Реквизит документа выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЮУрГУ

КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ

Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Вид (письменного) документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза (официального) документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата (официального) документа – реквизит официального документа, содержащий указанной на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство; документационное обеспечение (управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в организации.

Документ внутренний – документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Документ входящий; документ поступивший – документ, поступивший в учреждение.

Документ исходящий; документ отправляемый – официальный документ, отправляемый из учреждения.

Документ личного происхождения (личный документ) – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документ машинописный – письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Документ официальный – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Документ письменный – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Документ подлинный – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Документ служебный – документ, используемый в текущей деятельности организации.

Документ электронный – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заголовок документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документа в деле.

Индекс дела; номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Наименование документа – обозначение вида письменного документа.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирование деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Переменная часть реквизита – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Подлинник документа – первичный или единичный экземпляр документа.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица.

Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Резолюция (документа) – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Срок исполнения документа – установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией срок исполнения документа.

Текст документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формуляр документа – набор реквизитов письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец (документа) – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Источник

СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ

Автор документа — физическое или
юридическое лицо, создавшее документ.

Адресат — получатель документа или
реквизит документа, включающий наименование получателя документа и
в необходимых случаях его почтовый адрес.

Архив документов — архив
электронных или бумажных версий документов.

Бланк документа — стандартный лист
бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального
письменного документа.

Бланк письма — бланк документа,
используемый для ведения переписки.

Вид документа — принадлежность
письменного документа к системе документации по признакам
содержания и целевого назначения.

Виза согласования документа —
реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного
лица с содержанием документа.

Внутренний документ — документ, не
выходящий за пределы подготовившей его организации.

Вспомогательные карточки —
специализированный вид карточек, содержащий служебную информацию
приложения; вспомогательные карточки существуют в единственном
экземпляре и находятся в папке Справочники. Подробно о
вспомогательных карточках см. подраздел Вспомогательные карточки в
документе Руководство пользователя по приложению
Делопроизводство.

Гриф ограничения доступа к
документу — реквизит официального документа,
свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий
круг пользователей документа.

Гриф согласования — реквизит
официального документа, выражающий согласие учреждения или его
органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения — реквизит
официального документа, придающий нормативный или правовой характер
его содержанию.

Дайджест карточки — универсальное
описание основных сведений о карточке, предусмотренное для карточек
всех типов.

Дата документа — реквизит
официального документа, свидетельствующий о времени его подписания,
утверждения или принятия.

Дело — совокупность документов
(документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности,
помещенных в отдельную обложку

Делопроизводство (Документационное
обеспечение управления) — отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными
документами.

Докладная записка — документ,
адресованный руководителю, излагающий какой-либо вопрос с выводами
и предложениями составителя.

Документ — зафиксированная на
материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать.

Документ на машинном носителе
(Машиночитаемый документ, электронный документ) — документ
созданный с использованием носителей и способов записи,
обеспечивающих обработку его информации компьютером; это
представление файла в системе, обеспечивающее поддержку
версионности, блокировку и другие свойства, необходимые для
построения систем автоматизации документооборота.

Документирование — запись
информации на различных носителях по установленным правилам.

Должностное лицо — работник
учреждения, наделенный правом принимать управленческие решения.

Дубликат документа — повторный
экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия — копия документа,
на которой в соответствии с установленным порядком проставляются
необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заключение — документ, содержащий
мнение учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу
или вопросу.

Зона унифицированной формы
документа — часть площади унифицированной формы документа
установленного размера, предназначенная для заполнения
определенными реквизитами.

Иерархия (дерево) папок —
иерархически организованная структура папок, содержащих карточки
(см. Карточка) DocsVision, произвольные ссылки (URL) или
ссылки на карточку папки.

Извещение — разновидность
служебного письма, содержащего информацию о предстоящем мероприятии
(заседании, собрании, конференции и др.).

Индекс дела — цифровое обозначение
дела в номенклатуре дел учреждения, наносимое на его обложку.

Инициативный документ — документ,
послуживший основанием для решения какого-либо вопроса и
формирования дела.

Инструкция — правовой акт,
издаваемый в целях установления правил в определенной сфере
деятельности.

Информационное письмо — письмо,
разъясняющее положения отдельных нормативных документов и (или)
содержащее методические положения по их применению.

Карточка — 1. Объект (как
правило, сложной структуры), предназначенный для хранения
документов или других предметов регистрации и учета, а также для
управления процессами документооборота. 2. Диалоговое окно,
позволяющее просматривать и редактировать все имеющиеся данные о
каком-либо документе (или другом предмете регистрации и учета в
документообороте организации).

Категория карточки — свойство
карточки, позволяющее производить ее классификацию. В системе
предусмотрено древовидное построение категорий с наследованием и
перекрестными ссылками. Категоризация позволяет группировать
карточки удобным для пользователя образом по принципу
принадлежности к той или иной категории (пример категории —
«Рекламации», «Запросы»). Категории можно присваивать как карточкам
документов, так и карточкам заданий и т. д.

Код организации — идентификатор
организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи
условного цифрового обозначения.

Код формы документа — идентификатор
документа, являющийся условным цифровым обозначением.

Контроль исполнительской
дисциплины — процесс исполнения и контроля исполнения
заданий по документам, а также заданий процессов или
самостоятельных заданий.

Конфиденциальная информация —
документированная информация, доступ к которой ограничивается в
соответствии с законодательством Российской Федерации.

Копия документа — документ,
полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние
признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Корреспондент — учреждение или
лицо, с которым ведется переписка.

Маршрутизация заданий — способ
доставки заданий исполнителю. В системе DocsVision различается два
способа маршрутизации — On-line (размещение ярлыка карточки
задания в персональной папке пользователя) и Off-line (пересылка
задания по электронной почте). Допускается комбинация различных
способов маршрутизации заданий. Содержимое Off-line заданий может
быть зашифровано.

