АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
«МИХАЙЛОВСКИЙ КОЛЛЕДЖ БИЗНЕСА»
Л.В. Страхова
Тестовые задания
по дисциплине
«Документационное обеспечение управления»
для студентов специальности:
38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)
Рассмотрены на заседании ПЦК
экономических и правовых дисциплин
Протокол № ____ от «____» _______ 20__ г.
Председатель ПЦК ____________ /__________/
Михайловка
2015
Пояснительная записка
Тестовые задания по дисциплине «Документационное обеспечение управления», составленные с учётом действующей программы, предназначены для студентов специальности 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям).
Предлагаемые тесты можно использовать как для тематического контроля знаний, так и для итогового (семестрового). В них содержатся задания различной степени сложности, поэтому главная их задача – выявить у каждого студента зоны неуверенного знания и составить список наиболее слабо освоенных тем.
|
Тематическое содержание |
|
Тема 1. Методологические основы документооборота. |
|
Тема 2. Нормативно-методические основы документационного обеспечения управления. |
|
Тема 3. Организационно-правовая система документации. |
|
Тема 4. Организационно-распорядительная система документации. |
|
Тема 5. Информационно-справочная система. |
|
Тема 6. Основные формы документооборота в организации. |
|
Тема 7. Автоматизированные средства в документационном управлении. |
|
Тема 8. Составление и оформление основных видов управленческих документов. |
|
Тема 9. Особенности оформления и ведения документации по личному составу. |
|
Тема 10. Организация документооборота. Систематизация и хранение документов. |
Правильность ответов на вопросы характеризует качество знаний студентов и оценивается по пятибалльной системе:
«5» — выполнено 68-75 заданий;
«4» — выполнено 45-67 заданий;
«3» — выполнено 38-44 заданий;
«2» — выполнено менее 38 заданий.
1. Дополните:
«Запись информации на различных носителях по установленным правилам называют …»
— Прогнозированием
— Документированием
— Конструированием
— Автоматизацией
2. Составляющие нормативной базы делопроизводства:
— законодательные и правовые акты РФ
— ГОСТы
— ГСДОУ
— классификаторы
— нормативные документы
— налоговый кодекс
— бухгалтерская отчетность
— международный стандарт
3. Классификация документов по направленности документопотока:
— входящие
— внутренние
— исходящие
— первичные
— вторичные
— внешние
4. По происхождению документы классифицируются на:
— официальные или служебные
— личные или персональные
— документы личного происхождения
— рукописные
— типовые
— секретные
5. Реквизит, включающий в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату
— резолюция
— заголовок к тексту
— отметка об исполнителе
— гриф утверждения
6. Реквизит документа, удостоверяющий подлинность подписи должностного лица:
— оттиск печати
— отметка об исполнителе
— визы
— гриф утверждения
7. Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию:
— гриф утверждения
— гриф согласования
— герб
— визы
8. Реквизит документа, включающий наименование получателя документа:
— адресат
— адресант
— регистрационный номер
— заголовок к тексту
9. Реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения:
— отметка об исполнении документа и направлении его в дело
— отметка об исполнителе документа
— ссылка на регистрационный номер и дату документа
— регистрационный номер документа
10. Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием:
— гриф согласования
— гриф утверждения
— виза
— резолюция
11. Классификация управленческих документов по функциональному назначению:
— организационные
— распорядительные
— информационно-справочные
— документы по личному составу
— первичные
— входящие
— исходящие
— внутренние
— сводные
23.Общий бланк документа используется:
— для подготовки писем
— для подготовки любых видов документов отдельного структурного подразделения
— для подготовки любых видов документов, кроме писем
— для распорядительных документов
24. Правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц и граждан:
— инструкция
— положение
— распоряжение
— указ
25. Правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях разрешения производственных задач:
— приказ
— решение
— постановление
— указ
26. Правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, учреждения, организации для разрешения оперативных вопросов:
— распоряжение
— приказ
— указание
— постановление
— решение
27. Правовые акты, принимаемые органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления стабильных норм и правил:
— решение
— постановление
— приказ
— указание
— распоряжение
28. Служебное письмо, которое содержит обязательство или подтверждение и адресуется организации:
— гарантийное
— информационное
— инструкционное
— сопроводительное
29. Служебное письмо, содержащие сведения, касающиеся документа, не имеющего адресной части и оформляемого как приложение:
— сопроводительное
— инструкционное
— письмо-предложение
— письмо-запрос
30. Письмо, исходящие из органов государственной власти различного уровня и содержит рекомендации, указания, разъяснения руководителю предприятия по вопросам отчетности, налогов, экологии:
— директивное
— письмо-предупреждение
— письмо-напоминание
— письмо-предложение
31. Письмо, в котором содержится сообщение о получении какого-либо отправления, подтверждение ранее достигнутой договоренности или какого-либо факта, действия, телефонного разговора:
— подтверждение
— напоминание
— извещение
— предупреждение
32. Служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные требования:
— информационное
— запрос
— извещение
— директивное
33. Документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, а также содержащий выводы и предложения составителя:
— докладная записка
— объяснительная записка
— донесение
— служебная записка
34. Документ, поясняющий пункты отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия:
— объяснительная записка
— служебная записка
— докладная записка
— справка
35. Документ, составляемый работником или руководителем подразделения по вопросам материально-технического характера, хозяйственного обеспечения и адресуемый руководителю или специалисту другого структурного подразделения:
— служебная записка
— объяснительная записка
— докладная записка
— донесение
36. Документ аналитического или отчетного характера, предоставляемый руководству либо подтверждающий сведения биографического или служебного характера:
— справка
— автобиография
— характеристика
— объяснительная записка
37. Виды протоколов:
— полные
— краткие
— обследования места происшествия
— приемки-передачи
— списания материальных ценностей
38. Правовой акт, регламентирующий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда:
— штатное расписание
— положение о структурном подразделении
— структура организации
— положение об охране труда
— должностная инструкция
39. Установите правильную последовательность.
Должностная инструкция содержит основные разделы:
1. общие положения
2. права
3. взаимоотношения
4. ответственность
5. должностные обязанности
40. Справочно-информационные документы:
— протокол
— акт
— должностная инструкция
— указание
— исковое заявление
— телеграмма
41. Документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных событий, фактов:
— акт
— протокол
— объяснительная записка
— жалоба
— справка
42. Дата протокола:
— дата заседания коллегиального органа
— дата подписания
— дата регистрации
— дата оформления документа
43. Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях:
— протокол
— акт
— постановление
— решение
44. Письмо по поводу обнаружения дефектов, недостатков полученной продукции или выполненной работе:
— рекламация
— претензия
— протокол
— экспертиза
45. Документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя:
— доверенность
— докладная записка
— расписка
— оферта
46. Документ, одним из разделов которого является «Преамбула»:
— исковое заявление
— оферта
— положение о структурном подразделении
— договор
47. Письменные договоры заключаются путем:
— составления единого документа, подписываемого обеими сторонами
— обмена несколькими письменными документами, исходящими от сторон и выражающими их взаимосогласованную волю
— принятия к исполнению заказа контрагента
— уступкой договоренности
— телефонных переговоров
— принятия к исполнению поручения поставщика
48. Наиболее распространенный из используемых в предпринимательской деятельности
видов договора купли-продажи:
— договор поставки
— договор поручения
— кредитный договор
— договор аренды
49. Адресованные одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определено и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение:
— оферта
— акцепт
— письмо
— телефакс
50. Ответ лица о принятии адресованной ему оферты:
— акцепт
— договор
— письмо
— претензия
51. Документ, издаваемый для урегулирования противоречий в договоре:
— протокол согласования разногласий
— протокол разногласий
— претензия
— рекламация
52. Виды оферты:
— твердая оферта
— свободная оферта
— безотзывная оферта
— публичная оферта
— длящаяся оферта
53. Группа документов, дающая стоимостную, качественную и количественную характеристики товаров называются:
— коммерческие
— страховые
— таможенные
— транспортные
54. Основной расчетный документ:
— коммерческий счет
— спецификация
— гарантийное обязательство
— чек
55. Свидетельство, удостоверяющее качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям контракта:
— сертификат качества
— гарантийное обязательство
— комплектовочная ведомость
— страховой сертификат
56. К транспортным документам относятся:
— извещение о готовности товара к отгрузке
— отгрузочная инструкция
— разрешение на поставку
— консульская фактура
— экспортные лицензии
— ковернот
57. Заявление распорядителя груза, представляемое им при импорте или экспорте товаров:
— таможенная декларация
— лицензия
— консульская фактура
— свидетельство о прохождении товара
58. Юридическое оформление международной сделки купли-продажи товаров, работ, услуг:
— внешнеторговый контракт
— оферта
— запрос
— торговый обычай
59. Коммерческий документ, в котором покупатель подробно указывает необходимые условия для заключения контракта:
— заказ
— запрос
— оферта
— внешнеторговый контракт
60. Договор с рядом унифицированных условий, сформулированных заранее с учетом торговой практики или обычаев:
— типовой контракт
— внешнеторговый контракт
— договор купли-продажи
— акцепт
61. Обращение к суду с требованием о защите гражданских прав:
— иск
— жалоба
— претензия
— рекламация
62. Общий срок исковой давности:
— три года
— один год
— пять лет
— двадцать лет
63. Регистрация обеспечивает:
— учет документов
— контроль
— поиск документов
— хранение документов
— создание документа
— качество документов
64. Наиболее эффективная система регистрации:
— централизованная
— децентрализованная
— смешанная
— стандартная
65. Совокупность документов, относящихся к определенному вопросу и помещенных в отдельную обложку:
— дело
— папка
— номенклатура
— надзорное производство
66. Систематизированный список дел, журналов, книг, карточек, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения:
— номенклатура дел
— регистрационные журналы
— приемо-сдаточные акты
— приказы директора по основной деятельности
67. Каждое дело содержит не более:
— 200 листов
— 250 листов
— 100 листов
— 500 листов
68. Организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования:
— архив
— канцелярия
— приемная
— секретариат
— отдел кадров
69. Для получения от 500 до 5000 копий документа используется:
— трафаретная печать
— офсетная печать
— гектографическая печать
— фотографическая печать
70. Если требуется получить более 5000 копий, используется:
— офсетная печать
— трафаретная печать
— гектографическая печать
— фотографическая печать
71. Устройство для офсетной печати:
— ротапринтеры
— ризографы
— гектографы
— ротаторы
72. Устройство для электронно-трафаретной печати
— ризографы
— ротапринтеры
— гектографы
— ротаторы
73. Устройство для трафаретной печати:
— ротаторы
— ризографы
— гектографы
— ротапринтеры
74. Для хранения и систематизации документации используются:
— системы управления базами данных
— табличные процессоры
— локальные компьютерные сети
— программы организации труда
75. Какие формы организации документооборота вы знаете:
— комплексная
— традиционная и электронная
— коммерческая
— регулируемая
Тема 3.1. Основные реквизиты документов и бланков
1.
К
распорядительным документам, издаваемым
на основе единоначалия можно отнести
…
-решения
-указания
-протоколы
-постановления
-
распоряжения
2.
Реквизит, не входящий в состав
формуляра-образца протокола – это …
-вид
документа
-дата
документа
-
адресат
-наименование
организации
-подпись
3.
Часть служебного письма, которая является
обязательной – это …
-констатирующая
-распорядительная
-основная
-
вводная
-утвердительная
4.
Вид служебного письма, на котором не
проставляется реквизит «Ссылка на
регистрационный номер и дату документа»
– это …
-
письмо-просьба
-сопроводительное
письмо
-информационное
письмо
-письмо-ответ
-гарантийное
письмо
5.
Обязательные реквизиты акта – это …
-справочные
данные
-
дата
и регистрационный номер -
подпись
-
наименование
организации
-резолюция
-
вид
документа
-отметка
о контроле
-
заголовок
к тексту -
текст
-
место
составления
6.
Распорядительная часть «указания»
начинается со слов …
-ПРИКАЗЫВАЮ
-
ОБЯЗЫВАЮ
-
ПРЕДЛАГАЮ
-РЕШИЛ
-УКАЗЫВАЮ
7.
Текст приказа, как правило, состоит …
-
из
преамбулы и распорядительной части
-вводной,
основной и заключительной части
-из
констатирующей и заключительной части
-из
распорядительной и заключительной
части
8.
В обязательные реквизиты заявления не
входят …
-
справочные
данные
-дата
-вид
документа
-
отметка
о контроле
-подпись
9.
Обязательные реквизиты протокола –
это …
-справочные
данные
-
дата
и регистрационный номер -
подпись
-
наименование
организации
-резолюция
-
вид
документа
-отметка
о контроле
-
заголовок
к тексту -
текст
-
место
составления
10.
Документ, при регистрации какого дату
регистрации указывают не в день его
подписания – это …
-приказ
-
протокол
-решение
-постановление
11.
Акты, составляемые комиссией, подписываются
…
-руководителем
организации
-председателем
-
председателем
и членами комиссии
-председателем
и секретарем
-членами
комиссии
12.
Адрес организации входит в состав
следующих реквизитов: …
-
справочные
данные
-резолюция
-адресант
-
адресат
-исполнитель
13.
Реквизит, который не указывают на
служебных письмах – это …
-
наименование
вида документа
-дату
документа
-регистрационный
номер
-заголовок
к тексту
-наименование
организации
14.
Текст служебной записки, как правило,
состоит из …
-одной
части
-двух
частей
-трех
частей
-
двух-трех
частей
-одной-двух
частей
15.
Приказы делят на следующие группы …
-по
видам деятельности
-
по
основной деятельности и по личному
составу
-по
основной деятельности, по кадровым
вопросам
-по
основной, договорной деятельности и по
кадровым вопросам
-по
видам деятельности и по срокам хранения
16.
Обозначение, способное отличить товары
и услуги одних юридических или физических
лиц от однородных товаров и услуг других
юридических или физических лиц – это
…ТОВАРНЫЙ
ЗНАК
17.
Реквизит, заверяющий подлинность подписи
должностного лица на документах,
удостоверяющий права лиц, фиксирующих
факты, связанные с финансовыми средствами,
а также на иных документах, предусматривающих
заверение подлинной подписи – это
…ОТТИСК
ПЕЧАТИ
18.
В случае, если необходимо зафиксировать
время поступления документа в организацию,
эта информация указывается в реквизите
…ОТМЕТКА
О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Среди экспертиз и исследований документов, проводимых в рамках уголовного и гражданского судопроизводств, значительную долю составляют почерковедческие экспертизы. А среди почерковедческих экспертиз подавляющее большинство составляют экспертизы подписей в разного рода документах. Это обусловлено рядом факторов.
Во-первых, в соответствии с ГОСТом Р 7.0.97-2016 подпись является одним из реквизитов документа [1]. В совокупности с другими реквизитами, а иногда и самостоятельно (например, в расписках) подпись придает документу юридическое значение, т. е. подпись подтверждает те сведения, факты, которые содержатся в документе.
Во-вторых, изменение и совершенствование технологий составления документов и активное повсеместное использование современной множительной техники для составления основного текста документа и изготовления его бланка привели к упрощению процедуры создания документа и обезличиванию документа. Единственным объектом, позволяющим идентифицировать исполнителя или лицо, от имени которого составлен документ, является подпись.
В-третьих, использование современной копировальной техники существенно упростило процесс изготовления фальсифицированных документов и усложнило процесс выявления таких документов.
Именно эти обстоятельства делают подпись одним из наиболее распространенных и в то же время сложных объектов судебной экспертизы.
Сложность исследования подписи обусловлена спецификой данного почеркового материала.
Стоит напомнить, что такое подпись. Под подписью понимается собственноручно выполненное обозначение своей фамилии в каких-либо документах в удостоверительных целях [2].
Специфика подписи заключается в том, что, являясь графическим начертанием, поскольку выполнена при помощи графических знаков, подпись представляет собой краткую рукопись. Она может состоять из букв, образующих фамилию лица, а также из штрихов, не образующих буквы. Краткость подписи существенно ограничивает объем содержащейся в ней полезной информации для решения идентификационных или диагностических задач.
В литературе [3] приводятся данные о проведенном в России в 90-х годах ХХ века исследовании 11 000 подписей граждан различного пола, возраста и социального положения. Целью данного исследования было определение частоты встречаемости «краткой» подписи у граждан. В зависимости от количества движений при выполнении подписи и их структурной сложности подписи были разделены на четыре группы.
1-я группа: краткие подписи самой простой конструкции, состоящие либо из одной-двух букв и произвольных, не образующих букв элементов простого строения, либо из условных письменных знаков в виде системы простых петлевых, угловатых и дуговых движений.
2-я группа: относительно краткие подписи смешанной транскрипции. Как правило, такие подписи состоят из двух-трех первых букв фамилии и дополнительных нечитаемых (не образующих букв) элементов и заканчиваются росчерками простой конфигурации. Иногда в подписях встречаются монограммы, состоящие из первых букв фамилии, имени и отчества или только фамилии и имени.
3-я группа: подписи-рисунки. Это подписи сложной конструкции, состоят из условных письменных знаков или элементов, не образующих букв. Представляют собой сложные системы разнонаправленных движений, перекрывающих друг друга, усложненной конфигурации, как правило, сплошной связности и имеющих преимущественно надстрочно-подстрочные элегантные, вычурные росчерки сложного строения.
4-я группа: подписи полной буквенной транскрипции, содержащие иногда монограммы первых букв имени и фамилии, с росчерками преимущественно простого строения. В отличие от подписей, отнесенных к 3-й группе, не имеют вычурных росчерков.
Из общего количества проанализированных подписей выходит следующее: подписи 1-й группы составили почти 30%; подписи 2-й группы – немногим более 50%; подписи 3-й группы – около 8%; подписи 4-й группы – около 10%.
Стоит особо подчеркнуть , что почти 90% исследованных подписей не отображают фамилию исполнителя (в лучшем случае половина содержит 2–3 начальные буквы фамилии), а около 30 % подписей не только не содержат какой-либо информации о фамилии исполнителя, но и достаточного комплекса признаков для криминалистической идентификации.
Кроме того, в зависимости от характера документа и места, предназначенного для исполнения подписи, человек расписывается полно или сокращенно, аккуратно или небрежно, просто или вычурно. Другими словами, лицо употребляет в качестве удостоверительного знака несколько вариантов подписей, существенно отличающихся друг от друга.
В этих условиях решение вопроса о подлинности простых и кратких подписей, особенно состоящих из одной-двух букв (или простых элементов, не образующих букв), представляет большую сложность для эксперта-почерковеда даже очень высокой квалификации. Ситуация осложняется тем, что воспроизведение таких подписей другим лицом с использованием приема подражания является не такой сложной задачей.
В совокупности все это приводит к тому, что при исследовании простых и кратких подписей эксперт вынужден делать вывод о невозможности решения вопроса об исполнителе подписи по причине крайне ограниченного графического материала, содержащегося в подписи, и недостаточного для принятия какого-либо определенного (положительного или отрицательного) решения.
Для улучшения ситуации может послужить следование такому порядку подписания документов, когда лицо, выполняющее подпись в документе, выполняет рукописным способом её расшифровку, то есть указывает фамилию и инициалы. Это расширит объем идентификационно-значимой информации, доступной для эксперта в ходе исследования, и значительно затруднит подделку данного реквизита (подпись и расшифровка), тем самым повысив защиту от подделки документа в целом.
Таким образом, одним из простых путей повышения «защиты» документа от фальсификации путем подделки подписи можно рекомендовать, особенно при оформлении юридически значимых документов, помимо выполнения подписи, ещё и собственноручное выполнение расшифровки фамилии и инициалов.
При подготовке материала использовалась литература:
1. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
2. Винберг Л.А., Шванкова М.В. Почерковедческая экспертиза: Учебник для вузов/ под ред. проф. Р.С.Белкина ВСШ МВД СССР. Волгоград, 1977.
3. Пахомов А. В., Сысоева Л. А. Судебно-экспертное исследование современной подписи: Пособие. – М.: ЭКЦ МВД России, 2007.
4. Судебно-почерковедческая экспертиза. Особенная часть. Исследование малообъемных почерковых объектов. Москва, 2011.
На каких документах должностное лицо органа местного самоуправления может свидетельствовать подлинность подписи?
Свидетельствуя подлинность подписи, должностное лицо местного самоуправления удостоверяет, что подпись на документе сделана определенным лицом, но не удостоверяет фактов, изложенных в документе (пункт 61 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий должностными лицами местного самоуправления).
В соответствии с частью 2 статьи 80 Основ РФ о нотариате не допускается свидетельствование подлинности подписи на документах, представляющих собой содержание сделки, за исключением случаев, предусмотренных законом.
Как разъяснила Федеральная нотариальная палата в письме от 03.02.2017 № 324/03-16-3, свидетельствование подлинности подписи на документах, представляющих собой содержание сделки, возможно в следующих случаях.
1. При опубликовании сведений о совершенной в простой письменной форме отмене доверенности в официальном издании, в котором опубликовываются сведения о банкротстве (газета «Коммерсантъ»), подпись на заявлении об отмене доверенности должна быть нотариально засвидетельствована (статья 189 ГК РФ).
2. При подаче нотариусу, в производстве которого находится наследственное дело, заявления наследника о принятии наследства либо заявления наследника о выдаче свидетельства о праве на наследство, а также заявление об отказе от наследства, когда указанные заявления пересылаются по почте, подпись наследника на таком заявлении должна быть засвидетельствована в установленном порядке (абзац второй пункта 1 статьи 1153 ГК РФ и пункт 2 статьи1159 ГК РФ).
3. При принятии наследником наследства по истечении срока, установленного для его принятия, без обращения в суд при условии согласия в письменной форме на это всех остальных наследников, принявших наследство. Если такое согласие в письменной форме дается наследниками не в присутствии нотариуса, их подписи на документах о согласии должны быть засвидетельствованы в порядке, указанном в абзаце втором пункта 1 статьи 1153 ГК РФ (пункт 2 статьи 1155 ГК РФ).
4. При отказе от использования преимущественного права покупки доли или части доли в уставном капитале общества подлинность подписи на заявлении участника общества или общества должна быть засвидетельствована в нотариальном порядке (пункт 6 статьи 21 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
В практике встречаются случаи, когда сотрудники ГИБДД направляют несовершеннолетних в органы местного самоуправления для удостоверения согласия родителей на получение ребенком водительского удостоверения.
Как установлено пунктом 18 Правил проведения экзаменов на право управлением транспортным средством и выдачи водительских удостоверений, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24.10.2014 № 1097, для допуска несовершеннолетнего в возрасте от 16 до 18 лет к сдаче экзамена и последующей выдаче водительского удостоверения требуется письменное согласие одного из законных представителей, заверенное в соответствии с законодательством Российской Федерации. Из этого следует, что удостоверяется волеизъявление гражданина, давшего согласие, а не его подпись. А удостоверение волеизъявления законного представителя несовершеннолетнего при таких обстоятельствах не входит в перечень нотариальных действий, совершаемых должностными лицами местного самоуправления.
Свидетельствование подлинности подписи бывает необходимо и физическим, и юридическим лицам в самых разных ситуациях. Засвидетельствовать подлинность подписи можно практически на любом подписываемом документе. Свидетельствование подлинности подписи на документах необходимо, если требуется официально подтвердить, что документ подписан определённым лицом, как в случаях, прямо предусмотренных законом, так и в иных случаях. В частности, распространено свидетельствование подлинности подписи в ситуации, когда подписант не может лично подтвердить получателю документа его подписание (при отправке заявления или иного документа по почте, с доверенным лицом и др.).
Для физических лиц эта услуга актуальна, в частности, в случае, когда дело касается заявлений по наследственным делам (о принятии наследства, отказе от него и других), пересылаемых по почте или иным способом передаваемых нотариусу без личной явки заявителя, при подписании учредителем юридического лица заявления о регистрации юридического лица при создании (если учредитель не намерен лично представить данное заявление в органы ФНС России) и в ряде других случаев.
Для юридических лиц необходимость свидетельствования подлинности подписи является неотъемлемым этапом деятельности. Так, подлинность подписи свидетельствуется на заявлениях и уведомлениях в ФНС России в связи с регистрацией юридических лиц (в том числе изменений в сведения о юридическом лице, в его учредительных документах и др.), на банковских карточках (если их не заверяет сам банк) и т. д.
В соответствии с требованиями статей 42 и 43 Основ нотариус, прежде чем засвидетельствовать подлинность подписи, обязан установить личность гражданина, чья подпись свидетельствуется, и проверить полномочия представителя, если за совершением этого действия обратился представитель физического или юридического лица. В этих целях нотариус проверяет документы, удостоверяющие личность гражданина (чаще всего это паспорт; удостоверяющие личность документы представляются только в подлиннике), а также документы, удостоверяющие полномочия представителя физического или юридического лица.
Документы, необходимые для свидетельствования подлинности подписей:
Для гражданина (физического лица):
· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
Для представителя физического лица:
· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
· документ о полномочиях представителя: свидетельство о рождении несовершеннолетнего ребёнка до 14 лет — для его родителей; документ о назначении опеки — для опекунов; доверенность или иная сделка, содержащая в себе доверенность, — в большинстве остальных случаев.
Для представителя российского юридического лица:
· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
· основной учредительный документ (обычно устав) организации — оригинал, копия, заверенная налоговым органом, либо копия, засвидетельствованная нотариально;
· выписка из реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). Её может также получить и сам нотариус, если в момент обращения к нему работает сервис ФНС России по предоставлению электронных выписок из ЕГРЮЛ;
· протокол, решение или иной документ (в соответствии с положениями устава о назначении на должность единоличного исполнительного органа организации);
· приказ о назначении на должность главного бухгалтера, а также других должностных лиц, подписи которых необходимо засвидетельствовать в нотариальном порядке;
· в случае свидетельствования подлинности подписи представителя управляющей организации — аналогичные документы управляющей организации и договор об управлении.
В случае, если свидетельствуется подлинность подписи представителя иностранного юридического лица, нотариус проверяет полномочия представителя, исходя из той системы подтверждения полномочий, которая принята в соответствующем государстве. В числе подтверждающих документов могут быть различного рода выписки из торговых, коммерческих и прочих реестров; свидетельства, выдаваемые компетентными органами, протоколы заседаний органов юридических лиц, доверенности, договоры и др.
Свидетельствуя подлинность подписи, нотариус не удостоверяет факты, изложенные в документе, и законность его содержания, а только подтверждает, что подпись сделана определённым физическим лицом.
уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц).письменное полномочие, предоставляемое одним лицом другому лицу, на совершение сделки с третьим лицомдействия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (физлицом) и направляемый адресату (организации или физлицу) обычно по почтовой связи. По соглашению между автором и адресатом деловое письмо может пересылаться по факсимильной связи или по электронной почте в виде электронного документа или электронной копии письма (скана). Файлы электронных писем и электронных копий писем, как правило, создаются в графических форматах pdf, tiff или jpeg.
Существует множество разновидностей деловых писем, выделяемых по их назначению в управленческой деятельности: сопроводительное письмо, просьба, запрос, информационное письмо, гарантийное, претензионное, напоминание, требование и др. Независимо от разновидности любое деловое письмо оформляется на специальном бланке письма (с использованием установленного набора реквизитов).
Состав реквизитов письма и правила их оформления установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
36. реквизит документа: Элемент оформления документа…
48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
Схема 1. Виды бланков организационно-распорядительных документов
Бланк письма
Теперь сосредоточимся на бланке письма – он используется организациями (индивидуальными предпринимателями) для ведения переписки. Судя по Схеме 1, бланк письма может быть:
- бланком письма организации;
- бланком письма структурного подразделения, совещательного, экспертного, методического или иного органа: комиссии, комитета, совета и др. Бланки писем таких подразделений и органов используются в случаях, если их руководители имеют право самостоятельно вести переписку по вопросам, входящим в их компетенцию;
- бланком письма должностного лица. Должностные бланки, как правило, используются в органах власти и крупных компаниях.
Бланки писем структурных подразделений и должностных лиц не являются обязательными, организация сама решает, нужны ли они ей.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм…
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма…
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07…
Расшифруем, что это за реквизиты:
01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 – эмблема;
03 – товарный знак (знак обслуживания);
05 – наименование организации – автора документа;
06 – наименование структурного подразделения – автора документа;
07 – наименование должности лица – автора документа;
08 – справочные данные об организации;
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
15 – адресат;
17 – заголовок к тексту.
Именно этими номерами будем их обозначать далее во всех примерах данной статьи.
В зависимости от расположения реквизитов бланк письма может быть:
- угловым (Примеры 1 и 2) или
- продольным (Пример 3).
Реквизиты углового бланка могут располагаться центрованным способом (как в Примере 1) или флаговым (как в Примере 2).
Обычно наименования автора документа и его вышестоящей организации (при ее наличии) пишутся тем же шрифтом и кеглем (размером), что и большинство реквизитов письма, включая текст (Пример 26). Некоторые организации выделяют свое наименование на бланке полужирным написанием и/или увеличением кегля, набирая его целиком заглавными буквами – это вполне допустимо (отмечено цифрой «5» в Примерах 1–3). Если полное наименование организации слишком длинное, то идут на уменьшение шрифта (как в Примере 2), но это уже вынужденное исключение.
Писать ли наименование организации – автора документа с заглавной буквы строчными либо полностью заглавными буквами – решает сама организация, т.к. это нигде не урегулировано («5» в Примерах 1–3).
А вот справочные данные об организации стараются писать на 1–3 кегля меньше основного шрифта документа («8» в Примерах 1–3).
Пример 1. Угловой бланк письма с центрованным расположением реквизитов
Пример 2. Угловой бланк письма с флаговым расположением реквизитов
Пример 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов
Бланки писем структурных подразделений и бланки писем должностных лиц дополнительно включают (Примеры 4 и 5):
- реквизит 06 «наименование структурного подразделения – автора документа» или
- 07 «наименование должности лица – автора документа».
Пример 4. Бланк письма структурного подразделения
Пример 5. Бланк письма должностного лица
При воспроизведении на бланке реквизитов 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» или 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» они размещаются на верхнем поле документа над центром наименования организации (как в Примерах 4 и 5) с отступом 10 мм от верхнего края листа и занимая часть рабочей площади документа (т.е. пересекая нижнюю границу верхнего поля документа, которое должно быть высотой в 20 мм).
Реквизит 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» может располагаться и слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля документа (Пример 6).
Пример 6. Бланк письма с товарным знаком организации, расположенным слева от ее наименования
В деловой переписке используются «двуязычные» бланки:
- на русском языке и государственном языке (государственных языках1) республики в составе Российской Федерации, а также
- на русском языке и одном из иностранных языков.
Эти бланки, как устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут быть:
- угловыми, тогда реквизиты располагаются на одном уровне:
- на русском языке – слева,
- на другом – справа (см. Примеры 7 и
или - продольными, тогда все реквизиты бланка:
- сначала идут на русском языке – сверху,
- ниже – на другом языке.
илиНа «двуязычных» бланках герб или эмблема, товарный знак размещаются по центру верхнего поля документа. Дублируются только данные об авторе документа, а места проставления даты и регистрационного номера вашего письма, ссылки на инициативный документ размещаются единожды (см. реквизиты 10, 11 и 12 в Примере 7).
Пример 7. Бланк письма на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации
Пример 8. Бланк письма на русском и английском языках для переписки с иностранными корреспондентами
Вопрос употребления знаков препинания в справочных данных об организации специально не урегулирован, правильнее:
- в конце каждой строки не ставить точку, а внутри строки использовать знаки препинания в обычном порядке;
- каждую строку начинать с маленькой буквы, если ее первое слово не требует написания с заглавной буквы (Примеры 1–6), но некоторые организации все-таки все строки этого реквизита начинают с заглавной буквы (Примеры 7 и 26).
Остальные реквизиты служебного письма
При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);
15 – адресат;
17 – заголовок к тексту;
18 – текст документа2;
19 – отметка о приложении;
21 – виза;
22 – подпись;
24 – печать;
25 – отметка об исполнителе.
Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
- арабскими цифрами, разделенными точкой: 18.03.2019 либо
- словесно-цифровым способом: 18 марта 2019 г.
При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:
- в обязательном порядке фиксируется порядковый исходящий номер письма в пределах календарного года;
- как правило, он дополняется индексом дела по номенклатуре и (или) кодами по используемым при регистрации классификаторам.
В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:
- 02-01 – индекс дела по номенклатуре дел;
- 98 – порядковый номер.
Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от… №… сообщаем…», «Рассмотрев ваше обращение от… №…» и т.п.
Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:
- ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.),
- которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ и ЛНА.
Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:
- фраза «Коммерческая тайна»
- с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество и место жительства человека)3.
Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов4) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).
Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты5 печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).
Пример 9. Фрагмент письма с продольным расположением реквизитов бланка
Пример 10. Фрагмент письма с угловым расположением реквизитов бланка (цифрами здесь отмечены преимущественно реквизиты, которые поменяли свое местоположение по сравнению с «продольным бланком» из Примера 9)
Чем точнее вы узнаете и укажете адресат, тем быстрее письмо попадет к исполнителю – его скорее отработают. Получателем письма может быть:
- организация;
- ее структурное подразделение;
- должностное лицо или иной работник организации;
- группа организаций / должностных лиц;
- физическое (частное) лицо.
При адресовании письма организации указывается ее полное (Пример 11) или сокращенное (Пример 12) наименование в именительном падеже.
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации и только ниже само подразделение (между ними оставляют 1 пустую строку). См. Пример 13.
Пример 11. Адресование письма в организацию с ее полным написанием
Пример 12. Адресование письма в организацию с ее сокращенным написанием
Пример 13. Адресование письма в структурное подразделение
При адресовании документа должностному лицу можно поступать несколькими способами:
- начинать с должности этого человека (Пример 14), тогда:
- она пишется в дательном падеже полностью, включая наименование организации,
- ниже на отдельной строке (обычно без пропуска пустой строки) указывается фамилия с инициалами должностного лица. Заметьте, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает инициалы должностного лица ставить после его фамилии (раньше так поступали только при адресации документа физлицам) либо
- начинать с наименования организации (Пример 15), тогда:
- сначала идет наименование организации в именительном падеже (полностью либо сокращенно),
- а потом, пропуская 1 пустую строку, в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию и инициалы.
Первый из описанных вариантов используют при адресовании письма руководителю организации или его заму, а второй – руководителям структурных подразделений.
Пример 14. Адресование письма руководителю организации (начинаем с должности)
Пример 15. Адресование письма руководителю подразделения (начинаем с наименования организации)
Перед Ф.И.О. в реквизите «адресат» не обязательно оставлять пустую строку, но такое оформление помогает легче выхватывать ключевую информацию (разные варианты показаны в Примерах 14–17 и 26). Следите только, чтобы отступ между элементами одного реквизита был не более 1 пустой строки и был меньше, чем отступы от него до соседних реквизитов (см. «14» и «15» в Примере 10).
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина (Примеры 16 и 17).
Пример 16. Адресование письма должностному лицу (начинаем с должности и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)
Пример 17. Адресование письма должностному лицу (начинаем с наименования организации и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)
В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.
Пример 18. Указание нескольких индивидуальных адресатов в письме
При рассылке документа группе организаций одного типа или структурным подразделениям одной организации адресат указывается обобщенно (Примеры 19 и 38).
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям в состав такого «группового адресата» добавляется фраза «(по списку)» (Пример 20).
Пример 19. Адресование письма группе однородных организаций
Пример 20. Адресование письма некоторым получателям из группы организаций
Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.
Мнение эксперта
Константин Соловьев, ИТ-специалист
Существует несколько шрифтов, «пишущих» в стиле почтового индекса. К ним относятся, например, Postindex, Pechkin. Оба этих шрифта имеют тип лицензии – free for personal use, это означает бесплатность для личного пользования, но запрет на использование в коммерческих целях.
Проблема в том, что если вы захотите купить лицензию для использования в коммерческих целях, то кроме как через самого автора шрифта вы это сделать не сможете, потому что на признанных стоковых сайтах для шрифтов их нет. А большинство остальных сайтов распространяют эти шрифты без указания типа лицензии. На практике получается, что компании часто используют эти шрифты без покупки специальной лицензии.
Технически эти шрифты можно использовать в любых программах, в т.ч. в Word и Photoshop.
Элементы почтового адреса надо указывать в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 № 234 (порядок элементов адреса «от частного к общему» пришел к нам из западных стран, он закреплен в правилах Всемирного почтового союза):
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
В таком же порядке записываются адреса получателя и отправителя на почтовых конвертах. Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.
Почтовый адрес вписывается в состав реквизита «адресат», отступив 1 пустую строку от данных о получателе документа (см. «!» в Примерах 9, 10 и 21).
Пример 21. Добавление почтового адреса при адресации письма физлицу
Пример 22. Написание почтового индекса в адресе специальным шрифтом
Если адрес начинается не с уникального наименования (например, Первомайская ул.), а с сокращения родового слова (ул. Первого мая, пр. Ломоносова и т.п.), то сокращение пишется с маленькой буквы, даже если с него начинается адрес автора письма на бланке (как в Примерах 5–7) и адрес его получателя в реквизите «адресат» (Пример 21).
Обратите внимание: организации крайне редко направляют своим работникам письма. Для этих целей есть документы, используемые для внутренних коммуникаций: напоминания, уведомления и др., на которых к фамилии и инициалам получателя уместно добавлять его должность в вашей организации. Письма физлицам адресуются, когда вы обращаетесь к ним как к частным лицам.
При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. Для удобства работы с документом можно указать электронный адрес или номер телефона / факса, опять же отступив 1 пустую строку (см. Примеры 23–25).
Пример 23. Добавление электронной почты при адресации письма руководителю подразделения
Пример 24. Добавление электронной почты при адресации письма организации
Пример 25. Добавление номера телефона при адресации письма организации
Заголовок к тексту (реквизит 17) письма формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». Например, «О предоставлении информации», «Об оказании научно-технической помощи».
Чтобы заголовок к тексту получился максимально кратким и точным, его нужно составлять по модели:
- предлог «О» («Об») и
- отглагольное существительное.
Заголовок к тексту в письмах оформляется от границы левого поля6 ниже реквизитов бланка, отступив 1–3 пустые строки. См. Примеры 9, 10 и 26.
Пример 26. Служебное письмо целиком (на бланке структурного подразделения)
Заголовки, состоящие из нескольких строк (как и другие многострочные реквизиты), печатаются через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.
Отметка о приложении (реквизит 19) содержит сведения о документе /документах, прилагаемых к письму (сопроводительному, претензионному или др.).
Отметка о приложении оформляется от границы левого поля под текстом документа (допустимо даже без дополнительного интервала, что дополнительно защитит текст от «дописок» в конце текста после подписания документа, см. «19» в Примере 34).
Отметка о приложении оформляется следующим образом:
1) если приложение названо в тексте, то сокращенно: указывают только количество листов и экземпляров (см. две отметки «19» в Примере 34).
При упоминании документа-приложения в тексте письма:
- следом за ним в скобках это надо отметить: «(приложение)», «(прилагается)», «(анкету прилагаем)». И хотя п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 упоминает только первый из перечисленных нами вариантов, все они корректны;
- его номер не указывается (он пишется только в текстах распорядительных и др. документов: «(приложение 1)», «(приложение 2)»). Именно поэтому в стандарте способы оформления отметки о приложении разграничены: сначала изложены для переписки, потом – для распорядительных и иных документов (договоров, актов и др.);
2) если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то добавляют еще идентификационные реквизиты документов-приложений: вид документа и автор, дата и номер, заголовок к тексту (или те из этих реквизитов, которыми приложение обладает, обычно их более полный состав есть у самостоятельных документов, которые фигурируют приложениями в сопроводительных письмах), см. Пример 35;
3) если приложение (-ия) сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно, – Пример 28;
4) если приложение имеет собственные приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то оформляйте отметку о них по образцу Примера 29;
5) если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель или др.), то ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать про него после слова «Приложение» очень коротко: «CD-R в 1 экз». Для более точной идентификации можно добавлять про каждый записанный на носитель документ: кто его автор; имя файла с его расширением и объемом; а если в тексте письма документ, записанный на электронный носитель, не назван, то и его наименование с другими имеющимися индентификационными реквизитами (дата и номер). Такой полный вариант оформления отметки о приложении в письме показан в Примерах 30 и 31. Но т.к. ГОСТ Р 7.0.97-2016 этого не требует, вы можете облегчить себе задачу и ограничиться выполнением его предписания.
Тот же стандарт на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, предписывает указывать наименования документов, записанных на носитель, имена файлов (образца этого в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не показано). На практике можете следовать нашему из Примера 32;
6) если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений, в которой последовательно перечисляются наименования всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого, а в отметке о приложении дается ссылка на эту опись (Пример 33).
Пример 28. Отметка о сброшюрованном приложении
Пример 29. Отметка о приложении, которое имеет собственные приложения
Пример 30. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте
Пример 31. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте
Пример 32. Надпись на конверте, в который вложен CD с электронным документом-приложением
Пример 33. Ссылка на опись приложений в отметке о приложении
Пример 34. Отметка о приложении в письме, в тексте которого документ-приложение назван
Пример 35. Отметка о нескольких приложениях в сопроводительном письме
Если приложение многостраничное и вы направляете с письмом несколько его экземпляров, то в отметке надо указывать количество листов в одном экземпляре приложения.
Даже если приложений несколько, слово «Приложение» в отметке ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает употреблять в единственном числе (как это было и в предыдущем ГОСТ об оформлении организационно-распорядительных документов) – см. Пример 35.
Если приложение одно, то пишем его с маленькой буквы после «Приложение:». А если несколько, то нумеруем их цифрами, после которых стоят точки, поэтому каждое приложение потом начинается с большой буквы, и в конце предложения о нем тоже ставится точка (Пример 35).
Если приложением является копия, то это обязательно указывается (Пример 35).
На самих приложениях к письмам никакие отметки о приложении в верхнем правом углу не оформляются. Приложением к письму может быть:
- либо уже окончательно оформленный документ (устав, приказ, договор и др.), поэтому на нем никаких отметок нельзя делать в принципе,
- либо проект документа, но на нем тоже не должно быть никакой лишней информации и никаких реквизитов, не предусмотренных тем видом документа, проект которого приложен к письму. Ведь когда его подпишут и он заживет самостоятельной жизнью, «лишняя» отметка о приложении к письму будет ему только мешать.
Виза (реквизит 21) свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта письма. Виза согласования включает:
- его должность,
- подпись,
- расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) и
- дату визирования.
В зависимости от того, необходимо ли адресату направлять подлинник письма по почте либо достаточно направить его копию по факсимильной связи или электронной почте, визы проставляются:
- на копии письма (визовом экземпляре), помещаемой в дело, на последнем листе документа на свободном от текста месте ближе к нижнему полю – если бумажный подлинник отправляется адресату;
- на обороте последнего листа подлинника – если он остается у автора документа.
Если согласование проектов исходящих писем проводится в системе электронного документооборота (СЭД), то данные о результатах согласования фиксируются в регистрационной карточке документа в системе.
В зависимости от того, имеются замечания к проекту документа или нет, виза оформляется одним из следующих способов:
Пример 36. Виза согласования при отсутствии замечаний к проекту документа
Пример 37. Виза согласования при наличии замечаний к проекту документа
Визу оформляют при согласовании документа внутри организации, а гриф – при внешнем согласовании со сторонними юрлицами. На письмах гриф согласования никогда не оформляется – если информация должна исходить от нескольких организаций, возможно издание совместного письма, но это редкая практика даже для госорганов.
Подпись (реквизит 22) включает:
- наименование должности лица, подписывающего документ,
- его собственноручную подпись,
- расшифровку подписи (инициалы перед фамилией).
Это классический полный состав элементов (атрибутов) реквизита «подпись», который в некоторых случаях сокращается:
- при оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается совсем (Пример 38);
- обычно письмо оформляется на бланке организации, вверху которого присутствует ее полное наименование, потому в подписи должность не содержит этого наименования организации. Например, указывается «Генеральный директор» (как в Примере 34) вместо полного варианта «Генеральный директор ООО “Симфония”»;
- по такому же принципу мы действуем, когда оформляем письмо на бланке структурного подразделения – в составе подписи должность не повторяет не только наименование организации, но и наименование подразделения: получается «Директор департамента» (как в Примере 26) вместо «Директор департамента управления персоналом АО “Сервисстройкомплектация”».
Пример 38. Письмо на бланке должностного лица
Фраза «С уважением,», как и вступительное обращение «Уважаемый…!» отделяются от текста дополнительным межстрочным интервалом по аналогии с составными частями реквизитов. Пример оформления делового письма с этикетной рамкой можно посмотреть в приложении 6 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. Но если вы не являетель государственной организацией, то можете писать «С уважением,» сразу над строкой подписи, не добавляя между ними пустой строки.
Заметьте, что отсутствие должности в подписи не препятствует размещению этикетной рамки с фразой «С уважением,», в конце которой запятая остается (см. Пример 38).
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением):
Пример 39. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (сокращенно)
Пример 40. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (полностью)
При подписании письма лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта письма вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. При этом изначальный вариант должности и Ф.И.О., который правится, лучше не зачеркивать (в ГОСТ Р 7.0.97-2016 однозначной формулировки о способе внесения исправления нет).
В этой ситуации не допускается ставить косую черту либо предлог «за» перед наименованием первоначальной должности.
Пример 41. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)
Пример 42. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)
Печать (реквизит 24) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Печать ставится на документе, только если это предусмотрено законодательством Российской Федерации. А по общему правилу на большинстве писем она не нужна.
Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи должностного лица, старайтесь не закрывать ее даже частично.
Пример 43. Заверение печатью подписи на документе
Исполнителем является работник организации, подготовивший текст письма. Отметка об исполнителе (см. реквизит 25 в Примерах 26 и 44) включает:
- обязательно фамилию, имя, отчество полностью (чтобы понятно было, как обращаться к человеку, если потребуются разъяснения);
- и номер его телефона;
- может дополняться должностью, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.
Такая отметка оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля внизу, а при отсутствии места – на оборотной стороне внизу слева. Она может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
Пример 44. Отметка об исполнителе
Помимо рассмотренных подробно в данной статье реквизитов, есть еще группа таких, что необходимы для организации работы с письмами. Они выполняют технические функции и необходимы:
- для включения входящего делового письма в документооборот получателя – отметка о поступлении документа (реквизит 27);
- организации его исполнения – резолюция (реквизит 28);
- определения места хранения документа в документальном фонде получателя – отметка о направлении документа в дело (реквизит 30).