Реквизит это официальный элемент оформления чего

Понятие о документе

Терминология, используемая при работе с документами закреплена в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Термины «документированная информация» и «документ» в ГОСТе рассматриваются так:

документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

Реквизит — «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).

Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия «документ», которое дает документоведение:

Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.

Официальное толкование данного термина дает ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термина и определения».

Каждый документ состоит из элементов,
которые называются реквизитами. Реквизит
– это элемент оформления официального
документа. Различные документы состоят
из разного набора реквизитов. Число
реквизитов, составляющих документы,
определяется их видом, назначением и
др. факторами. Состав реквизитов отдельных
видов документов, выдаваемых органами
госвласти и госуправления (например,
паспорта, трудовой книжки, диплома,
свидетельства о рождении), установлен
в законодательных и нормативных актах.

Как уже ранее говорилось, набор реквизитов
официального письменного документа,
расположенных в определенной
последовательности называется формуляром
документа. Формуляром-образцом
установлено 32 реквизита. Данный состав
реквизитов закреплен в СТБ 6.38-2004.

Реквизиты, используемые при оформлении
ОРД, бывают постоянными, переменными и
взаимоисключающими (взаимозаменяющими).

К постоянным можно отнести такие
реквизиты, которые постоянно присутствуют
на документе в неизменном значении и
которые, следовательно, можно заранее
нанести на бланк организации. Это такие
реквизиты, как:

Государственный Герб РБ (если организация
имеет право изображать герб на своем
бланке), эмблема организации или товарный
знак (если есть),

наим. орг-ции,

коммуникационные (телеграфный адрес,
номера тел., факса, телетайпа, телекса,
е-майл) и коммерческие данные (№ счета,
наим. банка),

код орг-ции по ОКГУ и ОКЮЛП,

код док-та по ОКУД.

При изменении данных реквизитов
изготавливаются новые бланки.

Т.о. можно сказать, что постоянные
реквизиты – это реквизиты, наносимые
при изготовлении унифицированной формы
документа или бланка.

К переменным относятся реквизиты,
которые зависят от конкретных
обстоятельств. Например, реквизит «дата»
зависит от того, когда создается документ,
реквизит «текст» — от того, о чем будет
сказано в документе, т.е. содержания
вопроса, освещаемого в документе. Другими
словами, переменные реквизиты – это
реквизиты, наносимые при составлении
документа.

Взаимоисключающие (взаимозаменяемые)
реквизиты – это реквизиты, для
которых отводится одна и та же площадь
на формуляр-образце. Они не встречаются
в одном и том же документе. К таким
реквизитам относятся:

почтовый адрес отправителя и название
вида документа;

адресат и гриф утверждения;

ссылка на дату и № входящего документа
и место составления или издания документа.

Реквизиты также можно разделить на
обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты
обеспечивают юридическую силу документа
и они присутствуют всегда на любом виде
ОРД. К ним относятся:

наим. орг-ции;

дата;

индекс доку-та;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

печать.

Дополнительные реквизиты могут
быть не на всех видах документов
(например, эмблема, отметка о контроле).
Дополнительные реквизиты могут
характеризовать этапы обработки
документа (например, отметка о поступлении,
резолюция, фамилия исполнителя и № его
телефона, отметка об исполнении документа
и направлении его в дело). Отсутствие
дополнительного реквизита на документе
не может повлиять на юридическую силу
документа.

Формуляр-образец предусматривает два
варианта оформления реквизитов:

угловой и продольный.

При угловом варианте заголовочная
часть бланка документа располагается
в левом верхнем углу листа формата А4
или А5. При этом бланковые надписи не
должны выходить за пределы 72 мм по
горизонтали.

При продольном варианте заголовочная
часть бланка продлевается до границы
правого поля.

Существуют два способа оформления
реквизитов: флаговый и центрованный.

При флаговом способе расположения
реквизитов начало реквизита расположено
всегда от левой границы зоны расположения
реквизита. Граница левого поля в данном
случае выступает в качестве древка, а
строки бланковых надписей составляют
как бы полотнище флага (отсюда и название
способа расположения реквизитов).

При центрованном способе расположения
реквизитов начало и конец каждой строки
реквизита равноудалены от границ зоны
расположения реквизитов. Они центируются,
в результате чего оказываются
равноудаленными от условной вертикальной
оси, которая делит бланковые надписи
на две равные половины.

Продольный вариант расположения
реквизитов используется для распорядительных
документов, а угловой для организационных.
Для бланка для писем используется как
продольный так и угловой варианты
расположения реквизитов.