Машинописный документ — письменный
документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими
средствами.

Наименование документа —
обозначение вида письменного документа.

Номенклатура дел —
систематизированный перечень наименований дел, заводимых в
организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке.

Нормативный документ — документ,
устанавливающий правила, общие принципы или характеристики,
касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Отметка об исполнении документа и
направлении его в дело — реквизит документа, содержащий
сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в
архиве учреждения.

Отметка об исполнителе — реквизит
документа, содержащий сведения о непосредственном составителе
документа.

Отметка о контроле — реквизит
документа, свидетельствующий о постановке документа на
контроль.

Отметка о поступлении документа в
организацию — реквизит документа, содержащий сведения о
дате поступления документа в учреждение и его регистрационном
номере.

Отчет — документ, содержащий
сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов,
заданий, командировок и других мероприятий, представляемый
вышестоящему учреждению или должностному лицу.

Официальный документ — документ,
созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и
удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа — проставление
необходимых реквизитов, установленных правилами
документирования.

Навигатор — основной инструмент,
предоставляющий пользователю интерфейс с клиентским приложением
системы автоматизации документооборота DocsVision. Навигатор
обеспечивает возможность создавать и модифицировать иерархию папок,
редактировать справочники, карточки документов и заданий,
фиксировать задания по обработке документов и получать доступ к
подсистеме маршрутизации.

Папка — объект иерархической
системы, обеспечивающий упорядоченное хранение карточек, ярлыков и
ссылок (URL).

Переписка — письменные сообщения
информационного характера, оформленные в соответствии с правилами
документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и
электросвязи между организациями, учреждениями, предприятиями и
частными лицами (см. Письмо, Телеграмма, Телефонограмма, Телекс,
Электронное сообщение).

Письменный документ — текстовый
документ, информация которого зафиксирована каким-либо типом
письма.

Письмо — 1) почтовое отправление в
виде почтового конверта с письменным сообщением; 2) обобщенное
название различных по содержанию документов, передаваемых с помощью
средств почтовой связи.

ПО — программное обеспечение.

Подпись — реквизит документа,
представляющий собой собственноручную роспись полномочного
должностного лица.

Пояснительная записка — документ,
разъясняющий отдельные положения основного документа (плана,
отчета, проекта).

Правила — правовой акт, содержащий
свод обязательных для выполнения требований, норм, положений.

Правила документирования —
требования и нормы, устанавливающие порядок создания
документов.

Представление — один из возможных
вариантов табличного отображения информации, содержащейся в
карточках.

Приказ — правовой акт, издаваемый
руководителем организации (ее структурного подразделения),
действующим на основе единоличного принятия решений, в целях
разрешения основных и оперативных заданий в деятельности
организации.

Распоряжение — правовой акт,
издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального
органа в целях разрешения оперативных вопросов деятельности
организации.

Регистрационная карточка —
карточка, предназначенная для внесения сведений о документе в целях
его учета и поиска.

Регистрационный номер документа —
цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу
в целях его учета и поиска.

Регистрационный штамп — штамп,
проставляемый на документе при его поступлении в учреждение.

Регистрация документа — фиксация
факта создания или получения документа путем присвоения ему
регистрационного номера и записи сведений о документе в
регистрационные формы.

Режим открытия карточки — вариант
открытия карточки с полным или частичным доступом к полям,
зависящий от типа карточки и имеющихся у пользователя прав доступа
(например, только чтение, редактирование, а также открытие задания
в режиме исполнения или контроля).

Резолюция — реквизит документа,
содержащий указание руководителя о характере и сроках исполнения
документа.

Результирующий документ — документ,
являющийся результатом исполнения некого документа в системе. Этот
документ содержит последние изменения, внесенные в процессе
исполнения заданий по этому документу.

Реквизит документа — обязательный
информационный элемент оформления официального документа.

Решение — 1) правовой акт,
принимаемый некоторыми коллегиальными и совещательными органами в
целях решения наиболее важных вопросов их компетенции; 2)
совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами
управления (коллегиальными и действующими на основе единоначалия,
государственными и общественными и др.).

Свойство — аналог стандартного
свойства документа Office (Microsoft Word или Microsoft Excel,
доступного для просмотра в меню Файл >
Параметры, вкладка Свойства).

Справка — 1) документ
информационно-справочного, аналитического или отчетного характера,
представляемый руководству, 2) документ, подтверждающий сведения
биографического или служебного характера.

Сложное свойство — свойство,
значение которого выбирается из соответствующего справочника.
Сложное свойство обладает набором полей, например, свойство типа
«Сотрудник» имеет поля «Имя», «Фамилия», «Отчество», «Номер
комнаты», «Телефон» и т. д.

Справочник — каталог карточек,
содержащих справочную или служебную информацию, которая
используется для заполнения полей других карточек и самого
справочника, администрирования или присвоения документам
регистрационных номеров.

Табель форм документов — перечень
форм документов, разрешенных к применению в организации.

Текст документа — информация,
зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой
звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа
или ее часть.

Текстовый документ — документ,
содержащий речевую информацию, зафиксированную каким-либо типом
письма или какой-либо системой звукозаписи.

Телеграмма — краткое текстовое
сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи.

Телефонограмма — обобщенное
название различных по содержанию документов, передаваемых по
телефону и записываемых на специальных бланках.

Указ — правовой акт, издаваемый
Президентом Российской Федерации.

Указание — правовой акт, издаваемый
руководителем организации или его заместителями преимущественно по
вопросам информационно-методического характера, а также по
вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций
и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

Факсограмма (факс) — получаемая на
бумажном носителе копия документа (письменного, графического,
изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Формирование дела — отнесение
документов к определенному делу и систематизация документов внутри
его.

Штрих-код — блок информации,
который печатается на первой странице бумажных документов,
регистрируемых с помощью карточек. При распознавании графического
файла, полученного в результате потокового сканирования и
содержащего изображение большого количества документов, штрих-код
указывает на начало нового документа и номер его карточки
регистрации.

Электронное сообщение — документ,
переданный по системе связи между автоматизированными базами
данных.

Ярлык (ярлык карточки) — объект
приложения, аналогичный ссылке на файл в Windows.

Источник

Что это такое?

Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:

Что такое визирование?

Главная цель визирования, согласования документов в том, чтобы устранить обезличивание в разного рода деловых процессах.

При этом надо помнить, что официально слово «визирование» в деловых бумагах употреблять некорректно. Тут уместно применять термин «согласование». В деловой переписке эти слова являются синонимами, однако «визирование» более подходит для неофициальных бесед.

Визирование (согласование) документации может быть как внешним, так и внутренним. Рассмотрим особенности этих двух случаев.

Внутреннее согласование

Оно производится с теми подразделениями, отделами, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Если в учреждении действует юридическая служба, то бумаги до их визирования обязательно согласовываются со специалистом-юристом. Также документ может согласовываться с зам. руководителя, в поле ведения которого находятся вопросы, отраженные в бумаге.

Если выполнение документации связано с какими-либо финансовыми тратами, то ее обязательно визирует финансовая служба. В большинстве случаев подпись ставит главный бухгалтер. Он заверяет соглашения и договоры, связанные с получением/отпуском материальных ценностей, выполнением работ и оказанием услуг, приказы об установлении окладов, надбавок к заработной плате, положения о премировании.

Особенности оформления

Разберем теперь критерии визирования документов. Что касается внутреннего согласования, то к визе предъявляются следующие требования:

Если визирующее лицо не согласно с содержанием документа, у него имеются дополнения и замечания к проекту, то все это излагается на отдельном листе. Он также подписывается и прилагается к основному документу.

Виза тут будет оформлена следующим образом:

Место визы

Где ставится виза? Тут два случая:

Во всех учреждениях обязательно составляют список важнейших документов с указанием лиц, чьи визы необходимы для признания подлинности этих бумаг, придания документации юридической силы. Такой перечень обычно можно найти в приложениях к инструкциям по делопроизводству. Каждый из специалистов данной службы должен четко представлять, без визы каких ответственных лиц документ будет недействительным.

Внешнее согласование

Внешнее визирование документов в организации может происходить с привлечением целого спектра сторонних учреждений:

Внешнее согласование документации может быть оформлено следующим образом:

Как показывает практика, самым распространенным является именно последний вариант. Рассмотрим его более подробно.

Особенности оформления

Если обратиться к порядку визирования документов, мы увидим, что гриф согласования представлен двумя вариациями:

Рассмотрим, как оформляется гриф согласования конкретным лицом:

В случае когда необходимо согласованием другим документом, оформление грифа стандартно следующее:

То есть, в конечном виде это будет выглядеть так:

Протокол собрания профессионального комитета

В случае когда необходимо согласование документа сразу с несколькими организациями, к бумаге прикрепляется отдельный лист для ее визирования.

Виза согласования

Таким образом, нам нужно различать два схожих, но не равнозначных понятия. Это виза согласования и гриф согласования. Рассмотрим их отличительные черты.

Виза согласования характеризуется следующим:

Гриф согласования

Ответственные лица

В зависимости от содержания документации может потребоваться ее визирование самыми разными должностными лицами. Представим стандартный список сотрудников, кто уполномочен ставить визу согласования:

Сроки согласования

Какие-то определенные сроки визирования документации определить сложно. Для каждого типа деловой бумаги они определяются в индивидуальном порядке. На это влияет следующее:

Основные правила

В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:

Источник

В чём разница между подписью, росписью, визой и факсимиле?

Подпись это, фамилия подписанта, часто, стилизованная, украшенная завитушками для внушительности или упрощенная для скорости подписания (когда надо подписывать пару сотен документов, то не до завитушек).

Роспись это узор нанесенный вручную. См. «Хохломская роспись».

Вида на документе это разрешительная надпись.

Факсимиле это подпись «увековеченная в резине», печать в виде подписи.

Дело в том,что расписываться,т.е. ставить свой автограф людям приходится в разных случаях. Придуманная однажды подпись и поставленная в паспорте обязывает человека ставить такую же подпись и в банковских документах.

Думаю,что стоит придумать себе подпись.И расписать лист бумаги форматом А4 придуманной росписью,думаю,что будет достаточно,для того,чтобы набить руку.

Про себя могу сказать так.

Я придумала красивую «министерскую» подпись для себя,не для того,чтобы «выпендриться»,а потому что меня обязали этому на моей работе.

Чтобы было понятнее,скажу,я работала следователем.Писать приходилось много и часто (протоколы места происшествия,допросов,очных ставок и т.д.),помимо красивого почерка нужна была подпись,которая никем не сможет быть подделана.(Увы,но и такое могло быть). Вот и пришлось сделать несколько вензелей в подписи.

Моя дочь (очевидно по наследству) имеет почерк как у меня,ее подпись практически один в один «слизанная» с моей.(Но,я не против,голову ломать не надо,какую подпись выдумывать).

Источник

Как правильно: подпись, роспись или виза?

Если следовать логике вопроса, то запись ставят за чем-то. Но за чем же можно поставить запись?

Ответ прост: запись ни за чем нельзя поставить, поэтому ее нигде не ставят.

А вообще запись и поставить то нигде нельзя.

Про себя могу сказать так.

Источник

Поиск ответа

Ответ справочной службы русского языка

Предпочтительно: Для чеканки монет необходимо два штампа.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, отличается ли визирование документа от его подписания? Правильно, главы регионов завизировали соглашение или подписали соглашение о сотрудничестве? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

В Вашем примере лучше использовать слово подписать (его значение – ‘поставить подпись для подтверждения, удостоверения чего-либо, скрепить что-либо своей подписью’). Слово визировать имеет два значения: 1) поставить визу, т. е. пометку в паспорте, удостоверяющую разрешение на въезд в страну, выезд или проезд через нее; 2) поставить визу, т. е. пометку, подпись должностного лица на документе, означающую разрешение, одобрение, согласие с чем-либо. Слово визировать во втором значении употребляется преимущественно в управленческой сфере. Его специальное значение можно уточнить, воспользовавшись ГОСТ Р 6.30-2003. Приведем выдержку из него.

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А. С. Орлов

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Ответ справочной службы русского языка

Как правильно написать, если надо поставить подпись с той стороны листа, где нет текста? С «обратной стороны листа» или с » оборотной стороны листа» и в чем разница?

Ответ справочной службы русского языка

В значении «не лицевая сторона листа» можно использовать оба прилагательных.

Ответ справочной службы русского языка

В приведенном случае употребляются как синонимы.

Как будет правильно: с обратной стороны упаковки(кружки), на обратной стороне, на оборотной стороне? Заранее спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Эти варианты являются равноправными.

Источник

ЮРИДИЧЕСКИЕ КОНСУЛЬТАЦИИ

Чем различаются виза и резолюция?

Думаю, что большинство людей слышали или сами обращались с фразой к руководителю: «Завизируйте, пожалуйста». Но всегда ли такая просьба является верной? Помогут в этом разобраться «Требования к оформлению документов», утверждённые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65 – ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта РФ».

Визой оформляется только согласование документа, которое проставляется обычно в нижней части листа на свободном от текста пространстве или на отдельном листе согласования (Фамилия и инициалы, подпись, дата). Согласование может быть, например, с первичным профсоюзным органом, представительным органом, руководителем структурного подразделения, юристом, главным бухгалтером и т. д.

Резолюцию же накладывает должностное лицо, которому адресовался документ (обычно это руководитель). Руководитель не визирует документы – он их утверждает или подписывает (то есть накладывает от руки резолюцию). Чаще всего резолюция находится слева между реквизитами «Адресат» и «Текст».

В резолюции содержится следующая информация:

Таким образом, делаем вывод, что резолюция – это письменное указание должностного лица, которому адресован документ, выражающее суть решения об исполнении или использовании документа, то есть официальный ответ от получателя документа.

Виза – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа и проставляется до вынесения решения руководителем (то есть до наложения резолюции).

Если Вы нашли полезную информацию в этой статье, или у Вас возникли вопросы, напишите, пожалуйста, в комментариях.

Источник

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (физлицом) и направляемый адресату (организации или физлицу) обычно по почтовой связи. По соглашению между автором и адресатом деловое письмо может пересылаться по факсимильной связи или по электронной почте в виде электронного документа или электронной копии письма (скана). Файлы электронных писем и электронных копий писем, как правило, создаются в графических форматах pdf, tiff или jpeg.

Существует множество разновидностей деловых писем, выделяемых по их назначению в управленческой деятельности: сопроводительное письмо, просьба, запрос, информационное письмо, гарантийное, претензионное, напоминание, требование и др. Независимо от разновидности любое деловое письмо оформляется на специальном бланке письма (с использованием установленного набора реквизитов).

Состав реквизитов письма и правила их оформления установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

36. реквизит документа: Элемент оформления документа…

48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Схема 1. Виды бланков организационно-распорядительных документов

Бланк письма

Теперь сосредоточимся на бланке письма – он используется организациями (индивидуальными предпринимателями) для ведения переписки. Судя по Схеме 1, бланк письма может быть:

бланком письма организации;
бланком письма структурного подразделения, совещательного, экспертного, методического или иного органа: комиссии, комитета, совета и др. Бланки писем таких подразделений и органов используются в случаях, если их руководители имеют право самостоятельно вести переписку по вопросам, входящим в их компетенцию;
бланком письма должностного лица. Должностные бланки, как правило, используются в органах власти и крупных компаниях.

Бланки писем структурных подразделений и должностных лиц не являются обязательными, организация сама решает, нужны ли они ей.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм…

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма…

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07…

Расшифруем, что это за реквизиты:

01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 – эмблема;

03 – товарный знак (знак обслуживания);

05 – наименование организации – автора документа;

06 – наименование структурного подразделения – автора документа;

07 – наименование должности лица – автора документа;

08 – справочные данные об организации;

10 – дата документа;

11 – регистрационный номер документа;

12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

15 – адресат;

17 – заголовок к тексту.

Именно этими номерами будем их обозначать далее во всех примерах данной статьи.

В зависимости от расположения реквизитов бланк письма может быть:

угловым (Примеры 1 и 2) или
продольным (Пример 3).

Реквизиты углового бланка могут располагаться центрованным способом (как в Примере 1) или флаговым (как в Примере 2).

Обычно наименования автора документа и его вышестоящей организации (при ее наличии) пишутся тем же шрифтом и кеглем (размером), что и большинство реквизитов письма, включая текст (Пример 26). Некоторые организации выделяют свое наименование на бланке полужирным написанием и/или увеличением кегля, набирая его целиком заглавными буквами – это вполне допустимо (отмечено цифрой «5» в Примерах 1–3). Если полное наименование организации слишком длинное, то идут на уменьшение шрифта (как в Примере 2), но это уже вынужденное исключение.

Писать ли наименование организации – автора документа с заглавной буквы строчными либо полностью заглавными буквами – решает сама организация, т.к. это нигде не урегулировано («5» в Примерах 1–3).

А вот справочные данные об организации стараются писать на 1–3 кегля меньше основного шрифта документа («8» в Примерах 1–3).

Пример 1. Угловой бланк письма с центрованным расположением реквизитов

Пример 2. Угловой бланк письма с флаговым расположением реквизитов

Пример 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов

Бланки писем структурных подразделений и бланки писем должностных лиц дополнительно включают (Примеры 4 и 5):

реквизит 06 «наименование структурного подразделения – автора документа» или
07 «наименование должности лица – автора документа».

Пример 4. Бланк письма структурного подразделения

Пример 5. Бланк письма должностного лица

При воспроизведении на бланке реквизитов 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» или 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» они размещаются на верхнем поле документа над центром наименования организации (как в Примерах 4 и 5) с отступом 10 мм от верхнего края листа и занимая часть рабочей площади документа (т.е. пересекая нижнюю границу верхнего поля документа, которое должно быть высотой в 20 мм).

Реквизит 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» может располагаться и слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля документа (Пример 6).

Пример 6. Бланк письма с товарным знаком организации, расположенным слева от ее наименования

В деловой переписке используются «двуязычные» бланки:

на русском языке и государственном языке (государственных языках¹) республики в составе Российской Федерации, а также
на русском языке и одном из иностранных языков.

Эти бланки, как устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут быть:

угловыми, тогда реквизиты располагаются на одном уровне:

на русском языке – слева,
на другом – справа (см. Примеры 7 и или

продольными, тогда все реквизиты бланка:

сначала идут на русском языке – сверху,
ниже – на другом языке.

На «двуязычных» бланках герб или эмблема, товарный знак размещаются по центру верхнего поля документа. Дублируются только данные об авторе документа, а места проставления даты и регистрационного номера вашего письма, ссылки на инициативный документ размещаются единожды (см. реквизиты 10, 11 и 12 в Примере 7).

Пример 7. Бланк письма на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации

Пример 8. Бланк письма на русском и английском языках для переписки с иностранными корреспондентами

Вопрос употребления знаков препинания в справочных данных об организации специально не урегулирован, правильнее:

в конце каждой строки не ставить точку, а внутри строки использовать знаки препинания в обычном порядке;
каждую строку начинать с маленькой буквы, если ее первое слово не требует написания с заглавной буквы (Примеры 1–6), но некоторые организации все-таки все строки этого реквизита начинают с заглавной буквы (Примеры 7 и 26).

Остальные реквизиты служебного письма

При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:

10 – дата документа;

11 – регистрационный номер документа;

12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);

15 – адресат;

17 – заголовок к тексту;

18 – текст документа²;

19 – отметка о приложении;

21 – виза;

22 – подпись;

24 – печать;

25 – отметка об исполнителе.

Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 18.03.2019 либо
словесно-цифровым способом: 18 марта 2019 г.

При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:

в обязательном порядке фиксируется порядковый исходящий номер письма в пределах календарного года;
как правило, он дополняется индексом дела по номенклатуре и (или) кодами по используемым при регистрации классификаторам.

В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:

02-01 – индекс дела по номенклатуре дел;
98 – порядковый номер.

Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от… №… сообщаем…», «Рассмотрев ваше обращение от… №…» и т.п.

Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:

ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.),
которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ и ЛНА.

Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:

фраза «Коммерческая тайна»
с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество и место жительства человека)³.

Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов⁴) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты⁵ печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).

Пример 9. Фрагмент письма с продольным расположением реквизитов бланка

Пример 10. Фрагмент письма с угловым расположением реквизитов бланка (цифрами здесь отмечены преимущественно реквизиты, которые поменяли свое местоположение по сравнению с «продольным бланком» из Примера 9)

Чем точнее вы узнаете и укажете адресат, тем быстрее письмо попадет к исполнителю – его скорее отработают. Получателем письма может быть:

организация;
ее структурное подразделение;
должностное лицо или иной работник организации;
группа организаций / должностных лиц;
физическое (частное) лицо.

При адресовании письма организации указывается ее полное (Пример 11) или сокращенное (Пример 12) наименование в именительном падеже.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации и только ниже само подразделение (между ними оставляют 1 пустую строку). См. Пример 13.

Пример 11. Адресование письма в организацию с ее полным написанием

Пример 12. Адресование письма в организацию с ее сокращенным написанием

Пример 13. Адресование письма в структурное подразделение

При адресовании документа должностному лицу можно поступать несколькими способами:

начинать с должности этого человека (Пример 14), тогда:

она пишется в дательном падеже полностью, включая наименование организации,
ниже на отдельной строке (обычно без пропуска пустой строки) указывается фамилия с инициалами должностного лица. Заметьте, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает инициалы должностного лица ставить после его фамилии (раньше так поступали только при адресации документа физлицам) либо

начинать с наименования организации (Пример 15), тогда:

сначала идет наименование организации в именительном падеже (полностью либо сокращенно),
а потом, пропуская 1 пустую строку, в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию и инициалы.

Первый из описанных вариантов используют при адресовании письма руководителю организации или его заму, а второй – руководителям структурных подразделений.

Пример 14. Адресование письма руководителю организации (начинаем с должности)

Пример 15. Адресование письма руководителю подразделения (начинаем с наименования организации)

Перед Ф.И.О. в реквизите «адресат» не обязательно оставлять пустую строку, но такое оформление помогает легче выхватывать ключевую информацию (разные варианты показаны в Примерах 14–17 и 26). Следите только, чтобы отступ между элементами одного реквизита был не более 1 пустой строки и был меньше, чем отступы от него до соседних реквизитов (см. «14» и «15» в Примере 10).

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина (Примеры 16 и 17).

Пример 16. Адресование письма должностному лицу (начинаем с должности и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)

Пример 17. Адресование письма должностному лицу (начинаем с наименования организации и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)

В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.

Пример 18. Указание нескольких индивидуальных адресатов в письме

При рассылке документа группе организаций одного типа или структурным подразделениям одной организации адресат указывается обобщенно (Примеры 19 и 38).

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям в состав такого «группового адресата» добавляется фраза «(по списку)» (Пример 20).

Пример 19. Адресование письма группе однородных организаций

Пример 20. Адресование письма некоторым получателям из группы организаций

Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.

Мнение эксперта

Константин Соловьев, ИТ-специалист

Существует несколько шрифтов, «пишущих» в стиле почтового индекса. К ним относятся, например, Postindex, Pechkin. Оба этих шрифта имеют тип лицензии – free for personal use, это означает бесплатность для личного пользования, но запрет на использование в коммерческих целях.

Проблема в том, что если вы захотите купить лицензию для использования в коммерческих целях, то кроме как через самого автора шрифта вы это сделать не сможете, потому что на признанных стоковых сайтах для шрифтов их нет. А большинство остальных сайтов распространяют эти шрифты без указания типа лицензии. На практике получается, что компании часто используют эти шрифты без покупки специальной лицензии.

Технически эти шрифты можно использовать в любых программах, в т.ч. в Word и Photoshop.

Элементы почтового адреса надо указывать в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 № 234 (порядок элементов адреса «от частного к общему» пришел к нам из западных стран, он закреплен в правилах Всемирного почтового союза):

название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.

В таком же порядке записываются адреса получателя и отправителя на почтовых конвертах. Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

Почтовый адрес вписывается в состав реквизита «адресат», отступив 1 пустую строку от данных о получателе документа (см. «!» в Примерах 9, 10 и 21).

Пример 21. Добавление почтового адреса при адресации письма физлицу

Пример 22. Написание почтового индекса в адресе специальным шрифтом

Если адрес начинается не с уникального наименования (например, Первомайская ул.), а с сокращения родового слова (ул. Первого мая, пр. Ломоносова и т.п.), то сокращение пишется с маленькой буквы, даже если с него начинается адрес автора письма на бланке (как в Примерах 5–7) и адрес его получателя в реквизите «адресат» (Пример 21).

Обратите внимание: организации крайне редко направляют своим работникам письма. Для этих целей есть документы, используемые для внутренних коммуникаций: напоминания, уведомления и др., на которых к фамилии и инициалам получателя уместно добавлять его должность в вашей организации. Письма физлицам адресуются, когда вы обращаетесь к ним как к частным лицам.

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. Для удобства работы с документом можно указать электронный адрес или номер телефона / факса, опять же отступив 1 пустую строку (см. Примеры 23–25).

Пример 23. Добавление электронной почты при адресации письма руководителю подразделения

Пример 24. Добавление электронной почты при адресации письма организации

Пример 25. Добавление номера телефона при адресации письма организации

Заголовок к тексту (реквизит 17) письма формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». Например, «О предоставлении информации», «Об оказании научно-технической помощи».

Чтобы заголовок к тексту получился максимально кратким и точным, его нужно составлять по модели:

предлог «О» («Об») и
отглагольное существительное.

Заголовок к тексту в письмах оформляется от границы левого поля⁶ ниже реквизитов бланка, отступив 1–3 пустые строки. См. Примеры 9, 10 и 26.

Пример 26. Служебное письмо целиком (на бланке структурного подразделения)

Заголовки, состоящие из нескольких строк (как и другие многострочные реквизиты), печатаются через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.

Отметка о приложении (реквизит 19) содержит сведения о документе /документах, прилагаемых к письму (сопроводительному, претензионному или др.).

Отметка о приложении оформляется от границы левого поля под текстом документа (допустимо даже без дополнительного интервала, что дополнительно защитит текст от «дописок» в конце текста после подписания документа, см. «19» в Примере 34).

Отметка о приложении оформляется следующим образом:

1) если приложение названо в тексте, то сокращенно: указывают только количество листов и экземпляров (см. две отметки «19» в Примере 34).

При упоминании документа-приложения в тексте письма:

следом за ним в скобках это надо отметить: «(приложение)», «(прилагается)», «(анкету прилагаем)». И хотя п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 упоминает только первый из перечисленных нами вариантов, все они корректны;
его номер не указывается (он пишется только в текстах распорядительных и др. документов: «(приложение 1)», «(приложение 2)»). Именно поэтому в стандарте способы оформления отметки о приложении разграничены: сначала изложены для переписки, потом – для распорядительных и иных документов (договоров, актов и др.);

2) если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то добавляют еще идентификационные реквизиты документов-приложений: вид документа и автор, дата и номер, заголовок к тексту (или те из этих реквизитов, которыми приложение обладает, обычно их более полный состав есть у самостоятельных документов, которые фигурируют приложениями в сопроводительных письмах), см. Пример 35;

3) если приложение (-ия) сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно, – Пример 28;

4) если приложение имеет собственные приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то оформляйте отметку о них по образцу Примера 29;

5) если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель или др.), то ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать про него после слова «Приложение» очень коротко: «CD-R в 1 экз». Для более точной идентификации можно добавлять про каждый записанный на носитель документ: кто его автор; имя файла с его расширением и объемом; а если в тексте письма документ, записанный на электронный носитель, не назван, то и его наименование с другими имеющимися индентификационными реквизитами (дата и номер). Такой полный вариант оформления отметки о приложении в письме показан в Примерах 30 и 31. Но т.к. ГОСТ Р 7.0.97-2016 этого не требует, вы можете облегчить себе задачу и ограничиться выполнением его предписания.
Тот же стандарт на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, предписывает указывать наименования документов, записанных на носитель, имена файлов (образца этого в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не показано). На практике можете следовать нашему из Примера 32;

6) если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений, в которой последовательно перечисляются наименования всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого, а в отметке о приложении дается ссылка на эту опись (Пример 33).

Пример 28. Отметка о сброшюрованном приложении

Пример 29. Отметка о приложении, которое имеет собственные приложения

Пример 30. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте

Пример 31. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте

Пример 32. Надпись на конверте, в который вложен CD с электронным документом-приложением

Пример 33. Ссылка на опись приложений в отметке о приложении

Пример 34. Отметка о приложении в письме, в тексте которого документ-приложение назван

Пример 35. Отметка о нескольких приложениях в сопроводительном письме

Если приложение многостраничное и вы направляете с письмом несколько его экземпляров, то в отметке надо указывать количество листов в одном экземпляре приложения.

Даже если приложений несколько, слово «Приложение» в отметке ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает употреблять в единственном числе (как это было и в предыдущем ГОСТ об оформлении организационно-распорядительных документов) – см. Пример 35.

Если приложение одно, то пишем его с маленькой буквы после «Приложение:». А если несколько, то нумеруем их цифрами, после которых стоят точки, поэтому каждое приложение потом начинается с большой буквы, и в конце предложения о нем тоже ставится точка (Пример 35).

Если приложением является копия, то это обязательно указывается (Пример 35).

На самих приложениях к письмам никакие отметки о приложении в верхнем правом углу не оформляются. Приложением к письму может быть:

либо уже окончательно оформленный документ (устав, приказ, договор и др.), поэтому на нем никаких отметок нельзя делать в принципе,
либо проект документа, но на нем тоже не должно быть никакой лишней информации и никаких реквизитов, не предусмотренных тем видом документа, проект которого приложен к письму. Ведь когда его подпишут и он заживет самостоятельной жизнью, «лишняя» отметка о приложении к письму будет ему только мешать.

Виза (реквизит 21) свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта письма. Виза согласования включает:

его должность,
подпись,
расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) и
дату визирования.

В зависимости от того, необходимо ли адресату направлять подлинник письма по почте либо достаточно направить его копию по факсимильной связи или электронной почте, визы проставляются:

на копии письма (визовом экземпляре), помещаемой в дело, на последнем листе документа на свободном от текста месте ближе к нижнему полю – если бумажный подлинник отправляется адресату;
на обороте последнего листа подлинника – если он остается у автора документа.

Если согласование проектов исходящих писем проводится в системе электронного документооборота (СЭД), то данные о результатах согласования фиксируются в регистрационной карточке документа в системе.

В зависимости от того, имеются замечания к проекту документа или нет, виза оформляется одним из следующих способов:

Пример 36. Виза согласования при отсутствии замечаний к проекту документа

Пример 37. Виза согласования при наличии замечаний к проекту документа

Визу оформляют при согласовании документа внутри организации, а гриф – при внешнем согласовании со сторонними юрлицами. На письмах гриф согласования никогда не оформляется – если информация должна исходить от нескольких организаций, возможно издание совместного письма, но это редкая практика даже для госорганов.

Подпись (реквизит 22) включает:

наименование должности лица, подписывающего документ,
его собственноручную подпись,
расшифровку подписи (инициалы перед фамилией).

Это классический полный состав элементов (атрибутов) реквизита «подпись», который в некоторых случаях сокращается:

при оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается совсем (Пример 38);
обычно письмо оформляется на бланке организации, вверху которого присутствует ее полное наименование, потому в подписи должность не содержит этого наименования организации. Например, указывается «Генеральный директор» (как в Примере 34) вместо полного варианта «Генеральный директор ООО “Симфония”»;
по такому же принципу мы действуем, когда оформляем письмо на бланке структурного подразделения – в составе подписи должность не повторяет не только наименование организации, но и наименование подразделения: получается «Директор департамента» (как в Примере 26) вместо «Директор департамента управления персоналом АО “Сервисстройкомплектация”».

Пример 38. Письмо на бланке должностного лица

Фраза «С уважением,», как и вступительное обращение «Уважаемый…!» отделяются от текста дополнительным межстрочным интервалом по аналогии с составными частями реквизитов. Пример оформления делового письма с этикетной рамкой можно посмотреть в приложении 6 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. Но если вы не являетель государственной организацией, то можете писать «С уважением,» сразу над строкой подписи, не добавляя между ними пустой строки.

Заметьте, что отсутствие должности в подписи не препятствует размещению этикетной рамки с фразой «С уважением,», в конце которой запятая остается (см. Пример 38).

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением):

Пример 39. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (сокращенно)

Пример 40. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (полностью)

При подписании письма лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта письма вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. При этом изначальный вариант должности и Ф.И.О., который правится, лучше не зачеркивать (в ГОСТ Р 7.0.97-2016 однозначной формулировки о способе внесения исправления нет).

В этой ситуации не допускается ставить косую черту либо предлог «за» перед наименованием первоначальной должности.

Пример 41. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)

Пример 42. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)

Печать (реквизит 24) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Печать ставится на документе, только если это предусмотрено законодательством Российской Федерации. А по общему правилу на большинстве писем она не нужна.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи должностного лица, старайтесь не закрывать ее даже частично.

Пример 43. Заверение печатью подписи на документе

Исполнителем является работник организации, подготовивший текст письма. Отметка об исполнителе (см. реквизит 25 в Примерах 26 и 44) включает:

обязательно фамилию, имя, отчество полностью (чтобы понятно было, как обращаться к человеку, если потребуются разъяснения);
и номер его телефона;
может дополняться должностью, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.

Такая отметка оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля внизу, а при отсутствии места – на оборотной стороне внизу слева. Она может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Пример 44. Отметка об исполнителе

Помимо рассмотренных подробно в данной статье реквизитов, есть еще группа таких, что необходимы для организации работы с письмами. Они выполняют технические функции и необходимы:

для включения входящего делового письма в документооборот получателя – отметка о поступлении документа (реквизит 27);
организации его исполнения – резолюция (реквизит 28);
определения места хранения документа в документальном фонде получателя – отметка о направлении документа в дело (реквизит 30).

Источник

Виза
официального документа — реквизит
документа, выражающий согласие или
несогласие должностного лица с содержанием
документа.¹

Визирование
документа является его согласованием
внутри организации (или внутри нескольких
организаций при издании совместного
документа).

Согласование
документа оформляют визой согласования
(реквизит 24) документа (далее — виза),
включающей в себя подпись и должность
визирующего документ, расшифровку
подписи (инициалы, фамилию) и дату
подписания.²

Например:

Руководитель
юридического отдела

Личная
подпись А.С. Орлов

Дата

При
наличии замечаний к документу визу
оформляют следующим образом:³

Замечания
прилагаются

Руководитель
юридического отдела

Личная
подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания
излагают на отдельном листе, подписывают
и прилагают к документу.⁴

Для
документа, подлинник которого остается
в организации, визы проставляют в нижней
части оборотной стороны последнего
листа подлинника документа.⁵

Для
документа, подлинник которого отправляют
из организации, визы проставляют в
нижней части лицевой стороны копии
отправляемого документа.⁶

Возможно
оформление виз документа на отдельном
листе согласования.⁷
Лист согласования может иметь различную
форму.

Допускается,
по усмотрению организации, полистное
визирование документа и его приложения.⁸

Круг
лиц, визирующих документ, и последовательность
визирования устанавливаются нормативными
актами организации и зависят от вида
документа и его содержания.⁹

Если
в процессе визирования в проект документа
вносятся существенные изменения, он
подлежит повторному визированию.
Повторного визирования не требуется,
если при доработке в проект документа
внесены уточнения, не меняющие его
сути.¹⁰

__________

¹
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. – Введ.
1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во
стандартов, 1998. – Пункт 56.

²
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.24.

^3-8 Там же. – Пункт 3.24.

⁹
Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила
оформления документов: Комментарий к
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов». – М.: ТК Велби, Изд-во
Проспект, 2004. – 216 с.

¹⁰
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

Реквизит
25 – оттиск печати

Печать
— устройство,
содержащее клише печати для нанесения
оттисков на бумагу.¹

Оттиск
— изображение
клише печати на бумаге.²

Оттиск
печати (реквизит
25) заверяет подлинность подписи
должностного лица на документах,
удостоверяющих права лиц, фиксирующих
факты, связанные с финансовыми средствами,
а также на иных документах, предусматривающих
заверение подлинной подписи.³

Документы
заверяют печатью организации.⁴

Оттиск
печати проставляется на свободном от
текста месте, не захватывая личной
подписи должностного лица. Печать может
захватывать часть наименования должности
лица, подписавшего документ. ⁵

В
документах, подготовленных на основе
унифицированных форм, оттиск печати
проставляется на обозначенном месте.

Рис.
1.

Пример оформления реквизита «Оттиск
печати»

Печать
с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации –
печать, имеющая в центре клише печати
зеркальное отображение Государственного
герба Российской Федерации.⁶

Государственный
герб Российской Федерации помещается
на печатях федеральных органов
государственной власти, иных государственных
органов, организаций и учреждений, на
печатях органов, организаций и учреждений
независимо от форм собственности,
наделенных отдельными государственно-властными
полномочиями, а также органов,
осуществляющих государственную
регистрацию актов гражданского
состояния.⁷

Порядок
воспроизведения на печатях Государственного
герба регламентируется постановлением
Правительства Российской Федерации от
27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении
изготовления, использования, хранения
и уничтожения печатей и бланков с
воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации».
Технические требования к печатям с
воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации, их форму и
размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001
«Печати с воспроизведением
Государственного герба Российской
Федерации. Форма, размеры и технические
требования».

Рис.
2.

Оттиск печати с воспроизведением
Государственного герба Российской
Федерации⁸

Примерный
перечень документов, на которых ставится
главная печать организации, может
выглядеть следующим образом:

Акты
(выполненных работ, приемки оборудования,
списания, экспертизы и др.).
Доверенности
(на ведение дел в арбитраже, на заключение
договоров, на получение товарно-материальных
ценностей и др.).
Договоры
и соглашения (о сотрудничестве,
хозяйственные, трудовые).
Документы
по кассовым и кредитным операциям,
расчетные чеки, приходные ордера,
поручения (банковские, пенсионные,
платежные, в т.ч. на получение валюты в
банке, перевод валюты и др.), справка по
заработной плате.
Заключения
и отзывы
на проекты документов, диссертации,
авторефераты и другие научные работы.
Командировочные
удостоверения.
Нормы
расхода материалов.
Копии,
требующие особого удостоверения их
подлинности.
Образцы
оттисков печатей и подписей работников,
имеющих право совершения
финансово-хозяйственных операций.
Письма
гарантийные.
Представления
и ходатайства (о награждении орденами
и медалями, премиями и т.д.).
Протоколы
согласования цены, сроков поставок и
др.
Реестры
(чеков, бюджетных поручений и т.д.).
Сметы
расходов (на содержание аппарата
управления, на производство, на
капитальное строительство и др.).
Справки
(о выплате страховых сумм, лимитные и
др.).
Спецификации
(изделий, продукции и т.д.).
Уставы
общественных организаций, религиозных
объединений.
Финансовые
документы и отчеты, представляемые в
финансовые, налоговые и статистические
органы, фонды.
Характеристики
сотрудников, представления
и удостоверения о награждении, почетные
звания, грамоты, свидетельства, различные
справки
(о прохождении государственной службы,
архивные, на представление льгот и др.)
⁹.

Для
упорядочения использования печатей в
организации разрабатывается инструкция
по применению печатей. Инструкция
утверждается руководителем организации
в связи с особой значимостью удостоверения
подлинности документа. Инструкция может
иметь следующие разделы:

перечень
печатей, используемых в организации;
места
хранения и должности лиц, имеющих право
пользования печатями;
порядок
пользования печатями.¹⁰

Инструкция
должна содержать также перечни документов,
заверяемых печатями, используемыми в
организации.

__________

¹
ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением
Государственного герба Российской
Федерации. Форма, размеры и технические
требования. – Введ. 2002-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2002. – Раздел
2.

²
Там же. – Раздел 2.

³
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.25.

⁴
Там же. – Пункт 3.25.

⁵
Методические рекомендации по разработке
инструкций по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной
власти, утвержденные приказом Росархива
от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение №
11.

⁶
ГОСТ Р 51511-2001. – Раздел 2.

⁷
Федеральный конституционный закон от
25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном
гербе Российской Федерации» [по
состоянию на 28 декабря 2010 г.] – Статья
4.

⁸
ГОСТ Р 51511-2001. – Раздел 3.

⁹
Янковая В.Ф. Как организовать
делопроизводство. — М.: МЦФЭР, 2004. — 416 с.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник