Понятие о документе
Терминология, используемая при работе с документами закреплена в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Термины «документированная информация» и «документ» в ГОСТе рассматриваются так:
документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
Реквизит — «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).
Документ создается в результате документирования — записи информации на различных носителях по установленным правилам.
Носитель — это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия «документ», которое дает документоведение:
- документ — материальный объект,
- документ — носитель информации,
- документ — документированная информация.
Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.
Официальное толкование данного термина дает ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термина и определения».
I вариант.
1. Что такое делопроизводство:
а) сфера деятельности по обеспечению организации офисными документами
б) отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами +
в) отрасль деятельности, которая не обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами
2. Все официальные документы имеют такие функции:
а) общие и специальные +
б) общие и основные
в) деловые и общие
3. Состав документов в организации зависит от:
а) объема и характера взаимосвязей в организации
б) порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность)
в) всё, перечисленное ранее +
4. Что такое унификация документов:
а) установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов +
б) установление не единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов
в) установление единого комплекса видов и разновидностей отчетов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов
5. Что такое годовой объем документооборота:
а) исходная величина для расчета численности населения, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных людей
б) средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
в) исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата +
6. Что такое документооборот:
а) движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки в комитет по делам несовершеннолетних
б) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки +
в) документ, не требующий особого внимания
7. Выберите основные этапы подготовки и оформления внутренних документов в офисе:
а) составление проекта и согласование
б) проверка правильности оформления
в) подписание и регистрация
г) все варианты правильные +
8. Что включает в себя регистрация документа:
а) проставление регистрационного номера
б) проставление даты
в) все варианты правильные +
9. Справочная картотека состоит из 2 частей и содержит:
а) карточки на исполненные документы
б) карточки на неисполненные документы, направленные в структурные подразделения для ознакомления и изучения
в) оба ответа правильные +
10. Индивидуальные сроки исполнения указываются:
а) в тексте документа или в резолюции +
б) в тексте монографий
в) в резолюции
11. Основные функции, которые обеспечивает ДОУ:
а) планирование
б) учет и отчетность, финансирование и т.д
в) оба ответа правильные +
12. Что понимают под служебным полем:
а) место, которое не занято реквизитами
б) место в документе, которое не занято реквизитами, за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения +
в) место в документе, которое занято реквизитами, за исключением некоторых нюансов
13. Что такое бланк документа:
а) стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации +
б) нестандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации
в) оба ответа правильные
14. Что такое уставы:
а) сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики +
б) документы, содержание которых имеет служебную тайну
в) документы, структуру и содержание которых определяют на месте
15. Что такое должностная инструкция:
а) документ, в котором отмечены нарушители распорядка дня в офисе
б) инструкция директора, которую необходимо выполнять в обязательном порядке
в) организационно – распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно – технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц +
16. Какие факты излагаются в первой и во второй частях справки:
а) в первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные +
б) в первой части справки излагаются доводы, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся статистические данные
в) в первой части справки излагаются конкретные данные, а во второй – приводятся факты, послужившие поводом к ее написанию
17. Что такое составление доклада:
а) талант, не требующей практического навыка и критического анализа проекта отчета
б) труд, требующий не практического навыка и не критического анализа проекта доклада, работу над собой
в) мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада +
18. Что называется справкой:
а) документ, подтверждающий какие-либо факты или события +
б) факты, послужившие поводом к ее написанию
в) документ, где приводятся конкретные данные
19. На какие две основные группы можно подразделить все инструкции:
а) должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц
б) инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения)
в) оба ответа правильные +
20. Бланки имеют поля:
а) правое и нижнее – не менее 10 мм
б) левое – 20 мм
в) верхнее – не менее 20 мм
г) все ответы верны +
II вариант.