При изготовлении бланка наиболее
приемлемым является центрованный способ
расположения реквизитов, а при подготовке
документов не на бланке целесообразнее
печатать реквизиты флаговым способом.

5 Дайте определение понятия «бланк».
Охарактеризуйте виды бланков, состав
реквизитов, назначение. Охарактеризуйте
порядок изготовления, использования и
учета бланков с изображением
Государственного герба Республики
Беларусь

Бланк документа – стандартный лист
бумаги с воспроизведенной на нем
постоянной информацией, и местом,
отведенным для переменной. Использование
бланков снижает затраты на изготовление
документа, уменьшает количество ошибок
при его составлении и оформлении,
позволяет добиться унификации форм
документов. Кроме того, использование
бланков облегчает восприятие документа,
улучшает его внешний вид.

СТБ 6.38-2004 установлены следующие виды
бланков ОРД: бланк для писем и
общий бланк. Первый бланк используется
исключительно для оформления писем
независимо от их вида. Поэтому нет
необходимости указывать на нем название
вида документа. На бланке для писем
вместо реквизита «Название вида
документа» располагают реквизиты
«почтовый адрес отправителя» и
«коммерческие и коммуникационные
данные», а вместо реквизита «место
составления или издания документа»
располагают реквизит «ссылка на дату
и номер входящего документа». На общих
бланках оформляются распорядительные
документы организации (распоряжения,
приказы, постановления), а так же
организационные (положения, инструкции)
и справочно-информационные (акты,
протоколы, справки, докладные записки
и т.д.). Допускается изготовление на
основе общего бланка специальных бланков
для конкретного вида документа, например,
бланк для приказов, бланк для протоколов.
Согласно Примерной инструкции по
делопроизводству изготовление специальных
бланков по видам докуметов считается
целесообразным, если таких документов
в организации создается более 200 в год.

При изготовлении бланка для писем
используются реквизиты:

• Государственный герб Республики
  Беларусь

• эмблема или товарный знак (знак
  обслуживания) для организаций
  негосударственной формы собственности;

• код организации по ОКОГУ (ОКРБ 004-2001
  «Органы государственной власти и
  управления» для органов госвласти и
  управления) и ОКЮЛ (ОКРБ 018-2003 «Юридические
  лица и предприниматели»);

• наименование вышестоящей организации;

• полное и сокращенное наименование
  организации;

• наименование структурного подразделения;

• почтовый адрес отправителя;

• коммуникационные и коммерческие данные;

• ограничительные отметки реквизитов
  «Дата», «Регистрационный индекс»,
  «Ссылка на регистрационный индекс и
  дату входящего документа» и «отметка
  о контроле».

Могут также наноситься ограничительные
отметки для размещения реквизитов
«заголовок к тексту» и «адресат».
Указание на бланке этих реквизитов и
отметок целесообразно в том, случае,
если оформление документов в организации
осуществляется с помощью пишущей
машинки. Использование компьютерной
техники делает их нанесение на бланк
излишним.

На общем бланке указывают:

• Государственный герб Республики
  Беларусь

• эмблема или товарный знак (знак
  обслуживания) для организаций
  негосударственной формы собственности;

• код организации по ОКОГУ (ОКРБ 004-2001
  «Органы государственной власти и
  управления» для органов госвласти и
  управления) и ОКЮЛ (ОКРБ 018-2003 «Юридические
  лица и предприниматели»);

• наименование вышестоящей организации;

• полное и сокращенное наименование
  организации;

• наименование структурного подразделения;

• место составления или издания документа;

• ограничительные отметки и линии для
  реквизитов «код документа по ОКУД»,
  «дата», «регистрационный индекс»,
  «отметка о контроле».

Возможно нанесение на общий бланк
ограничительных отметок для реквизитов
«Заголовок к тексту», «адресат» или
«гриф утверждения». На общем бланке
предусмотрено свободное место для
реквизита «Название вида документа».

СТБ 6.38-2004 определяет общие требования,
предъявляемые к оформлению бланков
документов. В целях упорядочения
изготовления и использования бланков
документов с изображением Государственного
герба РБ был издан Указ Президента от
28.06.2000 № 357.

Указом Президента право помещать
изображение Государственного герба на
бланках документов предоставлено только
государственным органам и иным
государственным организациям. При
этом изображение Государственного
Герба РБ должно помещаться государственными
органами и другими государственными
организациями как на бланках для писем,
так и на общих бланках, а также на бланках
конкретного вида документа.

Все гербовые бланки в соответствии с
утвержденным образцами оформляются на
белорусском и русском языках.

Угловой вариант при этом не допустим.

