвести его

в) гарантия соответствия
электронного документа заявленному

3.
Документационное обеспечение управления – это:

а) деятельность, которая имеет
своей целью обеспечить функции управления документами;

б) деятельность соответствующих
лиц по документообороту, документированию, оперативному хранению, а также
использованию документов организации;

в) деятельность работников
канцелярии по регистрации входящей и исходящей корреспонденции.

4.
Что из указанного не может являться подлинником документа?

а) первый экземпляр документа;

б) копия документа в электронном
виде;

в) единственный экземпляр
документа.

5.
Какой из перечисленных документов не относится к группе организационных?

а) служебное письмо;

б) учредительный договор;

в) штатное расписание.

6.
В каких документах содержатся юридически властные предписания субъектов
исполнительной власти?

а) в организационных;

б) в распорядительных;

в) в справочно-информационных.

7.
Документ, который оформляется получателем самостоятельно после прослушивания
его содержания устно по каналам телефонной связи, называется:

а) телефонограмма;

б) телеграмма;

в) протокол.

8. Гарантийное письмо
– это:

а) документ,
сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо
действия;

б) документ,
содержащий приглашение на мероприятие;

в) документ, в
котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо
(работы, помещения и т.д.)

9. Дата документа —
это:

а) дата его
подписания, принятия

б) дата его
составления

в) дата его
подписания, принятия, утверждения, составления, дата события)

10. Деловые письма
обычно заканчивают фразами:

а) в соответствии с
Вашей просьбой …

б) с уважением …

в) нами рассмотрены
Ваши предложения …

11. Делопроизводство
— это:

а) совокупность работ
по документированию деятельности управления и по организации документов в
учреждении

б) организация документооборота
в учреждении.

в) совокупность
документов, отражающих управленческую деятельность

учреждения.

12. Деятельность
аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы
с документами — это:

а) документационное
обеспечение управления

б) стандартизация

в) система
документации

13. Документ,
закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда
заработной платы — это:

а) должностная
инструкция

б) устав

в) штатное расписание

14. Документ,
фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях,
заседаниях, совещаниях и т.п.:

а) объяснительная
записка

б) докладная записка

в) протокол

15. Какая функция
относится к общим функциям документа:

а) общекультурная;

б) информационная;

в) правовая

16. Документ,
содержащий информацию, не предназначенную для широкого распространения:

а) неопубликованный;

б) тайный;

в) непубликуемый;

17. Если Вам
необходимо дать описание рекламируемых услуг, Вы составите:

а) договорное письмо

б) рекламное письмо

в) сопроводительное
письмо

18. Укажите отличительное
свойство документа:

а) копийность;

б) юридическая сила;

в) точность.

19. Если Вам
необходимо пригласить организацию или должностное лицо на совещание, встречу,
Вы составите

а) письмо-приглашение

б) сопроводительное
письмо

в)
письмо-подтверждение

20. Если Вам
необходимо сообщить о проведении мероприятия, Вы составите

а) сопроводительное
письмо

б)
письмо-подтверждение

в) информационное
письмо

21. Если
распорядительная часть текста начинается словами “обязываю”, то это:

а) приказ

б) распоряжение

в) указание

22. Если
распорядительная часть текста начинается словами “предлагаю”, то это:
а) приказ

б) распоряжение

в) указание

23. Индекс документа
— это

а) порядковый номер
регистрации

б) индекс
структурного подразделения

в) цифровое,
буквенное или комбинированное обозначение документа, указывающее место его
составления и хранения

24.
Информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения
установленных фактов — это:

а) докладная записка

б) акт

в) протокол

25. Комплекс
взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции
предприятия, организацию его работы; права, обязанности и ответственность
руководства и специалистов предприятия — это

а) распорядительные
документы

б) устав

в) организационные
документы

Ключ к тесту по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Вариант 2

№ тестового задания	Вариант ответа	Проверяемая компетенция
1.	а	ОК 3, ОК 4
2.	в	ОК 3, ОК 4
3.	а	ОК 1, ОК 2, ОК 3, ОК 4
4.	б	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
5.	а	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
6.	б	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
7.	а	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
8.	в	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
9.	в	ПК 1.1, ПК 1.3, ПК 3.2,  ПК 3.4, ОК 3, ОК 4
10.	б	ПК 1.1, ПК 1.3, ОК 3, ОК 4
11.	а	ПК 1.1, ОК 1, ОК 2, ОК 3, ОК 4
12.	а	ПК 1.1, ОК 2, ОК 3, ОК 4
13.	в	ПК 1.1, ПК 1.3, ОК 3, ОК 4
14.	в	ПК 1.1,ПК 1.3, ОК 2,ОК 3, ОК4
15.	б	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
16.	в	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
17.	б	ПК 1.1, ПК 1.3, ОК 2, ОК3,ОК4
18.	б	ПК 1.1, ПК 3.2,  ПК 3.4, ОК 3, ОК 4
19.	а	ПК 1.1, ОК 2, ОК 3, ОК 4
20.	в	ПК 1.1, ОК 2, ОК 3, ОК 4
21.	б	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
22.	в	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
23.	в	ПК 1.1, ПК 1.3, ОК 3, ОК 4
24.	б	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
25.	в	ПК 1.1, ОК 2, ОК 3, ОК 4

Дата тестирования________________________

                                               Ф.И.О.студента__________________________

                                               Группа_________________________________

                                               Кол-во
правильных ответов_______________

                                               Кол-во
неправильных ответов_____________

                                               Оценка________________________________

Тесты по учебной дисциплине

 «Документационное обеспечение управления»

Вариант 3

1. Назовите документ,
не входящий в группу распорядительных документов

а) структура и
штатная численность

б) указание

в) приказ

2. Назовите документ,
не входящий в состав информационно-справочных

а) протокол

б) справка

в) распоряжение

3. Назовите раздел,
не входящий в текст устава

а) регламент деятельности

б) общие положения

в) должностные
обязанности

4. Назовите реквизит,
не входящий в формуляр акта

а) подпись

б) текст

в) адресат

5. Назовите части
текста приказа

а) констатирующая,
вводная

б) констатирующая,
распорядительная

в) основная,
распорядительная вводная, основная

6. Обязательный
признак на документе, установленный законом — это

а) интервал

б) реквизит

в) эмблема

7.
Организационно-распорядительная документация — это

а) унифицированный
документ

б) совокупность
реквизитов

в) совокупность
взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления

8. Основное правило,
которого следует придерживаться при подаче телефонограммы

а) передавать только
краткую, срочную информацию
б) при регистрации телефонограммы использовать журнал регистрации входящих
документов

в) текст — более 100
слов

9. Основные части
текста протокола

а) констатирующая,
вводная

б) основная,
распорядительная

в) вводная, основная

10. Охарактеризуйте с
точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: НИИДАД 13.01.19 №
36/17

а) исполнитель

б) отметка о
поступлении

в) отметка о
заверении копии

11. Охарактеризуйте с
точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Об информационном
обеспечении

а) виза

б) заголовок

в) резолюция

12. Перечислите
вопросы, которые отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка

а) организация работы
предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление
отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим

б) должностной и
численный состав предприятия

в) порядок
образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы
предприятия в целом или его структурных подразделений

13. Перечислите
основные виды бланков

а) общий бланк, бланк
для писем, бланк с продольным и угловым расположением реквизитов

б) существует только
бланк с продольным и угловым расположением реквизитов

в) существует только
общий бланк

14. Перечислите цели
изучения делопроизводства

а) показать значение
работы с документами в жизни общества.

б) овладение основами
правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота.

в) привить
необходимые навыки в работе с делами, законченными делопроизводством.

15.
Письмо-напоминание — это

а) документ, подтверждающий
получение ценностей

б) документ,
сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо
действия

в) документ, содержащий
приглашение на мероприятие

16. Причины издания
указания раскрываются в

а) вводной части
текста

б) распорядительной
части текста

в) констатирующей
части текста

17. Расстояние между
основаниями смежных строк это

а) служебное поле

б) рабочее поле

в) интервал

18. Реквизит — это

а) обязательный
признак на документе, установленный законом

б) система
документации

в) служебное поле

19. Реквизит “виза
ознакомления” выглядит следующим образом:

а) секретарь л/п
Ф.И.О. 00.00.00

б) секретарь Ф.И.О.
л/п 00.00.00

в) с приказом
ознакомлен: л/п 00.00.00

20. Если Вам
необходимо пригласить организацию или должностное лицо на

совещание, встречу,
Вы составите

а) письмо-приглашение

б) сопроводительное
письмо

в)
письмо-подтверждение

21. Если Вам необходимо
сообщить о проведении мероприятия, Вы составите

а) сопроводительное
письмо

б)
письмо-подтверждение

в) информационное
письмо

22. Совокупность
документов, отражающих распорядительную деятельность –

это:

а) информационно-справочные
документы

б) распорядительные
документы

в) организационные
документы

23. Совокупность
документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих
основанием для принятия решений, издания

распорядительных
документов — это

а) распорядительные
документы

б) организационные
документы

в)
информационно-справочные документы

24. Совокупность
работ по документированию деятельности управления и по организации документов в
учреждении — это

а) система
документирования

б) документооборот

в) делопроизводство

25. Совокупность расположенных
в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам
определенной системы документации

— это

а) формуляр-образец

б) бланк

в) документ

Ключ к тесту по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Вариант 3

№ тестового задания	Вариант ответа	Проверяемая компетенция
1.	а	ОК 3, ОК 4
2.	в	ОК 3, ОК 4
3.	а	ОК 2, ОК 3, ОК 4
4.	б	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
5.	а	ОК 3, ОК 4
6.	б	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
7.	а	ОК 3, ОК 4
8.	в	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
9.	в	ОК 3, ОК 4
10.	б	ПК 1.1,  ПК 1.3,  ПК 3.2, ПК 3.4,  ОК 3, ОК 4
11.	а	ПК 1.1,  ПК 1.3, ОК 3, ОК 4
12.	а	ОК 1, ОК 2, ОК 3, ОК 4
13.	в	ПК 1.1,  ПК 3.2,  ПК 3.4, ОК 3, ОК 4
14.	в	ОК 2, ОК 3, ОК 4
15.	б	ОК 3, ОК 4
16.	в	ОК 3, ОК 4
17.	б	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
18.	б	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
19.	а	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4
20.	в	ОК 3, ОК 4
21.	б	ОК 3, ОК 4
22.	в	ОК 3, ОК 4
23.	в	ОК 3, ОК 4
24.	б	ОК 3, ОК 4
25.	в	ПК 1.1, ОК 3, ОК 4

---

С этим файлом связано 1 файл(ов). Среди них: 775220.ppt.
Показать все связанные файлы

---

Подборка по базе: Основы делопроизводства и документооборот.docx, Новый документ в формате RTF.rtf, стиль оф документов.pptx, Новый документ (10).docx, Отсканированный документ 2.pdf, Задание к сем. зан. 3. Документ Microsoft Office Word.docx, Практическая работа № 2 Оформление документов для проведения про, Новый документ 2.pdf, Новый порядок аттестации объектов информатизации_ разбираем поло, Что такое спрос (автовосстановление).docx

---

1. Что такое документ?

А) это какой-либо материальный носитель с информацией, которая обладает определенными реквизитами;

Б) это бумажный лист с нанесенным на него печатным текстом;

В) это объект материального мира, который содержит какую-либо информацию, необходимую для рабочего процесса.

Ответ: А

2. Информация, которая имеет структуру и содержится на носителе – это:

А) официальный документ;

Б) документированная информация;

В) делопроизводство.

Ответ: Б

1. Передача информации, которая содержится в документе, в пространстве и времени – это:

А) коммуникативная функция документа;

Б) социальная функция документа;

В) политическая функция документа.

Ответ: А

4. Какой из указанных документов приобретает правовую функцию на определенный промежуток времени:
А) протокол заседания аттестационной комиссии;

Б) закон;

В) платежное поручение.

Ответ: А

5. В чем заключается атрибутивность документа?

А) в тесной взаимосвязи его отдельных элементов и подсистем, которые обеспечивают его целостность и сохранений свойств при различных внешних изменениях

Б) в наличии в документе двух составляющих (материальной и информационной), без которых он существовать не может;

В) в его предназначенности для передачи в пространстве и времени;

Ответ: Б

6. Способность документа повлечь за собой правовые последствия – это его:

А) юридическая значимость;

Б) юридическая сила;

В) достоверность.

Ответ: Б

1. Копия документа – это:

А) экземпляр, который полностью повторят содержание подлинника;

Б) повторный экземпляр подлинника;

В) его электронная форма.

Ответ: А

1. Обязательный элемент оформления документа называется:

А) формуляром;

Б) реквизитом;

В) образцом.

Ответ: Б
9. Реквизит, который фиксирует решение лица (согласие или несогласие) по поводу содержания документа, называется:
А) резолюцией;

Б) визой;

В) грифом.

Ответ: Б

1. Резолюция оформляется:

А) на самом документе или на отдельном листе;

Б) только на самом документе;

В) только на отдельном листе.

Ответ: А

11. От какого лица излагается текст протокола?

А) от третьего лица единственного числа;

Б) от первого лица множественного лица;

В) от третьего лица множественного числа.

Ответ: В
12. Какие установлены стандартные форматы бланков документов?

А) А4 и А5;

Б) А5 и А3;

В) только А4.

Ответ: А

13. Левое поле документа должно быть не менее:

А) 10 мм;

Б) 20 мм;

В) 30 мм.

Ответ: Б

14. Какой документ организации нельзя оформить на общем бланке?

А) приказ;

Б) письмо;

В) отчет.

Ответ: Б

15. Какой реквизит организационно-распорядительного документа является переменным?

А) наименование организации;

Б) дата документа;

В) код формы документа.

Ответ: Б
16. При каком варианте оформления реквизита заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля?

А) при продольном;

Б) при центрированном;

В) при флаговом.

Ответ: А
17. Такой реквизит как эмблема организации:

А) может заменять реквизит наименования организации;

Б) не может быть размещен на бланке документа, если на нем уже имеется герб РФ или герб одного из субъекта РФ;

В) размещается в нижнем поле документа.

Ответ: Б
18. Какой из указанных реквизитов характерен только для бланка служебных писем?

А) справочные данные об организации;

Б) код формы документа;

В) наименование вида документа.

Ответ: А
19. В каком порядке оформляется адрес в международной переписке?

А) имя и фамилия адресата, страна, город (штат, графство), улица, дом, почтовый индекс;

Б) имя и фамилия адресата, дом, улица, штат (графство), почтовый индекс, страна;

В) имя и фамилия адресата, почтовый индекс, страна, город (штат, графство), улица, дом;

Ответ: Б
20. Что из указанного не содержит в себе резолюция?

А) слово «Утверждаю»;

Б) содержание поручения;

В) фамилию и инициалы исполнителя.

Ответ: А
21. На каком формате бланка документа может отсутствовать заголовок?

А) А5;

Б) А4;

В) заголовок является обязательным реквизитом для любого формата бланков.

Ответ: А
22. Если к документу имеется несколько приложений, то они:

А) перечисляются через запятую после текста;

Б) нумеруются после слова «Приложение» под текстом;

В) никак не обозначаются, а просто прилагаются к основному документу.

Ответ: Б
23. Если перед должностью в конце документа ручкой ставится косая черта, приписывается «и.о.» и ставится подпись не того лица:

А) теряет свою юридическую силу;

Б) имеет такую же юридическую силу, что и подписанный должностным лицом, чья расшифровка указана;

В) является фальсификатом.

Ответ: А
24. На какой части копии отправляемого документа проставляется виза?

А) в нижней части оборотной стороны;

Б) в нижней части лицевой стороны;

В) верхней части лицевой стороны.

Ответ: Б

25. Что понимается под миграцией электронных документов?

А) их перемещение из одной информационной системы в другую при сохранении их достоверности, целостности, аутентичности и пригодности для дальнейшего использования;

Б) их перемещение с одного носителя на другой или конвертация в другой формат;

В) их первичная проверка при поступлении в организацию.

Ответ: А
26. Плотность документопотока определяется:

А) соотношением числа документов, которые проходят через конкретный пункт обработки, к единице времени;

Б) соотношением количества документов, поступивших в организацию, к аналогичному показателю за прошедший период;

В) числом обработанных организацией документов за все время ее существования.

Ответ: А
27. Что поднимается под аутентичностью электронного документа?

А) отсутствие правок в текст электронного документа после его создания;

Б) гарантия соответствия электронного документа заявленному;

В) возможность в любой момент установить местонахождение документа и воспроизвести его.

Ответ: Б

28. Документационное обеспечение управления – это:

А) деятельность работников канцелярии по регистрации входящей и исходящей корреспонденции деятельность,

Б) которая имеет своей целью обеспечить функции управления документами;

В) деятельность соответствующих лиц по документообороту, документированию, оперативному хранению, а также использованию документов организации;

Ответ: Б
29. Что из указанного не может являться подлинником документа?

А) копия документа в электронном виде;

Б) первый экземпляр документа;

В) единственный экземпляр документа.

Ответ: А
30. Какого вида печати не существует?

А) универсальной;

Б) гербовой;

В) простой.

Ответ: А

31. Какой из перечисленных документов не относится к группе организационных?

А) служебное письмо;

Б) учредительный договор;

В) штатное расписание.

Ответ: А

1. В каком правовом акте содержатся правила тех или иных сторон деятельности организации?

А) приказ;

Б) инструкция;

В) акт.

Ответ: Б

1. В каких документах содержатся юридически властные

предписания субъектов исполнительной власти?

А) в распорядительных;

Б) в организационных;

В) в справочно-информационных.

Ответ: А

34. Документ, который оформляется получателем самостоятельно после прослушивания его содержания устно по каналам телефонной связи, называется:
А) телеграмма;

Б) телефонограмма;

В) протокол.

Ответ: Б

35.В каком протоколе полностью записывается весь ход заседания?

А) в стенографическом;

Б) в кратком;

В) в полном.

Ответ: А

36.С какой целью составляется инициативная докладная записка?

А) с целью информирования руководителя о ходе или результатах выполнения работы;

Б) с целью побуждения адресата совершить какое-либо действие;

В) с целью информирования руководителя о ходе процесса.

Ответ: Б

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Электронное делопроизводство ГОСТ Р 7.0.8.-2013, заменивший ГОСТ Р 51141-98, описывает все действующие в законодательстве РФ термины и определения делопроизводства и архивного дела. Вы можете ознакомиться с ним, а также сохранить эту страницу в закладки браузера.

Предисловие

1. Разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства.

2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».

3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст.

4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

5 Взамен ГОСТ Р 51141-98

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru).

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.

Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».

Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом.

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения

ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы

Примечание — При пользовании настоящим стандартом, целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. Термины и определения

3.1 Общие понятия

1. Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2. Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3. Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4. Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5. Служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6. Архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

7. Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

8. Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

9. Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

10. Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

11. Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

12. Носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

13. Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

14. Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

15. Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

16. Аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

17. Достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

18. Целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

19. Пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

20. Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22. Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23. Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24. Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

25. Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии’ с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26. Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

27. Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

28. Текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

29. Изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

30. Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.

31. Аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

32. Видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

33. Кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

34. Фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

35. Графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

36. Реквизит документа: Элемент оформления документа.

37. Формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

38. Хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

39. Экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

40. Срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

41. Постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.

42. Временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

43. Доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

3.2. Делопроизводство

3.2.1. Документирование

44. Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.

45. Средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

46. Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

47. Вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

48. Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

49. Унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

50. Табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

51. Альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

52. Оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.

53. Согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

54. Лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

55. Виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

56. Гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

57. Подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58. Подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

59. Электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

60. Утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.

61. Гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

62. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.

63. Дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.

64. Место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации — автора документа.

65. Резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

66. Текст документа: Основная содержательная часть документа.

67. Адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.

68. Отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).

69. Отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.

70. Отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.

71. Печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

72. Официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.

3.2.2. Организация работы с документами

73. Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

74. Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

75. Объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

76. Документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

77. Плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.

78. Включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.

79. Метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

80. Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

81. Миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

82. Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.

83. Предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

84. Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

85. Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

86. Регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

87. Государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.

88. Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

89. Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

90. Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

91. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.

92. Оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

93. Документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

94. Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

95. Дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

96. Электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

97. Признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.

98. Формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

99. Оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.

100. Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.

101. Внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

102. Лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.

103. Индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

104. Опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

105. Уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

3.3. Архивное дело

3.3.1. Хранение и учет архивных документов

106. Государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

107. Муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

108. Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.

109. Архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

110. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

111. Объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.

112. Архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

113. Архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.

114. Фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.

115. Фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.

116. Обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.

117. Обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.

118. Архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

119. Режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

120. Реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.

121. Консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.

122. Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.

123. Страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.

124. Страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.

125. Фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.

126. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

127. Учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

128. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

129. Единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.

130. Единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

131. Учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

132. Список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.

133. Лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.

134. Архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.

135. Проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.

136. Топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.

3.3.2. Комплектование архива

137. Комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

138. Критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

139. Источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

140. Выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

141. Перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.

142. Документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

143. Документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.

144. Документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

145. Особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

146. Уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.

147. Упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

148. Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.

3.3.3. Информационная деятельность архива

149. Информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.

150. Использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

151. Пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.

152. Организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.

153. Пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

154. Владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

155. Собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.

156. Ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.

157. Публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.

158. Документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.

159. Описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.

160. Описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.

161. Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.

162. Система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.

163. Архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

164. Опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

165. Архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

166. Архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.

167. Архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

168. Обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.

169. Тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.

170. Историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

171. Каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.

172. Архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.

173. Архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

174. Архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.