1. Виды бланков, которые предполагают ГОСТы:
а) общий бланк для всех видов ОРД
б) бланк конкретного вида документа, кроме письма
в) оба ответа правильные +
2. Реквизит – это обязательный элемент, который:
а) присущий определенному виду документа +
б) присущий как общий
в) присущий элементу
3. Что такое формуляр-образец:
а) картотека, которая используется для контроля за госслужащими
б) совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов +
в) совокупность не реквизитов, а подписей
4. Что представляет из себя справочный аппарат:
а) картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов +
б) картотеку карточек, которые не используется для контроля за исполнением документов
в) карточку, которая используется для контроля приходящих на работу сотрудников
5. К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:
а) документы вышестоящих органов
б) важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения
в) распорядительные документы данной организации
г) все ответы верны +
6. Цель регистрации документов заключается:
а) контроль
б) обеспечить их учет
в) оба ответа правильные +
7. Классификация документов – это:
а) деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия +
б) деление документов на классы по наиболее существенным признакам сходства и различия
в) оба ответа правильные +
8. Что такое юридическая сила:
а) документ, не требующий процедуры заверения нотариусом
б) свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления +
в) свойство документа, не оформленного в особом порядке
9. Элемент, который не входит в заверительную надпись:
а) должность
б) дата
в) индекс +
10. В делопроизводстве оптимальным сроком использования документов считается:
а) 3 года +
б) 5 лет
в) 7 лет
11. Выберите, что не относится к учредительным документам юридического лица?
а) Протокол собрания учредителей;+
б) Устав;
в) Учредительный договор.
12. Что такое положение о структурном подразделении?
а) правовой акт, который устанавливает статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений или иных органов;+
б) правовой акт, который определяет статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;
в) договор, стороны которого обязуются создать юридическое лицо и устанавливают порядок совместной деятельности по данному факту.
13. Дата должностной инструкции:
а) дата ее утверждения;+
б) дата ее составления;
в) дата ознакомления с ней работника.
14. Под правовым актом, в котором отображается порядок деятельности руководства организации, а равно коллегиального или совещательного органа, подразумевается:
а) регламент;+
б) штатное расписание;
в) устав.
15. На какие виды делятся распорядительные документы по сфере своего действия?
а) федерального уровня, регионального уровня, правовые акты организаций;+
б) коллективные и индивидуальные;
в) правовые акты организаций, правовые акты их структурных подразделений.
16. Распоряжение издается:
а) единолично;+
б) коллегиально;
в) в условиях ведомственного регулирования.
17. Что такое копия части документа, которая заверена в определенном порядке?
а) выписка;+
б) электронная копия;
в) дубликат.
18. Не является документом, который инициирует решение:
а) проект документа;+
б) заключение;
в) докладная записка.
19. Чем внешне отличается проект документа от его окончательного варианта?
а) Надписью «проект» в верхнем поле справа;+
б) Проект не обязательно оформлять в такой же форме, как будущий документ, достаточно самого текста;
в) Проект оформляется на специальном бланке.
20. Какая часть постановления содержит нормативные положения или поручения?
а) Распорядительная;+
б) Констатирующая;
в) Вводная.
Тесты для оценки степени усвоения дисциплины
1. Продолжите «Делопроизводство» — это..
Ответ 1 Система хранения документов
Ответ 2 Составление документов
Ответ 3 Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
2. Укажите термин, имеющий такой же смысл, как и термин «делопроизводство».
Ответ 1 Документирование
Ответ 2 Система документации
Ответ 3 Документационное обеспечение управления
Ответ 4 Документированная информация
3. К какому документу относится следующая характеристика «является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации»?
Ответ 1 Инструкция по делопроизводству
Ответ 2 Номенклатура дел
Ответ 3 Регламент работы
4. Обязательно ли должна быть инструкция по делопроизводству в каждом учреждении, организации?
Ответ 1 Да
Ответ 2 Нет
5. Почему инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна?
Ответ 1 Потому что она учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки
Ответ 2 Так как она в каждой организации разрабатывается разными людьми.
Ответ 3 Потому что в разных организациях по-разному называется служба делопроизводства
6. Что обычно дается в приложениях к инструкции по делопроизводству?
Ответ 1 Образцы документов, формы документов, различные списки
или перечни.
Ответ 2 Образцы подписей руководителей, формуляры документов,
списки должностных лиц, имеющих право подписи документов.
7. Назовите виды письменных документов, которые входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации?
Ответ 1 Организационные и распорядительные документы
Ответ 2 Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы
Ответ 3 Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы и документы по трудовым отношениям
8. Зачем документ нужно правильно оформлять?
Ответ 1 Чтобы придать юридическую силу
Ответ 2 Чтобы подготовить к размножению
Ответ 3 Чтобы подготовить к согласованию
9. Какой ГОСТ регламентирует правила размещения и оформления реквизитов организационно-распорядительных документов?
Ответ 1 ГОСТ 6.37-98
Ответ 2 ГОСТ Р 6.30-2003
Ответ 3 ГОСТ Р 6.30-97
Ответ 4 ЕГС ДОУ
10. На какие документы распространяется ГОСТ Р 6.30-2003?
Ответ 1 На организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к унифицированной системе ОРД
Ответ 2 На все документы, сопровождающие деятельность любой организации, учреждения или предприятия
Ответ 3 На управленческие и экономические документы
11. Восстановите пропущенное слово: «Реквизит — это обязательный элемент оформления … документа».
Ответ 1 Официального
Ответ 2 Служебного
Ответ 3 Любого
12. Сколько реквизитов используются при оформлении документов?
Ответ 1 29
Ответ 2 30
Ответ 3 31
13. Что такое формуляр документа?
Ответ 1 Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности
Ответ 2 Описание порядка оформления реквизитов для конкретного вида документа
Ответ 3 Форма конкретного документа, подготовленная в виде текста трафарета
14. От чего зависит конкретный набор необходимых реквизитов на
документе?
Ответ 1 От способа подготовки документа, выбранного формата бумаги и технологии работы с документами, принятой в организации
Ответ 2 От вида документа, этапа его подготовки и работы с ним
Ответ 3 От решения автора документа и от квалификации исполнителя
15. Сколько вариантов бланков установлено в зависимости от способа расположения реквизитов?
Ответ 1 Один
Ответ 2 Два
Ответ 3 Четыре
16. Какие три вида бланков установлены для организации, ее структурного подразделения и должностного лица?
Ответ 1 Общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа
Ответ 2 Бланк внутренний, внешний и для факсов
Ответ 3 Бланк для распорядительных документов, для писем и для справок
17. В соответствии с какими документами помещают на бланках организации ее эмблему?
Ответ 1 В соответствии с уставом (положением об организации)
Ответ 2 В соответствии с приказом руководителя, закрепляющим определенный способ изображения эмблемы
Ответ 3 В соответствии с лицензией, выданной на тот или иной вид деятельности организации
18. Когда на документах приводят сокращенное наименование организации?
Ответ 1 Когда оно закреплено в учредительных документах организации
Ответ 2 Когда документ большой, и необходимо сэкономить место на поле документа
Ответ 3 Когда приказом руководителя разрешено его использование
19. Какие сведения приводят в справочных данных об организации?
Ответ 1 Форма собственности, название должности и фамилия руководителя, наименование вышестоящей организации
Ответ 2 Почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации
20. Выберите правильный вариант оформления почтового адреса в «Справочных данных об организации-авторе».
Ответ 1 ОАО «Пилот»
ул. Золотаревская, 3, офис 112,
г. Ульяновск, 212109
Ответ 2 ОАО «Пилот»
212109, г. Ульяновск,
ул. Золотаревская, 3, офис 112
21. «Дата» — обязательный реквизит в любом документе?
Ответ 1 Нет
Ответ 2 Да
22. Какой момент может считаться основной датой документа?
Ответ 1 Всегда — это дата подписания документа
Ответ 2 Это может быть дата подписания, утверждения документа или
дата события, зафиксированного в нем
Ответ 3 Это дата утверждения или согласования документа
23. Выберите правильный способ оформления даты при регистрации письма или приказа?
Ответ 1 14.12.2010
Ответ 2 14.12.10
Ответ 3 14.12.2010 г
24. Регистрационный номер документа — это… (выберите правильный вариант продолжения определения).
Ответ 1 Его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации
Ответ 2 Порядковый номер документа в организации-отправителе
Ответ 3 Порядковый номер документа в организации-получателе
24. В каких случаях используется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?
Ответ 1 Когда документ готовится в ответ на какой-то запрос, или подготавливаемое письмо является ответом на другое письмо
Ответ 2 Когда в тексте документа нужно сделать ссылку на другой документ (нормативный акт, положение, инструкцию)
26. Когда оформляется реквизит «Место составления или издания документа»?
Ответ 1 Всегда, на каждом документе
Ответ 2 В тех случаях, если затруднено определение места составления
или издания документа по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об организации»
Ответ 3 Во всех случаях, когда документы отправляются из организации
27. Выберите правильный вариант оформления реквизита «Гриф утверждения», когда утверждение происходит должностным лицом.
Ответ 1 УТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО «Пилот»
Подпись А.В. Петров
23.09.2009
Ответ 2 Утверждаю
Директор ЗАО «Пилот»
Подпись А.В. Петров
23.09.2009
Ответ 3 «Утверждаю»
Директор ЗАО «Пилот»
Подпись А.В. Петров
23.09.2009
28. В каком месте документа располагают гриф утверждения документа?
Ответ 1 В левом верхнем углу
Ответ 2 По центру верхнего поля
Ответ 3 В правом верхнем углу
29. Где указываются инициалы при адресовании документа должностному лицу?
Ответ 1 Перед фамилией
Ответ 2 После фамилии
30. Где указываются инициалы при адресовании документа физическому лицу?
Ответ 1 Перед фамилией
Ответ 2 После фамилии
31. Что включает в себя резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом?
Ответ 1 Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату
Ответ 2 Инициалы исполнителей, фамилию, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату
Ответ 3 Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения
(при необходимости), срок исполнения, подпись
32. Что должен включать реквизит «Заголовок к тексту»?
Ответ 1 Краткое содержание документа
Ответ 2 Аннотацию
Ответ 3 Краткое название документа
33. На какие вопросы может отвечать реквизит «Заголовок к тексту»?
Ответ 1 О чем (о ком)? Чего (кого)?
Ответ 2 Кому? Чему?
Ответ 3 Что? Кто?
34. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. Что указывают в первой части?
Ответ 1 Причины, основания, цели составления документа
Ответ 2 Решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации
35. К письму прикладывается положение о кредитовании. Как оформить отметку о наличии приложения, если оно названо в тексте письма?
Ответ 1 Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Ответ 2 Приложение: 1. Положение о кредитовании на 5 л. в 2 экз.
36. Каким реквизитом оформляется внутреннее согласование (внутри учреждения)?
Ответ 1 Визой согласования
Ответ 2 Грифом согласования
37. Каким реквизитом оформляется внешнее согласование (с другими учреждениями)?
Ответ 1 Визой согласования
Ответ 2 Грифом согласования
38. Выберите правильный вариант оформления «Грифа согласования» с должностным лицом.
Ответ 1 «Согласовано_______»
Директор ОАО «Пилот»
Подпись В.В. Петров
08.04.2010
Ответ 2 СОГЛАСОВАНО
Директор ОАО «Пилот»
Подпись В.В. Петров
08.04.2010
Ответ 3 «СОГЛАСОВАНО»
Директор ОАО «Пилот»
Подпись В.В. Петров
08.04.2010
39. Выберите правильный вариант оформления «Грифа согласова-
ния» при согласовании другим документом.
Ответ 1 СОГЛАСОВАНО
Письмо Минздрава России
от 05.09.2000 № 65-17/184
Ответ 2 СОГЛАСОВАНО
Письмом Минздрава России
от 05.09.2000 № 65-17/184
Ответ 3 «СОГЛАСОВАНО»
Письмо Минздрава России
от 05.09.2000 № 65-17/184
40. Что включает в себя виза согласования документа?
Ответ 1 Подпись и должность визирующего документ, расшифровку
подписи и дату подписания
Ответ 2 Подпись и должность визирующего документ, его номер телефона
Ответ 3 Подпись визирующего документ и дату подписания
41. Перечислите элементы реквизита «Подпись».
Ответ 1 Обозначение должности лица, подписавшего документ; рукописная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Ответ 2 Рукописная подпись лица, подписавшего документ; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Ответ 3 Рукописная подпись лица, подписавшего документ
42. Если документ подготовлен на бланке организации, нужно ли при обозначении должности лица, подписавшего документ, указывать
название организации?
Ответ 1 Да
Ответ 2 Нет
43. В каком случае при оформлении документа должность лица в подписи не указывают?
Ответ 1 Должность лица в подписи обязательно должна быть указана
всегда
Ответ 2 При оформлении на бланке должностного лица
Ответ 3 При оформлении на общем бланке
44. Как оформляется должность в реквизите «Подпись» при подписании документа, составленного комиссией?
Ответ 1 Указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их
обязанности в составе комиссии
Ответ 2 Указывают должности лиц и их место работы
45. Для чего на документах проставляют оттиск печати?
Ответ 1 Для заверения подлинности подписи должностного лица
Ответ 2 Для подтверждения достоверности текста документа
Ответ 3 Для обеспечения гарантии исполнения документа
46. Нужно ли письмо, подготовленное на бланке, удостоверять печатью?
Ответ 1 Да, всегда
Ответ 2 Нет, никогда
Ответ 3 Нужно только гарантийное письмо
47. Что включает в себя отметка об исполнителе?
Ответ 1 Инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона
Ответ 2 Фамилию, имя и отчество исполнителя полностью
Ответ 3 Номер телефона исполнителя
48. С какой целью на служебном письме указывают инициалы, фамилию и телефон исполнителя:
Ответ 1 Для оперативной связи с исполнителем
Ответ 2 Для придания документу юридической силы.
49. Выберите правильный вариант оформления «Отметки о заверении копии».
Ответ 1 Заверяю:
Инспектор отдела кадров Личная подпись Ф.Р. Круль 17.07.2010
Ответ 2 Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись Ф.Р. Круль 17.07.2010
50. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то кто отвечает за выполнение поручения руководителя?
Ответ 1 Лицо, указанное в списке исполнителей первым
Ответ 2 Лицо, определенное соответствующим дополнительным указанием руководителя
Ответ 3 Лицо, которому первому будет передан документ на исполнение
51. Когда на документе проставляется реквизит «Отметка о контроле»?
Ответ 1 Если документ важен, и необходимо предотвратить его потерю
Ответ 2 Если документ требует исполнения и берется на контроль
Ответ 3 Когда секретарь боится забыть срок исполнения документа
52. Каким образом делают отметку о контроле за исполнением документа?
Ответ 1 Обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль»
Ответ 2 Обозначают буквой «И», словом или штампом «Исполнено»
Ответ 3 Обозначают буквой «В», словом или штампом «Выполнено»
53. Кто подписывает и датирует реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»?
Ответ 1 Руководитель организации
Ответ 2 Руководитель службы ДОУ
Ответ 3 Исполнитель, работавший с документом, или руководитель его
структурного подразделения
54. Выберите правильно указанные минимально допустимые размеры полей, которые устанавливает для управленческих документов
ГОСТ.
Ответ 1 Левое =20 мм, верхнее =15 мм, правое =10 мм, нижнее =20 мм
Ответ 2 Левое =20 мм, верхнее =10 мм, правое =15 мм, нижнее =20 мм
Ответ 3 Левое =25 мм, верхнее =10 мм, правое =10 мм, нижнее =10 мм
Ответ 4 Левое =30 мм, верхнее =20 мм, правое =10 мм, нижнее =20 мм
Преподаватель Н.В. Коренева