Организациям государственной формы
собственности, не использующие в
качестве реквизита бланка изображение
Государственного герба при изготовлении
бланка документов руководствуются
требованиями 6.38-2004. При этом бланки
для писем должны изготавливаться
обязательно на двух языках
(соответствующее решение было принято
Конституционным судом РБ в апреле 2000
г). Общие бланки и специальные бланки
для конкретных видов документов
допускается изготавливать на одном из
государственных языков. Реквизиты всех
видов бланков можно располагать как
угловым, так и продольным способом.
Однако следует помнить, что СТБ 6.38-2004
рекомендует располагать реквизиты
бланка, оформленного на двух языках
продольным способом.

Бланки, имеющие в качестве реквизита
Государственный герб РБ должны
изготавливаться исключительно
типографским способом. Использование
ксерокопий таких бланков при создании
документов не допускается.

Гербовые бланки подлежат обязательному
учету. С этой целью на бланках
проставляются типографским способом
или нумератором учетные порядковые
номера.

Учет гербовых бланков при их поступлении
в организацию ведется раздельно по
видам в учетно-регистрационной форме
(карточке или журнале) по следующим
реквизитам:

Лицо, персонально ответственное за
учет, использование и хранение гербовых
бланков документов назначается приказом
(распоряжением) руководителя. Оно выдает
гербовые бланки непосредственно
структурным подразделениям (исполнителям).

Лицо, ответственное за учет, использование
и хранение гербовых бланков, ведет еще
одну регистрационную форму (журнал или
карточку) по выдаче этих бланков
непосредственным исполнителям.

Уничтожаются бланки с изображением
Государственного герба РБ по акту с
отметкой в журнале (карточке).

Для этого приказом руководителя
назначается комиссия, которая не реже
одного раза в год осуществляет проверку
наличия, использования и хранения
бланков, о чем делается отметка в
учетно-регистрационной форме после
последней записи.

Бланки документов с изображением
Государственного герба РБ должны
храниться в организациях и надежно
запираемых и опечатываемых шкафах
(сейфах).

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Что такое реквизиты документа? Объясняем с примерами

Реквизиты документа — это его обязательные элементы, без которых он является неполным или некорректно оформленным. Любой официальный документ — это определенная совокупность информационных элементов, данных и сведений. Порядок и правила составления бумаг такого рода определяется на законодательном уровне.

Что такое реквизиты и зачем они нужны в документе

Мы уже определили, что такое реквизиты документа — это элементы визуального оформления деловой и официальной документации, которые утверждены на государственном, региональном, местном уровнях либо регламентированы локально (на уровне организации, предприятия).

Эти элементы наделяют документацию юридической силой. И если при составлении официальной бумаги допущена ошибка либо важный элемент отсутствует вовсе, то, скорее всего, ее признают ничтожной.

Делаем вывод, что реквизит — это обязательный элемент оформления деловой бумаги. Чиновники разработали специальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.97-2016. Этот нормативно-правовой акт систематизирует и устанавливает правила применения реквизитов. Стандарт вступил в силу с 01.07.2018.

Виды реквизитов деловой документации

Элементы оформления представляют собой некие информационные структуры или блоки, которые детально характеризуют назначение документа и позволяют определить следующую информацию:

Все реквизиты разделим на две группы: постоянные и переменные:

Другой вид группировки разделяет состав реквизитов документов на основные и дополнительные сведения:

Ключевые элементы первички

Первичкой, или первичной документацией, называют особый тип финансовых бумаг, которые обязательны в бухгалтерском учете. Ключевое назначение первички — это фактическое подтверждение совершенной хозяйственной операции и(или) факта хозяйственной деятельности экономического субъекта.

При отсутствии обязательной информации в первичке бумага признается недействительной.

Примеры реквизитов

Как мы отметили выше, с 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который установил ключевые требования и правила к составлению деловой документации. Пункт 4 этого ГОСТа устанавливает действующие реквизиты документов (с примерами), и их коды:

Пункт 5 ГОСТа Р 7.0.97-2016 регламентирует правила оформления реквизитов документации, причем чиновники предусмотрели наглядные примеры оформления деловых бумаг.

Несмотря на то, что применение этого ГОСТа, как и прочих национальных стандартов делопроизводства РФ, является добровольным, но всё же стоит к нему обращаться. Правильно расположенные и корректно прописанные реквизиты улучшают деловую репутацию компании.

Рассмотрим те элементы, которые используются при составлении писем, распоряжений, первичных учетных и иных формуляров обычными коммерческими организациями.

Об авторе статьи

Автор статей в интернет-СМИ по бухгалтерии, налогам, кадровым вопросам.

Источник

Что такое реквизит документа приведите примеры

5 Оформление реквизитов документов

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Форма по ОКУД 0211151

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Источник

Письмовник

Реквизиты – что это такое?

Стили и жанры

Любой документ – это сумма постоянных элементов содержания. Такие элементы принято называть реквизитами документа. Реквизиты содержат сведения:

Реквизиты обычно располагаются в «шапке» документа в следующем порядке:

Логотип
или товарный знак

Отправитель: наименование организации-отправителя и
её структурного подразделения
в именительном падеже

Контакты: почтовый адрес организации-отправителя,
номер телефона, факса,
адрес электронной почты

Наименование
вида документа

Адресат: наименование организации-получателя; должность, инициалы и фамилия лица-получателя в дательном падеже

Дата

Рег. № документа

Ссылка на дату и рег. № номер входящего документа

ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ

«Адресат» при написании заявления центрируется по правому краю или по левому, но в правой части листа?

Реквизит «адресат» обычно выравнивается по левому краю, но всегда находится в правой части листа. Например, так:

Главному бухгалтеру
ООО «Ферма «Рассветы Ильича»
Иванченко Ю. В.

© 2000-2021. При полном или частичном использовании материалов ссылка на «Грамоту.ру» обязательна.

Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57155, выдано Роскомнадзором 11.03.2014.

Источник

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

В приложениях А, В даны:

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Источник

Распорядительные документы: что про них нужно знать

Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации и составляются каждым из работодателей. Подробнее о месте, роли, видах, составе и правилах оформления распорядительных документов — в нашем материале.

Назначение распорядительных документов и их виды

При ведении своей деятельности работодателю приходится руководствоваться не только нормами действующего законодательства, но и создаваемыми им самим документами. Такие документы называются организационно-распорядительной документацией.

В составе организационно-распорядительной документации выделяются 2 группы документов:

Примером организационных документов служат внутренние нормативные акты, разработка которых обязательна для каждого работодателя (кроме работодателей-физлиц и микропредприятий). В таких документах содержится набор норм, выбранных работодателем из законодательно установленных (если выбор допустим) или самостоятельно разработанных им (для правил, отсутствующих в законодательстве или улучшающих его положения) для применения в текущей деятельности. Действие организационных документов обычно распространяется на весь трудовой коллектив.

В отличие от организационно документа, имеющего обобщающий характер, распорядительный документ всегда конкретно указывает кто именно, что именно, в какие сроки и в силу каких причин должен сделать. При этом такой документ может:

К числу коллегиально принимаемых распорядительных документов относятся постановления и решения. Документы, создаваемые единоличным исполнительным органом, — это приказы, распоряжения, указания, но может иметь место и решение, если, например, оно принимается единственным учредителем.

Единоличное руководство позволяет обеспечить наибольшую оперативность в принятии решений. А вместе с ним наиболее востребованным становится такой распорядительный документ как приказ, по отношению к которому распоряжения и указания обычно играют вспомогательную роль.

Реквизиты, обязательные для распорядительных документов

И организационная, и распорядительная документация обязательны для исполнения. Но лишь распорядительный документ, требующий осуществления определенных действий в конкретной ситуации, имеет характер первичного документа, позволяющего отразить связанное с ним событие в числе подлежащих учету хозяйственных операций.

Соотнесение распорядительной документации с первичными документами делает обязательным для нее выполнение требований, установленных ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в отношении обязательного набора реквизитов. В каждом распорядительном документе должны присутствовать:

При этом определенных требований к бланкам, используемым для оформления распорядительных документов, нет. Исключение — организации бюджетной сферы, для которых большинство действий регламентировано отдельными положениями законодательства (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Работодатели, не относящиеся к бюджетникам, вправе принять решение о применении ряда приказов, имеющих унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. Положительной стороной в вопросе применения таких форм является присутствие в них специально выделенных полей для заполнения необходимых реквизитов.

Во всех остальных случаях бланк распорядительного документа работодателем разрабатывается самостоятельно с включением в него обязательных реквизитов. Однако наличие обязательных реквизитов еще не делает такой документ оформленным по всем правилам. Такие реквизиты необходимо правильно расположить в документе.

Общие правила оформления организационно-распорядительной документации

Правила размещения реквизитов в организационно-распорядительных документах содержит ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

Общие для таких документов правила оформления, имеющие значение для распорядительной документации, предусматривают:

В документе могут размещаться — посредине его верхнего поля над реквизитами создателя документа (такие реквизиты всегда центрируются):

Название организации, составившей документ, приводится в соответствии с учредительными документами — полностью и в сокращенном виде, если такой вариант названия предусмотрен. Сокращенное название располагается в скобках под полным. Над названием составителя может размещаться полное или краткое наименование вышестоящей организации (если она есть). При необходимости под названием составителя может появиться наименование его обособленного подразделения.

Ниже названия составителя (тоже по центру) располагается название созданного им документа. Его обязательно сопровождают дата подписания (день, месяц, год) и регистрационный номер. Месяц в дате может быть указан либо цифрой (тогда дата представляет собой набор цифр, разделяемых точками), либо прописью (в этом случае после номера года ставится буква «г» с точкой). Регистрационный номер соответствует порядковому номеру документа и может включать дополнительные шифры, отвечающие классификатору, разработанному работодателем для номенклатуры дел.

В прилагаемых к ГОСТ образцах распорядительных документов его дата размещается у границы левого поля, на том же уровне у границы правого поля располагается регистрационный номер, а информация о месте составления приводится строкой ниже и центрируется.

При наличии в документе информации для ограниченного круга пользователей в нем может появиться гриф ограничения («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна»), проставляемый в правом верхнем углу первого листа у границы верхнего поля и сопровождаемый (при необходимости) дополняющими сведениями (например, номером экземпляра документа).

Особенности оформления, значимые для распорядительных документов

В распорядительных документах под реквизитами у левой границы его поля (но допускается и его центрирование) размещается заголовок к тексту, кратко отражающий содержание этого текста. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?» и начинаться с предлогов «О» или «Об». В коротких документах (4-5 строк) такой заголовок может отсутствовать.

Основной текст документа начинается с отсылки к причине его появления (при этом ссылки на нормы законодательства, положения ранее введенных в действие организационных и распорядительных документов даются с указанием реквизитов соответствующих документов) и отражающего суть распорядительного документа ключевого слова:

К распорядительному документу могут предусматриваться приложения. Упоминание их в тексте сопровождается сделанной в скобках пометкой «Приложение», рядом с которой при необходимости указывается его номер (в том числе со значком номера).

На самом приложении (в правом верхнем углу на первом его листе) появляется запись, отражающая его статус, номер и реквизиты документа, к которому относится приложение, с указанием в числе этих реквизитов названия составителя распорядительного документа («Приложение №. к. »). Если приложение относится к числу утверждаемых распорядительным документом, то сделанная на нем запись после слова «Приложение» (с его номером) будет содержать слово «Утверждено» («Утверждено приказом. »).

Отдающее распоряжение лицо (лица) должно собственноручно подписать распорядительный документ, при этом обязательно расшифровываются его должность (она на листе располагается у левой границы листа, но может и центрироваться) и приводится фамилия с инициалами (у правой границы листа). Инициалы здесь ставятся перед фамилией. Подпись располагается между записями о должности и Ф. И. О. или на одной строке с Ф. И. О., если название должности располагается по центру листа. Название должности может сопровождаться указанием наименования составителя документа, если документ оформлен не на разработанном им бланке. Если распорядительный документ составлен коллегиально, то на нем будут проставлены подписи соответствующего числа лиц, при этом располагаться они будут с учетом иерархии занимаемых должностей.

Если фактическое подписание уже подготовленного для этого документа осуществляет иное лицо, то сведения о его должности и Ф. И. О. в распорядительный документ нужно внести от руки, зачеркнув данные, относящиеся к лицу, за которого выполняется подписание. В документе, подписанном электронной подписью, отметке о таком способе подписания должна располагаться на месте обычной подписи, хорошо читаться, не заходить на текст документа и не перекрывать отметки о других электронных подписях. Подлинность подписи может заверяться печатью, которая проставляется так, чтобы не перекрывать подпись.

Распорядительный документ может иметь отметку о фактическом исполнителе, содержащую его Ф. И. О. и номер телефона. Возможно дополнение этих данных названием занимаемой им должности, наименованием подразделения и адресом электронной почты. Варианты размещения этой отметки:

При изготовлении заверенной копии распорядительного документа или выписки из него отметка (она может делаться с помощью штампа), подтверждающая соответствие содержания, проставляется под местом подписания документа и формируется из слова «Верно», должности, подписи, расшифровки этой подписи и даты заверения. При передаче такой копии стороннему лицу запись о заверении дополняется печатью.

Подводим итоги

Редакция «Клерка» получила информацию от источников в ФНС о том, что в 2022 году налоговики начнут массово снимать расходы компаний.

Чтобы подготовить вас к непростому 2022 году, «Клерк» оперативно разработал уникальный курс по защите при налоговых проверках. Записаться и получить подарок тут.

Источник

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА